MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE - , PROVISIÓN,DE SERVICIOS, · montos mayores ~Bs20.000), de acuerdo...

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'E~presa Azucarero Son BlIehaventur A

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'.EMPRESA AZUCARERA~SAN' -. , -

BUENAVENTURA '- ~ .

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE- -

'CONTRATACIONES .DIRECTAS- , PROVISIÓN,DE SERVICIOS,

,(SÚSCRlPCIÓN~DECONTRATO) ./ ',' , '

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1

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIONES DIRECTAS,",ur'l\'"'''' DE SERVICIOS

DE

Establecer los procedimientos a seguir para la contratación directa de Servicios Generalesmediante l~ suscripción de ,contrato, requerido por las Unidades Solicitantes.

PROCEDIMIENTO

r, COTIZACIONES:Las Unidad~s Solicitantes requerirán mediante-e} formulado FbRM-SABS-CONT-02 al técnicode cotizaciones, las cotizaciones' de .Ios bienes. previamente al inicio de un proceso' decontratación, adjuntando los requerimíentos técnicos mínimos, posteriormente el/la técnico en

, cotizaciones presentara un cuadro comparativo que refleje las características técnicas, preciounitario, precio. total" tiempo de entrega, lugar de entrega y otras características de acuerdo a,las características del bien. Además, se deberá verificar que las empresas no estén impedidasde participar, en el SICOES, ",si es proveedor está activo en el RUPE y si cuenta con,FUMDEMPRESAvigente,(si corresponde)

2. UNIPAD SOLICITANTE: , /Presentará lOS sígujentes documentos al.Résponsable del Proceso de Contratación Directa:

--1. Estírriacióri Precio Referencial tomandocorno base el valor del bien con todos los costosincluidos, "eI{función a 10's precios de mercado u otras fuentes de informaciónproporcionada por el/la Técnico de Cotización de la EASBA. '

"Il. Certificado del SI¡:;NAPE(cuandocorresponda].III./ Formulario de solicitud de contratación directa de bienes, servicios y obras FORM

SABS-CONT-Ol, este se constituye como el instrumento único para que las UnidadesSolicitantes realicen sus-requerimientos de contratación bienes, obras y servicios; en laque se realiza la' verificación de no existencias en Almacenes y Activos Fijos; lasCertificaciones del Programa Operativo Anual y Programa Anual de 'Contratación; y laAutorización de11nicio del Proceso de Contratación Directa de la EASBA.

IV. Especificaciones Técnicas de acuerdo a las características técnicas, y/o requisitos, delbien y condíciones de entrega (Elaborada por la Unidad Solicitante o profesionalespecializado). " , '

V. Informe Técnico de Solicitud de Autorización de Inicio de Proceso de ContrataciónDirecta (Adjuntando la documeritaciórí antes mencionada).

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R.ESPONS~LE-DEL PRPCESO, DE CONTRATÁCIÓN ,DIRECTA (~Il)Recibe_ la documentación, ye!'mca que la solicitud ,se cuente con la certificación POA,certificación presupuestaria y este registrado en el PAe (para montos-mayores a Bs20.0QO).

Autoriza el inicio del proceso de contratación directa y' mediante proveído instruye a laDirección Administrativa - Aréade Contratacionescursar el documento de invitación directa: '

4. 'ÁREA DE CONTRATACIONES:Recibe. ':f revisa que el requerimiento se encuentre conforme a lo ~stablecido en la normativavigente; .el RE-::SABSde la EASBA y a las especificaciones técnicas, plazos y condiciortesadmÚüstrativas." Si el proceso de _contrataciÓricumple con los requerimientos, deberá proceder.d~ la siguiente manera: . ,

-Elabora el Documento 'dé Invitación: este deberá contener las siguientes características: .Formato de Invitación: '

Manual de Procedimientos 1

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- ,

a)b)c)d)e)f)

Empresa Azucarera San BuenaventuraReferencia del proceso, mencionando el-Código del Proceso correspondiente,Detalle o descripción del bien o los bienes requeridos.Cantidad requerida.Precio Unitario (cuando corresponda)Precio Total (cuando corresponda)Detalle de la documentación, .~eguerida·para-la suscripción de contrato y .de acuerdo al

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monto:

l. Propuesta técnica elaborada conforme a las especificaciones técnicas del Proceso deContratación de Directa.

2. Original o Fotocopia Legalizada del Testimonio de Constitución. (para montos mayoresa Bs5,0.001,00) o Fotocopia delTestimonio de Constitución (para montos menores aBs50.000,0_0) ,

3. Original .o :Fotoca'~ia Legalizada del Registro de Matrícula de Comercio vigente(FUNDEMPRESA)~para montos mayoresa Bs5Q.001,OO) oFotocopia del Registro deMatricula 'de Comercio vigente (,FUNDEMPRESA) (para montos. menores a,Bs50.bog,OO) --, '" .

4. Original o Fotocopia Legalizada del Poder' de Representante Legal, con atribucionespara presentar :p~óÍ)Uestá.s.ysu-¿cribir contrates; incluidas las empresas Unipersonalescuando-el Representante Legalsea diferente al propietario. (para montos mayores aBs50.001,OO) o -Fotocopia del Poder de Representante Legal, con afribuciones parapresentar propuestas y suscribir contratos, .incluidas ' las. empresas unipersonalescuando él Representante Legal. 'sea diferente al propietario (para montos menores a'Bs50.000,OO) , . '".» -', ,

Fotocopia simple del NITylo Certificación electrónica del NITválida l activa.S. Fotocopia-simple de la Cédula de Identidaddel representante legal. -

• ¡ 6. Original' del Certificado, de, Solvencia fiscal emitida por la Contraloría General delEstado(CGE) en ariginaLpai'a montos mayores'a Bs 20.000,00.- (Veinte Mil 00/-100Bolivianos).

7. Boleta de yatanti$; de Cumplimiento de Contrato por el 7% del monto total delcontrato o en su defecto 'solicitar la retención del 7% cuando' existan pagos parcialeshasta un rnillóri de bolivianos, eri contrataciones hasta mi-millón de -bolívianos,

8. Fotocopia Simple del Registro d~.Beneficíarid_SIGEP o SIGMA.9. Certificado de No Adeudos al s'jstema Integral, de Pensiones, extendida por las dos

Administradorasde Fondo de Pensiones. -' ,10.Registro" Único de Proveedores del Estado (RU¡:)Ej, para montos mayores "a Bs

20.000,00.- (Veinte Mil 00/100 Bolivianos).

Para la presentación de Iosdocumentossolicitadcs.en el-documento deinvitación se tendrá un,plazo máximo de hasta 15 días hábiles según corresponda.

En caso que el-proveedor- justifique', -oportunamente, el retraso en la presentación de uno ovarios doc'um~I?.tosrequeridos para-la 'suscripción del c011tratb,_poÍ'causas de fuerza mayor ocaso fortuito u otras causas debidamenty' justificadas y aceptadas por la entidad, se deberáampliar el plazode presentaciónde documentos. " .

Posterior a la elaboración del Documento <!_eInvitación Directa, la misma se remite a la RPCD

Manual de Procedimientos. , 2

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5., " ' Empresa Azucarera SanBuenaueniura

RESPONSABLE DEL PRocEso DE'CONTRATACIÓN DI~CTA (RPCD) ,Recibe la nota de invitación directa con: tod6s los antecedentes" revisa y suscribe Iarnisma,Mediante' proveído deriva para' su notificación a la Dirección Administrativa - Área deContrataciones.

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6. , ÁREA - CONTRATACIONES:Recibe la documentacióri:y procede a la notificación- de la invitación al proveedor y/o empresa. señalada por la Unidad Solicitante, adjuntando una copia de las Especificaciones Técnicas.

- '~ ,-. - -- ,

La notificación podrá ser.vía correo electrÓnic::o,-tel~r~o de forma personal, siendo cualquiera delas tres válidas. El tiempo de notificaci.ó? no debe 'superar los 5 días hábiles desde su recepción.

7. PROPONENTÉS y lo PROVEEDORES: .Recepciona la invitatión y posteriormente- remiten toda la. documentación requerida en élDocumento de Invitación Directa enel plazo establecido, dirigida al Responsable del Proceso deContratación Directa - RPCD, mediante nota por ventanilla única,

RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DIREcTA (RPCD):Recibe y .refnite la documentación enviada por el proveedor o empresa proveedora .a la UnidadSolicitante a fin de que se emita el Informe técnico de Revisión de' Propuesta Técnica remitidapor la empresa proveedora. ..-

8.

9.' • UNIDAD SOLICITANTE - ÉASBARevisa la propuesta técnica enviada por el proveedor o empresa proveedora y como resultadodel análisis y evaluación se emite.elinforme técnico de revisión ,de propuesta técnica.

Posteriormente remite el informe técnico de revisión de propuesta técnica' y los antecedentes alResponsable del Proceso de Contratación Directa'- RPCD,

10. RÉSPONSABLE DEL PRgCESO DE'<;ONTRATACIÓN DI~ciA-(RPCD). Recibe la documentación y mediante proveído deriva al Área de Contrataciones para le emisióndel informe de revisión de los requisitos solicitados en el Documento de invitación.

11'. ÁREA - CONTRATACIONESEl área de contratacionesrecíbe la documentación. y procede a la revisión de los documentosadministrativos presentados por el proveedor o empresa proveedora sugerida por la UnidadSolicitante se~n lo-requerido en el Documento de Invitación Directa. '

Posteriormente' s~ procede a la emisión del informe técnico de revision de documentosadministrativos, posteriormente _se remiten los antecedentes al -Responsable del Proceso deContratación Directa RPCD

12¡~ RESPONSABLE D~L PROCESO DE CONTRAl'ACIÓN'DIREc:rA (RPCD)El Responsable del Proceso de Contratación Directa RPCD recibe-la documentación y remite, ala Dirección Jurídica para la revisión de documentos presentados por el proponente y emisióndel Informe Legal y posterior elaboración del contrato. ~ ,

13 .. DÚU~CCIÓ:NJURÍDICA _Recibe la -documentación presentados. por la empresa/proveedor, y previa revisión emite elinforme legal corresp-ondiente, y procede a la elaboración del contrato.. - , -

14. GERENTE GENERAL - MAE

Posteriormente remite toda la documentación al RPCD para su aprobación y su visto bueno.

Revisa la documentación remitida por la Dirección Jurídica, que consta.del Informe Legal yContrato para su aprobación y' visto bueno correspondiente. Posteriormente se devuelve ladocumentación a la-Dirección Jurídica.

Manual de Procedimientos . 3

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16.

Empresa AzUcarera San Buenaventura

DIRECCIÓN ,JURÍDICA ~ - ..Gestiona la suscripción del contrato pro el proponente y remite los antecedentes a la MáximaAutoridad Ejecutiva - MAEpara la firma.

GERENTE GENERAL - MAE', .Revisa la· documentación remitida por "Ia Dirección Jurídica y suscribe el contrato~ ,

correspondiente.

Finalmente devuelve los antecedentes a la· Dirección Jurídica. para los Registroscorrespondientes

'17. DIRECCIÓN JURÍDICARecibe-la documentación procede a los registros, correspondiente y remite toda la carpeta alRPCD

/

18. , REsPONSABLE DEL PROCESO DE CONTR.A'l'ACIÓ~DIREC'fA (RPCD)El Responsable, de! Proceso dec.Contratación Directa: crecibe la documentación y medianteproveído remite todos los antecedentes: a la Dirección Administrativa para que en coordinacióncon el área de contrataciones' se informe, .al SICOES (para montos mayores a Bs20.000)mediante .el formulario 400: A su vez instruyela elaboración del memorando de Responsable de'Recepción o Comisión ·de,.RecepciÓl),según corresponda., .

DIRECCIÓN ÁPMINISTRATIVA:- ._Recibe la documentación y mediante proveído deriva al Área de Contrataciones para el registroel Sistema de Contrataciones Estatales ~ S.ICOES (para montos mayores a 8s20.000) medianteel formulario 400 y elabora el memorando. ' ,

19.

20. ÁREA': CONTRATACioNEs:Procede de la siguiente 'manera: _

a) Registraen el Sistema de Contrataciones Estatales SICOES los resultados del procesode Contratación .Dírecta por montos mayores a' Í3s20.000 (Veinte ,Mil 00/100Bolivianos],' en plazos establecidos de acuerdo a normativa vigente, computables a.partir de-la fecha 'de formalización del contrato. .

b]: Elabora el Memorando de Responsable de Recepción o Comisión de Recepción, según_ corresponda poniendo f¡ll consideración del RPCD para su firma y posterior notificación

2 lo .RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATAGIÓÑ DIRECTA (RPCD). Revisa la::<!ocumentación remitida y, procede con la aprobación firmando el proyecto dememorando de Responsable ¡Comisión de Recepción y deriva a la Dirección Administrativa;para su posterior notificación '..

22. - DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA:Mediante proveído' deriva al Área de Contrataciones para la respectiva notificación' del.memorando de Responsable -de ,.Recepción o Comisión de Recepción si el/los mismos seencuentran en el campamento de San Buenaventura se remitirá al enlace correspondiente.

- - ,.-. -" \ .,.,._~ , '

23. PROPONENTES Y/O PROVEEDOREs: ..Realiza la entrega de los bIenes de acuerdo al contrato y especiñcacíones técnicas,posteriormente remite' la factura mediante-nota. por ventanilla única' dirigida a la' GerenciaGenera. '

24.- GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERAToma conocimiento de la documentación remitida por el proveedor' y lo remite al. r-esponsablede recepción o comisión de recepción "para -la emisión del informe de, conformidad odisconformidad .:


25.

Empresa-Azucarera San Buenaventura

,'RESPONSABLE DE RECEPCIÓN-O COMISIÓN DE RECEPCIÓN .:Verifica el servicio de acuerdo" a las características establecidas en el contrato yespecificaciones técnicas,', posteriormente se elabora $!l acta de recepción e informe deconformidad remite al.RPCD con todos los antecedentes ya mencionados en un plazo no mayora 8 día~ hábilesde haber recibido la documentación de la empresa.,

Coordina con. el Área Almacén Central para la" emisión _del ingreso de Almacenes y/o.incorporación de ActivosFijos en un plazo máximo 5 días hábiles.

26. REsPONSABLE DEJ_ PROCESO DE' CONTRATACIÓN DIRECTA (RpcD)_-Toma conocimiento del' informe -,de - conformidad, verifica y' revisa si cuenta con lado~umen:tación solicitada y lo remite alAreade Contrataciones por conducto regular con suvisto bueno. - - , -

27. ÁREA - CONTRATACIONES':Recepciona la carpeta de contrataciones, cierra el proceso de contratación en el SICOES (para'montos mayores ~ Bs20.000), de acuerdo al manual del SICOES, revisa y realiza elarchivo detodo el proceso de contratación. . - - .

Posteriormente procede con el' archivo y custodio del proceso de contratación,. y remite elinforme de conformidad con los antecedentes - en fotocopias simples a la DirecciónAdmirristrativa para fines de pago.

:28. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVARevisa y remite los antecedentes a la Gerencia Administrativa Financiera para proceder con el

, pago mediante nota. . .» '-

29. .GERENCIA ADMINIS'l'R.ATlV A FINANCiERARevisa y remite el proceso de contratación a la Dirección Financiera para fines de pago deacuerdo a normativa vigente.

30. ,OTRAS CONSIDÉItACIONES

1. En caso de que la empresa .proveedora/proveedor incumpliera con la presentación dedocumentos requeridos en la invitaCi6n dentro del plazo previsto' en dicho documento, el áreade contrataciones emitirá una nota interna a: la: Unidad -Solicitante vía el Responsable deProceso de -Contratación .Directa informando, sobre el incumplimiento de plazos de laempresa/proveedor referente a la presentación de documentos,' para fines-de registro, en unplazo de 5 días hábiles. _ , '

n. En caso de que la empresa proveedora/proveedor incumplie-ra en la. prestación del servicio(s).-u otro requerimiento .de la EASBA solicitado en el Contrato dentro del plazo previsto endichos documentos, la Comisión de Recepción /Responsable de Recepción emitirá la:siguiente-documerítación: .-,..- - .' .' ,- ,

a.' Emitirá un informe técnico de Disconformidad en estricto apego a lo requerido alcontrato y disposiciones legales correspondientes.

III. Se remitiráel FORMULARIO6E LA DECLARACIÓNJURADA SOBRE INFORMACIÓNDELPROCESO DE'CONTRATACfó,r..¡DIRECTAEN EMPRESAS PÚBLICASDEL NIVELCENTRALO.ELESTADOconlos respaldos requeridos á la Subcontraloria de Empresas Públicas (SCEP)de acuerdo a normativa vigente. . -Los documentos requeridos .en el presente. manual son enunciativos y no limitativos,"pudi-endo requerir documentación complementaria en caso de ser necesario. . , 'En caso de omisión,' contradicción y/o confusión, se aplicará la normativa vigente en .elorderiarnientojujfdicn y administrativo con preferencia al presente manual

Manual de Procedimientos - 5

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1EASBA·Empresa Awcarerg Son BuenaventurA

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'11 .: '. ' • EMPRESA AZUCARERA SAN·_" . ~

BUENAVENTURA " -

, MANUAL DE PROCEDIMIENT,ü DE ...

CONTRA TACIONES-DIRECTASPROVISIÓN DE SERVICIOS -

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(SUSCRIPCIÓN.DE 0RPEN ,DE. SERVICIO)

'i

1. COTIZACIONEs: .Las Unidades Solicitantes requerirán mediante el formulario FbRM-SÁBS~CONT-02al Técnicode' Cotizaciones, las cotizaciones de 'los bienes prevíamente :al inicio de un proceso decontratación, adjuntando los requerimientos técnicos mínimos., Posteriormente. el/la Técnicoen Cotizaciones presentara .un cuadro comparativo que, refleje. lascar~cterísticas t-écnicas,precio unitario, precio total.. tiempo de entrega, lugar de entrega y otras características deacuerdo a las caracteristicas del "bien. Además, se deberá verificar que las .empresas no esténimpedidas de participar en eLSICOES, .si es proveedor está activo en el RUPE y si cuenta conFUMI;)EMPRESAVigente (si corresponde], '.

'2. UNIDAD SOLICITANTE:Presentará los siguientes documentos al Responsable del Proceso de Contratación Directa:l. Estimación Precio Referencial tomando' como, base, el valor del bien con todos los costos

incluidos, en' función a los precios de mercado u otras 'fuentes de informaciónproporcionada por el/la Técnico de Cotización dela EASBA.

-'II. .Formulario de solicitud de contratación directa de bienes, servicios y obras FORM-SABSCONT~Ql, este se constituye como,. el instrumento único pata que. las UnidadesSolicitantes realicen Sus requerimientos decontratación bienes, obras y servicios; en laque se realiza. la verificación de n6- existencias en Almacenes y Activos Fijos;' lasCertificaciones del Programa Operativo Anual y Programa A~ua_¡ de Contratación; y la __1

\ Autorización-del Inicio del Proceso de Contratación Directa de la EASBA;. III. Especifícaciones Técnicas de, acuerdo a las características -técnicas ylo requisitos del

servicio y condiciones 'de entrega (Elaborada por la Unidad Solicitante o profesional-especializado).' '. " . '

IV. Informe Técnico de Solicitud deAutorización deInicio de Proceso de Contratación Directa(Adjuntando la documentación antes mencíenada].. _

Empresa klli.carera San 8uenal/enturci

1EASBA~. EmPresa Azucorera Son Buenaven!urA

OB.JETIVO

PROCEDIMIENTO

. 3 .. ~PONSABLE DEL PROCÉSO:PE_ CONTRATACIÓN DIRÉCrA (RPCD)Recibe 1~ documentación, verificá que la solicitud se cuente con la certificación POA,certificación presupuestaria y este registrado en el PAe (para montos mayores a Bs20.000). '

,-- ," --

- Autoriza el inicio del proceso de contratación directa y mediante proveído instruye a laDirección Administrativa - Área de Contrataciones cursar el documento de invitación directa.

4. 'ÁREA DE CONTRATAPIONES:establecido en' la normativa vigente, el RE-SABS de-la EASBAy a las especificaciones técnjcas,plazos'y condiciones administrativas. Si el _proceso de contratación cumple con' los.requerimientos, deberá.proceder de la siguiente manera:Elabora el Documento de Invitación: este deberá contener las siguientes características: .',Formatode Invitación: . -

a)Referencia del proceso, ~encionabdb el-Código del Procesó corresporidiente ..b)Detalle o descripción del bien o los bienesrequeridos.c)Cantidad requerida. ' .

- ,Manual d~ Procedimientos . '6

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Posterior ala elaqoraéión'del'Documento: de Invitación Directa, ,lá misma se remite a la RPCD.

.1

Empresa Azticarera San Buenaventurad)Precio Unitario (cuando corresponda)e)Precio Total (cuando corr~sponda)::: • .'fj Detalle de la documentación requerida .para la suscripción de la Orden de Servicio y deacuerdo al monto:

_ 1. Propuesta técnica elaborada conforme a las especificaciones técnicas del Proceso deContratación de Directa. . ,.

2.- .Original o Fotocopia Legalizada: del Testimonio de Constitución. (para montos mayores aBs50.001,00) o Fotocopia del Testimonio -de Constitución (para montos menores jaBs50.000,00) ,

3. Original. o Fotocopia Legalizada del Registro de Matricula de Comercio vigente(FUNDEMPRESA)(para montos mayores 8: Hs50.001,.o0) o Fotocopia del Registro, deMatrícula de Comercio vigente (FUNDr;MPRESA)(para montos menores a Bs50(000,00)

4. - Original o Fotocopia Legalizada del Poder de Represent-ante Legal, con atribuciones parapresentar propuestas y suscribir contratos, incluidas las empresas unipersonales cuandoel Representante Legal sea diferenteal propietario. (para montos mayores á 13s50.001,00)o Fotocopia del Poder de Representante Legal, con 'atribuciones para presentarpropuestas Y suscribir contratos, incluidas -las empresas unipersonales' cuando el

, Representante Legal sea diferente al propietario (para montos menores a Bs50.000,00) .5. Fotocopia simple del NITylo Certificación electrónica del NlT'válida' y activa.6. Fotocopia simple de la Cédula de Identidad del representante legal ..'7. Original del Certificado de Solvencia fiscal emitida por la Contraloría General del Estado

(CGE)en original. paramontos mayores a Bs 20.000;00:- (VeinteMil 00/100 Bolivianos).,8. Boleta-de .Garantía de Cumplimiento de Contrato por el7% del monto total del contrato o

en su defectosolicitarla retención del 7% cuando existan pagos parciales hasta un millónde bolivianos, en::.éontratacione~ hasta un millón de bolivianos. _. ,

9. Fotocopia Simple.del Registro de Beneficiario 'SIGEPo SIGMA:10. Certificado de No Adeudos al Sistema Integral de Pensiones, extendida por las dos

. Administrádoras de Fondo de Pensiones.11. Registro Único de Proveedores del Estado (RUPE), para montos mayores a Bs 20.000,00.-

(Veinte Mil OO/lOO'Bolivianos). ' . .

Para la presentación de los documentos solicitados en el documento de invitación se tendrá un, plazo máximo de hasta 15 días hábiles según corresponda. . " '.

. En caso que el proveedor justifique, oportunamente, el retraso en la presentación de UnO o variosdocumentos requeridos para la suscripción del contrato, por. causas de fuerza mayor o casofortuito u-otras causas debídamentejustíñcadas y aceptadas por la entidad, se deberá ampliar elplazo de presentación de documentos.

s..RESPONSABLE DEL PROCESO DE.CON'fRATACIÓNDIRECTA'(RPCD)Recibe la nota de invitación directa con fodosIos antecedente's,revisa y suscribe la misma.Mediante proveído deriva para su notificación a la Dirección Administrativa - Área deContrataciones.

6. ÁREA,- CONTRATACIONES:Recibe Ia documentaciórr y procede a la notificación de l¡i invitación al proveedor y/ o empresaseñalada por la:Unidad Solicitante, adjuntando una copia de las Especificaciones Técnicas.

La notificación podrá-ser vía correo electrónico, telefax o de forma personal, siendo cualquiera delas tres v¡ilidas. El tiempo de notíficación no debe superar lbs 5 días hábiles desde la recepción.

7., ~ROPQN~NTES Y/O PROVÉEDO~:

Man~al de Procedimientos. . 7

-~

., Empresa Azucarera San BuenaventuraRecepciona la invifu~iori y posteriormente iem~ten toda la documentación requerida, eri elDocumento de Invitación Directa cm~el1>lázO'establecido, dirigida al, Responsable del Proceso deContratación Directa -=- RPCD;rfréalan~e nota ~or"~entaniUa única; -"' _ _ , . ->, _

8. RESPOliSABLEDEL PROCESO DE.CON1'RÁTACIÓN DIl~ECTA (RPCD) _"Recibe la documentación y mediante proveído deriva a la Direceión Admi_nistrativa - Á:r;-eade'Contrataciones poi el conducto re~lüªr correspondiente. _

9~ÁREA - CONTRATACION'ES:-Recib~ y revisa que la-propuesta se encuentre conforme lo requerido, plazos y condicionesadministratjvas.,' y _procede _un 'informe- -técnico st dicha - documentación cumple 'con lorequerido, deberá proceder de la siguiente manera: .:

Se elabora la Orden de servicio:Se éiabo~a la ordende servicio, s1-~erservició a adquirir presenta un plazo de entrega no mayorá 1-5días calendario de acuerdo a normativa vigente, el mismo deberá contener las siguientescaracterísticas: _:;' -FOrmato de Orden de Servicio:

" a) Numeró de ,Orden de Ser;vició correlativo,b) Lugar '<, _ -

e e)_ Fechade'Emrsíóñ.,d) Código.de Proceso

• e) Objeto d,el P_IJ)ée~o' ,_f) Datos generales deÍá Enipresa Azucarera S{ln Buenaventura .g)' Datos Gener'qJ;es del Proveedor-ú)". Descripción del.bíéni) Numero de Parti?á

,jr Cantidad": .k) Unidad de Medida'

--~J) Precio Unitariom). Precio Totaln)" Condiciones de Entréga:: Forma de P~gOf' plazo y lugar de entrega del "servició,

_r~quísitos para el respectivo pagel.

-En. casode exrstir retraso eh la errtrega del/los s~rvicio(s), se aplicara una multa del 0.5%délmonto lotal pordía. dé retraso: Sin embargo. Lá suma de las multas en ningún caso podráexceder el 10% delimporte total -c '

Posteriormente remite la orden de servido y sus antecedentes al Responsable del Proceso, de-,Contratación Directa RPCD . '. . ,'. ,.

10. GERENCIAADMIl'USl'RATIVA FINANcIERA:-Recibe la= -docuple:ntaciói1..0señalada posteriormente procede a la revisión y remisión de la- docum~ritación recibida al Gerente 'Gener--al- MAE.

11. 'GERENTE GENERAL ;:"l\iAE··.:( - -

....Recibe lacdocument~dól1 s~ñala:4a si dmisrpb no ~i>titara con observaciones procede a la firmade la Orden de Servicio., posteriodnente remite la doéumentación.al Responsable del Proceso,deContratación Dire.qtaRPCD.'-' ", -.' - - - , '. ; , ". ,

12. GERENCIA ADMINIST'~TtvA FIÑANCIERA:Recibe la documentación y' derivá por. cpnducto .regular al Área dé cbntrataci()~e_s para .su..respectiva n~tif!cációri. '" -' "-

13. ÁREA- CeNT~TACIQNEs:-- _ '._Recibe la docÚnÍentación y procede., a~la notificación.de la Orden' de servicio al, proveecior y/o,empresa.. ',_ '.... .

Manual deProcedimie,nt05> 8-¡"':::-'-

"' .:r--

-,

21; DIRECCIÓN ADMINISTRATÍVA 'Revisa y remite los antecedentes a la Gerencia Administrativa Financiera para fines de pago.

- Empresa Azucarera San Buenaventura

La notificación podrá- ser vía correo electrónico, telefax o-de forma personal, siendo cualquierade las tres válidas. El tiempo de notificación no debe superar los 5 días hábiles de su recepción.

14. PRO~EDOR/PROVEED<)RES _ 'La Orden de Servicio debe ser firmado por el representante legal o propietario que figure endicho documento. -

'.

lS.ÁREA - CONTRATACIONES: '-Procede de 11. siguiente manera: "

a) Registra en el Sistema -de-Contrataciones Estatales SICO-ES los resultados delproceso de Contratación Directa por montos mayores a Bs20.0QO (Veinte Mil00/100 Bolivianos), "en plazos establecidos. de acuerdo a normativa vigente,computables a partir de la' fecha de formalización de la contratación mediante

, Orden' de servicio. .

Q) Elabora el Memorando de Responsable de Recepción o Comisión de Recepción,según' corresponda poniendo en consideración del RPCD para su firma y posteriornotificación

Una vez aprobado y firmado el Memorando' de Responsable o Comisión de Recepción, seprocede a la notificación del memorando, posteriormente remite fotocopias de la carpeta decontrataciones alresponsable o comisión de recepción, si el/los mismos se ericontraran en elcampamentode San Buenaventura se remitirá al enlace correspondiente

\._

16. PROPONENTES Y10PRº~EIio~: .''' , .Realiza la prestacióndélsérvício de acuerdo a la Orden de Servicio y especificaciones técnicas,posteriormente presentaIa factura mediante nota por ventanilla única dirigida a la GerenciaGeneral: ..

.17.GERENCIA ADMINISTRATIVA FIl'iANCIERAToma conocimiento de la documeritaciónjpreseritada por el proveedor en el punto y lo remite alresponsable de recepción o comisión de recepción para la emisión del informe de conformidad odisconformidad " . - -

18. ~PONSABLE DE RECEPCIÓN O COlVlISióN DE R,ECEPCIÓNEmite el informe de conformidad al RPCD COl) todos los antecedentes ya mencionados 'en unplazo no mayor a 8 días hábiles de haber recibido-la documentación de la empresa

19. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DIRECT!\'(RPCD).Toma conocimiento del' informe de 'conformidad, verifica' y revisar si cuenta con ladocumentación -solicifada y lo remite alArea de Contrataciones por conducto regular, para elcierre del proceso de contratación en el SICOES (para.montos mayores a Bs20.000). -

20. :Á~.A - CONTRATACIONESRecepcioná la carpeta. de-contratacícnes, cierra el proceso de contratación en el SiCOES (paramontos mayores a E}s20.000),realiza el archivo detodo el proceso de contratación. '

Se remite el.informe ,de conformidad con los antecedentes en fotocopias simples a la DirecciónAdministrativa mediante nota

22 ..GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERARevisa y remite el proceso de contratación a la Dirección Financiera- para fines de pago deacuerdo a normativa vigente ..


. - Em_iiresa AZycarera san Buenavénfurci'

T. En caso "d~. 'que -la empresa- próveedo¡'atprov~e.dor,. inournpliera. .con la presenta~ióp. de'documentos requeridos en la, invitación 'dentro del plazo previstoen dicho-documento, el-Area'de Contrataciones .emitirá una nota interna a la Unidad Solicitante vía el.Responsable ,tél

. 'Proceso de Contratación- Directa RPCD)n'fprÍ:rui~do>sóhre el incumplimiento de plazos de la e,'

empresa/provéedor-referente á la presentacíórí de documentos, para fines de registro, en unplazo de 5 días hábiles. ' --, ." . , -

En casode que la empresa p:r:ºveedór~/pr()veedo~ incumpliera en la entrega del (los) bientes), o'superar, el limite establecido d~~muii~s uotro requerimiento de la-EASBA solicitado en la_Ordence - Servicio dentro d~l ·pl~9. previsto' en dichos documentos, la .Comisíón de-, Recepción/Responsable de Recepción ernitini el-íñforme de disconformidad,

< \ ~- - '"_" ~. . ' -

III. Se remitirá el FORMULARlÓ.D.E LA-DECLbRACtON JURADA SOBRE INFORMACIONDELPRO_c'ES-Ó,'DÉ Cü'NTRATACIOÑ-DIRECTAEN EMPRÉ~AS Pl)BLIcAs DEL mVEL· CENTRALD~L ESTAbO con los-respaldós-réqueridos ála¿Súheonttaloria de Empresas Públicas"(SCEP) de.acuerdo a normativa vigente.' - - ....., ,

IV. Los documentos requeridos en' el presertt~}~~üal son 'enunc;iativos y nolimitatívos, plÍaie~d;rrequerir docume~táción c:ompIeI1;le'ntruja'en-casode ser.necesario. '. - ;e ~- r •

,~,,~-.

V. , En -caso ,de omisión, }J6htra.di~ciÓn·yj o ¿oclusión, se aplicará la, normativa vígente -enor-denamiento juridtéo~yadministrativo conpreferencia al'presente manual

- '". _ :' -., _---~ 'J: -_ I .,~. -_

I

jV1anualde Proeedimietüos.,

1EAS BA- Empresa Azucarera SanBuenaventurA '.'

EMPRESA:AZUCARERA SAN- .~. • , ' • -. OC - ____

, - e >: - BUENAVENTURA -

,. - ~

'/ MANUAL DE PROCEDIMIENTO_DE·'.- , CONTRATACIONES DIRECTAS

. • PARA LAADQUISICIQNDE BIpNES.-.- '-",

(SUSCRI~CIÓN'DE C.ONTRAT-O)

, ''':;::_

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----'----'-____,;;,..__-----'-- - - - - - - - --

·"

'1

Empresa Azucarera San Buenaventura

'EASBAEmpresa AzvcorefO Son Buenovenlur A

OBJ:ETIVO

Establecer los procedimientos a seguir para la contratación directa de bienes mediante lasuserip.ción de, contrato; requerido por las Unidades -Solicitantes- de la Empresa Azucarera SanBuenaventura.

PROCEDIMIENTO.

1. COTIZACIONES:. ," Las Unidades Solicitantes requerirán mediante el formulario FORM-SABS-CONT-92al Técnicode Cotizaciones, las cotizaciones de los bienes previamente al inicio de un proceso' decontratación; adjuntando -losrequerimientos técnicos .minimos, posteriormente el/ la Técnico en

- Cotizaciones presentara llrfcuaclró comparativo que refleje laacaracteristioas técnicas, preciounitario, precio total.itiernpo de-entrega, lugar de entrega y otras características de acuerdo alas especificaciones técnicas del-bien. Además, se deberá verificar que las empresas no esténimpedidas de-participar en el SICOES, si es proveedor está activo en el -RUPEy si cuenta conFUMDEMPRESAvigertt~,(si corresponde], '

2~ UNIDAD SOLICll'AN'l'E: _ 'Presentará los siguiéntes documentos a la Gerencia Administrativa Financiera:

l .• ,--

1. Estimación Precio ~Referencial'tornando corno base el valor del bien con todos los costosincluidos, en función a los precios, de mercado u otras fuentes de informaciónproporcionada por el/la Técnico de Cotización de la EASBA._Certificado' del SENAPE'(cuando corresponda).Certificación presupuestaria.'. .Resolución de autorización para la adquisición del bien. (cuando corresponda).Formulario de solicitud de contratación directa de bienes, servicios y obras FORM-SABSCONT-Ol, este. se constituye -como' el instrumento único para que. las UnidadesSolicitantes realicen sus requerimientos de contratación 'bíenes, obras y servicios; en la,que se realiza la verificación de .no existencias en Almacenes y Activos Fijos; lasCertíficacíones del Programa Operativo Anual y Programa Anuál dé Contratación; y laAutorización del Inicio del Proceso de Contratación Directa de la EASBA.Especificaciones Té~nicas de acuerdo a las características .técnicas y/o requisitos del .y condiciones de entrega [Elaborada por la Unidad Solicitante . o -profesíónalespecializado) .Informe Técnico de Solicitud de Autorización de Inicio de Proceso de Contratación Directa[AdjurrtaridoIadocumentación antes mencionada)..' , .

Ir.III.IV.V.

VI.

VH.

RESPONSABLE DEL PROCESO DE CQNTRATACIÓN I?IRECTA (RPCD)Recibe la documentación, verifica que la solicitud sé cuente con la certificación POA,.certificapión presupuestaria,! este registrado en el PAC(para montos mayores a Bs20.000) ..

Autoriza el inicio del proceso de' contratación directa y mediante proveído- instruye a laDirección Administrativa - Áreade Cohtralaciones cursar el documento de invitación directa.

4. ÁREA - CONTRATACIONES:Recibe y revisa que e¡' requerimiento se encuentre conforme a lo establecido en la normativa lvigente, el RE"-SABSde la EASBA y a las especificaciones técnicas, plazos y condiciones

Manual de Procedimientos

- I

____: .... .1


administrativas. Si_el proceso de' contratación cumple con los' req-uerimientos, deberá proceder dela siguiente maneta: - -..Elabora elDocumento de Invitación: este deberá contener las siguientes características:Formato de Invitación: .1 -- - - -

a. Referencia dél proceso, mencionando el Código del Proceso correspondiente.b. --Detalle o descripción delbien o los bie~es requeridos.c. Cantidad requerida.d. Precio Unitario (cuando corresponda)e. Precio Total (cuando corresponda)

- f. . Detalle de la documentación requerida para la suscripción de contrato y de acuerdo almonto:

1. Propuesta técnica elaborada conforme a las especificaciones técnicas del Proceso deContratación de Directa.

2. Original o Fotocopia: Legalizada' del Testimonio de Constitución. (para montos mayores' a.Bs50.001,00) o Fotocopia del Testimonio de Constitución (para montos menores a-Bs50.000,00) _ -

'3. Original o : Fotocopia Legalizada del _Registro de Matrícula de Comercio vigente(FUNDEMPRESA) (paramontos I!l§lyores a Bs59.001,00 o Fotocopia del Registro deMatricula <leComercio vigente (FUNDEMPRESA)(para montos menores a B850,000,00) _

4. Original o Fotocopia Legalizada del Poder de Representante Legal, con atribuciones parapresentar propuestas y suscribir contratos, incluidas las empresas unipersonales cuandoel Representante Legal sea diferente al propietario. [paramontos mayores a Bs50.001,00)o _Fotocopia' del Poder de Representante Legal, con atribuciones para presentarpropuestas y. suscribir corrtnitos, incluidas -las empresas unipersonales cuando él. Representante Legal sea diferente al propietario {para montos menores a-Bs50.000,ÓO)

- - ." I '.a:' Fotocopia simple del NITy/o, Certificación electrónica del NITválida y activa,6, Fotocopia simple de la Cédula: de Identidad del representante legal.,7.' Original del Certificado de Solvencia fiscal emitida por la Contraloria General' del Estado

- (CGE)en original. para montos mayores a Es 20.000,00.- (Veinte Mil 00/ lOü.Bolívianos].8. Boleta de Garantía de Cumplimiento de Contrato por el 7% del monto total del contrato o

en su defect-osolicitar la retención del 7% cuando existan pagos parciales hasta un millónde bolivianos,. en contrataciones hasta un millón de bolivianos.

9. Fotocopia'Sim'plé'del Registro de Beneficiario SIGEPo SIQ.MA.lO:-Certificado deNo Adeudos al-Bistema Integral de Pensiones, extendida por las dos

Administradoras dé Fondo de Peñsiones.-. 11. Registro Único de Proveedores del-Estado (RUPE), para. montos mayores a Es 20.000,00:-

(Veinte Mil 00/100 Bolivianos). .

-Para la presentación- cÍe los documentos "solícítados en el documento de invitación se tendrá un. plazo máximo de hastaf S'días hábiles según corresponda. - ,

_- - - " _'

En caso que el provéedor-justifique, oportunamente, el retraso en la presentación de uno o vanosdocumentos requeridos para la suscripción del contrato, por causas de fuerza mayor O caso"fortuito u otras causas debidamentejustificadas y aceptadas por la entidad, se deberá ampliar elplazo.de presentación de .documentos. . " .

Posterior a la elaboración del Documento de Invitación.Directa, la misma se remite a la RPCD.

-5. REsPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DIRECTA (JU»CD)Recibe la nota de invitación directa con todos los antecedentes, revisa y suscribe ·ia misma.Mediante proveído deriva para su notificación a la Dirección Administrativa - Área deContrataciones.


6.


ÁREA - CONTRATACIONES: ' '. . 'Recibe la documentación y procede a Ia notífícación de la invitación al proveedor y/o empresa

" señalada por la Unidad Solicitante, adjuntando una-copia de las Especificaciones Técnicas., .. - ' '\

La notificación podrá ser vía correo electrónico, telefax o de forma personal, siendo cualquiera delas tres válidas. El tiempo de notificación no debe s':lperar lo~ 5 días hábiles desde SU recepción.

7. 'PROPONENTES Y10 PROVEEDORES _ _Recepciona 'la invitación y posteriormente.rremiten toda la documentación requerida en elDocumento de Invitación Directa en el plazo establecido,' dirigida al Responsable del Proceso deContratación Directa - RPCD, mediante nota p<;>rventanilla única.

8. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DIRECTA (RPCD)R~cibe y remite la documentación enviada por el proveedor o,empresa proveedora a la UnidadSolicitante a fin de que se emita el Informe Técnico-de Revisión de Propuesta Técnica remitidapor la empresa proveedora. - --

9. UNIDAD SOLICITANTE - EASBARevi~a la propuesta -técniCa enviada por él proveedor o empresa proveedora y como resultadodel análisis y evaluación se y~ite el informe técnico-de, revisión de propuesta' técnica.

Posteriormente remite el ínforme-técnico de ~evisió-nde propuesta técnica y losantecedentes alResponsable del Proceso de COntratación Directa - RPCD. - . /

RESPONSABLE DEL P!iÓCESO DECONTRATACIÓN DIRECTA (RPCD) ,Recibe Ia-documentaclón y mediante proveído deriva al Área de Contrataciones para le emisión-del informe de revisión de los requisitos solicitados en el Documento de invitación

11. ÁREA - CONTRATA_CIONES-El área de contrataciones recibe la documentación y procede a la revisión de los documentosadministrativos presentados 'por el proveedor o empresa proveedora sugerida por la UnidadSolicitante según lo requerido en el Documento de Invitación Directa.

Posteriormente' se procede- a la emisión del informe técnico de revisión de documentos'administrativos, posteriormente .se .remiten-Ioe jantecedentes al Responsable del Proceso deContratación Directa RPCD. "

r:

12. RESPONSABLE DEL PROCESODE CO:NTRATACIÓN DIRECTA (RPCD)El Responsable del Proce-sode Contratación Direc_Ü~-RPCDrecibe la documentación y remite a''la: Dirección .Juridica para la revisión de documentos presentados por el proponente y emisióndel Informe Legal y posterior elaboráción delcontrato. _ '

-- ,

13. DIRECCIÓN JURÍDICA -",Recibe la documentación presentados por la empresa/proveedor, y previa revisión emite el

_informe1egalcorrespondienté, y procede a la elaboración del contrato.

Posteriormente remite toda la documentación al RPCD para su aprobación y su visto bueno.

14. GERENTE GENERAL - MAERevisa la documentación remitida por la Dirección Jurídica, que consta: del Informe Legal yContrato para .su aprobación y visto bueno correspondiente. -Posteriormente se devuelve ladocumentación a la DírecciónJurídíca. . .

15. DIRECCIÓN JU~DICA .Gestiona la suscripción del contrato pro el proponente y remite' los antecedentes aja MáximaAutoridad Ejecutiva -l'4AE para la firma. ' .


Emoresa Azucarera San Buenaventura

16. -GERENTE GENERAL.- MAE. Revisa la documentación, remitida

correspondi~nte.

Finalmente devuelve, los antecedentes a la Dirección, Jurídica para, los Registros

la Dirección Jurídica y suscr ibe el. contratopor,

correspondientes

17. DIRECCIÓN JURIPIC~Recibe. la documentación procede .a.Ios registros correspondiente y remite toda la carpeta alRPCD.·,' .

.'

18. RESPONSABLE DEL PROCESQ~DECONTRATACIÓNDIRECTA (RPCD)El Responsable del <Proeeso de Contratación Directa recibe la documentación y medianteproveído remite todoslos antecedentes a la Dirección Administrativa para que en coordinacióncon el área de contrataciones ~se 'infórme ral SIC;:OES.(para. montos mayores a Bs20.000)mediante el fotmulario 400. A su veainstruye la elaboración del memorando de Responsable deRecepción o Comisión de Recepción, :según corresponda.

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA ..Recibe la documentación y mediante proveído deriva al .Area.de Contrataciones para el registroel Sistema de Contrataciones Estatales - SICOES (para montos mayores a Bs20.000) medianteel formulario 400y elábora elmemorando, .

. ,20. ÁREA - CONTRATACI()N~

Procede dela siguiente manera: , _a) Registra en el Sistema, de Contrataciones Estatales srcoes los resultados del proceso

de Contratación .Directa por montos mayores _a Bs20:090 (Veinte Mil 00/100Bolivianos], en plazos establecidos de acuerdo a normativa vigente, computables apartir de la fecha de formalización del contrato. . .

b) Elabora el Memorando de Responsable de Recepción o' Comisión de Recepción, segúncorresponda poniendo en consideración del RPCDpara su firma y posteriornotificación .

.. ._-_ - -',,~ - \ '

·21. RESPONSABLE DEL_PROCESODECONTRATACIQN DIRECTA (RPCDj- Revisa la documentación remitida y procede eón la aprobación firmando el proyecto dememorando de Responsable/Comísíón de Recepción y deriva a la Dirección Administrativa,. para su posterior notificación. .

22. DIRECCIÓN· ADMINISTRATIVAMediante proveido deriva al Area, de Contrataciones para la respectiva notificación delmemorando de Responsable de. Recepción o Comisión de _Rec-epcié>_nsi el/los mismos seencuentran' en el campamento de San Buenaventura .se remitirá al enlace correspondiente.

PROPONENTES Y10 PROVEEDORES-Re8.!iza la entrega de los bienes" de acuerdo al _contrato y especificaciones técnicas, .posteriormente remite la factura mediante nota por: ventanilla única dirigida a la Gerencia

, General. .. e

GE~NCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERAToma conocimiento de la documentación remitida: por el proveedor y lo remite al responsablede ~recepción o "comisión de recepción para la. emisión del informe de conformidad o. disconformidad. "

RESPONSABLE DE RECEPCIÓN O COMISIÓN DE RECEPCIÓNVerifica el bien de acuerdo a las características establecidas en el contrato y. especificacionestécnicas, posteriormente se elabora el acta de recepción e informe de conformidad remite al

..Manual de Procedimientos: 4

26.


RPCD con todos los antecedentes ya mencionados en un plazo no mayor a 8 días hábiles, ~echaber recibido la documentación dela empresa. "

Coordina con el Área Almacén Central para la 'emisión de! ingreso de Almacenes - y/o, incorporación deActivos Fijos en un plazo máximo 5 días hábiles.-

RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DIRECTA(RPCD) _ .Toma ,conoci~iento del informe de conformidad, verifica y revisa si cuenta, con ladocumentación solicitada y lo remite al .Area de Contrátaciones por conducto regular con suvisto bueno. "',

27. ÁREA - CONTRATACIONES _" /Recepciona la Carpeta de-contrataciones, cierra-el procese) de contratación en el SICOES jparamontos mayores a Bs20,000), de acuerd_o al manual del ,SLCOES,revisa y realiza el archivo ,detodo el proceso de contratación. " -

Posteriormente procede 'con el archivo y custodio del proceso de contratación, y remite elinforme de' conformidad con los antecedentes en fotocopias', simples a la Dirección

- Administratíva para fines de pago.

28.: ' DIRECCIÓN..ADMINISTRATIVARevisa y remite.Ios antecedentes a la Gerenciá Administrativa Financiera para proceder 'con ~lpago mediante nota. _ .', " ,

29. GERENCIA'ADMINIST~TIV A FIN4NCIERARevisa y- remite el' proceso de contratación a la Dirección Financiera para fines de pago deacuerdo a normativa vigente.

30.

1.

OTRAS CONsiDERACIONES

En: caso de que la empresa proveedora/proveedor incumpliera con la' presentación dedocumentos requeridos en la invitación dentro del plazo previsto en dicho documento, el áreade contrataciones .emitírá una nota interna a la' Unidad Solicitante vía el Responsable deProceso de Contratación Directa 'informandó, .sobre el incumplimiento de plazos de laempresa/proveedor-referente a la presentación de documentos" para 'fines de-registro, en unplazo de 5 días hábiles. - , 'En caso de que la empresa proveedora/proveedor incumpliera en la adquisición del bien tiotro requerimiento de 1~-EASBA solicitado en el Contrato dentro del plazo previsto en dichos

- documentos, la Comisión de Recepción/Responsable de Recepción emitirá la siguientedocumentación:

n.

III.

a: Emitirá Un }-nforme técnico 'de Disconformidad en estricto apego a lo requerido alcontrato y disposiciones legales correspondientes. ,,',

Se remitirá el FORMULARIOiDE,LA DECLARACIÓN'JURADA SOBRE' INFORMACIÓNDELPROCESO bE CONTRA"TACIÓNDIRECTI\ EN 'EMPRESAS PÚBLICAs DEL NIVELCENTRALDEL _ESTADOcon lbs respaldos requeridos a la Subcontraloria de Empresas Públicas (SCEP1'

, de acuerdo a normativa vigente.Los, documentos requeridos -,en el 'presente, manual son enunciativos y no limitativos,'pudiendo requerir documentación complementaria en caso de ser necesario.En caso de omisión, contradicción y/o confusión, se aplicará la normativa vigente en elordenamiento jurídico y administrativó con preferencia al presente manual.

*****

IV,

V.

5

1EAS BAEmpresa Azucarera San BuenaventurA

EMPRESA AZUCARERA SAN .. .-

_BUENAVENTURA ',,'

MANUAL DE,PROCEDIMIENTO DECONTRATACIONES DIRECTAS

- ,

-PARA LA ADQUISICIÓN DE B,IENES. . ,

(SU'SCRIPCIÓN DE ORDEN DE ", _., COMPRA)

. ,

Empresa Azucarera San Buenaventura,, . ' ,-;

o.BJETIVo.

Establecer los procedimientos a seguir para}a contratación- directa de ~ienes medíante Orden deCompra que permita atender los requerimientos de la Empresa Azucarera San Buenaventura

PROCEDIMIENTO. '

1. Co.TIZAClo.NE~: ., . . ,Las Unidades Solicitantes requerirán 'mediante el formulario FORM~SABS-CONT-02al Técnica deCotizaciones, las cotizaciones de los bieneaprevíamente al inicio de un proceso de contratación,adjuntando los requerimientos técnicos m-ínimos. posteriormente el/IaTécníco en Cotizacionespresentara un cuadro comparativo que refleje, las características técnicas, precio unitario, preciototal; tiempo de entrega, lugar de entrega y otras característícas de acuerdo a las características -del bien. Además, .se deberá verificar que las' empresas no, estén impedidas de .partícipar en elSICOES, si es proveedor está activo. eh et R_lJPE'y si cuenta con FUMDEMPRESAvigente (si'corresponde). '

2. UNIDAD So.LICITANTE:Presentará los siguientes documentos al Responsable deÍ Proceso de Contratación Directa:1. Estimación Precio Referencial tomando como bl:i,se'el valor del bien con todos los costos

incluidos, en función a los precios de mercado ti otras, fuentes de información proporcionadapor el/la Técnico de Cotización de-la EASBA: - ' , ~. ,

I1, Formulario de solicitud de contratación directa de bienes, servicios y obras FORM-SABSCONT-Ol,este se constituyecomo el instrumento único para que las Unidades Solicitantesrealicen sus requerimientos de coritratación bienes, obras y servicios: enla que se realiza la',verificación: de .no existencias en Almacenes y Activos Fijos; las Certificaciones del Programa , "Operativo'Anual y Programa Anual de Contratación; y la Autorizacióndel Inicio del Proceso deContratación Directa de.la EASBA.' . ' ,

IlI, Especificaciones Técnicas de 'a:cue:t:doa las _faracterísticas técnicas s! o requisitos del bien ycondiciones de entrega (Elaborada porla Unidad Solicitante oprofesional especializado).

Informe Técnico de Solicit.;d de Autorización de ----Iniciode Proceso ae Contratación Directa(Adjuntando la documentación antes mencionada]. '

3. RESPo.NSÁBLEDEL-PRo.CEso. DE'Co.NtRATAeIÓNDIRECTA (RPCD)Recibe la documentación .verifica que la .solíeitud se cuente con -Ia certificación POA,certificaci~n presupuestaría y este registrado en elp_AC(para montos mayores aBs20.000).

-. Autoriza el' inicio' del proceso" de contratación directa y mediante proveído instruye a laDirección Administrativa - Área de Contratacíohes cursar el documente de invitación directa. _

:4. ÁREA - Co.NTRATAClo.N~:Recibe y r-evisa que el requerimiento ,se encuentre conforme a lo establecido en -la normativavigente, el RE-SABS, de fa EASBA y a las" especificaciones técnicas, plazos y condicionesadministratívas. Si el proceso de coritratación cumple con los requerimientos, deberá procederde la siguiente-manera:, 'Elabora-el Documento de Invitación: este deberá conterter las siguientes.caracfenstícas: 'Formato de Invitación: ~ ,_ '.

Manual de ProcedimiéntQ_~ 6. I

--s-

,


Posterior a la elaboracióndel Documento de Invitación Directa, la misma se remite a la-RPCD:

- I

a) Referencia del proceso, mencionando el Código del Proceso correspondiente ..b) Detalle o descripción del.bienolos bienes' requeridos. .c) Cantidad requerida.d) Precio Unitario (cuandocorresponda)el Precio Total (cuándo corresponda) -f)' Detalle de la documentación requerida para la suscripción de la Orden de bien y de

acuerdo al monto:

1. Propuesta técnica clabo~ada conforme a'las especificaciones técnicas del Proceso deContratación de Directa. - .

2. Original o Fotocopia Legalizada del Testimonio de Constitución: (para montosmayores a BsSÓ.OO'l,OO)o Fotocopia del Testimonio de Constitución (para montosmenores a Bs50.000,00) ,...

3. -Original o Fotocopia Legalizada del Registro de Matricula de Comercio vigente -(FUNDEMPRESA),(para.montos mayores a Bs50.00 1,00) o Fotocopia del Registro deMatrícula 'de .Comercio vigente' (FUNDEMPRESA) (para montos menores a:Bs50.000,00) .

4.~ Original o Fotocopia Legalizada del Poder de Representante Legal, con atribucionespara presentar propuestas+y suscribir- contratos, incluidas las empresasurtipersonales cuando el Representante Legal sea diferente. al propietario. (paraÍnontos mayores a BS5'o.001,OO)o Fotocopia del_Poder de Representante Legal; conatribuciones para presentar propuestas-y suscribir contratos, incluidas las empresas.unipersonales cuando el Representante Leg81 sea diferente al propietario. (paramontos menores a8s50.000,00) -

, '

5.. Fotocopia simple del NITylo Certificación electrónica delNIT válida y activa.6. Fotocopia simple dela Cédula de Identidad del representante legal.7.' Original del Certificado de Solvencia fiscal emitida por la Contraloría General del

Estado (CGE)en original: para montos mayores a Bs 20.000,00.- (VeinteMil 00/100Bolivianos). '

8. Boleta de Garantía de Cumplimiento de Contrato por el 7% del monto total delcontrato o en su defecto' solicitar la retención del 7% cuando 'existan pagos parcialeshasta un millón de bolivianos, en contrataciones hasta un millón de bolivianos.

9. Fotocopia Simple del Registro de Beneficiario SIGEP'o SIGMA.10. Certificadnrle No Adeudos alBistema Integral de Pensiones, extendida por las dos.

Administradoras de Fondo de Pensiones. '11. Registro Único de Proveedores .dél Estado (RUPE), para_ montos mayores a Bs

20.000,00.~ (VeinteMil00/100 Bolivianos).

Para la presentación de los documentos solicitados en el documento d. e invitación se tendrá un- - - ~plazo máximo de hasta 15 .días hábiles según corresponda. .

En caso que el proeeedon justifique, oportunamente, el retrasoen la presentación de uno ovarios 'documentos reqiíerídos para la suscripción del contrato, por causas de fuerza mayor ocaso fortuito u otras causas debidamente justificadas y aceptadas por la entidad, se deberáampliarel plazo de presentación de documentos.

5. RESPONSABLE DÉL PROCESO-DE CONTRATACIÓN DIRECTf'\ (RPCD)Recibe' la nota' de invitación directa con todos 'los antecedentes, revisa y suscribe la misma. 'Mediante, proveído deriva para su notificación a la Dirección -Administrativa - Área deContra,taciones. .

7.

o',

,,1

Empresa:Azucarera San Buenaventura

\6.'ÁREA - CONTRATACIO:N~Es:Recibe la documentación 'y procede a l~ llotificácion de la invitación al proveedor y/o ,empresaSeñalada porla Unidad Solicitante, adjuntando una copia de las Especificaciones Técnicas,

_1

La notificación podrá ser vía correo electrónico; telefax _o de forma personal; siendo.cualquierad~ las tres válidas. El tiempo de notificación no debe superar los 5 días hábiles desde larecepción

7. PROPONENTES V/O PROVEEDORES:',Recepciona la -invitación -y posteriormente remiten toda -la documentación requerida en elDocumento de Invitación Directa en el plazo establecido, dirigida al Responsable del Proceso deContratación Directa ~ RPCD,mediante nota por ventanilla única,

8. ~PONSABLE DEL PROCESÓ DE CONTRATACIÓN DIRECTA (RPCD)Recibe la documentación 'y mediante proveído deriva a la Dirección Administrativa -c.Area deContrataciones por el conducto.regular correspondiente.

, \

9. ÁREA" CONTRATACIONES:Recibe y revisa que la propuesta se 'encuentre-conforme 10 requerido, plazos y condiciones-administrativas:' y -procede ú~ informe técnico si dicha documentación, cumple con 10requerido, .deberá proceder de la-siguiente manera:

Se elabora la Orden de compra: _Se elabora la orden de compra, si eJ biena adquirir presenta un plazo de entrega no mayor a15 días.calendarío de acuerdo a: normativa vigente, el mismo, deberá -contener las siguientescaracterísticas:Formato de Orden de compra:

- a) Número déOrden de compra correlativob) Lugarc) Fecha de Emisiónd) "Código de Proceso' ,'e) Objeto del Proceso _f) Datos generales de la Empresa Azucarera San Buenaventura"g) Datos Generales del Proveedor - -h) Descripción del bieni) Numero de Partidaj) Cantidad '-k¡- Unidad de Medida'1) Precio Unitariom) Precio Totaln) Condiciones de-Entrega; Formade pago; ,plazo y lugar de entrega del bien, requisitos

para el respectivo pago.'

, En caso de existir retraso en la entrega del/los bienjes);' se aplicara una multa del 0;5% delmonto total por día de retraso. Sin embargo. La suma de-las multas en ningún caso podráexceder el 10% del importe total -' , - -

Posteriormente remite la' orden de compra y sus antecedentes al Responsable del Proceso de,Contratación Directa RPCD '

10. GERENCIA ADMlNISTRATIV A: FINANCIERARecibe la' -documentacióri señalada posteriormente procede .a la revisión y remisión de ladocumentación recibida al Gerente General., MAE.

. 8

"

, -,

15. ÁREA - CONTRATACIONES:

-Empresa Azucarera San Buenaventura

11. GERENTE GENERAL - MAE " - _ _ _Recibe la documentación señalada si-el mismono contara con observaciones procede ~ la firmade la Orden de compra, posteriormente remite la documentación al Responsable del Proceso de-Contratacióri Directa RPCD

12. GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA:Recibe la documentación y deriva por conducto regular al Área de ContratacIones para surespectiva -notificación

13. 'ÁREA - CONTRATACIONES: - ' , '- - ,__ _ _Recibe la documentación y procede a la notificación de la Orden de compra al proveedor y/oempresa.

-Lanotificación podrá ser vía correo electrónico, telefax o de forma personal, siendo cualquie~ade las tres válidas. 'EJ tierripo de notificación no debe s~perar los 5,días l1ábiles_de su recepción

14. PROVEEDÓR/PROVEEDORES:La Orden de compra debe ser firmado por el representante legal ,0 propietario que figure endicho documento '

- --Procede de lasiguienn, manera:

a) Registra en el Sistema de Contrataciones Estatales SICOESlos resultados del proceso.de Contratación Directa' por montos mayores a Hs2Q:000 (Veinte,MiL00/100 Bolivianos), enplazos establecidos de acuerdo a _normativa vigente, computables a partir de la- fecha deformalización de 'la conftaÜlción mediante Orden de compra.

b) Elabora el Memorando de Responsable de Recepción o Comiaión de Recepción, segúncorresponda poniendo en consideración del RPCD-para su firma y posterior notificación __

~ ~" - < ,

-Una -vez aprobado y firmado el Memorando de Responsable ó Comisión de Recepción; seprocede a la notificación del memorando, posteríormente remite fotocopias de la carpeta de <,

contrataciones al responsable o comisión de recepción, si el/los mismos se encontraran en el-campamento de S~n Buenaventura-se remitirá aí enlace correspondiente

16. PROPONENTES Y/O PROVEEDORES- Realiza la ádquisición del bien ~deacuerdo a la Orden' de compra y especificaCiones técnicas,

posteriormente presenta la factura mediante nota por, ventanilla/única .dirigida 'a la GerericÚI.General - _

17. GERENCIA ADMINISTRATIVA ~FINANCIERA , ,Toma conocimiento de la documentación- presentada por el proveedor en el punto y lo remite alresponsable de recepción o comisión de recepción para la emisión del.informe de conformiciad o_disconformid§l.d·· - - _, ' _

18-. RESPOSNABLE DE-RECEPCION O COMISIOl'f DE RECEPCION- Emite-el informe de conformidad al RPCD con todos Jos antecedentes ya rnencionados en unplazo no mayora, 8 días hábiles de haber recibido la documentación de la empresa

Torna - conocimiento del informe' de conformidad,' verifica y revisar si, cuenta con la.documentacíón solicitada y lo remite al Área de Contrataciones por conducto regular, para el- cierredel proceso de contratación en,el SIC~ES (para montos m~iYoresa Bs20.ÚOO).

, 9

,.

. ~-.-Empresa Azucarera San Buenaventura

,-~ -,

Recepciona fa carpeta de contrataciones, cierra el proceso de contratación en el SICOES (paramontos mayores-a Bs2o..000r, realiza el archivo .a,e todo el proceso de contratación.

Se remite el informe de conformidad con los antecedentes en fotocopias simples a la.DirecciónAdministrativa mediante nota

21. DIRECCIÓpt ADMINISTRACIÓN _. ' . .Revisa y remite los antecedentes .a la Gerencia Administrativa Financiera para .finesde pago

. _/"~ ,.22. GERENCl(\·ADMINISTRATIVA Fí"NAN€lERA

Revisa y remite el proceso de contratación a' la Dirección Financiera para fines de pago deacuerdo á normativa vigente .

23. OTRAS CONSIDERACIONES- L _ _

1. -' En caso-de que la empresa proveedora/proveedor.incumpliera cón la presentación dedocumentos .requeridos en la Invitación dentro del plazo previsto en dicho documento , el Área de .,Contrataciones emitirá una nota interna a la Unidad Solicitante vía el Responsable del Proceso deContratación Directa RPCD informando, sobre 'el incumplimiento de-plazos de la empresa/proveedorreferente a la presentación; de documentos. parafines de registro! en un plazo,de 5~días hábiles,

Il, .En caso de que la empresa. proveedora/proveedor incumpliera en la entrega del (los) bien(es),o superar el límite establecido de multas u otro requerimiento de faEASBA solicitado en la OrdenceCompra dentro del plazo previsto en dichoe.documentos, 1á Comisión-de RécepciónjResponsable deRecepción emitirá el informe de disconformida(:L' ..

III. Se remitirá el FORMULARIODE LADECLARACIÓNJURADASOB'REINFORMACION'DELPR9~ESO DE CONTRATACIÓNDIRECTAEN EMPRESASPÚBLICASDEL NIVELCE~TRALDELESTADOcon los respaldos requeridos a la Subcontraloria de Empresas Públicas, (SCEP)de acuerdo anormativa vigente. '-

-- -. -, - • - - - I -

IV. - Los documentos requeridos en el presente manual son enunciativos y no limitativos,pudiendo 'requerir documentación complementaria en caso de ser necesario. ..

V. En caso de orp.isión, contradicción y/ó confusión, se aplicará la normativa vigente en -el.:ordenamiento jurídico y administrativo con preferencia al presente manual,

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Manual de Procedimientos fo

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..• 1EASBA··~Empresa Azucarera$an BuenaventurA

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,EMPRESA AZUCARERA SAN1-.. ,_

BUENAVENTURA '

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- MANUAL DE PROCEDIMIENTO DEC#ONTRATACIQNES DIRECTAS > I

, PARA SERVICIO DE CONSULTORÍA./ -

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- _ - _- (SUSCRIPCIÓN,DE CONTRATO) --',~.:- - * • ,,-_

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1.

·o.BJETIVo. .Establece'r los procedimientos a seguir para la contratación directa.de los servicios de consultoríaque. permita atender los requerimientos de la Empresa Azú_careraSan Buenaventura.

PROC:&DIMI~NT'O

COTIZACIo.NES: , _, _ .Las Unidades Solicitantes requerirán mediante el formulario FORM-SABS-CONT-02al Técnicode Cotizaciones" las cotizaciones de la consultoría previamente al inicio de un proceso de-contratación, adjuntando los' requerimientos técnicos mínimos, posteriormente el/la Técnicoen Cetizaciones presentara un cuadro comparativo que refleje las características técnicas,precio unitario, precio total, tiempo de entrega, lugar de entrega 'y otras características deacuerdo a las características de la consultoría. Además, se deberá verificar que las empresasno estén impedidas dé participar en el SICOES, si es proveedor está activo en el RUPE y sicuenta con FUMDEMPRESAvigente (sicorresponde). -

2. UNIDAD So.LICITA~TE:Presentará los siguientes documentos a. la Gerencia Administrativa Financiera: .

• '- ,. '_c _'

1. Estimación Brecio'Referencial tomando como base el valor del servicio de consultoría con"todós los costos incluidos, en' {unción :8. -íos precios de mercado u' otras fuentes 'de r

información proporcionada por el/la Técnico de Cotización de la EASBA.' n. Certificación presupuestaria.III. Formulario de solicitud de contratación directa de bienes, -servicios y obras FORM-SABS

CONT-Ol, este se coristituye como el instrumento único para que las UnidadesSolicitantes realicen sus requerimientos de contratacióriBienaa, obras y servicios; en laque se realiza la verifici:fciQnde no existencias en Almacenes y Activos fijos; lasCertificaciones del Programa, Operativo Anual y Programa Anual de COntratación; y laAutorización del Inicio del Proceso de Contratación Directa de la EASBA. __

IV: Términos de referencia de acuerdo a las características técnicas y/o requisitos del bien ycondiciones de entrega [Elaborada por la Unidad Solicitante o profesional especializado).

V. Informe Técnico de Solicitud de Autorización de Inicio de Proceso de ContrataciónDirecta(Adjuntando la documentación antes mencionada).

3. RESPONSABLE DEL PROCESO. bE CONTRATACiÓN DIRECTA (RPCD)Recibe la documentación, verifica que _la solicitud - se cuente con la certificación POA.,certificación presupuestaría y este registrado en -él PAC(para montos mayores á Bs20.000) .

Autoriza el inicio del proceso de contratación directa y mediante proveído instruye a laDirección Administrativa - Área de Contrataciones cursar el documento de invitación directa.

ÁREA - Co.NTRATACIQNES:Recibe y revisa que el requerimiento se encuentre- conforme a lo establecido en la normativavigente, el RE-SABS de la EASBA y' a los' términos de referencia, plazos=y condicionesadministrativas. Si el proceso de contratación cumple con los requerimientos, deberá proceder de

. , la siguiertte manera: .

Manual de Procedimientos<,

"

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Elabora el Documento de Invitación: este deberá contener las siguientes características:'Formato de Invitación:

a. Refere~cia delproceso, ~encionandoel Código-del Proces~ correspondiente.b. Detalle o descripción del servicio,de consultoría ,c. Duración/ plazo del servicio dé consultoríad. Precio total referencial (cuando. corresponda)e. Det811ede la documentación requerida para la suscripción de, contrato y de acuerdo al

monto:

1.) Propuesta técnica elaborada conforme, ,~ los términos de referencia del Proceso deContratación' de Directa-

2) Original o Fotocopia Legalizada del Testimonio de Constitución. '(para montos mayores aBs50.001;00) o Fotocopia ~del Tesfimonío de Constitución (para montos. menores, aBs50.00o.,00)... , ,. . '

3) Original o, Fotocopia Legalizada del Registro de Matrícula de Comercio vigente(FUNDEMPRESA).(para montos mayores a Bs50.o.O'1,00) o Fotocopia. del Registro deMatrícula de Comercio vigente (FUNDEMPRESA)(paramontos menores a Bs50.00.0,00) .

4) Original o-Fotocopia Legalizada del Poder de Representante' Legal, con atribuciones parapresentar propuestas.y- suscribir 'contrato~s, incluidas, las empresas unipersonales cuandoel Representante Legal sea diferente al propietario.' (para montos mayores a B850.001,00)

- o Fotocopia del Poder de' Representante Legal, con atribuciones" pata presentar .propuestas y suscribir contratos;" incluidas las empresas 'unipersonales cuando elRepresentante Legal sea diferente alyropietario (para montos menores a Bs50.000,00)

5) Fotocopia simple d~l NITY/6 Certificación electrónica del NITválida y activa.6) Fotocopia simple, de la Cédula deIdentidad del representante legal. ,7) Original del Certificado de Solvencia 'fiscal emitida por la Contraloría General del Estado

(CGE)en original. para montos mayores a Bs 20.000,00,- (Veinte Mil 00/100 Bolivianosl.,8) Boleta de Gatantiade" Cump.!imie'ntode Fontrato por el 7% del monto total del contrato o

en su defecto solicitar la retención del '('% .cuando existan pagos pardales hasta un millónde bolivianos, en contrataciones hasta un millón de bolivianos. '

9) Fotocopia Simple del-Registro de Beneficiario SIGEP o SIGMA.JO)Certificado de ..No, Adeudos al .Sistema Integral de Pensiones, extendida por las dos

Administradoras de Fondo de Pensiones.11) Registro Únic~ de Ftoveedores del Estado (RUPE),para montosrnayores a Es 20.000,00'

(VeinteMil 00/ 100 Bolivianos). '" "," / "

Para la presentación de los documentos solicitados .en el documento de invitación' se tendrá un. plazo máximo de hasta -15días hábiles según corresponda. . .

En <.:asoque €ilproveedor justifique, oportunamente, el retraso en 'lfl presentación de uno o variosdocumentos requeridos pata la suscripción del contrato, por causas de fuerza mayor o casofortuito u otras causas de1:>idamenteju$tificadasy_aceptadas por laentidad, se deberá ampliar elplazo de presentación de documentos, "., -, "

Posterior "ala elaboración del Documento de Invitación Directa, la misma se remite a la RPCD'--- " - - /

5. RESPONSABLÉ\!>¡¡;L P~OCESO DE CONTRATACIÓN DIREcT.I((RPCD) ,Recibe la nota "de invitación' directa con todos los antecedentes; revisa y suscribe la misma.Mediante proveído deriva, para" su notificación a la Dirección, Administrativa - Área deContrataciones.

Manual qePro&dimientos

. "

EmpresaAzucar~raSan Buenaventura.. ,

Revisa la documentación remitida por la Dirección Jurídica, que consta del Informe Legal yContrato para su aprobación .y visto bueno correspondiente. Posteriormente se devuelve ladocumentación a la Dirección Jurídica;

15. DIRECCIÓN JURÍDICA -. -Gestiona la suscripción del contrato por el proponente y re~ite-los antecedentes a la MáximaAutoridad Ejecutiva - MAEpara la firma.

'.16. GERENTE GENERAL -MAERevisa la documentación remitida por 'la Dirección Jurídica y suscribe el contratocorrespondiente.

los antecedentes ,él, la Dirección Jurídic~-"'-~

para 'los Registros .Finalmente . devuelvecorrespondientes.

1'7. DIRECCIÓN JURÍDICARecibe la documentación procede a los registros correspondiente y .remite toda la carpeta alRPCD ' ,~ .

-

18. RESPONSABLE;DEL"PROCESO DE CONTRATACIÓN DIRECTA (RPCD)El Responsable' del Proceso de Contratación .Directa recibe la documentación y medianteproveído remite todos los antecedentes a la Dirección Adminístrativa para que; en coordinacióncon el áÍea de contrataciones s<; informe al SICOES {para montos mayores a Bs20.000)mediante el formulário 400~A su vez instruyelá elaboración der memorando de Responsable deRecepción o Comisión.de Recepción, según corresponda .

,- \, .. 19. DIRECCION ADMINISTRATlVA: '

Recibe la documentación y mediante proveído deriva al Área de Contrataciones para el registroel Sistema de Contrataciones Estatales - SICOES (para montos mayores a Bs20.000) medianteel formulario 400 y elabora el-memorando ". , . .

'20. ÁREA - CONTRATACIONES:Procede dela siguiente manera:

a) , Registra en el Sistema de. Contrataciones Estatales SICO,ESlos resultados del procesode Contratación Directa- por m.~ntos mayorel a Bs20.000 (Veinte Mil 00/100Bolivianos); err-plazos .establecidós de' acuerdo a .normafiva vigente, 'computables a, partir de la f~cha de formalizacióndel contrato.

_ , _

Elabora el Memorando de Responsable de/Recepción o "Comisión de Recepción; segúncorresponda: poniendo en consideración del RPCD pata su firma y posteriornotíficación.>

- RESPONSABLE.cI)EL ~ROCESO DE CONTRATACIÓN DIRECTA (RPCD) .Revisa la documentación remitida y procede con la aprobación firmando el proyecto dememorando de la comisión dérecepción o Contraparte, para su posterior notificación.

DIRECCIÓN ADMINIST~T:rvA: ., _. .Mediante' proveído<deriva al _Aréa ' de 'Contrataciones para la respectiva notificación delmemorando de Responsable de' Recepción, Comisión de Recepción o Contraparte, si el/losmismos se encuentran en el campamento de San Buenaventura se' remitirá al _enlacecorrespondiente. _ . ,


6.


ÁREA - CONTRATACIONES: ,Recibe la documentación y procede a la notificación' de la invitación al consultor(a) y/ o empresaconsultora sugerida por la .Unidad Solicítante, adjuntando una copia de los términos dereferencia.

La notificación podrá ser vía correo electrónico.telefax o de forma personal, siendo cualquiera delas tres válidas. El tiempo de.notificación no debe' superar los 5 días hábiles. -_,. ,

7. EL CONSULTOR(A) VIO EM¡JRESA CONSULTORA: .Recepciona la invitación y 'posteriormente remiten. toda la documentación requerida en elDocumento de Invitación Directa en el plazo establecido, dirigida al Responsable del, Proceso deContratación Directa -RPCD; mediante ventanillaúnica

RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DIREC'rA (RPcD)Recibe y remite la documentación enviada por el consultortal/ o. empresa consultora a laUnidad' Solicitante a fin de que se emita el Informe Técnico de Revisión dé Propuesta Técnicaremitida por la empresa proveedora. '

9. UNIDAD SOLICITANTE ':"'EASBARevisa la documentación enviada por el consúltorfajyo empresa consultora y como resultado

- del análisis y evaluación se emite el informe técnico de revisión d,epr_opuesta técnica.

Posteriormente remite el fnforme técnico de revisiónde propuesta técnica y los antecedentes alResponsable del.f'rpceso de Contratación Directa - RPCD, .

10. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DIREcTA (RPCD)Recibe y-remite la documentación enviada por el proveedor o empresa proveedora a la UnidadSolicitante a fin de que se emitael InformeTécnico de Revisión de Propuesta Técnica remitida.por la empresa proveedora '

11. ÁREA - CONTRA'nACIONES _. ,,-El área de contratacíones recibe la documentación y.procede a la revisión. de los documentosadministrativos presentados por el.consultortaj/ o empresa consultará sugerida por la UnidadSolicitante según lo requerido en el Documento .de Invitación Directa. .

Posteriormente se procede a la emisión del informe técnico de revisión de documentosadministrativos, posteriormente se remiten los antecedentes al Responsable del Proceso deContratación Directa RPCD

12.. RESPONSABLE DEL ,PROCESO. DE C0:tiTRATACIÓN DIRECTA (RPCD)El Responsable del Proceso de Contratación Directa RPCD recibe la documentación y remite ala Dirección Jurídica-para la revisión de documentos presentados por el proponente Y emisióndel Informe Legal y posterior elaboración del contrato. . . ,--

13. DIRECCIÓN' JURÍDICA. Recibe la documentación presentados por la empresa/proveedor, y previa revisión emite elinforme legal correspondiente, y procede a la elaboración del contrato,

Posteriormente remite toda la documentación al RPCÍYpara su aprobación y su visto.bueno.-. ~ ,

14. GERENTE GENER.M. - MAE


"


, Empresa Azucarera San Buenáventura

23. EL CONSULTOR(A) V/O EMPRESA éONSUL~ORA:' _Presta el servicio de acuerdo ~al contrato y términos de referencia, posteriormente remite lafactura mediante nota por ventanilla única dirigirá ~ la GerenciaGeneral.

GERENCIA A.DMINISTRATIVA FINANCIERAToma ~cOnocimientbdela documentación remitidapor el Consultor(a) y/o Empresa Consultoray lo remite al responsable de recepción. o comisión de recepción para la emisión del informe deconformidado disconformidad - __ _-

25. COMISIÓN' DE RECEPCIÓN O CONTRAPARTEVerifiea que el servicio prestado este de acuerdo a .las características establecidas en ~lcontrato y términos de referencia, posteriormente se emite el informe de conformidad al RPCDcon todos los antecedentes ya mencionados en un, plazo no mayor a 10 días hábiles de haberrecibido la documentación de la empresa, - _

26. RESPONSABLE DEL PROCESO DE'CONT¡y\TACJÓN DiRECTA (RPCD)Toma _conocimiento del informe de' conformidad, verifica y revisa si cuenta con ladocumentación solicitada y lo remite al Área de Contrataciones por conducto regular, para elcierre del proceso de contratación __en el SIC<2ES(para montos mayores a Bs20.000). _

27. ÁREA - CONTRATACIONES:Recepciona la carpeta de contrataciones, cierra' el proceso de contratación en el SICOES (para.montos mayores a Bs20,OOO), de acuerdo al manual del SICÓES revisa y realiza el archivo detodo .el proceso de contratación.

Posteriormente procede con el archivo y custodio del proceso de coritratación, y remite elinforme de conformidad con los antecedentes en fotocopias simples a la DirecciónAdministrativa para fines de pago. -

28. --DIRECCIÓN ADMINISTRATIVARevisa y remite los antecedentes a la Gerencia Administrativa Financiera para-proceder con elpago. c-: -

29. GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIl~RARevisa y remite el proceso de contratación a la Dirección Financiera para fines de p~go deacuerdo a: normativa vigente. c,

30. OTRAS CON_SIDERACIONES

1. En caso dequefa empresa consultora/consultor incumpliera con la-presentación dedocumentos requeridos en la:invitación dentro del plazo previsto en dicho documento, elárea de contratacíones emitirá. una nota interna a la Unidad Solicitante, vía elResponsable Del- Proceso De Contratación Directa (RPCD) informando, sobre el-incumplimiento de plazos de l.a empresa/proveedor referente a la presentación dedocumentos, para fines-de registro, en un plazo de 5 días hábiles.

n. En' caso de que elconsultorja] y/o empresa consultora incumpliera en la Prestación delservicio(s) u otro requerimiento -de la EASBA solicitado en el Contrato dentro del plazoprevisto en dichos documentos, la comisión de recepción o Contraparte emitirá lasiguiente documentación:

1. Emitirá un informe- técnico de Disconformidad en estricto apego' a lo requerido alcontrato y disposiciones legal~s correspondientes.

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***** .

-Empres(l AZucareraSan Buenaventura- \.

. .III.~~~b~~~á~;O~~~;~~~~~;AgI~~~~~~Ni~~~~~~O~~~~6~:M;i¿~~I~~~'

CENTRALDEL ESTADOcon los respaldosrequeridos por la Subcontraloria de EmpresasPúblicas (SCEP}de acuerdo a normativa vigente.~...-

IV.Los documentos requeridos ~n el presen~~'.m~ual son enunciativos y no limii~vosjpudiendo requerir documenta'cióncompleIl1entariaen caso de ser necesario.

V. En caso de omisión, contradicción y/o. ceníusión, se aplicará la normativa vigente en elordenamiento jurídico y administrativo con preferencia al presente manual., - . ~.

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1EASBA. EmpresaAzucarero SaABuenaventurA

.EMPRESA AZUCARERA SAN <,

BUENAVENTURA, ._

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-MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE. .

CONTRATACIONES DIRECTAS .. . PARA OBRAS .

._(SUSCRIPCIÓN DE CONTRATO) "

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1Lm.

Estimación Precio-Referencial tomando como base el valor de la obra con -todos los costosincluidos, en furición ~ los precios" de mercado u otras fuentes, de inform~ciónproporcionada por el/la Técnico de Cotización de la EASBA.Certificación presupuestaria, , . " . .. ,Formulario de solicitud de contratación directa de bienes, servicios y obras FORM-SABScO~T-61, este se constituye-como el instrumento único para' que las Unidades Solicitantesrealicen sus requerimientos de contratación bienes, obras y servicios; en la que se realizala verificación de no existencias en Almacenes y Activos Fijos; las Certificaciones delPrograma Operativo Anual y Programa Anual de Contratación; y la Autorización del Iniciodel Proceso de 'Contratación Directa de la EAS8A. <,

Especificaciones técnicas de acuerdo a las características técnicas y/o requisitos del bien ycondícionesde entrega.Ilslaborada por la Unidad Solicitante o profesional especializado) ..

V. ' .Informe Técnico .de Solicitud de Autorización de Inicio de Proceso de Contratación Directa(Adjuntando la documentación antes mencionada) ..

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, Empresa Azucarera San Buenaventura

PROCEDIMIENTODEPARAOBRAS

(SUSCRIPCIONDECONTRATO)

OBJETIVO . ,Establecer los procedimientos a seguir para la contratación directa de Obras mediante la suscripciónde contrato.

PROCEDIMIENTO

l. COTIZACIONES:Las Unidades Solicitantes requerirán mediante el formulario FGRM~SÁBS~CONT~02al Técnicode Cotizaciones, las' cotizaciones de la obra previamente al inicio de un proceso decontratación, adjuntando 'los requerimientos. técnicos mínimos, posteriormente el/la Técnicoen Cotizaciones presentara un cuadro comparativo' que refleje las características técnicas,precio unitario, precio total, tiempo de entrega, lugar de entrega y otras características deacuerdo a las características de la:obra. Además, se deberá verificar que las empresas no esténimpedidas de participar-en-el SICOES, .si-es proveedor está activo en el RUPE y si cuenta conFUMDEMPRESAvigenteIsi corresponde). ' ..

2. UNIDAD SOLICITANTE:Presentará: los siguiéntes documentos ala GerenciaAdministrativa Financiera:

1.

IV.

3. RESPONSABLE DEL PROCESO D~ CONTRATACIÓN DIRECl'A (RPCD)Recibe la documentacióri, verifica que la solicitud se cuente con la certificación POA,cer,tificadón presupuestaria y este registrado en el PAC (para montos mayores a Bs20.000).

, ,

. Autoriza el inicio del proceso de contratación directa y mediante-proveído instruye a laDirección Administrativa - Área de Contrataciones cursar el documento de invitación directa.

4. ÁREA - CONTRATACIQli'ES:Recibe y revisa que el requerimiento se encuentre conforme a lo establecido en la normativavigente, el RE--8ABS..de la EASBA y a las especificaciones técnicas, plazos y condicionesadministrativas. Si el proceso de contratación cumple con los requerimientos" deberá procederde la siguientemanera: . .

Elabora el Documento de Invitación; este deberá' contener las siguientes características:

, de,Procedimientos

,---~--------_ .._'-

'-, T

Empresa Azucarera SanB.uenaventuraFormato de Invitación: ',_ "

a. ' Referencia del-proceso, mencionando el Código del Proceso correspondiente.b. Detalle o descripción delbien o los bienes requeridos. 'c. -Cantidad requerida.d. Precio Unitario (cuando corresponda) •e. .Precío Total (cuando corresponda), , ' _ ,'f. Detalle de la documentaciónrequerida p~a la suscripción de contrato-y de acu~rdo al

monto:

1) Propuesta técnica elaborada conforme a las especificaciones técnicas del Proceso "deContratación de Directa. , , "

2) Original o Fotocopia ,tegalizad~ 'del Testimonio de Constitución. (para montosmayores a Bs50.00 1,00) o Fotocopia-del Testimonio' de Constitución (para montosmenores a Bs50.000,00) .

3) Original o Fotocopia Legalizada del Registro de Matrícula de Comercio vigente(FUNDEMPRESA)(para montos mayores a Bs50.001,00) o Fotocopia del Registro deMatrícula de Comercio vigente (FUNDEMPRESA) (para montos menores a

-'Bs50.000,00) _, ,,' '4) Original o Fotocopia Legalizada del poder de Representante Legal, con atribuciones

para -presentar propuestas y' suscribir contratos, incluidas las empresasunípersonales 'cuando el Representante Legal sea diferente al propietario. (paramontos mayores a 8s50.001,00) o Fotocopia del Poder-de Representante Legal, conatribuciones 'para presentar" propuestas y suscribir contratos, incluidas, lasempresas' unipersonales cuando el Representante Legal sea diferente al propietario(para montos menores a Bs50.000,00) '-

5)" Fotocopiaaimple del NITy/ O Certificación electrónica dH NITválida y activa.6) Fotocopia simple de la Cédula de Identidad del representante legal.7) Original del Certificado ..de Solvencia fiscal emitida por la 'Contraloría General del

Estado (CG~) en original. para montos mayores a Bs 20.000,00.- '(Veinte Mil00/ ioo Bolivianos). " "

8) Boleta de Garantía dé Cumplimiento" de Contrato por el 7% del monto total delcontrato o en su, defecto solicitar la retención del 7% cuando existan pagos

- parciales hasta un millón de bolivianos, en contrataciones- hasta un millón de'bolivianos. "

9f' Fotocopia SimpÍe del Registro de Beneficiario SIGEP o SIGMA.10)Certificado de ,No:Adé1,ldosal Sistema-lntegral de Pensiones, extendida por las dos

Administradoras de FOndode Pensiones. .11)Registro Único de Proveedores del Estado (RUPE), para montos mayores a Bs _

2Q.000,OO.-(Veinte Mil 00/ l OüBólívianos].

Para la presentación de.los documentos solicitados en el documento de invitación se tendrá unplazo máximo, de hasta 15 días hábtles según corresponda. -

En caso que el, proveedor justifique, oportunamente, el retraso en la presentación" de uno, o-varios documentos requeridos pata la suscripción del contrato,' por causas de fuerza mayor ocaso fortuito ti otras causas debidamente justificadas y aceptadas por la entidad, se deberáampliar el plazo de presentación de documentos. '

Posterior a la elaboración del Documento de,Invita~iÓnDirecta, la misma se remite ala RPCP

5. RESPoNSABLE DEL PROCESO DE CO~TRATAeÍÓN DI~~A (~D)Recibe la nota de -invitacíón directa con todos los antecedentes, revisa y suscribe la misma.Mediante proveido deriva. para su notificación a la Dirección Administrativa - Área deContrataciones.


Empresa Azucarera SanBuenaventura6. ÁREA - CONTRATACIONES: ....

Recibe la-documentaciÓn y procede a la notificación de la invitación al proveedor y/o empresasugerida por la Unidad Solicitante, adjuntando una copia de los términos de referencia. _

La notificación podrá ser vía correo electrónico, telefax o de forma personal, siendo cualquiera·de las tres válidas. El tiempo de notificación no debe superar los? días hábiles - _

7. CONTRAT]STAFEMP:REsA CONTR..\TISTA: .Recepciorra la invitación y posteriormente remiten toda la .~ocumentación requerida en elDocumento de Invitación Directa en el plazo establecido, dirigida a la Responsable del Procesode Contratación Directa - RPCD,mediante ventanilla única

. -8. RESPONSABLE DEL PROCESO DE-CONTRATACIÓN DIRECTA - RPCD:

Recibe y remite~la documentación enviada por el contratísta/' empresa contratista ala UnidadSolicitante a fin de que se emita.el Informe Técnico de Revisión de Propuesta Técnica remitidapor laernpresa proveedora ..' --

9. UNIDAD SOLICITANTE..;, EASBA I

Revisa la' documentación enviada por el consultorfar/ o empresa consultora y como-resultadodel análisis-y evaluación se emite el informe técnico de revisión de propuesta técnica.

Poste~ibrmente remite el informe técnico de r~visión de propuesta técnica y los antecedentes alResponsable del Proceso de Contratación Directa e- RPCD. -

10. RESPONSABLE DEL P~OCESO DE CQNTRATJ\CIÓN DIRECTA '(RPcD)Recibe la documentación y mediante proveído deriva al Área de Contrataciones para le emisióndel informe de revisión de los requisitos solicitados 'en el Documentode invitación

, 11. ÁREA-CONTRATACIONES.Elárea de contrataciones recibe .Ia documentación y procede a la revisión dé los documentosadministrativos presentados por el proveedor o .empresa proveedora sugerida' por la UnidadSolicitante según 10 requerido. en el Documento dé Invitación Directa.

Posteriormente se procede a la emisión del informe técnico de revrsion de documentosadministrativos, posteriormente .se remiten los antecedentes 'al Responsable del Proceso deContratación Directa RPCD .

12. 'RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DIRECTA RPCDEl Responsable del Proceso de Contratación Directa RPCD recibe la documentación y remite ala Dirección Jurídica para la revisión de documentos presentados por el proponente y emisióndel Informe Legal.y posterior elaboración del contrato. . .' / -

13. DIRECCIÓN JURÍDICARecibe la documentación presentados por la .~n1presa/ proveedor, y .previa revisión emite elinforme legal correspondiente, y procede a laelaboración .delcontrato. .

Posteriormente remite toda la documentación a:ÍRPCDpara su aprobación y su visto bueno.

RESPONSABL~'DEL PROCESO DE CONTRATAyIÓN DIRECTA (RPCD)Revisa la documentación remitida por la Dirección Jurídica, que consta del Informe Legal yContrato para su, aprobación y visto bueno correspondiente. Posteriormente se devuelve ladocumentación a la Dirección Jurídica .

14._

15. DIRECCIÓN, JURÍDICAGestiona la suscripción del contrato por el proponente y remite los antecedentes a. la Máxima

- Autoridad Ejecutiva= MAE para lafirma


., ,

Empresa Azucarera San Buenaventura16. GERENTE GENÉRAL ~ ~AÉ

Revisa 'la documentación 'remitida -por -la Dirección Jurídica' y , suscribe' el contrato/-

correspondiente.

Finalmente devuelve los 'ant~cederites 'a la' Dirección Jurídíca para los Registroscorrespondientes

17. DIRECCIÓN JURÍPICA'Recibe la documentación procede a los registros correspondiente y remite todaIa carpeta alRBCD . ' '.,RESPONSABLE DEL PROCESO,DÉ CONTRATACIÓN DIRECTA. (RPCDJ'El Responsable del Proceso de ,.Contratación DIrecta recibé ·la documentación y medianteproveído remite todos los antecedentes a laDirección Administrativa para que en coordinacióncon el área de contrataciones- se informe al SICOES (para montos m~yores a Bs20.000)mediante el formulario 400:·A su vezipstruye la elaboración del memorando de Responsable deRecepción o Comisión de Recepción, según corresponda.,

18.

19. D1REccióN ADMINISTRATIV A~·'Recibe la documentación y mediante proveído deriva al Área de Contrataciones para el registroel Sistema de Contrataciones Estatales - SICOES{para montos mayores a Bs20.000) medianteelformulario 400 y elabora el memorando

<20. ÁREA ·-CONTRATACIONES:

Procede dé la siguiente manera: "a) 'Registra en el Sistema de Contrataciones Estatales SICOES los resultados del procesode 'Contratación Directa 'por montos mayores a Bs20.ÓOO(Veinte Mil 00/100 Bolivianos), en'pl~(js establecidos de acuerdo a normativa vigente, computables a partir de la ,fecha deformalización del contrato. ' ,b) , Elabora él Memor~dd de Resporisable de Recepción o Comisión de Recepción, segúncorresponda poniendo en consideración del RPCDpara su firma y posterior notificación

21.' RES~NSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIpN DI~CTA (RPCD)Revisa la documentación Jemitida -y procede con la ap~obación firmando el proyecto dememorando de Fiscal y Supervisor," así como .Ia designaCian de la comisión de recepción

. "provisional y definitiva de acuerdo al avance de la obra.

'22. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA: - .'Mediante proveído deriva al Area de Contrataciones para la respectiva. notificación de losmemorándums .de- FIscal y Supervisor,' así como de la comisión de recepción provisional ydefinitiva de acuerdo al avance' de la obra. si el/los mismos se encuentran en el campamentode _SanBuenaventura se remitirá al enlace correspondiente.

23. CONTRATISTA.I"ENlPlmSA CQNT~TISTA:' "Finaliza la obra de acuerdo al avance por planilla establecido' en el contrato y especificacionestécnicas, posteriormente remite la factura mediante nota 'por veiitanilla única dirigirá a laGerencia General. .

GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA"Toma conocimiento de la documentación remitida por el proveedor y lo remite al responsablede recepción o comisión de recepción para la emisión del informe de confor.midad 'o,disconformidad.

,CO~ISIÓN D& RECEPCIÓN PR()\1ISIONALjDEFINITIVA ,Verifica .que la obra esté de acuerdo a las Características' establecidas en el contrato yespecificaciones técnicas, así 'mismo' tiene como respaldo los informes técnicos- de lasupervisión de obra.ydel fj~cal-deobra, posteriormente se emite:


- ~_.

• ",,-

Empresa Azucarera San Buenaventura• El acta dé recepción provisional• El acta de recepción definitiva ,

Posteriorm~nte se emite el.acta de recepción e informe de conformidad al RPCD con todos losantecedentes yamencionados en un plazo. no mayor a 10 días hábiles de haber recibido ladocumentación de la empresa. -. -. '_,Coordina con el Área de, Activo Fijos para realizar el registro fisico (activación) de la obracorrespondiente, de manera inmediata y de acuerdo ala naturaleza deja obra.

:26. RESPONSABLE DEL PROCESO·DE CONTRATACIÓN DIRECTA (RPcD)Toma conocimiento del informe' de conformidad, verifica ,y revisa S1 cuenta con- ladocumentación solicitada y lo remite 8J Área de Contrataciones por conducta regular, para elcierre del proceso de contratación en el SICOES (para montos mayores a Bs20:000).

27. ÁREA - CONTRATACIONES:, .Recepciona la carpeta de contrataciones, cierra el proceso de contratación en el SICOES (paramontos mayores a Bs20.000), de acuerdo al.manual del SICOES revisa y realiza el archivo detodo el proceso de contratación ".

Posteriormente procede .,'con el archivo y custodio del proceso de contratación, y remite elinforme de conformidad con 'Jos antecedentes. en' fotocopias simples a la' DirecciónAdministrativa para fines de pago,

28. DIRECCIÓNADMIl'(lSTRATIVARevisa y remite Ics antecedentes -a la Gerencia Administrativa Financiera para proceder con elpago. -' -. _".

29. GERENCIA ADMINISTRATWA FINANCIERARevisa y remite el proceso de contratación a la Dirección Financiera para fines de pago deacuerdo a normativa 'vigente.

30. OTRA~ CQNSIDERACIONES

1. En caso de que la empresa proveedora/proveedor incumpliera con la presentación dedocumentos requeridos en la invitación dentro del plazo previsto en dicho documento, el áreade contrataciones emitirá una riota interna a la Unidad Solicitante vía el Responsable DelProceso De Contratación Directa (RPCD)-irlformimdo, sobre el incumplimiento de plazos de laempresa/proveedor-referente a ía: presentación de documentos; para fines de registro, en unplazo de 5 días hábiles. - _' .

11. En caso de que la empresa proveedora/ proveedor .incumpliera en la entrega de la obra ..u otrorequerimiento de la EASBA solicitado en el Contrato dentro del plazo previsto en dichosdocumentos, la-Comisión de Recepción emitirá la siguiente documentación:

a.. Emitirá un informe técnico de Disconformidad en estricto apego a lo. requerido alcontrato y disposiciones legales correspondientes.

III. Se remitirá el FQRMULARlODE LA DECLARACIÓNJURADA SOBRE I_NFORMACIÓNDELPROCESO DE CONTRATACIÓN.DIRECTAEN EMPRESAS PÚBLICASDELNIVEL CENTRALD~L ESTADO con los .respaldos requeridos por la Subcontrruoda de Empresas ~Públicas _(SCEP)de acuerdo a riormativa vigente. .

IV. Los documentos requeridos en el presente 'll1anual son enunciativos y no limitativos,pudiendo requerir documentación complementaria en caso de ser necesario

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V. En 'caso de omisión, contradicción y/o confusión, se aplicará la normativa vigente. en elordenamiento-jurídíeo y administrativo con preferencia al presente manual .

Manual de Procedimientos

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE - , PROVISIÓN,DE SERVICIOS, · montos mayores ~Bs20.000), de acuerdo...

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