MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA ......13 10 2011 Elaboró Revisó Vo. Bo. Autorizó C.P....
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Elaboró Revisó Vo. Bo. Autorizó C.P. Ma. Lourdes Thierry Patiño Subgerente de Tesorería C.P. C. Enrique Cisneros López Gerente de Finanzas C.P. José Ignacio Herrera González Gerente General de Administración y Finanzas C.P. José Rafael Ríos Martínez Director General TALLERES GRAFICOS DE MEXICO DIA MES AÑO 13 10 2011 MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EMISION Y CONTROL DE LA CANCELACION DE FACTURAS Y SU REFACTURACION
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Elaboró Revisó Vo. Bo. Autorizó
C.P. Ma. Lourdes Thierry
Patiño
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López
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Administración y Finanzas
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13 10 2011
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EMISION Y CONTROL DE LA CANCELACION DE FACTURAS Y SU REFACTURACION
Elaboró Revisó Vo. Bo. Autorizó
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MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTO PARA LA EMISION Y CONTROL DE LA CANCELACION DE FACTURAS Y SU REFACTURACION
I N D I C E
1. INTRODUCCION 2. MARCO JURIDICO 3. OBJETIVO 4. POLITICAS 5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
Elaboró Revisó Vo. Bo. Autorizó
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13 10 2011
INTRODUCCION:
EL PRESENTE PROCEDIMIENTO HA SIDO ELABORADO CON EL PROPOSITO DE SER UNA GUIA CLARA Y PRECISA, ACERCA DEL PROCESO INTERNO DEL CONTROL DE LAS FACTURAS CANCELADAS Y REFACTURADAS.
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MARCO JURIDICO
LEY FEDERAL DE PRESUPUESTO Y RESPONSABILIDAD HACENDARIA.
LEY FEDERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PUBLICOS.
LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA.
LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO.
LEY ORGANICA DE LA ADMINISTRACION PÚBLICA FEDERAL.
NORMAS DE INFORMACION FINANCIERAS, (NIFS).
REGLAMENTO DE LA LEY FEDERAL DE PRESUPUESTO Y RESPONSABILIDAD HACENDARIA.
REGLAMENTO DE LA LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA.
REGLAMENTO DE LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PUBLICO.
ESTATUTO ORGANICO DE TALLERES GRAFICOS DE MEXICO. ARTICULO 26
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13 10 2011
OBJETIVO: ESTABLECER EL PROCEDIMIENTO PARA LA CANCELACION DE FACTURAS Y SU REFACTURACION, ASI COMO PARA SU ADECUADO CONTROL.
Elaboró Revisó Vo. Bo. Autorizó
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POLITICAS LA GERENCIA GENERAL COMERCIAL, DEBE SOLICITAR POR ESCRITO BAJO SU RESPONSABILIDAD Y CON LA JUSTIFICACION CORRESPONDIENTE, LA CANCELACION DE FACTURAS Y SU REFACTURACION, POR LAS SIGUIENTES CAUSAS.
POR DIFERENCIA EN LOS PRECIOS COTIZADOS.
POR DIFERENCIA EN CANTIDAD DE IMPRESOS ENTREGADOS SEGÚN CONTRATO Y/O PEDIDO.
POR CAMBIO DE DENOMINACION Y/O RAZON SOCIAL DEL CLIENTE,
ANEXANDO COPIA DEL RFC. Y JUSTIFICANDO EL MISMO.
POR CAMBIO DE DOMICILIO FISCAL DEL CLIENTE. POR DIFERENCIA ENTRE LA FECHA DE ELABORACION DE LA FACTURA Y
CONTRATO Y/O PEDIDO.
POR CRITERIO EN LA AMORTIZACION DE LOS ANTICIPOS OTORGADOS POR LOS CLIENTES.
POR ALGUNA CAUSA ANALOGA A LAS ANTERIORES. PARA TODA CANCELACION DE FACTURAS SE REQUISITARA EL FORMATO “REPORTE DE CANCELACION DE FACTURAS” EL CUAL ESTARA DEBIDAMENTE PREFOLIADO. LA ASIGNACION Y CONTROL DEL FOLIO SERA RESPONSABILIDAD DE LA SUBGERENCIA DE TESORERIA. EL REPORTE DE FACTURAS CANCELADAS CONTIENE LA SIGUIENTE INFORMACION: NUMERO DE FOLIO FECHA DE FACTURA A CANCELAR No. DE FACTURA IMPORTE FECHA DE NUEVA FACTURA NUMERO DE FACTURA IMPORTE MOTIVO DE LA CANCELACION: FIRMA DE AUTORIZADO FIRMA DE ELABORADO FIRMA DE SOLICITADO FECHA DE ELABORACION
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DIA MES AÑO
13 10 2011
LA GERENCIA GENERAL COMERCIAL SOLICITARA LA CANCELACION DE FACTURAS Y SU REFACTURACION POR ESCRITO AL GERENTE GENERAL DE ADMINISTRACION Y FINANZAS, QUIEN SOBRE SU DOCUMENTO AUTORIZARA Y TURNARA A LA GERENCIA DE FINANZAS. LA GERENCIA DE FINANZAS TURNA SOLICITUD A LA SUBGERENCIA DE TESORERIA QUIEN EFECTUARA LA CANCELACION DE FACTURA Y REFACTURACION JUNTO CON EL REPORTE CORRESPONDIENTE, EN UN PLAZO NO MAYOR DE 30 DIAS HABILES. EL REPORTE DE CANCELACION DE FACTURAS ANEXO A LA FACTURA CANCELADA DEBERA FIRMARCE POR LA GERENCIA GENERAL SOLICITANTE, EL GERENTE DE FINANZAS Y LA SUBGERENCIA DE TESORERIA. LA SUBGERENCIA DE TESORERIA, POR ERRORES EN EL PROCESO DE FACTURACION Y PREVIA FORMULACION DEL “REPORTE DE CANCELACION DE FACTURAS” PODRA CANCELAR Y REFACTURAR CUANDO SE TRATE DE:
ERRORES MECANOGRAFICOS. ERRORES DE CAIDA EN IMPRESIÓN. REDONDEO DE CENTAVOS. DIFERENCIA ENTRE LOS IMPORTES EN NUMEROS Y LETRAS
CUALQUIER OTRO ERROR INHERENTE A LA FORMULACION DE FACTURA, LOS REPORTES DEBERAN ESTAR AUTORIZADOS POR LA GERENCIA DE FINANZAS Y LA SUBGERENCIA DE TESORERIA COMO RESPONSABLE. DICHA CANCELACION SE EFECTUARA INVARIABLEMENTE DURANTE EL MISMO MES DE SU FACTURACION.
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DIA MES AÑO
13 10 2011
PROCEDIMIENTO: PARA LA CANCELACION DE FACTURAS Y LA REFACTURACION POR DIFERENCIA
RESPONSABLE NO. ACT.
ACTIVIDAD FORMATO O DOCUMENTO
CLIENTE
01 EL CLIENTE SOLICITA A LA GERENCIA GENERAL COMERCIAL LA MODIFICACION DE LA FACTURA INDICANDO EL MOTIVO DE SU REQUERIMIENTO.
DOCUMENTO
GERENCIA GENERAL COMERCIAL
02 EVALÚA LA SOLICITUD DEL CLIENTE Y EN SU CASO BAJO SU RESPONSABILIDAD SOLICITA Y JUSTIFICA POR ESCRITO A LA GERENCIA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS, LA MODIFICACION DE LA FACTURA Y/O REFACTURACION,
DOCUMENTO
GERENCIA GENERAL DE ADMON. Y FINANZAS
03 RECIBE SOLICITUD Y LA TURNA A LA GERENCIA DE FINANZAS PARA SU OPINION,. DE NO PROCEDER REGRESA SOLICITUD A LA GERENCIA GENERAL COMERCIAL
DOCUMENTO
GERENCIA DE FINANZAS
04 ANALIZA LA SOLICITUD TURNA A LA SUBGERENCIA DE TESORERÍA PARA SU TRAMITE.
DOCUMENTO
SUBGERENCIA DE TESORERIA
05 EFECTUA LA CANCELACION Y REFACTURACION SOLICITADA Y ELABORA “REPORTE DE CANCELACIÓN DE FACTURA” PREFOLIADO EN CUATRO TANTOS ANEXANDO DOCUMENTACIÓN, Y EN SU CASO REMITE A LA GERENCIA GENERAL COMERCIAL PARA SU FIRMA COMO ÁREA RESPONSABLE.
DOCUMENTO
GERENCIA GENERAL COMERCIAL
06 FIRMA EL “REPORTE DE CANCELACIÓN DE FACTURAS” Y LO REGRESA A LA SUBGERENCIA DE TESORERÍA.
DOCUMENTO
SUBGERENCIA DE TESORERIA
07 TURNA PARA SU AUTORIZACIÓN A LA GERENCIA DE FINANZAS.
DOCUMENTO
GERENCIA DE FINANZAS
08 FIRMA EL “REPORTE DE CANCELACIÓN DE FACTURAS” Y LO REGRESA A LA SUBGERENCIA DE TESORERIA CON LA FACTURA CANCELADA.
DOCUMENTO
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DIA MES AÑO
13 10 2011
SUBGERENCIA DE TESORERIA
09 SACA COPIA DE LA FACTURA CANCELADA Y CON UN TANTO DEL “REPORTE DE FACTURAS CANCELADA” ARCHVA.
DOCUMENTO
SUBGERENCIA DE TESORERIA
10 SE TURNA A LA SUBGERENCIA DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD LA FACTURA CANCELADA EN ORIGINAL Y TODAS SUS COPIAS ASÍ COMO EL REPORTE DE CANCELACIÓN AUTORIZADO PARA SU CONTROL Y REGISTRO.
DOCUMENTO
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Administración y Finanzas
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DIA MES AÑO
13 10 2011
PROCEDIMIENTOS: PARA LA CANCELACION DE FACTURAS Y LA REFACTURACION POR ERRORES EN EL PROCESO DE
FACTURACION RESPONSABLE NO.
ACT. ACTIVIDAD FORMATO O
DOCUMENTO
SUBGERENCIA DE TESORERIA
1 CUANDO EXISTAN ERRORES MECANOGRAFICOS O DE IMPRESION, SE PROCEDE DE INMEDIATO A REFACTURAR Y EMITIR EL “REPORTE DE FACTURAS CANCELADAS” ANEXANDO FACTURA CANCELADA Y SUS COPIAS AL CITADO REPORTE Y SE TURNA A LA GERENCIA DE FINANZAS.
DOCUMENTO
GERENCIA DE FINANZAS
2 VERIFICA DOCUMENTACIO Y EN CASO DE PROCEDER FIRMA AUTORIZANDO EL “REPORTE DE CANCELACION DE FACTURAS”, DEVUELVE DOCUMENTACION.
DOCUMENTO
SUBGERENCIA DE TESORERIA
3 SACA COPIA DE LA FACTURA CANCELADA Y CON UN TANTO DEL “REPORTE DE FACTURAS CANCELADAS” ARCHIVA.
DOCUMENTO
SUBGERENCIA DE TESORERIA
4 TURNA A LA SUBGERENCIA DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD LA FACTURA CANCELADA EN ORIGINAL Y TODAS SUS COPIAS ASI COMO EL REPORTE DE CANCELACION AUTORIZADO PARA SU CONTROL Y REGISTRO.
DOCUMENTO
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Administración y Finanzas
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DIA MES AÑO
13 10 2011
Inicio
Cliente solicita a
Gerencia General
Comercial modificación
de factura
Soporte
documental
completo
Facturación elabora
Reporte de Facturas
Canceladas, anexa
soporte documental
y lo envía a la
Gerencia General
Comercial
Gerencia General
Comercial recibe
reporte y firma de
responsable, lo
regresa a la
Subgerencia de
Tesorería
Subgerencia de
Tesorería lo envía a la
Gerencia de Finanzas
para su autorización
Si
jueves, 13 de octubre de 2011
PROCESO DE FACTURAS CANCELADAS Y SU
REFACTURACION
Gerencia General
Comercial recibe
solicitud y justifica
modificación de factura
Gerencia General de
Administración y
Finanzas recibe
justificación y valida envía
a la Gerencia de
Finanzas
No
Gerencia de Finanzas
recibe, analiza envía
a Subgerencia de
Tesorería
Subgerencia de
Tesorería recibe
solicitud de
modificación de
factura
Subgerencia de
Tesorería turna
documentación a la
Subgerencia de
Presupuestos y
Contabilidad
Subgerencia de
Presupuesto y
Contabilidad recibe
expediente completo
de facturas canceladas
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jueves, 13 de octubre de 2011
CANCELACION DE FACTURAS POR ERRORES EN
EL PROCESO DE FACTURACION
Inicio
Subgerencia de Tesorería
emite factura con error
Subgerencia de Tesorería
cancela y Refactura, emite
Reporte de Facturas
Canceladas y turna a la
Gerencia de Finanzas.
Gerencia de Finanzas
recibe, analiza y Autoriza,
Reporte de Facturas
Canceladas y devuelve
documentación
Subgerencia de Tesorería
recibe autorizado, Reporte
de Facturas Canceladas,
archiva y turna
documentación
Subgerencia de Presupuesto
y Contabilidad, recibe
expediente completo de
facturas canceladas y registra
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Administración y Finanzas
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