Manual de Procedimientos de la Gerencia de Publicidad · materia de comunicación y publicidad, el...

Lotería

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Manual de Procedimientos

de la Gerencia de

Publicidad

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Dirección General Subdirección General de Comercialización y de Servicios Dirección de Mercadotecnia y Publicidad Gerencia de Publicidad

LOTERÍA NACIONAL PARA LA ASISTENCIA PÚBLICA SUBDIRECCIÓN GENERAL DE COMERCIALIZACIÓN Y DE SERVICIOS

DIRECCIÓN DE MERCADOTECNIA Y PUBLICIDAD

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE PUBLICIDAD

HOJA DE CONTENIDO

GENERALIDADES CODIGO DESCRIPCION

LN-6223-MP-GE-01 GENERALIDADES

PROCEDIMIENTOS CODIGO DESCRIPCION

LN-6223-MP-P0-01 PROCEDIMIENTO PARA OBTENER LA DICTAMINACIÓN DEL H. COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS PARA LA CONTRATACIÓN DE MEDIOS ELECTRONICOS (RADIO y

TELEVISIÓN), IMPRESOS, DIGITALES Y COMPLEMENTARIOS.

LN-6223-M P-P0-02 PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE PRESTADORES DE SERVICIOS DE PUBLICIDAD

LN-6223-MP-P0-03 PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE SERVICIOS DE CREATIVIDAD Y/O PRODUCCIÓN.

LN-6223-MP-P0-04 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE ÓRDENES DE TRANSMISIÓN y PUBLICACIÓN DE CAMPAÑAS EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN.

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05

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ESTATUS

ESTATUS

REESTRUCTU RADO

CANCELADO

REESTRUCTU RADO

CANCELADO

ELABORO REVISO AUTORIZO REGISTRO LIC. VERONICA SERGIO

NOMBRE C. SÁNCHEZ LARRAÑAGA KANTER MENDIOLA

GERENTE DE DIRECTOR DE PUESTO PUBLICIDAD MERCADOTECNIA

Y PUBLICIDAD

FIRMA

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LIC. VIRIDIANA LIC. FRANCISCO MORENO ARAUJO JAVIER CARRILLO

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SUBGERENTE DE EMPLEO

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Y DESARROLLO DE

PERSONAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA GERENCIA DE

CODIGO DESCRIPCION

LN-6223-MP-P0-05 PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO DE CAMPAÑAS PUBLICITARIAS EN MEDIOS ELECTRONICOS (RADIO Y TELEVISIÓN), IMPRESOS, MEDIOS DIGITALES Y COMPLEMENTARIOS.

LN-6223-MP-P0-06 PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO DE PRODUCCIÓN DE MATERIALES PARA LOS MEDIOS IMPRESOS, ELECTRÓNICOS (RADIO Y TELEVISIÓN), DIGITALES Y COMPLEMENTARIOS.

LN-6223-MP-P0-07 PROCEDIMIENTO PARA DAR SEGUIMIENTO A LA CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES DE PUBLICIDAD PARA LAS CAMPAÑAS DE LA ENTIDAD.

LN-6223-MP-P0-08 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE PLANES DE MEDIOS, ÓRDENES DE TRANSMISIÓN, PUBLICACIÓN Y COLOCACIÓN DE CAMPAÑAS EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN. (TELEVISIÓN, RADIO, PRENSA, REVISTAS Y COMPLEMENTARIOS).

LN-6223-MP-P0-09 PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCION DE ARTICULOS PROMOCIONALES O MATERIAL PUBLICITARIO.

LN-6223-MP-P0-10 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE GASTO EN MATERIA DE PUBLICIDAD EN EL SISTEMA DE COMUNICACIÓN SOCIAL (COMSOC).

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ELABORO REVISO AUTORIZO

PUBLICIDAD

1 LN-6223-MP-HC-01

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FECHA ESTATUS

REESTRUCTU RADO

REESTRUCTU RADO

REESTRUCTU RADO

CANCELADO

REESTRUCTU RADO

REESTRUCTU RADO

REGISTRO

NOMBRE LIC. VERONICA

C. SÁNCHEZKANTER

SERGIO LARRAÑAGA MENDIOLA

LIC. VIRIDIANA MORENO ARAUJO

LIC. FRANCISCO JAVIER CARRILLO

BRITO

PUESTO

FIRMA

GERENTE DE PUBLICIDAD

DIRECTOR DE MERCADOTECNIA

Y PUBLICIDAD

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DIRECCIÓN DE MERCADOTECNIA Y PUBLIGIDAD


REV. 06 LN-6223-M P-G E-01 GENERALIDADES

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OBJETIVO

Establecer en forma metódica las operaciones que deben seguirse para la ejecución de las funciones de la Gerencia de Publicidad, por medio de sus políticas, descripción de procedimientos, y diagramas de flujo que delimitan el ámbito de competencia de la Gerencia y su interrelación con otras unidades administrativas de la Entidad.

ALCANCE

Subdirección General de Comercialización y de Servicios, Dirección de Mercadotecnia y Publicidad, Gerencia de Publicidad, Gerencia de Recursos Materiales, Gerencia de Control Presupuesta! y Contabilidad, Subgerencia de Promoción, Subgerencia de Medios Publicitarios.

DIRECTORIO

6223000 Gerencia de Publicidad.

6223100 Subgerencia de Medios Publicitarios

6223200 Subgerencia de Promoción

POLÍTICAS

1 . Es responsabilidad de la Gerencia de Publicidad coordinar la contratación de diferentes servicios de publicidad para difundir las campañas publicitarias de los productos de la Entidad.

2. Es responsabilidad de la Gerencia de Publicidad a través de la Subgerencia deMedios Publicitarios y la Subgerencia de Promoción, vigilar que los medios de comunicación contratados cumplan con la difusión de las campañas publicitarias de la Entidad.

3. Los servidores públicos adscritos a la Gerencia de Publicidad, son responsables deobservar los principios de legalidad, imparcialidad, no discriminación y rendición de cuentas; así como, de evitar intervenir en cualquier actol t'r.uµciórN1 v de oostbt--·�

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1 * MANUAL ORIGINAL EN RESGUARDO *

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GERENCIA DE: OHGANIZACION 'r

DESARROLLO DE PERSONAL

IENTOS DE LA GERENCIA DE PUBLICIDAD

LN-6223-MP-GE-01

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4. El Lenguaje empleado, en el presente Manual, no busca generar ninguna clase dediscriminación, ni marcar diferencia entre hombres y mujeres, por lo que lasreferencias o alusiones hechas al género masculino representan siempre atodos/as, hombre y mujeres, abarcando claramente ambos sexos.

GLOSARIO:

• COMSOC: Sistema de Comunicación Social en el que se registra y se daseguimiento a las erogaciones que realizan las dependencias y entidades enmateria de comunicación y publicidad, el cual es administrado por la Secretaríade la Función Pública.

• Campaña de promoción y publicidad: Aquellas que dan a conocer o motivanla comercialización de bienes y servicios públicos que generan algún ingresopara el Estado.

• Cobertura: Localidades específicas o regiones en las cuales se pretendedifundir una campaña.

• Entorno del mercado: Situación que presenta la Entidad trente a sucompetencia, a sus clientes, a políticas de precios o cualquier otro factor externoque afecte positiva o negativamente su posicionamiento en el mercado.

• Erogación: Todo recurso presupuestario incluido el Impuesto al Valor Agregado(IVA), ejercido, comprometido o contratado por las dependencias y entidades,con cualquier prestador de bienes y servicios, que sea susceptible de seraplicado en las partidas correspondientes al Clasificador por Objeto del Gastopara la Administración Pública Federal y registrado en el Sistema deComunicación Social (COMSOC).

• Estrategia Anual de Promoción y Publicidad: Instrumento de planeación queexpresa los principales temas de promoción de los productos o servicios de lasentidades, tendientes a incrementar sus ventas.

• Medios de comunicación digitales: Tipo de medio donde el contenido (texto,voz, música, imágenes, animaciones o videos) puede consultarse desde undispositivo electrónico que cuente con la tecnología necesaria; dicho contenidopuede ser o no creado por los propios usuarios.

• Medios de comunicación electrónicos: Todo aquel que nos proporciona ladifusión a través de impulsos eléctricos, tales como: radio, televisión, entre otros.

• Medios de comunicación complementarios: Medios alternativos que impactana un segmento de la población más específico para la difusión de una campaña,tales como: mobiliario urbano, publicidad exterior, espectaculares, cine, digitalesentre otros. 4f.' a Lotería Nz ·;-�al

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1 * MANUAL ORIGINAL. EN RESGUARDO *ºO�·.>

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15 AGO 201

APROBAD

MANUAL DE PR CEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE PUBLICIDAD

LN-6223-MP-GE-01

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• Medios de comunicación impresos: Todo tipo de publicación escrita masivaque contenga texto o imágenes fijas y que se encuentre impreso, conperiodicidad de edición determinada, bajo el mismo nombre y numeraciónsecuenciada.

• Medios públicos: Estaciones oficiales de radio y canales de televisión operadospor dependencias de la Administración Pública Federal, entidades referidas porlos artículos 2 y 3 de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales, gobiernosestatales y municipales e instituciones educativas públicas.

• Modificación al Programa: Se refiere a toda variación en el Programa Anualpreviamente autorizado, como: techo presupuesta!, cancelación y/o inclusión decampañas, versiones, así como a la estrategia de comunicación.

• Modificación de campaña: Se refiere a toda variación en la campañapreviamente autorizada, como: incremento, decremento, cancelación oreasignación de recursos, cambio de versiones, entre otros.

• Modificación de vigencia: Cambio o extensión de los plazos previamenteautorizados para la difusión de una campaña.

• Objetivo de comunicación: Propósito o fin que se pretende alcanzar con ladifusión de cada una de las campañas de promoción y publicidad.

• Plan de medios de comunicación: Selección óptima de medios decomunicación necesarios para alcanzar el objetivo y metas deseadas para unaeficaz y oportuna difusión de la campaña con la finalidad de hacer llegar elmensaje a la población objetivo.

• Programa Anual de Promoción y Publicidad: Conjunto de campañasderivadas de la Estrategia Anual de Promoción y Publicidad, encaminadas alobjetivo institucional, con recursos asignados en la partida de Gasto 36201 delClasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal.

• Recursos presupuestarios: Monto total anual disponible para la dependencia oentidad en el concepto Servicios de Comunicación Social y Publicidad delClasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal.

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* MANUAL ORIGINAL EN RESGUARDO*

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GERENCIA DE: 01-<GA�!IZfa.CION \


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15 AGO 2018

APROBADO LOTERÍA NACIONAL PARA LA ASISTENCI

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE COMERCIALIZACIÓN .,.,.��lft'l'I'""""'°'______ __.



PROCEDIMIENTO PARA OBTENER LA DICTAMINACIÓN REV. 05 LN-6223-M P-P0-01 DEL H. COMITÉ DE ADQUISICIONES, 1-------+----------1 ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS PARA LA CONTRATACIÓN DE MEDIOS ELECTRÓNICOS (RADIO Y TELEVISIÓN), IMPRESOS, DIGITALES Y COMPLEMENTARIOS.

OBJETIVO:

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Elaborar los anexos técnicos y justificaciones, así como la documentación requerida para integrar el expediente de los medios para la difusión de las campañas publicitarias que serán sometidos a consideración y dictaminación del H. Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Lotería Nacional para la Asistencia Pública (LOTENAL).

ALCANCE:

Dirección de Mercadotecnia y Publicidad, Gerencia de Publicidad, Subgerencia de Medios Publicitarios, Subgerencia de Promoción.

POLÍTICAS:

1 . La Gerencia de Publicidad es la encargada de sustentar los anexos y justificaciones que se presenten a consideración del H. Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios y en caso de ausencia, corresponderá a la Subgerencia de Medios Publicitarios o a la Subgerencia de Promoción según corresponda.

2. La Subgerencia de Promoción y la Subgerencia de Medios Publicitarioscoordinan, recopilan y revisan la documentación inherente a la contratación deservicios de publicidad de acuerdo a su ámbito de competencia e integran elexpediente.

3. La Subgerencia de Promoción y la Subgerencia de Medios Publicitarios,establecen un control interno que incluye las firmas de los servidores públicosque integran, revisan y supervisan, los requisitos que se s.olicitan para laintegración de los expedientes de los servicios de publicidad requeridos para sucontratación, a fin de garantizar el estricto apego a la normatividad.

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GERENCIA DE: OKGANlZ.ACION \

DESARROLLO DE PERSON,\t.

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA GERENCIA DE PUBLICIDAD

REV. 05 1 LN-6223-MP·P0-01 15-08-18 1 Página 2 de 8

4. En caso de ser adjudicación directa, invitación a cuando menos tres proveedoreso licitación pública, la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad le solicita a laGerencia de Publicidad recabar la documentación necesaria por medio de laSubgerencia de Medios Publicitarios y de Promoción, de acuerdo alprocedimiento de contratación.

5. La Subgerencia de Medios Publicitarios y la Subgerencia de Promoción son lasencargadas de realizar los anexos, justificaciones, investigaciones de mercado eintegrar la documentación necesaria para los servicios de publicidad requeridos,conforme al tipo de contratación según corresponda.

6. La Dirección de Mercadotecnia y Publicidad es la encargada de autorizar lasjustificaciones presentadas al Comité.

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15 AGO 2018

APROBADO

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1 * MANUAL ORIGINAL EN RESGUARDO *POR I_I)

GERENCIA DE: OR8J'.\NIZACION 'r DESARROLLO DE PERSONAL

RESPONSABLE

Dirección de Mercadotecnia y

Publicidad

Gerencia de Publicidad

Subgerencia de Medios

Publicitarios

Subgerencia de Promoción

No. de I · Op.

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REV. 05 1 LN-6223-MP-P0-01

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DE SCRIPCIÓN

INICIO

Instruye a la Gerencia de Publicidad preparar la documentación necesaria para la elaboración de los anexos y justificaciones de los medios electrónicos (radio y televisión), impresos, digitales y complementarios que serán sometidos a la consideración y dictaminación del H. Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la LOTENAL, con base en el Programa Anual de Promoción y Publicidad autorizado para el ejercicio fiscal de que se trate.

Instruye a la Subgerencia de Medios Publicitarios y a la Subgerencia de Promoción solicitar a los proveedores la documentación e información técnica requerida según corresponda, de acuerdo al Programa Anual de Promoción y Publicidad, para elaborar las justificaciones, anexos técnicos, investigaciones de mercado e integración de los expedientes correspondientes.

Recibe la documentación de radio, televisión y medios impresos, la evalúa y procede a la elaboración del anexo técnico, justificación e investigación de mercado, incluyendo la documentación necesaria de los medios, así como tarifas y demás especificaciones que se consideren pertinentes. Continúa en la operación 5.

Recibe la documentación de medios digitales y complementarios, la evalúa y procede a la elaboración del anexo técnico, justificación e investigación de mercado, incluyendo la documentación necesaria de los medios, así como tarifas y demás especificaciones que se consideren pertinentes. Continúa en la operación 6.

coMERIComité de Mejora Regulatoria Interna

15 AGO 2018

APROBADO

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REV. 05 1 LN-6223-MP-P0-01

15-08-18 1 Página 4 de 8

Entrega revisados y con visto bueno, los anexos técnicos e investigación de mercado a la Gerencia de Publicidad para su autorización. Continúa en la operación 7.

Entrega revisados y con visto bueno los anexos técnicos e investigación de mercado a la Gerencia de Publicidad para su autorización. Continúa en la operación 7.

Recibe anexos técnicos para su revisión y firma.

a) No procede - Reinicia en la operación No. 3 y 4según corresponda.

b) Si procede - Se integra al oficio para solicitar elinicio del proceso de contratación. Continúa en laoperación 9 y 1 O según corresponda.

Solicita a la Subgerencia de Medios Publicitarios y a la Subgerencia de Promoción tramitar la elaboración de la requisición de compra de cada uno de los proveedores.

Tramita ante la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad las requisiciones de compra requeridas para los servicios de publicidad. Continúa en la operación 11.

Tramita ante la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad las requisiciones de compra requeridas para los servicios de publicidad. Continúa en la operación 12.

Recibe las requisiciones de compra y entrega a la Gerencia de Publicidad para su formalización. Continúa en la operación 13.

Recibe las requisiciones de compra y entrega a la Gerencia de Publicidad para su formalización. Continúa en la operación 13.

Recibe las requisiciones de compra, las formaliza ante la la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad y entrega para su registro a la Subgerencia de Medios Publicitarios o a la Subgerencia de Promoción, según

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APROBADO


Publicitarios



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REV. 05 1 LN-6223-MP-P0-01

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Elabora y entrega a la Gerencia de Publicidad oficio junto con los anexos técnicos, justificaciones, investigaciones de mercado, requisiciones de compra, documentació'n necesaria y/o complementaria, copia del oficio de la Autorización de la Estrategia y el Programa Anual de Promoción y Publicidad. Continúa en la operación 16.

Elabora y entrega a la Gerencia de Publicidad oficio junto con los anexos técnicos, justificaciones, investigaciones de mercado, requisiciones de compra, documentación necesaria y/o complementaria, copia del oficio de la Autorización de la Estrategia y el Programa Anual de Promoción y Publicidad. Continúa en la operación 16.

Recaba firma de autorización por parte de la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad de las justificaciones y envía la documentación a la Gerencia de Recursos Materiales para la dictaminación del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

Recibe la invitación para participar en el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, como área solicitante a fin de aclarar las dudas que se presenten en él mismo, quedando en espera de la formalización de los contratos correspondientes.

FIN

COMERI Comité de Mejora Regulatoria Interna

15 AGO 2018

APROBADO

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DIAGRAMA DE FLUJO

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1 Instruye a la Gerencia de Publicidad preparar la documentación necesaria para la elaboración de los anexos técnicos y

justificaciones de los medios electrónicos (radio y televisión), impresos. digitales r y

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Recibe la documentación de radio, televisión y medios impresos, la evalúa y procede a la elaboración del anexo técnico, justificación e investigación de mercado, incluyendo la documentación necesaria de los medios. así como tarifas y demás especificaciones que se consideren pertinentes. +--0

Instruye a la Subgerencia de Medios Publicitarios y la Subgerencia de Promoción solicitar a los proveedores la documentación e información técnica requerida según corresponda, de acuerdo al Programa Anual de Promoción y Publicidad, para elaborar las justificaciones. anexos técnicos e investigación de mercado e integración de los expedientes correspondientes.

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Entrega revisados y con visto bueno, los anexos técnicos e investigación de mercado � a la Gerencia de Publicidad para su autorización. Continúa en la operación 7.

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Comité de Mejen Regulatoria Interna

15 AGO 2018

APROBADO

Recibe anexos técnicos para su revisión y firma.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA

GERENCIA DE PUBLICIDAD

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SUBGERENCIA DE PROMOCIÓN

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Reciben la documentación de medios digitales y complementarios. la evalúan y proceden a la elaboración del anexo técnico. justificación e investigación de mercado, incluyendo la documentación necesaria de los medios, así como tarifas y demás especificaciones que se consideren pertinentes.

l Entrega revisados y con visto bueno. los anexos técnicos e investigación de mercado a la Gerencia de Publicidad para su autorización. Continúa en la operación 7.

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SUBGERENCIA DE MEDIOS PUBLICITARIOS

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Solicita a la Subgerencias de Medios Publicitarios y a la Subgerencia de Promoción, tramitar la elaboración de la requisición de compra de cada uno de los proveedores.

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13

Recibe las requisiciones de compra, las formaliza ante la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad y entrega para su registro a la Subgerencia de Medios Publicitarios o a la Subgerencia de Promoción, según corresponda.

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15 AGO 2018

APROBADO


REV. 05 LN-6223-MP-P0-01

15·08·18 Página 7 de 8


cp Tramita ante la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad las requisiciones de compra requeridas para los servicios de publicidad. Continúa en la operación 12.

� Recibe las requisiciones de compra y

entrega a la Gerencia de Publicidad para su formalización. Continúa en la operación 13.

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Elabora y entrega a la Gerencia de Publicidad oficio junto con los anexos técnicos. justificaciones, investigaciones de mercado, requisiciones de compra, documentación necesaria y/o complementaria, copia del oficio de la Autorización de la Estrategia y el Programa Anual de Promoción y Publicidad. Continúa en la operación 18.

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DIAGRAMA DE FLUJO


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Recaba firma de autorización por parte de la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad de las · justificaciones y envía la documentación a la Gerencia de Recursos Materiales para la dictaminación del Comité de Adquisiciones. Arrendamientos y Servicios.

l Recibe la invitación para participar en el Comité de Adquisiciones. Arrendamientos y Servicios, como área solicitante a fin de aclarar las dudas que se presenten en él mismo, quedando en espera de la formalización de los contratos correspondientes.

i ( FIN )

17


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l Elabora y entrega a la Gerencia de Publicidad oficio junto con los anexos técnicos, justificaciones, investigaciones de mercado, requisiciones de compra, documentación necesaria y/o complementaria. copia del oficio de la Autorización de la Estrategia y el Programa Anual de Promoción y Publicidad. Continúa en la operación 18 .

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APROBADO


DIRECCIÓN DE MERCADOTECNIA Y PUBLICIDAD MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA.GERENCIA DE PUBLICIDAD

PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD DE SERVICIOS DE REV. 05 LN-6223-M P-P0-03

CREATIVIDAD Y/O PRODUCCIÓN. 15-08-18 Página 1 de 5

OBJETIVO:

Realizar los trámites necesarios para la solicitud de los serv1c1os de creatividad y producción para la(s) campaña(s) autorizada(s) en la Estrategia y Programa Anual de Promoción y Publicidad.

ALCANCE:

Dirección de Mercadotecnia y Publicidad, Gerencia de Publicidad, Gerencia de Control Presupuesta! y Contabilidad, Gerencia de Recursos Materiales, Subgerencia de Promoción.

POLÍTICAS:

1. La Dirección de Mercadotecnia y Publicidad establece los criterios para solicitara la Gerencia de Publicidad, la creatividad y producción de los materiales de lascampañas de publicidad.

2. La Gerencia de Publicidad es la responsable de solicitar los serv1c1os decreatividad y producción a la Subgerencia de Promoción de acuerdo a loscriterios solicitados por la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad.

3. Es responsabilidad de la Subgerencia de Promoción la elaboración ysupervisión de la documentación requerida para los servicios de creatividad yproducción, de acuerdo al proceso de contratación.

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\ * MANUAL ORIGINAL EN RESGUARDO *

POR_l.P

\ GERENCIA DE: OR8ANIZACION 'y



15 AGO 2018

APROBADO

RESPONSABLE


Publicidad





No.de 1 Op.

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REV. 05 1 LN-6223-MP-P0-03

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DE SCRIPCIÓN

INICIO

Instruye a la Gerencia de Publicidad para que realice los trámites necesarios para la contratación de la creatividad y producción de la(s) campaña(s) autorizada(s), de acuerdo al tipo de contratación requerida y a las necesidades del servicio.

Solicita a la Subgerencia de Promoción la elaboración del anexo técnico y en su caso justificación, investigación de mercado y/o documentación complementaria, para llevar a cabo el proceso de contratación correspondiente, de acuerdo a las necesidades del servicio.

Elabora justificación, anexo técnico, documentación necesaria y en su caso la investigación de mercado, detallando las necesidades del servicio que se requiere y turna a la Gerencia de Publicidad para su formalización.

Solicita a la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad, la elaboración de la requisición de compra.

Recibe la requisición de compra, la revisa y la entrega a la Gerencia de Publicidad para su formalización.

Recibe la requisición de compra y la entrega a la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad para autorización y recabar el sello de suficiencia presupuesta! de la Gerencia de Control Presupuesta! y Contabilidad, una vez recibida, entrega a la Subgerencia de Promoción.

Recibe la requisición de compra debidamente autorizada y con el sello de suficiencia presupuesta! para su integración al expediente de solicitud de contratación de los servicios requeridos.

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Gerencia de

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15-08-18 1 Página 3 de 5

Recibe anexo técnico y en su caso justificación e investigación de mercado debidamente revisado, integrando el expediente para su formalización.

Envía a la Gerencia de Recursos Materiales, el oficio anexando la documentación necesaria (anexo técnico, justificación, entre otros), para solicitar los servicios requeridos de creatividad y producción.

FIN

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15 AGO 2018

APROBADO

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15 AGO 2018

APROBADO

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Solicita a la Subgerencia de Promoción la elaboración del anexo técnico y en su caso justificación, investigación de mercado y/o documentación complementaria, para llevar a cabo el proceso de contratación correspondiente, de acuerdo a las necesidades del servicio.

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REV. 05 LN-6223-MP-P0-03

15-08-18 Página 4 de 5


Elabora justificación, anexo técnico, documentación necesaria y en su caso investigación de mercado, detallando las necesidades del servicio que se requiere y turna a la Gerencia de Publicidad para su formalización.

l Solicita a la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad la elaboración de la requisición de compra .

,--------�------, Recibe la requisición de compra, la revisa y la entrega a la Gerencia de Publicidad para su formalización.

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Recibe la requisición de compra y la entrega a la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad para autorización y recabar el sello de suficiencia presupuesta! de la Gerencia de Control Presupuesta! y Contabilidad, una vez recibida entrega a la Subgerencia de Promoción.

Recibe anexo técnico y en su caso justificación e investigación de

6

8

mercado debidamente revisado, -integrando el expediente para su formalización.

i Envía a la Gerencia de Recursos Materiales. el oficio anexando la documentación necesaria (anexo técnico, justificación, entre otros), para solicitar los servicios requeridos de creatividad y producción.

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DIAGRAMA DE FLUJO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE PUBLICIDAD

REV. 05

15-08-18


Recibe la requisición de compra debidamente autorizada y con el sello de suficiencia presupuesta! para su integración al expediente de solicitud de contratación de los servicios requeridos.

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Página 5 de 5

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PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO DE REV. 05 LN-6223-M P-P0-05 CAMPAÑAS PUBLICITARIAS EN MEDIOS ELECTRÓNICOS (RADIO Y TELEVISIÓN), IMPRESOS, 15-08-18 Página 1 de 12 MEDIOS DIGITALES Y COMPLEMENTARIOS.

OBJETIVO:

Coordinar el uso de los diferentes medios contratados para apoyar las campañas de publicidad autorizadas en el Programa Anual de Promoción y Publicidad, así como la elaboración de las órdenes de inserción, transmisión, servicio o colocación que servirán para la difusión de las distintas campañas, en radio, televisión, medios impresos, digitales y complementarios.

ALCANCE:


POLÍTICAS:

1. La Dirección de Mercadotecnia y Publicidad evalúa con la Subdirección Generalde Comercialización y de Servicios la distribución del presupuesto para lacontratación de los servicios de publicidad, previo a la formalización de laGerencia de Publicidad.

2. Los servicios publicitarios son formalizados por la Gerencia de Publicidad, através de las órdenes de servicio que le son proporcionadas por lasSubgerencias de Medios Publicitarios y la Subgerencia de Promoción.

3. La Subgerencia de Medios Publicitarios elabora las órdenes de inserción,transmisión o servicio para la difusión de las campañas en radio, televisión ymedios impresos, tomando en consideración el presupuesto asignado.

4. La Subgerencia de Promoción elabora las órdenes de servicio de mediosdigitales y complementarios, tomando en consideración el presupuesto asignado.

5. La Subgerencia de Medios Publicitarios debe revisar que las órdenes emitidas norebasen el presupuesto autorizado para cada medio.

6. La Subgerencia de Promoción debe revisar que las órdenes emitidas no rebasenel presupuesto autorizado para cada medio.

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15 AGO 2018

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15-08-18 1 Página 2 de 12

7. La Subgerencia de Medios Publicitarios es la encargada de verificar que cadaorden de transmisión o inserción para la difusión de las campañas en radio,televisión y medios impresos, lleve los datos de control correspondientes, paraque sean autorizadas por la Gerencia de Publicidad.

8. La Subgerencia de Promoción es la encargada de verificar que cada orden deservicio de medios digitales y complementarios, lleve los datos de controlcorrespondientes, para que sean autorizadas por la Gerencia de Publicidad.

9. La Subgerencia de Medios Publicitarios y la Subgerencia de Promoción,supervisarán que las órdenes de servicio sean realizadas considerando lostérminos de los contratos de cada proveedor.

1 O. La Subgerencia de Medios Publicitarios coordina, supervisa, verifica y da seguimiento a los servicios publicitarios contratados para radio, televisión y

medios impresos.

11 . La Subgerencia de Promoción coordina, supervisa, verifica y da seguimiento a los servicios publicitarios contratados para medios digitales y complementarios.

C O M E.R 1 Comité de Mejora Regulatona Interna

15 AGO 2018

APROBADO

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GERENCIA DE ORGANIZACION 'r DESARROLLO DE PERSONAL

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REV. 05 1 LN-6223-MP-P0-05

15-08-18 1 Página 3 de 12

DESCRIPCIÓN

INICIO

Solicita a la Gerencia de Publicidad que coordine la utilización de los diferentes medios contratados para el apoyo de las campañas autorizadas en el Programa Anual de Promoción y Publicidad. Cada campaña será autorizada previamente en cuanto a diseño, contenido y presupuesto.

Instruye a la Subgerencia de Medios Publicitarios y a la Subgerencia de Promoción según corresponda, se elabore la pauta de la campaña en los formatos de Gobernación, considerando el Programa Anual de Promoción y Publicidad, la cobertura que se requiere y el presupuesto proporcionado por la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad.

Elabora las órdenes de transmisión e inserción con la información de los formatos de Gobernación y considerando los términos de los contratos de cada proveedor, así como los montos, espacios, formatos a utilizar y periodo de lanzamiento de las campañas de radio, televisión y medios impresos y entrega a la Gerencia de Publicidad para su autorización. Seguir con la operación 5.

Elabora las órdenes de servicio con la información de los formatos de Gobernación y considerando los términos de los contratos de cada proveedor, así como los montos, espacios, formatos a utilizar y periodo de lanzamiento de las campañas de medios digitales y complementarios y entrega a la Gerencia de Publicidad para su autorización. Seguir con la operación 5.

Recibe las órdenes, debidamente revisadas, las autoriza y gira instrucciones a la Subgerencia de Medios Publicitarios y a la SubgeJr,f\PLéb í �ID>l��I según

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1 * MANUAL ORIGINAL EN RESGUARDO *POR I.P

GERENCIA OE ORGANIZACION '1 DESARROLLO DE PERSONAL

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA GERENCIA DEPUBLICIDAD

REV. 05 1 LN-6223-MP-P0-0515-08-18 1 Página 4 de 12

A) Autoriza.- Continúa en la siguiente operación.B) No autoriza. Regresa a la operación no. 3 y 4

según corresponda.

Entrega a la Subgerencia de Medios Publicitarios y a la Subgerencia de Promoción las órdenes de inserción, transmisión, o servicio autorizadas según corresponda.

Recibe las órdenes de transmisión e inserción y entrega a los proveedores de radio, televisión y medios impresos con el material publicitario. Seguir con la operación 9.

Recibe las órdenes de servicio y entrega a los proveedores de medios digitales y complementarios con el material publicitario. Seguir con la operación 9.

Recibe la documentación de los proveedores sujeta a revisión: factura que cumpla con requisitos fiscales, orden de servicio original, y en su caso, las bitácoras, reportes y/o testigos, que amparen las inserciones, transmisiones o servicios prestados.

Una vez verificada y registrada la documentación antes citada, entrega la misma para revisión y conciliación del servicio prestado a las Subgerencias de Medios Publicitarios o a la Subgerencia de Promoción según corresponda.

Si la documentación no está completa o contiene errores, es devuelta al proveedor, en espera de que sea sustituida.

1 O Recibe de la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad las facturas de radio, televisión y medios impresos con la documentación original y revisa que coincida con la orden de servicio.

11

A) Correctas.- Continúa en la operación 12.B) Incorrectas.- Regresa a la operación núm. 9

Recibe de la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad las facturas de medios digitales y complementarjos con la

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GERENCIA OE ORGANIZACION 'r DESARROLLO DE PERSONAL


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15 AGO 2018

APROBADO


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MÁNUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA GERENCIA DE PUBLICIDAD

REV. 05 1 LN-6223-MP-P0-05

15-08-18 1 Página 5 de 12

A) Correctas.- Continúa en la operación 13.B) Incorrectas.- Regresa a la operación núm. 9

Lleva a cabo la verificación y conciliación del serv1c10 solicitado de acuerdo a la orden correspondiente de radio, televisión y medios impresos.

En caso de contratar a una empresa conciliadora de medios, ésta es la responsable de realizar las conciliaciones respectivas.

Después de cumplir con lo anterior de acuerdo a la orden de servicio se procederá en la siguiente forma:

A) Si el medio cumplió en su totalidad.- Continúa conla operación 17

B) Si no cumplió.- Continúa con la operación 14

Lleva a cabo la verificación y conciliación del serv1c10 solicitado de acuerdo a la orden correspondiente de medios digitales y complementarios.

En caso de contratar a una empresa conciliadora de medios, ésta es la responsable de realizar las conciliaciones respectivas.

Después de cumplir con lo anterior de acuerdo a la orden de servicio se procederá en la siguiente forma:

C) Si el medio cumplió en su totalidad.- Continúa conla operación 18

D) Si no cumplió.- Continúa con la operación 15.

Elabora oficio dirigido al proveedor donde se le notifica la aplicación de la pena, solicitándole la nota de crédito por su falta de cumplimiento, o en su caso el monto que deberá reintegrar por dicho concepto. Lo turnan a la Gerencia de Publicidad para firma. Seguir con la operación 16.

f • MANUAL ORIGINAL EN RESGUARDO *PORI.P

GERENCIA OE: ORGANIZACION " DESARROLLO DE PERSONAL

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REV. 05 1 LN-6223-MP-P0-05

15-08-18 1 Página 6 de 12

15 Elabora oficio dirigido al proveedor donde se le notifica la aplicación de .la pena, solicitándole la nota de crédito por su falta de cumplimiento, o en su caso el monto que deberá reintegrar por dicho concepto. Lo turnan a la Gerencia de Publicidad para firma. Seguir con la operación 16.

16 Recibe oficio para formalización de la notificación de la pena y entrega a la Subgerencia de Medios Publicitarios (operación 17) o a la Subgerencia de Promoción (operación 18), para su aplicación según corresponda.

17 Prepara la documentación debidamente verificada y conciliada para turnar a la Gerencia de Publicidad, para trámite de pago. Seguir con la operación 19.

18 Prepara la documentación debidamente verificada y conciliada para turnar a la Gerencia de Publicidad, para trámite de pago. Seguir con la operación 19.

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Recibe la documentación correspondiente, autoriza y gira instrucciones a la Subgerencia de Medios Publicitarios y a la Subgerencia de Promoción según corresponda, para que se inicie el trámite de pago.

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Publicitarios


A) Autoriza.- Continúa en la operación 20 y 21 segúncorresponda.

B) No autoriza. Regresa a la operación no. 9.

Entrega la documentación autorizada a las Subgerencias de Medios Publicitarios o a la Subgerencia de Promoción según corresponda, para iniciar el trámite de pago.

20 Recibe la documentación debidamente autorizada y la turna a la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad para iniciar el trámite de pago. Seguir con la operación 22.

21 Recibe la documentación debidamente autorizada y la turna a la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad para iniciar el trámite de pago. Seguir con la operación 22.

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15-08-18 1 Página 7 de 12

22 Recibe la documentación debidamente autorizada. Elabora el Control de Medios, la Cuenta por Liquidar Certificada (CLC) y obtiene del sistema GRP el CFDI y turna a la Gerencia de Publicidad para su autorización e iniciar el trámite de pago.

23 Recibe la documentación para autorización de trámite de pago.

A) Autoriza.- Continúa en la operación 24.B) No autoriza. Regresa a la operación no. 22

24 Recibe la documentación autorizada, registra para control e inicia el trámite de pago ante la Gerencia de Control Presupuesta! y Contabilidad, después de iniciado este trámite, escanea la documentación y· la envía a la Subgerencia de Medios Publicitarios y a la Subgerencia de Promoción, según corresponda para archivo digital.

FIN


15 AGO 2018

APROBADO

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1 * MANUAL ORIGINAL EN RESGUARDO*

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GERENCIA DE ORGANIZACION 't DESARROLLO DE PERSONAL

DIRECCIÓN DE MERCADOTECNIA

Y PUBLICIDAD

INICIO

Solicita a la Gerencia de Publicidad que coordine la utilización de los diferentes medios contratados para el apoyo de las campañas autorizadas en el Programa Anual de Promoción y Publicidad. Cada campaña será autorizada previamente en

-i--:1 cuanto a diseño, contenido y presupuesto.

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Elabora las órdenes de transmisión e inserción con la información de los formatos de Gobernación y

considerando los términos de los contratos de cada proveedor, así como los montos, espacios, formatos a utilizar y periodo de lanzamiento de las campañas de radio, televisión y medios impresos y entrega a la Gerencia de Publicidad para su autorización Seguir con la operación 5.

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•


• Instruye a la Subgerencia de Medios Publicitarios y a la Subgerencia de Promoción según corresponda, se elabore la pauta de la campaña en los formatos de Gobernación, considerando el Programa Anual de Promoción y

Publicidad, la cobertura que se requiere yel presupuesto proporcionado por la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad.

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Recibe las órdenes, debidamente revisadas, las autoriza y gira instrucciones a la Subgerencia de Medios Publicitarios y a la Subgerencia de Promoción, según corresponda.

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15·08·18 Página 8 de 12


•

Elabora las órdenes de servicio con la información de los formatos de Gobernación y considerando los términos de los contratos de cada proveedor, así como los montos, espacios, formatos a utilizar y

periodo de lanzamiento de las campañas de medios digitales y

complementarios y entrega a la Gerencia de Publicidad para su autorización Seguir con la operación 5.

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Recibe las órdenes de transmisión e inserción y

entrega a los proveedores de radio, televisión y medios impresos con el material publicitario. Seguir con la operación 9.

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Recibe las órdenes de servicio y

entrega a los proveedores de medios digitales y complementarios con el material publicitario. Seguir con la operación 9.

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15·08-18 Página 9 de 12


Recibe la documentación de los proveedores sujeta a revisión: factura que cumpla con requisitos fiscales, orden de servicio original, yen su caso, las bitácoras, reportes

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y/o testigos, que amparen las l+-0inserciones, transmisiones o B servicios prestados. Una vez verificada y registrada la documentación antes citada, entrega la misma para revisión y conciliación del servicio prestado a las Subgerencia de Medios Publicitarios o ta Subgerencia de Promoción según corresponda. Si la documentación no está completa o contiene errores, es devuelta al proveedor, en espera de que sea sustituida.

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Recibe de la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad las facturas de radio. televisión y medios impresos con la documentación original y revisa que coincida con la orden de servicio.

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l Recibe de la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad las facturas de medios digitales y complementarios con la documentación original y revisa que coincida con la orden de servicio.

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Lleva a cabo la verificación y conciliación del servicio solicitado de acuerdo a la orden correspondiente de medios digitales y complementarios. En caso de contratar a una empresa conciliadora de medios, ésta es la responsable de realizar las conciliaciones respectivas. Después de cumplir con lo anterior de acuerdo a la orden de servicio se procederá en la siguiente forma: A)Si el medio cumplió en su totalidad.- Continúa con la operación 18

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B)Si no cumplió.- Continúa con la operación 15

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Recibe oficio para formalización de la notificación de la pena y entrega a la Subgerencia de Medios Publicitarios (operaciól} 17) o a la Subgerencia de Promoción (operación 18), para su aplicación según corresponda.

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Recibe la documentación correspondiente, autoriza y gira instrucciones a la Subgerencia de Medios Publicitarios y a la Subgerencia de Promoción según corresponda, para que se inicie el trámite de pago.

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Prepara la documentación debidamente verificada y conciliada para turnar a la Gerencia de Publicidad, para trámite de pago. Seguir con la operación 19.

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Recibe la documentación debidamente autorizada y la turna a la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad para iniciar el trámite de pago. Seguir con la operación 22.

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Recibe la documentación debidamente autorizada. Elabora el Control de Medios y la Cuenta por Liquidar Certificada (CLC) y obtiene del sistema GAP el CDFI y turna a la Gerencia de Publicidad para su autorización e iniciar el trámite de pago .

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APROBADO


DIRECCIÓN DE MERCADOTECNIA Y PUBLICIDAD MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA DE PUBLICIDAD

PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO DE PRODUCCIÓN DE MATERIALES PARA LOS MEDIOS IMPRESOS, ELECTRÓNICOS (RADIO Y TELEVISIÓN) DIGITALES Y COMPLEMENTARIOS.

OBJETIVO:

REV. 05 LN-6223-M P-P0-06

15-08-18 Página 1 de 3

Supervisar el desarrollo de los materiales necesarios de creatividad y producción para la difusión de los sorteos y/o campañas autorizadas.

ALCANCE:

Dirección de Mercadotecnia y Publicidad, Gerencia de Publicidad, Subgerencia de Promoción y Subgerencia de Medios Publicitarios.

POLÍTICAS:

1. La Dirección de Mercadotecnia y Publicidad determina la creatividad yproducción de acuerdo a las necesidades de cada campaña.

2. La Gerencia de Publicidad instruye a la Subgerencia de Promoción, coordinar laelaboración de los materiales creativos y de producción requeridos para ladifusión de los productos de la Entidad y/o sus campañas de publicidad.

3. La Subgerencia de Promoción es la encargada de supervisar el desarrollo de lacreatividad y la de producción de los materiales para medios impresos,electrónicos (radio y televisión), digitales y complementarios, requeridos para lascampañas de publicidad.

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No.de 1 Op.

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REV. 05 1 LN-6223-MP-P0-0615-08-18 1 Página 2 de 3

DE SCRIPCIÓN

INICIO

Aprueba la creatividad para las campañas y gira instrucciones a la Gerencia de Publicidad para coordinar los servicios de producción de los materiales que se utilizarán en la difusión de las campañas autorizadas.

Instruye a la Subgerencia de Promoción proporcionar los materiales requeridos para la difusión de las campañas de publicidad y/o sus productos, entre otros.

Coordina con el proveedor la producción del material a ser utilizado en las campañas y presenta la copia de trabajo a la Gerencia de Publicidad para autorización de la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad.

Presenta la copia de trabajo a la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad para autorización.

Evalúa la copia de trabajo de los materiales para las campañas de publicidad:

A) Autoriza. - Continúa en la operación número 6.B) No autoriza. - Regresa a la operación número 3.

Solicita a la Subgerencia de Promoción dar seguimiento a la entrega de materiales autorizados al proveedor de acuerdo a las necesidades de cada campaña y cada medio con base en el Programa Anual de Promoción y Publicidad autorizado.

Proporciona a la Subgerencia de Medios Publicitarios los diferentes materiales, a efecto de ser entregados a los proveedores para su inserción y/o transmisión, junto con las órdenes correspondientes, para el caso de medios digitales y complementarios será la misma Subgerencia de Promoción quien los entregue a los proveedores junto con las órdenes de servicio.

FIN


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Aprueba la creatividad para las campañas y gira instrucciones a la Gerencia de Publicidad para coordinar los servicios de producción de los materialef que se utilizarán en la difusión de las carnP�S autorizadas.

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Instruye a la Subgerencia de Promoción proporcionar los materiales requeridos para la difusión de las campañas de publicidad y/o sus productos, entre otros.

Presenta la copia de trabajo a la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad para autorización.

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Solicita a la Subgerencia de Promoción dar seguimiento a la entrega de materiales autorizados a al proveedor de acuerdo a las necesidades de cada campaña y cada medio con base en el Programa Anual de Promoción y Publicidad, autorizado.

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Coordina con el proveedor la producción del material a ser utilizado en las campañas y presenta la copia de trabajo a la Gerencia de Publicidad para autorización de la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad.

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Proporciona a la Subgerencia de Medios Publicitarios los diferentes materiales, a efecto de ser entregados a los proveedores para su inserción y/o transmisión, junto con las órdenes correspondientes, para el caso de medios digitales y complementarios será la misma Subgerencia de Promoción quien los entregue a los proveedores junto con las órdenes de servicio.

1 e FIN )

7




PROCEDIMIENTO PARA DAR SEGUIMIENTO A LA REV. 04 LN-6223-MP-P0-07

CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES DE PUBLICIDAD PARA LAS CAMPAÑAS DE LA ENTIDAD. 15-08-18 Página 1 de 6

OBJETIVO:

Dar seguimiento a los serv1c1os contratados para la difusión de las campañas de publicidad, con el objeto de que la contratación se realice de acuerdo con lo solicitado en los anexos técnicos.

ALCANCE:


POLÍTICAS:

1 . La Gerencia de Publicidad instruye a la Subgerencia de Medios Publicitarios y a la Subgerencia de Promoción para coordinar, supervisar y revisar los servicios de publicidad correspondientes a fin de verificar el cumplimiento de los mismos con base en los contratos formalizados.

2. La Subgerencias de Medios Publicitarios no emitirá ninguna orden detransmisión, publicación o colocación de radio, televisión y medios impresos, sino existe contrato para ello.

3. La Subgerencia de Promoción no emitirá ninguna orden de transmisión,publicación o colocación de medios digitales o complementarios, si no existecontrato para ello.

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REV. 04 LN-6223-MP-P0-07

15-08-18 Página 2 de 6

DE SCRIPCIÓN

INICIO

Recibe copia del contrato formalizado de acuerdo a su ámbito de competencia, para su coordinación, supervisión y revisión de los servicios de publicidad. Continúa en la operación 3.

Recibe copia del contrato formalizado de acuerdo a su ámbito de competencia, para su coordinación, supervisión y revisión de los servicios de publicidad. Continua en la operación 4

Solicita a la Subgerencia de Promoción, una vez que se haya recibido copia del contrato y se cuente con una campaña autorizada; el material requerido que será publicado o transmitido, de acuerdo con los servicios contratados.

Solicita a la agencia de publicidad y/o proveedor contratado el material autorizado por la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad y requerido para la campaña a difundir. Continúa en la operación 5 y 6 según corresponda.

Recibe el material publicitario de radio, televisión y medios impresos y genera las órdenes de inserción o transmisión, para las campañas autorizadas por la Secretaría de Gobernación (SEGOB). Continúa en la operación 7.

Recibe el material publicitario de medios digitales y complementarios y genera las órdenes de servicio para las campañas autorizadas por SEGOB. Continua en la operación 8.

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APROBADO

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Publicitarios




Publicitarios



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15-08-18 Página 3 de 6

7 Revisa que el monto de las órdenes giradas, no rebasen el monto del contrato del medio, así como las características solicitadas y entrega a la Gerencia de Publicidad para su autorización. Continúa en la operación 9.

8 Revisa que el monto de las órdenes giradas, no rebasen el monto del contrato del medio, así como las características solicitadas y entrega a la Gerencia de Publicidad para su autorización. Continúa en la operación 9.

9 Recibe las órdenes de inserción, transmisión o servicio, las formaliza y entrega a la Subgerencia de Medios Publicitarios o a la Subgerencia de Promoción, según corresponda. Continúa en la operación 1 O y 11 según corresponda.

1 O Recibe las órdenes firmadas de medios impresos, radio y televisión para su seguimiento con los medios. Continúa en la operación 12.

11 Recibe las órdenes firmadas de medios digitales y complementarios para su seguimiento con los medios. Continúa en la operación 13.

12 Entrega al medio vía electrónica o personalmente, según sea el caso, la orden de transmisión o inserción, de radio, televisión y medios impresos, así como el material correspondiente a la misma. Continúa en la operación 14.

13 Entrega al medio vía electrónica o personalmente, según sea el caso, la orden de servicio, de medios digitales y complementarios, así como el material correspondiente a la misma. Continúa en la operación 15.

14 Archiva una copia de la orden en el expediente. El medio realiza la difusión de la campaña conforme a la orden de transmisión o ins�rción. -:;;;:;------------1--

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15-08-18 Página 4 de 6

Archiva una copia de la orden en el expediente. El medio realiza la difusión de la campaña conforme a la orden servicio.

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15 AGO 2018

APROBADO

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SUBGERENCIA DE MEDIOS PUBLICITARIOS SUBGERENCIA DE PROMOCIÓN

INICIO ( INICIO)

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R eciben copia del contrato formalizado de acuerdo a su ámbito de competencia, para su coordinación, supervisión y revisión de los servicios de publ icidad.

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las órdenes de servicio para las SEGOB. Continúa en la operación campañas autorizadas por SEGOB. siete. Continúa en la operación ocho.

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SUBGERENCIAS DE MEDIOS PUBLICITARIOS

Recibe las órdenes firmadas de medios impresos, radio y televisión para su seguimiento con los medios. Continúa en la operación 12 .

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diente a la misma. Continúa en la operación 14.

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GERENCIA DE PUBLICIDAD SUBGERENCIA DE PROMOCIÓN

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Recibe las órdenes de inserción. transmisión o servicio, las formaliza y entrega a la Subgerencia de Medios Publicitarios o a la Subgerencia de Promoción, según corresponda. Continúa en la operación 10 y 11 según corresponda. 11

Recibe las órdenes firmadas de medios digitales y complementarios para su seguimiento con los medios. Continúa en la operación 13.

13

Entrega al medio vía electrónica o personalmente, según sea el caso, la orden de servicio de medios digitales y complementarios, así como el material correspondiente a la misma. Continúa en la o eración 15.

15

Archiva una copia de la orden en el

e )FIN expediente. El medio realiza la difusión de la campaña conforme a la orden de servicio.




PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE REV. 03 LN-6223-MP-P0-09 ARTÍCULOS PROMOCIONALES o MATERIAL PUBLICITARIO. 15-08-18 Página 1 de 8

OBJETIVO:

Coordinar las acciones para la selección de artículos promocionales o material publicitario considerando el presupuesto asignado en el Programa Anual de Promoción y Publicidad.

ALCANCE:

Dirección de Mercadotecnia y Publicidad, Dirección de Comercialización, Gerencia de Publicidad, Subgerencia de Promoción, Gerencia de Recursos Materiales, Subgerencia de Almacenes e Inventarios.

POLÍTICAS:

1. La Dirección de Mercadotecnia y Publicidad notifica a la Gerencia de Publicidadel presupuesto asignado para la solicitud de artículos promocionales o materialpublicitario, en apego al Programa Anual de Promoción y Publicidad.

2. La Gerencia de Publicidad solicita a la Subgerencia de Promoción valore losartículos promocionales existentes en el mercado, a fin de integrar una propuestay estimación de precios unitarios, la cual será entregada a la Dirección deMercadotecnia y Publicidad.

3. La Dirección de Mercadotecnia y Publicidad acuerda con la Dirección deComercialización la selección de artículos promocionales o material publicitariocon base en la relación propuesta.

4. La Dirección de Mercadotecnia y Publicidad determina la cantidad y el tipo deartículos promocionales o material publicitario requerido para las actividadesmercadológicas o publicitarias, conforme a la propuesta recibida, considerando elpresupuesto asignado.

5. La Dirección de Comercialización determina la cantidad y el tipo de artículospromocionales o material publicitario reque'rido para las actividades comercialeso de apoyo a la fuerza de venta, conforme a la propuesta recibida, considerandoel presupuesto asignado.

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APROBADO

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15-08-18 1 Página 2 de 8

6. La Dirección de Comercialización, en caso de requerir artículos promocionales ymaterial publicitario diferente al presentado, lo deberá solicitar por escrito a laDirección de Mercadotecnia y Publicidad, con la descripción, cantidad,características o especificaciones, lo cuales estarán sujetos al presupuestoasignado y a la existencia o disponibilidad en el mercado.

7. La Dirección de Mercadotecnia y Publicidad proporciona a la Gerencia dePublicidad, la relación de artículos promocionales o material publicitario requeridopor la Dirección de Comercialización, así como, por la Dirección deMercadotecnia y Publicidad, mismas que se ajustarán al presupuestocorrespondiente a cada Dirección.

8. La Gerencia de Publicidad solicita a la Subgerencia de Promoción, proporcionarla cotización de los artículos promocionales o material publicitario de diferentesempresas del ramo, conforme a lo solicitado por la Dirección de Mercadotecnia yPublicidad y la Dirección de Comercialización, a fin de verificar su viabilidadeconómica.

9. La Subgerencia de Promoción es la encargada de integrar, revisar y supervisar ladocumentación necesaria para la solicitud de los artículos promocionales omaterial publicitario, conforme al marco normativo del procedimiento decontratación de que se trate (licitación pública, invitación a cuando menos tresproveedores, adjudicación directa).

1 O. La Gerencia de Publicidad solicita a la Gerencia de Recursos Materiales, iniciar las acciones necesarias para la solicitud de adquisición de los artículos promocionales o materiales publicitarios requeridos para la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad y Dirección de Comercialización.

11 . La Subgerencia de Promoción será la encargada de coordinar por parte de la Gerencia de Publicidad, la recepción de los artículos promocionales o material publicitario, asimismo supervisará y revisará que se realice la recepción conforme a lo solicitado en el anexo técnico.

12. La Subgerencia de Promoción en caso de identificar la aplicación de penasconvencionales o deductivas determinará el monto y presentará ladocumentación correspondiente a la Gerencia de Publicidad para suformalización y notificación al proveedor.

13. La Gerencia de Publicidad será notificada por la Gerencia de RecursosMateriales cuando la Subgerencia de Almacenes e Inventarios reciba losartículos promocionales o material publicitario, e informará mediante oficio a laDirección de Mercadotecnia y Publicidad y ésta a su vez a la Dirección deComercialización la existencia de los mismos, a fin de ponerlos a su disposiciónpara que puedan hacer uso de los mismos.

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15-08-18 1 Página 3 de 8

DE SCRIPCIÓN

INICIO

Notifica a la Gerencia de Publicidad el presupuesto autorizado para el suministro de artículos promocionales o material publicitario e instruye dar inicio a la selecciónde los mismos.

Solicita a la Subgerencia de Promoción, valore el tipo de promocionales o material publicitario existentes en el mercado, a fin de integrar una propuesta con la estimación de precios unitarios.

Solicita cotizaciones e integra la propuesta con la estimación de precios unitarios y envía a la Gerencia de Publicidad para su valoración.

Recibe propuestas, evalúa y envía a la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad para su análisis.

Recibe y analiza las propuestas de artículos promocionales o material publicitario y determina su viabilidad.

A) No se autoriza. - Regresa a la operación No. 3 y serealizan los cambios solicitados.

B) Se autoriza. - Continúa en la siguiente operación.

Envía, mediante oficio a la Dirección de Comercialización la propuesta de cotización de artículos promocionales o material publicitario, para que determine los artículos y la cantidad requeridos.

En caso de requerir artículos promocionales y material publicitario diferente al presentado, lo deberá solicitar por escrito a la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad, con la descripción, cantidad, características o especificaciones, los cuales estarán sujetos al presupuesto asignado y a la existencia o disponibilidad

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15-08-18 1 Página 4 de 8

Notifica a la Gerencia de Publicidad la selección de los artículos promocionales o material publicitario requerido por la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad y por la Dirección de Comercialización e instruye dar inicio al trámite correspondiente para el suministro de los mismos.

8 Solicita a la Subgerencia de Promoción elaborar anexo técnico, investigación de mercado, justificación, requisición de compra e integrar la documentación necesaria para solicitar los artículos promocionales o material publicitario a la Gerencia de Recursos Materiales.

g Elabora anexo técnico, investigación de mercado, justificación, requisición de compra e integra la documentación de acuerdo al procedimiento de contratación de que se trate (licitación pública, invitación a cuando menos tres proveedores, adjudicación directa), para solicitar los artículos promocionales o material publicitario y revisa que este dentro del marco normativo a fin de presentarlo a la Gerencia de Publicidad para su formalización.

1 o Solicita mediante oficio a la Gerencia de Recursos Materiales la solicitud de suministro de artículos promocionales o material publicitario. (Viene lapso de espera)

11

Una vez adjudicados los servicios, instruye a la Subgerencia de Promoción coordinar las acciones para que asista a la entrega de los artículos promocionales o material publicitario en el Almacén, a fin de supervisar y revisar que la recepción se realice en el Almacén conforme al anexo técnico.

Coordina, supervisa y revisa la recepción de los artículospromocionales o material publicitario conforme a losolicitado en el anexo técnico y en caso de identificar penas convencionales o deductivas determinará el monto y presenta la documentación correspondiente a la Gerencia de Publicidad para su formalización y

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Recibe escrito de la Subgerencia de Almacenes e Inventarios, en el que informa la recepción de los artículos promocionales o material publicitario solicitado y la cantidad de los mismos.

13 Informa a la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad que en la Subgerencia de Almacenes e Inventarios se han recibido los artículos promocionales o material publicitario solicitado y la cantidad de los mismos y se ponen a su disposición.

14 Notifica a la Dirección de Comercialización, mediante oficio, que se encuentran en la Subgerencia de Almacenes e Inventarios los artículos promocionales o material publicitario solicitados, los cuales se ponen a su disposición.

FIN

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INICIO

Notifica a la Gerencia de Publicidad el presupuesto autorizado para el suministro de artículos promocionales o material publicitario e instruye dar inicio a la selección de los mismos.

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Solicita a la Subgerencia de Promoción, valore el tipo de promocionales o material publicitario existentes en el mercado, a fin de integrar una propuesta con la estimación de precios unitarios.

Recibe propuestas, evalúa y envía a la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad para su análisis.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA º

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Solicita cotizaciones e integra la propuesta con la estimación de precios unitarios y envía a la Gerencia de Publicidad para su valoración.

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Envía, mediante oficio a la Dirección de Comercialización la propuesta de cotización de artículos promocionales o material publicitario, para que determine los artículos y la cantidad requeridos.

En caso de requerir artículos promocionales y material publicitario diferente al presentado, to deberá solicitar por escrito a la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad, con la descripción, cantidad, características o especificaciones, los cuales estarán sujetos al presupuesto asignado y a la existencia o disponibilidad en el mercado.

-,btifica a la Gerencia de Publicidad la selección de los a�iculos promocionales o material publicitario

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Solicita a la Subgerencia de Promoción elaborar anexo técnico, investigación de mercado, justificación, requisición de compra e integrar la documentación necesaria para solicitar los artículos promocionales o material publicitario a la Gerencia de Recursos Materiales.


REV. 03 LN-6223-MP-P0-09

15-08-18 Página 7 de 8


Elabora anexo técnico, investigación de mercado, justificación, requisición de compra e integra la documentación de acuerdo al procedimiento de contratación de que se trate (licitación pública, invitación a cuando menos tres proveedores, adjudicación directa), para solicitar los artículos promocionales o material publicitario y revisa que este dentro del marco normativo a fin de presentarlo a la Gerencia de Publicidad para su formalización.

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Solicita mediante oficio a la Gerencia de Recursos Materiales la solicitud de suministro de artículos promocionales o material publicitario. (Viene lapso de espera)

Una vez adjudicados los servicios, instruye a la Subgerencia de Promoción coordinar las acciones para que asista a la entrega de los artículos promocionales o material publicitario en el Almacén, a fin de supervisar y revisar que la recepción se realice en el Almacén conforme al anexo técnico ..

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Recibe escrito de la Subgerencia de Almacenes e Inventarios, en el

que informa la recepción de los articulas promocionales o material publicitario solicitado y la cantidad de los mismos.

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Informa a la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad que en la Subgerencia de Almacenes e Inventarios se han recibido los articulas promocionales o material publicitario solicitado y la cantidad de los mismos y se ponen a su disposición.

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AMA DE FLUJO


Coordina, supervisa y revisa la recepción de los artículos promocionales o material publicitario confonne a lo solicitado en el anexo técnico y en caso de identificar penas convencionales o deductivas detenninará el monto y presenta la documentación correspondiente a la Gerencia de Publicidad para su formalización y notificación al proveedor.

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15-08-18 Página 8 de 8


Notifica a la Dirección de Comercialización, mediante oficio, que se encuentran en la Subgerencia de Almacenes e Inventarios los artículos promocionales o material publicitario solicitados, los cuales se ponen a su disposición.

FIN

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COMER Comité de Mejora Regulatoria lntl

LOTERÍA NACIONAL PARA LA ASISTENCIA ÚBLICA 15 AGO 2º18

SUBDIRECCIÓN GENERAL DE COMERCIALIZACIÓN Y D SERVICIOSJ\pRQBAOODIRECCIÓN DE MERCADOTECNIA Y PUBLICID D

-------------


PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE GASTO EN REV. 02 LN-6223-MP-P0-1 O MATERIA DE PUBLICIDAD EN EL SISTEMA DE

COMUNICACIÓN SOCIAL (COMSOC) 15-08-18 Página 1 de 4

OBJETIVO:

Registrar mensualmente la información correspondiente a las erogaciones de los diferentes medios de comunicación para la difusión de las, campañas (radio, televisión, medios impresos, digitales y complementarios, entre otros) en el Sistema de Comunicación Social (COMSOC).

ALCANCE:

Gerencia de Publicidad, Subgerencia de Operación Presupuesta!, Órgano Fiscalizador correspondiente (Órgano Interno de Control).

POLÍTICAS:

1. El registro de gasto en el Sistema de Comunicación Social (COMSOC), concargo a la partida 36201 de acuerdo al Clasificador por Objeto del Gasto para laAdministración Pública Federal, se realiza dentro de los diez días naturalessiguientes a la terminación de cada mes, con fundamento en lo establecido en elAcuerdo por el que se establecen los Lineamientos Generales para lasCampañas de Comunicación Social de las dependencias y entidades de laAdministración Pública Federal emitidos por la Secretaría de Gobernación(SEGOB) para el ejercicio fiscal del que se trate, o bien los que lo sustituyan.

2. La Dirección de Mercadotecnia y Publicidad, obtiene del sistema de contabilidad(GRP) dentro de los dos días siguientes al cierre contable, la informacióncorrespondiente al gasto de publicidad (partida 36201) para su registro en elcuadro de seguimiento; mismo que se complementa con el envío de los controlesde medios y son turnados a la Gerencia de Publicidad para su captura.

3. La Gerencia de Publicidad previa verificación del gasto de publicidad, procede asu registro en el sistema COMSOC dentro de los siete días naturales posterioresal cierre contable.

4. La Subgerencia de Operación Presupuesta! proporciona a la Gerencia de \ Publicidad dentro de los tres días naturales sJfri teAtes---a kj�rre -co�tab1e-1aspólizas contables, soporte del gasto de publicidaQ_J�m��g,f)';��i� 1

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5. La Gerencia de Publicidad en coordinación con la Dirección de Mercadotecnia yPublicidad, realiza en diciembre y una vez cerrado noviembre, el registrosemanal del gasto de publicidad correspondiente a diciembre en el SistemaCOMSOC.

6. La Subgerencia de Operación Presupuesta! durante diciembre, proporcionasemanalmente a la Gerencia de Publicidad, copia de las pólizas contables quesoporten el gasto de publicidad del mes, para su registro en el COMSOC.

7. La Gerencia de Publicidad notifica al Órgano Fiscalizador correspondiente tresdías naturales antes del cierre del COMSOC, que el registro del gasto depublicidad del mes ha quedado concluido y envía para su validación ladocumentación (pólizas contables), proporcionada por la Subgerencia deOperación Presupuesta!.

8. El Órgano Fiscalizador correspondiente valida la documentación (pólizascontables) entregada por la Gerencia de Publicidad contra la informaciónregistrada en el COMSOC, de conformidad con los Lineamientos Generales paralas Campañas de Comunicación Social de las dependencias y entidades de laAdministración Pública Federal emitidos por la SEGOB para el ejercicio fiscal delque se trate, o bien los que lo sustituyan.

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15 AGO 2018

APROBADO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE PUBLICIDAD

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DE SCRIPCIÓN

INICIO

Obtiene del sistema de contabilidad (GRP), dos días después del cierre contable del mes, la información del gasto de publicidad para su registro y lo envía a la Gerencia de Publicidad.

Verifica el gasto de publicidad del mes contra la información proporcionada por la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad.

Registra en el COMSOC el gasto de publicidad del mes dentro de los siete días naturales posteriores al cierre contable.

Notifica tres días antes del cierre del COMSOC al Órgano Fiscalizador correspondiente, que el registro de las erogaciones de publicidad ha quedado concluido y envía las pólizas contables proporcionadas por la Subgerencia de Operación Presupuesta! para su validación.

FIN

COMERS Comité de Mejora Regulatoria Interna

15 AGO 2018

APROBADO

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GERENCIA DE ORGANIZACION 'rDESARROLLO DE PERSONAL

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Verifica el gasto de publicidad del mes contra la información proporcionada por la Dirección de Mercadotecnia y Publicidad.

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Registra en el Comsoc el gasto de publicidad del mes dentro de los siete días naturales posteriores al cierre contable.

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3

Notifica tres días antes del cierre del Comsoc al Órgano Fiscalizador correspondiente, que el registro de las erogaciones de publicidad ha quedado concluido y envía las pólizas contables proporcionadas por la Subgerencia de Operación Presupuesta! para su validación.

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