Manual de Procedimientos · bienes inservibles, debiendo presentar un inventario detallado de...
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Jalapa, 11 de mayo de 2015 Manual de Procedimientos OFICINA MUNICIPAL DE CONTROL PATRIMONIAL; DAFIM. VERSION 1.0 MUNICIPALIDAD DE JALAPA ADJUNTO DOCUMENTOS: Anexo 1: Reglamento para el Manejo y Control de los Activos Fijos Municipales. Acta No. 80-29-10-2012. Anexo 2: Acuerdo Gubernativo Número 217-94 Anexo 3: Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad de Estado, Departamento de Contabilidad, de fecha 1 de diciembre de 1969. Anexo 4: Extracto del MAFIN I y II, y muestra de formularios: Recepción de Bienes y Servicios; Solicitud/Entrega de Bienes Aprobado por el Honorable Concejo Municipal, Acta No. 21-11-05-2015
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Jalapa, 11 de mayo de 2015
Manual de Procedimientos OFICINA MUNICIPAL DE CONTROL
PATRIMONIAL; DAFIM.
VERSION 1.0 MUNICIPALIDAD DE JALAPA
ADJUNTO DOCUMENTOS:
Anexo 1: Reglamento para el Manejo y Control de los Activos Fijos
Municipales. Acta No. 80-29-10-2012.
Anexo 2: Acuerdo Gubernativo Número 217-94
Anexo 3: Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad de Estado,
Departamento de Contabilidad, de fecha 1 de diciembre de 1969.
Anexo 4: Extracto del MAFIN I y II, y muestra de formularios: Recepción de
Bienes y Servicios; Solicitud/Entrega de Bienes
Aprobado por el Honorable Concejo Municipal, Acta No. 21-11-05-2015
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Contenido
DIRECTORIO: ....................................................................................................................................................... 3
COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y PARTICIPACION CIUDADANA ...... 3
EQUIPO TÉCNICO ................................................................................................................................................ 4
PRESENTACIÓN ................................................................................................................................................... 5
MARCO JURÍDICO: .............................................................................................................................................. 8
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMA: ........................................................................... 8
CÓDIGO MUNICIPAL: ...................................................................................................................................... 8
REGLAMENTO INTERNO: ................................................................................................................................ 8
CIRCULAR 3-57 DE LA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD DEL ESTADO ............................................................... 8
ACUERDO GUBERNATIVO NUMERO 217-94 REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS BIENES MUEBLES DE
LA ADMINSITRACIÓN PÚBLICA. ...................................................................................................................... 9
NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS. ........................................... 9
Misión: .............................................................................................................................................................. 10
Visión: ............................................................................................................................................................... 10
SECCION DE CONTROL PATRIMONIAL: ............................................................................................................. 11
Objetivos: ...................................................................................................................................................... 11
Funciones: ..................................................................................................................................................... 11
ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA DIRECCION DE ADMINISTRACIÒN FINANCIERA INTEGRAL MUNICIPAL Y DE LA
SECCION DE CONTROL PATRIMONIAL. ............................................................................................................. 12
PARTE I: ............................................................................................................................................................. 14
PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DE BIENES EN INVENTARIO .................................................................. 14
DE LA MUNICIPALIDAD DE JALAPA: .................................................................................................................. 14
INTRODUCCION: ........................................................................................................................................... 14
RESPONSABLES: ............................................................................................................................................ 15
DEFINICIONES: .............................................................................................................................................. 15
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA RECEPCIÓN, VERIFICACIÒN, REGISTRO Y ENTREGA DE BIENES EN
INVENTARIO DE LA MUNICIPALIDAD DE JALAPA: ............................................................................................. 16
RECEPCIÓN: .................................................................................................................................................. 16
VERIFICACION: .............................................................................................................................................. 17
REGISTRO: ..................................................................................................................................................... 17
ENTREGA DE BIENES: .................................................................................................................................... 19
ALMACENAMIENTO DE BIENES CARGADOS A INVENTARIOS: ...................................................................... 19
ELABORACION DE INVENTARIOS FISICOS A USUARIOS. ............................................................................... 20
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RENUNCIA, FALLECIMIENTO, DESTITUCIONES O TRASLADOS: ................................................................. 21
FALTANTE DE INVENTARIO: ...................................................................................................................... 22
TRASLADOS: .................................................................................................................................................. 22
TRASLADO INTERNO ENTRE RESPONSABLES DE LA MISMA SECCION O DIRECCION: ............................... 23
TRASLADO EXTERNO ENTRE DIRECCIONES: .............................................................................................. 23
PROCEDIMIENTO GENERAL DE BAJA DE BIENES MUEBLES DE INVENTARIO DE LA MUNICIPALIDAD DE JALAPA.
.......................................................................................................................................................................... 34
INTRODUCCION: ........................................................................................................................................... 34
RESPONSABLES: ............................................................................................................................................ 34
DEFINICIONES: .............................................................................................................................................. 34
OBJETIVOS: ................................................................................................................................................... 35
NORMAS DE CUMPLIMIENTO INTERNO: ...................................................................................................... 36
BAJA DE BIENES DE INVENTARIO: ................................................................................................................. 37
DESTRUCCIÓN E INCINERACIÓN DE BIENES, (NO FERROSOS): ..................................................................... 38
Conformación de expediente: ................................................................................................................... 38
BAJA DE BIENES METALICOS O FERROSOS: .................................................................................................. 39
DESUSO O PERMUTA: ................................................................................................................................... 40
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES MUEBLES DE INVENTARIO POR PÉRDIDA O ROBO DE LA
MUNICIPALIDAD DE JALAPA. ............................................................................................................................ 45
OBJETIVOS: ................................................................................................................................................... 45
NORMAS DE CUMPLIMIENTO INTERNO: ...................................................................................................... 45
PERDIDA: .................................................................................................................................................. 47
HURTO O ROBO: ....................................................................................................................................... 48
Conformación del Expediente: .................................................................................................................. 48
ROBO DE VEHICULOS: ............................................................................................................................... 49
DESTRUCCION POR FENOMENOS NATURALES: ........................................................................................ 50
DESTRUCCION DE BIENES MUNICIPALES EN ACCIDENTE: ............................................................................ 51
CASO FORTUITO:....................................................................................................................................... 51
ANEXOS: ........................................................................................................................................................... 54
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DIRECTORIO:
HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL
ADMINISTRACIÓN 2012-2016
Elmer Leonidas Guerra Calderón
Alcalde Municipal
Presidente del Concejo Municipal, Jalapa, Jalapa
COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y
PARTICIPACION CIUDADANA
Jorge Eduardo Godoy Morales
Presidente de Comisión
Mariano Rafael Lemus Portillo
Vicepresidente de Comisión
Se adhiere:
Marco Antonio García Hernández
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EQUIPO TÉCNICO
Luis Enrique Sandoval Menéndez
Gerente Municipal
Daniel Camposeco
Jefe de Recursos Humanos a.i.
Virgilio Mazariegos
Director Municipal de Planificación
Hilda Teresa Lucero Campos de Vásquez
Directora de Administración Financiera Integrada Municipal
Marcos Adán Marroquín
Director Municipal de Servicios Públicos y Transporte
Astrid Maribel Lucero
Gerencia de Programas Sociales y Fortalecimiento del poder local
Daniel Méndez
Director Municipal de la Policía Municipal de Tránsito
Gracias a la colaboración de:
Luis Enrique Galicia;
Encargado de la Sección de Control Patrimonial
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PRESENTACIÓN
Una de las principales metas de la actual administración ha sido el “Fortalecimiento
Institucional” para ello a través de la Gerencia Municipal se ha encomendado elaborar
y proporcionar a cada una de las Oficinas Municipales las herramientas
administrativas necesarias que le permita a cada uno de los empleados municipales
cumplir sus funciones, pero sobre todo que les permita brindar una atención al vecino
jalapaneco con: Cortesía, Eficiencia y Empatía.
Cortesía; porque merecemos un trato amable, cálido y amable, siempre con una
sonrisa y un saludo fraternal.
Eficiencia; porque nos debemos a quienes nos visitan y requieren que nuestros
servicios se realicen de una manera ágil y oportuna, facilitando las gestiones de los
vecinos.
Y con Empatía, porque todos como jalapanecos necesitamos que nos atiendan en
otras circunstancias, y por ello debemos tratar a quienes nos busquen de la misma
manera con que queremos ser tratados.
A continuación me permito presentarles El Manual de procedimientos de la Oficina
Municipal de Control patrimonial, o Control de Inventarios de la Municipalidad de
Jalapa.
Atentamente,
Prof. Elmer Leonidas Guerra Calderón
Alcalde Municipal
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La Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal, con el apoyo de la Gerencia
Municipal; y en cumplimiento del Reglamento para el Manejo y Control de los Activos Fijos
Municipales, presenta el siguiente Manual de Procedimientos para el Registro y Baja de
Bienes Muebles de Inventario de la Municipalidad de Jalapa, integrando lo siguiente:
1. Procedimiento para el Registro de Bienes de la Municipalidad de Jalapa. (artículo 6
del Reglamento para el Manejo y Control de los Activos Fijos Municipales).
2. Procedimiento General de Baja de Bienes Muebles de Inventario de la Municipalidad
de Jalapa. (artículo 12 del Reglamento para el Manejo y Control de los Activos Fijos
Municipales).
3. Procedimiento de Baja de Bienes Muebles de Inventario por Pérdida o Robo de la
Municipalidad de Jalapa. (artículo 22 del Reglamento para el Manejo y Control de los
Activos Fijos Municipales).
Así mismo, se presentan los objetivos y normas específicas por procedimiento.
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MARCO JURÍDICO:
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMA:
Artículo 253. Autonomía Municipal. Los municipios de la República de Guatemala,
son instituciones autónomas. Entre otras funciones les corresponde:
a. Elegir a sus propias autoridades.
b. Obtener y disponer de sus recursos y;
c. Atender los servicios públicos locales, el ordenamiento territorial de su jurisdicción
y el cumplimiento de sus fines propios.
Artículo 254. Gobierno Municipal. El gobierno municipal será ejercido por un concejo
el cual se integra con el alcalde, los síndicos y concejales, electos directamente por
sufragio universal y secreto para un período de cuatro años pudiendo ser reelectos.
CÓDIGO MUNICIPAL:
Artículo 35. Atribuciones generales del Concejo Municipal. Son atribuciones del Concejo
Municipal:
i) La emisión y aprobación de acuerdos, reglamentos y ordenanzas municipales.
REGLAMENTO INTERNO:
Reglamento interno para el manejo y control de los activos fijos municipales; aprobado
por el Concejo Municipal en acta No. 80-29-10-2012; punto Décimo “C”.
CIRCULAR 3-57 DE LA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD DEL ESTADO
La Dirección de contabilidad del Estado mantiene el propósito de que al cierre de
operaciones contables de cada ejercicio fiscal, se presente un inventario completo de los
bienes muebles e inmuebles del Estado, por lo que se previene a los jefes de oficina que no
se permitirán demoras en la rendición de los inventarios respectivos, y que por los medios
que dispone se deducirán, las responsabilidades consiguientes a los funcionarios o
empleados negligentes…..
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ACUERDO GUBERNATIVO NUMERO 217-94 REGLAMENTO DE INVENTARIOS DE LOS
BIENES MUEBLES DE LA ADMINSITRACIÓN PÚBLICA.
Las dependencias que tengan bienes muebles no utilizables o en desuso, por encontrarse
en mal estado, lo harán del conocimiento de la Autoridad Superior de que dependan, para
que ésta por el conducto correspondiente, solicite a la Dirección de Bienes del Estado y
Licitaciones del Ministerio de Finanzas Públicas, proceda al traslado, destrucción o trámite
de baja correspondiente.
NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS.
La Ley orgánica de la Contraloría General de Cuentas, señala que es el órgano rector del
control gubernamental; y que en ese contexto, es el responsable de normar el Control
Interno y Externo Gubernamental.
Congruente con esa función y responsabilidad institucionales, tanto el Decreto 101-97 del
Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto, en el artículo 1, inciso f, numeral
II, como el Decreto 114-97, también del Congreso de la República, Ley del Organismo
ejecutivo, en el artículo 24, se responsabiliza a la autoridad superior de todos los entes
públicos, de promover, organizar y fortalecer el control interno, con base en las normas
generales, emitidas por la Contraloría General de Cuentas.
NORMA NO. 1. NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL
Se refieren a los criterios técnicos y metodológicos aplicables a cualquier institución sujeta
a la fiscalización de la Contraloría General de Cuentas, independientemente de su magnitud
y de los sistemas en funcionamiento.
Las normas de aplicación general se refieren a: filosofía de control interno, estructura de
control interno, rectoría del control interno, funcionamiento de los sistemas, separación de
funciones, tipos de controles, evaluación del control interno y archivos.
1.10 MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de
manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las
diferentes actividades de la entidad.
Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan
manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y
aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo.
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Misión:
Garantizar las condiciones que permitan incrementar el desarrollo local, brindando
mejores servicios e impulsando la participación ciudadana en el municipio.
Visión:
Hacer de Jalapa un municipio moderno, en armonía con el medio ambiente, que
permita brindar seguridad y una vida digna, sustentable y sostenible a sus habitantes.
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SECCION DE CONTROL PATRIMONIAL:
Según el Manual de Organización, de la Municipalidad de Jalapa, aprobado por el Honorable
Concejo Municipal, mediante acta No. 50-25-06-2012; es la sección encargada de llevar
registro y control de los bienes muebles e inmuebles a nombre de la Municipalidad de
Jalapa, perteneciente a la Dirección de Administración Financiera Integral Municipal.
Objetivos:
a. Registrar todos los bienes muebles e inmuebles a nombre de la Municipalidad de
Jalapa.
b. Llevar registro y control de los movimientos que se generan en las alzas y bajas de los
bienes.
c. Coordinar y gestionar mantenimiento preventivo al mobiliario y equipo para garantizar
su buena operatoria.
Funciones:
a. Recibir los Activos de la Municipalidad de Jalapa.
b. Codificar todos los bienes del inventario.
c. Registrar y mantener actualizado el libro de inventarios, de los ingresos y egresos de
bienes muebles e inmuebles, ya sea adquiridos por fondos propios o por otras
fuentes.
d. Elaborar y actualizar las Tarjetas de Responsabilidad autorizadas por la Contraloría
General de Cuentas, (alzas, bajas y traslados de bienes) para todo funcionario (a),
empleado (a) que tome posesión de un puesto de trabajo, cese su actividad y/o se
traslade a otro puesto dentro de la Municipalidad de Jalapa.
e. Realizar los trámites para solicitar autorización de los formatos y documentos de la
sección de Control Patrimonial ante la Contraloría General de Cuentas y otras
entidades.
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f. Efectuar periódicamente inventarios físicos de los bienes que integran el rubro de
inventarios.
g. Elaborar el Informe anual de Activos fijos de la Municipalidad de Jalapa, para ser
entregado a la Dirección de Bienes del Estado y otras instancias, siendo responsables
del cumplimiento de los plazos de tiempo para la entrega del mismo.
h. Suscribir y certificar las actas relacionadas con los bienes de inventario.
i. Dar de baja a los bienes activos de la Municipalidad de Jalapa, por pérdida, robo,
deterioro, destrucción, etc. Siguiendo el procedimiento legal correspondiente.
j. Establecer el sistema de Control de vehículos propiedad de la Municipalidad de
Jalapa, conjuntamente con la Dirección de Servicios Públicos Municipales y
Transporte, y la Dirección de la Policía Municipal de Tránsito.
k. Gestionar, registrar y controlar el pago de impuestos por calcomanías y placas de los
vehículos propiedad de la Municipalidad de Jalapa, conjuntamente con la Dirección
de Servicios Públicos Municipales y Transporte y la Dirección de la Policía Municipal
de Tránsito.
l. Velar por el adecuado almacenamiento de los bienes activos a su cargo, y controlar
y custodiar los Activos Fijos que se encuentren en tránsito.
m. Elaborar informes mensuales de las alzas y bajas de los bienes.
n. Gestionar ante el Honorable Concejo Municipal sobre la destrucción o venta de los
bienes inservibles, debiendo presentar un inventario detallado de dichos bienes.
o. Otras funciones que le sean asignadas por el Alcalde Municipal, Gerente Municipal
y/o Directora de Administración Financiera Integrada Municipal.
ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA DIRECCION DE ADMINISTRACIÒN FINANCIERA INTEGRAL
MUNICIPAL Y DE LA SECCION DE CONTROL PATRIMONIAL.
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Directora DAFIM
Sección Administrativa
Compras
Almacén de Suministros
Bodega de Materiales
Control Patrimonial
Sección Financiera
Presupuesto Contabilidad Tesorería
Receptoría
7-B
31-B
Pagos
Emisión de Cheques
Auxiliar de la DAFIM
Secretaria DAFIM
Encargado de Control
Patrimonial
Auxiliar de Control Patrimonial
Encargado de Bodega de Bienes
en Desuso
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PARTE I: PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DE BIENES EN
INVENTARIO
DE LA MUNICIPALIDAD DE JALAPA:
INTRODUCCION:
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En el presente manual se detallan las actividades que deben seguir en la Sección de
Control Patrimonial de la Dirección de Administración Financiera Integral Municipal, de la
Municipalidad de Jalapa, para realizar la recepción, verificación, registro y entrega de bienes.
RESPONSABLES:
Encargado de la Sección de Inventario de Activos;
Encargados de Oficinas Municipales;
Directores Municipales.
Gerente Municipal.
Alcalde Municipal.
DEFINICIONES:
KARDEX: Documento utilizado para control de existencias de bienes o suministros en
almacén.
SICOINGL: Sistema de Contabilidad Integrada, que permite realizar los registros de alzas y
bajas, para controlar el inventario.
REQUERIMIENTO: Solicitud de Materiales, suministros, mobiliario y equipo.
FORMULARIO DE SOLICITUD/RECEPCIÓN/ENTREGA DE BIENES Y SERVICIOS: Único
documento autorizado para efectuar ingresos y egresos a almacén e inventario,
independientemente si es por venta, donación o traslado.
DONACIÓN: Acción de trasladar bienes de una Dependencia a otra con la debida
autorización de Bienes del Estado y Licitaciones, del Ministerio de Finanzas Públicas.
EMPLEADO MUNICIPAL:
Persona que percibe sueldo o salario por retribución de alguna tarea, en sus diferentes
formas de contratación (011, 021, 022, 031). Excepto personal contratado bajo el renglón
029.
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PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA RECEPCIÓN, VERIFICACIÒN, REGISTRO Y ENTREGA
DE BIENES EN INVENTARIO DE LA MUNICIPALIDAD DE JALAPA:
RECEPCIÓN:
El Encargado y/o Auxiliar de Control Patrimonial, recibe del Encargado/Auxiliar de
Compras copia de la “Orden de Compra” con la fecha y hora de recepción del bien.
El Encargado y/o Auxiliar de Control Patrimonial se presenta en la fecha y hora
establecida a la Sección de Almacén de Suministros o a la Bodega de Materiales; para la
recepción del bien o en la fecha que el proveedor entregue el producto. El Encargado de
Inventarios identifica el valor, número de serie, modelo, marca, color, materiales,
características particulares de cada bien para su descripción, en la “Tarjeta de
Responsabilidad” y en el Libro de Control de Inventarios” autorizador por la Contraloría
General de Cuentas.
En el caso de donación, el Encargado de Inventarios recibe del Secretario Municipal
oficio que indica los bienes, lugar de ubicación y persona responsable, para la recepción
conjuntamente con el Encargado del Almacén o Encargado de Bodega. El Encargado de
Inventarios realiza las actividades de verificación para la recepción.
En el caso de préstamo de un bien para el servicio de la Municipalidad de Jalapa, el
Encargado de Inventarios recibe del Alcalde Municipal oficio que indica el o los bienes
prestados, lugar a donde distribuirlos y persona responsable de recibir el bien.
NOTA: Cuando nos referimos a préstamo no aplica a personas individuales.
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VERIFICACION:
El Encargado de Control Patrimonial al momento de la verificación del bien, apoyado
por el experto que es nombrado por el Alcalde Municipal, revisan las características físicas
de bien, número de serie, modelo, marca, color, materiales y características particulares,
establecidas en la orden de compra o en las bases de Cotización y/o licitación, según sea el
caso. Para garantizar que lo requerido sea lo que haya sido recibido.
Para el caso de donaciones, se verifica el bien contra las características descritas en
el oficio o convenio; enviado por el Alcalde Municipal y/o Secretario Municipal.
Cuando la donación incluya bienes en mal estado, el Encargado de Inventarios no
recibe el bien, anota el motivo en “Acta de Donación” en “Libro de Actas” autorizado por la
Contraloría General de Cuentas de la Sección de Inventarios e informa al Director de
Administración Financiera y al donador para el retiro del bien. En caso que el donador no
retire el bien, se envía certificación del Acta firmada por el Director de la DAFIM; y oficio que
describe el caso dirigido a la Delegación Departamental de la Contraloría General de
Cuentas, para informar el motivo por el cual no se da ingreso al registro de inventario.
REGISTRO:
El Encargado de Control Patrimonial, recibe del Encargado de Almacén o Encargado
de Bodega, copia de la factura y original de la “Solicitud/ Recepción/ Entrega de Bienes y
Servicios”.
En el caso de donación, el Encargado de Inventarios elabora “Acta de Recepción” en
el Libro de Actas, autorizador por la Contraloría General de Cuentas del Departamento de
Inventarios, en el cual registra el número y serie de la factura, nombre del proveedor, valor
en quetzales, fecha de la factura, número de serie, modelo, marca, color, tipo de material y
características particulares del bien. En el “Acta de Recepción” comparece el Encargado de
Inventarios; Auxiliar de Inventarios, Encargado de Almacén; Director de Administración
Financiera y Alcalde Municipal. En caso de ausencia del alcalde, el Gerente Municipal podrá
comparecer.
Si en una donación no se recibe un documento que respalde el valor del bien, el
Encarado de Inventarios procede a solicitar directamente a la Institución Donante,
documento con información del valor del bien (factura, acta o documento que respalde el
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monto); si no lo tiene, se procede a cotizar en el mercado y valuar el bien según precio de
mercado (el precio más bajo), si no es posible se notifica a la Dirección de Bienes del Estado
y Licitaciones para que asignen un valuador.
El Encargado de Control Patrimonial registra los bienes en el “Libro control de
inventarios” autorizado por la Contraloría General de Cuentas, anotando el número, fecha
de ingreso, cantidad, descripción, número y nombre de la cuenta a la que pertenece el bien,
total del bien y total acumulado.
En la “Solicitud/ Recepción/ Entrega de Bienes y Servicios”, el Encargado de
Inventarios debe llenar las siguientes casillas:
a. Folio libro inventario,
b. Nomenclatura de cuentas
c. Firma y sello del Encargado de Inventarios (debe estar contratado bajo el renglón
presupuestario 011 “Personal permanente” o 022 “Personal Temporal”
El Encargado de Inventarios completa los datos anteriormente mencionados en el
formulario de Solicitud/Recepción/Entrega de Bienes y Servicios; firma, sella y traslada al
Encargado de Almacén o al Encargado de Bodega (según corresponda); adjuntando la
“Constancia de Inventarios” emitida por el Encargado.
El Encargado de Inventarios archiva la copia de la “Solicitud/ Recepción/ Entrega de
Bienes y Servicios”; fotocopia de la factura; Constancia de Inventarios e identifica el bien.
Para el caso de los bienes que soliciten certificación de Ingresos a
Inventario/Certificación de Inventario; el Encargado de Inventarios elabora la “Certificación
de Inventario” agrega las características, número de folio y libro donde se encuentra
registrado, firma, sella y entrega al solicitante.
NOTA: Cuando el bien no tenga responsable, el Encargado de Inventarios registra como
responsable de la custodia y resguardo del bien a la persona que realiza la solicitud de la
adquisición de los bienes.
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ENTREGA DE BIENES:
El Encargado de Control Patrimonial recibe del Encargado de Almacén o Encargado
de Bodega; el formulario de Recepción/Entrega de Bienes y Servicios; el Encargado de
Inventarios se comunica con la persona que solicitó la compra del bien, para identificar al
responsable de la custodia del bien y procede a realizar el registro correspondiente en la
“Tarjeta de Responsabilidad” autorizada por la Contraloría General de Cuentas. Si no cuenta
con “Tarjeta de Responsabilidad” a su nombre se procede a la apertura de una tarjeta al
usuario, en la que se hace el registro de los bienes correspondientes, la fecha de operación,
número de inventario generado por el SICOINGL; (si se contara con la opción y con la
herramienta informática) cantidad de bienes, descripción del bien, valor, firma del
responsable, firma y observaciones del Encargado de Inventario y traslada al responsable
del bien para firma.
NOTA: Debe existir una “Tarjeta de Responsabilidad” por persona o personas salvo el caso
que esta se encuentre llena se procede a la apertura de una nueva.
El responsable del bien recibe del Encargado de Control Patrimonial la “Tarjeta de
Responsabilidad” y verifica los registros contra los bienes físicos, si el registro de los bienes
es correcto procede a firmar y la traslada al Encargado o Auxiliar de Control Patrimonial.
Si el responsable encuentra algún error en el registro de los bienes en la “Tarjeta de
Responsabilidad”; solicita la enmienda al Encargado o al Auxiliar de Control Patrimonial.
El Auxiliar de Inventarios entrega al responsable del resguardo del bien una fotocopia
de la “Tarjeta de Responsabilidad” y envía otra copia al Departamento de Recursos Humanos
para que sea incluido dentro de su archivo personal.
NOTA: El Encargado de Control Patrimonial al momento de realizar cualquier cambio en la
“Tarjeta de Responsabilidad” o al elaborar una nueva, debe entregar una fotocopia al usuario
o responsable del bien, y debe estar debidamente firmada.
Todo el personal es responsable del mobiliario y equipo al cual fue asignado no
importando su forma de contratación, a excepción de personas contratadas bajo el renglón
“029”; quienes por no considerarse empleados no pueden tener responsabilidad de bienes.
ALMACENAMIENTO DE BIENES CARGADOS A INVENTARIOS:
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El Encargado de Control Patrimonial recibe la “Solicitud Baja de Bienes” del
responsable; debidamente aprobado por el Director Municipal; que ya no utilice los bienes
registrados en su “Tarjeta de Responsabilidad” para que sean descargados de la misma.
El Encargado o Auxiliar de Control patrimonial revisa la “Solicitud de Baja de Bienes”
y procede a realizar la descarga del bien en la “Tarjeta de Responsabilidad” y verifica si existe
otro usuario interesado en el mismo, si existe debe realizar el procedimiento ya descrito para
cargarlo a la “Tarjeta de Responsabilidad” del otro usuario.
Si el bien se va a mantener en la Unidad o Sección del anterior usuario, debe ser
cargado al Jefe Inmediato de la Unidad o Sección, mientras se informa quien es el nuevo
responsable, debiendo llenar el Jefe o Encargado Municipal, la “Solicitud de Baja de Bienes”
Si no existe usuario responsable a quien cargar el bien, el Encargado de Control
Patrimonial con visto bueno del Director de Administración Financiera traslada a la bodega
o sección de inventarios y se carga a la tarjeta de responsabilidad del Encargado de la
Bodega de Activos en desuso y/o Auxiliar de Inventarios con esas funciones.
Si el bien se encuentra en mal estado se inicia la baja de inventario, según las
actividades descritas en el “Procedimiento General de Baja de Bienes de Inventario”.
Si la sección de inventarios cuenta con una bodega de inventarios en desuso o
bodega de equipos obsoletos, para su almacenamiento debe cumplir con los criterios
establecidos en el MAFIN I y MAFIN II para el resguardo y almacenaje de bienes municipales.
Para el caso de solicitudes de descarga de equipo de cómputo, vehículos, equipo
médico, etc. el encargado de inventarios debe solicitar dictamen del especialista para
determinar si el equipo se encuentra en buenas condiciones o no.
El Encargado de Inventarios o el Auxiliar designado, durante el año debe realizar un
inventario físico, el cual debe presentar en los primeros 15 días del mes de enero del
siguiente año, debiendo completar los “Formularios de Inventario FIN01 Y FIN02” y
presentarlos a la Dirección de Bienes del Estado y Licitaciones del Ministerio de Finanzas
Públicas y copia a la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas
Públicas.
ELABORACION DE INVENTARIOS FISICOS A USUARIOS.
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El Encargado de Control Patrimonial, frecuentemente debe realizar inspección física
de los bienes cargados a los empleados municipales, para ello debe presentarse con
nombramiento del Director de Administración Financiera Integral Municipal y/o Gerente
Municipal; copia de la tarjeta de responsabilidad y libro de actas, para verificar que todos
los bienes en poder del empleado se encuentren registrados en la Tarjeta de
Responsabilidad. Caso contrario deberá actualizar la misma.
RENUNCIA, FALLECIMIENTO, DESTITUCIONES O TRASLADOS:
El Encargado de Control Patrimonial recibe del Departamento de Recursos Humanos,
fotocopia de la resolución de renuncia, destitución o traslado, indicando la fecha que dejará
de laborar el o los responsables de los bienes.
El Encargado de Control Patrimonial o el Auxiliar de la sección, se presenta en la
fecha antes descrita al lugar de trabajo del responsable de los bienes, Si el responsable de
los bienes se encuentra presente se realiza el inventario de los bienes asignados contra los
registrados en la “Tarjeta de Responsabilidad” correspondiente y firma de aceptado.
Para el caso de fallecimiento del responsable, el Encargado de Control Patrimonial
recibe del Departamento de Recursos Humanos, notificación por escrito; el Encargado de
Control Patrimonial, se presenta a la Dirección, Unidad o Sección del responsable y realiza
el inventario de los bienes asignados contra los registrados en la “Tarjeta de
Responsabilidad” conjuntamente con el Encargado o Jefe Inmediato Superior; Revisan y
firman la Tarjeta de responsabilidad de aceptado.
Si no se encuentra el responsable de los bienes; por haber sido destituido la revisión
deberá realizarse en presencia de algún compañero de trabajo, por el Director de la Sección
y el Encargado de Inventarios.
Si los bienes serán asignados a un nuevo responsable, se procede a elaborar nueva
“Tarjeta de Responsabilidad” al nuevo responsable.
Para el caso del personal que deja a otra persona como responsable de su equipo
durante su ausencia por vacaciones y/o suspensiones de más de 10 días hábiles, el
Encargado de Control Patrimonial recibe del responsable de los bienes, oficio de solicitud
que contiene motivo de la solicitud del traslado del bien durante su ausencia, nombre del
responsable que lo utilizará, firma de solicitado y firma de visto bueno del Director de la
22
Sección. Para que el Encargado de inventarios haga el registro de la tarjeta de
responsabilidad correspondiente. El Encargado de Control Patrimonial actualiza las Tarjetas
correspondientes, si el responsable no envía el oficio, queda bajo su responsabilidad los
bienes registrados en su Tarjeta, durante su ausencia.
FALTANTE DE INVENTARIO:
El Encargado de Control Patrimonial y/o auxiliar; realizan el inventario de los bienes
asignados contra los registros en las “Tarjetas de Responsabilidad” correspondiente y si
existe uno o varios faltantes, el Encargado y Auxiliar de Control Patrimonial proceden a
elaborar el “Acta” correspondiente en el “Libro de Actas” autorizado por la Contraloría
general de Cuentas, donde se describen los bienes faltantes con sus valores y la solicitud de
reposición del bien al responsable con las mismas o mejores características; el Encargado
de Control Patrimonial firma y traslada una certificación del “Acta” al Director de
Administración Financiera y al Director del Departamento de Recursos Humanos. El
responsable del bien o bienes faltantes tiene 15 días calendario para la reposición del bien.
El responsable del bien (o bienes) faltantes entrega al Encargado de Control
Patrimonial el bien (o bienes). El Encargado de Inventario procede a solicitar dictamen de
un experto para identificar que las nuevas características del bien sean las mismas o mejores
del faltante y se procede a elaborar “Acta”, en “Libro de Actas” autorizado por la CGC; donde
se describen las nuevas características de bien y procede a conformar el expediente para
solicitar la baja del bien extraviado y el ingreso del nuevo bien, al Concejo Municipal.
Al recibir la Resolución del Honorable Concejo Municipal, se procede a dar de baja
el bien extraviado en el inventario según las actividades descritas en el Manual de
procedimientos para la Baja de Bienes de Inventario” e ingresar el bien repuesto en el “Libro
de Actas”, y Tarjeta de Responsabilidad.
Si no se reintegra el bien (o bienes) en el tiempo establecido el Encargado de Control
Patrimonial traslada el expediente al Director de Administración Financiera para que sea
enviado al Departamento Jurídico para el proceso de cobro correspondiente.
TRASLADOS:
23
Se entiende por “Traslados”, al momento en que se hace necesario asignar un bien
mueble a otro empleado municipal; una vez que el empleado que tenga bajo su
responsabilidad el bien ya no lo utilice.
TRASLADO INTERNO ENTRE RESPONSABLES DE LA MISMA SECCION O DIRECCION:
El interesado que recibe el bien elabora la “Solicitud de traslado de Bienes” la cual
debe ser firmada por el responsable que entrega el bien con visto bueno del Director de la
Sección y el interesado traslada al Encargado de Control Patrimonial que procede a registrar
el descargo en la “Tarjeta de Responsabilidad” del responsable que entrega el bien y registra
la operación en el libro auxiliar, luego carga el bien en la “Tarjeta de Responsabilidad” de la
persona que recibe el bien.
El Encargado de Inventario, traslada la “Tarjeta de Responsabilidad” en original y
fotocopia a los involucrados para su firma correspondiente.
TRASLADO EXTERNO ENTRE DIRECCIONES:
El Director de la Sección Interesada envía al Encargado de Control Patrimonial oficio
solicitando el traslado de los bienes, debiendo incluir en la solicitud: Descripción del bien, la
razón del traslado y el monto del o los bienes solicitados.
El Encargado de Control Patrimonial recibe el oficio y procede a elaborar el “Acta de
Entrega y Recepción” en el “Libro de Actas” u “Hojas Movibles” autorizado por la Contraloría
General de cuentas, con la descripción de o los bienes, el o los valores, el motivo del traslado
y las firmas de los Directores (Director que Recibe, Director que entrega), y del Encargado
de Inventarios.
El Encargado de Inventarios envía el expediente completo al Alcalde Municipal, quien
podrá delegar al Gerente Municipal para su aprobación final; debiendo incluir:
a. Oficio de Solicitud del Traslado.
b. Certificación del “Acta de Entrega y Recepción” que debe contener el motivo del
traslado, la descripción del bien y el valor del mismo.
c. Certificación de Inventario del bien a trasladar por parte de la Sección que Entrega.
d. Oficio dirigido al Alcalde Municipal; solicitando que apruebe el traslado
correspondiente, por medio de “Resolución de Aprobación”. (La Resolución de
24
aprobación de traslado puede ser aprobada por el Gerente Municipal, en ausencia
del Alcalde Municipal).
Si el Alcalde Municipal y/o Gerente Municipal, aprueba el traslado del bien; el
Encargado de Control Patrimonial recibe la Resolución de Aprobación; posteriormente
trasladan el bien y procede a los registros correspondientes de Baja y Alza en las Tarjetas de
Responsabilidad correspondientes y en el Libro de Control de Inventarios;, si fuera necesario.
25
PRP-INV-001 RECEPCIÓN DE BIENES
Encargada de ComprasEncargado de
InventariosEncargado de
Almacén
Fase
INICIO
Emite Orden de Compra y envía
copia a la Sección de Control patrimonial
Recibe copia de la Orden de Compra con la fecha y hora de recepción del
bien.
Se presenta al Almacén en la fecha y hora establecida
para RECIBIR el bien
Realiza el procedimiento de Recepción, según lo indica el MAFIN I y II
PRP-INV-002
26
PRP-INV-002 VERIFICACION DE LOS BIENES
Encargado de Inventarios Experto nombrado por el Alcalde
Fase
PRP-INV-001
Solicita apoyo de un experto para
verificar el Bien
Recibe nombramiento
del Alcalde para
presentarse a verificar el
Bien
Verifica que el bien, cumpla con las características
físicas solicitadas y/o establecidas en la orden de compra,
bases de cotización y/o Licitación
PRP-INV-003
27
PRP-INV-003 REGISTRO DE LOS BIENES
ENCARGADO DE INVENTARIOS
ENCARGADO DE ALMACEN/BODEGA
Fase
PRP-INV-002
Recibe dictamen del Experto o del
Almacén de haber recibido el bien con las características
solicitadas
Envia fotocopia de la
Factura y el formulario de
Solicitud/Recepción
Registra en el Libro Auxiliar y emite la
Tarjeta de Responsabilidad
Archiva los documentos
PRP-INV-004
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PRP-INV-004 ENTREGA DE BIENES
Encargado de Inventarios
Empleado Municipal
Fase
PRP-INV-003
Informa al Empleado municipal solicitante que debe
pasar a recoger el Bien solicitado
Revisa el Bien, y firma de recibido en el Almacén/Bodega
Emite la Tarjeta de Responsabilidad o
incluye el Bien en la tarjeta existente a
nombre del Empleado
Entrega Fotocopia de la Tarjeta, al
Empleado Municipal
Recibe copia de la Tarjeta de
Responsabilidad, debidamente
firmada y sellada
FIN
29
PRP-INV-005 ALMACENAMIENTO DE BIENES CARGADOS A INVENTARIOS
Empleado/Director Municipal
Encargado de Inventarios
Auxiliar de Inventarios
Fase
INICIO
Solicita Baja de Bienes con Visto
Bueno del Director
Revisa la Solicitud, verifica los datos
con el Bien y solicita autorización
Descarga de la Tarjeta de
Responsabilidad
Verifica sino existe otro empleado
interesado en el Bien
Emite oficio con Visto bueno del
Director de AFIM, de traslado al
Almacén de Activos, para su resguardo
Recibe el oficio, y los bienes para ser
resguardados
Ubica el bien, en un lugar seguro, si aun
es utilizable.
Si no se encuentra en buen estado, gestiona la Baja
definitiva.
FIN
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PRP-INV-006 ELABORACIÓN DE INVENTARIOS FISICIOS
Encargado de Inventarios
Empleados Municipales Auditoría Interna
Fase
INICIO
Selecciona varias tarjetas de
responsabilidad
Solicita al Director de la AFIM,
nombramiento para realizar inspección
fisica
Se presenta a la oficina seleccionada
y presenta el nombramiento
Recibe nombramiento y
junto con el Encargado de
Inventarios verifican la Tarjeta de
Responsabilidad y los Bienes
Actualiza la tarjeta de responsabilidad
o establece faltantes
Emite informe a la Auditoría Interna sobre los resultados
Emite Dictamen sobre faltantes, e
informa al Concejo Municipal
FIN
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PRP-INV-007 RENUNCIA, FALLEMIENTO, DESTITUCIONES O TRASLADOS
Departamento de Recursos Humanos
Encargado de Inventarios DAFIM
Fase
INICIO
Envía copia de la Resolución de
Renuncia, destitución o traslado del
empleado municipal
Se presenta al lugar de trabajo del
Empleado municipal para recibir los
Bienes
Realiza descarga de la Tarjeta de
Responsabilidad y solicita firma de
Aceptado.
Emite Constancia de “Solvencia” para proceder con el
tramite de Indemnización
Realiza procediimiento de
Indemnización laboral
FIN
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PRP-INV-008 FALTANTES EN EL INVENTARIO
Encargado de Inventarios
Auditoria Interna / Recursos Humanos
Empleado Municipal
Fase
INICIO
Revisa las tarjetas de Responsabilidad
contra los bienes físicos
Si se determina FALTANTES, emite acta y la traslada a la DAFIM, RRHH y Auditoría Interna
Emite Dictamen, en base al Reglamento
Interno estableciendo la
Responsabilidad del Empleado
Si hay responsabilidad,
adquiere el bien con las mismas
características y las entrega al
Encargado de Inventarios
Registra el nuevo bien y descarga el anterior previo a recibir Resolución
del Concejo Municipal para dar de baja por perdida
o extravio
Sino se repone el bien, se debe realizar cobro
jurídico
FIN
33
PARTE II: PROCEDIMIENTO GENERAL DE BAJA DE BIENES
MUEBLES DE INVENTARIO DE LA MUNICIPALIDAD DE JALAPA.
34
PROCEDIMIENTO GENERAL DE BAJA DE BIENES MUEBLES DE INVENTARIO DE LA
MUNICIPALIDAD DE JALAPA.
INTRODUCCION:
El Manual de procedimientos General de Baja de Bienes Muebles de Inventario de la
Municipalidad de Jalapa, tiene como objetivo orientar las actividades que los
encargados de inventario deben realizar para gestionar la baja del inventario de los
bienes que por destrucción, hurto, robo o accidente entre otros no permita seguir
utilizándolo, de acuerdo al Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la
Administración Pública, (Acuerdo Gubernativo No. 217-94).
RESPONSABLES:
Encargado de la Sección de Control Patrimonial (Inventario de Activos).
Director de Administración Financiera Integral Municipal –DAFIM-
Directores Municipales
Gerente Municipal.
Empleados Municipales.
DEFINICIONES:
1. Bienes Fungibles: Son todos aquellos bienes que pueden ser reemplazados o
sustituidos fácilmente por otros de la misma especie, calidad, cantidad, número,
medida y valor, o que se deterioran fácilmente (Artículo 454 Código Civil). Por
regla general, son aquellos bienes que por su naturaleza se consumen con el uso
y cuya vida no es mayor de dos años. Estos bienes por su naturaleza y corta vida
útil no deben figurar en el inventario.
2. Bienes No Fungibles: Son todos aquellos que no pueden ser sustituidos por
otros de la misma especie, calidad y cantidad, si se reemplazan pueden cambiar
su valor, cantidad y calidad, que son menos susceptibles al rápido deterioro y
pueden tener cierta durabilidad en cuanto a su existencia.
3. Resolución: Documento Oficial, en el cual se emite (da) un fallo por parte de
autoridad competente.
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OBJETIVOS:
1. Normar los pasos a seguir en el control, registro y baja de los bienes de inventario
de la Municipalidad de Jalapa, de conformidad con lo estipulado en el Reglamento
para el Manejo y Control de los Activos Fijos Municipales”.
2. Proporcionar un instrumento administrativo que permita a las diferentes
dependencias de la Municipalidad, agilizar el trámite de baja de bienes de inventario
en forma eficiente.
3. Estandarizar el trámite de baja de bienes de inventario en las diferentes
dependencias de la Municipalidad de Jalapa y a la Sección responsable directa de
realizar dicho proceso.
4. Contribuir a que se disponga del espacio físico que puedan estar ocupando bienes
en desuso, obsoletos, deteriorados, en mal estado o el desecho de los mismos.
5. Apoyar a los empleados y funcionarios municipales, en no mantener
innecesariamente responsabilidad derivada de la tenencia y custodia de bienes en
desuso y que deben ser dados de baja.
6. Observar que los registros contables relativos al patrimonio municipal, estén
respaldados con los bienes de inventario que realmente se encuentren en uso y a
disposición para la realización de sus atribuciones por parte del personal municipal.
7. Mantener actualizado el inventario físico de bienes muebles de inventario de la
municipalidad, de tal forma que su saldo sea real y razonable.
36
NORMAS DE CUMPLIMIENTO INTERNO:
1. La Sección de Inventarios de la DAFIM; debe realizar el proceso de baja de bienes
muebles de inventario, debiendo observar y cumplir con las disposiciones
obligatorias según “Reglamento para el Manejo y Control de los Activos Fijos
Municipales”.
2. Las autoridades administrativas Municipales de conformidad con el Artículo 12 del
Reglamento para el Manejo y Control de los Activos Fijos Municipales, tendrán
potestad de autorizar la baja de bienes inventariables, debiendo hacerlo constar en
Acta Administrativa (dicho registro autorizado por la Contraloría General de
Cuentas); mientras que en caso de Bienes Fungibles (No Inventariables), su baja será
autorizada directamente por el Alcalde Municipal y hacerlo del conocimiento del
Departamento de Contabilidad para la operatoria en el registro pertinente.
3. Todo proceso de baja de bienes muebles de inventario a tramitarse en el transcurso
de un ejercicio contable, debe iniciarse a solicitud de parte interesada. Sin embargo
el Encargado de Inventarios o el Auxiliar de Inventarios, de oficio y previo al cierre de
operaciones anuales, realizará la verificación física de los bienes muebles de
inventario de la Municipalidad de Jalapa, pudiendo gestionar proceso de baja de
todos aquellos bienes que lo ameriten, y conciliará su saldo con el personal
designado para el efecto en el Departamento de Contabilidad, a efecto de mantener
depurado y conciliado su saldo antes del 31 de diciembre de cada año.
4. Para dar de baja del inventario a bienes muebles propiedad de la Municipalidad de
Jalapa, con componentes eléctricos, electrónicos, mecánicos, o equipo médico
quirúrgico entre otros, es necesario contar con un informe técnico favorable emitido
por técnico o profesional afín a la naturaleza del bien existente en cualquier
dependencia municipal y a falta de ellos dentro de la institución, el de una empresa
externa que tenga conocimiento en la materia.
5. Todo expediente de baja se integrará como mínimo con: a) solicitud de la sección
solicitante al Alcalde Municipal y/ Concejo Municipal, (a quien corresponda), b)
informe técnico favorable a la baja, emitido por experto en la materia en atención a
la naturaleza del bien, cuando procediera c) pronunciamiento de Auditoría Interna,
definiendo si es con o responsabilidad del usuario o del personal asignado a su
seguridad, d) autorización de la autoridad competente, y d) Solicitud de
regularización contable para su rebaja del patrimonio municipal.
6. La restitución de bienes muebles constituye causa de trámite de baja de inventario,
al tener que dejarse consignado en los registros auxiliares pertinentes, las
características del nuevo bien que no necesariamente serán las mismas del bien
repuesto; debiendo ser aceptada por el Director de la Sección; previo informe
técnico sobre si sus características son equivalentes o mejores, lo cual se hará constar
37
en Acta Administrativa, debiendo ser firmada por el Director, el interesado y el
encargado del control y registro de tales bienes, debiendo también elaborarse una
nueva tarjeta de responsabilidad, razonarse y cancelarse la existente, razonar el
registro de inventario del bien restituido y poner a disposición el nuevo bien.
7. Para el caso específico de vehículos en desuso o destruidos a causa de cualquier
siniestro (accidente), la persona responsable de su uso y custodia, adicionalmente a
tramitarle su baja, deberá velar porque se presente solicitud de su desactivación ante
la SAT, en los controles de Impuesto Circulación de Vehículos y placas que pudieran
operar para el mismo y en casos de destrucción por cualquier siniestro (accidente,
incendio, etc.), también deberá presentar reclamo del seguro que para los mismos
tenga contratado la Municipalidad.
8. En el caso de Bienes Fungibles, constituirá potestad del Alcalde Municipal autorizar
la baja mediante suscripción de Acta Administrativa y razonamiento del registro de
control existente.
9. Es responsabilidad del encargado del bien, contar con fotocopia del registro de
control de los bienes dados de baja y resguardar los mismos en forma ordenada.
10. Las Direcciones Municipales; pueden efectuar más de una solicitud de baja de bienes
muebles de inventario en el transcurso del año, en casos debidamente justificados.
BAJA DE BIENES DE INVENTARIO:
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Según el Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de la Administración Pública
(Acuerdo Gubernativo No. 217-94) del Ministerio de Finanzas Públicas en el Artículo 1º.,
Artículo 2º. Artículo 3º. Artículo 4º. Artículo 5º. Artículo 7º. Artículo 10º. Artículo 11º. Artículo
20, las dependencias interesadas en dar de baja bienes de su inventario, deberán elaborar
una “Solicitud de traslado de Bienes” y entregarla al Encargado de la Sección de Control
Patrimonial (Inventario de Activos).
El Encargado de Control Patrimonial recibe el bien en bodega de baja de inventarios y
procede a elaborar expediente, según sea el caso.
DESTRUCCIÓN E INCINERACIÓN DE BIENES, (NO FERROSOS):
Cuando en una oficina o dependencia de la Municipalidad de Jalapa, se encuentren bienes
de madera, cuero, plástico o caucho, silicón u otro similar (bienes no ferrosos); que por el
uso al que han sido sometidos y el deterioro que han sufrido, se encuentran inservibles y
por su mal estado ya no es posible repararlos o utilizarlos, por lo que es necesario solicitar
la autorización para destruirlos y rebajarlos del inventario.
Para no incurrir en ningún tipo de responsabilidad y no retardar el trámite final del
expediente, el criterio que se aplica con respecto al equipo de oficina, (Calculadoras o
sumadoras) es que sus componentes en su mayor porcentaje no son de metal, se catalogan
como destructibles, circunstancia que debe ser tomada en cuenta para futuros trámites de
baja, haciendo separación correspondiente y por medio de sus procedimientos normales.
Conformación de expediente:
1. Solicitud de parte del Director Municipal; en donde solicita la baja del bien.
2. Suscribir acta en comparecencia del Director Municipal y empleado municipal de la
sección donde se encuentre asignado el bien; en donde se haga constar de que los
bienes se encuentran en mal estado, procediendo a detallarlos en columna con sus
respectivas descripciones tal y como aparecen en el inventario, con sus respectivos
valores. Dicha acta debe certificarse en original
3. Adjuntar una certificación de inventarios, por cada bien, y que este sea congruente
con el indicado en el acta suscrita.
4. El Encargado de la Sección de Control Patrimonial (inventario de activos), deberá
emitir oficio con Visto Bueno del Director de Administración Financiera Integral
Municipal al Alcalde Municipal; para su Resolución de Aprobación o Improbación.
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5. Enviar copia del expediente a la Delegación Departamental de la Contraloría General
de Cuentas, debiendo adjuntar al expediente original la copia de dicho oficio firmado
y sellado de recibido.
BAJA DE BIENES METALICOS O FERROSOS:
Según el Decreto Número 103-97 del Congreso de la República de Guatemala, se autoriza
al Organismo Ejecutivo a proceder a la venta o permuta de bienes, estén o no inventariados
del cien por ciento de todas las piezas metálicas, materiales y desechos de hierro, bronce,
acero, aluminio y otros metales, propiedad del Estado que estén en poder de las distintas
dependencias gubernativas. Las ventas o permutas de estos bienes están sujetas a lo que
norma la Ley de Contrataciones del Estado. Por Consiguiente cuando existan bienes
inservibles metálicos o ferrosos propiedad de la Municipalidad de Jalapa; se deberá emitir
un Acuerdo del Honorable Concejo Municipal para su venta o permuta, debiendo establecer
el destino específico en Programas Sociales; que tendrán dichos ingresos.
El producto de las ventas deberá ingresar al fondo común con carácter Extraordinario, a los
programas Sociales de la Municipalidad de Jalapa.
Para el trámite de baja de estos bienes, debe solicitar la aprobación de la Autoridad Máxima
Superior Administrativa, es decir, del Concejo Municipal quien nombrará a una comisión
integrada por:
Los integrantes de la Comisión de Fiscalización del Concejo Municipal;
El Alcalde Municipal;
El Gerente Municipal;
El Director de Administración Financiera;
El Auditor Interno
Un Auditor Gubernamental nombrado por la Contraloría General de Cuentas
(gestionar anticipadamente ante la Contraloría General de Cuentas el
nombramiento de un Auditor Gubernamental).
Con el propósito de que los bienes que se darán de baja sean verificados físicamente y que
se cuente con el Dictamen o Resolución de esa comisión previo a emitir el Acuerdo del
Concejo Municipal y proceder a la venta de los bienes.
Para poder realizar el proceso de autorización de baja de los bienes, se procederá de la
siguiente forma:
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1. Informar mediante oficio a la Sección de Control Patrimonial o Inventario de Activos,
que cuenta con bienes ferrosos en mal estado y que es necesario retirarlos de las
oficinas.
2. El Encargado de la Sección de Control Patrimonial deberá retirar los bienes y deberá
descargar de las tarjetas de responsabilidad del empleado responsable.
3. Los bienes deberán ser trasladados a la Bodega de Bienes en Desuso.
4. Cada año el Encargado de Control Patrimonial deberá suscribir acta haciendo constar
el mal estado de los bienes ferrosos, cuya baja se pretende dar de baja, detallando
sus características y valores como aparecen registrados en el inventario. En el caso
de los bienes que no se encuentren inventariados deberán indicarse en la parte final
de la misma acta.
5. El Encargado de Inventarios deberá emitir certificación de cada registro en el
inventario de los bienes cuya baja se pretende, en forma congruente con el detalle
del acta.
6. Emitir solicitud dirigido al Señor Alcalde junto con los documentos antes descritos
para que sea presentado ante el honorable Concejo Municipal y se pueda nombrar
a la comisión de verificación para que posteriormente se emita el Acuerdo Municipal.
Es importante hacer notar que dichos bienes no pueden rebajarse del inventario hasta
que se haya recibido la Resolución de Aprobación o Acuerdo de aprobación del
Concejo Municipal; y que dentro de dicho expediente se cuente con la Opinión o
Resolución de la Auditoria Interna.
DESUSO O PERMUTA:
Las dependencias Municipales que tengan bienes en desuso deben suscribir oficio a la
Sección de Control patrimonial (inventario de activos); para que éste suscriba acta haciendo
constar cuales son los bienes que tienen en desuso y/o permutar, y deben hacerlo con
aprobación escrita de dicha Sección (Control patrimonial); para realizar los cambios
correspondientes en las tarjetas de responsabilidad. El Empleado que sin autorización de
la Sección de Control Patrimonial (Inventario de Activos), permita que se le retiren los bienes
para ser reubicados en otra oficina o dependencia será responsable de pérdida del bien;
para esta operación los Directores Municipales no podrán autorizar la permuta sin la
aprobación previa de la Sección de Control patrimonial.
Para el caso de las permutas, entre las dependencias de la Municipalidad de Jalapa, se deberá
conformar el expediente con lo siguiente:
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1. Oficio de notificación de la Dirección Municipal, donde informa que el bien esta en
desuso y que sea reubicado.
2. Certificación del Acta suscrita, donde consten los bienes en desuso que se desean
permutar.
3. Autorización expresa del Alcalde Municipal.
4. Autorización de la Sección de Control Patrimonial con el Visto Bueno del Director de
Administración Financiera Integral Municipal.
5. Certificación del acta o documento suscrito con motivo de la transacción.
6. Certificación de asiento a inventario donde conste todas las características y valores
de los bienes cuya baja se solicita.
7. Copia de las Tarjetas de Responsabilidad; de Baja y de Alta.
42
PRP-INV-009 BAJA DE BIENES DE INVENTARIO
Empleado/Funcionario Municipal
Encargado de Inventarios
Auxiliar de Inventarios
Fase
Inicio
Solicita dar de baja al Bien, con Visto
bueno del Director, por encontrarse en
mal estado o en desuso
Verifica el estado del Bien, recibe y da de baja en la tarjeta de responsabilidad
Traslada mediante oficio, al Almacén
de Activos
Recibe el Bien en mal estado y
procede a solicitar la Baja Definitiva
Clasifica los bienes en:1. Bienes Ferrosos
2. Bienes no ferrosos3. De plastico
Elabora expedientes para requerir
la Venta o Destrucción
PRP-INV-010
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PRP-INV-010 DESTRUCCION O VENTA DE BIENES
Encargado de Inventarios
Alcalde Municipal/ Concejo Municipal
Contraloría General de Cuentas
Fase
PRP-INV-009
Suscribe Acta haciendo constar del bien en mal
estado
Adjunta al expediente
certificación del acta por cada bien a
destruir
Emite oficio con visto bueno del
Director de AFIM para Resolución de
aprobación o Improbación
Analiza solicitud y expediente de los
bienes a dar de baja
Emite Resolución de Aprobación o Improbación
Recibe expediente incluyendo la
aprobación para conocimiento
Procede al Destrucción o Venta de los bienes según
la Resolución
Emite Acta y toma fotografias como
constancia
FIN
OBSERVACIONES: Cuando en la Resolución se determine la Venta o permuta de los bienes, se debe conformar una comisión fiscalizadora. Debiéndose emitir nombramiento por Acuerdo del concejo Municipal
estableciendo el destino específico de los fondos.
44
PARTE III:
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES MUEBLES DEL
INVENTARIO POR PERDIDA O ROBO, DE LA
MUNICIPALIDAD DE JALAPA.
45
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE BIENES MUEBLES DE INVENTARIO POR PÉRDIDA O ROBO DE
LA MUNICIPALIDAD DE JALAPA.
OBJETIVOS:
1. Normar los pasos a seguir en el control, registro y baja de los bienes muebles de
inventario de la Municipalidad de Jalapa, derivada de su pérdida o robo.
2. Proporcionar un instrumento administrativo que permita a las dependencias de la
Municipalidad de Jalapa, agilizar el trámite de baja de bienes muebles de inventario
por pérdida o robo.
3. Estandarizar el trámite de baja de bienes de inventario por pérdida o robo en las
diferentes dependencias de la Municipalidad de Jalapa.
4. Establecer y delimitar la responsabilidad de los trabajadores que tengan bajo su
responsabilidad la custodia y uso adecuado de bienes de inventario objeto de
pérdida o robo.
5. Contribuir a mantener actualizado el inventario físico de bienes muebles de
inventario de la Municipalidad de Jalapa, de tal forma que su saldo sea real y
razonable.
NORMAS DE CUMPLIMIENTO INTERNO:
1. La dependencia Municipal que realice el proceso de baja de bienes muebles de
inventario por pérdida o robo, debe observar y cumplir con las disposiciones
obligatorias según los artículos 22 y 23 del “Reglamento para el manejo y control de
los Activos Fijos Municipales”.
2. Las autoridades administrativas municipales de conformidad con el Artículo 22 y 23
del Reglamento para el Manejo y Control de los Activos Fijos Municipales, tendrán
potestad de autorizar la baja de bienes inventaríales pérdida o robo, debiendo
hacerlo constar en Acta Administrativa (dicho registro autorizado por la Contraloría
General de Cuentas); mientras que en caso de Bienes Fungibles (No Inventaríales)
perdidos o robados, su baja será autorizada directamente por el Alcalde Municipal y
hacerlo del conocimiento del Departamento de Contabilidad para la operatoria en el
registro pertinente.
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3. El responsable de un bien deberá informar al Jefe inmediato superior su desaparición,
durante las primeras 24 horas de ocurrida o detectada la pérdida o robo del mismo,
para que se cubra su procedimiento de baja.
4. El Encargado de la Sección de Inventarios, al practicar de oficio y previo al cierre de
operaciones anuales, realizará la verificación física de los bienes muebles de
inventario, pudiendo detectar pérdida o robo de los mismos que requerirá gestionar
su trámite de baja, debiendo conciliar su saldo con el personal designado para el
efecto en el Departamento de Contabilidad, a efecto de mantener depurado y
conciliado su saldo antes del 31 de diciembre de cada año.
5. Todo expediente de baja de bienes muebles de inventario perdidos o robados
(excepto Bienes Fungibles), se integrará como mínimo con:
a. solicitud de la unidad solicitante al Alcalde Municipal,
b. Denuncia de la pérdida o robo del bien presentada ante el Ministerio Público o
Policía Nacional Civil,
c. Pronunciamiento de Auditoría Interna, definiendo si es con o sin responsabilidad
del usuario o del personal asignado a su seguridad,
d. Autorización de la autoridad competente, y
e. Solicitud de regularización contable para su rebaja del patrimonio municipal.
6. Cuando Auditoría Interna dictamine la baja del bien por pérdida o robo, deberá
realizar una investigación que permita determinar si la misma es “con o sin
responsabilidad del usuario o del personal que pudiera estar asignado para su
seguridad”. Si se concluyera que es con responsabilidad, deberá exigir la reposición
del bien por otro de similares características o de mejor calidad y en buen estado; o
bien exigir el reintegro de su valor conforme al precio actual de mercado, en las cajas
de la Tesorería Municipal de la DAFIM.
7. Para hacer efectivo el reintegro del valor del bien a precio actual de mercado, el
responsable del mismo debe presentar cotización del bien de proveedor reconocido.
De no existir el bien en el mercado, el responsable debe obtener cotización del
proveedor directo o de su representante debidamente acreditado en el país, en
donde se consigne su valor puesto en plaza. Si éste fuera expresado en moneda
extranjera, su equivalencia a moneda nacional se establecerá mediante la aplicación
de la tasa de cambio del dólar americano, determinada por el Banco de Guatemala,
vigente a la fecha de hacer el reintegro.
8. Cuando el reintegro del valor del bien pretenda efectuarse mediante pagos parciales,
deberá suscribirse convenio de pago ante la Dirección de Administración Financiera
(DAFIM) por parte del responsable del mismo y el plazo fijado no debe exceder de 6
meses. Una vez formalizado el convenio de pago podrá tramitarse la autorización de
baja del bien mediante el procedimiento pertinente.
47
9. La restitución de un bien mueble de inventario perdido o robado generará trámite
de baja del mismo mediante la cobertura del procedimiento respectivo; mientras que
el bien en reposición debe ser objeto de aceptación por el jefe de la unidad, previo
informe técnico acerca de las equivalencias o mejores características del mismo, lo
cual deberá hacerse constar en acta administrativa; seguidamente deberá cubrirse el
Procedimiento de Registro, Control, Custodia y Responsabilidad de Bienes Muebles
respectivo.
10. El Encargado de la Sección de Inventarios, debe llevar un libro de registro de
disminuciones o bajas de bienes de inventario, autorizado por la Contraloría General
de Cuentas, para anotar todos los bienes que por pérdida o robo han de ser
disminuidos del libro de registro de inventarios.
11. Toda baja de bienes muebles de inventario por pérdida o robo tramitado en el
transcurso de un ejercicio contable, deberá realizarse a solicitud de parte interesada.
Sin embargo el Encargado de la Sección de Inventarios, de oficio y previo al cierre
de operaciones anuales, realizará la verificación física de los bienes muebles de la
Municipalidad y conciliará su saldo con el personal designado para el efecto en el
Departamento de Contabilidad, a efecto de mantener depurado y conciliado su saldo
antes del 31 de diciembre de cada año.
12. Para el caso específico de vehículos robados, el responsable de su uso y custodia
previamente a tramitar su baja mediante el procedimiento correspondiente, deberá
efectuar el trámite de reclamo del seguro que para dichos bienes tiene contratado la
Municipalidad de Jalapa. Así mismo deberá presentar solicitud de inhabilitación de
circulación del vehículo objeto del robo, a la Superintendencia de Administración
Tributaria –SAT-, para que sea cancelado su registro en los controles de Impuesto de
Circulación de Vehículos y placas, que pudieran operar para el mismo.
PERDIDA:
El Empleado responsable al tener conocimiento del caso inmediatamente debe dar aviso por
escrito a la Sección de Control Patrimonial (Inventario de Activos); el aviso debe contar con
la firma y sello del empleado, del jefe inmediato superior y del Director de la dependencia;
al recibirse en la Sección de Control patrimonial el Encargado de dicha sección debe suscribir
“acta” en el libro autorizado por la Contraloría General de Cuentas, haciendo constar las
circunstancias en que ocurrieron los hechos y cuales son específicamente los objetos
perdidos, extraviados o faltantes, con sus características y valores, estableciendo en el “acta”
que el empleado es directamente responsable, (según la Tarjeta de Responsabilidad y Aviso
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de Perdida); y que debe reponerse el bien con uno de similares características o superiores,
sin perjuicio de las sanciones que por negligencia o descuido en la custodia de los bienes a
su cargo imponga la Contraloría General de Cuentas de acuerdo a su ley orgánica.
En caso el Jefe Inmediato Superior o el Director Municipal haga omisión del aviso será
solidariamente responsable junto al empleado de reponer el bien.
HURTO O ROBO:
Cuando una oficina municipal o empleado de la misma, sea objeto de un hurto o robo;
inmediatamente debe darse aviso a la Policía Nacional Civil y/o al Ministerio Público;
posteriormente a las denuncias se deberá notificar por escrito a la sección de Control
patrimonial lo sucedido para que se suscriba “acta” haciendo constar la fecha, hora y lugar
en donde se dio al acto delictivo, describiendo los objetos propiedad de la Municipalidad
de Jalapa, consignado las características y valores con que se encuentran registrados en el
inventario, con el objetivo de no entorpecer ninguna diligencia de averiguación por parte
de las autoridades respectivas.
Copia de las denuncias y la certificación del acta deberán ser remitidas mediante oficio al
Asesor Jurídico para su conocimiento y seguimiento ante las instancias correspondientes.
Una vez agotada la vía judicial y según el resultado obtenido, por medio de oficio con copia
del expediente, se solicita al Honorable Concejo Municipal con copia a la Contraloría General
de Cuentas; la autorización para poder proceder a dar de baja a los bienes hurtados o
robados en el libro de inventarios.
Se debe solicitar a las autoridades judiciales y/o del Ministerio Público una certificación de
la denuncia, así como una certificación de la fase en que se encuentra el proceso, la cual se
adjuntará al expediente de rigor para efectos de trámite.
Conformación del Expediente:
1. Aviso inmediato e intervención a la Policía Nacional Civil y/o Ministerio Público u otra
autoridad.
2. Oficio de Notificación a la Sección de control Patrimonial.
3. Acta donde se debe hacerse constar la fecha y hora en que se cometió el robo,
describiendo además con detalle los objetos que pertenezcan a la Municipalidad, no
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así los de propiedad particular, consignando sus características y valores con que se
encuentran registrados en el inventario.
4. Adjuntar la certificación de inventario de cada bien, que hayan sido sustraídos y copia
certificada de la tarjeta de responsabilidad.
5. Oficio de notificación al Asesor Jurídico para el seguimiento correspondiente.
6. Oficio de notificación al Alcalde Municipal para que sea presentado ante el
Honorable Concejo Municipal el expediente del caso; y solicite la aprobación de baja
del inventario,
7. Opinión o dictamen de la Contraloría General de Cuentas.
8. Acuerdo o Resolución de Aprobación del Concejo Municipal, para dar de baja al
inventario a los bienes hurtados.
Queda en obligación del Asesor Jurídico las diligencias pertinentes, ante los
organismos judiciales.
ROBO DE VEHICULOS:
En el caso de que los bienes robados sean vehículos, además de las consideraciones
indicadas en el punto anterior, debe tomarse en cuenta que tales bienes están destinados
para garantizar el cumplimiento de los fines de la Municipalidad de Jalapa, y no para
satisfacer necesidades particulares, por lo que las personas encargadas de su manejo y
custodia son responsables del deterioro, daño o pérdida de tales bienes, que no provenga
del uso lógico o natural de los mismos, adjuntando el nombramiento del Alcalde Municipal.
Previo a la conformación del expediente se debe informar a la Aseguradora, para que realice
los trámites correspondientes de aplicación del Seguro, el piloto responsable debe de
adjuntar lo siguiente:
1. Certificación de la denuncia presentada ante la Policía Nacional Civil y el Ministerio
Público.
2. Certificación original de la fase en que se encuentran las actuaciones, extendida por
el Ministerio Público o Juzgado que tenga conocimiento del proceso.
3. En todos los casos se agregará certificación de los registros de inventario.
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4. Certificación de la fotocopia de la Tarjeta de Responsabilidad donde se encuentra
cargado el Bien.
5. Copia certificada del Nombramiento de la Comisión.
6. Fotocopia de la Licencia de conducir del Piloto.
7. Formulario de Reclamo de la Aseguradora correspondiente.
8. Oficio de Notificación a la Sección de control Patrimonial.
9. Acta donde se debe hacerse constar la fecha y hora en que se cometió el robo,
describiendo además con detalle los objetos que pertenezcan a la Municipalidad, no
así los de propiedad particular, consignando sus características y valores con que se
encuentran registrados en el inventario.
10. Oficio de notificación al Asesor Jurídico para el seguimiento correspondiente.
11. Oficio de notificación al Alcalde Municipal para que sea presentado ante el
Honorable Concejo Municipal el expediente del caso; y solicite la aprobación de baja
del inventario,
12. Opinión o dictamen de la Contraloría General de Cuentas.
13. Acuerdo o Resolución de Aprobación del Concejo Municipal, para dar de baja al
inventario a los bienes hurtados.
DESTRUCCION POR FENOMENOS NATURALES:
Al ocurrir cualquiera de los siniestros tales como: terremotos, inundaciones, deslaves, etc. El
Jefe de la Oficina Municipal, con intervención de autoridad competente (Policía Nacional
Civil y Ministerio Público) proceden a levantar informe o denuncia, independiente de la que
se suscriba con motivo de la instrucción de las primeras diligencias, haciendo constar las
circunstancias en las que ocurrió y los objetos destruidos o dañados, teniendo cuidado de
que si existen objetos ferrosos (restos) debe observarse lo indicado en el procedimiento de
baja ; además debe gestionarse ante el Concejo Municipal con previo dictamen de Auditoria
Interna y copia a la Contraloría General de cuentas para poder darle de baja en el inventario
a los bienes que se perdieron.
Provocado por actos o hechos delictivos (incendio, atentado terrorista o acto similar):
Al haber sido víctima de uno de estos hechos, el empleado o funcionario de la misma forma,
procederá a levantar acta circunstanciada con intervención de autoridad competente (Policía
Nacional Civil; Ministerio Público); haciendo constar los hechos, así como la descripción
detallada de los bienes, destruidos, dañados o robados, en columna consignando sus
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características y valores con que se encuentren registrados en el inventario respectivo.
Deberá así mismo ponerse en conocimiento de las autoridades judiciales correspondientes.
Conformación del Expediente:
1. Certificación del acta suscrita con intervención de autoridad competente en la que
consten los pormenores de los hechos ocurridos.
2. Certificación de los Registros de Inventarios de los bienes extraviados o perdidos.
3. Certificación o constancia extendida por el Juzgado que haya tenido conocimiento
del caso, en la que se consigne la fecha en la que se presentó la denuncia.
4. Certificación de la denuncia que en su oportunidad se presentó ante la Policía
Nacional Civil, Ministerio Público u otro.
5. Solicitud dirigida al Alcalde Municipal; para que sea trasladado el caso al Honorable
Concejo Municipal y a la Contraloría General de Cuentas; para que autoricen operar
contablemente la baja en el inventario.
DESTRUCCION DE BIENES MUNICIPALES EN ACCIDENTE:
CASO FORTUITO:
Al ocurrir un accidente por causa inevitable, fallas mecánicas o cualquier otra causa que no
implique responsabilidad por parte del empleado o funcionario que tenga a su cargo el o
los bienes que se destruyan o queden inservibles con tal motivo, el Jefe Inmediato del
empleado responsable con el Visto Bueno del Director y el Encargado de la Sección de
Control Patrimonial, deben suscribir acta con intervención del Alcalde Municipal o el Gerente
Municipal; haciendo constar las circunstancias en que ocurrió el suceso y de ser posible en
la misma el resultado del peritaje de un experto con el fin de establecer los extremos
correspondientes.
Es conveniente que se proporcionen todos los elementos de juicio a efecto de aclarar las
causas determinantes del accidente. La autorización para poder operar la baja en el
inventario se solicita a través de Solicitud al Honorable Concejo Municipal; previo se deberá
adjuntar opinión o dictamen de la Auditoria Interna y copia del informe a la Contraloría
General de cuentas.
Cabe mencionar la importancia del Decreto No. 103-97 sobre material ferroso.
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PRP-INV-011 PERDIDA, HURTO O ROBO DE BIENESEmpleado/Funcionario Municipal
Encargado de Inventarios
Auditoría Interna
Fase
INICIO
Dar aviso inmediatamente por escrito, con
visto bueno del Jefe o Director de la
Sección
Suscribir Acta en el libro auxiliar
haciendo constar las circunstancias en
que ocurrieron los hechos, indicar las
características y valor del bien.
Certificar el Acta y enviarla a Auditoría Interna requiriendo
Dictamen para determinar la
Responsabilidad del Empleado o Funcionario
Emitir Dictamen determinando
Responsabilidad del Empleado o Funcionario Municipal
¿Existe Responsabilidad
?
Requerir al empleado reponer
el Bien
Dar tramite de Baja al Inventario
NO
SI
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PRP-INV-012 DESTRUCCION POR FENOMENOS NATURALES U OTROS
Empleado/Funcionario Municipal
Encargado de Inventarios Auditoria Interna
Fase
INICIO
En caso de Terremotos,
inundaciones, deslaves, etc. Determina las
pérdidas
Elabora expediente conteniendo
intervención de la Policía Nacional Civil y Ministerio Publico
Realizar proceso de Baja de Bienes
Emitir Dictamen para que el Concejo
Municipal emita Acuerdo de Baja
Presentar expediente al
Concejo Municipal para su aprobación
PRP-INV.009
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ANEXOS:
a. Anexo 1: Reglamento para el Manejo y Control de los Activos Fijos Municipales. Acta
No. 80-29-10-2012.
b. Anexo 2: Acuerdo Gubernativo Número 217-94
c. Anexo 3: Circular 3-57 de la Dirección de Contabilidad de Estado, Departamento de
Contabilidad, de fecha 1 de diciembre de 1969.
d. Anexo 4: Extracto del MAFIN I y II, y muestra de formularios: Recepción de Bienes y
Servicios; Solicitud/Entrega de Bienes
