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Manual de Cartera COLPROMED SAS 1
Manual De Procedimiento De Cartera Empresa Colpromed Sas
Karen Julieth Vega Barrios
Id 266657
Faculta Ciencias Económicas, Administrativas y Contables
Universidad Cooperativa De Colombia
Bucaramanga
2019
Manual de Cartera COLPROMED SAS 2
Manual De Procedimiento De Cartera Empresa Colpromed Sas
Karen Julieth Vega Barrios
Id 266657
Maryuris Valderrama Franco
Faculta Ciencias Económicas, Administrativas y Contables
Universidad Cooperativa De Colombia
Bucaramanga
2019
Manual de Cartera COLPROMED SAS 3
Resumen
La presente investigación tiene como propósito, realizar la elaboración de un manual de
procedimientos de cartera para el departamento de crédito y cobranza de COLPROMED SAS,
implementando procesos que mejoren el funcionamiento de las actividades; entre los cuales se
encuentra el buen recaudo y la disminución de riesgos en la cartera.
Manual de Cartera COLPROMED SAS 4
Contenido
Pág.
Resumen .......................................................................................................................................... 3
1. Introducción ................................................................................................................................ 7
2. Justificación ................................................................................................................................ 7
3. Aspectos Generales de la Empresa ............................................................................................. 8
3.1 Reseña Histórica ....................................................................................................................... 8
3.2 Misión ..................................................................................................................................... 10
3.3 Visión ...................................................................................................................................... 11
3.4 Políticas Empresariales ........................................................................................................... 12
4. Aspectos Generales .................................................................................................................. 13
4.1 Objetivos ................................................................................................................................. 13
4.1.1 Objetivo General .................................................................................................................. 13
4.1.2 Objetivo Especifico ............................................................................................................. 13
5. Identificación y Estudio Del Entorno ....................................................................................... 15
5.1 Entorno Económico ................................................................................................................ 15
5.2 Entorno Político ...................................................................................................................... 16
5.3 Entorno Financiero.................................................................................................................. 17
6. Diagnóstico de Cartera .............................................................................................................. 18
6.1 Análisis por Volumen de Cliente ............................................................................................ 18
6.2 Análisis por Edades................................................................................................................. 20
7. Programa de Cartera y Crédito ............................................................................................... 21
7.1 Políticas para las Operaciones de Gestión de Cartera ............................................................. 21
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7.2 Metodología del Gestor de Cartera ......................................................................................... 22
7.3 Procedimiento de Cobro Perjuicio .......................................................................................... 23
7.4 Procedimiento de Cobro Jurídico............................................................................................ 23
8. Políticas de Crédito ................................................................................................................... 24
8.1 Política de Crédito para Clientes Antiguos ............................................................................. 24
8.2 Procedimiento para Solicitud y Aprobación de Créditos Nuevos .......................................... 24
9. Conclusiones ............................................................................................................................. 25
10. Bibliografía ............................................................................................................................. 26
11. Anexos .................................................................................................................................... 27
Lista de Graficas
Pág.
Gráfica 1. Identidad y Estructura de la Empresa................................................................ 9
Gráfica 2. Organigrama ..................................................................................................... 10
Gráfica 3. Valores Corporativos ....................................................................................... 11
Gráfica 4. Mapa de Procesos ............................................................................................. 14
Gráfica 5. Porcentaje por Volumen de Cliente ................................................................ 19
Gráfica 6. Cartera por Edades COLPROMED S.A.S ....................................................... 21
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Lista de Tablas
Pág.
Tabla 1. Análisis por Volumen de Cliente ........................................................................ 18
Tabla 2. Relación de Cartea por Edad COLPROMED SAS ............................................. 20
Lista de Anexos
Pág.
Anexo 1. Formato Registro Llamadas a Clientes.............................................................. 27
Anexo 2. Formato Carta Cobro Administrativo ................................................................ 28
Anexo 3. Formato Carta Cobro Prejuridico ...................................................................... 29
Anexo 4. Formato Cartera Entregado a Terceros.............................................................. 30
Anexo 5. Formato Lista de Chequeo para Aprobación de Crédito ................................... 31
Manual de Cartera COLPROMED SAS 7
1. Introducción
Nos encontramos en un mundo empresarial, bastante exigente, donde en los últimos años
la competitividad es un factor muy importante, es vital buscar los mejores medios y las formas
de llegar a los diferentes mercados.
Colpromed sas es una empresa líder en el mercado farmacéutico a nivel nacional, el cual
ha logrado sus objetivos con dedicación, dándose a conocer como una empresa responsable y
puntual; se caracteriza por distribuir medicamentos de muy buena calidad comprando sus
productos directamente a los laboratorios.
Colpromed sas, carece de lineamientos, reglas y políticas que rijan los créditos y cobros
de los mismos, dado lo anterior se procede a realizar un manual de cartera; el cual va desde un
estudio de la cartera actual hasta la elaboración de nuevos procedimientos; para que las personas
encargadas del departamento de cartera de la empresa puedan cumplirlos y mejorar la dinámica
del recaudo.
2. Justificación
Se hace necesario que la empresa aplique unos procedimientos que faciliten el control y
gestión de cartera dado que financieramente el rubro de cuentas por cobrar conforma el 22,84%,
las cuales son derivadas de las ventas a crédito. Participación relevante que obliga a la entidad a
formular una propuesta de gestión de recaudo y de esta manera cumplir con sus pasivos a corto
y largo plazo de la mejor manera.
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3. Aspectos Generales de la Empresa
3.1 Reseña Histórica
Colpromed S.A.S nace gracias al espíritu emprendedor del Doctor William Darío
Lizarazo Vega en el año 2002, cuando apoyado por la experiencia de su padre en el sector
farmacéutico decide fundar la empresa. La primera oficina abre sus puertas en el barrio cabecera
en la ciudad de Bucaramanga, al ver su evolución y crecimiento decidió mudarse al Parque
Industria Provincia de soto I, sede en la que se encuentra ubicada actualmente
Colpromed S.A.S es una empresa santandereana, dedicada a la comercialización y
dispensación de medicamentos, la cual a través de los años se ha preocupado por mantener los
más altos estándares de calidad en la prestación de sus servicios lo que le ha permitido
posicionarse como una de las comercializadoras más importantes de Colombia gracias a su
compromiso con la eficiencia, calidad y confiabilidad de sus productos, caracterizándose por
contar con un recurso humano calificado, el cual contribuye a la realización de los proyectos y
objetivos de la empresa basados en la mejora continua de sus procesos.
Actualmente cuenta con 3 sedes y con un total de 45 empleados.
SEDE PRINCIPAL: Cra. 32W # 71-36 Bodega 24 Provincia de Soto 1, Barrio El
Porvenir. Bucaramanga
Teléfono: (7) 6379999
SEDE BARRANQUILLA: Cra. 52 # 74-73 Barrio El Prado, Barranquilla
Teléfono: (5) 3601638- 3581400
SEDE BOGOTÁ: Calle 20A # 44-60 Puente Aranda, Bogotá
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Gráfica 1. Identidad y Estructura de la Empresa
Obtenido de: COLPROMED SAS
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Gráfica 2. Organigrama
Obtenido de: COLPROMED SAS
3.2 Misión
COLPROMED SAS es una empresa dedicada al mejoramiento continuo de los procesos
inherentes a la comercialización y distribución de productos, su objetivo es brindar siempre el
mejor servicio, buscando satisfacer las necesidades de sus clientes. Apoyada en proveedores de
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excelente calidad, un trabajo en equipo con personal idóneo y recurso humano comprometido,
competente y ético.
3.3 Visión
Para el 2022, COLPROMED SAS será reconocida a nivel nacional e internacional, como
una de las primeras y mejores comercializadoras y distribuidoras de productos, por su ética de
trabajo, su calidad humana, su compromiso de entrega y responsabilidad en el ofrecimiento,
cumplimiento y prestación de sus servicios
Gráfica 3. Valores Corporativos
Obtenido de: COLPROMED SAS
Manual de Cartera COLPROMED SAS 12
3.4 Políticas Empresariales
Política de Calidad
Nuestro compromiso es satisfacer los requisitos y expectativas de nuestros clientes,
mediante los servicios de comercialización, distribución y dispensación de productos
farmacéuticos de óptima calidad, de acuerdo con las especificaciones pactadas, con un excelente
y oportuno servicio al cliente, apoyados en proveedores altamente calificados, personal
competente y una infraestructura adecuada, en la búsqueda permanente de la mejora
organizacional y la consolidación en el mercado.
Política de compras
Las políticas de compras de COLPROMED SAS, está enfocada en conocer a fondo el
entorno de la industria farmacéutica, aprovechando la oportunidad de negocio con sus
proveedores y buscando siempre los mejores descuentos, precios, calidad, plazos de entrega,
capacidad técnica.
Política de ventas
COLPROMED SAS, tiene como política un trato diferencial a sus clientes, a los cuales
les brinda un excelente servicio, calidad y condiciones de pago acorde a sus necesidades. Para
los clientes fuera de la ciudad se despacha sin ningún costo de fletes siempre que cumpla con la
cantidad mínima de entrega.
Política de entrega
Manual de Cartera COLPROMED SAS 13
COLPROMED SAS ha establecido una política de entrega, en el cual sus pedidos deben
ser despachados máximo a los 3 días siguiente de la recepción del mismo y el transporte será
cubierto por la empresa
4. Aspectos Generales
4.1 Objetivos
4.1.1 Objetivo General
Realizar un diagnóstico del estado actual de la cartera de Colpromed sas, con base en ello
elaborar un manual de cartera que contenga procesos, políticas y planes de acción para con los
créditos.
4.1.2 Objetivo Especifico
Definir por segmentos el mercado, tamaño de la empresa, zona geográfica que posee
colpromed sas.
Elaborar un reglamento para el momento del crédito (solicitud de compra, solicitud de
crédito, aprobación o rechazo, pagos etc...)
Manual de Cartera COLPROMED SAS 14
Gráfica 4. Mapa de Procesos
Fuente: Autor del proyecto
FACTURACION
DE PEDIDO
GESTION
GERENCIAL
EMPAQUE
ALISTAMIENTO
DE ORDEN DE
COMPRA
CALL CENTER –
RECEPCION DE
ORDEN DE
COMPRA
DESPACHO
SELECCIÓN
DE
PRODUCTOS
VENTAS LOGISTICA Y
DISTRIBUCION COMPRAS
TALENTO
HUMANO CONTABILIDAD
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5. Identificación y Estudio Del Entorno
5.1 Entorno Económico
Las condiciones comerciales dentro de las cuales la empresa opera, cambian en forma
constante, haciendo al mismo tiempo, más difícil y más desafiante para los administradores
financieros el reunir información, implementar decisiones, monitorear sus impactos y revisar las
decisiones a la luz de nuevas expectativas. En cierta medida, las cambiantes condiciones
económicas son generadas internamente por la empresa y sus productos, en la medida que éstos
pasan por etapas de desarrollo que se asemejan a la vida biológica para las empresas se denomina
el Ciclo de vida del producto, o el ciclo de vida de la empresa, o el ciclo de vida de la industria.
Otros cambios son generados por los flujos y reflujos de la actividad económica, representada
por los estados más estándares de recuperación, prosperidad, recesión y depresión.
Las expansiones y contracciones de la actividad económica son inherentes al sistema
económico – más si pertenecen al tipo occidental, basado en la libertad de empresa y de mercado
– y afecta a diferentes economías y sus sectores a diferente intensidad.
Tales ciclos económicos son causados por desbalances crónicos en la demanda y oferta
agregadas que se originan internamente o externamente en la economía y que pueden emanar de
fuentes que pueden ser económicas o no económicas. En algunos casos, estos orígenes no
económicos pueden ser pesquisados hasta llegar a cambios en las políticas fiscales o a políticas
monetarias del Banco Central. A veces, también los desbalances entre oferta y demanda se
manifiestan, asimismo, en la forma de inflación aguda, cuya presencia crónica, y sistemática
propagación, se ha difundido malignamente en las economías occidentales en la época de los
Manual de Cartera COLPROMED SAS 16
años 70 y ha puesto de rodillas a las economías de las naciones subdesarrolladas o en vías de
desarrollo. (Janneth Thompson, 2009)
5.2 Entorno Político
El entorno político de una empresa hace referencia al contexto institucional que existe en
la sociedad en la que opera una determinada empresa. Este contexto influye en el funcionamiento
y la viabilidad de las empresas. Se trata de un elemento externo a la empresa; por tanto, no puede
controlarlo.
Sin embargo, dependiendo del tamaño de la empresa o de su sector de actividad, esta
puede llegar a influir sobre su entorno político. Se produce así una interrelación entre el entorno
político y la empresa. El análisis del entorno político es fundamental a la hora de elaborar el plan
estratégico de cualquier proyecto empresarial. El ambiente político de una
determinada sociedad puede variar y las empresas deben estar preparadas para hacer frente a los
posibles efectos que esto pueda provocar en el desarrollo de su actividad.
Este entorno se puede analizar desde dos ejes: la estabilidad política y las expresiones de
poder que se acaban traduciendo en leyes, resoluciones, decretos, ordenanzas, etc. Es por ello
que, dada la importancia que tiene la legislación vigente en este entorno, la mayoría de autores se
refieren a este como el entorno político-legal.
Los principales actores de este entorno son las agencias gubernamentales, los partidos
políticos y los grupos de presión. En función de su actuación se puede decir que fomentan o
limitan al sector empresarial.
Manual de Cartera COLPROMED SAS 17
El entorno político, junto al económico, socio-demográfico y tecnológico (PEST),
conforman el microambiente o entorno general de una empresa. Entre estas macro variables,
algunos autores también incluyen el entorno medioambiental. (Lifeder, 2018)
5.3 Entorno Financiero
La situación financiera de las organizaciones y de cada una de las personas no se
encuentra aislada de su ambiente sino que se ve afectada por la misma y es aquí donde nace el
concepto de entorno financiero.
Son tres los aspectos que definen el entorno financiero: La inflación, la devaluación y las
tasas de interés. Cada uno de estos elementos está ligado a los otros y suelen definirse de igual
manera para un mismo entorno geográfico, generalmente un país, aunque pudiera afectar
regiones completas con la misma moneda y políticas financieras unificadas.
El crecimiento o el decrecimiento económico de un país dependen en gran manera
del entorno financiero. Cuando el entorno es favorable las empresas pueden invertir con menor
riesgo, por lo que las inversiones suelen ser más, por otro lado, cuando no es el adecuado las
inversiones presentan un nivel de riesgo mucho mayor por lo que las inversiones por parte de los
empresarios suelen disminuir. De manera similar, en un entorno financiero inadecuado, las
personas no poseen poder adquisitivo por lo que no son capaces de comprar muchos de los
productos y/o servicios que las empresas ofrecen. (Fergus, 2011)
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6. Diagnóstico de Cartera
6.1 Análisis por Volumen de Cliente
A continuación, se muestra un estudio de cartera realizado a la empresa el día 28 de
agosto de 2018.
Tabla 1. Análisis por Volumen de Cliente
Clientes Total Cuenta Por Cobrar Porcentaje %
CLIENTE 1 $ 3.594.062.513 39,43%
CLIENTE 2 $ 839.176.567 9,21%
CLIENTE 3 $ 13.182.000 0%
CLIENTE 4 $ 1.212.000 0%
CLIENTE 5 $ 2.022.000 0%
CLIENTE 6 $ 4.495.000 0%
CLIENTE 7 $ 1.015.000 0%
CLIENTE 8 $10.631.000 0%
CLIENTE 9 $ 111.625.748 1%
CLIENTE 10 $ 5.838.000 0%
CLIENTE 11 $ 284.613.703 3%
CLIENTE 12 $ 28.284.071 0%
CLIENTE 13 $ 628.229.257 7%
CLIENTE 14 $ 8.287.000 0%
CLIENTE 15 $ 71.326.542 1%
CLIENTE 16 $ 18.324.515 0%
CLIENTE 17 $ 2.565.000 0%
CLIENTE 18 $ 669.424.206 7%
CLIENTE 19 $ 336.809.258 4%
CLIENTE 20 $ 238.409.203 3%
CLIENTE 21 $ 566.993.200 6%
CLIENTE 22 $ 444.780.074 5%
CLIENTE 23 $ 80.584.445 1%
CLIENTE 24 $ 1.154.152.660 12,66%
TOTAL CARTERA 9.116.042.962 100%
Obtenido de: COLPROMED SAS
Manual de Cartera COLPROMED SAS 19
Gráfica 5. Porcentaje por Volumen de Cliente
Fuente: Autor del proyecto
Como se puede observar los clientes 1, 2 y 24, poseen el 61,3% de la cartera de
Colpromed Sas, y a pesar que estos clientes a la fecha han presentado un buen comportamiento
de pago, es importante que la empresa sea cuidadosa y preste la máxima atención, puesto que no
solo son clientes potenciales y pueden abandonar la empresa e irse a la competencia, sino que
también del buen comportamiento de pago de este cliente, depende la liquidez de la empresa.
0,00%
5,00%
10,00%
15,00%
20,00%
25,00%
30,00%
35,00%
40,00%
45,00%C
LIEN
TE 1
CLI
ENTE
2
CLI
ENTE
3
CLI
ENTE
4
CLI
ENTE
5
CLI
ENTE
6
CLI
ENTE
7
CLI
ENTE
8
CLI
ENTE
9
CLI
ENTE
10
CLI
ENTE
11
CLI
ENTE
12
CLI
ENTE
13
CLI
ENTE
14
CLI
ENTE
15
CLI
ENTE
16
CLI
ENTE
17
CLI
ENTE
18
CLI
ENTE
19
CLI
ENTE
20
CLI
ENTE
21
CLI
ENTE
22
CLI
ENTE
23
CLI
ENTE
24
PORCENTAJE %
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6.2 Análisis por Edades
En el siguiente análisis se muestra las edades de la cartera de COLPROMED SAS a partir
de la fecha de expedición de factura.
Tabla 2. Relación de Cartea por Edad COLPROMED SAS
Obtenido de: COLPROMED SAS
Manual de Cartera COLPROMED SAS 21
Gráfica 6. Cartera por Edades COLPROMED S.A.S
Fuente: Autor del proyecto.
COLPROMED SAS tiene una rotación promedio de cartera de 30 y 60 días, sin embargo
la cartera en mora (mayor a 61 días), tiene una participación del 3% . La cartera que supera los
180 días se encuentra en cobro jurídico.
7. Programa de Cartera y Crédito
7.1 Políticas para las Operaciones de Gestión de Cartera
Para realizar una buena gestión de cartera el encargado tendrá en cuenta las siguientes
políticas que regirán este procedimiento:
50% 47%
2%
0%
1%
CARTERA POR EDADES COLPROMED SAS
MENOS DE 30 DIAS
30 A 60 DIAS
61 A 90 DIAS
91 A 180 DIAS
MAS DE 180 DIAS
Manual de Cartera COLPROMED SAS 22
Debido a que la empresa colpromed sas posee cuentas por cobrar a diferentes plazos el
gestor de cartera deberá realizar un seguimiento semanal a la gestión de cobro.
La gestión de cartera siempre tendrá una posición y actitud de negociar o conciliar para
evitar el paso al cobro jurídico.
El gestor de cartera deberá mantener actualizada la base de datos de los clientes.
Para la línea de crédito es necesario que la gerencia autorice los montos a financiar.
7.2 Metodología del Gestor de Cartera
El gestor de cartera deberá realizar diferentes acciones operativas las cuales son:
Las llamadas a los clientes deberán realizarse los días viernes de cada semana, buscando
el horario oportuno para comunicarse directamente con el personal encargado de pagos;
para esto debe diligenciar el formato.
Cuando un cliente se encuentre en mora, se enviará carta de cobro en documentos físico y
por correo electrónico, en el cual se recordará las fechas de pago, las facturas vencidas y
valores pendientes por recaudar.
Manual de Cartera COLPROMED SAS 23
7.3 Procedimiento de Cobro Perjuicio
Se aplicará cobro pre jurídico cuando pasen 60 días de vencimiento de la factura.
Se enviará carta firmada por el jurídico de la empresa informando la morosidad del
cliente y la intención que tiene la compañía de no llegar a otra instancia que pueda
perjudicarlo.
Se puede establecer acuerdos de pago con el cliente, dejando la claridad de no poder
incumplirlo, ya que esto generará cobro jurídico.
7.4 Procedimiento de Cobro Jurídico
El gestor de cartera procederá a aplicar cobro jurídico si la factura supera 120 días de
vencimiento
Se procederá a entregar todos los documentos al abogado contratado por la empresa,
quien hará lo correspondiente para recuperar la deuda.
Una vez la cartera este en cobro jurídico, la única persona autorizada para establecer
acuerdos será el abogado del caso.
Manual de Cartera COLPROMED SAS 24
8. Políticas de Crédito
8.1 Política de Crédito para Clientes Antiguos
A medida que el cliente tenga un buen comportamiento de pago, se irán incrementando
los cupos de crédito.
Los cupos serán aprobados por la gerencia.
El cliente deberá cumplir con lo requerido por el gestor; las personas naturales y jurídicas
deberán presentar Rut, cámara de comercio, referencias comerciales, estados financieros
de los dos últimos periodos, junto con las declaraciones de renta.
8.2 Procedimiento para Solicitud y Aprobación de Créditos Nuevos
Cuando el encargado de ventas quiera realizar una venta a crédito para un
cliente nuevo se procederá a realizar una evaluación que se hará de la siguiente
manera:
Se deberá estudiar la antigüedad del negocio y se solicitará los documentos
correspondientes.
Es importante corroborar la seriedad y formalidad del establecimiento, se
podrá visitar el lugar y consultar las referencias comerciales.
El gestor de cartera evaluara el riesgo y enviara el formato de solicitud de
crédito al cliente para su diligenciamiento.
Manual de Cartera COLPROMED SAS 25
El cliente debe presentar el formato debidamente diligenciado y adjuntar
los documentos previamente solicitados
El gestor de cartera junto con el gerente serán los encargados de tomar la
decisión de otorgar el crédito
Si la decisión es negativa se procederá a llamar al cliente.
Si la solicitud de crédito es aprobada se debe llamar al cliente e informarle
de la decisión, para empezar las nuevas relaciones comerciales.
9. Conclusiones
Después de realizar un estudio a la cartera y los procedimientos de cobro que tiene
Colpromed Sas, es oportuno resaltar el buen comportamiento de esta cartera, ya que su
morosidad es muy baja y se encuentra en cobro jurídico.
También es necesario indicar que la empresa tiene un gran porcentaje de sus ventas,
dirigido a tres únicos clientes, situación que presenta riesgo en la disminución de sus ventas
cuando alguno de ellos decida retirarse; por tanto aunque la empresa busque fidelizarlos debe
abrir nuevos mercados, nuevos segmentos que le permitan obtener más clientes e incrementar los
ingresos y evitar al máximo impactos negativos con la salida de sus clientes.
Manual de Cartera COLPROMED SAS 26
10. Bibliografía
Camara de Comercio Medellin. (s.f.). Recaudo de cartera efectivo. Obtenido de
http://herramientas.camaramedellin.com.co/Inicio/Buenaspracticasempresariales/Bibliote
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empresa.html
Lifeder, C. R. (29 de Junio de 2018). Lifeder. Recuperado el 26 de Enero de 2019, de Entorno
Político de una Empresa: Variables y Ejemplos: https://www.lifeder.com/entorno-
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UNITECNOLOGICA. (s.f.). Obtenido de
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Universia Costa Rica. (4 de Septiembre de 2017). Tipos de investigación: Descriptiva,
Exploratoria y Explicativa. Obtenido de
http://noticias.universia.cr/educacion/noticia/2017/09/04/1155475/tipos-investigacion-
descriptiva-exploratoria-explicativa.html
Manual de Cartera COLPROMED SAS 27
11. Anexos
Anexo 1. Formato Registro Llamadas a Clientes
Manual de Cartera COLPROMED SAS 28
Anexo 2. Formato Carta Cobro Administrativo
Manual de Cartera COLPROMED SAS 29
Anexo 3. Formato Carta Cobro Pre jurídico
Manual de Cartera COLPROMED SAS 30
Anexo 4. Formato Cartera Entregado a Terceros
Manual de Cartera COLPROMED SAS 31
Anexo 5. Formato Lista de Chequeo para Aprobación de Crédito