Manual de Procedimientos

5/11/2018 Manual de Procedimientos - slidepdf.com

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

“MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGUN”

SHIRLY ALDANA

ALBA CLAUDERH CHAVEZ

Presentado a:

JADER GELIS

En la asignatura de.CONTROL INTERNO

COORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON CREAD

SAHAGUN- CORDOBA

FACULTAD DE CONTADURÍA PÚBLICA

SAHAGUN CORDOBA

NOVIEMBRE DE 2011



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TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO..........................................................................2

INTRODUCCION.....................................................................................3

PROPOSITOS DEL MANUAL...................................................................4

OBJETIVOS DEL MANUAL.......................................................................5

MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGUN...................................................6

HISTORIA DE LA EMPRESA .................................................................6

MISION .............................................................................................6

VISION ...............................................................................................7

VALORES ...........................................................................................7

POLITICAS ..........................................................................................7

PRODUCTOS Y SERVICIOS .................................................................7

FUNCIONES DE LOS EMPLEADOS .......................................................8

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS...........................................................10

PROCESO: COMPRA Y VENTA DE MERCANCIA .................................10

PROCEDIMIENTO: Compras ..........................................................10

PROCEDIMIENTO: Ventas .............................................................16

CONCLUSION......................................................................................21

BIBLIOGRAFIA.....................................................................................22



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INTRODUCCION

Por Manual de Procedimientos se puede entender la colección

sistemática de todos procesos realizados al interior de la

organización, que le indique a los empleados cuáles son las

actividades que se deben cumplir y cuál es la mejor forma de

realizarlas. Permite además establecer los ejecutores (pudiendo ser

dependencias o empleados según sea el procedimiento), las

responsabilidades, los tiempos de ejecución, los controles y lasformas de utilización general1.

Por esa razón en el presente trabajo se realizara el manual de

procedimientos de MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGÚN con el fin de

suministrar a la empresa una herramienta indispensable que les

permite a sus empleados familiarizarse de una mejor manera con las

actividades que realizan.

1 www.wikipedia.com

http://www.wikipedia.com/

http://www.wikipedia.com/



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PROPOSITOS DEL MANUAL

El propósito del manual es describirle a MACHIMBRE Y MOLDURAS

SAHAGUN los procedimientos, procesos y/o rutinas de trabajo; éstas

últimas deben ser agrupadas de manera tal, que faciliten las

consultas sobre el tema deseado y aseguren las orientaciones para

ejecutar adecuadamente las actividades en vigor; así se busca que

cada trabajo que se lleve a cabo al interior de la organización seadivulgado para conocimiento y utilización del individuo o grupo de

individuos responsables del mismo.



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OBJETIVOS DEL MANUAL

• Coadyuvar a la ejecución correcta y oportuna de las labores

encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en eltrabajo.

• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del

trabajo, evitando la repetición de instrucciones.

• Servir de medio de integración y orientación al personal nuevo,

que facilite su incorporación al trabajo.

• Facilitar la supervisión y evaluación del trabajo.

• Propiciar el mejoramiento de la productividad de MACHIMBRE Y

MOLDURAS SAHAGUN



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MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGUN

HISTORIA DE LA EMPRESA

Machimbre y Molduras sahagún fue fundada en el año 2004 por el

señor Elkin Santos, él cual provenía de Medellín y vio en Sahagún la

necesidad de este tipo de negocio, en aquel tiempo se conocía con el

nombre de Machimbre y Molduras Medellín, A finales del 2005 entra

como socio del negocio el señor Alberto Ruiz como petición del señorElkin el cual deseaba ampliar su negocio y no contaba con el capital

suficiente.

Una de las fallas que en ese entonces tenía el negocio era que no

estaba legalizado por lo que el señor Alberto Ruiz, al ser empresario y

conocer del tema decide hacerlo, sin embargo esta decisión no le

gusto mucho a su fundador por lo que decide venderle todo el

negocio al señor Ruiz, quien el 24 de abril de 2006 lo legaliza y decide

cambiarle la razón social por Machimbre y Molduras Sahagún, de

igual manera lo traslado para un lugar más cómodo.

Con su nueva razón social Machimbre y Molduras sahagún decide

incursionar con mejores productos y de diferentes variedades para

ofrecerle al pueblo sahagunense mejores alternativas

MISION

Machimbre y Molduras Sahagún se dedica a la comercialización y

venta de molduras y Machimbre así como de todos aquellos

productos que se usan para el cielo raso y la marquetería. Provee al

municipio de Sahagún con productos de buena calidad y al precio

más competitivo, cubriendo los requerimientos en calidad y tiempo,

brindando paralelamente el mayor servicio a los clientes.



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VISION

Llegar a ser en el 2015 una pequeña empresa que maneje productos

al por mayor para el cielo raso y la marquetería con el fin de llegar a

ser mas competitivos en cuanto a los precios.

VALORES

• Compromiso

• Responsabilidad

• Honestidad

• Igualad

• Solidaridad

POLITICAS

• Satisfacer al cliente brindándole una excelente atención

• Comprar los productos ofrecidos a empresas legalmente

constituidas

• Atender de forma inmediata las quejas, reclamos y sugerencias

de los clientes.

PRODUCTOS Y SERVICIOS

Productos

• Machimbre de Pino y Chingale (medidas de 1, 1.5, 2; 2.5 y 3

• Molduras para cuadros, puertas, ventanas, cielo rasos de

diferente estilos y calidad

• Baretillas de pino de 3m y de madera amarga de 4.5m

• Sellador



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• Barniz

• Tinner

•

Lijas

• Puntillas

• Fresas

• Triple

• Tejas

• Guaduas

Servicios

• Ofrecemos un servicio, para su comodidad, de presupuesto de

colocación de cielos rasos

• Asesoramos a nuestros clientes sobre la mejor alternativa para

su necesidad

• Brindamos información sobre los mejores marqueteros y

ebanistas de nuestro municipio.

FUNCIONES DE LOS EMPLEADOS

ADMINISTRADOR

• Buscar y manejar a los proveedores

• Controlar el inventario

• Administrar la cartera, las ventas, y las compras

• Controlar el presupuesto

• Atender y resolver reclamos de los clientes



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• Hacer devoluciones y cambios de mercancías

• Contratar personal

•

Controlar las entradas y salidas del dinero

• Pagar a los empleados

VENDEDOR

• Brindar información telefónica y personal a clientes sobre

artículos, servicios, horarios y precios;

• Contestar preguntas de clientes procese la información

requerida para optimizar la prestación del servicio

• Brindar un servicio eficiente al cliente

• Recibir mercancía

• Manejar el inventario

• Realizar ventas.

• Mantener en buen estado las instalaciones del negocio

CONTADOR

• Elaborar los informes financieros

• Diligenciar los formularios de IVA y retención a la fuente así

como todos aquellos que sean exigidos al negocio

• Pagar en el banco los impuestos



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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PROCESO: COMPRA Y VENTA DE MERCANCIA

PROCEDIMIENTO: Compras

CODIGO: CVO1

OBJETIVO: Buscar proveedores confiables en cuanto a calidad, precio

y oportunidad de entregas.

ALCANCE: Este procedimiento aplica a toda adquisición de

requerimientos tales como materiales, equipos, insumos,herramientas, papelería, entre otros.

DEFINCIONES:

Proveedor: aquella entidad o persona que ejecuta una obra o

suministra algún producto (bien o servicio) por contrato, a

cambio de una contraprestación económica.

Calidad: La calidad de un producto o servicio es la percepción

que el cliente tiene del mismo, es una fijación mental del

consumidor que asume conformidad con dicho producto o

servicio y la capacidad del mismo para satisfacer sus

necesidades



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Servicio: es importante el soporte técnico, asesoría, y servicio

al cliente que abarca el valor agregado de los insumos o

productos adquiridos.

Precio: Se denomina precio al valor monetario asignado a un

bien o servicio. Conceptualmente, se define como la expresión

del valor que se le asigna a un producto o servicio en términos

monetarios y de otros parámetros como esfuerzo, atención o

tiempo, etc. Para asegurar este requisito, se requiere manejar

un listado de proveedores confiables y competitivos a fin de

tener alternativas de productos.

ACTIVIDADES

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1. Se verifica las cantidades de cadaproducto

Vendedor

2. Envía la información al administradorde las existencias y requerimientos decada producto

Vendedor

3. Se empieza a revisar si se cuenta conun proveedor que pueda surtir elrequerimiento que se solicita

Administrador

4. Si no se cuenta con un proveedor, sehace indispensable empezar labúsqueda de proveedores que puedan

cumplir con la exigencia deproporcionar el requerimiento que sepresenta. Esto se puede efectuarmediante el directorio telefónico,contactos del sector, etc.

Administrador

5. Se hace un análisis de los proveedoresnuevos en función de calidad, servicio yprecio, a fin de seleccionar con cuálesse desea establecer una relacióncomercial. Estos se registran o seactualizan en un listado de proveedores

Administrador



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disponibles. Siempre se le pide unamuestra al proveedor para examinar elproducto.

6. Se solicitan cotizaciones a los

proveedores (tanto nuevos comoantiguos). En la cotización semanifiesta las especificaciones de losproductos que se ofrece, la calidad ygarantía de los materiales, y lascondiciones de pago y de entrega.

Administrador

7. Se escoge la mejor alternativa Administrador

8. Se verifica que se disponga de recursospara la obtención del producto

Administrador

9. Si se dispone de los recursos se hace elpedido.

Administrador

10. Si no se dispone de recursos se negociacon el proveedor si financia el productosi acepta se hace el pedido sino seespera obtener recursos disponiblespara realizar el pedido

Administrador

11. Se elabora la orden de compra, en lacual se especifica la identificación y las

cantidades de producto requerido pormedio de fax o internet y se envía alproveedor

Administrador

12. Se consigna el dinero estipulado y seenvía copia de consignación alproveedor y de la orden de compra

Administrador

13. El proveedor recibe consignación yenvía la mercancía de acuerdo a lascondiciones previamente acordadas

Proveedor

14. Se inspecciona y revisa la mercancía, afin de verificar que cumple con lasespecificaciones. Si no las cumple sedevuelve a manos del proveedor.

Vendedor

15. Se efectúa la entrada del material alalmacén.

Vendedor

16. Se hace el registro en el libro deegresos por el valor de la facturacorrespondiente. Los soportes de la

Administrador



10

compra se archivan.

17. Fin del proceso

DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO: COMPRA Y VENTA DE MERCANCÍA

PROCEDIMIENTO: COMPRAS

VENDEDOR ADMINISTRADOR PROVEED

OR



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DOCUMENTACION RELACIONADA

Formato de registro de proveedores CV0101

Formato tabla comparativa de proveedores CV0102

Formato de orden de compra CV0103

Formato entrada del material CV0104

INICIO

Se empiezabúsqueda de

proveedor

Verifica lascantidades

de cada

Busca

Revisa sicuenta conproveedor

Envíainformación

aladministrado

r

Existenproveedoresregistrados

NO

SI Hace elanálisis de

Diligencia elregistro de

actualizado deproveedores

Pidecotizaciones a

Compara yescoge mejor

Recibeorden decompra y

consi nació

Verifica sihayrecursoseconómicos

Hace el

Negocia conelproveedor

Espera obtenerrecursos

NO

NO

SI SI

Elabora orden decompra yconsigna

Envía copiasde

consignacióny orden decompra

Envíamercancía

Recibe,inspeccionay verifica lamercancía

Cumple

Se efectúala entradaal almacén

Recibe y lacambia

Registra en librode egresos

Archi

va

sopo

rtes FIN

Devuelve alproveedor

SI

NO



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MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGUNREGISTRO DE PROVEEDORES

CV0101

ARTICULO

PROVEEDOR

NOMBRECONTACTO

DIRECCIÓN

TELEFONO

FAX

MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGUNTABLA COMPARATIVA DE PROVEEDORES

CV0102

Nº

PROVEEDOR PRECIO

FORMADE PAGO CALIDAD SERVICIO

TIEMPODE

ENTREGA TOTA

L

Se califica de 1 a 5 siendo 1 la calificación más baja y 5 la más alta

MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGUNORDEN DE COMPRA

CV0103

ORDEN DE COMPRA Nº:FECHA

DIA AÑO

PROVEEDOR:

DESCRIPCIONDEL ARTICULO

UNIDADESREQUERIDAS

CANTIDADSOLICITADA

VALORUNITARI

O

VALOR TOTAL



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TOTALIVA

TOTAL A PAGAR

DIA MES AÑO

DESCRIPCION DEL

ARTICULOUNIDADES CANTIDAD REFERENCIA

VALOR

UNITARIO

VALOR

TOTAL

MACHIMBRE Y MOLDURASSAHAGUN

ENTRADA DELMATERIAL

CV0104

FECHA

RECIBIDO POR:

PROVEEDOR:

ORDEN DE COMPRA Nº:

ENTREGADO POR:

PROCEDIMIENTO: Ventas

CODIGO: CV02

OBJETIVO: Satisfacer a los clientes en cuanto a calidad y precio

ALCANCE: este procedimiento aplica a toda la venta de los productos

ofrecidos por el negocio.

DEFINICIONES:

Cliente: es quien accede a un producto o servicio por medio de

una transacción financiera (dinero) u otro medio de pago.



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Producto: es cualquier cosa que se puede ofrecer a un

mercado para satisfacer un deseo o una necesidad.

Factura: es un documento mercantil que refleja toda la

información de una operación de compraventa. La información

fundamental que aparece en una factura debe reflejar la

entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la

fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar.

ACTIVIDADES

ACTIVID

AD

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1. Recibir al cliente Vendedor

2. Preguntar por un producto especifico Cliente

3. Atender al cliente mostrándole el

producto solicitado

Vendedor

4. Se observa el producto. Si es el

buscado y gusta negocia con el

administrador, si no observa otro

producto y si no lo encuentra se retira

Cliente



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del negocio

5. Comprar el producto Cliente

6. Se expide la factura con los

descuentos realizados. La original se leentrega al cliente, una copia para la

DIAN y otra para el negocio

Administrador

7. Se Cancela la factura Cliente

8. Se empaca el producto Vendedor

9. Se entrega factura y producto al

cliente

Administrador

10. Se recibe y verifica el producto y

factura si esta todo correcto se marcha

satisfecho si no devuelve el producto

Cliente

11. Fin del proceso

DIAGRAMA DE FLUJO

PROCESO: COMPRA Y VENTA DE MERCANCÍA

PROCEDIMIENTO: VENTAS

VENDEDOR CLIENTE ADMINISTRADOR



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DOCUMENTOS RELACIONADOS

Formato de factura CV0201

MACHIMBRE Y MOLDURAS SAHAGUNNIT. 15.038.379-5

FACTURA DE VENTACV0201

FACTURA Nº: FECHA

INICI

O

Recibe al

Pregunta porun producto

Atiende alcliente

Observa elproducto

¿Legusta?

Negocia

Observa otroproducto

¿Legusta?

¿Llegaaúnacuerdo?

No

Compra Expidefactura deventa

Cancela la factura

Empacael

Entregaproducto yfactura al

FIN

Recibe yVerifica elproducto y

Despacha el

¿Estábien?

Verificael

Se vasatisfech

NO

NO

NO

NO

SISI

SI

SI



10

DIA AÑO

CLIENTE:

DIRECCIÓN TELEFONO:

DESCRIPCIONDEL ARTICULO

UNIDADES IVAVALOR

UNITARIO

VALOR TOTAL

TOTALDESCUENTO

TOTAL A PAGAR



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CONCLUSION

Una vez realizado el manual de procedimientos de MACHIMBRE Y

MOLDURAS SAHAGÚN del proceso de compra y venta de la mercancía

nos podemos dar cuenta que esta es una herramienta importante quenos permite detallar paso a paso cada procedimiento dentro de la

empresa, lo que facilita al empleado desempeñar de una mejor

manera sus funciones



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BIBLIOGRAFIA

www.google.com.co

www.wikipedia.org

http://www.google.com.co/

http://www.wikipedia.org/

http://www.google.com.co/

http://www.wikipedia.org/

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