MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN...

DIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA MNO80000209

Vigente a partir del 1/09/17

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE CONSULTORÍA

JURÍDICA

DIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA MNO80000209

Vigente a partir del 1/09/17

Propiedad del Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C. Av. Javier Barros Sierra No. 515, 8° Piso, Col. Lomas de Santa Fe, Delegación Álvaro Obregón Ciudad de México, C.P. 01219 Tel. 52-70-12-00 La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Dirección de Consultoría Jurídica, otorgándole el crédito correspondiente.

Vigente a partir de:

Día Mes Año

1 09 2017

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Aprobado/Autorizado Esta página sustituye a la aprobada/autorizada el: Área(s)/Órgano(s) Colegiado(s) Acuerdo(s)/FAC Día Mes Año

Elaboró: MDL

Dirección de Consultoría Jurídica

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Día Mes Año

Revisó: RNHL/AFHH/JEDV/

DBC/EEHH

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE CONSULTORÍA JURÍDICA

Hoja de Autorización

Elaboró

Mtra. Michelle Dagdug Lima Experto Técnico

Rúbrica

Revisó

Revisó

Lic. Ramsés Netzahualcóyotl Hidalgo López Gerente Jurídico Para Deuda Subnacional

Zona Norte

Rúbrica

Lic. Daniel Basurto Caro Gerente Jurídico de Fondeo

Internacional y Tesorería

Rúbrica

Revisó

Revisó

Lic. José Eduardo Díaz Valdés Gerente Jurídico Para Deuda Subnacional Zona

Centro y Sur

Rúbrica

Lic. Ángel Francisco Hernández Hernández

Gerente Jurídico de Proyectos de Agua y Energía

Rúbrica

Revisó

Lic. Edda Esperanza Herrera Hernández Gerente Jurídico de Proyectos de Carreteras y

Transporte

Rúbrica


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Revisó

Lic. Saúl Olivares Ortega Director de Contraloría Interna

Rúbrica

Aprobó

Lic. Octavio Javier Borunda Quevedo Director de Consultoría Jurídica

Rúbrica


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Sección de Control de Cambios

Revisión Página (s) Modificada (s)

Descripción del Cambio Fecha de Emisión

01 Todas Se modificó todo el documento derivado de la nueva estructura organizacional y la inclusión de la actividad de difusión de disposiciones normativas.

Este documento fusiona los siguientes temas: 1.Atención de Solicitudes de Asesoría Jurídica 2.Elaboración de Instrumentos Jurídicos 3.Atención de Solicitudes de Guarda y Custodia 4.Atención de Solicitudes de Devolución de Documentos

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Contenido Sección I. Visión General __________________________________________________ 5

I.1. Objetivo _______________________________________________________________ 5

I.2. Alcance ________________________________________________________________ 5

I.3. Responsabilidades respecto del Manual _____________________________________ 6

I.4. Marco Jurídico y Normativo _______________________________________________ 8

I.5. Instancias de Autorización ________________________________________________ 8

Sección II. Atención de Solicitudes de Asesoría Jurídica _____________________ 9

II.1. Descripción ____________________________________________________________ 9

II.2. Políticas ______________________________________________________________ 10

II.3. Procedimiento de Atención de Solicitudes de Asesoría Jurídica __________________ 13

Sección III. Elaboración de Instrumentos Jurídicos _________________________ 22

III.1. Descripción. __________________________________________________________ 22

III.2. Políticas. _____________________________________________________________ 23

III.3. Procedimiento de Elaboración de Instrumentos Jurídicos. _____________________ 26

Sección IV. Atención de Solicitudes de Guarda y Custodia __________________ 36

IV.1 Descripción ___________________________________________________________ 36

IV.2 Políticas ______________________________________________________________ 37

IV.3 Definiciones ___________________________________________________________39

IV.4 Procedimiento de Atención de Solicitudes de Guarda y Custodia ________________ 40

Sección V. Atención de Solicitudes de Devolución de Instrumentos Jurídicos 47

V.1. Descripción ___________________________________________________________ 47

V.2. Políticas ______________________________________________________________ 48

V.3. Definiciones ___________________________________________________________ 49

V.4 Procedimiento de Atención de Solicitudes de Devolución de Instrumentos Jurídicos _ 50

Sección VI. Anexos ______________________________________________________ 59

VI.1. Tabla de Anexos ______________________________________________________ 59


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Sección I. Visión General

I.1. Objetivo El presente Manual tiene como propósito proporcionar al personal de la Dirección de Consultoría Jurídica:

La metodología a seguir para la atención de solicitudes de asesoría jurídica y el procedimiento para hacer del conocimiento de todo el personal del Banco, las disposiciones legales y administrativas aplicables a las operaciones.

La metodología a seguir para revisar o elaborar instrumentos jurídicos, a través de

los cuales se formalizan las operaciones que celebra el Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C., Institución de Banca de Desarrollo (Banobras o la Institución).

La metodología a seguir para la atención de solicitudes de guarda y custodia que

reciba en este sentido. La metodología para atender las solicitudes de devolución de instrumentos jurídicos,

de guarda y custodia con el fin de realizar una sustitución de garantía, tramitar un juicio litigioso, finiquitar la operación, y cualquier otra situación que requiera la consulta de los Instrumentos Jurídicos.

I.2. Alcance Este Manual de Políticas y Procedimientos aplica a la Dirección de Consultoría Jurídica.


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I.3. Responsabilidades respecto del Manual Responsable Responsabilidad

Director de Consultoría Jurídica

Aprobar este Manual de Políticas y Procedimientos.

Dirección de Contraloría Interna

Revisar el presente Manual en apego al Sistema de Control Interno de Banobras y a la Guía para la Emisión de la Normativa Interna.

Gerente Jurídico de Fondeo Internacional y

Tesorería

Gerente Jurídico de

Proyectos de Carreteras y Transporte

Gerente Jurídico de Proyectos de Agua y

Energía

Gerente Jurídico Para Deuda

Subnacional Zona Centro y Sur

Gerente Jurídico

Para Deuda Subnacional Zona

Norte

Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras. Gestionar la actualización y publicación de este documento. Enviar este Manual de Políticas y Procedimientos a la Dirección

Contraloría Interna para la revisión de apego al Sistema de Control Interno.

Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras.

Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer mejoras.


Subgerente Jurídico de

Tesorería

Subgerente Jurídico de Fondeo Internacional

Subgerente Jurídico de Proyectos y Carreteras


Proyectos de Transporte

Subgerente Jurídico de Proyectos de Energía

Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar la implementación de las mejoras.

Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar la implementación de las mejoras. Revisar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y Coordinar la implementación de las mejoras.




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Proyectos de Agua

Subgerente Jurídico Para Deuda Subnacional Zona

Centro


Sur


Norte





Experto Técnico Elaborar este Manual de Políticas y Procedimientos.

Personal facultado de las áreas involucradas

Aplicar este Manual de Políticas y Procedimientos. Proponer y ejecutar las mejoras.


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I.4. Marco Jurídico y Normativo A continuación se señalan los ordenamientos jurídicos en que se sustentan las políticas y lineamientos del presente Manual, en la inteligencia de que es una referencia efectuada de manera enunciativa más no limitativa: Disposiciones de carácter general aplicables a las instituciones de crédito, publicadas

el 2 de diciembre de 2005, en el Diario Oficial de la Federación y sus distintas modificaciones.

Manual General de Organización.

Objetivos, Lineamientos y Políticas en Materia de Originación y Administración del Crédito.

Manual de Crédito.

Guía para la Emisión de la Normativa Interna.

Guía para la Mejora de la Gestión de los Procesos.

Guía de Políticas y Procedimientos para la Guarda y Custodia de Valores y

Documentación Institucional.

Objetivos y Lineamientos del Sistema de Control Interno.

Código de Conducta de Banobras.

I.5. Instancias de Autorización El presente documento debe ser autorizado por el titular de la Dirección de Consultoría Jurídica de conformidad con la Guía para la Emisión de la Normativa Interna emitida por la Dirección General Adjunta de Planeación y Contraloría.


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Sección II. Atención de Solicitudes de Asesoría Jurídica

II.1. Descripción A continuación se muestra una breve descripción para la atención de solicitudes de asesoría.

Etapa Descripción Localización

en este documento

1 Recibe solicitud de asesoría jurídica

Se recibe solicitud, y en su caso anexos vía comunicación, correo electrónico o vía Sistema Integral Bancario y Administrativo (“SIBA”). Se verifica que estén todos los elementos o documentos completos y claros para elaborar la respuesta.

Sección II.3

2

Consulta de disposiciones legales y normativa

Se consultan y analizan las disposiciones legales y normativa vigente que le corresponde al tipo de asesoría solicitada. Sección II.3

3 Elaboración de comunicación de respuesta

Se elabora la comunicación de respuesta una vez que se encontraron los fundamentos y motivación aplicables a la solicitud. Sección II.3

4 Entrega de comunicación de respuesta

Se entrega la comunicación de respuesta al área solicitante y, en su caso, se digitaliza e incorpora en el SIBA. Sección II.3

A continuación se muestra una breve descripción del proceso para la difusión de las disposiciones legales y administrativas aplicables a las operaciones.


en este documento

1 Revisión del Diario Oficial de la Federación

Se realiza una revisión diaria del Diario Oficial de la Federación (“DOF”) publicado en la página de internet http://www.dof.gob.mx.

Sección II.2.1.1

2 Difusión de las disposiciones aplicables

Se elabora un correo electrónico dirigido a todo el personal de la Institución en el cual se informa sobre las publicaciones que contienen las disposiciones legales y administrativas aplicables a las operaciones, para su conocimiento y cumplimiento.

Sección II.2.1.1


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II.2. Políticas

II.2.1. De la operación para la atención de solicitudes de asesoría

1. Las respuestas jurídicas pueden ser emitidas por el Director General Adjunto Jurídico, Director de Consultoría Jurídica, Gerentes y Subgerentes. En el caso que sean emitidas por el Director, los Gerentes o Subgerentes, estas se atenderán, en su caso, previo acuerdo con el Director General Adjunto, Director o Gerente y se enviará copia de la comunicación de respuesta a la Dirección o Dirección General Adjunta, en su caso.

2. La actividad inicia con la solicitud de consulta, la cual podrá ser por escrito o vía correo

electrónico (en su caso SIBA), deberá encontrarse debidamente documentada de conformidad con el Anexo 1 de este Manual y firmada por un funcionario del área requirente que la genera, en el caso de correo electrónico se podrá enviar a través de un servidor público con nivel mínimo de subgerente con copia de conocimiento a su superior jerárquico y termina con la atención del asunto y envío de la respuesta al área solicitante y, en su caso, digitalización de la comunicación de respuesta e incorporación en el SIBA.

3. Los requisitos determinados y especificados por el área requirente, así como por la Dirección General Adjunta Jurídica, se encuentran establecidos en las solicitudes y en el marco jurídico aplicable y normativa interna, incluyendo este Manual, respectivamente.

4. Las solicitudes de asesoría jurídica se atenderán en un plazo no mayor a 10 días hábiles bancarios, contados a partir del día hábil siguiente al de la fecha y hora de su presentación. Para esos efectos, se entenderá que la fecha de presentación será aquélla que conste en el acuse de recibo correspondiente. En caso de que la documentación enviada para la atención de la solicitud no estuviere completa o legible, o bien, no fuera suficiente para la debida atención de la solicitud, la Dirección de Consultoría Jurídica (directamente o a través de las Gerencias o Subgerencias) deberá comunicarlo por escrito al solicitante, manifestando las causas que den lugar a su requerimiento, a efecto de que se presente una nueva solicitud con la información necesaria, en cuyo caso el plazo no mayor de 10 días hábiles bancarios para la atención de la misma, será contado de nueva cuenta a partir de la fecha en que se presente la documentación complementaria.

5. La Dirección de Consultoría Jurídica puede recibir documentos en original o en copia simple. Cuando los documentos se reciban en copia simple o archivo electrónico, se presume que la documentación que envíe el solicitante fue cotejada por el área de negocios y pueden solicitarse los originales para su cotejo y posterior devolución, asimismo, se encuentra completa y vigente (incluyendo las firmas, inscripciones, actos y hechos que se hacen constar en la misma, sellos y registros correspondientes, los cuales se considera fueron realizados por las personas facultadas en términos de las disposiciones legales aplicables), y no ha sufrido modificaciones adicionales a las que en su caso se hacen constar en la misma.

6. La atención de solicitudes de asesoría jurídica se realiza siempre a petición de las oficinas centrales de la Institución, por lo que con excepción de lo previsto en el numeral 4 anterior, no hay una periodicidad determinada para la atención de las mismas.

7. Los canales de comunicación son escritos y/o electrónicos, según consta en el rubro de entregables del numeral 1, sección II.3.2 Descripción de Actividades de este Manual de Políticas y Procedimientos.


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8. Los tiempos previstos en la sección II.3.2 Descripción de Actividades de este Manual, se

establecen considerando la elaboración de una solicitud de asesoría a la vez.

II.2.1.1 De la operación para la difusión de disposiciones legales y administrativas aplicables a las operaciones

1. La revisión del DOF se realiza todos los días hábiles en que se encuentre publicado en la página de internet http://www.dof.gob.mx.

2. La revisión y difusión de las disposiciones la podrá realizar cualquiera de los integrantes de las Gerencias adscritas a la Dirección de Consultoría Jurídica.

3. La difusión de las disposiciones se realiza mediante el envío de un correo dirigido a todo el personal de la Institución.

II.2.2. De la Dirección General Adjunta Jurídica

1. Vigilar que la atención de solicitudes de asesoría se realice dentro del marco legal vigente.

2. Emitir, en su caso, las respuestas a las solicitudes de asesoría.

3. Vigilar que se realice la difusión a los directivos y empleados, de las disposiciones legales y administrativas aplicables a las operaciones.

II.2.3. De la Dirección de Consultoría Jurídica

1. Dirigir la atención de solicitudes de asesoría y verificar que se realicen dentro del marco legal vigente.

2. Emitir y, en su caso, acordar las respuestas a las solicitudes de asesoría.

3. Supervisar el control y gestión de asuntos.

4. Supervisar que se realice la difusión a los directivos y empleados, de las disposiciones legales y administrativas aplicables a las operaciones

II.2.4. De los Gerentes Jurídicos

1. Revisar que las respuestas a las solicitudes de asesoría se realicen dentro del marco legal vigente.

2. Emitir y, en su caso, acordar las respuestas a las solicitudes de asesoría.

3. Revisar el DOF y difundir a los directivos y empleados, las disposiciones legales y administrativas aplicables a las operaciones.


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II.2.5. De los Subgerentes Jurídicos

1. Revisar y, en su caso, elaborar las respuestas a las solicitudes de asesoría de conformidad al marco legal vigente.

2. En su caso, emitir las respuestas a las solicitudes de asesoría.

3. Supervisar el desahogo de las solicitudes de asesoría.

4. Revisar el DOF y difundir a los directivos y empleados las disposiciones legales y administrativas aplicables a las operaciones.

II.2.6. De los Expertos Técnicos de las Gerencias Jurídicas

1. Elaborar las respuestas a las solicitudes de asesoría de conformidad al marco legal vigente. 2. Revisar el DOF y difundir a los directivos y empleados las disposiciones legales y administrativas

aplicables a las operaciones.

II.2.7. Del Responsable del Control de Gestión y Experto Técnico, encargados del Sistema de Control de Gestión Documental

1. Dirigir el Sistema de Control y Gestión Documental de la Dirección General Adjunta Jurídica, administrando la recepción de solicitudes de asesoría.


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II.3. Procedimiento de Atención de Solicitudes de Asesoría Jurídica

II.3.1. Diagrama de Flujo para la atención de solicitudes de asesoría

1. Recibe solicitud, anexos, revisa tipo de asunto y

turna.

5. Recibe tipo de solicitud, revisa tipo de asunto y verifica

que la documentación este completa y sea clara.

Experto Técnico/Subgerente

Inicio A

3.Recibe solicitud volante y anexo. Recibe tipo de asunto

y lo turna.

Secretaria y Gerente

Subgerente

6. Elabora un comunicado o correo electrónico en el que

solicita la documentación

faltante.

Anexo.

Comunicado

Volante.

Anexo.

Comunicado

Secretaria/Director de Consultoría Jurídica

2. Recibe solicitud volante y anexos. Revisa tipos de

asuntos y lo turna con una instrucción.

Anexo.

ComunicadoVolante.

Anexo.

Comunicado

Volante.

Anexo.

Comunicado

Volante.

Anexo.

ComunicadoVolante.

4. Recibe solicitud, volante y anexo. Revisa tipos de asunto

y define su atencion.

Anexo.Comunicado

Volante.

Anexo.

ComunicadoVolante.

Anexo.

Comunicado

Volante.

¿Esta completa y

clara la información

No

7. Consulta y analiza las disposiciones legales y la

normativa vigente aplicable.

Si

8. Elabora comunicado de respuesta y acuerda con el

Gerente o Subgerente.

Anexos

Comunicado

Volante.

BA

Experto Técnico/Responsable del Control del

Gestión.


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cGerente/Subgerente

9. Revisa comunicado de respuesta.

Anexo.

Comunicado

¿Esta de acuerdo?

10. Solicita ajustes.

Comunicado

11. Determina si se requiere firma del Director

General Adjunto y/o el Director

Comunicado

12. Firma comunicado y lo entrega al Experto Técnico o Secretaria

Comunicado

13. Solicita el folio de salida. Entrega comunicado al área solicitante, en su caso, digitalizar el comunicado en el SIBA.

Comunicado

14. Descarga asunto con el sistema de control

gestión documental con la atención del asunto en el

Volante firmado por el Gerente o Subgerente

Volante.

Fin

D

15. Acuerda el asunto

con el Director General Adjunto y/o el

Director Comunicado

E

B

DNo

C

Experto Técnico/ Secretaria


Gerente/Subgerente

¿Requiere firma de la Dirección General

Adjunta?


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E

16. Revisar el comunicado de respuesta

Comunicado

¿Estas de acuerdo?

7No

17. Firma el comunicado de respuesta y lo entra

al Gerente o Subgerente

Comunicado

18. Entrega comunicado de respuesta al

Subgerente, Experto Técnico o Secretaria

Comunicado

13

Director General Adjunto y/o Director

Director General Adjunto y/o Director

Si

Director/Gerente


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II.3.2. Descripción de Actividades

A continuación se presenta la descripción de las actividades que describen de manera detallada aplican a la atención de solicitudes de asesoría en la Dirección de Consultoría Jurídica.

Responsable Paso Actividad Documento de Trabajo

Entregable Tiempo

Experto Técnico/

Responsable del Control de

Gestión

1. Recibe solicitud y, en su caso, anexos, de las oficinas centrales de la Institución, revisa tipo de asunto y turna.

1.1 Recibe la solicitud y, en su caso, anexos y revisa a qué Dirección corresponde el asunto.

Comunicacióno correo

electrónico (en su caso SIBA)

Documentos

Anexos

Comunicación o correo

electrónico(en su caso SIBA)

Documentos Anexos

Volante de control de

gestión documental

1.2 Captura el asunto en el Sistema de Control de Gestión Documental de la Dirección General Adjunta Jurídica y genera un volante de control de gestión de documentos con los datos del asunto, indicando quien lo envía, el área y lo solicitado con sus instrucciones de atención.

Hasta 8 horas

1.3 Turna el asunto a la Dirección correspondiente.

Secretaria y Director

2. Recibe solicitud, volante de control de gestión de documentos y anexos. Revisa tipo de asunto y lo turna con instrucción.

2.1

Recibe la solicitud, el volante de control de gestión de documentos y, en su caso, anexos. Revisa a qué asunto corresponde la solicitud y confirma que corresponda a la Dirección de Consultoría Jurídica.

Comunicación,correo


Documentos

Anexos


gestión documental



Documentos

Anexos


gestión documental

Pasos 2, 3 y 4 Hasta

8 horas

2.2 Emite una instrucción de trabajo y lo turna a la Gerencia correspondiente.


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Entregable Tiempo


3. Recibe solicitud, volante decontrol de gestión de documentos y anexos. Revisa tipo de asunto y lo turna.



Documentos

Anexos


gestión documental



Documentos Anexos


gestión documental

3.1 Recibe la solicitud, el volante de control de gestión documental y, en su caso, los anexos. Revisa a qué asunto corresponde.

3.2 Lo turna al Subgerente con una instrucción de trabajo, o en su caso, lo atiende.

Subgerente

4. Recibe solicitud, volante de control de gestión de documentos y anexos. Revisa tipo de asunto y define su atención.

4.1 Recibe la documentación y revisa a qué asunto corresponde. Lo turna al Experto Técnico con una instrucción de trabajo, o en su caso, lo atiende.



Documentos

Anexos


gestión documental



Documentos Anexos


gestión documental

Experto Técnico

5. Recibe solicitud. Revisa tipo de asunto y verifica que la documentación esté completa y sea clara.

5.1 Recibe solicitud, el volante de control de gestión de documentos y, en su caso, anexos. Verifica que estén todos los elementos o documentos completos y claros para elaborar la respuesta. ¿Los documentos están completos y claros? Si la documentación está completa, continúa con el paso 7; en caso contrario continúa con el paso 6.



Documentos

Anexos


gestión documental

Pasos 5 y 6 Hasta

8 horas


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Entregable Tiempo

6. Elabora comunicación o correo electrónico en el que solicita la documentación faltante o convoca reunión.

6.1 Elabora comunicación o correo electrónico para requerir al área responsable la documentación faltante, el cual es enviado por el Subgerente o el Gerente, en su caso, o se acuerda la conveniencia de convocar a una reunión. En caso de que se elabore la comunicación o correo electrónico, continúa con el paso 8 hasta el 14.


electrónico


electrónico

6.2 Una vez que el área solicitante emite una respuesta, regresa al paso 1.

7.

Consulta y analiza las disposiciones legales vigentes, así como la normativa aplicable.

Experto Técnico/

Subgerente

7.1 Consulta y analiza las disposiciones legales y normativa vigente que le correspondan al tipo de asesoría solicitada (circulares, normativa, leyes federales y/o estatales, etc.).

Legislación Federal Estatal

y demás disposiciones

legales

Hasta 8 horas para el caso de

dictamen jurídico, para

las demás atenciones de solicitud hasta

24 horas

Experto Técnico/

Subgerente

8. Elabora comunicación de respuesta o correo electrónico y acuerda.

8.1 Elabora la comunicación de respuesta o correo electrónico una vez que se encontraron los fundamentos aplicables a la solicitud.

Comunicación de respuesta

o correo electrónico

Anexo (en su caso)

Hasta 8 horas

8.2 Acuerda con el Subgerente o Gerente, quién a su vez acuerda con el Gerente o Director, en su caso.

Gerente/ Subgerente

9. Revisa comunicación de respuesta o correo electrónico.

Comunicaciónde respuesta o

correo


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Entregable Tiempo

9.1 Revisa que en la comunicación de respuesta esté acorde a la solicitud de asesoría. ¿Está de acuerdo? Si está de acuerdo con la respuesta continúa con el paso 11; en caso contrario, continúa con el paso 10.

electrónico

Anexo (en su caso)

Para los pasos 9, 10, 11 y 12

Hasta 8 horas

10. Solicita ajustes.

Comunicación de respuesta o

correo electrónico

Anexo

(en su caso)

10.1 Solicita al Subgerente o Experto Técnico, según sea el caso, que se realicen ajustes a la respuesta jurídica, de conformidad con la revisión que realizó del asunto. Regresa al paso 8.

11. Determina si se requiere firma del Director y/o del Director General Adjunto Jurídico.

11.1 Evalúa si la comunicación de respuesta o correo electrónico lo firmará el Director y/o Director General Adjunto Jurídico, conforme el tipo de solicitud de asesoría, la institución que lo solicite y el cargo de quien envía la solicitud. ¿Requiere firma del Director y/o Director General Adjunto Jurídico? Si requiere firma del Director y/o Director General Adjunto Jurídico, continúa con el paso 15; en caso contrario, continúa con el paso 12.

Comunicaciónde respuesta o

correo electrónico

Anexo

(en su caso)

12.

Firma comunicación y lo entrega al Experto Técnico o Secretaria.

Comunicación de Respuesta

firmado

Anexo (en su caso)

Pasos 12,13 y 14

Hasta 1 hora

12.1 Firma la comunicación de respuesta y lo entrega al Experto Técnico o Secretaria o imprime el correo electrónico.

Experto Técnico/

13. Entrega comunicación al área solicitante.



Día Mes Año

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Elaboró: MDL


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DBC/EEHH



Entregable Tiempo

Secretaria

firmado

Anexo (en su caso) 13.1 Solicita folio de salida a la

Dirección, genera las copias que debe entregar (Gerencia, Dirección, etc.), y entrega el comunicación de respuesta al área solicitante, en su caso, digitaliza e incorpora en el SIBA. Obtiene acuse de recibo, incorpora al expediente físico y archiva.

14.

Descarga asunto en el Sistema de Control de Gestión Documental.

Experto Técnico/

Secretaria

14.1 Plasma en el volante la forma en que se atendió el asunto y lo presenta al Subgerente, Gerente o Director para su firma, a fin de proceder a su baja en el Sistema de Control de Gestión Documental.


gestión documental


gestión documental

Gerente o Subgerente o

Director

14.2 Autoriza mediante su firma en el volante el descargo del asunto.

Secretaria/ Experto Técnico

14.3

Descarga el asunto en el Sistema de Control de Gestión Documental.

Gerente/ Subgerente

15. Acuerda el asunto con el Director y/o Director General Adjunto Jurídico.


Anexo

(en su caso)

15.1 Explica al Director General Adjunto Jurídico y/o Director la comunicación de respuesta y los elementos que se consideraron para atender la solicitud.

Director/ Director General Adjunto

16. Revisa la comunicación de Respuesta.

Los pasos 15, 16 y 17 se encuentran

dentro de las 8 horas de los

pasos 8,9,10 y 11


Día Mes Año

1 09 2017



Elaboró: MDL


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Día Mes Año


DBC/EEHH



Entregable Tiempo

16.1 Revisa que la comunicación sea acorde con la solicitud de asesoría. ¿Está de acuerdo? Si está de acuerdo con la respuesta, continúa con el paso 17; en caso contrario, solicita se realicen los ajustes necesarios, regresando al paso 7.

Comunicaciónde respuesta

Anexo

(en su caso)

17. Firma la comunicación de respuesta y lo entrega al Director, Gerente o Subgerente.


Anexo

(en su caso)

17.1 Firma la comunicación y la entrega al Director, Gerente o Subgerente

Director/ Gerente

18. 18.1

Entrega la comunicación de respuesta al Subgerente o Experto Técnico para obtener folio de salida. Entrega la comunicación de respuesta al Subgerente, Experto Técnico o Secretaria.


Anexo

(en su caso)

Experto Técnico/

Subgerente/ Secretaria

18.2 Regresa al paso 13, para agotar hasta el paso 14.

Fin del procedimiento


Día Mes Año

1 09 2017



Elaboró: MDL


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Día Mes Año


DBC/EEHH


Sección III. Elaboración de Instrumentos Jurídicos

III.1. Descripción.

A continuación se muestra una breve descripción del proceso para la elaboración de instrumentos jurídicos.


en este documento

1

Recibe solicitud de revisión o elaboración de instrumentos jurídicos.

Recibe solicitud y, en su caso, anexos vía comunicación firmado por un funcionario del área requirente que la genera con nivel mínimo de Subgerente, correo electrónico o SIBA. Se verifica que estén todos los elementos necesarios o documentos completos y claros para revisar o elaborar el instrumento jurídico.

Sección III.3

2

Consulta de disposiciones legales y normativa.

Consulta y analiza las disposiciones legales y la normativa vigente que le corresponde al tipo de instrumento jurídico. Sección III.3

3

Revisión o elaboración del proyecto de instrumento jurídico.

Revisa o elabora el proyecto de instrumento jurídico tomando en consideración los términos y condiciones aprobados por las instancias decisorias de Banobras, en su caso, así como el marco legal aplicable vigente.

Sección III.3

4

Entrega de comunicación de respuesta

Entrega la comunicación de Respuesta o correo electrónico al área solicitante, y en su caso se digitaliza e incorpora en el SIBA, por el cual se hace constar que se remitió el proyecto de instrumento jurídico solicitado o su versión definitiva para firma.

Sección III.3


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1 09 2017



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III.2. Políticas.

III.2.1. De la operación.

1. Las solicitudes de revisión o elaboración de instrumentos jurídicos pueden ser atendidas por el Director General Adjunto Jurídico, Director de Consultoría Jurídica, Gerentes y Subgerentes. En el supuesto que sean atendidas por el Director, los Gerentes o Subgerentes, para su liberación será necesario el previo acuerdo con el Director General Adjunto, Director o Gerente, según resulte aplicable, y se enviará copia de la comunicación de respuesta o correo electrónico, por el que se remite el instrumento jurídico debidamente rubricado o firmado, en su caso, por algún funcionario facultado de la Dirección General Adjunta Jurídica de acuerdo al catálogo de firmas vigente emitido para tal efecto.

2. La actividad inicia con la solicitud de revisión o elaboración del instrumento jurídico, la cual podrá ser presentada por escrito, correo electrónico y, en su caso, SIBA. La solicitud deberá estar debidamente documentada de conformidad con el Anexo 1 de este Manual y firmada por un funcionario del área requirente que la genera con nivel mínimo de Subgerente, y concluye con la liberación o, en su caso, el envío del instrumento jurídico al área solicitante y, de ser aplicable, además con la digitalización del comunicado de liberación de los instrumentos jurídicos en el SIBA.

3. Los términos y condiciones determinados y especificados por el área requirente, así como por

la Dirección General Adjunta Jurídica, se encuentran establecidos en las solicitudes, en las fichas de crédito, análisis crediticios, evaluación integral de crédito y acuerdos emitidos por las instancias decisorias de Banobras, así como en el marco jurídico y normativa aplicable.

4. Las solicitudes de revisión o elaboración de instrumentos jurídicos se atenderán en un plazo

no mayor a 10 (diez) días hábiles bancarios posteriores al de la fecha y hora de su presentación, considerando para el cómputo la fecha que conste en el acuse de recibo correspondiente. En el supuesto de que la documentación enviada por el solicitante estuviere incompleta o ilegible, o bien, no fuera suficiente para su debida atención, la Dirección de Consultoría Jurídica (directamente o a través de las Gerencias o Subgerencias) deberá comunicarlo por escrito al solicitante, manifestando las causas que den lugar a su requerimiento, a efecto de que se presente una nueva solicitud con la información complementaria, en cuyo caso el plazo para su atención computará a partir del día hábil bancario inmediato siguiente al de su recepción.

5. La Dirección de Consultoría Jurídica puede recibir documentos en original o en copia simple.

Cuando los documentos se reciban en copia simple o archivo electrónico, se presume que la documentación que envíe el solicitante fue cotejada por el área de negocios y pueden solicitarse los originales para su cotejo y posterior devolución, asimismo, se encuentra completa y vigente (incluyendo las firmas, inscripciones, actos y hechos que se hacen constar en la misma, sellos y registros correspondientes, los cuales se considera fueron realizados por las personas facultadas en términos de las disposiciones legales aplicables), y no ha sufrido modificaciones adicionales a las que en su caso se hacen constar en la misma.

6. La atención de solicitudes de revisión o elaboración de instrumentos jurídicos se realiza a petición de las oficinas centrales de la Institución, por lo que con excepción de lo previsto en el numeral 4 anterior, no hay una periodicidad determinada para la atención de las mismas.


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7. Los canales de comunicación son escritos y/o electrónicos, según consta en el rubro de entregables del numeral 1, de la sección III.3.2 Descripción de Actividades de este Manual de Políticas y Procedimientos.

8. En cualquier momento puede haber solicitud por escrito o por correo electrónico por parte del área requirente para realizar cambios, lo cual deberá hacerse del conocimiento de los interesados, en el entendido de que si los cambios requieren contar con la previa autorización de alguna instancia decisoria de Banobras, el área de negocios deberá acompañar a su solicitud, evidencia documental del cumplimiento de la normativa institucional.

9. La Dirección de Consultoría Jurídica, para la revisión o elaboración de instrumentos jurídicos proporcionará el apoyo legal para todas las operaciones de su competencia, alineando la metodología prevista en el presente Manual a lo descrito para cada tipo de operación documentada en sus respectivos procesos.

10.Los tiempos previstos en la sección II.3.2 Descripción de Actividades de este Manual, se establecen considerando la elaboración o revisión de un instrumento a la vez.

11. Con el fin de cumplir con las Disposiciones de carácter general aplicables a las instituciones de crédito, cuando los instrumentos jurídicos que las áreas de negocios remitan para revisión se rijan por un sistema jurídico distinto al nacional, se deberán evaluar las diferencias existentes entre el sistema de que se trate y el nacional, incluyendo lo relativo al procedimiento judicial. Para estos efectos, se deberá contar con una opinión que emitirá un asesor legal externo experto en el sistema jurídico distinto al nacional de que se trate. La contratación del asesor citado se realizará de conformidad con las políticas y bases generales a las que deberán sujetarse las contrataciones que requiera el Banco, para realizar las operaciones y servicios previstos en los artículos 46 y 47 de la Ley de Instituciones de Crédito. Para la emisión del entregable (opinión) deberá estarse a lo previsto en dichas políticas y bases, así como en el contrato de prestación de servicios correspondiente. En el caso de créditos sindicados, podrá considerarse la opinión que se sirva emitir el asesor legal experto que asesore al sindicato de bancos.

III.2.2. De la Dirección General Adjunta Jurídica

1. Vigilar que la revisión o elaboración de instrumentos jurídicos se realice dentro del marco legal y la normativa vigente.

2. Administrar la elaboración de instrumentos jurídicos.

III.2.3. De la Dirección de Consultoría Jurídica

1. Dirigir la revisión o elaboración de instrumentos jurídicos y verificar que se realicen dentro del marco legal y la normativa vigente.

2. Validar los instrumentos jurídicos, en su caso.

3. Supervisar el control y gestión de asuntos.


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4. Tomar conocimiento de la revisión o elaboración de los instrumentos emitidos por las Gerencias a su cargo, con motivo de las copias que se le marquen al remitir los instrumentos jurídicos solicitados a las áreas requirentes.

III.2.4. De los Gerentes Jurídicos

1. Verificar que la revisión o elaboración de instrumentos jurídicos se realice dentro del marco legal y la normativa vigente.

2. Validar, en su caso, los instrumentos jurídicos.

III.2.5. De los Subgerentes Jurídicos

1. Revisar o, en su caso, elaborar los instrumentos jurídicos de conformidad al marco legal y la normativa vigente.

2. Validar los instrumentos jurídicos, en su caso.

3. Supervisar la entrega de los instrumentos jurídicos.

III.2.6. De los Expertos Técnicos de las Gerencias Jurídicas

1. Revisar o elaborar los instrumentos jurídicos de conformidad al marco legal y la normativa vigente.

2. Entregar los instrumentos jurídicos al área solicitante.

3. En su caso, digitalizar en el SIBA la comunicación de liberación del instrumento legal o el correo electrónico enviado al área solicitante.

III.2.7. Del Responsable del Control de Gestión y Experto Técnico, encargados del Sistema de Control de Gestión Documental

1. Dirigir el Sistema de Control y Gestión Documental de la Dirección Jurídica, administrando la recepción de solicitudes de revisión o elaboración de instrumentos jurídicos.


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III.3. Procedimiento de Elaboración de Instrumentos Jurídicos

III.3.1. Diagrama de Flujo

Inicio

Experto Técnico/Responsable del Control

de Gestión1. Recibe solicitud y, en su

caso, anexos, de las oficinas centrales de la institución,

revisa tipo de asunto, genera volante de Control de Gestión

Documental y turna.Anexos

A

Secretaria y Director2. Recibe solicitud, volante de

control de gestión de documentos y anexos. Revisa tipo de asunto y lo turna con

instrucción.


3. Recibe solicitud, volante de control de gestión de

documentos y anexos. Revisa tipo de asunto y lo turna.

Subgerente4. Recibe solicitud, volante de control de gestión de

documentos y anexos. Revisa tipo de asunto y define su

atención.

Anexos Comunicado Comunicado

Volante

Anexos Anexos

Comunicado Comunicado

VolanteVolante

Anexos Anexos

ComunicadoComunicado

VolanteVolante

Anexos Anexos

Comunicado ComunicadoVolante Volante

A

Experto Técnico/ Subgerente

5. Recibe solicitud. Revisa tipo de asunto y verifica que

la documentación esté completa y sea clara.

6. Elabora comunicado o correo electrónico en el que

solicita la documentación faltante o convoca reunión.

No

7. Consulta y analiza las disposiciones legales

vigentes, ficha de crédito y Acuerdos así como la

normativa aplicable.

8. Elabora proyecto de instrumento jurídico,

comunicado de entrega o correo electrónico y

acuerda.

Si

Subgerente/Gerente/Director

9. Revisa que el proyecto de instrumento jurídico

sea el adecuado de conformidad con las

condiciones financieras remitidas por el área

solicitante.

10. Solicita ajustes al Proyecto, comunicado de

entrega.


B

No

Si

Anexos

ComunicadoVolante

12

AnexosProyecto de instrumento

ComunicadoVolante

Anexos

Comunicado

Comunicado

¿Esta completa y clara

la información?

¿Esta acorde el proyecto de instrumento

jurídico con la operación?

Comunicado

vvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvvv


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B


11. Obtiene Vo.Bo. De Gerente y/o el Director, firma comunicado de entrega y/o envía el instrumento jurídico

rubricado electrónicamente y se

envía por correo electrónico.

Experto Técnico/Secretaria

12. Obtiene folio de salida, copias, realiza entrega,

digitaliza y digitalizada en el SIBA y archiva.


13. Descarga asunto en el Sistema de Control de Gestión Documental.

Proyecto de Instrumento

ComunicadoProyecto de Instrumento

Comunicado

Comunicado


Fin

C

Secretaría/Director

15. Recibe comentarios y/o solicitud de

modificaciones volante de control de gestión documental y anexos.

Revisa tipo de asunto y turna con instrucción.

Comunicado

Anexos

Volante

Comunicado

Anexos

Volante

Secretaria/ Gerente

16. Recibe comentarios y/o modificaciones al

proyecto de Instrumento Jurídico y revisa que los ajustes se encuentren dentro de lo autorizado

y no afecten los intereses del Banco y

en su caso realiza observaciones. Comunicado

Anexos

Volante

Comunicado

Anexos Volante

Subgerente

17. Recibe comentarios y/o solicitud de modificaciones al

proyecto de Instrumento Jurídico, volante de control de gestión

documental y anexos. Revisa tipo de asunto y defina su atención.

Subgerente/ Experto Técnico

18. Recibe comentarios y/o modificaciones al

proyecto de Instrumento Jurídico y revisa que los ajustes se encuentren

dentro de lo autorizado y no afecten los intereses

del Banco

D

Comunicado o correo

Anexos

Volante

LeyesLegislación NormativaVigente

Comunicado

Anexos

Comunicado

Anexos

Volante

Secretaria Ejecutiva / Coordinador Técnico

14. Recibe comentarios y/o solicitud de

modificaciones del proyecto de instrumento

jurídico por parte del área solicitante


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¿Los comentarios afectan los intereses

del Banco y no se

encuentran autorizados

?

Subgerente/ Experto

19. Elabora versión definitiva y/o

comunicado y/o correo electrónico.

No

Director/Gerente/ Subgerente

20. Elabora versión definitiva y/o

comunicado y/o correo electrónico.

Si

Comunicado

Anexos

Volante Comunicado


12

21. Elabora comunicado y/o correo

electrónico para informar al área

solicitante que no proceden

observaciones y/o solicitud de

modificaciones.

Comunicado

Anexos

Comunicado

Director/ Gerente/ Subgerente

D

11


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III.3.2. Descripción de Actividades

A continuación se presenta la descripción de las actividades de manera detallada aplican al servicio de apoyo legal que se presta para la revisión o elaboración de instrumentos jurídicos a las operaciones que resultan de la competencia de la Dirección de Consultoría Jurídica.


Entregable Tiempo

Experto Técnico/


Gestión

1. Recibe solicitud y, en su caso, anexos, de las oficinas centrales de la institución, revisa tipo de asunto, genera volante de Control de Gestión Documental y turna.



Documentos

Anexos



Documentos

Anexos


gestión documental

Hasta 8 horas *

1.1 Recibe la solicitud y, en su caso, anexos y revisa a qué Dirección corresponde el asunto.

1.2 Captura el asunto en el Sistema de Control de Gestión Documental de la Dirección General Adjunta Jurídica y genera un volante de control de gestión de documentos con los datos del asunto, indicando quien lo envía, el área y lo solicitado con sus instrucciones de atención.



2. Recibe solicitud, volante de control de gestión de documentos y anexos. Revisa tipo de asunto y lo turna con instrucción.



Documentos

Anexos


gestión documental



Documentos

Anexos


gestión documental

Pasos 2, 3, 4 y 5

Hasta

8 horas *

2.1 Recibe la solicitud, el volante de control de gestión de documentos y, en su caso, anexos.

2.1 Revisa a qué asunto corresponde la solicitud y confirma que corresponda a la Dirección de Consultoría Jurídica.

2.2 Emite una instrucción de trabajo y lo turna a la Gerencia correspondiente.


3. Recibe solicitud, volante de control de gestión de documentos y anexos. Revisa tipo de asunto y lo turna.



Documentos

Anexos


gestión documental

Comunicación

o correo electrónico(en su caso SIBA)

Documentos

Anexos


gestión documental

3.1 Recibe la solicitud, el volante de control de gestión documental y, en su caso, los anexos. Revisa a qué asunto corresponde.

3.2 Lo turna al Subgerente con una instrucción de trabajo.


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Entregable Tiempo

Subgerente

4. Recibe solicitud, volante de control de gestión de documentos y anexos. Revisa tipo de asunto y define su atención.



Documentos

Anexos


gestión documental



Documentos

Anexos


gestión documental

4.1 Recibe la documentación y revisa a qué asunto corresponde. Lo turna al Experto Técnico con una instrucción de trabajo, o en su caso, lo atiende.

Experto Técnico

5. Recibe solicitud. Revisa tipo de asunto y verifica que la documentación esté completa y sea clara.

5.1 Recibe solicitud, el volante de control de gestión documental y, en su caso, anexos. Verifica que estén todos los elementos o documentos completos y claros para elaborar la respuesta. ¿Está completa y clara la información? No, continúa con el paso 6. Si la documentación está completa, continúa con el paso 7.



Documentos

Anexos


gestión documental

Experto Técnico/

Subgerente

6. Elabora comunicación o correo electrónico en el que solicita la documentación faltante o convoca reunión.

6.1 Analiza la importancia de la documentación faltante y, en su caso, elabora comunicación o correo electrónico para requerir al área solicitante la documentación faltante. La versión final del correo o comunicación es enviada por el Subgerente o el Gerente, en su caso, o acuerda la conveniencia de convocar a una reunión.





6.2 Una vez que el solicitante emite una respuesta, regresa al paso 1.

Experto Técnico/

Subgerente

7. Consulta y analiza las disposiciones legales vigentes, Ficha de crédito, Análisis Crediticio, Evaluación Integral de Crédito y Acuerdos así como la normativa aplicable.

Legislación Federal Estatal

y demás disposiciones

Pasos 7 y 8,

Hasta 16 horas *


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Entregable Tiempo

7.1 Consulta y analiza las disposiciones legales, Ficha de Crédito, Análisis Crediticio, Evaluación Integral de Crédito, Acuerdos y normativa vigente que le correspondan al tipo de instrumento jurídico solicitado (circulares, normativa, leyes federales y/o estatales, etc.).

legales

Experto Técnico/

Subgerente

8. Revisa o elabora proyecto de instrumento jurídico, comunicación de entrega o correo electrónico y acuerda. Comunicación

o correo electrónico (en su caso SIBA)

Anexos

Comunicación de entrega (en su caso SIBA)

Proyecto de instrumento

Jurídico.

Anexos

8.1 Revisa o elabora el proyecto de instrumento jurídico una vez que se encontró el fundamento aplicable al instrumento jurídico solicitado.

8.2 Acuerda, en su caso, con el Subgerente o Gerente, quién a su vez acuerda con el Gerente o Director, en su caso.

Subgerente/ Gerente/ Director

9. Revisa que el proyecto de instrumento jurídico sea el adecuado de conformidad con las autorizaciones y documentación remitida por el área solicitante.

Comunicaciónde Respuesta


Anexo

(en su caso)

Pasos 9, 10Hasta

32 horas *

9.1 Revisa que en la comunicación o correo electrónico, la respuesta esté acorde a la revisión o elaboración del instrumento jurídico. ¿Está acorde el proyecto de instrumento jurídico a las autorizaciones y documentación? Si el instrumento jurídico ésta acorde con las autorizaciones y documentación, se continúa con el paso 11; en caso contrario, continúa con el paso 10.

Gerente/

Director de Consultoría

Jurídica

10. Solicita ajustes al proyecto, comunicación o correo electrónico de entrega.

Comunicación

de Respuesta o correo

electrónico

Anexo (en su caso)

10.1 Solicita al Subgerente o Experto Técnico, según sea el caso, que se realicen ajustes a la respuesta jurídica, de conformidad con la revisión que realizó del asunto. Regresa al paso 8.

11. Obtiene Vo.Bo. del Gerente y/o del Director, firma comunicación de entrega y/o envía mediante correo electrónico el instrumento jurídico rubricado electrónicamente.


Día Mes Año

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Entregable Tiempo

Subgerente/ Gerente/

Director de Consultoría

Jurídica

11.1 Evalúa si la comunicación de Respuesta o correo electrónico lo firma el Director, conforme el tipo de solicitud de revisión o elaboración del instrumento jurídico, la institución que lo solicite y el cargo de quien envía la solicitud.

Comunicaciónde entrega


Jurídico

Comunicación de entrega y/o

correo Electrónico


Jurídico

Paso 11.0 Hasta

8 horas * 11.2 Acuerda con el Gerente o el Director,

en su caso, las condiciones del proyecto de instrumento jurídico y de la comunicación de entrega del mismo y/o correo electrónico, obteniendo su Vo.Bo.

11.3 En su caso, rubrican el Subgerente o el Gerente el proyecto de instrumento jurídico.

11.4 Firma la comunicación de entrega el Subgerente o el Gerente, o en su caso, el Director.

11.5 Remite el proyecto de instrumento jurídico y la comunicación de Respuesta a la Secretaria o Experto Técnico.

Nota: La comunicación de respuesta y el proyecto de instrumento jurídico también puede remitirse vía correo electrónico, entendiéndose con este que ha sido validado por quién lo suscribe y envía.

¿Requiere firma del Director? No, continúa con el paso 12. Si requiere firma del Director, continúa con el paso 15.

Experto Técnico/

Secretaria

12. Obtiene folio de salida, copias, realiza entrega, digitaliza, verifica tarea workflow o solicitud pendiente, ambos en SIBA, modifica su estatus y recibe la solicitud como empleado responsable de la actividad y simultáneamente archiva en expediente operativo o físico.

Comunicación de entrega

Anexo

(en su caso)

Paso 12.1 Hasta

2 horas *

12.1 Obtiene folio de salida de la Dirección, genera las copias requeridas y entrega documentos al área solicitante.


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Entregable Tiempo

12.2 Obtiene acuse de recibo, digitaliza, verifica en SIBA la tarea workflow o solicitud correspondiente al asunto de que se trate, incorpora el documento digitalizado al expediente electrónico en la etapa de instrumentación y da por atendida la tarea o solicitud y archiva acuse en expediente operativo o físico.

12.3 Descarga el asunto en el sistema de Control de Gestión, una vez efectuado lo anterior, continúa con el paso 13.

Experto Técnico/

Secretaria

¿Está de acuerdo el área solicitante con el proyecto de instrumento jurídico? Si el área solicitante no emite comentarios y/o solicitud de modificaciones, una vez hecho el descargo señalado en el paso 13.0, finaliza el procedimiento. No, Continúa paso 14.0.


firmado

Anexo (en su caso)

Experto Técnico/

Secretaria

13. Descarga asunto en el Sistema de Control de Gestión Documental.


gestión documental


gestión documental

Fin

13.1 Plasma en el volante la forma en que se atendió el asunto y lo presenta al Subgerente, Gerente o Director para su firma, a fin de proceder a su baja en el Sistema de Control de Gestión Documental.

13.2 Recibe el volante autorizado mediante la firma del Subgerente, Gerente o Director para descargo del asunto.

13.3 Descarga el asunto en el Sistema de Control de Gestión Documental.

Experto Técnico/


Gestión

14. Recibe comentarios y/o solicitud de modificaciones del proyecto de instrumento jurídico por parte del área solicitante, genera volante de control de gestión documental y lo turna. Comunicación


Anexos

modificaciones


electrónico

Anexos modificaciones


gestión documental

14.1 Recibe del área solicitante, comentarios y/o solicitud de modificaciones respecto del proyecto de instrumento jurídico elaborado y remitido en su caso.

14.2 Captura el asunto en el sistema de control de gestión documental de la Dirección General Adjunta Jurídica y genera un volante con los datos de lo solicitado, de quien lo envía y con sus instrucciones de atención.


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Entregable Tiempo


Secretaria/ Director

15. Recibe comentarios y/o solicitud de modificaciones, volante de control de gestión documental y anexos. Revisa tipo de asunto y lo turna con instrucción. Comunicación


Anexos

(modificaciones)


electrónico



gestión documental

Paso 15 y 16

Hasta 8 horas

15.1

Recibe comentarios y/o solicitud de modificaciones, volante de control de gestión documental y, en su caso, los anexos. Revisa a qué asunto corresponde la solicitud y confirma que corresponda a la Dirección de Consultoría Jurídica.

15.2 Emite instrucción de trabajo y lo turna a la Gerencia correspondiente.

Secretaria/ Gerente

16. Recibe comentarios y/o solicitud de modificaciones al proyecto de instrumento jurídico y revisa que los ajustes al mismo no afecten los intereses del Banco y, en su caso, realiza observaciones.


electrónico


16.1

Recibe comentarios y/o solicitud de modificaciones volante de control de gestión documental y, en su caso, los anexos.

16.2 Revisa tipo de asunto.

16.3 Turna al Subgerente con una instrucción de trabajo.

Subgerente

17.

Recibe comentarios y/o solicitud de modificaciones al proyecto de instrumento jurídico, volante de control de gestión documental y anexos. Revisa tipo de asunto y define su atención.


electrónico

Anexos (modificacion

es)


gestión documental

Paso 17 y 18

Hasta 8 horas

17.1 Recibe la documentación y revisa a qué asunto corresponde.

17.2 Atiende la instrucción y lo turna al Experto Técnico o, en su caso, lo atiende.

Experto Técnico

18.

Recibe comentarios y/o solicitud de modificaciones al proyecto de instrumento jurídico y revisa que los ajustes al mismo no afecten los intereses del Banco y en su caso realiza observaciones.


electrónico

Anexos (modificacion

es)

Volante de

18.1 Recibe comentarios y/o solicitud de modificaciones y, en su caso, los anexos.


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Entregable Tiempo

18.2 Verifica y consulta dentro del marco legal; términos y condiciones autorizados para la operación que no se afecten los intereses del Banco y, en su caso, formula observaciones y modificaciones.

control de gestión

documental


jurídico

Leyes Federales

Leyes

Estatales

Normativa vigente

18.3 Comenta las observaciones y/o modificaciones con el Subgerente o, en su caso, con el Gerente.

¿Los comentarios y/o solicitud de modificaciones afectan los intereses del Banco?

Si los comentarios y/o solicitud de modificaciones afectan los intereses del Banco, se continúa con el paso 21. En caso contrario continúa el paso 20.


19.

Elabora versión definitiva del instrumento jurídico y/o comunicación y/o correo electrónico.


electrónico

Anexos modificacio-

nes


jurídico

19.1 Aplica comentarios y/o modificaciones al proyecto de instrumento jurídico, considerando las modificaciones, y el marco legal aplicable.

19.2 Elabora la comunicación y/o correo electrónico de entrega del instrumento jurídico. Se regresa al paso 11.

Subgerente/

20.

Informa el Gerente/Director que no procede la modificación.

20.1 Se informa al Gerente o Director que no es procedente la modificación sugerida o solicitada, dando las razones y justificaciones al respecto.

Subgerente/ Gerente/ Director

21.

Elabora comunicación y/o correo electrónico para informar al área solicitante que no proceden observaciones y/o solicitud de modificaciones.


electrónico

Anexos modificacio-

nes

22.1 Se elabora comunicación y/o correo electrónico de respuesta para informar al área solicitante que no proceden observaciones y/o solicitudes de modificaciones, procediendo a darle trámite de conformidad al paso 12.

Fin del Procedimiento

*Los plazos establecidos aplican para solicitudes de revisión o elaboración de instrumentos jurídicos en operaciones crediticias. Para las demás solicitudes de revisión o elaboración de instrumentos jurídicos se sujetará el plazo a 10 días hábiles bancarios.


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Sección IV. Atención de Solicitudes de Guarda y Custodia

IV.1 Descripción A continuación se muestra una breve descripción para la atención de solicitudes de guarda y custodia.


en este documento

1

Recibe solicitud de remisión a guarda y custodia

Se genera solicitud del área requirente a través del SIBA y se entregan los anexos vía comunicación.

Sección IV.4

2

Revisión de la documentación remitida con la solicitud

Se verifica que estén todos los documentos relacionados en la solicitud. Sección IV.4

3 Elaboración de comunicación y formato

Se elabora la comunicación y el formato mediante el que se remiten los documentos a guarda y custodia. Sección IV.4

4 Entrega de comunicación y formato

Se entrega la comunicación y el formato por el que se remiten los documentos a guarda y custodia Sección IV.4

5 Archivo de acuse de recibo

Se archiva el acuse de recibo de la comunicación y formato por el que se remitieron los documentos a guarda y custodia y se obtiene copia de los documentos remitidos. Se digitaliza el acuse e incorpora a SIBA.

Sección IV.4


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IV.2 Políticas

IV.2.1 De la operación

1. Este Manual de Políticas y Procedimientos es obligatorio para la realización de las actividades aquí descritas. 2. La actividad inicia con la solicitud de remisión del instrumento jurídico para guarda y custodia, la cual deberá generarse por el área requirente a través del SIBA y entregarse por escrito, misma que deberá venir debidamente firmada por un funcionario del área requirente que la genera con nivel de Subgerente como mínimo, y en su caso, deberá indicar el número de oportunidad en el SIBA que le corresponda o su equivalente, y termina con la entrega de la comunicación y formato de solicitud correspondiente a la Gerencia de Pagos, para posteriormente digitalizar el acuse de recibo e incorporarlo al SIBA y el archivo físico de los referidos documentos se incorporarán al expediente. 3. Los formatos de solicitudes de guarda y custodia deben ser elaborados de conformidad con el Anexo 2, por un funcionario con nivel mínimo de Subgerente o Experto Técnico y autorizados por el Director o un Gerente de la Dirección de Consultoría Jurídica. Los formatos deberán estar firmados por el personal del área jurídica que lo elaboró y autorizó. 4. La comunicación de envío a guarda y custodia debe estar debidamente documentada y firmada por un funcionario de la Dirección de Consultoría Jurídica con nivel de Gerente como mínimo. 5. Las solicitudes de envío a guarda y custodia se atenderán cada una en un plazo no mayor de 20 días hábiles bancarios, contados a partir del día hábil siguiente al de la fecha de su presentación. Para esos efectos, se entenderá que la fecha de presentación será aquella que conste en el acuse de recibo correspondiente. En caso de que la documentación remitida para guarda y custodia no se encuentre completa, se devolverán al área solicitante los documentos remitidos, a efecto de que se complementen y, hecho lo anterior, nuevamente sean remitidos para guarda y custodia. 6. La atención de solicitudes de envío a guarda y custodia se realiza a petición de las distintas áreas de las oficinas centrales de la Institución, por lo que con excepción de lo previsto en el numeral 5 anterior, no hay una periodicidad determinada para la atención de la misma. 7. Los canales de comunicación son escritos, según consta en el rubro de entregables del numeral IV.4.2 Descripción de Actividades de este Manual de Políticas y Procedimientos. 8. La difusión del presente Manual de Políticas y Procedimientos se realizará a través de la intranet institucional. 9. El personal de la Dirección de Consultoría Jurídica que interviene en la guarda y custodia debe aplicar las actividades descritas en el presente Manual, alineadas a las diversas operaciones del Banco, las cuales se encuentran documentadas a un nivel general, así como su tiempo promedio. 10. Los tiempos previstos en el numeral IV.4.2 Descripción de Actividades de este Manual, se establecen considerando la atención de una solicitud de envío a guarda y custodia a la vez.


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IV.2.2 De la Dirección General Adjunta Jurídica

1. Vigilar la atención de solicitudes a guarda y custodia. 2. Coadyuvar en la aplicación de este Manual de Políticas y Procedimientos.

IV.2.3 De la Dirección de Consultoría Jurídica

1. Dirigir la atención de solicitudes a guarda y custodia. 2. Supervisar el control y gestión de las solicitudes. 3. Revisar y firmar la comunicación de envío a guarda y custodia, así como autorizar el formato de solicitud respectivo.

IV.2.4 De los Gerentes Jurídicos

1. Revisar y firmar la comunicación de envío a guarda y custodia, así como autorizar el formato de solicitud respectivo. 2. Llevar un seguimiento del control y gestión de las solicitudes. 3. Coordinar el envío a guarda y custodia de instrumentos jurídicos. 4. Comunicar por escrito al área solicitante sobre cualquier daño o deterioro que sufra su documentación, a más tardar el día hábil bancario siguiente de que tenga conocimiento de que ocurra tal daño o deterioro.

IV.2.5 De los Subgerentes Jurídicos

1. Revisar o elaborar el formato de solicitud respectivo. 2. Supervisar el envió a guarda y custodia de instrumentos jurídicos.

IV.2.6 De los Expertos Técnicos

1. Elaborar la comunicación de envío a guarda y custodia y el formato de solicitud de dicho envío. 2. Firmar el formato de solicitud de envío a guarda y custodia de los instrumentos jurídicos, en caso de haberlo elaborado.


Día Mes Año

1 09 2017



Elaboró: MDL


- - - -

Día Mes Año


DBC/EEHH


3. Incorporar al SIBA la copia digital de la comunicación y formato de envío a guarda y custodia con acuse de recibo por parte de la Gerencia de Pagos y remitir copia simple de éste a la Gerencia de Mesa de Control y Normatividad Crediticia.

IV.2.7 Del Responsable del Control de Gestión y Experto Técnico, encargados del Sistema de Control de Gestión Documental

1.Dirigir el Sistema de Control de Gestión Documental de la Dirección General Adjunta Jurídica administrando la recepción de solicitudes de guarda y custodia.

IV.3 Definiciones IV.3.1 Instrumentos Jurídicos Son todos aquellos documentos que en términos de la normativa aplicable sean susceptibles de ser enviados a la Caja General de Guarda y Custodia (Bóveda). IV.3.2 Formato de Solicitud de Envío de Instrumentos Jurídicos El formato emitido por la Gerencia de Pagos que requisita la Dirección de Consultoría Jurídica a través sus Gerencias, para solicitar la guarda y custodia de los Instrumentos Jurídicos en la Bóveda.


Día Mes Año

1 09 2017



Elaboró: MDL


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Día Mes Año


DBC/EEHH


IV.4 Procedimiento de Atención de Solicitudes de Guarda y Custodia

IV.4.1 Diagrama de Flujo

Volante de Control de Gestion Documental

1. Recibe del área solicitantesolicitud y el o los Instrumentos

Jurídicos para su guarda ycustodia.

Inicio

A

Experto Tecnico/Responsable del Control de Gestion

Solicitud

Instrumento Jurídico

Solicitud


2. Captura la solicitud en el Sistema de Control de Gestión

Documental de la Dirección General Adjunta Jurídica y genera un Volante de Control de Gestión Documental con los datos de la

solicitud, indicando lo que envía y el área con sus instrucciones de

atención.

Solicitud

Instrumento Juridico

Solicitud


Secretaria/Director

3. Recibe Volante de Control deGestión Documental, solicitud yel o los Instrumentos Jurídicos,Los revisa y los turna con una

instrucción.


Solicitud



Solicitud



4. Recibe el Volante de Control deGestión Documental, la solicitudy el o los Instrumentos Jurídicos.Revisa tipo de asunto y lo turna

con una instrucción.


Solicitud



Solicitud


A

Subgerente/Experto Técnico

5. Recibe el Volante de Control deGestión Documental, la solicitud,y el o los Instrumentos Jurídicos.

Revisa que estén completos.



Solicitud Solicitud



¿Están Completos?


6. Devuelve al área solicitante losdocumentos remitidos para guarda

y custodia, a efecto de que loscomplementen y, hecho lo anterior,nuevamente sean remitidos para

guarda y custodia.


7. Elabora formato de solicitud y lo firma, así

mismo elabora comunicación a la

Gerencia de Control de Pagos solicitando la

guarda y custodia del o losInstrumentos Jurídicos; además de digitalizar y

obtener copias de el o los instrumentos juridicos


Solicitud


Formato de Solicitud

Solicitud


8

B

No

Si

Experto Tecnico/Responsable del Control de Gestion

SIBA


Día Mes Año

1 09 2017



Elaboró: MDL


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Día Mes Año


DBC/EEHH


B

Director/Gerente

8. Recibe la comunicación dirigida a la Gerencia de Control de Pagos, el formato de solicitud

y revisa que estén correctos conforme al o los Instrumentos

Jurídicos.


Comunicacion



Comunicacion


¿Están correctos?

Director/Gerente

9. Firma comunicación dirigida a la Gerencia de Control de Pagos y Formato de Solicitud y entrega al Experto Técnico o Secretaria.


Comunicacion



10. Recibe comunicación, Formato de Solicitud y el o losInstrumentos Jurídicos para su

entrega a la Gerencia de Controlde Pagos.

Comunicacion




11. Entrega a la Gerencia de Control de Pagos la

comunicación, el Formato de Solicitud y el o los Instrumentos

Jurídicos y archiva.

12. Descarga y plasma en el Volante de Control de GestiónDocumental la forma en la que

se atendió el asunto y lo presenta al Gerente para su

firma



13. Archiva acuses.

Comunicacion

Formato de Solicitud Copia de


Volante de Control de Gestión de Documental

Volante de Control de Gestión de Documental

Fin.

7

No

Si


Día Mes Año

1 09 2017



Elaboró: MDL


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Día Mes Año


DBC/EEHH


IV.4.2. Descripción de Actividades

A continuación se presenta la descripción de las actividades que de manera detallada aplican a la atención de solicitudes de guarda y custodia en la Dirección de Consultoría Jurídica.

Responsable Paso Actividad

Documento de Trabajo

Entregable Tiempo

Experto Técnico/

Responsable del Control de Gestión

1. Recibe del área solicitante solicitud y el (los) Instrumento(s) Jurídico(s) para su guarda y custodia. Revisa que estén completos.

Comunicación de solicitud (en su caso

SIBA)

Instrumentos Jurídicos

Pasos 1 y 2

hasta 24

horas

1.1 Recibe comunicación y el o los Instrumentos Jurídicos del área solicitante.

2. Captura la solicitud en el Sistema de Control de Gestión Documental de la Dirección General Adjunta Jurídica y genera un Volante de Control de Gestión Documental con los datos de la solicitud, indicando lo que envía y el área con sus instrucciones de atención.

Volante de Control de

Gestión Documental

Comunicación

de Solicitud (en su caso

SIBA)


2.1 Captura solicitud en el Sistema de Control de Gestión Documental y genera Volante de Control de Gestión Documental con los datos de la solicitud, indicando lo que envía y el área solicitante.

2.2 Emite una instrucción y lo turna a la Dirección de Consultoría Jurídica.


3. Recibe Volante de Control de Gestión Documental, solicitud y el o los Instrumentos Jurídicos. Revisa tipo de asunto y lo turna con una instrucción.


Gestión Documental


Gestión Documental

Pasos 3 y 4

hasta 2 horas

3.1 3.2 3.3

Recibe el Volante de Control de Gestión Documental la solicitud y el o los Instrumentos Jurídicos. Revisa que el tipo de asunto corresponda a la Dirección de Consultoría Jurídica. Genera una instrucción y lo turna a la Gerencia que corresponda.


SIBA)



SIBA)



Día Mes Año

1 09 2017



Elaboró: MDL


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Día Mes Año


DBC/EEHH


Responsable Paso Actividad Documento de

Trabajo Entregable

Tiempo


4. Recibe el Volante de Control de Gestión Documental, la solicitud y el o los Instrumentos Jurídicos. Revisa tipo de asunto y lo turna con una instrucción.


Gestión Documental

Comunicación


SIBA)



Gestión Documental

Comunicación


SIBA)


4.1 4.2 4.3

Recibe el Volante de Control de Gestión Documental, la solicitud, y el o los Instrumentos Jurídicos. Revisa que el asunto corresponda a la Gerencia. Turna al Subgerente o al Experto Técnico con una instrucción.


5. Recibe el Volante de Control de Gestión Documental, la solicitud, y el o los Instrumentos Jurídicos. Revisa que estén completos.


Gestión Documental

Comunicación de solicitud (en su caso SIBA)

Instrumento

Jurídico


Gestión Documental

Comunicación de solicitud (en su caso SIBA)

Instrumento

Jurídico

Hasta 4 horas

5.1 Recibe el Volante de Control de Gestión Documental, la solicitud y el o los Instrumentos Jurídicos.

5.2 Revisa en los Instrumentos Jurídicos que: (i) estén completos, (ii) el suscriptor tenga facultades y (iii) se encuentren debidamente inscritos, en su caso, en los Registros Públicos de Deuda, Federal y/o Estatal, así como en los Registros Públicos de la Propiedad y de Comercio, Marítimos, Registro Único de Garantías Mobiliarias, entre otros, según corresponda.

Experto Técnico/

Subgerente

¿Están completos? Si los Instrumentos Jurídicos están completos acepta la actividad en el SIBA y continúa con el paso 7; en caso contrario, continúa con el paso 6.


Día Mes Año

1 09 2017



Elaboró: MDL


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Día Mes Año


DBC/EEHH



Trabajo Entregable

Tiempo

Experto Técnico/

Subgerente

Experto Técnico/

Subgerente

6. 6.1

Devuelve al área solicitante los documentos remitidos para guarda y custodia. Devuelve al área solicitante los documentos remitidos para guarda y custodia, a efecto de que los complementen y, hecho lo anterior, nuevamente sean remitidos para guarda y custodia.

7. Elabora Formato de Solicitud de Envío de Instrumentos Jurídicos y lo firma, así mismo elabora comunicación a la Gerencia de Pagos solicitando la guarda y custodia del o los Instrumentos Jurídicos.

Formato de Solicitud de

Envío de Instrumentos

Jurídicos

Comunicación


Hasta 8 horas

7.1 Elabora y firma el Formato de Solicitud de Envío de Instrumentos Jurídicos en el apartado correspondiente a “Elaboró”, conforme la siguiente clasificación:

V1 Títulos de crédito. V2 Pólizas de seguros y fianzas. V3 Facturas de bienes propiedad del Banco. V4 Facturas de bienes dados en garantía al Banco. V5 Contratos o convenios relacionados con la operación crediticia del Banco. V6 Otros.

D1 Escrituras constitutivas de la Institución y sus filiales. D2 Escrituras de inmuebles propiedad de la Institución. D3 Primeros testimonios de escrituras que contengan créditos otorgados por el Banco. D4 Primeros testimonios de escrituras que contengan préstamos con garantía hipotecaria otorgados por la Institución a su personal. D5 Otros.

7.2 7.3

Elabora la comunicación dirigida a la Gerencia de Pagos. Digitaliza y obtiene copia de el o los Instrumentos Jurídicos


Día Mes Año

1 09 2017



Elaboró: MDL


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Día Mes Año


DBC/EEHH



Trabajo Entregable

Tiempo

Director/ Gerente

8.

Recibe la comunicación dirigida a la Gerencia de Pagos, el Formato de Solicitud de Envío de Instrumentos Jurídicos y revisa que estén correctos conforme al o los Instrumentos Jurídicos.

Hasta 2 horas

8.1 8.2

Recibe la comunicación y el Formato de Solicitud de Envío de Instrumentos Jurídicos. Revisa que los datos estén correctos conforme al o los Instrumentos Jurídicos.



Jurídicos

Comunicación


¿Están correctos? Si los datos están correctos, continúa con el paso 9; en caso contrario, regresa al paso 7.

9. Firma comunicación dirigida a la Gerencia de Pagos y el Formato de Solicitud de Envío de Instrumentos Jurídicos y entrega al Experto Técnico o Secretaria.



Jurídicos

Comunicación


Hasta 2 horas

9.1 Firma comunicación y Formato de Solicitud de Envío de Instrumentos Jurídicos y la entrega al Experto Técnico o Secretaria.


10. Recibe comunicación, Formato de Solicitud de Envío de Instrumentos Jurídicos y el o los Instrumentos Jurídicos para su entrega a la Gerencia de Pagos.

Comunicación



Jurídicos


Paso 10 hasta 2 horas

10.1 Recibe comunicación y el Formato de Solicitud de Envío de Instrumentos Jurídicos firmados e integra la documentación.

11. Entrega a la Gerencia de Pagos la

comunicación, el Formato de Solicitud de Envío de Instrumentos Jurídicos y el (los) Instrumento(s) Jurídico(s).

Comunicación



Jurídicos

Pasos 11, 12 y

13 hasta 4 horas

11.1 Acude a la Gerencia de Pagos.


Día Mes Año

1 09 2017



Elaboró: MDL


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Día Mes Año


DBC/EEHH



Trabajo Entregable

Tiempo

11.2 11.3 11.4

Entrega la comunicación, el Formato de Solicitud de Envío de Instrumentos Jurídicos y el o los Instrumentos Jurídicos y obtiene acuse de recibo en una copia del Formato de Solicitud y comunicación. Genera copias de conocimiento y las entrega al área solicitante y en su caso, a la Gerencia de Mesa de Control y Normatividad Crediticia. En su caso, digitaliza el acuse de recibo y lo integra en el SIBA.

Copias de Instrumento

Jurídico

SecretariaExperto Técnico

12.

Descarga y plasma en el Volante de Control de Gestión Documental la forma en la que se atendió el asunto y lo presenta al Gerente para su firma.


Gestión Documental

12.1

Descarga y plasma en el Volante de Control de Gestión Documental la forma en la que atendió el asunto y lo presenta al Gerente, para su firma, a fin de proceder a su baja en el Sistema de Control de Gestión Documental.

Gerente/ Subgerente

12.2

Autoriza mediante su firma en el Volante de Control de Gestión Documental el descargo del asunto.

Secretaria/ Experto Técnico

13. Archiva acuses.

Comunicación Formato de Solicitud de


Jurídicos

Acuses

Copia Instrumento

Jurídico

13.1 Archiva en su expediente la comunicación, el Formato de Solicitud de Envío de Instrumentos Jurídicos, el acuse del Volante de Control de Gestión Documental, el acuse de la Gerencia de Control de Pagos y del área solicitante y la copia de él o los Instrumentos Jurídicos.


Día Mes Año

1 09 2017



Elaboró: MDL


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Día Mes Año


DBC/EEHH


Sección V. Atención de Solicitudes de Devolución de Instrumentos Jurídicos

V.1. Descripción A continuación se muestra una breve descripción para la atención de solicitudes de devolución de documentos.


en este documento

1

Recibe solicitud de devolución de guarda y custodia

Recibe solicitud para devolución de Instrumentos Jurídicos del área requirente mediante comunicado y a través del SIBA.

Sección V.4

2

Solicita a la Bóveda, se retire el Instrumento Jurídico

Elabora y envía la comunicación a la Gerencia de Pagos, solicitando se retire el Instrumento Jurídico de la Caja General de Guarda y Custodia (Bóveda).

Sección V.4

3

La Gerencia de Pagos lleva a cabo la búsqueda

Si la Gerencia de Pagos encontró los documentos, se continúa con la actividad y elabora comunicación al área requirente para la entrega de los Instrumentos Jurídicos. Sección V.4

4

Entrega de comunicación de solicitud de información adicional

Si la Gerencia de Pagos no encontró los documentos se solicita al área requirente información adicional.

Sección V.4


Día Mes Año

1 09 2017



Elaboró: MDL


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Día Mes Año


DBC/EEHH


V.2. Políticas

V.2.1. De la operación

1. Este Manual de Políticas y Procedimientos es obligatorio para el personal de la Dirección de Consultoría Jurídica en la realización de las actividades aquí descritas.

2. La actividad inicia con la solicitud de retiro de documentación de guarda y custodia, la cual deberá ser

por escrito y a través del SIBA, y firmada por un funcionario del área requirente que la genera, y termina con devolución de los Instrumentos Jurídicos. En el entendido de que el cómputo de los plazos que más adelante se señala se suspende durante el tiempo en que la solicitud permanezca en la Caja General de Guarda y Custodia (Bóveda).

3. Los formatos de solicitudes de devolución de Instrumentos Jurídicos deben ser elaborados por el

Experto Técnico o Subgerente y autorizados por el Director o por uno de los Gerentes que integran la Dirección de Consultoría Jurídica.

4. La comunicación de devolución que acompaña al Formato de Solicitud debe estar firmada por el

Gerente del área que la genera o el Director. 5. Las solicitudes de devolución de instrumentos jurídicos se atenderán en un plazo no mayor a 10 días

hábiles bancarios, contados a partir del día hábil siguiente al de la fecha y hora de su presentación. Para esos efectos, se entenderá que la fecha de presentación será aquélla que conste en el acuse de recibo correspondiente. En caso de que la documentación no se encuentre con los datos aportados por el área requirente o no fuera suficiente para la debida atención de la solicitud, la Dirección de Consultoría Jurídica o a través de sus Gerencias o Subgerencias, deberá comunicarlo por escrito al solicitante, manifestando las causas que den lugar a su requerimiento, a efecto de que se presente una nueva solicitud con la información necesaria, en cuyo caso el plazo no mayor de 10 días hábiles bancarios para la atención de la misma será contado a partir día hábil siguiente al de la fecha y hora en que se presente la documentación completa.

6. Los canales de comunicación son escritos según consta en el rubro de entregables del numeral V.4.2,

Descripción de Actividades de este Manual de Políticas y Procedimientos. 7. La difusión del presente Manual de Políticas y Procedimientos se realizará a través de la intranet

institucional. 8. Los tiempos previstos en el numeral V.4.2 Descripción de Actividades de este Manual, se establecen

considerando la elaboración de una solicitud de devolución de documentos a la vez.

V.2.2. De la Dirección General Adjunta Jurídica

1. Vigilar la atención las solicitudes de devolución de Instrumentos Jurídicos.

2. Coadyuvar en la aplicación de este Manual de Políticas y Procedimientos.

V.2.3. De la Dirección Consultoría Jurídica

3. Vigilar la atención las solicitudes de devolución de Instrumentos Jurídicos.


Día Mes Año

1 09 2017



Elaboró: MDL


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Día Mes Año


DBC/EEHH


4. Supervisar el control y gestión de las solicitudes.

5. Revisar y firmar, en su caso, la comunicación para retiro así como autorizar el Formato de Solicitud respectivo.

V.2.4. De los Gerentes Jurídicos

1. Revisar y firmar, en su caso, la comunicación para retiro así como autorizar el Formato de Solicitud respectivo.

2. Llevar un seguimiento del control y gestión de las solicitudes.

3. Coordinar la devolución de Instrumentos Jurídicos.

4. Solicitar el retiro de guarda y custodia de los documentos originales de conformidad con el presente Manual.

5. Comunicar al cliente sobre cualquier daño o deterioro que sufra su documentación.

V.2.5. De los Subgerentes Jurídicos y Expertos Técnicos

1. Revisar o en su caso, elaborar la comunicación que acompaña el Formato de Solicitud a la Gerencia de

Pagos para el retiro a la Bóveda, así como elaborar el Formato de Solicitud de devolución de Instrumentos Jurídicos debidamente requisitado.

2. Firmar en el espacio de “Elaboró” del Formato de Solicitud para la devolución de Instrumentos Jurídicos.

V.2.6. Del Responsable del Control de Gestión y Experto Técnico, encargados del Sistema de Control de Gestión Documental

1. Dirigir el Sistema de Control de Gestión Documental de la Dirección General Adjunta Jurídica administrando la recepción de solicitudes de devolución de documentos enviados a Guarda y Custodia.

V.3 Definiciones V.3.1 Instrumentos Jurídicos Son todos aquellos documentos que en términos de la normativa aplicable hayan sido enviados a la Caja General de Guarda y Custodia (Bóveda). V.3.2 Formato de Solicitud de Devolución de Instrumentos Jurídicos El formato emitido por la Gerencia de Pagos que requisita la Dirección de Consultoría Jurídica a través sus Gerencias para solicitar a la Bóveda la devolución de los Instrumentos Jurídicos.


Día Mes Año

1 09 2017



Elaboró: MDL


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Día Mes Año


DBC/EEHH


V.4. Procedimiento Atención de Solicitudes de Devolución de Instrumentos Jurídicos V.4.1. Diagrama de Flujo

Inicio

1. Recibe solicitud para devolución de documentos del are requirente y genera volante y lo captura con

instrucciones

Responsable de Control de Gestión/Experto Técnico.

Solicitud de devolución de instrumentos

jurídicos

A

Secretaria/Director

2. Recibe la solicitud dedevolución de Instrumentos

Jurídicos con el de Controlde Gestión de Documental

y lo turna con una instrucción.

Secretaria/Gerente

3. Recibe solicitud de devolución

de Instrumentos Jurídicos con volante del Control de

Gestión Documental, confirma que corresponda a la Gerencia y lo turna con

una instrucción.

Subgerente y Experto Técnico

4. Recibe solicitud de devolución de

Instrumentos Jurídicos,revisa tipo de asunto y lo turna o lo atiende, en su caso, llena el Formato de

Solicitud y elaboraComunicación a la Gerencia

de Control de pagos solicitando se retire el Instrumento Jurídico.


jurídicos

Volante de Control de Gestión documental

Solicitud de devolución de instrumentos jurídicos












Comunicado a la Gerencia de Control de Pago solicitando se retire instrumento jurídico


Director y/oGerente

A

5. Recibe el Formato de Solicitud llenado y

cominicado de retiro y firmado

Experto Técnico y Secretaria

6. Recibe el Formato de Solicitud firmado comunicación a la

Gerencia de Control de Pagos. Entrega el formato original y firmado y la

comunicación de retiro en la copia le acusan de

recibido















Acuse de recibo del formato de solicitud y de ña

comunicación a la Gerencia de Control de pago solicitado se

retiene el instrumento

B


Día Mes Año

1 09 2017



Elaboró: MDL


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Día Mes Año


DBC/EEHH


B

¿Se encontraron los documentos?


12. Recibe de la Gerencia de Pagos la

negativa dedevolución de los

instrumentos jurídicos solicitados. Elaboro

comunicado solicitado información.


7. Recibe de la Gerencia de Pagos los instrumentos jurídicos solicitados. Elabora

comunicación.

Director, Gerente o Subgerente

8. Revisa y firma comunicaciones de

entrega de instrumentos jurídicos solicitando el

área requirente

Gerente o Subgerente

13. Revisa y firma comunicados

requeridos información adicional

Negativa documento solicitado

Negativa documento solicitado

Comunicado requerido

informaciónComunicado

requerido información

Si


jurídicos


jurídicos

Volante de Control de Gestión



Comunicación de entrega de

instrumentos

Instrumento JuridicoComunicación de

entrega de instrumentos Negativa Negativa


información


información


jurídicos


jurídicos



Instrumento Juridico Instrumento Juridico


instrumentos


instrumentos

C

C

No


Día Mes Año

1 09 2017



Elaboró: MDL


- - - -

Día Mes Año


DBC/EEHH


c

Experto Técnico o Secretaria

9. Recibe comunicación firmada y solicitaría folio de salida a la Dirección

y remite el área anexando los

Instrumentos Jurídicos originales o comunicado

requiriéndole información adicional y

archiva acuse.

Experto Técnico o Secretaria

10. Plasma en el volante la forma en el

que se atendió el asunto y lo presenta para su firma a fin de

proceder con su baja en el SCG.

Gerente o Subgerente Gerente o Subgerente

11. Autoriza mediante su firma en el control de gestión documental el descargo del asunto.

Solicitud de devolución

Instrumento jurídico o negativo

Instrumento jurídico o negativo


instrumentos

Acuse de comunicación de entrega de instrumentos requiriéndole información

actual





Fin.


Día Mes Año

1 09 2017



Elaboró: MDL


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Día Mes Año


DBC/EEHH


V.4.2. Descripción de Actividades A continuación se presenta la descripción de las actividades que de manera detallada aplican a la atención de solicitudes de devolución de documentos en la Dirección de Consultoría Jurídica.

Responsable

Paso Actividad Documento de

Trabajo Entregable Tiempo

1. Recibe solicitud para la devolución deInstrumentos Jurídicos del área requirente.

Experto Técnico/


Gestión

1.1 1.2 1.3

Revisa tipo de asunto y a qué Dirección corresponde.

Captura el asunto en el Sistema de Control deGestión Documental de la Dirección GeneralAdjunta Jurídica y genera un volante del controlde gestión documental con los datos delasunto, indicando lo que envía, el área y losolicitado con sus instrucciones de atención.

Turna a la Dirección correspondiente.

Solicitud de devolución de Instrumentos

Jurídicos

Volante del Control de Gestión Documental


Jurídicos.

Pasos 1 y 2 hasta 24

horas

2. Recibe la solicitud de devolución deInstrumentos Jurídicos, Volante de Controlde Gestión de Documental y lo turna coninstrucción.

Secretaria/ Director

2.1 2.2

Revisa que el tipo de asunto corresponda a laDirección de Consultoría Jurídica.

Emite instrucción de trabajo Turna a laGerencia correspondiente.

Volante del Control de

Gestión Documental


Jurídicos



Jurídicos


Día Mes Año

1 09 2017



Elaboró: MDL


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Día Mes Año


DBC/EEHH


Responsable

Paso Actividad Documento de Trabajo

Entregable Tiempo

Recibe solicitud de devolución deInstrumentos Jurídicos con volante delControl de Gestión Documental, confirmaque corresponda a la Gerencia y lo turnacon una instrucción.

Secretaria/ Gerente

3.1 3.2

Recibe la solicitud de devolución deInstrumentos Jurídicos con el volante,confirmando que el asunto sea dirigido a laGerencia.

Turna con instrucción de atención alSubgerente.


Gestión Documental


Jurídicos.



Jurídicos

Pasos 3 y 4 hasta 2 horas

4. Recibe solicitud de devolución de

Instrumentos Jurídicos, revisa tipo de asunto y lo turna o lo atiende, en su caso,llena el Formato de Solicitud de Devolución de Instrumentos Jurídicos y elabora Comunicación a la Gerencia de Pagossolicitando se retire el Instrumento Jurídico.


4.1 4.2 4.3

Recibe la solicitud de devolución deInstrumentos Jurídicos, con el Volante delControl de Gestión Documental y la instrucciónde atención. Revisa tipo de asunto que es, localiza en el expediente correspondiente el folio con el cual se envió a guarda y custodia.

Elabora el Formato de Solicitud de Devolución de Instrumentos Jurídicos conforme a los datos e información enviada por el área requirente.

Elabora comunicación a la Gerencia de Pagos,solicitando se retire el Instrumento Jurídico.


Gestión Documental


Jurídicos



Jurídicos.

Formato de Solicitud de Devolución de


Comunicación a la Gerencia de Pagos,

solicitando se retire los Instrumentos Jurídicos.

5. Recibe el Formato de Solicitud de Devolución de Instrumentos Jurídicos y la Comunicación a la Gerencia de Pagossolicitando se retire el Instrumento Jurídico.


Día Mes Año

1 09 2017



Elaboró: MDL


- - - -

Día Mes Año


DBC/EEHH


Responsable


Entregable Tiempo

Director/ Gerente

5.1

Recibe el Formato de Solicitud de Devolución de Instrumentos Jurídicos, confirma que los datos del Formato de Solicitud correspondan alo solicitado y lo firma en el cuadro de autorizó.


Gestión Documental


Jurídicos


Devolución de Instrumentos

Jurídicos

Comunicación a la Gerencia

de Pagos, solicitando se

retire el Instrumento

Jurídico



Jurídicos.

Formato de Solicitud de Devolución de


Comunicación a la Gerencia de Pagos,

solicitando se retire el Instrumento Jurídico.

Paso 5 y 6 hasta 4 horas

6. Recibe el Formato de Solicitud de Devolución de Instrumentos Jurídicos y la Comunicación a la Gerencia de Pagossolicitando se retire el instrumento jurídico.

Subgerente/

Experto Técnico/

Secretaria

6.1 6.2

Recibe el Formato de Solicitud de Devolución de Instrumentos Jurídicos, confirma que los datos del Formato de Solicitud correspondan alo solicitado y lo firma en el cuadro de elaboró.

Entrega el Formato de Solicitud de Devolución de Instrumentos Jurídicos original firmado y la comunicación de retiro, obtiene acuse derecibo y entrega copias del acuse de Formatode Solicitud y la comunicación de retiro, entreotras, al área solicitante.


Gestión Documental.


Jurídicos.


Devolución de Instrumentos

Jurídicos

Comunicación a la Gerencia

de Pagos, solicitando se

retire el Instrumento

Jurídico.

Volante del Control de Gestión Documental.


Jurídicos.

Acuse de recibo del Formato de solicitud y

de la Comunicación a la Gerencia de Pagos,

solicitando se retire el Instrumento Jurídico.

¿Se encontraron los documentos?

Si la Gerencia de Pagos encontró los documentos, continúa con la actividad 7; si no encontró los documentos continúa con


Día Mes Año

1 09 2017



Elaboró: MDL


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Día Mes Año


DBC/EEHH


Responsable


Entregable Tiempo

las actividades 12 y13.

7. Recibe de la Gerencia de Pagos losInstrumentos Jurídicos solicitados.

Experto Técnico/

Secretaria

7.1 Elabora comunicación al área requirente para la entrega de los Instrumentos Jurídicos.


Gestión Documental


Jurídicos.




Jurídicos.

Instrumentos Jurídicos.

Comunicación de entrega de instrumentos jurídicos solicitados al

área requirente

Hasta 8 hrs.

8. Recibe, revisa y firma la comunicación deentrega de Instrumentos Jurídicos solicitados al área requirente.

Director, Gerente o

Subgerente

8.1 Revisa y firma comunicación de entrega deinstrumentos jurídicos solicitados al árearequirente.


Gestión Documental.


Jurídicos.


Comunicación de entrega de Instrumentos

Jurídicos solicitados al

área requirente

Volante del Control de Gestión Documental.


Jurídicos.


Comunicación de entrega de Instrumentos Jurídicos solicitados al

área requirente

Hasta 2 hrs.

9. Recibe comunicación firmada y solicita foliode salida a la Dirección y remite al árearequirente la comunicación anexando los Instrumentos Jurídicos originales ocomunicación requiriéndole información adicional o correcta de folio de envío aguarda y custodia.

Experto Técnico/

9.1

Solicita folio de salida a la Dirección.


Volante del Control de Hasta 2 hrs.


Día Mes Año

1 09 2017



Elaboró: MDL


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Día Mes Año


DBC/EEHH


Responsable


Entregable Tiempo

Secretaría 9.2 9.2

Genera copias que debe entregar. Entrega al área requirente comunicaciónanexando los Instrumentos Jurídicos originalesy obtiene acuse de recibo, incorpora alexpediente y archiva.

Gestión Documental


Jurídicos.

En su caso, Instrumentos

Jurídicos.

Comunicación de entrega de Instrumentos

Jurídicos solicitados al

área requirente u

Comunicaciónrequiriéndole información adicional o correcta de

folio de envío a guarda y custodia

Gestión Documental


Jurídicos.

En su caso, Instrumentos Jurídicos.

Comunicación de entrega de Instrumentos Jurídicos solicitados al

área requirente u

requiriéndole información adicional o

correcta de folio de envío a guarda y

custodia

10. Descarga asunto en el Sistema de Gestión Documental.

Experto Técnico/

Secretaria

10.1

Plasma en el volante la forma en que seatendió el asunto y lo presenta al Gerente oSubgerente para su firma a fin de proceder asu baja en el Sistema de Control de GestiónDocumental.


Gestión Documental


Pasos 10 y 11 hasta 2

hrs.

11. Autoriza mediante su firma en Volante deControl de Gestión Documental, el descargodel asunto.

Gerente/ Subgerente

11.1 Autoriza mediante su firma en Volante de Control de Gestión Documental, el descargodel asunto.


Gestión Documental


Pasos 11, 12,13 y 14

hasta 4 hrs.

12. Recibe de la Gerencia de Pagos la negativa de haber encontrado los Instrumentos Jurídicos solicitados y elabora solicitud deinformación adicional al área requirente delos Instrumentos Jurídicos.


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Responsable


Entregable Tiempo

Experto Técnico

12.1

12.2

Recibe de la Gerencia de Pagos la negativa dehaber encontrado los Instrumentos Jurídicos solicitados.

Elabora comunicación al área requirente solicitándole información adicional o correctadel folio de envío a guarda y custodia.

Negativa de la Gerencia de

Pagos

Comunicaciónrequiriéndole información adicional o correcta de

folio de envío a guarda y custodia

Negativa de la Gerencia de Pagos

Comunicación requiriéndole

información adicional o correcta de folio de envío a guarda y

custodia

13. Recibe, revisa y firma la comunicación de Solicitud de información adicional.

Subgerente o

Gerente

13.1 13.2

Recibe, revisa y firma la comunicación de solicitud de información adicional. Lleva a cabo los pasos 9 al 11 hasta agotarlos.

Negativa de la Gerencia de

Pagos

Comunicación requiriéndole información adicional o correcta de

folio de envío a guarda y custodia.

Comunicación requiriéndole

información adicional o correcta de folio de envío a guarda y

custodia.

Fin del procedimiento


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Sección VI. Anexos

VI.1. Tabla de Anexos Anexo

No. Nombre Pág.

1 Listado de Requisitos Mínimos para la Atención de las Solicitudes deRevisión o Elaboración de Instrumentos Jurídicos y Asesoría Jurídica

60

2 Formato de Solicitud de Guarda y Custodia de instrumentos jurídicos 63


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ANEXO 1 LISTADO DE REQUISITOS MÍNIMOS PARA LA ATENCIÓN DE LAS SOLICITUDES DE

REVISIÓN O ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS JURÍDICOS Y ASESORÍA JURÍDICA.

I. Para todo tipo de solicitudes se requerirá lo siguiente:

1. Copia del (los) acuerdo(s) del (los) órgano(s) competente(s) del Banco, debidamente firmados, mediante el(los) cual(es) se autorice la operación de que se trate y, en su caso, los documentos debidamente firmados por las áreas competentes, donde consten otras condiciones financieras, tales como: (i) el comunicado de condiciones financieras, emitido por el área de finanzas de la Institución, (ii) tabla con los porcentajes aplicables para el cobro de la comisión por pago anticipado, (iii) tabla para la revisión y ajuste de la tasa de interés pactada, entre otros.

2. Copia de la Ficha de Términos y Condiciones que incluya el esquema de inversión, evaluación

integral de crédito y el análisis de crédito firmados por funcionario facultado. 3. Copia de la documentación con la que acredite la existencia, facultades y la personalidad

jurídica del acreditado, acreedor, contraparte, cliente, deudor solidario, aval o garante, tales como:

Escritura pública que contenga el acta constitutiva, así como sus principales

modificaciones, con datos de inscripción en el Registro Público de Comercio correspondiente o compulsa de estatutos vigentes.

Decreto, ley y/o acta constitutiva donde conste la creación del organismo o entidad paraestatal o paramunicipal.

Escritura pública en la que consten los poderes de las personas que representarán al acreditado, acreedor, contraparte, cliente, deudores solidarios o garantes en los instrumentos respectivos debidamente inscritos en el Registro Público de Comercio, en su caso (actos de administración y, en su caso, de dominio).

Tratándose de entidades públicas, nombramientos, designaciones, constancias de

mayoría, etc.

Identificación oficial vigente con fotografía y firma de los representantes que suscribirán el instrumento, incluyendo las de los representantes de la Federación, Estados, Municipios, Ciudad de México y demás entidades de carácter público, cuando corresponda.

Nombres, cargos y, en su caso, la mención de los títulos profesionales de quienes suscribirán el instrumento jurídico respectivo, incluyendo al funcionario competente de la Institución.

Domicilios completos con sus respectivos comprobantes, con una antigüedad no mayor a tres meses.

Registro Federal de Contribuyentes (RFC).


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Número de cuenta (i) en la que se depositarán a Banobras los pagos del crédito y (ii) en la que Banobras depositará el monto de la o las disposiciones del crédito, debiendo indicar en este supuesto el nombre del Banco, el número de sucursal, la plaza y, en caso de traspaso interbancario o SPEI, la clave bancaria estandarizada, entre otras.

II. En adición a lo anterior, para las operaciones con el sector público, se deberá remitir copia de la documentación con la que se acredite la autorización o documentación que, en su caso, requiera el acreditado, según corresponda, tales como:

(i) Decreto de endeudamiento expedido en el ejercicio fiscal en que haya de contratarse el financiamiento. (ii) En su caso, Ley de Ingresos del Estado o Municipio de que se trate para el ejercicio fiscal vigente, en la que se prevea, dentro los montos autorizados en la misma, una cantidad igual o superior a la del crédito que pretende contratarse con esta Institución, (iii) Acta de Cabildo y (iv) Acuerdo del órgano de gobierno o su equivalente.

III. Para el caso del sector privado, además de lo señalado en el apartado I, se deberá enviar lo siguiente:

1. Copia de la documentación que acredite la autorización o documentación que, en su caso,

requiera el acreditado, según corresponda, tales como el Acuerdo de Asamblea de Accionistas y/o Consejo Directivo, tratándose de empresas privadas.

2. Copia simple del Diario Oficial de la Federación o del Periódico Oficial del Estado, según corresponda, en el que conste el título de concesión, contrato de obra pública, de servicios, permiso, licencia o del instrumento jurídico que da origen al proyecto que haya de financiarse. Este documento, según sea el caso, se deberá enviar en original o copia certificada ante fedatario público para su cotejo, con cinco (5) días hábiles bancarios de anticipación a la formalización del contrato de crédito correspondiente, con independencia de que con ese mismo ejemplar se cumpla con la condición suspensiva para la disposición de los recursos crediticios.

3. Original o copia certificada ante fedatario público y copia simple para su cotejo, de las escrituras públicas en las que conste la propiedad de los inmuebles que constituirán las garantías hipotecarias de los créditos de que se trate con datos de inscripción en el Registro Público de la Propiedad correspondiente y previamente a la formalización deberán entregarse los ejemplares originales y copia del avalúo de las garantías a otorgarse practicado por el INDAABIN, perito valuador certificado o cualquier otra institución facultada. En su caso, original o copia certificada ante fedatario público de las facturas en las que consten las garantías prendarias a otorgarse en el crédito. Tratándose de garantía prendaria sobre acciones, deberá remitirse copia de los títulos accionarios

IV. En el caso de consultas diversas, incluyendo dictámenes jurídicos, entregar los antecedentes y/o documentos relacionados con el planteamiento de que se trate que permitan tener un diagnóstico completo de la solicitud que correspondan, tales como:

En caso de tratarse de un proyecto de contrato o convenio del cual se requiera opinión, deberá

enviarse para estudio dicho proyecto.


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Contrato de crédito que contenga el financiamiento que pretenda incorporarse al fideicomiso, debidamente suscrito por todas las partes. En caso de que el fiduciario sea una institución distinta a Banobras, copia del acta constitutiva correspondiente, así como de la documentación en la que consten sus facultades para fungir como tal y en la que se prevean los poderes de sus representantes para formalizar el contrato respectivo.

V. Para operaciones de tesorería, deberá entregarse lo señalado en el apartado I, numeral 3, así como copia de la autorización de Banco de México para operar derivados de la contraparte, contratos de comisión mercantil para operaciones que celebren sociedades operadoras de fondos de inversión y los poderes e identificaciones de las personas que celebrarán y confirmarán las operaciones correspondientes, debidamente apostillados o legalizados, en su caso.

VI. Para operaciones a celebrarse con organismos financieros internacionales, proyectos de contrato de préstamo y garantía, documentación que acredite la legal existencia y facultades de dichos organismos, así como la personalidad y facultades de sus representantes y las autorizaciones internas (Consejo Directivo) y externas (Secretaría de Hacienda y Crédito Público) necesarias, que autoricen la operación de que se trate. NOTA: El listado de documentos y los requisitos mínimos para la atención de solicitudes, podrá ajustarse en función de las características de la operación de que se trate. En el caso de que la Dirección de Consultoría Jurídica requiera de documentos adicionales los solicitará por escrito a la Dirección General Adjunta, Dirección o Subdirección correspondiente.


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ANEXO 2

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN...

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