MANUAL DE PROCEDIMIENTO -AbsysNET - Inicio · que no han recibido formación sobre el uso de ......

RED DE BIBLIOTECAS DE ARAGÓN

MANUAL DE PROCEDIMIENTO – AbsysNET-Inicio -

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MANUAL DE PROCEDIMIENTO

-AbsysNET - Inicio -



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1. INTRODUCCIÓN

Esta guía tiene como objetivo orientar en el uso de Absysnet a nuevos trabajadores

que se incorporan a alguna de las bibliotecas de la Red de Bibliotecas de Aragón y

que no han recibido formación sobre el uso de este programa.

Se dan las pautas básicas para trabajar en este programa. Esta información se ha de

completar con diferentes manuales de procedimiento (Gestión de Lectores,

Catalogación de monografías, etc.) disponibles en el escritorio de AbsysNET

absys NET (Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria) es una aplicación diseñada

para funcionar en un entorno web.

¿CÓMO ENTRAR EN ABSYSNET?

Se inicia absys NET desde Internet Explorer accediendo a la dirección url establecida

http://benasque.aragob.es/abnetc/inicio.htm ; en ese momento aparecerá la ventana

inicial de la aplicación. Lo primero que se necesita para acceder a Absysnet es un

usuario y una contraseña que se proporcionará a través de la Sección de Bibliotecas



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¿CÓMO SALIR DE ABSYSNET?

Para desconectarse de absys NET la forma más idónea es

2. ESCRITORIO

Al entrar en el programa, estaremos en el Escritorio, para acceder a cualquiera de sus

funciones. Hay dos botones: aceptar o validar y cerrar sin guardar



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En la izquierda de la pantalla, encontramos los diferentes módulos de trabajo

(Catálogo, Lectores…), que veremos más detalladamente, pinchando encima

podemos acceder a ellos.

En el Escritorio tenemos la opción Mensaje, que permite mandar y recibir mensajes

entre usuarios del programa. Normalmente se usa para avisos, tales como si no se va

a poder servir documentos de préstamo en red, etc.

Para mandar un mensaje a un usuario concreto damos a “+” (añadir), ponemos el

nombre del usuario, etc, y damos a aceptar. Cuando el compañero inicie la sesión de

trabajo tendrá en su escritorio el mensaje de aviso de su compañero.

Si queréis mandar un mensaje a todos los usuarios de la red tenéis que enviar un

correo a [email protected] y desde allí lo notificaran a todos los usuarios.

Para leer un mensaje, damos en el primer botón, “Mostrar detalles del mensaje”. Para

responder a un mensaje, desde el botón “Responder al mensaje” (un sobre).



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Desde Enlaces recomendados accedemos a toda la documentación de la Red:

manuales de catalogación, políticas de préstamo, etc.

En la parte superior derecha encontramos el botón Ayuda, desde aquí accedemos a

una información muy completa del funcionamiento de Absysnet



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La información que se abre estará relacionada con el módulo en el que estemos

trabajando en ese momento. Puede ser muy útil, pero hay que tener en cuenta que es

el funcionamiento del programa lo que se explica en esta ayuda, y que algunos

procedimientos de trabajo en la Red pueden variar o hacerse de forma diferente.

La zona de Notas sirve para recordarnos alguna tarea pendiente y de esta manera

cada vez que entremos a trabajar tendremos la descripción de la nota visible.

3. CATÁLOGO.



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Entramos desde Acceso al catálogo.

En la parte de arriba del programa nos dice dónde estamos y qué estamos haciendo:

CATÁLOGO / BUSCAR. Puede ocurrir que tengamos abiertos varios módulos o

aplicaciones del programa, si es así, en la parte de abajo, las veremos y pinchando

podemos volver a ellas.

Para cerrar un módulo con la “x” roja de la parte superior derecha:

Los botones que están debajo del anterior sirven para validar una operación (verde) o

cancelarla (el rojo):

A continuación nos encontramos con el Área de trabajo, que son las distintas bases de

datos del programa. Por defecto nos da CATA, que es el catálogo de la Red de



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bibliotecas. (Otras son AUTO –autoridades-, CANC –cancelados-, etc.). Al lado vemos

un desplegable, que por defecto nos da Registros de mi sucursal, es decir, selecciona

dentro de CATA, los registros bibliográficos que tienen ejemplares de mi sucursal, con

lo que podemos decir que es el catálogo de mi biblioteca (normalmente sucursal y

biblioteca coinciden, excepto las bibliotecas con varias sucursales).

Si queremos saber si un documento ya está catalogado en otras bibliotecas lo

buscamos en Todos los registros de la red.

Búsqueda en registros bibliográficos

La búsqueda puede ser Experta, que es la que da el programa por defecto, y ahí

podemos buscar por autor, título, ISBN, editorial, año, notas..., es decir prácticamente

la totalidad del registro bibliográfico, además se pueden haciendo combinaciones.

Normalmente no es necesario poner “y” entre un término y otro, ya que el programa lo

da por defecto.

Una vez introducidos los términos por los que queremos hacer la búsqueda, damos

“intro” y nos muestra el resultado de la búsqueda, dividido en varias columnas:



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Etapas corresponde con el número de la búsqueda.

En Documentos, nos dice el número de documentos que se han encontrado en la

búsqueda. Para visualizarlos o bien pinchamos en la franja azul claro o pinchamos el

botón de la lupa.

También podemos ver un listado de los documentos buscados con el botón siguiente:

Ocurrencias es el número de veces que aparecen los términos de búsqueda en los

documentos recuperados.

Además tenemos la opción de hacer búsqueda Asistida, si bien es más práctica la

experta.



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Si pinchamos en la pestaña de Ejemplares, se nos abre la posibilidad de buscar por

ejemplares. Desde aquí podemos hacer diferentes búsquedas: por código de barras,

localización, signaturas, etc. dependiendo de lo que necesitemos.

En el Manual de catalogación de monografías se explica detalladamente el

procedimiento que debemos seguir cuando llega un documento a nuestra biblioteca y

tenemos que introducirlo en la base de datos: para lo que tendremos que comprobar si

el registro bibliográfico está ya en la base de datos CATA y los pasos a seguir en las

diferentes situaciones.

Para añadir ejemplares , una vez localizado el registro bibliográfico del que queremos

colgar nuestro ejemplar, damos Añadir (botón rojo), se nos abre un desplegable que

debemos rellenar (véase el Manual de gestión de ejemplares ) y lo grabamos dando

al botón verde de validar (parte superior derecha)

4. LECTORES

En este módulo se crean y gestionan los lectores.

A continuación damos una serie de indicaciones generales para trabajar con este

módulo, pero es imprescindible consultar el Manual de Gestión de lectores

Al entrar en Gestión de lectores por defecto estamos en modo búsqueda:



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• Podemos buscar un lector de diferentes formas, las más exactas son por nº de

lector o DNI, pero también se puede buscar por apellidos (ver Manual)

• Para iniciar la búsqueda también usaremos el botón de la lupa.

• Para añadir un nuevo lector damos al “+” y se rellenan los campos siguiendo

las instrucciones del citado manual.

• Para modificar los datos de un lector damos al botón del lápiz.

• Para cambiar un nº de lector pulsamos el botón “Transferir”

• Para renovar un lector caducado o a punto de caducar “Renovar”

Estas operaciones se deben terminar dando al botón verde para validar.

5. CIRCULACIÓN

5.1. Antes de poder realizar préstamos hay que definir previamente la política de

préstamos , es decir, hay que definir qué tipos de lectores tienes, qué tipos de

documentos hay en tu biblioteca y qué documentos puede llevarse cada usuario.



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La introducción de esta información es obligatoria para poder poner en marcha el

módulo de préstamo, y está dividida en 4 partes: préstamos a domicilio, préstamos en

sala, peticiones de préstamo y reservas

• “Nº máximo de préstamos en la sucursal”: nº máximo de ejemplares, de la

sucursal del ejemplar donde se está prestando, que un lector puede tener en

su poder a la vez cuando corresponda a esta política de préstamos.

• “Nº máximo de préstamos en la biblioteca”,:nº máximo de ejemplares, de la

biblioteca del ejemplar donde se está prestando, que un lector puede tener en

su poder a la vez cuando corresponda a esta política de préstamos.

• “Nº máximo de préstamos en la Red” : nº máximo de ejemplares, de toda la

red, que un lector puede tener en su poder a la vez cuando corresponda a esta

política de préstamos. Es decir, si el lector tiene ya en su poder tantos

préstamos como tiene definido aquí no podrá llevarse más.

• “Permitir si reservado”: se selecciona si se va a permitir que el ejemplar

reservado se preste a otro lector diferente del que tiene hecha la reserva. Si

está opción está seleccionada pero el ejemplar reservado tiene activada la

opción Bloquear préstamo , el préstamo sólo podrá prestarse a otro lector en el

caso de que el usuario bibliotecario tuviera permisos para desbloquearlo. Si la

opción está deseleccionada, sólo podrá prestarse a otro lector en el caso de

que el usuario bibliotecario tuviera permisos para desbloquearlo.

• “Período de préstamo”:se selecciona el tiempo de préstamo que se va a

permitir para la combinación de la sucursal, tipo de ejemplar y tipo de lector

que ha definido en los campos anteriores.El periodo de préstamo se puede

definir por horas o días. También se puede establecer que el préstamo sólo

tenga validez desde el momento que se realiza hasta la hora de cierre de la

biblioteca.

• “Autopréstamo préstamo”. Se selecciona esta opción en el caso de que la

combinación sucursal, tipo de ejemplar y tipo de lector definida sólo se pueda

prestar a través de la máquina de autopréstamo

• “Autopréstamo devolución” se selecciona esta opción en el caso de que la

combinación sucursal, tipo de ejemplar y tipo de lector definida sólo se pueda

devolver a través de la máquina de autopréstamo

• “Nº máximo de renovaciones”:se escribe el número de veces que ese lector

puede renovar el préstamo de un ejemplar.

• “Días máximos de suspensión”:se escribe el número máximo de días, por

ejemplar, que va a durar la suspensión de ese lector



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• “Período de renovación: se escribe el nº de días que va a permitir que un lector

tenga en préstamo un ejemplar después de haber renovado su préstamo.

• “Días antes del final: se escribe cuántos días antes de finalizar el préstamo va

a permitir que éste se pueda renovar

• “Renovación Web”:se selecciona esta opción si desea que los lectores puedan

renovar sus préstamos desde el Web.

• “Días antes de la suspensión: escriba el número de días que quiere que

transcurran antes del comienzo de la suspensión de ese lector.

• “Días de suspensión”:se escribe el número de días de suspensión con los que

va a sancionar a los lectores que se retrasen en la devolución de cada ejemplar

Los días de suspensión se aplican por cada día de retraso y por cada ejemplar

que el lector tenga en su poder fuera de la fecha de préstamo (por ejemplo, sí

en la política de préstamo se ha establecido un día de retraso, cuando el lector

tenga dos ejemplares en su poder y se haya retrasado en la devolución otros

dos días, ese lector estará suspendido un día por cada ejemplar y día

retrasado, es decir, un total de 4 días). Si no desea suspender a los lectores

que retiren los ejemplares conforme a esa política de préstamo, deje este

campo en blanco.

5.2. Préstamos.

Se nos abre la siguiente pantalla, desde la que podemos hacer los préstamos:

Debemos introducir primero el nº de lector y después el código de barras del

documento, con esto queda el préstamo realizado. Los códigos se deben leer con un

lector de códigos de barra para evitar errores.



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Como vemos en la imagen anterior, en la pantalla se refleja toda la información relativa

al préstamo.

5.3. Devoluciones.

Para devolver solamente hay que introducir el código de barras del ejemplar prestado.

Nos pueden salir mensajes informativos del tipo El lector tiene libros sobrepasados,

(damos a aceptar)

5.4. Renovaciones.

También podemos renovar un documento, siempre que éste sea renovable: para ello

debe estar en plazo de renovación, que no esté reservado por otro usuario y que el

lector no esté suspendido…

Esto se puede hacer introduciendo el número del carné del lector y a continuación el

código de barras como si fuese un préstamo.

También podemos pinchar, una vez introducido el lector, en Despliega menú,

pinchamos en Ver Préstamos, y ahí vemos si hay algún documento renovable, ya que

llevan el símbolo de un libro con una flecha circular. Desde ahí podemos renovar de



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uno en uno, pinchado dicho icono o bien podemos dar en Despliega menú a Renovar

todos.

5.5. RESERVAS

Previamente hemos tenido que definir las reservas e n la política de préstamos

• “Nº máximo de reservas” se escribe el número máximo de reservas que un

lector puede mantener a la vez cuando correspondan a esta política de

préstamos.

• “Nº máximo de reservas desde el OPAC ” se escribe el número máximo de

reservas que un lector puede realizar desde el OPAC

• “Período de la reserva” se escribe el número de días que va a dejar que una

reserva esté activa.

• “Límite de entrega” se escribe el máximo número de días que va a permitir que

el lector tarde en hacer el préstamo desde que el ejemplar que tiene en reserva

es devuelto a la biblioteca.

• “Costo ” se escribe la cantidad que el lector tiene que pagar por cada reserva.

• “Sólo ejemplares prestados/reservados" se selecciona esta opción si sólo va a

permitir reservar ejemplares que estén prestados o reservados

• “Convertir en petición” se selecciona esta opción si va a permitir que las

reservas se conviertan en petición a depósito cuando se ha realizado la reserva

en una sucursal diferente a la del ejemplar. Aunque esta opción esté

seleccionada, si la política de préstamos de la sucursal de la reserva no admite

peticiones a depósito, la reserva no se convertirá en petición cuando se

devuelva el ejemplar. La aplicación activará la reserva tal y como ocurre

cuando se trata de una reserva hecha en la misma sucursal del ejemplar.

Aunque esta opción esté seleccionada, si no existe ningún mostrador asociado

a la sucursal de la reserva, cuando se devuelva el ejemplar la reserva no se

convertirá en petición. La aplicación activará la reserva tal y como ocurre

cuando se trata de una reserva hecha en la misma sucursal del ejemplar.

• “Bloquear préstamo" seleccione esta opción si va a permitir que el ejemplar

reservado se preste a otro lector diferente del que tiene hecha la reserva. *Si

está opción está deseleccionada, sólo podrá prestarse a otro lector en el caso

de que el usuario bibliotecario tuviera permisos para desbloquearlo.

• “Multa” se escribe la cantidad establecida como multa en el caso de que el

lector no se lleve en préstamo el ejemplar reservado.



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• “Días de suspensión” se escribe el número de días de suspensión con los que

va a sancionar a los lectores que no se lleven en préstamo el ejemplar

reservado

Reservas.

Desde Circulación podemos ir a Reservas.

Para hacer una reserva (el ejemplar debe estar prestado), damos al “+”, introducimos

el nº de lector, validamos (botón verde). En la pestaña Detalles de la reserva,

añadimos el código de barras del ejemplar que vamos a reservar, la biblioteca del

ejemplar y la sucursal del ejemplar, y en Detalles del ejemplar, rellenamos la casilla de

Autoriz., validamos y ya está hecha la reserva. Cuando devuelvan el ejemplar, saltará

un mensaje avisando de que se ha activo la reserva.

También desde Reservas podemos buscar si un lector tiene una reserva, modificarla

(botón del lápiz) o borrarla (botón de la papelera).

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