Manual de Organización oficialia.pdf1 I. Aprobación Con fundamento en el Artículo 144 de la...

Manual de Organización

H. Ayuntamiento de Tlahuiltepa Hgo. 2012-2016

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I. Aprobación

Con fundamento en el Artículo 144 de la Constitución Política del Estado de

Hidalgo y la Ley Orgánica Municipal Artículo 7 y capítulo Quinto Artículo 56

fracción I, en relación con el Artículo 115 fracción II, de la Constitución Política

de los Estado Unidos Mexicanos; la Honorable Asamblea del Municipio de

Tlahuiltepa por acuerdo de fecha 07 del mes de Junio del año 2012, votado por

unanimidad ha tenido a bien aprobar en sus términos el presente Manual de

Organización de la Oficialía Mayor del Municipio de Tlahuiltepa, Hidalgo, el

cual contiene información referente a su estructura y funcionamiento y tiene

como objetivo servir de instrumento de consulta de inducción para el personal .

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II. Introducción

Toda organización que busca estar a la vanguardia, constantemente tiene que

evolucionar; el cambio en las organizaciones es parte de una filosofía de calidad; y

dicho cambio siempre tiene que estar enfocado en la búsqueda de una mejora

continua. El aseguramiento de la calidad de la Administración Pública actualmente

es un factor competitivo indispensable, en este sentido el implementar las normas

de calidad correspondientes en los procesos operativos y administrativos, se

reflejan en la productividad de los servicios. Del mismo modo; teniendo en cuenta

que la calidad en el trabajo de una persona se refleja en la calidad de su vida; es

indispensable promover una cultura de calidad hacia todo el personal de

Ayuntamiento; que a mismo tiempo nos permita ser mas eficientes en nuestro

trabajo, nos de la oportunidad de ser mejores como personas, y siempre

conduciendo los Recursos Humanos, Materiales y Financieros bajo los principios

de eficiencia, rendimiento y optimización de los mismos; a fin de lograr los

resultados que la ciudadanía demanda.

Este manual de organización describe y precisa la estructura de la Oficialía Mayor,

atribuciones, servicios y las funciones encomendadas a los trabajadores de esta

área administrativa, así como elementos susceptibles de mejora del trabajo, que

permitirá al trabajador alcanzar una mayor calidad y oportunidad en sus tareas, e

instrumentos que contribuyan a consolidar y cumplir las metas y objetivos, como

son los indicadores de servicio, la descripción del puesto, la misión visión,

objetivos y facultades.

El Manual responde a un imperativo de transparencia y constituye una valiosa

herramienta administrativa al servicio de los ciudadanos, quienes en todo

momento pueden consultar fácilmente toda la información concerniente a la

Oficialía Mayor.

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III. Antecedentes

La Oficialía Mayor en el Ayuntamiento del Municipio de Tlahuiltepa, forma parte de

la Presidencia Municipal con funciones relativas a la adquisición básica para la

operación de las oficinas e instalaciones del Ayuntamiento. Además de cubrir la

adquisición de todo tipo de materiales e insumos del parque vehicular y llevar un

control del combustible utilizado por el mismo.

Cuando se realizó la entrega a la actual administración, no se tenía en claro las

funciones específicas del Oficial, debido a que no existía un manual de

Organización. Con la intención de mejorar estos aspectos es que se realiza el

presente documento; y así definir de manera clara su origen y desarrollo, su

objetivo principal, el marco de actuación, su estructura orgánica y su

representación gráfica a través de un organigrama, y delimitar las funciones

específicas del personal que aquí labora y por último un directorio del mismo.

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IV. Misión y visión

MISIÓN:

Proporcionar con eficacia y eficiencia los bienes y servicios, así como Administrar

el Patrimonio Municipal, para coadyuvar con el buen funcionamiento de la

Administración Pública Municipal, bajo la protección y aplicación de la

normatividad vigente.

VISIÓN:

Ser un modelo de organización interna, con excelencia en los servicios otorgados,

fomentando una cultura de transparencia, legalidad e innovación, para el bien

común.

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V. Marco jurídico

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Constitución Política del Estado de Hidalgo

Ley Orgánica Municipal

Bando de Policía y Gobierno

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado de Hidalgo

Plan Municipal de Desarrollo

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VI. Atribuciones

Artículo 61.- Del Bando de Policía y Gobierno. La oficialía Mayor tendrá bajo su

responsabilidad directa:

La jefatura del personal

Mantenimiento y resguardo de objetos y bienes inmuebles municipales, y jefatura

de eventos cívicos.

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VII. Organigrama

PRESIDENTE MUNICIPAL

ING. ISRAEL MARTINEZ RIVERA

OFICIAL MAYOR

C. SERGIO OTERO TREJO

AUXILIAR DE OFICIALÍA

MAYOR

C. EVENCIO OTERO TREJO

ENCARGADO DE

MANTENIMIENTO VEHICULAR

C. GUMERCINO RIVERA OTERO

CHOFER DE OFICIALÍA MAYOR

C. RAMIRO OTERO OTERO

CHOFER DE OFICIALÍA MAYOR

C. JUAN RIVERA ROMERO

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VIII. Estructura Orgánica

1) Oficial Mayor

C. Sergio Otero Trejo

2) Auxiliar de Oficialía Mayor

C. Evencio Otero Trejo

3) Encargado de Mantenimiento

C. Gumersindo Rivera Otero

4) Chofer de Oficialía Mayor

Ramiro Otero Otero

5) Chofer de Oficialía Mayor

Juan Rivera Romero

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IX. Descripciones y Perfiles del Puesto

PUESTO: Oficial Mayor

JEFE INMEDIATO: Presidente Municipal

PERSONAL A SU CARGO:

Auxiliar de Oficialía Mayor

Encargado de Mantenimiento

Choferes

FUNCIONES PRINCIPALES:

Planear, Programar, Organizar, Ejecutar y elevar el desarrollo de los programas y actividades encomendadas a esta Dependencia;

Establecer las políticas necesarias para optimizar el uso de los Recursos Humanos, Materiales y técnicas de la Administración Pública Municipal;

Instrumentar las normas para la formulación mantenimiento y actualización de inventarios para el control y operación de almacén;

Vigilar la optimización y buen uso del patrimonio del Ayuntamiento;

Vigilar el uso correcto y óptimo de los insumos, equipo, mobiliario y herramientas de la Dependencia.

Mejorar el mantenimiento y conservación de equipo, vehículos y maquinaria pesada, guardando el óptimo equilibrio entre el gasto, la eficiencia y la eficacia;

Abastecer, de manera correcta de gasolina el parque vehicular con el que cuenta el Ayuntamiento, para la realización de los servicios requeridos;

Cotizar y comprar las diferentes refacciones y consumibles que ocupen los vehículos en los desperfectos y revisiones;

Coordinar los diferentes apoyos que se realizan con vehículos del H. Ayuntamiento, para el traslado de pacientes, personas de bajos recursos o instituciones que requieran de un servicio;

Acordar con el Presidente Municipal sobre los asuntos y actitudes encomendadas a la Dependencia;

Desarrollar todas aquellas funciones inherentes a la dependencia y las demás que asigne el C. Presidente Municipal y/o el Ayuntamiento.

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ESCOLARIDAD QUE REQUIERE EL PUESTO:

Escolaridad mínima Bachillerato

Tec. En Administración

Lic. en Administración

EXPERIENCIA Y/O CONOCIMIENTOS QUE REQUIERE EL PUESTO:

Ser ciudadano Hidalguense;

Contar con conocimientos inherentes para el buen desempeño del cargo;

Manejo de equipo de cómputo

HABILIDADES:

Facilidad de palabra Liderazgo Buena comunicación Negociador Conciliador disciplinado Competitivo Relaciones públicas Paciente Solidario Espíritu crítico analítico Eficaz y Eficiente

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PUESTO: Auxiliar de Oficialía Mayor

JEFE INMEDIATO: Oficial Mayor

PERSONAL A SU CARGO: Ninguno


Redacción y elaboración de oficios, control de consecutivo de minutas,

memorándums, notificaciones, circulares, etc.;

Apoyar en preparar los informes de actividades de la Dirección;

Recabar firmas de la documentación oficial en la que participa el Oficial

Mayor;

Dar seguimiento de los programas implementados por el Oficial Mayor

para observar su correcta ejecución asegurando que los resultados sean

los esperados;

Recabar documentación comprobatoria del gasto ejercido por Oficialía

Mayor;

Coordinar las solicitudes de préstamos de vehículos, de equipos y servicios

realizadas por las dependencias;

Registrar en las bitácoras el control del combustible, insumos y compra de

piezas para reparación del parque vehicular;

Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato.


Escolaridad mínima Secundaria o Bachillerato




HABILIDADES:

Facilidad de palabra Buena comunicación Negociador Competitivo Paciente Solidario Espíritu crítico analítico Eficaz y Eficiente

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PUESTO: Encargado de Mantenimiento




Organizar, dirigir y supervisar el mantenimiento preventivo y correctivo

del parque vehicular, maquinaria, equipos, mobiliario e instalaciones del

taller;

Autorizar el ingreso de las unidades a las instalaciones del taller;

Administrar los servicios de reparación y mantenimiento del parque

vehicular

Administrar el equipo y optimizar los suministros con los que cuenta el taller

para el efectivo desempeño de sus actividades;

Proponer la adquisición, reparación y/o baja del mobiliario, herramientas,

insumos y otros;

Llevar un control periódico de los servicios de mantenimiento preventivos y

correctivos efectuados al parque vehicular;

Informar al jefe inmediato las necesidades de combustible, lubricantes y

refacciones que se generen en el proceso de reparación y mantenimiento

del parque vehicular;

Las demás que sean asignadas por el jefe inmediato.


Ing. En mecánica automotriz

Tec. En mantenimiento automotriz




HABILIDADES:

Eficaz y Eficiente Buena comunicación Hábil Competitivo Paciente Solidario Espíritu crítico analítico

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PUESTO: Chofer de Oficialía Mayor




Conducir los vehículos asignados para transportar al personal a los eventos

de su competencia y a las diferentes comisiones a su cargo;

Revisar las condiciones mecánicas, eléctricas y en general las condiciones

en las que se encuentran dichos vehículos;

Mantener en óptimas condiciones mecánicas y eléctricas dichos vehículos;

Llevar los vehículos al servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de

acuerdo a los tiempos programados;

Asear y conservar en buen estado el interior y exterior de los vehículos;

Reportar al Oficial Mayor con oportunidad el requerimiento de servicio

mayor que necesiten los vehículos;

Tener conocimientos sobre reglamentos de transito y respetar en todo

momento la actuación de servidor público;

Tener licencia de manejo sea cual sea el tipo de vehículo asignado, auto,

camioneta, camión, maquinaria pesada, etc;

Notificar a la dependencia sobre las anomalías que presente el vehículo

asignado;

Las demás actividades inherentes a su puesto y necesarias para el buen

funcionamiento de la Dependencia y las que determine el Oficial Mayor.


Escolaridad mínima Secundaria o Bachillerato




HABILIDADES:

Responsable y Disciplinado Eficaz y Eficiente Buena comunicación Competitivo Paciente Solidario

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X. Directorio

Nombre y Puesto Dirección Teléfono

C. Sergio Otero Trejo, Oficial Mayor. Dom. Conocido Tlahuiltepa, Hidalgo.

01 200 1232869

C. Evencio Otero Trejo, Auxiliar de Oficialía Mayor.

Dom. Conocido Tlahuiltepa, Hgo.

01 200 1232869

C. Gumersindo Rivera Otero, Encargado de mantenimiento.

Dom. Conocido, Bo. Lindavista, Tlahuiltepa, Hgo.

01 200 1232869

C. Ramiro Otero Otero, Chofer de Oficialía Mayor.

Dom. Conocido La Unión, Tlahuiltepa, Hgo.

01 200 1232869

C. Juan Rivera Romero, Chofer de Oficialía Mayor.

Dom. Conocido Bo. Lindavista, Tlahuiltepa, Hgo.

01 200 1232869

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XI. Hoja de Participación

La elaboración del presente manual estuvo a cargo del Oficial Mayor C. Sergio

Otero Trejo, el Contralor Municipal C.P. Sergio Rivera Ávalos de la Administración

Municipal 2012–2016 de Tlahuiltepa, Hidalgo.

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