Manual de Procedimientos Coordinación de Comunicación Social
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Manual de Procedimientos
Coordinación de Estadística de la
Dirección de Planeación y Evaluación Educativa
La Paz, Baja California Sur, Noviembre del 2020.
Manual de Procedimientos
Coordinación de Estadística de la
Dirección de Planeación y Evaluación Educativa
3
Índice
I. Introducción…………………………………………………………………….... 4
II. Organigrama……………………………………………………………............. 5
III. Objetivo del Manual………………………………………………………..……. 6
IV. Presentación de los procedimientos…………………………....................... 7
1. Integración de la información estadística Educativa F911.......................... 8
Objetivo Alcance Normas de Operación Descripción Narrativa Diagrama de Flujo Anexos
Oficialización de Preescolar Oficialización de Primaria
2. Mantener actualizado el catálogo de inmuebles…………............................ 16
Objetivo Alcance Normas de Operación Descripción Narrativa Diagrama de Flujo Anexos
Oficialización de Bibliotecas Concentrado estadístico de bibliotecas
3. Integración de la información estadística de Bibliotecas F912……….…… 25
Objetivo Alcance Normas de Operación Descripción Narrativa Diagrama de Flujo Anexos
V. Bibliografía ………………………………………………………………………… 35
VI. Glosario de Términos……………………………………………………………. 36
4
I.- Introducción El presente Manual de la Coordinación de Estadísticas reviste un carácter normativo
cuyos fines son los de establecer las bases y los lineamientos que permitan desarrollar
adecuadamente las funciones que en materia de sistemas de información estadística
realiza la Secretaría de Educación Pública del Estado de Baja California Sur.
Con ello se pretende garantizar que con la integración y actualización permanente de
los datos estadísticos que se generen en los centros de trabajo, se presente de manera
confiable y oportuna la situación del panorama educativo en la entidad y se apoye la
realización de los procesos de planeación, programación, evaluación y de toma de
decisiones, a cargo de la Secretaría de Educación Pública del Estado de Baja
California Sur.
El contenido del documento se orienta a describir el objetivo, estructura, funciones y
descripción de los principales puestos que integran el Departamento de Estadística de
la Secretaría.
5
II.- Organigrama
Coordinador de Estadísticas
Secretaria
Analista y
Programador
Administrativo
Auxiliar de Apoyo Logístico
Responsable
de Sistemas
de
Información
de Educación
Básica
Responsable
de Sistemas
de
Información
de Media
Superior y
Superior
Responsable
de Catálogos
Básicos y
Sistema de
Inmuebles
Responsable de Apoyo Logístico
6
III.- Objetivo del Manual Integrar, sistematizar, controlar y difundir la información estadística educativa que se
genere en los centros de trabajo ubicados en la entidad, para apoyar las labores de
planeación, programación, evaluación, pagos y de toma de decisiones de la
Secretaría, así como de las áreas centrales correspondientes.
7
IV.- Presentación de los Procedimientos
1. Integración de la información estadística Educativa F911.
2. Mantener actualizado el catálogo de inmuebles.
3. Integración de la información estadística de Bibliotecas F912
8
Manual de Procedimientos
Dirección de Planeación y Evaluación Educativa
Coordinación de Estadística
Integración de la información estadística Educativa F911
La Paz, Baja California Sur, Noviembre del 2020.
9
Secretaría de Educación Pública Baja California Sur
Clave del Procedimiento PROC-CE-001
Nombre del Procedimiento: Integración de la información estadística Educativa F911
Fecha: Noviembre 2020
Unidad Administrativa: Dirección de Planeación y Evaluación Educativa
Área Responsable: Coordinador de Estadística
Versión: 1.0
Página: 1 de 1
Objetivo:
Captar, Procesar e integrar la Estadística Educativa Estatal de
Inicio y Fin de Cursos de todos los niveles educativos, mediante
el Sistema de Captura del Formato 911
Alcance: Instituciones de educación Pública y Particular inicial, educación
básica, Educación Media Superior, Superior y Posgrado.
Normas de Operación:
Ley Del Sistema Nacional De Información Estadística y Geográfica.
Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública del Estado de Baja California Sur. Publicada en el BO del día XX.
Manual General de Organización de la Secretaría de Educación Pública.
Manual Especifico de Organización de la Dirección de
Planeación y Evaluación Educativa.
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Secretaría de Educación Pública Baja California Sur
Clave del Procedimiento PROC-CE-001
Nombre del Procedimiento: Integración de la información estadística Educativa F911 Fecha: Noviembre 2020
Unidad Administrativa: Dirección de Planeación y Evaluación Educativa
Área Responsable: Coordinador de Estadística
Versión: 1.0
Página: 1 de 2
Tiempo: 5 Meses
Descripción de actividades
No Responsable Actividad Documento de Trabajo
1
Coordinador de estadística.
Recibe el calendario de actividades para el proceso del levantamiento estadístico.
Comunicado.
2
Secretaria.
Elabora oficios de todos los niveles educativos, notifica inicio del proceso de levantamiento estadístico.
Oficio de
notificación.
3
Envía oficio, anexa cuestionarios de nivel, incluye nombre de usuario y contraseña.
4
Analista y
Programador Administrativo.
Realiza pruebas de funcionalidad del sistema de captura f911.
5 Asesora y apoya a las escuelas, sobre la captura de la información.
6
Monitorea, revisa y valida la información capturada en el portal.
7
¿Hay observaciones en la captura?
Si: Retornar a la actividad no. 6.
No. Continuar con la actividad no. 10
11
Secretaría de Educación Pública Baja California Sur
Clave del Procedimiento
PROC-CE-001
Nombre del Procedimiento:
Integración de la información estadística Educativa F911 Fecha: Noviembre 2020
Unidad Administrativa:
Dirección de Planeación y
Evaluación Educativa
Área Responsable:
Coordinador de Estadística.
Versión: 1.0
Página: 2 de 2
Tiempo: 5 Meses
Descripción de actividades
No. Responsable Actividad Documento de
Trabajo
8 Responsable
de Apoyo
Logístico.
Gestiona automóvil y tramita viáticos del personal
de estadística para el traslado a las zonas
escolares del estado para recabar las
oficializaciones (acuses de recibo).
Oficio de comisión
9 Recaba los acuses de oficialización de captura de
las escuelas que han finalizado su proceso.
Acuses de
Oficialización
10
Analista
Programador
Administrativo
Integra los rezagos y/o atiende inconsistencias.
11 Procesa, analiza e integra la estadística. Tablas de Excel
12 Difunde los resultados oficiales.
Portal www.sepbcs.gob.mx
Tablas de Excel
Fin
12
Diagrama de Flujo
Coordinador de estadística Secretaria Analista Programador Administrativo
Secretaría de Educación Pública Baja California Sur
Clave del Procedimiento PROC-CE-001
Nombre del Procedimiento: Integración de la información estadística Educativa F911
Fecha: Noviembre del 2020
Unidad Administrativa: Dirección de Planeación y Evaluación Educativa
Área Responsable: Coordinador de Estadística.
Versión: 1.0
Página: 1 de 2
Tiempo: 5 Meses
Oficio
Inicio
Recibe el calendario de
actividades para el
proceso de levantamiento
estadístico
1
Elabora oficios de todos
los niveles educativos y
notifica el inicio del
proceso de levantamiento
estadístico
2
Envía oficio, anexa
cuestionarios de nivel,
claves de usuarios y
contraseña de capturistas.
3
Realiza pruebas de
funcionalidad del Sistema
de Captura F911
4
Asesora y apoya al
personal de las escuelas
en el proceso de captura
de la información
5
Monitorea, revisa y valida
la información capturada
en el sistema
6
2
13
Diagrama de Flujo
Analista Programador Administrativo
Secretaria Responsable de Apoyo
Logístico
Secretaría de Educación Pública Baja California Sur
Clave del Procedimiento PROC-CE-001
Nombre del Procedimiento: Integración de la información estadística Educativa F911
Fecha: Noviembre del 2020
Unidad Administrativa: Dirección de Planeación y Evaluación Educativa
Área Responsable: Coordinador de Estadística.
Versión: 1.0
Página: 5 de 5
Tiempo: 5 Meses
Gestiona viáticos y
automóvil para el
traslado de personal
para recabar la
documentación original.
8
Integra de rezagos y/o
atiende inconsistencias
11
Recaba acuses de
oficialización de captura de
las escuelas que han
finalizado el proceso.
9
Entrega la documentación
al área correspondiente
para su procesamiento
10
Analiza, procesa e
integra las estadísticas
oficiales
12
1
¿Existen
observaciones en la
captura?
6
SI
NO
A
A
Fin
7
Difunde los resultados
oficiales.
Portal www.sepbcs.gob.mx
12
14
Anexo: Formato de oficialización de nivel Preescolar.
15
Anexo: Formato de oficialización de nivel Primaria.
16
Manual de Procedimientos
Dirección de Planeación y Evaluación Educativa
Coordinación de Estadística
Mantener actualizado el catálogo de inmuebles
La Paz, Baja California Sur, Noviembre del 2020.
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Secretaría de Educación Pública Baja California Sur
Clave del Procedimiento PROC-CE-002
Nombre del Procedimiento: Mantener actualizado el catálogo de inmuebles Fecha: Noviembre 2020
Unidad Administrativa: Dirección de Planeación y Evaluación Educativa
Área Responsable: Coordinador de Estadística
Versión: 1.0
Página: 1 de 1
Objetivo: Integrar y mantener actualizado el Catálogo de Centros de
Trabajo de la Secretaría de Educación Pública para apoyar los procesos de planeación, programación y toma de decisiones del sector educativo en el estado de BCS.
Alcance: -Oficinas administrativas de la Secretaria de Educación
Pública en el Estado de BCS.
- La Dirección General de Planeación, Programación y
Estadística Educativa de la SEP Federal.
- Fondo de Aportaciones para la Nómina Educativa (FONE) y la Estadística F911
Normas de Operación: Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública,
publicado el 21 de enero del 2005 con reformas publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 16 de enero de 2018, en el capítulo VII de las atribuciones genéricas de las direcciones generales y demás unidades administrativas, artículo 37; fracción VI.
Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública del Estado de Baja California Sur. Art. 23, fracción XXII, Mantener actualizados los registros de capacidad física actual disponible de los inmuebles del sector educativo.
Ley Del Sistema Nacional De Información Estadística y Geográfica.
Manual Especifico de Organización de la Dirección de Planeación y Evaluación Educativa.
}
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Secretaría de Educación Pública Baja California Sur
Clave del Procedimiento PROC-CE-002
Nombre del Procedimiento: Mantener actualizado el catálogo de inmuebles Fecha: Noviembre 2020
Unidad Administrativa: Dirección de Planeación y Evaluación Educativa
Área Responsable: Coordinador de Estadística.
Versión: 1.0
Página: 1 de 3
Tiempo: 1 hora
Descripción de actividades
No. Responsable Actividad Documento de
Trabajo
1 Responsable
de Catálogos
Básicos y
Sistema de
Inmuebles
Recibe solicitud y formato de movimiento: NOTA: El alta, clausura, reapertura o cambio del nombre del centro de trabajo, dependencia normativa, sostenimiento o servicios registrados en el Catálogo de Centros de Trabajo, deberán ser modificados necesariamente por medio de la solicitud de movimientos al Catálogo de Centros de Trabajo.
Formato CCT_NM
2 Revisa los requisitos para realizar el movimiento.
3
¿El formato viene favorablemente requisitado? Si, Continua en la actividad no. 5.
No, Continua en la actividad no. 4.
NOTA: En caso de clausura o baja, se corrobora que incluya el documento que valide la no existencia de personal asignado al centro de trabajo que se va a inhabilitar.
4
Requiere información complementaria.
Retorno a la actividad no. 2.
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Secretaría de Educación Pública Baja California Sur
Clave del Procedimiento PROC-CE-002
Nombre del Procedimiento: Mantener actualizado el catálogo de inmuebles
Fecha: Noviembre 2020
Unidad Administrativa: Dirección de Planeación y Evaluación Educativa
Área Responsable: Coordinador de Estadística.
Versión: 1.0
Página: 2 de 3
Tiempo: 1 hora
Descripción de actividades
No. Responsable Actividad Documento de Trabajo
5 Responsable
de Catálogos
Básicos y
Sistema de
Inmuebles
Captura en el portal dispuesto por la Dirección
General para el registro de inmuebles:
Sistema De Identificación De Centros.
NOTA:
1.- En caso de que el inmueble sea clausurado, la
clave asignada se conservará y no podrá ser
utilizada por ningún otro centro de trabajo. Si el
inmueble a clausurar es un plantel educativo,
deberá cerrarse la vigencia en el Catálogo de
Centros de Trabajo, independientemente de que
existan alumnos que están en el proceso de
trámites de titulación de estudios.
2.- Las claves de centros de trabajo que se
asignan a escuelas particulares tendrán validez
ante la SEP o la autoridad educativa del estado,
solamente si disponen de la autorización o
reconocimiento de estudios respectivo otorgado
por las áreas de incorporación federales y
estatales o por instituciones autónomas. Estas
claves se otorgan por cada servicio educativo que
se proporcione en el inmueble y no podrán ser
utilizadas en los documentos oficiales que tengan
diferentes niveles educativos.
SIC
20
Secretaría de Educación Pública Baja California Sur
Clave del Procedimiento PROC-CE-002
Nombre del Procedimiento: Mantener actualizado el catálogo de inmuebles
Fecha: Noviembre 2020
Unidad Administrativa: Dirección de Planeación y Evaluación Educativa
Área Responsable: Coordinador de Estadística.
Versión: 1.0
Página: 3 de 3
Tiempo: 1 hora
Descripción de actividades
No. Responsable Actividad Documento de
Trabajo
6 Secretaria Notifica con oficio, a las áreas solicitantes los
movimientos realizados.
Oficio Interno
7 Informa con oficio a la Dirección Administrativa
de la SEP los movimientos realizados para que
active sus procedimientos.
Oficio Interno
Fin
21
Secretaría de Educación Pública Baja California Sur
Clave del Procedimiento PROC-CE-002
Nombre del Procedimiento: Mantener actualizado el catálogo de inmuebles
Fecha: Noviembre 2020
Unidad Administrativa: Dirección de Planeación y Evaluación Educativa
Área Responsable: Coordinador de Estadística.
Versión: 1.0
Página: 1 de 2
Tiempo: 1 hora
Diagrama de flujo
Coordinador de Estadística. Analista Programador
Administrativo Responsable de Apoyo
Logístico
INICIO
Recibe oficio debidamente
requisitado del nivel o unidad
administrativa 1
Requiere información
complementaria
Revisa los requisitos
necesarios para realizar
el movimiento 2
4
Si
No
No
3
Formato de CCT_NM
|
2
¿El formato viene favorablemente
requisitado?
Continua en la actividad no. 2.
22
Coordinador de Estadística. Analista Programador
Administrativo Responsable de Apoyo Logístico
Secretaría de Educación Pública Baja California Sur
Clave del Procedimiento PROC-CE-002
Nombre del Procedimiento: Mantener actualizado el catálogo de inmuebles
Fecha: Noviembre 2020
Unidad Administrativa: Dirección de Planeación y Evaluación Educativa
Área Responsable: Coordinador de Estadística.
Versión: 1.0
Página: 2 de 2
Tiempo: 1 hora
Diagrama de flujo
6
Notifica con oficio, al área
solicitante el movimiento
realizado.
Captura el registro en el portal
de inmuebles: Sistema de
Identificación de Centros.
5
1
FIN
7
Informa con oficio a la
Dirección Administrativa de la
SEP los movimientos
realizados para que active sus
procedimientos.
23
Anexo: Formato CCT_NM
24
25
Manual de Procedimientos
Dirección de Planeación y Evaluación Educativa
Coordinación de Estadística
Integración de la información estadística de Bibliotecas F912
La Paz, Baja California Sur, Noviembre del 2020.
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Secretaría de Educación Pública Baja California Sur
Clave del Procedimiento PROC-CE-003
Nombre del Procedimiento: Integración de la información estadística de Bibliotecas F912
Fecha: Noviembre 2020
Unidad Administrativa: Dirección de Planeación y Evaluación Educativa.
Área Responsable: Coordinador de Estadística.
Versión: 1.0
Página: 1 de 1
Objetivo: Captar, Procesar e integrar la Estadística de Bibliotecas
Escolares y Públicas ubicadas en los municipios del estado,
mediante el Sistema de Captura del Formato 912
Alcance: Bibliotecas ubicadas en las escuelas y bibliotecas públicas
municipales y estatales.
Normas de Operación: Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública,
publicado el 21 de enero del 2005 con reformas publicadas en el Diario Oficial de la Federación el 16 de enero de 2018, en el capítulo VII de las atribuciones genéricas de las direcciones generales y demás unidades administrativas, artículo 37; fracción VI
Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública del Estado de Baja California Sur. Art. 23, fracción XXII, Mantener actualizados los registros de capacidad física actual disponible de los inmuebles del sector educativo.
Ley Del Sistema Nacional De Información Estadística y Geográfica.
Manual Especifico de Organización de la Dirección de Planeación y Evaluación Educativa.
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Secretaría de Educación Pública Baja California Sur
Clave del Procedimiento PROC-CE-003
Nombre del Procedimiento: Integración de la información estadística de Bibliotecas F912
Fecha: Noviembre 2020
Unidad Administrativa: Dirección de Planeación y Evaluación Educativa
Área Responsable: Coordinador de Estadística.
Versión: 1.0
Página: 1 de 2
Tiempo: 3 meses
Descripción de actividades
No Responsable Actividad Documento de
Trabajo
1
Responsable de
Sistemas de
Información de
Media Superior y
Superior.
Recibe instrucción de la (DGPPyEE) con el
calendario de actividades para el proceso
del levantamiento estadístico de bibliotecas.
Comunicado.
2
Elabora oficios de todos las bibliotecas
escolares y públicas.
3
Envía oficio anexando cuestionarios, claves
de usuario y contraseña.
4
Realiza pruebas de funcionalidad del
sistema de captura f912.
5
Supervisa que las Instituciones Educativas
recaben y plasmen manualmente la
información que el cuestionario requiere.
Cuestionario
6
Analista
Programador
Administrativo
Monitorea, revisa y valida la captura de
información en el portal:
http://www.f912.sep.gob.mx.
Mes de febrero.
7
Asesora y apoya al personal de las
bibliotecas con la captura de la información.
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Secretaría de Educación Pública Baja California Sur
Clave del Procedimiento PROC-CE-003
Nombre del Procedimiento: Integración de la información estadística de Bibliotecas F912
Fecha: Noviembre 2020
Unidad Administrativa: Dirección de Planeación y Evaluación Educativa
Área Responsable: Coordinador de Estadística.
Versión: 1.0
Página: 2 de 2
Tiempo: 3 meses
Descripción de actividades
No. Responsable Actividad Documento de
Trabajo
8
¿Hay observaciones en la captura?
Si: Retorna a la actividad no. 6.
No. Continua con la actividad no. 10
9 Analista
Programador
Administrativo
Gestiona el trámite de viáticos y vehículo
del personal de estadística para el traslado
a los municipios del estado para recabar las
oficializaciones.
Oficio de
comisión
10 Responsable de
Apoyo Logístico Acude a los municipios para recabar los
acuses de oficialización.
11
Recibe los acuses de oficialización de captura de las bibliotecas que han finalizado su proceso.
Acuses de Oficialización
(Formato anexo)
13 Responsable de
Sistemas de
Información de Media
Superior y Superior
Integra de rezagos y/o atiende
inconsistencias.
14 Analista y
Programador
Administrativo
Procesa, analizar e integrar las bases con la
información estadística.
Tablas de Excel
15 Responsable de
Sistemas de
Información de Media
Superior y Superior
Difunde los resultados oficiales. Concentrado
estadístico de
bibliotecas
(Formato anexo)
Fin
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Secretaría de Educación Pública Baja California Sur
Clave del Procedimiento PROC-CE-003
Nombre del Procedimiento: Integración de la información estadística de Bibliotecas F912
Fecha: Noviembre 2020
Unidad Administrativa: Dirección de Planeación y Evaluación Educativa
Área Responsable: Coordinador de Estadística.
Versión: 1.0
Página: 1 de 3
Tiempo: 3 meses
Diagrama de Flujo
Responsable de Sistemas de Información de Media Superior y Superior.
Analista Programador
Administrativo Responsable de Apoyo logístico
INICIO
Recibe instrucción y
calendario de actividades.
1
3
Realiza pruebas de
funcionalidad de captura en el
portal 4
Supervisa que las Instituciones
Educativas con bibliotecas
recaben y plasmen manualmente
la información que el cuestionario
requiere. 5
2
Elabora oficios para bibliotecas
Públicas y Escolares.
Envía oficio a las bibliotecas
con calendario, clave de
usuario y contraseña.
2
30
Secretaría de Educación Pública Baja California Sur
Clave del Procedimiento PROC-CE-003
Nombre del Procedimiento: Integración de la información estadística de Bibliotecas F912
Fecha: Noviembre 2020
Unidad Administrativa: Dirección de Planeación y Evaluación Educativa
Área Responsable: Coordinador de Estadística.
Versión: 1.0
Página: 2 de 3
Tiempo: 3 meses
Diagrama de Flujo Responsable de Sistemas de
Información de Media Superior y Superior.
Analista Programador
Administrativo. Responsable de Apoyo logístico
Asesora y apoya en la captura a
las bibliotecas 7
Gestionar transporte y viáticos
para recoger las oficializaciones
en los municipios 9
¿Hay observaciones
en la captura?
8
NO
SI
1
6
Monitorea, revisa y valida la captura información en el portal:
http://www.f912.sep.gob.mx
Mes de Febrero.
Acudir a los municipios para recabar
los acuses de oficialización.
10
3
6
Recibir acuses de recibo de la
oficialización y finalización de
captura 11
31
Secretaría de Educación Pública Baja California Sur
Clave del Procedimiento PROC-CE-003
Nombre del Procedimiento: Mantener actualizado el catálogo de Bibliotecas F912
Fecha: Noviembre 2020
Unidad Administrativa: Dirección de Planeación y Evaluación Educativa
Área Responsable: Coordinador de Estadística
Versión: 1.0
Página: 3 de 3
Tiempo: 3 meses
Diagrama de Flujo
Responsable de Sistemas de
Información de Media Superior y
Superior.
Secretaria Coordinador de Estadística
Integración de rezagos y corrige
inconsistencias 12
Procesar, analizar e integrar
las bases de datos con la
información estadística de
biblioteca 13
Difusión de resultados finales
en todos los niveles y el portal
www.sepbcs.gob.mx 14
FIN
2
32
Anexo: Formato de oficialización de Bibliotecas.
33
Anexo: Concentrado estadístico de bibliotecas (1/2)
34
Anexo: Concentrado estadístico de bibliotecas (2/2)
35
V.- Bibliografía
Reglamento Interior de la Secretaría de Educación Pública. B.O.G.E. No. 37, de
fecha 10 de Agosto de 2020.
Manual de Organización de la Dirección de Planeación y Evaluación Educativa.
Guía técnica para la elaboración de Manuales de Procedimientos, Contraloría
General de Estado de Baja California Sur B.O.G.E. No. 17 del 10 de Abril de
2019.
36
VI.- Glosario
CONAFE: Consejo Nacional de Fomento Educativo. DES: Departamento de Evaluación y Seguimiento. DGEP.- Dirección General de Evaluación de Políticas DGPPyEE: Dirección General de Planeación, Programación y Estadística Educativa. Educación Básica (EB).- Abarca la formación escolar de los niños desde los tres a los quince años de edad y se cursa a lo largo de doce grados, distribuidos en tres niveles educativos: tres grados de educación preescolar, seis de educación primaria y tres de educación secundaria. Educación Media Superior (EMS).- Comprende el nivel de bachillerato entre los quince y los diecinueve años de edad. Organigrama, Gráfico que expresa en forma resumida la estructura orgánica de una dependencia o parte de ella, así como las relaciones entre las unidades que la componen.