MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES ICETEX 2010 · Carrera 3 No. 18 - 32 Bogotá, D. C., Colombia PBX:...

Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior

Línea de atención al usuario en Bogotá: 4173535 y www.icetex.gov.co Carrera 3 No. 18 - 32 Bogotá, D. C., ColombiaPBX: 382 16 70

MANUAL DE CONTABLES


Línea de atención al usuario en Bogotá: 4173535 y Nacional: 01900 331 3777

32 Bogotá, D. C., Colombia

MANUAL DE POLÍTICASCONTABLES

ICETEX

2010

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POLÍTICAS



TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN

2. OBJETIVO DEL MANUAL

3. ALCANCE

4. MARCO LEGAL

5. MODELO CONCEPTUAL

5.1 Modelo de operación y red de procesos

5.2 Estructura organizacional

5.3 Gobierno C orporativo

6. FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE

6.1 Misión

6.2 Visión

6.3 Principios y Valores

6.4 Principios B ásicos de

6.5 Propósito

6.6 Funciones

7. INFRAESTRUCTURA DE LA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD

7.1 Estructura organizacional de la Dirección de Contab ilidad

7.2 Tecnología Software 7.2.1 Generalidades 7.2.2 Seguridades

7.3 Medición de la función de contabilidad

7.4 Esquema de capacitación




TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVO DEL MANUAL

CONCEPTUAL DEL PROCESO CONTABLE

Modelo de operación y red de procesos

Estructura organizacional

orporativo

FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD

ásicos de la Ética del Contador

INFRAESTRUCTURA DE LA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD

Estructura organizacional de la Dirección de Contab ilidad

Medición de la función de contabilidad

Esquema de capacitación

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8. POLÍTICAS Y PRÁCTICAS

8.1 Creación de cuentas

8.2 Responsabilidades relacionadas con creación y modif icación de cuentas

8.3 Cierre Contable

8.4 Transmisión de estados financieros8.4.1 Superintendencia Financiera8.4.2 Contaduría General de la Nación

8.5 Políticas Contables 8.5.1 Generales 8.5.1.1 Activo 8.5.1.2 Pasivo 8.5.1.3 Patrimonio 8.5.1.4 Ingresos 8.5.1.5 Gastos 8.5.1.6 Contingencias 8.5.1.7 Cuentas de Orden8.5.2 Específicas 8.5.2.1 Fondos en Administración

9. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVIDADES

9.1 Políticas de Control 9.1.1 Áreas fuentes de la información contable9.1.2 Dirección de C ontabilidad

9.2 Procedimientos operacionales9.2.1 Análisis contable del disponible con sus contrapart idas9.2.2 Conciliación bancaria y depuraciones9.2.3 Análisis contable del portafolio de inversiones9.2.4 Análisis contable de cartera9.2.5 Análisis contable de propiedad, planta y equipo9.2.6 Análisis contable de gastos pagados por anticipado y cargos diferidos9.2.7 Análisis contable de9.2.8 Análisis contable de 9.2.9 Análisis contable de fideicomisos9.2.10 Análisis contable de causaciones y cuentas por pagar9.2.11 Análisis contable de ingreso9.2.12 Análisis contable de pasivos estimados y provisiones9.2.13 Análisis contable de causación de nómina9.2.14 Análisis contable de cuentas de patrimonio9.2.15 Análisis contable y liquidación de comisiones de los fondos, portafolio e

intereses de carter




Y PRÁCTICAS CONTABLES

Responsabilidades relacionadas con creación y modif icación de cuentas

Transmisión de estados financieros Superintendencia Financiera de Colombia Contaduría General de la Nación

Cuentas de Orden

Fondos en Administración

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVIDADES

Áreas fuentes de la información contable ontabilidad

Procedimientos operacionales Análisis contable del disponible con sus contrapart idas Conciliación bancaria y depuraciones Análisis contable del portafolio de inversiones Análisis contable de cartera Análisis contable de propiedad, planta y equipo

contable de gastos pagados por anticipado y cargos diferidosAnálisis contable de l balance TAE

lisis contable de los depósitos especiales nálisis contable de fideicomisos

lisis contable de causaciones y cuentas por pagar lisis contable de ingreso s anticipados y diferidos

nálisis contable de pasivos estimados y provisiones lisis contable de causación de nómina

nálisis contable de cuentas de patrimonio nálisis contable y liquidación de comisiones de los fondos, portafolio e

intereses de carter a

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contable de gastos pagados por anticipado y cargos diferidos

nálisis contable y liquidación de comisiones de los fondos, portafolio e



9.2.16 Generación de información exógena9.2.17 Impuesto de industria y comercio a nivel nacional9.2.18 Retenciones a tí tulo de renta e impuesto al valor agregado9.2.19 Retención a titulo de 9.2.20 Impuesto de estampillas de otras ciudades9.2.21 Impuesto de ingresos y patrimonio9.2.22 Preparación de estados financieros9.2.23 Elaboración y transmisión de informació9.2.24 Elaboración y transmisión de información a la

Nación 9.2.25 Elaboración y transmisión de información al 9.2.26 Administración de caja menor9.2.27 Cierre contable 9.2.28 Impresión de libros oficiales9.2.29 Análisis y control de cajas menores

10. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

10.1 Gestión documental de la Dirección 10.1.1 Libros oficiales de contabilidad10.1.2 Comprobantes de contabilidad

10.2 Gestión documental 10.2.1 Mecanismos de documentación generales10.2.2 Comunicaciones especia 11. DEFINICIÓN Y GLOSARIO DE TÉRMINOS




eneración de información exógena mpuesto de industria y comercio a nivel nacional

tulo de renta e impuesto al valor agregado etención a titulo de ICA nacional

mpuesto de estampillas de otras ciudades mpuesto de ingresos y patrimonio reparación de estados financieros laboración y transmisión de informació n a Superfinancieralaboración y transmisión de información a la Contaduría G

laboración y transmisión de información al DANE dministración de caja menor

mpresión de libros oficiales nálisis y control de cajas menores

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Gestión documental de la Dirección de Contabilidad Libros oficiales de contabilidad Comprobantes de contabilidad

Gestión documental administrativa Mecanismos de documentación generales Comunicaciones especia les

DEFINICIÓN Y GLOSARIO DE TÉRMINOS

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uperfinanciera General de la



1. INTRODUCCIÓN

La información financiera y contable del ICETEX, sirve de base a la Administración suficientes elementos de juicio. Por ellofinancieros, informes de gestión y demás reportes que se suministrenrazonable la situación financiera ycon las normas, principios y reglamentos que En consecuencia, el ICETEX ha establecido como controlcumplimiento del objetivo de el cual contiene lineamientos claros y específicosactividades que intervienen en el proceso contable de la Entidadpropósito. De igual manera, políticas en esta materia. 2. OBJETIVO DEL MANUAL

Dar a conocer las principales políticas contables que se deben ICETEX, como entidad financiera de naturaleza de su objeto social y de las operaciones financieras autorizadas, para que a través de la aplicación de las mismas, se garantice la confiabilidad y la razonabilidad de los estados financieros, el cumplimiento de las aceptados en Colombia y la adecuada aplicación de las normas establecidas por la Superintendencia Financiera de Colombia y la Contaduría General de la Nación. 3. ALCANCE

El presente manual establece los lineamientos y políticas contables que serán aplicación general en el ICETEXlas diferentes áreas de la Instituciónfinalizando con la realización del cierre contable, estados financieros, la generación y transmisión de la información requerida por las entidades de control y vigilancia 4. MARCO LEGAL

• Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, por la cual se transforma el ICETEX en una

entidad financiera de naturaleza especial y se dictan otras disposiciones.• Decreto 2792 de julio de 2009, por la cual se reglamenta el artículo 6 de la Ley 1002

de 2005 y se dictan otras disposiciones.• Circular Básica Contable y Financie

Superintendencia Bancaria de Colombia.




La información financiera y contable del ICETEX, es una herramienta fundamental dministración para adoptar sus decisiones en forma oportuna y con

suficientes elementos de juicio. Por ello, el ICETEX debe asegurar que todos los estados financieros, informes de gestión y demás reportes que se suministren

situación financiera y los resultados de la Entidad y que cumplan con las normas, principios y reglamentos que le sean aplicables.

, el ICETEX ha establecido como control, para que objetivo de esta herramienta, el siguiente Manual de P

lineamientos claros y específicos, conducentes a actividades que intervienen en el proceso contable de la Entidad, estén alineados a este

De igual manera, que los procedimientos garanticen el cumplimiento de las

OBJETIVO DEL MANUAL

Dar a conocer las principales políticas contables que se deben tener en cuenta ICETEX, como entidad financiera de naturaleza especial, sobre las operaciones propias de su objeto social y de las operaciones financieras autorizadas, para que a través de la aplicación de las mismas, se garantice la confiabilidad y la razonabilidad de los estados financieros, el cumplimiento de las cualidades contables y de los principios de contabilidad aceptados en Colombia y la adecuada aplicación de las normas establecidas por la Superintendencia Financiera de Colombia y la Contaduría General de la Nación.

El presente manual establece los lineamientos y políticas contables que serán aplicación general en el ICETEX, a partir de los hechos económicos que

de la Institución, reflejándose en los aplicativos dispuestos para ella realización del cierre contable, la preparación y presentación de los

la generación y transmisión de la información requerida por las entidades de control y vigilancia, y el archivo de sus documentos soportes

Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, por la cual se transforma el ICETEX en una entidad financiera de naturaleza especial y se dictan otras disposiciones.Decreto 2792 de julio de 2009, por la cual se reglamenta el artículo 6 de la Ley 1002 de 2005 y se dictan otras disposiciones.

cular Básica Contable y Financiera, Circular Externa 100 de 1995 emitida por la Bancaria de de Colombia hoy Superintendencia Financiera de

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una herramienta fundamental que le adoptar sus decisiones en forma oportuna y con el ICETEX debe asegurar que todos los estados

presenten en forma resultados de la Entidad y que cumplan plenamente

que se garantice el Manual de Políticas Contables,

conducentes a que todas las estén alineados a este

que los procedimientos garanticen el cumplimiento de las

tener en cuenta en el especial, sobre las operaciones propias

de su objeto social y de las operaciones financieras autorizadas, para que a través de la aplicación de las mismas, se garantice la confiabilidad y la razonabilidad de los estados

cualidades contables y de los principios de contabilidad aceptados en Colombia y la adecuada aplicación de las normas establecidas por la Superintendencia Financiera de Colombia y la Contaduría General de la Nación.

El presente manual establece los lineamientos y políticas contables que serán de a partir de los hechos económicos que se generan en

reflejándose en los aplicativos dispuestos para ello, la preparación y presentación de los

la generación y transmisión de la información requerida por las y el archivo de sus documentos soportes.

Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, por la cual se transforma el ICETEX en una entidad financiera de naturaleza especial y se dictan otras disposiciones. Decreto 2792 de julio de 2009, por la cual se reglamenta el artículo 6 de la Ley 1002

ra, Circular Externa 100 de 1995 emitida por la hoy Superintendencia Financiera de



• Resolución 3600 de 1988 de la Superintendencia Financiera de Colombiacuentas para el sector financiero.

• Circular 038 de 2009 emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia, por la cual se dan instruccioneInterno (SCI).

• Decreto 2649 de 1993, por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

• Resolución 356 del 5 de septiembre de 2007, por la cual se adopta el manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública.

• Decreto No. 380 de 200determinan las funciones de sus dependencias.

• Acuerdo 045 del 22 de diciembre de 2009, con el cual se reglamenta el fondo de sostenibilidad del crédito educativo.

• Acuerdo 046 de diciembre de 2009, el cual modifica el manual del sistema de administración de riesgo crediticio

5. MODELO CONCEPTUAL

5.1 Modelo de operación

El ICETEX cuenta con un mapa de procesos de los cuales dos (2) son estratégicos, uno (1) de evaluación, cinco (5) misionales y ocho (8) de apoyo, todos alineados con el Balance Scorecard.




Resolución 3600 de 1988 de la Superintendencia Bancaria de Superintendencia Financiera de Colombia, con la cual se establece el plan único de cuentas para el sector financiero. Circular 038 de 2009 emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia, por la cual se dan instrucciones relativas a la revisión y adecuación del Sistema de Control

Decreto 2649 de 1993, por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

del 5 de septiembre de 2007, por la cual se adopta el manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública. Decreto No. 380 de 2007, por el cual se establece la estructura del ICETEX y se determinan las funciones de sus dependencias.

del 22 de diciembre de 2009, con el cual se reglamenta el fondo de sostenibilidad del crédito educativo. Acuerdo 046 de diciembre de 2009, el cual modifica el manual del sistema de administración de riesgo crediticio-SARC del Icetex.

MODELO CONCEPTUAL DEL PROCESO CONTABLE

y red de procesos

El ICETEX cuenta con un mapa de procesos que contiene dieciséis (16) de los cuales dos (2) son estratégicos, uno (1) de evaluación, cinco (5) misionales y ocho

alineados con el Balance Scorecard.

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Bancaria de de Colombia hoy , con la cual se establece el plan único de

Circular 038 de 2009 emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia, por la s relativas a la revisión y adecuación del Sistema de Control

Decreto 2649 de 1993, por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.

del 5 de septiembre de 2007, por la cual se adopta el manual de

, por el cual se establece la estructura del ICETEX y se

del 22 de diciembre de 2009, con el cual se reglamenta el fondo de

Acuerdo 046 de diciembre de 2009, el cual modifica el manual del sistema de

(16) macroprocesos, de los cuales dos (2) son estratégicos, uno (1) de evaluación, cinco (5) misionales y ocho



Dentro del grupo de los (16) macroprocesos se tienen lparte del proceso contable integral del ICETEX

• ESTRATÉGICOS 1. Direccionamiento estratégico

Generación o ajuste de políticas

Objetivo

Ejecutar todas las actividades necesarias para el análisis, presentación y aprobación de las políticas institucionales de la entidad a todo nivel, así como aquellos estudios que son requeridos para fortalecer y lograr los objetnormatividad aplicable al ICETEX, como entidad financiera de régimen especial.

Direccionamiento estratégico

Objetivo

Formular, implementar y realizar seguimiento al plan estratégico de la entidad, mediante la formulación de planes y proyectos, estableciendo los mecanismos para asegurar el cumplimiento de los fines de la entidad.

Planeación financiera

Objetivo

Elaborar la prospectiva de los ingresos, gastos e inversiones de la entidad basada en el seguimiento al plan financiero, el análisis de costos, la revisión periódica de los estados financieros y los indicadores financieros.

2. Gestión y administración del riesgo

Gestión de riesgo operativo Objetivo Administrar permanentemente el Riesgo Operativo cumplimiento de los objetivos institucionales, la credibilidad y la sostenibilidad de la Entidad.




Dentro del grupo de los (16) macroprocesos se tienen los siguientes procesos del proceso contable integral del ICETEX:

Direccionamiento estratégico

Generación o ajuste de políticas institucionales

Ejecutar todas las actividades necesarias para el análisis, presentación y aprobación de las políticas institucionales de la entidad a todo nivel, así como aquellos estudios que son requeridos para fortalecer y lograr los objetivos estratégicos, enmarcados dentro de la normatividad aplicable al ICETEX, como entidad financiera de régimen especial.

estratégico

Formular, implementar y realizar seguimiento al plan estratégico de la entidad, mediante la formulación de planes y proyectos, estableciendo los mecanismos para asegurar el cumplimiento de los fines de la entidad.

Elaborar la prospectiva de los ingresos, gastos e inversiones de la entidad basada en el nto al plan financiero, el análisis de costos, la revisión periódica de los estados

financieros y los indicadores financieros.

Gestión y administración del riesgo

n de riesgo operativo

Administrar permanentemente el Riesgo Operativo del ICETEX y promover el cumplimiento de los objetivos institucionales, la credibilidad y la sostenibilidad de la

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os siguientes procesos que hacen

Ejecutar todas las actividades necesarias para el análisis, presentación y aprobación de las políticas institucionales de la entidad a todo nivel, así como aquellos estudios que son

enmarcados dentro de la normatividad aplicable al ICETEX, como entidad financiera de régimen especial.

Formular, implementar y realizar seguimiento al plan estratégico de la entidad, mediante la formulación de planes y proyectos, estableciendo los mecanismos para asegurar el

Elaborar la prospectiva de los ingresos, gastos e inversiones de la entidad basada en el nto al plan financiero, el análisis de costos, la revisión periódica de los estados

del ICETEX y promover el cumplimiento de los objetivos institucionales, la credibilidad y la sostenibilidad de la



Gestión de Riesgo de crédito Objetivo Ejecutar todas las actividades necesarias para el análisis, presentación y aprobación de las políticas institucionales de la entidad a todo nivel, así como aquellos estudios que son requeridos para fortalecer y lograr los objetivos estratégicos; enmarcadosnormatividad aplicable al ICETEX, como entidad financiera de régimen especial. Gestión de Riesgo de Mercado

Objetivo

Administrar permanentemente el Riesgo de Mercado del ICETEX para mejorar el desempeño financiero de tesorería de la teniendo en cuenta el rendimiento del portafolio de inversiones, de acuerdo con las políticas, metodologías, medición y mecanismos de control aprobados por la Junta Directiva.

Gestión de Riesgo de Liquidez Objetivo Analizar el manejo de los recursos financieros para colocación a través de créditos educativos, inversión, gastos de funcionamiento, recaudo e inversión de títulos del ICETEX, de manera que sirva de base para establecer pese tomen las decisiones financieras apropiadas, para un adecuado manejo de la liquidez.

Gestión Riesgo de LAFT

Objetivo

Gestionar los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT) y riesgos asociados, a través de un sistemismos. Alineado con el objetivo estratégico de la entidad

• EVALUACIÓN Control y evaluación Autoevaluación Evaluación independiente Mejoramiento continúo • MISIONALES




Gestión de Riesgo de crédito

Ejecutar todas las actividades necesarias para el análisis, presentación y aprobación de las políticas institucionales de la entidad a todo nivel, así como aquellos estudios que son requeridos para fortalecer y lograr los objetivos estratégicos; enmarcadosnormatividad aplicable al ICETEX, como entidad financiera de régimen especial.

Gestión de Riesgo de Mercado

Administrar permanentemente el Riesgo de Mercado del ICETEX para mejorar el desempeño financiero de tesorería de la Entidad, frente a las exposiciones de riesgo, teniendo en cuenta el rendimiento del portafolio de inversiones, de acuerdo con las políticas, metodologías, medición y mecanismos de control aprobados por la Junta

Gestión de Riesgo de Liquidez

Analizar el manejo de los recursos financieros para colocación a través de créditos educativos, inversión, gastos de funcionamiento, recaudo e inversión de títulos del ICETEX, de manera que sirva de base para establecer periodos de superávit y/ose tomen las decisiones financieras apropiadas, para un adecuado manejo de la liquidez.

Gestionar los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT) y riesgos asociados, a través de un sistema de administración que prevenga, detecte y reporte los

Alineado con el objetivo estratégico de la entidad

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Ejecutar todas las actividades necesarias para el análisis, presentación y aprobación de las políticas institucionales de la entidad a todo nivel, así como aquellos estudios que son requeridos para fortalecer y lograr los objetivos estratégicos; enmarcados dentro de la normatividad aplicable al ICETEX, como entidad financiera de régimen especial.

Administrar permanentemente el Riesgo de Mercado del ICETEX para mejorar el Entidad, frente a las exposiciones de riesgo,

teniendo en cuenta el rendimiento del portafolio de inversiones, de acuerdo con las políticas, metodologías, medición y mecanismos de control aprobados por la Junta

Analizar el manejo de los recursos financieros para colocación a través de créditos educativos, inversión, gastos de funcionamiento, recaudo e inversión de títulos del

riodos de superávit y/o déficit y se tomen las decisiones financieras apropiadas, para un adecuado manejo de la liquidez.

Gestionar los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT) y riesgos ma de administración que prevenga, detecte y reporte los



1. Otorgamiento de Productos Otorgamiento de crédito Otorgamiento de crédito a través la administración de recursos de tercerosOtorgamiento de servicios programas internacionalesGestión de legalización y aprobación del desembolso

2. Gestión de Operaciones Renovaciones Administración de la carteraNovedades de cartera Reportes de información Gestión de apoyo a programas internacionalesAdministración del tae

3. Gestión de Recuperación y Cumplimiento de Obligacio nes Gestión de Cobro AdministrativoGestión de cobro coactivo Castigo de cartera Liquidación de fondos en administraciónTerminación o cumplimiento de obligaciones de créditoFinalización de programas internacionales

4. Gestión del Servicio Atención de solicitudes, quejas y reclamos a usuariosAtención de aliados estratégicos

• DE APOYO

1. Gestión Administrativa y Apoyo

Administración de bienes inmuebles Administración de bienes muebles Administración de seguros Servicios generales y apoyo logístico

2. Gestión del Talento Humano

Permanencia Administración de personal Retiro




Otorgamiento de Productos

Otorgamiento de crédito a través la administración de recursos de tercerostorgamiento de servicios programas internacionales

Gestión de legalización y aprobación del desembolso

Gestión de Operaciones

de la cartera

estión de apoyo a programas internacionales

Gestión de Recuperación y Cumplimiento de Obligacio nes

Gestión de Cobro Administrativo

iquidación de fondos en administración n o cumplimiento de obligaciones de crédito

inalización de programas internacionales

Servicio

tención de solicitudes, quejas y reclamos a usuarios Atención de aliados estratégicos

Gestión Administrativa y Apoyo Logístico

Administración de bienes inmuebles Administración de bienes muebles Administración de seguros Servicios generales y apoyo logístico

Gestión del Talento Humano

Administración de personal

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Otorgamiento de crédito a través la administración de recursos de terceros



3. Gestión de Adquisiciones y Contratación

Precontractual Contractual Postcontractual

4. Gestión de Asuntos Legales y Jurídicos

Procesos disciplinarios Representación judicial y asesoría jurídica

5. Gestión tecnológica y seguridad informática

Gestión tecnológica y seguridad informática 6. Gestión Documental

Gestión de correspondencia Control de documentos y registros del SGC Gestión de archivo y de títulos valores

7. Gestión Financi era

Gestión presupuestal

Objetivo

Realizar una programación efectiva del presupuesto para la Vigencia, garantizando la ejecución oportuna por parte de las áreas, desarrollando actividades de seguimiento tendientes a garantizar el cumplimiento del desviaciones que puedan presentarse durante la ejecución presupuestal

Administración de la liquidez

Objetivo

Registrar las operaciones financieras de la entidad y realizar los giros solicitados por los Ordenadores del Gasto, tales como resoluciones de giro, pago de la nomina, aportes parafiscales, aportes de seguridad social, gastos generales, impuestos administrativos, descuentos de nomina, obligaciones tributarias de la entidad y cumplir con las obligaciones del ICETEX con sus funcionarios generadas por la prestación de servicios, Fondos en Administración y el Estado.

Gestión de Inversiones

Objetivo




Gestión de Adquisiciones y Contratación

Gestión de Asuntos Legales y Jurídicos

udicial y asesoría jurídica

Gestión tecnológica y seguridad informática

Gestión tecnológica y seguridad informática

Gestión Documental

Gestión de correspondencia Control de documentos y registros del SGC Gestión de archivo y de títulos valores

era

Realizar una programación efectiva del presupuesto para la Vigencia, garantizando la ejecución oportuna por parte de las áreas, desarrollando actividades de seguimiento tendientes a garantizar el cumplimiento del presupuesto establecido y corregir las desviaciones que puedan presentarse durante la ejecución presupuestal

Administración de la liquidez

Registrar las operaciones financieras de la entidad y realizar los giros solicitados por los del Gasto, tales como resoluciones de giro, pago de la nomina, aportes

parafiscales, aportes de seguridad social, gastos generales, impuestos administrativos, descuentos de nomina, obligaciones tributarias de la entidad y cumplir con las

ICETEX con sus funcionarios generadas por la prestación de servicios, Fondos en Administración y el Estado.

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Realizar una programación efectiva del presupuesto para la Vigencia, garantizando la ejecución oportuna por parte de las áreas, desarrollando actividades de seguimiento

presupuesto establecido y corregir las desviaciones que puedan presentarse durante la ejecución presupuestal

Registrar las operaciones financieras de la entidad y realizar los giros solicitados por los del Gasto, tales como resoluciones de giro, pago de la nomina, aportes

parafiscales, aportes de seguridad social, gastos generales, impuestos administrativos, descuentos de nomina, obligaciones tributarias de la entidad y cumplir con las

ICETEX con sus funcionarios generadas por la prestación de servicios,



Garantizar el adecuado manejo del portafolio de las inversiones del ICETEX, por medio de la administración del riesgo y la diversificación del mismo, con el fin de obtener rendimientos óptimos, enmarcados dentro de la normatividad vigente.

Gestión contable y tributaria

Objetivo

Garantizar al ICETEX el registro oportuno, confiable y razonable de las operaciones realizadas en cada una de las dependencias, dentro del sistema de información contable, propendiendo por la estricta aplicación de la normatividad contable y tributaria, inherente a su naturaleza como entidad financiera de carácter especial y a través de linformes claros, pertinentes, confiables (estados financieros generales, de propósito especial e informes particulares) útil para la toma de decisiones de la entidad. Igualmente, garantiza la atención oportuna de los requerimientos de los easí como los solicitados por la administración de la entidad. Los procesos de Gestión de Comunicacitienen relación directa con el proceso contable, por tanto no se describe en este n

5.2 Estructura organizacional

Comité Técnico de Sostenibilidad Contable

Revisoría Fiscal




Garantizar el adecuado manejo del portafolio de las inversiones del ICETEX, por medio de riesgo y la diversificación del mismo, con el fin de obtener

rendimientos óptimos, enmarcados dentro de la normatividad vigente.

estión contable y tributaria

Garantizar al ICETEX el registro oportuno, confiable y razonable de las operaciones realizadas en cada una de las dependencias, dentro del sistema de información contable, propendiendo por la estricta aplicación de la normatividad contable y tributaria, inherente a su naturaleza como entidad financiera de carácter especial y a través de linformes claros, pertinentes, confiables (estados financieros generales, de propósito especial e informes particulares) útil para la toma de decisiones de la entidad. Igualmente, garantiza la atención oportuna de los requerimientos de los entes de control y vigilancia, así como los solicitados por la administración de la entidad.

Los procesos de Gestión de Comunicaciones y Gestión Comercial y de Mercadeo, no tienen relación directa con el proceso contable, por tanto no se describe en este n

Estructura organizacional

Junta Directiva

Presidencia

Vicepresidencia Financiera

Dirección de Contabilidad

Dirección de Tesoreria

Grupo de Presupuesto

Oficina deControl

Comité Técnico de Sostenibilidad Contable

Revisoría Fiscal

Comité de Auditoría

Comité Financiero

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Garantizar el adecuado manejo del portafolio de las inversiones del ICETEX, por medio de riesgo y la diversificación del mismo, con el fin de obtener

Garantizar al ICETEX el registro oportuno, confiable y razonable de las operaciones realizadas en cada una de las dependencias, dentro del sistema de información contable, propendiendo por la estricta aplicación de la normatividad contable y tributaria, inherente a su naturaleza como entidad financiera de carácter especial y a través de la generación de informes claros, pertinentes, confiables (estados financieros generales, de propósito especial e informes particulares) útil para la toma de decisiones de la entidad. Igualmente,

ntes de control y vigilancia,

ones y Gestión Comercial y de Mercadeo, no tienen relación directa con el proceso contable, por tanto no se describe en este numeral.

Oficina deControl Interno

Comité de Auditoría

Comité Financiero



5.3 Gobierno C orporativo El ICETEX implementó el Código de Buen GobiernoAcuerdo 014 de febrero 21 de 2007,2010, el cual contempla entre otros, en cuenta en la ejecución de

Principios Éticos y Valores Principios Generales • Cumplir con la Constitución, las leyes de la Nación, las disposiciones y

reglamentaciones que expidan las autoridades y las normas y políticas fijadas por el ICETEX.

• Colaborar dentro del marco normativo aplicable vigente con las autoridades de supervisión, judiciales y administrativas en la prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, así como en los delitos informáticos y demás delitos de que tenga conocimiento con ocasión del ejercicio de su actividad, proporcionando de manera veraz, oportuna y eficaz la información que soliciten las instancias de controcorrespondientes y cualquier interesado, sin perjuicio de la reserva que la Constitución y las leyes establezcan al igual que la regulación sobre manejo de la información.

• Actuar con buena fe, lealtad, diligencia y cuidado dando prelación en sus declos principios y valores del ICETEX.

• Evitar situaciones que permitan, amparen o faciliten actos incorrectos, incluyendo aquellos que puedan utilizarse para confundir o sorprender la buena fe de terceros o usarse en forma contraria a los interese

• Informar oportunamente al respectivo jefe inmediato todo hecho o irregularidad cometida por parte de otro funcionario o de un tercero, que afecte los intereses del ICETEX, de sus clientes y/o usuarios.

Valores Institucionales • Honestidad: Trabajar de manera honrada, cuidando de manera justa y razonable los

recursos asignados y, actuando con rectitud en todo momento.

• Respeto: Actuar reconociendo los derechos, opiniones y la dignidad de los demás, absteniéndose de ofenderlos y cui

• Responsabilidad: Cumplir con los compromisos adquiridos, reconociendo, aceptando y respondiendo por las acciones y decisiones generadas en ese proceso.




orporativo

el Código de Buen Gobierno y el Código de Ética febrero 21 de 2007, actualizado con el Acuerdo 009 del 28 de abril de

entre otros, los siguientes aspectos que se deben en la ejecución del proceso contable.

Principios Éticos y Valores

Cumplir con la Constitución, las leyes de la Nación, las disposiciones y reglamentaciones que expidan las autoridades y las normas y políticas fijadas por el

Colaborar dentro del marco normativo aplicable vigente con las autoridades de supervisión, judiciales y administrativas en la prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, así como en los delitos informáticos y demás delitos de que tenga conocimiento con ocasión del ejercicio de su actividad, proporcionando de manera veraz, oportuna y eficaz la información que soliciten las instancias de controcorrespondientes y cualquier interesado, sin perjuicio de la reserva que la Constitución y las leyes establezcan al igual que la regulación sobre manejo de la

Actuar con buena fe, lealtad, diligencia y cuidado dando prelación en sus declos principios y valores del ICETEX.

Evitar situaciones que permitan, amparen o faciliten actos incorrectos, incluyendo aquellos que puedan utilizarse para confundir o sorprender la buena fe de terceros o usarse en forma contraria a los intereses legítimos del ICETEX.

Informar oportunamente al respectivo jefe inmediato todo hecho o irregularidad cometida por parte de otro funcionario o de un tercero, que afecte los intereses del ICETEX, de sus clientes y/o usuarios.

Trabajar de manera honrada, cuidando de manera justa y razonable los recursos asignados y, actuando con rectitud en todo momento.

Actuar reconociendo los derechos, opiniones y la dignidad de los demás, absteniéndose de ofenderlos y cuidando de no ir más allá de los límites establecidos.

Cumplir con los compromisos adquiridos, reconociendo, aceptando y respondiendo por las acciones y decisiones generadas en ese proceso.

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el Código de Ética mediante el actualizado con el Acuerdo 009 del 28 de abril de

deben aplicar y tener

Cumplir con la Constitución, las leyes de la Nación, las disposiciones y reglamentaciones que expidan las autoridades y las normas y políticas fijadas por el

Colaborar dentro del marco normativo aplicable vigente con las autoridades de supervisión, judiciales y administrativas en la prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, así como en los delitos informáticos y demás delitos de que tenga conocimiento con ocasión del ejercicio de su actividad, proporcionando de manera veraz, oportuna y eficaz la información que soliciten las instancias de control correspondientes y cualquier interesado, sin perjuicio de la reserva que la Constitución y las leyes establezcan al igual que la regulación sobre manejo de la

Actuar con buena fe, lealtad, diligencia y cuidado dando prelación en sus decisiones a

Evitar situaciones que permitan, amparen o faciliten actos incorrectos, incluyendo aquellos que puedan utilizarse para confundir o sorprender la buena fe de terceros o

Informar oportunamente al respectivo jefe inmediato todo hecho o irregularidad cometida por parte de otro funcionario o de un tercero, que afecte los intereses del

Trabajar de manera honrada, cuidando de manera justa y razonable los

Actuar reconociendo los derechos, opiniones y la dignidad de los demás, dando de no ir más allá de los límites establecidos.

Cumplir con los compromisos adquiridos, reconociendo, aceptando y respondiendo por las acciones y decisiones generadas en ese proceso.



• Lealtad: Ser fieles al Icetex, convirtiendo en n

• Transparencia: Actuar con claridad, sin ambigüedades y siguiendo permanentemente

las políticas y normas de la institución, facilitando la vigilancia y monitoreo en el desempeño organizacional.

• Solidaridad: Sentir como propias las necesidades de nuestro público objetivo, y trabajar en función de ellas.

• Vocación de Servicio: satisfacer las necesidades de nuestros clientes tanto internos como externos, anticipándonos a conocerlas y respondecalidad.

Órganos de Dirección y A De conformidad con el decreto 1050 del 6 de abril de 2dirección y administración del ICETEX Representante Legal de la entidad. Órganos Externos de C ontrol y Los órganos de control y vigilancia externos del ICETEX son: • Contraloría General de la República

normas legales vigentes, sin perjuicio de las funciones de vigilancia señaladas en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

• Superintendencia Financiera de Colombia

sobre las operaciones fi

• Departamento Administrativo de la Función Públicarecurso humano y el desarrollo de control interno institucional.

• Procuraduría General de la Repúblicapúblicos.

• Revisoría Fiscal : cumple las funciones previstas en el libro segundo, Titulo I, del Código de Comercio, en la Circular 100 de 1995 expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia y demás normas definidas por los entes sujeta a lo allí dispuesto. El Revisor Fiscal es elegido por la Junta Directiva quien determina y aprueba el presupuesto de la operación, así como removerlocuando lo considere necesario. El Revisor fiscal debe informar a la Jademás de los requisitos de ley, lospoder contar con la información necesaria para tomar decisionesoportunas.




Ser fieles al Icetex, convirtiendo en nuestros los objetivos de la Institución.

Actuar con claridad, sin ambigüedades y siguiendo permanentemente las políticas y normas de la institución, facilitando la vigilancia y monitoreo en el desempeño organizacional.

como propias las necesidades de nuestro público objetivo, y en función de ellas.

Vocación de Servicio: Continuamente demostrar disposición a cuidar los intereses y satisfacer las necesidades de nuestros clientes tanto internos como externos,

os a conocerlas y responder de manera efectiva con un servicio de alta

Administración

ecreto 1050 del 6 de abril de 2006, se consideran órganos dedirección y administración del ICETEX la Junta Directiva y el Preside

egal de la entidad.

ontrol y Vigilancia

Los órganos de control y vigilancia externos del ICETEX son:

Contraloría General de la República : Ejerce la vigilancia fiscal de acuerdo con las normas legales vigentes, sin perjuicio de las funciones de vigilancia señaladas en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

Superintendencia Financiera de Colombia : Ejerce la inspección, vigilancia y control sobre las operaciones financieras que realice el ICETEX.

Departamento Administrativo de la Función Pública : controla la administración del recurso humano y el desarrollo de control interno institucional.

Procuraduría General de la República : Controla la actuación de los funci

: cumple las funciones previstas en el libro segundo, Titulo I, del Código de Comercio, en la Circular 100 de 1995 expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia y demás normas definidas por los entes sujeta a lo allí dispuesto. El Revisor Fiscal es elegido por la Junta Directiva quien determina y aprueba el presupuesto de la operación, así como removerlo

necesario. El Revisor fiscal debe informar a la Jademás de los requisitos de ley, los hallazgos relevantes que efectúe

con la información necesaria para tomar decisiones

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uestros los objetivos de la Institución.

Actuar con claridad, sin ambigüedades y siguiendo permanentemente las políticas y normas de la institución, facilitando la vigilancia y monitoreo en el

como propias las necesidades de nuestro público objetivo, y

Continuamente demostrar disposición a cuidar los intereses y satisfacer las necesidades de nuestros clientes tanto internos como externos,

de manera efectiva con un servicio de alta

006, se consideran órganos de la Junta Directiva y el Presidente, quien es el

de acuerdo con las normas legales vigentes, sin perjuicio de las funciones de vigilancia señaladas en el

: Ejerce la inspección, vigilancia y control

: controla la administración del

: Controla la actuación de los funcionarios

: cumple las funciones previstas en el libro segundo, Titulo I, del Código de Comercio, en la Circular 100 de 1995 expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia y demás normas definidas por los entes reguladores, y se sujeta a lo allí dispuesto. El Revisor Fiscal es elegido por la Junta Directiva quien determina y aprueba el presupuesto de la operación, así como removerlo libremente

necesario. El Revisor fiscal debe informar a la Junta Directiva hallazgos relevantes que efectúe con el fin de

con la información necesaria para tomar decisiones adecuadas y



• Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

todas las formalidades relacionadas a impuestos aplicables a la Entidad. • Secretaría de Hacienda Distrital y Municipales

formalidades relacionadas con impuestos distritales y municipales aplicables a la Entidad.

• Unidad de Información y Análisis Financiero operaciones de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismactividades de la Entidad.

• Congreso de la RepúblicaICETEX, en el desarrollo de su objeto legal y acorde con su naturaleza jurídica.

Política Frente al C ontrol El Representante Legal y su Equipo Directivo mantendrán unas relaciones armónicas con los Órganos de Control y suministrarán la información que legalmente éstos requieran en forma oportuna, completa y veraz para que puedan desempeñar eficazmente su labor. Igualmente se comprometen a implantar las acciones de mejoramiento institucional concertados con los órganos de control y vigilancia y acatar como obligatorias las decisiones tomadas por los órganos eCliente, siempre que el cliente las acepte. Compromiso con la Administración del Riesgo

El ICETEX implementa los sistemas de administración de riesgo de conformidad con la normatividad que le es aplicable, adelantando las acciones pertinentes para el diseño y mantenimiento de los mismos, emprendiendo el tratamiento del riesgo de manera oportuna y eficiente; para ello establecerá acciones factibles y efectivas en el marco de la viabilidad jurídica, técnica, financiera y económica institucional.

De conformidad con lo descrito en la normatividad vigente será obligación de la entidad el revelar su exposición por tipo de riesgo, al igual quemediante nota en los estados financieros describperíodo respectivo que se reporta La Administración del Riesgo velará por el cumplimiento deinstitucionales, en el marco de las políticas aprobadas por la Junta DirectivaGobierno Nacional. De igual forma

• Una adecuada administración y control del riesgo q

propias del negocio con niveles de riesgo aceptables, de conformidad con el tamaño de la entidad y actividad operativa derivada de su negocio.




Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN: Vigila el cumplitodas las formalidades relacionadas a impuestos aplicables a la Entidad.

Secretaría de Hacienda Distrital y Municipales : Vigila el cumplimiento de todas las formalidades relacionadas con impuestos distritales y municipales aplicables a la

Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF: Previene y detecta posibles operaciones de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo relacionadasactividades de la Entidad.

Congreso de la República : Vigila el control político sobre las actuaciones del ICETEX, en el desarrollo de su objeto legal y acorde con su naturaleza jurídica.

ontrol Externo y Vigilancia de la Entidad

El Representante Legal y su Equipo Directivo mantendrán unas relaciones armónicas con Órganos de Control y suministrarán la información que legalmente éstos requieran en

forma oportuna, completa y veraz para que puedan desempeñar eficazmente su labor. Igualmente se comprometen a implantar las acciones de mejoramiento institucional

os con los órganos de control y vigilancia y acatar como obligatorias las decisiones tomadas por los órganos externos de control y vigilanciaCliente, siempre que el cliente las acepte.

Compromiso con la Administración del Riesgo

ETEX implementa los sistemas de administración de riesgo de conformidad con la normatividad que le es aplicable, adelantando las acciones pertinentes para el diseño y mantenimiento de los mismos, emprendiendo el tratamiento del riesgo de manera

eficiente; para ello establecerá acciones factibles y efectivas en el marco de la viabilidad jurídica, técnica, financiera y económica institucional.

De conformidad con lo descrito en la normatividad vigente será obligación de la entidad el exposición por tipo de riesgo, al igual que el desarrollo de sus políticas

mediante nota en los estados financieros describir la gestión adelantada dentro del que se reporta.

La Administración del Riesgo velará por el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales, en el marco de las políticas aprobadas por la Junta Directiva

e igual forma, por una cultura que logre los siguientes objetivos:

Una adecuada administración y control del riesgo que permita realizar operaciones propias del negocio con niveles de riesgo aceptables, de conformidad con el tamaño

ntidad y actividad operativa derivada de su negocio.

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: Vigila el cumplimiento de todas las formalidades relacionadas a impuestos aplicables a la Entidad.

: Vigila el cumplimiento de todas las formalidades relacionadas con impuestos distritales y municipales aplicables a la

: Previene y detecta posibles o relacionadas con las

las actuaciones del ICETEX, en el desarrollo de su objeto legal y acorde con su naturaleza jurídica.

El Representante Legal y su Equipo Directivo mantendrán unas relaciones armónicas con Órganos de Control y suministrarán la información que legalmente éstos requieran en

forma oportuna, completa y veraz para que puedan desempeñar eficazmente su labor. Igualmente se comprometen a implantar las acciones de mejoramiento institucional

os con los órganos de control y vigilancia y acatar como obligatorias las xternos de control y vigilancia y el Defensor del

ETEX implementa los sistemas de administración de riesgo de conformidad con la normatividad que le es aplicable, adelantando las acciones pertinentes para el diseño y mantenimiento de los mismos, emprendiendo el tratamiento del riesgo de manera

eficiente; para ello establecerá acciones factibles y efectivas en el marco de la

De conformidad con lo descrito en la normatividad vigente será obligación de la entidad el el desarrollo de sus políticas y

la gestión adelantada dentro del

la misión y objetivos institucionales, en el marco de las políticas aprobadas por la Junta Directiva y del Plan de

por una cultura que logre los siguientes objetivos:

ue permita realizar operaciones propias del negocio con niveles de riesgo aceptables, de conformidad con el tamaño



• La implementación de políticas, lineamientos generales y metodologías de identificación, medición, monitoreo y control de los diferentes tipos de riesgos a que está expuesto el ICETEX.

Compromisos en R elación con el El ICETEX ejercerá seguimiento y control de todas las actividades requeridas para el desarrollo de su objeto legal a través de la Oficina de Control Internolas funciones establecidas le sean aplicables expedidas por la Superintendencia Financiera de Colombia. Para tal efecto, contará con el apoyo del Comité de Auditoría para la supervisión del cumplimiento del Sistema de Control Interno Contable (SCIC) y para velar porque la preparación, presentación y revelación de la información financiera se ajuste a lo dispuesto en la Ley. Con la Responsabilidad S • Información y Comunicación con la Comunidad

El ICETEX a través de diferentes mecanismos e instrumentos y con base en los modelos de comunicación pública, divulga oportuna y adecuadamente las políticas, programas, servicios y en general la información necesaria de la operatividad de los procesos internos, contando con canales adecuados y medios masivos de comunicación.

Los estados e informes económicos, financieros, contables y de gestión presentados a los respectivos entes de regulación y control sustancial, son dados a conocer oportunamente a la comunidad. Los medios de información que utilizapunto de información hacia la ciudadanía, boletines de prensa, folletos, correo electrónico, línea de atención comunicación. • Compromiso con la Rendición de Cuentas El ICETEX realiza una efectiva rendición anual de cuentas con el objeto de informar a la ciudadanía sobre el proceso de avance y cumplimiento deplan de desarrollo y de la ejecución del presupuesto asignado para los programas y proyectos de la Institución. • Atención de Quejas y Reclamos

La Entidad cuenta con un Sistema de Atención al Usuario con cobertura nacional, cual se pueden presentar quejas, solicitudes, reclamaciones y consultas, proporcionándose una respuesta en los términos previstos por la ley. Este sistema cuenta con los siguientes canales: atención personalizada, escrita, virtual, chat y contac ce




La implementación de políticas, lineamientos generales y metodologías de cación, medición, monitoreo y control de los diferentes tipos de riesgos a que

está expuesto el ICETEX.

elación con el Control Interno

El ICETEX ejercerá seguimiento y control de todas las actividades requeridas para el objeto legal a través de la Oficina de Control Interno, de conformidad con

las funciones establecidas por el Decreto 380 del 12 de febrero de 2007 y las normas que le sean aplicables expedidas por la Superintendencia Financiera de Colombia.

efecto, contará con el apoyo del Comité de Auditoría para la supervisión del cumplimiento del Sistema de Control Interno Contable (SCIC) y para velar porque la preparación, presentación y revelación de la información financiera se ajuste a lo

Social con la Comunidad

Información y Comunicación con la Comunidad

El ICETEX a través de diferentes mecanismos e instrumentos y con base en los modelos de comunicación pública, divulga oportuna y adecuadamente las políticas, programas, servicios y en general la información necesaria de la operatividad de los procesos

ternos, contando con canales adecuados y medios masivos de comunicación.

Los estados e informes económicos, financieros, contables y de gestión presentados a los respectivos entes de regulación y control de la entidad y cualquier otra información

ial, son dados a conocer oportunamente a la comunidad.

Los medios de información que utilizará entre otros, son: La página web como principal punto de información hacia la ciudadanía, boletines de prensa, folletos, correo electrónico, línea de atención gratuita y espacios concedidos por los medios masivos de

Compromiso con la Rendición de Cuentas

El ICETEX realiza una efectiva rendición anual de cuentas con el objeto de informar a la ciudadanía sobre el proceso de avance y cumplimiento de las metas contenidas en el plan de desarrollo y de la ejecución del presupuesto asignado para los programas y proyectos de la Institución.

Atención de Quejas y Reclamos

La Entidad cuenta con un Sistema de Atención al Usuario con cobertura nacional, cual se pueden presentar quejas, solicitudes, reclamaciones y consultas, proporcionándose una respuesta en los términos previstos por la ley. Este sistema cuenta con los siguientes canales: atención personalizada, escrita, virtual, chat y contac ce

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La implementación de políticas, lineamientos generales y metodologías de cación, medición, monitoreo y control de los diferentes tipos de riesgos a que

El ICETEX ejercerá seguimiento y control de todas las actividades requeridas para el de conformidad con

el Decreto 380 del 12 de febrero de 2007 y las normas que le sean aplicables expedidas por la Superintendencia Financiera de Colombia.

efecto, contará con el apoyo del Comité de Auditoría para la supervisión del cumplimiento del Sistema de Control Interno Contable (SCIC) y para velar porque la preparación, presentación y revelación de la información financiera se ajuste a lo

El ICETEX a través de diferentes mecanismos e instrumentos y con base en los modelos de comunicación pública, divulga oportuna y adecuadamente las políticas, programas, servicios y en general la información necesaria de la operatividad de los procesos

ternos, contando con canales adecuados y medios masivos de comunicación.

Los estados e informes económicos, financieros, contables y de gestión presentados a y cualquier otra información

entre otros, son: La página web como principal punto de información hacia la ciudadanía, boletines de prensa, folletos, correo

gratuita y espacios concedidos por los medios masivos de

El ICETEX realiza una efectiva rendición anual de cuentas con el objeto de informar a la las metas contenidas en el

plan de desarrollo y de la ejecución del presupuesto asignado para los programas y

La Entidad cuenta con un Sistema de Atención al Usuario con cobertura nacional, ante el cual se pueden presentar quejas, solicitudes, reclamaciones y consultas, proporcionándose una respuesta en los términos previstos por la ley. Este sistema cuenta con los siguientes canales: atención personalizada, escrita, virtual, chat y contac center.



Así mismo, la entidad cuenta con un Defensor del Cliente, quien actúa como vocero de sus clientes o usuarios; el Defensor conoce y resuelve de forma oindividuales dentro de los términos de Ley, que sean presentadas en relación posible incumplimiento por parte del ICETEX. Como muestra de respeto a los derechos de los clientes o usuarios y en aras de asegurar la absoluta transparencia en todas sus operaciones, el ICETEX se compromete a acatar como obligatorias las decisionacepte y no contravenga la Ley.

Comités de Apoyo a la J unta De conformidad con el artículo 21 del Acuerdo 013 del 21 de febrero de 2007Resolución 797 de 2008, mediante la cual se reorDirectiva, la Junta Directiva del ICETEX algunos casos, por uno de los miembros de la Junta Directiva como máximo órgano de administración y dirección. De conformidad con el artículo 2 del Acuerdo 031 del 29 de agosto de 2008, la Presidenta del ICETEX podrá determinar mediante acto administrativo la conformación de los Comités de Apoyo a la Junta Directiva, señalar sus funciones y atribuciones.estos comités apoyan a la Alta Gerencia en la toma de decisiones. Estos comités son, entre otros, los siguientes: Comité de Auditoría Comité de Riesgo de CréditoComité Financiero y de Inversiones Comité de Activos y Pasivos (CAP) Comité de Crédito Comité de Cartera y Cobranza Comité de Buen Gobierno Comité de Ética Comité Técnico de Sostenibilidad ContableComité Técnico de Presidencia Comité de Coordinación de Control Interno 6. FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE 6.1 Misión

Preparar clara y oportunamente conocimiento del recurso humano, propendiendo en todo momento por la estricta aplicación de la normatividad contable y tributariaforma razonable la situación financierala alta gerencia una herramienta decisiones con suficientes elementos de juicio y




ntidad cuenta con un Defensor del Cliente, quien actúa como vocero de ; el Defensor conoce y resuelve de forma o

dentro de los términos de Ley, que sean presentadas en relación posible incumplimiento por parte del ICETEX.

Como muestra de respeto a los derechos de los clientes o usuarios y en aras de asegurar la absoluta transparencia en todas sus operaciones, el ICETEX se compromete a acatar como obligatorias las decisiones tomadas por el Defensor, siempre que el cliente la acepte y no contravenga la Ley.

unta Directiva

De conformidad con el artículo 21 del Acuerdo 013 del 21 de febrero de 2007Resolución 797 de 2008, mediante la cual se reorganizan los comités de apoyo a la Junta

, la Junta Directiva del ICETEX cuenta con comités de apoyopor uno de los miembros de la Junta Directiva como máximo órgano de

administración y dirección.

el artículo 2 del Acuerdo 031 del 29 de agosto de 2008, la Presidenta del ICETEX podrá determinar mediante acto administrativo la conformación de los Comités de Apoyo a la Junta Directiva, señalar sus funciones y atribuciones.

yan a la Alta Gerencia en la toma de decisiones.

, entre otros, los siguientes:

de Crédito y de Inversiones

Comité de Activos y Pasivos (CAP)

y Cobranza Comité de Buen Gobierno

Comité Técnico de Sostenibilidad Contable Comité Técnico de Presidencia Comité de Coordinación de Control Interno

FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD

Preparar clara y oportunamente los estados financieros con base en la experiencia y conocimiento del recurso humano, propendiendo en todo momento por la estricta aplicación de la normatividad contable y tributaria y garantizando que se presente en forma razonable la situación financiera y resultados de la entidad. Con ello,

una herramienta fundamental, confiable y oportuna con suficientes elementos de juicio y contribuir al desarrollo del objeto social

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ntidad cuenta con un Defensor del Cliente, quien actúa como vocero de ; el Defensor conoce y resuelve de forma objetiva las quejas

dentro de los términos de Ley, que sean presentadas en relación con un

Como muestra de respeto a los derechos de los clientes o usuarios y en aras de asegurar la absoluta transparencia en todas sus operaciones, el ICETEX se compromete a acatar

efensor, siempre que el cliente la

De conformidad con el artículo 21 del Acuerdo 013 del 21 de febrero de 2007 y la ganizan los comités de apoyo a la Junta

comités de apoyo, integrados en por uno de los miembros de la Junta Directiva como máximo órgano de

el artículo 2 del Acuerdo 031 del 29 de agosto de 2008, la Presidenta del ICETEX podrá determinar mediante acto administrativo la conformación de los Comités de Apoyo a la Junta Directiva, señalar sus funciones y atribuciones. Igualmente,

los estados financieros con base en la experiencia y conocimiento del recurso humano, propendiendo en todo momento por la estricta

y garantizando que se presente en Con ello, proporcionar a

confiable y oportuna para adoptar sus al desarrollo del objeto social



del Icetex. Igualmente, garantizar la atención oportuna de los requerimientos efectuados por parte de los entes de control 6.2 Visión

Ser un grupo asesor y de apoyooportuna y razonable, capaz de asumir los continuos cambios de las políticas internas y de normatividad aplicable, actualización en el campo contable y tributariopersonal.

6.3 Principios y Valores

La Dirección de Contabilidad está fundamentada principios éticos y en un marco de valores aplicables a todas y cada una de las acciones que desempeña diariamente en los sitios de trabajo por medio del AUel propósito de crecer a nivel personal y laboral, desempeñando adecuadamente las tareas asignadas, mejorando la productividad y eficiencia que rigen la conducta profesional y personal.

Igualmente, está fundamentada enel principio del interés general, que implica el cumplimiento de las disposiciones legales, disciplinarias, contractuales y reglamentarias de las autoridades y de la Institución. Por lo tanto, cualquier funcionario que tenga información o conocimiento sobre violación alguna al Código de Ética y Conductaobligación indelegable de reportarlo en forma inmediata a la Presidencia y a su superior inmediato.

6.4 Principios B ásicos de La conciencia moral, la aptitud profesional y la independencia mental esencia espiritual del Contador Público. El ejercicio de la Contaduría Pública implica una función social especialmente a través de la FE pública que se otorga en beneficio del orden y la seguridad en las relaciones económicas entre el Estado y los particulares o de observar en todos los casos Integridad Objetividad Independencia Responsabilidad Confidencialidad Observaciones de las disposiciones normativasCompetencia y actualización profesionalDifusión y colaboración Respeto entre colegas Conducta ética




rantizar la atención oportuna de los requerimientos efectuados por parte de los entes de control y vigilancia.

de apoyo, altamente efectivo, que proporcione informac, capaz de asumir los continuos cambios de las políticas internas y

de normatividad aplicable, a través de un proceso continuo de mejoramiento y en el campo contable y tributario, coadyuvando al crecimiento profesional y

La Dirección de Contabilidad está fundamentada en un comportamiento basado en principios éticos y en un marco de valores aplicables a todas y cada una de las acciones que desempeña diariamente en los sitios de trabajo por medio del AUel propósito de crecer a nivel personal y laboral, desempeñando adecuadamente las tareas asignadas, mejorando la productividad y eficiencia que rigen la conducta

Igualmente, está fundamentada en una serie de lineamientos de conducta orientados bajo el principio del interés general, que implica el cumplimiento de las disposiciones legales, disciplinarias, contractuales y reglamentarias de las autoridades y de la Institución. Por lo

r funcionario que tenga información o conocimiento sobre violación alguna al Código de Ética y Conducta y a las políticas aprobadas por la obligación indelegable de reportarlo en forma inmediata a la Presidencia y a su superior

ásicos de la Ética del Contador

La conciencia moral, la aptitud profesional y la independencia mental esencia espiritual del Contador Público.

El ejercicio de la Contaduría Pública implica una función social especialmente a través de pública que se otorga en beneficio del orden y la seguridad en las relaciones

económicas entre el Estado y los particulares o de éstos entre sí. en todos los casos, los siguientes principios básicos de ética profesional:

de las disposiciones normativas cia y actualización profesional

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rantizar la atención oportuna de los requerimientos efectuados

que proporcione información veraz, , capaz de asumir los continuos cambios de las políticas internas y

de mejoramiento y de , coadyuvando al crecimiento profesional y

un comportamiento basado en principios éticos y en un marco de valores aplicables a todas y cada una de las acciones que desempeña diariamente en los sitios de trabajo por medio del AUTOCONTROL, con el propósito de crecer a nivel personal y laboral, desempeñando adecuadamente las tareas asignadas, mejorando la productividad y eficiencia que rigen la conducta

una serie de lineamientos de conducta orientados bajo el principio del interés general, que implica el cumplimiento de las disposiciones legales, disciplinarias, contractuales y reglamentarias de las autoridades y de la Institución. Por lo

r funcionario que tenga información o conocimiento sobre violación alguna entidad, está en la

obligación indelegable de reportarlo en forma inmediata a la Presidencia y a su superior

La conciencia moral, la aptitud profesional y la independencia mental constituyen la

El ejercicio de la Contaduría Pública implica una función social especialmente a través de pública que se otorga en beneficio del orden y la seguridad en las relaciones

Por ello, se deben los siguientes principios básicos de ética profesional:



6.5 Propósito

Garantizar al ICETEX el registro oportunooperaciones realizadas en cada una de las dependencias, dentro del sistema de información contable, propendiendo por la estricta aplicación de la normatividad contable y tributaria, inherente a su naturaleza como entidad finatravés de la generación de informes claros, pertinentes ygenerales, de propósito especial e informes particulares)de la entidad. Igualmente, garantizaentes de control y vigilancia, así como los solicitados por la

6.6 Funciones

Son funciones de la Dirección de Contabilidad las siguientes: • Ejecutar y responder por la aplicación de herramientas, metodologías, mecanismos e

instrumentos requeridos para el registro y control de las operaciones contables, de acuerdo con los planes únicos de cuentas que le apliquen a la

• Programar, dirigir, registrar y controlar las operaciones contables y tributarias de la Entidad, de acuerdo con las normas legales vigentes.

• Responder y velar porque las cuentas del Plan Único de Cuentas "PUC" financiero se apliquen de conformidad con la normatividad de la Colombia.

• Garantizar la razonabilidad de los estados financieros del ICETEX.• Presentar adecuada y

técnicas contables en las fechas de corte de ejerciciovigilancia, Junta Directiva y

• Proponer políticas de identificación y administración del riesgo para exposición al riesgo en las operaciones, procesos, procedimientos y actividades que se ejecuten en el área, de acuerdo

• Responder por el sistema contable sostenible y consistente de la • Proponer y ejecutar políticas y procedimientos para la administración de

información contable en los diferentes aplicativos en la • Establecer mecanismos que permitan la conciliación de la información contable, a

través de las cuales se logre precisión en la información financiera.• Responder por la calidad en el registro y control de las oper

Instituto, verificando la aplicación del Plan Contable adoptado por la entidad, las normas sobre el sistema contable y el manual de cuentas contables.

• Ejercer las demás funciones que señalen la ley, los reglamentos y las que correspondan, de acuerdo con la naturaleza de la

7. INFRAESTRUCTURA DE LA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD 7.1 Estructura organizacional de la Dirección




Garantizar al ICETEX el registro oportuno adecuado, confiable y razonable de las operaciones realizadas en cada una de las dependencias, dentro del sistema de información contable, propendiendo por la estricta aplicación de la normatividad contable y tributaria, inherente a su naturaleza como entidad financiera de carácter especial y a

de informes claros, pertinentes y confiables (estados financieros generales, de propósito especial e informes particulares), útil para la toma de decisiones de la entidad. Igualmente, garantizar la atención oportuna de los requerimientos de los entes de control y vigilancia, así como los solicitados por la administración de la entidad.

Son funciones de la Dirección de Contabilidad las siguientes:

Ejecutar y responder por la aplicación de herramientas, metodologías, mecanismos e instrumentos requeridos para el registro y control de las operaciones contables, de acuerdo con los planes únicos de cuentas que le apliquen a la entidad.

, registrar y controlar las operaciones contables y tributarias de la de acuerdo con las normas legales vigentes.

Responder y velar porque las cuentas del Plan Único de Cuentas "PUC" financiero se apliquen de conformidad con la normatividad de la Superintendencia Financiera de

Garantizar la razonabilidad de los estados financieros del ICETEX.adecuada y oportunamente los estados financieros, de acuerdo con las

técnicas contables en las fechas de corte de ejercicio, a los entes dvigilancia, Junta Directiva y alta gerencia. Proponer políticas de identificación y administración del riesgo para

en las operaciones, procesos, procedimientos y actividades que se ejecuten en el área, de acuerdo con su competencia funcional. Responder por el sistema contable sostenible y consistente de la eProponer y ejecutar políticas y procedimientos para la administración deinformación contable en los diferentes aplicativos en la entidad. Establecer mecanismos que permitan la conciliación de la información contable, a través de las cuales se logre precisión en la información financiera.Responder por la calidad en el registro y control de las operaciones contables del

la aplicación del Plan Contable adoptado por la entidad, las normas sobre el sistema contable y el manual de cuentas contables.Ejercer las demás funciones que señalen la ley, los reglamentos y las que

de acuerdo con la naturaleza de la dependencia

INFRAESTRUCTURA DE LA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD

Estructura organizacional de la Dirección de Contabilidad

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, confiable y razonable de las operaciones realizadas en cada una de las dependencias, dentro del sistema de información contable, propendiendo por la estricta aplicación de la normatividad contable

nciera de carácter especial y a confiables (estados financieros útil para la toma de decisiones

ención oportuna de los requerimientos de los dministración de la entidad.

Ejecutar y responder por la aplicación de herramientas, metodologías, mecanismos e instrumentos requeridos para el registro y control de las operaciones contables, de

ntidad. , registrar y controlar las operaciones contables y tributarias de la

Responder y velar porque las cuentas del Plan Único de Cuentas "PUC" financiero se Superintendencia Financiera de

Garantizar la razonabilidad de los estados financieros del ICETEX. de acuerdo con las

, a los entes de control y

Proponer políticas de identificación y administración del riesgo para mitigar la en las operaciones, procesos, procedimientos y actividades que

entidad.

Proponer y ejecutar políticas y procedimientos para la administración de la

Establecer mecanismos que permitan la conciliación de la información contable, a través de las cuales se logre precisión en la información financiera.

aciones contables del la aplicación del Plan Contable adoptado por la entidad, las

normas sobre el sistema contable y el manual de cuentas contables. Ejercer las demás funciones que señalen la ley, los reglamentos y las que



Matriz de Roles Director de Contabilidad Propósito Principal: Llevar la contabilidad del Instituto, garantizando que los registros estén acorde con el plan contable y normatividad vigente en materia contable, tributaria y de auditoría, generando y respondiendo por la oportuna presentación de los informes ante los órganos de dirección y administración del Instituto y los organismos devigilancia del Estado. Funciones: • Ejecutar y responder por la aplicación de metodologías, mecanismos e instrumentos

requeridos para el registro y control de las operaciones contables, de acuerdo con los planes únicos de cuentas que le apliquen

• Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Presidencia de la Entidad, en materia de contabilidad.

• Programar, dirigir, coordinar y controlar las operaciEntidad, de acuerdo con las normas legales vigentes.

• Coordinar, dirigir y controlar el manejo de los impuestos tasas y contribuciones a cargo de la Entidad.

• Administrar y controlar las operaciones contables del Instituto,normas legales vigentes.

• Elaborar el balance de la Entidad y rendir los informes a organismos de control y vigilancia adecuada y oportunamente

• Verificar la aplicación del Plan Contable adoptado.

COORDINADOR DE OPERACIONES CONTABLES

ANALISTA CONTABLE

(Fondos en Administración)

TÉCNICO ADMINISTRATIVO

ANALISTA CONTABLE

ADMINISTRATIVO




Propósito Principal: Llevar la contabilidad del Instituto, garantizando que los registros estén acorde con el plan contable y normatividad vigente en materia contable, tributaria y de auditoría, generando y respondiendo por la oportuna presentación de los informes ante los órganos de dirección y administración del Instituto y los organismos de

Ejecutar y responder por la aplicación de metodologías, mecanismos e instrumentos requeridos para el registro y control de las operaciones contables, de acuerdo con los planes únicos de cuentas que le apliquen a la Entidad. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Presidencia de la Entidad, en materia

Programar, dirigir, coordinar y controlar las operaciones contables y tributarias de la de acuerdo con las normas legales vigentes.

Coordinar, dirigir y controlar el manejo de los impuestos tasas y contribuciones a cargo

Administrar y controlar las operaciones contables del Instituto, de acuerdo con las normas legales vigentes. Elaborar el balance de la Entidad y rendir los informes a organismos de control y

adecuada y oportunamente. Verificar la aplicación del Plan Contable adoptado.

DIRECTOR DE CONTABILIDAD

COORDINADOR DE OPERACIONES CONTABLES

ANALISTA CONTABLE


ANALISTA ESPECIALIZADO (Gestion Tributaria)



ANALISTA ESPECIALIZADO

ADMINISTRATIVO

ADMINISTRATIVO

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Propósito Principal: Llevar la contabilidad del Instituto, garantizando que los registros estén acorde con el plan contable y normatividad vigente en materia contable, tributaria y de auditoría, generando y respondiendo por la oportuna presentación de los informes ante los órganos de dirección y administración del Instituto y los organismos de control y

Ejecutar y responder por la aplicación de metodologías, mecanismos e instrumentos requeridos para el registro y control de las operaciones contables, de acuerdo con los

Aplicar conocimientos, principios y técnicas de su disciplina académica encaminados al cumplimiento de los objetivos trazados por la Presidencia de la Entidad, en materia

ones contables y tributarias de la

Coordinar, dirigir y controlar el manejo de los impuestos tasas y contribuciones a cargo

de acuerdo con las

Elaborar el balance de la Entidad y rendir los informes a organismos de control y

ANALISTA ESPECIALIZADO





• Aplicar las normas sobre el sistema cont• Realizar la conciliación de la información contable, a través de las cuales se logre

precisión en la información financiera.la información, los análisis y/o ajustes que

• Responder por la calidad en el registro y control de las operaciones contables del Instituto.

• Proponer y desarrollar estrategias que faciliten el desarrollo de una cultura de servicio y propendan por la calidad del mismo, en un entorno procontinuo.

• Responder por la calidad en el registro y control de las operaciones contables del Instituto, para lo cual deberá analizar la información reportada por las áreas fuente.

• Responder por un sistema contable sostenible y cons• Elaborar, presentar y cumplir con los informes que requiera la Superintendencia

Financiera y demás entes de control y vigilancia relacionados con su área.• Coordinar con las demás dependencias las acciones necesarias para el cumplimiento

de sus funciones. • Presentar ante el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable conceptos y propuestas

para la regularización y mejoramiento de la información contable de la Entidad.• Autorizar los cierres contables del periodo correspondiente. Coordinador de Operaciones Contables Propósito Principal: Garantizar la calidad de la información contable mediante un continuo análisis de estados financieros, evaluando que los registros estén acordecontable y normatividad vigente en materia conta Funciones:

• Realizar los registros contables correspondientes a la causación de obligaciones contraídas por la Eajustes que se generen en el proceso de depuración y verificación de la información.

• Controlar el registro y amortización de los gastos pagados por anticipado y anticipos de contratos, constatando su correcta aplicación.

• Controlar el registrocorrecta aplicación.

• Controlar la utilización de las cuentas reciprocas entre las contabilidades de Fondos en Administración e Icetex y realizar la conciliación de las operaciones.

• Depurar permanentcontabilidad mediante recibos únicos y/

• Responder por el correcto registro de la información contable suministrada por las diferentes áreas fuente de la información medocumentales.

• Establecer, documentar e implementar mecanismos de control de la información con el fin de garantiz




Aplicar las normas sobre el sistema contable y manual de cuentas contables.Realizar la conciliación de la información contable, a través de las cuales se logre precisión en la información financiera. Para tal efecto, solicitará a las áreas fuente de la información, los análisis y/o ajustes que fueren del caso. Responder por la calidad en el registro y control de las operaciones contables del

Proponer y desarrollar estrategias que faciliten el desarrollo de una cultura de servicio y propendan por la calidad del mismo, en un entorno proactivo y de mejoramiento

Responder por la calidad en el registro y control de las operaciones contables del Instituto, para lo cual deberá analizar la información reportada por las áreas fuente.Responder por un sistema contable sostenible y consiste en la entidad.Elaborar, presentar y cumplir con los informes que requiera la Superintendencia Financiera y demás entes de control y vigilancia relacionados con su área.Coordinar con las demás dependencias las acciones necesarias para el cumplimiento

Presentar ante el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable conceptos y propuestas para la regularización y mejoramiento de la información contable de la Entidad.Autorizar los cierres contables del periodo correspondiente.

dor de Operaciones Contables

Propósito Principal: Garantizar la calidad de la información contable mediante un continuo análisis de estados financieros, evaluando que los registros estén acordecontable y normatividad vigente en materia contable.

Realizar los registros contables correspondientes a la causación de obligaciones Entidad en el desarrollo propio de su operación

ajustes que se generen en el proceso de depuración y verificación de la

Controlar el registro y amortización de los gastos pagados por anticipado y anticipos de contratos, constatando su correcta aplicación. Controlar el registro y amortización de los ingresos diferidos, constatando su correcta aplicación. Controlar la utilización de las cuentas reciprocas entre las contabilidades de Fondos en Administración e Icetex y realizar la conciliación de las operaciones.Depurar permanentemente las partidas pendientes de aplicar incorporadas a la contabilidad mediante recibos únicos y/u otros conceptos de recaudo.Responder por el correcto registro de la información contable suministrada por las diferentes áreas fuente de la información mediante procesos automáticos y

Establecer, documentar e implementar mecanismos de control de la información con el fin de garantizar la razonabilidad de las cifras reportadas.

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able y manual de cuentas contables. Realizar la conciliación de la información contable, a través de las cuales se logre

Para tal efecto, solicitará a las áreas fuente de

Responder por la calidad en el registro y control de las operaciones contables del

Proponer y desarrollar estrategias que faciliten el desarrollo de una cultura de servicio activo y de mejoramiento

Responder por la calidad en el registro y control de las operaciones contables del Instituto, para lo cual deberá analizar la información reportada por las áreas fuente.

iste en la entidad. Elaborar, presentar y cumplir con los informes que requiera la Superintendencia Financiera y demás entes de control y vigilancia relacionados con su área. Coordinar con las demás dependencias las acciones necesarias para el cumplimiento

Presentar ante el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable conceptos y propuestas para la regularización y mejoramiento de la información contable de la Entidad.

Propósito Principal: Garantizar la calidad de la información contable mediante un continuo análisis de estados financieros, evaluando que los registros estén acordes con el plan

Realizar los registros contables correspondientes a la causación de obligaciones ntidad en el desarrollo propio de su operación, así como los

ajustes que se generen en el proceso de depuración y verificación de la

Controlar el registro y amortización de los gastos pagados por anticipado y

y amortización de los ingresos diferidos, constatando su

Controlar la utilización de las cuentas reciprocas entre las contabilidades de Fondos en Administración e Icetex y realizar la conciliación de las operaciones.

las partidas pendientes de aplicar incorporadas a la otros conceptos de recaudo.

Responder por el correcto registro de la información contable suministrada por las diante procesos automáticos y

Establecer, documentar e implementar mecanismos de control de la información s reportadas.



• Garantizar que los registros contables cumplan con lo estipulado entidades de vigilancia y control.

• Realizar las conciliaciones entre la información incorporada en el aplicativo contable y los aplicativos satélites.

• Apoyar contablemente en la implementación y mejoramiento de administrada por los aplicativos satélites

• Presentar al Director de Contabilidad informes sobre el estado de las cuentas contables, aspectos críticos y propuestas con acciones para su mejoramiento y sostenibilidad.

• Ejercer el autocontrol• Las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de

acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo. Analista Contable (Gestión Tributaria) Propósito Principal: Administrar la gestión contable en materia tributaria del Institutoconforme al manual contable y las normas tributarias pertinentes para la rregistros, trámites y la toma de decisiones oportuna, respondiendo por la infortributaria ante los diferentes organismos del Funciones: • Elaborar de manera veraz y oportuna las declaraciones de impuestos y liquidar los

impuestos nacionales, municipales y distritales para su pago oportuno.• Analizar mensualmente la información contable, reportando al responsable del área

los ajustes requeridos, con el fin de corregir posibles inconsistencias en la base de liquidación de impuestos.

• Realizar seguimiento y control en la realización de los ajucumplimiento de las normas establecidas.

• Realizar el seguimiento y control en la presentación y pago de impuestos a cargo de la Entidad.

• Reportar al responsable dede los impuestos para los trámites pertinentes

• Efectuar las presentaciones de las declaraciones de impuestos según los parámetros establecidos.

• Dar respuesta a los requerimientos de la Administración de Impuestos y entes de control y vigilancia en materia de impuestos, según las condiciones impartidas.

• Participar en la emisión de las respuestas dadas en materia tributaria que se requieran a nivel interno, siguiendo los procedimientos establecidos.

• Reportar al responsable del área y al Profenovedades de los impuestos, para su aplicación.




Garantizar que los registros contables cumplan con lo estipulado entidades de vigilancia y control. Realizar las conciliaciones entre la información incorporada en el aplicativo contable y los aplicativos satélites. Apoyar contablemente en la implementación y mejoramiento de

los aplicativos satélites que alimentan la contabilidadPresentar al Director de Contabilidad informes sobre el estado de las cuentas contables, aspectos críticos y propuestas con acciones para su mejoramiento y

rol y auto gestión en todas las funciones que le sean asignadas.Las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

(Gestión Tributaria)

Administrar la gestión contable en materia tributaria del Institutoconforme al manual contable y las normas tributarias pertinentes para la r

mites y la toma de decisiones oportuna, respondiendo por la infortributaria ante los diferentes organismos del Estado.

Elaborar de manera veraz y oportuna las declaraciones de impuestos y liquidar los impuestos nacionales, municipales y distritales para su pago oportuno.Analizar mensualmente la información contable, reportando al responsable del área los ajustes requeridos, con el fin de corregir posibles inconsistencias en la base de liquidación de impuestos. Realizar seguimiento y control en la realización de los ajustes contables velando por el cumplimiento de las normas establecidas. Realizar el seguimiento y control en la presentación y pago de impuestos a cargo de la

Reportar al responsable de la Dirección de Tesorería las fechas de pago y los montos los impuestos para los trámites pertinentes de manera oportuna.

Efectuar las presentaciones de las declaraciones de impuestos según los parámetros

Dar respuesta a los requerimientos de la Administración de Impuestos y entes de ancia en materia de impuestos, según las condiciones impartidas.

Participar en la emisión de las respuestas dadas en materia tributaria que se requieran a nivel interno, siguiendo los procedimientos establecidos. Reportar al responsable del área y al Profesional de Fondos en Administración las novedades de los impuestos, para su aplicación.

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Garantizar que los registros contables cumplan con lo estipulado por las diferentes

Realizar las conciliaciones entre la información incorporada en el aplicativo

Apoyar contablemente en la implementación y mejoramiento de la información que alimentan la contabilidad.

Presentar al Director de Contabilidad informes sobre el estado de las cuentas contables, aspectos críticos y propuestas con acciones para su mejoramiento y

en todas las funciones que le sean asignadas. Las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

Administrar la gestión contable en materia tributaria del Instituto, conforme al manual contable y las normas tributarias pertinentes para la realización de los

mites y la toma de decisiones oportuna, respondiendo por la información

Elaborar de manera veraz y oportuna las declaraciones de impuestos y liquidar los impuestos nacionales, municipales y distritales para su pago oportuno. Analizar mensualmente la información contable, reportando al responsable del área los ajustes requeridos, con el fin de corregir posibles inconsistencias en la base de la

stes contables velando por el

Realizar el seguimiento y control en la presentación y pago de impuestos a cargo de la

de Tesorería las fechas de pago y los montos .

Efectuar las presentaciones de las declaraciones de impuestos según los parámetros

Dar respuesta a los requerimientos de la Administración de Impuestos y entes de ancia en materia de impuestos, según las condiciones impartidas.

Participar en la emisión de las respuestas dadas en materia tributaria que se requieran

sional de Fondos en Administración las



• Reportar al responsable del área las multas y sanciones impuestas a la Institución, proponiendo las medidas y acciones necesarias para evitar incumplimientos sucesivos.

• Ejercer el autocontrol y autogestión • Las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo

con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo. Analista Contable (Disponible) Propósito Principal: Garantizar el manejo contable, las conciliaciones y los ajustes que debe realizar la dependencia, buscando transparencia y eficiencia en la gestión de los recursos. Funciones: • Participar en la formulación de políticas,

trabajo, en el análisis de las cuentas contables y en la elaboración de proyectos del área.

• Elaborar los informes mensuales de los estados financieros de la Entidad y su respectivo análisis integral.

• Realizar las actividades relacionadas con el cierre periódico de los estados financieros (diario, semanal, mensual, semestral, anual).

• Responder por la custodia y registro de los libros oficiales de la Entidad.• Revisar y analizar las conciliaciones bancarias de la Enti

al día, efectuando el reporte de los ajustes a realizar y ejerciendo el debido seguimiento.

• Mantenerse actualizado en materia contable y tributaria.• Realizar el análisis de la funcionalidad del aplicativo de contabilidad de la Entidad, de

acuerdo con las actualizaciones contables, reportando a su Jefe inmediato los ajustes requeridos.

• Dar soporte en la parametrización contable requerida en todos los aEntidad.

• Conciliar con Presupuesto y Tesorería el manejo técnico de las cifras financieraspropendiendo por un sistema de control adecuado

• Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas.• Las demás funciones que le se

con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo. Analista Contable (Fondos en Administración) Propósito Principal: Verificar que los registros contables, las conciliaciones y los ajustes reflejen la situación financiera del Instituto




Reportar al responsable del área las multas y sanciones impuestas a la Institución, proponiendo las medidas y acciones necesarias para evitar incumplimientos

y autogestión en todas las funciones que le sean asignadas.Las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

(Disponible)

Propósito Principal: Garantizar el manejo contable, las conciliaciones y los ajustes que debe realizar la dependencia, buscando transparencia y eficiencia en la gestión de los

Participar en la formulación de políticas, fijación de métodos y procedimientos de trabajo, en el análisis de las cuentas contables y en la elaboración de proyectos del

Elaborar los informes mensuales de los estados financieros de la Entidad y su respectivo análisis integral.

tividades relacionadas con el cierre periódico de los estados financieros (diario, semanal, mensual, semestral, anual). Responder por la custodia y registro de los libros oficiales de la Entidad.Revisar y analizar las conciliaciones bancarias de la Entidad, con el fin de mantenerlas al día, efectuando el reporte de los ajustes a realizar y ejerciendo el debido

Mantenerse actualizado en materia contable y tributaria. Realizar el análisis de la funcionalidad del aplicativo de contabilidad de la Entidad, de acuerdo con las actualizaciones contables, reportando a su Jefe inmediato los ajustes

Dar soporte en la parametrización contable requerida en todos los a

Conciliar con Presupuesto y Tesorería el manejo técnico de las cifras financieraspropendiendo por un sistema de control adecuado. Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas.Las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

(Fondos en Administración)

Verificar que los registros contables, las conciliaciones y los ajustes uación financiera del Instituto – Fondos en Administración.

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Reportar al responsable del área las multas y sanciones impuestas a la Institución, proponiendo las medidas y acciones necesarias para evitar incumplimientos

en todas las funciones que le sean asignadas. Las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo

Propósito Principal: Garantizar el manejo contable, las conciliaciones y los ajustes que debe realizar la dependencia, buscando transparencia y eficiencia en la gestión de los

fijación de métodos y procedimientos de trabajo, en el análisis de las cuentas contables y en la elaboración de proyectos del

Elaborar los informes mensuales de los estados financieros de la Entidad y su

tividades relacionadas con el cierre periódico de los estados financieros

Responder por la custodia y registro de los libros oficiales de la Entidad. dad, con el fin de mantenerlas

al día, efectuando el reporte de los ajustes a realizar y ejerciendo el debido

Realizar el análisis de la funcionalidad del aplicativo de contabilidad de la Entidad, de acuerdo con las actualizaciones contables, reportando a su Jefe inmediato los ajustes

Dar soporte en la parametrización contable requerida en todos los aplicativos de la

Conciliar con Presupuesto y Tesorería el manejo técnico de las cifras financieras,

Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas. an asignadas por la autoridad competente, de acuerdo

Verificar que los registros contables, las conciliaciones y los ajustes Fondos en Administración.



Funciones: • Proponer métodos y procedimientos de trabajo, en el análisis de las cuentas contables

y en la elaboración de proyectos correspondientes a los Fondos en Administración qpermitan el desarrollo eficiente de las actividades contables de la Institución.

• Elaborar el informe mensual de los estados de cuenta de los Fondos en Administración y su respectivo análisis integral para su presentación entes pertinentes.

• Realizar las actividades relacionadas con el cierre periódico de los estados financieros (diario, semanal, mensual, semestral, anual).

• Responder por la custodia de los libros oficiales de la Institución, para su consulta.• Reportar a las áreas los ajustes

procedimientos respectivosCoordinador de Operaciones Contables

• Realizar el seguimiento y control en la realización de ajustes verificando el cumplimiento de las normas establecidas.

• Realizar el análisis y la funcionalidad del apacuerdo con las actualizaciones contables, reportando al responsable del área los ajustes requeridos, o las mejoras al mismo.

• Dar soporte en la parametrización contable requerida en todos los aplicativos de la Institución para la agilidad de los procesos.

• Ejercer el autocontrol y autogestión • Las demás funciones que le sean asignadas

con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo. Analista Contable (Inversiones y Cartera) Propósito Principal: Analizar y revisar los registros contables de las operaciones del TAE y los ajustes contables relacionados con el portafolio de inversiones y la cartera del Instituto, para generar los informes respectivos que faciliten la toma de decisiones administrativas y financieras. Funciones: • Conciliar contablemente las cuentas de inversiones y de c

adecuado y oportuno. • Realizar los ajustes contables pertinentes de inversiones y cartera, previo visto bueno

del responsable de la Dirección • Realizar el informe mensual de variaciones de las cuentas

respectiva sustentación para la toma de decisiones.• Analizar y registrar los datos contables enviados por la Fiduciaria encargada del

manejo de los TAE, para el reporte de y al responsable de la Dirección




métodos y procedimientos de trabajo, en el análisis de las cuentas contables y en la elaboración de proyectos correspondientes a los Fondos en Administración qpermitan el desarrollo eficiente de las actividades contables de la Institución.

informe mensual de los estados de cuenta de los Fondos en Administración y su respectivo análisis integral para su presentación

Realizar las actividades relacionadas con el cierre periódico de los estados financieros (diario, semanal, mensual, semestral, anual). Responder por la custodia de los libros oficiales de la Institución, para su consulta.Reportar a las áreas los ajustes o conciliaciones a realizar para el desarrollo de los procedimientos respectivos, con la coordinación del Director de Contabilidad y/o Coordinador de Operaciones Contables. Realizar el seguimiento y control en la realización de ajustes verificando el

limiento de las normas establecidas. Realizar el análisis y la funcionalidad del aplicativo de contabilidad de la Iacuerdo con las actualizaciones contables, reportando al responsable del área los

, o las mejoras al mismo. Dar soporte en la parametrización contable requerida en todos los aplicativos de la Institución para la agilidad de los procesos.


(Inversiones y Cartera)

Analizar y revisar los registros contables de las operaciones del TAE y tables relacionados con el portafolio de inversiones y la cartera del

Instituto, para generar los informes respectivos que faciliten la toma de decisiones administrativas y financieras.

Conciliar contablemente las cuentas de inversiones y de cartera, para su registro

Realizar los ajustes contables pertinentes de inversiones y cartera, previo visto bueno Dirección de Contabilidad o su Delegado.

informe mensual de variaciones de las cuentas a su cargo, con su respectiva sustentación para la toma de decisiones. Analizar y registrar los datos contables enviados por la Fiduciaria encargada del

para el reporte de las inconsistencias encontradas a la Fiduciaria Dirección de Contabilidad.

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métodos y procedimientos de trabajo, en el análisis de las cuentas contables y en la elaboración de proyectos correspondientes a los Fondos en Administración que permitan el desarrollo eficiente de las actividades contables de la Institución.

informe mensual de los estados de cuenta de los Fondos en Administración y su respectivo análisis integral para su presentación oportuna a los

Realizar las actividades relacionadas con el cierre periódico de los estados financieros

Responder por la custodia de los libros oficiales de la Institución, para su consulta. o conciliaciones a realizar para el desarrollo de los

, con la coordinación del Director de Contabilidad y/o

Realizar el seguimiento y control en la realización de ajustes verificando el

licativo de contabilidad de la Institución, de acuerdo con las actualizaciones contables, reportando al responsable del área los

Dar soporte en la parametrización contable requerida en todos los aplicativos de la

en todas las funciones que le sean asignadas. por la autoridad competente, de acuerdo

Analizar y revisar los registros contables de las operaciones del TAE y tables relacionados con el portafolio de inversiones y la cartera del

Instituto, para generar los informes respectivos que faciliten la toma de decisiones

artera, para su registro

Realizar los ajustes contables pertinentes de inversiones y cartera, previo visto bueno

a su cargo, con su

Analizar y registrar los datos contables enviados por la Fiduciaria encargada del las inconsistencias encontradas a la Fiduciaria



• Conciliar contablemente las cuentas del TAE, incluidaadecuado y oportuno.

• Dar respuesta oportuna través del Coordinador de Contab

• Ejercer el autocontrol y autogestión • Las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo

con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño Técnico Administrativo Propósito Principal: Apoyar las actividades relacionadas con el análisis de datos y efectuar los registros contables que se requieran para la administración información contable generada. Funciones: • Incorporar información en el sistema contable para la generación de los reportes

requeridos de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.• Apoyar el procesamiento de estados contables para contar con información contable

actualizada. • Elaborar conciliaciones contables para su respectiva revisión del profesional a cargo y

aprobación por parte del responsable de• Responder por la debida organización de los documentos soporte de las

conciliaciones y su respectivo archivo p• Asistir al Profesional en la elaboración de las comunicaciones tendientes a la

consecución de información contable y tributaria, al igual que las labores a su cargo.• Apoyar la elaboración de notas explicat

información financiera complementaria que soporten las informaciones generadas.• Apoyar la realización de los comprobantes de diario para el desarrollo eficiente de los

procedimientos del área.• Apoyar en el archivo adecuado de la información contable de la Entidad.• Llevar el control de las respuestas de las diferentes circularizaciones y de las

solicitudes de soportes de partidas para facilitar su consulta.• Ejercer el autocontrol y autogestión • Las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo

con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo. 7.2 Tecnología Software 7.2.1 Generalidades

El ICETEX cuenta con un sistema financiero maneja bajo el Sistema Operativo Oracol, con un lenguaje de programación Delfi y se ejecuta bajo la aplicación de Windows server 2003.




te las cuentas del TAE, incluida la cartera para su registro

oportuna a los entes de control y vigilancia de las cuoordinador de Contabilidad, para los trámites pertinentes.


Propósito Principal: Apoyar las actividades relacionadas con el análisis de datos y efectuar los registros contables que se requieran para la administración información contable generada.

Incorporar información en el sistema contable para la generación de los reportes requeridos de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.Apoyar el procesamiento de estados contables para contar con información contable

ciliaciones contables para su respectiva revisión del profesional a cargo y aprobación por parte del responsable de la Dirección de Contabilidad.Responder por la debida organización de los documentos soporte de las conciliaciones y su respectivo archivo para facilitar el desarrollo de los procedimientos.Asistir al Profesional en la elaboración de las comunicaciones tendientes a la consecución de información contable y tributaria, al igual que las labores a su cargo.Apoyar la elaboración de notas explicativas a los estados financieros contables e información financiera complementaria que soporten las informaciones generadas.Apoyar la realización de los comprobantes de diario para el desarrollo eficiente de los procedimientos del área.

adecuado de la información contable de la Entidad.Llevar el control de las respuestas de las diferentes circularizaciones y de las solicitudes de soportes de partidas para facilitar su consulta.


ICETEX cuenta con un sistema financiero (software) denominado ApoteosysSistema Operativo Oracol, con un lenguaje de programación Delfi y se

ejecuta bajo la aplicación de Windows server 2003.

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cartera para su registro

a los entes de control y vigilancia de las cuentas a su cargo, a ilidad, para los trámites pertinentes.

en todas las funciones que le sean asignadas. Las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo

Propósito Principal: Apoyar las actividades relacionadas con el análisis de datos y efectuar los registros contables que se requieran para la administración adecuada de la

Incorporar información en el sistema contable para la generación de los reportes requeridos de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos. Apoyar el procesamiento de estados contables para contar con información contable

ciliaciones contables para su respectiva revisión del profesional a cargo y Contabilidad.

Responder por la debida organización de los documentos soporte de las ara facilitar el desarrollo de los procedimientos.

Asistir al Profesional en la elaboración de las comunicaciones tendientes a la consecución de información contable y tributaria, al igual que las labores a su cargo.

ivas a los estados financieros contables e información financiera complementaria que soporten las informaciones generadas. Apoyar la realización de los comprobantes de diario para el desarrollo eficiente de los

adecuado de la información contable de la Entidad. Llevar el control de las respuestas de las diferentes circularizaciones y de las

que le sean asignadas. Las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo

Apoteosys, el cual se Sistema Operativo Oracol, con un lenguaje de programación Delfi y se



Este sistema permite la integración de Presupuesto, Contabilidad y módulo adicional para el manejo de proveedores y activos fijos. satélites utilizados por las diferentes que impactan los estados financieros y la situacomunicación se realiza a través de la generación de interfaforma automática los diferentes procesos financiero (software). El sistema financiero (software) siguientes aplicativos satélites • AIG Sevinpro: Este aplicativo

inversiones del ICETEX realizadas con recursos recursos del TAE. Esta valoración se hace normatividad establecida por la Superintendencia Financiera de Colombia.

• Cemova: Aplicativo administrado por la firma Cemova Asociplataforma se administra toda la información referente a los activos el inventario de los bienes de consumo. Está diseñado para realizar procesosautomáticos que aliment Desde este aplicativo se ejecutan los procesos de depreciación, cambio de estado de los bienes muebles, bienes dadoamortización de bienes de consumo y se controlan los inventarios de los bienes de consumo y de los muebles e inmuebles.

• SQL Software: Aplicativoadministrar la base de datos del personal vinculado en forma directa facilitando las liquidaciones de nómina, planilla única de aportes parseguridad social y la liquidación de provis

Una vez se realizan las liquidaciones de la nque culmina con la generación de los registros contables dentro del (software).

• C&cetex: Aplicativo propio de y de Cobranza. Los procesos para la alimentación de la información que se registra en los estados financierosmensual. Este proceso realiza la causación de intereses sobre las obligaciones existentes y que corresponden a los créditos otorgados con losICETEX.

• Cobol: Es una plataforma desarrollada por ICETEX, que permite controlar la

información concerniente a los créditos otorgados con los recursos de los Fondos en




integración en línea de las operaciones generadas en loontabilidad y Tesorería. Al cierre del año 2010 la Entidad contará con el

módulo adicional para el manejo de proveedores y activos fijos. Con los demás aplicativos utilizados por las diferentes áreas del ICETEX, donde se generan

os estados financieros y la situación financiera del Instituto, a través de la generación de interfaz. Igualmente

los diferentes procesos que alimentan directamente el

l sistema financiero (software) recibe información a través de procesos de interfasatélites:

: Este aplicativo permite realizar la valoración de los portafolios de del ICETEX en forma independiente, es decir, para aquellas inversiones

ecursos propios, con recursos administrados TAE. Esta valoración se hace en forma diaria, de acuerdo con la

normatividad establecida por la Superintendencia Financiera de Colombia.

: Aplicativo administrado por la firma Cemova Asociados Ltda. Bajo esta se administra toda la información referente a los activos

l inventario de los bienes de consumo. Está diseñado para realizar procesosautomáticos que alimentan en forma mensual el sistema financiero (software).

Desde este aplicativo se ejecutan los procesos de depreciación, cambio de estado de bienes dados de baja, traslado a otras entidades públicas,

amortización de bienes de consumo y se controlan los inventarios de los bienes de e los muebles e inmuebles.

: Aplicativo administrado por la firma SQL Software S.A., la base de datos del personal vinculado en forma directa

facilitando las liquidaciones de nómina, planilla única de aportes parseguridad social y la liquidación de provisiones.

Una vez se realizan las liquidaciones de la nómina, se genera el que culmina con la generación de los registros contables dentro del

Aplicativo propio de ICETEX, administrado por las Direccioos procesos para la alimentación de la información que se registra en

inancieros se realiza a través de interfaz que se ejecuta en forma e proceso realiza la causación de intereses sobre las obligaciones

existentes y que corresponden a los créditos otorgados con los recurso

: Es una plataforma desarrollada por ICETEX, que permite controlar la información concerniente a los créditos otorgados con los recursos de los Fondos en

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las operaciones generadas en los módulos Al cierre del año 2010 la Entidad contará con el

on los demás aplicativos generan operaciones

ción financiera del Instituto, su gualmente, se producen en

directamente el sistema

recibe información a través de procesos de interfaz de los

la valoración de los portafolios de en forma independiente, es decir, para aquellas inversiones

recursos administrados de terceros y con de acuerdo con la

normatividad establecida por la Superintendencia Financiera de Colombia.

ados Ltda. Bajo esta se administra toda la información referente a los activos fijos del ICETEX y

l inventario de los bienes de consumo. Está diseñado para realizar procesos sistema financiero (software).

Desde este aplicativo se ejecutan los procesos de depreciación, cambio de estado de s de baja, traslado a otras entidades públicas,

amortización de bienes de consumo y se controlan los inventarios de los bienes de

oftware S.A., permite la base de datos del personal vinculado en forma directa al ICETEX,

facilitando las liquidaciones de nómina, planilla única de aportes parafiscales y

proceso de interfaz que culmina con la generación de los registros contables dentro del sistema financiero

s Direcciones de Tecnología os procesos para la alimentación de la información que se registra en

se realiza a través de interfaz que se ejecuta en forma e proceso realiza la causación de intereses sobre las obligaciones

recursos propios de

: Es una plataforma desarrollada por ICETEX, que permite controlar la información concerniente a los créditos otorgados con los recursos de los Fondos en



Administración. Igualmente, el proceso de interfaz se ejecuta en forma mensualalimentando el aplicativoperaciones propias del ICETEX.

• Aplicativo TAE: es un aplicativo desarrollado por

mediante interfaz contable en forma diaria laa los Títulos de Ahorro Educativo TAE

Con el propósito de lograr un adecuado funcionamiento de estos sistemas, la Junta Directiva y el Representante Legal, con el apoyo de la Dirección de Tecnología, propenderán por contar con los servicios de mantenimiento y actualización, tanto del software como del hardware de la Entidad. Igualmente, con el apoyo del Asesor en Seguridad de la Información, lograr una administración información, la cual inclucontinuidad de los procesos que iposterior transmisión a los entes de control y vigilancia.

7.2.2 Seguridades

La seguridad del sistema Apoteosys se establece a través de restricciones que se definen para los usuarios y para los perfiles o roles que agrupan los usuarios según sus responsabilidades sobre la información. La política aprobada en materia de seguridadla operación del sistema Aopere y/o se sirva.




Igualmente, el proceso de interfaz se ejecuta en forma mensualivo contable y financiero en un módulo independiente al de las

operaciones propias del ICETEX.

es un aplicativo desarrollado por Icetex, el cual mediante interfaz contable en forma diaria las redenciones de los cupona los Títulos de Ahorro Educativo TAE.

Con el propósito de lograr un adecuado funcionamiento de estos sistemas, la Junta Directiva y el Representante Legal, con el apoyo de la Dirección de Tecnología, propenderán por contar con los servicios de mantenimiento y actualización, tanto del

como del hardware de la Entidad. Igualmente, con el apoyo del Asesor en Seguridad de la Información, lograr una administración y custodia adecuada de la

luye el detalle de las actividades conducentes a lograr la rocesos que impactan la generación de los estados financieros y su

posterior transmisión a los entes de control y vigilancia.

La seguridad del sistema Apoteosys se establece a través de restricciones que se definen para los usuarios y para los perfiles o roles que agrupan los usuarios según sus responsabilidades sobre la información.

La política aprobada en materia de seguridad de la información, aplicará igualmente para Apoteosys, los equipos y las comunicaciones sobre las cuales

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Igualmente, el proceso de interfaz se ejecuta en forma mensual, dulo independiente al de las

controla y registra de los cupones inherentes

Con el propósito de lograr un adecuado funcionamiento de estos sistemas, la Junta Directiva y el Representante Legal, con el apoyo de la Dirección de Tecnología, propenderán por contar con los servicios de mantenimiento y actualización, tanto del

como del hardware de la Entidad. Igualmente, con el apoyo del Asesor en odia adecuada de la

el detalle de las actividades conducentes a lograr la pactan la generación de los estados financieros y su

La seguridad del sistema Apoteosys se establece a través de restricciones que se definen para los usuarios y para los perfiles o roles que agrupan los usuarios según sus

de la información, aplicará igualmente para poteosys, los equipos y las comunicaciones sobre las cuales



Así mismo en la definición de la seguridad se da tal forma que todas las definiciones o modificaciones deben ser autorizadas por un segundo usuario antes de afectarse definitivamente.

La seguridad a nivel de perfil determina las funciones a las cuales tiene acceso cada usuario, a través del menú de opciones especificmismo. De igual manera restringe los documentos contables que pueden ser generados por los usuarios.

La seguridad a nivel de usuario determina la contabilidad o contabilidades para las cuales el usuario puede generar información.

La administración general del aplicativo está a cargo de la Dirección de Tecnología, así como la creación y seguimiento de los usuarios, perfiles y roles, los cuales podrán ser creados y/o modificados previa autorización de

Para la definición de la seguridad en Apoteosys se tienen los siguientes programas a los cuales se debe ingresar: Perfiles y usuarios Generar sinónimos usuarioMenú por perfiles Autorizar definición de seguridadRegistrar palabras restringidasInicio sesión Manejador menú Cambiar clave Desactivar sesiones inconclusas

7.3 Medición de la función de Los siguientes Indicadores Financierosy cualquier otro que la Junta Directiva o la Alta Gerencia considere necesario: ROE Intención del Indicador: Señala la tasa de rendimiento que obtiene el Instituto respecto a su inversión, porcentualmente indica cuanto rindió cada $100 quePatrimonio. Fórmula: [Utilidad Neta / Patrimonio] x 100Tipo de Indicador: De efectividadFrecuencia: Mensual Fuente: Aplicativo contable




Así mismo en la definición de la seguridad se da el manejo de una doble participación, de todas las definiciones o modificaciones deben ser autorizadas por un

segundo usuario antes de afectarse definitivamente.

La seguridad a nivel de perfil determina las funciones a las cuales tiene acceso cada a través del menú de opciones especificado para el perfil al que pertenece el

mismo. De igual manera restringe los documentos contables que pueden ser generados

La seguridad a nivel de usuario determina la contabilidad o contabilidades para las cuales ar información.

La administración general del aplicativo está a cargo de la Dirección de Tecnología, así como la creación y seguimiento de los usuarios, perfiles y roles, los cuales podrán ser creados y/o modificados previa autorización del Director de Contabilidad.

Para la definición de la seguridad en Apoteosys se tienen los siguientes programas a los

Generar sinónimos usuario

Autorizar definición de seguridad restringidas

Desactivar sesiones inconclusas

Medición de la función de Contabilidad

Indicadores Financieros serán calculados por la Dirección dey cualquier otro que la Junta Directiva o la Alta Gerencia considere necesario:

Señala la tasa de rendimiento que obtiene el Instituto respecto a su inversión, porcentualmente indica cuanto rindió cada $100 que se tiene invertido en el

[Utilidad Neta / Patrimonio] x 100 De efectividad

Aplicativo contable

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una doble participación, de todas las definiciones o modificaciones deben ser autorizadas por un

La seguridad a nivel de perfil determina las funciones a las cuales tiene acceso cada ado para el perfil al que pertenece el

mismo. De igual manera restringe los documentos contables que pueden ser generados

La seguridad a nivel de usuario determina la contabilidad o contabilidades para las cuales

La administración general del aplicativo está a cargo de la Dirección de Tecnología, así como la creación y seguimiento de los usuarios, perfiles y roles, los cuales podrán ser

ntabilidad.

Para la definición de la seguridad en Apoteosys se tienen los siguientes programas a los

erán calculados por la Dirección de Contabilidad y cualquier otro que la Junta Directiva o la Alta Gerencia considere necesario:

Señala la tasa de rendimiento que obtiene el Instituto respecto a se tiene invertido en el



Razón Corriente Intención del Indicador: Mide la capacidad del Instituto de cumplir conen el corto plazo. Fórmula: [Activo Corriente / Pasivo Corriente]Tipo de Indicador: De efectividadFrecuencia: Mensual Fuente: Aplicativo contable Apalancamiento Intención del Indicador: acreedores del Instituto, e indica el porcentaje del patrimonio que está comprometido con terceros. Fórmula: [Pasivo con Terceros / Patrimonio] x 100Tipo de Indicador: De efectividadFrecuencia: Trimestral Fuente: Aplicativo Contable y Los siguientes indicadores miden la gestión de la Dirección de Contabilidad Índice de Conciliaciones Bancarias Intención del Indicador: Mide el número de cuentas conciliadas frente al total de cuentas bancarias. Fórmula: [Cuentas conciliadas / Total de cuentas bancarias] x 100Tipo de Indicador: De eficaciaFrecuencia: Mensual Fuente: Aplicativos financieros Oportunidad en la Entrega de la Información Intención del Indicador: internos como externos, de acuerdo con los plazos establecidos Fórmula: [Número de informes entregados a tiempo / Total de informes solicitados] x 100Tipo de Indicador: De eficaciaFrecuencia: Mensual Fuente: Aplicativos financieros




Mide la capacidad del Instituto de cumplir con

[Activo Corriente / Pasivo Corriente] De efectividad

Aplicativo contable

Intención del Indicador: Mide el grado de compromiso del Patrimonio paraacreedores del Instituto, e indica el porcentaje del patrimonio que está comprometido con

[Pasivo con Terceros / Patrimonio] x 100 De efectividad

Aplicativo Contable y Presupuesto de Caja

Los siguientes indicadores miden la gestión de la Dirección de Contabilidad

onciliaciones Bancarias

Mide el número de cuentas conciliadas frente al total de cuentas

conciliadas / Total de cuentas bancarias] x 100 De eficacia

Aplicativos financieros

Oportunidad en la Entrega de la Información

Intención del Indicador: Medir el cumplimiento en la entrega de informes tanto de acuerdo con los plazos establecidos

[Número de informes entregados a tiempo / Total de informes solicitados] x 100De eficacia

Aplicativos financieros

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Mide la capacidad del Instituto de cumplir con sus obligaciones

Mide el grado de compromiso del Patrimonio para con los acreedores del Instituto, e indica el porcentaje del patrimonio que está comprometido con

Los siguientes indicadores miden la gestión de la Dirección de Contabilidad:

Mide el número de cuentas conciliadas frente al total de cuentas

Medir el cumplimiento en la entrega de informes tanto a entes

[Número de informes entregados a tiempo / Total de informes solicitados] x 100



7.4 Esquema de capacitación El Plan Institucional de Capacitación (PIC) dirigido a los integrantes de la Dirección de Contabilidad, enmarcado dtrabajo para identificar una oportunidad de mejora o reto institucional con direccionamiento al plan estratégico, planes de acción, programas y proyectos institucionales, que deriven en la identificación de necesidaimpacten los resultados institucionales mediante la capacitación impartida. El PIC en la Dirección tiene por objeto ampliar las destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales de los feficiencia personal, grupal y organizacional y el mejoramiento en la prestación del servicio al ICETEX. Para lograr dicho objetivoactualización de normas contables, tributarias y análisidel saber. En las competencias del hacer y del ser, se forman constantementeefectivas y comunicación asertivaherramientas para el desarrollo de actividades. 8. POLÍTICAS Y PRÁCTICAS 8.1 Creación de cuentas

La creación de cuentas contables solicitud de las áreas fuente y del análisis, por parte de la Dirección de Contabilidad, necesidad de su creación y del cumplimiento de lo estipulado por Financiera de Colombia, en cuanto a su dinám Una vez analizada la necesidad de creación de la cuenta contable, se verificar la necesidad de solicitud de información (manejo de tercero, documento soporte, asignación de información tributaria, restanálisis se deben realizar los siguientes pasos: • Se debe tener en cuenta al

dígitos definido (máximo 8) en el programa de PLANES CONTABLES, posteriormente se debe digitar el nombre correspondiente de la cuenta.

• Para controlar los centros de utilidad que la subcuenta puede mover,

encender la casilla de verificación restring • Se debe seleccionar la




de capacitación

El Plan Institucional de Capacitación (PIC) dirigido a los integrantes de la Dirección de dentro del objetivo de fomentar la participación de equipos de

trabajo para identificar una oportunidad de mejora o reto institucional con direccionamiento al plan estratégico, planes de acción, programas y proyectos institucionales, que deriven en la identificación de necesidades de capacitación y que impacten los resultados institucionales mediante la capacitación impartida.

El PIC en la Dirección tiene por objeto ampliar las destrezas, habilidades, valores y petencias fundamentales de los funcionarios del área, con mira

eficiencia personal, grupal y organizacional y el mejoramiento en la prestación del servicio

Para lograr dicho objetivo, se tienen programadas capacitacionesactualización de normas contables, tributarias y análisis financiero en las competencias

En las competencias del hacer y del ser, los funcionarios de la Dirección de Contabilidad mente en el manejo de bases de datos, presentaciones altamente

efectivas y comunicación asertiva, con el fin de establecer una evaluación contante de herramientas para el desarrollo de actividades.

Y PRÁCTICAS CONTABLES

contables se efectuará en el aplicativo contable Apoteosys previa solicitud de las áreas fuente y del análisis, por parte de la Dirección de Contabilidad,

su creación y del cumplimiento de lo estipulado por la SuperintFinanciera de Colombia, en cuanto a su dinámica y clasificación.

Una vez analizada la necesidad de creación de la cuenta contable, se verificar la necesidad de solicitud de información (manejo de tercero, documento soporte, asignación de información tributaria, restringir los centros de utilidad);

realizar los siguientes pasos:

Se debe tener en cuenta al crear la cuenta contable, la utilización ddígitos definido (máximo 8) en el programa de PLANES CONTABLES, posteriormente

el nombre correspondiente de la cuenta.

Para controlar los centros de utilidad que la subcuenta puede mover, la casilla de verificación restringido por centro de utilidad.

clase de cuenta de acuerdo con la siguiente clasificación:

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El Plan Institucional de Capacitación (PIC) dirigido a los integrantes de la Dirección de fomentar la participación de equipos de

trabajo para identificar una oportunidad de mejora o reto institucional con direccionamiento al plan estratégico, planes de acción, programas y proyectos

des de capacitación y que impacten los resultados institucionales mediante la capacitación impartida.

El PIC en la Dirección tiene por objeto ampliar las destrezas, habilidades, valores y uncionarios del área, con miras a propiciar su

eficiencia personal, grupal y organizacional y el mejoramiento en la prestación del servicio

es permanentes en s financiero en las competencias

los funcionarios de la Dirección de Contabilidad en el manejo de bases de datos, presentaciones altamente

el fin de establecer una evaluación contante de

ativo contable Apoteosys previa solicitud de las áreas fuente y del análisis, por parte de la Dirección de Contabilidad, de la

la Superintendencia

Una vez analizada la necesidad de creación de la cuenta contable, se debe proceder a verificar la necesidad de solicitud de información (manejo de tercero, documento soporte,

centros de utilidad); con base en dicho

ción del número de dígitos definido (máximo 8) en el programa de PLANES CONTABLES, posteriormente

Para controlar los centros de utilidad que la subcuenta puede mover, se debe .

de acuerdo con la siguiente clasificación:



− Sencilla − Caja − Bancos − Cuenta por cobrar − Cuenta por pagar

• Si definió que la subcuenta del siguiente nivel es de movimiento, posiciónese en

manejo y determine si la subcuenta maneja centro de utilidad, documento terceros y diferidos, marcando la respectiva casilla de verificación. Para que la cuenta sea de diferidos, debe ser de clase sencilla, manejar documento soporte y terceros a la vez.

• Si la cuenta corresponde a una cuenta de impuesto debe manejar t

definirle la información correspondiente, posiciónese en la carpeta tributaria, encienda la casilla de verificación del indicador concepto impuesto y seleccione el concepto impuesto de los registrados en el sistema.

• Si la cuenta maneja códig

seleccione el código y el sub

• Si la cuenta es de clase bancaria, ubíquese en la carpeta cuenta bancaria y seleccione la contabilidad a la que perte

• Digite o seleccione la entidad bancaria a la cual pertenece la cuenta y capture los campos sucursal, número específica. Defina en tipo cuenta

8.2 Responsabilidades relacionadas con creación y modif icación de cuentas

El responsable de efectuar la creación y/o modificación de las cuentas contables en el aplicativo Apoteosys es el Coordinador de Operaciones Contables, teniendo en cuenta que es el responsable de administracontable.

Las modificaciones y/o crea − Requerimiento efectuado por las áreas misionales del

puesta en marcha de nuevos productos o servicios.− Requerimiento efectuado por los funcionarios de la Dirección de Contabilidad con base

en la expedición de una norma por parte de los entes de vigilancia y controlnecesidad de dar claridad al registro adecuado de una operación

8.3 Cierre Contable

El cierre contable consolida la información contable de un periodo, analizando que se haya ingresado el movimiento contable de manera razonable, garantizando el control adecuado de los ingresos, costos y gastos de la operación contable y determinando




Si definió que la subcuenta del siguiente nivel es de movimiento, posiciónese en manejo y determine si la subcuenta maneja centro de utilidad, documento terceros y diferidos, marcando la respectiva casilla de verificación. Para que la cuenta sea de diferidos, debe ser de clase sencilla, manejar documento soporte y terceros a

Si la cuenta corresponde a una cuenta de impuesto debe manejar tdefinirle la información correspondiente, posiciónese en la carpeta tributaria, encienda la casilla de verificación del indicador concepto impuesto y seleccione el concepto impuesto de los registrados en el sistema.

Si la cuenta maneja código tributario, encienda el indicador código tributario y seleccione el código y el sub-código tributario de los registrados en el sistema.

Si la cuenta es de clase bancaria, ubíquese en la carpeta cuenta bancaria y seleccione la contabilidad a la que pertenece la cuenta bancaria.

Digite o seleccione la entidad bancaria a la cual pertenece la cuenta y capture los campos sucursal, número de cuenta y marque si es una cuenta de destinación

efina en tipo cuenta, si es una cuenta corriente o de ahorros.


El responsable de efectuar la creación y/o modificación de las cuentas contables en el aplicativo Apoteosys es el Coordinador de Operaciones Contables, teniendo en cuenta

administrar dicho aplicativo, en lo concerniente a la inform

Las modificaciones y/o creaciones de las cuentas contables se efectuarán

Requerimiento efectuado por las áreas misionales del ICETEX, como resultado de la puesta en marcha de nuevos productos o servicios.

ado por los funcionarios de la Dirección de Contabilidad con base en la expedición de una norma por parte de los entes de vigilancia y controlnecesidad de dar claridad al registro adecuado de una operación.

solida la información contable de un periodo, analizando que se haya ingresado el movimiento contable de manera razonable, garantizando el control adecuado de los ingresos, costos y gastos de la operación contable y determinando

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Si definió que la subcuenta del siguiente nivel es de movimiento, posiciónese en manejo y determine si la subcuenta maneja centro de utilidad, documento soporte, terceros y diferidos, marcando la respectiva casilla de verificación. Para que la cuenta sea de diferidos, debe ser de clase sencilla, manejar documento soporte y terceros a

Si la cuenta corresponde a una cuenta de impuesto debe manejar tercero. Para definirle la información correspondiente, posiciónese en la carpeta tributaria, encienda la casilla de verificación del indicador concepto impuesto y seleccione el concepto

encienda el indicador código tributario y código tributario de los registrados en el sistema.

Si la cuenta es de clase bancaria, ubíquese en la carpeta cuenta bancaria y

Digite o seleccione la entidad bancaria a la cual pertenece la cuenta y capture los cuenta y marque si es una cuenta de destinación

si es una cuenta corriente o de ahorros.


El responsable de efectuar la creación y/o modificación de las cuentas contables en el aplicativo Apoteosys es el Coordinador de Operaciones Contables, teniendo en cuenta

en lo concerniente a la información

ciones de las cuentas contables se efectuarán con base en:

, como resultado de la

ado por los funcionarios de la Dirección de Contabilidad con base en la expedición de una norma por parte de los entes de vigilancia y control, o en la

solida la información contable de un periodo, analizando que se haya ingresado el movimiento contable de manera razonable, garantizando el control adecuado de los ingresos, costos y gastos de la operación contable y determinando



cuales fueron los hechos ecfísico. Comprende desde el momento en el que se realiza el “Cronograma de cierre contable”, hasta cuando se genera el proceso de cierre dentro del aplicativo Apoteosys. Las condiciones generales para efectuar el cierre

• Las dependencias deben entregar la información soporte (facturas, cuentas de cobro,

liquidaciones, etc.), de todo el movimiento contable en los tiempos establecidos dentro del cronograma contable, para que el proceso de cierre se genere de manera adecuada y oportuna.

• Toda la información contable

registrada dentro del aplicativo Apoteosys. • Los Técnicos Administrativos y Analistas

cargo el análisis de las diferentes cuentas que componen los estados financierosdeben tener los “informes de análisis y variaciones” y los “Informes de conciliación” correspondientes a bancos y cartera al día, al momento de hacer la consolidación de cierre.

• Mensualmente se ejecuta el procesconsolidar el movimiento contable generado y para que sirva como base para la generación de los diferentes estados financieros, elaborar y transmitir la información contable a las entidades estatales de control (Contaduría General de la Nación, Contraloría General de la República, y DANE). No obstante, semanalmente se efectúan Superintendencia Financiera de Colombia.

8.4 Transmisión de estados financieros

El ICETEX tiene definido cuentas, preparar y difundir estados financieros corte, estados financieros de propósito específico. 8.4.1 Superintendencia Financiera Los estados financieros intermedios relacionados con las operaciones financieras, es decir, las operaciones derivadas de los recursos provenientes de las colocaciones de los títulos de ahorro Educativo TAE que son objeto de vigilancia y control por parte dSuperintendencia Financiera de Colombia, deben ser transmitidos endentro de los diez (10) financieros de cierre de ejercicio se deben reportar dentro de los veinte días siguient31 de diciembre.




cuales fueron los hechos económicos del periodo - mes para tener un valor real contable y

Comprende desde el momento en el que se realiza el “Cronograma de cierre contable”, hasta cuando se genera el proceso de cierre dentro del aplicativo Apoteosys.

Las condiciones generales para efectuar el cierre contable son las siguientes:

Las dependencias deben entregar la información soporte (facturas, cuentas de cobro, liquidaciones, etc.), de todo el movimiento contable en los tiempos establecidos dentro

cronograma contable, para que el proceso de cierre se genere de manera

Toda la información contable generada en los aplicativos satélites registrada dentro del aplicativo Apoteosys.

Los Técnicos Administrativos y Analistas de la Dirección de Contabilidad, que tienen a cargo el análisis de las diferentes cuentas que componen los estados financierosdeben tener los “informes de análisis y variaciones” y los “Informes de conciliación” correspondientes a bancos y cartera al día, al momento de hacer la consolidación de

Mensualmente se ejecuta el proceso de cierre dentro del aplicativo Apoteosyconsolidar el movimiento contable generado y para que sirva como base para la generación de los diferentes estados financieros, elaborar y transmitir la información contable a las entidades estatales de control (Contaduría General de la Nación,

traloría General de la República, Superintendencia Financiera de Colombia, DIAN y DANE). No obstante, semanalmente se efectúan los respectivos reportes a la Superintendencia Financiera de Colombia.

Transmisión de estados financieros

efectuar una vez al año, al 31 de diciembre, corte de sus cuentas, preparar y difundir estados financieros de propósito generalcorte, estados financieros de propósito específico.

Superintendencia Financiera de Colombia

Los estados financieros intermedios relacionados con las operaciones financieras, es decir, las operaciones derivadas de los recursos provenientes de las colocaciones de los títulos de ahorro Educativo TAE que son objeto de vigilancia y control por parte dSuperintendencia Financiera de Colombia, deben ser transmitidos en

(10) días siguientes al mes del cierre. Así mismo, los estados financieros de cierre de ejercicio se deben reportar dentro de los veinte días siguient

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mes para tener un valor real contable y

Comprende desde el momento en el que se realiza el “Cronograma de cierre contable”, hasta cuando se genera el proceso de cierre dentro del aplicativo Apoteosys.

son las siguientes:

Las dependencias deben entregar la información soporte (facturas, cuentas de cobro, liquidaciones, etc.), de todo el movimiento contable en los tiempos establecidos dentro

cronograma contable, para que el proceso de cierre se genere de manera

generada en los aplicativos satélites debe estar

de la Dirección de Contabilidad, que tienen a cargo el análisis de las diferentes cuentas que componen los estados financieros, deben tener los “informes de análisis y variaciones” y los “Informes de conciliación” correspondientes a bancos y cartera al día, al momento de hacer la consolidación de

dentro del aplicativo Apoteosys, para consolidar el movimiento contable generado y para que sirva como base para la generación de los diferentes estados financieros, elaborar y transmitir la información contable a las entidades estatales de control (Contaduría General de la Nación,

ciera de Colombia, DIAN los respectivos reportes a la

efectuar una vez al año, al 31 de diciembre, corte de sus de propósito general y con el mismo

Los estados financieros intermedios relacionados con las operaciones financieras, es decir, las operaciones derivadas de los recursos provenientes de las colocaciones de los títulos de ahorro Educativo TAE que son objeto de vigilancia y control por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia, deben ser transmitidos en forma mensual

días siguientes al mes del cierre. Así mismo, los estados financieros de cierre de ejercicio se deben reportar dentro de los veinte días siguientes al



Con el fin de garantizar que las transmisiones de los estados financieros se efectúen libres de errores aritméticos y bajo la estructura determinada para su reporte, se deben realizar las siguientes validaciones, previas a su tr - Los signos empleados deben ser consistentes y acordes con los listados "códigos

negativos" y "códigos PUC

- Se deben validar aritméticamente para cada moneda el balance a reportar, de tal manera que siempre la suma de las subcuentas coincida contra su respectiva cuenta, la suma de las cuentas coincida contra su respectivo grupo y la suma de los grupos coincida contra su respectiva clase.

- La suma de los valores reportados en moneda legal (sufijo 1) má

reportados en moneda extranjera (sufijo 2) deben coincidir con el valor total de la moneda a reportar (sufijo 0).

- Se debe validar contablemente el archivo, de acuerdo con las validaciones definidas en el listado unidades de validación expediColombia.

- Se debe consultar permanentemente a través de la página web de la Superintendencia

Financiera de Colombiatransmisión de los estados financieros.

Adicionalmente, estos controles mediante firma digital, certifica normatividad vigente. Una vez realizado este proceso,Financiera de Colombia vía internet, quien válida la información mediante un certificado de información transmitida C.I.D.T.equipo de donde se realice la transmisión y a su vez se remitirá copia a la Revisoría Fiscal y al Coordinador de la Dirección de Contabilidadmensual de cierre de balance. 8.4.2 Contaduría General de la Nación

El ICETEX como entidad pública del orden nacional se encuentra sujetaplicación del régimen de cuentas de la rendir cuentas y a controlar el uso de los recursos públicos destinados para el desade sus funciones de cometido estatal. Para hacer efectivos los reportes a la Contaduría General de la Nación, el Instituto tiene definido un proceso de homologación plan contable público, que le perICETEX.




Con el fin de garantizar que las transmisiones de los estados financieros se efectúen libres de errores aritméticos y bajo la estructura determinada para su reporte, se deben realizar las siguientes validaciones, previas a su transmisión:

Los signos empleados deben ser consistentes y acordes con los listados "códigos PUC que admiten saldo positivo o negativo".

e deben validar aritméticamente para cada moneda el balance a reportar, de tal siempre la suma de las subcuentas coincida contra su respectiva cuenta,

la suma de las cuentas coincida contra su respectivo grupo y la suma de los grupos coincida contra su respectiva clase.

La suma de los valores reportados en moneda legal (sufijo 1) máreportados en moneda extranjera (sufijo 2) deben coincidir con el valor total de la moneda a reportar (sufijo 0).

Se debe validar contablemente el archivo, de acuerdo con las validaciones definidas en el listado unidades de validación expedidas por la Superintendencia Financiera

Se debe consultar permanentemente a través de la página web de la Superintendencia de Colombia, posibles cambios en la normatividad que impacte la

transmisión de los estados financieros.

Adicionalmente, estos controles deben ser apoyados por la Revisoría Fiscal,certifica que la información objeto de reporte cumple con la

Una vez realizado este proceso, se deberá remitir el archivo a la Superintendencia vía internet, quien válida la información mediante un certificado

nformación transmitida C.I.D.T. Dicho certificado se guardará directamente en equipo de donde se realice la transmisión y a su vez se remitirá copia a la Revisoría Fiscal y al Coordinador de la Dirección de Contabilidad, para que sea archivado en la carpeta mensual de cierre de balance.

Contaduría General de la Nación

CETEX como entidad pública del orden nacional se encuentra sujetcuentas de la contabilidad pública. Por lo tanto, está obligad

rendir cuentas y a controlar el uso de los recursos públicos destinados para el desade sus funciones de cometido estatal.

los reportes a la Contaduría General de la Nación, el Instituto tiene definido un proceso de homologación automático entre el plan contable financiero y el plan contable público, que le permite revelar en forma trimestral la situación financiera del

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Con el fin de garantizar que las transmisiones de los estados financieros se efectúen libres de errores aritméticos y bajo la estructura determinada para su reporte, se deben

Los signos empleados deben ser consistentes y acordes con los listados "códigos

e deben validar aritméticamente para cada moneda el balance a reportar, de tal siempre la suma de las subcuentas coincida contra su respectiva cuenta,

la suma de las cuentas coincida contra su respectivo grupo y la suma de los grupos

La suma de los valores reportados en moneda legal (sufijo 1) más los valores reportados en moneda extranjera (sufijo 2) deben coincidir con el valor total de la

Se debe validar contablemente el archivo, de acuerdo con las validaciones definidas en das por la Superintendencia Financiera de

Se debe consultar permanentemente a través de la página web de la Superintendencia normatividad que impacte la

apoyados por la Revisoría Fiscal, quien que la información objeto de reporte cumple con la

a la Superintendencia vía internet, quien válida la información mediante un certificado

icho certificado se guardará directamente en el equipo de donde se realice la transmisión y a su vez se remitirá copia a la Revisoría Fiscal

para que sea archivado en la carpeta

CETEX como entidad pública del orden nacional se encuentra sujeto al ámbito de contabilidad pública. Por lo tanto, está obligado a

rendir cuentas y a controlar el uso de los recursos públicos destinados para el desarrollo

los reportes a la Contaduría General de la Nación, el Instituto tiene entre el plan contable financiero y el

mite revelar en forma trimestral la situación financiera del



Con el fin de garantizar que las transmisiones de los estados financieros se efectúen libres de errores aritméticos y bajo la estructura determinada para su reporte, se deben realizar las siguientes validaciones • Los signos empleados deben ser consistentes y acordes con los listados "códigos

negativos" y "códigos puc que admiten saldo positivo o negativo". • Validar aritméticamente

cuenta, la suma de las cuentas coincida contra su respectivo grupo y la suma de los grupos coincida contra su respectiva clase.

• Validar aritméticamente

movimientos créditos. Así mismo, que la suma de los activos y pasivos corrientes y no corrientes correspondan al total del saldo reportado.

• Identificar las diferentes Operaciones Recíprocas efectuadas entre las entidades

contables públicas, teniendo en cuenta que estas operaciones se eliminan en el proceso de consolidación, para lo cual es preciso consultar las reglas de eliminación propuestas por la Contaduría General de la Nación.

• Efectuar las validaciones de los saldos del balan

los valores que son objeto de reporte • Validar contablemente los archivos de transmisión, de acuerdo con las validaciones

previstas en el Consolidador de Hacienda e Informaciónla Contaduría General de la Nación.

• Una vez realizado este proceso

de la Nación a través del información recibida y aceptada, dicho certificado se guardará directamente en el equipo de donde se realice la transmisión.

8.5 Políticas Contables

8.5.1 Generales

8.5.1.1 Activo

Disponible

Registra los depósitos a la vista constituidos por la eextranjera en bancos, tanto en el país como en el exterior. Las operaciones de las cuentas bancarias en dólares deben ser reexpresadas en moneda local con base en la tasa de cambio del día de la operación y su conciliación debe ser en dólares. Las cuentas bancarias a nombre del ICETEX para el manejo de los recursos propiosNación y de los Fondos en Administración, deberán ser conciliadas al cierre de cada mes,





s siguientes validaciones previas a su transmisión:

Los signos empleados deben ser consistentes y acordes con los listados "códigos negativos" y "códigos puc que admiten saldo positivo o negativo".

alidar aritméticamente que la suma de las subcuentas coincida contra su respectiva cuenta, la suma de las cuentas coincida contra su respectivo grupo y la suma de los grupos coincida contra su respectiva clase.

alidar aritméticamente que la suma de los movimientos débitos seamovimientos créditos. Así mismo, que la suma de los activos y pasivos corrientes y no corrientes correspondan al total del saldo reportado.

dentificar las diferentes Operaciones Recíprocas efectuadas entre las entidades públicas, teniendo en cuenta que estas operaciones se eliminan en el

proceso de consolidación, para lo cual es preciso consultar las reglas de eliminación propuestas por la Contaduría General de la Nación.

fectuar las validaciones de los saldos del balance y el estado de resultados frente a objeto de reporte en el formato de operaciones

contablemente los archivos de transmisión, de acuerdo con las validaciones previstas en el Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP) de la Contaduría General de la Nación.

Una vez realizado este proceso se deberá remitir el archivo a la Contaduría Gende la Nación a través del CHIP, que valida la información mediante un certificado de

da y aceptada, dicho certificado se guardará directamente en el equipo de donde se realice la transmisión.

a la vista constituidos por la entidad en moneda nacional y bancos, tanto en el país como en el exterior.

Las operaciones de las cuentas bancarias en dólares deben ser reexpresadas en moneda local con base en la tasa de cambio del día de la operación y su conciliación debe ser en

nombre del ICETEX para el manejo de los recursos propiosy de los Fondos en Administración, deberán ser conciliadas al cierre de cada mes,

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Los signos empleados deben ser consistentes y acordes con los listados "códigos

que la suma de las subcuentas coincida contra su respectiva cuenta, la suma de las cuentas coincida contra su respectivo grupo y la suma de los

que la suma de los movimientos débitos sean iguales a los movimientos créditos. Así mismo, que la suma de los activos y pasivos corrientes y no

dentificar las diferentes Operaciones Recíprocas efectuadas entre las entidades públicas, teniendo en cuenta que estas operaciones se eliminan en el

proceso de consolidación, para lo cual es preciso consultar las reglas de eliminación

ce y el estado de resultados frente a recíprocas.

contablemente los archivos de transmisión, de acuerdo con las validaciones Financiera Pública (CHIP) de

a la Contaduría General lida la información mediante un certificado de

da y aceptada, dicho certificado se guardará directamente en el

ntidad en moneda nacional y

Las operaciones de las cuentas bancarias en dólares deben ser reexpresadas en moneda local con base en la tasa de cambio del día de la operación y su conciliación debe ser en

nombre del ICETEX para el manejo de los recursos propios, TAE, y de los Fondos en Administración, deberán ser conciliadas al cierre de cada mes,



cruzando la información del extracto bancario versus el libro auxiliar de bancos generado por el sistema financiero.

Las partidas conciliatorias deben ser regularizadas en el melas que no se logren depurar después de 30 días, deben ser provisionadas afectando el estado de resultados, sin perjuicio de continuar con la permitan establecer su origen y regístrapartidas conciliatorias provisionadas, se reintegra dicha provisión. Se deben establecer las partidas conciliatorias correspondientes a notasfiguran en extracto y no en libros de contabilidad con una antigüedad mayor a 30 días y se reclasificarán como “Recaudos por Identificar”, desde donde se debe continuar con la gestión de regularización. Las conciliaciones bancarias debidamendeben permanecer en físico y en medio magnético en el archivo del ICETEX, con el fin de consultarlas y presentarlas a los entes de control que las requieran. Se debe revelar en las notas a los estados finadisponible, detallando los montos en moneda legal como extranjera, el valor de las provisiones producto de las partidas conciliatorias, el número de partidas y las restricciones (embargos) que existan en las cuentas ban

Inversiones El ICETEX debe clasificar, valorar y contabilizar las inversiones de acuerdo con lo establecido en el capítuloSuperintendencia Bancaria de Colombia hoy Superintendencia Financiera valoración de las inversiones se debe efectuar diariamente y los registros contables necesarios para el reconocimiento de la valoración de las inversiones se deben efectuar con la misma frecuencia. Adicionalmente, se deben registrar por sudeberán valorarse a precios de mercado

Cartera Créditos De acuerdo con lo estipulado por la Superintendencia Financiera de Colombia, la cartera del ICETEX se asimila a la Instituciones de Educación Superior para su fortalecimiento, corresponde a la modalidad de crédito comercial. Por lo anterior, para el registro de las provisiones se debe considerar lo siguiente: ∗ Sobre las operaciones vigiladas (TAE), se debe aplicar lo establecido en el anexo 1 del

capítulo II de la Circular 100 emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia




cruzando la información del extracto bancario versus el libro auxiliar de bancos generado

Las partidas conciliatorias deben ser regularizadas en el mes siguiente de la conciliación; las que no se logren depurar después de 30 días, deben ser provisionadas afectando el estado de resultados, sin perjuicio de continuar con la consecución de los soportes que permitan establecer su origen y regístrarlas adecuadamente. Una vez depuradas las partidas conciliatorias provisionadas, se reintegra dicha provisión.

Se deben establecer las partidas conciliatorias correspondientes a notasfiguran en extracto y no en libros de contabilidad con una antigüedad mayor a 30 días y se reclasificarán como “Recaudos por Identificar”, desde donde se debe continuar con la

Las conciliaciones bancarias debidamente diligenciadas y firmadas por los responsables, deben permanecer en físico y en medio magnético en el archivo del ICETEX, con el fin de consultarlas y presentarlas a los entes de control que las requieran.

Se debe revelar en las notas a los estados financieros los diferentes conceptos del disponible, detallando los montos en moneda legal como extranjera, el valor de las provisiones producto de las partidas conciliatorias, el número de partidas y las restricciones (embargos) que existan en las cuentas bancarias.

El ICETEX debe clasificar, valorar y contabilizar las inversiones de acuerdo con lo capítulo I de la Circular Externa 100 de 1995 emitida po

Superintendencia Bancaria de Colombia hoy Superintendencia Financiera valoración de las inversiones se debe efectuar diariamente y los registros contables necesarios para el reconocimiento de la valoración de las inversiones se deben efectuar

Adicionalmente, se deben registrar por su costo de adquisición y desde ese mismo día deberán valorarse a precios de mercado, teniendo en cuenta su clasificación

De acuerdo con lo estipulado por la Superintendencia Financiera de Colombia, la cartera del ICETEX se asimila a la modalidad de crédito de consumo y la otorgada a las Instituciones de Educación Superior para su fortalecimiento, corresponde a la modalidad

Por lo anterior, para el registro de las provisiones se debe considerar

Sobre las operaciones vigiladas (TAE), se debe aplicar lo establecido en el anexo 1 del capítulo II de la Circular 100 emitida por la Superintendencia Bancaria de Colombia hoy Superintendencia Financiera de Colombia, mientras se autoriza, por parte del

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cruzando la información del extracto bancario versus el libro auxiliar de bancos generado

s siguiente de la conciliación; las que no se logren depurar después de 30 días, deben ser provisionadas afectando el

consecución de los soportes que las adecuadamente. Una vez depuradas las

Se deben establecer las partidas conciliatorias correspondientes a notas crédito que figuran en extracto y no en libros de contabilidad con una antigüedad mayor a 30 días y se reclasificarán como “Recaudos por Identificar”, desde donde se debe continuar con la

te diligenciadas y firmadas por los responsables, deben permanecer en físico y en medio magnético en el archivo del ICETEX, con el fin de

ncieros los diferentes conceptos del disponible, detallando los montos en moneda legal como extranjera, el valor de las provisiones producto de las partidas conciliatorias, el número de partidas y las

El ICETEX debe clasificar, valorar y contabilizar las inversiones de acuerdo con lo I de la Circular Externa 100 de 1995 emitida por la

Superintendencia Bancaria de Colombia hoy Superintendencia Financiera de Colombia. La valoración de las inversiones se debe efectuar diariamente y los registros contables necesarios para el reconocimiento de la valoración de las inversiones se deben efectuar

costo de adquisición y desde ese mismo día , teniendo en cuenta su clasificación.

De acuerdo con lo estipulado por la Superintendencia Financiera de Colombia, la cartera modalidad de crédito de consumo y la otorgada a las

Instituciones de Educación Superior para su fortalecimiento, corresponde a la modalidad Por lo anterior, para el registro de las provisiones se debe considerar

Sobre las operaciones vigiladas (TAE), se debe aplicar lo establecido en el anexo 1 del Superintendencia Bancaria de Colombia hoy

, mientras se autoriza, por parte del



organismo de control, un modelo de referencia de provisiones para la modalidad de consumo.

∗ Para los créditos de consumo de las operaciones no vigiladas por la Superintendencia

Financiera de Colombia (crédito de fomento educativo), se debe contemplar lo reglamentado en el Acuerdo 046 de diciembre de 2009

∗ Créditos comerciales, capítulo II de la Circular 100 (Circular Externa 035 de 2006).

∗ Registros contables de la cartera de crédit Los desembolsos (giros) efectuados en etapa de ejecución, es decir, cuando el estudiante se encuentra en época de estudio, se deben registrar en la cuenta de cartera de acuerdo con la calificación de la Superintendencia intereses se debe registrar en cuentas contingentes deudoras, toda vez que en esta etapa la cartera no es exigible. El giro del crédito tiene como concepto adicional el 2% de prima de seguro, el cual cubrirá el riesgo del crédito en caso de muerte o invalidez permanente del beneficiario. El ICETEX administra estos recursos en una cuenta denominada depósitos especiales Igualmente, el giro del crédito contempla el aporte de las Instituciones de Educación Superior (IES) al “Fondo de Sostenibilidad del Crédito Educativo”, el cual se descuenta del valor a girar a las IES, previo acuerdo efectuado con cada Institución. El Fondo será administrado por el ICETEX hasta cuando se contrate para su administración una sociedad fiduciaria. Estos recursos serán registrados en cuentas fiduciarias hasta la contratación de dicha sociedad. Durante esta etapa, el ICETEX tiene establecido que el beneficiario del crédito cancele cuotas mensuales para generar una cultura en el pago desiguiente de efectuado el primer giro y hasta cuando el crédito se traslade al período final de amortización. ∗ Registros contables de la cartera de créditos en etapa de amortización Una vez los intereses se vuelvan dichos intereses deben ser registrados en la cuenta de cartera y su contrapartida será la cuenta abonos diferidos. Su amortización se hará en forma proporcional a los valores efectivamente recaudados afcuando el crédito entra al cobro y el mismo presenta saldos de primas por cobrar, estas serán registradas en la cuenta de cartera y su contrapartida es la cuenta por cobrar. La causación de los intereseintereses con su contra partida en el ingreso de intereses, calificado en las edades más jóvenes, de lo contrario la causación en el ingreso se suspenderá y se registrará en las cuentas contingentes deudoras




anismo de control, un modelo de referencia de provisiones para la modalidad de

Para los créditos de consumo de las operaciones no vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia (crédito de fomento educativo), se debe contemplar lo

mentado en el Acuerdo 046 de diciembre de 2009 o el que lo modifique

se debe tener en cuenta lo consagrado en el anexo 3 del capítulo II de la Circular 100 (Circular Externa 035 de 2006).

Registros contables de la cartera de créditos en etapa de ejecución

Los desembolsos (giros) efectuados en etapa de ejecución, es decir, cuando el estudiante se encuentra en época de estudio, se deben registrar en la cuenta de cartera de acuerdo con la calificación de la Superintendencia Financiera de Colombia. La causación de los intereses se debe registrar en cuentas contingentes deudoras, toda vez que en esta etapa

El giro del crédito tiene como concepto adicional el 2% de prima de seguro, el cual cubrirá el crédito en caso de muerte o invalidez permanente del beneficiario. El ICETEX

administra estos recursos en una cuenta denominada depósitos especiales

Igualmente, el giro del crédito contempla el aporte de las Instituciones de Educación (IES) al “Fondo de Sostenibilidad del Crédito Educativo”, el cual se descuenta del

valor a girar a las IES, previo acuerdo efectuado con cada Institución. El Fondo será administrado por el ICETEX hasta cuando se contrate para su administración una

fiduciaria. Estos recursos serán registrados en cuentas fiduciarias hasta la contratación de dicha sociedad.

el ICETEX tiene establecido que el beneficiario del crédito cancele cuotas mensuales para generar una cultura en el pago de su obligación, a partir del mes siguiente de efectuado el primer giro y hasta cuando el crédito se traslade al período final

Registros contables de la cartera de créditos en etapa de amortización

Una vez los intereses se vuelvan exigibles y que éstos formen parte del nuevo capital, dichos intereses deben ser registrados en la cuenta de cartera y su contrapartida será la cuenta abonos diferidos. Su amortización se hará en forma proporcional a los valores efectivamente recaudados afectando el estado de resultados. De la misma manera, cuando el crédito entra al cobro y el mismo presenta saldos de primas por cobrar, estas serán registradas en la cuenta de cartera y su contrapartida es la cuenta por cobrar.

La causación de los intereses en la etapa de amortización, afectará las cuentas por cobrar intereses con su contra partida en el ingreso de intereses, siempre y cuando el crédito estécalificado en las edades más jóvenes, de lo contrario la causación en el ingreso se

registrará en las cuentas contingentes deudoras

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anismo de control, un modelo de referencia de provisiones para la modalidad de

Para los créditos de consumo de las operaciones no vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia (crédito de fomento educativo), se debe contemplar lo

o el que lo modifique.

se debe tener en cuenta lo consagrado en el anexo 3 del

os en etapa de ejecución

Los desembolsos (giros) efectuados en etapa de ejecución, es decir, cuando el estudiante se encuentra en época de estudio, se deben registrar en la cuenta de cartera de acuerdo

. La causación de los intereses se debe registrar en cuentas contingentes deudoras, toda vez que en esta etapa

El giro del crédito tiene como concepto adicional el 2% de prima de seguro, el cual cubrirá el crédito en caso de muerte o invalidez permanente del beneficiario. El ICETEX

administra estos recursos en una cuenta denominada depósitos especiales

Igualmente, el giro del crédito contempla el aporte de las Instituciones de Educación (IES) al “Fondo de Sostenibilidad del Crédito Educativo”, el cual se descuenta del

valor a girar a las IES, previo acuerdo efectuado con cada Institución. El Fondo será administrado por el ICETEX hasta cuando se contrate para su administración una

fiduciaria. Estos recursos serán registrados en cuentas fiduciarias hasta la

el ICETEX tiene establecido que el beneficiario del crédito cancele su obligación, a partir del mes

siguiente de efectuado el primer giro y hasta cuando el crédito se traslade al período final

Registros contables de la cartera de créditos en etapa de amortización:

exigibles y que éstos formen parte del nuevo capital, dichos intereses deben ser registrados en la cuenta de cartera y su contrapartida será la cuenta abonos diferidos. Su amortización se hará en forma proporcional a los valores

ectando el estado de resultados. De la misma manera, cuando el crédito entra al cobro y el mismo presenta saldos de primas por cobrar, estas serán registradas en la cuenta de cartera y su contrapartida es la cuenta por cobrar.

s en la etapa de amortización, afectará las cuentas por cobrar siempre y cuando el crédito esté

calificado en las edades más jóvenes, de lo contrario la causación en el ingreso se registrará en las cuentas contingentes deudoras; actualmente, la



Superintendencia Financiera créditos de consumo a los dos (2) meses de mora y para los créditos comerciales a los tres (3) meses, en caso de que el crédito entre en suspensión de intereses, se deberán provisionar al 100 por ciento los intereses causados en cuentas por cobrar. El recaudo de la cartera en esta etapa del crédito recogerá los intereses causados (cuenta por cobrar), si el crédito presenta mora mayor a dos (2) meses (créditos de consumo) o a tres (3) meses (créditos comerciales), los intereses que se hayan causado en cuentas contingentes deudoras se llevarán al ingreso y por Cabe mencionar que se deben realizar dos registros adicionales: el primero disminuirá los intereses causados en cuentas contingentes y el segundo registrará la amortización del diferido (cuenta 272035) contra el ingreso, por el valor correspondiente a la participación de los intereses capitalizados en el paso al cobro. En caso de muerte o invalidez permanentemismo haya tenido su obligación al día, el ICETEX condonará la obligación y se aplicará de igual forma que el recaudo. ∗ Registros contables de la provisión de la cartera de créditos La provisión de los créditos se hará de acuerdo capítulo II de la Circular Externa 100 de la Superintendencia Financiera de Colombia, en este sentido se deberán afectar las cuentas de provisión (activo) contra la cuenta del gasto por provisiones. Este registro se hará posterior al proceso de realineación de la cartera de créditos. Inicialmente, en la etapa de estudios, se debe registrar únicamente lascréditos calificados en “A”, sin perjuicio del resultado del proceso de realineación de la cartera que se efectúa mensualmente, es decir, si existe otro crédito para el mismo beneficiario en otra modalidad y éste se encuentra calificadoejemplo C), la calificación para los créditos será la mayor (para el caso se calificaría en C). En el caso que un crédito entre en100% los intereses causados en cuentas por cobra

La siguiente es la temporalidad de las calificaciones y los porcentajes de provisión establecidos por la Superintendencia Financiera de Colombiapresente manual: Créditos de consumo Operaciones Vigiladas (TAE)

Calificación TemporalidadA hasta 1 mesB +1 hasta 2 mesesC +2 hasta 3 mesesD +3 hasta 6 meses




Superintendencia Financiera de Colombia establece la suspensión de intereses para los créditos de consumo a los dos (2) meses de mora y para los créditos comerciales a los

caso de que el crédito entre en suspensión de intereses, se deberán provisionar al 100 por ciento los intereses causados en cuentas por cobrar.

El recaudo de la cartera en esta etapa del crédito recogerá los intereses causados (cuenta rédito presenta mora mayor a dos (2) meses (créditos de consumo) o a

tres (3) meses (créditos comerciales), los intereses que se hayan causado en cuentas contingentes deudoras se llevarán al ingreso y por último recogerá la cartera.

deben realizar dos registros adicionales: el primero disminuirá los intereses causados en cuentas contingentes y el segundo registrará la amortización del diferido (cuenta 272035) contra el ingreso, por el valor correspondiente a la participación

tereses capitalizados en el paso al cobro.

alidez permanente del beneficiario del crédito, siempre y cuando el mismo haya tenido su obligación al día, el ICETEX condonará la obligación y se aplicará de igual forma que el recaudo.

Registros contables de la provisión de la cartera de créditos:

La provisión de los créditos se hará de acuerdo con lo establecido en capítulo II de la Circular Externa 100 de la Superintendencia Financiera de Colombia, en

afectar las cuentas de provisión (activo) contra la cuenta del gasto provisiones. Este registro se hará posterior al proceso de realineación de la cartera de

Inicialmente, en la etapa de estudios, se debe registrar únicamente lascréditos calificados en “A”, sin perjuicio del resultado del proceso de realineación de la cartera que se efectúa mensualmente, es decir, si existe otro crédito para el mismo beneficiario en otra modalidad y éste se encuentra calificado en una edad mayor (por ejemplo C), la calificación para los créditos será la mayor (para el caso se calificaría en C).

n el caso que un crédito entre en suspensión de intereses, se deberán provisionar al 100% los intereses causados en cuentas por cobrar

La siguiente es la temporalidad de las calificaciones y los porcentajes de provisión establecidos por la Superintendencia Financiera de Colombia a la fecha de expedición del

Créditos de consumo Operaciones Vigiladas (TAE)

Temporalidad % Provisión %Adicionalhasta 1 mes 1.0 +1 hasta 2 meses 3.2 +2 hasta 3 meses 20.0 +3 hasta 6 meses 50.0

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establece la suspensión de intereses para los créditos de consumo a los dos (2) meses de mora y para los créditos comerciales a los

caso de que el crédito entre en suspensión de intereses, se deberán provisionar al 100 por ciento los intereses causados en cuentas por cobrar.

El recaudo de la cartera en esta etapa del crédito recogerá los intereses causados (cuenta rédito presenta mora mayor a dos (2) meses (créditos de consumo) o a

tres (3) meses (créditos comerciales), los intereses que se hayan causado en cuentas ltimo recogerá la cartera.

deben realizar dos registros adicionales: el primero disminuirá los intereses causados en cuentas contingentes y el segundo registrará la amortización del diferido (cuenta 272035) contra el ingreso, por el valor correspondiente a la participación

del beneficiario del crédito, siempre y cuando el mismo haya tenido su obligación al día, el ICETEX condonará la obligación y se aplicará

lo establecido en los anexos 1 y 3 del capítulo II de la Circular Externa 100 de la Superintendencia Financiera de Colombia, en

afectar las cuentas de provisión (activo) contra la cuenta del gasto provisiones. Este registro se hará posterior al proceso de realineación de la cartera de

Inicialmente, en la etapa de estudios, se debe registrar únicamente las provisiones de los créditos calificados en “A”, sin perjuicio del resultado del proceso de realineación de la cartera que se efectúa mensualmente, es decir, si existe otro crédito para el mismo

en una edad mayor (por ejemplo C), la calificación para los créditos será la mayor (para el caso se calificaría en C).

suspensión de intereses, se deberán provisionar al

La siguiente es la temporalidad de las calificaciones y los porcentajes de provisión a la fecha de expedición del

%Adicional 0.6 1.8



E Más de 6 meses Para el caso de los créditos comerciales, el cálculo de las provisiones se en lo estipulado en el anexo 3 del Capítulo II de la Circular Externa 100 de 1995. De otro lado, para los créditos de fomento educativo, no vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia (diferentes a la operación TAE), se deberáel Acuerdo 046 de diciembre de 2009 Condiciones objetivas suficientes para que un crédito tenga que estar clasificado en alguna de las categorías enunciadas:

Categoría

AA A

BB B

CC C

DD D E

Para los créditos Acces, mientras se cultura de pago no se consideran un instalamento obligatorio, por lo cual, no generan mora de la obligación, y por consiguiente no afectan la calificación y provisión de las mismas. En consecuencia, serán calificados en AA y el porcentaje de provisión individual a aplicar será del cero por ciento (0%). El ICETEX mantendrá en todo momento provisiones no inferiores a los porcentajes que se indican a continuación:

CALIFICACIÓN DE CREDITO




Más de 6 meses 100.0

Para el caso de los créditos comerciales, el cálculo de las provisiones se en lo estipulado en el anexo 3 del Capítulo II de la Circular Externa 100 de 1995.

De otro lado, para los créditos de fomento educativo, no vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia (diferentes a la operación TAE), se deberá aplicar lo estipulado en el Acuerdo 046 de diciembre de 2009 o el que lo modifique, el cual establece lo siguiente:

ondiciones objetivas suficientes para que un crédito tenga que estar clasificado en alguna de las categorías enunciadas:

Categoría Categoría homologada

Número de días en mora (rango)

A De 0 a 30 A De 31 a 60 B De 61 a 90 B De 91 a 120 C De 121 a 150 C De 151 a 180 D De 181 a 270 D De 271 a 360 E De 361 en adelante

Para los créditos Acces, mientras se encuentren en época de estudios, las cuotas de cultura de pago no se consideran un instalamento obligatorio, por lo cual, no generan mora de la obligación, y por consiguiente no afectan la calificación y provisión de las mismas. En

ficados en AA y el porcentaje de provisión individual a aplicar será

El ICETEX mantendrá en todo momento provisiones no inferiores a los porcentajes que se

CALIFICACIÓN DE CREDITO

PORCENTAJE MÍNIMO DE PROVISIÓN

AA 0,5% A 1,5%

BB 5,0% B 10,0%

CC 20,0% C 35,0%

DD 50,0% D 70,0% E 100,0%

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Para el caso de los créditos comerciales, el cálculo de las provisiones se regirá con base en lo estipulado en el anexo 3 del Capítulo II de la Circular Externa 100 de 1995.

De otro lado, para los créditos de fomento educativo, no vigilados por la Superintendencia aplicar lo estipulado en

, el cual establece lo siguiente:

ondiciones objetivas suficientes para que un crédito tenga que estar clasificado en

Número de días en

encuentren en época de estudios, las cuotas de cultura de pago no se consideran un instalamento obligatorio, por lo cual, no generan mora de la obligación, y por consiguiente no afectan la calificación y provisión de las mismas. En

ficados en AA y el porcentaje de provisión individual a aplicar será

El ICETEX mantendrá en todo momento provisiones no inferiores a los porcentajes que se

PORCENTAJE MÍNIMO DE



Estos porcentajes serán aplicados a los saldos registrados por todos los conceptos, sin tener en cuenta las garantías de cada crédito, en razón las operaciones de crédito educativo son no idóneas.

Parágrafo Debido a las particularidades del crédito educativoprovisiones de cada crédito los intereses causados y no cobrados en época de estudios que al momento de pasar al cobro pasan a formar parte del capital, y que son llevados al ingreso de forma gradual, conforme e

Es decir, contablemente se reflejará un menor valor de provisión en las cuentas designadas para tal fin (Resolución 3600), teniendo en cuenta que la cartera de créditos tiene un cubrimiento parcial en las cuentas pasivas (ingresos diferidospaso al cobro de los créditos (capitalización de intereses).

En las notas a los estados financieros como mínimo se debe revelar lo siguiente:

Los principales criterios de evaluación para medir el riesgo crediticio según la metodología fijada por el ICETEX.

Políticas y criterios definidos por el ICETEX en materia de garantías.

Los montos por modalidad de crédito que describan la composición de la cartera en

los conceptos de: capital, rendimientos, corrección monetaria, provisiones yasociados a cada uno de ellos. También se revelará por: Calificación, zona geográfica, sector económico.

El valor y número de créditos reestructurados por modalidad y composición de la

cartera en los conceptos de: capital, rendimientos, correccgarantías asociados a cada uno de ellos. La anterior información también se revelará por: Calificación, zona geográfica, sector económico y cuando resulte pertinente por unidades monetarias diferentes a la moneda legal, indicanequivalencia a pesos.

Las políticas adoptadas para realizar castigos y montos efectuados durante el período

por modalidad de crédito.

El movimiento de las provisiones por modalidad de crédito.

Las variaciones más significativas,

Cuentas por Cobrar

Se deben registrar en la contabilidad del ICETEX y de cada uno de los Fondos, los derechos exigibles originados porprestados, 2% de garantías (cubrimiento por invalidez permanente y muerte del beneficiario), anticipos, entre otros.




Estos porcentajes serán aplicados a los saldos registrados por todos los conceptos, sin tener en cuenta las garantías de cada crédito, en razón a que las garantías constituidas en las operaciones de crédito educativo son no idóneas.

Debido a las particularidades del crédito educativo, se podrán descontar de las provisiones de cada crédito los intereses causados y no cobrados en época de estudios

l momento de pasar al cobro pasan a formar parte del capital, y que son llevados al ingreso de forma gradual, conforme el beneficiario paga sus cuotas.

Es decir, contablemente se reflejará un menor valor de provisión en las cuentas designadas para tal fin (Resolución 3600), teniendo en cuenta que la cartera de créditos tiene un cubrimiento parcial en las cuentas pasivas (ingresos diferidos) como resultado del paso al cobro de los créditos (capitalización de intereses).


Los principales criterios de evaluación para medir el riesgo crediticio según la a fijada por el ICETEX.


Los montos por modalidad de crédito que describan la composición de la cartera en los conceptos de: capital, rendimientos, corrección monetaria, provisiones yasociados a cada uno de ellos. También se revelará por: Calificación, zona geográfica,

El valor y número de créditos reestructurados por modalidad y composición de la cartera en los conceptos de: capital, rendimientos, corrección monetaria, provisiones y garantías asociados a cada uno de ellos. La anterior información también se revelará por: Calificación, zona geográfica, sector económico y cuando resulte pertinente por unidades monetarias diferentes a la moneda legal, indicando las unidades de

Las políticas adoptadas para realizar castigos y montos efectuados durante el período por modalidad de crédito.

El movimiento de las provisiones por modalidad de crédito.

Las variaciones más significativas, revelando su efecto en los estados financieros

Se deben registrar en la contabilidad del ICETEX y de cada uno de los Fondos, los derechos exigibles originados por: Intereses, rendimientos, comisiones por servicios

garantías (cubrimiento por invalidez permanente y muerte del beneficiario), anticipos, entre otros.

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Estos porcentajes serán aplicados a los saldos registrados por todos los conceptos, sin garantías constituidas en

se podrán descontar de las provisiones de cada crédito los intereses causados y no cobrados en época de estudios

l momento de pasar al cobro pasan a formar parte del capital, y que son llevados al

Es decir, contablemente se reflejará un menor valor de provisión en las cuentas designadas para tal fin (Resolución 3600), teniendo en cuenta que la cartera de créditos

) como resultado del


Los principales criterios de evaluación para medir el riesgo crediticio según la


Los montos por modalidad de crédito que describan la composición de la cartera en los conceptos de: capital, rendimientos, corrección monetaria, provisiones y garantías asociados a cada uno de ellos. También se revelará por: Calificación, zona geográfica,

El valor y número de créditos reestructurados por modalidad y composición de la ión monetaria, provisiones y

garantías asociados a cada uno de ellos. La anterior información también se revelará por: Calificación, zona geográfica, sector económico y cuando resulte pertinente por

do las unidades de

Las políticas adoptadas para realizar castigos y montos efectuados durante el período

revelando su efecto en los estados financieros

Se deben registrar en la contabilidad del ICETEX y de cada uno de los Fondos, los : Intereses, rendimientos, comisiones por servicios

garantías (cubrimiento por invalidez permanente y muerte del



Se deberán provisionar lasganancias, cuando quiera que se establezca la probabilidad de pérdida razoncuantificada. La utilización de las provisiones para el castigo de cuentas por cobrar se efectuará con base en las disposiciones internas vigentes. La Dirección de Contabilidad como mínimo al cierre del período deberá evaluar técnicamente la recuperabilidad de cada una de las cuentas por cobrar registradas y reconocer las contingencias de pérdida de su valor, ser pertinente la liberación de la misma.de la información. En las notas a los estados financieros de cada ejercicio contable se debe revelar como mínimo, el valor de la cuenta por cobrar, detallando aquellas cuentas que están identificadas con “otras” y “diversas”, anterior y sus respectivas provisiones.

Propiedades Planta y Equipo

El ICETEX deberá registrar sus propiedades y equipos que representen activos tangibles adquiridos con la intención de emplearlos en forma permanente para la realización de objeto social y, cuando su vida útil excede de un año. El valor histórico de estos activos incluye todas las erogaciones, adiciones, mejoras, reparaciones y cargos necesarios para colocarlos en condiciones de utilización y que aumentan significativamente la cantidad y calidad de la prestación de los servicios o la vida útil del activo. La contribución de estos activos a la generación del ingreso se reconoce en los resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico, por el método de línea recta y calculándose las depreciaciones de los inmuebles excluyendo el costo del terreno respectivo. La vida útil de los activos depreciables será: Inmuebles Maquinaria y Equipo Bienes Muebles Vehículos Automotores Computadores Sin considerar la vida útil de los activos, los bienes cuyo costo de adquisición se encuentre por debajo del valor permitido por la legislación tributaria vigente, se el mismo año en que se adquieran. Al cierre del período, el valor neto de los activos se reexpresan o ajustan a su valor de realización o a su valor actual o a su valor presente, registrando las provisiones o valorizaciones que sean del caso.




las cuentas por cobrar con cargo al estado de pérdidas y ganancias, cuando quiera que se establezca la probabilidad de pérdida razoncuantificada. La utilización de las provisiones para el castigo de cuentas por cobrar se efectuará con base en las disposiciones internas vigentes.

La Dirección de Contabilidad como mínimo al cierre del período deberá evaluar uperabilidad de cada una de las cuentas por cobrar registradas y

reconocer las contingencias de pérdida de su valor, ajustando la respectiva provisiónser pertinente la liberación de la misma. Para ello podrá solicitar el apoyo del área fuente

En las notas a los estados financieros de cada ejercicio contable se debe revelar como el valor de la cuenta por cobrar, detallando aquellas cuentas que están

identificadas con “otras” y “diversas”, en forma comparada con el periodo rior y sus respectivas provisiones.

Propiedades Planta y Equipo

El ICETEX deberá registrar sus propiedades y equipos que representen activos tangibles adquiridos con la intención de emplearlos en forma permanente para la realización de objeto social y, cuando su vida útil excede de un año.

El valor histórico de estos activos incluye todas las erogaciones, adiciones, mejoras, reparaciones y cargos necesarios para colocarlos en condiciones de utilización y que

significativamente la cantidad y calidad de la prestación de los servicios o la

La contribución de estos activos a la generación del ingreso se reconoce en los resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico, ajustando dicha depreciación por el método de línea recta y calculándose las depreciaciones de los inmuebles excluyendo el costo del terreno respectivo.

La vida útil de los activos depreciables será:

20 años 10 años 10 años 5 años 3 años

Sin considerar la vida útil de los activos, los bienes cuyo costo de adquisición se encuentre por debajo del valor permitido por la legislación tributaria vigente, se deberán depreciar en el mismo año en que se adquieran.

el valor neto de los activos se reexpresan o ajustan a su valor de realización o a su valor actual o a su valor presente, registrando las provisiones o

el caso.

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cuentas por cobrar con cargo al estado de pérdidas y ganancias, cuando quiera que se establezca la probabilidad de pérdida razonablemente cuantificada. La utilización de las provisiones para el castigo de cuentas por cobrar se

La Dirección de Contabilidad como mínimo al cierre del período deberá evaluar uperabilidad de cada una de las cuentas por cobrar registradas y

ajustando la respectiva provisión, o de Para ello podrá solicitar el apoyo del área fuente

En las notas a los estados financieros de cada ejercicio contable se debe revelar como el valor de la cuenta por cobrar, detallando aquellas cuentas que están

periodo inmediatamente

El ICETEX deberá registrar sus propiedades y equipos que representen activos tangibles adquiridos con la intención de emplearlos en forma permanente para la realización de su

El valor histórico de estos activos incluye todas las erogaciones, adiciones, mejoras, reparaciones y cargos necesarios para colocarlos en condiciones de utilización y que

significativamente la cantidad y calidad de la prestación de los servicios o la

La contribución de estos activos a la generación del ingreso se reconoce en los resultados ajustando dicha depreciación

por el método de línea recta y calculándose las depreciaciones de los inmuebles

Sin considerar la vida útil de los activos, los bienes cuyo costo de adquisición se encuentre deberán depreciar en

el valor neto de los activos se reexpresan o ajustan a su valor de realización o a su valor actual o a su valor presente, registrando las provisiones o



El valor de realización actual o presente de estos activos se determinará, mediante avalúos practicados por personas naturales o jurídicas de comprobada idoneidad profesional, solvencia moral, experiencia e independencia. Para la adecuada presentación en los estados financieros, el saldo de estos activos debe presentarse deducido sus depreciaciones y provisiones. En las notas a los estados financieros se revelarán las restricciones que sobre ellos pesen (gravámenes, hipotecas, pignoraciones), inafectado, el método de depreciación utilizado, la vida útil, el último avalúo, las valorizaciones y/o desvalorizaciones y las provisiones constituidas. Otros Activos Se deben registrar en la contabilidad del o inversiones permanentes, gastos anticipados, cargos diferidos, créditos a empleados, valorizaciones, derechos en fideicomisos, entre otros. Los gastos pagados por anticipado y los cargos diferidos deberán contabilizados en este rubroo parcialmente consumido o perdido. Los costos de los activos y los gastos diferidos, se deben asignar o distribuir en las cuentas de resultados, de asociación. Las bases que utilice el técnicamente soportadas. Se deben registrar como cargos diferidos los costos incurridos durante las etaporganización, construcción, instalación, montaje y puesta en marchaamortizar en el menor tiempo entre el estimado en el estudio de factibilidad para su recuperación y la duración del proyecto específico que los originó. La amortización de los cargos diferidos se deberá reconocer a partir de la fecha en que originen ingresos. Los derechos en fideicomiso se registrarán en virtud de la celebración de contratos de fiducia mercantil y su valor deberá registrarse en cuentas de ordenclase de activo, éste deberá sujetarse a las reglas de evaluación y constitución de provisiones para el tipo de activo.

8.5.1.2 Pasivo

Depósitos

Registro de los Recursos Recibidos de la Nacióndemás entidades públicas, se deben registrar en el patrimonio del




El valor de realización actual o presente de estos activos se determinará, mediante avalúos practicados por personas naturales o jurídicas de comprobada idoneidad profesional, solvencia moral, experiencia e independencia.

tación en los estados financieros, el saldo de estos activos debe presentarse deducido sus depreciaciones y provisiones.

En las notas a los estados financieros se revelarán las restricciones que sobre ellos pesen (gravámenes, hipotecas, pignoraciones), indicando la clase de restricción y el monto afectado, el método de depreciación utilizado, la vida útil, el último avalúo, las valorizaciones y/o desvalorizaciones y las provisiones constituidas.

Se deben registrar en la contabilidad del ICETEX los derechos originados por: los aportes o inversiones permanentes, gastos anticipados, cargos diferidos, créditos a empleados, valorizaciones, derechos en fideicomisos, entre otros.

Los gastos pagados por anticipado y los cargos diferidos deberán contabilizados en este rubro, hasta que el correspondiente beneficio económico este total o parcialmente consumido o perdido.

Los costos de los activos y los gastos diferidos, se deben asignar o distribuir en las cuentas de resultados, de manera sistemática, cumplimiento con la norma básica de

Las bases que utilice el ICETEX para calcular la alícuota respectiva, deben estar

Se deben registrar como cargos diferidos los costos incurridos durante las etaporganización, construcción, instalación, montaje y puesta en marcha, amortizar en el menor tiempo entre el estimado en el estudio de factibilidad para su recuperación y la duración del proyecto específico que los originó.

tización de los cargos diferidos se deberá reconocer a partir de la fecha en que

Los derechos en fideicomiso se registrarán en virtud de la celebración de contratos de fiducia mercantil y su valor deberá registrarse en cuentas de orden. De acuerdo con la clase de activo, éste deberá sujetarse a las reglas de evaluación y constitución de provisiones para el tipo de activo.

Registro de los Recursos Recibidos de la Nación: Los aportes recibidos de la Nación y demás entidades públicas, se deben registrar en el patrimonio del ICETEX

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El valor de realización actual o presente de estos activos se determinará, mediante avalúos practicados por personas naturales o jurídicas de comprobada idoneidad

tación en los estados financieros, el saldo de estos activos debe

En las notas a los estados financieros se revelarán las restricciones que sobre ellos pesen dicando la clase de restricción y el monto

afectado, el método de depreciación utilizado, la vida útil, el último avalúo, las

ICETEX los derechos originados por: los aportes o inversiones permanentes, gastos anticipados, cargos diferidos, créditos a empleados,

Los gastos pagados por anticipado y los cargos diferidos deberán permanecer hasta que el correspondiente beneficio económico este total

Los costos de los activos y los gastos diferidos, se deben asignar o distribuir en las manera sistemática, cumplimiento con la norma básica de

para calcular la alícuota respectiva, deben estar

Se deben registrar como cargos diferidos los costos incurridos durante las etapas de los cuales se deben

amortizar en el menor tiempo entre el estimado en el estudio de factibilidad para su

tización de los cargos diferidos se deberá reconocer a partir de la fecha en que

Los derechos en fideicomiso se registrarán en virtud de la celebración de contratos de . De acuerdo con la

clase de activo, éste deberá sujetarse a las reglas de evaluación y constitución de

Los aportes recibidos de la Nación y ICETEX en la cuenta del



Capital Fiscal, siempre y cuando constituya un incremento en el patrimonio (recursos destinados a créditos reembolsables); de lo beneficiarios a los que fueren destinados.

Registro de Garantías 2%prima de seguro, el cual cubrirá el crédito en caso de muerte o invalidez permabeneficiario. El ICETEX administra estos recursos en una cuenta denominada depósitos especiales Al final de cada año, se establecerá la diferencia entre el valor registrado en el depósito en garantía y el resultado del cálculo actuarial establesiniestros, la cual se ajustará con cargo al estado de resultados del periodo Obligaciones Financieras Se debe registrar en este rubro, el monto de las obligaciones contraídas por el mediante la obtención de recursos provenientes de entidades financieras para ser aplicadas a fines específicos, indicando el monto del principal e intereses causados. Las obligaciones contraídas en moneda extranjera deben ser reexpresadas diariamente en moneda local con base en la tasa de cambio certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia. Debe efectuarse seguimiento a las tasas de interés, vencimientos, garantías, condiciones relativas a instalamentos de deuda pagaderos en cada uno de losobligaciones en mora y compromisos de refinanciación.

Cuentas y Documentos por Pagar

Se deben registrar las obligaciones a cargo del ICETEX o de los Fondos en Administración, originadas en bienes o en servicios recibidos. Los documentos y cuentas por pagar incluyen operaciones con proveedores, servicios de deuda, obligaciones financieras, obligaciones fiscales, entre otros. El pasivo debe valorizarse de acuerdo con su monto nominal o restitución de pago y los pasivos expresados en moneda extranjera deben ser reexpresados diariamente en moneda local con base en la tasa de cambio certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia.

Títulos de Ahorro Educativo TAE

Se deben registrar los recursos captados en la emisión de TITUEDUCATIVO (TAE), como sus redencionestenedores o beneficiarios del título. Para efectos de conservar el valor constante de los ahorros de los suscriptores del Título de Ahorro Educativo TAE, frente al incremento del costo de la matrícula, el título se expresa en términos de Unidad de Matricula Constante UMAC y se reajusta




Capital Fiscal, siempre y cuando constituya un incremento en el patrimonio (recursos nados a créditos reembolsables); de lo contrario, en el pasivo mientras se giran a los

beneficiarios a los que fueren destinados.

Registro de Garantías 2%: El giro del crédito tiene como concepto adicional el 2% de prima de seguro, el cual cubrirá el crédito en caso de muerte o invalidez permabeneficiario. El ICETEX administra estos recursos en una cuenta denominada depósitos

Al final de cada año, se establecerá la diferencia entre el valor registrado en el depósito en garantía y el resultado del cálculo actuarial establecido para el cubrimiento de estos siniestros, la cual se ajustará con cargo al estado de resultados del periodo

Se debe registrar en este rubro, el monto de las obligaciones contraídas por el mediante la obtención de recursos provenientes de entidades financieras para ser aplicadas a fines específicos, indicando el monto del principal e intereses causados.

Las obligaciones contraídas en moneda extranjera deben ser reexpresadas diariamente en moneda local con base en la tasa de cambio certificada por la Superintendencia Financiera

Debe efectuarse seguimiento a las tasas de interés, vencimientos, garantías, condiciones relativas a instalamentos de deuda pagaderos en cada uno de losobligaciones en mora y compromisos de refinanciación.

Cuentas y Documentos por Pagar

Se deben registrar las obligaciones a cargo del ICETEX o de los Fondos en Administración, originadas en bienes o en servicios recibidos.

tos y cuentas por pagar incluyen operaciones con proveedores, servicios de deuda, obligaciones financieras, obligaciones fiscales, entre otros.

El pasivo debe valorizarse de acuerdo con su monto nominal o restitución de pago y los moneda extranjera deben ser reexpresados diariamente en

moneda local con base en la tasa de cambio certificada por la Superintendencia Financiera

ativo TAE

Se deben registrar los recursos captados en la emisión de TITULOS DE AHORRO , como sus redenciones en la medida en que sean cancelados a los

tenedores o beneficiarios del título.

Para efectos de conservar el valor constante de los ahorros de los suscriptores del Título de Ahorro Educativo TAE, frente al incremento del costo de la matrícula, el título se expresa en términos de Unidad de Matricula Constante UMAC y se reajusta

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Capital Fiscal, siempre y cuando constituya un incremento en el patrimonio (recursos pasivo mientras se giran a los

El giro del crédito tiene como concepto adicional el 2% de prima de seguro, el cual cubrirá el crédito en caso de muerte o invalidez permanente del beneficiario. El ICETEX administra estos recursos en una cuenta denominada depósitos

Al final de cada año, se establecerá la diferencia entre el valor registrado en el depósito en cido para el cubrimiento de estos

siniestros, la cual se ajustará con cargo al estado de resultados del periodo.

Se debe registrar en este rubro, el monto de las obligaciones contraídas por el ICETEX mediante la obtención de recursos provenientes de entidades financieras para ser aplicadas a fines específicos, indicando el monto del principal e intereses causados.

Las obligaciones contraídas en moneda extranjera deben ser reexpresadas diariamente en moneda local con base en la tasa de cambio certificada por la Superintendencia Financiera

Debe efectuarse seguimiento a las tasas de interés, vencimientos, garantías, condiciones relativas a instalamentos de deuda pagaderos en cada uno de los años a amortizar,

Se deben registrar las obligaciones a cargo del ICETEX o de los Fondos en

tos y cuentas por pagar incluyen operaciones con proveedores, servicios de

El pasivo debe valorizarse de acuerdo con su monto nominal o restitución de pago y los moneda extranjera deben ser reexpresados diariamente en

moneda local con base en la tasa de cambio certificada por la Superintendencia Financiera

LOS DE AHORRO en la medida en que sean cancelados a los

Para efectos de conservar el valor constante de los ahorros de los suscriptores del Título de Ahorro Educativo TAE, frente al incremento del costo de la matrícula, el título se expresa en términos de Unidad de Matricula Constante UMAC y se reajusta



periódicamente, de acuerdo con el procedimiento reglamentado poICETEX y afectando la cuenta de resultados.

Obligaciones Laborales

Se deberán registrar como obligaciones laborales todas aquellas que se originan en el contrato de trabajo. Se deben reconocer los pasivos a favor de los trabajadores siempre que: • Su pago sea exigible o probable, y • Su importe se pueda estimar razonablemente. Para propósitos de estados financieros de períodos intermediosestimaciones globales de las prestaciones sociales a favor de los trabajadores, calculadas sobre bases estadísticas. Las cantidades así estimadas se deben ajustar al cierre del período, determinando el monto a favor de cada empleadodisposiciones legales y los acuerdos laborales vigentes.

Pasivos Estimados y Provisiones Se deberán contabilizar provisiones una información exacta, así como subestimar los gastos del períodoestimados de pérdidas probables. confiables. Se deberá evaluar técnica y periódicamente el registrrazonabilidad de las cifras de los Estados Financieros. La calificación y cuantificación de las contingencias deben ser ajustadas al menos al cierre de cada período, cuando sea el caso con fundamento en el concepto d

8.5.1.3 Patrimonio Se deberán registrar los aportes efectuados con el ánimo de proveer recursos para el desarrollo de su objeto social garantía para los acreedores. Los aportes recibidos de la Nación y demás entidades públicas, se deben registrar en el patrimonio del ICETEX en la cuenta del Capital Fiscal, siempre y cuando constituya un incremento en el patrimonio (recursos destinados a créditos reembolsablesICETEX). Se deben registrar las valorizaciones que representan el mayor valor de los activos con relación a su costo neto ajustado, establecido con sujeción a las normas técnicas. Dichas valorizaciones se deben registrar por separado.




de acuerdo con el procedimiento reglamentado por la Junta Directiva del afectando la cuenta de resultados.

Se deberán registrar como obligaciones laborales todas aquellas que se originan en el o. Se deben reconocer los pasivos a favor de los trabajadores siempre

Su pago sea exigible o probable, y Su importe se pueda estimar razonablemente.

Para propósitos de estados financieros de períodos intermedios, obales de las prestaciones sociales a favor de los trabajadores, calculadas

sobre bases estadísticas. Las cantidades así estimadas se deben ajustar al cierre del período, determinando el monto a favor de cada empleado, de conformidad con las

legales y los acuerdos laborales vigentes.

Pasivos Estimados y Provisiones:

Se deberán contabilizar provisiones para prever obligaciones sobre las cuales no se tiene una información exacta, así como a juicio del Instituto se consideren subestimar los gastos del período, de acuerdo con las normas técnicas,estimados de pérdidas probables. Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y

Se deberá evaluar técnica y periódicamente el registro de las provisiones que garanticen la razonabilidad de las cifras de los Estados Financieros.

La calificación y cuantificación de las contingencias deben ser ajustadas al menos al cierre de cada período, cuando sea el caso con fundamento en el concepto de expertos.

Se deberán registrar los aportes efectuados al ente económico, en dinero o en especie, con el ánimo de proveer recursos para el desarrollo de su objeto social garantía para los acreedores.

la Nación y demás entidades públicas, se deben registrar en el patrimonio del ICETEX en la cuenta del Capital Fiscal, siempre y cuando constituya un incremento en el patrimonio (recursos destinados a créditos reembolsables

gistrar las valorizaciones que representan el mayor valor de los activos con relación a su costo neto ajustado, establecido con sujeción a las normas técnicas. Dichas valorizaciones se deben registrar por separado.

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r la Junta Directiva del

Se deberán registrar como obligaciones laborales todas aquellas que se originan en el o. Se deben reconocer los pasivos a favor de los trabajadores siempre

se podrán registrar obales de las prestaciones sociales a favor de los trabajadores, calculadas

sobre bases estadísticas. Las cantidades así estimadas se deben ajustar al cierre del de conformidad con las

prever obligaciones sobre las cuales no se tiene necesarias para no

, de acuerdo con las normas técnicas, para cubrir pasivos Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y

o de las provisiones que garanticen la

La calificación y cuantificación de las contingencias deben ser ajustadas al menos al cierre e expertos.

al ente económico, en dinero o en especie, con el ánimo de proveer recursos para el desarrollo de su objeto social y que sirvan de

la Nación y demás entidades públicas, se deben registrar en el patrimonio del ICETEX en la cuenta del Capital Fiscal, siempre y cuando constituya un incremento en el patrimonio (recursos destinados a créditos reembolsables a favor del

gistrar las valorizaciones que representan el mayor valor de los activos con relación a su costo neto ajustado, establecido con sujeción a las normas técnicas. Dichas



Excedentes o Pérdidas Los excedentes o pérdidas obtenidas y registradas en el periodo, una vez hayan sido autorizadas por los entes de control y aprobados por la Junta Directiva del ICETEX, de acuerdo con la Ley 1002 de 2005, se deben distribuir de la siguiente forma: (40%) para la constitución de reservas destinadas a la ampliación de cobertura del cservicios del ICETEX; (30%) para la constitución de reservas destinadas a otorgar subsidios para el acceso y permanencia a la educación superior de estudiantes con bajos recursos económicos y mérito académico y, (30%) para incrementar el capital.

8.5.1.4 Ingresos

Representan los flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la prestación de servicios de educación o por la ejecución de otras actividades realizadas durante un período no derivados de aportes de capital. Se entienden realizados los ingresos del Instituto y de los Fondos en Administración y deben ser reconocidos en las cuentas de resultados, cuando se ha devengado y convertido razonablemente en efectivo, entendiéndose por devengar, que se ha hecho lo necesario para hacerse acreedor al ingreso. Para que pueda reconocerse en las cuentas de resultados uprestación de los servicios

•••• El servicio se haya prestado en forma cabal o satisfactoria.

•••• No exista incertidumbre sobre el monto que se ha de recibir por la prestación del servicio, y se reconozcan los

•••• Tratándose de servicios, el valor de los mismos se cuantifique según el grado de avance, si ello es procedente, y que en caso contrario, se reconozca el ingreso con base en proyectos o servicios prestados.

•••• La diferencia en cambio correspondiente al ajuste de los activos y pasivos representados en moneda extranjera, se debe reconocer como un ingreso o un gasto financiero, según corresponda.

8.5.1.5 Gastos Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que nde utilidades o excedentes. Los intereses originados por obligaciones financierasfinancieros en los cuales se incurra para la adquisición de servicios o activos, se deben




pérdidas obtenidas y registradas en el periodo, una vez hayan sido autorizadas por los entes de control y aprobados por la Junta Directiva del ICETEX, de acuerdo con la Ley 1002 de 2005, se deben distribuir de la siguiente forma: (40%) para la

de reservas destinadas a la ampliación de cobertura del cCETEX; (30%) para la constitución de reservas destinadas a otorgar

subsidios para el acceso y permanencia a la educación superior de estudiantes con bajos nómicos y mérito académico y, (30%) para incrementar el capital.

Representan los flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan incrementos en el

vengados por la prestación de servicios de educación o por la ejecución de otras actividades realizadas durante un período no derivados de aportes de capital.

realizados los ingresos del Instituto y de los Fondos en Administración y reconocidos en las cuentas de resultados, cuando se ha devengado y

convertido razonablemente en efectivo, entendiéndose por devengar, que se ha hecho lo necesario para hacerse acreedor al ingreso.

Para que pueda reconocerse en las cuentas de resultados un ingreso generado por la servicios del ICETEX se requiere que:

El servicio se haya prestado en forma cabal o satisfactoria.

No exista incertidumbre sobre el monto que se ha de recibir por la prestación del servicio, y se reconozcan los costos que ha de ocasionar dicha prestación.

Tratándose de servicios, el valor de los mismos se cuantifique según el grado de avance, si ello es procedente, y que en caso contrario, se reconozca el ingreso con base en proyectos o servicios prestados.

diferencia en cambio correspondiente al ajuste de los activos y pasivos representados en moneda extranjera, se debe reconocer como un ingreso o un gasto financiero, según corresponda.

Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que no provienen de los retiros de capital o

excedentes.

Los intereses originados por obligaciones financieras, así como los demás gastos financieros en los cuales se incurra para la adquisición de servicios o activos, se deben

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pérdidas obtenidas y registradas en el periodo, una vez hayan sido autorizadas por los entes de control y aprobados por la Junta Directiva del ICETEX, de acuerdo con la Ley 1002 de 2005, se deben distribuir de la siguiente forma: (40%) para la

de reservas destinadas a la ampliación de cobertura del crédito y de los CETEX; (30%) para la constitución de reservas destinadas a otorgar

subsidios para el acceso y permanencia a la educación superior de estudiantes con bajos nómicos y mérito académico y, (30%) para incrementar el capital.

Representan los flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan incrementos en el

vengados por la prestación de servicios de educación o por la ejecución de otras actividades realizadas durante un período no derivados de aportes de capital.

realizados los ingresos del Instituto y de los Fondos en Administración y reconocidos en las cuentas de resultados, cuando se ha devengado y

convertido razonablemente en efectivo, entendiéndose por devengar, que se ha hecho lo

n ingreso generado por la

No exista incertidumbre sobre el monto que se ha de recibir por la prestación del costos que ha de ocasionar dicha prestación.

Tratándose de servicios, el valor de los mismos se cuantifique según el grado de avance, si ello es procedente, y que en caso contrario, se reconozca el ingreso con

diferencia en cambio correspondiente al ajuste de los activos y pasivos representados en moneda extranjera, se debe reconocer como un ingreso o un

de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación

o provienen de los retiros de capital o

así como los demás gastos financieros en los cuales se incurra para la adquisición de servicios o activos, se deben



reconocer como gastos desde el momento en que concluya el proceso de puesta en marcha o tales activos se encuentren en condiciones de utilización. Las partidas que correspondan a la corrección de errores contables de períodos anteriores, provenientes de equivocaciones ela aplicación de normas contables o de haber pasado inadvertidos, hechos cuantificables que existían a la fecha en que se difundió la información financiera, deben ser incluidas en los resultados del período en qu 8.5.1.6 Contingencias

Las cuentas de orden contingentesafectar la estructura financiera del ICETEX 8.5.1.7 Cuentas de Orden

Las cuentas de orden fiduciariasFondos en Administración, que por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del Instituto

8.5.2 Específicas

8.5.2.1 Fondos en Administración

La información contable será administrada en una contabilidad separadel ICETEX bajo la figura de fiducia, para lo cual se aplicará como documento fuente la Resolución 3600 de 1988 clase 7, y se registrarán en cuentas recíprocas las operaciones generadas entre las dos contabilidades, trasladando periódi Informe de Rendición de Cuentas a los Constituyentes de los Fondos en Administración Se debe emitir en forma mensual un Estado de Cuenta a cada fondo en administración, debidamente certificado por el Director de Contabilidad del ICETEX, profesional a cargo de esta actividad, de los 10 días siguientes al cierre del balance. Se le solicitará al Constituyente que informe su conforma mensual, a fin de incorporar los ajustes a que hubiere lugar en el Balance de los Fondos en el mes siguiente, excepto para los Estados Financieros de cierre de año, los cuales deberán ser registrados en el mismo

Comisión y costos de administración Teniendo en cuenta los diferentes conceptos por comisiones que recibe el Instituto en la administración de los fondos, se deberá causar mensualmente dichas comisiones con base en los ingresos y los giros de cada Fsu contrapartida se registrará en las cuentas recíprocas para tal fin, hasta tanto se efectúe el traslado de los recursos entre las contabilidadesAdministración.




gastos desde el momento en que concluya el proceso de puesta en marcha o tales activos se encuentren en condiciones de utilización.

Las partidas que correspondan a la corrección de errores contables de períodos anteriores, provenientes de equivocaciones en cómputos matemáticos, de desviaciones en la aplicación de normas contables o de haber pasado inadvertidos, hechos cuantificables que existían a la fecha en que se difundió la información financiera, deben ser incluidas en los resultados del período en que se revelen.

uentas de orden contingentes reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera del ICETEX

Cuentas de Orden

uentas de orden fiduciarias reflejan los activos, los pasivos y el Fondos en Administración, que por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del Instituto

Fondos en Administración

La información contable será administrada en una contabilidad separadel ICETEX bajo la figura de fiducia, para lo cual se aplicará como documento fuente la Resolución 3600 de 1988 clase 7, y se registrarán en cuentas recíprocas las operaciones generadas entre las dos contabilidades, trasladando periódicamente los recursos

Informe de Rendición de Cuentas a los Constituyentes de los Fondos en Administración

Se debe emitir en forma mensual un Estado de Cuenta a cada fondo en administración, por el Director de Contabilidad del ICETEX,

profesional a cargo de esta actividad, el cual se entregará para su revisión y control dentro de los 10 días siguientes al cierre del balance.

onstituyente que informe su conformidad u objeción sobre el mismo eforma mensual, a fin de incorporar los ajustes a que hubiere lugar en el Balance de los Fondos en el mes siguiente, excepto para los Estados Financieros de cierre de año, los cuales deberán ser registrados en el mismo mes.

Comisión y costos de administración

Teniendo en cuenta los diferentes conceptos por comisiones que recibe el Instituto en la administración de los fondos, se deberá causar mensualmente dichas comisiones con base en los ingresos y los giros de cada Fondo establecido en cada uno de los contratos y su contrapartida se registrará en las cuentas recíprocas para tal fin, hasta tanto se efectúe el traslado de los recursos entre las contabilidades de ICETEX y Fondos en

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gastos desde el momento en que concluya el proceso de puesta en

Las partidas que correspondan a la corrección de errores contables de períodos n cómputos matemáticos, de desviaciones en

la aplicación de normas contables o de haber pasado inadvertidos, hechos cuantificables que existían a la fecha en que se difundió la información financiera, deben ser incluidas en

reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a

pasivos y el patrimonio de los Fondos en Administración, que por virtud de las normas legales o de un contrato, se

La información contable será administrada en una contabilidad separada a la contabilidad del ICETEX bajo la figura de fiducia, para lo cual se aplicará como documento fuente la Resolución 3600 de 1988 clase 7, y se registrarán en cuentas recíprocas las operaciones

camente los recursos.

Informe de Rendición de Cuentas a los Constituyentes de los Fondos en Administración

Se debe emitir en forma mensual un Estado de Cuenta a cada fondo en administración, por el Director de Contabilidad del ICETEX, apoyado por el

cual se entregará para su revisión y control dentro

formidad u objeción sobre el mismo en forma mensual, a fin de incorporar los ajustes a que hubiere lugar en el Balance de los Fondos en el mes siguiente, excepto para los Estados Financieros de cierre de año, los

Teniendo en cuenta los diferentes conceptos por comisiones que recibe el Instituto en la administración de los fondos, se deberá causar mensualmente dichas comisiones con

ondo establecido en cada uno de los contratos y su contrapartida se registrará en las cuentas recíprocas para tal fin, hasta tanto se efectúe

de ICETEX y Fondos en



Los recursos por dichos conceptos se trasladarán mensualmente. Una vez se estos traslados, se deberán alimentar las respecuentas por cobrar y por pagar reccomisiones.

Alianzas

Las alianzas se constituyen en un instrumento financiero que facilita la consecución de recursos para promover la financiación de la educación superior en Colombia. En virtud de lo anterior, se hace necesario establecer un registrar los hechos, transacciones y operaciones que se originen en el manejo de estos recursos.

El propósito fundamental que se tiene con las alianzas esta dado a ejercer un control financiero para cada una de een la contabilidad cinco (05), es decir, en las mismas condiciones que se tiene establecido para los Fondos en Administración, con un centro de costos independiente. Con el ánimo de mantener al recibir los recursos provenientes del ICETEX, écuenta de Bancos y reconociendo la obligación en lado, ICETEX deberá debitar su cuenta de Bancos y acreditar la cuenta Depósitos Especiales, reflejando de esta manera la participación que se tiene en la

Liquidación de Convenios En el caso de liquidación de fondos y alianzas, por cualquiera de las causales el contrato, se deberá entregar al Ccomposición por edades de lalos nombres y apellidos del deudor y el saldo de la deuda por capitapagarés que respaldan la cartera.

9. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVIDADES 9.1 Políticas de Control 9.1.1 Áreas fuentes de la información contable

Las áreas fuentes de la información que hagan parte del proceso de gestión contable y tributaria deben incluir y establecer en los procedimientos las siguientes actividades: • Evaluar y supervisar permanentemente los aplicativos, accesos a la información y

archivos, que son utilizados para la generación y reporte de• Validar la calidad de la información, revisando que las transacciones u

sean veraces y estén adecuadamente calculadas y valoradas aplicando principios adecuados de medición y reconocimiento.




Los recursos por dichos conceptos se trasladarán mensualmente. Una vez se estos traslados, se deberán alimentar las respectivas contabilidades para cancelar las cuentas por cobrar y por pagar recíprocas correspondientes a los costos administrativ

Las alianzas se constituyen en un instrumento financiero que facilita la consecución de recursos para promover la financiación de la educación superior en Colombia. En virtud de lo anterior, se hace necesario establecer un procedimiento que conduzca a identificar y registrar los hechos, transacciones y operaciones que se originen en el manejo de estos

El propósito fundamental que se tiene con las alianzas esta dado a ejercer un control de ellas, de tal manera que su manejo y control estará soportado

en la contabilidad cinco (05), es decir, en las mismas condiciones que se tiene establecido dministración, con un centro de costos independiente.

Con el ánimo de mantener una correlatividad entre las cuentas contables que se afectan ursos provenientes del ICETEX, éstos se deben registrar acreditando

cuenta de Bancos y reconociendo la obligación en la cuenta por pagar (recíproca);eberá debitar su cuenta de Bancos y acreditar la cuenta Depósitos

Especiales, reflejando de esta manera la participación que se tiene en la

En el caso de liquidación de fondos y alianzas, por cualquiera de las causales ontrato, se deberá entregar al Constituyente el estado de cuenta, el listado de la

composición por edades de la Cartera, donde se detalle como mínimo en orden alfabético, los nombres y apellidos del deudor y el saldo de la deuda por capita

s que respaldan la cartera.

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVIDADES

Áreas fuentes de la información contable

Las áreas fuentes de la información que hagan parte del proceso de gestión contable y tributaria deben incluir y establecer en los procedimientos las siguientes actividades:

Evaluar y supervisar permanentemente los aplicativos, accesos a la información y archivos, que son utilizados para la generación y reporte de información contable.Validar la calidad de la información, revisando que las transacciones u

n adecuadamente calculadas y valoradas aplicando principios de medición y reconocimiento.

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Los recursos por dichos conceptos se trasladarán mensualmente. Una vez se realicen tivas contabilidades para cancelar las

procas correspondientes a los costos administrativos o

Las alianzas se constituyen en un instrumento financiero que facilita la consecución de recursos para promover la financiación de la educación superior en Colombia. En virtud

procedimiento que conduzca a identificar y registrar los hechos, transacciones y operaciones que se originen en el manejo de estos

El propósito fundamental que se tiene con las alianzas esta dado a ejercer un control llas, de tal manera que su manejo y control estará soportado

en la contabilidad cinco (05), es decir, en las mismas condiciones que se tiene establecido dministración, con un centro de costos independiente.

una correlatividad entre las cuentas contables que se afectan registrar acreditando la

la cuenta por pagar (recíproca); por su eberá debitar su cuenta de Bancos y acreditar la cuenta Depósitos

Especiales, reflejando de esta manera la participación que se tiene en la Alianza.

En el caso de liquidación de fondos y alianzas, por cualquiera de las causales previstas en onstituyente el estado de cuenta, el listado de la

Cartera, donde se detalle como mínimo en orden alfabético, los nombres y apellidos del deudor y el saldo de la deuda por capital e intereses y los

Las áreas fuentes de la información que hagan parte del proceso de gestión contable y tributaria deben incluir y establecer en los procedimientos las siguientes actividades:

Evaluar y supervisar permanentemente los aplicativos, accesos a la información y información contable.

Validar la calidad de la información, revisando que las transacciones u operaciones n adecuadamente calculadas y valoradas aplicando principios



• Implementar controles generales.• Propender por el cumplimiento apropiado de las autorizaciones de las transacciones

por parte de los órganos de dirección y administración.• Control de documentos 9.1.2 Dirección de C ontabilidad

El Director de Contabilidad será el responsacontables y de la supervisión de los sistemas de información, con el fin de garantizar la confiabilidad y razonabilidad de los estados financieros y sus correspondientes notas, e informar a la Alta Gerencia el desempeñde garantizar el cumplimiento, como mínimo, de las siguientes actividades: • Presentación de informes de seguimiento.• Validaciones de calidad de la información, revisando que las transacciones u

operaciones sean veraces y estéprincipios adecuados de medición y reconocimiento.

• Comparaciones y análisis de los activos del ICETEX.• Implementar controles generales• Autorización apropiada de las transacciones por los órganos de dirección y

administración. • Autorización y control de documentos.• Efectuar el seguimiento continuo a los riesgos inherentes de la Dirección buscando en

todo momento la minimización del mismo. • Revelar en los estados financieros la materialización de los riesgos operativos del

Icetex, así como, la recuperación de estos con base en la información suministrada por el área de Riesgos del Instituto.

9.2 Procedimientos operacionales La Dirección de Contabilidad actividades que desarrolla dentro del proceso permiten su administración y control.los mismos para su debida apl 9.2.1 Análisis contable del disponible con sus contrapart idas

Garantizar el correcto registro contable y la razonabilidad de los movimientos generados a partir de la gestión del disponible y sus contrapartidas, teniendo en cuenta la normatividad contable vigente, soportando con base en el análisis y la generación de informes, los controles sobre la gestión del disponible y sus contrapartidas, sirviendo como herramienta para una adecuada toma de decisiones.

Comprende desde el momento econciliatorias” del procedimiento “Concilgenera el “informe de análisis y variaciones” y se archiva




Implementar controles generales. plimiento apropiado de las autorizaciones de las transacciones

por parte de los órganos de dirección y administración. Control de documentos que soportan las transacciones realizadas.

ontabilidad

El Director de Contabilidad será el responsable de la supervisión de los procesos contables y de la supervisión de los sistemas de información, con el fin de garantizar la confiabilidad y razonabilidad de los estados financieros y sus correspondientes notas, e

erencia el desempeño de los mismos. Igualmente, será el responsable de garantizar el cumplimiento, como mínimo, de las siguientes actividades:

Presentación de informes de seguimiento. Validaciones de calidad de la información, revisando que las transacciones u

ean veraces y estén adecuadamente calculadas y valoradas aplicando de medición y reconocimiento.

Comparaciones y análisis de los activos del ICETEX. ontroles generales y específicos que fueren necesariosapropiada de las transacciones por los órganos de dirección y

Autorización y control de documentos. Efectuar el seguimiento continuo a los riesgos inherentes de la Dirección buscando en todo momento la minimización del mismo.

los estados financieros la materialización de los riesgos operativos del Icetex, así como, la recuperación de estos con base en la información suministrada por el área de Riesgos del Instituto.

Procedimientos operacionales

La Dirección de Contabilidad tiene establecidos procedimientos de cada una de las que desarrolla dentro del proceso de Gestión Contable y

su administración y control. A continuación se describe el objetivo y alcance de los mismos para su debida aplicación.

Análisis contable del disponible con sus contrapart idas

Garantizar el correcto registro contable y la razonabilidad de los movimientos generados a partir de la gestión del disponible y sus contrapartidas, teniendo en cuenta la normatividad contable vigente, soportando con base en el análisis y la generación de informes, los controles sobre la gestión del disponible y sus contrapartidas, sirviendo como herramienta para una adecuada toma de decisiones.

Comprende desde el momento en el que se recibe el “informe consolidado de partidas conciliatorias” del procedimiento “Conciliación bancaria y depuraciones”genera el “informe de análisis y variaciones” y se archiva.

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plimiento apropiado de las autorizaciones de las transacciones

ble de la supervisión de los procesos contables y de la supervisión de los sistemas de información, con el fin de garantizar la confiabilidad y razonabilidad de los estados financieros y sus correspondientes notas, e

o de los mismos. Igualmente, será el responsable de garantizar el cumplimiento, como mínimo, de las siguientes actividades:

Validaciones de calidad de la información, revisando que las transacciones u n adecuadamente calculadas y valoradas aplicando

y específicos que fueren necesarios. apropiada de las transacciones por los órganos de dirección y

Efectuar el seguimiento continuo a los riesgos inherentes de la Dirección buscando en

los estados financieros la materialización de los riesgos operativos del Icetex, así como, la recuperación de estos con base en la información suministrada

tiene establecidos procedimientos de cada una de las ontable y Tributaria, que

A continuación se describe el objetivo y alcance de

Garantizar el correcto registro contable y la razonabilidad de los movimientos bancarios generados a partir de la gestión del disponible y sus contrapartidas, teniendo en cuenta la normatividad contable vigente, soportando con base en el análisis y la generación de informes, los controles sobre la gestión del disponible y sus contrapartidas, sirviendo

n el que se recibe el “informe consolidado de partidas iación bancaria y depuraciones”, hasta cuando se



9.2.2 Conciliación bancaria y depuraciones

Garantizar el correcto registro y control de los movimientos registrados en los auxiliares contables en concordancia con los extractos bancarios de las cuentas de la identificando las diferencias y sus causas, para proceder a realizar los respectide conformidad con el movimiento real de dichas cuentas. Comprende desde el momento en el que la DireccFinanciera los extractos bancarios para ser conciliados, hasta cuando se genera el “informe de análisis y variaciones” para su consolidación y se archiva. 9.2.3 Análisis contable del portafolio de inversiones

Garantizar el correcto registro contable de los portafolios de inversión (Fondos, recursos propios, recursos de la Nación y TAE) y la operaciones generadas, soportando el análisis, generando el informe respectivo que facilite la toma de decisiones, de acuerdo con la normatividad contable vigentepolíticas y los lineamientos de la Inicia con el recibo de la valoración de los portafolios de inversión del procedimiento “Valoración del portafolio de inversiones” y finaliza con el envío de la contabilización realizada y el análisis respectivo a los procede estados financieros”. 9.2.4 Análisis contable de cartera

Garantizar el correcto registro contable y la razonabilidad de los movimientos generados a partir de la gestión de cartera, teniendo en cuenta la normatividad contable vigente,políticas y lineamientos especiales de la Entidad,generación de informes, los controles sobre la gestión de cartera, sirviendo como herramienta para una adecuada toma de decisiones. Comprende desde el momento cuando se genera el “informe de análisis y variaciones” y se archiva. 9.2.5 Análisis contable de propiedad, planta y equipo

Garantizar el correcto registro y control de los movimientos en los auxiliarescorrespondientes a los bienes de propiedad, planta y equipo de la cuenta la normatividad contable vigente de una Entidad Financiera vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia El procedimiento inicia con el ingmovimientos por cuentas y tipo de bien, de las entradas y salidas de almacén, traslados interinstitucionales, donaciones y la compra o venta de bienes inmuebles, por parte del Grupo de Administración de Recursos Físicos; y finaliza con la elaboración del “Informe de Variaciones de Balance”, el archivo del mismo y de los informes contables de activos fijos, por parte de la Dirección de Contabilidad.




Conciliación bancaria y depuraciones

Garantizar el correcto registro y control de los movimientos registrados en los auxiliares contables en concordancia con los extractos bancarios de las cuentas de la identificando las diferencias y sus causas, para proceder a realizar los respectide conformidad con el movimiento real de dichas cuentas.

Comprende desde el momento en el que la Dirección de Tesorería solicita a la Einanciera los extractos bancarios para ser conciliados, hasta cuando se genera el

is y variaciones” para su consolidación y se archiva.

Análisis contable del portafolio de inversiones

Garantizar el correcto registro contable de los portafolios de inversión ondos, recursos propios, recursos de la Nación y TAE) y la razonabilidad a partir de las

operaciones generadas, soportando el análisis, generando el informe respectivo que facilite la toma de decisiones, de acuerdo con la normatividad contable vigente

y los lineamientos de la Entidad.

l recibo de la valoración de los portafolios de inversión del procedimiento “Valoración del portafolio de inversiones” y finaliza con el envío de la contabilización realizada y el análisis respectivo a los procedimientos de: “Cierre contable”

Análisis contable de cartera

Garantizar el correcto registro contable y la razonabilidad de los movimientos generados a partir de la gestión de cartera, teniendo en cuenta la normatividad contable vigente,políticas y lineamientos especiales de la Entidad, soportando con base en el análisis y la generación de informes, los controles sobre la gestión de cartera, sirviendo como herramienta para una adecuada toma de decisiones.

Comprende desde el momento en el que se ejecuta el proceso de cierre de cartera hasta cuando se genera el “informe de análisis y variaciones” y se archiva.

Análisis contable de propiedad, planta y equipo

Garantizar el correcto registro y control de los movimientos en los auxiliarescorrespondientes a los bienes de propiedad, planta y equipo de la Ecuenta la normatividad contable vigente de una Entidad Financiera vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia.

El procedimiento inicia con el ingreso al aplicativo “CEMOVA” de la información sobre los movimientos por cuentas y tipo de bien, de las entradas y salidas de almacén, traslados interinstitucionales, donaciones y la compra o venta de bienes inmuebles, por parte del

de Recursos Físicos; y finaliza con la elaboración del “Informe de Variaciones de Balance”, el archivo del mismo y de los informes contables de activos fijos, por parte de la Dirección de Contabilidad.

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Garantizar el correcto registro y control de los movimientos registrados en los auxiliares contables en concordancia con los extractos bancarios de las cuentas de la Entidad, identificando las diferencias y sus causas, para proceder a realizar los respectivos ajustes

ión de Tesorería solicita a la Entidad inanciera los extractos bancarios para ser conciliados, hasta cuando se genera el

Garantizar el correcto registro contable de los portafolios de inversión administrados razonabilidad a partir de las

operaciones generadas, soportando el análisis, generando el informe respectivo que facilite la toma de decisiones, de acuerdo con la normatividad contable vigente, las

l recibo de la valoración de los portafolios de inversión del procedimiento “Valoración del portafolio de inversiones” y finaliza con el envío de la contabilización

dimientos de: “Cierre contable”, “Preparación

Garantizar el correcto registro contable y la razonabilidad de los movimientos generados a partir de la gestión de cartera, teniendo en cuenta la normatividad contable vigente, las

soportando con base en el análisis y la generación de informes, los controles sobre la gestión de cartera, sirviendo como

en el que se ejecuta el proceso de cierre de cartera hasta

Garantizar el correcto registro y control de los movimientos en los auxiliares contables Entidad, teniendo en

cuenta la normatividad contable vigente de una Entidad Financiera vigilada por la

reso al aplicativo “CEMOVA” de la información sobre los movimientos por cuentas y tipo de bien, de las entradas y salidas de almacén, traslados interinstitucionales, donaciones y la compra o venta de bienes inmuebles, por parte del

de Recursos Físicos; y finaliza con la elaboración del “Informe de Variaciones de Balance”, el archivo del mismo y de los informes contables de activos



9.2.6 Análisis contable de gastos pagados por anticipado y

Garantizar el correcto registro contable y la razonabilidad de los movimientos generados a partir de las operaciones de gastos pagados por anticipado y cargos diferidos, teniendo en cuenta la normatividad contable vigente, soportando con generación de informes, los controles sobre las operaciones de gastos pagados por anticipado y los cargos diferidos, sirviendo como herramienta para una adecuada toma de decisiones.

Comprende desde el momento en el que se genera eldel procedimiento “Registro pr“informe de análisis y variaciones” y se archiva. 9.2.7 Análisis contable de balance TAE

Garantizar el correcto registro contable y la razonabipartir de la Administración de TAE, teniendo en cuenta lade la Superintendencia Financiera de Colombia, generación de informes, los controles sobre herramienta para una adecuada toma de decisiones.

Comprende desde el momento en el que se generan los informes de redención de TAE, desde el correspondiente aplicativo hasta cuando se genera el reporte de archiva. 9.2.8 Análisis contable de

Garantizar el correcto registro contable y la razonabilidad de los movimientos generados a partir de la gestión de cartera en lo que corresponde a prima de seguros y el Fondo de Jóvenes Talentos, teniendo en cuenta la normatividad contable vigente, soportando con base en el análisis y la generación de informes, los controles sobre la gestión de cartera en referencia a la prima de seguros y el Fondo de Jóvenes Talentos, sirviendo como herramienta para una adecuada toma de decisiones. Comprende desde el momento en el que se ingresa el movimiento de los valores aprobados por el Ministerio de Educación Nacional para el Fondo de Jóvenes Talentos en la Dirección de Tesorería, hasta cuando 9.2.9 Análisis contable de fideicomisos

Realizar el análisis y registro contable de las cuentas de los fideicomisos, con el fin de controlar y garantizar contablemente la gestión adecuada de los recursos entregadosFondo Nacional de Garantíascumplimiento con lo estipulado en el contrato suscrito entre el ICETEX y el Fondocontratos suscritos con la Fiduciaria Comprende desde el momento en el que se reciresultados y anexos contables del Fondo Nacional de Garantíasinformes y reportes de la Fiduciariael informe de variaciones.




Análisis contable de gastos pagados por anticipado y cargos diferidos

Garantizar el correcto registro contable y la razonabilidad de los movimientos generados a partir de las operaciones de gastos pagados por anticipado y cargos diferidos, teniendo en cuenta la normatividad contable vigente, soportando con base en el análisis y la generación de informes, los controles sobre las operaciones de gastos pagados por anticipado y los cargos diferidos, sirviendo como herramienta para una adecuada toma de

Comprende desde el momento en el que se genera el compromiso presupuestal a partir del procedimiento “Registro presupuestal de compromisos”, hasta cuando se genera el “informe de análisis y variaciones” y se archiva.

Análisis contable de balance TAE

Garantizar el correcto registro contable y la razonabilidad de los movimientos generados a partir de la Administración de TAE, teniendo en cuenta la normatividad contable vigente de la Superintendencia Financiera de Colombia, soportando con base en el análisis y la generación de informes, los controles sobre la Administración de TAE, sirviendo como herramienta para una adecuada toma de decisiones.

Comprende desde el momento en el que se generan los informes de redención de TAE, desde el correspondiente aplicativo hasta cuando se genera el reporte de

lisis contable de los depósitos especiales

Garantizar el correcto registro contable y la razonabilidad de los movimientos generados a partir de la gestión de cartera en lo que corresponde a prima de seguros y el Fondo de

nes Talentos, teniendo en cuenta la normatividad contable vigente, soportando con base en el análisis y la generación de informes, los controles sobre la gestión de cartera en referencia a la prima de seguros y el Fondo de Jóvenes Talentos, sirviendo como herramienta para una adecuada toma de decisiones.

Comprende desde el momento en el que se ingresa el movimiento de los valores aprobados por el Ministerio de Educación Nacional para el Fondo de Jóvenes Talentos en la Dirección de Tesorería, hasta cuando se archiva el “informe análisis y variaciones.

nálisis contable de fideicomisos

Realizar el análisis y registro contable de las cuentas de los fideicomisos, con el fin de controlar y garantizar contablemente la gestión adecuada de los recursos entregadosFondo Nacional de Garantías y de los recursos administrados por Fiducafecumplimiento con lo estipulado en el contrato suscrito entre el ICETEX y el Fondocontratos suscritos con la Fiduciaria.

Comprende desde el momento en el que se reciben los informes: balance, estado de resultados y anexos contables del Fondo Nacional de Garantías y de los diferentes informes y reportes de la Fiduciaria, por email o por medio físico, hasta cuando se archiva

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cargos diferidos

Garantizar el correcto registro contable y la razonabilidad de los movimientos generados a partir de las operaciones de gastos pagados por anticipado y cargos diferidos, teniendo en

base en el análisis y la generación de informes, los controles sobre las operaciones de gastos pagados por anticipado y los cargos diferidos, sirviendo como herramienta para una adecuada toma de

compromiso presupuestal a partir , hasta cuando se genera el

lidad de los movimientos generados a normatividad contable vigente

soportando con base en el análisis y la la Administración de TAE, sirviendo como

Comprende desde el momento en el que se generan los informes de redención de TAE, desde el correspondiente aplicativo hasta cuando se genera el reporte de variaciones y se

Garantizar el correcto registro contable y la razonabilidad de los movimientos generados a partir de la gestión de cartera en lo que corresponde a prima de seguros y el Fondo de

nes Talentos, teniendo en cuenta la normatividad contable vigente, soportando con base en el análisis y la generación de informes, los controles sobre la gestión de cartera en referencia a la prima de seguros y el Fondo de Jóvenes Talentos, sirviendo como

Comprende desde el momento en el que se ingresa el movimiento de los valores aprobados por el Ministerio de Educación Nacional para el Fondo de Jóvenes Talentos en

se archiva el “informe análisis y variaciones.

Realizar el análisis y registro contable de las cuentas de los fideicomisos, con el fin de controlar y garantizar contablemente la gestión adecuada de los recursos entregados al

y de los recursos administrados por Fiducafe, en cumplimiento con lo estipulado en el contrato suscrito entre el ICETEX y el Fondo y en los

ben los informes: balance, estado de y de los diferentes

, por email o por medio físico, hasta cuando se archiva



9.2.10 Análisis contable de causaciones y cuentas por pagar

Garantizar el correcto registro contable y la razonabilidad de los movimientos generados a partir de la gestión de las cuentas por pagar con sus respectivos impuestos, teniendo en cuenta la normatividad contable vigente,generación de informes, los controles sobre gestión de las cuentas por pagar con sus respectivos impuestos, sirviendo como herramienta para una adecuada toma de decisiones. Comprende desde el momento en el que el IICETEX entrega los documentos soporte de las cuentas de cobro o facturas necesarias para realizar el giro, hasta cuando se realiza el giro por parte de la Dirección de Tesorería. 9.2.11 Análisis contable de ingresos an

Garantizar el correcto registro contable y la razonabilidad de los movimientos generados a partir de las operaciones relacionadas con los ingresos anticipados, teniendo en cuenta la normatividad contable vigentesus caracteristicas, soportando con base en el análisis y la generación de informes, los controles sobre las operaciones relacionadas con los ingresos anticipados, sirviendo como herramienta para una adecuada toma de d

Comprende desde el momento en el que se determina el origen ingresos recibidos por anticipado, hasta cuando se genera el “informe de análisis y variaciones” y se archiva. 9.2.12 Análisis contable de pasivos estimados y

Garantizar el correcto registro y control de los movimientos registrados en los auxiliares contables correspondientes a la gestión de los pasivos estimados y las provisiones que se generan como resultado del ejercicio, constituyéndolas de confonormatividad contable vigente Comprende desde el momento en el que la Dirección de Contabilidad recibe de las diferentes áreas, copia de los documentos que dan origen a un pasivo, archiva en la Dirección de Contabilidad el informe de variaciones. 9.2.13 Análisis contable de causación de nómina

Garantizar el correcto registro contable y la razonabilidad de los movimientos generados a partir de la gestión de la nómina, teniesoportando con base en el análisis y la generación de informes, los controles sobre la gestión de nómina, sirviendo como herramienta para una adecuada toma de decisiones. Comprende desde el momento en el queTalento Humano la liquidación de nómina físicamente hasta cuando se genera y archiva el reporte de variaciones. 9.2.14 Análisis contable de cuentas de




de causaciones y cuentas por pagar

Garantizar el correcto registro contable y la razonabilidad de los movimientos generados a partir de la gestión de las cuentas por pagar con sus respectivos impuestos, teniendo en cuenta la normatividad contable vigente, soportando con base en el análisis y la generación de informes, los controles sobre gestión de las cuentas por pagar con sus respectivos impuestos, sirviendo como herramienta para una adecuada toma de

Comprende desde el momento en el que el Interventor de cada contrato suscrito por el ICETEX entrega los documentos soporte de las cuentas de cobro o facturas necesarias para realizar el giro, hasta cuando se realiza el giro por parte de la Dirección de Tesorería.

lisis contable de ingresos an ticipados y diferidos

Garantizar el correcto registro contable y la razonabilidad de los movimientos generados a partir de las operaciones relacionadas con los ingresos anticipados, teniendo en cuenta la normatividad contable vigente para los diferentes ingresos recibidos por anticipado según

, soportando con base en el análisis y la generación de informes, los controles sobre las operaciones relacionadas con los ingresos anticipados, sirviendo como herramienta para una adecuada toma de decisiones.

Comprende desde el momento en el que se determina el origen y la naturaleza ingresos recibidos por anticipado, hasta cuando se genera el “informe de análisis y

nálisis contable de pasivos estimados y provisiones

Garantizar el correcto registro y control de los movimientos registrados en los auxiliares contables correspondientes a la gestión de los pasivos estimados y las provisiones que se generan como resultado del ejercicio, constituyéndolas de confonormatividad contable vigente y en todo caso considerando el principio de la prudencia

Comprende desde el momento en el que la Dirección de Contabilidad recibe de las diferentes áreas, copia de los documentos que dan origen a un pasivo, archiva en la Dirección de Contabilidad el informe de variaciones.

lisis contable de causación de nómina

Garantizar el correcto registro contable y la razonabilidad de los movimientos generados a partir de la gestión de la nómina, teniendo en cuenta la normatividad contable vigente, soportando con base en el análisis y la generación de informes, los controles sobre la gestión de nómina, sirviendo como herramienta para una adecuada toma de decisiones.

Comprende desde el momento en el que la Dirección de Contabilidad recibe del Grupo de Talento Humano la liquidación de nómina físicamente hasta cuando se genera y archiva el

nálisis contable de cuentas de l patrimonio

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Garantizar el correcto registro contable y la razonabilidad de los movimientos generados a partir de la gestión de las cuentas por pagar con sus respectivos impuestos, teniendo en

soportando con base en el análisis y la generación de informes, los controles sobre gestión de las cuentas por pagar con sus respectivos impuestos, sirviendo como herramienta para una adecuada toma de

nterventor de cada contrato suscrito por el ICETEX entrega los documentos soporte de las cuentas de cobro o facturas necesarias para realizar el giro, hasta cuando se realiza el giro por parte de la Dirección de Tesorería.

Garantizar el correcto registro contable y la razonabilidad de los movimientos generados a partir de las operaciones relacionadas con los ingresos anticipados, teniendo en cuenta la

gresos recibidos por anticipado según , soportando con base en el análisis y la generación de informes, los

controles sobre las operaciones relacionadas con los ingresos anticipados, sirviendo

y la naturaleza de los ingresos recibidos por anticipado, hasta cuando se genera el “informe de análisis y

Garantizar el correcto registro y control de los movimientos registrados en los auxiliares contables correspondientes a la gestión de los pasivos estimados y las provisiones que se generan como resultado del ejercicio, constituyéndolas de conformidad con la

y en todo caso considerando el principio de la prudencia.

Comprende desde el momento en el que la Dirección de Contabilidad recibe de las diferentes áreas, copia de los documentos que dan origen a un pasivo, hasta cuando se

Garantizar el correcto registro contable y la razonabilidad de los movimientos generados a ndo en cuenta la normatividad contable vigente,

soportando con base en el análisis y la generación de informes, los controles sobre la gestión de nómina, sirviendo como herramienta para una adecuada toma de decisiones.

la Dirección de Contabilidad recibe del Grupo de Talento Humano la liquidación de nómina físicamente hasta cuando se genera y archiva el



Realizar el análisis y registro contable de las ccumplimiento a la norma contable en su dinámica y correspondencia lógica, garantizando que la información sea acorde con los movimientos generados, impactando positivamente el objetivo estratégico de contribuir a optimizar los costos ICETEX. Comprende desde el momento en el que se genera el reporte de las cuentas auxiliares de patrimonio, hasta cuando se genera y archiva el informe de variaciones. 9.2.15 Análisis contable y liquidación de comisiones de

fondos, portafolio e intereses de Garantizar el correcto registro y control de los movimientos registrados en los auxiliares contables correspondientes a las comisiones de fondo, portafolio, intereses de cartera y gastos bancarios, que se generan como resultado de la operación, de conformidad con la normatividad contable vigente. Comprende desde el momento en el que se liquidan las comisiones rendimientos financieros de administración y por parte de la Dirección de Tesorería, mediante traslado interbancario. 9.2.16 Generación de información exógena

Generar y transmitir, razonable y oportunamenteDirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y por los usuarios internos y/o externos. El procedimiento inicia con la elaboración del plan de trabajo y cronograma de generación y entrega de información exógegeneración, impresión y archivo de los soportes de la transmisión exitosa de información a la DIAN y a los Municipios que la solicitan. 9.2.17 Impuesto de industria y comercio a nivel nacional

Realizar la presentación de la declaración del impuesto de industria y comercio a nivel nacional, con el fin de dar cumplimiento municipios dentro de las fechas establecidasconforme con los movimientos financieros del ICETEX. Comprende desde el momento en el que auxiliar correspondiente al impuesto de industria y comercio, hasta cuando se archiva la declaración. 9.2.18 Retenciones a título de renta e impuesto al valor agregado

Presentar la declaración de retenciones a tí(IVA), para cumplir con lo definido en el Estatuto Tributario y dentro de las fechas establecidas en el calendario tributari




Realizar el análisis y registro contable de las cuentas del patrimonio, para dar cumplimiento a la norma contable en su dinámica y correspondencia lógica, garantizando que la información sea acorde con los movimientos generados, impactando positivamente el objetivo estratégico de contribuir a optimizar los costos y gastos de la operación del

Comprende desde el momento en el que se genera el reporte de las cuentas auxiliares de patrimonio, hasta cuando se genera y archiva el informe de variaciones.

nálisis contable y liquidación de comisiones de administr ación defondos, portafolio e intereses de recuperación de cartera

Garantizar el correcto registro y control de los movimientos registrados en los auxiliares contables correspondientes a las comisiones de administración de los fondos, gastos al

portafolio, intereses de cartera y gastos bancarios, que se generan como resultado de la operación, de conformidad con la normatividad contable vigente.

Comprende desde el momento en el que se liquidan las comisiones ieros de administración y de cartera hasta cuando se genera el giro

por parte de la Dirección de Tesorería, mediante traslado interbancario.

eneración de información exógena

razonable y oportunamente, la información exógena requerida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y por los usuarios internos y/o

El procedimiento inicia con la elaboración del plan de trabajo y cronograma de generación y entrega de información exógena a la Dirección de Contabilidad y finaliza con la generación, impresión y archivo de los soportes de la transmisión exitosa de información a la DIAN y a los Municipios que la solicitan.

mpuesto de industria y comercio a nivel nacional

ntación de la declaración del impuesto de industria y comercio a nivel nacional, con el fin de dar cumplimiento con lo establecido en el estatuto tributario de los municipios dentro de las fechas establecidas, garantizando que la información sea veraz y

nforme con los movimientos financieros del ICETEX.

Comprende desde el momento en el que la Dirección de Contabilidad reporta la cuenta auxiliar correspondiente al impuesto de industria y comercio, hasta cuando se archiva la

título de renta e impuesto al valor agregado

declaración de retenciones a título de renta e impuesto al valor agregado (IVA), para cumplir con lo definido en el Estatuto Tributario y dentro de las fechas establecidas en el calendario tributario anual.

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patrimonio, para dar cumplimiento a la norma contable en su dinámica y correspondencia lógica, garantizando que la información sea acorde con los movimientos generados, impactando positivamente

y gastos de la operación del

Comprende desde el momento en el que se genera el reporte de las cuentas auxiliares de patrimonio, hasta cuando se genera y archiva el informe de variaciones.

ación de los

Garantizar el correcto registro y control de los movimientos registrados en los auxiliares los fondos, gastos al

portafolio, intereses de cartera y gastos bancarios, que se generan como resultado

Comprende desde el momento en el que se liquidan las comisiones según concepto de de cartera hasta cuando se genera el giro

por parte de la Dirección de Tesorería, mediante traslado interbancario.

la información exógena requerida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y por los usuarios internos y/o

El procedimiento inicia con la elaboración del plan de trabajo y cronograma de generación na a la Dirección de Contabilidad y finaliza con la

generación, impresión y archivo de los soportes de la transmisión exitosa de información a

ntación de la declaración del impuesto de industria y comercio a nivel lo establecido en el estatuto tributario de los garantizando que la información sea veraz y

Contabilidad reporta la cuenta auxiliar correspondiente al impuesto de industria y comercio, hasta cuando se archiva la

tulo de renta e impuesto al valor agregado (IVA), para cumplir con lo definido en el Estatuto Tributario y dentro de las fechas



Comprende desde el momento en el que se lista la cuenta auxiliar correspondiente a tde renta e impuesto al valor agregado, hasta cuando se archiva la declaración. 9.2.19 Retención a tí tulo de

Presentar la declaración de la retención a título de ICA a nivel nacional, con el fin de dar cumplimiento con lo establecido en el estatuto tributario municipal, con la periodicidad y fechas establecidas en cada uno de los municipios Comprende desde el momento en el que se lista la cuenta auxiliar correspondiente a retención de ICA, hasta cuando se archiva la declaración. 9.2.20 Impuesto de estampillas de otras ciudades

Presentar oportunamente la declaración del impuesto de estampillas de los diferentes municipios que lo requieran, a partir de la liquidación de las novedades de nómina, dando cumplimiento a los acuerdos municipales existentes. Comprende desde el momento en el que la Dirección de Contabilidad recibe el reporte de conceptos de nómina liquidado porla declaración en el archivo de 9.2.21 Impuesto de ingresos y patrimonio

Realizar la presentación de la declaración del impuesto de ingresos y patrimonio de acuerdo con las fechas definidas en el calendario tributario. Comprende desde el momento en que se lista el balance para recursos propios desde el aplicativo Apoteosys, hasta cuando se archiva la declaración del impuesto de ingresos y patrimonio. 9.2.22 Preparación de estados

Garantizar la generación oportuna las operaciones realizadas por la respectivo que facilite la toma de decisiones, de acuerdo con lavigente, las políticas y los lineamientos de la Inicia con la recepción de información (operaciones contabilizadas) del procedimiento “Cierre contable” que se realiza en el sistema financiero “Apoteosys” de la finaliza con la presentación del “informe contable” y Junta Directiva para aprobación y su posterior divulgaciónfinancieros intermedios, para información de la Junta Directiva y de la Los estados financieros intermedios y de fin de ejercicio igualmente son analizados, auditados y suscritos por el Revisor Fiscal.




Comprende desde el momento en el que se lista la cuenta auxiliar correspondiente a tde renta e impuesto al valor agregado, hasta cuando se archiva la declaración.

tulo de ICA nacional

Presentar la declaración de la retención a título de ICA a nivel nacional, con el fin de dar lo establecido en el estatuto tributario municipal, con la periodicidad y

en cada uno de los municipios.

omento en el que se lista la cuenta auxiliar correspondiente a retención de ICA, hasta cuando se archiva la declaración.

mpuesto de estampillas de otras ciudades

Presentar oportunamente la declaración del impuesto de estampillas de los diferentes ios que lo requieran, a partir de la liquidación de las novedades de nómina, dando

cumplimiento a los acuerdos municipales existentes.

Comprende desde el momento en el que la Dirección de Contabilidad recibe el reporte de conceptos de nómina liquidado por el Grupo de Talento Humano, hasta cuando se archiva la declaración en el archivo de la Dirección de Contabilidad.

mpuesto de ingresos y patrimonio

Realizar la presentación de la declaración del impuesto de ingresos y patrimonio de fechas definidas en el calendario tributario.

Comprende desde el momento en que se lista el balance para recursos propios desde el aplicativo Apoteosys, hasta cuando se archiva la declaración del impuesto de ingresos y

reparación de estados financieros

oportuna de los estados financieros y su razonabilidad a partir de las operaciones realizadas por la Entidad, soportando el análisis, generando el informe respectivo que facilite la toma de decisiones, de acuerdo con la normatividad contable

y los lineamientos de la Entidad.

Inicia con la recepción de información (operaciones contabilizadas) del procedimiento “Cierre contable” que se realiza en el sistema financiero “Apoteosys” de la finaliza con la presentación del “informe contable” y de los “estados financieros” Junta Directiva para aprobación y su posterior divulgación; en el caso de estados financieros intermedios, para información de la Junta Directiva y de la a

Los estados financieros intermedios y de fin de ejercicio igualmente son analizados, auditados y suscritos por el Revisor Fiscal.

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Comprende desde el momento en el que se lista la cuenta auxiliar correspondiente a título de renta e impuesto al valor agregado, hasta cuando se archiva la declaración.

Presentar la declaración de la retención a título de ICA a nivel nacional, con el fin de dar lo establecido en el estatuto tributario municipal, con la periodicidad y

omento en el que se lista la cuenta auxiliar correspondiente a

Presentar oportunamente la declaración del impuesto de estampillas de los diferentes ios que lo requieran, a partir de la liquidación de las novedades de nómina, dando

Comprende desde el momento en el que la Dirección de Contabilidad recibe el reporte de el Grupo de Talento Humano, hasta cuando se archiva

Realizar la presentación de la declaración del impuesto de ingresos y patrimonio de

Comprende desde el momento en que se lista el balance para recursos propios desde el aplicativo Apoteosys, hasta cuando se archiva la declaración del impuesto de ingresos y

de los estados financieros y su razonabilidad a partir de ntidad, soportando el análisis, generando el informe

normatividad contable

Inicia con la recepción de información (operaciones contabilizadas) del procedimiento “Cierre contable” que se realiza en el sistema financiero “Apoteosys” de la Entidad y

los “estados financieros” para la ; en el caso de estados

alta gerencia.

Los estados financieros intermedios y de fin de ejercicio igualmente son analizados,



9.2.23 Elaboración y transmisión de informació

Generar y transmitir razonable y oportunamente la información requerida por la Superintendencia Financiera de Colombia, en el cumplimiento de las normas de control y vigilancia establecidas por dicha El procedimiento inicia con la recopilación d“Apoteosys” y la suministrada por las diferentes dependencias para la elaboración de los formatos a transmitir, y finaliza con la impresión y archivo del reporte de validación enviado vía RDSI por la Superint 9.2.24 Elaboración y t ransmisión de información a la Contaduría General d e la

Nación

Generar y transmitir razonable y oportunamente la información requerida por la Contaduría General de la Nación CGN, en el cumplimiento de las normas de contvigilancia establecidas por dicha entidad. El procedimiento inicia con la homologación del plan único de cuentas financiero de cuentas público y finaliza con la impresión y archivo del reporte de transmisión exitosa enviado por la Contaduría General de la Nación. 9.2.25 Elaboración y transmisión de información al

Generar y transmitir razonable y oportunamente la información requerida por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE), en el cumplimiento de las normas de control y vigilancia establecidas por dicha El procedimiento inicia cosueldos y salarios por parte de la Dirección de Contabilidad al Grupo de Talento Humano, y finaliza con la impresión y archivo, en la Dirección de Contabilidad, del reporte de transmisión exitosa enviado por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE). 9.2.26 Administración de caja menor

Disponer de recursos necesarios para atender los gastos plenamente identificados y definidos por cuenta y conceptos gestión de las cajas menores de acuerdo con las necesidades de Comprende desde el momento en el que el resolución con valores iniciales para constitución de autorizaciones pertinentes soportes de la caja menor que administra. 9.2.27 Cierre contable

Consolidar la información contable de un periodo, analizando que se haya ingresado el movimiento contable de manera razonable, garantizando el control adecuado de los ingresos, costos y gastos de la operación contable y




laboración y transmisión de informació n a Superfinanciera

Generar y transmitir razonable y oportunamente la información requerida por la Superintendencia Financiera de Colombia, en el cumplimiento de las normas de control y vigilancia establecidas por dicha Entidad.

El procedimiento inicia con la recopilación de la información financiera desde el aplicativo “Apoteosys” y la suministrada por las diferentes dependencias para la elaboración de los formatos a transmitir, y finaliza con la impresión y archivo del reporte de validación enviado vía RDSI por la Superintendencia Financiera.

ransmisión de información a la Contaduría General d e la

Generar y transmitir razonable y oportunamente la información requerida por la Contaduría General de la Nación CGN, en el cumplimiento de las normas de contvigilancia establecidas por dicha entidad.

El procedimiento inicia con la homologación del plan único de cuentas financiero público y finaliza con la impresión y archivo del reporte de transmisión exitosa

a General de la Nación.

laboración y transmisión de información al DANE

Generar y transmitir razonable y oportunamente la información requerida por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE), en el cumplimiento de las normas de control y vigilancia establecidas por dicha Entidad.

El procedimiento inicia con la solicitud de información sobre prestaciones sociales, sueldos y salarios por parte de la Dirección de Contabilidad al Grupo de Talento Humano, y finaliza con la impresión y archivo, en la Dirección de Contabilidad, del reporte de

nviado por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística

dministración de caja menor

Disponer de recursos necesarios para atender los gastos plenamente identificados y por cuenta y conceptos en el presupuesto, mediante el corr

gestión de las cajas menores de acuerdo con las necesidades de operación de la

Comprende desde el momento en el que el responsable de cada caja menor elabora resolución con valores iniciales para constitución de la caja menor, de acuerdo con las autorizaciones pertinentes hasta cuando se realiza el cierre y legalización con los debidos

que administra.

Consolidar la información contable de un periodo, analizando que se haya ingresado el movimiento contable de manera razonable, garantizando el control adecuado de los ingresos, costos y gastos de la operación contable y el movimiento de las cuentas que

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uperfinanciera

Generar y transmitir razonable y oportunamente la información requerida por la Superintendencia Financiera de Colombia, en el cumplimiento de las normas de control y

e la información financiera desde el aplicativo “Apoteosys” y la suministrada por las diferentes dependencias para la elaboración de los formatos a transmitir, y finaliza con la impresión y archivo del reporte de validación

ransmisión de información a la Contaduría General d e la

Generar y transmitir razonable y oportunamente la información requerida por la Contaduría General de la Nación CGN, en el cumplimiento de las normas de control y

El procedimiento inicia con la homologación del plan único de cuentas financiero al plan público y finaliza con la impresión y archivo del reporte de transmisión exitosa

Generar y transmitir razonable y oportunamente la información requerida por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE), en el cumplimiento de las

n la solicitud de información sobre prestaciones sociales, sueldos y salarios por parte de la Dirección de Contabilidad al Grupo de Talento Humano, y finaliza con la impresión y archivo, en la Dirección de Contabilidad, del reporte de

nviado por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística

Disponer de recursos necesarios para atender los gastos plenamente identificados y en el presupuesto, mediante el correcto manejo y

operación de la entidad.

caja menor elabora de acuerdo con las

y legalización con los debidos

Consolidar la información contable de un periodo, analizando que se haya ingresado el movimiento contable de manera razonable, garantizando el control adecuado de los

el movimiento de las cuentas que



afectan los saldos de las cuentas del balance, económicos del mes para tener un valor real contable y físico. Comprende desde el momento en el que se realiza el “Cronograma de cierre contable”, hasta cuando se genera el 9.2.28 Impresión de libros oficiales

Generar razonable, adecuadadiario y libro mayor, con el fin de cumplir con las normas establecidas por las entidcontrol y vigilancia. El procedimiento inicia con la revisión de la autorización de la numeración consecutiva impresa y finaliza con la impresión definitiva, posterior empaste y archivo de los reportes del libro diario y libro mayor. 9.2.29 Análisis y control de cajas menores

Garantizar el correcto registro y control de los movimientos registrados en los auxiliares contables correspondientes a la gestión de las cajas menores del ICETEX, de conformidad con la normatividad contable vigenteesta materia. Comprende desde el momento en el cual el Responsable de la caja menor corre el proceso de reembolso de caja menor dentro del aplicativo Apoteosys, hasta cuando se genera el “Informe de análisis y variaciones”, porDirección de Contabilidad. 10. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 10.1 Gest ión documental de la Dirección C

10.1.1 Libros oficiales de contabilidad

Teniendo en cuenta los requisitos y formalidades mínimas legalesmedio físico y en archivo magnético los libros de contabilidad principales y auxiliares (libros oficiales) mensualmente y una vez hayan sido tran Los libros de contabilidad deberán ser la fuente para la elaboración de los estados contables. En este sentido, los ajustes que sean necesarios para garantizar la confiabilidad de la información deberán realizarse con la debida oportunidad, de tal forma ququeden reflejados en estos documentos. auditarán que ello se cumpla. Estos libros dcontrol y vigilancia.




ctan los saldos de las cuentas del balance, determinando cuales fueron los hechos económicos del mes para tener un valor real contable y físico.

Comprende desde el momento en el que se realiza el “Cronograma de cierre contable”, proceso de cierre dentro del aplicativo Apoteosys.

mpresión de libros oficiales

, adecuada y oportunamente la impresión de los libros oficiales, libro diario y libro mayor, con el fin de cumplir con las normas establecidas por las entid

El procedimiento inicia con la revisión de la autorización de la numeración consecutiva impresa y finaliza con la impresión definitiva, posterior empaste y archivo de los reportes del libro diario y libro mayor.

control de cajas menores

Garantizar el correcto registro y control de los movimientos registrados en los auxiliares contables correspondientes a la gestión de las cajas menores del ICETEX, de conformidad con la normatividad contable vigente y las políticas de la Entidad definidas en

Comprende desde el momento en el cual el Responsable de la caja menor corre el proceso de reembolso de caja menor dentro del aplicativo Apoteosys, hasta cuando se genera el “Informe de análisis y variaciones”, por parte del Técnico Administrativo en la

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ión documental de la Dirección C ontable

Libros oficiales de contabilidad

eniendo en cuenta los requisitos y formalidades mínimas legales, se deberán medio físico y en archivo magnético los libros de contabilidad principales y auxiliares (libros oficiales) mensualmente y una vez hayan sido transmitidos a los entes de control

Los libros de contabilidad deberán ser la fuente para la elaboración de los estados contables. En este sentido, los ajustes que sean necesarios para garantizar la confiabilidad de la información deberán realizarse con la debida oportunidad, de tal forma ququeden reflejados en estos documentos. La oficina de Control Interno y la Revisoría Fiscal auditarán que ello se cumpla. Estos libros deben estar a disposición de los entes de

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determinando cuales fueron los hechos

Comprende desde el momento en el que se realiza el “Cronograma de cierre contable”, proceso de cierre dentro del aplicativo Apoteosys.

y oportunamente la impresión de los libros oficiales, libro diario y libro mayor, con el fin de cumplir con las normas establecidas por las entidades de

El procedimiento inicia con la revisión de la autorización de la numeración consecutiva impresa y finaliza con la impresión definitiva, posterior empaste y archivo de los reportes

Garantizar el correcto registro y control de los movimientos registrados en los auxiliares contables correspondientes a la gestión de las cajas menores del ICETEX, de

de la Entidad definidas en

Comprende desde el momento en el cual el Responsable de la caja menor corre el proceso de reembolso de caja menor dentro del aplicativo Apoteosys, hasta cuando se

parte del Técnico Administrativo en la

se deberán generar en medio físico y en archivo magnético los libros de contabilidad principales y auxiliares

smitidos a los entes de control.

Los libros de contabilidad deberán ser la fuente para la elaboración de los estados contables. En este sentido, los ajustes que sean necesarios para garantizar la confiabilidad de la información deberán realizarse con la debida oportunidad, de tal forma que ellos

La oficina de Control Interno y la Revisoría Fiscal eben estar a disposición de los entes de



10.1.2 Comprobantes de contabilidad

Los comprobantes de contabilidad deben presentarse con fundamento en los soportes las transacciones y deben ser numerados consecutivamente con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizadocon los roles y responsabilidades que les corresponden Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros diarios. Dichos comprobantes deben contener: • Fecha •Origen •Descripción •Cuantía de las operaciones, así c En el aplicativo Apoteosys se identifican los siguientes comprobantes:

Código Nombre del Comprobante

AJUS Comprobante de ajuste ACCES

CAJN Comprobante de ajuste de contabilidad

CAJZ Comprobante de valoración de inversiones

CALN Comprobante de almacén

CCAR Comprobante de cartera

CCAU Comprobante de causación

CEGN Comprobante de egreso

CINN Comprobante de Ingreso

CTAE Comprobante operaciones propias de TAE




Comprobantes de contabilidad

contabilidad deben presentarse con fundamento en los soportes y deben ser numerados consecutivamente con indicación del día de su

preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizadosponsabilidades que les corresponden.

Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros diarios. Dichos comprobantes deben contener:

•Cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.

En el aplicativo Apoteosys se identifican los siguientes comprobantes:

Nombre del Comprobante Descripción

Comprobante de ajuste ACCES A través de este comprobante se registran las operaciones de ajuste relacionadas con el proyecto ACCES de la primera y segunda fase

Comprobante de ajuste de En este comprobante se reflejan ajustes a las diferentes operaciones que realiza la Direccióntales como: cartera, inversiones, empréstito, conciliaciones bancarias y demás ajustes que se requieran

Comprobante de valoración de Este comprobante es alimentado en forma automática por el aplicativo Sevimpro, el cual valora las inversiones administradas por del Instituto.

Comprobante de almacén Este comprobante es alimentado en forma automática por el aplicativo Cemova, el cual administra las entradas y salidas de almacén, así como los cambios dlas depreciaciones de bienes inmuebles y muebles y enseres, y en forma manual se registran las ventas de Inmuebles.

Comprobante de cartera Comprobante alimentado en forma automática por Dirección de Tesorería correspondiente a los recaudospor la Vicepresidencia de Crédito y Cobranza por las operaciones de cierre de carteranovedades).

Comprobante de causación Comprobante alimentado en forma manual, en identifican las operaciones propias de proveedores y legalización de cajas menores. Antes del cierre del año 2010, la Entidad contará con el módulo de proveedores y activos fijos que permitirá el manejo automático y en línea con la cuenta de proveedores.

Comprobante de egreso Comprobante alimentado en forma automática por Dirección de Tesorería, correspondiente a las erogaciones de dinero que realiza el Instituto.

Comprobante de Ingreso Comprobante generado en forma automática por Dirección de Tesorería, correspondiente a los recaudos efectuados en Bancos.

Comprobante operaciones Registra en forma manual y automática las operaciones que son objeto de vigilancia y control por parte de la

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contabilidad deben presentarse con fundamento en los soportes de y deben ser numerados consecutivamente con indicación del día de su

preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado, de conformidad

Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los

omo las cuentas afectadas con el asiento.

A través de este comprobante se registran las ajuste relacionadas con el proyecto

ACCES de la primera y segunda fase

En este comprobante se reflejan ajustes a las diferentes operaciones que realiza la Dirección de Contabilidad tales como: cartera, inversiones, empréstito, conciliaciones bancarias y demás ajustes que se

Este comprobante es alimentado en forma automática evimpro, el cual valora las inversiones

Este comprobante es alimentado en forma automática por el aplicativo Cemova, el cual administra las entradas y salidas de almacén, así como los cambios de estado y las depreciaciones de bienes inmuebles y muebles y enseres, y en forma manual se registran las ventas de

Comprobante alimentado en forma automática por Dirección de Tesorería correspondiente a los recaudos y por la Vicepresidencia de Crédito y Cobranza por las operaciones de cierre de cartera (incluidas las

Comprobante alimentado en forma manual, en el que se identifican las operaciones propias de proveedores y

Antes del cierre del año 2010, la Entidad contará con el módulo de proveedores y activos fijos que permitirá el manejo automático y en

dores. Comprobante alimentado en forma automática por Dirección de Tesorería, correspondiente a las erogaciones de dinero que realiza el Instituto. Comprobante generado en forma automática por

cción de Tesorería, correspondiente a los recaudos

Registra en forma manual y automática las operaciones que son objeto de vigilancia y control por parte de la



Para el archivo de los comprobantes contables que ingresen al módulo contable- durante el mes, se deben tener en cuenta las • Ordenar los comprobantes por día.• Ordenar por tipo de comprobante.• Ordenar los comprobantes de forma consecutiva.

Al efectuarse el cierre contable del mes, se deben tener en cuenta los siguientes pasos con el fin de entregar para su archivo y custodia los comprobantes contables que ingresaron al sistema financiero:

� Las personas que ingresaron contabilidad al

hábiles para la impresión y entrega a la persona encargada de los comprobantes contables con sus respectivos soportes, en el orden anteriormente enunciado.

� Se deben imprimir los comprobantes hasta 10 hojas, cuando el commayor a este número, se imprime del sistema el resumen de comprobantes y se adjuntan los respectivos soportes, igualmente se debe imprimir la primera y última hoja del comprobante contable.

� El día 20 de cada mes o siguiente día hábil, el Té

recepcionar y organizar los comprobantes contables, los entregará a MTI para su archivo y custodia.

10.2 Gestión documental administrativa

10.2.1 Mecanismos de documentación generales

Los mecanismos de documentación contemplan la cusestandarizada, de acuerdo con lo estipulado en las Tablas de Retención Documental los documentos del Archivo de Gestiónadecuadamente el patrimonio documental del ICETEX. Las siguientes son las condiciones generales que se establecen para la correcta custodia de los documentos: Generación de un documento para archivo (ya sea generado internamente en el área o recibido de acuerdo con los procedimientos de “Generación de Correspondencia Interna”, “Generación de Correspondencia Externa Masiva” y la aplicación de la “Tabla de Retención Documental” actualizada

NOMN Comprobante de nó

TRB Traslado de bancos




Para el archivo de los comprobantes contables que ingresen al sistemadurante el mes, se deben tener en cuenta las siguientes instrucciones:

Ordenar los comprobantes por día. Ordenar por tipo de comprobante. Ordenar los comprobantes de forma consecutiva.

Al efectuarse el cierre contable del mes, se deben tener en cuenta los siguientes pasos con el fin de entregar para su archivo y custodia los comprobantes contables que

financiero:

Las personas que ingresaron contabilidad al sistema financiero tienen cuatro (4) días hábiles para la impresión y entrega a la persona encargada de los comprobantes contables con sus respectivos soportes, en el orden anteriormente enunciado.

Se deben imprimir los comprobantes hasta 10 hojas, cuando el commayor a este número, se imprime del sistema el resumen de comprobantes y se adjuntan los respectivos soportes, igualmente se debe imprimir la primera y última hoja del comprobante contable.

El día 20 de cada mes o siguiente día hábil, el Técnico Administrativo encargado de recepcionar y organizar los comprobantes contables, los entregará a MTI para su

Gestión documental administrativa

Mecanismos de documentación generales

Los mecanismos de documentación contemplan la custodia de manera organizada y de acuerdo con lo estipulado en las Tablas de Retención Documental

los documentos del Archivo de Gestión, con el fin de administrar y proteger adecuadamente el patrimonio documental del ICETEX.

siguientes son las condiciones generales que se establecen para la correcta custodia

Generación de un documento para archivo (ya sea generado internamente en el área o recibido de acuerdo con los procedimientos de “Generación de Correspondencia Interna”, “Generación de Correspondencia Externa Individual” y “Generación de Correspondencia

asiva” y la aplicación de la “Tabla de Retención Documental” actualizada

Superintendencia Financiera de Colombia.Comprobante de nómina Comprobante generado en forma automática por el

grupo de Talento Humano. Traslado de bancos Registra en forma manual las operaciones de traslado

de recursos que se realizan entre los diferentes recursos en entidades financieras por parte de la Dirección de Tesorería.

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sistema financiero – siguientes instrucciones:

Al efectuarse el cierre contable del mes, se deben tener en cuenta los siguientes pasos con el fin de entregar para su archivo y custodia los comprobantes contables que

financiero tienen cuatro (4) días hábiles para la impresión y entrega a la persona encargada de los comprobantes contables con sus respectivos soportes, en el orden anteriormente enunciado.

Se deben imprimir los comprobantes hasta 10 hojas, cuando el comprobante sea mayor a este número, se imprime del sistema el resumen de comprobantes y se adjuntan los respectivos soportes, igualmente se debe imprimir la primera y última

cnico Administrativo encargado de recepcionar y organizar los comprobantes contables, los entregará a MTI para su

todia de manera organizada y de acuerdo con lo estipulado en las Tablas de Retención Documental de

con el fin de administrar y proteger

siguientes son las condiciones generales que se establecen para la correcta custodia

Generación de un documento para archivo (ya sea generado internamente en el área o recibido de acuerdo con los procedimientos de “Generación de Correspondencia Interna”,

xterna Individual” y “Generación de Correspondencia asiva” y la aplicación de la “Tabla de Retención Documental” actualizada.

de Colombia. Comprobante generado en forma automática por el

Registra en forma manual las operaciones de traslado de recursos que se realizan entre cuentas bancarias de

entidades financieras por



• Para la creación de carpetas y archivos de documentos se debe aplicar el Manual de

Archivo.

• Para la ejecución del procesocon los estantes ó archivadores, cartulinas, cajas, ganchos, guantes, tapabocas y demás elementos para almacenar los documentos generadosadecuada.

• Es responsabilidad de las personas a quienes se les hace préstamo de expedientes,

garantizar la devolución de los mismos en un tiempo máximo de (4) cuatro días hábiles por parte de las áreas del ICETEX.una planilla de salida y entrada de documentos con fecha, documentos entregados y con la firma de quien entrega y de quien recibe.

• El consecutivo asignado al Formato “Ficha de Control de Ingreso de documentos para

archivar”, inicia el primero de enero de cada año el cual es asignado por el equipo que administra el Archivo de Gestión.

• Los documentos siempre deben estar ordenados cronológicamente según el Acuerdo

042 de 2002 del Archivo General de la Nación, por el cual se establecen los criterios para la organización de losprivadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Únicose desarrollan los artículo2000.

Adicionalmente, se ejecutan las siguientes actividades:

• Administrar y proteger el patrimonio documental del ICETEX, llevando a cabo la custodia y consulta de los archivos de Gestión, Central e Histórico y títulos valores para así asegurar el respaldo legal

• Garantizar la conservación y proteccióCarpetas de beneficiarios de la econdiciones generales:

− Definir perfiles para los funcionarios con aut

valores a través del aplicativo Mercurio.

− Los títulos valores sólo pueden ser reclamados por los fla solicitud física de los títulos y en los siguientes casos:

o Fin de la deuda.o Cobro Jurídico.o Exhibición de los Títulos por solicitud de




Para la creación de carpetas y archivos de documentos se debe aplicar el Manual de

Para la ejecución del proceso se requiere que el archivo de los Expedientes cuentcon los estantes ó archivadores, cartulinas, cajas, ganchos, guantes, tapabocas y demás elementos para almacenar los documentos generados de manera oportuna y

Es responsabilidad de las personas a quienes se les hace préstamo de expedientes, rantizar la devolución de los mismos en un tiempo máximo de (4) cuatro días

las áreas del ICETEX. Para ello se llevará el control a través de una planilla de salida y entrada de documentos con fecha, documentos entregados y

a de quien entrega y de quien recibe.

El consecutivo asignado al Formato “Ficha de Control de Ingreso de documentos para archivar”, inicia el primero de enero de cada año el cual es asignado por el equipo que administra el Archivo de Gestión.

tos siempre deben estar ordenados cronológicamente según el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación, por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las

funciones públicas, se regula el Inventario Únicose desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de

Adicionalmente, se ejecutan las siguientes actividades:

y proteger el patrimonio documental del ICETEX, llevando a cabo la custodia y consulta de los archivos de Gestión, Central e Histórico y títulos valores para así asegurar el respaldo legal documental de la Entidad.

la conservación y protección de los títulos valores vigentes y cancelados y arpetas de beneficiarios de la entidad, para lo cual se cuenta con las siguientes

Definir perfiles para los funcionarios con autorización para la solicitud de ttravés del aplicativo Mercurio.

Los títulos valores sólo pueden ser reclamados por los funcionarios con pla solicitud física de los títulos y en los siguientes casos:

Fin de la deuda. Cobro Jurídico. Exhibición de los Títulos por solicitud de un ente estatal.

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Para la creación de carpetas y archivos de documentos se debe aplicar el Manual de

se requiere que el archivo de los Expedientes cuente con los estantes ó archivadores, cartulinas, cajas, ganchos, guantes, tapabocas y

de manera oportuna y

Es responsabilidad de las personas a quienes se les hace préstamo de expedientes, rantizar la devolución de los mismos en un tiempo máximo de (4) cuatro días

Para ello se llevará el control a través de una planilla de salida y entrada de documentos con fecha, documentos entregados y

El consecutivo asignado al Formato “Ficha de Control de Ingreso de documentos para archivar”, inicia el primero de enero de cada año el cual es asignado por el equipo que

tos siempre deben estar ordenados cronológicamente según el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación, por el cual se establecen los criterios

archivos de gestión en las entidades públicas y las funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y

neral de Archivos 594 de

y proteger el patrimonio documental del ICETEX, llevando a cabo la custodia y consulta de los archivos de Gestión, Central e Histórico y títulos valores para

ítulos valores vigentes y cancelados y ntidad, para lo cual se cuenta con las siguientes

orización para la solicitud de títulos

uncionarios con perfil para

un ente estatal.



− Siempre que se finaliza o se cancela totalmente un créditoretención documental según las tablas de retención vigentes.

• Establecer las actividades para la organización, clasificación y actualización del archivo de gestión, así como su transferencia al archivo central, después de que la documentación pierde sus valores primarios.

10.2.2 Comunicaciones especia

Los mecanismos de comunicación establecidos por el ICETEX están detallados en cada uno de los procedimientos que conforman el mapa de procesos y se resumen en la siguiente matriz:

Medios de Comunicación

Internet

Outlook

Medio Impreso

Sesión de trabajo

Mensajería Instantánea




Siempre que se finaliza o se cancela totalmente un crédito, iniciaretención documental según las tablas de retención vigentes.

las actividades para la organización, clasificación y actualización del archivo así como su transferencia al archivo central, después de que la

documentación pierde sus valores primarios.

Comunicaciones especia les

Los mecanismos de comunicación establecidos por el ICETEX están detallados en cada uno de los procedimientos que conforman el mapa de procesos y se resumen en la

Matriz de comunicación

Medios de Comunicación Usuarios Mensaje a Comunicar

•Público en General •Entes de Vigilancia y Control •IES •Constituyentes de Fondos en Administración •Funcionarios

• Calendarios de adjudicación de créditos •Información de Giros•Acceso a portales de Información (funcionarios) •Normatividad vigente•Publicación de estados financierosotros reportes a entes de control y vigilancia.

•Entes de Vigilancia y Control •IES •Constituyentes de Fondos en Administración •Funcionarios

•Respuesta de requerimientos o solicitudes •Remisión de información de estados de cuenta de fondos•Solicitud de Información


•Respuesta de requerimientos o solicitudes •Remisión de información de estados de cuenta de fondos•Solicitud de Información•Entrega de informes (estados financieros, cartera, inversiones, fondos en administración, etc.)•Entrega de documentos (resoluciones, documentos soportes)


•Reuniones de trabajo, relacionadas con auditorias, suscripción de convenios, conciliación de saldos, Comité de créditos, Comité de Auditoría, Comité financiero, Comités, Junta Directiva

•Funcionarios •Solicitud de Información•Remisión de información y respuesta de solicitudes

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iniciar el tiempo de

las actividades para la organización, clasificación y actualización del archivo así como su transferencia al archivo central, después de que la

Los mecanismos de comunicación establecidos por el ICETEX están detallados en cada uno de los procedimientos que conforman el mapa de procesos y se resumen en la

Mensaje a Comunicar • Calendarios de adjudicación de

•Información de Giros •Acceso a portales de Información

vigente •Publicación de estados financieros y otros reportes a entes de control y

•Respuesta de requerimientos o

ormación de estados de cuenta de fondos Solicitud de Información

Respuesta de requerimientos o

Remisión de información de estados cuenta de fondos

Solicitud de Información Entrega de informes (estados

financieros, cartera, inversiones, fondos en administración, etc.) Entrega de documentos

(resoluciones, documentos soportes)

Reuniones de trabajo, relacionadas con auditorias, suscripción de convenios, conciliación de saldos, Comité de créditos, Comité de Auditoría, Comité financiero, Otros

Junta Directiva

Solicitud de Información Remisión de información y respuesta



11. DEFINICIÓN Y GLOSARIO DE TÉRMINOS Activo Es el conjunto de los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad de una persona natural o jurídicabeneficios y corresponden a la persona natural o jurídica. Balance Estado de cuentas del Instituto que presenta el valor estimado los activos, pasivos y capital fiscal en el momento de realización de su presentación. Capital Fiscal Monto total de los bienes conformado por los recursos del Estado Cartera en Amortización Referido al proceso de distribución en el tiempo de un valor, el cual en cuotas iguales o proporcionales dentro de los términos pactados. Cartera en Ejecución Es el lapso de tiempo del créditomomento que se hace exigible la obligación. Deudores Se designa a aquellas personas que no han liquidado sus deudas Depreciación Reducción del valor contable o de mercado de un activo. Representa un gasto no derogable, por lo que no aferesultados. Emisión Títulos valores de una empresa con iguales características. También se refiere al lanzamiento al mercado de un conjunto de títulos valoresemisor y derechos a los beneficiarios de éstos. Endeudamiento Expresa la proporción de los préstamos a preferentes de los fondos de accionistas (capital desembolsado por los accionistas más las reservas). Una empresa conparte de su capital. Una empresa con bajo endeudamiento será financiada principalmente mediante acciones de emisión y reservas autofinanciadas




DEFINICIÓN Y GLOSARIO DE TÉRMINOS

Es el conjunto de los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad de una natural o jurídica, que por lo general son generadores de renta o fuente de

beneficios y corresponden a la persona natural o jurídica.

Estado de cuentas del Instituto que presenta el valor estimado de manera razonable capital fiscal en el momento de realización de su presentación.

conformado por los recursos del Estado

Referido al proceso de distribución en el tiempo de un valor, el cual tiene que ser en cuotas iguales o proporcionales dentro de los términos pactados.

del crédito que va desde la fecha del primer desembolso hasta el momento que se hace exigible la obligación.

Se designa a aquellas personas naturales o jurídicas que compran bienes y/o servicios y que no han liquidado sus deudas en su momento.

Reducción del valor contable o de mercado de un activo. Representa un gasto no derogable, por lo que no afecta el flujo de fondos de la empresa

Títulos valores de una empresa con iguales características. También se refiere al lanzamiento al mercado de un conjunto de títulos valores, que genera obligaciones al

derechos a los beneficiarios de éstos.

Expresa la proporción de los préstamos a corto, mediano y largo plazo y las acciones preferentes de los fondos de accionistas (capital desembolsado por los accionistas más

Una empresa con alto endeudamiento habrá pedido prestado una gran parte de su capital. Una empresa con bajo endeudamiento será financiada principalmente mediante acciones de emisión y reservas autofinanciadas con recursos propios

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Es el conjunto de los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad de una de renta o fuente de

de manera razonable de capital fiscal en el momento de realización de su presentación.

tiene que ser pagado

desembolso hasta el

o jurídicas que compran bienes y/o servicios y

Reducción del valor contable o de mercado de un activo. Representa un gasto no sino el estado de

Títulos valores de una empresa con iguales características. También se refiere al , que genera obligaciones al

largo plazo y las acciones preferentes de los fondos de accionistas (capital desembolsado por los accionistas más

alto endeudamiento habrá pedido prestado una gran parte de su capital. Una empresa con bajo endeudamiento será financiada principalmente

con recursos propios.



Fideicomiso Contrato de confianza entre dos agentes, por la que uno de ellos cede a otrototal, temporal o definitivamente,beneficio o seguridad de un tercero Garantía 2% Valor que protege al Instituto en el otorgamiento total o parcial del beneficiario o por muerte del mismo.seguro. Gastos Generales Gastos reconocidos sobre las actividades administrativas globales de una

IVA (Impuesto al Valor Impuesto que grava el consumo de bienes y servicios.proceso donde se agrega valor al bien o al servicio y en el momento de la venta al consumidor final.

Libor (London Interbank Offered Rate)transacciones en eurodólares entre ellas mismas.

Obligaciones Se entiende por obligación cualquier deuda que se tenga que cumplir Pasivo Es el conjunto de las obligaciones contraídas por una persona natural o jurídica, por la adquisición a terceros de bienes, servicios o derechos tangibles o intangibles. Patrimonio Es la diferencia entre el total de los activos y el total de las deudas quya sea natural o jurídica. Redención Fecha de terminación de un acuerdo. Posibilidad un plazo determinado. TAE Títulos de Ahorro Educativo, cuyo único emisor es el ICETEX Tasa de Interés Es el reconocimiento o la retribución que se paga por el uso del dinero durante un período de tiempo determinado. Se puede expresar en términos efectivos o nominales anticipados o vencidos y en diferentes períodos de tiempo.




entre dos agentes, por la que uno de ellos cede a otrototal, temporal o definitivamente, la propiedad de sus bienes para que los administre en

de un tercero.

Valor que protege al Instituto en el otorgamiento de préstamos, en caso de incapacidad total o parcial del beneficiario o por muerte del mismo. Actúa de manera similar a un

astos reconocidos sobre las actividades administrativas globales de una

IVA (Impuesto al Valor Agregado o Impuesto a las Ventas)l consumo de bienes y servicios. Se aplica en cada etapa del

proceso donde se agrega valor al bien o al servicio y en el momento de la venta al

(London Interbank Offered Rate) Tasa a la que algunas transacciones en eurodólares entre ellas mismas.

Se entiende por obligación cualquier deuda que se tenga que cumplir con un tercero.

Es el conjunto de las obligaciones contraídas por una persona natural o jurídica, por la adquisición a terceros de bienes, servicios o derechos tangibles o intangibles.

Es la diferencia entre el total de los activos y el total de las deudas que tiene una persona

erminación de un acuerdo. Posibilidad u opción de recompra de un título valor a

Títulos de Ahorro Educativo, cuyo único emisor es el ICETEX.

el reconocimiento o la retribución que se paga por el uso del dinero durante un período de tiempo determinado. Se puede expresar en términos efectivos o nominales anticipados o vencidos y en diferentes períodos de tiempo.

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entre dos agentes, por la que uno de ellos cede a otro, parcial o sus bienes para que los administre en

de préstamos, en caso de incapacidad Actúa de manera similar a un

astos reconocidos sobre las actividades administrativas globales de una Entidad.

Agregado o Impuesto a las Ventas) e aplica en cada etapa del

proceso donde se agrega valor al bien o al servicio y en el momento de la venta al

instituciones hacen

con un tercero.

Es el conjunto de las obligaciones contraídas por una persona natural o jurídica, por la adquisición a terceros de bienes, servicios o derechos tangibles o intangibles.

e tiene una persona

opción de recompra de un título valor a

el reconocimiento o la retribución que se paga por el uso del dinero durante un período de tiempo determinado. Se puede expresar en términos efectivos o nominales anticipados



TRM (Tasa Representativa del MEs el promedio diario del precio de compra y venta de dólares, en las operaciones realizadas en el mercado por las entidades del país. Este es el precio oficial del dólar y es calculado diariamente por el Banco de la República.

VICEPRESIDENCIA FINANCIERA

DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD




TRM (Tasa Representativa del M ercado) Es el promedio diario del precio de compra y venta de dólares, en las operaciones

por las entidades del país. Este es el precio oficial del dólar y es calculado diariamente por el Banco de la República.

FINANCIERA

DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD

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Es el promedio diario del precio de compra y venta de dólares, en las operaciones por las entidades del país. Este es el precio oficial del dólar y es

MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES ICETEX 2010 · Carrera 3 No. 18 - 32 Bogotá, D. C., Colombia PBX:...

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