Manual de Operaciones Para Convenios Con Terceros JRS

Manual de Operaciones para convenios con terceros

Tabla de contenidoManual de Operaciones para convenios con terceros.......................................................................1

Introducción.......................................................................................................................................3

Empresas............................................................................................................................................4

Inía.................................................................................................................................................4

Información general de la empresa............................................................................................4

Informacion de contacto............................................................................................................4

Procedimiento general para facturar.........................................................................................4

Requisitos al afiliado..................................................................................................................4

Ceniap............................................................................................................................................5


Información de contacto............................................................................................................5



Produvisa........................................................................................................................................6



Manpa............................................................................................................................................7



Cajas de Ahorros................................................................................................................................8

Cafinia............................................................................................................................................8

Información general de la caja de ahorros.................................................................................8




Copia de contrato.......................................................................................................................8

Canaobre........................................................................................................................................9

Información general de la caja de ahorros.................................................................................9




Copia de contrato.....................................................................................................................10

CICPC............................................................................................................................................11

Información general de la caja de ahorros...............................................................................11

Información de contacto..........................................................................................................11

Procedimiento general para facturar.......................................................................................11

Requisitos al afiliado................................................................................................................11

Administradoras de Seguros y Seguros............................................................................................12

Amazonas Dental.........................................................................................................................12

Información general de la administradora de seguros.............................................................12





Univista........................................................................................................................................14

Información general de la administradora de seguros.............................................................14





Médicos especialistas.......................................................................................................................16

Maria Elena Cruz..........................................................................................................................16

Información general del especialista y tipo de convenio..........................................................16


Copia de los documentos.........................................................................................................16

Mariela Hernández.......................................................................................................................16

Información general del especialista y tipo de convenio..........................................................16


Copia de los documentos.........................................................................................................16

Introducción

El presente documento tiene como finalidad reunir toda la información y procedimientos a llevar a cabo con empresas y persona con las cuales Opticos Mara, C.A. tiene convenios de atención visual para prestar servicios a sus clientes y poder así ofrecer una excelente calidad visual.

Este documento estará en continua actualización para poder reunir la mayor cantidad de información necesaria de cada uno de los convenios realizados. La responsabilidad del mantener actualizado este documento recae sobre los directores y encargados de tiendas y/o operativos y podrán ser tomado en cuenta a la hora del calculo de comisiones de ventas y cobranza de las jornadas de salud visual y convenios.

Se plantea una vez terminado el primer borrador de este documento implementar un modulo en el sistema de facturación de la tienda para llevar estos datos mejor organizados.

Empresas

INIA

Información general de la empresaINIA: Instituto Nacional de Investigaciones Agrícolas

Esta empresa, que pertenece al sector público, fue sugerida por el Sr. Ovidio Lujan, quien es buen allegado del Ing. Miguel Bautista. Hasta los momentos el Sr. Lujan ha desempeñado un importante rol en la organización de jornadas de salud visual dentro de la institución así como en las gestiones de cobranzas de los afiliados.

Cabe destacar que esta empresa cuentas con las cajas de ahorros Cafinia para el personal empleado y Canaobre para el personal obrero.

Información de contacto La sede principal nacional de INIA se encuentra via al Limon, después de la Onidex. Esta

sede es mejor conocida como Gerencia. Teléfonos Ovidio Lujan: 0414-0499906

Contacto inicial con el clienteLos clientes son referidos directamente del INIA a la tienda, esta debe identificarse como tal y serán atendidos normalmente hasta el momento de facturar. Si el cliente desea consulta oftalmológica debe solicitar la cita según el procedimiento de consultas oftalmológicas.

Procedimiento general para facturarPara la facturación de trabajos hay que llenar adecuadamente los datos solicitados en el anexo 1 y juntos con los demás requisitos, especificados abajo, consignarlos ante el Sr. Lujan para chequear que efectivamente el cliente en cuestión pertenece a la organización. Una vez obtenida la autorización se procede a facturar, enviar al laboratorio el trabajo (si aplica), y entregar la mercancía.

Procedimiento para establecer convenio de descuento en nomina con el trabajadorEn caso de que la factura sea menor o igual a Bs. 2.800,00 se le dará un crédito no mayor a tres meses, con descuentos en nomina según su frecuencia de pago (semanal o quincenal). En caso de que la factura sea mayor a Bs. 2.800,00 el cliente podría solicitar una prorroga mayor de tiempo de crédito, en cuyo caso el tiempo de crédito no debe exceder a los 4 meses.

Requisitos a solicitar al trabajador Copia de recibo de pago (no mayor a 2 meses de antigüedad).

Copia de la Cedula de Identidad. Anexo 1 debidamente llenado y firmado por el interesado y sellado por Opticos Mara, C.A.

Procedimiento de consignación de documentos ante el INIASe debe enviar un copia simple de todos los requisitos junto con la copia de la factura al Sr. Lujan quien debe devolver una copia sellada y firmada del anexo 1 para control interno.

Ceniap

Información general de la empresaEs el centro de investigaciones de Inia. Mantiene una razón social y administración aparte de Inia. Se hizo convenio económico con ellos para cubrir las necesidades de ciertas personas que se acercaron en el momento que se le hacia jornada de salud visual a Inia.

La mayor parte de sus trabajadores son obreros y también pertenecen a la caja de ahorros Canaobre.

Información de contacto La sede principal de Maracay se encuentra dentro de las instalaciones de la Universidad de

Carabobo en la Av. Jose Casanova Godoy. Ovidio Lujan: 0414-0499906

Contacto inicial con el clienteLos clientes son referidos directamente del Ceniap a la tienda, esta debe identificarse como tal y serán atendidos normalmente hasta el momento de facturar. Si el cliente desea consulta oftalmológica debe solicitar la cita según el procedimiento de consultas oftalmológicas.

Procedimiento general para facturarPara la facturación de trabajos hay que llenar adecuadamente los datos solicitados en el anexo 1 y juntos con los demás requisitos, especificados abajo, consignarlos ante el dpto. de Recursos Humanos del Ceniap para chequear que efectivamente el cliente en cuestión pertenece a la organización. Una vez obtenida la autorización se procede a facturar, enviar al laboratorio el trabajo (si aplica), y entregar la mercancía.

Procedimiento para establecer convenio de descuento en nomina con el trabajadorEn caso de que la factura sea menor o igual a Bs. 2.800,00 se le dará un crédito no mayor a tres meses, con descuentos en nomina según su frecuencia de pago (semanal o quincenal). En caso de que la factura sea mayor a Bs. 2.800,00 el cliente podría solicitar una prorroga mayor de tiempo de crédito, en cuyo caso el tiempo de crédito no debe exceder a los 4 meses.

Requisitos a solicitar al trabajador Copia de recibo de pago (no mayor a 2 meses de antigüedad). Copia de la Cedula de Identidad. Anexo 1 debidamente llenado y firmado por el interesado y sellado por Opticos Mara, C.A.

Procedimiento de consignación de documentos ante el CeniapSe debe enviar un copia simple de todos los requisitos junto con la copia de la factura al dpto. de Recursos Humanos del Ceniap quien debe devolver una copia sellada y firmada del anexo 1 para control interno.

Produvisa

Información general de la empresa:Una empresa de tradición, dedicada a la fabricación de envases de vidrio de alta calidad, y orientada a la conservación del medio ambiente ya que su proceso productivo está comprometido con el uso responsable de los recursos naturales....

El convenio de pago será por nomina o por caja de ahorro.

Información de contactoPersona de contacto doctora EUNICE DE SOUSA, Jefa del departamento servicio medico

Correo: [email protected]

Tef: 0244-252-17-54

mailto:[email protected]

http://www.produvisa.com.ve/portales/index.aspx

Manpa C.A.

Información general de la empresa

La historia de nuestra empresa data de 1912 cuando un grupo de hombres de negocio venezolanos fundó la compañía C.A. FABRICA DE PAPEL DE MARACAY (FPM), a orillas del Lago de Valencia en el Estado Aragua, Venezuela.

Sin embargo, MANUFACTURAS DE PAPEL C.A., conocida en todo el país como MANPA, exactamente fue fundada el 30 de Marzo de 1950 por Gustavo Delfino Arríense, Juan Delfino Rodríguez, Carlos H. Maury y Ladislao Caballero. La producción estaba orientada a la fabricación de sacos multipliegos destinados a cubrir las necesidades de C.A FABRICA NACIONAL DE CEMENTOS y de bolsas para todo uso en el comercio y la industria en general. Ambas plantas comenzaron operando en el mismo galpón, ubicado en Los Cortijos de Lourdes, en la ciudad de Caracas.

Convenio de pago es directo con el empleado por el banco, con máximo de 4 meses para cancelar.

Información de contacto

Persona de contacto gerente de caja de ahorro Lic. MARIA VILLASOÑES.

Correo: [email protected]

Tef : 0243-240-11-11

Cajas de Ahorros

Cafinia

Información general de la caja de ahorrosCaja de ahorros de los empleados de INIA (ver Inia).

Información de contactoPersona de contacto: Jenny xxx (cargo) 0243-2456836

Delegado regional

Contacto inicial con el clienteLos clientes son referidos directamente de Cafinia a la tienda, esta debe identificarse como tal y serán atendidos normalmente hasta el momento de facturar. Si el cliente desea consulta oftalmológica debe solicitar la cita según el procedimiento de consultas oftalmológicas.

Procedimiento general para facturarPara la facturación de trabajos hay que llenar adecuadamente los datos solicitados en el anexo 2 y juntos con los demás requisitos, especificados abajo, consignarlos ante el delegado de Cafinia, quien puede ser encontrado en las instalaciones del INIA, para que chequee, firme y sella la planilla (Anexo 2). Esta persona es responsable de hacer llegar los documentos ante la caja de ahorro, sin embargo para ahorrar tiempo Optico Mara, puede hacerlo personalmente. En dos días hábiles, Cafinia autorizará y emitirá una orden, que debe ser retirada en sus intalaciones, para proceder a facturar el trabajo. La factura debe ser emitida a nombre del afiliado.

Requisitos al afiliado: Planilla bajada de internet (anexo 2) Fotocopia de la cedula Fotocopia de las credenciales. Recibo de pago no mayor a 2 meses de antigüedad.

Procedimiento de consignación de documentos ante el CafiniaAl momento de entregar la mercancía, el afiliado debe firmar la orden, declarando que la recibió conforme. Esto se debe consignar antes cafinia junto con 1 copia simple de todos los requisitos junto con la copia de la factura, quienes deben devolver una copia sellada.

Una vez consignado los documentos Cafinia indicara el dia para ser retirado el pago.

Canaobre

Información general de la caja de ahorros:Caja de ahorros de los obreros de INIA (ver Inia), Ministerio de ambiente y M.A.T.

Información de contacto:Persona de contacto lic. MARBELYS PEREZ jefa de caja de ahorro.

Tlfs: 0243-246-40-45 ,0243-246-82-87

Contacto inicial con el clienteLos clientes son referidos directamente de Canaobre a la tienda, esta debe identificarse como tal y serán atendidos normalmente hasta el momento de facturar. Si el cliente desea consulta oftalmológica debe solicitar la cita según el procedimiento de consultas oftalmológicas.

Procedimiento general para facturarPara la facturación de trabajos hay que elaborar un presupuesto, que puede ser mediante el sistema de facturación de la tienda o con el talonario usado para Jornadas de Salud Visual, y consignarlos ante el delegado regional de Canaobre. Esta persona es responsable de hacer llegar los documentos ante la caja de ahorro. En cinco días hábiles, Canaobre autorizará y emitirá una orden de compra, que debe ser retirada en sus instalaciones, para proceder a facturar el trabajo. La factura debe ser emitida a nombre del afiliado.

Requisitos al afiliado: Fotocopia de la cedula Fotocopia de las credenciales. Recibo de pago no mayor a 2 meses de antigüedad.

Procedimiento de consignación de documentos ante el CanaobreAl momento de entregar la mercancía, el afiliado debe firmar la factura, declarando que la recibió conforme. Esto se debe consignar antes Canaobre junto con 1 copia simple de todos los requisitos y la original de la factura, quienes deben devolver una copia sellada.

Una vez consignado los documentos, Canaobre indicará el día para ser retirado el pago.

Copia de contrato

CICPC

Información general de la caja de ahorrosFue contactado telefónicamente y ha resultado ser un buen cliente. Hasta la fecha ya se han realizado 4 jornadas de salud visual en diferentes comandancias del estado. El tiempo estimado de pago es de un mes y medio. Todas las gestiones de facturación, jornadas de salud visual y cobranzas se han realizado con el delegado de Aragua, quien manifestó que esta próximo a jubilación pero que igualmente él se mantendría al frente como delegado de caja de ahorros.

Información de contacto: Delegado del estado Aragua, Héctor Rodríguez: 0414-5983798 Tlfs. Para solicitar claves: 0212-681-72-61,682-38-32,580-23-18,580-22-45

Contacto inicial con el clienteLos clientes son referidos directamente de la caja de ahorros a la tienda, esta debe identificarse como tal y serán atendidos normalmente hasta el momento de facturar. Si el cliente desea consulta oftalmológica debe solicitar la cita según el procedimiento de consultas oftalmológicas.

Procedimiento general para facturarPara la facturación de trabajos hay solicitar una clave (ver información de contacto), donde solicitaran el código comercial el de Opticos Mara, C.A. el cual es 151310 . Posteriormente se procede a emitir la factura a nombre del afiliado.

Requisitos al afiliado: Fotocopia de la cedula. Fotocopia de las credenciales.

Procedimiento de consignación de documentos ante el CanaobreAl momento de entregar la mercancía, el afiliado debe firmar la factura, declarando que la recibió conforme. Esto se debe consignar ante el delegado reginal, junto con una carta explicativo o relación de cobranza en donde se especifique el numero de clave asignado.

Administradoras de Seguros y Seguros

Amazonas Dental

Información general de la administradora de segurosTienen muchas empresas afiliadas, donde nos dan la oportunidad de tener una cartera de clientes, que son favorables para el aumento de las ventas para óptica. Anteriormente se manejaban con el nombre de Soemca.

Información de contactoTef: 0212-761-11-60,0212-761-11-60,0212-326-43-67,0212-326-42-39

Contacto inicial con el clienteLos clientes son referidos directamente por el asegurador a la tienda, esta debe identificarse como tal y serán atendidos normalmente hasta el momento de facturar. Si el cliente desea consulta oftalmológica debe solicitar la cita según el procedimiento de consultas oftalmológicas.

Generalmente el primer contacto se genera telefónicamente y se aprovecha la oportunidad para otorgar una cita oftalmológica.

Procedimiento general para consulta oftalmológica y facturación de mercanciaPara la facturación de trabajos hay solicitar una clave (ver información de contacto), el operador solicitara numero de cedula del paciente, nombre de la empresa donde labora y el numero de teléfono del paciente.

Se debe anotar el nombre del operador y la hora que se llamó por seguridad junto con la clave asignada.

Requisitos al afiliado: Fotocopia de la cedula. Fotocopia de las credenciales.

Procedimiento de consignación de documentos Al momento de entregar la mercancía, el afiliado debe firmar la factura, declarando que la recibió conforme. Esto se debe consignar ante el delegado reginal, junto con una carta explicativo o relación de cobranza en donde se especifique el numero de clave asignado.

Procedimiento general para facturarLlamar para pedir la clave por cada paciente con dar le numero de cedula nombre de la empresa donde labora y el numero personal del paciente esos datos los pide el operador. Se debe anotar el nombre del operador y la hora que se llamo por seguridad.

Enviar el reporte diario a odontoftalmogmail.com, puede enviarlo mensual con los anexos.

Llenar la relación de pacientes por orden de fecha (ANEXA) al final del mes enviarla en físico firmada y sellada por el oftalmólogo, óptica, junto con la factura original recibirán 15 días del mes siguiente.

Importante anexar los requisitos indispensable en físico: oftalmólogos (informe médico para las consultas junto a las copias de la cedulas del titular ópticas (formula prescrita para los lentes, junto a copia de cedula del titular y beneficiario, copia del carnet del titular.) recuerde facturar a nombre del paciente.

Requisitos al afiliado

Fotocopia de la cedula

Fotocopia del carnet donde trabaja

Fotocopia de recibo de pago de la empresa

Copia de contrato

Llenar el contrato con la firma y huella dactilar más los anexos.

Univista

Información general de la administradora de segurosEs una administradora de seguros, cuyo cliente principal es Seguros Horizonte. Sin embargo ellos no son la principal administradora de Seguros Horizonte. Empezaron a trabajar con Seguros Horizonte en Enero de 2012 y hasta la fecha dan un flujo de 5 – 8 pacientes semanales.

Información de contactoLIC.AUDRA ESPINOZA Tef: 0212-239-43-27 /237-71-19 ext 114 ,107

Telefonos para solicitar clave: 0800-0086472 / 0212-2394327

Contacto inicial con el clienteLos clientes son referidos directamente por el asegurador a la tienda, esta debe identificarse como tal y serán atendidos normalmente y no se le facturara al momento (ver Procedimiento de Cobranza). Si el cliente desea consulta oftalmológica debe solicitar la cita según el procedimiento de consultas oftalmológicas.

Generalmente el primer contacto se genera telefónicamente y se aprovecha la oportunidad para otorgar una cita oftalmológica, para esta hay que solicitar una clave ante la administradora de seguros para así proceder a atender al paciente.

Existen 3 tipos de clave:

Clave de ingreso (CI): es la clave para consulta. Clave para atención de emergencia (EM): Aliviar la molestia o dolor del paciente. Presupuesto aprobado (PA): Clave asociado a cobertura de óptica, monturas y cristales.

Se debe anotar, en el formato de control de pacientes, el nombre del operador y la hora que se llamó por seguridad junto con la clave asignada.

Procedimiento general para consulta oftalmológica y mercancía.La consulta oftalmológica será atendida una vez se otorgue la clave por parte de Univista. La misma no será facturada al momento (ver procedimiento de facturación y cobranza).

La venta de mercancía a través de Univista esta sujeto al tipo de plan que el paciente este afiliado. Existen 2 planes, plan óptico con rembolso y plan visual. En el primero el paciente cancelara el 100% de la factura generada por concepto de lentes y mercancía y solicitara, por cuenta propia, el rembolso a Univista. QUEDA PENDIENTE PLAN VISUAL.

Requisitos al afiliado: Fotocopia de la cedula. Firmar el formulario de secuencia de tratamiento.

Procedimiento de cobranzaUnivista hará llegar mensualmente un “Listado de servicios por cobrar”, en donde deben estar todos los servicios prestados ese mes. Cuando quiera cobrar los tratamientos, se debe imprimir el reporte y resaltar los tratamientos que se desean cobrar. A este reporte se le debe anexar:

Formulario de secuencias de tratamiento, firmado por el paciente. Fotocopia de la Cedula de identidad del paciente. Informe medico sellado y firmado. Copia del estudio de diagnostico, si aplica. Formulario de entrega de lentes, si aplica.

Estos requisitos deben estar ordenados según las claves, en el listado de servicios por cobrar y deben ser enviados al casillero Zoom: CCS-4108.

En un periodo no mayor a 10 días hábiles, Univista emitirá un correo con el “Listado de servicios validados”. Si hubiese una discrepancia y el auditor solicitara algún documento adicional debe enviarse vía correo electrónico en un periodo no mayor a 5 días hábiles. Una vez transcurridos estos 5 días hábiles Univista emitirá una “Orden de pago”. Esta orden de pago, que se recibe vía correo electrónico, debe ser firmada, sellada y generar la factura por el monto correspondiente.

La factura debe ser emitida a nombre de: INVERSIONES SALUS MR, 2009 C.A. RIF: J-29851111-7. Dirección: Av. Francisco de Miranda, Centro Seguros la Paz. Piso 4. Ofic O-41-A.

Concepto de la factura: Honorarios profesionales asociados a la orden de pago Nro. Xxxxxxxx o Servicios prestados asociados a la orden de pago Nro. Xxxxxxxx.

La factura junto con la orden de pago firmada y sellada debe ser enviada al casillero Zoom: CCS-4108.

Visual Salud

Información general de la administradora de segurosEs una administradora de seguros, con amplia cartera de clientes, entre los cuales destaca Seguros Horizonte.

Información de contacto Visual Salud [email protected] / [email protected] www.visualsalud.com Dra. Alejandra Fernandez Feo (Directora): 0414-0178314. Liliana Oliveros (Dpto. de red oftalmológica). 0212-7531826 / 0412-3052684 Direccion: Calle Caurimare, Ramal 6, Res. Mirasierra, PB, oficina c. Colinas de Bello Monte.

Solicitud de papelería: 0212-7519378 / 0212-7531835 o al correo electrónico: [email protected] (deber ser solicitados con 7 días de anticipación).

Telefonos para solicitar clave: 0212-7519378 / 0212-7531835. Telefonos para solicitar clave de Seguros Horizonte: 0212-7615050 / 0212-7612934.

Contacto inicial con el clienteEl primer contacto se genera telefónicamente y se aprovecha la oportunidad para otorgar una cita oftalmológica, para esta hay que solicitar una clave ante la administradora de seguros para así proceder a atender al paciente.

La consulta oftalmológica debe ser otorgada en un plazo no mayor a 15 días hábiles de haber sido solicitada.

Procedimiento general para consulta oftalmológica y mercancía.La consulta oftalmológica será atendida una vez se otorgue la clave por parte de Visual Salud. Se generará una factura por concepto de consulta oftalmológica a nombre de XXXXXXXXXXXXXXXXx y se le otorgara pago a crédito por seguro como forma de pago.

El paciente no cancelara ningún monto por concepto de consulta oftalmológica, sin embargo en la venta de lentes y mercancia el paciente cancelara el 100% de la factura generada y solicitara, en caso que su cobertura de seguro lo aplique, por cuenta propia, el rembolso.

Requisitos al afiliado: Fotocopia de la cedula del titular y del beneficiario (si aplica). Firmar el informe oftalmológico.


http://www.visualsalud.com/


Procedimiento de cobranzaLos informes oftalmológicos firmados y sellados junto con las facturas respectivas y una relación de cobranza deben enviarse a Visual Salud dentro de los últimos 5 días de cada mes, a través del casillero Zoom XXXXXXXxxx.

La factura debe ser emitida a nombre de: INVERSIONES SALUS MR, 2009 C.A. RIF: J-29851111-7. Dirección: Av. Francisco de Miranda, Centro Seguros la Paz. Piso 4. Ofic O-41-A.

Concepto de la factura: Honorarios profesionales asociados a la orden de pago Nro. Xxxxxxxx o Servicios prestados asociados a la orden de pago Nro. Xxxxxxxx.

La factura junto con la orden de pago firmada y sellada debe ser enviada al casillero Zoom: CCS-4108.

El pago será emitido dentro los siguientes 30 días continuos una vez recibido la relación de cobranza.

Médicos especialistas

Maria Elena Cruz

Información general del especialista y tipo de convenio


Copia de los documentos

Mariela Hernández

Información general del especialista y tipo de convenio


Copia de los documentos

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