MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ......Unidad de Protocolo para iniciar el trámite de...

ASAMBLEA NACIONAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

UNIDAD DE PROTOCOLO

SEPTIEMBRE, 2019

GENERALIDADES

BASE LEGAL

DEFINICIONES

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

OBJETIVOS Y FUNCIONES

PROCEDIMIENTOS Y MAPEOS

ANEXOS Y FORMULARIOS

DIRECTIVA DE LA ASAMBLEA NACIONAL

H.D. MARCOS CASTILLERO BARAHONA PRESIDENTE

H.D. ZULAY RODRÍGUEZ PRIMER VICEPRESIDENTE

H.D. TITO RODRÍGUEZ SEGUNDO VICEPRESIDENTE

LCDO. QUIBIAN PANAY SECRETARIO GENERAL

LCDA. DANA CASTAÑEDA SUBSECRETARIA GENERAL

SECRETARÍA GENERAL

DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

LCDA. LUZ MARINA NAVARRO GUTIÉRREZ

DIRECTORA

PERSONAL TÉCNICO

LCDA. NICHOLLE DE SEDAS ANALISTA

LCDA. MARKELDA CAÑIZALES ANALISTA

LCDA. BERTA HISLOP ANALISTA

LCDA. MELINA OROCÚ ANALISTA

TEC. GLORIA GIL ASISTENTE ADMINISTRATIVA

SEÑORA MATILDE BUSTAMANTE SECRETARIA

UNIDAD DE PROTOCOLO

LCDA. CARMEN GARCÍA DE FERNÁNDEZ

DIRECTORA

DEPARTAMENTO DE REVISIÓN Y CORRECCIÓN DE ESTILO DE LA

DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA EN ASUNTOS PLENARIOS

REVISADO POR LCDA. MILHENA TREJOS RUIZ

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 2

GENERALIDADES ................................................................................................. 3

Objetivo del manual ................................................................................................ 4

Ámbito de aplicación ............................................................................................... 4

BASE LEGAL ......................................................................................................... 7

DEFINICIONES ....................................................................................................... 8

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ........................................................................... 9

Organigrama ......................................................................................................... 10

OBJETIVOS Y FUNCIONES ................................................................................ 11

............................................................................................ 11rámite de Pasaporte

Trámite de pasaporte diplomático ......................................................................... 16

Trámite de visas .................................................................................................... 20

Solicitud de uso del Salón Diplomático y Cortesía de Puerto ................................ 23

Recibo y despedida del presidente o presidenta de la Asamblea Nacional

cuando sale de viaje .............................................................................................. 26

Visita de cortesía de un (a) ministro (a) de Estado al Despacho

del presidente o presidenta de la Asamblea Nacional .......................................... 29

Presentación de un proyecto por un ministro o ministra de Estado

ante el Pleno de la Asamblea Nacional ................................................................. 32

Visita de un (a) embajador (a) ............................................................................... 35

Recibo y despedida de una delegación visitante ................................................... 39

Visita del presidente o presidenta de la República a la Asamblea Nacional ........ 41

Acto de imposición de la condecoración legislativa, Medalla Justo Arosemena ... 44

Entrega de resoluciones, pergaminos de reconocimiento por parte de

la Asamblea Nacional ............................................................................................ 48

Anexos ................................................................................................................. 52

Firmas de autorización .......................................................................................... 56


ANEXOS Y FORMULARIOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIDAD DE PROTOCOLO 2019

ASAMBLEA NACIONAL 2

INTRODUCCIÓN

La Dirección de Desarrollo Institucional ha trabajado en la actualización del Manual

de Procedimientos Administrativos de la Unidad de Protocolo, con el principal

objetivo de documentar detalladamente los cambios que han surgido en la ejecución

de sus actividades y en la forma como se realizan las mismas dentro de la unidad.

Este documento contempla diferentes procedimientos, flujogramas y mapeos, como

el trámite de pasaporte diplomático, trámite de visas, visitas de cortesía de un (a)

ministro (a) de Estado, recibo y despedida de una delegación visitante, entre otros,

los cuales permitirán el desarrollo de sus actividades de manera eficaz y eficiente.

Con esta actualización se dota a la Unidad de Protocolo de una valiosa herramienta

de consulta de primera mano y a la vez se brinda el apoyo necesario a los

funcionarios de esta unidad administrativa, así como al nuevo personal, en la

ejecución y cumplimiento de sus funciones.

El asesoramiento y la colaboración de la jefa de la Unidad de Protocolo ha sido un

factor primordial e indispensable para realizar la actualización de este manual.


ASAMBLEA NACIONAL 3

GENERALIDADES


ASAMBLEA NACIONAL 4

GENERALIDADES

Identificar los cambios en los procedimientos y en las tareas que se

realizan dentro de la Unidad de Protocolo, con el principal objetivo de que

el manual sea una guía y referencia para los funcionarios de esta unidad.

I. Objetivo del manual Contar con un instrumento de referencia que establezca de forma

ordenada los procedimientos y actividades que desarrolla la Unidad de

Protocolo en base a sus funciones, garantizando el cumplimiento de las

mismas por parte del personal.

II. Ámbito de aplicación Este documento está dirigido a los funcionarios que actualmente laboran

en la Unidad de Protocolo, así como al nuevo personal.

BASE LEGAL

Constitución Política de la República de Panamá de 1972, reformada por

los Actos Reformatorios de 1978, por el Acto Constitucional de 1983 y los

Actos Legislativos 1 de 1993 y 2 de 1994; y por el Acto Legislativo N° 1

de 2004.

Reglamento Orgánico del Régimen Interno de la Asamblea Nacional.

Ley 6 de 22 de enero de 2002, que dicta normas para la Transparencia

en la Gestión Pública, establece la acción de Hábeas Data y dicta otras

disposiciones. (Gaceta Oficial No. 24.476 de 23 de enero de 2002).

Ley 39 de 30 de mayo de 2017, que modifica y adiciona artículos a la ley

12 de 1998, que desarrolla la Carrera del Servicio Legislativo.


ASAMBLEA NACIONAL 5

Resolución N° 80 de 9 de agosto de 2001, por la cual se modifica la

estructura organizativa de la Asamblea Legislativa.


estructura organizativa de la Asamblea Legislativa y modifica la

resolución 80 de 9 de agosto de 2001 y a todas las que les sean

contrarias.

Resolución N° 263 del 30 de junio de 2008, por la cual se modifica la

estructura organizativa de la Asamblea Nacional y modifica la resolución

117 de 7 de agosto de 2002 y a todas las que les sean contrarias.

Resolución N° 52 de 12 de agosto de 2009, por la cual la Directiva de la

Asamblea Nacional deroga la Resolución N° 263 de 30 de junio de 2008.

Resolución N° 178 de 30 de junio de 2010, por la cual se aprueban

modificaciones al Reglamento de Administración de Recursos Humanos

y se Autoriza el Ordenamiento en un Texto Único.


estructura organizativa de la Asamblea Nacional.


estructura organizativa de la Asamblea Nacional.

Resolución N° 99 de 14 de septiembre de 2015, que modifica la estructura

organizativa y crea la Dirección de Cultura y Deportes de la Asamblea

Nacional.


ASAMBLEA NACIONAL 6

Resolución N° 215 de 20 de noviembre de 2018, que modifica la

estructura organizativa de la Asamblea Nacional, elevando el

Departamento de Seguridad Parlamentaria a Dirección con sus

departamentos.


ASAMBLEA NACIONAL 7

DEFINICIONES


ASAMBLEA NACIONAL 8

DEFINICIONES

Condecoración

Distinción que se concede a una persona como reconocimiento y señal

de honor por sus méritos.

Ética

Es el comportamiento y estilo a ponerse en práctica en actividades

oficiales y privadas, en las cuales se debe acatar normas básicas de

conducta y modales, en un marco ceremonioso.

Orden de precedencia

Es la ubicación que le corresponde a una autoridad o personalidad

nacional o extranjera, de acuerdo a su cargo, en los distintos actos o

ceremonias.

Pleno

Órgano supremo de la Asamblea Nacional, conformado por los diputados

y diputadas.

Protocolo

Conjunto de conductas y reglas que las personas en una determinada

sociedad deberán conocer y respetar en ocasiones específicas, tales

como en los actos y ceremonias diplomáticas y oficiales.

Tratamientos honoríficos

Es la forma que nos indica cómo dirigirnos o tratar correctamente a las

personalidades de acuerdo al cargo que desempeñan.


ASAMBLEA NACIONAL 9

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA


ASAMBLEA NACIONAL 10

ORGANIGRAMA

UNIDAD DE PROTOCOLO

SECRETARÍA GENERAL

UNIDAD DE PROTOCOLO



OBJETIVOS Y FUNCIONES



UNIDAD DE PROTOCOLO

OBJETIVO

Organizar y atender las ceremonias y actos protocolares de la Asamblea Nacional,

para garantizar el cumplimiento de normas y solemnidades parlamentarias.

FUNCIONES

Brindar el marco protocolar correspondiente a Embajadores y demás

miembros del honorable cuerpo diplomático que visiten la Asamblea

Nacional.

Brindar el trato protocolar a personalidades de otros países, que visiten la

Asamblea Nacional.

Tramitar pasaporte diplomático de los diputados y diputadas, diputados

suplentes, diputadas suplentes y sus dependientes, ante el Ministerio de

Relaciones Exteriores.

Tramitar visa diplomática de los diputados y diputadas, diputados

suplentes, diputadas suplentes y sus dependientes, ante los diferentes

consulados acreditados en nuestro país.

Tramitar la documentación pertinente y acompañar a las personas que el

Pleno les ha otorgado cortesía de sala.

Atender el protocolo de llegada y salida del honorable presidente o

presidenta de la Asamblea Nacional.

Organizar los actos protocolares de la Asamblea Nacional.



Acompañar al Pleno a los ministros, ministras, magistrados, magistradas,

procurador, procuradora y otros funcionarios, que por derecho propio del

cargo no necesitan requerir de una cortesía de sala.

Observar y elegir el estilo de invitaciones a los diferentes actos

ceremoniales de la institución.

Cuidar del envío de las invitaciones o su aceptación en el tiempo oportuno.

Cuidar de la presentación del recinto y del apropiado desenvolvimiento

del personal que asiste a los honorables diputados y diputadas en el

mismo.

Confeccionar y mantener actualizada la precedencia legislativa.

Tramitar las solicitudes de visitas de cortesía presentadas por los

miembros del Honorable Cuerpo Diplomático acreditado en Panamá, para

obtener audiencia con el presidente o presidenta de la Asamblea

Nacional, al igual que cuando la solicitan desde el extranjero e informar a

la Unidad de Relaciones Internacionales de la institución.

Preparar y enviar cartas credenciales, invitaciones locales o al extranjero

de parlamentarios a congresos, conferencias, almuerzos, recepciones,

desayunos y otros, al igual que ocuparse del desarrollo de los mismos.

Preparar toda la documentación de los diputados y diputadas que viajen

al exterior y, acompañarlos cuando se trate de delegaciones y así lo

soliciten los diputados y diputadas.

Mantener una comunicación constante con todas las embajadas

acreditadas en el país, ministerios, aeropuertos, aduanas, migración y

otros.



Tramitar el uso del salón diplomático y cortesía de puerto para los

diputados y diputadas.

Velar por el mantenimiento en óptimas condiciones de la Bandera

Nacional y las de los partidos políticos.

Elaborar el plan anual de trabajo de sus actividades y proyectos.

Confeccionar los informes de seguimiento sobre la ejecución de sus

labores.

Elaborar los informes de evaluación de resultados.

Formular el anteproyecto de presupuesto de la unidad.

Las demás funciones que se le asignen, afines a su área de especialidad.



ASAMBLEA NACIONAL

SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE PASAPORTE DIPLOMÁTICO1 VERSIÓN 2 P.A. AN/SG/UP/19 FECHA AGOSTO 2019 VALIDADO POR LCDA. CARMEN G. DE FERNÁNDEZ DOCUMENTADO POR LCDA. NICHOLLE DE SEDAS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO Facilitar el trámite para la obtención de pasaporte diplomático a los (as)

honorables diputados (as), esposas (os) e hijos menores de edad.2

UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONARIOS (AS) QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN

HONORABLE DIPUTADO (A)

Elabora y envía nota a la Secretaría General de la Asamblea Nacional solicitando el pasaporte diplomático.

SECRETARÍA GENERAL

Recibe y otorga visto bueno a la solicitud de pasaporte diplomático.

Remite nota con visto bueno a la Unidad de Protocolo.

UNIDAD DE PROTOCOLO

Recibe nota de solicitud de pasaporte firmada con el visto bueno del secretario general de la Asamblea Nacional.

1 Se le hará entrega de un listado de los documentos que el honorable diputado debe entregar a la Unidad de Protocolo para iniciar el trámite de pasaporte diplomático. 2 Ver Anexo 2 (Gaceta Oficial del 11 de junio de 2018, artículo 3).




Entrega los documentos necesarios a la Unidad de Protocolo, para que se realice el trámite de su pasaporte diplomático, de sus cónyuges e hijos menores de edad, según sea el caso. Documentos requeridos:

1. Fiel copia de la credencial original (debe solicitarlo en el Tribunal Electoral).

2. Fotocopia legible autenticada del Acta de Toma de Posesión.

3. Fotocopia legible de la cédula. 4. Certificado original de matrimonio (en caso de

cónyuge) y tres (3) balboas en timbres fiscales. 5. Certificado original de nacimiento (en caso de hijos

menores de edad) y tres (3) balboas en timbres fiscales.

Estos documentos deben ser entregados de forma completa, para poder comenzar el trámite en Cancillería.

UNIDAD DE PROTOCOLO

Recibe los documentos correspondientes.

Confecciona la nota de solicitud de pasaporte diplomático dirigida a la Cancillería.

Remite nota dirigida a Cancillería para la firma del secretario general de la Asamblea Nacional.

SECRETARÍA GENERAL

Recibe y firma nota de solicitud de pasaporte diplomático.

Remite nota debidamente firmada a la Unidad de Protocolo.

UNIDAD DE PROTOCOLO

Recibe nota de solicitud de pasaporte firmada por el secretario general de la Asamblea Nacional.

Envía la nota firmada a la Cancillería con los documentos correspondientes.

CANCILLERÍA – DEPARTAMENTO DE PASAPORTES

Recibe nota aprobada y documentos correspondientes.

Comunica al despacho del Diputado (a) para que proceda a tomarse la foto y firmar electrónicamente el documento, para luego proceder a confeccionar el pasaporte.

Confecciona pasaporte diplomático.

Notifica y entrega pasaporte al diputado (a) o a la persona designada por él (ella).


Retira pasaporte en el Departamento de Pasaportes de la Cancillería.

Envía una copia del pasaporte diplomático a la Unidad de Protocolo.

UNIDAD DE PROTOCOLO

Recibe copia del pasaporte diplomático para incluirlo dentro del expediente del honorable diputado (a).

FIN DEL PROCESO



Notas:

El (la) secretario (a) general y el (la) subsecretario (a) General de la Asamblea Nacional tienen

derecho a obtener su pasaporte diplomático, y los requisitos son los siguientes:

1. Fotocopia autenticada de la toma de posesión. 2. Fotocopia legible de la cédula. 3. Carta de certificación de trabajo (expedida por la Dirección de Recursos Humanos de la

Asamblea Nacional).

Todo (a) funcionario (a) que viaje en misión oficial puede solicitar pasaporte oficial. El Ministerio de Relaciones Exteriores determina la categoría de pasaporte que le corresponde a los (as) funcionarios (as) de una institución, ya que va de acuerdo al cargo del funcionario o funcionaria.

Estos pasaportes le son retenidos a los (as) funcionarios (as) por las autoridades de Migración al momento de su regreso al Aeropuerto Internacional de Tocumen, y remitidos al Ministerio de Relaciones Exteriores, quien se convierte en custodio de los mismos hasta que el (la) funcionario (a) vuelva a salir en misión oficial.

Para pasaportes oficiales y especiales, el procedimiento de exoneración del uso del aeropuerto, se realiza en las Oficinas de Aeronáutica Civil con aproximadamente 10 días de antelación al viaje.

La Asamblea Nacional hace la petición de la devolución del pasaporte a través de una nota firmada por el (la) secretario (a) general indicando la misión a la que viaja el (la) funcionario (a), y la fecha de salida.

19

Entrega los documentos necesarios a la Unidad de Protocolo, para que se realice el trámite de su pasaporte diplomático, de sus

cónyuges e hijos menores de edad, según sea el caso.

MAPEO DEL PROCEDIMIENTO PARA TRÁMITE DE PASAPORTE DIPLOMÁTICO

PROCEDIMIENTO PARA TRÁMITE DE PASAPORTE DIPLOMÁTICO

UNIDAD SOLICITANTE SECRETARÍA GENERALUNIDAD DE

PROTOCOLOCANCILLERÍA

Elabora y envía nota a la Secretaría General de la Asamblea Nacional solicitando el pasaporte diplomático.

Recibe y otorga visto bueno a la solicitud de pasaporte diplomático. Remite nota con visto bueno a la Unidad de Protocolo.

Recibe nota de solicitud de pasaporte firmada con el visto bueno del secretario seneral de la Asamblea Nacional.

Recibe los documentos correspondientes. Confecciona la nota de solicitud de pasaporte diplomático dirigida a la Cancillería.

Remite nota dirigida a Cancillería para la firma del secretario general de la Asamblea Nacional.

Recibe y firma nota de solicitud de pasaporte diplomático. Remite nota debidamente firmada a la Unidad de Protocolo.

Recibe copia del pasaporte diplomático para incluirlo dentro del expediente del honorable diputado (a).

Recibe nota de solicitud de pasaporte firmada por el secretario general de la Asamblea Nacional. Envía la nota firmada a la Cancillería

con los documentos correspondientes.

Recibe nota aprobada y los documentos correspondientes. Comunica al despacho del diputado (a) para que proceda a tomarse la foto

y firmar electrónicamente el documento, para luego proceder a confeccionar el pasaporte.

Confecciona pasaporte diplomático. Notifica y entrega pasaporte al diputado (a) o a la persona designada por él (ella).

Retira pasaporte en el Departamento de Pasaportes de la Cancillería. Envía una copia del pasaporte diplomático a la Unidad de

Protocolo.

1 2 3

4 5

7 8

9

6

10

7

8

4

5

1

2

3

6

9

10



ASAMBLEA NACIONAL

SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE VISAS VERSIÓN 2 P.A. AN/SG/UP/19 FECHA AGOSTO 2019 VALIDADO POR LCDA. CARMEN G. DE FERNÁNDEZ DOCUMENTADO POR LCDA. NICHOLLE DE SEDAS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO Facilitar el trámite de visas diplomáticas para los (as) honorables diputados (as)

de la Asamblea Nacional, sus cónyuges e hijos menores de edad.




Solicita a la Unidad de Protocolo en forma verbal o escrita, la tramitación de visa del país al cual se dirige.

UNIDAD DE PROTOCOLO

Atiende la solicitud y redacta nota de solicitud de visa.

Remite nota de solicitud de visa a la Secretaría General de la Asamblea Nacional, para su firma.

SECRETARÍA GENERAL

Revisa, firma y remite a la Unidad de Protocolo la solicitud de visa dirigida al Consulado o Embajada respectiva, para el o los honorables diputados (as), sus cónyuges e hijos menores de edad, según sea el caso.



UNIDAD DE PROTOCOLO

Remite la nota firmada por el (la) secretario (a) general y tramita la visa en la Cancillería y en la embajada o consulado respectivo para que se conceda la visa respectiva, completando los formularios correspondientes.3

CANCILLERÍA O EMBAJADA

Tramita y realiza la solicitud de visa.

Notifica a la Unidad de Protocolo que el pasaporte está listo y debe retirarlo.

UNIDAD DE PROTOCOLO

Retira el pasaporte con la respectiva visa.

Notifica al honorable diputado (a) que la solicitud de visa fue completada, para que retire el pasaporte.

Realiza copia de la visa para firmar de recibido e incluirla dentro del expediente del honorable diputado (a).


Retira pasaporte con la respectiva visa y firma la copia de la visa. El pasaporte puede ser entregado a la persona designada por él (ella). Debe colocar nombre, fecha y firma.

FIN DEL PROCESO

3 Cada consulado o embajada tiene su forma particular de emitir las visas correspondientes. Si un diputado (a) va a viajar, se le sugiere que, aunque sea un viaje particular, mientras lo haga con su pasaporte diplomático, lo informe a la Unidad de Protocolo antes de iniciar el trámite. El tiempo que toma otorgar la visa, dependerá del consulado o embajada al cual se solicite; por lo tanto, se sugiere solicitar la misma con suficiente tiempo de antelación.

MAPEO DEL PROCEDIMIENTO PARA TRÁMITE DE VISAS

PROCEDIMIENTO PARA TRÁMITE DE VISAS

UNIDAD SOLICITANTEUNIDAD DE

PROTOCOLO SECRETARÍA GENERAL

CANCILLERÍA/

EMBAJADA

22

Solicita a la Unidad de Protocolo en forma verbal o

escrita, la tramitación de visa del país al cual se

dirige.

Atiende la solicitud y redacta nota de solicitud de

visa.

Remite nota de solicitud de visa a la Secretaría

General de la Asamblea Nacional para su firma.

Tramita y realiza la solicitud de visa.

Notifica a la Unidad de Protocolo que el pasaporte

está listo y debe retirarlo.

Retira pasaporte con la respectiva visa y firma la

copia de la visa.

Revisa, firma y remite a la Unidad de Protocolo la

solicitud de visa dirigida al consulado o embajada

respectiva, para el (la) honorable diputado (a)

diputados (as), sus cónyuges e hijos menores de

edad, según sea el caso.

Remite la nota firmada por el secretario (a) general y

tramita la visa en la cancillería y en la embajada o

consulado respectivo para que se conceda la visa

respectiva, completando los formularios

correspondientes.

Retira el pasaporte con la respectiva visa.

Notifica al honorable diputado (a) que la solicitud de

visa fue completada, para que retire el pasaporte.

Realiza copia de la visa para firmar de recibido e

incluirla dentro del expediente del honorable diputado

(a).

1

1

2

3

4

6

7

5

2 3

4 5

7 6



ASAMBLEA NACIONAL

SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO SOLICITUD DEL USO DEL SALÓN DIPLOMÁTICO Y CORTESÍA DE PUERTO VERSIÓN 2 P.A. AN/SG/UP/19 FECHA AGOSTO 2019 VALIDADO POR LCDA. CARMEN G. DE FERNÁNDEZ DOCUMENTADO POR LCDA. NICHOLLE DE SEDAS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO Ofrecer las cortesías inherentes al cargo de honorables diputados (as),

invitados (as) especiales4, y delegaciones, en sus salidas y llegadas al y del

exterior en cuanto al uso del salón diplomático y trámites de puerto.




Envía nota a la Presidencia de la Asamblea, los datos de los invitados especiales o de los miembros de la delegación que debe ser atendida, indicando el número de vuelo, hora de llegada y hora de partida.

PRESIDENCIA Recibe la nota y una vez aprobada la remite a la Unidad de Protocolo.

4 Se entiende como invitados especiales, a personalidades invitadas por la Asamblea Nacional, o delegaciones parlamentarias extranjeras de visita o de participación en congresos. Estas mismas atenciones se le brindará a los (las) honorables diputados (as), cuando viajen en misión oficial.



UNIDAD DE PROTOCOLO

Envía nota a la Cancillería, solicitando la autorización para el uso del Salón Diplomático y las cortesías del puerto, donde detalla el nombre de los visitantes diplomáticos, vuelo, hora y fecha de llegada y hora y fecha de partida.

Envía un (a) oficial de protocolo al aeropuerto, para garantizar la atención de cortesía del puerto y del uso del Salón Diplomático a los (las) honorables diputados (as), y demás personalidades registradas en la solicitud.5

FIN DEL PROCESO

5 Esta solicitud debe realizarse por lo menos con 48 horas de anticipación, debido a que la única entidad que autoriza el uso del Salón Diplomático es la Cancillería de la República.

MAPEO DEL PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DEL USO DEL SALÓN DIPLOMÁTICO Y CORTESÍA DE PUERTO

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DEL USO DEL SALÓN DIPLOMÁTICO Y CORTESÍA DE PUERTO

25

UNIDAD SOLICITANTE PRESIDENCIA DE LA ASAMBLEA UNIDAD DE PROTOCOLO

Envía nota a la Presidencia de la Asamblea, los datos de los invitados especiales o de los miembros de la delegación que debe ser

atendida, indicando el número de vuelo, hora de llegada y hora de partida.

Recibe la nota y una vez aprobada la remite a la Unidad de Protocolo.

Envía nota a la Cancillería, solicitando la autorización para el uso del Salón Diplomático y las cortesías del puerto, donde detalla el

nombre de los visitantes diplomáticos, vuelo, hora y fecha de llegada y hora y fecha de partida.

Envía un (a) oficial de protocolo al aeropuerto, para garantizar la atención de cortesía del puerto y del uso del Salón Diplomático a los

(las) honorables diputados (as), y demás personalidades registradas en la solicitud.

1

1

2

3

2 3



ASAMBLEA NACIONAL

SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RECIBO Y DESPEDIDA DEL PRESIDENTE (A) DE LA ASAMBLEA NACIONAL CUANDO SALE DE VIAJE VERSIÓN 2 P.A. AN/SG/UP/19 FECHA AGOSTO 2019 VALIDADO POR LCDA. CARMEN G. DE FERNÁNDEZ DOCUMENTADO POR LCDA. NICHOLLE DE SEDAS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO Ofrecer la atención oportuna al presidente o presidenta de la Asamblea

Nacional y a sus acompañantes a la partida y al regreso de sus viajes al y del

exterior.

UNIDAD ADMINISTRATIVA Y FUNCIONARIOS (AS) QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO


PRESIDENCIA DE LA ASAMBLEA NACIONAL

Notifica a la Unidad de Protocolo, la fecha, el número de vuelo, la hora de salida y de entrada del presidente de la Asamblea Nacional.

JEFE (A) DE PROTOCOLO Y/U OFICIAL DE PROTOCOLO

Tramita todo lo relacionado a la atención en la salida y entrada del presidente (a) de la Asamblea Nacional en el Aeropuerto Internacional de Tocumen.

Guía al presidente o presidenta de la Asamblea Nacional al Salón Diplomático de aeropuerto.



Acompaña al presidente o presidenta de la Asamblea Nacional hasta la puerta en la entrada del avión.6

FIN DEL PROCESO

Notas:

En el caso del presidente de la Asamblea Nacional:

Al salir de Panamá:

1. Se registra en el mostrador de la aerolínea. 2. Pasa migración y seguridad del aeropuerto. 3. Espera en el Salón Diplomático hasta el momento de abordaje. 4. Acompaña al presidente de la Asamblea Nacional hasta la puerta de entrada del avión.

Al regresar a Panamá:

1. Se espera al presidente (a) de la Asamblea Nacional en la puerta de salida del avión.

2. Se coordina previamente con el Salón Diplomático, y se mantiene un oficial a la espera del

presidente (a) de la Asamblea Nacional para sellarle el pasaporte. (Se debe llevar una copia

del pasaporte para entregarlo, y así el oficial pueda realizar el registro).

3. El oficial de protocolo debe verificar que la Declaración de Aduanas esté debidamente

completada y firmada. Adicional debe solicitarle al presidente (a) de la Asamblea Nacional

la descripción de su maleta y el tiquete de la misma. Luego de retirar la maleta, debe

trasladarla al automóvil.

4. Se retiran por el pasillo del Salón Diplomático y se dirigen al automóvil.

En el caso de delegaciones y/o grupos:

1. Se espera a la delegación en la puerta de salida del avión.

2. Se coordina previamente con el Salón Diplomático, y se mantiene un oficial a la espera de

la delegación para sellarles el pasaporte. (Se debe llevar una copia del pasaporte para

entregarlo, y así el oficial pueda realizar el registro).

3. El oficial de protocolo debe verificar que la Declaración de Aduanas esté debidamente

completada y firmada.

4. Proceden al carrusel a retirar las maletas, entregan el formulario de aduanas y se trasladan

por el pasillo diplomático hacia el automóvil.

6 Cuando el (la) Presidente (a) regresa, se le espera en la puerta en la salida del avión.

Guía al presidente (a) de la Asamblea Nacional al Salón Diplomático de aeropuerto.

Acompaña al presidente (a) de la Asamblea Nacional hasta la puerta en la entrada del avión.

28

MAPEO DEL PROCEDIMIENTO PARA RECIBO Y DESPEDIDA DEL PRESIDENTE (A) DE LA ASAMBLEA CUANDO SALE DE

VIAJE

PROCEDIMIENTO PARA RECIBO Y DESPEDIDA DEL PRESIDENTE (A) DE LA ASAMBLEA CUANDO SALE DE VIAJE

Notifica a la Unidad de Protocolo, la fecha, el número de vuelo, la hora de salida y de entrada del presidente de la Asamblea Nacional.

PRESIDENCIA DE LA ASAMBLEA

NACIONAL

JEFE (A) DE PROTOCOLO Y/U

OFICIAL DE PROTOCOLO

Tramita todo lo relacionado a la atención en la salida y entrada del presidente (a) de la Asamblea Nacional en el Aeropuerto

Internacional de Tocumen.

1

1 2

2



ASAMBLEA NACIONAL

SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO VISITA DE CORTESÍA DE UN (A) MINISTRO (A) DE ESTADO AL DESPACHO DEL PRESIDENTE (A) DE LA ASAMBLEA NACIONAL VERSIÓN 2 P.A. AN/SG/UP/19 FECHA AGOSTO 2019 VALIDADO POR LCDA. CARMEN G. DE FERNÁNDEZ DOCUMENTADO POR LCDA. NICHOLLE DE SEDAS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO Ofrecer la atención protocolar adecuada a los (as) ministros (as) de Estado de

visita en la Asamblea Nacional.




Notifica a la Unidad de Protocolo la hora y fecha de la visita del ministro de Estado al despacho del presidente de la Asamblea Nacional.

JEFE (A) DE PROTOCOLO Y/U OFICIAL DE

Recibe al Ministro (a) de Estado en la puerta frontal. En caso de lluvia, se le recibirá en el área techada de planta baja. 7

7 Los (as) ministros (as) de Estado pueden asistir al Pleno de la Asamblea Nacional, sin que medie comunicación formal alguna, ya que por derecho propio lo pueden hacer, dada su investidura.



PROTOCOLO Acompaña al ministro (a) de Estado al Salón de Reuniones de la Presidencia, o al despacho del presidente (a) de la Asamblea Nacional.

Guía, una vez terminada la visita, a (l) (la) ministro (a) de Estado a la puerta de salida y esperará hasta que aborde su automóvil.

FIN DEL PROCESO

Estas visitas no son tan rigurosas, debido a que se trata de personas conocidas y las presentaciones son menos formales; en ese caso, se darán los saludos respectivos, iniciándose las conversaciones respectivas. Debido a que generalmente las visitas son de trabajo, el tiempo de las mismas pueden ser de 20 a 30 minutos, aproximadamente. Los gobernadores, alcaldes, y otras autoridades, requieren cortesía de sala, para ingresar al Pleno de la Asamblea Nacional. En caso de que la Autoridad visitante se dirija exclusivamente al Pleno de la Asamblea Nacional, se procederán con las normas usuales de atención protocolar para los visitantes distinguidos.

31

MAPEO DEL PROCEDIMIENTO PARA VISITA DE CORTESÍA DE UN MINISTRO (A) DE ESTADO AL DESPACHO DEL

PRESIDENTE (A) DE LA ASAMBLEA NACIONAL

PROCEDIMIENTO PARA VISITA DE CORTESÍA DE UN MINISTRO (A) DE ESTADO AL DESPACHO DEL PRESIDENTE (A) DE LA

ASAMBLEA NACIONAL

Recibe al ministro (a) de Estado en la puerta frontal. En caso de lluvia, se le recibirá en el área techada de planta baja.

Acompaña al ministro (a) de Estado al Salón de Reuniones de la Presidencia, o al despacho del Presidente (a) de la Asamblea

Nacional.

Guía, una vez terminada la visita, al ministro (a) de Estado a la puerta de salida y esperará hasta que aborde su automóvil.

JEFE (A) DE PROTOCOLO Y/U

OFICIAL DE PROTOCOLO


NACIONAL

Notifica a la Unidad de Protocolo la hora y fecha de la visita del ministro de Estado al despacho del presidente de la Asamblea

Nacional.1

1 2

2



ASAMBLEA NACIONAL

SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PRESENTACIÓN DE UN PROYECTO POR UN MINISTRO (A) DE ESTADO ANTE EL PLENO DE LA ASAMBLEA NACIONAL VERSIÓN 2 P.A. AN/SG/UP/19 FECHA AGOSTO 2019 VALIDADO POR LCDA. CARMEN G. DE FERNÁNDEZ DOCUMENTADO POR LCDA. NICHOLLE DE SEDAS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO Brindar la atención protocolar adecuada al ministro (a) de Estado y a sus

acompañantes, mientras dure su permanencia en la Asamblea Nacional.



MINISTRO (A) DE ESTADO

Comunica mediante nota escrita al secretario (a) general el nombre del proyecto, la fecha en que lo presentará, con los nombres y cargos de los (as) funcionarios (as) que le acompañarán.8

8 Los ministros (as) de Estado pasan al Pleno de la Asamblea Nacional por derecho propio, es decir,

no necesitan autorización del Pleno. (Si el ministro (a) se hace acompañar por sus asesores (as), se

le recomienda que no sean más de cinco personas, ya que solamente es una presentación del

proyecto, no la discusión del mismo).

Los nombres y cargos se requieren para que el Pleno de la Asamblea Nacional les conceda cortesía

de sala, ya que el número de las personas presentes debe coincidir con el número de personas que

él (la) Sr. (a) ministro (a) indicó en su nota.



SECRETARÍA GENERAL

Recibe la nota y se informa.


Asiste al Pleno acompañado del Oficial de Protocolo y hace la presentación del proyecto.

Hace la entrega formal del Proyecto a (l) (la) Sr. (a) Presidente (a) de la Asamblea Nacional.

PRESIDENTE (A) DE LA ASAMBLEA

Recibe el Proyecto y se informa.

Remite el Proyecto a la Comisión respectiva de acuerdo a su área de competencia.


Se retira del Pleno con los (as) funcionarios (as) que lo (a) acompañan en la presentación del proyecto.

FIN DEL PROCESO

En caso de que el (la) Sr. (a) Ministro (a) se haga acompañar por el (la) viceministro (a), este (a)

último (a) sí requiere que se le apruebe cortesía de sala, para poder pasar al Pleno; mientras tanto,

permanece en el Salón Chanchoré, antesala del Pleno de la Asamblea Nacional.

Si el (la) Sr. (a) Ministro (a) llega a la Asamblea Nacional en momentos en que el Pleno se encuentra

en período de incidencia o lectura de correspondencia, el (la) oficial de Protocolo que está de turno

lo (a) conducirá al Salón Chanchoré. Sin embargo, si él (ella) desea, puede pasar al Pleno; pero no

sus acompañantes.

Recibe la nota y se informa.

34

PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACIÓN DE UN PROYECTO POR UN (A) MINISTRO (A) DE ESTADO ANTE EL PLENO DE LA

ASAMBLEA NACIONAL

MAPEO DEL PROCEDIMIENTO PARA PRESENTACIÓN DE UN PROYECTO POR UN (A) MINISTRO (A) DE ESTADO ANTE EL

PLENO DE LA ASAMBLEA NACIONAL

Asiste al Pleno acompañado del oficial de Protocolo y hace la presentación del proyecto.

Hace la entrega formal del proyecto al Sr. presidente (a) de la Asamblea Nacional.

Recibe el proyecto y se informa.

Remite el proyecto a la comisión respectiva de acuerdo a su área de competencia.

Se retira del Pleno con los (as) funcionarios (as) que lo (a) acompañan en la presentación del proyecto.

MINISTRO DE ESTADO SECRETARÍA GENERAL PRESIDENCIA ASAMBLEA

Comunica mediante nota escrita al secretario (a) general el nombre del proyecto, la fecha en que lo presentará, con los nombres y

cargos de los (as) funcionarios (as) que le acompañarán.1

1

2

3

2

3

4

4

5

5



ASAMBLEA NACIONAL

SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO VISITA DE UN (A) EMBAJADOR (A) VERSIÓN 2 P.A. AN/SG/UP/19 FECHA AGOSTO 2019 VALIDADO POR LCDA. CARMEN G. DE FERNÁNDEZ DOCUMENTADO POR LCDA. NICHOLLE DE SEDAS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO Prestar la atención protocolar oportuna a los (as) embajadores (as) que visiten al presidente (a) de la Asamblea Nacional, desde su llegada hasta su partida. UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONARIOS (AS) QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO


MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Recibe nota de Embajada solicitando visita de cortesía para su embajador (a) acreditado (a) en Panamá.

Envía nota de solicitud de visita de cortesía a la Unidad de Protocolo de la Asamblea Nacional para el embajador (a) acreditado (a) en Panamá.9

UNIDAD DE PROTOCOLO

Recibe la nota de la solicitud.

Informa y remite a la Presidencia de la Asamblea Nacional, para su aprobación.

9 Por lo general, las visitas de los (as) embajadores (as) acreditados (as) en nuestro país, son de cortesía.




Recibe solicitud y se informa.

Da su aprobación indicando la fecha y la hora en que lo (a) recibirá.

Remite la nota aprobada a la Unidad de Protocolo. En muchas ocasiones, las embajadas solicitan visita de cortesía directamente a la Presidencia de la Asamblea Nacional.

UNIDAD DE PROTOCOLO

Recibe la nota de con la solicitud aprobada.

Remite la nota informando a la embajada y cancillería la fecha y la hora en que será recibido (a).10

Comunica al Departamento de Seguridad a través de nota sobre la visita, para que el automóvil del Sr. (a) embajador (a) tenga acceso libre al momento de su llegada a la Asamblea Nacional.

Informa a la Dirección de Comunicación para que proceda a designar un (a) fotógrafo (a), un (a) camarógrafo (a) y un (a) periodista, los (as) cuales deben estar unos minutos antes de la visita, en la antesala del despacho de la Presidencia de la Asamblea Nacional.

UNIDAD DE RELACIONES EXTERIORES

Investiga sobre los acuerdos, convenios o tratados firmados con el país de donde procede el (la) Sr. (a) embajador (a) ya que en algunas ocasiones existen Convenios por aprobarse en la Asamblea Nacional y a (l) (la) Sr. (a) embajador (a) le interesa saber cómo va el desarrollo de los mismos.

Informa al presidente (a) de la Asamblea Nacional todo lo relacionado al país de procedencia del embajador (a).


Designa a las personas que él (ella) desee estén presentes en la atención del embajador (a). 11

EMBAJADOR (A) Debe proporcionar un Curriculum Vitae, el cual le será entregado al presidente (a) para su conocimiento.12

10 Se prepara una nota informativa de la visita a las entidades involucradas en la Asamblea Nacional, a saber: Secretaría General, Unidad de Relaciones Internacionales, Seguridad y Relaciones Públicas. El día indicado para recibir al Sr. (a) embajador (a), el jefe (a) de la Unidad de Protocolo o un (a) oficial, le estará recibiendo en la parte frontal del edificio, (si está lloviendo se le recibe por el área techada de planta baja), quince a treinta minutos antes. Luego se le conducirá a la oficina del Sr. (a) presidente (a), quien le estará esperando; se harán las presentaciones respectivas e iniciarán sus conversaciones. Esta visita debe ser de 10 a 15 minutos. 11 Puede invitar a (l) (la) presidente (a) de la Comisión de Relaciones Exteriores, aunque se sugiere que la primera visita como es de cortesía, sólo sea un encuentro entre el (la) Sr. (a) presidente (a) y el (la) embajador (a). 12 Si en un momento dado, no es un (a) embajador (a) el (la) que solicita la visita, sino un (a) encargado (a) de negocios, (por ausencia del Sr. (a) embajador (a), el trato debe ser el mismo).



Culminada la visita,

Firma el Libro de Visitas Importantes. JEFE (A) DE PROTOCOLO Y/U OFICIAL DE PROTOCOLO

Procede a de despedir al embajador (a) en la puerta de salida hasta que aborde el automóvil.

FIN DEL PROCESO

PRESIDENCIA DE

LA ASAMBLEA

MAPEO DEL PROCEDIMIENTO PARA VISITA DE UN (A) EMBAJADOR (A)

PROCEDIMIENTO PARA VISITA DE UN (A) EMBAJADOR (A)

UNIDAD DE

RELACIONES

EXTERIORES

EMBAJADORMINISTERIO DE

RELACIONES EXTERIORES

UNIDAD DE

PROTOCOLO

38

Recibe la nota de con la solicitud aprobada.

Remite la nota informando a la Embajada y Cancillería la fecha

y la hora en que será recibido (a).

Comunica al Departamento de Seguridad a través de nota

sobre la visita, para que el automóvil del Sr. (a) embajador (a)

tenga acceso libre al momento de su llegada.

Informa a la Dirección de Comunicación para que proceda a

designar un (a) fotógrafo (a), un (a) camarógrafo (a) y un (a)

periodista, los (as) cuales deben estar unos minutos antes de la

visita, en la antesala del despacho de la Presidencia.

Recibe la nota de la solicitud. Informa y remite a la Presidencia

de la Asamblea Nacional, para su aprobación.

Recibe nota de embajada solicitando visita de cortesía para su

embajador (a) acreditado (a) en Panamá. Envía nota de

solicitud de visita de cortesía a la Unidad de Protocolo de la

Asamblea Nacional para el embajador (a) acreditado (a) en

Panamá.

Investiga sobre los acuerdos, convenios o tratados firmados con el

país de donde procede al Sr. (a) embajador (a) ya que en algunas

ocasiones existen Convenios por aprobarse en la Asamblea Nacional

y al Sr. (a) embajador (a) le interesa saber cómo va el desarrollo de

los mismos.

Informa a (l) (la) Presidente (a) de la Asamblea Nacional todo lo

relacionado al país de procedencia del embajador (a).

Designa a las personas que el presidente (a) desee estén presentes

en la atención del embajador (a).

Debe proporcionar un Curriculum Vitae, el cual le será entregado al

Sr. (a) presidente (a) para su conocimiento.

Firma el Libro de Visitas Importantes.

Recibe solicitud y se informa. da su aprobación indicando la

fecha y la hora en que lo recibirá. remite la nota aprobada a la

Unidad de Protocolo.

Procede a de despedir al embajador (a) en la puerta de salida hasta

que aborde el automóvil.

1

2

3

4

3

4

6

5

6

7

8

8

7

1 2

5



ASAMBLEA NACIONAL

SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO RECIBO Y DESPEDIDA DE UNA DELEGACIÓN VISITANTE VERSIÓN 2 P.A. AN/SG/UP/19 FECHA AGOSTO 2019 VALIDADO POR LCDA. CARMEN G. DE FERNÁNDEZ DOCUMENTADO POR LCDA. NICHOLLE DE SEDAS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO Prestar la atención protocolar adecuada a las delegaciones extranjeras invitadas por el (la) presidente (a) de la Asamblea Nacional o que vengan en misión oficial a la Asamblea Nacional, desde su llegada hasta su partida. UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONARIOS (AS) QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO



Notifica a la Unidad de Protocolo la hora y fecha de la llegada de la delegación visitante.

UNIDAD DE PROTOCOLO

Recibe en el aeropuerto a la delegación visitante.

Procede con los trámites de Migración, Aduana y Salón Diplomático.

Traslada la delegación al hotel donde se hospedarán.

Traslada la delegación a la Asamblea Nacional o al lugar establecido en cumplimiento con la agenda de trabajo.

FIN DEL PROCESO Notas: Igual trato se les da cuando los (as) delegados (as) deban partir hacia sus respectivos países.

40

Traslada la delegación al hotel donde se hospedarán.

MAPEO DEL PROCEDIMIENTO PARA RECIBO Y DESPEDIDA DE UNA DELEGACIÓN VISITANTE

PROCEDIMIENTO PARA RECIBO Y DESPEDIDA DE UNA DELEGACIÓN VISITANTE

Recibe en el aeropuerto a la delegación.

Procede con los trámites de Migración, Aduana y Salón Diplomático.

Traslada la delegación a la Asamblea Nacional o al lugar establecido en cumplimiento con la agenda de trabajo.

PRESIDENCIA DE LA

ASAMBLEA NACIONAL

UNIDAD DE

PROTOCOLO

Notifica a la Unidad de Protocolo la hora y fecha de la llegada de la delegación visitante.

2

1

1 2



ASAMBLEA NACIONAL

SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO VISITA DEL PRESIDENTE (A) DE LA REPÚBLICA A LA ASAMBLEA NACIONAL VERSIÓN 2 P.A. AN/SG/UP/19 FECHA AGOSTO 2019 VALIDADO POR LCDA. CARMEN G. DE FERNÁNDEZ DOCUMENTADO POR LCDA. NICHOLLE DE SEDAS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO Brindar la adecuada atención protocolar en la Asamblea Nacional, al arribo, permanencia y partida del presidente (a) de la República. UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONARIOS (AS) QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO


UNIDAD DE PROTOCOLO

Solicita la colocación de la alfombra roja en la entrada principal de la Asamblea Nacional.

PRESIDENTE (A) DE LA ASAMBLEA

Espera a pie de coche junto con el jefe (a) de Protocolo, al presidente (a) de la República.

Camina con el presidente(a) de la República, por la alfombra roja hacia el Salón de la Presidencia o hacia un Salón de Espera para luego pasar al Pleno de la Asamblea Al finalizar,

Acompaña al presidente (a) de la República, a pie de coche, hasta que aborde y se retire.

FIN DEL PROCESO



Notas: En caso de que el presidente (a) de la República vaya a dirigir un mensaje a la Nación (constitucionalmente lo hace en dos ocasiones por cada periodo ordinario, a saber: el 1 de julio y el 2 de enero de cada año); se le atenderá en el Salón Chanchoré, antesala del Pleno, ya que es un lugar de fácil acceso al Pleno. Este salón estará custodiado por unidades de seguridad de la Asamblea y de la Presidencia de la República. Una vez que todo esté listo en el Pleno, se le invitará a pasar para ocupar su lugar al lado del presidente de la Asamblea Nacional; luego que el presidente de la Asamblea dé el informe de su gestión al Pleno, el Presidente de la República se dirigirá al país. Finalizado su mensaje (ya que siempre será la última persona en hablar por jerarquía), se saldrá en el siguiente orden:

1. Presidente(a) de la República, 2. Presidente(a) de la Asamblea Nacional, 3. Jefe(a) de Protocolo de la Asamblea Nacional.

La Unidad de Protocolo, en colaboración con todas las unidades involucradas, coordinará los arreglos para el recibo de ministros (as) y demás invitados (as) a las sesiones de apertura del 1 de julio y 2 de enero.

Acompaña al presidente (a) de la República, a pie de coche, hasta que aborde y se retire.

43

MAPEO DEL PROCEDIMIENTO PARA VISITA DEL PRESIDENTE (A) DE LA REPÚBLICA A LA ASAMBLEA NACIONAL

PROCEDIMIENTO PARA VISITA DEL PRESIDENTE (A) DE LA REPÚBLICA A LA ASAMBLEA NACIONAL

Solicita la colocación de la alfombra roja en la entrada principal de la Asamblea Nacional.

Espera a pie de coche junto con el (la) jefe (a) de Protocolo, al presidente (a) de la República.

Camina con el presidente (a) de la República, por la alfombra roja hacia el Salón de la Presidencia o hacia un salón de espera para

luego pasar al Recinto Parlamentario/Pleno de la Asamblea.

UNIDAD DE PROTOCOLO PRESIDENCIA DE LA ASAMBLEA

NACIONAL

1

1 2

2



ASAMBLEA NACIONAL

SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ACTO DE IMPOSICIÓN DE LA CONDECORACIÓN LEGISLATIVA, MEDALLA JUSTO AROSEMENA VERSIÓN 2 P.A. AN/SG/UP/19 FECHA AGOSTO 2019 VALIDADO POR LCDA. CARMEN G. DE FERNÁNDEZ DOCUMENTADO POR LCDA. NICHOLLE DE SEDAS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO Coordinar y organizar el acto solemne para la Imposición de la Condecoración Legislativa de la Medalla Justo Arosemena. UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONARIOS (AS) QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO



Presenta y propone a la consideración de la

directiva, el nombre de la o las persona (s) que,

por sus acciones sobresalen en la sociedad, y

que merecen ser postuladas para recibir la

Condecoración Legislativa, Medalla Justo

Arosemena.

Elige a la persona meritoria de esta

condecoración y remite su nombre al Pleno

para su aprobación final.

PLENO Recibe el nombre de la persona aprobada por

la Junta Directiva de la Asamblea Nacional.



Revisa la documentación que acompaña la

designación por parte de la Junta Directiva del

postulado a esta condecoración.

Somete a votación.

Aprueba y remite los resultados a la Secretaría

General de la Asamblea Nacional.

SECRETARÍA GENERAL Remite al despacho de la Presidencia de la

Asamblea la Resolución para su firma.

DESPACHO DE LA PRESIDENCIA DE LA ASAMBLEA NACIONAL

Recibe la resolución, la revisa y la firma.

Coordina con la Unidad de Protocolo el acto

protocolar de imposición y entrega del

pergamino correspondiente.

Comunica el día, hora y lugar de la celebración

del acto de condecoración.

UNIDAD DE PROTOCOLO Organiza el acto protocolar de imposición.

Realiza solicitud para confeccionar las

respectivas medallas. (Medalla Justo

Arosemena, esfinge por delante, nombre del

condecorado y por atrás fecha de la

condecoración).

Confecciona nota para notificarle a la persona

que fue seleccionada.

Contacta al condecorado (a) para reunirse con

él (ella) y le entrega la nota respectiva.

Solicita los nombres de las personas a las

cuales desea invitar para confeccionar sus

invitaciones.

PERSONA SELECCIONADA

Recibe la notificación de que va a ser

condecorado (a) con la Medalla Justo

Arosemena.

Suministra el nombre de las personas que lo

acompañarán el día del acto.

UNIDAD DE PROTOCOLO Coordina con el Departamento de Imprenta la

confección de las tarjetas de invitación y los

pergaminos respectivos.

DEPARTAMENTO DE IMPRENTA

Confecciona las tarjetas de invitación y los

pergaminos que se entregarán el día de la

condecoración.13

13 El día de la condecoración, se entrega la resolución junto con el pergamino.



Entrega a la Unidad de Protocolo.

UNIDAD DE PROTOCOLO Recibe las tarjetas de invitación y los

pergaminos para el acto de condecoración.

Contacta a la persona seleccionada para

hacerle entrega de las invitaciones.


Recibe tarjetas de invitación para sus

acompañantes.

UNIDAD DE PROTOCOLO Realiza el acto de condecoración.

FIN DEL PROCESO

Notas:

TÍTULO XIV Condecoración

Esta condecoración se basa en los artículos 238, 239, 240 y 241 de la Constitución Política de la República de Panamá, que a la letra dicen: Artículo 238: Medalla. Se crea la medalla Justo Arosemena como una condecoración que será otorgada por la Asamblea Nacional de la República de Panamá. Artículo 239: Descripción. La condecoración Justo Arosemena consiste en una medalla que tenga al anverso la esfinge del Dr. Justo Arosemena, en alto relieve, alrededor de la cual ha de aparecer la leyenda “Justo Arosemena – Asamblea Nacional de Panamá”, con espacio para grabar el nombre de la persona condecorada y el año de la condecoración. Artículo 240: Otorgamiento. La condecoración Justo Arosemena será otorgada mediante resolución de la Directiva de la Asamblea, que deberá ser aprobada por el Pleno. Dicha resolución contendrá los requisitos de mérito que fundamenten el otorgamiento de la misma. Artículo 241: Entrega. Esta condecoración será entregada al recomendado (a) en un acto formal, en sesión solemne, ante el Pleno de la Asamblea Nacional.

DEPARTAMENTO

DE IMPRENTA

MAPEO DEL PROCEDIMIENTO PARA ACTO DE IMPOSICIÓN DE LA CONDECORACIÓN LEGISLATIVA, MEDALLA JUSTO AROSEMENA

47

PERSONA

SELECCIONADA

DESPACHO DE LA

PRESIDENCIA

ASAMBLEA

SECRETARÍA

GENERALPLENO

DIRECTIVA DE LA

ASAMBLEA

NACIONAL

UNIDAD DE

PROTOCOLO

41 2 3 5 6

78

9 10

11

Recibe tarjetas de invitación para sus acompañantes.

Recibe las tarjetas de invitación y los pergaminos para el acto de condecoración.

Contacta a la persona condecorada para hacerle entrega de las invitaciones.

48

Recibe el nombre de la persona aprobada por la Junta Directiva de la Asamblea Nacional.

Revisa la documentación que acompaña la designación por parte de la Junta Directiva del postulado a esta condecoración.

Somete a votación.

Aprueba y remite los resultados a la Secretaría General de la Asamblea Nacional.

Remite al despacho de la Presidencia de la Asamblea la resolución para su firma.

Recibe la resolución, la revisa y la firma.

Coordina con la Unidad de Protocolo el acto protocolar de imposición y entrega del pergamino correspondiente.

Comunica el día, hora y lugar de la celebración del acto de condecoración.

Organiza el acto protocolar de imposición.

Realiza solicitud para confeccionar las respectivas medallas. (Medalla Justo Arosemena, esfinge por delante, nombre del condecorado y por atrás fecha de la

condecoración).

Confecciona nota para notificarle a la persona que fue seleccionada.

Contacta al condecorado (a) para reunirse con él (ella) y le entrega la nota respectiva.

Solicita los nombres de las personas a las cuales desea invitar para confeccionar sus invitaciones.

Recibe la notificación de que va a ser condecorado (a) con la Medalla Justo Arosemena.

Suministra el nombre de las personas que lo acompañarán el día del acto.

Coordina con el Departamento de Imprenta la confección de las tarjetas de invitación y los pergaminos respectivos.

Realiza el acto de condecoración.

PROCEDIMIENTO PARA ACTO DE IMPOSICIÓN DE LA CONDECORACIÓN LEGISLATIVA, MEDALLA JUSTO AROSEMENA

Confecciona las tarjetas de invitación y los pergaminos que se entregarán el día de la condecoración.

Entrega a la Unidad de Protocolo.

Presenta y propone a la consideración de la Directiva, el nombre de la o las persona (s) que, por sus acciones sobresalen en la sociedad, y que merecen ser

postuladas para recibir la Condecoración Legislativa, Medalla Justo Arosemena.

Elige a la persona meritoria de esta condecoración y remite su nombre al Pleno para su aprobación final.

1

4

2

3

5

6

7

11

8

9

10



ASAMBLEA NACIONAL

SECRETARÍA GENERAL


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO ENTREGA DE RESOLUCIONES Y PERGAMINOS DE RECONOCIMIENTO POR PARTE DE LA ASAMBLEA NACIONAL VERSIÓN 2 P.A. AN/SG/UP/19 FECHA AGOSTO 2019 VALIDADO POR LCDA. CARMEN G. DE FERNÁNDEZ DOCUMENTADO POR LCDA. NICHOLLE DE SEDAS DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO Hacer reconocimiento público a las personas de nuestra sociedad que por sus acciones meritorias se hagan acreedores de ello. UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONARIOS (AS) QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO



Presenta y propone a la consideración de la

directiva, el nombre de la o las personas que, por

sus acciones sobresalen en la sociedad y

deberían ser reconocidas a través de la entrega

de pergaminos por parte de la Asamblea

Nacional. También comprende la entrega de

resoluciones de duelo, a los familiares de las

personas que se destacaron en el ámbito político,

social, cultural, etc.

Escoge a la (s) persona (s) meritoria (s) de esta

condecoración y remite su nombre al Pleno para

aprobación final.



PLENO Recibe el nombre de la persona seleccionada por

la Directiva de la Asamblea Nacional.

Revisa la documentación que acompaña la

designación de la directiva del (los) postulado (s)

para esta condecoración.

Somete a votación.

Aprueba y remite los resultados a la Secretaría

General de la Asamblea Nacional.

SECRETARÍA GENERAL Recibe del Pleno la documentación.

Entrega a la Unidad de Protocolo la

documentación.

Coordina con la Unidad de Protocolo el acto de

entrega de los referidos documentos honoríficos.

UNIDAD DE PROTOCOLO

Recibe documentación de Secretaría General.

Redacta nota que lleva la firma del Secretario (a)

General, para acompañar la resolución.

En caso de duelo, se contacta a los familiares de

la persona seleccionada, para entregar dicha

resolución personalmente, ya sea el día del

sepelio, o en otro momento.

Entrega los documentos.


Recibe nota junto con la resolución y el pergamino.

FIN DEL PROCESO

MAPEO DEL PROCEDIMIENTO PARA ENTREGA DE RESOLUCIONES Y PERGAMINOS DE RECONOCIMIENTO POR PARTE DE LA ASAMBLEA

NACIONAL

PROCEDIMIENTO PARA ENTREGA DE RESOLUCIONES Y PERGAMINOS DE RECONOCIMIENTO POR PARTE DE LA ASAMBLEA NACIONAL

DIRECTIVA DE LA

ASAMBLEA

UNIDAD DE

PROTOCOLOPLENO

SECRETARÍA

GENERAL

PERSONA

SELECCIONADA

51

Presenta y propone a la consideración de la directiva, el nombre de la o las personas que, por sus acciones sobresalen en la sociedad y que deberían ser

reconocidas a través de la entrega de pergaminos por parte de la Asamblea Nacional. También comprende la entrega de resoluciones de duelo, a los

familiares de las personas que se destacaron en el ámbito político, social, cultural, etc.

Escoge a la (s) persona (s) meritoria (s) de esta condecoración, y remite su nombre al Pleno para aprobación final.

Recibe el nombre de la persona seleccionada por la Directiva de la Asamblea Nacional.

Revisa la documentación que acompaña la designación de la directiva del (los) postulado (s) para esta condecoración.

Somete a votación.

Aprueba y remite los resultados a la Secretaría General de la Asamblea Nacional.

Recibe del Pleno la documentación.

Entrega a la Unidad de Protocolo la documentación.

Coordina con la Unidad de Protocolo el acto de entrega de los referidos documentos honoríficos.

Recibe documentación de Secretaría General.

Redacta nota que lleva la firma del Secretario (a) General, para acompañar la resolución.

En caso de duelo, se contacta a los familiares de la persona seleccionada, para entregar dicha resolución personalmente, ya sea el día del sepelio, o en

otro momento.

Entrega los documentos.

Recibe nota junto con la resolución y el pergamino.

1

1 2

2

3

3

4 5

4

5



ANEXOS

Datos Personales

Primer nombre:

Segundo nombre:

Primer apellido:

Segundo apellido:

Tipo de sangre:

Cédula:

Sexo: M F

Fecha de nacimiento:

Lugar de nacimiento:

Nacionalidad:

Lugar de trabajo:

Cargo:

Tel. oficina:

Tel. residencia:

Celular:

Correo electrónico:

Motivo de la misión oficial:

Fecha de la misión oficial:

Fecha de retorno:

En caso de urgencia contactar a:

Contacto: Parentesco:

Tel. de oficina: Tel. residencia:

Celular: Fax:

AN/SG/UP/01

Agregue los documentos adjuntos a la solicitud

Si los requisitos no son completamente cumplidos se rechazará la solicitud enviada.

ASAMBLEA NACIONAL

UNIDAD DE PROTOCOLO

FORMULARIO DE SOLICITUD DE PASAPORTE DIPLOMÁTICO



INSTRUCTIVO DEL FORMULARIO DE SOLICITUD DE PASAPORTE DIPLOMÁTICO

1. PRIMER NOMBRE

Se colocará el primer nombre del solicitante.

2. SEGUNDO NOMBRE

Se colocará el segundo nombre del solicitante.

3. PRIMER APELLIDO

Se colocará el primer apellido del solicitante.

4. SEGUNDO APELLIDO

Se colocará el segundo apellido del solicitante.

5. TIPO DE SANGRE

Se colocará el tipo de sangre del solicitante.

6. CÉDULA

Se colocará el número de identidad personal del solicitante.

7. SEXO

Se colocará el sexo del solicitante.

8. FECHA DE NACIMIENTO

Se colocará la fecha de nacimiento del solicitante.

9. LUGAR DE NACIMIENTO

Se colocará el país de nacimiento del solicitante.

10. NACIONALIDAD

Se colocará la nacionalidad del solicitante.

11. LUGAR DE TRABAJO

Se colocará el lugar donde trabaja del solicitante.

12. CARGO

Se colocará el cargo del solicitante.

13. TELÉFONO DE OFICINA

Se colocará el número telefónico de la oficina del solicitante.

14. TELÉFONO DE RESIDENCIA

Se colocará el número telefónico de la residencia del solicitante.



15. CELULAR

Se colocará el número de celular del solicitante.

16. CORREO ELECTRÓNICO

Se colocará la dirección de correo electrónico del solicitante.

17. MOTIVO DE LA MISIÓN OFICIAL

Se indicará el motivo de la misión oficial.

18. FECHA DE LA MISIÓN OFICIAL

Se indicará la fecha de la misión oficial.

19. FECHA DE RETORNO

Se indicará la fecha de retorno de la misión oficial.

20. CONTACTO

Se colocará el nombre de una persona de contacto del solicitante en caso de urgencia.

21. PARENTESCO

Se colocará el parentesco con la persona de contacto en caso de urgencia.

22. TELÉFONO DE OFICINA

Se colocará el número telefónico de la oficina de la persona de contacto en caso de urgencia.

23. TELÉFONO DE RESIDENCIA

Se colocará el número telefónico de la residencia de la persona de contacto en caso de urgencia.

24. CELULAR

Se colocará el número de celular de la persona de contacto en caso de urgencia.

No. 28546-B Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de junio de 2018 7

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ......Unidad de Protocolo para iniciar el trámite de...

Documents

Transcript of MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS ......Unidad de Protocolo para iniciar el trámite de...