Señalar el área a la cual reporta la dependencia

Señalar el área a la cual reporta la dependencia

Anotar la fecha de Emisión

Anotar la fecha de Ultima Modificación

Relacionar los capítulos y apartados que constituyen la estructura del documento, así como el número de página en la que se encuentra.( 1. Asignar

un número arábigo para cada procedimiento 1.1 Cuando exista un procedimiento complementario.) Tipo de letra: ARIAL Numero: 10

Anotar el Número de página

correspondiente

Deberá recabarse la rúbrica del responsable de procedimiento

Deberá recabarse la rúbrica del Director del Área.

Deberá recabarse la rúbrica del Director General del Área 2 de 14

Breve explicación de lo que es el documento y de lo que se desea informar a través de él.

Señalar el ámbito de aplicación, a quién va dirigido, y las observaciones y aclaraciones que

se consideren necesarias

Se señalan las dependencias involucradas que deberán atender en forma especial

los aspectos que se establecen en el presente documento.

Establecer los fines que debe alcanzar la dependencia a través de las atribuciones que

le han sido otorgadas.

Señalar el puesto del área o

departamento que interviene para

la realizar la actividad

1) Asignar un número arábigo para cada actividad.

1.1 Cuando exista una actividad complementaria.

2) Comenzar con verbo en tiempo presente.

3) Describir la actividad con una frase corta y sencilla, tratando en la medida de lo posible el ser conciso.

4) Se deberán presentar todas y cada una de las actividades del procedimiento en una secuencia lógica.

5) Indicar cuando la actividad y/o procedimiento se enlace a otra actividad y/o procedimiento. En el caso de enlazarse a otra actividad dentrodel mismo procedimiento se deberá indicar el número de la actividad correspondiente.

6) Deberá asegurarse de que exista congruenciaa lo largo del procedimiento en cuanto a títulosde puestos que se involucran, formatos que se llenan y archivos que se manejan.

7) No repetir al actor si este lleva a cabo funcionesen forma seguida.

8) Se podrá incrementar todas las hojas de“descripción narrativa” que se requieran.

La simbología de diagramación utilizada será únicamente la siguiente:

ACTIVIDAD Y/O PROCESO

DECISIÓN

EFECTIVO Y/O CHEQUE

REFERENCIA A OTRO

PROCEDIMIENTO

INICIO / FIN

DOCUMENTO

D

ARCHIVO DEFINITIVO

T

ARCHIVO TEMPORAL

T

EXTRAE DE ARCHIVO

TEMPORAL

A.R.

ACUSE DE RECIBO

O/1

ORIGINAL Y COPIA (el número de copias puede

variar)

CONECTOR DE PÁGINA

CONECTOR DENTRO DE LA

MISMA HOJA

Ver política Numero.

REFERENCIA A POLÍTICA

Anexo

REFERENCIA A ANEXO

LAPSO

CAPTURA DE INFORMACIÓN

RESPALDO DE INFORMACIÓN

ESCÁNER

CD

UTILIZACIÓN DE LA SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMACIÓN

La diagramación deberá llevarse a cabo de acuerdo a los siguientes lineamientos de utilización:

INICIO / FIN

Señala el principio y/o término de cada procedimiento.

ACTIVIDAD Y/O PROCESO

Indica una actividad o acción que se debe realizar.

DOCUMENTO

Muestra el documento que se esta manejando durante el procedimiento. Todo documento debe colocarse junto con un símbolo de operación.

DECISIÓN

Indica la posibilidad de elegir entre dos o tres opciones. Se deberá siempre poner Si o No.

EFECTIVO Y/O CHEQUE

Muestra el manejo de Cheques y/o efectivo durante el procedimiento.

Será utilizado para indicar que la actividad y/o el procedimiento se conecta a otro procedimiento, o se hace referencia a alguna actividad en específico perteneciente a otro procedimiento.

REFERENCIA A OTRO

PROCEDIMIENTO

D

ARCHIVO DEFINITIVO

Señala el almacenamiento de alguna documentación de manera definitiva.

T

ARCHIVO TEMPORAL

Señala el almacenamiento de alguna documentación de manera temporal.

T

EXTRAE DE ARCHIVO

Señala la extracción de un documento enviado con anterioridad al archivo temporal.

A.R.

ACUSE DE RECIBO

Se utiliza cuando se envía o recibe un Acuse de Recibo de un documento determinado.

O/1

ORIGINAL Y COPIA (el número

de copias puede variar)

Se utiliza para especificar el número de originales y/o copias generadas de un documento.

CONECTOR DE PÁGINA

Se utiliza para relacionar una operación con otra (s) en otra (s) hoja (s). Se deberán utilizar nùmeros. (1, 2, 3, etc…)

CONECTOR DENTRO DE LA

MISMA HOJA

Se utiliza como conector en la misma hoja. Relaciona una operación con otra dentro de la misma hoja. Se deberán utilizar números. (1,2,3, etc….)

Ver política Numero

REFERENCIA A POLÍTICA

Deberá utilizarse para hacer referencia a alguna política que se refiera a esa actividad en específico.

Anexo

REFERENCIA A ANEXO

Deberá utilizarse para hacer referencia a algún anexo que sea utilizado durante el procedimiento.

LAPSO

Se utiliza cuando el procedimiento se interrumpe por un período mayor a un día.

CAPTURA DE INFORMACIÓN

Se utilizará cuando la actividad requiera captura o generación de documentos a través de computadora.

RESPALDO DE INFORMACIÓN

Se utilizará cuando la actividad requiera de un respaldo en disco magnético o bien, cuando se reciba información a través de este medio.

Se utilizará cuando se reciba y/o se envíe información vía electronica.

CD

ESCÁNER

De acuerdo a lo descrito en la

descricpión narrativa, se deberán

utilizar los diagramas que

correspondan, señalando en una

frase breve la actividad o acción que se deberá realizar.

Es muy importante que los

diagramas de flujo vayan en el

mismo orden que se establecen en

la descripión narrativa

Se podrán utilizar cuantas hojas

sean necesarias del presente

Incluír las diferentes formas o formatos que se manejan y la manera de llenado de cada una

de ellos.

Se autoriza el presente manual de procedimientos y cada una de sus partes,

que se integra de un total de páginas, el día de de 200

Se señala el nombre y cargo del

Director General del Area.

Se señala el nombre y cargo del titular o responsable

de la dependencia a que se refiere el manual.

RESPONSABLE DE LA DIRECCIÓN GENERAL RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA