Manual de Organización - Tabasco

Actualización

Junio/2009

Manual de Organización Dirección de Administración

[Manual de Organización]

Dirección de Administración

2

Í N D I CE

ORGANIZACIÓN 7 INTRODUCCIÓN 8 OBJETIVO GENERAL 9 ORGANIGRAMA 10 ESTRUCTURA ORGÁNICA 11 DEFINICIÓN DE PUESTOS 12 Dirección de Administración 13 Subdirección Administrativa 15 DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES 17 OBJETIVO 17 ESTRUCTURA ORGÁNICA 18 ORGANIGRAMA 19 DEFINICIÓN DE PUESTOS 20 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS 23 Jefe del Departamento de Adquisiciones 23

Área de insumos para la salud 26 Auxiliar del área de insumos para la salud 28 Secretaria del área de insumos para la salud 30 Sección de adquisición de alimentos y víveres 31 Área de compras diversas 33 Auxiliar del área de compras diversas 35 Secretaria del área de compras diversas 37 Área de Concursos 38 Auxiliar del área de concursos 40 Secretaria del área de concursos 42 Área de estadísticas 44 Secretaria del departamento de adquisiciones 46 Mensajero 48 Chofer 49 Capturista 51

DEPARTAMENTO DE ALMACÉN 53 OBJETIVO 53 ORGANIGRAMA 54 ESTRUCTURA ORGÁNICA 55 DEFINICIÓN DE PUESTOS 56 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS 58 Jefe del Departamento de Almacén 58 Supervisor

Secretaria del jefe del departamento de almacén 60 Analista 62 Chofer 64 Intendente 68

Jefe de suministro 69 Área administrativa 71 Encargado de validación 73

Secretaria 75 Área de registro 76

Oficial de almacén 79 Auxiliar de almacén 81



3

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE INVENTARIOS 83 OBJETIVO 83 ORGANIGRAMA 84 ESTRUCTURA ORGÁNICA 85 DEFINICIÓN DE PUESTOS 86 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS 87 Jefe del Departamento de Control de Inventarios 87 Área de Bienes muebles y equipos 90

Área de Registro y Control 92 Auxiliar de Inventarios 94 Auxiliar Administrativo 96 Capturista 98 Secretaria 100

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES 102 OBJETIVO 102 ORGANIGRAMA 103 ESTRUCTURA ORGÁNICA 104 DEFINICIÓN DE PUESTOS 106 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS 110 Jefe del Departamento de Servicios Generales 110

Chofer 113 Secretaria 115 Área de Conservación y Mantenimiento 117 Subalmacén 119 Sección de Conservación, Mantenimiento y Supervisión de obras 121 Vigilante 123 Oficiales diversos 126 Sección de conservación y mantenimiento de mobiliario y equipo 128 Técnicas en mantenimiento 130 Auxiliar en mantenimiento 132 Área de Servicios Administrativos 133 Sección de Compras inmediatas 136 Sección de fotocopiado 138 Operador de máquina 140 Mimeógrafo 141 Sección de Transportes 142 Auxiliar Administrativo 144 Sección de correspondencia 146 Mensajero 148 Intendiente 149 Subdirección de Recursos Humanos 151

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS 153 OBJETIVO 153 ORGANIGRAMA 154 ESTRUCTURA ORGÁNICA 155 DEFINICIÓN DE PUESTOS 156 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS 158 Jefe del Departamento de Recursos Humanos 158 Jefe del Área de elaboración de nóminas 161 Auxiliar del área de elaboración de nóminas 163 Analista del área de elaboración de nóminas 165 Jefe del área de control de horarios 167



4

Jefe del área de archivo 169

PROCEDIMIENTOS 171 SIMBOLOGÍA DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO 172 DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES 1). Proceso de adquisición a través de concurso simplificado mediante el Subcomite o Comité de compras. 173 DIAGRAMA DE RECORRIDO 175 DIAGRAMA DE FLUJO 176 2). Proceso de Adquisición por compra directa. 178 DIAGRAMA DE RECORRIDO 179 DIAGRAMA DE FLUJO 180 3). Concurso por licitación pública 182 DIAGRAMA DE RECORRIDO 184 DIAGRAMA DE FLUJO 186 4). Elaboración de cuadros comparativos 188 DIAGRAMA DE RECORRIDO 189 DIAGRAMA DE FLUJO 190 FORMATO DE COMPARATIVO DE COTIZACIONES 191 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE COMPARATIVO DE COTIZACIONES 192 5). Elaboración de las ordenes de compra (pedido) 193 DIAGRAMA DE RECORRIDO 194 DIAGRAMA DE FLUJO 195 FORMATO DE ORDEN DE COMPRA. 196 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE ORDEN DE COMPRA 197 6). Elaboración de las relaciones de pago 198 DIAGRAMA DE RECORRIDO 199 DIAGRAMA DE FLUJO 200 FORMATO DE RELACIÓN DE FACTURAS QUE SE ENVÍAN A LA DIRECCIÓN DE FINANZAS PARA PAGO. 201 INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE RELACIÓN DE FACTURAS QUE SE ENVÍAN A LA DIRECCIÓN DE FINANZAS PARA PAGO. 202 DEPARTAMENTO DE ALMACÉN 203 1). Solicitud de adquisición y entrada de materiales e insumos 203 DIAGRAMA DE RECORRIDO 204 DIAGRAMA DE FLUJO 205 FORMATO DE SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE MOBILIARIO, ARTÍCULOS DE OFICINA Y MEDICAMENTOS. 207 INSTRUCTIVO DEL FORMATO DE SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE MOBILIARIO, ARTÍCULOS DE OFICINA Y MEDICAMENTOS. 208 FORMATO DE NOTA DE ENTRADA 209 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE NOTA DE ENTRADA. 210 FORMATO DE DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA A PROVEEDORES 211 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍA A PROVEEDORES. 212 FORMATO DE REPORTE POR FALTANTE DE MERCANCÍA 213 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE REPORTE POR FALTANTE DE MERCANCÍA A PROVEEDORES 214 2). Solicitud de abastecimiento y salida de material. 215 DIAGRAMA DE RECORRIDO 216 DIAGRAMA DE FLUJO 217 FORMATO DE SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO DE MOBILIARIO, ARTÍCULOS DE OFICINA Y MEDICAMENTOS 219 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO



5

DE MOBILIARIO, ARTÍCULOS DE OFICINA Y MEDICAMENTOS. 220 FORMATO DE ORDEN DE SALIDA 221 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE ORDEN DE SALIDA 222 DEPARTAMENTO DE CONTROL DE INVENTARIOS 223 1). Alta de bienes muebles o equipos en el inventario de activo fijo 223 DIAGRAMA DE RECORRIDO 224 DIAGRAMA DE FLUJO 225 FORMATO DE RESGUARDO DE ACTIVO FIJO 227 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE RESGUARDO DE ACTIVO FIJO. 228 2). Elaboración del resúmen de inventario de los bienes muebles o equipos 229 DIAGRAMA DE RECORRIDO 230 DIAGRAMA DE FLUJO 231 FORMATO DE RESUMEN DE INVENTARIO DE LOS BIENES MUEBLES O EQUIPOS 232 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE RESUMEN DE INVENTARIO DE LOS BIENES MUEBLES O EQUIPOS. 233 3). Baja de bienes muebles o equipos 234 DIAGRAMA DE RECORRIDO 235 DIAGRAMA DE FLUJO 236 FORMATO DE DICTÁMEN TÉCNICO 238 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE DICTAMEN TÉCNICO. 239 FORMATO DE RELACIÓN DE BIENES MUEBLES O EQUIPOS SOLICITADOS PARA BAJA 240 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE RELACIÓN DE BIENES MUEBLES O EQUIPOS SOLICITADOS PARA BAJA. 241 4). Trnasferencia de bienes muebles o equipos 242 DIAGRAMA DE RECORRIDO 243 DIAGRAMA DE FLUJO 244 FORMATO DE MOVIMIENTO Y TRANSFERENCIAS INTERNAS DE BIENES MUEBLES O EQUIPOS 246 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE MOVIMIENTO Y TRANSFERENCIAS INTERNAS DE BIENES MUEBLES O EQUIPOS. 247 FORMATO DE CARTA DE LIBERACIÓN DE RESPONSABILIDAD 248 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE CARTA DE LIBERACIÓN DE RESPONSABILIDAD. 249 5). Elaboración de acta de baja de los bienes muebles o equipos dentro del depósito de bienes inservibles. 250 DIAGRAMA DE RECORRIDO 251 DIAGRAMA DE FLUJO 252 6). Control de archivo muerto 253 DIAGRAMA DE RECORRIDO 254 DIAGRAMA DE FLUJO 255 FORMATO DE SOLICITUD DE EXPEDIENTES 256 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE SOLICITUD DE EXPEDIENTES. 257 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES 258 1). Mantenimiento preventivo y correctivo 258 DIAGRAMA DE RECORRIDO 259 DIAGRAMA DE FLUJO 260 FORMATO DE SOLICITUD DE SERVICIOS 262 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE SOLICITUD DE SERVICIOS. 263 FORMATO DE ORDEN DE TRABAJO 264 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO ORDEN DE TRABAJO 265 FORMATO DE ANÁLISIS DE PRECIO UNITARIO 266 INSTRUCTIVO D ELLENADO DEL FORMATO DE ANÁLISIS DE PRECIO UNITARIO 267 2). Servicio o reparación de vehículos 269 DIAGRAMA DE RECORRIDO 270



6

DIAGRAMA DE FLUJO 271 FORMATO DE SOLICITUD DE REPARACIÓN 274 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE SOLICITUD DE REPARACIÓN. 275 3). Dotación de combustible 276 DIAGRAMA DE RECORRIDO 277 DIAGRAMA DE FLUJO 278 FORMATO DE VALE DE COMBUSTIBLE 280 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE VALE DE COMBUSTIBLE 281 FORMATO DE DOTACIÓN DE VALES DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE 282 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE DOTACIÓN DE VALES DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE 283 4). Trámite para pago de factura de combustible 284 DIAGRAMA DE RECORRIDO 285 DIAGRAMA DE FLUJO 286 FORMATO DE RELACIÓN DE COMBUSTIBLE POR VEHÍCULO Y POR ÁREA 287 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE RELACIÓN DE COMBUSTIBLE POR VEHÍCULO Y POR ÁREA. 288 5). Solicitud de servicio de mobiliario, equipo de oficina o aire acondicionado y refrigeración. 289 DIAGRAMA DE RECORRIDO 290 DIAGRAMA DE FLUJO 291 FORMATO DE ORDEN DE SERVICIO 294 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE ORDEN DE SERVICIO 295 6). Solicitud de envío de correspondencia 296 DIAGRAMA DE RECORRIDO 297 DIAGRAMA DE FLUJO 298 7). Solicitud de elaboración de formatos en mimeógrafo 299 DIAGRAMA DE RECORRIDO 300 DIAGRAMA DE FLUJO 301 8). Solicitud de material de limpieza 303 DIAGRAMA DE RECORRIDO 304 DIAGRAMA DE FLUJO 305 FORMATO DE MATERIAL DE CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO 307 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE MATERIAL DE CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO 308 9). Solicitud de fotocopiado y engargolado 309 DIAGRAMA DE RECORRIDO 310 DIAGRAMA DE FLUJO 310 FORMATO DE VALE DE FOTOCOPIAS 311 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE VALE DE FOTOCOPIAS 312 DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS 313 1). Nombramiento 313 DIAGRAMA DE RECORRIDO 315 DIAGRAMA DE FLUJO 316 FORMATO DE NOMBRAMIENTO 318 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE NOMBRAMIENTO 319 2). Solicitud de permiso con goce y sin goce de sueldo 320 DIAGRAMA DE RECORRIDO 322 DIAGRAMA DE FLUJO 323 FORMATO DE SOLICITUD DE PERMISO 326 INSTRUCTIVO DELLENADO DEL FORMATO DE SOLICITUD DE PERMISO. 327 3). Solicitud de permiso económico para personal de base 328 DIAGRAMA DE RECORRIDO 329 DIAGRAMA DE FLUJO 330 4). Promoción del personal de base a puesto de confianza 331 DIAGRAMA DE RECORRIDO 332



7

DIAGRAMA DE FLUJO 333 FORMATO DE SOLICITUD DE PERMISO ECONÓMICO 335 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE SOLICITUD DE PERMISO ECONÓMICO. 336 5). Pago de prima vacacional 337 DIAGRAMA DE RECORRIDO 338 DIAGRAMA DE FLUJO 339 FORMATO DE CONTROL DE PRIMA VACACIONAL 340 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE CONTROL DE PRIMA VACACIONAL. 341 6). Elaboración de altas, bajas y cambios al catálogo de conceptos de la nómina 342 DIAGRAMA DE RECORRIDO 343 DIAGRAMA DE FLUJO 344 FORMATO DE ALTAS, BAJAS Y CAMBIOS AL CATÁLOGO DE CONCEPTOS DE LA NÓMINA 346 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE ALTAS, BAJAS Y CAMBIOS AL CATÁLOGO DE CONCEPTOS DE LA NÓMINA 347 7). Requisición de personal de base y suplente 348 DIAGRAMA DE RECORRIDO 353 DIAGRAMA DE FLUJO 354 8). Expedición de credencial de identificación del trabajador 356 DIAGRAMA DE RECORRIDO 357 DIAGRAMA DE FLUJO 358 FORMATO DE CREDENCIAL DE IDENTIFICACIÓN 359 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE CREDENCIAL DE IDENTIFICACIÓN. 360 9). Elaboración de nómina para pago de suledos del personal de base. 361 DIAGRAMA DE RECORRIDO 362 DIAGRAMA DE FLUJO 363 10). Elaboración de la nómina para pago de sueldo de personal de confianza. 365 DIAGRAMA DE RECORRIDO 366 DIAGRAMA DE FLUJO 367 FORMATO DE CONTROL DE DEVOLUCIONES 369 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE CONTROL DE DEVOLUCIONES 370 FORMATO DE CONTROL DE DEDUCCIONES 371 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE CONTROL DE DEDUCCIONES 372 FORMATO DE CONTROL DE OMISIONES 373 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE CONTROL DE OMISIONES 374 FORMATO DE CONTROL DE TIEMPO EXTRAORDINARIO 375 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE CONTROL DE TIEMPO EXTRAORDINARIO 376 FORMATO DE CONTROL DE DIAS FESTIVOS 377 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE CONTROL DE DÍAD FESTIVOS 378 FORMATO DE CONTROL DE DESCUENTOS 379 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE CONTROL DE DESCUENTOS 380 FORMATO DE CONTROL DE INASISTENCIAS 381 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE CONTROL DE INASISTENCIAS 382 FORMATO DE CONTROL DE PRIMA VACACIONAL 383 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE CONTROL DE PRIMA VACACIONAL 384



8

ORGANIZACIÓN



9

INTRODUCCIÓN

Dentro del Proyecto de Normatividad Básica del Plan Institucional de Desarrollo del ISSET, se contempla la elaboración de los Manuales administrativos, para lo cual se llevó a cabo la elaboración del Manual de Organización de la Dirección de Administración, la cual tiene la responsabilidad de atender e impulsar las activida-des adjetivas de apoyo administrativo y de prestaciones, en el cumplimiento de sus objetivos, asegurando el buen aprovechamiento y distribución de los recursos físi-cos y humanos del Instituto.

El presente documento enmarca las funciones a ser ejercidas por cada una de las áreas que conforman dicha dirección, además, se describe el objetivo de la direc-ción y de los departamentos, así como la estructura orgánica, la definición de puestos y las comunicaciones internas y externas que existen en cada uno de los puestos.

Es un instrumento encaminado a lograr una mejor ejecución de las labores enco-mendadas al personal; proporciona información básica para la correcta coordina-ción de los recursos disponibles y coadyuvar a la incorporación de los elementos de nuevo ingreso.

Este manual se implementará en la Dirección de Administración, por lo que todo el personal de la misma deberá conocerlo y aplicar los conceptos que señala.

Si el personal logra dicha aplicación y trabaja con actitud cooperativa, teniendo en cuenta sus limitaciones y reconociendo las habilidades de los demás, se alcan-zarán lo objetivos deseados.

Es importante señalar que este Manual no es un documento definitivo sino que se podrá ir modificando y actualizando de acuerdo a las necesidades y requerimien-tos del servicio que esta dirección proporciona.



10

OBJETIVO GENERAL Atender e impulsar las actividades adjetivas de apoyo administrativo y de prestaciones, en el cumplimiento de sus objetivos, asegurando el buen aprovechamiento y distribu-ción de los recursos físicos y humanos del Instituto.



11

ORGANIGRAMA

Dirección

Subdirección Administrativa

Departamento de Almacén

Departamento de Control de Inventarios

Departamento de Servicios Generales

Departamento de Adquisiciones

Subdirección de Desarrollo y

Administración de Personal

Departamento de Recursos Humanos y Administración de

Personal

Unidad de Protección Civil y Control de Riesgos



12

ESTRUCTURA ORGÁNICA DAD-8000 Director de Administración

DAD-8100 Subdirector Administrativo

DAD-8101 Departamento de Adquisiciones DAD-8102 Departamento de Almacén DAD-8103 Departamento de Control de Inventarios DAD-8104 Departamento de Servicios Generales

DAD-8200 Subdirección de Desarrollo y Administración de Personal

DAD-8201 Departamento de Recursos Humanos y Admón. de Personal Departamento de Desarrollo Profesional

Departamento de Protección Civil y Prevención de Riesgos



13

DEFINICIÓN DE PUESTOS Cabe hacer mención que para efecto de este manual, las funciones del personal se dividen de acuerdo a un puesto dentro de la estructura orgánica, y no a la categoría asignada por el Instituto, debido a que ésta se usa para cuestiones presupuestales, por lo que no necesaria-mente coincidirán los nombres de los puestos con los de las categorías actuales de los traba-jadores, ya que el nombre del puesto está directamente relacionado con las actividades que se deben desempeñar en base a los requerimientos de las áreas correspondientes. Director de Administración. Funcionario dependiente del Director General del ISSET, responsable de coordinar e impul-sar las actividades adjetivas de apoyo administrativo y de prestaciones en el cumplimiento de sus objetivos, asegurando el buen aprovechamiento y distribución de los recursos físicos y humanos del Instituto Subdirector Administrativo. Personal dependiente del Director de Administración, responsable de administrar eficiente-mente los recursos materiales del Instituto, para brindar apoyo oportuno a las diferentes áre-as que lo integran, así como proporcionar el mantenimiento preventivo y correctivo a las mismas, para que éstas puedan operar adecuadamente. Subdirector de Recursos Humanos. Personal dependiente del Director de Administración, responsable de establecer y supervisar de manera eficaz, los procesos relacionados con la administración y desarrollo de los recur-sos humanos del Instituto, así como también optimizar los controles del personal de base, confianza y suplencias, de acuerdo a como se establezca en las normas laborales.



14

Área Funcional: Apoyo/Administrativa Unidad Administrativa: Dirección de Administración Dependencia Directa: Dirección General Nombre del Puesto: Director Administrativo OBJETIVO:

Impulsar las actividades adjetivas de apoyo administrativo que aseguren el abasto, distribución y aprovechamiento racional de los recursos materiales, humanos y servi-cios que ocupa el Instituto de seguridad Social del Estado de Tabasco.

FUNCIONES

Acordar con la Dirección General los asuntos que sean de su competencia. Supervisar el cumplimiento de los objetivos de las áreas que integran la Dirección a su cargo. Controlar y vigilar los recursos materiales y humanos que integran el patrimonio del Ins-tituto. Planear, dirigir y controlar y vigilar los recursos materiales y humanos que integran el patrimonio del Instituto. Controlar la realización de actividades de apoyo administrativo, relacionadas con el ma-nejo de recursos humanos y materiales para el buen funcionamiento del Instituto. Coordinar las actividades que requieran de su participación con las demás direcciones. Colaborar con el Director General en el estudio y resolución de los asuntos de carácter administrativo de la institución. Establecer los sistemas para el control y distribución de la correspondencia general del Instituto. Fomentar la realización e implantación de programas de capacitación y adiestramiento de personal, tendientes a elevar los niveles de eficiencia de los mismos. Verificar y coordinar la ejecución de los programas de adquisición y suministro de mate-riales, que se realicen a través del área correspondiente, conforme a las normas y pro-cedimientos establecidos.



15

Propiciar y vigilar el óptimo aprovechamiento de los recursos humanos, financieros y materiales asignados a las unidades administrativas a su cargo. Vigilar que los trabajadores de base y suplentes sindicalizados porten debidamente el uniforme que les sea asignado. Vigilar que todo el personal adscrito a las Oficinas Generales del Instituto cumpla con los horarios establecidos en su nombramiento o contrato. Intervenir en los ingresos, licencias, promociones remociones y ceses del personal a su cargo. Vigilar el cumplimiento de las Condiciones General de Trabajo. Vigilar el cumplimiento de las disposiciones laborales y de la normatividad aplicable al funcionamiento de las unidades administrativas a su cargo y, en su caso, promover la imposición de las sanciones que se estimen procedentes. Poner a la consideración del Director General, proyectos de manuales e instructivos que establezcan las políticas, normas, sistemas, métodos y procedimientos a los que deban sujetarse las actividades de la Dirección a su cargo. Presentar a la Dirección General la propuesta anual del programa de actividades de la dirección a su cargo, para integrar el anteproyecto de programación y presupuesto de la Institución. Promover la capacitación continua entre el personal de la Dirección a su cargo. Presentar al Director General un informe anual de las actividades realizadas en la di-rección a su cargo. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos competentes del instituto referente a su área. Realizar todas aquellas funciones que le sean asignadas por el Director General. Realizar las actividades que sean necesarias para el debido cumplimiento de sus fun-ciones y demás que le confieran los ordenamientos jurídicos del Instituto.



16

Área Funcional: Apoyo/Administrativa Unidad Administrativa: Subdirección Administrativa Dependencia Directa: Dirección de Administración Nombre del Puesto: Subdirector Administrativo OBJETIVO:

Administrar eficientemente los recursos materiales del Instituto, para brindar apoyo oportuno a las diferentes áreas que lo integran, así como proporcionar el mantenimien-to preventivo y correctivo a las mismas, con el objeto de que éstas puedan operar ade-cuadamente.

FUNCIONES:

Acordar con el Director de Administración todos aquellos asuntos que sean de su com-petencia. Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos de la subdirección a su cargo. Coordinar todos los departamentos que dependen de la subdirección administrativa con la finalidad de que cumplan con sus objetivos establecidos. Recepcionar y revisar las solicitudes de abastecimiento de las diferentes áreas y en-viarlas a la Dirección de Administración para su autorización, una vez autorizadas se tramitan al Almacén para que sean surtidas, si hay en existencias, o en su caso que éste elabore el formato de ALM para su proceso en el Departamento de Adquisiciones. Verificar que se brinden los servicios de conservación y mantenimiento preventivo y co-rrectivo de bienes muebles e inmuebles del Instituto. Supervisar que se brinden servicios de mensajería, vigilancia y fotocopiado a las dife-rentes áreas del Instituto para asegurar el apoyo a las mismas. Verificar que se cumplan las normas para la compra de materiales y equipos requeridos por las diferentes áreas del Instituto de acuerdo con la Ley de Adquisiciones, por medio de la revisión de las órdenes de compra y facturas. Presentar a su Jefe inmediato la Propuesta Anual del Programa de Actividades de la Subdirección a su cargo, para integrar el anteproyecto de programación y presupuesto de la Dirección de Administración. .



17

Participar en el Programa de Protección Civil y supervisar a través del Departamento de Servicios Generales su desempeño. Promover la capacitación continua entre el personal de la subdirección a su cargo. Rendir informes periódicos a su jefe inmediato de las actividades relevantes que se desarrollan en la Subdirección. Elaborar el Plan de Trabajo de la Subdirección Administrativa y de los Departamentos a su cargo. Presentar al Director de Administración un informe mensual de las actividades de la subdirección a su cargo. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos del instituto referentes a su área. Realizar todas aquellas funciones que le asigne el Director de Administración. Realizar todas aquellas actividades que le permitan el debido cumplimiento de sus fun-ciones y demás que le confieren los ordenamientos jurídicos del Instituto.



18

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

Contribuye con las normas de racionalidad y disciplina presupuestaria mediante la adquisi-ción de los materiales e insumo necesarios y autorizados, a través de concursos para poder seleccionar los mejores materiales e insumos en cuanto a calidad y precio.

OBJETIVO Adquirir mediante las diversas modalidades de compras, todos los materiales e insumos ne-cesarios autorizados, por la Dirección de Administración según requisiciones generadas por el Departamento de Almacén y en base a las solicitudes de abastecimiento de las unidades orgánicas del ISSET.



19

ORGANIGRAMA


Departamento de Adquisiciones

Chofer

Capturista

Secretaria

Mensajero

Área de Com-pras Diversas

Área de Insumos para la Salud

Área de Concursos Área de Estadísticas

Sección de Adquisicio-nes de Alimentos y

Víveres

Auxiliar

Auxiliar Auxiliar



20

ESTRUCTURA ORGÁNICA DAD - 8000 Dirección de Administración

DAD - 8100 Subdirección de Administración

DAD - 8101 Departamento de Adquisiciones

Área de Insumos para la Salud

Auxiliar de Medicamentos

Auxiliar de Material de Curación

Auxiliar de Soluciones, Reactivos, Vacunas, Diálisis y Formas Continuas

Área de Compras Diversas

Auxiliar de Alimentos y Víveres

Auxiliar de Diversos

Secretaria del Área de Compras Diversas

Área de Licitaciones

Auxiliar Sistemas Informáticos

Auxiliar de Licitaciones

Secretaria del Jefe de Departamento

Mensajero

Intendente



21

DEFINICIÓN DE PUESTOS

Jefe del Departamento de Adquisiciones. Persona dependiente de la Subdirección Administrativa, responsable de la adquisición de todos los bienes, Arrendamientos y Prestaciones de Servicios solicitados por el Departamen-to de Almacén, en base a las solicitudes de abastecimiento de las diferentes unidades orgá-nicas que integran el Instituto. Área de Insumos para la Salud (medicamentos, material de curación y reactivos.) Persona Dependiente del Jefe del Departamento de Adquisiciones responsable de procesar los pedidos a los proveedores que resultaron ganadores de las Licitaciones , así como las compras directas correspondientes a su área. Se asegura que los proveedores surtan y tra-miten sus facturas para pago, emitiendo las penalizaciones que ocurran en su caso. Auxiliar de Medicamentos Persona dependiente del Jefe del Área de Insumos para la Salud responsable de elaborar y revisar las órdenes de compra, cotizaciones, cuadro comparativo e integrar las notas de en-trada, facturas y notas de crédito para autorización de pago. Auxiliar de Material de Curación. Persona dependiente del Jefe del Área de Insumos para la Salud responsable de elaborar y revisar las órdenes de compra, cotizaciones, cuadro comparativo e integrar las notas de en-trada, facturas y notas de crédito para autorización de pago. Auxiliar de Soluciones, Reactivos, Vacunas, Diálisis y Formas Continuas. Persona dependiente del Jefe del Área de Insumos para la Salud responsable de elaborar y revisar las órdenes de compra, cotizaciones, cuadro comparativo e integrar las notas de en-trada, facturas y notas de crédito para autorización de pago. Área de Compras Diversas. Persona dependiente del Jefe del Departamento de Adquisiciones responsable de elaborar y revisar las órdenes de compra, cotizaciones, cuadro comparativo e integrar las notas de



22

entrada, facturas y notas de crédito para autorización de pago, emitiendo las penalizaciones que ocurran en su caso. Auxiliar de Alimentos y Víveres Persona dependiente del Jefe del Área de Compras Diversas responsable de elaborar y re-visar las órdenes de compras, e integrar las notas de entrada, facturas y notas de crédito para autorización de pago. Auxiliar de Diversos Persona dependiente del Jefe del Área de Compras Diversas responsable de elaborar y re-visar las órdenes de compras, cotizaciones, cuadro comparativos e integrar las notas de en-trada, facturas y notas de crédito para autorización de pago. Secretaria del Área de Compras Diversas Persona dependiente del Áreas de Compras Diversas encargada de capturar documentos, recepcionar la correspondencia, realizar y recibir llamadas telefónicas, organizar el archivo y otras funciones secretariales que le asigne su jefe inmediato. Área de Licitaciones Persona dependiente del Jefe del Departamento de Adquisiciones, responsable de elaborar y entregar invitaciones a los proveedores y de mantener al día el catálogo de los mismos para invitar al mayor número de ellos a los concursos. Auxiliar de Sistemas Informáticos Persona dependiente del Jefe del Área de Licitaciones, encargado de la actualización y man-tenimiento de la página de Internet del Departamento Licitaciones Públicas, Sistema Com-pranet para Licitaciones con recursos Estatales y Federales, elaboración de bases de Licita-ciones Públicas, convocatorias, trámites para su publicación en los diarios Locales y Nacio-nales y en su caso en el Diario Oficial de la Federación, trámites para su publicación en Compranet y publicación en nuestra pagina de Internet, actas, cuadros comparativos y con-centrado, publicación de los fallos en nuestras paginas de Internet, Invitaciones Públicas ( Licitaciones Simplificadas Mayor y menor) Elaboración de convocatoria, trámites para su pu-blicación en los Diarios Locales, publicación en nuestra pagina de Internet de Convocatoria y los rubros que cotizarán los proveedores en el concurso que corresponde, elaboración de la orden del día, cuadros comparativos y concentrados. Publicación de los fallos en nuestra página de Internet, así como la elaboración de metas programáticas, formatos y oficios.



23

Auxiliar de Licitaciones Persona dependiente del Jefe de Área de Licitaciones, responsable de elaborar y entregar invitaciones a los proveedores y de vigilar el padrón de proveedores para invitar al mayor número de ellos a las licitaciones simplificadas. Secretaria del Departamento de Adquisiciones. Persona dependiente del Jefe del Departamento de Adquisiciones encargada del mecano-grafiado de documentos, así como archivos de los mismos, recepción de la correspondencia, recibir y hacer llamadas telefónicas a los proveedores para las Invitaciones Publicas, que vengan a recoger Órdenes de Compra elaboradas por las Áreas de medicamento y Diversos, así como otras funciones secretariales que le asigne su Jefe Inmediato. Mensajero. Persona dependiente del Jefe del Departamento de Adquisiciones a quien se le confía la en-trega de documentos para diversos trámites en los diferentes departamentos y áreas del Ins-tituto. Intendente Persona dependiente del jefe del Departamento de Adquisiciones, responsable de realizar las labores de limpieza dentro del Departamento, para mantener en óptimas condiciones de higiene las instalaciones.



24

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS I. Datos del Puesto: Nombre del puesto: Jefe del Departamento de Adquisiciones Unidad Administrativa: Departamento de Adquisiciones Reporta a: Subdirector Administrativo Supervisa a: Área de Insumos para la Salud (Medicamentos, material de

curación y reactivos) Área de Compras Diversas Área de Licitaciones Secretaria Mensajero II.- Objetivo del Puesto: Coordinar y supervisar las actividades que se realizan en el Departamento para la adquisi-ción de los materiales e insumos que sean necesarios para el buen desarrollo de las funcio-nes del Instituto. III. Función Genérica: Planear, organizar y dirigir el proceso general de adquisiciones de materiales e insumos y vigilar que las compras bajo cualquier modalidad se apeguen a la normatividad de la Ley de Adquisiciones. IV. Funciones Específicas: Acordar con el Subdirector Administrativo todos aquellos asuntos que sean de su competen-cia. Vigilar la actualización del padrón de proveedores del Gobierno del Estado de Tabasco. Mantener contacto directo y permanente con las distintas Direcciones, Subdirecciones y De-partamentos, pero principalmente con la Subdirección Administrativa, con la finalidad de acordar e informar sobre las actividades del Departamento. Establecer buenas relaciones de trabajo con las áreas del Departamento, con el fin de unifi-car criterios para el buen funcionamiento del mismo.



25

Vigilar que las licitaciones y compras directas se apeguen a la normatividad de la Ley de Adquisiciones, así como al Reglamento del Comité de Compras del Gobierno del Estado. Firmar y enviar para trámite las ordenes de compras generadas en el Departamento. Sostener comunicación con los diferentes departamentos y áreas del ISSET, así como con el Subcomité de Compras del Isset y el Comité de Compras del Poder Ejecutivo. Atender diariamente a los proveedores de Bienes y Servicios que se dan cita en su oficina, prestando atención y tomando nota a sus propuestas y ofertas de ventas que ellos presen-ten. Asistir a diversas reuniones donde se toman acuerdos relacionados con las adquisiciones que el Instituto requiere; algunas de estas reuniones tienen que ver con la apertura de sobres o adjudicación de compras que por lo general son de carácter urgente. Presentar a su jefe inmediato, programa anual de metas programáticas y presupuestos de egresos del Departamento de Adquisiciones. Presentar al Subdirector Administrativo un informe anual de actividades realizadas en el De-partamento a su cargo. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos del Instituto referente a su Departamento. Realizar todas aquellas funciones que le asigne el Subdirector Administrativo. Realizar todas aquellas actividades que le permitan el debido cumplimiento de sus funciones y demás que le confieran los ordenamientos jurídicos del Instituto. Promover la capacitación continua entre el personal del Departamento a su cargo. V. Comunicaciones: Internas: Dirección de Administración Subdirección Administrativa Departamento de Almacén Centro Médico ISSET

Área de Insumos para la Salud (Área de medicamentos, material de curación y reactivos).

Área de Compras Diversas Área de Licitaciones Secretaria del Jefe del Departamento Mensajero Externas: Todas las áreas del Instituto.



26

I.- Datos del Puesto: Nombre del puesto: Área de Insumos para la Salud

(medicamentos, material de curación y reactivos). Unidad Administrativa: Departamento de Adquisiciones. Reporta a: Jefe del Departamento de Adquisiciones. Supervisa a: Auxiliar de medicamentos Auxiliar de material de curación

Auxiliar de Soluciones, Reactivos, Vacunas, Diálisis y Formas Continuas

II. Objetivo del Puesto: Supervisar, registrar y tramitar órdenes de compra y facturas de proveedores relacionadas con las adquisiciones propias de su área. III. Función Genérica: Coordinar las actividades del área de insumos para la salud, como son la elaboración de órdenes de compra y trámite de facturas para pago. IV. Funciones Específicas: Acordar con su jefe inmediato todos los asuntos que sean de su competencia. Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos de su área. Mantener comunicación con el Departamento de Almacén, en lo relacionado con las solicitu-des de abastecimiento, requisiciones o pedidos. Revisar las órdenes de compra y turnar éstas al jefe del Departamento para su firma. Realizar todas aquellas funciones que le asigne el jefe de adquisiciones. Atender a los proveedores que requieren aclaraciones sobre sus pedidos o facturas. Cotizar las requisiciones para compras directas y elaborar las órdenes de compras respecti-vas. Entregar copias de ordenes de compras a la secretaria del jefe del departamento para que las turne a los proveedores y firmen de recibido.



27

Realizar todas aquellas actividades que le permitan el debido cumplimiento de sus funciones y demás que le confieran los ordenamientos jurídicos del Instituto. Elaborar actas donde se plasman los resultados de las adjudicaciones de las compras direc-tas de carácter urgente. Asistir a cursos de capacitación para el mejor desarrollo de sus actividades. Cumplir con las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos jurídicos del Insti-tuto. V. Comunicaciones: Internas: Jefe del Departamento de Adquisiciones. Área de Licitaciones Auxiliar de Medicamentos Auxiliar de Material de Curación Auxiliar de soluciones, Reactivos, Vacunas, Diálisis y Formas Continuas Secretaria del Departamento de Adquisiciones Externas: Director de Administración. Subdirección Administrativa Dirección de Finanzas Departamento de Almacén Proveedores.



28

I. Datos del Puesto: Nombre del puesto: Auxiliar de Medicamentos Unidad Administrativa: Departamento de Adquisiciones Reporta a: Jefe del Área de Insumos para la Salud II. Objetivo del Puesto: Proporcionar apoyo al Área de Insumos para la Salud en el proceso de compras directas y compras por concurso, además de revisar, integrar, controlar, relacionar para trámites de pago los documentos relacionados con las compras. III. Función Genérica: Cotizar requisiciones de compras directas, elaborar cuadros comparativos y órdenes de compra; así como Integrar paquetes de facturas y enviarlas para trámite de pago. IV. Funciones Específicas: Analizar los cuadros comparativos en base a las cotizaciones de los proveedores Llevar a cabo las cotizaciones de las requisiciones de compras menores o directas. Notificar a los proveedores que surtan los artículos adjudicados. Elaborar las órdenes de compra del Área de Insumos para la Salud. Llevar el consecutivo de las órdenes de compras y de las relaciones de pago. Apoyar en la integración de los expedientes de los proveedores de su área. Revisar notas de entrada y facturas contra órdenes de compra. Relacionar paquetes de facturas para enviarlas a autorización de pago (Jefe de Departamen-to, Subdirección Administrativa y Dirección de Administración). Controlar en base a las notas de entrada y mediante las copias de órdenes de compra las entregas de mercancías que realizan los proveedores en el Departamento de Almacén. Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos de su área.



29

Asistir a cursos de capacitación acordes a su puesto, con el fin de mejorar las actividades del área. Cumplir con las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos jurídicos del Insti-tuto. Realizar todas aquellas funciones que le asigne su jefe inmediato. V. Comunicaciones: Internas: Con todo el personal del Departamento de Adquisiciones. Externas: Proveedores de compras directas. Unidad Médica ISSET Departamento de Almacén.



30

Datos del Puesto: Nombre del puesto: Auxiliar de Material de Curación Unidad Administrativa: Departamento de Adquisiciones Reporta a: Jefe del Área de Insumos para la Salud II.- Objetivo del Puesto: Proporcionar apoyo secretarial al Jefe del Área de Insumos para la salud (Medicamentos, Material de Curación y Reactivos), con responsabilidad y eficiencia. III.- Función Genérica: Efectuar con diligencia todas aquellas actividades de mecanografía, archivo y control de do-cumentación, así como los trabajos inherentes a su puesto que le sean encomendadas por su jefe inmediato. IV.- Funciones Específicas: Mecanografiar todos los trabajos que le sean asignados por su jefe inmediato. Elaborar órdenes de compras de su área respectiva. Transcribir requisiciones en los cuadros comparativos correspondientes a su área. Organizar y controlar el archivo del área de Insumos para la Salud. Informar a su jefe inmediato asuntos relacionados a su área de trabajo. Asistir a cursos de capacitación secretarial para optimizar las actividades del área. Realizar todas aquellas funciones acordes a su puesto. Cumplir con las disposiciones reglamentarias del Instituto. V. Comunicaciones. Internas: Con el personal del Departamento de Adquisiciones



31

I. Datos del Puesto: Nombre del puesto: Auxiliar de Soluciones, Reactivos, Vacunas, Diálisis y Formas Continuas. Unidad Administrativa: Departamento de Adquisiciones Reporta a: Jefe del Área de Insumos para la Salud II. Objetivo del Puesto: Proporcionar apoyo secretarial al Jefe del Área de Insumos para la salud (Medicamentos, Material de Curación y Reactivos), con responsabilidad y eficiencia. III. Función Genérica: Efectuar con diligencia todas aquellas actividades de mecanografía, archivo y control de do-cumentación, así como los trabajos inherentes a su puesto que le sean encomendadas por su jefe inmediato. IV. Funciones Específicas: Mecanografiar todos los trabajos que le sean asignados por su jefe inmediato. Elaborar órdenes de compras de su área respectiva. Transcribir requisiciones en los cuadros comparativos correspondientes a su área. Organizar y controlar el archivo del área de Insumos para la Salud. Informar a su jefe inmediato asuntos relacionados a su área de trabajo. Asistir a cursos de capacitación secretarial para optimizar las actividades del área. Realizar todas aquellas funciones acordes a su puesto. Cumplir con las disposiciones reglamentarias del Instituto. V. Comunicaciones: Internas: Con el personal del Departamento de Adquisiciones.



32

I. Datos del Puesto: Nombre del puesto: Área de Compras Diversas Unidad Administrativa: Departamento de Adquisiciones Reporta a: Jefe del Departamento de Adquisiciones Supervisa a: Auxiliar de Alimentos y Víveres Auxiliar Diversos Secretaria II. Objetivo del Puesto: Supervisar, registrar y tramitar ordenes de compras y facturas de proveedores relacionadas con las adquisiciones propias de su área. III. Función Genérica: Coordinar las actividades del Área de Compras Diversas, como son cotizar las compras di-rectas, la elaboración de órdenes de compra y trámite de facturas para pago. IV. Funciones Específicas: Acordar con su jefe inmediato todos aquellos asuntos que sean de su competencia. Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos de su área. Mantener comunicación con el Departamento de Almacén, con relación a requisiciones o pe-didos. Revisar las órdenes de compra y turnarlas al jefe del departamento para su firma. Realizar todas aquellas funciones que le asigne el Jefe del Departamento de Adquisiciones. Atender a los proveedores que requieren aclaración sobre sus pedidos o facturas. Cotizar las requisiciones para compras directas y elaborar las órdenes de compras respecti-vas. Realizar todas aquellas actividades que le permitan el debido cumplimiento de sus funciones y demás que le confieran los ordenamientos jurídicos del Instituto.



33

Entregar copias de ordenes de compras a la secretaria del jefe del departamento para que las entregue a los proveedores y le firmen de recibido. V. Comunicaciones: Internas: Jefe del Departamento de Adquisiciones. Área de Licitaciones Auxiliar de Alimentos y Víveres Auxiliar de Diversos Secretaria Externas: Director de Administración Subdirector Administrativo Director de Finanzas Departamento de Almacén Proveedores.



34

I. Datos del Puesto: Nombre del puesto: Auxiliar de alimentos y víveres Unidad Administrativa: Departamento de Adquisiciones Reporta: Jefe del Área de Compras Diversas: II. Objetivo del Puesto: Abastecer de alimentos y víveres al Centro Médico, Cendi I, y II. III. Función Genérica: Fincar en base a las solicitudes de abastecimiento, pedidos de alimento de consumo huma-no, tales como: carnes frescas, carnes frías, embutidos, abarrotes en general, frutas, verdu-ras y legumbres, mismos que serán consumidos en el Centro Medico ISSET, Cendi I y II. IV. Funciones Específicas: Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos de su área. Mantener comunicación con los proveedores a fin de entregarles las requisiciones de alimen-tos y víveres, así mismo para cualquier aclaración con relación a las mismas. Recibir las facturas de los proveedores y cotejarlas para verificar que han surtido de acuerdo a lo solicitado. Elaborar contrarecibos por cada factura o grupos de facturas. Elaborar memorándum y relacionar las facturas de los proveedores para su trámite de pago. Mantener comunicación con las áreas solicitantes: Centro Medico, Cendi I y II, para cual-quier aclaración con relación a sus solicitudes de abastecimiento. Archivar las copias de memorándum, con las copias de facturas e integrar un expediente por cada proveedor y por cada unidad solicitante.



35

Llevar el control y registro de las adquisiciones de alimentos y víveres para cuando se le soli-cite informe sobre la cuantía de dichas compras. Asistir a cursos de capacitación acordes a su puesto con el fin de mejorar la eficiencia de su trabajo. Realizar todas aquellas funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. V. Comunicaciones: Internas: Con el personal del Departamento de Adquisiciones. Externas: Proveedores

Centro Médico ISSET Cendi I y II



36

I. Datos del Puesto: Nombre del puesto: Auxiliar de Diversos. Unidad Administrativa: Departamento de Adquisiciones. Reporta a: Jefe del Área de Compras Diversas. II. Objetivo del Puesto: Apoyar al Área de Compras Diversas en el proceso de las compras directas y compras por concurso. III. Función Genérica Cotizar requisiciones de compras directas, elaborar cuadros comparativos y revisar facturas para trámite de pago. IV. Funciones Específicas: Elaborar cuadros comparativos basándose en las cotizaciones de los proveedores. Elaborar órdenes de compras cuando el jefe inmediato le asigne. Revisar los memorándums conteniendo paquetes de documentos de compras menores para trámite de pago. Notificar a los proveedores que surtan los artículos que les fueron adjudicados. Revisar facturas y elaborar contrarecibo para pago. Cotizar requisiciones de compras menores o directas. Asistir a cursos de capacitación para mejorar las actividades del área. Realizar todas aquellas funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato y que sean necesarias para el buen funcionamiento de su área. Cumplir las disposiciones reglamentarias del Instituto.



37

V. Comunicaciones. Internas: Con el personal del Departamento de Adquisiciones. Externas: Proveedores adjudicados de compra directa.

Departamento de Almacén. Centro Médico ISSET. Áreas donde sean enviados por su jefe inmediato a entregar materiales adquiridos mediante la modalidad de compra directa.



38

I. Datos del Puesto: Nombre del puesto: Secretaria del Área de Compras Diversas. Unidad Administrativa: Departamento de Adquisiciones Reporta a: Jefe del Área de Compras Diversas II. Objetivo del Puesto: Apoyar al Jefe del Área de Compras Diversas en todo lo relacionado a trabajo secretarial que se requiere en el área. III. Función Genérica: Realizar con responsabilidad todas aquellas actividades de mecanografía, archivo y control de documentación, así como cualquier actividad relacionada con su puesto que le sea enco-mendada por el jefe del área. IV Funciones Específicas: Mecanografiar todos los trabajos que se generen en su área y que le asigne su jefe inmedia-to. Elaborar órdenes de compras diversas. Transcribir requisiciones en los cuadros comparativos correspondientes a su área. Organizar y controlar el archivo del área. Informar a su jefe inmediato asuntos relacionados con su área de trabajo. Asistir a cursos de capacitación para el mejor desarrollo de sus actividades. Realizar todas aquellas funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato. Cumplir con las disposiciones reglamentarias que establezcan lo órganos jurídicos del Institu-to.



39

V. Comunicaciones: Internas: Con todo el personal del Departamento de Adquisiciones.



40

I. Datos del Puesto. Nombre del puesto: Área de Licitaciones. Unidad Administrativa: Departamento de Adquisiciones. Reporta a: Jefe del Departamento de Adquisiciones. Supervisa a: Auxiliar de Sistemas Informáticos

Auxiliar de Licitaciones II. Objetivo del Puesto. Realizar diversas Licitaciones simplificadas mayor y menor y por convocatoria pública, con el fin de adjudicar requisiciones solicitadas por el Departamento de Almacén y por las diversas Unidades Orgánicas que integran el Instituto. III. Función Genérica. Programar reuniones para licitar diversos insumos, invitando a éstas a la Oficialia Mayor y Dirección de Normatividad de la SECOTAB, así como a los integrantes del Subcomité de compras del ISSET, invitando al mayor número de proveedores a participar en las Licita-ciones IV. Funciones Específicas: Acordar con su jefe inmediato todos aquellos asuntos que sean de su competencia.

Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos de su área.

Seleccionar e invitar a proveedores inscritos en el padrón de proveedores del Gobierno del Estado, de acuerdo al rubro o tipo de bien que se va a licitar, indicando el número de requi-sición, la fecha, hora y dirección donde deben entregar sus propuestas (cotizaciones).

Invitar mediante oficio a los integrantes del Subcomité de compras del Isset, anexando orden del día de los asuntos a licitar.

Organizar toda la documentación que se debe presentar en las reuniones de apertura y adju-dicación asegurándose que cumplan con la normatividad de la Ley de Adquisiciones Arren-damientos y Prestación de Servicios del Estado de Tabasco, y el Reglamento de la citada Ley, así como el Reglamento del Comité de Compras del Poder Ejecutivo en Vigor

Invitar al área técnica responsable de la requisición para la elaboración del dictamen.



41

Turnar las cotizaciones al auxiliar de sistemas informáticos, para que en base al dictamen técnico elabore cuadro comparativo correspondiente. Verificar que tanto las cotizaciones como el cuadro comparativo sean rubricados y firmados por los integrantes del Subcomité de Compras del Isset.

Elaborar con el apoyo del auxiliar de sistemas informáticos las actas respectivas derivadas de las reuniones con el Subcomité de Compras del Isset.

Después de concluir la Reunión de adjudicación, turnar los cuadros comparativos, cotizacio-nes y requisiciones al área de insumos para la salud (medicamentos, material de curación y reactivos), para que elaboren las órdenes de compras, así como al área de compras diver-sas.

Mantener comunicación con los representantes de Oficialia Mayor y la Dirección de Normati-vidad de la SECOTAB, y el Subcomité de Compras en lo que respecta a los procedimientos, actas o aclaraciones concernientes a las licitaciones.

Verificar que todos los proveedores invitados a las licitaciones estén inscritos al Padrón de Proveedores del Gobierno del Estado.

Elaborar informes con relación a las licitaciones cuando se los solicite el Jefe del Departa-mento.

Realizar todas aquellas funciones que le asigne el Jefe del Departamento de Adquisiciones. Realizar todas aquellas actividades que le permitan el debido cumplimiento de sus funciones y demás que le confieran los ordenamientos jurídicos del Instituto. V. Comunicaciones: Internas: Con el Jefe inmediato y con todo el personal del departamento.

Dirección de Administración Subdirección Administrativa. Departamento de Almacén Departamento de Control Presupuestal Centro Médico ISSET. Áreas Técnicas y Administrativas del ISSET.

Externas: Comité de compras del Poder Ejecutivo.

Oficialía Mayor del Gobierno del Estado Direcciones de Normatividad e Informática de la SECOTAB

Proveedores de Insumos y Servicios.



42

I. Datos del Puesto. Nombre del puesto: Auxiliar de Sistemas Informáticos. Unidad Administrativa: Departamento de Adquisiciones. Reporta a: Jefe del Área de Licitación. II. Objetivo del Puesto. Apoyar las actividades relacionadas con los diversos concursos realizados en el área de Lici-taciones del Departamento de Adquisiciones. III. Función Genérica. Apoyar al área de Licitaciones en todas las actividades concernientes a los procesos de ad-quisiciones de bienes y servicios, así como desarrollar sistemas que permitan un mejor des-empeño en las diversas áreas del Departamento de Adquisiciones y asesorar al personal usuario en el funcionamiento de estos. IV. Funciones Específicas. Desarrollar, actualizar y asesorar a las diversas Áreas con respecto a los programas creados en el mismo departamento de Adquisiciones. Actualizar y mantener la página de Internet del Departamento de Adquisiciones referente a las licitaciones públicas y simplificadas.

Cargar información al sistema de Contrataciones Gubernamentales (Compranet) para Licita-ciones Públicas con recursos Estatales y Federales.

Elaborar bases de Licitaciones Públicas, convocatorias y gestionar los trámites para su publi-cación en los diarios Locales y Nacionales, en el periódico oficial del Estado de Tabasco y en su caso en el Diario Oficial de la Federación.

Elaborar actas, cuadros comparativos y concentrados, tanto de Licitaciones Simplificadas como de Licitaciones Públicas.

Elaborar el orden del día, cuadros comparativos y concentrados, tanto de Licitaciones Simpli-ficadas como de Licitaciones Públicas.

Elaboración de metas programáticas, formatos y oficios.

Enviar vía fax invitaciones a proveedores, solicitando acuse de recibo.



43

Entregar las invitaciones a los proveedores locales asegurándose que firmen y sellen la rela-ción, así como las copias de las invitaciones.

Apoyar al jefe del área de concursos para elaborar todo tipo de informes relacionados con los diferentes concursos.

Asistir a cursos de capacitación, para mejorar las actividades de su área de trabajo.

Mantener al día el catalogo de proveedores a fin de tener un mayor número de proveedores participantes. Considerar con su jefe inmediato cualquier asunto que sea de su competencia.

Asistir a cursos de capacitación para el mejor desarrollo de sus actividades.

Elaborar oficios para la Oficialía Mayor y la Contraloría, para enviar copias de las invitaciones que fueron entregadas a los proveedores.

Cumplir con las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos jurídicos del Insti-tuto. Realizar todas las funciones que le asigne su jefe inmediato y que sean necesarias para el buen funcionamiento de su área.

Elaborar oficios para la Oficialía Mayor y la Contraloría, para enviar copias de las invitaciones que fueron entregadas a los proveedores. V. Comunicaciones: Internas: Con todo el personal del Departamento de Adquisiciones. Externas: Proveedores de bienes y servicios. Comité de compras del Gobierno del Estado.

Oficialía Mayor del Gobierno del Estado Direcciones de Normatividad de la SECOTAB

Direcciones de Informática de la SECOTAB



44

I. Datos del Puesto: Nombre del puesto: Auxiliar de Licitaciones. Unidad Administrativa: Departamento de Adquisiciones. Reporta a: Jefe del Área de Licitaciones. II. Objetivo del Puesto: Apoyar las actividades relacionadas con los diversos concursos realizados en el área de Lici-taciones del Departamento de Adquisiciones. III. Función Genérica: Apoyar al área de Licitaciones en todas las actividades concernientes a los procesos de ad-quisiciones de bienes y servicios IV. Funciones Específicas: Enviar vía fax invitaciones a proveedores, solicitando acuse de recibo.

Entregar las invitaciones a los proveedores locales asegurándose que firmen y sellen la rela-ción, así como las copias de las invitaciones.

Apoyar al jefe del área de concursos para elaborar todo tipo de informes relacionados con los diferentes concursos.

Elaborar dictámenes técnicos, actas técnicas y económica, ordenes del día, cuadros compa-rativos y concentrados de Licitaciones Simplificadas.

Elaborar formatos de claves programáticas de las requisiciones a licitar

Verificar que los integrantes del Subcomité de Compras del ISSET, firmen toda la documen-tación que avalan las Licitaciones.

Recepcionar Muestras de los bienes licitados para su análisis técnico en coordinación con el área responsable de la requisición, así como su devolución mediante oficio

Actualizar la información de la base de datos de proveedores del área de Licitaciones.

Considerar con su jefe inmediato cualquier asunto que sea de su competencia.

Elaboración de oficios de invitación de las diversas licitaciones para Oficialía y Contraloría.



45


Realizar todas las funciones que le asigne su jefe inmediato y que sean necesarias para el buen funcionamiento de su área. V. Comunicaciones: Internas: Con todo el personal del Departamento de Adquisiciones. Externas: Proveedores de bienes y servicios. Comité de compras del Gobierno del Estado. Oficialía Mayor del Gobierno del Estado.



46

I. Datos del Puesto: Nombre del puesto: Secretaria del Departamento de Adquisiciones Unidad Administrativa: Departamento de Adquisiciones Reporta a: Jefe del Departamento de Adquisiciones II. Objetivo del Puesto: Proporcionar apoyo secretarial al Jefe del Departamento de Adquisiciones con diligencia, responsabilidad y eficiencia. III. Función Genérica: Efectuar con eficiencia todas aquellas actividades de mecanografía, archivo y control de do-cumentación, emitida y recibida, así como los trabajos inherentes a su puesto que le sean encomendados por su jefe inmediato. IV. Funciones Específicas Mecanografiar todos los trabajos de su competencia como son: oficios, cartas, memorán-dums, etc. Recepcionar la correspondencia que llega al Departamento diariamente, la registra y la dis-tribuye a las áreas correspondientes. Organizar y controlar en orden alfabético y cronológico el archivo a su cargo. Asistir a cursos de capacitación secretarial, con la autorización del jefe del Departamento, con el fin de mejorar su capacidad y buen desempeño de su trabajo. Atender, canalizar y efectuar comunicación telefónica, ya sea interna o externa y en su caso registra y entrega oportunamente los recados recibidos. Informar a su jefe inmediato asuntos inherentes a su área de trabajo. Turnar las órdenes de compra a los proveedores. Entregar las invitaciones a los proveedores locales asegurándose que firmen y sellen la rela-ción, así como las copias de las invitaciones. Enviar vía fax las invitaciones a proveedores solicitando acuse de recibo.



47

Cumplir con las disposiciones reglamentarias del Instituto. Realizar todas aquellas funciones que le sean asignadas por el jefe del departamento de ad-quisiciones. Realizar todas aquellas actividades que le confieran los ordenamientos jurídicos del Instituto. V. Comunicaciones: Internas: Con todo el personal del Departamento de Adquisiciones.



48

I. Datos del Puesto: Nombre del puesto: Mensajero Unidad Administrativa: Departamento de Adquisiciones. Reporta a: Jefe del Departamento de Adquisiciones II. Objetivo del Puesto: Proporcionar apoyo para entregar diariamente documentos que se generan en el Departa-mento de Adquisiciones. III. Función Genérica: Entregar a las unidades orgánicas correspondientes documentos que se generan diariamen-te en el Departamento de Adquisiciones. IV. Funciones Específicas: Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos de su área. Llevar la documentación necesaria a las diferentes áreas del Instituto.

Sacar copias de los documentos que le solicite el jefe del Departamento.

Realizar todas aquellas actividades que le sean asignadas por el jefe del Departamento de Adquisiciones propias de su puesto.

Cumplir con las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos jurídicos del Insti-tuto. V. Comunicaciones: Internas: Con todo el personal del Departamento de Adquisiciones. Externas: Todas las áreas del Instituto.



49

I. Datos del Puesto: Nombre del puesto: Intendente Unidad Administrativa: Departamento de Adquisiciones Reporta a: Jefe del Departamento de Adquisiciones II. Objetivo del Puesto: Mantener en perfecto estado de higiene las instalaciones del Departamento para que se des-arrollen las funciones adecuadamente III. Función Genérica: Mantener en óptimas condiciones de higiene las instalaciones del Departamento, así como el suministro de materiales de limpieza. IV. Funciones Específicas: Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos del área a su cargo.

Acordar con su jefe inmediato todos los asuntos que sean de su competencia.

Barrer, trapear, fregar, lavar y encerar pisos, vestíbulos, corredores, muros, canceles, puer-tas y columnas de toda el área a que este adscrito, cuantas veces sea necesario.

Preparar y aplicar soluciones detergentes, desinfectantes para encerar.

Sacudir diariamente el mobiliario y equipo de oficina.

Lavar las ventanas y vidrios del área, cuantas veces sea necesario, así como de muros, can-celes y puertas.

Mantener durante su jornada de trabajo los baños y muebles de baño en perfectas condicio-nes de limpieza, así como vigilar que no guarden malos olores y que no se encuentren húmedos.

Lavar y desinfectar depósitos de basura para evitar la presencia de insectos y malos olores, así como la recolección de la misma y su traslado.

Vigilar que haya agua purificada en los enfriadores del área y cuando sea necesario ir por ella al lugar de almacenamiento.



50

Lavar y desinfectar los enfriadores de agua cuando sea necesario.

Lavar diariamente los vasos, tazas y demás accesorios del servicio de cafetería que se en-cuentren dentro del área.

Llevar a cabo la correcta aplicación y uso racional de equipo, útiles, accesorios y material para efectuar la eficiente prestación del servicio.

Verificar que se haga con tiempo la requisición del material de limpieza, así como solicitar lo necesario para la misma.

Cargar, descargar y acarrear artículos, material de oficina y muebles que sean trasladados del Almacén.

Llevar a cabo el traslado de documentación, cuando así se requiera a otras áreas.

Trasladar muebles y equipos de oficina, así como acomodo y reacomodo de los mismos.

Reportar los desperfectos de las instalaciones físicas (pisos, puertas, ventanas, persianas, escaleras), hidráulicas (drenajes), eléctrica (lámparas y contactos) y sanitarias.


Cumplir con las disposiciones reglamentarias del Instituto.

Informar a su jefe inmediato los asuntos inherentes a su área de trabajo.

Realizar todas aquellas funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato.

Realizar todas aquellas actividades que le confieran los ordenamientos jurídicos del Instituto. V. Comunicaciones: Internas: Personal del Departamento de Adquisiciones.



51

DEPARTAMENTO DE ALMACÉN

OBJETIVO

Garantizar el abastecimiento de insumos y materiales, de manera eficaz y oportuna en tiem-po, calidad y cantidad a las diferentes áreas del Instituto, en congruencia con la normatividad institucional.



52

ORGANIGRAMA

D IREC C IÓ N A D M IN ISTRA TIV A

SEC RETA RIA

IN TEN D EN C IA

D EPTO . D E IN F O RM Á TIC A

(A N A LISTA S)

C H O F ER

SUM IN ISTRO

Á REA D E

REG ISTRO

O F IC IA L D E

A LM A C ÉN

D EPTO . A D M IN ISTRA TIV O

SUPERV ISO R D E

A LM A C ÉN

A UX ILIA R D E

A LM A C ÉN

SUBD IREC C IÓ N A D M IN ISTR ATIV A

J EFA TURAD E

A LM A C ÉN



53

ESTRUCTURA ORGÁNICA DAD-800 Dirección de Administrativa

AD-8100 Subdirección Administrativa

ALMA-8102 Jefe del Departamento de Almacén Secretaria Analista Chofer Vigilante Intendente Coordinador Administativo Secretaria Supervisor de Almacén Oficial de Almacén Auxiliar de Almacén



54

DEFINICIÓN DE PUESTOS Jefe del Departamento de Almacén Persona dependiente de la Subdirección Administrativa, responsable de garantizar el abaste-cimiento de insumos y materiales de manera eficaz y oportuna a las diferentes áreas del Ins-tituto que lo soliciten. Supervisor de Almacén Persona de confianza dependiente del jefe de almacén, responsable de verificar el registro de las entradas y salidas de materiales e insumos que se manejan en el almacén. Coordinador Administrativo Persona de confianza dependiente del jefe de almacén, responsable de verificar la correcta aplicación contable por grupos y partidas en las notas de entrada y ordenes de salida de ma-teriales e insumos que se manejan en el almacén. Analista Persona de confianza dependiente del jefe del departamento de almacén, responsable del registro correcto y oportuno de operaciones en sistema de cómputo: notas de entrada y órdenes de salida, así como del registro de ingresos de proveedores y artículos de nueva adquisición y reportes diversos del equipo de cómputo. Jefe de proyecto Persona de confianza dependiente del coordinador administrativo responsable de la valida-ción de los reportes de captura diaria y de la correcta aplicación contable de los registros de almacén. Secretaria del jefe del Departamento. Persona de confianza dependiente del jefe del departamento de almacén responsable de proporcionar el apoyo secretarial en cuanto a atención telefónica, mecanografía y archivo de la documentación que se genera en el departamento. Secretaria Persona de base dependiente del coordinador administrativo, responsable de mecanografiar notas de entrada, ordenes de salida y solicitudes de abastecimiento que se generan en el almacén.



55

Oficial de Almacén Persona de base dependiente del coordinador de almacén, responsable de recibir los mate-riales adjudicados a los proveedores, verificando contra la correspondiente orden de compra así como de surtido a las áreas que los hallan solicitado. Auxiliar de Almacén Persona de base dependiente del oficial de almacén, responsable de recibir, contar, acomo-dar, sellar, surtir trasladar y entregar los materiales e insumos que se manejan en las diver-sas áreas en las que se encuentra dividido el almacén. Chofer Persona de base dependiente del coordinador de almacén, responsable de transportar el material e insumos a las diferentes áreas. Intendente Persona de base dependiente del jefe del coordinador de almacén, responsable de mantener en óptimas condiciones de higiene las oficinas del almacén general y las instalaciones donde se encuentran los materiales e insumos.



56

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

I. Datos del Puesto Nombre: Jefe de Almacén Unidad Administrativa: Departamento de Almacén Reporta a: Subdirección Administrativa Supervisa a: Supervisor de Almacén Coordinador Administrativo Analista Secretaria II. Objetivo del Puesto: Administrar todos los materiales e insumos que se manejan en el almacén para garantizar el abasto de los mismos de manera oportuna y eficaz a las diferentes áreas del Instituto, en congruencia con la normatividad institucional. III. Función Genérica: Planear, organizar, integrar, controlar y evaluar las actividades y funciones que realiza el personal del departamento en cuanto a recepción, registro, almacenaje, suministro y distribu-ción de materiales e insumos que se manejan en el departamento. IV. Funciones Específicas: Acordar con el Subdirector Administrativo todos aquellos asuntos que sean de su competen-cia. Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos del departamento a su cargo. Recibir las solicitudes de abastecimiento de materiales e insumos que son enviadas por las diferentes áreas del Instituto, y canalizarlas al área correspondiente para su trámite. Coordinar la integración y programación de las necesidades materiales de cada área admi-nistrativa de acuerdo con los consumos promedios mensuales y presupuesto autorizado. Verificar que el sistema de abastecimiento de los diferentes productos que se manejan en el almacén Y aseguren l surtido eficiente y oportuno en cantidad, calidad y tiempo, de conformi-dad con el calendario establecido.



57

Coordinar y controlar el levantamiento de inventario de materiales e insumos, así como verifi-car y controlar el proceso de caducidad. Tramitar la devolución de los materiales e insumos a los proveedores cuando éstos no reú-nen las características requeridas que señala su orden de compra. Planear la solicitud de requisición de materiales e insumos de acuerdo a los niveles de exis-tencias en el almacén. Presentar a su jefe inmediato la propuesta anual del Programa de Actividades a su cargo para integrar el anteproyecto de Programación y Presupuesto de la Subdirección Administra-tiva. Establecer la adecuada coordinación de enlace con los distintos departamentos cuyas fun-ciones interactúen permanentemente. Promover la capacitación continua entre el personal del departamento a su cargo. Presentar al Subdirector Administrativo un informe anual de las actividades realizadas en el departamento a su cargo. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos del Instituto referentes a su departamento. Realizar todas aquellas funciones que le asigne el Subdirector Administrativo. Realizar todas aquellas actividades que le permitan el debido cumplimiento de sus funciones y demás que le confieren los ordenamientos jurídicos del Instituto. V. Comunicaciones: Internas: Personal del almacén Externas: Subdirector Administrativo. Departamento de Adquisiciones Departamento de Almacén de la Unidad Médica. Todas las áreas que solicitan materiales e insumos



58

I. Datos del Puesto Nombre: Supervisor de Almacén Unidad Administrativa: Departamento de Almacén Reporta a: Jefe del departamento de Almacén Supervisa a: Oficial de Almacén Auxiliar de Almacén II. Objetivo Del Puesto: Supervisar la recepción y traslado de los materiales e insumos, las condiciones de higiene del inmueble en general, la correcta administración y uso del transporte por parte del conduc-tor responsable de conducir la unidad asignada para el traslado de materiales así como de las guardias de vigilancia en el inmueble almacén. III. Función Genérica: Verificar y controlar la recepción y salidas de materiales e insumos del almacén, resguardan-do además los materiales que por no cubrir las características requeridas deberán ser de vuelto a los proveedores. IV. Funciones Específicas: Acordar con el Jefe del almacén todos aquellos asuntos que sean de su competencia. Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos del área a su cargo. Apertura y cierre del almacén y de la oficina en los horarios de atención a proveedores. Resguardo de las llaves de candados y puertas de las diversas áreas de almacén donde se resguardan los materiales. Recibir y solicitar registro al proveedor, cuando éste se presenta al almacén a entregar los materiales e insumos que fueron solicitados así como registrar las entregas de material cuando estas son efectuadas por empresas de fletes o mensajería. Llevando registro históri-co de ello. Turnar al área correspondiente el material recibido de acuerdo a la responsabilidad de cada oficial de almacén. Recibir de los oficiales de almacén la documentación que ampare la devolución de los mate-riales e insumos que no presenten las características requeridas en la orden de compra, así como el material mismo para su verificación de la causa de devolución, resguardo, control y registro del material.



59

Turnar copias de las facturas y/o remisiones con las que fue recibido material al Jefe de de-partamento de los materiales e insumos el mismo día de su recepción. Recibir copia de las órdenes de compra de las diferentes áreas, que son enviadas por el de-partamento de adquisiciones para su registro en las solicitudes de adquisición ( DAB ), tur-nando copia al coordinador administrativo y oficial de almacén. Recibir copia de los Vales de las notas de entrada, las copias de las facturas y turnarlas al Coordinador administrativo para su trámite, llevando registro histórico de ello para su com-probación. Recibir las solicitudes de abastecimiento que son enviadas por las diferentes áreas y turnar éstas al oficial de almacén para que sean surtidas. Verificar que el material que sale del almacén sea el mismo que esta descrito en la orden de salida, dejando constancia de ello en la orden de salida. Controlar las entradas y salidas del personal al almacén a través del registro de los mismos, no permitiendo el acceso a personas no autorizadas reportando toda discrepancia a lo esta-blecido al jefe de almacén. Recibir los vales de salida por parte del personal que realizó la entrega y verificar que éstos presenten el acuse correspondiente sello y firma de recibido el mismo día que salieron del almacén. Registrar y ver que se registre en bitácora la temperatura interior de los muebles e inmuebles donde se conserven materiales que por su condición requieran de refrigeración, reportando oportunamente cualquier variación que ponga en riesgo las condiciones del material ahí guardado. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos del Instituto referentes a su área. Realizar todas aquellas funciones que le asigne el jefe de almacén. Realizar todas aquellas actividades que le permitan el debido cumplimiento de sus funciones y demás que le confieran los ordenamientos jurídicos del Instituto. V. Comunicaciones: Internas: Jefe de almacén. Coordinador administrativo Oficial de almacén Externas: Proveedores Departamento de adquisiciones Almacén del Centro Médico Farmacia del Centro Médico



60



61

I. Datos del Puesto Nombre: Coordinador Administrativo Reporta a: Jefe de Almacén Supervisa a: Jefe de Proyecto Secretaria II. Objetivo del Puesto: Control de la correspondencia, notas de entrada, salida, devoluciones así como supervisar que los reportes dirigidos a otros departamentos sean elaborados correcta y oportunamente. III. Función Genérica: Verificar la correcta aplicación contable de grupos y partidas contables de los materiales que entran y salen del almacén, verificar que se lleve acabo la validación de captura diaria, aten-ción de proveedores de facturación. IV. Función Específicas: Acordar con su jefe inmediato todos aquellos asuntos que sean de su competencia. Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos del área a su cargo. Recibir, controlar y turnar las órdenes de compra que son entregadas por el coordinador de almacén para su cotización. Atender a los proveedores en el trámite administrativo de su facturación, devoluciones, fal-tantes y aclaraciones. Atender a los proveedores que presentan facturas cuyos montos son clasificados como com-pra menor para su autorización, registro, control y seguimiento hasta su entrega, en expe-diente cronológico. Verificar, la clasificación y aplicación contable de las partidas y grupos en las notas de entra-da y órdenes de salida. Revisar y enviar toda la correspondencia y reportes de movimientos de almacén para las dis-tintas áreas. Foliar, registrar, controlar y dar seguimiento a los vales provisionales por entrega de materia-les. Elaborar reporte diario de entradas y mensual de salidas de materiales e insumos turnando al jefe de almacén para su validación.



62

Coordinar las actividades de jefes de proyecto y secretarias. Promover la capacitación continua entre el personal del área a su cargo. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos jurídi-cos del Instituto. Realizar todas aquellas actividades que le permitan el debido cumplimiento de sus funciones y demás que le confieran los ordenamientos jurídicos del Instituto. Realizar todas las funciones que le asigne su jefe inmediato. V. Comunicaciones: Internas: Jefe de Almacén Supervisor de Almacén Jefe de Proyecto Secretaria. Externas: Departamento de Adquisiciones Departamento de Contabilidad Proveedores.



63

I. Datos del Puesto Nombre: Analista Reporta a: Coordinador administrativo II. Objetivo del Puesto: Mantener actualizada la captura del inventario de los materiales e insumos que se manejan en el almacén, tanto las notas de entrada y como las órdenes de salida. III. Función Genérica: Capturar e imprimir todas las notas de entrada y órdenes de salida de los materiales e insu-mos, así como la elaboración de reportes diarios y mensuales de entradas y salidas. IV. Funciones Específicas: Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos del área a su cargo. Acordar con su jefe inmediato todos aquellos asuntos que sean de su competencia. Recibir y capturar las notas de entrada de los materiales e insumos que se manejan en el almacén. Recibir y capturar las órdenes de salida de los materiales que fueron entregados a los diver-sos departamentos del Instituto. Imprimir reporte diario de notas de entrada Imprimir reporte diario de órdenes de salida. Imprimir reportes mensuales de notas de entrada y órdenes de salida clasificados por grupos contables y almacenes. Llevar a cabo el control del registro de ingresos de proveedores y artículos por grupos y par-tidas. Imprimir listados de captura diaria para su validación. Imprimir listados de existencias de materiales e insumos que se encentran en el almacén. Asistir a cursos de capacitación para el mejor desempeño de sus actividades. Cumplir con las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos jurídicos del Insti-tuto.



64

Realizar todas aquellas actividades que le permitan el debido cumplimiento de sus funciones. Informar a su jefe inmediato de las actividades desarrolladas en su área. V. Comunicaciones: Internas: Jefe del Departamento Coordinador Administrativo Jefes de Proyecto Externas: Ninguna



65

I. Datos del Puesto Nombre: Jefe de Proyecto Reporta a: Coordinador Administrativo II. Objetivo del Puesto: Validar la información que se ingresa al equipo de cómputo sea acorde a los que se realiza físicamente a través de los diversos reportes que se imprimen para tal efecto. III. Función Genérica: Cotejar que las operaciones de almacén sean las que se señalan en los formularios que son enviados a los diversos departamentos para su trámite. IV. Funciones Específicas: Acordar con su jefe inmediato todos los asuntos que sean de su competencia. Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos del área a su cargo. Validar reporte de captura, diarios, periódicos y eventuales por entradas, salidas y movimien-tos de almacén. Validar la elaboración de solicitudes de abastecimiento tomando en cuenta las existencias de almacén. Asentar en tarjetas de almacén los registros de ingresos y egresos de los materiales corres-pondientes a los grupos contables que involucren activos a través del sistema de costeo pri-meras entradas, primeras salidas PEPS. Asentar en tarjetas de almacén los registros de ingresos de materiales enviados por diversos departamentos y que presentan vida útil, especificando los grupos y partidas contables que se afectan, llevando registro y expedientes por separado de sus controles normales de captu-ra. Elaborar reporte mensual de valor de inventario de los activos en el almacén. Cotizar las facturas por entrega de materiales incorporando a los precios unitarios el impues-to al valor agregado cuando así procede por que lo señale la orden de compra. Verificar que el material recibido y que señala el vale de entrada este acorde al pedido por orden de compra y a la facturación del proveedor.



66

Clasificar contablemente de acuerdo con el catálogo emitido por el departamento de contabi-lidad en grupos y partidas presupuéstales a las cuentas de activo y gasto según corresponda los materiales que se reciben y que son surtidos. Asistir a cursos de capacitación para el mejor desempeño de sus actividades. Cumplir con las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos jurídicos del Insti-tuto. Realizar todas las funciones que le asigne su jefe inmediato. Informar a su jefe inmediato de todas las actividades desarrolladas en su área. V: Comunicaciones: Internas: Coordinador Administrativo Secretaria Analista Externas: Ninguna



67

I. Datos del Puesto Nombre: Secretaria del Jefe del Departamento Reporta a: Jefe de Almacén II. Objetivo del Puesto: Proporcionar apoyo secretarial al jefe del departamento de almacén, para que éste propor-cione oportunamente los materiales e insumos requeridos por las diferentes áreas. III. Función Genérica: Realizar eficientemente todas aquellas actividades de mecanografía, archivo y control de la documentación emitida y recibida en el departamento, así como realizar trabajos especiales Inherentes a su puesto, que le sean encomendados por su jefe. IV. Funciones Específicas: Mecanografiar toda la documentación emitida por el jefe del departamento, así como oficios, memorándums, y solicitudes de adquisiciones de materiales que no se encuentren en exis-tencia en el almacén. Elaboración de expedientes de correspondencia recibida y enviada. Turnar al jefe de almacén las requisiciones de materiales para su verificación de existencia y adjudicación de solicitud de abastecimiento al departamento de adquisiciones. V. Comunicaciones: Internas: Jefe del Departamento Supervisor de Almacén Coordinador Administrativo Externas: Todas las Áreas del Instituto Proveedores



68

I. Datos del Puesto Nombre: Secretaria Reporta a: Coordinador Administrativo II. Objetivo del Puesto: Proporcionar apoyo secretarial al coordinador de almacén en la elaboración de notas de en-trada y órdenes de salida para control de los materiales que se manejan en el almacén. III. Función Genérica: Realizar eficientemente todas aquellas actividades de mecanografía, archivo y control de las notas de entrada y órdenes de salida de los materiales que se manejan en el almacén. IV. Función Específicas: Mecanografiar los datos faltantes a las órdenes de salida y notas de entrada de materiales e insumos correspondientes a su área. Archivar en legajos mensuales las órdenes de salida y notas de entrada de materiales de acuerdo a la clasificación de áreas de almacén- Distribuir copias de las notas de entrada y las órdenes de salida al personal involucrado en la operación y administración para su control y archivos. Recabar firmas en las notas de entrada y órdenes de salida al oficial de almacén al jefe de almacén y con el jefe del departamento. Asistir a cursos de capacitación para el mejor desempeño de sus actividades. Cumplir con las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos jurídicos del Insti-tuto. Realizar todas aquellas actividades que le son asignadas por su jefe inmediato. V. Comunicaciones: Internas: Coordinador Administrativo Oficiales de Almacén Externa: Ninguna



69

I. Datos del Puesto Nombre: Oficial de Almacén Reporta a: Coordinador de Almacén Supervisa a: Auxiliar de Almacén II. Objetivo del Puesto: Coordinar las labores de los auxiliares asignados a su área de trabajo, considerando los li-neamientos establecidos para el manejo del material asignado para su manejo. III. Función Genérica: Recibir, verificar, clasificar, acomodar el material entregado por proveedores, surtir los pedi-dos de los diversos departamentos y elaborar expedientes mensuales de lo realizado en el área a su cargo. IV. Funciones Específicas: Acordar con su jefe inmediato todos aquellos asuntos que son de su competencia. Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos del área a s cargo. Recibir los materiales e insumos que entran al almacén, y que corresponden a su área. Asignar los espacios donde deberá de ser almacenado el material recibido, teniendo en cuenta su clasificación, caducidad y volumen. Verificar que la factura y los materiales e insumos que se están recibiendo reúnan las carac-terísticas que señala la orden de compra. Turnar al coordinador de almacén para su resguardo, los materiales que no reúnen los requi-sitos y que serán devueltos al proveedor mediante formulario debidamente elaborado. Reportar al coordinador de almacén las diferencias de la verificación de los materiales e in-sumos para su revisión. Reportar de manera periódica los materiales sin uso, dañados o rotos. Elaborar y mantener actualizada una agenda de control de vencimiento para el material que presenta fecha de caducidad.



70

Elaborar reporte periódico de materiales próximos a vencer. Verificar el surtido de materiales de acuerdo a su fecha de caducidad. Enviando los más próximos a vencer, cuidando de no enviar los que caduquen en menos de 45 días. Elaborar vales de notas de entrada y órdenes de salida de materiales e insumos turnando para su revisión y trámite. Coordinar a los auxiliares de almacén para el acomodo sellado y surtido de los materiales e insumos. Realizar, supervisar y reportar la toma de inventario de los materiales e insumos que se en-cuentran en el almacén. Verificar las existencias de los materiales para la elaboración de las requisiciones de materia-les e insumos. Firmar notas de entrada en señal de haber recibido el material de conformidad. Turnar al coordinador de almacén las órdenes de salida para que verifique que hallan sido firmadas y selladas de recibido, así como las notas de entrada por materiales recibidos du-rante el día. Elabora reporte mensual de irregularidades presentadas en el área a su cargo al coordinador de almacén. Asistir a cursos de capacitación para el mejor desempeño de sus actividades. Cumplir con las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos jurídicos del Insti-tuto. Realizar todas aquellas actividades que le permitan el debido cumplimiento de sus activida-des. Realizar todas aquellas actividades que le son asignadas por su jefe inmediato. V. Comunicaciones: Internas: Supervisor de Almacén Auxiliar de Almacén Externas: Proveedores



71

I. Datos del Puesto Nombre: Auxiliar de Almacén Reporta a: Oficial de Almacén II. Objetivo del Puesto: Recibir, acomodar, sellar, trasladar, cargar, descargar, entregar y mantener en los lugares adecuados los materiales e insumos que se encuentran en el almacén. III. Función Genérica: Recibir todos los materiales e insumos que entran al almacén verificando, clasificando y acomodándolos en lugares adecuados para su óptimo manejo. IV. Función Específica: Acordar con su jefe inmediato los asuntos que sean de su competencia. Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos del área a su cargo. Recibir los materiales e insumos para su verificación, clasificación, sellado y acomodo. Vigilar la adecuada conservación de los productos en las diversas áreas del almacén. Surtir los materiales a las diversas áreas del Instituto donde de le indique. Informar al oficial de almacén sobre los materiales e insumos dañados, caducados o en mal estado. Participar en la toma de inventarios. Informar a su jefe inmediato de las actividades realizadas, así como de los pormenores ocu-rridos en el desempeño de las mismas. Archivar en legajos mensuales la documentación comprobatoria de los movimientos realiza-dos en el área a su cargo. Asistir a cursos de capacitación para el mejor desempeño de sus actividades. Cumplir con las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos jurídicos del Insti-tuto. Realizar todas aquellas actividades que le permitan el debido cumplimiento de sus funciones.



72

V. Comunicaciones: Internas: Auxiliar de Almacén Externas: Unidades Administrativas del Instituto.



73

I. Datos del Puesto Nombre: Chofer Reporta a: Coordinador de Almacén II. Objetivo del Puesto. Trasladar los materiales e insumos que son requeridos al almacén por las unidades adminis-trativas en el vehículo destinado para tal servicio a las áreas del Instituto donde se le indique. III. Función Genérica: Conducir el vehículo asignado bajo su responsabilidad para trasladar materiales y personal del almacén general a las áreas del Instituto donde se le indique. IV. Funciones Específicas: Acordar con su jefe inmediato todos aquellos asuntos que sean de su competencia. Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos del área a su cargo. Conducir el vehículo asignado, trasladando materiales, insumos y personal a las áreas del Instituto que le sean señalados, teniendo el cuidado necesario para no poner en riesgo la integridad del personal que viaja en la unidad así como de los materiales que son traslada-dos. Verificar el acomodo apropiado de los materiales e insumos en el área de carga del vehículo asignado a su cargo para su transportación. Proporcionar ayuda y apoyo a los auxiliares de almacén en las maniobras de carga y descar-ga de los materiales a transportados. Verificar las condiciones en que se encuentra la unidad de transporte a su cargo y mantener-lo en buen estado mediante revisiones periódicas de las cuáles deberá dejar constancia en la bitácora de servicios, solicitando visto bueno de su jefe inmediato. Mantener en condiciones óptimas de limpieza interna y externa la unidad asignada a su car-go. Verificar periódicamente los niveles de: aceite en el motor, agua en el radiador, líquido para frenos y presión de aire de la llantas en uso y de refacción, reportando inmediatamente cual-quier anomalía y dejando constancia de tales revisiones en la bitácora de servicios de la uni-dad.



74

Informar al supervisor de almacén cuando la unidad de transporte requiera de reparaciones o servicios, dejando constancia de tales reportes en la bitácora de servicios de la unidad. Ser responsable de la unidad de transporte asignada a su cargo, y no permitir el manejo de personal no autorizado. Asistir a cursos de capacitación para el mejor desempeño de sus actividades. Cumplir con las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos jurídicos del Insti-tuto y las leyes de tránsito para el Estado de Tabasco. Informar a su jefe inmediato de las entradas y salidas de la unidad de transporte a su cargo, mediante bitácora de servicios, solicitando cuando sea necesaria la dotación de combustible suficiente para prestar el servicio. V. Comunicaciones: Internas: Supervisor de Almacén Externas: Ninguna



75

I. Datos del Puesto Nombre: Intendente Reporta a: Coordinador Administrativo II. Objetivo del Puesto: Mantener en óptimas condiciones de higiene las instalaciones del almacén general. III. Función Genérica: Realizar eficientemente la limpieza de las oficinas, patio de servicio, las diversas áreas de almacenaje, sanitario y en general el mobiliario y equipo dentro del departamento de almacén general. IV. Funciones Específicas: Acordar con su jefe inmediato los asuntos que sean de su competencia. Llevar a cabo el aseo diario de las oficinas del almacén general y las instalaciones donde se encuentran los materiales e insumos. Limpiar de manera periódica y regular los estantes, anaqueles, así como los materiales que se encuentres sucios o empolvados con apoyo de los auxiliares de almacén del área que corresponda asear. Mantener en buenas condiciones el equipo necesario para elaborar sus funciones. Solicitar al jefe de almacén el material y equipo de limpieza cuando éstos sean necesarios. Verificar que no falten los garrafones de agua en los lugares destinados para tal fin. Realizar todas aquellas actividades que le asigne su jefe inmediato. V. Comunicaciones: Internas: Con todo el personal del Almacén General Externas: Ninguna



76



77

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE INVENTARIOS

OBJETIVO Controlar de manera eficaz y eficiente el inventario de bienes muebles del Instituto, teniendo como finalidad la salvaguarda y preservación del patrimonio institucional a través de un ade-cuado control.



78

ORGANIGRAMA


Departamento de Con-trol de Inventarios

Secretaria Auxiliar Adminis-trativo

Área de Registro y Control

Área de Bienes Muebles y Equipo

Capturista Auxiliar de Inventario



79

ESTRUCTURA ORGÁNICA DAD – 8000 Dirección de Administración

DAD - 8100 Subdirección Administrativa

DAD -8103 Jefe del Departamento de Control de Inventarios

Área de Registro y Control de Bienes Muebles y Equipo

Auxiliar de Inventarios Auxiliar Administrativo

Auxiliar Administrativo de Archivo Muerto



80

DEFINICIÓN DE PUESTOS

Jefe del Departamento de Control de Inventarios.

Persona dependiente de la Subdirección Administrativa, responsable del registro y control del inventario de bienes muebles y equipos del Instituto, así como el resguardo y control del ar-chivo muerto. Área de Registro y Control de Bienes Muebles y Equipos. Personal subordinado responsable de coordinar el levantamiento del inventario, el registro de entradas, resguardo y ubicación, de los bienes muebles y equipos del Instituto. Auxiliar de Inventarios Persona subordinada encargada de apoyar en las funciones de resguardo de los bienes y equipos del Instituto.

Auxiliar Administrativo

Persona subordinada que proporciona el apoyo administrativo para el registro, control y le-vantamientos de inventario de los bienes muebles y equipos, así como de la captura de la información

Auxiliar Administrativo de Archivo Muerto

Personal subordinado del Jefe del Departamento, encargado del mecanografiado de docu-mentos, así como el archivo de los mismos y de llevar e el control de archivo muerto y de-más funciones secretariales que le asigne el jefe inmediato.



81


I. Datos del Puesto: Nombre: Jefe del Departamento de Control de Inventarios. Unidad Administrativa: Departamento de Control de Inventarios. Reporta a: Subdirector Administrativo.

Supervisa a: Área de Registro y Control de Bienes Muebles y Equipos, Auxiliar de Inventarios Auxiliar Administrativo. Auxiliar administrativo de Archivo Muerto

II. Objetivo del Puesto: Controlar, coordinar y supervisar las actividades del Departamento de Control de Inventarios para la salvaguarda y preservación del patrimonio institucional. III. Función Genérica: Planear, organizar y dirigir las actividades del Departamento de Control de Inventarios. IV. Funciones Específicas: Acordar con el Subdirector Administrativo todos aquellos asuntos que sean de su competen-cia.

Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos del departamento.

Organizar, coordinar y controlar las acciones de registro y resguardo de los bienes muebles y equipos provenientes de los proveedores.

Coordinar y controlar el levantamiento del inventario de bienes muebles y equipos.

Dar de baja el mobiliario y equipo que sale del Instituto, por descompostura, obsolescencia, caducidad o donación a otras instituciones, todo esto según lo establecido en los dictámenes de baja correspondientes.



82

Tramitar la baja, devolución o transferencia de bienes muebles y equipos con la Dirección de Contraloría Interna y la Secretaría de la Contraloría.

Establecer comunicación y coordinación con la Dirección de Finanzas para el adecuado re-gistro contable y control presupuestal de los movimientos del inventario.

Coordinarse con el Departamento de Contabilidad para establecer los índices de deprecia-ción de los Bienes Muebles y Equipos.

Coordinar el registro, control y resguardo de la documentación atrasada de las diferentes unidades administrativas, denominada archivo muerto.

Determinar el tiempo de resguardo de la documentación (corto o largo plazo), apegándose a las leyes y reglamentos vigentes, así como la disposición final del archivo.

Informar a la Dirección de Contraloría Interna la fecha en que se llevará a cabo la depuración de la documentación que se encuentra en el archivo muerto, para el levantamiento del acta de baja correspondiente.

Coordinar la elaboración e integración de informes y reportes que reflejen fielmente la situa-ción total del mobiliario y equipo que forma parte del patrimonio del Instituto.

Llevar a cabo un programa de supervisión periódica de los resguardos asignados.

Elaborar el Programa Anual de Actividades del Departamento de Control de Inventarios.

Presentar a su jefe inmediato la propuesta anual del programa de actividades a su cargo pa-ra integrar el anteproyecto de programación y presupuesto de la Subdirección Administrativa.

Establecer la adecuada coordinación de enlace con los distintos departamentos cuyas fun-ciones interactúen permanentemente.

Promover la capacitación continua entre el personal del departamento a su cargo.

Presentar al Subdirector Administrativo un informe anual de actividades realizadas en el de-partamento a su cargo.

Cumplir y hacer cumplir las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos del Instituto referente a su departamento.

Realizar todas aquellas funciones que le asigne el Subdirector Administrativo.

Realizar todas aquellas actividades que le permitan el debido cumplimiento de sus funciones y demás que le confieran los ordenamientos jurídicos del Instituto



83

V. Comunicaciones: Internas: Dirección de Administración

Subdirección Administrativa. Departamento de Adquisiciones. Departamento de Almacén.

Área de Registro y Control Bienes Muebles y Equipos. Auxiliar de Inventarios Auxiliar Administrativo

Auxiliar Administrativo de Archivo Muerto Externas: Todas las áreas del Instituto.



84

I. Datos del Puesto: Nombre: Área de Registro y Control de Bienes Muebles y Equipos Unidad Administrativa: Departamento de Control de Inventarios. Reporta a: Jefe del Departamento de Control de Inventarios. Supervisa a: Auxiliar de Inventarios


II. Objetivo del Puesto: Planear, programar y controlar el levantamiento del inventario de los bienes muebles y equi-pos del Instituto. III. Función Genérica: Realizar el inventario de los bienes del Instituto y generar el resguardo correspondiente. IV. Funciones Específicas: Acordar con su jefe inmediato todos aquellos asuntos que sean de su competencia.

Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos de su área.

Supervisar el levantamiento del inventario para todos los bienes muebles y equipos del Insti-tuto.

Asignar los resguardos correspondientes para cada área del Instituto.

Verificar periódicamente los resguardos del mobiliario y equipos.

Efectuar visitas para verificar el estado del mobiliario y equipos.

Actualizar los resguardos cuando exista alguna renuncia, baja, transferencia o cambio de personas responsables de mobiliario y equipos.

Coordinar el registro del inventario de acuerdo con las facturas que envía el Departamento de Adquisiciones, Contabilidad y Almacén.

Coordinarse con el Departamento de Contabilidad para realizar las conciliaciones mensuales de los bienes activos fijos.



85

Integrar el informe y reporte de la situación total de los bienes muebles y equipos que forman parte del activo fijo del Instituto.

Controlar a través de reportes periódicos la ubicación del mobiliario y equipo dentro del Insti-tuto.

Asignar códigos a los bienes muebles y equipos del Instituto.

Seguir el Programa Anual de Actividades del Departamento de Control de Inventarios elabo-rado por el jefe del departamento.

Presentar a su jefe inmediato la propuesta anual del programa de actividades a su cargo pa-ra integrar el anteproyecto de programación y presupuesto del Departamento de Control de Inventarios. Promover la capacitación continua entre el personal del área a su cargo. Presentar a su jefe inmediato un informe anual de actividades realizadas en el área a su car-go.

Cumplir y hacer cumplir las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos del Instituto referente a su área.

Realizar todas aquellas funciones que le asigne el Jefe de Control de Inventarios.

Realizar todas aquellas actividades que le permitan el debido cumplimiento de sus funciones y demás que le confieran los ordenamientos jurídicos del Instituto. V. Comunicaciones: Internas: Jefe del Departamento de Control de Inventarios.

Auxiliar de Inventarios. Auxiliar Administrativo

Externas: Todas las áreas del Instituto.



86

I. Datos del Puesto: Nombre: Auxiliar de Inventarios. Unidad Administrativa: Departamento de Control de Inventarios. Reporta a: Área de Registro y Control de Bienes Muebles y Equipo II. Objetivo del Puesto: Apoyar las acciones del levantamiento de inventario a través de la elaboración de los res-guardos. III. Función Genérica: Organizar, coordinar y controlar las acciones de registro de los bienes muebles y equipos del Instituto. IV. Funciones Específicas: Acordar con su jefe inmediato todos aquellos asuntos que sean de su competencia.

Marcar con el código asignado por el área de registro y control los bienes muebles y equipos del Instituto.

Actualizar los códigos de los bienes muebles y equipos que han sido modificados.

Verificar las especificaciones generales del mobiliario y equipo para el llenado del resguardo.

Verificar el responsable del área al que se le asignará el resguardo.

Fotocopiar los resguardos cancelados.


Informar a su jefe inmediato sobre los avances de su área de trabajo.

Realizar todas aquellas actividades que le confieren los ordenamientos jurídicos del IS-SET.

Realizar todas las funciones que le asigne su jefe inmediato y que sean necesarias para el buen funcionamiento de su área.

Cumplir las disposiciones reglamentarias del Instituto.



87

V. Comunicaciones: Internas: Jefe del Departamento de Control de Inventarios

Área de Registro y Control de bienes muebles y equipos. Todas las Áreas del Instituto



88

I. Datos del Puesto: Nombre: Auxiliar Administrativo. Unidad Administrativa: Departamento de Control de Inventarios. Reporta a: Área de Registro y Control de Bienes Muebles y Equipo II. Objetivo del Puesto: Contribuir al mejor funcionamiento del departamento a través del apoyo administrativo para el registro y control de los bienes muebles y equipos. III. Función Genérica: Proporcionar el apoyo al departamento en cuanto a la integración de expedientes y todo lo relacionado con el inventario de bienes muebles y equipos. IV. Funciones Específicas: Acordar con el jefe del departamento todos aquellos asuntos que sean de su competencia.

Elaborar los resguardos de los bienes muebles y equipos asignados a las diferentes áreas.

Elaborar fichas de revisión de expedientes y anexarlas a cada uno de ellos.

Llevar a cabo el control del archivo de la documentación que se recibe y se genera en el de-partamento.

Elaborar las relaciones de los resguardos asignados.

Integrar los expedientes de altas de resguardos.

Elaborar el oficio de comisión para la realización del inventario.


Informar a su jefe inmediato sobre los avances de su área de trabajo.

Realizar todas aquellas actividades que le confieren los ordenamientos jurídicos del IS-SET.

Realizar todas las funciones que le asigne su jefe inmediato y que sean necesarias para el buen funcionamiento de su área.



89

Cumplir las disposiciones reglamentarias del Instituto. V. Comunicaciones: Internas: Jefe del Departamento de Control de Inventarios



90

I. Datos del Puesto: Nombre: Auxiliar Administrativo de Archivo de Muerto Unidad Administrativa: Departamento de Control de Inventarios. Reporta a: Jefe del Departamento de Control de Inventarios. II. Objetivo del Puesto: Proporcionar apoyo secretarial al Jefe del Departamento de Control de Inventarios con res-ponsabilidad y eficiencia. III. Función Genérica: Realizar eficientemente todas aquellas actividades de mecanografía, archivo y control de do-cumentación, emitida y recibida, así como los trabajos inherentes a su puesto que le sean encomendados por su jefe inmediato. IV. Funciones Específicas: Transcribir mecanográficamente todos los trabajos que se originen en el Departamento de Control de Inventarios en cumplimiento de las funciones inherentes al mismo.

Atender, canalizar y efectuar comunicaciones telefónicas, ya sean internas o externas y en su caso, registrar y entregar oportunamente los recados recibidos.

Organizar y controlar el archivo del Departamento de Control de Inventarios de acuerdo a las indicaciones específicas de su jefe inmediato.

Recibir, registrar y en su caso, distribuir la documentación y correspondencia del Departa-mento de Control de Inventarios.

Llevar el registro, control y resguardo de la documentación de las diferentes unidades admi-nistrativas, denominado archivo muerto.

Acomodar las cajas de archivo muerto en el lugar establecido para tal fin, revisando que con-tengan su número de identificación, año de la documentación y relación anexa del contenido.

Apoyar al Jefe del Departamento de Control de Inventarios en la depuración de la documen-tación que se encuentra en el archivo muerto.

Proporcionar al área solicitante apoyo para la localización de las cajas que sean requeridas al archivo muerto.



91

Asistir a cursos de capacitación secretarial para mejorar las actividades del área.

Informar a su jefe inmediato asuntos inherentes a su área de trabajo.


Realizar todas aquellas funciones que le sean asignadas por el jefe del Departamento de Control de Inventarios.

Realizar todas aquellas actividades que le confieran los ordenamientos jurídicos del Instituto.

V. Comunicaciones: Internas: Jefe inmediato, así como con las personas asignadas al Departamento

de Control de Inventarios.



92

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

OBJETIVO

Proporcionar eficiente y oportunamente a las diferentes áreas del Instituto los servicios generales necesarios y adecuados, tales como mantenimiento preventivo y correctivo a los bienes inmuebles del Instituto, así como al mobiliario y equipo para mantener en óptimas condiciones las instalaciones y equipos, buscando un mejor desarrollo de las funciones administrativas de la Institución, así como el servicio de fotocopiado, trans-porte y correspondencia.



93

ORGANIGRAMA

Velador

Oficiales Diversos

Técnicos en Mantenimiento

Auxiliares en Mantenimiento

Sección de Conser-vación, Mantenimien-to y Supervisión de

Obras

Sección de Conser-vación, y Manteni-

miento de Mobiliario y Equipo

Sección de Compras

Inmediatas

Sección de Fotocopiado

Sección de Transporte

Sección de Corresponden-

cia

Mensajero Auxiliar Adminis-

trativo

Operador de Máquina

Mimeógrafo

Área de Con-servación y

Mantenimiento

Departamento de Servicios Generales

Área de Servi-cios Adminis-

trativos


Subalmacén

Chofer Secretaria



94

ESTRUCTURA ORGÁNICA DAD-8000 Dirección de Administración

DAD-8100 Subdirección Administrativa

DAD-8104 Jefe del Departamento de Servicios Generales

Chofer Secretaria

Área de Conservación y Mantenimiento

Subalmacén

Sección de Conservación de Mantenimiento y Supervisión de Bie-nes Muebles e Inmuebles.

Vigilante

Sección de Mantenimiento de Equipos diversos con prestadores de servicios externos.

Técnicos en Mantenimiento Auxiliares en Mantenimiento Área de Servicios Administrativos Compras Inmediatas

Sección de Fotocopiado Operador de Máquina Duplicador Área de Transporte

Auxiliar Administrativo Sección de Correspondencia Mensajero



95

Intendente

DEFINICIÓN DE PUESTOS Jefe del Departamento de Servicios Generales Persona dependiente del Subdirector Administrativo, responsable de proporcionar los servi-cios generales necesarios y adecuados para mantener en óptimas condiciones las instala-ciones y equipos pertenecientes al Instituto. Chofer Persona dependiente del Jefe del Departamento de Servicios Generales, responsable del traslado del personal a las diferentes áreas que se requieran, así como de los materiales uti-lizados en el área de mantenimiento. Secretaria Persona dependiente del Jefe del Departamento de Servicios Generales, responsable de proporcionar el apoyo secretarial al Departamento. Área de Conservación y Mantenimiento

Persona dependiente del Jefe del Departamento de Servicios Generales, responsable de coordinar y supervisar los servicios de conservación y mantenimiento de obras y mobiliario y equipo de oficina.

Subalmacén

Persona dependiente del Área de Servicios Administrativos, responsable de resguardar los materiales utilizados en las diversas áreas.

Sección de Conservación de Mantenimiento y Supervisión de Bienes Muebles e In-muebles

Persona dependiente del Área de Conservación y Mantenimiento responsable de llevar el control de conservación y mantenimiento de los edificios y mobiliarios propiedad del Instituto, así como supervisar los trabajos que realicen para los mismos.



96

Vigilante Persona dependiente de la Sección de Conservación de Mantenimiento y Supervisión de Bienes Muebles e Inmuebles, responsable de resguardar las instalaciones y salvaguardar los bienes muebles e inmuebles del Instituto. Sección de Mantenimiento de Equipos Diversos con Prestadores de Servicios Exter-nos. Persona dependiente del Área de Servicios Administrativos, responsable de llevar el control del programa de mantenimiento de los equipos que se encuentran en las instalaciones del Instituto. Técnicos en Mantenimiento Persona dependiente de la Sección de Conservación de Mantenimiento y Supervisión de Bienes Muebles e Inmuebles responsable de llevar a cabo el mantenimiento del mobiliario para la conservación del mismo. Auxiliar en Mantenimiento Persona dependiente de la Sección de Conservación de Mantenimiento y Supervisión de Bienes Muebles e Inmuebles, responsable de apoyar en las reparaciones que se llevan a cabo al Mobiliario que se encuentra en las diferentes áreas del Instituto. Área de Servicios Administrativos

Persona dependiente del Jefe del Departamento de Servicios Generales, responsable de proporcionar los servicios de fotocopiado, correspondencia e intendencia, así como lo rela-cionado con los vehículos propiedad del Instituto.

Compras Inmediatas

Persona dependiente del Área de Conservación y Mantenimiento, responsable de proporcio-nar los recursos materiales para mantenimiento de las diversas instalaciones del Instituto.

Sección de Fotocopiado

Persona dependiente del Área de Servicios Administrativos, responsable de proporcionar el servicio de fotocopiado y/o reproducción en mimeógrafo a las diferentes áreas del Instituto.



97

Operador de Máquina

Persona dependiente de la Sección de Fotocopiado, responsable de proporcionar el servicio de fotocopiado y engargolado.

Duplicador

Persona dependiente de la Sección de Fotocopiado, responsable de la reproducción en Mimeógrafo de diversos formatos.

Área de Transporte

Persona dependiente del Jefe del Departamento de Servicios Generales, responsable de llevar el control y seguimiento del servicio y estado en que se encuentran los vehículos pro-piedad del Instituto, así como proporcionar la dotación de combustible a los mismos.


Persona dependiente de la Sección de Mantenimiento de Equipos Diversos con Prestadores de Servicios Externos, responsable de proporcionar apoyo y control en el mantenimiento a Equipos diversos propiedad del Instituto.

Sección de Correspondencia

Persona dependiente del Área de Servicios Administrativos, responsable de proporcionar los servicios de correspondencia locales y foráneos a las distintas áreas administrativas del Insti-tuto.

Mensajero

Persona dependiente de la Sección de Correspondencia responsable de trasladar la corres-pondencia en las diversas áreas del Instituto que lo soliciten.

Intendente

Persona dependiente del Departamento de Servicios Generales, responsable de realizar las labores de limpieza dentro del departamento, para mantener en óptimas condiciones de higiene las instalaciones.



98

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS I. Datos del Puesto: Nombre del Puesto: Jefe del Departamento de Servicios Generales Unidad Administrativa: Departamento de Servicios Generales Reporta a: Subdirector Administrativo Supervisa a: Área de Conservación y Mantenimiento Área de Servicios Administrativos Área de Transporte II. Objetivo del Puesto: Proporcionar eficiente y oportunamente a las diferentes áreas del Instituto, los servicios ge-nerales necesarios y adecuados para mantener en óptimas condiciones las instalaciones y equipos, buscando un mejor desarrollo de las funciones administrativas de la Institución. III. Función Genérica: Coordinar, Supervisar, dirigir y proporcionar los servicios generales al Instituto tales como conservación y mantenimiento de obras y de mobiliario y equipo, además de otorgar servi-cios de fotocopiado, correspondencia, transporte y material de limpieza a todas las áreas del Instituto. IV. Funciones Específicas: Acordar con el Subdirector Administrativo todos aquellos asuntos que sean de su competen-cia.

Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos del departamento a su cargo.

Elaborar planos de obras, que sean requeridos por las diferentes áreas del Instituto.

Otorgar mantenimiento preventivo y correctivo al equipo de transporte del Instituto. Mantener en buen estado el equipo de aire acondicionado y refrigeración, así como dar man-tenimiento preventivo y correctivo al mismo. Controlar los servicios externos de obra, cuando las dimensiones de ésta rebasen las capa-cidades del Departamento.



99

Supervisar las obras contratadas, para verificar que se estén realizando de acuerdo con las especificaciones establecidas. Realizar y administrar las obras que por su dimensión puedan ser llevadas a cabo con per-sonal del Departamento.

Elaborar presupuestos de obra, para ser realizados internamente o para ser negociados con contratistas, aplicando análisis de precios unitarios.

Establecer y vigilar las normas de seguridad y de previsión de siniestros en cada una de las unidades del Instituto.

Supervisar el mobiliario y equipo de oficina de las áreas que integran el Instituto, así como proporcionar mantenimiento preventivo y correctivo.

Distribuir el material de limpieza para la realización de la misma, en todas las áreas de ofici-nas generales que integran el Instituto.

Proporcionar servicios de mensajería a las diferentes áreas de oficinas generales que inte-gran el Instituto.

Conservar y mantener en buenas condiciones las instalaciones de muebles e inmuebles del Instituto, así como darles el mantenimiento correctivo y preventivo correspondiente.

Administrar y controlar el área de impresión y fotocopiado, así como proporcionar el servicio del mismo a los departamentos que lo requieran.

Atender solicitudes de servicios de cerrajería y trabajos menores de aluminio y cristalería que sean solicitados por las áreas que integran el Instituto.

Tramitar el pago de los servicios contratados y supervisar la realización de los mismos.

Presentar a su jefe inmediato la propuesta anual del programa de actividades del departa-mento a su cargo para integrar el anteproyecto de programación y presupuesto de la Subdi-rección Administrativa.


Promover la capacitación continua entre el personal del departamento a su cargo.

Presentar al Subdirector Administrativo un informe anual de las actividades realizadas en el departamento a su cargo.

Cumplir y hacer cumplir las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos del Instituto referentes a su área.

Realizar todas aquellas funciones que le asigne el Subdirector Administrativo.



100

Realizar todas aquellas actividades que le permitan el debido cumplimiento de sus funciones y demás que le confieren los ordenamientos jurídicos del Instituto. V. Comunicaciones: Internas: Todo el personal del Departamento.

Dirección de Administración Subdirección Administrativa Departamento de Adquisiciones Departamento de Almacén Departamento de Control de Inventarios Subdirección de Desarrollo y Administración de Personal Departamento de Recursos Humanos y Administración de Personal

Externas: Dirección de Prospectiva y Vinculación Operativa

Dirección de Contraloría Interna Dirección Jurídica Dirección de Prestaciones Socioeconómicas Dirección de Prestaciones Médicas Dirección de Finanzas Secretaría Particular Unidades de Medicina Familiar de los municipios Contratistas de obras Prestadores de servicios Taller de reparación de vehículos Compañías Aseguradoras Gasolinera Dirección General de Seguridad Pública y Tránsito.

SAPAET



101

I.- Datos del Puesto: Nombre del Puesto: Chofer Unidad Administrativa: Departamento de Servicios Generales Reporta a: Jefe del Departamento de Servicios Generales. II. Objetivo del Puesto: Proporcionar el apoyo en forma general en el traslado de personal a las diferentes áreas de trabajo que así lo requieran, así como de materiales utilizados en el mantenimiento y/o eje-cución de obras de este Instituto. III. Función Genérica: Proporcionar servicio de traslado de personas y materiales de las diferentes áreas del Institu-to cuando sea necesario, así como llevar el control de la revisión constante del vehículo. IV. Funciones Específicas: Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos del área a su cargo.

Recibir instrucciones del Jefe de Departamento y de las Áreas, para transportar el personal, materiales, herramientas o equipo que se requieran en las diferentes áreas del Instituto, para la realización de los trabajos solicitados. Verificar diariamente que la unidad de transporte este en buenas condiciones y reportar las fallas existentes para su reparación.

Sacar y guardar diariamente la unidad de transporte en el estacionamiento del Instituto.

Hacer uso adecuado de la unidad de transporte realizando únicamente labores instituciona-les.

Llevar el control del consumo de combustible de la unidad, con la finalidad de evitar fallas por falta de éste.



102

Checar diariamente niveles de aceite, líquido de frenos, agua de batería, radiadores, etc., para la operación óptima del vehículo.


Cumplir con las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos jurídicos del Insti-tuto.

Realizar todas aquellas actividades que le asigne su jefe inmediato. V. Comunicaciones: Internas: Personal del Departamento de Servicios Generales Externas: Personal de las diferentes áreas del Instituto.



103

I. Datos del Puesto: Nombre del Puesto: Secretaria Unidad Administrativa: Departamento de Servicios Generales Reporta a: Jefe del Departamento de Servicios Generales II. Objetivo del Puesto: Apoyar en forma general y eficiente en el control de información, archivo, solicitudes urgentes de servicios y realizar funciones de acuerdo a su puesto. III. Función Genérica: Proporcionar el apoyo secretarial que se requiera en el departamento en cuanto a archivo, control de información, registro de solicitudes de servicios y todas las demás funciones se-cretariales que se requieran. IV. Funciones Específicas: Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de las funciones del área a su cargo.

Mecanografiar los oficios y memorándums, así como los presupuestos, requisiciones repor-tes que se requieran para dar trámite a los diferentes asuntos del Departamento.

Atender el teléfono para comunicar al jefe con las personas de las diferentes áreas que así lo requieran y para recibir y canalizar las llamadas en que soliciten información.

Atender a las personas que acuden a la oficina para hablar con el jefe del departamento o solicitar información.

Archivar toda la documentación que se maneja en el departamento para mantenerla en orden y accesible.



104

Recibir y controlar la correspondencia que llega al jefe del departamento.



Realizar todas aquellas actividades que le asigne su jefe inmediato y aquellas que le permi-tan el debido cumplimiento de sus funciones y demás que le confieran los ordenamientos jurídicos del Instituto. V. Comunicaciones: Internas: Con el personal del Departamento de Servicios Generales. Externas: Con todas las áreas del Instituto.



105

I.- Datos del Puesto: Nombre del Puesto: Área de Conservación y Mantenimiento Unidad Administrativa: Departamento de Servicios Generales Reporta a: Jefe del Departamento de Servicios Generales Supervisa a: Sección de Conservación de Mantenimiento y Supervisión de

Bienes Muebles e Inmuebles. II. Objetivo del Puesto: Mantener en estado óptimo las instalaciones existentes, así como el mobiliario y equipo para una mayor funcionalidad y adecuado desempeño de las labores institucionales. III. Función Genérica: Coordinar y supervisar las funciones de conservación y mantenimiento de obras que se reali-zan en el Instituto, así como del mobiliario que se encuentra dentro de éste. IV. Funciones Específicas: Acordar con el Jefe del Departamento de Servicios Generales todos aquellos asuntos que sean de su competencia.

Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos del área a su cargo.

Preservar y conservar las instalaciones que constituyen el patrimonio del Instituto.

Vigilar que el proceso de mantenimiento se realice mediante la optimización de recursos.



106

Planear, programar y coordinar las actividades de mantenimiento.

Llevar el adecuado control de costos, tiempos y vida útil de las instalaciones eléctricas e hidrosanitarias

Supervisar que se lleven a cabo los servicios de mantenimiento del mobiliario que se encuen-tran en las instalaciones del Instituto. Llevar a cabo la revisión de los avances de los proyectos de obra, para verificar que estén apegados a las especificaciones convenidas. Recepcionar las solicitudes para la reparación de las instalaciones y mobiliario.

Establecer la adecuada coordinación de enlace con los distintos departamentos cuyas fun-ciones interactúen permanentemente,

Promover la capacitación continua entre el personal del área a su cargo.


Realizar todas aquellas funciones que le asigne su jefe inmediato.

Realizar todas aquellas actividades que le permitan el debido cumplimiento de sus funciones y demás que le confieren los ordenamientos jurídicos del Instituto. V. Comunicaciones: Internas: Jefe del Departamento de Servicios Generales

Sección de Conservación de Mantenimiento y Supervisión de Bienes Muebles e Inmuebles.

Todas las Áreas del Instituto Externas: Contratistas de obra Proveedores



107

I. Datos del Puesto: Nombre del Puesto: Subalmacén Unidad Administrativa: Departamento de Servicios Generales Reporta a: Área de Servicios Administrativos II. Objetivo del Puesto: Resguardar los materiales que se utilizan en las diferentes áreas del Instituto III. Función Genérica: Controlar y proporcionar los materiales que se requieran para llevar a cabo los trabajos en las diferentes áreas del Instituto. IV. Funciones Específicas: Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos de su área.

Recepcionar y almacenar los materiales de limpieza, así como llevar su control.

Distribuir los materiales de limpieza a los diversos departamentos del Instituto.

Recepcionar y distribuir el agua purificada para el consumo.

Llevar a cabo el inventario y control de los materiales de limpieza.

Solicitar bimestralmente los materiales de limpieza necesarios para tener en existencia y se-an distribuidos equitativamente. Verificar diariamente en el Subalmacén, la existencia de materiales para confirmar que nada falte.

Elaborar vales de salida de materiales para las distintas áreas.

Recibir y revisar materiales que se surten mediante requisiciones.

Realizar inventario periódicamente en el subalmacén para llevar un control de materiales.




108


Realizar todas aquellas actividades que le encomiende su jefe inmediato.

Informar a su jefe inmediato cualquier anomalía detectada en su trabajo. V. Comunicaciones: Internas: Área de Servicios Administrativos

Sección de Conservación de mantenimiento y Supervisión de Bienes Muebles e Inmuebles.

Área de Transporte

Externas: Áreas que solicitan materiales diversos



109

I. Datos del Puesto: Nombre del Puesto: Sección de Conservación de Mantenimiento y Supervisión de Bienes Muebles e Inmuebles. Unidad Administrativa: Departamento de Servicios Generales Reporta a: Jefe del Área de Conservación y Mantenimiento. Supervisa a: Técnico en Mantenimiento

Auxiliar en Mantenimiento Vigilante

II. Objetivo del Puesto: Elaborar el control de conservación y mantenimiento de los edificios y mobiliarios propiedad del Instituto, así como la supervisión de los mismos. III. Función Genérica: Dirigir, supervisar y controlar el mantenimiento a las instalaciones y mobiliarios del Instituto. IV. Funciones Específicas: Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos del área a su cargo.

Preservar y conservar las instalaciones que constituyen el patrimonio del Instituto.

Llevar a cabo el proceso de mantenimiento mediante la optimización de los recursos.

Llevar un adecuado control de costos, tiempos y vida útil de las instalaciones eléctricas e hidrosanitarias.

Llevar un control e inventario de piezas de repuesto, materiales y herramientas de manteni-miento.

Supervisar que las instalaciones se encuentren en perfectas condiciones o de lo contrario enviar al personal indicado a reparar cualquier daño.

Supervisar al personal que ayuden a conservar en buen estado y con aspecto agradable las instalaciones.



110

Acordar con el Área de Conservación y Mantenimiento para tomar decisiones adecuadas sobre las obras en proceso, para verificar precios y presupuestos de obra.

Supervisar a los veladores que cubran sus horarios de trabajo y sus funciones.

Llevar acabo el mantenimiento y supervisión de las obras para conservarlas en buen estado. Asistir a cursos de capacitación para el mejor desarrollo de sus actividades.


Realizar todas aquellas actividades que le permitan el debido cumplimiento de sus funciones.

Informar a su jefe inmediato cualquier anomalía detectada en su trabajo. V. Comunicaciones: Internas: Personal del Departamento de Servicios Generales. Externas: Diferentes áreas del Instituto. (OFICINAS GENERALES)



111

I. Datos del Puesto: Nombre del Puesto: Vigilante Unidad Administrativa: Departamento de Servicios Generales Reporta a: Sección de Conservación de Mantenimiento y Supervisión de Bienes Muebles e Inmuebles

II. Objetivo del Puesto: Resguardar las instalaciones y salvaguardar los bienes muebles e inmuebles del Instituto. III. Función Genérica: Vigilar las instalaciones de las oficinas del Instituto, así como llevar el control de entradas y salidas de los visitantes, y salvaguardar los bienes muebles e inmuebles. Propiedad del Insti-tuto. IV. Funciones Específicas: Revisar que no se encuentren personas ajenas en el área del Instituto, después del horario de atención.

Vigilar durante su jornada de trabajo que las instalaciones estén operando en condiciones normales.

Reportar a su jefe inmediato o a quien corresponda, algún incidente que ocurra durante su horario de labores que pueda afectar las instalaciones.

Dar mantenimiento a la bomba de agua que se encuentra bajo su responsabilidad en el Fraccionamiento de Ocuiltzapotlán.

Llevar el control de las entradas y salidas de las personas visitantes que se presentan en el Instituto.

Verificar que las oficinas queden perfectamente cerradas y las luces apagadas durante la noche.

Llevar a cabo recorridos por todas las instalaciones del Instituto durante su jornada laboral.




112


Realizar todas las funciones que le encomiende su jefe inmediato.

Informar al jefe inmediato cualquier anomalía detectada en su trabajo. V. Comunicaciones: Internas: Con el personal del Departamento de Servicios Generales. Externas: Visitantes Seguridad Personal del Instituto.



113

I. Datos del Puesto: Nombre del Puesto: Sección de Mantenimiento de Equipos Diversos con Presta-

dores de Servicios Externos. Unidad Administrativa: Departamento de Servicios Generales Reporta a: Jefe del Área de Servicios Administrativos Supervisa a: Auxiliar Administrativo. II. Objetivo del Puesto: Llevar el control del programa de mantenimiento del equipo que se encuentra en las instala-ciones del Instituto y mantenerlos en óptimas condiciones a través de las reparaciones a los mismos. III. Función Genérica: Supervisar, coordinar y dirigir el mantenimiento preventivo y correctivo que se les proporcio-na al equipo propiedad del Instituto. IV. Funciones Específicas: Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos del área a su cargo.

Proporcionar servicios de mantenimiento preventivo y correctivo al equipo en las diferentes áreas administrativas del Instituto.

Elaborar un programa de mantenimiento para verificar que se estén realizando de acuerdo a normas y especificaciones establecidas.

Asistir a cursos de capacitación para el mejor desarrollo de sus funciones.

Cumplir y hacer cumplir las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos jurídi-cos del Instituto.

Realizar todas aquellas actividades que le permiten el debido cumplimiento de sus funciones.

Informar a su jefe inmediato cualquier anomalía detectada en su trabajo. V. Comunicaciones: Internas: Personal del Departamento de Servicios Generales.



114

Externas: Con todas las áreas del Instituto que soliciten servicio.



115

I. Datos del Puesto: Nombre del Puesto: Técnicos en Mantenimiento Unidad Administrativa: Departamento de Servicios Generales Reporta a: Sección de Conservación de Mantenimiento y Supervisión de Bie-

nes Muebles e Inmuebles II. Objetivo del Puesto: Llevar a cabo los trabajos de mantenimiento en todo el mobiliario de las diferentes áreas del Instituto para mantenerlas en perfecto estado y así poder proporcionar servicios eficiente-mente. III. Función Genérica: Llevar a cabo la revisión del mobiliario de las diferentes áreas del Instituto, y proporcionar los servicios de mantenimiento y reparación para mantenerlos en buenas condiciones. IV. Funciones Específicas: Verificar el estado en que se encuentran el mobiliario en todas las áreas del Instituto, e in-formar al usuario algún desperfecto encontrado.

Proporcionar mantenimiento preventivo y correctivo al mobiliario que se encuentran en el Instituto.

Reportar fallas al usuario y proporcionar en algunos casos lista de materiales necesarios pa-ra que soliciten la reparación pertinente

Solicitar al área de mantenimiento los materiales necesarios para llevar a cabo las reparacio-nes de los mobiliarios.

Llevar el control de los materiales utilizados en las reparaciones al mobiliario que se encuen-tra en el Instituto.

Asistir a cursos de capacitación para el mejor desarrollo sus actividades.





116

Realizar todas aquellas actividades que le permitan el debido cumplimiento de sus funciones y demás que le confieran los ordenamientos jurídicos del Instituto.

Informar a su jefe inmediato cualquier anomalía detectada en su trabajo. V. Comunicaciones: Internas: Con el personal del Departamento de Servicios Generales.

Externas: Con las diferentes áreas donde se realizan los trabajos de mantenimiento.



117

I. Datos del Puesto: Nombre del Puesto: Auxiliar en Mantenimiento Unidad Administrativa: Departamento de Servicios Generales Reporta a: Sección de Conservación de Mantenimiento y Supervisión de

Bienes Muebles e Inmuebles. II. Objetivo del Puesto: Apoyar en las reparaciones que se lleven a cabo en el mobiliario que se encuentra en las diferentes áreas del Instituto. III. Función Genérica: Apoyar en las reparaciones que se lleven a cabo en el mobiliario que se encuentra en las diferentes áreas del Instituto. IV. Funciones Específicas: Auxiliar al encargado de Conservación de Mantenimiento y Supervisión de Bienes Muebles e Inmuebles y a los técnicos en mantenimiento en los diferentes trabajos que realicen.

Llevar a cabo la restauración de la pintura en los diferentes edificios del Instituto.

Auxiliar en el traslado de materiales y herramientas a las áreas donde se va a ejecutar algún trabajo de mantenimiento.

Podar el pasto en las diferentes áreas del Instituto cuando esto sea necesario.




Informar a su jefe inmediato cualquier anomalía detectada en su trabajo. V. Comunicaciones: Internas: Con el personal del Departamento de Servicios Generales



118

I. Datos del Puesto: Nombre del Puesto: Área de Servicios Administrativos Unidad Administrativa: Departamento de Servicios Generales Reporta a: Jefe del Departamento de Servicios Generales Supervisa a: Sección de Fotocopiado

Sección de Correspondencia Sección de Intendencia

II. Objetivo del Puesto: Proporcionar los servicios de fotocopiado, correspondencia e Intendencia. III. Función Genérica: Coordinar, supervisar y dirigir las funciones para poder proporcionar los servicios de fotoco-piado y reproducción en el duplicador, servicio de correspondencia dentro y fuera del Instituto y verificar que los servicios de limpieza se proporcionen adecuadamente. IV. Funciones Específicas: Acordar con el Jefe del Departamento de Servicios Generales todos aquellos asuntos que sean de su competencia.

Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos del área a su cargo. Supervisar que se proporcionen los servicios de fotocopiado e impresiones por el duplicador.

Supervisar que se lleve a cabo el mantenimiento del equipo de impresión y fotocopiado de acuerdo a la calendarización establecida. Recepcionar los documentos para ser enviados a las diferentes áreas del Instituto así como a Instituciones de Gobierno.

Supervisar que el envío de correspondencia sea enviado oportunamente a las diferentes áreas del Instituto como a instituciones de gobierno.

Tramitar el envío de correspondencia foránea de municipios por correo, así como la corres-pondencia por mensajería rápida.

Supervisar que se realicen los trabajos de limpieza en las diferentes Áreas Administrativa del Instituto.



119

Supervisar que se distribuyan los materiales de limpieza a las diversas áreas del Instituto.


Promover la capacitación continua entre el personal del área a su cargo.



Realizar todas aquellas actividades que le permitan el debido cumplimiento de sus funciones y demás que le confieren los ordenamientos jurídicos del Instituto. V. Comunicaciones: Internas: Con todo el personal del Departamento de Servicios Generales.

Externas: Todas las áreas del Instituto que soliciten servicio (oficinas generales).



120

I. Datos del Puesto: Nombre del Puesto: Compras Inmediatas Unidad Administrativa: Departamento de Servicios Generales Reporta a: Jefe del Área de Conservación y Mantenimiento II. Objetivo del Puesto: Proporcionar los recursos materiales para mantenimiento de las diversas instalaciones del Instituto, procurando la optimización en la distribución de los mismos. III. Función Genérica: Llevar a cabo las compras directas de los recursos materiales para mantenimiento y propor-cionarlos al área solicitante. IV. Funciones Específicas: Acordar con su jefe inmediato todos aquellos asuntos que sean de su competencia.


Cotizar y comprar los materiales solicitados al Departamento de Servicios Generales para efectuar diversos trabajos de mantenimiento de las distintas áreas del Instituto, a través del fondo revolvente.

Apoyar a otras áreas del Instituto en compras o traslados diversos propios de las labores ins-titucionales.

Proporcionar los materiales solicitados a las diferentes áreas.

Llevar el control de las compras realizadas en el departamento para las reparaciones.



Realizar todas aquellas funciones que le encomiende su jefe inmediato.

Informar cualquier anomalía que sea detectada en su trabajo.



121

V. Comunicaciones: Internas: Con el personal del Departamento de Servicios Generales.

Externas: Proveedores.



122

I. Datos del Puesto: Nombre del Puesto: Sección de Fotocopiado Unidad Administrativas: Departamento de Servicios Generales Reporta a: Jefe del Área de Servicios Administrativos Supervisa a: Operador de máquina

Duplicador. II. Objetivo del Puesto: Proporcionar el servicio de fotocopiado y/o reproducción en mimeógrafo para contribuir al logro de la optimización de los recursos. III. Función Genérica: Dirigir, supervisar y coordinar los trabajos de fotocopiado de documentos e impresión en el duplicador de los formatos que son solicitados por los diversos departamentos del Instituto. IV. Funciones Específicas: Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos del área a su cargo.

Organizar el buen funcionamiento del área de fotocopiado e impresiones en el duplicador.

Realizar una calendarización para el mantenimiento del equipo de impresión y fotocopiado.

Llevar el control de las copias mediante vales de impresiones de formatos en el duplicador mediante solicitudes de servicios a través de memorándums. Verificar que se lleve a cabo el servicio de engargolados diversos.

Llevar el control de los materiales utilizados para los servicios que se proporcionan.

Informar mensualmente la cantidad de fotocopias solicitadas por cada área.


Cumplir y hacer cumplir las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos jurídi-cos del Instituto.


Informar al jefe del Departamento de las anomalías detectadas en su trabajo.



123

V. Comunicaciones: Internas: Con el personal del Departamento de Servicios Generales.



124

I. Datos del Puesto: Nombre del Puesto: Operador de Máquina Unidad Administrativa: Departamento de Servicios Generales Reporta a: Sección de Fotocopiado II. Objetivo del Puesto: Llevar a acabo el fotocopiado de toda la documentación que se recibe en el área. III. Función Genérica: Llevar a cabo el fotocopiado y engargolado de la documentación que sea requerida en el área. Así como el control del material de consumo. IV. Funciones Específicas: Recepcionar la documentación que es presentada en el área para su fotocopiado.

Llevar el control de copias a través de vales.

Efectuar trabajos de engargolado que sean solicitados al departamento.

Llevar el control de los materiales utilizados en el fotocopiado.

Informar a su jefe inmediato la cantidad de fotocopias solicitadas por cada Dirección.




Informar a su jefe inmediato cualquier anomalía detectada en su trabajo. V. Comunicaciones: Internas: Sección de fotocopiado

Área de Servicios Administrativos

Externas: Dirección solicitante.



125

I. Datos del Puesto: Nombre del Puesto: Duplicador Unidad Administrativa: Departamento de Servicios Generales Reporta a: Sección de Fotocopiado II. Objetivo del Puesto: Reproducir en el duplicador los diferentes formatos que sean solicitados en la Sección de fotocopiado para contribuir en el mejor desempeño de las funciones del Instituto. III. Función Genérica: Llevar a cabo la reproducción de los formatos que se utilizan en el Instituto de acuerdo a lo solicitado en el área, así como llevar en control de los materiales que se utilizan para la re-producción. IV. Funciones Específicas: Recepcionar los formatos para la reproducción de los mismos, verificando que éstos estén debidamente autorizados.

Llevar a cabo la reproducción de los formatos solicitados

Llevar el control de los materiales utilizados en la reproducción.

Informar mensualmente la cantidad de reproducciones realizadas por cada área.

Solicitar a su jefe inmediato los materiales a utilizar para el desarrollo de sus actividades.



Realizar todas las actividades que le encomiende su jefe inmediato.

Informar a su jefe inmediato cualquier anomalía detectada en su trabajo. V. Comunicaciones:



126

Internas: Con el personal del Departamento de Servicios Generales.

Externas: Con el personal solicitante del servicio. I. Datos del Puesto: Nombre del Puesto: Área de de Transportes Unidad Administrativa: Departamento de Servicios Generales Reporta a: Jefe del Departamento de Servicios Generales II. Objetivo del Puesto: Mantener en óptimas condiciones los vehículos propiedad del Instituto para una mayor fun-cionalidad y adecuado desempeño, así como proporcionar la dotación de combustible a los mismos. III. Función Genérica: Proporcionar los vales de dotación de combustible y llevar el control de la bitácora de repara-ciones y servicios otorgados a los vehículos propiedad del Instituto. IV. Funciones Específicas: Elaborar la dotación quincenal de combustible por área y por vehículo.

Tramitar seguros de vehículos propiedad del Instituto cuando así se requiera.

Tramitar refrendos y tenencias de los vehículos propiedad del Instituto.

Elaborar órdenes de servicio para mantenimiento preventivo o correctivo de vehículos pro-piedad del Instituto.

Llevar un control del consecutivo de órdenes de reparaciones.

Llevar una bitácora de reparaciones de los vehículos del Instituto. Llevar un control de facturas recibidas.

Llevar un control de entrega de lubricantes a vehículos del Instituto que así lo requieran.

Elaborar concentrado general de gastos de combustible, lubricantes, reparaciones y pagos administrativos de los diversos vehículos del Instituto.



127

Elaborar reportes quincenal y mensual de combustible por área y vehículos.


Cumplir con las disposiciones reglamentarias que establezcan los lineamientos jurídicos del Instituto. Realizar todas aquellas actividades que le permitan el debido cumplimiento de sus funciones.

Informar a su jefe inmediato cualquier anomalía detectada en su trabajo. V. Comunicaciones: Internas: Personal del Departamento de Servicios Generales.

Externas: Personal que tiene asignado los vehículos del Instituto.

Taller de Reparación de vehículos. Gasolinera.



128

I. Datos del Puesto: Nombre del Puesto: Auxiliar Administrativo Unidad Administrativa: Departamento de Servicios Generales Reporta: Sección de Mantenimiento de Equipos Diversos con Prestadores

de Servicios Externos. II. Objetivo del Puesto: Proporcionar el apoyo en el control administrativo de los servicios proporcionados a los Equi-pos propiedad del Instituto.

III. Función Genérica: Llevar el control administrativo de los servicios proporcionados a los equipos, así como la elaboración de reportes e informes. IV. Funciones Específicas: Llevar el registro de las solicitudes de servicio, cuando ésta se requiera fuera del programa previamente establecido.

Llevar el control del consecutivo de órdenes de reparación.

Elaborar las órdenes de servicio para mantenimiento preventivo o correctivo a los equipos propiedad del Instituto. Asistir a cursos de capacitación para el mejor desarrollo de sus actividades.


Realizar todas las funciones que le encomiende su jefe inmediato.

Informar a su jefe inmediato de las anomalías detectadas en su trabajo. V. Comunicaciones: Internas: Sección de Mantenimiento de Equipos Diversos con Prestadores de Servicios

Externos



129

I. Datos del Puesto: Nombre del Puesto: Sección de Correspondencia Unidad Administrativa: Departamento de Servicios Generales. Reporta a: Jefe del Área de Servicios Administrativos. Supervisa a: Mensajero. II. Objetivo del Puesto: Proporcionar los servicios de correspondencia, locales y foráneos a las distintas áreas admi-nistrativas del Instituto y dependencias de gobierno o instituciones privadas. III. Función Genérica: Llevar el registro y control de la correspondencia, así como el envío a los diferentes departa-mentos a través de ésta área. IV. Funciones Específicas: Recepcionar los documentos para enviarlos con el mensajero a las diferentes áreas del Insti-tuto, así como a instituciones de gobierno.

Registrar diariamente los oficios y memorándums en el control interno de correspondencia del Departamento de Servicios Generales.

Remitir los acuses de recibo a las áreas que los envían para que firmen el control de corres-pondencia y así llevar un mejor control.

Tramitar el envío de correspondencia por mensajería rápida los cuales corresponden a la Ciudad de México que brindan servicios subrogados al Instituto o en su caso envíos solicita-dos por las diferentes Direcciones del Instituto.


Cumplir con las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos jurídicos del Insti-tuto. Realizar todas aquellas actividades que le permitan el debido cumplimiento de sus funciones.

Informar a su jefe inmediato de cualquier anomalía detectada en su trabajo.



130

V. Comunicaciones: Internas: Personal del Departamento de Servicios Generales. Externas: Diferentes áreas del Instituto.



131

I. Datos del Puesto: Nombre del Puesto: Mensajero Unidad Administrativa: Departamento de Servicios Generales. Reporta a: Sección de Correspondencia II. Objetivo del Puesto: Trasladar la documentación que es enviada al Departamento de Servicios Generales para su distribución en las diferentes áreas del Instituto, para así contribuir en el mejor desarrollo de las actividades del área solicitante. III. Función Genérica: Hacer entrega de la correspondencia que es enviada al Departamento de Servicios Genera-les en las distintas áreas del Instituto, solicitando acuse de recibo de las mismas. IV. Funciones Específicas: Entregar la documentación que es enviada al Departamento de Servicios Generales para su entrega a las diferentes áreas del Instituto.

Solicitar los acuse de recibo a las diferentes áreas donde se entrega la correspondencia.

Entregar los acuses de recibo a las áreas que envían la correspondencia.



Informar a su jefe inmediato de las actividades que se desarrollan en su área de trabajo.

Informar a su jefe inmediato cualquier anomalía detectada en su trabajo. Realizar todas aquellas actividades que le encomiende su jefe inmediato. V. Comunicaciones:



132

Internas: Personal del Departamento de Servicios Generales. Externas: Con todas las áreas donde se entrega correspondencia.



133

I. Datos del Puesto: Nombre del Puesto: Intendente Unidad Administrativa: Departamento de Servicios Generales. Reporta a: Jefe del Departamento de Servicios Generales. II. Objetivo del Puesto: Mantener en perfecto estado de higiene las instalaciones del Departamento para que se des-arrollen las funciones adecuadamente III. Función Genérica: Mantener en óptimas condiciones de higiene las instalaciones del Departamento, así como el suministro de materiales de limpieza. IV. Funciones Específicas: Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos del área a su cargo.

Acordar con su jefe inmediato todos los asuntos que sean de su competencia.

Barrer, trapear, fregar, lavar y encerar pisos, vestíbulos, corredores, muros, canceles, puer-tas y columnas de toda el área a que este adscrito, cuantas veces sea necesario.

Preparar y aplicar soluciones detergentes, desinfectantes para encerar.

Sacudir diariamente el mobiliario y equipo de oficina.

Lavar las ventanas y vidrios del área, cuantas veces sea necesario, así como de muros, can-celes y puertas.

Mantener durante su jornada de trabajo los baños y muebles de baño en perfectas condicio-nes de limpieza, así como vigilar que no guarden malos olores y que no se encuentren húmedos.

Lavar y desinfectar depósitos de basura para evitar la presencia de insectos y malos olores, así como la recolección de la misma y su traslado.

Vigilar que haya agua purificada en los enfriadores del área y cuando sea necesario ir por ella al lugar de almacenamiento.

Lavar y desinfectar los enfriadores de agua cuando sea necesario.



134

Lavar diariamente los vasos, tazas y demás accesorios del servicio de cafetería que se en-cuentren dentro del área.

Llevar a cabo la correcta aplicación y uso racional de equipo, útiles, accesorios y material para efectuar la eficiente prestación del servicio.

Verificar que se haga con tiempo la requisición del material de limpieza, así como solicitar lo necesario para la misma.

Cargar, descargar y acarrear artículos, material de oficina y muebles que sean trasladados del almacén.

Llevar a cabo el traslado de documentación, cuando así se requiera a otras áreas.

Trasladar muebles y equipos de oficina, así como acomodo y reacomodo de los mismos.

Reportar los desperfectos de las instalaciones físicas (pisos, puertas, ventanas, persianas, escaleras), hidráulicas (drenajes), eléctrica (lámparas y contactos) y sanitarias.



Informar a su jefe inmediato los asuntos inherentes a su área de trabajo.

Realizar todas aquellas funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato.

Realizar todas aquellas actividades que le confieran los ordenamientos jurídicos del Instituto. V. Comunicaciones: Internas: Personal del Departamento de Servicios Generales



135



136

Área Funcional: Apoyo/Administrativa Unidad Administrativa: Subdirección de Desarrollo y Administración de Personal. Dependencia directa: Dirección Administrativa. Nombre del Puesto: Subdirector de Desarrollo y Administración de personal. OBJETIVO:

Establecer y supervisar de manera eficaz, los procesos relacionados con la adminis-tración, desarrollo y capacitación de los recursos humanos del Instituto, así como tam-bién optimizar los controles del personal de base, confianza y suplencias de acuerdo a como se establezcan en las normas laborales vigentes.

FUNCIONES:

Acordar con la Dirección Administrativa todos aquellos asuntos que sean de su com-petencia.

Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos de la subdirección a su cargo.

Planear, organizar y controlar los sistemas de administración de recursos del Institu-tos.

Supervisar que los trabajadores de base y suplentes sindicalizados porten debidamen-te el uniforme que les sea asignado.

Supervisar que todo el personal adscrito al Instituto cumpla con los horarios estableci-dos en su nombramiento o contrato.

Proporcionar apoyo a todos los departamentos del Instituto en cuanto a movimientos de personal que le sean solicitados, así como los proyectos de liquidación solicitados por la Dirección Jurídica.

Coordinar y supervisar la actualización de los archivos y registro del personal del Insti-tuto.

Proponer a los trabajadores en los puestos en que mejor utilicen sus capacidades, buscando un desarrollo integral y estar pendientes de aquellos movimientos que le permitan una mejor posición para su desarrollo.

Vigilar que se mantenga organizada y actualizada la plantilla del personal y la nómina del Instituto.



137

Atender, resolver y/o tramitar los asuntos laborales que comprendan la esfera de su competencia.

Dar a conocer a todo el personal del Instituto, los reglamentos y demás ordenamientos normativos para cumplir como empleados de la Institución.

Vigilar el cumplimiento de las disposiciones legales y administrativas vigentes en ma-teria de recursos humanos y ejecutar las sanciones administrativas y económicas a que se hagan acreedores los servidores públicos del instituto, de conformidad con las disposiciones legales y administrativas vigentes.

Supervisar el establecimiento y desarrollo de los recursos y programas de capacita-ción y desarrollo profesional del personal del Instituto, así como el seguimiento de los mismos.

Realizar la propuesta anual del programa de actividades de la subdirección a su cargo, para integrar el anteproyecto de programación y presupuesto de la Dirección Adminis-trativa.

Promover la capacitación constante y permanente entre todo el personal del Instituto y Centro Médico.

Presentar informe Anual de las actividades realizadas en la subdirección a su cargo, al Director Administrativo.

Cumplir y hacer cumplir las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos del instituto referente a los recursos humanos.

Realizar todas las funciones que le asigne el Director Administrativo.

Realizar todas aquellas actividades que le permitan el debido cumplimiento de sus funciones y demás que le confieren los ordenamientos jurídicos del instituto.



138

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

OBJETIVO

Llevar el control del personal adscrito al Instituto, así como el registro de los movimientos en la elaboración de nóminas y el pago oportuno de las mismas, además de los procesos administrativos de recepción de la documentación re-lacionada con las Altas y Bajas. (Pendiente por revisar, si se queda o cambia el objetivo)



139

ORGANIGRAMA

Subdirección de Recursos

Humanos

Departamento de Recursos

Humanos

Secretaria

Área de Ela-boración de

Nómina

Área de Con-trol de Hora-

rios

Analista del Área de Ela-boración de

Nómina

Área de Archivo

Auxiliar del Área de Ela-boración de

Nómina



140

ESTRUCTURA ORGÁNICA

DAD-8000 Dirección de Administración

DAD-8200 Subdirección de Desarrollo y Administración de Personal DAD-8201 Departamento de Recursos Humanos y Admón. Personal

Área de elaboración de nómina Auxiliar del Área de Elaboración de Nómina Analista del Área de Elaboración de Nómina Área de Control de horarios Área de archivo Secretaria

Departamento de Desarrollo Profesional



141

DEFINICIÓN DE PUESTOS (verificar la definición de puestos nuevos, NO lo enviaron)

Jefe del Departamento de Recursos Humanos Persona de confianza dependiente del Subdirector de Recursos Humanos, responsable de llevar el control del personal adscrito al Instituto, así como el registro de los movimientos en la elaboración de nóminas y el pago oportuno de las mismas, además de los procesos admi-nistrativos de recepción de los documentos de altas y bajas. Jefe del Área de elaboración de Nóminas Persona dependiente del Jefe del Departamento de Recursos Humanos, responsable de rea-lizar operativamente los trámites de nóminas del personal de base, confianza y suplentes. Auxiliar del Área de elaboración de Nómina Persona dependiente del Jefe del área de elaboración de nóminas, responsable de brindar apoyo en las actividades de movimientos de nóminas y revisión de la prenómina. Analista del Área de elaboración de Nómina Persona dependiente del Jefe del área de elaboración de nóminas, responsable de apoyarlo en el proceso de información en el sistema de nóminas de acuerdo a los movimientos de personal. Jefe del Área de control de horarios Persona dependiente del Jefe del Departamento de Recursos Humanos, responsable de controlar los pases de entrada, salida, permisos económicos, así como el registro de entrada



142

y salida en las tarjetas de asistencia y elaboración de reporte de retardos y faltas del perso-nal. Jefe del Área de Archivo: Persona dependiente del Jefe del Departamento de Recursos Humanos, responsable de ac-tualizar los expedientes del archivo, con respecto a incapacidades, permisos económicos, reporte de faltas, pases de entrada y salida del personal, así como el control de expedientes de altas y bajas del personal de confianza, de base y suplentes. Secretaria: Persona dependiente del Jefe del Departamento de Recursos Humanos, quien proporciona apoyo secretarial, archivo y control de documentos emitidos y recepcionados en el Departa-mento.



143


I. Datos del Puesto: Nombre del Puesto: Jefe del departamento de Recursos Humanos

y admón. de personal. Unidad Administrativa: Departamento de Recursos Humanos Reporta a: Subdirección de Desarrollo y Administración de Personal. II.- Objetivo del Puesto: Llevar el control del personal adscrito al Instituto, así como el registro de los movimientos en la elaboración de las nóminas y el pago oportuno de las mismas, además de los procesos administrativos de ingreso y egreso de los trabajadores del ISSET. III.- Funciones Específicas: Acordar con el subdirector de recursos humanos todos aquellos asuntos que sean de su competencia. Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos del departamento a su cargo. Informar sobre las técnicas y métodos de realización de funciones a sus subordinados para el logro de los objetivos fijados. Presentar avances de programas a la Subdirección de Recursos Humanos para la toma de decisiones. Elaborar los movimientos del personal que labora en el Instituto. Controlar las entradas y salidas del personal adscrito al Instituto y establecer estímulos de puntualidad. Llevar el control quincenal de permisos económicos y pases de salida del personal. Llevar el control de personal que sale de vacaciones. Llevar el archivo de los expedientes personales de cada uno de los trabajadores que laboran en el Instituto. Realizar estudios sobre los análisis de puestos que envían las diferentes áreas, para la se-lección del personal a contratar.



144

Llevar a cabo la selección del personal, analizando sus habilidades y capacidades, a fin de decidir cuales tienen mayor potencial para el desempeño del puesto. Reclutar personal capaz para cubrir las vacantes que se presenten. Registrar todos los cambios y movimientos que se susciten con el personal de nuevo ingreso y el personal que labora en el instituto, así como realizar nóminas extraordinarias o especia-les. Coordinarse con el departamento de Contabilidad, para el pago de la nómina. Promover la capacitación del personal a su cargo. Presentar a la Subdirección de Recursos Humanos el reporte anual de las actividades reali-zadas en su departamento. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos del instituto referentes a su área. Realizar todas las funciones que le sean encomendadas por el Subdirector de Recursos Humanos. Realizar todas aquellas actividades que le permitan el debido cumplimiento de sus funciones y demás que le confieren los ordenamientos jurídicos del Instituto.



145

I.- Datos del Puesto: Nombre del Puesto: Auxiliar del Área de Elaboración de Nóminas. Unidad Administrativa: Departamento de Recursos Humanos y Admón. de Personal Reporta a: Jefe del Departamento de Recursos Humanos y Admón. de Per-

sonal II.- Objetivo del Puesto: Apoyar al Jefe del Área de Elaboración de Nóminas en las actividades que realiza, para cumplir correcta y oportunamente en su elaboración. III.- Función Genérica: Realizar los movimientos de nóminas de personal que le sean encomendados por el Encar-gado de Elaboración de Nóminas, tales como elaboración de contratos, revisión de prenómi-nas y su archivo correspondiente. IV.- Función Específica; Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos del área a su cargo.

Apoyar en la elaboración de movimientos de nóminas del personal tales como: pago de estí-mulos de puntualidad y asistencia, deducciones, etc., para su registro en el sistema de nómi-na.

Apoyar en la revisión de los movimientos en la prenómina, para verificar si fueron aplicados correctamente o en su caso proceder a la corrección inmediata.

Apoyar en el pago del personal de Oficinas Generales.

Verificar los datos del personal de nuevo ingreso para llevar un control correcto de los mis-mos.

Archivar los movimientos de nóminas elaborados.

Resguardar los recibos de nómina ya firmados por los trabajadores.

Asistir a cursos de capacitación para mejorar las actividades del Área.

Cumplir con las disposiciones reglamentarias que establecen los órganos jurídicos del Institu-to.



146

Realizar todas las funciones que le asigne su Jefe inmediato.

Realizar todas aquellas actividades que le permitan el debido cumplimiento de sus funciones y demás que le confieren los ordenamientos jurídicos del Instituto. V.- Comunicaciones Internas: Área de Elaboración de Nóminas

Jefe del Departamento de Recursos Humanos y Administración de Personal



147

I.- Datos del Puesto Nombre del Puesto: Analista del Área de Elaboración de Nóminas Unidad Administrativa: Departamento de Recursos Humanos y Admón. de Personal Reporta a: Jefe del Área de Elaboración de Nómina II.- Objetivo Realizar el proceso de sistematización de información que se requiere, para la elaboración correcta y oportuna de las nóminas. III.- Función Genérica Capturar en forma correcta, eficiente y oportuna los movimientos que se le turnen del perso-nal de las diferentes áreas del Instituto, con el objeto de su registro en el proceso de elabora-ción de nóminas del Instituto. IV.- Función Específica Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos del área a su cargo.

Procesar los movimientos del personal de las diferentes Áreas del Instituto.

Realizar los cambios en el sistema de nómina del personal de los diferentes Departamentos para su adscripción correcta.

Procesar las prestaciones adicionales debidamente autorizadas que correspondan a los em-pleados.

Elaborar reportes del personal que se haga merecedor al pago del Estímulo por puntualidad y asistencia.

Elaborar reportes de faltas y omisiones del personal de las diferentes áreas del Instituto.

Imprimir las prenóminas para su verificación y corrección de movimientos que se realicen.

Imprimir las nóminas definitivas con las correcciones realizadas.



148

Imprimir las plantillas de personal de base y de confianza, así como del personal suplente y eventual.

Imprimir reportes del personal de altas y bajas del Instituto.

Realizar la concentración del monto general de las nóminas.

Capturar los descuentos correspondientes por prestaciones adicionales que se le otorguen a los empleados (Préstamos a corto plazo, Hipotecarios y Vivienda) en el sistema de nómina.

Imprimir los reportes correspondientes por descuentos de las prestaciones.

Asistir a cursos de capacitación para el mejoramiento de sus actividades.

Cumplir con las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos del Instituto refe-rentes a su área.

Realizar todas las funciones que le asigne su Jefe inmediato.

Realizar todas aquellas actividades que le permitan el debido cumplimiento de sus funciones y demás que le confieren los ordenamientos jurídicos del Instituto. V.- Comunicaciones Internas: Jefe del Departamento de Recursos Humanos y Administración de Personal.

Departamento de Informática.



149

I.- Datos del Puesto: Nombre del Puesto: Jefe del Área de Control de Horarios Unidad Administrativa: Departamento de Recursos Humanos y Admón. de Personal Reporta a: Jefe del Departamento de Recursos Humanos y Administración de

Personal II.- Objetivo: Proporcionar al Jefe del Departamento de Recursos Humanos, información referente a los horarios de los empleados del Instituto y vigilar que se cumplan, así como lo referente a las solicitudes que requieran los trabajadores. III.- Función Genérica: Controlar las tarjetas de entrada y salida, permisos económicos y pases de entrada y salida del personal de las diferentes áreas que integran el Instituto, así como proporcionar informa-ción que requieran los Jefes, para un control eficaz y oportuno de los Recursos Humanos. IV.- Función Específica: Acordar con el Jefe de Recursos Humanos todos aquellos asuntos que sean de su compe-tencia.


Controlar las tarjetas de control de asistencia del personal de las diversas áreas del Instituto.

Controlar y elaborar reportes de licencias médicas de los trabajadores.

Controlar y elaborar reportes de los permisos económicos, con o sin goce de sueldo de los trabajadores.

Elaborar reporte de pases de entrada y salida de los empleados de las diversas áreas del Instituto.

Informar las irregularidades que se susciten con el personal, referente a los horarios, permi-sos, licencias etc.

Verificar que no falten las tarjetas de control de asistencia quincenalmente en cada uno de los relojes checadores de las áreas del Instituto.



150

Solicitar la firma de los trabajadores en las tarjetas de control de asistencia.

Recoger las tarjetas diariamente después de la hora de checar.

Asistir a juntas de coordinación con el jefe del Departamento.

Asistir a cursos de capacitación para mejorar las actividades del área.

Informar a su jefe inmediato de las actividades realizadas en su área.

Informar a su jefe inmediato de las anomalías detectadas en la elaboración de sus funciones.

Cumplir con las disposiciones reglamentarias que establezcan los órganos del Instituto refe-rentes a su área.

Realizar todas las funciones que le sean encomendadas por su Jefe inmediato.

Realizar todas aquellas actividades que le permitan el debido cumplimiento de sus funciones y demás que le confieren los ordenamientos jurídicos del Instituto. V.- Comunicaciones: Internas: Jefe del Departamento de Recursos Humanos y Administración de Personal. :



151

I. Datos del Puesto: Nombre del Puesto: Jefe del Área de Archivo Unidad Administrativa: Departamento de Recursos Humanos y Admón. de Personal Reporta a: Jefe del Departamento de Recursos Humanos y Administración de

Personal II.- Objetivo: Actualizar y controlar los expedientes del personal de base, de confianza y suplencias en el archivo del Departamento de Recursos Humanos y Administración de Personal. III.- Función Genérica: Actualizar los expedientes del archivo con respecto a incapacidades, permisos económicos, reporte de faltas, pases de entrada y salida, así como el control de expedientes de altas y bajas del personal de confianza, base y suplentes. IV.- Función Específica: Asumir la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos del área a su cargo.

Archivar la documentación de cada uno de los expediente del personal adscrito al Instituto.

Proporcionar información al Jefe del Departamento sobre incapacidades, reporte de faltas, permisos económicos, pases de salida.

Organizar en orden alfabético todos los expedientes del personal del Instituto.

Revisar cada uno de los expedientes que contengan la documentación mínima necesaria.

Asistir a cursos de capacitación para el mejor desarrollo de las actividades de su área.


Informar al jefe del departamento de las actividades desarrolladas en su área.



152

Informar al Jefe del Departamento de las anomalías detectadas en la elaboración de sus ac-tividades.

Realiza todas las funciones que le sean asignadas por su Jefe inmediato.

Realizar todas aquellas actividades que le permitan el debido cumplimiento de sus funciones y demás que le confieren los ordenamientos jurídicos del Instituto. V.- Comunicaciones: Internas: Con el Jefe del Departamento de Recursos Humanos y admón. de Personal Externas: Con el personal del Instituto.



153

I. Datos del Puesto: Nombre del Puesto: Jefe de departamento de Desarrollo Profesional. Unidad Administrativa: Departamento de Recursos Humanos y Admón. de Personal Reporta a: Subdirección de Desarrollo y Administración de personal. II.- Objetivo: Identificar los mecanismos más pertinentes en las áreas de Formación Profesional y de co-operación y extensión, que contribuyan a la planificación, gestión, implementación y evalua-ción de programas, estrategias y políticas de Capacitación y Formación Profesional. III.- Función Específica: Promover la capacitación y desarrollo profesional entre los trabajadores del Instituto.

Lograr la colaboración de los trabajadores en forma constante y con aprendizaje continuo.

Establecer vínculos con instituciones capacitadoras y/o consultoras que cuenten con progra-mas de formación y desarrollo profesional que permitan el crecimiento académico y laboral de los trabajadores del Instituto.

Promover la consecución de un horizonte profesional y laboral, aplicando a tales efectos, al-ternativas y oportunidades que contribuyan a una maximización del potencial de cada uno.

Preparar al personal para la ejecución de las diversas tareas particulares de la institución.

Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo personal, no sólo en sus cargos ac-tuales sino también para otras funciones para las cuales la persona puede ser considerada.

Cambiar la actitud de las personas, con varias finalidades, entre las cuales están crear un clima más satisfactorio entre los empleados, aumentar su motivación y hacerlos más recepti-vos a las técnicas de supervisión y gerencia.



154

Implementar un programa de capacitación constante y permanente que retroalimente cada una de las áreas del Instituto.


Realizar todas las funciones que le asigne el Subdirector de Recursos Humanos.

Realizar todas aquellas funciones que le permitan el debido cumplimiento de sus funciones y demás que le confieren los ordenamientos jurídicos del Instituto.

Manual de Organización - Tabasco

Documents

Transcript of Manual de Organización - Tabasco