Guía de Usuario-+… · 1.6. Bloque Tareas Asignadas El bloque “Tareas Asignadas” se presenta...

Fecha: 4/04/2019

Descripción de interfaces y procesos del módulo Ventanilla Única

de trámites, enfocado al proceso de legalización de sucursales

extranjeras prestadoras de servicios en el sector de hidrocarburos.

CD: MIN-MAN-012-1

© República de Colombia - Derechos Reservados

Guía de Usuario Legalización de Sucursales Extranjeras

Ministerio de Minas y Energía

Guía de Usuario Ventanilla única de trámites


CD: MIN-MAN-012-1

Control de versiones

V. Fecha Proceso o modificaciones Autor

1 04/04/2019 Creación de documento Alejandra Sarmiento Niño



CD: MIN-MAN-012-1

Tabla de Contenido

1. Preliminares ............................................................................................................ 1

1.1. Ventanilla Única de Trámites – VUT ................................................................................................ 1

1.2. Trámite Legalización de Sucursales Extranjeras .......................................................................... 2

1.3. Esquema General.............................................................................................................................. 3

1.4. Roles y participación en el proceso .............................................................................................. 5

1.5. Interfaz de bienvenida o “Mis tareas” .......................................................................................... 6

1.6. Bloque Tareas Asignadas ................................................................................................................. 7

1.1. Tabla de “Tareas asignadas a” ...................................................................................................... 8

1.2. Columnas de la tabla “Tareas asignadas a” .............................................................................. 9

1.3. Acciones de la tabla “Tareas asignadas a” .............................................................................. 10

1.4. Barra de acciones masivas ........................................................................................................... 10

1.5. Interfaz de trámites ......................................................................................................................... 15

1.6. Trámites disponibles ........................................................................................................................ 16

1.7. Trámites en gestión.......................................................................................................................... 16

1.8. Trámites con respuesta ................................................................................................................... 17

1.9. Tabla de gestión del trámite ......................................................................................................... 19

2. Inicio de Sesión .................................................................................................... 20

2.1. Opciones de “Login” ...................................................................................................................... 21

2.1. Entidad solicitante ........................................................................................................................... 24

3. Radicador ............................................................................................................. 27

3.1. Solicitar la Legalización de las sucursales extranjeras ............................................................. 27

3.2. Completar Información.................................................................................................................. 34

3.3. Notificación ...................................................................................................................................... 38

4. Gestor ................................................................................................................... 40



CD: MIN-MAN-012-1

4.1. Revisión documental de la solicitud ............................................................................................ 40

4.1.1. Resolución Cumplimiento Artículos 10 y 3 ........................................................................................... 48

4.1.1. Oficio de Rechazo ................................................................................................................................... 51

4.1.1. Modificación - Resolución de cumplimiento ...................................................................................... 55

4.1.2. Solicitar Información Adicional. ............................................................................................................. 61

4.1. Anexar Resolución ........................................................................................................................... 63

5. Revisor ................................................................................................................... 66

5.1. Revisión de Oficio o Resolución.................................................................................................... 66

6. Anexo 2 Requisitos técnicos para WordTMS ..................................................... 71

6.1. Configuración de Microsoft Word ............................................................................................... 72



CD: MIN-MAN-012-1

Introducción

El Ministerio de Minas y Energía en el año 2007, por medio del contrato GSA 43-2007,

adquirió el software de automatización de procesos TMS-BPM de la firma SERTISOFT S.A.S.

Posteriormente integró otras aplicaciones o módulos a la plataforma TMS-BPM, estas son:

SIGME (Calidad) por medio del contrato GGC-193-2014

Trámites en línea por medio del contrato GGC-171-2015

Trámites en línea y nuevos requerimientos a SIGME (calidad) y Fondos de Inversión por

medio del contrato GGC-268-2016.

El presente manual de usuario describe el uso del módulo de trámites enfocado a la

Legalización de sucursales extranjeras prestadoras de servicios en el sector de

hidrocarburos de la Ventanilla Única de Trámites, la cual permite hacer el registro de los

trámites de las entidades del sector de hidrocarburos. El manual se divide en capítulos,

donde cada uno corresponde a funciones comunes a varios o todos los roles, o a los

roles activos en los procesos concernientes al proceso de legalización de sucursales

extranjeras.



CD: MIN-MAN-012-1

Objetivo

Establecer todos los roles desempeñados por funcionarios del Ministerio de Minas y Energía

que se encuentran implicados en la creación, gestión y seguimiento documental de los

trámites registrados por las entidades, describiendo su papel y obligaciones en el proceso.

Explicar de manera clara y detallada el paso a paso de cada una de las actividades en

las etapas vinculadas a cada rol.

Ofrecer una herramienta de consulta rápida que permita identificar fácilmente las tareas

asignadas a cada rol y su procedimiento de ejecución.

Alcance

El alcance son todos los funcionarios del Ministerio de Minas y Energía, actuales y futuros,

que participan en la gestión del trámite de legalización de sucursales extrajeras

prestadoras de servicios en el sector hidrocarburos y que necesitan una guía que ilustre

el modo en que deben originar tareas o actividades, o llevar a cabo las que les se

habilitan respecto al proceso. La idea es que este manual se convierta en una

herramienta de consulta para el usuario, que solucione dudas y lo acompañe en la

consecución de cada una de sus obligaciones en el proceso.

1



CD: MIN-MAN-012-1

1. Preliminares

Como se ha mencionado antes, en la actualidad el Ministerio de Minas y Energía cuenta

con varias plataformas con las que ha logrado automatizar procesos y llevarlos a cabo

en el menor tiempo posible, entre estas se encuentra la Ventana Única de Trámites, el

cual cuenta con cinco trámites. La gestión de legalización de sucursales extranjeras

prestadoras de servicios en el sector de hidrocarburos, es uno de estos trámites y se ilustra

en el siguiente gráfico como parte de él.

1.1. Ventanilla Única de Trámites – VUT

La Ventanilla Única de Trámites del Ministerio de Minas y Energía integra diferentes

procesos y se compone de cinco trámites, estos son:

Registro de compañías nacionales prestadoras de servicios inherentes al sector

hidrocarburos.

Legalización de sucursales extranjeras prestadoras de servicios en el sector de

hidrocarburos.

Certificación de dedicación exclusiva.

2



CD: MIN-MAN-012-1

Presentación e informes de nómina que trata el artículo 2.2.1.2.3.1 del Decreto 1073 de

2015.

Fijación de capacidad instalada y fecha de entrada en operación comercial de una

central generadora.

Cada uno de estos se encuentra dedicado a cumplir con procesos y funciones

específicas respondiendo a todas las necesidades que el Ministerio requiere de un

sistema de registro de trámites.

1.2. Trámite Legalización de Sucursales Extranjeras

El presente documento expondrá los roles, los procesos, las etapas y funcionalidades de

la gestión del trámite legalización de sucursales extranjeras. En el cual se realizar el

registro que tendrá tres opciones de respuestas por parte del responsable del trámite,

será posible el rechazo, la aprobación o la devolución para que se adicione más

información, todos estos se revisan gestionan y/o devuelve al solicitante.

3



CD: MIN-MAN-012-1

1.3. Esquema General

En términos generales el proceso se compone de cuatro o cinco etapas, dependiendo

el caso: la primera comienza con la solicitud del trámite de Legalización de sucursales

extranjeras, que consiste en diligenciar el nombre de la sucursal e indicar el nombre del

país origen.

Una vez registrada, inicia la etapa de Revisión documental, donde puede ser aprobada

(Resolución de cumplimiento), aprobada con modificaciones (Resolución por

modificación), rechazada (Oficio de Rechazo) o puede Solicitar información adicional.

Cuando la solicitud es aprobada, aprobada con modificaciones o rechazada, se da

paso a la etapa de Revisión y Aprobación donde se determina que la respuesta

proporcionada al caso es adecuada. Posterior a ello, se inicia la etapa Anexar

Resolución y finalmente la de Notificación.

4



CD: MIN-MAN-012-1

5



CD: MIN-MAN-012-1

1.4. Roles y participación en el proceso

Radicador

Este rol inicia el trámite solicitando la Legalización de las sucursales extranjeras. También

tiene la responsabilidad de adicionar información cuando la solicitud es devuelta con

un documento llamado Oficio solicitud de información, por parte del Gestor.

Finalmente, debe revisar la plataforma una vez se ha dado respuesta a su solicitud, con

esta notificación se cierra el proceso del trámite.

Gestor

A este rol le corresponde la Revisión de la solicitud y sus anexos, luego debe elaborar

alguno de los tres tipos de documento: Oficio de solicitud de información, un Auto de

Registro, o un Oficio de Rechazo, para luego enviarlo al revisor.

Revisor

Este rol tiene la responsabilidad de revisar cualquiera de los documentos de la solicitud:

Oficio de solicitud de información, Auto de Registro o el Oficio de Rechazo. Si el Revisor

considera que el documento se encuentra en óptimas condiciones, se envía al

Aprobador; de lo contrario es devuelto al Gestor para verificar la decisión.

Aprobador

Este rol debe aprobar y firmar digitalmente el documento final, ya sea un Oficio de

solicitud de información adicional, un Auto de Registro, o un Oficio de Rechazo.

6



CD: MIN-MAN-012-1

1.5. Interfaz de bienvenida o “Mis tareas”

Siempre que ingrese a la plataforma se encontrará con la interfaz de bienvenida, esta

se divide en seis secciones que serán descritas en seguida:

Cabezote, donde se encuentra el logo de la inStitución y el módulo o aplicación a la que

ha accedido.

Información de cuenta, donde se halla la institución a la que pertenece el usuario, su

dependencia y nombre. Además presenta el Menú deplegable “Aplicación” para

navegar por las diferentes aplicaciones y el botón “Opciones de cuenta”.

Menú Principal, que ofrece las prinicpales opciones de navegación y gestión.

Menú Gestionar, donde se presenta una opción para acceder a las tareas que han sido

“Asignadas” al usuario.

Menú SIGME, donde se evidencia un acceso a información importante del módulos

“Riesgos”.

Bloque Tareas Asignadas, donde se presentan las etapas o tareas y el semáforo que

recopila aquellas que se encuentran “A tiempo”, “Por Vencer”, “Vencidas” y el “Total”.

7



CD: MIN-MAN-012-1

1.6. Bloque Tareas Asignadas

El bloque “Tareas Asignadas” se presenta en la interfaz de bienvenida al ingresar a la

plataforma o puede accederse a él haciendo clic en el botón “Mis tareas” ubicado en

el menú principal. En este bloque se presentan los procesos o etapas activos en las

cuales el usuario tiene casos o tareas asignadas.

Cada etapa o proceso ocupa una línea de la tabla, cuyo nombre se ubica en la primera

columna, es decir a la izquierda. A la derecha se encuentran los íconos de estado, los

cuales denotan cuántas tareas, dentro de la etapa, se encuentran “A tiempo”, “Por

Vencer” y “Vencidas”. El último ícono agrupa todas las tareas dentro de esa etapa.

A: Nombre de la tarea o etapa

B: Ínconos de estado / Semáforo

Los íconos de estado presentan, a la izquierda el número de casos que se encuentran

actualmente en dicho estado, y a la derecha un círculo de color que trabaja como un

semáforo donde el ícono verde refiere los casos que se encuentran “A tiempo”, “Por

Vencer”, “Vencidas” y “Todas”.

8



CD: MIN-MAN-012-1

En el siguiente ejemplo podría leerse entonces que, existen 2 tareas asociadas a la etapa

correspondiente que se encuentran “A tiempo”, 0 “Por vencer”, 4 “Vencidas” (las cuales

aún pueden gestionarse, solamente se excedieron del tiempo establecido para su

gestión). En total, son 6 las tareas asociadas a dicha etapa.

A: “A tiempo”

B: “Por vencer”

C: “Vencidas”

D: “Todas”

1.1. Tabla de “Tareas asignadas a”

Siempre que se haga clic sobre cualquiera de los íconos de estado asociados a una

etapa se pasa a la tabla de “Tareas asignadas a” el cual presenta una tabla con el

listado de todas las tareas con la siguiente disposición:

9



CD: MIN-MAN-012-1

1.2. Columnas de la tabla “Tareas asignadas a”

La tabla “Tareas asignadas a” cuenta con cinco columnas, estas son:

A: “Acciones”, donde se ubican todas las posibles acciones que le usuario puede realiziar

frente a una solicitud en esa etapa.

B: “Estado”, de la solicitud dentro de la etapa asignada y con respecto al usuario

asignado.

C: “Proceso – Etapa”, etapa actual e información especifica de la solicitud.

D: “Fecha Inicio Vencimiento”, fecha y hora de inicio y de vencimiento de la tarea.

E: “Asignado”, usuario actualmente encargado de la gestión de la presente etapa.

F: “Solicitante”, superior que asignó el caso o responsable del proceso.

10



CD: MIN-MAN-012-1

1.3. Acciones de la tabla “Tareas asignadas a”

En la primera columna de la tabla “Tareas asignadas a” se encuentran dispuestos

algunos botones destinados a diferentes acciones. Según la etapa pueden aparecer

más o menos acciones, sin embargo, se explicarán las principales:

A: “Ver Documento”

B: “Ver Gestión”

C: “Ver Expediente”, tabla con el detalle de los documentos asociados al contrato

D: “Ver Flujo”, detalle de la gestión y etapas por las que ha pasado el contrato

E: Check box, permite seleccionar al tiempo una o más tareas

F: “Documento Etapa”, opción para crear documentos asociados a la etapa en que se

encuentre el contato

1.4. Barra de acciones masivas

La barra de acciones masivas se ubica debajo del Menú principal y contiene las

opciones que pueden aplicarse a varias tareas y contratos a la vez a través de los check

boxes dispuestos en la columna “Acciones”. Esta aparece únicamente cuando se

accede a la Tabla de “Tareas asignadas a”.

11



CD: MIN-MAN-012-1

Las opciones de esta barra son:

“Seleccionar”

“Delegar a otro funcionario”

“Finalizar etapa”

“Reportar actividad”

Seleccionar

Compuesto por un menú desplegable que ofrece la opción de aplicar acciones a todas

las tareas “Visibles” (es decir las que pueden verse actualmente en pantalla), a todas

las que se encuentran en esa etapa y estado, o solamente a las cinco primeras; y por

un check box para efectuar la selección según lo elegido.

12



CD: MIN-MAN-012-1

Delegar a otro funcionario

Permite reasignar tareas a otro supervisor o responsable, para ello provoca la aparición

de una ventana emergente con dos campos. El primero es “Nuevo Asignado” en el cual

puede empezar a digitarse el nombre del nuevo asignado a modo de filtro y luego

hacer clic en el botón “Buscar” ubicado a la derecha del campo o pulsarlo

directamente sin digitar nada.

Haga clic sobre el ícono de la columna “Escoger” que corresponda al usuario al que

desea delegarle las tareas.

El siguiente campo es de texto abierto y corresponde a “Instrucciones”, en el que puede

consignar indicaciones para que el nuevo responsable asuma sin contratiempos.

En la parte inferior puede adjuntar archivos haciendo clic en el botón “Adjuntar”.

Al finalizar haga clic en “Asignar”. El sistema le confirmará si la reasignación se realizó de

manera exitosa.

13



CD: MIN-MAN-012-1

Finalizar etapa

Este botón se emplea para cerrar etapas, por ello al hacer clic en la opción aparece la

siguiente ventana:

El campo “Causa” es un menú desplegable en el que se mostrarán los cierres posibles

para la etapa en la que se encuentra actualmente. Este es el único campo obligatorio.

En seguida se encuentra el campo “Motivo de Cierre” el cual es de texto abierto y dael

espacio para ingresar información adicional o argumentos que acompañes el cierre. En

la parte inferior se cuenta con el botón “Adjuntar” para anexar documentos si se

requiere. Haga clic en “Cerrar Solicitudes” para finalizar.

Reportar actividad

Al hacer clic en “Reportar actividad” aparece una ventana emergente en la que

pueden reportarse actividades o avances de ser necesarios. Se compone de cuatro

campos. El primero es “Fecha” en el que existen dos botones a la derecha: “Hoy”, para

colocar la fecha del día, y “Calendario” para elegir una fecha en un calendario. El

siguiente campo es “Hora”, en el que debe digitarse la información.

14



CD: MIN-MAN-012-1

Los siguientes dos campos son obligatorios, el primero es “Descripción” en el que debe

detallarse la actividad o suceso; y el siguiente es “Estado” el cual es un menú

desplegable con las opciones: “En aprobación”, “En ejecución”, “En espera de un

tercero”, “En proceso” y “Suspendido”. Al final se encuentra habilitado el botón

“Adjuntar” para anexar documentos si es necesario. Haga clic en “Registrar Actividad”

para finalizar.

15



CD: MIN-MAN-012-1

1.5. Interfaz de trámites

La siguiente es la interfaz de trámites, a la que puede haber ingresado directamente al

autenticarse o a través del menú lateral “Tramites”. Esta se divide en seis secciones:

Cabezote, donde se encuentra el logo de la institución y el módulo o aplicación a la

que ha accedido.

Información de cuenta, donde se halla la institución a la que pertenece el usuario, su

dependencia y nombre.

Trámites disponibles, aquí puede realizar el registro de sus trásmites y se mostrará un listado

de las opciones de solicitud habilitadas.

Tareas pendientes, encontrará las tareas en la cuales el funcionario del ministerio le indica

adicionar información a la entidad solicitante.

Trámites sin radicar, donde muestran los trámites que ha creado y guardado, pero aún no

ha sido radicados.

Trámites en gestión, donde se puede realizar seguimiento a los trámites radicados.

Trámites con respuesta, aquí encontrará las respuestas a los trámites radicados.

Sin radicar

Tares pendientes

Trámites

disponibles

Trámites en gestión

Trámites con respuesta

Información de cuenta

Cabezote

16



CD: MIN-MAN-012-1

1.6. Trámites disponibles

El menú de “Trámites disponibles” cuenta con cinco opciones de trámites para el usuario

representante de la compañía, las opciones de trámite que tendrá habilitado este

usuario se verán de la siguiente forma:

Registro de compañías nacionales.

Legalización de sucursales extranjeras.

Certificación de dedicación exclusiva.

Presentación de informes de nómina

Fijación de Capacidad instalada y fecha de entrada en Operación

1.7. Trámites en gestión

El bloque “Trámites en gestión” le permitirá revisar y llevar un seguimiento a aquellos

radicados. Este se mostrará en la interfaz de trámite una vez ha ingresado a la

plataforma. En este bloque se presentan las solicitudes radicadas con la etapa activa

en que se encuentre.

17



CD: MIN-MAN-012-1

A: “Ver”, donde podrá abrir el documento del trámite registrado.

B: “Trámite”, que indicará el nomobre de la naturaleza del trámite solicitado.

C: “Radicación”, que hará referencia al número con que se radica y busca la solicitud.

D: “Etapa actual”, que será el nombre de la etapa en la que va el proceso.

E: “Fecha de radicación”, donde se indica la fecha en que se solicito la gestión deltrámite.

F: “Fecha de vencimiento”, que será la fecha máxima que tiene el funcionario de

gestionar la solicitud, para estar dentro del plazo permitido.

1.8. Trámites con respuesta

El bloque “Trámites con respuesta” le permitirá revisar y notificarse sobre la solicitud que

ya ha sido respondida. Este se mostrará en la interfaz de trámite una vez ha ingresado a

la plataforma. En este bloque se presentan todas las solicitudes que ya hayan recibido

respuesta

18



CD: MIN-MAN-012-1

A: “Ver”, donde podrá abrir el documento del trámite.

B: “Trámite”, que indicará el nomobre de la naturaleza del trámite solicitado.

C: “Radicación”, que hará referencia al número con que se radica y busca la solicitud.

D: “Fecha de radicación”, donde se indica la fecha en que se solicito la gestión

deltrámite.

E: “Fecha de vencimiento”, que será la fecha máxima que tiene el funcionario de

gestionar la solicitud, para estar dentro del plazo permitido.

En la segunda columna de la tabla “Ver” se encuentran dispuestos dos tipos de botones

destinados a la misma acción, estos son:

A: “Notificarme”, Está habilitado la primera vez que se verá el documento, al

seleccionarlo mostrará el documento en respuesta a la solicitud dada.

B: “Ver”, Permite ver la respuesta a la solicitud nuevamente.

19



CD: MIN-MAN-012-1

1.9. Tabla de gestión del trámite

Cuando el funcionario gestor, revisor y aprobador ingresan al sistema para gestionar su

tarea, se encontrarán con la tabla de gestión del trámite, donde se mostrará

claramente datos de relevancia sobre la solicitud, aquí se enseña el número de

radicado, el nombre de la entidad solicitante, la fecha de radicación y vencimiento, el

plazo de gestión y el nombre del responsable.

A: “Desplegar”, al pulsar mostrará más información sobre la solicitud.

B: “Ver”, poseé los botones de gestión para la tarea.

C: “Radicación”, es el número con el que se radicó el documento.

D: “Nombre entidad”, el nombre de la empresa que solicitó el trámite.

E: “Fecha de Radicación”, muestra la fecha en que el documento se radicó.

F: “Tiempo”, es el tiempo disponible para realizar la gestión. También está un icono de

color que indicará que esta “A tiempo” si es verde, “Por Vencer” si es amarillo y “vencida”

cuando está en rojo.

G: “Información adicional”

H: “Etapas de gestión”

En la segunda columna de la tabla “Gestión del trámite” se encuentran dispuestos dos

botones destinados a diferentes acciones, los cuales se explicarán a continuación:

20



CD: MIN-MAN-012-1

A: Ver detalle, mostrará la solicitud y permitirá realizar la revisión y definir el documento

que se debe crear.

B: Reasignar, permitirá cambiar el responsable y asignar a alguien distinto al actual.

C: Reportar actividad. Desde donde podrá solicitar información adicional.

2. Inicio de Sesión

2.1. Ingreso para Funcionarios

El primer paso es ingresar a la plataforma Fondos de Inversión del Ministerio de Minas y

Energía, para ello deben acceder por medio de la página web del ministerio o haciendo

clic aquí: https://bit.ly/2CK2A7N

Al ingresar, aparece la interfaz de inicio de sesión, que se compone de un carrusel de

bienvenida, ubicado a la izquierda, y un bloque “Login” para la autenticación. Puede

verse, en seguida, la disposición de esta interfaz:

https://bit.ly/2CK2A7N

21



CD: MIN-MAN-012-1

En el bloque “Login” el funcionario debe digitar el usuario y la contraseña asignados.

Posteriormente, hacer clic en el botón “Aceptar” para confirmar. El bloque cuenta con

opciones, como: “¿Olvidó su contraseña?” y “Cambiar contraseña”.

Una vez autenticado, el radicador se encuentra con su interfaz de trámites, en la cual

estarán los menús: Trámites disponibles, Tareas pendientes y Trámites sin radicar, el

bloque Trámites en gestión y Trámites con respuesta.

Nota: Tenga en cuenta que después de 10 minutos de inactividad por seguridad se producirá un

cierre automático en el sistema.

Opciones de “Login”

Adicional a la posibilidad de ingresar al sistema, el bloque “Login” dispone de otras

opciones, la cuales pueden apreciarse en la siguiente figura:

22



CD: MIN-MAN-012-1

Las opciones adicionales son: “¿Olvidó su contraseña?”, “Cambiar contraseña” y

“Registro persona jurídica” las cuales se describen en seguida.

¿Olvidó su contraseña?

Al hacer clic se abre un cuadro de diálogo con el bloque “Recordad Contraseña”. En

él, se debe digitar el usuario con el que accede al sistema y hacer clic en “Recordar”,

acción que enviará un mensaje para la restauración de la contraseña al correo

electrónico vinculado al usuario dentro del registro del sistema.

Cambiar contraseña

Cuando el usuario necesite cambiar su contraseña, debe hacer clic en la opción

“Cambiar contraseña” dentro del bloque “Login”. Esto provoca la apertura de un

cuadro de diálogo con el bloque “Cambiar contraseña”. Es indispensable cumplir con

la política de contraseñas establecida, la cual se encuentra a la derecha del bloque.

23



CD: MIN-MAN-012-1

Una vez se llenen todos los campos de manera adecuada, haga clic en “Cambiar” para

efectuar el cambio.

Registro persona jurídica

Cuando sea necesario registrar un nuevo usuario, haga clic en la opción “Registro

persona jurídica” en el bloque “Login”. Al hacerlo, se abrirá una ventana emergente con

un formulario de registro, el cual puede apreciarse aquí:

24



CD: MIN-MAN-012-1

2.1. Entidad solicitante

Ingresar al portal de Minenergía: https://www.minenergia.gov.co/, que le llevará a la

página del Ministerio de Minas y Energía, seleccione en el menú principal, la opción

“ATENCIÓN AL CIUDADANO”.

Al presionar esta opción, encontrará en menú llamado “ATENCIÓN AL CIUDADANO”, en

el cual encontrará la opción “Ventanilla Única – Trámites y Servicios”, identifíquela y

selecciónela.

https://www.minenergia.gov.co/

25



CD: MIN-MAN-012-1

Al presionar esta opción, se mostrarán las diferentes opciones de trámites que brinda el

ministerio, identifique la sección del trámite “Legalización de sucursales extrajeras

prestadoras de servicios en el sector de hidrocarburos”, donde podrá encontrar la guía

para realizar la inscripción en el sistema y, si ya se encuentra inscrito diríjase al botón

para iniciar la solicitud, presione: “Iniciar trámite” resaltado en color azul.

Para iniciar, debe ingresar en el sistema seleccionando “Registrar” en el botón que

aparece a continuación.

26



CD: MIN-MAN-012-1

Ingrese con el usuario y contraseña asignados.

Una vez acceda se encontrará con la Interfaz de trámites1, que se mostrará a

continuación:

1 Si desea acceder una descripción más profunda sobre la Interfaz de trámites diríjase al capítulo

“Preliminares”, apartado “Interfaz de trámites”, o haga clic aquí.

27



CD: MIN-MAN-012-1

3. Radicador

3.1. Solicitar la Legalización de las sucursales extranjeras

Las sucursales extrajeras que prestan servicios en el sector de hidrocarburos por norma

deben registrarse y legalizarse ante el Ministerio de Minas y Energía.

Para realizar la solicitud del trámite, la compañía debe ingresar al sistema con su usuario

y contraseña, al hacerlo se encontrará con la Interfaz de trámites2, la cual tiene una

disposición igual o similar a la que se muestra a continuación:



28



CD: MIN-MAN-012-1

Diríjase al menú Trámites disponibles3 donde estarán las opciones que puede solicitar.

Presione el trámite con nombre “Legalización de sucursales extranjeras prestadoras de

servicios en el sector de hidrocarburos”.

3 Si desea acceder una descripción más profunda sobre la Trámites disponibles diríjase al capítulo

“Preliminares”, apartado “Trámites disponibles”, o haga clic aquí.

29



CD: MIN-MAN-012-1

Una vez presionado se encontrará con el siguiente formulario:

30



CD: MIN-MAN-012-1

Para diligenciar la solicitud, comience con el bloque “DATOS DEL SOLICITANTE” en el

cual encontrará algunos datos ya cargados y otros campos en blanco los cuales debe

diligenciar: redacte el nombre de la compañía matriz e indique el país de la compañía.

Al momento de indicar el país debe pulsar el botón “Buscar” para abrir una ventana en

la que podrá seleccionar el país, como la que se muestra a continuación.

Luego, indique el tipo de notificación que prefiere recibir para mantenerse al tanto de

la respuesta, esto podrá hacerlo por medio del menú desplegable en el bloque

“SELECCIÓN DE NOTIFICACIÓN”, el cual tiene las siguientes opciones:

31



CD: MIN-MAN-012-1

Notificación Electrónica: Avisos por medio del correo.

Notificación Física: Correspondencia en oficinas.

En el siguiente bloque, debe cargar los documentos que certifiquen la constitución de

la sucursal y la solicitud firmada de la presentación en notaria. Además, tendrá otro

campo para adjuntar documentos adicionales. Si desea añadir más de uno, cuenta con

un botón para insertar otros bloques.

Ahora, deberá indicar si el trámite es realizado por un apoderado, seleccionando

alguna de las dos opciones que tiene el menú desplegable en el campo

correspondiente. Este se ve de la siguiente forma:

En caso de elegir “SI”, deberá cargar al sistema una carta que certifique el poder para

realizar la solicitud. Luego de digitar los datos y cargar los documentos solicitados,

diríjase al botón “Radicar”.

32



CD: MIN-MAN-012-1

Entonces, el sistema muestra un cuadro de diálogo. Para validar y continuar el proceso,

presione la opción “Aceptar”, de lo contrario presione “Cancelar” y continúe editando.

Después de presionar “Aceptar”, el documento se verá de la siguiente forma:

33



CD: MIN-MAN-012-1

Una vez cierre el documento, podrá ver su solicitud radicada en la tabla Trámites en

gestión4 y podrá identificar la etapa con la que continúa el proceso y el número de

radicado que llevará esta solicitud.

La solicitud ahora será evaluada, para conocer el desarrollo de la etapa que continua,

diríjase al capítulo “Gestor”, apartado “Revisión de documental de la solicitud”, o haga

clic aquí.

4 Si desea acceder a una descripción más profunda sobre la tabla Trámites en gestión, diríjase al capítulo

“Preliminares”, apartado “Trámites en gestión”, o haga clic aquí.

34



CD: MIN-MAN-012-1

3.2. Completar Información

Cuando la solicitud no contiene toda la información, en la etapa de revisión se solicitará

adicionar esa información faltante; por lo cual, a la entidad se le asignará la tarea de

adicionar información.

Para realizar la adición de la información ingrese al sistema con su usuario y contraseña,

se encontrará con la Interfaz de trámites5. Allí, diríjase al menú “Tareas pendientes” y

presiónelo.



35



CD: MIN-MAN-012-1

Al seleccionar este menú, se abrirá una interfaz para gestionar la tarea, la cual tendrá

una disposición igual o similar a la siguiente:

En las dos primeras columnas de la tabla, encontrará los botones de gestión:

A: “Ver oficio de la información adicional”

B: “Registrar información adicional”

36



CD: MIN-MAN-012-1

Al presionar el botón “Ver oficio de la información adicional”, se mostrará el documento

oficio emitido por el revisor, el cual lucirá como el que se muestra a continuación:

Al momento de agregar la información, preione el boton “Registrar información

adicional”; este le llevará a la estructura de un documento para adicionarla.

37



CD: MIN-MAN-012-1

Para cargar la información adicional debe dirigirse al bloque “DOCUMENTOS ANEXOS”

donde encontrará un campo para cargar al sistema los documentos indicados por el

gestor. Este bloque lo podrá encontrar de la siguiente forma:

El siguiente y último paso para enviar la información adicional, será diríjase a la parte

inicial del documento y presionar el botón “Radicar”.

Al realizar este clic, aparece un cuadro de dialogo donde se confirma si desea realizar

la radicación. Presione “Aceptar” para continuar, de lo contrario haga clic en

“Cancelar” para volver atrás y seguir editando.

Entonces, se cerrará el documento y un nuevo cuadro aparece, con el número de

radicación.

38



CD: MIN-MAN-012-1

Al cerrar el documento, en la interfaz de trámites podrá notar que el menú “Tareas

pendientes” ya habrá restado esa asignación de las tareas pendientes.

Para conocer el desarrollo de la etapa que continúa con la gestión, diríjase al capítulo

“Gestor”, apartado “Revisión documentos de la solicitud”, o haga clic aquí.

3.3. Notificación

Cuando la respuesta ha sido tramitada por el Ministerio, la compañía será notificada.

Para conocer la respuesta debe ingresar al sistema, al hacerlo se encontrará con la

Interfaz de trámites6. Allí, diríjase al bloque Trámites con respuesta7 donde estarán las

respuestas a las solicitudes de trámite.


“Preliminares”, apartado “Interfaz de trámites”, o haga clic aquí. 7 Si desea acceder una descripción más profunda sobre el bloque Trámites con respuesta diríjase al capítulo

“Preliminares”, apartado “Trámites con respuesta”, o haga clic aquí.

39



CD: MIN-MAN-012-1

En la tabla de este bloque, en la segunda columna “Ver”, encontrará dispuesto el

siguiente botón:

A: “Notificarme” muestra el documento y reporta que la compañía ya se encuentra

notificada de la respuesta.

Al presionar el botón “Notificarme” se abrirá una ventana donde podrá ver el

documento de respuesta presionando el botón “Descargar Documento” en color azul.

Entonces podrá ver el archivo de respuesta a la solicitud en formato pdf, este tendrá

una disposición similar a la que se muestra a continuación.

40



CD: MIN-MAN-012-1

Una vez cerrado el documento podrá consultar nuevamente la respuesta por medio del

botón “Ver” en el bloque de Trámites con respuesta, el cual se verá de la siguiente

forma:

A: “Ver”, este botón permite ver el documento de respuesta nuevamente.

Una vez la entidad ha sido notificada se da por terminada la gestión de este trámite y

se cierra la solicitud.

4. Gestor

4.1. Revisión documental de la solicitud

Cuando la solicitud ha sido creada, debe pasar por una revisión por parte del rol

“Gestor”, quien determina si se genera un documento tipo “Resolución Cumplimiento

Artículos 10 y 3”, “Oficio de Rechazo”, o si se requiere más información por medio del

“Registro de actividad” para solicitar información adicional.

Cuando es una solicitud que ha pasado por el oficio de solicitud de información, pasará

por la revisión como si fuera una solicitud nueva sin previa revisión.

A

41



CD: MIN-MAN-012-1

Al ingresar al sistema, se encontrará el menú Trámites, ubicado al lado izquierdo inferior

de la interfaz de inicio, para iniciar con la revisión presiones en el interior de este menú

“Legalización de Sucursales Extranjeras prestadoras de servicios en el sector

hidrocarburos”.

42



CD: MIN-MAN-012-1

Al seleccionar este menú, aparecerá la Tabla de gestión del trámite8, la cual tendrá la

siguiente disposición:

En la segunda columna identificada con la palabra “Ver”, estarán los botones de

gestión, presione el botón verde “Ver detalle” para revisar la solicitud.

Ver detalle

Al hacer clic en el botón se abrirá el documento desde el que podrá realizar la revisión

y definir el documento que se debe crear como respuesta, este tendrá la siguiente

disposición.

8 Si desea acceder a una descripción más profunda sobre la Tabla de gestión del trámite diríjase al capítulo

“Preliminares”, apartado “Tabla de gestión del trámites”, o haga clic aquí.

43



CD: MIN-MAN-012-1

44



CD: MIN-MAN-012-1

Primero verifique los documentos adjuntos en el bloque “DOCUMENTOS ANEXOS”, Si

requiere solicitar más información, cierre la revisión del documento y realice un reporte

de actividad donde podrá solicitar información adicional. Conozca el proceso en este

mismo capítulo, en el apartado “Solicitar información adicional”, o haga clic aquí.

Si considera que la información es completa y verídica para continuar con la revisión en

el bloque “DOCUMENTOS ANEXOS”, allí estarán los documentos cargados por la

entidad, luego diríjase al bloque “DATOS DEL SOLICITANTE”, encontrará información

básica de la sucursal y tendrá algunos campos para indicar los participantes en la

conformación de la empresa, tomando esta información de los documentos cargados

por la entidad solicitante.

Luego continúe con el bloque “COMPLETAR INFORMACIÓN” donde debe indicar datos

más específicos sobre la empresa, la cual también podrá encontrar en los documentos

cargados por el solicitante.

45



CD: MIN-MAN-012-1

Al momento de indicar las fechas en que se radicaron los documentos, haga clic sobre

el botón al interior del campo. Este dará apertura a un calendario para seleccionar la

fecha con mayor facilidad.

En el bloque “DOCUMENTOS ANEXOS” podrá ver los archivos cargados por el solicitante,

cargar la verificación RUES y otros en caso de ser necesario.

46



CD: MIN-MAN-012-1

Una vez revisados en el siguiente bloque “VALIDACIÓN DOCUMENTAL”, encontrará tres

menús desplegables dispuestas para indicar si la compañía cumple con los documentos

mínimos exigidos para el registro, las opciones que ofrecen estos menús son “Si” y “No”,

como se muestra a continuación.

En el último bloque “DOCUMENTO A GENERAR” encontrará el botón “Buscar”; presiónelo

para dar apertura a una ventana con las opciones del documento a crear, esta

ventana tendrá una disposición igual o similar a la siguiente.

Las opciones que ofrece esta ventana son:

TR – Oficio de Rechazo: Cuando la solicitud será rechazada.

TR – Resolución Cumplimiento Artículos 10 y 3: Cuando la solicitud es aprobada.

TR – Resolución Cumplimiento Artículos 10 y 3 – Modificación: Cuando es aprobada la

solicitud y es realizada por segunda vez por modificación en el nombre.

47



CD: MIN-MAN-012-1

Si elige la opción “TR – Resolución Cumplimiento Artículos 10 y 3 – Modificación”, el

sistema agregará un bloque extra en la parte final del documento, para indicar el nuevo

nombre de la sucursal, como el que se muestra a continuación:

Entonces, una vez finalizado el diligenciamiento, diríjase a la parte inicial del documento

y presione el botón “Radicar y Cerrar”.

Entonces aparece un cuadro de diálogo solicitando confirmación. Pulse “Si” en caso de

que desee aprobar la revisión, de lo contrario oprima “No” y continúe editando.

Al momento de radicar, se mostrará el código de radicación y un botón para crear el

documento, este lucirá como el que se muestra a continuación.

48



CD: MIN-MAN-012-1

En seguida, se detallan los pasos para la creación de cada uno de los tres documentos

en respuesta a la solicitud.

Resolución Cumplimiento Artículos 10 y 3

Para crear el documento “Resolución Cumplimiento Artículos 10 y 3” podrá iniciar por

medio del botón que le ofrece el sistema al mostrar una ventana con el número de

registro de la revisión.

También por medio de la Tabla de Gestión del trámite9, que mostrará la etapa de gestión

en que se encuentra la solicitud resaltando en color verde, como se muestra a

continuación.

En la columna “Ver” de la tabla, encontrará un botón para crear el documento,

presiónelo para generar la Resolución Cumplimiento Artículos 10 y 3.

9 Si desea acceder a una descripción más profunda sobre la Tabla de Gestión del trámite diríjase al capítulo

“Preliminares”, apartado “Tabla de Gestión del trámite”, o haga clic aquí.

49



CD: MIN-MAN-012-1

A: “Ver detalle”

Inmediatamente se descargará una plantilla Macro de Word. Para abrirla sin que se

presenten inconvenientes procure no tener ningún otro documento de Word abierto,

luego diríjase a la carpeta donde se descargó el archivo, presione el botón derecho

sobre este y pulse “Abrir”. Una vez abierta, esta plantilla tendrá una disposición similar a

la siguiente.

Después de verificar la información y realizar los comentarios pertinentes, haga clic en

la pestaña “Complementos” para acceder al botón “TMS”, como puede verse a

continuación:

50



CD: MIN-MAN-012-1

Despliegue las opciones haciendo clic en “TMS”, estas son las siguientes:

“Iniciar aprobación”: Para continuar con el ciclo de aprobación

“Guardar”: Borrador en el sistema para continuar después con el proceso

“Borrar Documento”: elimina toda la información del documento, dejando en blanco el

archivo.

“Ver parámetros plantilla”, permite ver detalles de la estructura del documento.

Haga clic en “Iniciar aprobación”. Entonces el sistema presenta un cuadro de diálogo

con un campo de texto abierto para que ingrese comentarios sobre la revisión. Haga

clic en “Aceptar” para continuar o “Cancelar” para retornar a la revisión.

Después de “Aceptar”, el sistema muestra un nuevo cuadro de diálogo para validar y

continuar el proceso con las opciones “Si” y “No”

51



CD: MIN-MAN-012-1

Finalmente, aparece un cuadro de diálogo con un resumen del proceso, donde se

presenta el número de radicado, la fecha de inicio y el vencimiento, el nivel de

prioridad, el nuevo asignado y la etapa. Haga clic en “Aceptar” para terminar.

La etapa a la que se envía el documento es TR - Revisar Oficio o Resolución, para

conocer este proceso diríjase al capítulo “Revisor”, apartado “Revisar Oficio o

Resolución”, o haga clic aquí.

Oficio de Rechazo

Cuando la solicitud es rechazada por el revisor, se crea un documento “Oficio de

Rechazo”, el cual informará del rechazo a la solicitud.

52



CD: MIN-MAN-012-1

Entonces, para indicar la creación del documento, debe seleccionar el botón para

crear el documento una vez que haya radicado la revisión y decisión de documento,

este botón tendrá una disposición como la siguiente:


presenten inconvenientes procure no tener ningún otro documento de Word abierto,


sobre este y pulse “Abrir”. Una vez abierta esta plantilla tendrá una disposición similar a

la siguiente.

53



CD: MIN-MAN-012-1


la pestaña “Complementos” lo cual le mostrará el botón “TMS”, como puede verse a

continuación:


“Iniciar ciclo de aprobación”: Para iniciar con el ciclo de aprobación


“Borrar Documento”: elimina toda la información del documento, dejando en blanco el

archivo.


Haga clic en “Iniciar ciclo de aprobación”. Entonces el sistema presenta un cuadro de

diálogo con un campo de texto abierto para que ingrese comentarios sobre la revisión.

Haga clic en “Aceptar” para continuar o “Cancelar” para retornar a la revisión.

54



CD: MIN-MAN-012-1






55



CD: MIN-MAN-012-1

La etapa a la que se envía el documento es TR - Revisar Oficio o Resolución, para

conocer este proceso diríjase al capítulo “Revisor”, apartado “Revisar Oficio o


Modificación - Resolución de cumplimiento

El documento “Resolución Cumplimiento Artículos 10 y 3 – Modificación” tiene como fin

realizar la actualización del nombre de la sucursal o compañía matriz. Antes de crear la

resolución se deben realizar un par de pasos extra, este documento será idéntico a una

resolución de cumplimiento realizada por primera vez.

Entonces, para indicar que la resolución es por modificación, debe hacer clic en el

botón para crear el documento una vez que haya radicado la revisión y decisión de

documento, este botón tendrá una disposición como la siguiente:

56



CD: MIN-MAN-012-1

Luego de presionar el botón con el nombre de la resolución, el sistema mostrará una

interfaz para indicar un comentario sobre la actualización del nombre e indicar el

nombre del aprobador.

Una vez digitado, diríjase al botón “Guardar” que encontrará en la parte inicial del

documento.

57



CD: MIN-MAN-012-1

Una vez guardado, diríjase a la Tabla de gestión del trámite, la cual habrá cambiado la

asignación de “Revisar solicitud” a “Generar resolución”10:

En la columna “Ver” de la tabla, encontrará un botón para crear el documento,

presiónelo para generar la Resolución Cumplimiento Artículos 10 y 3.




58



CD: MIN-MAN-012-1


presenten inconvenientes, procure no tener ningún otro documento de Word abierto,


sobre este y pulse “Abrir”. Una vez abierta esta plantilla tendrá una disposición similar a

la siguiente.


“Complementos” lo cual le mostrará el botón “TMS”, como puede verse a continuación:

59



CD: MIN-MAN-012-1


“Iniciar aprobación”: Para continuar con el ciclo de aprobación


“Ver parámetros plantilla”: permite ver detalles de la estructura del documento.

Haga clic en “Iniciar ciclo de aprobación”. Entonces el sistema presenta un cuadro de

diálogo con un campo de texto abierto para que ingrese comentarios sobre la revisión.

Haga clic en “Aceptar” para continuar o “Cancelar” para retornar a la revisión.



60



CD: MIN-MAN-012-1




La etapa a la que se envía el documento es TR – Revisión de Oficio o Resolución, para

conocer esta gestión diríjase al capítulo “Revisor”, apartado “Revisión de Oficio o


61



CD: MIN-MAN-012-1

Solicitar Información Adicional.

Si al momento de estar realizando la revisión se identifica que es necesario solicitar más

información, diríjase nuevamente a la Tabla de gestión del trámite11, la cual tendrá la


En la columna “Ver” de la tabla, encontrará un botón “Reportar actividad” para solicitar

información adicional al radicador.

A: “Reportar actividad”, permite informar de los avances sobre la tarea.



A

62



CD: MIN-MAN-012-1

Los siguientes dos campos son obligatorios, el primero es “Descripción” en el que debe

detallarse la actividad o suceso; y el siguiente es “Estado” el cual es un menú

desplegable con las opciones: “En aprobación”, “En ejecución”, “En espera de un

tercero”, “En proceso” y “Suspendido”. Al final se encuentra habilitado el botón

“Adjuntar” para anexar documentos si es necesario. Haga clic en “Registrar Actividad”

para finalizar.

Podrá notar la tarea aún abierta pero asignada al radicador en la Tabla de gestión del

trámite12. Una vez la información haya sido agregada, la asignación volverá

nuevamente a este rol.



63



CD: MIN-MAN-012-1

La etapa a la que se envía el documento es TR – Registrar Información adicional, para

conocer esta gestión diríjase al capítulo “Radicador”, apartado “Completar

Información”, o haga clic aquí.

4.1. Anexar Resolución

Luego que una solicitud ha sido revisada y aprobada, el Gestor debe anexarla como

respuesta al solicitante, para realizar esta gestión diríjase al menú Trámites ubicado al

lado izquierdo inferior de la interfaz de inicio, para iniciar con la revisión presiones en el

interior de este menú “Legalización de Sucursales Extranjeras prestadoras de servicios en

el sector hidrocarburos”.

Al seleccionar este menú, aparecerá la Tabla de gestión del trámite13, la cual tendrá la




64



CD: MIN-MAN-012-1

En la segunda columna identificada con la palabra “Ver”, estará el botón “Ver detalle”,

para revisar la solicitud.

“Ver detalle”

Al presionarlo se abrirá una tabla para seleccionar el documento a crear, presione el

icono en la columna “Escoger”.

Al seleccionar el botón se abrirá el documento desde el que podrá realizar la revisión y

definir el documento que se debe crear en respuesta, este tendrá la siguiente

disposición.

65



CD: MIN-MAN-012-1

Donde debe indicar el número de la resolución, e indicar la fecha por medio del botón

ubicado al interior del campo, al presionarlo dará apertura a una ventana para

seleccionar la fecha en un calendario como el que se muestra a continuación:

Luego, debe adjuntar la resolución. Una vez realizado esto, podrá dirigirse al botón

ubicado en la parte inicial, presione “Radicar y Cerrar”.

Entonces aparecerá un cuadro de diálogo de confirmación, presione “Aceptar” para

continuar.

El sistema confirmará la radicación por medio de un número para identificar el

documento.

66



CD: MIN-MAN-012-1

Entonces aparecerá el radicado con el anexo del documento.

Este documento irá directamente al solicitante, quien debe ingresar al sistema ver el

documento para que se de cierre a la solicitud. Conozca el proceso de la notificación

en el capítulo “Radicador”, apartado “Notificación”, o haga clic aquí.

5. Revisor

5.1. Revisión de Oficio o Resolución

Cuando el documento de respuesta ha sido creado; ya sea un “Resolución de

cumplimiento artículos 10 y 3” u un “Oficio de Rechazo”, debe pasar por una revisión

por parte del rol “Revisor”, quien verifica la decisión tomada y que la información al

interior del documento sea correcta.

67



CD: MIN-MAN-012-1

Al ingresar al sistema, se encontrará el menú Trámites ubicado al lado izquierdo inferior

de la interfaz de inicio, identifíquelo y presione la opción “Legalización de Sucursales

extranjeras prestadoras de servicios en el sector de Hidrocarburos”.

Al seleccionar el menú, aparecerá la Tabla de gestión del trámite14, la cual tendrá la


En la segunda columna identificada con la palabra “Ver”, estará el botón “Ver detalle”

para iniciar la revisión.




68



CD: MIN-MAN-012-1

Una vez presionado se descargará una plantilla Macro de Word para comenzar con la

revisión del documento, ya sea un Oficio de rechazo o un Auto de Registro.

Diríjase a la carpeta donde se descargó el archivo, presione el botón derecho sobre el

documento y pulse “Abrir”. Una vez abierta, la plantilla tendrá una disposición muy

similar a la que se muestra a continuación:

Después de verificar la información del documento haga clic en “Complementos” para

ver el botón “TMS”, como puede verse a continuación:

A

69



CD: MIN-MAN-012-1

A: Pestaña complementos habilitada


“Rechazar”: Se da una negativa al documento y se regresa al Gestor.


“Firmar y Radicar”: se aprueba e inicia el proceso de firma del memorando remisorio o

auto de cumplimiento.


Presione “Revisado”, entonces aparece un cuadro de diálogo que confirma si desea

continuar con la operación y presenta las opciones “Si” y “No”. Pulse “Si” en caso que

desee aprobar la revisión, de lo contrario oprima “No” y continúe editando.

El documento se convierte en un pdf, como se muestra a continuación.

70



CD: MIN-MAN-012-1

Al regresar a la interfaz la Tabla de gestión del trámite, verá un anuncio que confirma el

cierre de la gestión.

La etapa a la que se envía el documento es TR – Anexar Resolución, para conocer esta

gestión diríjase al capítulo “Gestor”, apartado “Anexar Resolución”, o haga clic aquí.

71



CD: MIN-MAN-012-1

6. Anexo 2 Requisitos técnicos para WordTMS

Para que el componente de WordTMS funcione correctamente, dedicado al

funcionamiento de los ciclos de aprobación, deben estar configurados e instalados los

siguientes componentes en su computador.

Componente WordTMS DigitalSing: Este complemento es el encargado de realizar el

proceso de firma digital de documentos PDF. Muestra los certificados digitales instalados

en la máquina y firma el documento PDF para, posteriormente, radicarlo en TMS.

CAPICOM: Componente que se utiliza para hacer el cifrado y descifrado de información.

Se requiere que este componente sea registrado en el COM+.

MSXML 6.0: Componente que permite interactuar con documentos XML.

Certificado Digital: Se debe tener en la maquina el documento electrónico (con su

respectiva llave privada) con el cual se firmará digitalmente el documento a transmitir a

TMS.

Microsoft Word 2010 o posteriores.

72



CD: MIN-MAN-012-1

6.1. Configuración de Microsoft Word

Es indispensable que se encuentre habilitado el uso de macros en Word para que el

componente WordTMS funcione de manera adecuada. Se muestra aquí un pequeño

instructivo.

Abra Word en su equipo y diríjase a la pestaña “Archivo”. Ubique y seleccione, dentro

del menú “Opciones”.

73



CD: MIN-MAN-012-1

Al seleccionarla, aparece un cuadro de diálogo que lleva el título de “Opciones de

Word”. Selecciones “Centro de confianza” para habilitar las opciones vinculadas a esta

categoría. Haga clic en “Configuración del Centro de confianza…”, ubicado en la parte

derecha del cuadro, como puede evidenciarse en la siguiente figura.

74



CD: MIN-MAN-012-1

Se abre un nuevo cuadro de diálogo donde debe seleccionar la opción “Configuración

de macros” ubicada en el menú de la izquierda. Dentro de las opciones, active el botón

de opción de “Habilitar todas las macros”.

75



CD: MIN-MAN-012-1

Se recomienda, además, en el mismo menú entrar a las opciones de “Vista protegida”

y habilitar la opción “Habilitar la Vista protegida para los archivos procedentes de

Internet”, como se demuestra en la siguiente figura.

76



CD: MIN-MAN-012-1

Glosario

ACCIONES: Funciones que el usuario tiene disponibles. Por ejemplo: Guardar, Radicar,

Crear PDF.

ADJUNTO/ANEXOS: Archivos permitidos por el sistema que se adjuntan a un documento,

tarea o proceso.

ASIGNADAS: Tareas asignadas al usuario en sesión.

AUTOPOBLADO/POBLADO: Campos de un formulario o documento que se actualizan

automáticamente con información previa del proceso o del sistema.

BALANCEO DE CARGAS: Asignación relativa de acuerdo a la cantidad de tareas que

tenga un usuario dentro del grupo responsable de atención a esta.

BLOQUE: Conjunto de campos dentro de un documento digital con un mismo tema. Por

ejemplo, el bloque DATOS SOLICITANTE contiene los campos relacionados con los datos

del usuario solicitante, campo para el nombre, campo para el Correo electrónico, etc.

CAMPO: Espacio donde se escriben datos en un proceso. Existen campos para nombres,

apellidos, fechas, etc.

COMPLEMENTOS: Herramientas de aplicaciones que permiten ejecutar funciones

especializadas. Por ejemplo, complemento WordTMS, permite realizar las tareas de

gestión de un documento dentro de la herramienta de MS-Word.

CONFIGURAR: Acciones a realizar por el usuario para lograr el objetivo deseado. Por

ejemplo, Configurar PDF. Configura la forma de presentación del nuevo documento con

formato PDF.

CONGELADO: Documento en estado no modificable.

DOCUMENTO ASOCIADO: Documento necesario para el cumplimiento de una tarea. Se

habilitará al usuario responsable de esta tarea.

ESTADO: Situación en tiempo real de la solicitud. Los estados en una solicitud tras la

radicación inicialmente se generan de manera automática.

77



CD: MIN-MAN-012-1

FICHA DEL DOCUMENTO: Ventana con la información y responsable de la nueva tarea.

FILTRO: Especificación particular de algunos campos para poder realizar una consulta o

búsqueda.

FLUJO DEL DOCUMENTO: Tareas y/o etapas por las cuales ha pasado un documento.

GUARDAR DOCUMENTO: Realizará la acción de guardar el documento parcialmente.

Borrador.

ICONO DE GESTIÓN: Funcionalidad del sistema que permite al usuario continuar con una

actividad del proceso.

INTERFAZ: Ventana del sistema que muestra la información del proceso.

MIS TAREAS 2: Innovador sistema de gestión de tareas.

ORIGINADAS: Tareas originadas por el usuario en sesión.

PLANTILLAS: Archivos (txt, doc, xls, etc) precargados en el sistema que servirán como

referencia en la creación de un documento.

PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas que cumplen un objetivo en

específico.

ROL: Función desempeñada por determinada persona dentro del sistema.

SEMÁFORO: Consulta de tareas organizadas por tiempo de vencimiento.

SISTEMA: Aplicación funcional TMS

TABLA DE TAREAS: Consulta organizada de tareas asignadas u originadas por el usuario

en sesión.

TAREA: Actividad a realizar en un proceso.

Tecla F5 (Teclado): Función actualizar ventana activa en el navegador.

TMS: Plataforma Tracking and Management System.

VENTANA EMERGENTE: Ventanas que se despliegan automáticamente se genera una

acción. Por ejemplo, Al descargar un archivo.

78



CD: MIN-MAN-012-1

ASTERISCO: Este símbolo señala el carácter de obligatorio

cumplimiento para el campo donde se localiza. Es decir

que se debe diligenciar el campo donde exista este

asterisco.

Semáforos: las solicitudes reflejan el plazo de atención por

medio de semáforos.

VERDE: Solicitudes a tiempo.

AMARILLO: Solicitudes por vencer.

ROJO: Solicitudes vencidas.

AZUL: Suma total de las solicitudes asignadas

independientemente del plazo de atención.

GRIS: Solicitudes pendientes por gestionar.

DUPLICADOR DE BLOQUES: Se utiliza cuando el documento

se queda corto de espacio para continuar con el ingreso

de los datos requeridos. Con dar un clic en éste icono el

sistema genera un bloque en duplicado (clon). En cuanto al

número escrito dentro del recuadro se utiliza para crear un

número determinado de bloques sin que tenga que hacerlo

uno por uno. Dicho de otra manera, por ejemplo si se

necesita generar nueve bloques más dentro de la misma

solicitud, tan sólo se escribe el número nueve (9) dentro del

recuadro y a continuación clic sobre el icono “Insertar

bloque de datos”.

ELIMINADOR DE BLOQUES: Este icono se presenta en la

pantalla en el momento en que exista más de un bloque, o

después de haber duplicado un bloque en el documento.

79



CD: MIN-MAN-012-1

Se utiliza en el caso que se considere necesario eliminar un

bloque existente en el documento.

ANEXOS: Se usa para activar el proceso de anexar

documentos al cuerpo de la solicitud.

CALENDARIO: Este icono dispone de la opción de

seleccionar, actualizar y cambiar determinadas fechas.

DIGITALIZAR DOCUMENTO: Se utiliza para activar el proceso

de digitalización de un documento físico y posteriormente

adjuntarlo a una solicitud.

VER ARCHIVO: Permite ver los documentos que se hayan

anexado a una solicitud antes de radicar el documento.

ELIMINAR ARCHIVO: Permite eliminar un archivo que se haya

anexado al sistema, si el usuario considera necesario.

DESPLAZAMIENTO DE BLOQUES: Este icono permite realizar el

desplazamiento de los bloques, solo será visible después de

haber repetido un bloque dentro del documento de

captura de información.

CAMPOS DESPLEGABLES: En los campos que se visualiza una

flecha hacia abajo, indica que al hacer clic sobre ellas se

visualizará una lista de opciones para que seleccione la

indicada.

Adicionalmente el asterisco indica que el campo es

obligatorio, es decir que debe diligenciarlo para continuar

con el proceso que esté realizando.

80



CD: MIN-MAN-012-1

Guía de Usuario-+… · 1.6. Bloque Tareas Asignadas El bloque “Tareas Asignadas” se presenta...

Documents

Transcript of Guía de Usuario-+… · 1.6. Bloque Tareas Asignadas El bloque “Tareas Asignadas” se presenta...