Manual de Procedimientos

Elaboró: L.C.O. José Estrada

Empresa: MeriequiposAdministración 2011

Meriequipos S.A. de C.V.

Manual de procedimientosDepto. Ventas

“Para lograr el cambio, y construir una mejor imagen con nuestros clientes, no es suficiente con la implementación de nuevas y mejores tecnologías ó metodologías en procesos,

también es necesario el cambio en los modelos mentales de trabajo, que permita la congruencia con los objetivos de una organización que busca trascender.

¡Trabajemos en equipo!

versión 1.1

CONTENIDO¿necesitas ayuda?

Responsabilidades de ventas

Tipos de facturación en ventas

1. Facturación tradicional (remisión)

2.Facturación con anticipos y saldos

3. Facturación adelantada

4. Facturación ventas de mostrador

5. Facturación de “X” por “Y” (pendiente)

Generando oportunidad de ventas

Directorio de responsabilidades

Asignación de oportunidad de ventas

Como elaborar una cotización efectiva

Definiendo las condiciones de venta (casos especiales)

Seguimiento de oportunidades de ventas

03

04

06

09

12

15

18

21

23

25

26

32

34

36

39

44

46

47

Modificar / editar una cotización

Elaboración de nota de venta (venta de mostrador)

Elaboración de nota de venta (facturación de anticipos)

Confirmar pedido de cotización

Resolviendo dudas previas

Seguimiento a Orden de compra (Back Order)

Seguimiento de entregas (Monitor de pedidos)

Continuara ...

MI NUEVO PERFIL DE PUESTO¿Cuales son los pasos básicos

que No debo olvidar?

1. Dar de alta mi “Oportunidad de Ventas” en el sistema MP

2. Revisar mi panel de “Seguimiento de Oportunidades” para saber si esa oportunidad me fue “asignada”

3. “Cotizar” las oportunidades de ventas “asignadas”

4. Otorgar seguimiento para el “Cierre de ventas”

¿Una vez aprobada la cotización para orden de compra que sigue?

6. Otorgar seguimiento a la recepción de mi producto a través delmonitor de pedidos.

5. Otorgar seguimiento a la orden de compra a través del back order.

7. Otorgar seguimiento al cobro de mis facturas, para mi reporte decomisiones disponibles.

Diagrama de Flujo

Inicio

Subir Oportunidadde ventas al MP

¿Me asignaronoportunidad?

Revisar el panel deSeguimiento de

Ventas

si

Cotizar

no

¿Respondióel cliente?

Enviar cotizaciónal cliente

no

Programar Seguimiento

¿se aprobó la cotización?no

Solicitar orden de compra al cliente

¿Enviaron ordende compra?

si no

si

si

Pasos básicos en “Ventas”

Fininicia segunda etapade acuerdo a los modelosque se presentan más adelante

Fin

Directorio

Alta de productos: Soporte de ventas (Gloria Manzano)- En caso que el no este presente, acudir con: Emanuel Sanchez (Mercadotecnia)

Alta de clientes y crédito: Contabilidad (Ricardo Salazar / José Manrique)- En caso que ninguno este disponible, acudir con: José Estrada (administración)

Alta de proveedores: - En caso que el no este presente, acudir con: Gabriela González (aux. compras /facturación)

Compras (Inés Zapata)

Asignación de Oportunidades de Ventas: Administración (José Estrada)- En caso que el no este presente: Emanuel Sanchez (Mercadotecnia)

Ordenes de compra: Compras (Inés Zapata)

Salidas de productos y remisiones: Almacén (Juan Gamboa)

Alta de imágenes a productos: Mercadotecnia (Emanuel Sanchez)- En caso que el no este presente, acudir con: Gloria Manzano(Soporte de ventas)

Facturación: (Gabriela González)

Autorización de precios de cotizaciones: Dirección General (M.C. Edgardo R.)

Autorización de Orden de compra: Dirección General (M.C. Edgardo R.)

Autorización de Facturación: Administración (José Estrada)Casos especiales: Contabilidad (Ricardo Salazar)

Modelo Tradicional1. Ventas con Facturación por Remisión

Objetivo: Este procedimiento de ventas, el cual definimos como modelo tradicional, es aquel que de formanatural pasa por nuestras etapas principales : Subir una oportunidad, cotizar, confirmar pedido, generarorden de compra, entrada del producto, remisión y una sola facturación.

Indicaciones: Este procedimiento se describe con dos diagramas, el primero es un mapeo general de lasetapas en las que consta y el segundo es un diagrama de flujo que nos muestra de que manera debemosdarle seguimiento a nuestras oportunidades.

1

2

3

4

5

Documentos controlados:

MER-OP (Manual para dar de alta una oportunidad)

MER-AP (Manual para asignar una oportunidad)

MER-COT (Manual para cotizar oportunidad)

6

7

MER-CPC (Manual para confirmar pedido de cotización)

MER-OC (Manual para realizar orden de compra)

8

MER-EOC (Manual para dar entrada por orden de compra)

MER-REM (Manual para remisionar)

MER-FACRE (Manual para elaborar factura por remisión

Importante: - La condición de ventas al momento de cotizar deberá ser “Crédito”- En todas las facturaciones deberán llenar el formato correspondiente (anexo a) el cual le entregaran acontabilidad, en ese momento les firman su cotización y puedan facturar (ya no es exclusivo para uady ó cicy)esto permite que el depto. de crédito y cobranza pueda llevar con éxito su gestión.

Modelo Tradicional1. Ventas con Facturación por Remisión

Inicio

Ventas: Alta

Oportunidadventa

1Admin:

AsignaciónOportunidad

venta

2Ventas:

Cotización,Elegir condición

de ventas“credito”

3 Ventas: Confirmarpedido decotización

Compras:Gestión de

Orden de Compra

4

5

Compras:Entrada de

mercancía porOrden de Compra

6

Almacén:Remisionar

Pedido

Facturista:Facturar por

remisión

7 8

FIN

Mapeo General

almacenventas compras contabilidad

1.1 Diagrama de flujo del procedimiento general para ventas con Facturación por remisión: (Solo se podrá facturar existencias)

Capturaroportunidadde ventas

¿El clienteaprobó la

cot.?

facturación

Tipo dePago

efectivo credito

Confirmarpedido decotización

PROCEDIMIENTO MAESTRO PARA EFECTUAR VENTAS CONFACTURACIÓN TRADICIONAL (REMISIÓN)

DEPARTAMENTO

INICIO

control / admin

Asignaroportunidadde ventas

Cotizar

Enviar cotización

Programarseguimiento

Si

Entrada porOrden de compra

¿Llego lamercancía?

Si

No

SeguimientoMonitor de pedidos

Remisión

facturación

Entregardoc. de recibido

del cliente

Forma depago

100%Anticipo

Reportede Facturación /

Panel de ComisionesFIN

Autorizaciónde precios en

cotización

Enviar Notificación de recepción de

material

¿El asesor,ya pacto el día

y hora deentrega?

NoProgramarentrega

Entregar Mercancía

¿pagóel cliente?

SiNo

otorgarseguimiento

Ingresarpago del cliente

1

1

GestionarOrden de compra

SeguimientoBack order

Si

Sin respuesta

No

Modelo Anticipos2. Ventas con Facturación de Anticipos y Saldo.

Objetivo: Este procedimiento de ventas, el cual definimos como modelo Anticipos, es aquel que nos permiteefectuar factura de anticipo y otra por saldo, sin afectar nuestras etapas clave: Subir una oportunidad, cotizar, confirmar pedido.

Indicaciones: Este procedimiento se describe con dos diagramas, el primero es un mapeo general de lasetapas en las que consta y el segundo es un diagrama de flujo que nos muestra de que manera debemosdarle seguimiento a nuestras oportunidades.

1

2

3

4

5





6

7



8 MER-EOC (Manual para dar entrada por orden de compra)

Importante: - La condición de ventas al momento de cotizar deberá ser “Anticipo”

- En todas las facturaciones deberán llenar el formato correspondiente (anexo a) el cual le entregaran acontabilidad, en ese momento les firman su cotización y puedan facturar (ya no es exclusivo para uady ó cicy)esto permite que el depto. de crédito y cobranza pueda llevar con éxito su gestión.

MER-NV (Manual para efectuar Nota de venta)

MERFACNV (Manual para Facturar nota de venta)

9 MER-FACP (Manual para facturar pedidos)

10 MER-DIF (Manual para descargar inventario de factura)

* Para elaborar nota de venta por anticipo, deberán corroborar que exista un deposito

Inicio

Admin: Asignación

Oportunidadventa

Ventas:Cotización,

Elegir condiciónde ventas“Anticipo”

Ventas: Confirmarpedido decotización

Ventas:Elaborar

Nota de Venta

Almacén:Entrada de

producto porOrden de Compra

Almacén:Descargar

inventario deFactura

Facturista:Facturar el saldo

a través de “Facturación de

pedidos”

Ventas: Alta

Oportunidadventa

Compras:Gestión de

Orden de Compra

FIN

Facturista:Factura de nota

de venta (sindescarga deinventario)

1 2 3 4 8 9 10

5

6

7

Modelo Anticipos2. Ventas con facturación de anticipos y saldo

Mapeo General



2.1 Diagrama de flujo del procedimiento general para ventas con Facturación de anticipos y saldos.



cot.?

gestion de factura por saldo

Tipo dePago

efectivo credito


PROCEDIMIENTO MAESTRO PARA EFECTUAR VENTAS CON FACTURACIÓN DE ANTICIPOS Y SALDOS

DEPARTAMENTO

INICIO

control / admin


Cotizar

Enviar cotización


Sin respuesta

Si




Si

No


facturación


del cliente


Panel de Comisiones

FIN

¿el Ing. Ercautorizó precios de cotización?


material


y hora deentrega?

No

Programarentrega

Entregar Mercancía

¿pagóel cliente?

SiNo

otorgarseguimiento Ingresar

pago del cliente

ElaborarNota de venta

1

4


2

Facturación porNota de Venta

¿La nota de ventatiene firma deautorización?

Firma de autorizaciónpara elaborar

factura

Si

3

No

Si

Si

No

No

5

6

7

Factura de saldo(facturación de

pedido)

8


Modelo Adelantado3. Ventas con Facturación Adelantada.

Objetivo: Este procedimiento de ventas, el cual definimos como modelo Adelantado, es aquel que nos permiteentregarle al cliente su factura del 100% antes de que llegue el producto, sin afectar nuestras etapas clave: subir una oportunidad, cotizar, confirmar pedido.

Indicaciones: Este procedimiento se describe con dos diagramas, el primero es un mapeo general de lasetapas en las que consta y el segundo es un diagrama de flujo que nos muestra de que manera debemosdarle seguimiento a nuestras oportunidades de este tipo.

1

2

3

4

5





6

7



8

MER-EOC (Manual para dar entrada por orden de compra)

Importante: - La condición de ventas al momento de cotizar deberá ser “crédito”

- En todas las facturaciones deberán llenar el formato correspondiente (anexo a) el cual le entregaran acontabilidad, en ese momento les firman su cotización y puedan facturar (ya no es exclusivo para uady ó cicy)esto permite que el depto. de crédito y cobranza pueda llevar con éxito su gestión.

MER-FACP (Manual para facturar pedidos)

MER-DIF (Manual para descargar inventario de factura)

Ventas:Alta

Oportunidadventa

Diagrama general

Modelo Adelantado3. Ventas con facturación de anticipos y saldos

Mapeo General

Admin: Asignación

Oportunidadventa

Ventas:Cotización,

Elegir condiciónde ventas“Credito”

Ventas: Confirmarpedido decotización

Compras:Gestión de

Orden de Compra

Facturista: “Facturación de

pedidos”

Almacén:Entrada de

producto porOrden de Compra

Almacén:Descargar


Inicio

FIN

1 2 3 4 5

6

7 8


3.1 Diagrama de flujo del procedimiento general para ventas con Facturación adelantada:



cot.?

facturación porpedido


PROCEDIMIENTO MAESTRO PARA EFECTUAR VENTAS CONFACTURACIÓN ADELANTADA (100%)

DEPARTAMENTO

INICIO

control / admin


Cotizar

Enviar cotización


Si



Si

No


Descargarinventario de

factura

facturación



Autorizaciónde precios en

cotización


material


y hora deentrega?

NoProgramarentrega

Entregar Mercancía

1

1



Si

Sin respuesta

No

Tipo dePago

efectivo credito


del cliente

Forma depago

100%Anticipo

¿pagóel cliente?

SiNo

otorgarseguimiento

Ingresarpago del cliente

Modelo Ventas de Mostrador4. Ventas de mostrador con facturación por nota de venta.

Objetivo: Este procedimiento, el cual definimos como Ventas de mostrador, es aquel que nos permiteatender en tiempo real al cliente, evitando pasar por las etapas tradicionales de nuestros procesos deventas (subir oportunidad, cotizar, confirmar pedido).

Indicaciones: Este procedimiento se describe con dos diagramas, el primero es un mapeo general de lasetapas en las que consta y el segundo es un diagrama de flujo que nos muestra de que manera debemosdarle seguimiento a nuestras oportunidades de este tipo.

1

2

3

4


MER-CE (Manual para consultar existencias)

MER-NV (Manual para efectuar nota de venta)

MER-FACNV (Manual para facturar nota de venta)

Importante: - La condición de ventas al momento de cotizar deberá ser “crédito”

MER-DIF (Manual para descargar inventario de factura)

Ventas: Entrega de productocon nota de salida

y factura

Diagrama general

Modelo ventas de mostrador4. Ventas con facturación para ventas de mostrador

Mapeo General

Ventas:Consultar

existencias

Ventas: Elaborar

nota de venta concondición de

ventas a: Crédito

Facturista: “Facturación pornota de venta”

Almacén:Descargar


Inicio

FIN

1 2 3 4 5

almacenventas contabilidad

4.1 Diagrama de flujo del procedimiento general de ventas de mostrador.

¿Hay existenciadel prod

solicitado?

Capturarnota deventa

PROCEDIMIENTO MAESTRO PARA EFECTUAR VENTAS DE MOSTRADOR CON NOTA DE VENTA

DEPARTAMENTO

INICIO

Si

Descargarinventario de

factura



Entregar Mercancía

1

No Tipo dePago

efectivo tarjeta


del cliente

¿Reportaron elpago a

contabilidad?

SiNo

otorgarseguimiento Ingresar

pago del cliente

facturación

1

facturación pornota de venta

¿El cliente estáen el sistema?

Si

No

pasar con contabilidad paradar alta a cliente

GENERANDO OPORTUNIDADES DE VENTAS

Para iniciar, hacemos click en el menú CRM y elegimos la opción oportunidades

OBJETIVO: Evitar la duplicidad de cotizaciones entre 2 o más asesores, priorizar aquellas oportunidadesde ventas que representen mayor beneficio para la compañía, segmentar las ventas de acuerdo a laespecialidad de los asesores.

BENEFICIOS

El subir las oportunidades de ventas al MP, contribuirá a:

- Otorgar seguimiento adecuado a cada uno de los proyectos del asesor de ventas.- Detectar las areas de oportunidad para el cierre de ventas.- Diagnosticar las casusas por las cuales se pierde una oportunidad de ventas.- Evaluar la carga de trabajo de cada uno de los asesores para futuras asignaciones.- Evaluar el nivel de productividad a traves de los montos ponderados y acumulados en losproyectos que tengan vigentes, asi como su labor en gestion de ventas que se plasman en losorigenes de donde proviene su oportunidad capturada.

Entrar al MP

Click en: CRM

Click en:Oportunidades

Llenar camposde captura

Origen: ¿De donde provienen y quien captura las oportunidades?

a) visitas, llamadas telefónicas, asignación de proyectos de la dirección (las captura el asesor de ventas)b) las que se generan de la pagina web y mail masivos (las captura el depto. marketing)c) las que surgen del monitoreo call center (las captura soporte de ventas)d) otros casos (se envía por correo al asesor y el las sube)

Se nos desplegará una pantalla como se observa en la imagen de abajo, donde capturaremos lo siguiente:

1.- la descripción de la oportunidad, la cual deberá ser clara para poder ser asignada, un ejemplo seríael siguiente: - Lote de reactivos marca hach para bepensa- Conjunto de cristalería para Marina.

Nota: Cuando la descripción de la oportunidad no sea clara, se solicitará al asesor de ventas que laedite, ya que estas descripciones ayudan posteriormente a la comprensión de reportes.

2.- Debemos capturar un valor ponderado de la oportunidad, es decir cuanto aproximadamente en pesos mexicanos pudiese el asesor facturar con esta venta.

Nota: al no incluir un valor ponderado la oportunidad marcará error al intentar guardarse.

3.- El origen de la oportunidad dará pauta a los reportes de productividad para analizar que actividadesson las que con frecuencia contribuye a captar nuevas oportunidades de ventas.

4.- La casilla de vendedor permanecerá bloqueada en espera que esta oportunidad sea asignada,(más información en el capitulo de asignación de oportunidades).

5.- La sucursal dependerá si: 1= meriequipos 2 = mediequipos 3.- tecnisur.

6.- El almacén, siempre será = 1

7.- C

9.- El cliente: en caso de estar registrado en el sistema, elegirlo con F2, de lo contrario deberán pasar al depto.de contabilidad para que sea dado de alta, entregando todos los datos fiscales. (más información en elcapitulo de alta de clientes)

Nota: en caso de no tener los datos fiscales del cliente podrán capturar su oportunidad con el clientedenominado: “Cliente nuevo”. Si la cotización se convierte en un pedido, será obligatorio dar de alta al cliente y editar la cotización, de lo contrario no podrá ser facturado.

ontacto: en caso de estar en el sistema, deberán elegirlo oprimiendo F2, de lo contrario oprimir el boton F3 y capturar toda la información necesaria.

8.- Organización: en caso de estar en el sistema, deberán elegirlo oprimiendo F2, de lo contrario oprimir el boton F3 y capturar toda la información necesaria.

¿Para que sirve el cuadro de comentarios?:

- En el caso que la oportunidad provenga de un correo electrónico con una lista de requisición, podrán copiar y pegar la información en el cuadro vacío de comentarios.- En el caso de adjuntar algún archivo con la lista de lo que el cliente necesita (explicación en el siguiente paso), deberán de colocar en el espacio de comentarios, “Favor de verificar archivo adjunto”- Cuando una oportunidad de ventas no puede ser atendida por el asesor y desea delegarla a otrocompañero, será en este cuadro de cometarios donde agregaran sus indicaciones, ejemplo:“Favor de asignarla a otro asesor”

En el área de archivos podemos adjuntar alguna imagen o archivo que nos ayudará con la cotización,ejemplo: cuando un cliente nos envía una lista de reactivos en excel, pdf. word, bloc, power point.Nota: recordemos que al adjuntar un archivo en el cuadro de comentarios de la pantalla general de oportunidadesdebemos capturar “Favor de consultar el archivo adjunto”

Si no hay nada más que agregar, dar clic en el botón verde que tiene una palomita para grabar la oportunidad y pase al panel de asignación.

ASIGNACIÓN DE OPORTUNIDAD DE VENTAS

Para iniciar, hacemos clic en el menú CRM y elegimos la opción Asignación de oportunidades

OBJETIVO: Contribuye a

beneficio querepresente para la compañía de acuerdo a la siguiente escala:

alta: 1 a 3 díasmedia: 1 a 5 díasbaja: 1 a 10 días

detectar cuando dos o más asesores de ventas, quieran trabajar sobre la misma oportunidad de ventas, reduciendo el doble trabajo, y no generando una mala imagen de la compañía hacia el cliente al ofrecer dos propuestas de cotización con sus respectivas variantes.

Así mismo, nos permite visualizar la carga de trabajo diaria de cada integrante del personal de ventas, a través de los reportes de productividad que se generan a partir de este procedimiento.

Por ultimo, la Compañía asignará una prioridad de atención a las oportunidades, con base al

Entrar al MP

Click en: CRM

Click en:Asignación deoportunidades

Para tomar una decisión al momento de asignar asesor a las oportunidades, debemos analizar:

1.- Quien capturó la oportunidad (titular de la linea de productos ó caso especial)2.- Que es lo que van a cotizar3.- Quien solicita la cotización (cliente)4.- ¿Existen comentarios del asesor que capturo la oportunidad? como: “Favor de asignar a otro vendedor”

1.- Cual es el valor ponderado

Para tomar una decisión al momento de asignar prioridad, debemos analizar:

Quien solicita la cotización (cliente)2.-

¿Que hacer cuando una oportunidad probablemente ya la esté trabajando otro asesor de ventas?

1.- Ingresar a CRM, Oportunidades: y revisar las oportunidades que este trabajando ese asesor para evaluara traves de la columna de descripción de oportunidad y cliente, si efectivamente alguien más ya la estátrabajando.

¿Que hacer cuando dos asesores suban la misma oportunidad de ventas al mismo tiempo?

1.- Reunir a los asesores involucrados e investigar quien visito primero al cliente, quien de ellos lleva mastiempo dandole seguimiento a sus requisiciones, lo cual se puede corroborar con el historial de facturacióncon los filtros de asesor y cliente.

ELABORAR UNA COTIZACIÓN

Para iniciar, hacemos clic en el menú VENTAS y elegimos la opción COTIZACIÓN

OBJETIVO: A traves del presente documento, pretendemos reafirmar nuestros procedimientos de cotización, depurando antiguos vicios adquiridos que generan procesos erróneo.

Oprimir la hoja en blanco, para iniciar la captura de una nueva cotización

Entrar al MP

Click en: Ventas

Click en:Cotizaciones

Llenar camposde captura

Lo primero que capturaremos siempre, será el folio de la oportunidad, o localizarla con F2 ya que esta enlazará nuestras operaciones para el reporte de comisiones.

De cualquier manera el sistema no permitirá guardar la cotización si no tiene oportunidad asignada.

Nota: Se recomienda mantener un orden entre la oportunidad que se genera, se cotiza y se confirma pedido.

Seleccionamos el tipo de moneda que vamos a usar, en el caso de usar dólares, la clave es USD y el tipo de cambio ya está agregado automáticamente de acuerdo al día.

Las condiciones de venta, definirán el proceso a seguir de acuerdo a los casos particulares que se presentan más adelante y que se citan a continuación:

1.- Facturación por remisión (proceso tradicional) Condición de ventas “Crédito”.

2.- Facturación por Anticipos y Saldos ( nuevo proceso) Condición de ventas “Anticipo”.

3.- Facturación Adelantada (nuevo proceso) Condición de ventas “Crédito”.

4.- Facturación de “X” por “Y” (Nuevo proceso) Condición de ventas “Crédito”.

5.- Facturación por Ventas de mostrador (Nuevo proceso) Condición de ventas “Crédito”.

Nota: Por lo general al dar de alta un cliente, genera que al cotizar salga en automático la condiciónde ventas “CREDITO”, jamás deberá efectuarse una COTIZACIÓN ni FACTURA, con la condición deventas “CONTADO”.

Definiendo las condiciones de ventaen cotizaciones

Seleccionamos la sucursal desde donde se va a vender.1 = Meriequipos2 = Mediequipos3 = Tecnisur

Seleccionamos el vendedor.

El cliente aparece en automático al capturar la oportunidad, que siempre será el primer paso al momento derealizar una cotización.

Pasamos a la pestaña de captura para ingresar los productos que vamos a cotizar

Una vez elegido el producto se determinará:

1.- cuantas piezas se van a cotizar2.- el tipo de unidad (pieza ó paquete)3.- el precio por unidad

IMPORTANTE: Para esta sección de la operación siempre deberán consultar sus listas de precios.

4.- la descripción ampliada, siempre deberá ser revisada (cualquier corrección contactarse con el depto. desoporte de ventas)5.- Por ultimo se oprime el botón agregar.6.- Se repite la misma operación por cada producto que se quiera agregar.

En la pestaña de detalle podremos observar los productos que vamos a cotizar.

Nota: Si necesitamos efectuar alguna modificación en la cantidad de piezas, o costo unitario; oprimir F8,cambia los conceptos a corregir y oprime agregar.

En la pestaña de totales podemos ver cuánto es el monto de la cotización, corroboramos el IVA, y posteriormente,presionamos el círculo verde con la palomita blanca para guardar la cotización y pasar a imprimir.

Nota: Siempre debemos corroborar la información de la sección de totales. En caso que el producto no aplique los impuestos, favor de dirigirse a la administración para resolver el problema en el sistema. Una vez guardada la cotización será responsabilidad del Asesor de ventas, en caso de no fijarse de estos detalles, y expedir cotizaciones erróneas, las cuales podrán ser sancionadas por la Dirección de la empresa.

Al guardar nos abrirá una ventana con 3 campos opcionales para agregar alguna leyenda de máximo 50caracteres, la cual se imprimirá en la parte inferior del documento de la cotización; un ejemplo de estas leyendaspueden ser los tiempos de entrega los cuales varian de:3 a 6 semanas / 4 a 8 semanas.

Al terminar con el paso anterior, se despliega una pantalla con opciones de impresión, y elegimos el formatoque necesitemos:

- con imagen y con iva- sin imagen y con iva- con imagen y sin iva- sin imagen y sin iva

Al abrirse el documento se elige en que impresora se imprimirá, o puedes elegir impresión PDF directamentepara guardar en la carpeta de tu computadora que hallas destinado para esta información

MODIFICAR / EDITAR UNA COTIZACIÓN

Para modificar ó editar una cotización, ingresamos a ventas, seleccionamos cotizaciones, y en el cuadro de folio presionamos F2, se busca la cotización (mediante nombre del cliente, asesor ó folio) y se oprime enter para que se desplieguen los datos en la pantalla general.

Presionamos el icono de la hoja en blanco con un lápiz para entrar al modo edición.

Una vez en modo editar, podemos cambiar cualquier dato de la cotización excepto la fecha, la pantalla sería iguala la que se usa para dar de alta una cotización.

Si queremos cambiar un producto o corregir algún dato solo seleccionamos y oprimimos F8 para modificar ósuprimir para eliminarlo de la lista.

Cuando terminamos de editar la cotización la guardamos haciendo clic en el circulo verde y pasamos a la partede impresión explicada en la sección anterior.

ELABORAR NOTA DE VENTA

Objetivo: Este manual servirá para los procedimientos de ventas de mostrador

Para iniciar, ingresar a: ventas, notas de venta, notas de venta, y elegir nuevo.

- Capturar los datos de: moneda, sucursal, almacén y vendedor.

- La condición de ventas es: “Crédito”

- En comentarios: “escribir ventas de mostrador”

Entrar al MP

Click en: Ventas

Click en:notas de venta


Venta de mostrador

- En la casilla de cliente oprimimos F2, y se nos desplega una pantalla, donde observaremos si el clientetiene crédito suficiente para hacer la operación.

- En caso de ser cliente nuevo, desde el primer contacto debemos solicitar sus datos para que sea dadode alta, antes de efectuar el movimiento.

- Cuando el cliente no requiera factura, elegir en la sección de clientes “Ventas de Mostrador”

Clientes

En la pestaña 2 capturamos los productos

En la pestaña de detalles corroboramos que la lista de productos y cantidades son correctas.

En la pestaña de totales, corroboramos datos de importe e IVA, y oprimimos el boton verde con palomitapara guardar la operación.

ELABORAR NOTA DE VENTA

Objetivo: Este manual servirá para los procedimientos de ventas con facturación de anticipo.

Generalidades: Previamente debe existir una cotización con la condición de ventas “Anticipo” y posterior una confirmación de pedido de cotización, para poder ejecutar este paso.

Verificar que existe un deposito con depto. de contabilidad.

De igual forma deberán checar el crédito disponible del cliente con el depto. de contabilidad para ejecutar este movimiento, de lo contrario al guardar la nota de venta, arrojará un error con la leyenda “Saldo insuficiente”.

Entrar al MP

Click en: Ventas



Facturación de Anticipos

Para iniciar, ingresar a: ventas, notas de venta, notas de venta, y elegir nuevo.

Lo primero que capturaremos será ir a la casilla de pedido, oprimir F2 y elegir la confirmación de pedidocorrespondiente, oprimimos la tecla enter, y se desplegará toda la información.

En la pestaña 2 capturamos el producto con clave “Anticipo”, que tiene configuración “SR”

En la pestaña de detalles corroboramos que el producto “Anticipo” y la cantidad es correcta.

En la pestaña de totales, corroboramos datos de importe e IVA, y oprimimos el boton verde con palomitapara guardar la operación.

Cantidad = 1, Precio = 50 % antes de IVAOprimir Agregar

SEGUIMIENTO DE OPORTUNIDADES

Semáforo de atención a la prioridad asignada en la oportunidad de ventas:

azul = en tiempo optimo para ser cotizada la oportunidadnegro: oportunidad ya cotizada y en espera de respuesta del clienterojo = oportunidad no cotizada, con un día para vencer el tiempo estimado, o atrazada.

Indicaciones:

Posterior a dar de alta una cotización, inmediatamente se tiene que programar el primer evento de esa oportunidad de ventas, ejemplo:- tipo de seguimiento: correo; y en comentarios agregar ( enviar esta cotización )

en caso que se alla enviado:

- tipo de seguimiento: llamada ó visita , en comentarios agregar: esta cotización ya ha sido enviada, se le dará seguimiento en 3 días, ya que el clienteesta en espera de autorización de presupuesto.

Objetivo: Seguimiento oportuno a los proyectos, rumbo al cierre de ventas, minimizando la falta de atención por olvido. Asimismo contribuira la planeación y carga de trabajo de los asesores de ventas.

Escala de prioridad:

alta = 1 a 3 díasmedia = 1 a 5 díasbaja = 1 a 10 días

Nota: Cuando la oportunidad queda de color Rojo, es por que falta un día para que se concluya el plazo de atención asignado, o que ya se venció el tiempo de prioridad, lo cual de acuerdo a la situación se valorará la opción de ampliar el tiempo, o en su caso, RE- ASIGNARLA a otro asesor de ventas disponible

PROGRAMAR SEGUIMIENTO DE OPORTUNIDADES

En el panel de seguimiento en la parte superior izquierda hay una estrella amarilla la cual sirve para programareventos a las oportunidades que aun no están cotizadas, y a las cotizaciones en espera de cierre de ventas.

Al hacer click en aceptar el evento se agrega a la lista.

Al darle click a la estrella amarilla se nos desplegará una pantalla donde ingresaremos los datos que nossolicita como: tipo de evento (llamada, visita, cotización, actualización, etc.) el numero de vendedor ycomentarios, es importante que esta ultima casilla se ponga toda la información disponible sobre esaoportunidad de ventas, para que al momento de revisar las auditorias, diagnóstiquemos con precisiónel estatus de la venta.

Entrar al MP

Click en: CRM

Click en:Icono de Estrella

Click en: seguimiento deoportunidades

¿donde observamos el avance de las oportunidades de ventas?

En el panel de seguimiento elegimos con doble click la oportunidad que necesitemos analizar sus avances,nos dirigimos a la pestaña de Eventos, y en el cuadro central se desplegará toda la información que elasesor de ventas alla agregado.

CONFIRMAR PEDIDO DE COTIZACIÓN

OBJETIVO: Esta actividad permitirá tener un mejor seguimiento en la recepción y envíos de los pedidosdel cliente, para cumplir en tiempo y forma los plazos establecidos, de la misma forma se hará indispensableal momento de gestionar una Orden de Compra.

BENEFICIOS:

- Esta información servirá de aval para gestionar una orden de compra- Al mismo tiempo aparecerá en el monitor de pedidos para cotejar cuanto tiempo queda disponible para entregarla mercancía.- Contribuirá al panel de compras para analizar cuanta mercancía ya se recibido parcial o total.

Iniciamos en la pestaña de ventas, submenú pedidos, confirmar pedido de cotización.

Oprimimos el icono superior izquierdo en forma de hoja en blanco, para confirmar nuevo pedido.

Entrar al MP

Click en: ventas

Click en:pre- pedido

click en:confirmar pedido

de cotización

capturar datos

En el cuadro de folio presionamos F2, y elegimos la cotización que necesitamos confirmar para pedido yoprimimos enter, para que despleguen todos los datos.

Cuando se eligió la cotización revisamos que los datos sean correctos, incluyendo el tipo de cambio y lacondición de venta. (en esta pantalla no se deberá modificar, en caso que se necesite cambiar algo, tendrá queefectuarse desde la cotización).

Nota: Es de caracter obligatorio colocar en la pestaña de fecha de entrega, la fecha en que tentativamentedeberá estar el producto en nuestras instalaciones, con base a las fechas que se pacto con el cliente a travésde la cotización. En caso que el comprobante se expida con la fecha del día de elaboración, será rebotadoen compras, y será notificado por almacén ya que se le marcará con prioridad urgente.

Fecha de entrega

Por ultimo revisamos en la pestaña de detalles, que los datos en el contenido del productos, cantidades, precios,ivas, sean correctos. asi como en la pestaña general datos de cliente y asesor.

los datos son correctos se guarda dando click en el circulo verde.

Revisamos la impresión del pedido.

Nota: en caso que se necesite editar o dar de baja un pedido, ingresar al menu: ventas, pedido, confirmar pedidode cotización. presionar F2 en la casilla de folio, detectar el pedido y efectuar la operación que se necesite.la hoja en blanco con un lapiz significa editar, la hoja en blanco con una “X” roja es para dar de baja.

¿Que hago, si necesito editar mi pedido, o darlo de baja?

En el nuevo desarrollo el proceso de confirmar pedido servirá para:

1.- confirmar pedido es equivalente a marcar como ganada una oportunidad de ventas.2.- dar de baja un pedido genera que reaparezca nuevamente esa oportunidad en el panel de seguimientode oportunidades.

1. ¿Por que al momento de cotizar debo primero llenar la casilla de oportunidad?

Esto permite que se vincule la información de tu trabajo, para que al momento deexpedir el reporte de productividad, se proyecte todos tus esfuerzos, así mismoesto definirá los montos de comisiones bajo los conceptos de: .5% por oportunidad,.5% por cotizar y .5% por ser titular. A excepción de aquellas marcas que no tienen titular, entonces el monto de comisión por cotizar es de 1%. Al momento deguardar tu cotización, si no esta enlazada a una oportunidad, te marcará error, y seperderá el trabajo de captura que ya hayas efectuado.

2. ¿Bajo que criterio una oportunidad que un asesor suba al sistema, puede serasignada a otro vendedor?

La empresa contemplará esta disposición para los segmentos de mercado especialeslos cuales cuentan con titulares específicos como: Topografía y Construcción a cargo de Miguel Rejón y Michaell Becker; Equipos Médicos (Rehabilitación, Hospitalario,Instrumental Quirúrgico, radiología, etc.) a cargo de Zazil Rodríguez y Natalia Sosa.

Asimismo, pudiese gestarse esta política cuando la oportunidad de ventas, requiera asesoría especializada por la complejidad del producto o causa de cliente, que la dirección considere.

3. ¿Cual será el procedimiento para las ventas de mostrador? ¿Ya no se elaboraráprimero la cotización para poder facturar la venta de mostrador?

Bajo un excel que se les hará llegar, el cual deben entregar a Facturación. El áreade soporte de ventas, estará al pendiente para guiarles en el nuevo proceso, en tantoelaboramos el manual de procedimientos.

4. ¿Por que la cotización en el Mp, no me arroja el Impuesto del producto?

Esto se origina por dos causas: a) por que el producto no tiene aplicadolas casillas de impuestos, b) por que el cliente, no tiene aplicadolas casillas de impuestos. Solución acudir con el administrador paraque efectúe la corrección de Impuestos de Ventas Nacionales.

Resolviendo dudas previas:

5. Todas las cotizaciones anteriores, las cuales aun no se concretan pero que ya trabajé, ¿tendré que subirlas ahora al MP, para el nuevo proceso?

Sí, será indispensable que las subas al MP, para poder darle seguimiento, esto permitirádetectar que el asesor ya esta trabajando en ellas, en caso de que alguien mássuba la oportunidad la cual puede derivarse de otra llamada o correo del mismo cliente,por situaciones ajenas al proceso.

6. ¿Por que no puedo editar las cotizaciones anteriores?

Por que no tienen enlazada una oportunidad, se podrá solucionar bajo dos opciones:a) crea una oportunidad para posteriormente vincularla a la cotización ya efectuada y así poder darle seguimiento.b) Crea una nueva oportunidad y efectúa el proceso completo, es decir, volver acotizarla.

7. ¿Las cotizaciones que ya estaban aprobadas, y sin necesidad de editar, se pueden imprimir?

Si, únicamente bajo la opción del CRYSTAL.

8. ¿Las cotizaciones en excel serán validas?

Estamos iniciando un proceso de descontinuación del formato excel para lascotizaciones, de cualquier forma será obligatorio introducirlas al sistema, y la direcciónde la empresa, al momento de revisar sus cotizaciones, les solicitara efectúenel proceso obligatorio. Para asegurarse que tanto la información como las descripcionestécnicas de los productos, ya están en el MP.

SEGUIMIENTO DE COMPRAS (BACK ORDER)

OBJETIVO: Esta actividad permitirá tener un mejor seguimiento a nuestra solicitud de orden de comprapara determinar cuanto de nuestro pedido ya entro al almacén y cuanto falta por ser surtido.

BENEFICIOS:

- Involucrar al asesor de ventas en el proceso integral de una mejor atención al cliente- Ayudará a la toma de decisiones para surtir parcialmente o esperar la llegada completa de nuestros pedidos.

Para iniciar: ingresar a compras, reportes, back order.

Entrar al MP

Click en: compras

Click en:reportes

click en:back order

elegir filtros

SEGUIMIENTO DE ENTREGAS (MONITOR DE PEDIDOS)

OBJETIVO: Esta actividad servirá para evaluar cuanto tiempo nos queda para entregar el pedido de nuestro cliente, con el objeto de cumplir en tiempo y forma los compromisos establecidos en la cotización

BENEFICIOS:

- Involucrar al asesor de ventas en el proceso integral de una mejor atención al cliente- Entregar a tiempo nuestros pedidos- procedimientos directos para remisión (solo almacén)

Para iniciar: ingresar a ventas, pre-pedido, pedidos, monitor de pedidos.

Entrar al MP

Click en: ventas

Click en:pre-pedido

click en:pedido

Click en:

monitor de pedidos

En la casilla de sucursal, escribir el numero que a la que corresponda, otra opción es oprimiendo F21= meriequipos , 2 = mediequipos , 3 = tecnisur

Manual de Procedimientos

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