Manual de Procedimientos

SECRETARÍA DE DESARROLLO AGROPECUARIO, RURAL, FORESTAL, PESCA Y ALIMENTACIÓN

UNIDAD ADMINISTRATIVA

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


DE LA OFICINA DE INFORMATICA



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INDICE Presentación I

Organigrama

II

Simbología

IIII

Descripción de Procedimientos

IV

Oficina de Informática 8

Asesoría para Usuarios de Equipo de Cómputo (Sistema de Información)

8

Desarrollo de Presentaciones Multimedia

11

Asesoría para Usuarios de Equipo de Cómputo (Soporte Técnico)

14

Mantenimiento de Sistemas

17

Procesamiento de Información en Bases de Datos

22

Instalación de la Red Integral de Datos

25

Diseño, Actualización y Mantenimiento del Sitio Web

28

Mantenimiento Preventivo de Equipo de Cómputo

34

Directorio VFirmas de Autorización

VI



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Presentación

El Plan Veracruzano de Desarrollo 1999-2004 establece como su cuarto eje rector Dotar a la Entidad

con una Administración Pública moderna que ofrezca mejores servicios.

Para lograr los niveles de productividad, eficiencia, eficacia, transparencia y calidad que la sociedad

veracruzana espera, es necesario que las Dependencias y Entidades cuenten con un marco

administrativo que detalle las actividades que de manera sistemática realizan las áreas que las

integran.

Con estos propósitos de claridad y orden, la Secretaría de Desarrollo Agropecuario, Rural, Forestal,

Pesca y Alimentación elaboró el Manual de Especifico de Organización de la la Oficina de

Informática como guía del quién y cómo se realizan las actividades, a través de las cuales se da

cumplimiento a las atribuciones que le confiere el Reglamento Interior.

El presente documento es resultado del trabajo conjunto de la Unidad Administrativa y la Oficina de

Informática y comprende los siguientes apartados

! Organigrama: Muestra las áreas que integran la Oficina de Informática.

! Simbología: indica de manera gráfica el nombre y significado de los símbolos utilizados en los

diagramas de flujo de cada procedimiento.

! Descripción de Procedimientos: señala el nombre, objetivo normas, y descripción narrativa y

gráfica (diagramas de flujo) de las rutinas de trabajo desarrolladas por las áreas que integran

la Unidad Administrativa.



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1. Descripción narrativa: expresa el orden, de manera lógica, detallada y secuencial en

que se desarrollan las actividades de un procedimiento y señala quiénes son los

responsables de su ejecución.

2. Diagramas de flujo: es la representación gráfica de un procedimiento.

! Directorio: enlista los nombres de los principales servidores públicos del área

! Firmas de autorización: A través de las cuales se precisa la responsabilidad de cada área en

la elaboración, revisión y autorización del documento.



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Organigrama

DEPARTAMENTODE RECURSOS

HUMANOS

DEPARTAMENTO DE RECURSOS

MATERIALES

DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

OFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL

OFICINA DE CONTROL FINANCIERO

OFICINA DE NOMINAS

OFICINA DE ADMINISTRACION DE

PERSONAL

OFICINA DE ADQUISICIONES


OFICINA DE INFORMATICA

OFICINA DE CONTABILIDAD

OFICINA DE CONTROL DE INVERSIÓN

OFICINA DE SERVICIOS GENERALES

OFICINA DE CONTROL EINVENTARIOS

OFICINA DE TRANSPORTES



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Simbología

Terminal. Indica el inicio y término del procedimiento.

Operación Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de condiciones).

Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento.

Archivo Definitivo Indica que se guarda un documento en forma definitiva.

Archivo Temporal Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional.

Sistema informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Pasa tiempo

Representa una interrupción del proceso.

Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.



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Simbología

Dirección de flujo o líneas de unión Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones.

Aclaración Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.

#

Disquete

Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad magnética.

Disco compacto Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad de lectura óptica.

Preparación. Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar con el descrito.

Dirección de flujo de actividades simultáneas Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o más actividades que se desarrollan en diferente dirección de flujo.

Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Objeto Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro del

procedimiento.



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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS OFICINA DE INFORMÁTICA

PROCEDIMIENTO NOMBRE:

Asesoría para Usuarios de Equipo de Cómputo (Sistema de Información). OBJETIVO:

Atender las necesidades de los usuarios de equipo cómputo, de las diversas áreas de la SEDARPA que puedan presentarse, debido a la forma de operación de los Sistemas de Información.

FRECUENCIA: Eventual.

NORMAS

Las áreas de la SEDARPA (Oficinas Centrales y Oficinas Foráneas) que requieran asesoría técnica en cuanto a sistemas de información deberán hacerlo por escrito o vía telefónica. El servicio de asesoría técnica relativo a los sistemas de información se registrará en el formato Control de actividades en la Oficina de Informática. La Oficina de Informática deberá brindar asesoría técnica sobre la operación del Sistema de Información a las diversas áreas de la SEDARPA.

FECHA ELABORO REVISO AUTORIZO ELABORACIÓN AUTORIZACIÓN

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AREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Oficina de Informática

1 Recibe vía telefónica de las distintas áreas de la SEDARPA la solicitud de asesoría técnica debido a dudas en la forma de operación de los Sistemas de Información o mal funcionamiento de los mismos.

2 Registra la solicitud de asesoría técnica en el formato de Control de Actividades en original y lo archiva de manera cronológica permanente.

3 Atiende la solicitud de asesoría técnica y analiza la duda o mal funcionamiento del Sistema de Información. ¿Cuál es la causa de la solicitud de asesoría?

3A. En caso de que la solicitud de asesoría se deba a error por operación del usuario: Explica a las áreas de la SEDARPA la adecuada operación del Sistema de Información, personalmente o vía telefónica. Fin.

4 En caso de que la solicitud de asesoría sea por mal funcionamiento del Sistema de Información: Determina la causa del mal funcionamiento. ¿Cuál es la causa del mal funcionamiento?

4A. En caso de que se deba a la configuración del equipo de cómputo: Explica a las áreas de la SEDARPA personalmente o vía telefónica el proceso para la configuración óptima del equipo de cómputo. Fin.



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5 En caso de que se deba a una falla de programación: Realiza correcciones necesarias al Sistema de Información y se formulan las pruebas de validación correspondientes.

6 Notifica vía telefónica a las áreas de la SEDARPA que el Sistema de Información ha sido modificado y actualizado para su uso, en caso de Oficinas Centrales y en caso de Oficinas Foráneas, se envía el sistema actualizado mediante correo electrónico o en medio magnético y se adjunta procedimiento a seguir para su instalación. FIN DEL PROCEDIMIENTO.



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PROCEDIMIENTO

NOMBRE:

Desarrollo de Presentaciones Multimedia. OBJETIVO:

Atender las necesidades de las áreas, a fin de que mediante el uso de presentaciones multimedia se difundan y den a conocer los avances de las actividades y programas de la Dependencia en reuniones oficiales.


NORMAS

Las solicitudes para el desarrollo de presentaciones multimedia se recibirán de las áreas de la SEDARPA por escrito o vía telefónica; asimismo deberán ser registradas en el formato de Control de actividades, en la Oficina de Informática. Las áreas de la SEDARPA que requieran del desarrollo de presentaciones oficiales, deberán remitir con tres días hábiles de anticipación la información, a fin de que la Oficina de Informática cumpla en tiempo y forma con los requerimientos solicitados. La información destinada para presentaciones multimedia, deberá ser entregada por las áreas de la SEDARPA en Documentos y en medios magnéticos con las características que permitan lograr la exposición de los temas que correspondan. La Oficina de Informática solicitará a las áreas de la SEDARPA en caso de ser necesario para complementar, los datos que se requieran para el desarrollo de la presentación multimedia.


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1 Recibe de las áreas de la SEDARPA la petición para desarrollar una presentación multimedia y completa el formato de Control de actividades en original para dar seguimiento de las actividades a realizar. Pasa el tiempo.

2 Recibe del área solicitante de la SEDARPA el documento con la información necesaria para desarrollar la presentación multimedia.

3 Analiza la información y determina el formato a utilizar para el diseño de la presentación multimedia, con base en el documento y el medio magnético presentados.

4 Procesa la información del documento o del medio magnético en el software correspondiente y realiza el diseño considerando los requerimientos del área de la SEDARPA.

4A

En caso de requerir voz y video la presentación multimedia: Graba la voz de los participantes en la presentación oficial en formato wav.

4A1 Inserta el archivo wav de voz en las diapositivas de la presentación multimedia y sincroniza el sonido con el orden en que aparecerán las láminas de la presentación.

4A2 Captura el video destinado para la presentación y lo edita en el programa adobepremiere con formato avi.

4A3 Inserta el archivo avi de video en las diapositivas de la presentación multimedia y sincroniza el video con el orden en que aparecerán las láminas de la presentación. Continúa con la actividad número 5.



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5 En caso de no requerir voz y video la presentación multimedia: Informa vía telefónica al área de la SEDARPA que la presentación multimedia se encuentra lista para que sea revisada.

6 Recibe al personal del área de la SEDARPA, revisa la presentación y verifica el contenido de la información y el diseño en la presentación multimedia. ¿La información y el diseño de la presentación son los adecuados?

6.A. En caso de que no sea la información y el diseño adecuados: Realiza los cambios correspondientes en la presentación multimedia de acuerdo a las necesidades del área de la SEDARPA solicitante. Continúa con la actividad número 7.

7 En caso de que sea la información y el diseño adecuados: Graba la presentación multimedia en disco compacto en un tanto y la entrega al área solicitante de la SEDARPA.

8 Recaba firma de conformidad del área de la SEDARPA en el formato de Control de actividades original y lo archiva de manera cronológica permanente.

9 Devuelve al área de la SEDARPA los documentos y el medio magnético que fueron utilizados para desarrollar la presentación multimedia. FIN DEL PROCEDIMIENTO.



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PROCEDIMIENTO

NOMBRE:

Asesoría para Usuarios de Equipo de Cómputo (Soporte Técnico). OBJETIVO:

Solucionar los problemas referentes a soporte técnico del equipo de cómputo de las distintas áreas de la SEDARPA.


NORMAS Las áreas de la SEDARPA deberán solicitar la asesoria relativa al soporte técnico de equipo de cómputo vía telefónica o personalmente al personal de la Oficina de Informática. El servicio de asesoría de soporte técnico de equipo de cómputo se registrará en el formato Control de actividades en el Oficina de Informática. El Oficina de Informática tendrá la obligación de brindar asesoría técnica (vía telefónica) al personal de las distintas áreas de la SEDARPA sobre el equipo de cómputo. El Pase de salida lo elaborará la Oficina de Informática solo para el traslado del equipo de cómputo, cuando el área solicitante no se localice en el mismo edificio.






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1 Recibe vía telefónica de las distintas áreas de la SEDARPA, la solicitud de asesoría técnica para la operación del sistema o equipo de cómputo.

2 Atiende vía telefónica la solicitud de asesoría técnica y evalúa el grado de complejidad del problema presentado. ¿Es necesario revisar físicamente el equipo?

2A. En caso de no ser necesario revisar físicamente el equipo: Explica vía telefónica al usuario los pasos detallados a seguir para corregir la falla presentada en el sistema o en el equipo de cómputo.

2A.1 Comprueba vía telefónica con el usuario el funcionamiento u operación del sistema o equipo de cómputo. Fin.

3 En caso de ser necesario revisar físicamente el equipo: Acude al área de la SEDARPA y verifica físicamente el equipo de cómputo para determinar su traslado. ¿Requiere traslado físico del equipo de cómputo?

3A. En caso de no requerir el traslado físico del equipo de cómputo: Explica al usuario los pasos detallados a seguir para corregir la falla presentada en el sistema o en el equipo de cómputo.

3A.1 Comprueba con el usuario el funcionamiento u operación del sistema o equipo de cómputo. Fin.



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4 En caso de requerir el traslado físico del equipo de cómputo: Elabora el Pase de salida del equipo de cómputo en original y dos copias y recaba firma del Jefe del Oficina de Informática y del responsable de trasladar el equipo.

5 Traslada el equipo de cómputo al Oficina de Informática para realizar el mantenimiento correctivo y entrega el Pase de salida en original al guardia de seguridad, la primera copia al Departamento de Recursos Materiales y la segunda copia la archiva de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: Mantenimiento Correctivo de Equipo de Cómputo.



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PROCEDIMIENTO

NOMBRE:

Mantenimiento de Sistemas. OBJETIVO:

Atender las necesidades de actualización de los sistemas en funcionamiento en las diversas áreas de la Oficina de Informática, a manera de estar acorde a las necesidades y requerimientos de procesamiento de información actuales.


NORMAS

La Solicitud de Mantenimiento de Sistemas se recibirá de las áreas de la SEDARPA por escrito o vía telefónica; así mismo deberá ser registrada en el formato de Control de actividades en la Oficina de Informática. El tiempo de modificación del Sistema Informático dependerá de la cantidad y complejidad de los procesos a actualizar. La Oficina de Informática proporcionará la capacitación al personal usuario sobre las adecuaciones realizadas al Sistema Informático. La actualización de Sistemas Informáticos se realizará con base en la información que proporcionan las áreas usuarias del mismo, a través de entrevistas con el personal involucrado. El nombre de los formatos utilizados en el procedimiento se integra por la iniciales del Oficina de Informática como área responsable de su elaboración, por las iniciales de la Oficina de Desarrollo de Sistemas, iniciales de documentación y objetivo que cumple en el Mantenimiento y Documentación de Sistemas, por lo que se explica a continuación:


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NORMAS

! El Formato INF-DS-DOC-DMP es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-

Documentación-Descripción de Métodos y Procedimientos. ! El Formato INF-DS-DOC-DJM es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-

Documentación-Diagrama Jerárquico de Módulos. ! El Formato INF-DS-DOC-DIT es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-

Documentación-Diccionario de Tablas. ! El Formato INF-DS-DOC-DID es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-

Documentación-Diccionario de Datos. ! El Formato INF-DS-DOC-DIR es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-

Documentación-Diagrama de Relaciones. ! El Formato INF-DS-DOC-DFD es relativo a Informática-Desarrollo del Sistema-

Documentación-Diagrama de Flujo de Datos. ! El Formato INF-DS-DOC-E/S es relativo a Entradas y Salidas del Sistema.

! El Formato INF-DS-MAN-USU es relativo a Informática-Desarrollo del Sistema-Manual del

Usuario.






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AREA ACTIVIDAD PROCEDIMIENTOS


1 Recibe de las áreas de la SEDARPA, la solicitud para adecuar los Sistemas Informáticos de acuerdo a sus necesidades actuales en el manejo de datos.

2 Completa el formato Solicitud de control de actividades en original, para indicar la actividad a realizar y establecer el periodo de atención.

3 Acude a las áreas de la SEDARPA que solicitan adecuaciones a los Sistemas Informáticos y realiza entrevistas con los usuarios, a fin de recopilar información que permita determinar las necesidades.

4 Completa el formato INF-DS-DOC-MIT de minuta de trabajo en dos tantos, establece compromisos y solicita al área la Documentación adicional necesaria que permita recopilar información para realizar las modificaciones al Sistema Informático.

5 Recaba firma del titular del área solicitante de la SEDARPA del Estado en el formato INF-DS-DOC-MIT de minuta de trabajo en dos tantos.

6 Entrega al área solicitante de la SEDARPA el formato INF-DS-DOC-MIT de minuta de trabajo, en un tanto y archiva otro tanto de manera cronológica permanente.

7 Recibe del área de la SEDARPA solicitante la Documentación adicional y la analiza para obtener mayor información.

8 Completa, en su caso los formatos INF-DS-DOC-OBJ e INF-DS-DOC-ALB, ambos documentos en original y determina el objetivo, el alcance y los beneficios del Sistema Informático de acuerdo a las necesidades actuales del área de la SEDARPA.



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9 Complementa el diagrama de flujo de procesos en el formato INF-DS-DOC-DFP en original, para determinar los movimientos de entrada y salida de información que requiera el Sistema Informático.

10 Complementa la descripción de métodos y procedimientos en el formato INF-DS-DOC-DMP en original, con el objetivo de completar la información que permita modificar o dar mantenimiento al Sistema Informático.

11 Complementa el diagrama jerárquico de módulos en el formato INF-DS-DOC-DJM en original, para definir la estructura jerárquica del Sistema Informático modificado.

12 Complementa el diccionario de tablas en el formato INF-DS-DOC-DIT en original, para modificar la base de datos del Sistema Informático.

13 Complementa el diccionario de datos de cada una de las tablas en el formato INF-DS-DOC-DID en original, para complementar de acuerdo a las modificaciones la nueva base de datos.

14 Complementa el diagrama de relaciones en el formato INF-DS-DOC-DIR en original, para determinar la conexión que exista entre las tablas de la base de datos del Sistema Informático en modificación o mantenimiento

15 Complementa el diagrama de flujo de datos en el formato INF-DS-DOC-DFD en original, para determinar el comportamiento de las modificaciones o mantenimiento de los datos del Sistema Informático.

16 Complementa el formato INF-DS-DOC-E/S y determina las fuentes y productos del Sistema Informático en mantenimiento.

17 Realiza la modificación, el mantenimiento y la programación del Sistema Informático.

18 Realiza pruebas de funcionalidad y operación del Sistema Informático y verifica su correcto arranque y funcionamiento. ¿Existen fallas en el Sistema?



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18.A. En caso de existir fallas: Corrige las fallas detectadas en la verificación realizada al Sistema Informático. Continúa con la actividad número 18.

19 En caso de no existir fallas: Complementa el Manual del usuario en dos tantos, detallando el procedimiento y generalidades para la operación del Sistema Informático.

20 Presenta al área de la SEDARPA solicitante, el Sistema Informático modificado e instruye a los usuarios sobre el funcionamiento del mismo, además entrega un tanto del Manual del usuario.

21 Archiva de manera cronológica permanente en expediente la documentación técnica del Sistema los formatos en original siguientes: -INF-DS-DOC-DIT -INF-DS-DOC-DID -INF-DS-DOC-DIR -INF-DS-DOC-DFD -INF-DS-DOC-E/S -INF-DS-MAN-USU -Manual del Usuario, en un tanto. FIN DEL PROCEDIMIENTO.



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Procesamiento de Información en Base de Datos. OBJETIVO:

Integrar en una base de datos la información que generen las áreas de la SEDARPA como resultado de trabajos especiales, de auditorias, revisiones, entre otros, para la emisión de reportes actualizados que permitan la oportuna toma de decisiones.

FRECUENCIA: Eventual

NORMAS Las solicitudes para el procesamiento de información en base de datos que las áreas de la SEDARPA requieran, deberán ser registradas en el formato de Control de actividades, además de presentarse por escrito o vía telefónica en el Oficina de Informática. La información para el procesamiento de datos, se recibirá de las áreas de la SEDARPA, además de estar en posibilidad de asesorar y apoyar a tras Dependencias. Las áreas de la SEDARPA que requieran del procesamiento de información en base de datos, deberán entregarla en los siguientes medios magnéticos y/o electrónicos: Disquete de 3 1/2, Disco Compacto (C.D.) o vía correo electrónico. La información recibida para ser procesada en base de datos, deberá encontrarse en el formato de los programas informáticos Excel, DBF o ASCII.



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1 Recibe la solicitud de procesamiento de información de las áreas de la SEDARPA.

2 Completa el formato de Control de actividades en original, con los datos necesarios para atender las solicitudes recibidas de las áreas de la SEDARPA.

3 Acude a las áreas de la SEDARPA solicitantes y realiza entrevistas al personal para conocer los requerimientos del procesamiento de la información.

4 Recibe de las áreas de la SEDARPA, la información en los medios magnéticos para que sea procesada en una base de datos.

5 Analiza la información recibida en medios magnéticos y determina los procesos a desarrollar que atiendan las necesidades de las áreas de la SEDARPA.

6 Define el software que utilizará para procesar la información recibida.

7 Procesa la información del medio magnético en el software correspondiente y valido los resultados finales que cumplan con las necesidades del área solicitante.

8 Graba en medio magnético la base de datos con la información procesada y en su caso se imprimen los reportes generados.

9 Entrega al área solicitante la información procesada en medio magnética y/o impresa validando conjuntamente los resultados obtenidos. ¿Es correcto el procesamiento de información?



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9.A. En caso de no ser correcto el procesamiento de información: Realiza las correcciones de la información en el software utilizado y en el medio magnético para cumplir con las especificaciones de las áreas de la SEDARPA. Continúa con la actividad número 8.

10 En caso de ser correcto el procesamiento de información: Recaba firma de conformidad de las áreas de la SEDARPA en el formato de Control de actividades en original y lo archiva de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.



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PROCEDIMIENTO

NOMBRE:

Instalación de la Red Integral de Datos. OBJETIVO:

Integrar una infraestructura de comunicaciones funcional de acuerdo a las necesidades de las áreas de la SEDARPA.


NORMAS

Las áreas de la SEDARPA que requieran de la instalación de los servicios de la red integral de datos, deberán enviar su solicitud por escrito, debidamente autorizada por el titular del área; asimismo deberán ser registradas en el formato de Control de actividades del Oficina de Informática. El Oficina de Informática determinará los requerimientos de materiales necesarios para instalar los servicios de la red integral de datos, previa revisión física de las áreas de la SEDARPA y deberá solicitarlos al Departamento de Recursos Materiales. La instalación de la red integral de datos dependerá de la ubicación física con la que se cuente y de las condiciones de seguridad para proporcionar el servicio. Las fallas que se detecten en la red integral de datos deberán ajustarse para que el usuario tenga acceso sin dificultad. La instalación de los servicios a la red integral de datos procederá sólo si los concentradores cuentan con líneas disponibles para su conexión.



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1 Recibe de las áreas de la SEDARPA una Tarjeta de solicitud en original para instalar o ampliar la red integral de datos.

2 Revisa la Tarjeta de solicitud, la archiva de manera cronológica permanente y visita a las áreas de la SEDARPA que requieran el servicio de instalación de la red integral de datos.

3 Evalúa en las áreas de la SEDARPA, la viabilidad de la instalación de los servicios de la red integral de datos y determina la ubicación y la trayectoria de los mismos. ¿Es viable la ubicación para la instalación de la red integral de datos?

3A. En caso no ser viable la ubicación para instalar la red integral de datos: Propone a las áreas de la SEDARPA una nueva ubicación para instalar los servicios de la red integral de datos. Continúa con la actividad número 4.

4 En caso de ser viable la ubicación para instalar la red integral de datos: Determina el seguimiento de la trayectoria de los servicios de la red integral de datos y los requerimientos de materiales para efectuar la instalación en las áreas de la SEDARPA.

5 Elabora Tarjeta informativa en original y copia para solicitar al Departamento de Recursos Materiales los materiales necesarios y recaba firma del Jefe del Oficina de Informática.

6 Entrega la Tarjeta informativa en original al Departamento de Recursos Materiales para que realice la compra del material necesario y archiva como acuse de recibo la copia de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo.



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AREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Oficina de Informática

7 Recibe del Departamento de Recursos Materiales el material solicitado para llevar a cabo las instalaciones de la red integral de datos en las áreas de la SEDARPA.

8 Acude con el material a las áreas de la SEDARPA que solicitaron el servicio e instala la red integral de datos.

9 Realiza pruebas con el microscanner a la red integral de datos instalada en las áreas de la SEDARPA, a fin de detectar posibles fallas en su funcionamiento. ¿Existen fallas en el funcionamiento de la red integral de datos?

9A. En caso de existir fallas en la red integral de datos: Corrige las fallas detectadas a la red integral de datos. Continúa con la actividad número 10.

10 En caso de no existir fallas en la red integral de datos: Instala el equipo de cómputo en la red integral de datos y le informa verbalmente al usuario que el área ya cuenta con los servicios.

11 Elabora Tarjeta informativa en original y dos copias para informar al titular del área de la SEDARPA cuántos y cuáles servicios de la red integral de datos fueron dados de alta.

Recaba firma del Jefe del Oficina de Informática en la Tarjeta informativa original y dos copias y las distribuye en el siguiente orden.

• La original para las áreas de la SEDARPA que solicitan el servicio de instalación de la red integral de datos.

• La primera copia para el Jefe de la Unidad Administrativa. • La segunda copia la archiva como acuse de recibo de

manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO



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PROCEDIMIENTO

NOMBRE:

Diseño, Actualización y Mantenimiento del Sitio Web. OBJETIVO:

Contar con un sitio electrónico que contenga la información institucional necesaria que permita a la SEDARPA difundir y promover los programas, y acciones.


NORMAS Las solicitudes de las áreas de la SEDARPA para la inclusión de información en la página Web, deberán ser registradas en el formato de Control de actividades. El Oficio de solicitud para la actualización de la página Web, deberá ser autorizado por los titulares de las áreas de la SEDARPA. La página Web de la SEDARPA será actualizada de manera permanente de acuerdo a los programas de difusión de la información de la Dependencia. La información que las áreas de la SEDARPA entreguen al Oficina de Informática para que sea incluida en la página Web, deberá ser proporcionada en medios magnéticos, debidamente capturada y formateada.



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1 Recibe de las áreas de la SEDARPA, Oficio de solicitud en original, los Documentos y los medios magnéticos la información para actualizar la página Web.

2 Completa el formato de Control de actividades en original para llevar el registro de las solicitudes de las áreas.

3 Analiza la información de los Documentos y los medios magnéticos para determinar qué información recibe y cómo procesarla. ¿Qué tipo de información recibe?

3A. En caso de recibir gráficos o fotografías: Revisa la información de los Documentos y los medios magnéticos y selecciona el software con el que se procesaran los gráficos o las fotografías.

3A.1 Digitaliza los gráficos o las fotografías y las graba en el formato correspondiente a photoshop, fireworks, coreldraw, ilustrator o frenad.

3A.2 Asigna a los gráficos o fotografías el formato en el que se darán a conocer en la Web con extensiones TIFF, GIF, JPG, PNG.

3A.3 Accesa al programa dreamweaver e inserta los gráficos o las fotografías procesados. Continúa con la actividad número 4.

4 En caso de recibir texto: Revisa la información recibida en los Documentos y en medio magnético y determina el programa que permita procesarla de acuerdo al volumen de la misma.

5 Procesa la información y selecciona el programa dreamweaver, fireworks, flash, frontpage, acrobat a fin de asignarle el formato adecuado y así poder bajar los textos al servidor de la red.



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6 Realiza el diseño de la información procesada y de la página Web en el software correspondiente.

7 Realiza los hipervínculos para cada una de las páginas que serán actualizadas y asigna extensiones HTML, JSP, ASP, PHP ó SWF de acuerdo al volumen de información procesada.

8 Accesa al Servidor de la SEDARPA y aloja las actualizaciones y modificaciones realizadas a la página Web.

9 Acude al área de la SEDARPA y valida a través de la red de la SEDARPA, la información de la página Web, antes de que sea publicada en Internet. ¿Es correcta la información que se publicará en la red?

9A. En caso de no estar correcta la información que se publicará en la red: Realiza los ajustes a la información que se publicará en la página Web, de acuerdo a las peticiones del área de la SEDARPA. Continúa con la actividad número 6.

10 En caso de estar correcta la información que se publicará en la red: Edita la página en el software correspondiente y realiza los hipervínculos finales que permitirán a los usuarios de la información consultar la página en Internet.

11 Recaba firma de conformidad de las áreas de la SEDARPA en el formato Control de actividades en original y lo archiva de manera cronológica permanente, con el Oficio de solicitud original y la información recibida en Documentos y en medio magnético. FIN DEL PROCEDIMIENTO.



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Diseño de Trabajos Oficiales Impresos. OBJETIVO:

Apoyar a las áreas de la SEDARPA con la elaboración y el diseño de carteles, trípticos o formatos que permitan difundir y apoyar el desarrollo de las actividades operativas.


NORMAS Las solicitudes para el diseño de trabajos especiales que las áreas de la SEDARPA requieran, deberán ser registradas en el formato de Control de actividades para comprobar el cumplimiento de los procedimientos, además de presentarse por escrito o vía telefónica en el Oficina de Informática. El Oficina de Informática entregará el trabajo final de manera impresa y en medio magnético a las áreas de la SEDARPA, a fin de facilitar la impresión y difusión del mismo. El Oficina de Informática utilizará los programas photoshop, page maker, coreldraw, freehand o illustrator para el desarrollo de los diseños de trabajos especiales que sean solicitados por las áreas de la SEDARPA. El diseño de documentos, carteles, trípticos o formatos deberá realizarse con base en las características que indiquen las áreas de trabajo.



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1 Recibe del área de la SEDARPA, Tarjeta de solicitud en original y el medio magnético que contiene la información para que el Oficina de Informática diseñe los trabajos especiales.

2 Completa el formato de Control de actividades en original para llevar el registro de las solicitudes de las áreas.

3 Analiza la información recibida en medio magnético y selecciona el software con el que se diseñará y procesará la información para atender los requerimientos de las áreas.

4 Diseña el documento, formato o tríptico con las características solicitadas por el área de la SEDARPA y lo imprime como un Bosquejo del trabajo en un tanto.

5 Informa vía telefónica al área de la SEDARPA que el Bosquejo del trabajo está terminado.

6 Recibe al solicitante del área de la SEDARPA y entrega el Bosquejo del trabajo solicitado en un tanto y verifica si cumple con los requerimientos solicitados. ¿Cumple con los requerimientos?

6A. En caso de no cumplir con los requerimientos: Realiza las modificaciones solicitadas por el área de la SEDARPA al Bosquejo del trabajo en un tanto. Continúa con la actividad número 6.

7 En caso de cumplir con los requerimientos: Imprime el Trabajo final en un tanto y lo graba en un medio magnético.

8 Entrega el Trabajo final en un tanto y el medio magnético al área de la SEDARPA solicitante para la reproducción del material de acuerdo a los requerimientos presentados.



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9 Recaba firma de conformidad del área de la SEDARPA en el formato de Control de actividades en original y lo archiva de manera cronológica permanente con la Tarjeta de solicitud en original y el Bosquejo del trabajo en un tanto. FIN DEL PROCEDIMIENTO.



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PROCEDIMIENTO

NOMBRE:

Mantenimiento Preventivo de Equipo de Cómputo. OBJETIVO:

Que el equipo de cómputo con el que cuenta la Dependencia se encuentre en un nivel funcional óptimo, a fin de que las áreas de la SEDARPA puedan procesar con oportunidad la información que manejan.

FRECUENCIA: Periódica.

NORMAS El Programa anual de mantenimiento preventivo al equipo de cómputo, se elaborará con base en el inventario de equipo de cómputo con el que cuenten las áreas de la SEDARPA. Las solicitudes de mantenimiento al equipo de cómputo, deberán ser registradas en el formato de Control de actividades, además de presentarse por escrito o vía telefónica en el Oficina de Informática. El mantenimiento preventivo se proporcionará a los equipos siempre y cuando se cuente con los materiales necesarios para la realización del servicio. El equipo de cómputo que se entregue al Oficina de Informática para su mantenimiento preventivo, se devolverá a las áreas de la SEDARPA en el transcurso de un día hábil. El Pase de salida lo elaborará el Oficina de Informática solo para el traslado del equipo de cómputo, cuando el área solicitante no se localice en el mismo edificio






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1 Obtiene del archivo cronológico permanente el Programa anual de mantenimiento preventivo de equipo de cómputo en original y verifica las áreas de la SEDARPA a las que les corresponde el mantenimiento.

2 Elabora Tarjeta informativa en original y copia para informar al área correspondiente las fechas en que se proporcionará el mantenimiento preventivo a los equipos.

3 Recaba firma del Jefe del Oficina de Informática en la Tarjeta informativa original y copia y entrega el original al área de la SEDARPA programada para mantenimiento y archiva como acuse de recibo la copia de manera cronológica permanente con el Programa anual de mantenimiento preventivo de equipo de cómputo en original. Pasa el tiempo.

4 Informa vía telefónica, con un día de anticipación a las áreas de la SEDARPA de la programación del mantenimiento al equipo de cómputo y elabora Pase de salida en original y dos copias.

5 Recaba firma del Jefe del Oficina de Informática y del responsable de trasladar el equipo en el Pase de salida, en original y dos copias.

6 Acude a las áreas de la SEDARPA retira la instalación del equipo de cómputo programado para mantenimiento.

7 Entrega el Pase de salida original al guardia de seguridad, primera copia al Departamento de Recursos Materiales y segunda copia la archiva de manera cronológica permanente.

8 Realiza mantenimiento preventivo y depura el software del equipo de cómputo.

9 Verifica el funcionamiento del equipo de cómputo, revisando si existen fallas correctivas en el hardware. ¿Existen fallas correctivas en el equipo de cómputo?



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9.A. En caso de existir fallas correctivas en el equipo de cómputo: Informa verbalmente a las áreas de la SEDARPA que procederá el mantenimiento correctivo. Fin. Conecta con el procedimiento: Mantenimiento Correctivo de Equipo de Cómputo.

10 En caso de no existir fallas correctivas en el equipo de cómputo: Elabora Pase de salida para el equipo de cómputo en original y tres copias y recaba firma del Jefe del Oficina de Informática y del responsable de trasladar el equipo de cómputo a las áreas que corresponda.

11 Traslada el equipo de cómputo a las áreas de la SEDARPA y entrega el Pase de salida en el orden siguiente: - El original al guardia de seguridad. - Primera copia al Departamento de Recursos Materiales. - Segunda copia la archiva de manera cronológica permanente.

12 Entrega el equipo de cómputo en las áreas de la SEDARPA y lo instala informando a los usuarios que ya fue realizado el mantenimiento preventivo. FIN DEL PROCEDIMIENTO.



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DIRECTORIO

LIC. ARNULFO GARCIA FRAGOSO JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

C.P. ANTONIO ZARRAVAL MONTALVO

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS CP. RAFAEL HERNANDEZ CRUZ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES L.A.E ALEJANDRO CONTRERAS USCANGA JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS. L.I. VERÓNICA CERDÁN RODRÍGUEZ JEFA DE LA OFICINA DE INFORMÁTICA



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FIRMAS DE AUTORIZACION

ELABORACION

LIC. ARNULFO GARCIA FRAGOSO TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

REVISION

L.I. VERÓNICA CERDÁN RODRÍGUEZ JEFE DE LA OFICINA DE INFORMÁTICA

AUTORIZACION

DR. RAMÓN FERRARI PARDIÑO SECRETARIO DE DESPACHO DE LA SECRETARIA DE

DESARROLLO AGROPECUARIO, FORESTAL Y PESQUERO

Manual de Procedimientos

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