Manual de Operaciones - accedejusticia.peaccedejusticia.pe/web/publicaciones/documentos/manual de...

Manual Operativo (MOP) del PMSAJ

2534/OC-PE Página 1 de 126

_________________________________________________________________________

MANUAL DE OPERACIONES

PROGRAMA: MODERNIZACIÓN DEL SISTEMA DE

ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA PARA LA MEJORA DE

LOS SERVICIOS BRINDADOS A LA POBLACIÓN

PERUANA – PRIMERA ETAPA

Contrato de Préstamo 2534/OC-PE

Mayo 2016



_________________________________________________________________________

Tabla de contenido

1. CAPITULO: INTRODUCCIÓN ................................................................................. 9

1.1. PROPÓSITO DEL MOP .................................................................................................................. 9

1.2. ALCANCE DEL MOP ................................................................................................................... 10

1.3. APROBACIÓN Y MODIFICACIONES AL MOP ..................................................................................... 10

2. CAPITULO: DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA ........................................................ 11

2.1. CONTEXTO DEL PROGRAMA ......................................................................................................... 11

2.2. PROBLEMAS DEL SISTEMA DE JUSTICIA QUE BUSCA SOLUCIONAR EL PROGRAMA ...................................... 11

2.2.1. Sobrecarga procesal ..................................................................................................... 11

2.2.2. Falta de Acceso ............................................................................................................. 12

2.2.3. Limitada integración de los servicios comunes del SAJ. ................................................ 12

2.2.4. Fragmentación del SAJ. ................................................................................................ 12

2.2.5. Limitada planificación en el SAJ ................................................................................... 12

2.2.6. Inadecuada atención al menor infractor ...................................................................... 13

2.3. OBJETIVOS DEL PROGRAMA ......................................................................................................... 13

2.4. COMPONENTES DEL PROGRAMA EN SU PRIMERA FASE ....................................................................... 14

2.5. COSTO Y FINANCIAMIENTO DEL PROGRAMA EN SU PRIMERA FASE......................................................... 17

3. CAPÍTULO: MARCO INSTITUCIONAL DEL PROGRAMA ........................................ 19

3.1. MINISTERIO DE JUSTICIA (MINJUS) .............................................................................................. 19

3.2. PODER JUDICIAL (PJ) .................................................................................................................. 20

3.3. CONSEJO NACIONAL DE LA MAGISTRATURA (CNM) ......................................................................... 21

3.4. TRIBUNAL CONSTITUCIONAL (TC) .................................................................................................. 22

3.5. ACADEMIA DE LA MAGISTRATURA (AMAG) ................................................................................... 22

3.6. INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO (INPE) ................................................................................. 23

3.7. MINISTERIO DEL INTERIOR (MININTER) ........................................................................................ 23

4. CAPITULO: DESCRIPCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN DEL PROGRAMA ..................... 24

4.1. EL COMITÉ INTERINSTITUCIONAL DEL PROGRAMA (CIP) ..................................................................... 25

4.2. UNIDAD EJECUTORA DEL PROGRAMA (UE-PMSAJ-MINJUS) ............................................................ 28

4.2.1. Personal de la Unidad Ejecutora del Programa (UE-PMSAJ-MINJUS) ........................... 31 4.2.1.1. Director Ejecutivo del Programa ................................................................................................... 32 4.2.1.2. Administrador – Contable Financiero........................................................................................... 34 4.2.1.3. Especialista en Presupuesto .......................................................................................................... 35 4.2.1.4. Especialista en Tesorería ............................................................................................................... 36 4.2.1.5. Especialista de Adquisiciones y Contrataciones .......................................................................... 36 4.2.1.6. Asesor Legal .................................................................................................................................... 38 4.2.1.7. Especialista en Comunicaciones ................................................................................................... 38 4.2.1.8. Especialista en Planeamiento, Monitoreo y Evaluación ............................................................. 39 4.2.1.9. Supervisores de Proyectos ............................................................................................................ 40

4.3. UNIDAD COORDINADORA DEL PMSAJ EN EL PODER JUDICIAL (UCP-PMSAJ-PJ) .................................. 41

4.3.1. Personal de la Unidad Coordinadora del PMSAJ en el Poder Judicial (UCP-PMSAJ-PJ) . 44 4.3.1.1. Coordinador de la UCP-PMSAJ-PJ ................................................................................................. 44 4.3.1.2. Administrador – Contable Financiero........................................................................................... 45



_________________________________________________________________________

4.3.1.3. Especialista en Presupuesto .......................................................................................................... 47 4.3.1.4. Especialista en Adquisiciones y Contrataciones .......................................................................... 48 4.3.1.5. Especialista en Comunicaciones ................................................................................................... 49 4.3.1.6. Especialista en Planeamiento, Monitoreo y Evaluación ............................................................. 49 4.3.1.7. Supervisores de Proyectos ............................................................................................................ 51

4.4. UNIDAD EJECUTORA N° 2: UNIDAD DE COORDINACIÓN DE PROYECTOS (UE-002-PJ) ............................. 52

4.5. ENLACES INSTITUCIONALES........................................................................................................... 54

4.6. COORDINADORES DE PROYECTO .................................................................................................... 55

4.7. BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO ..................................................................................... 56

4.8. RESPONSABILIDADES POR COMPONENTE ......................................................................................... 57

5. CAPÍTULO: CICLO OPERACIONAL DEL PROGRAMA............................................. 58

5.1. FASE DE PROGRAMACIÓN/PLANIFICACIÓN ...................................................................................... 60

5.1.1. Plan de Ejecución del Programa-PEP ............................................................................ 60

5.1.2. Planes de Acción ........................................................................................................... 60

5.1.3. Plan Operativo Anual (POA) ......................................................................................... 61

5.1.4. Plan Financiero ............................................................................................................. 62

5.1.5. Planes Anuales de Contrataciones (PAC) ...................................................................... 63

5.1.6. Criterios de Elegibilidad ................................................................................................ 64

5.2. FASE DE CONTRATACIÓN ............................................................................................................. 64

5.2.1. Preparación de documentos de selección ..................................................................... 64

5.2.2. Procesos de contratación.............................................................................................. 64

5.2.3. Suscripción e inicio de contrato de adquisiciones o contrataciones ............................. 65

5.3. FASE DE EJECUCIÓN .................................................................................................................... 65

5.3.1. Ejecución y valorizaciones ............................................................................................ 65 5.3.1.1. Para la UE-PMSAJ-MINJUS ............................................................................................................ 65 5.3.1.2. Para la UCP-PMSAJ-PJ .................................................................................................................... 66

5.3.2. Desembolsos ................................................................................................................. 67

5.3.3. Liquidación y cierre de contratos .................................................................................. 67

5.4. FASE DE MONITOREO, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN ......................................................................... 67

6. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ........................................................ 69

6.1. NORMAS GENERALES DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA .................................................................... 69

6.1.1. Procedimientos financieros .......................................................................................... 69

6.1.2. Fuentes de financiamiento ........................................................................................... 70

6.1.3. Cuentas Bancaria .......................................................................................................... 71

6.1.4. Solicitudes de Desembolsos .......................................................................................... 71 6.1.4.1. Pago directo .................................................................................................................................... 71 6.1.4.2. Reembolso de pagos efectuados .................................................................................................. 71 6.1.4.3. Anticipo de fondos ......................................................................................................................... 71 6.1.4.4. Firmas Autorizadas ........................................................................................................................ 71 6.1.4.5. Autorizaciones de Desembolsos ................................................................................................... 72 6.1.4.6. Procedimientos para solicitar desembolsos de fondos .............................................................. 72

6.2. PROCESO PRESUPUESTARIO .......................................................................................................... 72

6.2.1. Programación y formulación del presupuesto anual .................................................... 72

6.2.2. Aprobación del presupuesto anual ............................................................................... 73

6.2.3. Previsión Presupuestaria Trimestral Mensualizada ...................................................... 73

6.2.4. Modificaciones presupuestarias ................................................................................... 73

6.2.5. Calendarios de compromisos ........................................................................................ 73

6.2.6. Modificaciones del calendario de compromisos ........................................................... 74



_________________________________________________________________________

6.2.7. Control de la ejecución presupuestal ............................................................................ 74

6.2.8. Evaluaciones presupuestarias ...................................................................................... 74

6.2.9. Actividades Contables y Financieras ............................................................................. 74

6.2.10. Responsabilidades de Contabilidad y Finanzas ............................................................ 75

6.2.11. Registro de la información contable ............................................................................. 76

6.2.12. Información contable ................................................................................................... 76

6.2.13. Información contable a terceros ................................................................................... 76

6.3. TESORERÍA ............................................................................................................................... 76

6.3.1. Funciones de Tesorería ................................................................................................ 77

6.3.2. Cancelación de facturas - pago de obligaciones ........................................................... 77

6.3.3. Cancelación de recibos por honorarios a personas naturales ....................................... 78

6.3.4. Sistema financiero contable ......................................................................................... 78 6.3.4.1. Control financiero .......................................................................................................................... 79 6.3.4.2. Reportes de gestión financiera ..................................................................................................... 79 6.3.4.3. Contabilización ............................................................................................................................... 79 6.3.4.4. Control de bienes del activo fijo ................................................................................................... 79 6.3.4.5. De la gestión documental .............................................................................................................. 80

7. ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES CON RECURSOS DEL PROGRAMA ............ 81

7.1. ASPECTOS GENERALES ................................................................................................................ 81

7.1.1. Normatividad Aplicable ................................................................................................ 81

7.1.2. Disposiciones comunes a los procesos de selección ...................................................... 81

7.1.3. Responsabilidades ........................................................................................................ 82

7.1.4. Asesores en los procesos de selección .......................................................................... 83

7.1.5. Comités de selección ..................................................................................................... 83 7.1.5.1. Definición ........................................................................................................................................ 83 7.1.5.2. De la Autonomía ............................................................................................................................ 84 7.1.5.3. Designación y conformación de los Comités de Selección ......................................................... 84 7.1.5.4. Competencia de los Comités de Selección ................................................................................... 85 7.1.5.5. Impedimentos para ser miembro del Comité de Selección ........................................................ 85 7.1.5.6. Remoción o renuncia ..................................................................................................................... 85 7.1.5.7. Quórum y acuerdos ....................................................................................................................... 86 7.1.5.8. Cese de las funciones ..................................................................................................................... 86 7.1.5.9. Adjudicación del contrato, inconformidades y quejas ................................................................ 86 7.1.5.10. Comunicaciones ............................................................................................................................. 86

7.2. TIPOS DE PROCESOS DE CONTRATACIÓN DEL PROGRAMA ................................................................... 87

7.2.1. Modalidades de contratación de obras, bienes y servicios diferentes a consultoría ... 88 7.2.1.1. Licitación pública internacional (LPI) ........................................................................................... 88 7.2.1.2. Licitación Pública Nacional (LPN) .................................................................................................. 89 7.2.1.3. Comparación de precios (CP) ........................................................................................................ 90 7.2.1.4. Contratación directa (CD) .............................................................................................................. 91 7.2.1.5. Modalidades para los procesos de contratación de servicios de consultoría ........................... 92 7.2.1.6. Selección basada en la calidad y costo (SBCC) ............................................................................. 92 7.2.1.7. Selección basada en la calidad (SBC) ............................................................................................ 94 7.2.1.8. Selección Basada en Presupuesto Fijo (SBPF) .............................................................................. 96 7.2.1.9. Selección basada en el menor costo (SBMC) ............................................................................... 97 7.2.1.10. Selección basada en la calificación de consultores (SCC)............................................................ 99 7.2.1.11. Selección directa de firma consultora (SD) .................................................................................. 99 7.2.1.12. Selección de consultores individuales (CI) ................................................................................. 100

8. AUDITORIAS ................................................................................................... 101



_________________________________________________________________________

9. REGISTROS Y ARCHIVOS .................................................................................. 102

10. CRITERIOS ARQUITECTÓNICOS PARA LAS INTERVENCIONES CON COMPONENTE

DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA ................................................................................ 103

10.1. OBJETIVOS Y CONTEXTO ............................................................................................................ 103

10.2. CRITERIOS PREVIOS DE PLANIFICACIÓN .......................................................................................... 103

10.2.1. Concentración de órganos de la Administración de Justicia ....................................... 104

10.2.2. Integración social y urbana ........................................................................................ 105

10.2.3. Centralidad ................................................................................................................. 105

10.2.4. Imagen ....................................................................................................................... 106

10.2.5. Accesibilidad ............................................................................................................... 107

10.2.6. Capacidad ................................................................................................................... 108

10.2.7. Disponibilidad ............................................................................................................. 108

10.2.8. Vulnerabilidad física ................................................................................................... 109 10.2.8.1. Naturales ...................................................................................................................................... 109 10.2.8.2. Entrópicos ..................................................................................................................................... 109

10.2.9. Economía .................................................................................................................... 109

10.2.10. Legitimación social ................................................................................................. 110

10.3. CRITERIOS BÁSICOS DE DISEÑO .................................................................................................... 110

10.3.1. Accesibilidad ............................................................................................................... 111

10.3.2. Claridad formal........................................................................................................... 111

10.3.3. Funcionalidad ............................................................................................................. 112 10.3.3.1. Reforma en lo administrativo. .................................................................................................... 113 10.3.3.2. Mejora en lo procedimental. ...................................................................................................... 113 10.3.3.3. Apoyo en lo jurisdiccional ........................................................................................................... 113 10.3.3.4. Zonificación-Circulaciones ........................................................................................................... 114

10.3.4. Adaptabilidad ............................................................................................................. 114

10.3.5. Previsión de crecimiento ............................................................................................. 115

10.3.6. Seguridad ................................................................................................................... 115

10.3.7. Construcción ............................................................................................................... 116

10.3.8. Instalaciones............................................................................................................... 117

10.3.9. Mantenimiento........................................................................................................... 117

11. GESTIÓN SOCIAL Y AMBIENTAL ....................................................................... 119

11.1. INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 119

11.2. EL PROGRAMA ........................................................................................................................ 119

11.3. CONTEXTO SOCIO-AMBIENTAL ................................................................................................... 120

11.4. PRINCIPALES IMPACTOS SOCIO-AMBIENTALES ............................................................................... 122

11.5. MEDIDAS DE MANEJO .............................................................................................................. 123

11.6. CONSULTAS PÚBLICAS ............................................................................................................... 124

11.7. EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS AMBIENTALES .................................................. 124

11.8. REQUISITOS AMBIENTALES ......................................................................................................... 124

12. ANEXOS .......................................................................................................... 126

12.1. GESTIÓN FINANCIERA DE PROYECTOS/PROGRAMAS SEGÚN NORMAS BID ........................................... 126

12.2. GN-2349-9 POLÍTICAS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y OBRAS FINANCIADAS POR EL BID – MARZO 2011

126

12.3. GN-2350-9 POLÍTICAS PARA LA SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE CONSULTORES FINANCIADOS POR EL BID –

MARZO 2011 ...................................................................................................................................... 126



_________________________________________________________________________

GLOSARIO DE TÉRMINOS

AI : Adolescente Infractor

ALEGRA : Centros de asistencia legal gratuita

AMAG : Academia de la Magistratura

AME : Arreglos de monitoreo y evaluación

BCR : Banco Central de Reserva

BID : Banco Interamericano de Desarrollo

CCI : Código de Cuenta Interbancaria

CD : Contratación Directa

CE : Comité Especial

CERIAJUS : Comisión Especial para la Reforma Integral de la Administración de Justicia

CGR : Contraloría General de la República

CIP : Comité Interinstitucional del Programa

CI : Consultoría Individual

CISAJ : Centros Integrados del Sistema de Administración de Justicia

CJ : Casas de Justicia

CNM : Consejo Nacional de la Magistratura

CO : Capital Ordinario

CONRAJ : Comisión Nacional Permanente de Coordinación para la Reforma de la Administración de Justicia

CP : Comparación de Precios

D.U. : Decreto de Urgencia

DDL : Documentos de Licitación

DDP : Descripción detallada del Programa

DEL : Documentos Estándar de Licitación

DG-OGA : Dirección General de la OGA

DGPM : Dirección General de Programación Multianual - MEF

DIA : Declaración de Impacto Ambiental

DNEP : Dirección Nacional de Endeudamiento Público - MEF

DNPP : Dirección Nacional de Presupuesto Público

DNTP : Dirección Nacional de Tesoro Público

EB : Entidades Beneficiarias del Programa

EBP : Estrategia del Banco con Perú

EE : Enlace electrónico obligatorio

EEO : Enlace electrónico opcional

EIA : Estudio de Impacto Ambiental

EP : Entidades Participantes del Programa

FP : Fiscalías Provinciales

GAT : Grupo de Apoyo Técnico



_________________________________________________________________________

GDP : Gobierno del Perú

GG-PJ : Gerencia General del Poder Judicial

IGAS : Informe de Gestión Ambiental y Social

INC : Instituto Nacional de Cultura

INPE : Instituto Nacional Penitenciario

LPI : Licitación Pública Internacional

LPN : Licitación Pública Nacional

MEF : Ministerio de Economía y Finanzas

MINITER : Ministerio del Interior

MINJUS : Ministerio de Justicia

MOP : Manual Operativo del Programa

MP : Ministerio Público

MR : Matriz de resultados

NCCP : Nuevo Código Procesal Penal

NLPT : Nueva Ley Procesal Laboral

OCI : Órgano de Control Institucional

OE : Organismo Ejecutor

OGA-MINJUS

: Oficina General de Administración del MINJUS

OGAJ-MINJUS

: Oficina General de Asesoría Jurídica del MINJUS

OGED-MINJUS

: Oficina General de Economía y Desarrollo del MINJUS

OJ : Observatorio de Justicia

OSCE : Organismo Superior de Contrataciones del Estado

PAD : Plan de Adquisiciones del Programa

PAC : Plan Anual de Contrataciones (BID)

PAAC : Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (Nacional)

PA : Planes de Acción

PD : Presupuesto detallado

PDP : Plan de Desembolsos del Programa

PEP : Plan de Ejecución del Programa

PF : Plan Financiero

PIA : Presupuesto Institucional de Apertura

PIM : Presupuesto Institucional Modificado

PIP : Proyecto de Inversión Pública

PJ : Poder Judicial

PMSAJ : Programa de Modernización del Sistema de Administración de Justicia

PNRIAJ : Plan Nacional de la Reforma Integral de la Administración de Justicia

POA : Plan Operativo Anual

POD : Plan Operativo de Desarrollo (BID)

PMR : Reporte de Monitoreo del Progreso

PPTM : Previsión Presupuestaria Trimestral Mensualizada

PRE : Plan Rector Estratégico para el SAJ



_________________________________________________________________________

SAJ : Sistema de Administración de Justicia

SBC : Selección Basada en Calidad

SBCC : Selección Basada en Calidad y Costo

SBMC : Selección Basada en Menor Costo

SBPF : Selección Basada en Presupuesto Fijo

SCC : Selección Basada en Calificación de los Consultores

SD : Selección Directa

SEACE : Sistema Electrónico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado

SEPA : Sistema de Ejecución de Planes de Adquisiciones (BID)

SGP : Sistema de Gestión del Portafolio de Proyectos para la Reforma del Sistema de Administración de Justicia

SIAF : Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Publico

SIGA : Sistema Integrado de Gestión Administrativa

SNIP : Sistema Nacional de Inversión Pública

SOA : Servicio de Orientación al Adolecente

SRSAI : Sistema de Reinserción Social del Adolecente Infractor

TC : Tribunal Constitucional

TDR : Términos de Referencia

TP : Tesoro Público

UE-PMSAJ-MINJUS

: Unidad Ejecutora del Programa

UCP-PMSAJ-PJ

: Unidad Coordinadora del PMSAJ en el Poder Judicial

UE-002-PJ : Unidad Ejecutora N° 2: Unidad de Coordinación de Proyectos del Poder Judicial

UNDB : United Nations Development Programme

VMJ : Viceministerio de Justicia



_________________________________________________________________________

1. CAPITULO: INTRODUCCIÓN

El Manual de Operaciones del Programa (MOP) es un documento guía para la gestión de la primera fase del Programa: “Modernización del Sistema de Administración de Justicia para la mejora de los servicios brindados a la población peruana (PMSAJ) - Primera Etapa”, cofinanciado por el Gobierno del Perú y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) según Contrato de Préstamo 2534/OC-PE. El Organismo Ejecutor (OE) del Programa es el Ministerio de Justicia (MINJUS), el cual actuará por intermedio de la Unidad Ejecutora del Programa (UE-PMSAJ-MINJUS), que tendrá la autonomía técnica y financiera. El Poder Judicial (PJ), representado por la Unidad Coordinadora (UCP-PMSAJ-PJ), en coordinación con la Unidad Ejecutora N° 2: Unidad de Coordinación de Proyectos del Poder Judicial (UE-002-PJ), será responsable de la ejecución de los componentes, subcomponentes e intervenciones1 a su cargo, incluyendo el proyecto de la Academia de la Magistratura (AMAG). Las entidades beneficiarias (EB) del Programa son: Ministerio de Justicia (MINJUS), Poder Judicial (PJ), Academia de la Magistratura (AMAG), Consejo Nacional de la Magistratura (CNM), Tribunal Constitucional (TC), Ministerio del Interior (MININTER) e Instituto Nacional Penitenciario (INPE). El presente MOP se refiere al Contrato de Préstamo 2534/OC-PE por un monto de US$ 36 millones, el cual financia la primera fase del PMSAJ-Primera Etapa cuyo monto total de inversión es de US$ 57 millones.

1.1. Propósito del MOP

El propósito del MOP es proporcionar el esquema de gestión, pautas, normas, guías y estándares en la organización, gestión e implementación del mismo, con la finalidad de dotarlos de procedimientos simples y claros que permitan una ejecución eficiente y oportuna. El MOP establece la organización de la ejecución del Programa y detalla las fases, procesos y procedimientos de las: (i) actividades elegibles de acuerdo al alcance temático del Programa; (ii) condiciones de elegibilidad de los gastos; (iii) procedimientos de adquisiciones del Programa, incluyendo documentos de contratación aplicables a las diversas actividades elegibles; (iv) procedimientos de desembolsos y de rendición de gastos; (v) planes de ejecución, plan de adquisiciones, planes operativos anuales y otras herramientas necesarias para la ejecución y evaluación del Programa y (vi) niveles requeridos de no objeción por parte del BID.

1 Las intervenciones consideran a las actividades, proyectos y/o conglomerados



_________________________________________________________________________

1.2. Alcance del MOP

Este MOP ha sido elaborado para uso del OE y las EB de la primera fase del Programa. Los usuarios del mismo son responsables de su aplicación. Para la elaboración del MOP se ha tenido en cuenta las estipulaciones del Contrato de Préstamo 2534/OC-PE, las normas y políticas del BID en materia de administración de proyectos y las normas y dispositivos legales y administrativos nacionales que correspondan. 1.3. Aprobación y Modificaciones al MOP

El presente MOP y sus modificaciones deberá ser aprobado por el Organismo Ejecutor del Programa (Ministerio de Justicia) y el Poder Judicial y contar con la no objeción del BID. De acuerdo a las políticas del BID, de producirse discrepancias entre lo indicado en el MOP y el Contrato de Préstamo, prevalecerá este último. El Contenido del presente MOP es el siguiente:

1. Capítulo: Introducción. 2. Capítulo: Descripción del Programa. 3. Capítulo: Marco Institucional del Programa. 4. Capítulo: Descripción de la organización del Programa 5. Capítulo: Ciclo operacional del Programa. 6. Capítulo: Gestión administrativa y financiera del Programa. 7. Capítulo: Adquisiciones y contrataciones del Programa. 8. Capítulo: Auditoría al Programa. 9. Capítulo: Registro y archivos 10. Capítulo: Criterios arquitectónicos. 11. Capítulo: Gestión social y ambiental 12. Anexos necesarios según corresponda a cada capítulo.



_________________________________________________________________________

2. CAPITULO: DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA

2.1. Contexto del Programa

El funcionamiento del sistema de justicia es un importante condicionante para el desarrollo económico, político y social del Perú. Para el BID, según su estrategia de país con Perú (EBP) 2007-2011 (GN-2472-2), la reforma judicial del Perú es uno de los principales desafíos para su desarrollo, por lo que se constituye como una de sus principales áreas de apoyo. Desde inicios de la década pasada, desde el Estado Peruano se han venido planteando diversas alternativas para reformar nuestro sistema de Justicia con un carácter global y sistémico. Producto de estos esfuerzos, en el año 2001, mediante convenio interinstitucional suscrito por las instituciones del Sistema de Administración de Justicia (SAJ), se creó el Grupo de Trabajo de Alto Nivel (GTAN), el mismo que elaboró el primer diagnóstico serio del SAJ y definió los lineamientos y los ejes temáticos para la modernización integral del mismo. Asimismo, en el año 2003, el Congreso de la República creó la Comisión Especial para la Reforma Integral de la Administración de Justicia (CERIAJUS), la cual presentó el Plan Nacional de Reforma Integral de la Administración de Justicia (PNRIAJ). Para dar impulso al PNRIAJ y con el liderazgo del Ministerio de Justicia, las entidades del SAJ prepararon el perfil del “Programa Modernización del Sistema de Administración de Justicia para la mejora de los servicios brindados a la población peruana - (PMSAJ)”. Seguidamente se realizaron los estudios del mencionado Programa mediante un financiamiento del BID de la línea FAPEP (PE-L1028).

2.2. Problemas del Sistema de Justicia que busca solucionar el Programa

2.2.1. Sobrecarga procesal En el Perú, la sobrecarga procesal es un problema importante a superar. Según estadísticas del Poder Judicial, el promedio anual de expedientes ingresados (aproximadamente 1,1 millones al año) se ha mantenido constante en el período 1999 – 2008. Sin embargo, según la misma fuente, al período 2008 la capacidad resolutiva ha sido dispar entre los diferentes Órganos Jurisdiccionales. Así, las Salas Superiores y Juzgados de Paz Letrados, que reciben una menor cantidad de expedientes, resuelven más del 90% de los casos ingresados, mientras que los Juzgados Especializados/Mixtos, que reciben una mayor cantidad de expedientes, tienen una menor capacidad de respuesta, llegando a resolver el 79% de los casos ingresados. Esta situación contribuye a propiciar un mayor ritmo de acumulación de casos pendientes.



_________________________________________________________________________

La capacidad de respuesta de los órganos jurisdiccionales está condicionada por diferentes factores, conforme lo señala Fabri2, tales como el grado de articulación entre los actores del sistema, la definición de metas y estándares de gestión, la determinación de mecanismos de rendición de cuentas, el nivel de capacitación de los operadores de justicia, entre otros.

2.2.2. Falta de Acceso

El Perú se caracteriza por ser uno de los países más extensos de América Latina y con una baja densidad poblacional, un territorio abrupto y una pobre infraestructura vial. Las sedes de las entidades del SAJ se encuentran mayormente en las capitales de provincia, lo que implica serios perjuicios para la población rural, que muchas veces deben viajar varios días e invertir muchos recursos para llegar a dichas sedes.

En el caso de la Amazonía, donde las distancias son mayores y los recorridos se realizan por vía fluvial, la mayoría de ciudadanos de las zonas rurales ha terminado por abstenerse de hacer uso del SAJ.

De otro lado, las entidades del SAJ, en la mayoría de ocasiones, no cuentan con financiamiento para trasladarse a las zonas rurales y con mucha frecuencia las partes en un proceso son quienes deben asumir los gastos. Esta situación es muy frecuente en el caso de la Policía Nacional, aún en las zonas urbanas. En los casos de campesinos y nativos la situación se torna aún más grave, considerando que, muchos de los casos, como consecuencia de lo expuesto, pueden quedar en la impunidad.

2.2.3. Limitada integración de los servicios comunes del SAJ.

La gran mayoría de los procesos de negocio y funciones de las entidades del SAJ no están automatizados, y los que sí lo están, han sido desarrollados bajo esquemas monolíticos con poca capacidad de desacoplamiento y estandarización, lo que no permite una adecuada integración de aquellos procesos que son comunes entre estas entidades y otras relacionadas, tales como RENIEC, SUNAT y SUNARP, entre otras.

2.2.4. Fragmentación del SAJ.

La normativa vigente ha otorgado grandes niveles de autonomía a las entidades del Sistema de Justicia, sin crear instancias efectivas de coordinación, lo que se refleja en el todavía insuficiente nivel de trabajo conjunto existente en la elaboración de los presupuestos del SAJ, en la prestación del servicio de justicia y en la integración de sistemas de gestión jurisdiccional.

2.2.5. Limitada planificación en el SAJ

El proceso de recolección y generación de conocimiento en el Sistema de Justicia sigue marcado por una limitada coordinación entre sus entidades. Resulta por lo tanto

2 Fabri y Langbroek 1998: 8-10.



_________________________________________________________________________

fundamental trabajar en la construcción de una visión sistémica de mediano y largo plazo y en el fortalecimiento de la capacidad de las instituciones para analizar el impacto de las inversiones sobre la base de evidencia empírica.

2.2.6. Inadecuada atención al menor infractor

El Código de los Niños y Adolescentes establece un sistema de administración de justicia especializado enfocado en la rehabilitación del menor y penas alternativas a la privación de libertad, en cumplimiento de la Convención del Derecho del Niño.

Sin embargo, aún está pendiente en nuestro país, el mejor desarrollo y consolidación de un sistema de tratamiento psicológico, laboral y social que trate a los menores de conformidad con sus peculiaridades de género, ubicación, zona geográfica y tipo de delito.

Con limitado presupuesto que se le ha asignado para estos temas, el Poder Judicial únicamente maneja nueve centros juveniles, de los cuales sólo uno funciona bajo la modalidad de régimen abierto: el Servicio de Orientación al Adolescente (SOA) del Rímac, Lima; mientras que para la atención de las adolescentes infractoras, sólo existe un centro de régimen cerrado en todo el país, Santa Margarita en Lima, el mismo que aún tiene pendiente la dotación de ambientes para tratar a las madres adolescentes y a sus hijos; esto último dificulta la resocialización al separar a las adolescentes de sus familias. Al respecto, y con el fin de facilitar la aplicación de medidas socioeducativas de libertad asistida y libertad restringida, es necesario que el Estado peruano apoye la creación de nuevos Centros para el Servicio de Orientación al Adolescente, tal y como lo ha recomendado la Defensoría del Pueblo3.

2.3. Objetivos del Programa

El objetivo general del Programa es el de brindar una adecuada prestación del servicio del SAJ a la población peruana, a través de: a) incrementar el acceso, productividad y calidad de los servicios de las entidades del SAJ, incluyendo un abordaje de género e interculturalidad, en zonas alto-andinas y amazónicas, de alta carga procesal y densidad poblacional, de baja cobertura y extrema pobreza; b) apoyar el proceso de interconexión entre las entidades del SAJ y mejorar la eficiencia y calidad de los servicios; c) mejorar la coordinación, planificación de inversiones y uso de recursos en el SAJ; y d) reducir la tasa de reincidencia de los adolescentes y jóvenes infractores.

3 Informe Defensorial Nº 51



_________________________________________________________________________

2.4. Componentes del Programa en su primera fase

Componente 1. Mayor cobertura del Sistema de Administración de Justicia con menor carga procesal y mayor acceso.

El objetivo de este componente es: aumentar la cobertura y productividad de los servicios de justicia, reducir la sobrecarga judicial en zonas necesitadas, e incorporar las perspectivas intercultural y de género en la prestación de servicios.

Para ello, se implementarán los siguientes subcomponentes:

Subcomponente 1.1: Baja dispersión de locales de las instituciones del Sistema de Administración de Justicia en un mismo conjunto poblacional. Este subcomponente tiene como objetivo acercar los servicios de justicia de una manera integrada y experimental, a cinco zonas necesitadas. Para ello, se realizarán las siguientes actividades: (i) construcción, dotación y equipamiento de 05 Centros Integrados del SAJ (CISAJ); (ii) capacitación del personal asignado a los CISAJ; y (iii) mejora de la calidad de la prestación. Los CISAJ son una evolución del concepto desarrollado por la operación 1061/OC-PE (Módulos Básicos de Justicia), que integra los servicios del SAJ y los acerca a las poblaciones necesitadas. Están diseñados, conceptual y arquitectónicamente para reducir las barreras de acceso a la justicia por razones geográficas, étnicas, culturales, de género, discapacidad, etc. Su personal estará capacitado para prestar los servicios en las lenguas nativas, y sensibilizado para tratar los temas de género, violencia intrafamiliar, cultura indígena, e implementar las nuevas normas procesales (Ej. penal, laboral y familia).

Adicionalmente, se implementará un CISAJ en el Distrito de Villa El Salvador, Distrito Judicial de Lima Sur. La construcción e implementación de dicho CISAJ permitirá solucionar la congestión de los órganos jurisdiccionales existentes en dicha circunscripción, debido a que existe un déficit de atención de la demanda de servicios de justicia en lo penal, civil, familia y laboral, así como en la aplicación de alternativas de solución de conflictos.

Subcomponente 1.2: Suficiente capacidad instalada para los servicios del MINJUS en todo el país. Este subcomponente tiene como objetivo acercar los servicios del MINJUS de una manera integrada y experimental a 18 zonas necesitadas. Para ello, se realizarán las siguientes actividades: (i) construcción, dotación y equipamiento de 8 Casas de Justicia (CJ) del Tipo I, para poblaciones de 100.000 a 500.000 habitantes) y 10 CJ del Tipo II, para poblaciones de 60.000 a 100.000 habitantes; (ii) capacitación del personal asignado a las 18 CJ; y (iii) implementación de una estrategia de comunicación social. Las CJ han sido diseñadas para integrar los servicios que presta el MINJUS, y llevarlos a zonas necesitadas donde no se prestan estos servicios. Las CJ son un concepto evolucionado de los Centros de Asistencia Legal Gratuita (ALEGRA), pero, al contrario que las ALEGRA, las CJ prestarán sus servicios de manera coordinada, integrando los servicios que presta el MNJUS (defensa pública, asistencia legal gratuita, arbitraje popular y conciliación extrajudicial). A tales efectos, el Componente 2 apoyará el



_________________________________________________________________________

desarrollo de un sistema de gestión integrada de los servicios del MINJUS. Además, al igual que los CISAJ, las CJ están diseñadas para reducir las barreras geográficas, étnicas, culturales, de género y discapacidad.

El personal de las CJ estará capacitado para prestar los servicios en las lenguas nativas, y sensibilizado para tratar los temas de género, violencia intrafamiliar y cultura indígena, a la vez que para implementar las nuevas normas procesales (ej. penal, laboral y familia).

Componente 2. Mejor interoperabilidad entre las instituciones del Sistema de Administración de Justicia. El objetivo de este componente es coadyuvar a la reducción de la sobrecarga judicial y mejorar la productividad, calidad y eficiencia del servicio prestado. Para ello, se implementarán los siguientes dos subcomponentes: (i) Alto nivel de sistematización e integración de los procesos del SAJ y (ii) Automatización de los servicios del SAJ.

Subcomponente 2.1: Alto nivel de sistematización e integración de los procesos del SAJ. Este subcomponente a su vez está compuesto por una Actividad y un Proyecto. La Actividad a desarrollar es el Diseño de una Arquitectura Tecnológica para el Sistema de Justicia, la cual tiene como objetivo definir: (i) la arquitectura tecnológica del sistema de integrado del SAJ; (ii) un Plan de Acción para su implementación; (iii) un Plan de Acción de gobernanza del sistema; (iv) el marco jurídico que facilite la implementación de la arquitectura del sistema; (v) un plan de gestión del cambio; y (vi) las actividades de obtención de consensos necesarias para que las entidades del SAJ se comprometan con su implementación.

Por otro lado, el Proyecto a desarrollar procura la integración informática de los servicios comunes del Sistema de Justicia, la cual tiene como objetivo disminuir la sobrecarga de expedientes que genera atrasos en la solución de los conflictos. El proyecto contempla: (i) la sistematización e integración de los servicios comunes del SAJ; (ii) la dotación de equipamiento básico para dar soporte a dicha integración; y (iii) la capacitación al personal administrador de la plataforma tecnológica en el uso de las nuevas herramientas informáticas.

Subcomponente 2.2: Automatización de los servicios del Sistema de Administración de Justicia. Este subcomponente tiene como objetivo mejorar la eficiencia, eficacia y transparencia de algunos sistemas seleccionados y estratégicos de las entidades del SAJ. Para ello, se realizarán los siguientes proyectos: (i) Desarrollo del sistema de información integrado de los servicios que brinda el Ministerio de Justicia, que mejorará la productividad de los servicios ofrecidos por el MINJUS y apoyará la ejecución de las Casas de Justicia; (ii) Mejoramiento del sistema integrado de manejo de información e identificación de detenidos, procesados y sentenciados del INPE, para evitar las fugas por suplantación y reducir los altos niveles de prisión preventiva; (iii) Implementación del sistema integrado de gestión de expedientes y resoluciones del Tribunal Constitucional del Perú para eliminar la sobrecarga procesal y facilitar el manejo de la jurisprudencia; (iv) Implementación de un sistema integrado de gestión académica y de un sistema e-learning en la Academia de la Magistratura; (v) Sistema de videoconferencias para el Poder Judicial en 80 sedes de corte y 9 establecimientos



_________________________________________________________________________

penales para facilitar la realización de vistas judiciales a distancia lo que reduciría los costos de transporte de los reclusos y las probabilidades de fuga; (vi) Mejoramiento de la plataforma tecnológica de información y comunicación del Consejo Nacional de la Magistratura para garantizar la transparencia y eficiencia en los procesos de selección de magistrados. Asimismo, como parte de este subcomponente, se identificará un Proyecto de Inversión para el MININTER, específicamente para la Policía Nacional del Perú (PNP), y se elaborará su respectivo Estudio de Pre inversión para su posterior implementación.

Componente 3. Eficiente capacidad de planificación en el Sistema de Administración de Justicia. El objetivo de este componente es mejorar la eficiencia del gasto en el sector mediante la potenciación de la gestión coordinada del conocimiento y de los instrumentos de planificación del sector. Para ello, se implementaran los siguientes dos subcomponentes:

Subcomponente 3.1: Suficiente capacidad de registro de datos y diagnóstico operacional del SAJ. El objetivo de este subcomponente es mejorar la capacidad del SAJ para formular políticas sobre la base de evidencia empírica y métodos de investigación modernos, en aras de facilitar la conducción del sector y optimizar las inversiones en el mismo. Para ello, se realizarán las siguientes actividades: (i) crear, dotar y equipar el Observatorio de Justicia (OJ); (ii) definir y financiar su agenda de investigación para los primeros cinco años; y (iii) desarrollar instrumentos de medición y estadísticas para el sector. Asimismo, este subcomponente comprende actividades dirigidas a apoyar una estrategia para obtener cofinanciamiento del sector privado para el OJ, realizar acuerdos de investigación con instituciones académicas y diseminar efectivamente el conocimiento generado.

Subcomponente 3.2: Eficiente capacidad de gestión de proyectos en el Sistema de Administración de Justicia. El objetivo de este subcomponente es coadyuvar a la priorización, coordinación, seguimiento y análisis de los proyectos de inversión del SAJ, para apoyar la optimización de las inversiones públicas. Para ello, se realizarán las siguientes actividades: (i) crear, dotar y equipar al Sistema de Gestión de Portafolios de Proyectos de Inversión Pública (SGP) para el SAJ; (ii) diseñar un Plan Rector Estratégico (PRE) para guiar las inversiones en el SAJ de manera coordinada y con un enfoque en resultados y definir la estrategia y los mecanismos de financiamiento y ejecución para su implementación; y (iii) diseñar e implementar un sistema de seguimiento accesible al público, desde dónde se podrán descargar gratuitamente todas las bases de datos producidas (tanto por el OJ como por el SGP), y hacer el seguimiento georeferenciado a los proyectos de inversión del SAJ. Asimismo, este subcomponente apoyará la preparación, sobre la base de las investigaciones realizadas por el OJ, de una cartera de proyectos de inversión de medio plazo para el sector (que equivaldría a la primera fase del PRE) y el fortalecimiento de las entidades del SAJ en materia de gestión por resultados, y potenciará la investigación sectorial mediante la organización de concursos de investigación y la colaboración con el sector privado y universidades.



_________________________________________________________________________

Componente 4. Adecuadas condiciones para la Resocialización del Adolescente Infractor. El objetivo de este componente es mejorar la capacidad del Sistema de Resocialización del Adolescente Infractor. Para ello, se implementará el siguiente subcomponente:

Subcomponente 4.1: Modernos procesos y adecuada capacidad operativa en el Sistema de Resocialización de Adolescentes Infractores (SRAI). Para ello, se implementará un Proyecto Integral que permita: (i) adecuadas condiciones en el sistema de tratamiento del Adolescente en Conflicto con la Ley Penal (ACLP), por medio de la incorporación de un enfoque de reinserción social en el medio abierto validado a nivel nacional y oficializado, la actualización del sistema de reinserción social en medio cerrado en base a intervenciones diferenciadas y la implementación de mecanismos modernos de seguimiento y evaluación de resultados; (ii) adecuadas condiciones en la labor de los operadores del SRAI, por medio de operadores capacitados de acuerdo a índices referidos a tratamiento de ACLP y al desarrollo de competencias de los operadores para la atención integral de ACLP; (iii) adecuada y suficiente infraestructura según las necesidades del servicio en medio abierto y cerrado, a través del diseño, construcción y equipamiento de 03 Centros de Resocialización de Medio Abierto, de la implementación de ambientes adecuados para atender las necesidades de las adolescentes gestantes y madres, y la remodelación y equipamiento para ejecutar medidas socioeducativas según necesidades del servicio en medio cerrado; (iv) aplicación del enfoque sistémico en el sistema de justicia penal juvenil, por medio de la aplicación de criterios técnicos para la determinación de medidas socioeducativas y/o de protección de ACLP, de contar con equipos multidisciplinarios para brindar soporte técnico a las cortes superiores en la evaluación de ACLP y coordinación con los operadores del sistema de justicia penal juvenil; (v) aplicación de políticas y acciones sociales en los niveles de gobierno y sociedad civil, que puedan servir de soporte al ACLP.

2.5. Costo y financiamiento del Programa en su primera fase

El costo total del programa asciende a US$57,1 millones. Al respecto se ha obtenido un financiamiento de US$ 36 millones para ejecutar una primera fase del Programa. El financiamiento obtenido contempla US$26 millones a ser aportados por el BID y US$10 millones a ser aportados como contrapartida local. El presupuesto consolidado por categorías de inversión se muestra en la tabla siguiente.



_________________________________________________________________________

Tabla I: Costos y Financiamiento (US$)

CATEGORIAS DE

INVERSION (CI) NOMBRE

MONTO TOTAL BID CONTRAPARTIDA

LOCAL

CI 1 MAYOR COBERTURA DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE

JUSTICIA CON MENOR CARGA Y MAYOR ACCESO

9,642,839 8,577,271 1,065,569

CI 2 MEJOR INTEROPERABILIDAD ENTRE LAS INSTITUCIONES DEL

SAJ

10,359,933 7,230,547 3,129,386

CI 3 EFICIENTE CAPACIDAD DE PLANIFICACIÓN EN EL SAJ 2,967,568 2,077,297 890,270

CI 4 ADECUADAS CONDICIONES PARA LA RESOCIALIZACIÓN DEL

ADOLESCENTE INFRACTOR

6,166,668 3,941,913 2,224,756

CI 5 GESTION DEL PROGRAMA 3,450,000 2,301,600 1,148,400

CI 6 EVALUACION 63,898 31,169 32,729

CI 7 AUDITORIA 400,000 280,000 120,000

CI 8 IMPREVISTOS 1,769,843 380,953 1,388,890

CI 9 FAPEP 1,179,250 1,179,250

-

TOTAL OPERACIÓN DE PRÉSTAMO BID 36,000,000 26,000,000 10,000,000



_________________________________________________________________________

3. CAPÍTULO: MARCO INSTITUCIONAL DEL PROGRAMA

El prestatario es la República del Perú, representado por el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF), y el Organismo Ejecutor (OE) es el Ministerio de Justicia (MINJUS), que actuará por intermedio de la Unidad Ejecutora del Programa (UE-PMSAJ-MINJUS). El Poder Judicial (PJ), representado por la UCP-PMSAJ-PJ, es responsable de la ejecución de los componentes, subcomponentes e intervenciones a su cargo, incluido el proyecto de la Academia de la Magistratura (AMAG), con el apoyo financiero, contable y presupuestal de la Unidad Ejecutora N° 2: Unidad de Coordinación de Proyectos del Poder Judicial (UE-002-PJ). Las entidades beneficiarias (EB) del Programa son: Ministerio de Justicia (MINJUS), Poder Judicial (PJ), Academia de la Magistratura (AMAG), Consejo Nacional de la Magistratura (CNM), Tribunal Constitucional (TC), Ministerio del Interior (MININTER) e Instituto Nacional Penitenciario (INPE). Estas entidades asumen la responsabilidad y compromiso de la ejecución de las intervenciones que los involucre. La UE-PMSAJ-MINJUS será la unidad encargada de la ejecución de los recursos del Programa que no involucren a los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del Poder Judicial y AMAG, tarea que será realizada por la UCP-PMSAJ-PJ. La participación de cada una de las Entidades Beneficiarias está condicionada a que hayan suscrito un Convenio de Participación (el “Convenio”) con el Organismo Ejecutor, de conformidad con los términos previamente acordados en el Contrato de Préstamo y lo establecido en este MOP. 3.1. Ministerio de Justicia (MINJUS)

El Ministerio de Justicia, es el órgano del Poder Ejecutivo del Sector Justicia, cuya finalidad es velar por la vigencia del imperio de la ley, el derecho y la justicia. Este sector comprende además a los organismos públicos del Gobierno Central, las dependencias de los gobiernos regionales competentes en la materia y las personas naturales y jurídicas dedicadas a las actividades propias del sector. El rol del Sector Justicia involucra brindar apoyo jurídico a la labor del Poder Judicial y a la promoción de los derechos humanos; el facilitar la defensa y acceso a la justicia y promover medios alternativos de solución de conflictos; la coordinación de la defensa jurídica del Estado, la relación del Poder Ejecutivo con los organismos vinculados con las labores de impartir justicia, la relación del Poder Ejecutivo con las confesiones religiosas, la sistematización y difusión del ordenamiento jurídico, la supervisión de fundaciones y la función notarial, la promoción de las acciones para el cumplimiento de los fines del sistema penitenciario y el resguardo de la seguridad jurídica en el país4. El MINJUS es el Organismo Ejecutor del Programa, actuando a través de la Unidad Ejecutora del Programa (UE-PMSAJ-MINJUS), y a fin de garantizar una eficiente

4 Ministerio de Justicia. Plan Estratégico Sectorial Multianual 2009 - 2013



_________________________________________________________________________

ejecución de los recursos, realizará los arreglos institucionales para la creación de la Unidad Ejecutora en el Pliego Presupuestal del Ministerio de Justicia. El MINJUS está a cargo de las siguientes intervenciones del Programa:

Conglomerado: Mejora del acceso a los servicios de justicia a través de la construcción de 18 casas de justicia.

Actividad: Diseño de una arquitectura tecnológica para el sistema de justicia.

Proyecto: Desarrollo del sistema de información integrado de los servicios que brinda el Ministerio de Justicia.

Proyecto: Diseño, desarrollo e implementación de un observatorio de justicia para la reforma de justicia.

Actividad: Diseño, desarrollo e implementación de un sistema de gestión de portafolio de proyectos de inversión para la reforma de justicia.

3.2. Poder Judicial (PJ)

El Poder Judicial constituye uno de los tres poderes del Estado, encargado de impartir justicia a través de sus órganos jurisdiccionales, con arreglo a la Constitución y a las Leyes, garantizando la seguridad jurídica y la tutela jurisdiccional, para contribuir al Estado de Derecho, al mantenimiento de la paz social y al desarrollo nacional. El Texto Único Ordenado de la Ley Orgánica del Poder Judicial, manifiesta que “El PJ en su ejercicio funcional es autónomo en lo político, administrativo, económico, disciplinario e independiente en lo jurisdiccional, con sujeción a la Constitución Política y a la presente Ley”. El funcionamiento del PJ se rige por la Constitución, la Ley Orgánica y sus modificatorias, y otra normativa que establece su estructura orgánica y precisa sus funciones. En esa normatividad se definen los derechos y deberes de los magistrados, justiciables y de los auxiliares jurisdiccionales. El Presidente de la Corte Suprema es el jefe máximo del PJ. Es elegido cada dos años y en votación secreta por los Jueces Supremos Titulares reunido en sesión de la Sala Plena. La Misión del PJ es ser un poder del Estado autónomo e independiente, con sujeción a la Constitución y a las leyes, impartiendo el servicio de justicia a la sociedad a través de sus órganos jurisdiccionales, para resolver o definir conflictos e incertidumbre con relevancia jurídica protegiendo y garantizando la vigencia efectiva de los derechos humanos, tendientes a lograr la paz social y la seguridad jurídica como factores ineludibles de desarrollo del país5. El PJ participa en la ejecución del Programa con el MINJUS, específicamente en la ejecución de los componentes, subcomponentes e intervenciones a su cargo, incluyendo los de la AMAG. Para ello, contará con una Unidad Coordinadora de Proyecto

5 Poder Judicial. Consejo Ejecutivo del Poder Judicial. Plan de Desarrollo Institucional del Poder Judicial 2009-2018.



_________________________________________________________________________

PMSAJ (UCP-PMSAJ-PJ), y el soporte administrativo, financiero y presupuestal de la UE-002-PJ, a fin de contribuir a garantizar una eficiente ejecución de los recursos. El PJ está a cargo de las siguientes intervenciones del Programa:

Conglomerado: Creación e implementación de 05 Centros Integrados del Sistema de Administración de Justicia (CISAJ) a nivel nacional.

Proyectos: Creación e implementación de 01 Centro Integrado del Sistema de Administración de Justicia (CISAJ) en el distrito de Villa El Salvador.

Proyecto: Integración informática de los servicios comunes del sistema de justicia.

Proyecto: Sistema de videoconferencias para el Poder Judicial a nivel nacional.

Proyecto: Modernización del sistema de reinserción social del adolescente en conflicto con la ley penal para la promoción de la inserción social juvenil efectiva, con énfasis en medio abierto.

3.3. Consejo Nacional de la Magistratura (CNM)

Es un organismo autónomo e independiente de los demás órganos constitucionales y se encuentra sometido sólo a la Constitución y a su Ley Orgánica. Su Misión es normar, evaluar y ejercer el control disciplinario a jueces y fiscales de todos los niveles, mediante procedimientos eficientes, transparentes e imparciales, para contribuir al fortalecimiento del sistema de administración de justicia y consolidar la democracia y el Estado de derecho en el país6. Le compete la selección, nombramiento, ratificación y destitución de los jueces y fiscales de todos los niveles, salvo cuando éstos provengan de elección popular. Los miembros del CNM no están sujetos a mandato imperativo de las entidades o gremios que los eligen. Se les denomina Consejeros, y ejercen el cargo por un período de cinco años. Su mandato es irrevocable y no hay reelección inmediata de los titulares y suplentes. El cargo de Consejero es indelegable. El CNM se conforma con miembros elegidos mediante votación secreta. Está integrado por: i) 1 representante elegido por la Corte Suprema en Sala Plena; ii) 1 representante elegido por la Junta de Fiscales Supremos.; iii) 1 representante elegido por los miembros de los Colegios de Abogados del País.; iv) 2 representantes elegidos por los miembros de los demás Colegios Profesionales del país; v) 1 representante elegido por los Rectores de las Universidades Nacionales del país; vi) 1 representante elegido por los Rectores de las Universidades Particulares del país. El número de miembros del CNM podrá ser ampliado por éste a 9, con 2 miembros adicionales elegidos en votación secreta por el mismo Consejo, entre sendas listas propuestas por las Instituciones representativas del Sector Laboral y del Empresarial. El CNM es principal beneficiario del Proyecto: Mejoramiento de la Plataforma Tecnológica de Información y Comunicación del CNM. La ejecución estará a cargo de la Unidad Ejecutora del Programa (UE-PMSAJ-MINJUS).

6 Consejo Nacional de la Magistratura. Plan Estratégico Institucional 2008 - 2012



_________________________________________________________________________

3.4. Tribunal Constitucional (TC)

El Tribunal Constitucional es el órgano de interpretación y control de la Constitución Política del Perú, y está revestido de autonomía con relación a los demás órganos constitucionales del país. Las competencias y atribuciones del Tribunal Constitucional están contenidas en el artículo 202º de la Constitución Política del Perú, siendo instancia única para la resolución de los procesos de inconstitucionalidad, y tocándole pronunciarse como última instancia sobre las resoluciones denegatorias de procesos de Habeas Corpus, Amparo, Habeas Data y cumplimiento. Además, conoce y resuelve los procesos competenciales. Está sometido a lo dispuesto en la Constitución, su Ley Orgánica y demás normativa complementaria. El Tribunal Constitucional es principal beneficiario del Proyecto: Sistema de Gestión de Expedientes y Sentencias del TC. La ejecución estará a cargo de la Unidad Ejecutora del Programa (UE-PMSAJ-MINJUS).

3.5. Academia de la Magistratura (AMAG)

Según la Constitución del Estado (art.151), la Academia de la Magistratura forma parte del Poder Judicial. De acuerdo a su Ley Orgánica, es una persona jurídica de derecho público interno que forma parte del Poder Judicial. Goza de autonomía administrativa, académica y económica. Se encarga de la formación y capacitación de jueces y fiscales en todos sus niveles. La Misión de la AMAG es ser la única institución académica autónoma de postgrado creada constitucionalmente, dedicada a la formación de magistrados, aspirantes a la magistratura y a la capacitación, especialización y actualización de magistrados y auxiliares de justicia con honestidad, excelencia, responsabilidad, compromiso y calidad7. Tiene por objeto: a) La formación académica de los aspirantes a cargos de magistrado del Poder Judicial (PJ) o del Ministerio Público (MP). b) La capacitación académica para los ascensos de los magistrados del PJ o del MP; c) La actualización y perfeccionamiento de los magistrados del Poder Judicial y del Ministerio Público. Está conformada por: Consejo Directivo, Director General, Director Académico, Secretario Administrativo y órganos de apoyo como el Consejo Consultivo y el Consejo Académico. La Academia de la Magistratura es principal beneficiario del Proyecto: Implementación de un Sistema Integrado de Gestión Académica y de un Sistema E-Learning en la Academia de la Magistratura. La ejecución del proyecto estará a cargo de la Unidad Coordinadora del PMSAJ en el PJ (UCP-PMSAJ-PJ)

7 Academia de la Magistratura. Plan Estratégico de la Academia de la Magistratura 2007 - 2011



_________________________________________________________________________

3.6. Instituto Nacional Penitenciario (INPE)

El Instituto Nacional Penitenciario es un Organismo Público Descentralizado del Sector Justicia, rector del Sistema Penitenciario Nacional, con personería Jurídica de Derecho Público y con autonomía económica, técnica, financiera y administrativa. Forma su pliego presupuestario y se rige por el Código de Ejecución Penal y su Reglamento. El INPE es principal beneficiario del Proyecto: Sistema Integrado de manejo de la información e identificación de detenidos, procesados y sentenciados. La ejecución estará a cargo de la Unidad Ejecutora del Programa (UE-PMSAJ-MINJUS).

3.7. Ministerio del Interior (MININTER)

Corresponde al Ministerio del Interior mantener y restablecer el orden interno democrático y el orden público. Como órgano administrativo, integrante del Poder Ejecutivo, es responsable de formular, dirigir, ejecutar y supervisar la Política General del Estado, en el ámbito de las actividades que su Ley Orgánica señala. Su Misión establece que es el organismo público encargado de proteger y garantizar el libre ejercicio de los derechos y libertades fundamentales de las personas, mantener y restablecer, cuando sea el caso, el orden interno democrático, el orden público y la seguridad interna del país. Es competente para intervenir en todos los asuntos relacionados con el cumplimiento de su finalidad: orden interno, seguridad ciudadana, función policial, movimiento migratorio y naturalización, control de servicios de seguridad, de armas, municiones y explosivos de uso civil. Genera con ello una cultura de convivencia pacífica y solidaria que contribuya para alcanzar el bienestar y el desarrollo humano en el país8. La Policía Nacional del Perú (PNP), a través de su Policía Judicial, tiene la función de auxiliar a quienes imparten justicia, investigando los delitos y las faltas, y descubriendo a los responsables para ponerlos a disposición de las autoridades competentes. Actualmente el Nuevo Código Procesal Penal, también le otorga facultades de investigación del delito dando cuenta inmediata al Fiscal. En los procesos del niño y adolescente es la Policía Especializada la encargada de auxiliar y colaborar con los órganos competentes del Estado, en la educación, prevención y protección del niño y adolescente. En el marco del Programa, se identificará un Proyecto cuyo principal beneficiario sea la PNP y se elaborará su respectivo Estudio de Pre inversión para su posterior implementación. La ejecución estará a cargo de la Unidad Ejecutora del Programa (UE-PMSAJ-MINJUS). Este proyecto a definir sustituye al Proyecto: Mejoramiento del registro de denuncias de las comisarías de Lima Metropolitana, que no se realizará dado que se duplica con un Proyecto similar a realizarse por el Ministerio del Interior.

8 Ministerio del Interior. Plan Estratégico 2007 – 2011 del Ministerio del Interior



_________________________________________________________________________

4. CAPITULO: DESCRIPCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN DEL PROGRAMA

El Programa contará con dos instancias de Gobierno. La primera instancia es de Dirección Estratégica y estará representada por el Comité Interinstitucional del Programa (CIP). La otra instancia es de gestión y estará conformada por:

La Unidad Ejecutora del Programa (UE-PMSAJ-MINJUS) ubicada en el MINJUS.

La Unidad Coordinadora del PMSAJ en el PJ (UCP-PMSAJ-PJ), la cual contará con el apoyo de la Unidad Ejecutora N° 002: Unidad de Coordinación de Proyectos del Poder Judicial (UE-002-PJ), instancia que recibe las transferencias financieras necesarias para asegurar el desarrollo de los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del PJ y de la AMAG.

Debido a la naturaleza especial del Programa se tendrá en cuenta el cumplimiento de los siguientes lineamientos respecto de la ejecución:

Para efectos de la operatividad de la gestión, el Ministerio de Justicia y el Poder Judicial suscribirán un Convenio Marco de Colaboración Interinstitucional y un Convenio Específico de Transferencia Financiera de los recursos financieros correspondientes del Programa para la ejecución de los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del Poder Judicial, y para la administración de la UCP-PMSAJ-PJ.

El MINJUS, en coordinación con el PJ, gestionará la norma autoritativa para la transferencia financiera referida en el párrafo anterior.

El monto a ser transferido financieramente al PJ, para la ejecución de los componentes, subcomponentes e intervenciones a su cargo, incluyendo el proyecto de la AMAG, serán definidos en el POA y PAC.

La ejecución del programa implica que cada instancia de coordinación operará con criterio de autonomía, manteniendo una estrecha coordinación técnica, y bajo las estipulaciones del Contrato de Préstamo.

Cada instancia de gestión será responsable de la ejecución de las intervenciones a su cargo hasta el cierre de las mismas, de acuerdo al Contrato de Préstamo y los planes operativos correspondientes, manteniendo la UE-PMSAJ-MINJUS en su calidad de Unidad Ejecutora/Coordinadora del Programa la responsabilidad fiduciaria del mismo.



_________________________________________________________________________

(*) La Unidad Ejecutora Nº 002 (UE-002-PJ) participa en la gestión del PMSAJ en el marco de ser la instancia del PJ

que recibe las transferencias financieras.

4.1. El Comité Interinstitucional del Programa (CIP)

El CIP es el órgano de dirección estratégica del PMSAJ, encargado de formular los lineamientos y políticas del Programa, supervisar su ejecución y efectuar las coordinaciones institucionales a nivel de los titulares de las entidades participantes del Programa. Su funcionamiento estará regido por lo dispuesto en el presente Manual Operativo del Programa (MOP). El CIP estará compuesto por los Titulares de cada una de las siguientes entidades: 1. Ministerio de Justicia (MINJUS), con voz y voto. 2. Poder Judicial (PJ), con voz y voto. 3. Tribunal Constitucional (TC), con voz y voto. 4. Consejo Nacional de la Magistratura (CNM), con voz y voto. 5. Ministerio del Interior (MININTER), con voz y voto. 6. Ministerio de Economía y Finanzas (MEF), con voz y voto. 7. Academia de la Magistratura (AMAG), con voz. 8. Instituto Nacional Penitenciario (INPE), con voz.

El INPE y la AMAG participarán con derecho a voz en los temas referidos a los proyectos de los cuales son beneficiarios directos. El Banco Interamericano de Desarrollo (BID) participará como invitado en las sesiones del CIP con derecho a voz.

Unidad Ejecutora del

Programa

(UE-PMSAJ-MINJUS)

Unidad Coordinadora del

PMSAJ – PJ

(UCP – PMSAJ – PJ)

Unidad Ejecutora Nº 002:

Unidad de Coordinación

de Proyectos

(UE-002-PJ)*

Enlace

Institucional

MINJUS

Coordinador de

Proyectos

Enlace

Institucional

TC

Enlace

Institucional

CNM

Coordinador de

Proyectos

Coordinador de

Proyectos

Enlace

Institucional

MININTER

Coordinador de

Proyectos

Enlace

Institucional

INPE

Coordinador de

Proyectos

Enlace

Institucional

PJ

Coordinador de

Proyectos

Enlace

Institucional

AMAG

Coordinador de

Proyectos

Comité Interinstitucional del

Programa (CIP)

GESTION DEL PMSAJ

COORDINACIÓN MINISTERIO DE JUSTICIA – PODER JUDICIAL



_________________________________________________________________________

También asistirán a las sesiones del CIP, con derecho a voz y voto, el Director Ejecutivo de la UE-PMSAJ-MINJUS y el Coordinador de la UCP-PMSAJ–PJ. Por causa de fuerza mayor, el Titular de cada Entidad que participa en el CIP podrá designar a un representante alterno, debiendo éste último, participar en las reuniones con voz y voto en ausencia del Titular de la institución. El representante alterno deberá ser debidamente acreditado ante la Secretaría del CIP, mediante comunicación institucional. Son atribuciones del CIP: (a) Velar por el fiel cumplimiento de los acuerdos asumidos por el Estado Peruano en el

Contrato de Préstamo. (b) Definir las políticas, lineamientos y estrategias generales del Programa. (c) Establecer directivas, efectuar coordinaciones y tomar decisiones que contribuyan a

la óptima ejecución del Programa en caso necesario. (d) Supervisar la ejecución y el cumplimiento del Programa a nivel de sus objetivos,

metas y resultados. (e) Aprobar el Plan de Ejecución del Programa (PEP), el Plan Operativo Anual (POA), el

Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Programa (PAC) y el Plan Financiero (PF) presentados por la Unidad Ejecutora del Programa (UE-PMSAJ-MINJUS). Asimismo, aprobará la Memoria del Programa.

(f) Tomar conocimiento de los informes semestrales y anuales de ejecución de Programa.

(g) Tomar conocimiento de los Estados Financieros auditados y en caso necesario disponer las medidas correctivas pertinentes.

El CIP se reunirá semestralmente en sesión ordinaria para evaluar el desarrollo de la ejecución del Programa y recomendar pautas de ejecución para el siguiente período. Deberá reunirse obligatoriamente al inicio de la ejecución del Programa y en el cuarto trimestre de cada año calendario de ejecución del Programa a fin de aprobar el POA y el PAC del siguiente ejercicio presupuestal. Las sesiones ordinarias del CIP son convocadas por el Presidente, a través de la Secretaría del CIP. La convocatoria debe ser notificada conjuntamente con la agenda de la sesión y con una antelación no menor de siete (07) días calendario. Iniciada la sesión, no puede ser objeto de acuerdo ningún asunto fuera de la agenda de la sesión salvo que el PJ y/o el MINJUS lo soliciten. El quórum para la instalación y sesión válida del CIP es la mayoría absoluta de sus miembros con derecho a voz y voto, siempre y cuando estén presentes los representantes del PJ y del MINJUS. Si no existiera quórum a la hora programada, el CIP se constituirá 30 minutos después con los miembros con voz y voto presentes en número no inferior a cuatro (04), siempre y cuando se cuente con la presencia de los representantes del PJ y MINJUS.



_________________________________________________________________________

Instalada una sesión, puede ser suspendida sólo por fuerza mayor, con cargo a continuarla en la fecha y lugar que se indique al momento de suspenderla. De no haber acuerdo, la Presidencia fija la fecha de reinicio. La Presidencia del CIP será alternada entre el Ministerio de Justicia y el Poder Judicial. Le corresponde ejercer la Presidencia del CIP al Ministerio de Justicia durante el cuarto trimestre del año y el primer trimestre del año siguiente y al Poder Judicial durante el segundo y tercer trimestre del año. El CIP se podrá reunir en sesión extraordinaria, cada vez que lo solicite cualquiera de las entidades beneficiarias y participantes con voz y voto. La convocatoria la realiza la Secretaría del CIP con un mínimo de tres (03) días útiles de antelación y mediante agenda específica. Corresponde a los miembros del CIP: (a) Participar en los debates de las sesiones. (b) Ejercer su derecho al voto, si le corresponde, y formular cuando lo considere

necesario su voto singular, así como expresar los motivos que lo justifiquen. (c) Suscribir y visar cada acta, una vez aprobada. (d) Acudir a las sesiones del CIP, en caso lo considere pertinente, acompañado de hasta

por dos (02) asesores. Los miembros del CIP no perciben dieta, remuneración u honorario profesional alguno de parte del Programa. Los acuerdos son adoptados por los votos requeridos en el quórum de asistencia, correspondiendo a la Presidencia voto dirimente en caso de empate. El MINJUS y el PJ tienen derecho a veto sobre los acuerdos adoptados por votación. Los miembros del CIP con derecho a voto, asistentes a la sesión, están obligados a votar. Los miembros del CIP son responsables solidariamente por los acuerdos que adopten, salvo que se deje constancia expresa en el acta su posición o voto singular. Son funciones del Presidente del CIP: (a) Presidir las sesiones ordinarias y extraordinarias del CIP. (b) Convocar las sesiones ordinarias del CIP, a través de la Secretaría del CIP. (c) Someter a consideración y aprobación el acta de la reunión anterior a los miembros

del CIP. (d) Ejercer el voto dirimente. (e) Las demás que sean necesarias para el adecuado funcionamiento del CIP. La Secretaría del CIP será ejercida por el Director Ejecutivo del Programa, que pertenece a la Unidad Ejecutora del Programa (UE-PMSAJ-MINJUS) cuando la Presidencia del CIP



_________________________________________________________________________

recaiga en el MINJUS. Cuando la Presidencia del CIP recae en el PJ la Secretaria Técnica será ejercida por el Coordinador del PMSAJ en el PJ (UCP-PMSAJ-PJ). Son funciones de la Secretaría del CIP: (a) Preparar la agenda de las sesiones del CIP. (b) Remitir con la antelación prevista en el presente MOP, la convocatoria a las sesiones,

con la agenda de la sesión y la información pertinente, de manera que los miembros del CIP puedan conocer oportunamente los temas a debatir.

(c) Verificar el quórum, tanto deliberatorio como decisorio, de las sesiones del CIP. (d) Elaborar el acta de cada sesión y velar por la conservación de la misma. (e) Refrendar con su firma, conjuntamente con el Presidente y los demás miembros del

CIP, cada una de las actas, las que deberán contener los nombres de los asistentes, institución a la que representan, lugar, fecha y hora en que ha sido efectuada la sesión, agenda de la sesión y acuerdos logrados con indicación de la forma y sentido de los votos de todos los participantes.

(f) Brindar apoyo administrativo y logístico para el funcionamiento del CIP durante el período de su ejercicio.

(g) Hacer entrega adecuada y oportuna al Secretario sucesor, según el mecanismo de alternancia de la Presidencia del CIP, de las actas y/o los documentos de las sesiones, incluyendo sus respectivas convocatorias.

(h) Hacer entrega a la UE-PMSAJ-MINJUS, para su adecuado archivo, de los originales de todos los documentos de las sesiones del CIP.

4.2. Unidad Ejecutora del Programa (UE-PMSAJ-MINJUS)

El Organismo Ejecutor (OE) del Programa es el MINJUS, que actuará por intermedio de la Unidad Ejecutora del Programa (UE-PMSAJ-MINJUS). La UE-PMSAJ-MINJUS es el órgano de gestión del programa, y será la encargada de la ejecución de los recursos del mismo salvo en los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del PJ. La Unidad Ejecutora del Programa (UE-PMSAJ-MINJUS), en su calidad de Unidad Ejecutora, es responsable de la administración del Programa, incluyendo la administración financiera y la supervisión de los procesos de contrataciones y adquisiciones, y servirá de interlocutor con el BID y otras instancias vinculadas a la gestión del mismo. Las funciones de la UE-PMSAJ-MINJUS incluyen: (a) Consolidar y mantener actualizada la información y documentación de la gestión

fiduciaria de los recursos del Programa, incluida la remitida por el PJ. (b) Velar por el fiel cumplimiento de los acuerdos asumidos por el Estado Peruano en el

Contrato de Préstamo con el BID y de las obligaciones y condiciones estipuladas en el mismo, en materia de la ejecución del Programa.



_________________________________________________________________________

(c) Gestionar el Programa acordado en el Contrato de Préstamo, coordinando con las EB y BID, para la correcta ejecución de los recursos y para el logro de los objetivos y metas del mismo.

(d) Elaborar y mantener actualizado el Plan de Ejecución del Programa (PEP). (e) Elaborar el Plan Operativo Anual (POA) para cada año de ejecución del programa, en

base a los Planes de Acción preparados por las entidades beneficiarias. (f) Brindar apoyo a las entidades beneficiarias para que preparen sus Planes de Acción

anuales. (g) Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAC) del Programa para

cada año de ejecución, en base a los PAC preparados por las entidades beneficiarias. (h) Preparación de la planificación financiera anual y multianual del Programa. (i) Monitorear continuamente la ejecución de las actividades, la obtención de los

productos y el cumplimiento de metas, resultados y objetivos, de acuerdo con el PEP, POA, PAC y PF del Programa.

(j) Realizar las evaluaciones de las intervenciones financiadas con los recursos del Programa.

(k) Preparar los informes y documentos que sean requeridos por el CIP, las EB, BID, MEF y los auditores, relacionados con el estado, avance y ejecución del Programa; consolidando y conciliando la información del programa, incluida la proveniente de la UCP-PMSAJ-PJ.

(l) Formular recomendaciones relacionadas con la ejecución de las intervenciones del Programa y la adopción de los ajustes que se estimen convenientes.

(m) Ejecutar los recursos asignados al Programa en conformidad con las políticas del BID, las normas nacionales y los documentos de planificación financiera.

(n) Mantener debidamente actualizados los archivos documentales del Programa. (o) Apoyar a las EB en la elaboración de los documentos de licitación, términos de

referencia, minutas y demás documentos relacionados con los procesos de contratación que deban tramitarse, con cargo a los recursos asignados al Programa, conforme a los criterios, políticas y procedimientos del BID; y en la preparación de los estudios técnicos, jurídicos, financieros y administrativos necesarios para la elaboración de dichos documentos.

(p) Coordinar los procesos de evaluación técnica, económica, financiera y jurídica de las ofertas y propuestas que presenten los oferentes para la ejecución de los recursos del Programa.

(q) Preparar la documentación pertinente para solicitar fondos al BID a través de solicitudes de desembolso y rendir cuentas documentalmente una vez efectuada las inversiones.

(r) Preparar la documentación y efectuar los trámites necesarios para gestionar los desembolsos de los recursos del Contrato de Préstamo.

(s) Transferir los fondos de los Recursos por Endeudamiento Público a la UE-002-PJ, en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ, para la ejecución de las intervenciones a cargo del PJ, incluyendo el proyecto cuyo beneficiario es la AMAG.

(t) Solicitar a la UE-002-PJ, en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ, la información de la gestión fiduciaria de los recursos a su cargo.

(u) Remitir a la UCP-PMSAJ-PJ los documentos consolidados de la gestión del Programa. (v) Recepcionadas las comunicaciones de la UCP-PMSAJ-PJ en relación a solicitudes de

no objeción al BID, la UE-PMSAJ-MINJUS tendrá hasta tres (03) días útiles para



_________________________________________________________________________

informar al BID y a la UCP-PMSAJ-PJ cualquier observación y/o comentario sobre la documentación indicada. Cumplido el plazo señalado, sin que el BID y la UCP-PMSAJ-PJ hayan recibido alguna observación y/o comentario, se considerará que no existe observaciones y/o comentarios por parte de la UE-PMSAJ-MINJUS sobre la documentación referida.

(w) Elaborar los documentos, informes de progreso y desempeño en materia presupuestal del Programa.

(x) Preparar la información financiera y contable del programa de acuerdo con lo requerido por el Contrato de Préstamo.

(y) Contratar la auditoria para todo el periodo de ejecución del Programa y presentar los estados financieros auditados al CIP y al BID, según lo establecido en el Contrato de Préstamo.

(z) Elaborar los informes periódicos relacionados con la ejecución del Programa. (aa) Mantener adecuados y completos sistemas de administración y pago de

contratos; sistemas contables financieros y de control interno; y sistemas de archivo de documentación y soporte de transacciones.

(bb) Presentar la documentación al BID para solicitar las no objeciones que correspondan.

(cc) Otras actividades de dirección, administración, coordinación y gestión que sean necesarias para el logro de los objetivos y metas del programa.

Para cumplir con sus funciones la UE-PMSAJ-MINJUS, contará con: 1. Un Director Ejecutivo del Programa 2. Un Administrador Contable-Financiero 3. Un Especialista en Presupuesto 4. Un Especialista en Tesorería 5. Un Especialista en Adquisiciones y Contrataciones 6. Un Especialista Legal. 7. Un Especialista en Comunicaciones (tiempo parcial) 8. Un Especialista en Planeamiento, Monitoreo y Evaluación 9. Tres (03) Supervisores de Proyectos La UE-PMSAJ-MINJUS depende del Viceministerio de Justicia y está a cargo de un Director Ejecutivo del Programa; su estructura se muestra en la figura siguiente:



_________________________________________________________________________

4.2.1. Personal de la Unidad Ejecutora del Programa (UE-PMSAJ-MINJUS)

Según lo establecido en las Condiciones Especiales del Contrato de Préstamo, previo al primer desembolso, el Organismo Ejecutor deberá haber contratado al Director Ejecutivo del Programa y al personal clave de la UE-PMSAJ-MINJUS, de conformidad con el presente MOP. Se considera personal clave, además del Director Ejecutivo del Programa, al Administrador Contable-Financiero y a los Especialistas de Presupuesto, Adquisiciones y Contrataciones, Tesorería y Planeamiento, Monitoreo y Evaluación.

Unidad Ejecutora del

Programa

(UE-PMSAJ-MINJUS)

(1)

Presupuesto

(1)

Administración –

Contabilidad Finanzas

(1)

Planeamiento,

Monitoreo

y Evaluación (1)

Adquisiciones y

Contrataciones

(1)

Tesorería

(1)

Asesoría

Legal (1)

Supervisión de

Proyectos

(3)

Vice Ministerio de

Justicia

Ministerio de Justicia

Comunicaciones

(1)

ESTRUCTURA DE LA

UNIDAD EJECUTORA DEL

PROGRAMA (PMSAJ-

PRIMERA ETAPA)



_________________________________________________________________________

4.2.1.1. Director Ejecutivo del Programa

El Director Ejecutivo del Programa, al igual que los demás miembros de la UE-PMSAJ-MINJUS, es seleccionado con las normas del BID y de acuerdo a las estipulaciones del Contrato de Préstamo. Es designado mediante Resolución Ministerial.

Son funciones del Director Ejecutivo del Programa: (a) Ejercer la titularidad presupuestal y la representación legal del Programa ante las

entidades públicas, privadas e internacionales, y actuar como contraparte del BID en aspectos técnicos, administrativos y financieros, particularmente para los procesos de no objeción del BID.

(b) Planificar, organizar, dirigir, coordinar, supervisar, controlar, monitorear y evaluar las actividades de Programa y la gestión de sus recursos, para lograr los objetivos y metas propuestas, pudiendo realizar las observaciones, ajustes y objeciones que estime pertinentes.

(c) Dirigir, coordinar, controlar, monitorear y evaluar el funcionamiento de la UE-PMSAJ-MINJUS, en función de la gestión de las intervenciones a cargo del MINJUS, e impartir las directivas correspondientes.

(d) En la gestión del Programa, velar por el cumplimiento las estipulaciones del Contrato de Préstamo, de las políticas del BID y normas nacionales aplicables.

(e) Expedir y aprobar las resoluciones y directivas de carácter administrativo necesarias para la operatividad del Programa, en el ámbito de su competencia.

(f) Coordinar las labores de la UE-PMSAJ-MINJUS con la UCP-PMSAJ-PJ, y otros organismos públicos o privados (nacionales y/o internacionales) que pudieran tener vinculaciones o elementos complementarios o sinérgicos con la operación del Programa. Entre otros, deberá velar por aprovechar y compartir cualquier desarrollo conceptual u operativo que sea útil, cruzando información sobre la cartera de intervenciones, registro y desempeño de consultores, resultados de otros proyectos y cualquier otra información que pudiese ser relevante.

(g) Coordinar con la UCP-PMSAJ-PJ la formulación del Plan de Ejecución del Programa (PEP) y presentar el mencionado plan al CIP, al inicio de la etapa de ejecución del Programa, para su aprobación.

(h) Solicitar la no objeción del BID al PEP y a sus modificaciones. (i) Coordinar con la UCP-PMSAJ-PJ la formulación del Plan Operativo Anual (POA) y

presentar el mencionado plan al CIP para su aprobación. (j) Solicitar la no objeción del BID al POA del Programa y a sus modificaciones. (k) Coordinar la ejecución del POA en los componentes, subcomponentes e

intervenciones a cargo del MINJUS. (l) Dirigir los procesos de monitoreo y evaluación interna del Programa y tomar las

medidas de coordinación y apoyo necesarias para la realización de las evaluaciones externas según el Contrato de Préstamo y conducir la implementación de las recomendaciones respectivas.

(m) Implementar los controles internos requeridos por las normas del Sistema Nacional de Control y el Contrato de Préstamo.



_________________________________________________________________________

(n) Disponer las acciones de control y auditorías necesarias, y las medidas correctivas que se requiera.

(o) Coordinar con la UCP-PMSAJ-PJ la formulación del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAC) del Programa y presentar el mencionado plan al CIP para su aprobación.

(p) Solicitar la no objeción del BID al PAC del Programa y a sus modificaciones. (q) Coordinar la ejecución del PAC en los componentes, subcomponentes e

intervenciones a cargo del MINJUS, y efectuar la supervisión y evaluación de las mismas.

(r) Designar a los miembros de los Comités de Selección de los procesos de adquisiciones y/o contrataciones a cargo de la UE-PMSAJ-MINJUS, según lo establecido en el Capítulo de Adquisiciones y Contrataciones de este MOP.

(s) En las intervenciones a cargo del MINJUS, aprobar los términos de referencia para la contratación de consultores (individuales o firmas consultoras), las especificaciones técnicas y expedientes de obra, previa conformidad de los Enlaces Institucionales y/o Coordinadores de Proyecto de las Entidades Beneficiarias.

(t) Suscribir contratos con personas jurídicas o naturales seleccionadas para la implementación de los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del MINJUS, previa aprobación de las EB y la no objeción del BID.

(u) En las intervenciones a cargo del MINJUS, aprobar los informes y productos generados por los consultores y contratistas, previa conformidad de los Enlaces Institucionales y/o Coordinadores de Proyectos así como de los Supervisores de Proyecto.

(v) Aprobar todos los documentos de pago que se generen como consecuencia de la gestión y desarrollo de los estudios, consultorías, obras y compra de bienes de las actividades del Programa.

(w) Diseñar, desarrollar e implementar el sistema de monitoreo y evaluación del Programa y velar por la efectividad del mismo, según lo establecido en el Capítulo de Seguimiento y Evaluación y Auditoría de este MOP.

(x) Coordinar con la UCP-PMSAJ-PJ la elaboración y consolidación de los informes de avance semestral y anual del Programa para ser presentados al CIP y al BID.

(y) Coordinar la contratación de las consultorías para la elaboración de los informes de evaluación intermedia y final del Programa.

(z) Coordinar la preparación y presentar los informes financieros del Programa al MINJUS, CIP, MEF y BID,

(aa) Coordinar la presentación de las solicitudes de desembolsos de financiamiento del préstamo al BID.

(bb) Coordinar y monitorear el oportuno proceso de selección de la firma de auditoría externa encargada de realizar la auditoría financiera y de gestión del Programa, y la no objeción de la misma al BID.

(cc) Coordinar las misiones de monitoreo del Banco, revisiones de cartera, así como las evaluaciones del Programa.

(dd) Delegar en otros miembros de la UE-PMSAJ-MINJUS las facultades y atribuciones que no sean privativas de su función.

(ee) Otras actividades que sean necesarias para una adecuada administración del Contrato de Préstamo y una eficiente gestión del Programa que posibilite el logro de sus objetivos y metas.



_________________________________________________________________________

4.2.1.2. Administrador – Contable Financiero

Responsable de administrar los recursos financieros y los procesos de adquisiciones y contrataciones del Programa, así como del registro y control de los activos de la UE-PMSAJ-MINJUS. Responsable de llevar los registros y controles contables y financieros de la ejecución de los recursos asignados al Programa, así como del inventario, registro, control y mantenimiento de los bienes con que cuenta la UE-PMSAJ-MINJUS. Depende jerárquicamente del Director Ejecutivo del Programa. Sus funciones son las siguientes: (a) Programar, organizar, dirigir y controlar los procesos técnicos de los Sistemas

Administrativos de Tesorería, Personal, Logística, Patrimonio, Control y Presupuesto, así como las acciones relativas al acervo documentario, de acuerdo a lo establecido en el Contrato de Préstamo.

(b) Ejecutar los procesos técnicos del Sistema Contable y Financiero. (c) Coordinar la formulación y presentar oportunamente los Estados Financieros y

Presupuestales conforme a la normatividad vigente y cuando se requieran. (d) Coordinar y supervisar la ejecución oportuna de las diversas actividades contenidas

en el PEP, POA, PAC Y PF. (e) Supervisar los procesos de selección, contratación y adquisiciones, desde los actos

preparatorios hasta la suscripción del contrato, así como prestar el apoyo técnico – administrativo.

(f) Verificar la conformidad de las garantías contractuales, previa a la ejecución de los pagos a que hubiere lugar; así como registrar, custodiar, mantener su vigencia y solicitar su ejecución cuando corresponda a favor del Programa.

(g) Implementar y controlar el cumplimiento de las normas tributarias; así como informar oportunamente a los consultores, proveedores y contratistas del Programa, sobre las responsabilidades tributarias que asumen en el país. Coordinar esta función con la UCP-PMSAJ-PJ.

(h) Proponer, elaborar, coordinar y/o visar resoluciones y directivas administrativas, contratos, adendas y convenios sobre los asuntos de la gestión administrativa del Programa.

(i) Informar al Director Ejecutivo de la UE-PMSAJ-MINJUS sobre el avance de las actividades a su cargo.

(j) Elaborar y supervisar el registro y control contable y financiero de la ejecución de los recursos asignados en los componentes, subcomponentes e intervenciones del Programa, tanto de recursos del financiamiento del BID del Contrato de Préstamo, como de la contrapartida nacional, de acuerdo con las normas internacionales contables generalmente aceptadas y con las disposiciones nacionales. Coordinar esta función con la UCP-PMSAJ-PJ.

(k) Coordinar con el MINJUS y la UCP-PMSAJ-PJ la implantación oportuna de sistemas computarizados para la consolidación del Sistema Administrativo, Contable y Financiero del Programa.



_________________________________________________________________________

(l) Coordinar la operación del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) para la gestión del Programa.

(m) Operar el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) de la UE-PMSAJ-MINJUS, en los módulos de su competencia (contabilidad y finanzas).

(n) Llevar registros de los desembolsos del Programa en función del estado de gastos. (o) Clasificar y registrar las transacciones financieras, y preparar y presentar los

Informes Financieros de conformidad con las normas del BID y con la periodicidad indicada en el Contrato de Préstamo.

(p) Preparar, mantener, actualizar y supervisar los libros: Diario, Mayor, Auxiliar Bancos (por cuenta), manejo de caja, efectivo recibido y procedimiento de pagos.

(q) Administrar los activos de la UE-PMSAJ-MINJUS, manteniendo actualizados los inventarios y margesí de Bienes.

(r) Velar por el mantenimiento del acervo documentario del Programa, incluyendo la documentación de todas las entidades beneficiarias y participantes del Programa.

(s) Consolidar la información de la gestión administrativa que se derive de la ejecución del Programa, en el marco del Contrato de Préstamo.

(t) Consolidar la información contable que se derive de la ejecución del Programa, en el marco del Contrato de Préstamo.

(u) Coordinar e implementar los procesos de selección de la firma auditora del Programa en cumplimiento a las estipulaciones contractuales en esta materia, y según lo establecido en el capítulo respectivo de este MOP.

(v) Participar en la preparación del presupuesto anual. (w) Preparar los Términos de Referencia (TDR) de auditoría y el contrato respectivo (x) Coordinar con los auditores externos las visitas interinas durante el ejercicio. (y) Remitir oportunamente al BID el informe de auditoria (z) Efectuar el seguimiento de las recomendaciones de auditoría externa. (aa) Otras en materia de su competencia y las que le sean asignadas por el Director

Ejecutivo del Programa. 4.2.1.3. Especialista en Presupuesto

Responsable de la formulación, control de la ejecución y evaluación presupuestaria del Programa en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ, el Administrador Contable – Financiero y el Especialista en Planeamiento, Monitoreo y Evaluación. Depende jerárquicamente del Administrador Contable-Financiero. Sus funciones son: (a) En coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ, formular el presupuesto del Programa y

ejercer permanentemente el control y la evaluación presupuestaria. (b) Coordinar y plantear las modificaciones presupuestales necesarias y coordinar con

la UCP-PMSAJ-PJ las referidas a las intervenciones a cargo del PJ. (c) Procesar y preparar la información periódica referida a la ejecución presupuestal y

financiera del avance del Programa, establecida en el Contrato de Préstamo. (d) Emitir las certificaciones presupuestarias necesarias para los procesos de

adquisición de bienes, servicios y consultorías.



_________________________________________________________________________

(e) Operar el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) de la Unidad Ejecutora, en los módulos de su competencia.

(f) Desarrollar e implementar sistemas de control interno y contable efectivos para facilitar el monitoreo adecuado de las categorías de gasto.

(g) Coordinar con la UE-002-PJ y la UCP-PMSAJ-PJ los aspectos relativos a los arreglos en materia presupuestal para el proceso de transferencia financiera.

(h) Otras en materia de su competencia y las que le sean asignadas por el Administrador Contable-Financiero.

4.2.1.4. Especialista en Tesorería

Responsable de llevar las cuentas y el manejo de tesorería del Programa y los archivos de documentos que sustenten el movimiento financiero de éstas. Depende jerárquicamente del Administrador Contable-Financiero. Sus funciones son: (a) Mantener el archivo que contenga los documentos, necesarios y suficientes, que

sustenten los movimientos financieros del Programa, en una estación con acceso restringido. Entre estos documentos se consideran las copias de los documentos que sirvan de justificación de las solicitudes enviadas al Banco, y los originales de los documentos que respalden las solicitudes de pago. Esta documentación incluye órdenes de compra, facturas de los proveedores, contratos diversos y de alquileres, comprobantes de pago, boletos aéreos, registro de nómina de sueldos, recibos de caja chica y otros comprobantes de diferente naturaleza.

(b) Mantener el registro y documentos respectivos de todas las cuentas y saldos relacionados con el Programa, incluyendo las cuentas especiales requeridas por las normas y procedimientos del BID. Preparar un archivo con los registros de las cuentas de la ejecución de la UE-PMSAJ-MINJUS y UCP-PMSAJ-PJ.

(c) Verificar las valorizaciones y todos los comprobantes de pago, para asegurarse que pertenecen a una categoría de gasto elegible, que todas las condiciones de desembolsos se han cumplido, y que han sido autorizadas por el área usuaria y el funcionario competente.

(d) Operar el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) de la Unidad Ejecutora, en los módulos de su competencia.

(e) Preparar los reportes de Flujo de Caja Trimestral, Solicitud de Desembolso a Cuenta de Contrapartida; informe de los Avances Financieros, de Auditoría Financiera y Contable, e informes para la Contabilidad.

(f) Preparar la programación mensual y anual de Caja. (g) Otras en materia de su competencia y las que le sean asignadas por el Administrador

Contable-Financiero.

4.2.1.5. Especialista de Adquisiciones y Contrataciones

Responsable de los procesos de selección y contratación para adquirir bienes, obras o contratar servicios y consultorías necesarias para la ejecución de las actividades de la UE-PMSAJ-MINJUS, conforme al PAC previamente formulado y aprobado. Consolidará



_________________________________________________________________________

el PAC en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ y revisará su documentación de adquisiciones y contrataciones. Depende jerárquicamente del Administrador Contable-Financiero. Sus funciones son: (a) Planificar y programar las contrataciones y adquisiciones de los componentes,

subcomponentes e intervenciones a cargo de la UE-PMSAJ-MINJUS, en coordinación con los Enlaces Institucionales, los Coordinadores de Proyectos y los Supervisores de Proyectos.

(b) Elaboración del PAC de los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo de la UE-PMSAJ-MINJUS en coordinación con las entidades beneficiarias del Programa cuyas intervenciones están a cargo del MINJUS.

(c) Formular y consolidar el PAC del Programa en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ. Asimismo deberá incorporar el PAC al SEPA y al SEACE.

(d) Elaborar los documentos de los procesos de adquisiciones y contrataciones programados en el PAC de los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo de la UE-PMSAJ-MINJUS, en coordinación con los Supervisores de Proyectos, los Enlaces Institucionales y/o Coordinadores de Proyectos.

(e) Realizar, supervisar y evaluar los procesos de adquisiciones y contrataciones a cargo del MINJUS, y velar porque cumplan con las estipulaciones del Contrato de Préstamo, normas y procedimientos del BID y normas de contratación y adquisiciones del país cuando corresponda, en coordinación con los comités de selección.

(f) Participar en los comités de selección de los procesos de adquisiciones y contrataciones a cargo del MINJUS, como titular o suplente. Asimismo, se encargará de la elaboración de las Actas en las sesiones de los Comités de Selección.

(g) Diseñar los mecanismos necesarios para realizar el seguimiento permanente y evaluaciones periódicas de los procesos de adquisiciones y contrataciones de los componentes, subcomponentes e intervenciones del Programa, en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ.

(h) Revisar la documentación de los procesos de contratación y adquisición a cargo del MINJUS.

(i) Velar, conjuntamente con el Administrador Contable - Financiero y la UCP-PMSAJ-PJ, para que los recursos del Préstamo y de la Contrapartida Nacional se encuentren disponibles oportunamente, para los pagos de las adquisiciones y contrataciones de los componentes, subcomponentes e intervenciones del Programa, de acuerdo con los requerimientos de ejecución del Plan Operativo Anual.

(j) Coordinar la provisión a la UE-PMSAJ-MINJUS de los recursos logísticos que requieran sus actividades: material y equipo de oficina, servicios de transporte y comunicaciones, seguridad, trámite documentarlo y archivo.

(k) Otras en materia de su competencia, y las que le sean asignadas por el Administrador Contable-Financiero.



_________________________________________________________________________

4.2.1.6. Asesor Legal

El Asesor Legal es el encargado de prestar asesoría y apoyo legal al Programa en los diferentes procedimientos y funciones de su gestión. Depende jerárquicamente del Director Ejecutivo. Son funciones del Asesor Legal las siguientes: (a) Absolver las consultas de carácter legal que le sean formuladas por la UE-PMSAJ-

MINJUS y la UCP-PMSAJ-PJ referidas a la ejecución del Programa. (b) Absolver las consultas de índole legal respecto a las coordinaciones efectuadas y

convenios que serán suscritos con personas naturales y jurídicas, públicas y privadas, para el logro de los fines del Programa.

(c) Efectuar el seguimiento, análisis e interpretación de las normas que se emitan y que afecten al Programa, con la finalidad de informar a los niveles pertinentes para que se pueda tomar las acciones o las medidas correctivas necesarias.

(d) Coordinar y supervisar la correcta aplicación de las estipulaciones del Contrato de Préstamo y las normas y procedimientos del BID en los procesos de evaluación, selección y contratación de consultores, y de adquisiciones, según corresponda.

(e) Analizar, revisar y visar, en coordinación con el Especialista de Adquisiciones y Contrataciones y el Administrador – Contable Financiero de la Unidad Ejecutora del Programa, los contratos o convenios a ser suscritos por la Coordinación General.

(f) Brindar asesoramiento y apoyo legal en los procedimientos administrativos, legales, arbitrales y judiciales de los que sea parte el Programa.

(g) Elaborar, proponer y emitir opinión sobre las modificaciones y proyectos de normas y demás dispositivos administrativos que contribuyan al perfeccionamiento del marco normativo del Programa.

(h) Otras en materia de su competencia y las que le sean asignadas por el Coordinador General.

4.2.1.7. Especialista en Comunicaciones

Se encarga del diseño e implementación de la Estrategia Comunicacional del Programa en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ. Depende jerárquicamente del Director Ejecutivo del Programa (UE-PMSAJ-MINJUS). Sus funciones son: a) Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades orientadas a la

difusión de los alcances del Programa en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ. b) Diseñar y proponer estrategias de comunicación en sus diferentes alcances (Imagen,

Prensa, Relaciones Públicas) en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ. c) Coordinar y realizar eventos de comunicación y difusión que organice el Programa

en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ. d) Coordinar con los medios de comunicación masiva, la difusión de los avances y logros

del Programa en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ.



_________________________________________________________________________

e) Coordinar las publicaciones informativas internas y externas del Programa en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ.

f) Dirigir las acciones para el diseño gráfico y mantener actualizados los contenidos informativos de la Página Web del Programa en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ.

g) Otras en materia de su competencia y las que le sean asignadas por el Coordinador General.

4.2.1.8. Especialista en Planeamiento, Monitoreo y Evaluación

Responsable del planeamiento de las intervenciones del Programa, de velar por el monitoreo continuo de la ejecución del Programa con el fin de lograr el cumplimiento de sus objetivos y metas, y de realizar las evaluaciones programadas. Depende jerárquicamente del Director Ejecutivo del Programa. Sus funciones son: (a) Formular la planeación de las actividades del Programa (PEP, POA, PAC y Plan de

Desembolsos), en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ. (b) A partir de los indicadores acordados y definidos en los documentos técnicos del

Programa proponer y precisar los ajustes que se consideren pertinentes. (c) Diseñar y poner en marcha un Sistema de Monitoreo y Evaluación del Programa, en

coordinación con la UCP – PMSAJ – PJ, para lo cual se prepararan los formatos y mecanismos para la captación de información de manera periódica de las Entidades Beneficiarias y se incluirán los mecanismos necesarios para realizar seguimiento permanente de los contratos suscritos.

(d) Efectuar el monitoreo del Programa y realizar la medición de los indicadores del Sistema de Monitoreo y Evaluación del Programa.

(e) Como parte del monitoreo de la ejecución del Programa, hacer seguimiento a la ejecución del PAC y al Plan de Desembolsos, en coordinación con el Especialista de Adquisiciones y Contrataciones y el Administrador Contable-Financiero.

(f) Consolidar la información de la planificación del Programa y comunicársela a la UCP-PMSAJ-PJ.

(g) Remitir la información de la planificación del Programa para su aprobación al Director Ejecutivo del Programa, y al CIP, para su posterior remisión al BID.

(h) Coordinar con el Director Ejecutivo del Programa, Enlaces Institucionales, Coordinadores de Proyectos y Supervisores de Proyectos, las medidas, ajustes o actividades necesarias para resolver los problemas en la ejecución de los componentes y subcomponentes e intervenciones a cargo del MINJUS, de conformidad al POA y PAC del Programa.

(i) En coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ, identificar soluciones a posibles dificultades en la ejecución de los componentes, subcomponentes e intervenciones del Programa.

(j) Formular el POA del Programa, en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ, a partir de la consolidación de los Planes de Acción de las Entidades Beneficiarias, incluyendo las del PJ y AMAG.



_________________________________________________________________________

(k) Preparar los informes de ejecución (semestral y anual), y de evaluación del Programa que sean solicitados, los que incluyen la información proporcionada por la UCP-PMSAJ-PJ.

(l) Coordinar la elaboración de los informes de evaluación intermedia y final del Programa.

(m) Apoyar las misiones de monitoreo del Banco, revisiones de cartera, así como las evaluaciones del Programa.

(n) Otras en materia de su competencia y las que le sean asignadas por el Director Ejecutivo.

4.2.1.9. Supervisores de Proyectos

En base a las intervenciones a cargo de la UE-PMSAJ-MINJUS, se podrán contratar hasta tres (03) supervisores de proyectos, referidos a las temáticas de i) Casas de Justicia, ii) Interoperabilidad y iii) Observatorio y Sistema de Gestión de Portafolio de Proyectos de Inversión del SAJ, quienes dependerán del Coordinador General. Sus funciones son: (a) Coordinar con los Enlaces Institucionales y/o Coordinadores de Proyecto para la

programación de las intervenciones a cargo de éstos en el marco de los planes de acción, POA y PAC.

(b) Coordinar y apoyar a los Enlaces Institucionales y/o Coordinadores de Proyecto en la formulación y/o modificaciones a los planes de acción.

(c) Coordinar con el Especialista en Planeamiento, Monitoreo y Evaluación la elaboración de los Planes Operativos Anuales.

(d) Participar en los comités de selección de los procesos de adquisiciones y contrataciones a cargo de la UE-PMSAJ-MINJUS.

(e) Apoyar en la ejecución de los procesos de adquisiciones y contrataciones de las intervenciones a su cargo, especialmente en la definición de términos de referencia y especificaciones técnicas.

(f) Tramitar, coordinar y revisar con los Enlaces Institucionales y/o Coordinadores de Proyecto las aprobaciones de los términos de referencia, especificaciones técnicas y expedientes técnicos en las intervenciones a su cargo.

(g) Tramitar, coordinar y revisar con los Enlaces Institucionales y/o Coordinadores de Proyecto las aprobaciones de los informes parciales y finales de consultorías, conformidad de los bienes adquiridos, aprobaciones de valorizaciones de obra y en general todo entregable estipulados en los contratos suscritos de las intervenciones a su cargo.

(h) Tramitar y visar los pagos correspondientes de los contratos a su cargo, previa aprobación de los Enlaces Institucionales y/o Coordinadores de Proyecto de las entidades beneficiarias.

(i) Velar por el cabal cumplimiento de los contratos de adquisición de bienes, servicios y consultorías a su cargo, en los términos pactados y de acuerdo a las normas y procedimientos administrativos vigentes aplicables.



_________________________________________________________________________

(j) Preparar la información y documentación requerida por la UE-PMSAJ-MINJUS, y entidades beneficiarias y participantes del Programa, relacionada con las intervenciones a su cargo.

(k) Supervisar y monitorear la ejecución de las intervenciones a su cargo, en coordinación con el Especialista en Planeamiento, Monitoreo y Evaluación, velando por el cumplimiento de metas y objetivos.

(l) Incorporar la información vinculada con la ejecución de las intervenciones a su cargo en el Sistema de Monitoreo y Evaluación del Programa, en coordinación con el Especialista en Planeamiento, Monitoreo y Evaluación.

(m) Apoyar al Especialista de Adquisiciones y Contrataciones y al Asesor Legal en la preparación de la liquidación de contratos, en coordinación con los Enlaces Institucionales y/o Coordinadores de Proyecto.

(n) Coordinar con las diversas instancias de la UE-PMSAJ-MINJUS los aspectos relacionada con las intervenciones a su cargo a fin de optimizar la ejecución de las mismas.

(o) Revisar la documentación presentada por los Enlaces Institucionales y/o Coordinadores de Proyectos relacionada con las intervenciones a su cargo a fin de optimizar la ejecución de las mismas.

(p) Otras en materia de su competencia y las que le sean asignadas por el Director Ejecutivo del Programa.

4.3. Unidad Coordinadora del PMSAJ en el Poder Judicial (UCP-PMSAJ-PJ)

El Poder Judicial (PJ) es un poder autónomo del Estado Peruano encargado de impartir justicia. Participa en la ejecución de los componentes, subcomponentes e intervenciones a su cargo, incluyendo el proyecto de la AMAG, a través de la UCP-PMSAJ-PJ, instancia que depende de la Presidencia del Poder Judicial. La UCP-PMSAJ-PJ es la unidad de gestión del Programa en el Poder Judicial y contará con el soporte administrativo, financiero y presupuestal de la Unidad de Coordinación de Proyectos del Poder Judicial (UE-002-PJ). Para el financiamiento de las intervenciones a cargo de la UCP-PMSAJ-PJ, y en el marco de un Convenio Especifico de Transferencia Financiera, la UE-PMSAJ-MINJUS realizará transferencias financieras a la Unidad Ejecutora N° 2: Unidad de Coordinación de Proyectos del Poder Judicial (UE-002-PJ) según la programación descrita en los Planes de Desembolso del Programa, POA y PAC. La UE-002-PJ, en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ, deberá remitir los reportes de las transacciones financieras y de las contrataciones a la UE-PMSAJ-MINJUS de acuerdo a lo estipulado en el Contrato de Préstamo y las normas nacionales. Para la ejecución de las funciones técnicas y administrativas de los componentes, subcomponentes e intervenciones del Programa a cargo de la UCP-PMSAJ – PJ, se contará con el siguiente personal: 1. Un Coordinador de la UCP-PMSAJ - PJ



_________________________________________________________________________

2. Un Administrador Contable - Financiero 3. Un Especialista en Presupuesto 4. Un Especialista en Adquisiciones y Contrataciones 5. Un Especialista en Comunicaciones (tiempo parcial) 6. Un Especialista en Planeamiento, Monitoreo y Evaluación 7. Cuatro (04) Supervisores de Proyectos

Las funciones de la UCP-PMSAJ-PJ son: (a) Gestionar técnica y administrativamente los componentes, subcomponentes e

intervenciones a cargo del Poder Judicial (b) Preparar el Plan de Acción y el PAC de los componentes, subcomponentes e

intervenciones a cargo del PJ, incluyendo el proyecto de la AMAG, y remitirlo a la Presidencia del Poder Judicial.

(c) Remitir los Planes de Acción, PAC y requerimientos financieros de las intervenciones a cargo del PJ, incluyendo los de la AMAG, a la UE-PMSAJ-MINJUS para la consolidación y formulación del POA, PAC y Plan de Desembolsos del Programa.

(d) Preparar los informes y documentos que sean requeridos por el Contrato de Préstamo, por la UE-PMSAJ-MINJUS y el BID, relacionados con el estado, avance y ejecución de los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del PJ.

(e) Brindar asistencia, asesoría y apoyo administrativo al AMAG para la gestión de su proyecto.

(f) Monitorear el cumplimiento de los objetivos y metas de los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del PJ, de acuerdo a los lineamientos adoptados por el CIP, las estipulaciones del Contrato de Préstamo, y a los requerimientos del Sistema de Monitoreo y Evaluación del Programa.

(g) Formular recomendaciones para optimizar la ejecución de los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del PJ y la adopción de los ajustes que se estimen pertinentes;

(h) Ejecutar los recursos asignados a los componentes, subcomponentes e intervenciones a su cargo de conformidad con el POA, PAC, las estipulaciones del Contrato de Préstamo, las políticas del BID y las normas nacionales, según corresponda, y en coordinación con la UE-002-PJ.

(i) Solicitar al BID con copia a la UE-PMSAJ-MINJUS, las solicitudes de no objeción de los procesos de contratación y de adquisiciones de las actividades a cargo del PJ, u otras no objeciones que se requieran.

(j) Remitir a la Presidencia del Poder Judicial los principales documentos de gestión del Programa.

(k) Efectuar las evaluaciones técnicas, económicas, financieras y jurídicas, de las ofertas y propuestas que presenten los oferentes en los procesos de adquisiciones y contrataciones de las actividades a cargo del PJ.

(l) Preparar, conjuntamente con la UE-002-PJ, y remitir las rendiciones de la ejecución financiera de los recursos de los componentes, subcomponentes e intervenciones a su cargo, a la UE-PMSAJ-MINJUS, incluyendo copia de las transacciones realizadas.

(m) Elaborar los documentos presupuestarios y financieros, conjuntamente con la UE-002-PJ, y la información de progreso y desempeño de las actividades contempladas en los componentes, subcomponentes e intervenciones del Programa a cargo del PJ.



_________________________________________________________________________

(n) Mantener, conjuntamente con la UE-002-PJ, adecuados sistemas de administración y pagos de contratos, sistemas contable financiero y de control interno, y sistemas de archivo de documentación y soporte de transacciones.

(o) Solicitar, en coordinación con la UE-002-PJ, los recursos de contrapartida necesarios para la ejecución de los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del PJ.

(p) Utilizar los recursos financieros transferidos por la UE-PMSAJ-MINJUS para la ejecución de los componentes, subcomponentes e intervenciones del Programa a cargo del Poder Judicial.

(q) En coordinación con la UE-002-PJ, preparar y remitir a la UE-PMSAJ-MINJUS, la información correspondiente que se establezca en el Convenio Específico de Transferencia Financiera.

La estructura y niveles de coordinación de la UCP-PMSAJ-PJ se muestran en la figura siguiente:

Unidad Coordinadora

del PMSAJ-PJ

(UCP-PMSAJ-PJ)

(1)

Presupuesto

(1)

Administración

Contable – Financiera

(1)

Planeamiento,

Monitoreo y Evaluación

(1)

Adquisiciones y

Contrataciones

(1)

Supervisión de

Proyectos

(4)

Unidad Ejecutora Nº

002: Unidad de

Coordinación de

Proyectos (UE-002-PJ)

Gerencia General

Poder Judicial

Presidencia

Poder Judicial

Comunicaciones

(1)

ESTRUCTURA DE LA UNIDAD

COORDINADORA DEL PMSAJ

EN EL PODER JUDICIAL



_________________________________________________________________________

4.3.1. Personal de la Unidad Coordinadora del PMSAJ en el Poder Judicial (UCP-PMSAJ-PJ)

4.3.1.1. Coordinador de la UCP-PMSAJ-PJ

El Coordinador del PMSAJ en el PJ, al igual que los demás miembros de la UCP-PMSAJ-PJ, es seleccionado con las normas del BID y de acuerdo a las estipulaciones del Contrato de Préstamo. Es designado mediante Resolución Administrativa de la Presidencia del Poder Judicial. Sus funciones son: (a) Ejercer la representación institucional de la UCP-PMSAJ-PJ, en su ámbito funcional,

ante la UE-PMSAJ-MINJUS, BID y demás entidades públicas, privadas e internacionales, en relación con los componentes, subcomponentes e intervenciones bajo responsabilidad de ejecución del PJ.

(b) Planificar, organizar, dirigir, supervisar, controlar y evaluar las actividades de los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del PJ, así como la gestión de sus recursos, para lograr los objetivos y metas propuestas.

(c) En la gestión de las intervenciones a cargo del PJ, velar por el cumplimiento de las estipulaciones del Contrato de Préstamo, las políticas del BID y las normas nacionales aplicables.

(d) Apoyar y acompañar las coordinaciones de la UE-PMSAJ-MINJUS con otros organismos públicos, privados, sectoriales y/o multisectoriales, que pudieran tener elementos complementarios o sinérgicos con la operación del Programa.

(e) Coordinar y compartir con la UE-PMSAJ-MINJUS y las entidades beneficiarias del Programa cualquier desarrollo conceptual u operativo que sea útil para la gestión del mismo.

(f) Coordinar con la UE-PMSAJ-MINJUS los procesos de evaluación interna y auditoría externa del Programa, conjuntamente con la UE-002-PJ, y tomar las medidas necesarias para la realización de las evaluaciones externas programadas por el BID, y apoyar la implementación de las recomendaciones respectivas.

(g) Coordinar la realización de los procesos de contrataciones y adquisiciones de las intervenciones a cargo del PJ contemplados en el PAC de conformidad con las estipulaciones del Contrato de Préstamo, las políticas del BID y/o las nacionales según corresponda.

(h) Planificar, organizar dirigir, coordinar, controlar, monitorear y evaluar el funcionamiento de la UCP-PMSAJ-PJ y de los órganos a su cargo, en función a la gestión de las intervenciones a cargo del PJ, e impartir las directivas correspondientes, en coordinación con la UE-002-PJ.

(i) Elaborar los informes periódicos de avance y evaluación, así como realizar la supervisión y monitoreo de las acciones de la UCP-PMSAJ-PJ, manteniendo informado a las autoridades del PJ, a la UE-002-PJ, a la UE-PMSAJ-MINJUS y al CIP.

(j) Aprobar y remitir a la UE-PMSAJ-MINJUS el Plan de Acción, PAC y requerimientos financieros de los componentes, subcomponentes e intervenciones que ejecuta el PJ.



_________________________________________________________________________

(k) Solicitar no objeciones al BID, con conocimiento de la UE-PMSAJ-MINJUS, de los procesos de contratación y adquisiciones de los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del PJ.

(l) Visar los contratos de los procesos de adquisiciones y contrataciones de las intervenciones a cargo del PJ, para su remisión y firma de la UE-002-PJ, previa no objeción del BID.

(m) Coordinar con los Enlaces Institucionales y/o Coordinadores de Proyectos el cumplimiento de las metas de las intervenciones a cargo del PJ.

(n) Implementar los controles internos requeridos por las normas del Sistema Nacional de Control y el Contrato de Préstamo, en coordinación con la UE-002-PJ y la UE-PMSAJ-MINJUS.

(o) Disponer las acciones de control y auditoría, y las medidas correctivas que se requieran para asegurar el cumplimiento de las estipulaciones del Contrato de Préstamo, metas y objetivos de los planes de ejecución y procesos de contrataciones y adquisiciones de las intervenciones a cargo del PJ, conjuntamente con la UE-002-PJ.

(p) Designar a los miembros de los Comités de Selección de los procesos de adquisiciones y contrataciones a cargo del PJ.

(q) Aprobar los términos de referencia para la contratación de consultores, especificaciones técnicas y expedientes técnicos, previa conformidad de los Enlaces Institucionales, Coordinadores de Proyectos del PJ y la AMAG y Supervisores de Proyecto de la UCP-PMSAJ-PJ.

(r) Aprobar los informes y productos generados por los consultores y contratistas, previa conformidad de los Enlaces Institucionales, Coordinadores de Proyecto del PJ y la AMAG y Supervisores de la UCP-PMSAJ-PJ.

(s) Aprobar y visar, previa conformidad de los Enlaces Institucionales, Coordinadores de Proyectos y Supervisores de Proyectos de la UCP-PMSAJ-PJ, todos los documentos de pago de los contratos que se generen como consecuencia de la gestión y desarrollo de los estudios, consultorías, obras y compra de bienes.

(t) Delegar en otros miembros de la UCP-PMSAJ-PJ las facultades y atribuciones que no sean privativas de su función.

(u) Apoyar las misiones de monitoreo del Banco, revisiones de cartera, así como las evaluaciones del Programa.

(v) Otras actividades que sean necesarias para una adecuada gestión de las intervenciones a cargo del PJ que posibilite el logro de sus objetivos y metas.

4.3.1.2. Administrador – Contable Financiero

Responsable de administrar los recursos financieros y los procesos de adquisiciones y contrataciones de las intervenciones a cargo del PJ, así como del registro y control de los activos de la UCP-PMSAJ-PJ. Responsable de llevar los registros y controles contables y financieros de la ejecución de los recursos asignados a la UCP-PMSAJ-PJ, así como del inventario, registro, control y mantenimiento de los bienes con que cuenta la UCP-PMSAJ-PJ. Depende jerárquicamente del Coordinador del PMSAJ en el PJ. Sus funciones son las siguientes:



_________________________________________________________________________

(a) En el marco de las intervenciones a cargo del PJ, programar, organizar, dirigir y

controlar los procesos técnicos de los Sistemas Administrativos de Tesorería, Personal, Logística, Patrimonio, Control y Presupuesto, así como las acciones relativas al acervo documentario, de acuerdo a lo establecido en el Contrato de Préstamo.

(b) En el marco de las intervenciones a cargo del PJ, ejecutar los procesos técnicos del Sistema Contable y Financiero.

(c) En el marco de las intervenciones a cargo del PJ y en coordinación con la UE-002-PJ, coordinar la formulación y presentar oportunamente los Estados Financieros y Presupuestales conforme a la normatividad vigente y cuando se requieran.

(d) Coordinar y supervisar la ejecución oportuna de las diversas actividades contenidas en el PEP, POA, PAC Y PF en los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del PJ.

(e) Supervisar los procesos de selección, contratación y adquisiciones, desde los actos preparatorios hasta la suscripción del contrato en los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del PJ, así como prestarles el apoyo técnico – administrativo.

(f) Verificar la conformidad de las garantías contractuales, previa a la ejecución de los pagos a que hubiere lugar; así como registrar, custodiar, mantener su vigencia y solicitar su ejecución cuando corresponda a favor del Programa.

(g) Implementar y controlar el cumplimiento de las normas tributarias; así como informar oportunamente a los consultores, proveedores y contratistas contratados por el PJ, en el marco del Programa, sobre las responsabilidades tributarias que asumen en el país. Coordinar esta función con la UE-PMSAJ-MINJUS.

(h) Proponer, elaborar, coordinar y/o visar resoluciones y directivas administrativas, contratos, adendas y convenios sobre asuntos de su competencia.

(i) Emitir informes y documentos que la UE-PMSAJ-MINJUS requiera para consolidar y realizar los reportes y rendiciones al BID.

(j) Informar al Coordinador del PMSAJ en el PJ (UCP-PMSAJ-PJ) sobre el avance de las actividades a su cargo.

(k) Elaborar y supervisar el registro y control contable y financiero de la ejecución de los recursos asignados en los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del PJ, tanto de recursos del financiamiento del BID del Contrato de Préstamo, como de la contrapartida nacional, de acuerdo con las normas internacionales contables generalmente aceptados y con las disposiciones nacionales. Coordinar esta función con la UE-PMSAJ-MINJUS.

(l) Coordinar con el PJ y la UE-PMSAJ-MINJUS la implantación oportuna de sistemas computarizados para la consolidación del Sistema Administrativo, Contable y Financiero del Programa.

(m) Coordinar con la UE-002-PJ la operación del Sistema Integrado de Administración Financieras (SIAF) para la UCP-PMSAJ-PJ.

(n) Coordinar con la UE-002-PJ el registro de los desembolsos al PJ, en el marco del Programa, en función del estado de gastos.

(o) En coordinación con la UE-002-PJ, clasificar y registrar las transacciones financieras, y preparar y presentar los Informes Financieros de conformidad con las normas del Banco y con la periodicidad indicada en el Contrato de Préstamo.



_________________________________________________________________________

(p) En coordinación con la UE-002-PJ, preparar, mantener, actualizar y supervisar los libros: Diario, Mayor, Auxiliar Bancos (por cuenta), manejo de caja, efectivo recibido y procedimiento de pagos.

(q) Administrar los activos de la UCP-PMSAJ-PJ, manteniendo actualizados los inventarios y margesí de Bienes.

(r) En coordinación con la UE-002-PJ, velar por el mantenimiento del acervo documentario que se deriven de los componentes subcomponentes e intervenciones a cargo del PJ, incluyendo la documentación del Proyecto cuyo principal beneficiario es el AMAG.

(s) En coordinación con la UE-002-PJ, consolidar la información de la gestión administrativa que se derive de la ejecución de los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del PJ.

(t) En coordinación con la UE-002-PJ, consolidar la información contable que se derive de la ejecución de los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del PJ.

(u) Facilitar el desarrollo de los proceso de auditoría y coordinar la implementación de sus recomendaciones.

(v) Participar en la preparación del presupuesto anual en los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del PJ

(w) Coordinar con los auditores externos las visitas interinas durante el ejercicio. (x) Efectuar el seguimiento de las recomendaciones de auditoría externa. (y) Otras en materia de su competencia y las que le sean asignadas por el Coordinador

del PMSAJ en el PJ. 4.3.1.3. Especialista en Presupuesto

Responsable de la formulación, control de la ejecución y evaluación presupuestaria de la UCP-PMSAJ-PJ en relación con los componentes, subcomponentes e intervenciones del Programa a cargo del PJ, coordinando para tal propósito con el Administrador Contable – Financiero y con el Especialista en Planeamiento, Monitoreo y Evaluación. Depende jerárquicamente del Administrador Contable – Financiero de la UCP-PMSAJ-PJ. Sus funciones son: (a) En coordinación con la UE-PMSAJ-MINJUS, formular el presupuesto y ejercer

permanentemente el control y la evaluación presupuestaria de los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del PJ, conjuntamente con la UE-002-PJ.

(b) Coordinar y plantear las modificaciones presupuestarias necesarias, en coordinación con la UE-PMSAJ-MINJUS.

(c) Procesar y preparar la información periódica referida a la ejecución presupuestal y financiera del avance de los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del PJ, conjuntamente con la UE-002-PJ; incluyendo el proyecto de la AMAG.

(d) Emitir las certificaciones presupuestarias necesarias para los procesos de adquisición de bienes, servicios y consultorías de los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del PJ, conjuntamente con la UE-002-PJ.



_________________________________________________________________________

(e) En coordinación con la UE-002-PJ, administrar el SIAF en el módulo de su competencia.

(f) Desarrollar e implementar sistemas de control interno y contable efectivos para facilitar el monitoreo adecuado de las categorías de gasto de los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del PJ.

(g) Coordinar con el Administrador – Contable, la UE-002-PJ y la UE-PMSAJ-MINJUS los aspectos relativos a los arreglos en materia presupuestal de los procesos de transferencia financiera.

(h) Otras en materia de su competencia y las que le sean asignadas por el Administrador Contable-Financiero.

4.3.1.4. Especialista en Adquisiciones y Contrataciones

Responsable de los procesos de selección y contratación para adquirir bienes, obras o contratar servicios y consultorías necesarias para la ejecución de los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del Poder Judicial, conforme a un PAC previamente formulado y aprobado. Depende jerárquicamente del Administrador Contable - Financiero. Sus funciones son: (a) Planificar y programar las contrataciones de los componentes, subcomponentes e

intervenciones a cargo de la UCP-PMSAJ-PJ, en coordinación con los Enlaces Institucionales, los Coordinadores de Proyectos y los Supervisores de Proyectos.

(b) Elaborar el PAC de los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del PJ y coordinar con la UE-PMSAJ-MINJUS para su consolidación en el PAC del Programa.

(c) Elaborar los documentos de los procesos de adquisiciones y contrataciones programados en el PAC de los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del PJ, en coordinación con los Supervisores de Proyectos, los Enlaces Institucionales y/o Coordinadores de Proyectos.

(d) Realizar y evaluar los procesos de adquisiciones y contrataciones a cargo del PJ, y velar porque cumplan con las estipulaciones del Contrato de Préstamo, normas y procedimientos del BID y normas de contratación y adquisiciones del país cuando corresponda, en coordinación con los comités de selección.

(e) Participar en los comités de selección de los procesos de adquisiciones y contrataciones a cargo del PJ, como titular o suplente. Asimismo, se encargará de la elaboración de las Actas en las sesiones de los Comités de Selección.

(f) Diseñar los mecanismos necesarios para realizar el seguimiento permanente y evaluaciones periódicas de los procesos de adquisiciones y contrataciones de los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del PJ, en coordinación con la UE-PMSAJ-MINJUS y la UE-002-PJ.

(g) Revisar la documentación de los procesos de contrataciones y adquisiciones a cargo del PJ, en coordinación con la UE-002-PJ.

(h) Velar, conjuntamente con la UE-002-PJ, el Administrador Contable – Financiero y la UE-PMSAJ-MINJUS, para que los recursos del Préstamo y de la Contrapartida



_________________________________________________________________________

Nacional se encuentren disponibles oportunamente, para los pagos de las adquisiciones y contrataciones de los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del PJ, de acuerdo con los requerimientos de ejecución del Plan Operativo Anual.

(i) Coordinar la provisión a la UCP-PMSAJ-PJ de los recursos logísticos que requieran sus actividades: material y equipo de oficina, servicios de transporte y comunicaciones, seguridad, trámite documentarlo y archivo.

(j) Otras en materia de su competencia, y las que le sean asignadas por el Administrador Contable-Financiero.

4.3.1.5. Especialista en Comunicaciones

Se encarga del diseño e implementación de la Estrategia Comunicacional de la UCP-PMSAJ-PJ en coordinación de la UE-PMSAJ-MINJUS. Depende jerárquicamente del Coordinador de la UCP-PMSAJ-PJ. Sus funciones son: (a) Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades orientadas a la

difusión de los alcances de las intervenciones a cargo del PJ, en coordinación con la UE-PMSAJ-MINJUS.

(b) Diseñar y proponer estrategias de comunicación en sus diferentes alcances (Imagen, Prensa, Relaciones Públicas) en coordinación con la UE-PMSAJ-MINJUS.

(c) Coordinar y realizar eventos de comunicación y difusión de las diferentes actividades que se organice para el Programa en el marco de las intervenciones de la UCP-PMSAJ-PJ, en coordinación con la UE-PMSAJ-MINJUS.

(d) Coordinar con los medios de comunicación masiva, la difusión de los avances y logros del Programa en el marco de las acciones de la UCP-PMSAJ-PJ, en coordinación con la UE-PMSAJ-MINJUS.

(e) Coordinar las publicaciones informativas internas y externas del Programa en el marco de las acciones de la UCP-PMSAJ-PJ, en coordinación con la UE-PMSAJ-MINJUS.

(f) Dirigir las acciones para el diseño gráfico y mantener actualizados los contenidos informativos de la Página Web en coordinación con la UE-PMSAJ-MINJUS.

(g) Otras en materia de su competencia y las que le sean asignadas por el Coordinador del PMSAJ en el PJ.

4.3.1.6. Especialista en Planeamiento, Monitoreo y Evaluación

Responsable del planeamiento de las intervenciones del PJ en el marco del Programa, de velar por el monitoreo continuo de la ejecución de las actividades del PJ con el fin de lograr el cumplimiento de sus objetivos y metas, y de realizar las evaluaciones programadas. Depende jerárquicamente del Coordinador de la UCP-PMSAJ-PJ. Sus funciones son:



_________________________________________________________________________

(a) Formular la planeación de los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del PJ (Planes de Acción, PAC y requerimientos financieros), en coordinación con el Administrador Contable – Financiero y la UE-PMSAJ-MINJUS.

(b) A partir de los indicadores acordados en los documentos técnicos del Programa, proponer y precisar los ajustes que se consideren pertinentes en los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del PJ.

(c) Diseñar y poner en marcha un Sistema de Monitoreo y Evaluación del Programa, en coordinación con la UE-PMSAJ-MINJUS, para lo cual se prepararan los formatos y mecanismos para la captación de información de manera periódica de las Entidades Beneficiarias y se incluirán los mecanismos necesarios para realizar seguimiento permanente de los contratos.

(d) Efectuar el monitoreo y realizar la medición de los indicadores del Sistema de Monitoreo y Evaluación del Programa de las intervenciones a cargo del PJ.

(e) Como parte del monitoreo de la ejecución del Programa, hacer seguimiento a la ejecución del PAC y al Plan de Desembolsos en las intervenciones a cargo del PJ, en coordinación con el Especialista de Adquisiciones y Contrataciones y el Administrador Contable-Financiero.

(f) Remitir la información de la planificación de las intervenciones a cargo del PJ para su aprobación al Coordinador del PMSAJ en el PJ para su posterior remisión a la UE-PMSAJ-MINJUS.

(o) Coordinar con el Coordinador del PMSAJ en el PJ, los Enlaces Institucionales, Coordinadores de Proyectos y Supervisores de Proyectos, las medidas, ajustes o actividades necesarias para resolver los problemas en la ejecución de los componentes y subcomponentes e intervenciones a cargo del PJ, de conformidad al POA y PAC del Programa.

(p) En coordinación con la UE-PMSAJ-MINJUS, identificar soluciones a posibles dificultades en la ejecución de los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del PJ.

(g) Coordinar la preparación, así como evaluar el desarrollo de los Planes de Acción del PJ y la AMAG.

(h) Preparar los informes de ejecución (semestral y anual), y de evaluación de las intervenciones a cargo del PJ que sean solicitados.

(i) Hacer seguimiento al PAC y al Plan de Desembolso (transferencias financieras), conjuntamente con el Administrador Contable - Financiero y el Especialista de Adquisiciones y Contrataciones.

(j) Diseñar los mecanismos necesarios para realizar seguimiento permanente y evaluaciones periódicas de los contratos suscritos, de los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo del Poder Judicial, en coordinación con los supervisores de proyectos.

(k) Coordinar la elaboración de los informes de evaluación intermedia y final de las intervenciones a cargo del PJ.

(l) Apoyar las misiones de monitoreo del Banco, revisiones de cartera, así como las evaluaciones del Programa.

(m) Otras en materia de su competencia y las que le sean asignadas por el Coordinador del PMSAJ en el PJ.



_________________________________________________________________________

4.3.1.7. Supervisores de Proyectos

En base a los componentes, subcomponentes e intervenciones a cargo de la UCP-PMSAJ-PJ, se requiere contar con cuatro (04) supervisores de proyectos: i) uno para el proyecto de los CISAJ, ii) uno para los proyectos de interoperabilidad del PJ, iii) uno para el proyecto PMSRM, y iv) uno especializado en infraestructura. Dependen del Coordinador de la UCP-PMSAJ-PJ. Tienen las siguientes funciones: (a) Coordinar con los Enlaces Institucionales y/o Coordinadores de Proyecto para la

programación de las actividades de las intervenciones a cargo de éstos en el marco de los planes de acción, POA y PAC.

(b) Coordinar y apoyar a los Enlaces Institucionales y/o Coordinadores de Proyecto en la formulación y/o modificaciones a los planes de acción.

(c) Coordinar con el Especialista en Planeamiento, Monitoreo y Evaluación la elaboración de los Planes Operativos Anuales.

(d) Participar en los comités de selección de los procesos de adquisiciones y contrataciones a cargo de la UCP-PMSAJ-PJ.

(e) Apoyar a los Enlaces Institucionales y/o Coordinadores de Proyectos en la ejecución de las actividades de las intervenciones a cargo de éstos.

(f) Apoyar en la ejecución de los procesos de adquisiciones y contrataciones de las intervenciones a su cargo, especialmente en la definición de términos de referencia y especificaciones técnicas.

(g) Supervisar y hacer seguimiento a los procesos de adquisiciones y contrataciones de las intervenciones y actividades a su cargo.

(h) Tramitar, coordinar y revisar con los Enlaces Institucionales y/o Coordinadores de Proyecto las aprobaciones de los términos de referencia, especificaciones técnicas y expedientes técnicos en las intervenciones a su cargo.

(i) Tramitar, coordinar y revisar con los Enlaces Institucionales y/o Coordinadores de Proyecto las aprobaciones de los informes parciales y finales de consultorías, conformidad de los bienes adquiridos, aprobaciones de valorizaciones de obra y en general todo entregable estipulados en los contratos suscritos de las intervenciones a su cargo.

(j) Tramitar y visar los pagos correspondientes de los contratos a su cargo, previa aprobación de los Enlaces Institucionales y/o Coordinadores de Proyecto de las entidades beneficiarias.

(k) Velar por el cabal cumplimiento de los contratos de adquisición de bienes, servicios y consultorías a su cargo, en los términos pactados y de acuerdo a las normas y procedimientos administrativos vigentes aplicables.

(l) Preparar la información y documentación requerida por la UCP-PMSAJ-PJ, y entidades beneficiarias y participantes del Programa, relacionada con las intervenciones a su cargo.

(m) Supervisar y monitorear la ejecución de las intervenciones a su cargo, en coordinación con el Especialista en Planeamiento, Monitoreo y Evaluación, velando por el cumplimiento de metas y objetivos.



_________________________________________________________________________

(n) Incorporar la información vinculada con la ejecución de las intervenciones a su cargo en el Sistema de Monitoreo y Evaluación del Programa, en coordinación con el Especialista en Planeamiento, Monitoreo y Evaluación.

(o) Apoyar al Especialista de Adquisiciones y Contrataciones en la preparación de la liquidación de contratos, en coordinación con los Enlaces Institucionales y/o Coordinadores de Proyecto.

(p) Coordinar con las diversas instancias de la UCP-PMSAJ-PJ los aspectos relacionada con las intervenciones a su cargo a fin de optimizar la ejecución de las mismas.

(q) Revisar la documentación presentada por los Enlaces Institucionales y/o Coordinadores de Proyectos relacionada con las intervenciones a su cargo a fin de optimizar la ejecución de las mismas.

(r) Otras en materia de su competencia y las que le sean asignadas por el Coordinador del PMSAJ en el PJ.

4.4. Unidad Ejecutora N° 2: Unidad de Coordinación de Proyectos (UE-002-PJ)

La UE-002-PJ es un órgano de línea desconcentrado que depende administrativa y funcionalmente de la Gerencia General del Poder Judicial, encargado de las funciones de coordinación, ejecución, y supervisión administrativa, financiera y presupuestal de los programas y/o proyectos que desarrolla el Poder Judicial mediante la cooperación internacional reembolsable y no reembolsable, para la mejora y fortalecimiento de los servicios de administración de justicia en el país. Las principales acciones de la UE-002-PJ relacionadas con la ejecución del Programa son: (a) En coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ, dirige, programa, organiza, ejecuta y evalúa

las actividades administrativas, financieras y presupuestales de los recursos recibidos vía transferencia financiera desde la UE-PMSAJ-MINJUS, así como los recursos de contrapartida nacional, para la ejecución de las intervenciones a cargo del PJ, en concordancia con las normas y procedimientos del Contrato de Préstamo y los sistemas administrativos gubernamentales aplicables al sector público.

(b) En coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ, dirige la formulación, programación, ejecución y evaluación del presupuesto asignado a las intervenciones a cargo del PJ en el marco del Programa.

(c) Representar legalmente al Poder Judicial en los actos administrativos, financieros y presupuestales, en el ámbito de su competencia, en relación al Programa y en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ.

(d) Brindar soporte financiero, contable y presupuestal a la UCP-PMSAJ-PJ en relación a los recursos del Programa.

La UE-002-PJ cuenta con una Jefatura y un equipo de profesionales que realizan labores administrativas, financieras, contables y presupuestales, enmarcadas en la coordinación de todos los programas, proyectos y/o actividades financiados por Cooperación Internacional Reembolsable y No Reembolsable, que implementa el Poder Judicial; siendo personal clave, para efectos del Contrato de Préstamo, el Tesorero y el Asesor Legal.



_________________________________________________________________________

Son acciones relevantes de la Jefatura, para los efectos de la gestión del Programa: (a) Ejercer la titularidad y representación legal de la UE-002-PJ ante los Organismos

Gubernamentales y de Cooperación Internacional. (b) Celebrar contratos con personas naturales y jurídicas, nacionales o extranjeras, para

la ejecución de las intervenciones a cargo del PJ en el marco del Programa, y en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ.

(c) Celebrar convenios y acuerdos, por delegación expresa de la instancia competente del Poder Judicial, en el marco de la ejecución de las intervenciones a cargo del PJ en el marco del Programa, y en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ.

Para la ejecución de los recursos, se aplicarán las estipulaciones del Contrato de Préstamo y los procedimientos fiduciarios y las políticas de contratación del BID. La UE-002-PJ, conjuntamente con la UCP-PMSAJ-PJ, mantendrá en sus archivos la documentación de respaldo a disposición del BID, de los auditores y la UE-PMSAJ-MINJUS. Como condición previa para la primera transferencia financiera a la UE-002-PJ, el Poder Judicial deberá acreditar la operatividad de la UE-002-PJ, en particular, la función de Tesorería a cargo de un especialista en la materia y de un Asesor Legal. Para la adecuada ejecución del Programa, las acciones del Tesorero deben incluir:

(a) El mantenimiento del archivo que contenga los documentos, necesarios y

suficientes, que sustenten los movimientos financieros del Programa en lo referido a la ejecución de las intervenciones a cargo del PJ. Entre estos documentos se consideran las copias de los documentos que sirvan de justificación de las solicitudes enviadas a la UE-PMSAJ-MINJUS, y los originales de los documentos que respalden las solicitudes de pago. Esta documentación incluye órdenes de compra, facturas de los proveedores, contratos diversos y de alquileres, comprobantes de pago, boletos aéreos, registro de nómina de sueldos, recibos de caja chica y otros comprobantes de diferente naturaleza.

(b) El mantenimiento del registro y documentos respectivos de todas las cuentas y saldos relacionados con la ejecución de las intervenciones a cargo del PJ, incluyendo las cuentas especiales requeridas por las normas y procedimientos del BID. Preparar un archivo con los registros de las cuentas de la ejecución de la UCP-PMSAJ-PJ.

(c) La verificación de las valorizaciones y todos los comprobantes de pago, para asegurarse que pertenecen a una categoría de gasto elegible y que han sido autorizadas por el área usuaria y el funcionario competente.

(d) La operación del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) de la UE-002-PJ en relación a la administración del Programa vinculado con las intervenciones a cargo del PJ.

(e) La preparación de los reportes de flujo de caja trimestral, solicitud de desembolso a cuenta de contrapartida; informe de los avances financieros, de auditoría financiera y contable, e informes para la contabilidad.

(f) La preparación de la programación mensual y anual de caja. Para la adecuada ejecución del Programa, las acciones del Asesor Legal deben incluir:



_________________________________________________________________________

(a) La absolución de las consultas de carácter legal que le sean formuladas por la UCP-

PMSAJ-PJ referidas a la ejecución de las intervenciones a cargo del PJ. (b) La absolución de las consultas de índole legal respecto a las coordinaciones

efectuadas y convenios que serán suscritos con personas naturales y jurídicas, públicas y privadas, para el logro de los fines del Programa.

(c) La realización del seguimiento, análisis e interpretación de las normas que se emitan y que afecten al Programa, en lo referido a las intervenciones a cargo del PJ, con la finalidad de informar a los niveles pertinentes para que se pueda tomar las acciones o las medidas correctivas necesarias.

(d) La coordinación y supervisión de la correcta aplicación de las estipulaciones del Contrato de Préstamo y las normas y procedimientos del BID en los procesos de evaluación, selección y contratación de consultores, y de adquisiciones en relación a las intervenciones a cargo del PJ.

(e) El análisis, revisión y visación, en coordinación con el Especialista de Adquisiciones y Contrataciones y el Administrador – Contable Financiero de la UCP-PMSAJ-PJ, de los contratos o convenios a ser suscritos por el Jefe de la UE-002-PJ.

(f) El asesoramiento y apoyo legal a los procedimientos administrativos, legales, arbitrales y judiciales de los que sea parte la UE-002-PJ y la UCP-PMSAJ-PJ.

4.5. Enlaces Institucionales

Para la ejecución del Programa, las Entidades Beneficiarias designarán a un Enlace Institucional, el mismo que tendrá la responsabilidad de coordinar con las instancias orgánicas en su entidad que tengan las competencias técnicas requeridas, para que participen de manera activa en la gestión de las intervenciones del Programa. Los Enlaces Institucionales deben contar con autoridad institucional y capacidades técnicas suficientes para tomar decisiones y asumir compromisos con relación a la ejecución de las intervenciones del Programa para su entidad. Las Entidades Beneficiarias deberán realizar los arreglos institucionales necesarios para la eficiente implementación del POA y PAC del Programa en las intervenciones a su cargo. Los Enlaces Institucionales son responsables de la coordinación institucional y técnica, y el cumplimiento de los objetivos de los proyectos y/o actividades del Programa a su cargo, en coordinación con los Coordinadores de Proyecto de su entidad, y para lo cual efectuarán las coordinaciones necesarias con la UE-PMSAJ-MINJUS o la UCP-PMSAJ-PJ, según sea el caso. Cuando en un Proyecto o Actividad del Programa participen varias Entidades Beneficiarias, los Enlaces Institucionales de estas instituciones deberán coordinar entre ellos y con la UE-PMSAJ-MINJUS o UCP-PMSAJ-PJ, según corresponda. Los Enlaces Institucionales son responsables de:



_________________________________________________________________________

(a) Coordinar con su institución la formulación de los Planes de Acción en el marco de los objetivos de los proyectos y/o actividades del Programa que le corresponde implementar, teniendo en cuenta el PEP, y presentarlo a la UE-PMSAJ-MINJUS, o a través de la UCP-PMSAJ-PJ, para su aprobación e inclusión en el POA. Asimismo coordinará con los Coordinadores de Proyectos y Supervisores de Proyecto el Plan de Acción.

(b) Contribuir, a través de la coordinación interinstitucional e intrainstitucional, a asegurar el cumplimiento de los objetivos de los proyectos y/o actividades a su cargo, en los términos y condiciones previstos en el PEP, POA y PAC, e informar de dicho cumplimiento a la UE-PMSAJ-MINJUS o la UCP-PMSAJ-PJ según sea el caso.

(c) Brindar la información técnica y financiera requerida de los proyectos y/o actividades a su cargo, a partir de los informes de los Coordinadores de Proyecto, a la UE-PMSAJ-MINJUS o la UCP-PMSAJ-PJ según sea el caso.

(d) Coordinar con la UE-PMSAJ-MINJUS y la UCP-PMSAJ-PJ, según sea el caso, la ejecución de las tareas necesarias para la implementación de los proyectos y/o actividades a su cargo.

(e) Coordinar al interior de sus Entidades Beneficiarias la preparación y aprobación de términos de referencia (TdR), expedientes técnicos, especificaciones técnicas o estudios para la estimación del costo, entre otros, para la realización de los procesos de adquisiciones y contrataciones.

(f) Coordinar al interior de sus instituciones la definición de los miembros de los comités de selección, en coordinación con la UE-PMSAJ-MINJUS o la UCP-PMSAJ-PJ, según sea el caso.

(g) Verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de los procesos de adquisiciones y contrataciones realizadas, dando conformidad a los entregables de los contratos como condición necesaria para que la UE-PMSAJ-MINJUS y/o la UCP-PMSAJ-PJ puedan procesar los pagos y/o penalidades que sean pertinentes.

(h) Coordinar al interior de sus instituciones la custodia, mantenimiento, uso adecuado e integridad de los bienes adquiridos con cargo a los recursos del Programa. Para ello su institución deberá tomar las acciones necesarias para contar con los seguros correspondientes y llevar un registro especial que será consolidado anualmente, como mínimo, con el inventario patrimonial de la UE-PMSAJ-MINJUS y UCP-PMSAJ-PJ, hasta su transferencia patrimonial definitiva, al término del Programa.

(i) Otras actividades o tareas requeridas en el marco del Contrato de Préstamo para lograr una adecuada ejecución del Programa.

4.6. Coordinadores de Proyecto

El Coordinador del Proyecto es un representante de la entidad beneficiaria que coordina y dirige la ejecución del proyecto y/o actividad a su cargo, en coordinación con el Enlace Institucional. En algún caso, es posible que el Enlace Institucional haga las veces de Coordinador de Proyecto. Sus funciones son:



_________________________________________________________________________

(a) Formular el Plan de Acción de su entidad conjuntamente con el Enlace Institucional, otros Coordinadores de Proyecto si los hubiere y los funcionarios técnicos pertinentes de su entidad. Asimismo coordinará con los Supervisores de Proyectos.

(b) Revisar y aprobar los términos de referencia y especificaciones técnicas, elaborados y aprobados por el órgano de línea competente de su institución.

(c) Revisar y aprobar los entregables de los contratos, informes de consultoría, valorizaciones de obra y recepción de bienes y servicios diferentes de consultoría, conjuntamente con el Enlace Institucional, y previa aprobación del órgano de la institución a cargo de la intervención.

(d) Coordinar con el Especialista de Adquisiciones y Contrataciones, el Enlace Institucional y el Supervisor del Proyecto respectivo, la formulación de los documentos de adquisiciones y contrataciones.

(e) Coordinar con el Especialista de Planificación, Monitoreo y Evaluación, el Enlace Institucional y el Supervisor de Proyecto respectivo, la formulación de los informes de ejecución y evaluación.

(f) Participar en los comités de selección de los procesos de adquisiciones y contrataciones en las intervenciones a su cargo.

(g) Elaborar la información técnica y financiera que requiera la UE-PMSAJ-MINJUS o UCP-PMSAJ-PJ, según sea el caso, y/o el Enlace Institucional.

(h) Colaborar con el Enlace Institucional en todas las tareas necesarias para la ejecución de su proyecto y/o actividad.

4.7. Banco Interamericano de Desarrollo

El BID tiene las siguientes funciones: (a) Supervisar la ejecución del Programa y velar por el cumplimiento de las

estipulaciones del Contrato de Préstamo y la aplicación de las normas y políticas del BID en la materia.

(b) Otorgar la No Objeción al PEP, POA y sus modificaciones. (c) Otorgar la No Objeción a los PAC, PDP, PF y sus modificaciones. (d) Otorgar la No Objeción a los diferentes documentos de los procesos de adquisiciones

y contrataciones, tales como términos de referencia, bases de licitaciones, ternas o listas cortas de candidatos, etc., de acuerdo a las estipulaciones del Contrato de Préstamo y las normas y políticas del BID en la materia.

(e) Revisar las solicitudes de desembolso, rendiciones y efectuar los depósitos correspondientes en las cuentas especificadas.

(f) Certifica el cumplimiento de las condiciones contractuales que así se requiera, incluyendo informes de ejecución, evaluación y auditoria.

(g) Otorgar la elegibilidad de las intervenciones a ser financiadas en el marco del Programa.

(h) Efectuar Misiones de Administración cuando se requieran. (i) Otorgar la No Objeción al Manual de Operaciones y sus modificaciones (j) Registrar los contratos según sus procedimientos. (k) Las demás necesarias para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales.



_________________________________________________________________________

4.8. Responsabilidades por componente

A continuación se muestran las actividades por componente y los responsables y los involucrados.

Inst

itu

to N

acio

nal

Pen

iten

ciar

io

Min

iste

rio

del

Inte

rio

r -

PN

P

Aca

dem

ia d

e la

Mag

istr

atu

ra

Po

der

Ju

dic

ial

Min

iste

rio

de

Just

icia

Co

nse

jo N

acio

nal

de

la M

agis

trat

ura

Trib

un

al C

on

stit

uci

on

al

COMP 1 MAYOR COBERTURA DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA CON

MENOR CARGA PROCESAL Y MAYOR ACCESO

SUBCOMP 1.1 BAJA DISPERSIÓN DE LOCALES DE LAS INSTITUCIONES DEL SAJ EN UN MISMO

CONJUNTO POBLACIONAL

CONGLO

CREACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE 17 CENTROS INTEGRADOS DEL SISTEMA DE

ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA (CISAJ) A NIVEL NACIONAL

PROYECTO

CREACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE 01 CENTRO INTEGRADO DEL SISTEMA DE

ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA (CISAJ) EN EL DISTRITO DE VILLA EL SALVADOR

SUBCOMP 1.2 SUFICIENTE CAPACIDAD INSTALADA PARA LOS SERVICIOS DEL MINJUS EN

TODO EL PAÍS

CONGLO

MEJORA DEL ACCESO A LOS SERVICIOS DE JUSTICIA A TRAVÉS DE LA

CONSTRUCCIÓN DE 18 CASAS DE JUSTICIA

COMP 2 MEJOR INTEROPERABILIDAD ENTRE LAS INSTITUCIONES DEL SAJ

SUBCOMP 2.1 ALTO NIVEL DE SISTEMATIZACIÓN E INTEGRACIÓN DE LOS PROCESOS DEL SAJ

ACTIVIDAD

DISEÑO DE UNA ARQUITECTURA TECNOLÓGICA PARA EL SISTEMA DE

ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA

PROYECTO

INTEGRACIÓN INFORMÁTICA DE LOS SERVICIOS COMUNES DEL SISTEMA DE

ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA

SUBCOMP 2.2 AUTOMATIZACIÓN DE LOS SERVICIOS DEL SAJ

PROYECTO

DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN INTEGRADO DE LOS SERVICIOS

QUE BRINDA EL MINISTERIO DE JUSTICIA

PROYECTO

MEJORAMIENTO DEL SISTEMA INTEGRADO DE MANEJO DE INFORMACIÓN E

IDENTIFICACIÓN DE DETENIDOS, PROCESADOS Y SENTENCIADOS PARA EL INPE

PROYECTO

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE EXPEDIENTES Y

RESOLUCIONES DEL TRIBUNAL CONSTITUCIONAL DEL PERÚ

PROYECTO

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ACADÉMICA Y DE

UN SISTEMA E-LEARNIGN EN LA ACADEMIA DE LA MAGISTRATURA

PROYECTO

SISTEMA DE VIDEOCONFERENCIAS PARA EL PODER JUDICIAL A NIVEL NACIONAL

PROYECTO

MEJORAMIENTO DEL REGISTRO DE DENUNCIAS DE LAS COMISARIAS DE LIMA

METROPOLITANA*

PROYECTO

MEJORAMIENTO DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA DE INFORMACIÓN Y

COMUNICACIÓN DEL CNM

COMP 3 EFICIENTE CAPACIDAD DE PLANIFICACIÓN EN EL SAJ

SUBCOMP 3.1 SUFICIENTE CAPACIDAD DE REGISTRO DE DATOS Y DIAGNÓSTICO

OPERACIONAL DEL SAJ

ACTIVIDAD

DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN OBSERVATORIO DE JUSTICIA

PARA LA REFORMA DE JUSTICIA

SUBCOMP 3.2 EFICIENTE CAPACIDAD DE GESTIÓN DE PROYECTOS EN EL SAJ

ACTIVIDAD

DISEÑO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE

PORTAFOLIO PARA LA REFORMA DE JUSTICIA

COMP 4 ADECUADAS CONDICIONES PARA LA RESOCIALIZACIÓN DEL ADOLESCENTE

INFRACTOR

SUBCOMP 4.1 MODERNOS PROCESOS Y ADECUADA CAPACIDAD OPERATIVA EN EL SRAI

MODERNIZACIÓN DEL SISTEMA DE REINSERCIÓN SOCIAL DEL ADOLESCENTE EN

CONFLICTO CON LA LEY PENAL PARA LA PROMOCIÓN DE LA INSERCIÓN JUVENIL

* Proyecto por reformular Entidad Ejecutora/Beneficiaria

Entidad Beneficiaria

Entidades Beneficiarias

Componente / Subcomponente / Intervenciones



_________________________________________________________________________

5. CAPÍTULO: CICLO OPERACIONAL DEL PROGRAMA

El ciclo operacional del programa, está estructurado en cuatro fases con sus respectivos procesos. Las fases son las de i) Programación, ii) Contratación, iii) Ejecución y iv) Seguimiento y evaluación.

Las principales responsabilidades de los diferentes actores, según las fases del Programa, se pueden visualizar en el cuadro siguiente:

Matriz de Responsabilidades

Fase/Producto Responsabilidades

Elaborar/ Ejecutar

Coordinar Revisar/Aprobar No Objeción

Programación:

PEP UE-PMSAJ-

MINJUS

UCP-PMSAJ-PJ, Enlaces

Institucionales, Coordinadores de

Proyectos

CIP BID

Planes de Acción

Enlaces Institucionales, Coordinadores de Proyectos

UE-PMSAJ-MINJUS, UCP-

PMSAJ-PJ

EB

POA UE-PMSAJ-

MINJUS UCP-PMSAJ –PJ

CIP BID

EJECUCIÓN

CONTRATACIÓN

PROGRAMACIÓN

PLAN DE

EJECUCIÓN DEL

PROGRAMA

PLANES DE

ACCIÓNNO OBJECION

NO OBJECIÓN

BANCO

(cuando se

requiera)

EJECUCIÓN

PRESUPUESTAL

Y

DESEMBOLSOS

DOCUMENTOS DE

SELECCIÓN

LIQUIDACION

Y

CIERRE

EJECUCIÓN

CONTRATOS

PROCESOS

DE

SELECCIÓN

Plan Operativo

Anual (POA) y

Plan de

Adquisiciones (PA)

SUSCRIPCION

DE

CONTRATOS

SE

GU

IMIE

NT

O Y

EV

AL

UA

CIÓ

N

INFORMES DE

CONFORMIDAD



_________________________________________________________________________

Fase/Producto Responsabilidades

Elaborar/ Ejecutar

Coordinar Revisar/Aprobar No Objeción

PAC UE-PMSAJ-


CIP BID

PF UE-PMSAJ-


CIP BID

Contratación

Preparación de Términos de Referencia y especificaciones técnicas.

Enlaces Institucionales, Coordinadores de Proyectos


PMSAJ-PJ

UE-PMSAJ-MINJUS, UE-002-PJ, UCP-PMSAJ –PJ, Coordinadores de

Proyectos y EB

BID*

Preparación de documentos de adquisiciones


PMSAJ-PJ, Comités de Selección

Enlaces Institucionales,

Coordinadores de Proyectos

UE-PMSAJ-MINJUS, UE-002-PJ, UCP-PMSAJ -PJ

BID*

Procesos de Selección Comités de Selección


PMSAJ-PJ, Enlaces

Institucionales, Coordinadores de

Proyectos

Comités de Selección BID*

Suscripción de Contratos UE-PMSAJ-MINJUS, UCP-

PMSAJ-PJ

Enlaces Institucionales

UE-PMSAJ-MINJUS, UE-002-PJ

BID*

Ejecución

Administración Contratos


PMSAJ-PJ



UE-PMSAJ-MINJUS, UCP-PMSAJ-PJ

(Aspectos formales y administrativos)

Enlaces Institucionales y Coordinadores de

Proyectos (aspectos técnicos, brindar

conformidad de servicio)

-

Ejecución Presupuestal UE-PMSAJ-MINJUS, UCP-PMSAJ-PJ, UE-

002-PJ



UE-PMSAJ-MINJUS, UE-002-PJ, UCP-PMSAJ –PJ

-

Solicitud de Desembolsos UE-PMSAJ-MINJUS

UE-002-PJ, UCP-PMSAJ –PJ

DGETP-MEF BID

Seguimiento y Evaluación:

Informes de ejecución y monitoreo


PMSAJ-PJ




BID

Informes de Evaluación UE-PMSAJ-MINJUS, UCP-

PMSAJ-PJ, Consultores

Externos




BID

Auditorías

Auditor Externo

UE-PMSAJ-MINJUS, UE-002-PJ, UCP-PMSAJ –

PJ

- BID

(*) Cuando corresponda



_________________________________________________________________________

A continuación se describen las fases del ciclo operacional del Programa:

5.1. Fase de Programación/Planificación

5.1.1. Plan de Ejecución del Programa-PEP El desarrollo de las actividades del programa seguirá una programación instrumentada a través del PEP y su revisión anual que se plasmará en el respectivo POA y PF. El PEP contiene el detalle equivalente al POA y PF por cada uno de los 5 años de ejecución del Programa. Sin embargo, deberá ser ajustado periódicamente teniendo en cuenta el avance real del Programa. Las revisiones anuales del PEP (ej. POA, PF) deberán contar con la no objeción del BID.

5.1.2. Planes de Acción El Plan de Acción (PA) corresponde al planeamiento de las actividades específicas anuales del Programa a cargo de cada EB, y se realiza a través de los Enlaces Institucionales y Coordinadores de Proyectos. El PA aprobado de la AMAG debe ser remitido a la UCP-PMSAJ-PJ. Seguidamente, la UCP-PMSAJ-PJ remitirá el PA del AMAG y del PJ a la UE-PMSAJ-MINJUS para la consolidación y formulación del POA del Programa. Los PA aprobados del CNM, TC, MININTER e INPE deberán ser remitidos a la UE-PMSAJ-MINJUS para la consolidación y formulación del POA del Programa Los PA de los años posteriores al año inicial deberán ser presentados a la UE-PMSAJ-MINJUS hasta el 31 de octubre de cada año, debiendo contener la siguiente información:

1. Plan de actividades del Programa bajo su responsabilidad, incluyendo los productos esperados.

2. Los resultados esperados de acuerdo con los indicadores del Programa 3. Programa de Gastos:

Categoría de Gasto.

Método de adquisición o contratación. 4. Diagrama Gantt detallado de las actividades programadas incluyendo:

Fecha probable de la definición de los TdR y de las especificaciones técnicas y responsable por entidad beneficiaria involucrada.

Fecha probable de la adquisición y/o contratación. Para la formulación del Plan de Acción deberá tenerse en cuenta lo siguiente:

i. Los objetivos y metas establecidos en el Programa. ii. La elegibilidad de la actividad iii. Los mecanismos y cronogramas definidos en el PAC. iv. La asignación presupuestaria otorgada.



_________________________________________________________________________

Si en la opinión del Enlace Institucional, es necesaria que algunas actividades bajo su responsabilidad, deban ser modificadas para el mejor cumplimiento de los objetivos del Programa, o si determina que alguna actividad puede ser eliminada o reducida sin afectar los resultados esperados del Programa, deberá comunicar dicha situación a la UE-PMSAJ-MINJUS o la UCP-PMSAJ-PJ, según corresponda, para que disponga incorporar los ajustes necesarios al POA. En todos los casos, cualquier modificación deberá ser coordinada previamente con la UE-PMSAJ-MINJUS y contar con la no objeción del BID. Asimismo, y en caso se determinara que los plazos resultaran insuficientes para ejecutar las actividades programadas, el Enlace Institucional y la UE-PMSAJ-MINJUS o UCP-MINJUS-PJ, según corresponda, coordinarán los ajustes a ser introducidos en el Plan de Acción y/o al POA, a fin de minimizar los impactos negativos en el cumplimiento de los objetivos del Programa.

5.1.3. Plan Operativo Anual (POA) El Plan Operativo Anual es el documento consolidado anual de planificación del Programa que recoge todas las actividades a ejecutar en el año, incluidas en los Planes de Acción de las Entidades Beneficiarias. El POA constituye uno de los instrumentos de gestión claves de cada Programa puesto que permite definir el planeamiento de objetivos y metas físicas y financieras para el ejercicio presupuestal a lo largo de un periodo anual. Asimismo, su evaluación permite observar el avance de las metas físicas y financieras, así como los indicadores cuantificables identificados en la Matriz de Resultados. El POA deberá tener en cuenta las asignaciones presupuestales anuales y debe contener lo siguiente:

i. Resumen ejecutivo de las acciones a emprender en el año. ii. La descripción de las actividades a realizarse en forma anual, el presupuesto

asignado, el período de ejecución de cada actividad y un Diagrama de Gantt a fin de poder visualizar la ejecución de cada actividad.

iii. Presupuesto mensual agregado por trimestre y por componente, en concordancia con el presupuesto anual aprobado del Programa.

iv. Proyección de los Desembolsos anuales (incluyendo el financiamiento BID y contrapartida local) teniendo en cuenta el Plan de Desembolsos del Programa.

v. PAC actualizado del Programa. vi. Los resultados esperados de acuerdo con la Matriz de Resultados.

vii. Matriz de análisis de riesgos. La UE-PMSAJ-MINJUS elaborará el POA anualmente, a partir de los Planes de Acción formulados por las Entidades Beneficiarias. El plazo de presentación para dichos organismos es hasta el 31 de octubre de cada año.



_________________________________________________________________________

El primer POA es condición previa al primer desembolso. Asimismo, el POA deberá remitirse anualmente al Banco para su no objeción hasta el 30 de noviembre de cada año.

La UE-PMSAJ-MINJUS y la UCP-PMSAJ-PJ velarán por el cumplimiento oportuno y eficiente de las actividades del POA, realizarán el seguimiento y control de los indicadores de monitoreo, y prepararán un informe semestral y anual de ejecución de las actividades del POA y el avance de dichos indicadores.

La elaboración del POA es una responsabilidad de la UE-PMSAJ-MINJUS en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ. Para su elaboración, la UE-PMSAJ-MINJUS consolidará los Planes de Acción aprobados por los Entidades Beneficiarias. Luego de la revisión, análisis y ajustes pertinentes a los Planes de Acción, la UE-PMSAJ-MINJUS eleva la propuesta de POA al CIP para su aprobación y al BID para su no objeción. El POA aprobado y con la no objeción del Banco será distribuido a todas las Entidades Beneficiarias para su ejecución y seguimiento. Cada versión actualizada del POA será sometida a la revisión y no objeción del BID. Las modificaciones del POA son comunicadas al CIP en la siguiente sesión ordinaria.

5.1.4. Plan Financiero

El Plan Financiero (PF) es un instrumento generalmente articulado con el PEP, POA y PAC, que permite planificar y controlar los flujos de fondos del proyecto. El PF se debe preparar al inicio del Programa a nivel actividades para toda la vida del Programa y actualizarse de acuerdo con la evolución de su ejecución, reflejando las necesidades reales de liquidez del Programa. Objetivo general del Plan financiero (PF) El PF, el cual debe ser preparado por el OE con el apoyo del BID, tiene diferentes objetivos, según el usuario que lo utilice:

(i) Organismo Ejecutor: para:

Asegurar que el Programa cuente oportunamente con los recursos financieros, ya sean del financiamiento del BID como de la contrapartida, en las cantidades previstas en el presupuesto, y

Efectuar análisis comparativos con la ejecución física y establecer los indicadores de avance.

(ii) BID: para efectuar la supervisión y el monitoreo de la ejecución del Programa. Objetivos específicos del Plan Financiero para desembolsos del BID

(i) Organismo Ejecutor: utilizar el PF como respaldo para solicitar desembolsos al BID (anticipos del fondo), así como para la preparación del Pronóstico de Desembolsos.

(ii) BID: aceptar el PF presentado por el OE para determinar la razonabilidad de las solicitudes de desembolso, y poder procesar el anticipo del fondo.



_________________________________________________________________________

Plan Financiero Consolidado El PF Consolidado se prepara para la totalidad de los recursos necesarios del Programa, y por todo el período de ejecución. Se presenta en un cuadro que consolida los planes financieros detallados de cada fuente de financiamiento del Programa (BID, recursos de contrapartida), desagregados por componentes y subcomponentes (actividades), distribuidos por año y por fuente de financiamiento. Estas estimaciones son necesarias para atender las necesidades de liquidez del Programa. Plan Financiero Detallado El PF Detallado es un documento donde se distribuyen los recursos mes a mes por cada año de ejecución, se presenta en forma integral y por cada fuente de financiamiento (BID, recursos de contrapartida). 5.1.5. Planes Anuales de Contrataciones (PAC) Los Planes Anuales de Contrataciones (PAC) son parte integrante de los POA y deben reflejar de manera clara y articulada las adquisiciones y contrataciones a realizarse durante el año, especificándose los montos a contratar y los métodos de contratación acordados con el BID. El PAC, detalla todas las actividades de adquisiciones y contrataciones (adquisición de bienes y servicios y/o contratación de consultorías u obras) para cada año de ejecución y deberá ser actualizado anualmente o durante la ejecución del Programa, cuando sea necesario. Cada versión actualizada será sometida a la revisión y no objeción del BID. La UE-PMSAJ-MINJUS eleva la propuesta de PAC al CIP para su aprobación y al BID para su no objeción. Las modificaciones del PAC son comunicadas al CIP en la siguiente sesión ordinaria. El PAC debe ser preparado por la UE-PMSAJ-MINJUS, en base a los PAC de cada Entidad Beneficiaria. El PAC deberá ser tramitado a través del Sistema de Ejecución de Planes de Adquisiciones SEPA del BID y deberá incorporarse al SEACE. La UE-PMSAJ-MINJUS, en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ, es responsable de incluir todos los procesos solicitados por las Entidades Beneficias en el PAC, previo análisis de la consistencia y la factibilidad real de su cumplimiento; elaborará la consolidación del PAC y las modificaciones que hubiera lugar y monitoreará su cumplimiento. En relación al PAC de cada entidad beneficiaria, el Enlace Institucional es responsable de:

i. La pertinencia de la información incluida en el PAC. ii. Que se cumpla oportunamente el PAC según el calendario aprobado.



_________________________________________________________________________

iii. Tomar las previsiones para incluir las modificaciones que sean necesarias. iv. Implementar las medidas que disponga la UE-PMSAJ-MINJUS o la UCP-PMSAJ-PJ,

según corresponda, para el oportuno y adecuado cumplimiento de los plazos señalados en el PAC.

v. Brindar toda la información necesaria para que los procesos se puedan iniciar en las fechas establecidas en el PAC.

5.1.6. Criterios de Elegibilidad

Los criterios de elegibilidad son los siguientes:

i. El Programa financiará exclusivamente las actividades contenidas en los componentes y subcomponentes del Programa y que se encuentren en el POA y PAC vigentes aprobadas por el BID.

ii. Sólo aquellas Entidades Beneficiarias que hayan designado a los Enlaces Institucionales respectivos podrán participar en el Programa.

5.2. Fase de Contratación

5.2.1. Preparación de documentos de selección Los Enlaces Institucionales y los Coordinadores de Proyectos son responsables de la preparación y aprobación oportuna, según las fechas estimadas en el PAC, de los documentos técnicos de contrataciones y adquisiciones, incluyendo los TdR, especificaciones técnicas y el costo estimado. La UE-PMSAJ-MINJUS y la UCP-PMSAJ-PJ son los responsables de la coordinación con las Entidades Beneficiarias, a través de los Enlaces Institucionales, de los documentos técnicos para el inicio de los procesos de adquisiciones y contrataciones que incluyen TdR o Especificaciones Técnicas y costo estimado.

5.2.2. Procesos de contratación Las contrataciones y adquisiciones se rigen de acuerdo a las estipulaciones del Contrato de Préstamo y por las normas y políticas del BID en la materia, aplicándose supletoriamente las normas nacionales cuando correspondan y con la previa no objeción del BID. Para tal efecto, la UE-PMSAJ-MINJUS y la UCP-PMSAJ-PJ conformarán comités de selección, que serán instancias integradas por representantes de la UE-PMSAJ-MINJUS y UCP-PMSAJ-PJ, según corresponda, y de la(s) Entidad(es) Beneficiaria(s), con el objeto de llevar a cabo los procesos de selección para la adquisición y contratación de bienes y servicios diferentes a consultorías y consultorías, los cuales deberán estar programados en el POA y en el PAC. El BID, en los casos que se requiera, examinará los procedimientos, documentos, la evaluación de las ofertas, la recomendación y adjudicación de contratos, de acuerdo al



_________________________________________________________________________

cuadro Métodos de Adquisición y Límite de Revisiones Previas, para verificar que se encuentran de acuerdo con las normas y políticas del BID en la materia. Las políticas de adquisiciones y contrataciones del BID (GN2349-9 Políticas para la adquisición de bienes y obras; y la GN2350-9 Políticas para la contratación de consultores) se adjuntan en anexo.

5.2.3. Suscripción e inicio de contrato de adquisiciones o contrataciones En relación a los procesos de adquisiciones y contrataciones deberán utilizarse las base estándar desarrolladas por el BID, las cuales contienen el modelo de contrato que deberá utilizarse; para lo cual, la obligación de la UE-PMSAJ-MINJUS o la UCP-PMSAJ-PJ con la UE-002-PJ, según corresponda, será cumplimentar la información necesaria requerida en las mismas. La UE-PMSAJ-MINJUS o la UCP-PMSAJ-PJ con la UE-002-PJ, según corresponda, coordinarán con el representante legal del postor adjudicado y el Enlace Institucional la fecha para la firma del contrato. Suscrito el contrato, la UE-PMSAJ-MINJUS UCP-PMSAJ-PJ con la UE-002-PJ, según corresponda, remitirán al BID la copia del contrato firmado.

5.3. Fase de Ejecución

5.3.1. Ejecución y valorizaciones

5.3.1.1. Para la UE-PMSAJ-MINJUS

Las revisiones, aprobaciones y conformidades de términos de referencia,

especificaciones técnicas, expedientes técnicos, estudios definitivos, informes parciales,

informes finales, bienes, valorizaciones de obra, entregables, servicios y productos

estipulados en los contratos realizados con consultores y contratistas se otorgarán

resguardando la calidad del proyecto así como el sentido de oportunidad y los plazos y

fechas establecidas en los instrumentos de gestión aprobadas y actualizados

previamente por la Unidad Ejecutora del MINJUS (UE-PMSAJ-MINJUS) y la Unidad

Coordinadora del Programa en el Poder Judicial (UCP-PMSAJ-PJ).

Para tal efecto, en el caso de las intervenciones y proyectos de infraestructura a cargo

de la UE-PMSAJ-MINJUS, las revisiones, aprobaciones y/o conformidades se realizarán

en los siguientes términos:

1. Para la formulación de estudios de pre inversión: el/la Coordinador(a) de

Proyectos asignado(a) por el MINJUS, participará en la revisión, aprobación y/o

conformidad del programa arquitectónico o planteamiento arquitectónico, el

cual contendrá los requerimientos funcionales de la entidad beneficiaria. Los



_________________________________________________________________________

demás entregables, productos o servicios se revisarán y aprobarán únicamente

por parte de la UE-PMSAJ-MINJUS, apoyándose en los consultores o la empresa

consultora contratados con fines de supervisión.

2. Para la etapa de formulación de los expediente técnicos: el/la Coordinador(a) de

Proyectos asignado(a) por el MINJUS, participará en la revisión, aprobación y/o

conformidad de los planos de arquitectura a nivel de anteproyecto o de

planteamiento arquitectónico, según corresponda, el cual contendrá los

requerimientos funcionales de la entidad beneficiaria, en el marco de las

viabilidades al estudio de pre inversión o conglomerados otorgadas por la

Dirección General de Inversión Pública del Ministerio de Economía y Finanzas.

Los demás entregables, productos o servicios se revisarán y aprobarán

únicamente por parte de la UE-PMSAJ-MINJUS, apoyándose en los consultores o

la empresa consultora contratados con fines de supervisión.

3. Para la etapa de ejecución de la obra: el/la Coordinador(a) de Proyectos

asignado(a) por el MINJUS, participará en la revisión, aprobación y/o

conformidad en el acto de recepción de la obra de las construcciones y/o

edificaciones realizadas, resguardando el cumplimiento de los requerimientos

funcionales incorporados en el anteproyecto o planes arquitectónicos y sus

modificatorias. La revisión, aprobación y/o conformidad de las valorizaciones se

realizarán únicamente por parte de la UE-PMSAJ-MINJUS, apoyándose en los

consultores o la empresa consultora contratados con fines de supervisión.

5.3.1.2. Para la UCP-PMSAJ-PJ

Suscrito el contrato, las Entidades Beneficiarias a través de sus Enlaces Institucionales y Coordinadores de Proyectos, conjuntamente con los Supervisores de Proyectos, son responsables de supervisar el cumplimiento de lo contratado. Los Enlaces Institucionales y los Coordinadores de Proyectos son responsables que los productos y entregables establecidos en los contratos sean verificados y aprobados por las Entidades Beneficiarias. Los Enlaces Institucionales son responsables de informar a la UE-PMSAJ-MINJUS o la UCP-PMSAJ-PJ, según corresponda, el avance de la ejecución de los contratos para proceder a los pagos respectivos, y/o en caso de incumplimientos parciales o totales, para proceder con el cobro de las penalidades establecidas contractualmente. La UE-PMSAJ-MINJUS o la UCP-PMSAJ-PJ, según corresponda, a través de sus Supervisores de Proyecto verificarán los documentos enviados por los Enlaces Institucionales y Coordinadores de Proyectos, y si cumplen las formalidades requeridas,



_________________________________________________________________________

otorgarán la conformidad administrativa y se efectuarán los pagos respectivos con cargo a los recursos del Programa. 5.3.2. Desembolsos Las solicitudes de desembolsos al BID las efectuará la UE-PMSAJ-MINJUS de conformidad con la planificación financiera (PF) del Programa aprobado. Una vez utilizados el 80% del anticipo de fondos, se podrá presentar la siguiente solicitud de desembolso previa justificación del anticipo de fondos anterior. Asimismo, para la ejecución de las intervenciones a cargo del PJ, la UE-PMSAJ-MINJUS realizará las transferencias financieras a la UE-002-PJ. El mecanismo de desembolsos para la ejecución del Programa, según lo estipulado en el Contrato de Préstamo, puede realizarse mediante los siguientes procedimientos: i) Desembolso del anticipo de fondos ii) Pagos directos, iii) Reembolso de pagos efectuados. 5.3.3. Liquidación y cierre de contratos

La liquidación y cierre de contratos se realizarán de acuerdo a lo indicado en los respectivos contratos. Adicionalmente, la UE-PMSAJ-MINJUS o la UCP-PMSAJ-PJ con la UE-002-PJ, según corresponda, verificará la documentación presentada por los Enlaces Institucionales y Coordinadores de Proyectos y de ser necesario, se remitirá al BID para no objeción, para realizar el pago final.

5.4. Fase de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación

El monitoreo es un proceso continuo de seguimiento a la ejecución de las actividades del Programa ejecutado por la UE-PMSAJ-MINJUS o la UCP-PMSAJ-PJ, según corresponda, en coordinación con las Entidades Beneficiarias, los Enlaces Institucionales y Coordinadores de Proyectos. Para realizar el monitoreo o seguimiento del Programa, la UE-PMSAJ-MINJUS o la UCP-PMSAJ-PJ, según corresponda, utilizarán los siguientes documentos: (i) la Matriz de Resultados del Programa; (ii) el PEP, POA y PAC; (iii) el Sistema de Monitoreo y Evaluación; (iv) los Informes de Ejecución del Programa; v) el Reporte de Monitoreo del Progreso (PMR) ; vi) el Presupuesto Detallado - PD; (vii) la Matriz de Riesgos; y (viii) el Plan de Desembolso del Programa - PDP. A fin de efectuar una eficiente supervisión del Programa, el BID realizará visitas de inspección o reuniones de monitoreo con carácter periódico. Asimismo podrá efectuar Misiones de Administración en momentos específicos de la ejecución del Programa. Además el BID utilizará el Reporte de Monitoreo del Progreso (PMR) que recoge información respecto al cumplimiento de metas físicas y resultados, y del avance financiero del Programa.



_________________________________________________________________________

La UE-PMSAJ-MINJUS, en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ, realizará una evaluación intermedia y una final de la ejecución del Programa, así como una evaluación final de impacto del Programa, mediante la contratación de consultorías especializadas financiadas con recursos de la operación. Para realizar la evaluación del programa, el Organismo Ejecutor utilizará la matriz de resultados, y lo establecido en los arreglos para el monitoreo y evaluación del programa. El PEP identifica los hitos correspondientes a las acciones de evaluación. La UE-PMSAJ-MINJUS, en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ, implementará y administrará un Sistema de Monitoreo y Evaluación del Programa, que estará disponible en una plataforma web, permitiendo el acceso al BID.



_________________________________________________________________________

6. GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

6.1. Normas Generales de Administración Financiera

La administración financiera se regula, entre otros, por la Ley Nº 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público, el Contrato de Préstamo, la política del Banco sobre Auditorias de Proyectos y preparación de Estados Financieros y la política de gestión financiera y la guía operacional de gestión financiera.

6.1.1. Procedimientos financieros Este capítulo establece la manera de operar los recursos financieros por fuentes de financiamiento, los procedimientos presupuestales financieros, manejo de cuentas y la auditoría financiera externa del Programa. Los desembolsos se efectúan en función de montos acordados y las respectivas solicitudes de desembolso de conformidad con la programación financiera de la operación (Plan de Desembolsos del Programa –PDP contenido en el POA) y de la ejecución del gasto. La Unidad Ejecutora del Programa (UE-PMSAJ-MINJUS), en su calidad de Unidad Ejecutora, es responsable de la administración financiera del Programa.

Flujo Financiero del Programa

Los procedimientos financieros y de pagos es el siguiente:

La UE-PMSAJ-MINJUS y la UE-002-PJ contarán con un marco presupuestal anual aprobado con recursos de endeudamiento externo y recursos ordinarios

BIDMEF/Tesoro

Público

UE-PMSAJ-MINJUS

UCP-PMSAJ-PJ

EndeudamientoPúblico

Contrapartida

UE-002-PJ

Solicitud de desembolso

Transferencia Financiera

FondosFondos

Desembolso



_________________________________________________________________________

(contrapartidas) para financiar proyectos y actividades identificadas y elegibles del Programa.

La UE-PMSAJ-MINJUS realiza transferencias financieras a la UE-002-PJ de los recursos de endeudamiento externo de los componentes a su cargo, según el PDP, en el marco del Convenio de Transferencia Financiera entre el MINJUS y el PJ para el Programa.

La UE-PMSAJ-MINJUS y la UE-002-PJ, en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ, contratan las obras, servicios de consultoría, bienes y servicios diferentes a los de consultoría, mediante las estipulaciones de Contratos de Préstamo y las normas y políticas del BID en la materia.

La UE-PMSAJ-MINJUS y la UE-002-PJ, en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ, efectúan los pagos de los contratos en el marco del Programa.

La UE-PMSAJ-MINJUS y la UE-002-PJ, en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ, preparan los reportes financieros y monitorean la gestión financiera del Programa en los flujos de fondos y gastos de su competencia.

La UE-PMSAJ-MINJUS solicita los desembolsos de financiamiento externo al BID, previa autorización de la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público del MEF, y consolidad los reportes financieros.

El BID revisa, aprueba y efectúa el desembolso según las instrucciones incluidas en las respectivas solicitudes de desembolso.

La UE-PMSAJ-MINJUS y la UE-002-PJ solicitan al MEF y administran sus respectivos recursos de contrapartida en el marco del Programa.

Para la gestión financiera y de gatos del Programa la UE-PMSAJ-MINJUS y la UE-002-PJ deberán hacer uso del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF).

Las etapas de la ejecución presupuestal son las siguientes:

Otorgamiento de la disponibilidad presupuestal

Ejecución presupuestal: fases de compromiso y devengado

Registro contable

Emisión de liquidación

Emisión de comprobante de pago

Giro de cheques o Carta Orden (CCI)

Registro de pago

Solicitud de desembolso.

6.1.2. Fuentes de financiamiento La UE-PMSAJ-MINJUS y la UE-002-PJ, en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ, ejecutarán los gastos elegibles con los recursos del Contrato de Préstamo con el BID y los recursos de contrapartida de su presupuesto institucional para los componentes, subcomponentes e intervenciones a su cargo en el marco del Programa.



_________________________________________________________________________

6.1.3. Cuentas Bancaria La UE-PMSAJ-MINJUS y la UE-002-PJ, en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ, gestionarán la apertura de cuentas bancarias exclusivas (divisas y moneda local) para la ejecución de los recursos del Programa, de conformidad a las estipulaciones al Contrato de Préstamo y siguiendo los procedimientos de la normatividad aplicable.

6.1.4. Solicitudes de Desembolsos Las solicitudes de desembolsos de crédito externo con el BID pueden solicitarse a través de los siguientes procedimientos: i) Pagos directos, ii) Reembolso de pagos efectuados, y iii) Anticipo de fondos.

6.1.4.1. Pago directo

La UE-PMSAJ-MINJUS puede solicitar al BID el pago directo a proveedores contratados en el marco del Programa, de acuerdo a lo estipulado en el Contrato de Préstamo y normas del BID en la materia, sin embargo esta modalidad es muy poco utilizada dado que normalmente el OE cuenta con recursos para los gastos del Programa.

6.1.4.2. Reembolso de pagos efectuados

El BID podrá reembolsar a la UE-PMSAJ-MINJUS los pagos efectuados con recursos propios para la adquisición de bienes y servicios elegibles en el marco del Programa, de conformidad a las estipulaciones del Contrato de Préstamo y normas del BID en la materia.

6.1.4.3. Anticipo de fondos

De acuerdo a la gestión de proyectos basada en riesgo y desempeño aplicada por el BID, se establecerá un esquema de adelanto de fondos que será administrado por la UE-PMSAJ-MINJUS en la respectiva cuenta especial. Los desembolsos se realizarán dependiendo de la planificación financiera y el avance en la ejecución del Programa, y el monto de los mismos se calculará en función de la planificación financiera del Programa dentro de un periodo máximo de 6 meses. Para cada nuevo desembolso será necesaria la rendición de gastos de por lo menos 80% del desembolso anterior.

6.1.4.4. Firmas Autorizadas

Previo al inicio de las operaciones de desembolsos del BID, la UE-PMSAJ-MINJUS gestionará, a través de la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público del MEF, el certificado de firmas autorizadas de los funcionarios de la UE-PMSAJ-MINJUS (Director Ejecutivo y alterno), quienes serán las únicas personas que firmaran toda documentación del proyecto ante el Banco incluyendo las solicitudes de desembolso.



_________________________________________________________________________

Asimismo y en el marco del Convenio de Transferencia Financiera entre el MINJUS y el PJ, esta última entidad, a través de la UE-002-PJ, designará a los funcionarios responsables con firmas autorizadas para conocer y suscribir la documentación financiera y contable de las intervenciones a su cargo.

6.1.4.5. Autorizaciones de Desembolsos

Todas las solicitudes de desembolsos se gestionan ante el BID previa autorización de la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público del MEF de conformidad al Artículo 29° de la Ley 28563 Ley General del Sistema Nacional de Endeudamiento.

6.1.4.6. Procedimientos para solicitar desembolsos de fondos

Para atender un desembolso el BID requiere que se le presente por escrito una solicitud de desembolso y que la misma esté respaldada con los documentos pertinentes y antecedentes que correspondan. Los procedimientos están previstos en este MOP en el Anexo de Gestión Financiera. La liquidación y rendición de gastos y devolución del saldo del anticipo de fondos no utilizados serán efectuados 30 días antes del plazo final de desembolso, de acuerdo al Contrato de Préstamo.

6.2. Proceso presupuestario

6.2.1. Programación y formulación del presupuesto anual

i. La UE-PMSAJ-MINJUS y la UCP-PMSAJ-PJ coordinan y recaban de los Enlaces Institucionales y Coordinadores de Proyectos la demanda de recursos necesarios para la ejecución del POA, PAC y PF del período presupuestal, y elabora la estructura funcional programática y la previsión de gastos para dicho período, de acuerdo a las normas presupuestarias vigentes, en coordinación con el BID.

ii. La UE-PMSAJ-MINJUS remite a la OGED-MINJUS la estructura funcional programática y la previsión de gastos a fin de establecer la demanda global del Pliego.

iii. La UE-002-PJ, en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ, remite a la Gerencia General del Poder Judicial – GG-PJ, la estructura funcional programática y la previsión de gastos a fin de establecer la demanda global del Pliego.

iv. La OGED-MINJUS remite a la UE-PMSAJ-MINJUS la asignación de recursos que otorga el Pliego a nivel de unidades ejecutoras, por fuente de financiamiento, categoría y grupo genérico del gasto, para que la UE-PMSAJ-MINJUS adecue la formulación presupuestal a los montos asignados.

v. La GG-PJ remite a la UE-002-PJ, en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ, la asignación de recursos que otorga el Pliego a nivel de unidades ejecutoras, por fuente de financiamiento, categoría y grupo genérico del gasto, para que la UCP-PMSAJ-PJ adecue la formulación presupuestal a los montos asignados.



_________________________________________________________________________

vi. Cuando el monto asignado por el Pliego sea distinto a la previsión de gastos de la UE-PMSAJ-MINJUS y UCP-PMSAJ-PJ, se coordina con los Enlaces Institucionales la redistribución de los recursos de acuerdo a las prioridades establecidas y se coordina el reajuste del POA y Plan de Adquisiciones, haciendo de conocimiento al BID para su no objeción. Los ajustes señalados deberán ser informados al CIP.

6.2.2. Aprobación del presupuesto anual

i. A partir de los montos asignados por el Pliego y de las coordinaciones efectuadas, la UE-PMSAJ-MINJUS y UCP-PMSAJ-PJ, en coordinación con la UE-002-PJ, elaborarán el Proyecto de Presupuesto Institucional del periodo, registrando la información en el módulo de formulación presupuestal del SIAF y en los formatos que señala la directiva correspondiente y los remitirá a la OGED-MINJUS/GG-PJ para que sean consolidados a nivel de Pliego, quien los remite al MEF para la tramitación de las aprobaciones respectivas.

ii. A partir del presupuesto aprobado, la UE-PMSAJ-MINJUS y la UCP-PMSAJ-PJ, en coordinación con las Entidades Beneficiarias y Enlaces Institucionales y Coordinadores de Proyectos, efectúan la programación mensualizada del Presupuesto en el aplicativo informático que determine el MEF.

6.2.3. Previsión Presupuestaria Trimestral Mensualizada La UE-PMSAJ-MINJUS requiere a cada Enlace Institucional la demanda de recursos para el trimestre correspondiente, consolida y registra en el módulo de procesos presupuestarios del SIAF y la remite a la OGED-MINJUS a más tardar cinco (5) días útiles antes del plazo que establece la Directiva para la Ejecución del Proceso Presupuestario. En igual caso la UCP-PMSAJ-PJ procede con la GG-PJ.

6.2.4. Modificaciones presupuestarias

i. Los créditos presupuestarios de la UE-PMSAJ-MINJUS y la UE-002-PJ correspondientes al Programa, no constituyen recursos intangibles a nivel de metas, estando facultada la OGED-MINJUS/GG-PJ a efectuar modificaciones presupuestarias, a requerimiento de las Entidades Beneficiarias y previa autorización del CIP, orientadas a optimizar los recursos del Programa, de acuerdo a la normatividad vigente.

ii. Los gastos elegibles a ser reembolsados con recursos ordinarios del Programa serán incorporados en el presupuesto del Programa de acuerdo a las directivas de la Dirección General de Presupuesto Público del MEF.

6.2.5. Calendarios de compromisos

i. El calendario de compromisos del primer trimestre del año es aprobado por el MEF de acuerdo a los montos consignados en la programación mensualizada del presupuesto anual aprobado.



_________________________________________________________________________

ii. Los PPTM para el II, III y IV trimestre, son elaborados por la UE-PMSAJ-MINJUS y la UCP-PMSAJ-PJ, en coordinación con la UE-002-PJ y con los Enlaces Institucionales, en función a los recursos asignados por el MEF para el respectivo trimestre, y se consolidan y registran en el módulo de procesos presupuestarios del SIAF y se remiten a la OGED-MINJUS/GG-PJ a más tardar cinco (5) días útiles antes del plazo establecido en la Directiva para que los Pliegos presenten los Calendarios al MEF.

iii. La UE-PMSAJ-MINJUS y la UCP-PMSAJ-PJ, en coordinación con la UE-002-PJ, comunica a los Enlaces Institucionales el Calendario Inicial aprobado por el MEF para dicho periodo, dentro de los tres (3) primeros días de iniciado el mes.

6.2.6. Modificaciones del calendario de compromisos Las modificaciones a los Calendarios de Compromisos se realizan mediante ampliación en el mes que corresponde. La UE-PMSAJ-MINJUS y la UE-002-PJ, en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ, deben presentar a la OGED-MINJUS/GG-PJ, sus solicitudes de ampliación a más tardar dentro de los cinco (5) primeros días del mes, información que se consolida y registra en el módulo de procesos presupuestarios del SIAF – SP para su envío al MEF.

6.2.7. Control de la ejecución presupuestal

i. Corresponde a la UE-PMSAJ-MINJUS y la UE-002-PJ, en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ, efectuar la ejecución presupuestal en el SIAF.

ii. Corresponde a la UE-PMSAJ-MINJUS y UCP-PMSAJ-PJ, en coordinación con los Enlaces Institucionales y Coordinares de Proyectos, hacer el seguimiento de la ejecución del calendario aprobado.

iii. Corresponde a la UE-PMSAJ-MINJUS y la UCP-PMSAJ-PJ proporcionar a los Enlaces Institucionales y Coordinadores de Proyectos, la información de ejecución presupuestal a nivel de proyectos, actividades y metas por fuente de financiamiento, a fin de optimizar la ejecución del Programa.

6.2.8. Evaluaciones presupuestarias La OGED-MINJUS/GG-PJ en coordinación con la UE-PMSAJ-MINJUS, la UCP-PMSAJ-PJ y la UE-002-PJ, según corresponda, efectúan la evaluación presupuestal de acuerdo a lo establecido en la Directiva para la Evaluación de los Presupuestos Institucionales de los Pliegos que emite el MEF, para lo cual ingresa la información física y financiera del periodo analizado (semestral y anual) en el módulo de procesos presupuestarios del SIAF – SP, elabora los formatos correspondientes, a más tardar diez (10) días útiles antes del plazo que establece la Directiva para que los Pliegos presenten la evaluación al MEF.

6.2.9. Actividades Contables y Financieras Corresponde a la UE-PMSAJ-MINJUS el manejo financiero y contable del Programa, incluyendo la gestión de los desembolsos, la ejecución presupuestal, la contabilidad y la



_________________________________________________________________________

preparación y presentación de reportes financieros-contables al CIP, MEF, BID y Auditoría Externa e Interna y otras entidades pertinentes. Corresponde a la UE-002-PJ y la UCP-PMSAJ-PJ el manejo financiero y contable de las intervenciones del Programa a su cargo, incluyendo la gestión de los recursos transferidos por la UE-PMSAJ-MINJUS, la ejecución presupuestal, la contabilidad y la preparación y presentación de reportes financieros-contables.

6.2.10. Responsabilidades de Contabilidad y Finanzas La UE-PMSAJ-MINJUS es responsable de consolidar la información de contabilidad y finanzas del Programa incluyendo la remitida por la UCP-PMSAJ-PJ y la UE-002-PJ, para:

i. La elaboración de las solicitudes de desembolsos para su trámite al BID. ii. La coordinación y revisión de la documentación sustentatoria de las solicitudes

de desembolso al BID y la documentación del gasto efectuado en Nuevos Soles, con tipo de cambio de la fecha de liquidación de compromiso.

iii. La ejecución presupuestal la cual se realizará a través del SIAF y SIGA, en base a los calendarios de compromisos priorizados.

iv. La presentación para no objeción del BID, del Plan Contable, Catálogo o Código de Cuentas, indicando el método contable que utilizará para verificar las transacciones y el estado de desembolsos del Programa.

v. La contabilidad de las fases de compromiso y devengado del Programa se realiza en el Sistema Integrado de Administración Financiera – SIAF y en el Sistema de Gestión Administrativa (de instalarse).

vi. La elaboración de los estados financieros siguientes: Balance General y Estado de Gestión, los que se sustentan en las operaciones registradas en los sistemas SIAF y SIGA, de los cuales se extraerá la información para la preparación de los reportes financieros del Programa.

vii. El área de Contabilidad y Finanzas es la responsable del registro contable, diseñando e implementando un Plan Contable que permita tener actualizados los Libros Principales y Auxiliares del Programa y la elaboración de la información requerida por el BID, a nivel de componentes y categorías del gasto, así como la emisión de los análisis de saldos de las cuentas del balance.

viii. El área de Contabilidad y Finanzas es el responsable de la elaboración de los Estados Financieros del Programa; así como de la elaboración de la Información Financiera que soliciten el MEF, BID, entidades beneficiarias y otras pertinentes.

ix. El área de Contabilidad y Finanzas canaliza las documentaciones devengadas al área de Tesorería para los pagos respectivos a cuyo término las deriva al área de Abastecimiento que a través de su área de archivos es responsable del adecuado archivo de la documentación contable del Programa, organizada por contrato; documentación que estará disponible para el BID, como para los procesos de Auditoria que se contraten.

x. El área de Contabilidad y Finanzas es la responsable de la coordinación para la emisión de normas internas que permitan compatibilizar el registro contable de las transacciones del Programa, con las normas emitidas por los organismos competentes y el Banco.



_________________________________________________________________________

6.2.11. Registro de la información contable El área de Contabilidad y Finanzas de la UE-PMSAJ-MINJUS y de la UCP-PMSAJ-PJ, en coordinación con la UE-002-PJ, como responsables del registro de las transacciones económico-financieras, deben realizar y/ó supervisar en el ámbito de su competencia, el cumplimiento de las siguientes actividades:

i. Registro contable de la ejecución de los contratos de obras, bienes y consultorías.

ii. Registro Contable de las cartas fianza.

6.2.12. Información contable El Administrador Contable-Financiero de la UE-PMSAJ-MINJUS y de la UCP-PMSAJ-PJ, en coordinación con la UE-002-PJ, como responsables de la elaboración de la Información Contable Financiera y Presupuestal, en el ámbito de su competencia, deberán garantizar la elaboración y remisión oportuna de los siguientes Estados, adjuntando Información Complementaria. Estados financieros mensuales y anuales:

Balance General EF-1

Estado de Gestión EF-2

Notas y Anexos a los Estados Financieros

6.2.13. Información contable a terceros La UCP-PMSA-MINJUS/UE y la UE-002-PJ, en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ, son responsables, en sus respectivos ámbitos de su competencia, de elaborar la información del Programa relacionada a las Declaraciones Telemáticas – PDT y del Programa de Confrontación de Operaciones Autodeclaradas – COA; para su presentación a la Superintendencia de Administración Tributaria – SUNAT, en forma mensual, efectuando los software informáticos definidos para la declaración a la SUNAT, supervisando que estas Declaraciones contengan la información y acotaciones de las transacciones económico-financieras de adquisiciones de bienes, prestación de servicios y contratación de obras y consultorías, respectivamente, realizadas por el Programa.

6.3. Tesorería

Los tesoreros de la UE-PMSAJ-MINJUS y de la UE-002-PJ son los encargados de efectuar los pagos por los gastos autorizados para el Programa, en el ámbito de su competencia, de acuerdo a las directivas de tesorería y normas del BID.



_________________________________________________________________________

6.3.1. Funciones de Tesorería El área de Tesorería es responsable que se realicen las siguientes operaciones y actividades, vía el Sistema SIAF y el SIGA y de acuerdo a lo dispuesto en las normas del Sistema Administrativo de Tesorería:

i. Efectuará las fases del Girado y Pagado del SIAF. ii. Preparará el comprobante de pago y los cheques o transferencias a las

cuentas bancarias CCI para el pago de los compromisos efectuados. iii. Elaboración de documentos normados por los Sistemas Administrativos, que

registren ingresos y egresos de recursos por toda fuente de financiamiento. iv. Verificación de documentación para programación de fondos. v. Elaboración de la Información de ingresos y gastos, debidamente conciliada

con la Unidad de Contabilidad y Finanzas, para información y conciliación con el Pliego y la Dirección Nacional de Tesoro Público del MEF, por toda fuente de Financiamiento.

vi. Control y custodia de las cartas fianza y emisión de reportes. vii. Control y custodia de cheques y chequeras.

viii. Control y custodia de la documentación sustentatoria de desembolsos por toda fuente de financiamiento.

ix. Coordinación y derivación al archivo de la documentación sustentatoria de desembolsos (justificaciones del gasto).

6.3.2. Cancelación de facturas - pago de obligaciones El reconocimiento de obligaciones solo será aplicable a gastos elegibles del Programa, de acuerdo a lo establecido en el Contrato de Préstamo y deben estar contemplados dentro del Presupuesto del Programa. La ejecución del gasto está referida a los compromisos contraídos, entendiendo por compromiso, la afectación parcial o total de las asignaciones presupuestarias autorizadas, mediante el documento que corresponde a cada operación. (Contratos y Valorizaciones). Para efectuar pagos, los gastos deben estar presupuestados y calendarizados en el mes correspondiente a su ejecución y deberán contar con la Autorización de Giro aprobada por la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público del MEF. El Tesorero efectuará las disposiciones del caso para garantizar el pago a los beneficiarios, personas naturales o jurídicas, debidamente acreditados o autorizados. El Tesorero deberá archivar los originales de todos los documentos que sustentan cada operación de egreso de fondos realizados en la UE-PMSAJ-MINJUS y la UE-002-PJ, respectivamente, correspondientes a la ejecución de cada intervención. El sistema de archivo de los documentos sustentatorios deberá permitir el cumplimiento de las labores de auditoría.



_________________________________________________________________________

La sustentación del pago a personas naturales o jurídicas, se efectuará mediante comprobantes de pago autorizados por la SUNAT para sustentar la compra de bienes, prestación de servicios, honorarios por consultorías, adelantos, valorizaciones, etc. y cuando corresponda, la guía de remisión y conformidad del pago, otorgada por el usuario. Los documentos originales de los desembolsos de pagos efectuados con cargo al Programa, permanecerán debidamente archivados en la UE-PMSAJ-MINJUS y la UE-002-PJ, incluyendo la documentación sustentatoria de cada Rendición de Gastos efectuados con cargo a los recursos del Programa. La UE-002-PJ, en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ, remitirá periódicamente a la UE-PMSAJ-MINJUS copia de las transacciones efectuadas con recursos del Programa.

6.3.3. Cancelación de recibos por honorarios a personas naturales

i. Para el pago a consultores individuales, cuyo contrato exceda los tres meses, se podrá solicitar la apertura de una cuenta de ahorros en un Banco Comercial que se señale en su Contrato, para el depósito de sus honorarios.

ii. El pago de honorarios se efectuará con la conformidad del cumplimiento de las condiciones pactadas en los contratos.

iii. Para el pago a consultores que contrate el Programa cuyo pago de honorarios esté sujeto a la entrega de informes, productos o entregables, el Enlace Institucional y/o Coordinador de Proyecto respectivo o el Administrador Contable-Financiero, según corresponda, presentará a la UE-PMSAJ-MINJUS o la UCP-PMSAJ-PJ, según corresponda, un informe precisando que el informe, producto o entregables del consultor cumple con los requisitos especificados en los términos de referencia y demás términos contractuales y procede el pago.

iv. La UE-PMSAJ-MINJUS y la UE-002-PJ, a través de su Tesorero, mantendrá el registro y control de la documentación correspondiente a los pagos efectuados por honorarios.

6.3.4. Sistema financiero contable La UE-PMSAJ-MINJUS y la UE-002-PJ utilizarán el SIAF y el SIGA (a implementarse), para efectuar la evaluación presupuestal y financiera de las actividades comprendidas en el POA y PAC, y financiadas con los recursos del Programa. Para la elaboración de los reportes financieros del Programa, la UE-PMSAJ-MINJUS y la UE-002-PJ, en coordinación con la UCP-PMSAJ-PJ, realizarán los ajustes necesarios en su sistema financiero contable, que permitan utilizar de una forma apropiada la interfase SIAF-SIGA, permitiendo entre otros, la impresión de los reportes financieros y las solicitudes de desembolso del Programa.



_________________________________________________________________________

6.3.4.1. Control financiero

Para el control financiero de las operaciones del Programa, el SIAF y el SIGA integran el proceso presupuestario y financiero de las transacciones en los registros contables que se generen. Los sistemas proveerán de información presupuestal y financiera oportuna, confiable y eficiente de las operaciones del Programa. Los sistemas permitirán el monitoreo de la ejecución de recursos del Programa de acuerdo a los componentes y categorías señaladas en el contrato de préstamo. Adicionalmente, los sistemas proveerán la información presupuestal y financiera necesaria para preparar la Memoria Institucional de las operaciones relacionadas al Programa.

6.3.4.2. Reportes de gestión financiera

El monitoreo de las operaciones del Programa se hará a través de los Informes mensuales, trimestrales, semestrales o anuales obtenidos a través del SIAF y el SIGA y se ajustarán a los formatos establecidos por los procedimientos del BID. Dichos informes deben comprender lo siguiente:

i. Reportes Financieros Básicos a. Estado de fuentes y usos de fondos por año terminado b. Uso de fondos del proyecto por componente y por actividad por año terminado

ii. Reporte financieros al momento de solicitar desembolsos a. Solicitud de desembolso b. Estado de inversiones acumuladas c. Estados de gastos (para las justificaciones) d. Flujo de caja alineado con las actividades de proyecto e. Conciliación Bancaria

Todos los reportes serán numerados correlativamente y enviados al BID.

6.3.4.3. Contabilización

Las operaciones financieras del Programa serán registradas según el Plan de Cuentas. Para el registro de las operaciones contables que se realicen en el Programa, se emitirá una Nota Contable por cada operación. Esta Nota y la Factura serán los documentos que sustenten la inversión.

6.3.4.4. Control de bienes del activo fijo

El Administrador Contable-Financiero conciliará mensualmente con el Especialista de Contrataciones y Adquisiciones de la UE-PMSAJ-MINJUS y la UCP-PMSAJ-PJ, en los



_________________________________________________________________________

ámbitos de su competencia, el control de las adquisiciones y de los bines patrimoniales y el movimiento y saldo de la cuenta contable que controla los activos fijos del Programa. El Especialista de Contrataciones y Adquisiciones participará en la toma de inventario de bienes del activo fijo, por lo menos una vez al año. Para los activos fijos adquiridos con recursos del Programa, la UE-PMSAJ-MINJUS y la UCP-PMSAJ-PJ, a través de la UE-002-PJ, contratarán una póliza de seguros contra todo riesgo patrimonial.

6.3.4.5. De la gestión documental

La UE-PMSAJ-MINJUS, la UCP-PMSAJ-PJ y la UE-002-PJ, en los ámbitos de su competencia, son responsables de administrar, clasificar, archivar y almacenar adecuadamente toda la documentación que se genere, producto de la ejecución del presente contrato de préstamo. Para dicho fin, asignará un área debidamente acondicionada para garantizar la conservación del acervo documentario. Asimismo las tres Unidades mencionadas se comprometen bajo responsabilidad a presentar toda la documentación necesaria y requerida a las Auditorías Externas e Internas así como a las evaluaciones ex – post que efectué el BID.



_________________________________________________________________________

7. ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES CON RECURSOS DEL PROGRAMA

7.1. Aspectos Generales

7.1.1. Normatividad Aplicable Los procesos de selección para la adquisición de bienes y servicios diferentes a consultorías y consultorías del Programa se rigen por las disposiciones y orden de prelación siguiente:

i. Contrato de Préstamo Nro. 2534/OC-PE. ii. “Políticas para la Adquisición de Bienes y Obras Financiados por el Banco

Interamericano de Desarrollo” GN2349-9, Marzo 2011. iii. “Políticas para la Selección y Contratación de Consultores Financiados

por el Banco Interamericano de Desarrollo” GN2350-9, Marzo 2011. iv. El presente “Manual de Operaciones” aprobado por el MINJUS, PJ y el BID en su

actual versión y por el CIP en eventuales posteriores modificatorias si las hubiere. v. Las demás disposiciones y procedimientos que fueran aplicables.

7.1.2. Disposiciones comunes a los procesos de selección

i. La UE-PMSAJ-MINJUS presentará al BID una propuesta de Aviso General de Adquisiciones (AGA) del Programa, la cual incluirá la información de las contrataciones y adquisiciones que efectuará la UE-PMSAJ-MINJUS y la UCP-PMSAJ-PJ en el marco del Programa, y de conformidad con la normativa del BID en la materia. El BID coordinará su inserción en su portal institucional y la UE-PMSAJ-MINJUS efectuará los arreglos respectivos para publicar el AGA en el sitio web del United Nations Development Programme (UNDB) online.

ii. La UE-PMSAJ-MINJUS solicitará al BID la no objeción en los casos establecidos en el Apéndice 1 de las GN-2349-9 y GN 2350-9, o cuando el BID lo considere necesario.

iii. La UE-PMSAJ-MINJUS es responsable de la publicación del PAC del Programa en el SEACE.

iv. La UCP-PMSAJ-PJ solicitará al BID las no objeciones pertinentes, con copia a la UE-PMSAJ-MINJUS, en los casos establecidos en el Apéndice 1 de las GN-2349-9 y GN 2350-9, o cuando el BID lo considere necesario.

v. Los Comités de Selección son responsables de publicar en el SEACE los avisos de licitación y/o expresiones de interés, comunicaciones, publicación de las actas de adjudicación, y en general toda la información relacionada a las contrataciones y/o adquisiciones en sus respectivos ámbitos. Asimismo deberá publicar los avisos de licitación y/o expresiones de interés en la UNDB.



_________________________________________________________________________

Esquema de Contrataciones y Adquisiciones del Programa

vi. Las contrataciones y adquisiciones sólo podrán ser financiadas con recursos del Programa si están contenidas en el PAC o forman parte de gastos de contratación anticipada o financiamiento retroactivo con no objeción del BID.

vii. En la programación de las contrataciones y adquisiciones, se deberán considerar los tiempos de procesamiento estimados para cada proceso de selección, así como los actos previos de aprobación, antes de convocar el proceso de selección, de manera que éstos se puedan efectuar oportunamente.

viii. Los procesos de selección se inician con la publicidad del proceso (convocatoria) y terminan con la adjudicación del contrato o declaración de desierto o fracasado, realizados por el Comité de Selección.

ix. La responsabilidad de los Enlaces Institucionales, en los procesos de selección y en la ejecución del contrato suscrito, estará referida al cumplimiento de los aspectos técnicos y la ejecución propiamente dicha del contrato; en tanto que las responsabilidades de la UE-PMSAJ-MINJUS y de la UCP-PMSAJ-PJ estarán referidas al cumplimiento de los aspectos formales y administrativos vinculados al proceso de selección, ejecución del contrato y a la utilización de los recursos necesarios para proceder a efectuar los pagos acordados en el contrato.

7.1.3. Responsabilidades

i. La UE-PMSAJ-MINJUS es responsable de la publicación del PAC del Programa en el SEACE.

ii. La UE-PMSAJ-MINJUS y la UCP-PMSAJ-PJ, en coordinación con la UE-002-PJ, están a cargo de la ejecución de los recursos del Programa en el ámbito de sus competencias, por consiguiente están a cargo de la conformación de los Comités de Selección, la posterior suscripción de los contratos y el pago por los bienes y servicios prestados.

BID

UE-PMSAJ-MINJUS

UCP-PMSAJ-PJ

RespuestaCon copia

Solicitud

Respuesta

Solicitud

Todas las solicitudes de no objeción de la UCP-PMSAJ-PJ deberán ir dirigidas al BID con copia a la UE-PMSAJ-MINJUS. BID responde a la UCP-PMSAJ-PJ con copia a la UE-PMSAJ-MINJUS.

Con copia



_________________________________________________________________________

iii. Los Enlaces Institucionales y Coordinadores de Proyectos de las Entidades Beneficiaria, con apoyo de los Supervisores de Proyectos, son responsables de la ejecución técnica del Programa y, por consiguiente, de la definición de los Términos de Referencia, de las Especificaciones Técnicas y del estimado del costo de las intervenciones, de acuerdo a las necesidades del Programa, y de la posterior administración de los contratos de adquisiciones y contrataciones incluyendo el otorgamiento de la conformidad de los entregables.

iv. El Comité de Selección es responsable de llevar a cabo el proceso de selección de las adquisiciones y contrataciones, desde la elaboración y aprobación de la solicitud de propuestas o de los documentos de licitación, hasta la recomendación y la notificación para la adjudicación del contrato. También es responsabilidad del Comité de Selección, la publicidad del proceso, las comunicaciones con las firmas u oferentes y cualquier otra acción tendiente a conducir el proceso hasta su finalización.

7.1.4. Asesores en los procesos de selección Con recursos del Programa podrán contratarse consultores externos especializados para asesorar a la Entidad Beneficiaria o al Comité de Selección en procesos de adquisiciones y contrataciones de alta complejidad técnica. Para el caso los TdR deberán contar con la no objeción del BID y el proceso deberá estar incluido en el PAC. Los expertos (consultores o firmas consultoras) contratados por la UE-PMSAJ-MINJUS o la UCP-PMSAJ-PJ como asesores podrán participar como miembros del Comité de Selección si así se considerara pertinente.

7.1.5. Comités de selección

7.1.5.1. Definición

El Comité de Selección es una instancia autónoma y colegiada conformada por representantes de la UE-PMSAJ-MINJUS o de la UCP-PMSAJ-PJ, según sea el caso, y las Entidades Beneficiarias con el objeto de llevar a cabo los procesos de selección para la adquisición y contratación de bienes y servicios diferentes a consultoría y consultorías, que estén programados en el PAC. Los miembros del Comité gozan de las mismas facultades, no existiendo jerarquía entre ellos. Sus integrantes son solidariamente responsables de su actuación. El Comité tiene como primordial responsabilidad observar las más elevadas normas éticas durante el proceso de selección, así como por función velar porque quienes participen de un proceso cuenten con la misma información e igualdad de oportunidades para competir, y que el proceso se lleve a cabo con transparencia.



_________________________________________________________________________

7.1.5.2. De la Autonomía

La autonomía de la que goza el Comité durante el proceso de selección no excluye su obligación de realizar las modificaciones que el BID disponga. La UE-PMSAJ-MINJUS y la UCP-PMSAJ-PJ, en los ámbitos de su competencia, podrán hacer recomendaciones al Comité, basado en el cumplimiento de las disposiciones del Contrato de Préstamo, las normas y políticas del BID en la materia y/o del presente Manual.

7.1.5.3. Designación y conformación de los Comités de Selección

i. Para la UE-PMSAJ-MINJUS

El Comité de Selección será designado por la UE-PMSAJ-MINJUS y la UCP-PMSAJ-PJ, según corresponda. Para tal efecto, en el caso de las intervenciones y proyectos a cargo de la UE-PMSAJ-MINJUS, los Comités de Selección estarán conformados por uno (1) o dos (2) integrantes titulares de la entidad beneficiaria, con igual número de suplentes, propuestos por el Enlace Institucional. Estos integrantes podrían ser el Enlace Institucional, el Coordinador de Proyecto o un Funcionario técnico calificado del área directamente beneficiaria de la adquisición o contratación en la entidad o un Asesor. Asimismo, los Comités de Selección deberán incluir dos (2) o tres (3) integrantes titulares, con igual número de suplentes de la UE-PMSAJ-MINJUS. Estos integrantes podrían ser el Especialista en Adquisiciones y Contrataciones, el Supervisor del Proyecto y cualquier otro consultor contratado por parte de la UE-PMSAJ-MINJUS. En los casos en que transcurrido tres (3) días laborables del día de la solicitud por parte de la UE-PMSAJ-MINJUS a la entidad beneficiaria del o los integrantes al Comité de Selección sin que medie respuesta de designación por parte de la entidad beneficiaria, la UE-PMSAJ-MINJUS designará al o los integrantes procedente del equipo de consultores contratados por la UE-PMSAJ-MINJUS.

ii. Para la UCP-PMSAJ-PJ El Comité de Selección será designado por la UE-PMSAJ-MINJUS y UCP-PMSAJ-PJ, según corresponda, y estará conformado por dos (2) ó tres (3) integrantes titulares de la entidad beneficiaria, con igual número de suplentes, propuestos por el Enlace Institucional. Estos integrantes podrían ser el Enlace Institucional, el Coordinador de Proyecto y un Funcionario técnico calificado del área directamente beneficiaria de la adquisición o contratación en la entidad o un Asesor. Asimismo los Comités de Selección deberán incluir uno (1) ó dos (2) integrantes titulares, con igual número de suplentes, de la UE-PMSAJ-MINJUS y UCP-PMSAJ-PJ, según corresponda. Estos integrantes podrían ser el Especialista en Adquisiciones y Contrataciones y el Supervisor del Proyecto. En términos generales, dos tercios del Comité de Selección deberá estar conformado por técnicos calificados vinculados a la temática de la contratación. Uno de los miembros del Comité será designado como su Presidente. Los Comités de Selección serán conformados siempre con números impares.



_________________________________________________________________________

La UE-PMSAJ-MINJUS y la UCP-PMSAJ-PJ, según corresponda, comunicarán a cada integrante del Comité de Selección su designación, además de entregar al Presidente del mismo los documentos del proceso de selección, a efectos de proceder a instalar el Comité de Selección. La UE-PMSAJ-MINJUS y UCP-PMSAJ-PJ, según corresponda, en coordinación con el Enlace Institucional, podrán designar Comités de Selección Permanentes para los procesos de selección que se lleven a cabo.

7.1.5.4. Competencia de los Comités de Selección

El Comité de Selección, dependiendo de la modalidad de selección elegida, es competente para:

Preparar los documentos del proceso de selección

Publicitar el proceso (Convocatoria)

Elaborar las Actas del proceso

Revisar la propuesta de criterios de evaluación presentada por la Entidad Beneficiaria, de acuerdo a las necesidades y los objetivos de la contratación.

Absolver las consultas que se presenten

Recibir y abrir las propuestas

Evaluar las propuestas.

Elaborar informes de evaluación

Emitir la recomendación para la adjudicación del contrato.

Comunicar a los postores el resultado del proceso.

Cancelar o declarar desierto o fracasado el proceso

Otras que disponga el presente Manual.

7.1.5.5. Impedimentos para ser miembro del Comité de Selección

Se encuentran impedidos de participar como miembros del Comité:

El Coordinador General de la UE-PMSAJ-MINJUS y el Coordinador de la UCP-PMSAJ-PJ

Cualquier persona que tenga conflicto de interés con el resultado de la adquisición o la contratación con alguno de los licitantes o consultores.

7.1.5.6. Remoción o renuncia

Los integrantes del Comité de Selección podrán renunciar o ser removidos por causa de fuerza mayor debidamente justificada o por cese en el servicio (finalización del contrato o resolución del mismo), declarado mediante documento debidamente motivado. El miembro suplente sustituye al titular por ausencia de este último y a su vez el miembro titular podrá reincorporarse al Comité.



_________________________________________________________________________

7.1.5.7. Quórum y acuerdos

Para sesionar y adoptar acuerdos válidos, el Comité se sujetará a las siguientes reglas:

Hay quórum cuando la totalidad de sus miembros se encuentren presentes, completándose en caso de ausencia con los suplentes respectivos. El presidente del Comité de Selección dispone y comunica a los demás miembros la reunión a sostenerse, en un plazo no menor a 24 horas.

Los acuerdos son tomados por unanimidad o por mayoría. No cabe la abstención por parte de ninguno de los miembros.

Los actos del Comité de Selección constarán en Actas que, debidamente suscritas, quedarán bajo custodia de la UE-PMSAJ-MINJUS o la UCP-PMSAJ-PJ, según corresponda. Las actas dejarán constancia de los temas tratados, las decisiones adoptadas, así como la fundamentación del voto o votos discrepantes. El Presidente del Comité es responsable de la generación de las Actas y el Especialista de Adquisiciones y Contrataciones es el encargado de elaborar las mismas, así como de publicar la información pertinente en el SEACE y la UNDB.

7.1.5.8. Cese de las funciones

El Comité de Selección cesa en sus funciones cuando emita la recomendación de la adjudicación del contrato mediante documento escrito y comunique el resultado a los postores del proceso, ó cuando se cancele el proceso. Sin embargo, si posteriormente existiera la necesidad de remitir información sobre el proceso de adquisiciones y contrataciones en el que formaron parte, los integrantes del Comité se podrán reunir a fin de atender dicha solicitud de información.

7.1.5.9. Adjudicación del contrato, inconformidades y quejas

En todos los procesos de selección, el Comité de Selección notificará los resultados del proceso. Si con posterioridad a la notificación de la adjudicación, un oferente desea informarse sobre las razones por las cuales su oferta no fue seleccionada, debe dirigir su solicitud a la UE-PMSAJ-MINJUS o la UCP-PMSAJ-PJ, según corresponda, las cuales coordinarán con los integrantes del Comité de Selección respectivo la respuesta apropiada. Si el oferente no considera satisfactoria la explicación proporcionada por la UE-PMSAJ-MINJUS/UPC-PJ y desea una reunión con funcionarios del BID, para ello debe dirigirse por escrito a la representación del país con copia a la División de Adquisiciones de Proyectos del BID en Washington DC, quien organizará una reunión al nivel y con los funcionarios apropiados. En esa reunión se discutirá exclusivamente la oferta del oferente, y no las ofertas de los competidores. 7.1.5.10. Comunicaciones

El Comité de Selección podrá utilizar sistemas electrónicos para distribuir los documentos del proceso de selección, asegurando que no se pueda realizar



_________________________________________________________________________

modificaciones a dichos documentos, teniendo en cuenta lo que establecen para tales efectos las normas y políticas de contratación del BID.

7.2. Tipos de Procesos de contratación del Programa

Los procesos y límites de contratación acordados para el Programa están establecidos en el siguiente cuadro, para cada uno de los componentes tanto para la contratación de obras, bienes, servicios diferentes a consultoría y servicios de consultoría.

Categoría de Gasto

Método de Adquisición Monto del Contrato

(Límites en U$S)

1. Obras

Licitación Pública Internacional (LPI) >= 3.000.000

Licitación Pública Nacional (LPN) < 3.000.000 y >250.000

Comparación de Precios (CP) <= 250.000

Contratación Directa (CD) No considera tope

2. Bienes y Servicios

diferentes a consultoría

Licitación Pública Internacional (LPI) >= 250.000

Licitación Pública Nacional (LPN) <250.000 y >50.000

Comparación de Precios (CP) <= 50.000

Contratación Directa (CD) No considera tope

3. Servicios de Consultoría

a) Firmas Consultoras

Lista Corta Internacional. Selección basada en la calidad y el costo (SBCC)

>= 350.000

Lista Corta Nacional. Selección basada en la calidad y el costo (SBCC)

>=350.000

Selección basada en el menor costo (SBMC), Selección basada en Presupuesto Fijo (SBPF),

Selección Basada en Calidad (SBC) >=200.000

Selección basada en las calificaciones de los Consultores (SCC)

>=100.000

Selección Directa (SD) No considera tope

b) Consultores Individuales

Selección basada en las calificaciones de los consultores (CI)

No considera tope

Selección Directa (SD) No considera tope

Umbrales para la planificación de adquisiciones y examen previo:

Categoría de Gasto Umbrales de Revisión Previa

Obras Procesos mayores a US$ 1.000.000, el primer proceso de cada método independientemente del monto y todas las contrataciones directas.

Bienes Procesos mayores a US$ 150.000, el primer proceso de cada método de adquisición independientemente del monto y todas las contrataciones directas.

Servicios diferentes a consultoría

Procesos mayores a US$ 150.000, el primer proceso de cada método de adquisición independientemente del monto y todas las contrataciones directas.

Firmas Consultoras Procesos mayores a US$ 100.000, el primer proceso de cada método de selección independientemente del monto y todas las contrataciones directas.



_________________________________________________________________________

Consultores Individuales

Contratos mayores a US$ 50.000 y todas las contrataciones directas. Los integrantes de la UE-PMSAJ-MINJUS y UCP-PMSAJ-PJ requieren revisión previa.

7.2.1. Modalidades de contratación de obras, bienes y servicios diferentes a consultoría

7.2.1.1. Licitación pública internacional (LPI)

Para efectos de aplicar esta modalidad se utilizarán los documentos estándar de LPI concordados previamente con el BID. En el cronograma siguiente, se están considerando las áreas responsables y la duración prevista para los procesos de contratación y suscripción de contratos.

Proceso de contratación mediante Licitación Pública Internacional

Paso Actividad Responsables Tiempo en días

calendario

Tiempo acumulado

Actividades previas

1 Designación del Comité de Selección UE-PMSAJ-

MINJUS y/o UCP-PMSAJ-PJ

2 -

2

Revisión y entrega de documentación previa (Incluye TdR, expediente técnico, disponibilidad, numeración, etc.). Estos documentos deben ser preparados con antelación.

Enlace Institucional y

Coordinador de Proyecto

3 5

3

Preparación de los documentos de licitación (instrucciones a los licitantes, datos de la licitación, condiciones generales del contrato, condiciones especiales del contrato, especificaciones técnicas de las obras y llamado de licitación y procedimientos de anuncio) y solicitud de no objeción.

Comité de Selección - UE-PMSAJ-MINJUS y/o UCP-PMSAJ-

PJ

30 35

4 No objeción BID 10 45

5 Aprobación de documentos de licitación UE-PMSAJ-


3 48

ACTIVIDADES DEL PROCESO

6 Publicación en los diarios locales, en el SEACE y en UNDB del llamado a licitación y del aviso específico

Comité de Selección

1 49

7 Venta de bases UE-PMSAJ-

MINJUS Y UCP-PMSAJ-PJ

45 94

8 Recepción y apertura pública de las ofertas


1 95

9 Evaluación de las ofertas y presentación del informe detallado al BID sobre la evaluación y comparación de las ofertas

Comité Especial – UE-PMSAJ-

30 125



_________________________________________________________________________


calendario

Tiempo acumulado

recibidas, junto con las recomendaciones para la adjudicación.


10 No objeción a resultados de evaluación de las ofertas

BID 10 135

11 Notificación buena Pro y remisión del Informe Final


2 137

12 Publicación de resultados en los mismos medios de convocatoria


3 140

13

Comunicación de fecha de firma de contrato, revisión, preparación de la documentación y suscripción del contrato.

UE-PMSAJ-MINJUS y/o UCP-

PMSAJ-PJ 21 161

14 Remisión de una copia fedateada al BID, publicación de la adjudicación en la UNDB y en el SEACE


PMSAJ-PJ 1 162

7.2.1.2. Licitación Pública Nacional (LPN)

Para efectos de aplicar esta modalidad se utilizarán los documentos estándar de LPN concordados previamente con el Banco. En el cronograma siguiente, se están considerando las áreas responsables y la duración prevista para los procesos de contratación y suscripción de contratos.


calendario

Tiempo acumulado

Actividades previas



2 -

2



Coordinador de Proyecto

3 5

3

Preparación de los documentos de licitación (instrucciones a los licitantes, datos de la licitación, condiciones generales del contrato, condiciones especiales del contrato, especificaciones técnicas de las obras y llamado de licitación y procedimientos de anuncio) y solicitud de no objeción.


PJ

30 35


5 Aprobación de documentos de licitación UE-PMSAJ-


3 48



_________________________________________________________________________


calendario

Tiempo acumulado

ACTIVIDADES DEL PROCESO

6 Publicación en diarios locales y en el SEACE


1 49

7 Venta de bases UE-PMSAJ-


30 79

8 Recepción y apertura pública de las ofertas


1 80

9

Evaluación de las ofertas y presentación del informe detallado al BID sobre la evaluación y comparación de las ofertas recibidas, junto con las recomendaciones para la adjudicación.

Comité de Selección – UE-PMSAJ-MINJUS y/o UCP-PMSAJ-

PJ

30 110


BID 10 120



2 122

12 Publicación de resultados en los mismos medios de convocatoria


PMSAJ-PJ 3 125

13



PMSAJ-PJ 21 146

14 Remisión de una copia fedateada al BID y Publicación de la Adjudicación en el SEACE


PMSAJ-PJ 1 147

7.2.1.3. Comparación de precios (CP)

En el cronograma siguiente, se están considerando los días previstos para el proceso de contratación y suscripción del contrato bajo esta modalidad. Asimismo, se están considerando las áreas responsables y la duración prevista para los procesos de contratación y suscripción de contratos.


calendario

Tiempo acumulado

Actividades previas



2 2

2



Coordinadores de Proyecto

5 7



_________________________________________________________________________


calendario

Tiempo acumulado

3 Preparación de la solicitud de cotización (expediente, especificaciones técnicas de las obras y solicitud de no objeción)


PJ

15 22


5 Aprobación de la solicitud de cotización UE-PMSAJ-


3 35

Actividades del proceso

6 Envío Solicitudes de Cotización Comité de Selección

1 36

8 Preparación de propuestas Oferentes 15 51

11 Recepción y evaluación de ofertas Comité de Selección

1 52

12

Evaluación de las ofertas y presentación del informe detallado al BID sobre la evaluación y comparación de las ofertas recibidas, junto con las recomendaciones para la adjudicación.

Comité de Selección - UE-

PMSAJ-MINJUS Y UCP-PMSAJ-PJ

7 59


BID 10 69



PMSAJ-PJ 1 70

16


UE-PMSAJ-MINJUS y/o UCP-PMSAJ-PJ-Legal

10 80

17 Remisión de una copia fedateada al BID UE-PMSAJ-


1 81

7.2.1.4. Contratación directa (CD)

La contratación directa se lleva a cabo sin competencia (una sola fuente). Si bien es una modalidad utilizada excepcionalmente, puede ser un método adecuado en las siguientes circunstancias:

i. Un contrato existente para la ejecución de obras o el suministro de bienes, adjudicado de conformidad con procedimientos aceptables para el BID, puede ampliarse para incluir bienes u obras adicionales de carácter similar. En tales casos se debe justificar, a satisfacción del BID, que no se puede obtener ventaja alguna con un nuevo proceso competitivo y que los precios del contrato ampliado son razonables. Cuando se prevea la posibilidad de una ampliación, se deben incluir estipulaciones al respecto en el contrato original;



_________________________________________________________________________

ii. La estandarización de equipo o de repuestos, con fines de compatibilidad con el equipo existente, puede justificar compras adicionales al proveedor original. Para que se justifiquen tales compras, el equipo original debe ser apropiado, el número de elementos nuevos por lo general debe ser menor que el número de elementos en existencia, el precio debe ser razonable y deben haberse considerado y rechazado las ventajas de instalar equipo de otra marca o fuente con fundamentos aceptables para el BID;

iii. El equipo requerido es patentado o de marca registrada y puede obtenerse de una sola fuente;

iv. El contratista responsable del diseño de un proceso exige la compra de elementos críticos de un proveedor determinado como condición de mantener su garantía de cumplimiento; y

v. En casos excepcionales, tales como en respuesta a desastres naturales

7.2.1.5. Modalidades para los procesos de contratación de servicios de consultoría

La selección y contratación de los servicios de consultoría requeridos por el Programa se rigen por las normas y políticas para la selección y contratación de consultores del BID. Conformación de la lista corta (firmas consultoras): La determinación de las listas cortas se efectuará en base a la publicación de manifestaciones o expresiones de interés de consultores, en las se les solicita información básica que permita evaluar la posibilidad de que puedan integrar las indicadas listas cortas. Para consultorías de contratos inferiores a US$ 350.000, estas listas podrán estar compuestas en su totalidad por firmas nacionales. A continuación se detallan los diferentes métodos de selección aplicables al Programa en materia de consultoría, tanto para firmas consultoras como para consultores individuales, así como los procesos que permiten conocer las actividades que deben desarrollar en cada caso.

7.2.1.6. Selección basada en la calidad y costo (SBCC)

La SBCC es un proceso competitivo entre las firmas incluidas en la lista corta donde se tiene en cuenta la calidad de la propuesta y el costo de los servicios. La ponderación que se asigne a la calidad y al costo se determinara en cada caso de acuerdo a la naturaleza del trabajo que se ha de realizar.

Paso Actividad Responsable Tiempo en

días calendario

Tiempo acumulado

Actividades previas

1 Elaboración de Términos de Referencia y estimación de costos (presupuesto)

Enlace Institucional y Coordinares de Proyectos

30 30



_________________________________________________________________________


días calendario

Tiempo acumulado

2 Designación del Comité de Selección UE-PMSAJ-MINJUS Y

UCP-PMSAJ-PJ 2 32

3 Preparación de Aviso Específico de Adquisiciones y remisión al BID

Comité de Selección -UE-

PMSAJ-MINJUS y/o

UCP-PMSAJ-PJ

2 34

4

Publicación del Aviso Específico de Adquisiciones en el SEACE y Periódico de circulación nacional. Si la consultoría es mayor a US$ 200 mil se publicará además en la UNDB online y BID.


14 48

5 Preparación de Lista Corta y solicitud de No Objeción al BID de la Lista Corta


PMSAJ-MINJUS y/o

UCP-PMSAJ-PJ

3 51

6 No objeción del BID de la Lista Corta BID 5 56

7

Preparación de la Solicitud de Propuesta (carta de invitación, Instrucciones a los consultores, TdR y contrato propuesto) y presentación al BID para no Objeción


PMSAJ-MINJUS y/o

UCP-PMSAJ-PJ

7 63

8 No objeción del BID a la Solicitud de Propuesta

BID 10 73


9 Invitación a los postores de la lista corta Comité de Selección

1 74

10 Recepción de propuestas y apertura pública de propuestas técnicas


28 102

11 Evaluación de ofertas técnicas Comité de Selección

14 116

12 Elaboración del informe de evaluación técnica y presentación al BID para no objeción

Comité de Selección- UE-PMSAJ-MINJUS Y/O

UCP-PMSAJ-PJ

2 118

13 No objeción al informe de evaluación técnica

BID 10 128

14 Apertura de propuestas económicas Comité de Selección

1 129

15

Negociación de contrato con consultor con mayor puntaje, elaboración de acta e informe final, y elevación para no objeción


7 136

16 Remisión al BID del informe final con resultado del proceso y contrato.

UE-PMSAJ-MINJUS y/o

UCP-PMSAJ-PJ 2 138

17 No objeción al informe final con resultado del proceso y contrato

BID 10 148



_________________________________________________________________________


días calendario

Tiempo acumulado

18

Comunicación de fecha de firma de contrato, revisión y preparación de documentación y suscripción del contrato

UE-PMSAJ-MINJUS y/o

UCP-PMSAJ-PJ 10 158

19

Remisión de copia fedateada al BID, publicación de la Adjudicación en el SEACE. Si la consultoría era mayor a US$ 200 mil se publicará además en la UNDB.

UE-PMSAJ-MINJUS y/o

UCP-PMSAJ-PJ 1 159

7.2.1.7. Selección basada en la calidad (SBC)

Este método es apropiado para contratar servicios complejos o altamente especializados, en que los TDR y la aportación que se requiere de los consultores resultan difíciles de precisar, y en que el contratante espera que los consultores demuestren innovación en sus propuestas (por ejemplo, estudios económicos o sectoriales de países, estudios de factibilidad multisectoriales, diseño de una planta de descontaminación y reducción de desechos peligrosos o un plan maestro de urbanización, reformas del sector financiero); servicios que tienen importantes repercusiones futuras y en los que el objetivo es contar con los mejores expertos (por ejemplo, estudios de factibilidad y diseño técnico estructural de importantes obras de infraestructura como grandes presas, estudios de políticas de importancia nacional, estudios sobre administración de grandes organismos públicos); y servicios que se pueden ejecutar en formas sustancialmente distintas, de manera que las propuestas no serían comparables (por ejemplo, asesoramiento en materia gerencial, y estudios sectoriales y de políticas en que el valor de los servicios depende de la calidad del análisis).


días calendario

Tiempo acumulado

Actividades previas

1 Elaboración de Términos de Referencia y estimación de costos (presupuesto)

Enlace Institucional y Coordinadores de Proyectos

30 30


UCP-PMSAJ-PJ 2 32



PMSAJ-MINJUS y/o

UCP-PMSAJ-PJ

2 34

4 Publicación del Aviso Específico de Adquisiciones en el SEACE y Periódico de circulación nacional. Si la consultoría


14 48



_________________________________________________________________________


días calendario

Tiempo acumulado

es mayor a US$ 200 mil se publicará además en la UNDB online y BID.

5 Preparación de Lista Corta y solicitud de no objeción al BID a Lista Corta

UE-PMSAJ-MINJUS Y

UCP-PMSAJ-PJ 3 51

6 No objeción del BID Lista Corta BID 5 56

7



PMSAJ-MINJUS y/o

UCP-PMSAJ-PJ

7 63


BID 10 73



1 74


Comité de

Selección 28 102

11 Evaluación de ofertas técnicas

Comité de

Selección 14 116



UCP-PMSAJ-PJ

2 118


BID 10 128

14 Apertura de propuestas económicas si así se requirió en la Solicitud de Propuesta


1 129

15



7 136


UE-PMSAJ-MINJUS y/o

UCP-PMSAJ-PJ 2 138


BID 10 148

18


UE-PMSAJ-MINJUS y/0

UCP-PMSAJ-PJ 10 158

19


UE-PMSAJ-MINJUS y/o

UCP-PMSAJ-PJ 1 159



_________________________________________________________________________

7.2.1.8. Selección Basada en Presupuesto Fijo (SBPF)

Este método es apropiado sólo cuando el trabajo es sencillo y se puede definir con precisión, y cuando el presupuesto es fijo. En la SP se debe indicar el presupuesto disponible y pedir a los consultores que presenten, en sobres separados, sus mejores propuestas técnicas y de precio dentro de los límites del presupuesto. Los TdR se deben preparar con especial cuidado a fin de garantizar que el presupuesto sea suficiente para que los consultores realicen los servicios previstos. Primero se deben evaluar todas las propuestas técnicas, tal como se indica en el método de SBCC. Luego, se debe proceder a abrir en público los sobres con los precios, los que deben ser leídos en voz alta. Las propuestas que excedan al presupuesto indicado deben ser rechazadas. El consultor que haya presentado la propuesta técnica mejor clasificada de todas debe ser seleccionado e invitado a negociar un contrato.


días calendario

Tiempo acumulado

Actividades previas

1 Elaboración de Términos de Referencia y definición de presupuesto fijo


30 30


UCP-PMSAJ-PJ 2 32



PMSAJ-MINJUS y/o

UCP-PMSAJ-PJ

2 34

4



14 48



PMSAJ-MINJUS y/o

UCP-PMSAJ-PJ

3 51


7



PMSAJ-MINJUS y/o

UCP-PMSAJ-PJ

7 63


BID 10 73



1 74



_________________________________________________________________________


días calendario

Tiempo acumulado



28 102


14 116



UCP-PMSAJ-PJ

2 118


BID 10 128


1 129

15



7 136


UE-PMSAJ-MINJUS y/o

UCP-PMSAJ-PJ 2 138


BID 10 148

18


UE-PMSAJ-MINJUS y/o

UCP-PMSAJ-PJ 10 158

19


UE-PMSAJ-MINJUS y/o

UCP-PMSAJ-PJ 1 159

7.2.1.9. Selección basada en el menor costo (SBMC)

Este método es solamente apropiado para seleccionar consultores que hayan de realizar servicios de tipo estándar o rutinario (por ejemplo, auditorias, diseño técnico de obras poco complejas y otros similares) para los que existen prácticas y normas bien establecidas. En este método se establece una calificación “mínima” para la “calidad”. Se invita a los consultores que integran una lista corta a presentar propuestas en dos sobres separados. Primero se abren los sobres con las propuestas técnicas, las que se evalúan. Aquellas que obtienen menos del puntaje mínimo se rechazan, y los sobres con las propuestas de precio de los consultores restantes se abren en público. A continuación se selecciona la firma que ofrece el precio más bajo y se publica la adjudicación del contrato. Cuando se aplique este método, se debe definir la calificación mínima, y todas las propuestas que excedan el mínimo compiten sólo con respecto al “costo”. La calificación mínima se indicará en la SP.



_________________________________________________________________________


días calendario

Tiempo acumulado

Actividades previas

1

Elaboración de Términos de Referencia, estimación de costos (presupuesto) y determinación de calificación mínima para la calidad de la propuesta.


30 30


UCP-PMSAJ-PJ 2 32



PMSAJ-MINJUS y/o

UCP-PMSAJ-PJ

2 34

4



14 48



PMSAJ-MINJUS y/o

UCP-PMSAJ-PJ

3 51


7



PMSAJ-MINJUS y/o

UCP-PMSAJ-PJ

7 63


BID 10 73



1 74



28 102


14 116



UCP-PMSAJ-PJ

2 118


BID 10 128


1 129

15



7 136



_________________________________________________________________________


días calendario

Tiempo acumulado


UE-PMSAJ-MINJUS y/o

UCP-PMSAJ-PJ 2 138


BID 10 148

18


UE-PMSAJ-MINJUS y/o

UCP-PMSAJ-PJ 10 158

19


UE-PMSAJ-MINJUS y/o

UCP-PMSAJ-PJ 1 159

7.2.1.10. Selección basada en la calificación de consultores (SCC)

Este método se puede utilizar para servicios menores para los cuales no se justifican ni la preparación ni la evaluación de propuestas competitivas. La UE-PMSAJ-MINJUS o la UCP-PMSAJ-PJ, según corresponda, preparara los TdR, solicitara las expresiones de interés e información sobre la experiencia y la competencia de los consultores en lo que respecta al trabajo, confeccionará una lista corta y seleccionará a la firma que tenga las calificaciones y referencia más apropiadas, se pedirá a la firma seleccionada que presenta una propuesta técnica conjuntamente con una propuesta de precios y se la invitará a negociar el contrato.

7.2.1.11. Selección directa de firma consultora (SD)

La selección directa de consultores no ofrece los beneficios de la competencia en lo que respecta a la calidad y el costo y carece de transparencia lo que podría promover prácticas inaceptables. Por consiguiente sólo se utilizará en casos excepcionales. La justificación de este método de selección se examinará en el contexto de los intereses generales del Programa y en la obligación de velar por la economía y eficiencia y de ofrecer oportunidades equitativas a todos los consultores calificados. Para esta modalidad de contratación el BID realizará la revisión ex ante y se aplicará sólo en los siguientes casos considerados excepcionales: (a) Para la contratación de servicios que constituyen una continuación natural de servicios realizados anteriormente por alguna otra firma contratada mediante procesos de selección competitivos; (b) Para operaciones de emergencia en respuesta a desastres y de servicios de consultoría necesarios por el plazo de tiempo inmediato después de la emergencia; (c) Para la contratación de servicios muy pequeños, o; (d) Para la contratación de una firma que está calificada o tiene experiencia de valor excepcional para los servicios.



_________________________________________________________________________

7.2.1.12. Selección de consultores individuales (CI)

Normalmente se emplea a consultores individuales para servicios para los que: (a) no se necesitan equipos de personal; (b) no se necesita apoyo profesional adicional externo (de la oficina central); y (c) la experiencia y las calificaciones de la persona son los requisitos primordiales. Si debido al alto número de consultores individuales la coordinación, la administración o la responsabilidad colectiva se hicieran difíciles, sería preferible contratar a una firma de consultores.

La selección de consultores individuales se hace teniendo en cuenta sus calificaciones para realizar el trabajo. No se requiere publicación y los consultores no necesitan presentar propuestas. Se pueden seleccionar sobre la base de la comparación de las calificaciones de por lo menos tres (3) candidatos entre quienes hayan expresado interés en el trabajo, o bien hayan sido contactados directamente por la UE-PMSAJ-MINJUS o la UCP-PMSAJ-PJ, según corresponda. Las personas consideradas en la comparación de calificaciones deben cumplir con las calificaciones mínimas pertinentes y los que se seleccionen para ser contratados por la UE-PMSAJ-MINJUS o la UCP-PMSAJ-PJ, según corresponda, deben ser los mejores calificados y deben ser plenamente capaces de realizar el trabajo. La capacidad de los consultores se juzgará sobre la base de sus antecedentes académicos, su experiencia profesional y, si corresponde, su conocimiento de las condiciones locales, como el idioma, la cultura, el sistema administrativo y la organización del gobierno.

En algunas ocasiones, los funcionarios permanentes o asociados de una firma de consultores pueden estar disponibles para trabajar como consultores independientes. En esos casos, las disposiciones sobre conflicto de intereses descritas en las presentes Políticas se deben aplicar a la empresa matriz y filial.



_________________________________________________________________________

8. AUDITORIAS

Durante la ejecución del Programa, la UE-PMSAJ-MINJUS debe presentar anualmente al BID los Estados Financieros auditados del Programa, a más tardar dentro de los 120 días de finalizado el correspondiente ejercicio fiscal. La UE-PMSAJ-MINJUS en concordancia con los procedimientos establecidos en el Contrato de Préstamo y con las normas y políticas del BID en la materia, prepara los Términos de Referencia para la contratación de la auditoria, los mismos que se remitirán para la no objeción del BID. La auditoría del Programa será realizada por firmas independientes elegibles para el BID. El procedimiento de selección de la firma auditora será de acuerdo a la norma BID AF-200, por lo tanto una vez otorgada la no objeción del BID para el proceso de selección, la UE-PMSAJ-MINJUS deberá solicitar autorización a la Contraloría General de la República para que la UE-PMSAJ-MINJUS ejecute el proceso de selección de la firma auditora, la cual será contratada para todo el periodo de ejecución del Programa. Los costos de la auditoría formarán parte del costo del Programa y serán financiados con los recursos del préstamo. Para las labores de la auditoría, la UE-PMSAJ-MINJUS coordinará con la UCP-PMSAJ-PJ y la UE-002-PJ, las acciones oportunas de preparación y consolidación de la información a ser auditada, además de las visitas necesarias para la verificación de la documentación en poder de la UCP-PMSAJ-PJ y la UE-002-PJ.



_________________________________________________________________________

9. REGISTROS Y ARCHIVOS

Los registros y archivos del programa deberán contener como mínimo las siguientes condiciones:

i. Los expedientes deberán contener documentación original archivada en orden cronológico, la cual estará sellada y foliada correlativamente.

ii. Los archivos deben estar contenidos en ambientes seguros exclusivos para ese fin, con acceso restringido. Se designará una persona responsable del archivo, quien controlará el acceso al sector (bajo llave) y la actividad en el mismo. Se tomarán medidas para que el local destinado a archivo sea de bajo riesgo de incendio (prohibición de fumar, entre otras).

iii. En caso de retirarse expedientes del archivo, quien los retira deberá hacerse responsable de controlar que los mismos estén completos. Igualmente, el responsable del archivo cuidará que los mismos se le reintegren completos. Los movimientos de expedientes y los controles de integridad antes referidos, como asimismo el agregado de documentación, deberán quedar adecuadamente documentados.

iv. Deberá implementarse un procedimiento para que la persona responsable del archivo pueda transferir su responsabilidad a otra persona (caso de vacaciones, etc.). Debe quedar documentada la transferencia de esta responsabilidad y el estado del archivo y los expedientes en dicha oportunidad.

v. Debe existir un registro de expedientes.



_________________________________________________________________________

10. CRITERIOS ARQUITECTÓNICOS PARA LAS INTERVENCIONES CON COMPONENTE DE

INFRAESTRUCTURA FÍSICA

10.1. Objetivos y contexto

Entre los objetivos del PMSAJ destacan:

i. Mejorar el acceso a la justicia de la población más vulnerable, considerando las condiciones idóneas para ofrecer un servicio próximo, inteligible, adecuado y satisfactorio al ciudadano en general y especialmente a dicha población. Para ello se pretende eliminar la fragmentación con que las diferentes instituciones que sirven y administran la justicia prestan dicho servicio, ofreciendo un servicio integral e integrado.

ii. Reducir la sobrecarga procesal, mediante diversas actuaciones entre las que destaca la descentralización de los servicios, desplazándolos a las zonas con mayor sobrecarga y menor cobertura.

iii. Planificar las infraestructuras con proyección a medio y largo plazo, que permita prever el crecimiento de la demanda y los cambios de organización.

iv. Proveer los ambientes adecuados para una mejor atención de las poblaciones más vulnerables: menores víctimas, menores infractores, mujeres, ancianos, personas con bajos niveles de educación o pertenecientes a grupos culturales minoritarios o singulares.

v. Considerar los impactos en los medios ambiental y social, para proteger a dichas poblaciones y sus entornos.

Todo ello, bajo un enfoque de servicio al usuario, sistémico, participativo, coordinado, concertado, intercultural y descentralizado. En ese contexto y subordinados a dichos objetivos se formulan los Criterios Arquitectónicos que nos servirán de referencia en el proceso de planificación, proyección, construcción e implantación de los edificios que darán soporte a las instituciones que operan el SAJ en el marco del actual Programa. Por su aplicación gradual, coherente y progresiva los criterios se formulan en dos grupos:

Criterios previos de planificación

Criterios básicos de diseño

10.2. Criterios previos de planificación

Los criterios de planificación son formulaciones básicas previas sobre algunos parámetros que condicionan el proceso del planeamiento orientando las opciones que en su redacción se van planteando y que, sin tener carácter de norma, permiten, como referencia, verificar la idoneidad de las decisiones a tomar y validar las soluciones adoptadas.



_________________________________________________________________________

En nuestro caso nos servirán para analizar, entre otros aspectos, la idoneidad de los emplazamientos existentes y sobre todo los propuestos para las nuevas edificaciones, así como la imagen que se pretende transmitir a la sociedad y especialmente al usuario. También nos pueden anticipar algunos impactos socio-ambientales referidos a la vulnerabilidad del emplazamiento propuesto frente a riesgos naturales o entrópicos, o a condiciones desfavorables o agresivas del entorno: nivel de ruido ambiente, olores industriales, etc. Una ubicación mal elegida, arrastra durante toda la vida útil del edificio (40-50 años) la causa de alguno de sus problemas más importantes. En muchas ocasiones la gestión de adquisición de terrenos se hace con ligereza que luego resulta fatal: donaciones gratuitas inadecuadas, compras realizadas sin comprobar la idoneidad, utilizando exclusivamente el parámetro de la superficie disponible, etc. Este documento no pretende agotar la casuística que subyace en los criterios, sino iniciar una reflexión que nos permita establecer dichos parámetros como herramienta de planificación y validación. Es conveniente que se apruebe por los órganos de dirección de las entidades beneficiarias, por cuanto dichos criterios, forman parte de las políticas de dotación de recursos para la misma y que se asuma por parte de la organización, para que se puedan utilizar como criterios consolidados. En todo caso, se debe considerar con carácter general en todos los criterios, las normas contenidas en el Reglamento Nacional de Edificaciones, así como los principios contenidos en las Cartas de Derechos de las personas ante la Justicia en el ámbito iberoamericano y de acceso a la Justicia de grupos vulnerables contenidas en las declaraciones de Cancún y Brasilia, adoptadas en sendas Cumbres Iberoamericanas de Presidentes de Cortes Supremas y Tribunales Supremos de Justicia, firmadas por las autoridades peruanas, y trasmitidas posteriormente a los organismos internacionales.

10.2.1. Concentración de órganos de la Administración de Justicia

La ubicación de los órganos de la administración de justicia en un mismo emplazamiento, o edificio supone algunas ventajas, en aquellas poblaciones en que haya más de uno. La concentración de varios órganos de una institución o de varias (Poder Judicial, Ministerio Publico, Ministerio de Justicia, etc.) genera economías de escala, al facilitar el funcionamiento de servicios y espacios comunes, especializando algunas tareas sobre todo las que tienen menos carácter jurisdiccional, lo cual mejora la eficacia en la gestión global de la actividad, reduciendo los tiempos de tramitación y por lo tanto la duración de los procesos. También facilita la comunicación entre órganos, lo cual es muy importante entre instituciones de la misma especialidad y distinta instancia, que ven los mismos casos.



_________________________________________________________________________

En el caso de la especialidad penal, la concentración facilita la rotación de los órganos de turno de guardia, evitándose, en algunos casos, la situación de guardia “permanente”. Se identifica a la Justicia como un servicio integrado al ciudadano, que en muchas ocasiones, tiene una percepción fragmentada de la administración de justicia, debido, en muchos ocasiones, a la separación de las instituciones competentes que atienden este derecho fundamental. Y sobre todo, facilita el acceso de los usuarios, especialmente a los pertenecientes a grupos vulnerables, y la labor de los profesionales a instituciones y órganos concretos simplificando la ubicación de los servicios de administración de la justicia, mejorando la atención y reduciendo demoras También puede haber algún inconveniente, que señalaremos en el epígrafe sobre accesibilidad. 10.2.2. Integración social y urbana El edificio judicial debe tener, sin ninguna duda, unos valores urbanísticos (imagen, servicios, plusvalías, carácter social, etc.) con relación a la trama urbana o rural en la que se inserta (en algunos casos, incluso por anticipado) con la que se debe ser formalmente respetuoso. Es un edificio público importante, receptor de usuarios de todo el abanico social, que por su función es referencia en su entorno. Por todo ello, será conveniente reflexionar sobre los valores que se desea priorizar. En el caso de poblaciones con alto nivel de pobreza y bajo nivel de servicios, conviene tener en cuenta el papel institucional de referencia, aún más preponderante, que puede tener el edificio judicial, pudiendo trascender en algunos casos a su función jurisdiccional específica, incorporándose y dinamizando la actividad social del entorno, induciendo servicios anexos, nuevas ofertas de trabajo, que contribuirán a mejorar paulatinamente el nivel económico y social del entorno social en el que se insertan En estos casos la aproximación de un servicio tan importante para la protección de los derechos de las personas, especialmente de los grupos más vulnerables, supone facilitarles una mayor accesibilidad, generando en este ámbito un impacto positivo. También en algunas ocasiones, se utiliza este tipo de edificios como elemento revitalizador de una zona. En ese caso, habrá que ser minucioso en el análisis, garantizando con mayor rigor los restantes criterios, al objeto de que se cumplan las condiciones de idoneidad para el uso judicial.

10.2.3. Centralidad Su carácter de servicio público, así como su carácter de Poder del Estado recomienda un emplazamiento en una zona céntrica de la población, en consonancia con los restantes poderes públicos y fácticos (legislativo, ejecutivo, municipal, religioso, financiero, etc.),



_________________________________________________________________________

que al igual que la Administración de Justicia, deben servir al ciudadano, especialmente al más vulnerable socialmente.

10.2.4. Imagen Aquí aparece otra vez el carácter potencial del edificio:

Representativo de un Poder del Estado,

Edificio público,

Servicio al ciudadano, Por lo cual, conviene establecer la percepción formal que se pretende a través de la imagen del mismo. Para ello, podemos categorizar los edificios pensando en la posibilidad de reforzar el carácter de Poder del Estado en los edificios más importantes, mejor aún, concentrando la imagen en el más representativo. En general, en los restantes edificios puede ser suficiente caracterizarlos como servicios públicos, sin perjuicio de la utilización de algunos elementos formales (emblemas, rotulación, tipologías, volumetrías, etc.) que faciliten y refuercen su identidad. Todo ello siendo prudentes con un tratamiento que pueda ser formalmente intimidatorio para personas de cultura menos urbana. En este apartado, se suele identificar la percepción de “Poder del Estado” con el lenguaje retórico y grandilocuente de los primeros Palacios de Justicia, construidos como tales en el siglo XIX, en el estilo de moda en aquellos momentos para los edificios públicos sedes de tal Poder (Palacios de Gobierno, Palacios de Congreso, Palacios de Justicia, etc.). Así en los edificios judiciales se ha producido un fenómeno poco frecuente en la historia de la arquitectura contemporánea en la imitación del estilo de los primeros Palacios de Justicia, a lo largo de todo el siglo XX, obviando las tendencias artísticas en cada momento. Por ejemplo, el Palacio de Justicia de Bruselas, proyectado por el arquitecto J. Poelaert en la segunda mitad del siglo XIX que es uno de los ejemplos más característico de lo que comentamos, ha sido copiado total o parcialmente en alguna ocasión. Posteriormente, la imagen se ha ido degradando hasta el extremo de mantenerse como un residuo del lenguaje formal de la época inicial, remedos de los frontones neoclásicos en edificios “modernos”, en muchos casos absolutamente anodinos, en clara discordancia con la expresión formal del resto del edificio y más aun con el entorno urbano en el que se inserta. Por ello, es conveniente una reflexión sobre lo que debe de ser la imagen que en los ciudadanos deben de inducir los edificios de la Administración de Justicia del siglo XXI.



_________________________________________________________________________

Otras opciones menos conservadoras a considerar son, a título de ejemplo: diseñar un prototipo para cada clase de edificio y hacerlos todos similares acuñando una imagen típica y tópica por repetición, o bien, dejar que cada arquitecto proyecte libremente, a partir de los criterios aprobados, del programa establecido y con los controles necesarios, lo cual quizás supondría una aportación cultural más rica por diversa. Cada opción tiene sus inconvenientes y sus ventajas, que se deben analizar. Mención aparte tendríamos que hacer en los casos de rehabilitación de edificios históricos o de solares insertos en un conjunto histórico, en los que prevalecería el valor intrínseco artístico del inmueble o, en su caso, el riguroso respeto del entorno, sin menoscabo de estudiar la inclusión de aquellos elementos que sin alterar la armonía y la funcionalidad del mismo faciliten la identificación deseada. Con relación a este supuesto es preciso recordar también algunas actuaciones notables en cascos históricos que han resuelto su inserción en ese medio urbano con edificios modernos. La imagen de los edificios judiciales debe transmitir la apariencia de un edificio público administrativo con especial énfasis en la dignidad de la función, con un lenguaje formal propio de la época, del contexto y del país en que se construye. En ese sentido tiene singular relevancia la situación de algunos países con condiciones climáticas y ambientales dispares, que por fuerza han de resolver programas similares con técnicas constructivas diferentes, adaptadas a los contextos geográficos y culturales correspondientes. Tampoco se puede obviar la componente cultural de la imagen, valorando al respecto su dialogo con el contexto formal en el que se erige. La oportunidad de proyectar un hito urbano estará ligada al propio contexto (emplazamiento, topografía, perspectiva urbana, imagen, referencias urbanas, entorno, etc.). 10.2.5. Accesibilidad Los edificios de la Administración de Justicia deben estar ubicados en emplazamientos de fácil acceso público, con buenas comunicaciones a través del transporte colectivo público, con especial atención a las personas con discapacidades de cualquier tipo. En el primer epígrafe analizábamos las ventajas de la concentración de órganos; aquí conviene hacer un comentario sobre una situación que se da en el entorno de algunas grandes ciudades con asentamientos intensivos y desordenados de población, en general, de procedencia rural, con altas tasas de pobreza, de emergencia social y de delincuencia, además con alto déficit de servicios y algunas veces con malas comunicaciones. En este caso, habría que reflexionar sobre las variables que comentábamos, valorando el acercamiento del servicio Justicia al ciudadano y sus efectos (impactos) sobre el sistema general, así como la posible función extra-jurisdiccional (presencia institucional,



_________________________________________________________________________

referencia urbana, etc.) en dicho entorno social, generando una nueva actividad económica y contribuyendo a mejorar el nivel de vida. Se estudiará, también en el ámbito urbano la señalización vial necesaria, promoviendo su instalación ante la administración competente que corresponda, al objeto de facilitar el acceso al usuario. 10.2.6. Capacidad En algunas ocasiones, se deciden los emplazamientos por razones de oportunidad, muchas veces sin un análisis sistemático de idoneidad, con resultados pésimos desde diversos aspectos y durante mucho tiempo; algunos errores se están pagando durante toda la vida del edificio, hasta el punto de poner en riesgo la sostenibilidad. La infraestructura es una inversión inicialmente cara, con largos plazos de utilización, por lo que los periodos de amortización son amplios, lo que relativiza un tanto los costos iniciales, trasladándose el énfasis económico relativo a la sostenibilidad a los gastos corrientes y de mantenimiento. Los terrenos deben tener suficiente superficie construible para que pueda albergar el programa de necesidades necesario (para lo cual, este debe de estar explicitado antes de la adquisición del terreno), incluidas las previsiones de cambios y crecimiento. La topografía debe ser adecuada al tipo de edificio a construir. Las del terreno también deben ser consideradas por cuanto condicionan los costos de inversión y mantenimiento y la vida del edificio. Actualmente, a los efectos económicos de los costos de mantenimiento y del confort del personal y del usuario, se considera la orientación del terreno en función del clima y la tipología del edificio como un parámetro de análisis conveniente, al objeto de facilitar soluciones eficientes de control ambiental (temperatura, humedad relativa, iluminación, etc.)

10.2.7. Disponibilidad El terreno sobre el cual se vaya a edificar o el local que se vaya a rehabilitar debe estar saneado y disponible (propiedad, servidumbres, usos permitidos, etc.) con la antelación suficiente que permita programar la ejecución de la obra y sus tareas preparatorias (proyecto, concurso, etc.). Otro aspecto complementario de la disponibilidad es la oferta de servicios que, preferiblemente, se deben demandar a pie del terreno: agua potable, alcantarillado, electricidad, acceso a servicios de voz y datos.



_________________________________________________________________________

10.2.8. Vulnerabilidad física Se pondrá especial cuidado en el análisis de los riesgos específicos que puedan afectar al emplazamiento:

10.2.8.1. Naturales

Sísmico,

Tsunamis

Volcánico.

Inundaciones.

Deslizamientos del terreno. Huaycos

Erosión hídrica.

Temporales de viento, lluvia, nieve, frio,

10.2.8.2. Entrópicos

Atentados.

Explosiones.

Incendios.

Transporte de materias peligrosas.

Proximidad a zonas industriales con actividades de riesgo

Radiaciones ionizantes.

Para ello se analizarán los datos disponibles: normativa, mapas de riesgo, planes territoriales generales y locales, planes específicos por tipos de riesgo, estadística de siniestralidad general y local, hemeroteca, etc. A falta de datos fiables se puede recurrir a investigaciones directas con la población, teniendo en cuenta las limitaciones de dicha información para riesgos de periodos de recurrencia largos. En función de la probabilidad de ocurrencia y de la evaluación del daño, así como de las medidas paliativas para reducir o eliminar la afectación (daño) a las personas, bienes y medio ambiente, se determinará la idoneidad del terreno desde la óptica de este parámetro.

10.2.9. Economía La escasez de recursos financieros obliga a:

Priorizar las inversiones con proyección amplia.

Alargar los plazos de ejecución validando los resultados de lo ejecutado y aprovechando las conclusiones obtenidas para corregir las actuaciones subsiguientes.

Realizar una gestión eficaz en la obtención de terrenos.



_________________________________________________________________________

Descartar sistemas de construcción lujosos.

Proyectar correctamente los edificios para evitar incrementos económicos imprevistos y prórrogas de ejecución no deseadas.

Utilizar técnicas y materiales que racionalicen los consumos y faciliten el mantenimiento.

10.2.10. Legitimación social En algunos procesos se considera importante dicho parámetro que facilita la aceptación social en el entorno específico en el que se inserta el edificio, a través de la participación de diferentes instituciones y grupos sociales (organismos públicos, sociedad civil, vecinos, jueces, fiscales, funcionarios, abogados, policía, etc.) en el proceso de planificación y ejecución. Dicho proceso, bien orientado, puede contribuir a atenuar posibles impactos negativos, especialmente en grupos vulnerables, generando sinergias que faciliten una percepción por parte de los mismos sobre los servicios que se les ofrecen que posibilitaran más fácil acceso al amparo judicial en su situación de exclusión social.

10.3. Criterios básicos de diseño

Los criterios básicos de diseño arquitectónico son formulaciones elementales referidas a los aspectos funcionales de los edificios. Igualmente nos definen una referencia de carácter general que nos va a permitir, en este caso, orientar el diseño de los edificios judiciales condicionando sus tipologías. También nos permitirá verificar la idoneidad de las decisiones a tomar en las alternativas de diseño que se puedan presentar, así como validar las soluciones adoptadas. En edificios ya construidos nos van a condicionar las posibles reformas propuestas, orientando su diagnóstico así como la idoneidad de las posibles soluciones. Estos criterios son formulaciones obvias que están relacionados entre sí, de tal manera que en ocasiones un mismo razonamiento con diferentes matices puede aplicarse a varios criterios (accesibilidad, claridad formal, circulaciones). Al igual que los criterios previos de planificación, este epígrafe es conveniente se apruebe por los órganos de dirección de las entidades beneficiarias, por cuanto forman parte de las políticas de dotación de recursos para la misma y que se asuman por parte de la organización, con el objeto de consolidarlos para su incorporación a la elaboración de los proyectos. En todo caso, al igual que los criterios previos de planificación se debe considerar con carácter general en todos los criterios la aplicación de las normas contenidas en el Reglamento Nacional de Edificaciones, así como los principios contenidos en las Cartas de Derechos de las personas ante la Justicia en el ámbito iberoamericano y de acceso a la Justicia de grupos vulnerables contenidas en las declaraciones de Cancún y Brasilia,



_________________________________________________________________________

firmadas por las autoridades peruanas, trasmitida posteriormente a los organismos internacionales.

10.3.1. Accesibilidad Aquí tiene un significado más inmediato de fácil entrada del usuario al edificio y de fácil circulación dentro del mismo hasta acceder a los locales en los que se produce la inmediación o se atiende personalmente al usuario, en principio, con carácter general y, más específicamente, con la supresión de barreras arquitectónicas que faciliten el acceso del ciudadano con discapacidades, tanto al uso del edificio (público, profesionales, detenidos, etc.), como al ejercicio de la propia función jurisdiccional y a sus tareas de apoyo (jueces, fiscales y personal de la justicia en general) Una vez transpuesta la entrada, el siguiente ámbito de accesibilidad será el de los servicios. Así pues, será necesario ubicar los servicios de mayor demanda de público, especialmente los de información, cerca del ingreso y con fácil circulación. Por lo cual se ha de:

Facilitar al usuario fácil acceso al edificio.

Ubicar los servicios de mayor demanda del público cerca de la entrada.

Suprimir las barreras arquitectónicas.

10.3.2. Claridad formal Este criterio está directamente relacionado con el anterior. El edificio judicial se tiene que percibir fácilmente desde el exterior con especial énfasis de la entrada de público, en la que conviene la presencia de algunos elementos de identificación como los escudos de las Instituciones o el de la República, así como otros símbolos que se pudiesen estimar convenientes, teniendo siempre cuidado que no demeriten el símbolo central. Por ello el diseño acentuará dicho acceso, pudiendo utilizar la fachada de entrada para concentrar la imagen que se estime oportuna. Para el ciudadano tiene que ser clara la situación de la entrada, sin necesidad de leer ningún letrero indicador, sin perjuicio de su colocación en emplazamientos idóneos, con inclusión de los idiomas locales y de pictogramas que faciliten la información a la población analfabeta o con discapacidad visual. El edificio de la Administración de Justicia es, entre otras cosas, lugar de encuentro. Por ello, sería conveniente reservar un espacio anterior al acceso público, que además de potenciar la situación de la entrada, permita desahogar, en las ocasiones en que sea necesario, la posible concentración de personas en el interior como alternativa atrayente. Ya en el interior, la claridad formal debe aplicarse a la fácil visualización de los primeros servicios de atención al ciudadano (Información, Mesas de partes, etc.) sin necesidad de letreros (lo cual no quiere decir que se pueda prescindir de la señalización), intentando



_________________________________________________________________________

que no sean necesarias las indicaciones, aunque hay que tener en cuenta que en algunos casos son inevitables por el nivel de algunos usuarios y por su posible estado anímico.

En segundo término, el usuario debe tener visibles los accesos a los servicios con más tráfico de público, sobre todo de aquellos que por su función son receptores de público, como son las Salas de Audiencias. Igualmente, se dispondrán a la vista los accesos verticales (escaleras, ascensores) si los hubiese y los servicios higiénicos para el público, por razones de dignidad y seguridad. De estas reflexiones podemos deducir la importancia del espacio posterior al acceso (Vestíbulo), en el cual se han de ubicar bien visibles y de forma escalonada los servicios más inmediatos de atención al ciudadano. Las Salas de Audiencias deberán ubicarse en un lugar contiguo al vestíbulo, creando un ambiente común de espera con capacidad suficiente para el público previsible, en función del número de Salas. En dicho vestíbulo se pueden instalar paneles de información sobre las vistas programadas y en curso. Además, las Salas de Audiencias son el ambiente más importante del edificio, que concentran la esencia del acto jurisdiccional, en el que se produce el encuentro entre las partes con el juez y los diferentes operadores de la Justicia en audiencia pública. Es preciso pues, destacar el tratamiento de este ambiente con la dignidad de la función que acoge, categorizando los lugares en los que las normas procesales ubican a los diferentes actuantes bajo la autoridad del juez y dotándolo de visibilidad que facilite a todos, un mejor seguimiento de la causa y al juez, la conveniente vigilancia del orden interno. Por lo tanto se ha de:

Procurar una clara visión de la entrada al edificio desde el exterior.

Proyectar una plaza o espacio libre ante la entrada.

Proyectar un vestíbulo importante que articule los accesos y circulaciones a los diferentes servicios.

Procurar una clara visualización desde el acceso de los servicios de atención al ciudadano, así como de las comunicaciones verticales.

Ubicar las Salas de Audiencia inmediatas al vestíbulo, con zonas de espera proporcionadas a la capacidad de las Salas.

Realizar un diseño específico para las Salas de Audiencia, destacando la importancia de las mismas.

10.3.3. Funcionalidad Durante el último siglo, la justicia ha funcionado de forma atomizada alrededor de sus órganos jurisdiccionales, impermeable a la evolución de las tendencias de la gestión en la Administración Pública, de forma que cada juzgado tenía un funcionamiento prácticamente autárquico. Esto generaba importantes niveles de ineficacia en aspectos



_________________________________________________________________________

no estrictamente jurisdiccionales de la gestión del proceso, en los cuales la aplicación de elementales técnicas de planificación y gestión administrativa suponen: acortamiento en los plazos de los procesos, menor porcentaje de errores, archivos racionales y accesibles, mejores condiciones de seguridad, economía de medios, etc. Por ello, entre otras razones, se ha consolidado paulatinamente y con carácter general en todas las Instituciones, un método que, frente al modelo autárquico tradicional, ofrezca al ciudadano un nuevo modelo de gestión judicial. Tres líneas de actuación se van consolidando en los diferentes procesos de reforma de la Administración de Justicia con el objetivo de dar mejor servicio al ciudadano en el abordaje de dicho modelo:

10.3.3.1. Reforma en lo administrativo.

Revisión de la organización (Planificación, Contratación, Presupuestos, Recursos Materiales, Infraestructura, Informática, Mantenimiento,etc. )

Aplicación de nuevas técnicas de gestión.

Implantación de recursos ofimáticos compatibles.

10.3.3.2. Mejora en lo procedimental.

Revisión del procedimiento, prospectando nuevas posibilidades de gestión.

Creación de servicios comunes que faciliten no solo la tarea de los órganos de la Administración de la Justicia y mejoren la eficiencia sobre la base de la especialización, sino el acceso del público y profesionales a todos los trámites de los asuntos que les afectan. Esto revertirá en beneficio de los propios órganos jurisdiccionales que se verán descargados de una tarea no específicamente jurisdiccional, potenciando la concentración del juez en su función más específica, todo ello sin perjuicio de posibilitar al público y profesionales, la necesaria y conveniente comunicación directa con los órganos y con los jueces (pero sólo la necesaria y conveniente)

Informatización de los procedimientos.

Red de conexión de órganos e instancias.

Relación adecuada entre los ambientes en los que se ejecutan tareas consecutivas o conexas, al objeto de reducir los tiempos de tramitación y mejorar la seguridad del proceso.

10.3.3.3. Apoyo en lo jurisdiccional

Apoyo al juez, al fiscal, al defensor público, al conciliador extrajudicial, en la función estrictamente jurisdiccional.

Lugar de trabajo (despacho) adecuado (concentración, aislamiento).

Espacio específico (sala multiuso) para facilitar la inmediación, la oralidad, la reserva, con medios que posibiliten la toma de declaraciones, comparecencias, práctica de pruebas, etc. que reserve el despacho como lugar de estudio, consulta y redacción de documentos, principalmente.



_________________________________________________________________________

Medios de trabajo adecuados.

Asistente informático para la redacción de documentos.

Base de datos de legislación, jurisprudencia, documentación, bibliografía, etc.

Para todos ellos, público y personal, se debe diseñar un ambiente adecuado y confortable para desarrollar con eficiencia las funciones previstas, en base a diseños ergonómicos que incluyan la utilización de nuevas tecnologías. Para dar mejor servicio al usuario, el nuevo modelo deberá tener como prioridad facilitarle el acceso a la justicia en general y a sus causas en particular, con inmediatez y a ser posible sin interferir el curso ordinario de la tarea jurisdiccional: servicios de información integral, Salas de Audiencia, servicio de quejas, vista de expedientes, facilidad para las citaciones y toma de declaraciones, sin demoras innecesarias, etc., haciendo la justicia más transparente, sin menoscabo de la necesaria privacidad y reserva inherentes a las distintas fases del proceso y a la naturaleza de los asuntos. Además de adecuado, el ambiente debe ser suficiente en capacidad para el desarrollo de las funciones citadas, diseñando las zonas de público con ambientes confortables de atención y espera. También se deberá reflexionar sobre aquellas funciones específicas que por su naturaleza van a requerir un ambiente singular.

10.3.3.4. Zonificación-Circulaciones

El nuevo modelo supone la existencia de órganos con diferentes funciones genéricas o especializadas, más o menos relacionadas entre sí. Por ello es conveniente agrupar los ambientes de dichos órganos en zonas que faciliten su interrelación y por tanto, coadyuvando a una reducción de plazos parciales de los procedimientos, teniendo en cuenta las instituciones a las que pertenecen. Para complementar la mejor funcionalidad de dicha zonificación se propone categorizar las circulaciones para ordenar los flujos de las personas:

Público (usuarios, justiciables,..) y profesionales.

Magistrados, fiscales, funcionarios y técnicos del Poder Judicial.

Detenidos.

Menores infractores. Se estudiaran las circulaciones que, eventualmente, puedan requerir un tratamiento especial (victimas, menores infractores, testigos protegidos, etc.) procurando utilizar las cuatro circulaciones previstas y evitando la proliferación excesiva de circuitos que hacen inviable por costosa y poco funcional una tipología razonable. 10.3.4. Adaptabilidad Los edificios públicos tienen una vida media superior a los 50 años, aunque en un plazo menor puede aparecer la obsolescencia debido a:



_________________________________________________________________________

Cambios jurisdiccionales y de competencias de los órganos, que en muchas ocasiones provoca el cambio en el número de los mismos (nuevas especialidades).

Cambios procesales, que alteran los circuitos de los expedientes, las competencias y organización de los órganos, el número de personas por órgano, creación de nuevos servicios comunes, etc. (nuevos códigos de procedimiento penal, laboral, de familia, civil, etc.).

Nuevos requisitos de seguridad. Por ello, los edificios se deben de construir con tipologías flexibles y tecnologías y materiales adecuados para posibilitar la adaptación de los ambientes a necesidades posteriores derivadas de reformas procesales o cambios de organización.

10.3.5. Previsión de crecimiento Otra circunstancia propia de la dinámica de la Administración de Justicia es el incremento (o disminución, en algunos casos) del número de órganos, debido al crecimiento de la población y al de la litigiosidad, a cambios procesales, así como, a la creación de nuevos servicios que mejoren la seguridad de los procesos y el acortamiento de las causas, teniendo en cuenta, además, que la mejora de los servicios incrementa la demanda al emerger demandas latentes y ocultas. Por ello, es fundamental realizar las correspondientes previsiones de crecimiento de los órganos de las diferentes instituciones, sobre todo a corto y medio plazo, ya sea a través de reserva de espacios o de reserva de terreno, para garantizar los niveles de asistencia y calidad durante la vida del edificio.

10.3.6. Seguridad El carácter de la actividad judicial, que afecta a valores como la vida, la libertad, la hacienda, etc. de los ciudadanos, requiere unas condiciones que garanticen la seguridad de las personas que intervienen en el proceso:

Jueces, fiscales, abogados, testigos, victimas.

Acusados, detenidos.

Menores

Público, etc. A tal efecto, y sobre la categorización de las circulaciones citada más arriba en el criterio de zonificación, conviene establecer niveles de restricción de acceso:

Libre: Vestíbulo de atención al público, Salas de Audiencias, mesas de partes, etc.

Controlada: Oficinas de los órganos, Despachos, etc.

Restringida: Funcionarios autorizados (Archivos, Depósitos de pruebas)

Prohibida: Personal de seguridad y custodia de detenidos y ocasionalmente de forma programada, personal de servicios (limpieza, mantenimiento, etc.).



_________________________________________________________________________

En este apartado requiere una atención especial la zona de seguridad para los detenidos, que habrá que diseñar conjugando criterios de seguridad y de respeto a la condición de privación de libertad. En dicha zona se habilitarán ambientes para la toma de declaraciones y otras diligencias con las condiciones precisas, de forma que los movimientos del detenido fuera de la zona de seguridad sean los mínimos (vistas orales públicas) y con medidas de seguridad específicas. También será preciso garantizar la seguridad de los expedientes y de las pruebas de convicción. Finalmente, habrá que considerar los riesgos con relación a la seguridad exterior (intrusión, atentado, vandalismo, etc.). Una consideración especial merece la contradicción que se produce en algunos casos entre las medidas citadas y las de emergencia (anti incendios, evacuación, etc.) que requerirán un tratamiento singular y específico. En relación a la evaluación de los riesgos realizada para la validación de los terrenos, se tendrán en cuenta los riesgos asumidos como aceptables o en su caso, de muy baja probabilidad al objeto de incluir desde la fase de proyecto los diseños generales (tipologías, zonificación, circulaciones, estructura, etc.), los sistemas constructivos y las instalaciones necesarias para mitigar la vulnerabilidad del edificio, mejorando la protección de las personas, los bienes, el medio ambiente y la actividad judicial. Se redactara un Plan de Seguridad específico para cada edificio, que incluya todos los ámbitos de la seguridad, a partir del Plan General de Seguridad de la entidad beneficiaria. En el caso de que dicho Plan General no existiese se redactará previamente un Plan General Tipo para el Programa y se recomendará a la entidad beneficiaria correspondiente la conveniencia de disponer de un Plan General de referencia. El Plan de Seguridad se deberá de observar rigurosamente; sin perjuicio de su revisión y puesta al día periódica o cuando se produzca alguna incidencia que lo justifique. Por ello se propone:

Proyectar niveles generales de restricción de accesos.

Diseñar circuitos “impermeables” y seguros de circulación y atención al detenido.

Redactar e implantar un Plan de Seguridad. 10.3.7. Construcción Los edificios se proyectarán cumpliendo la normativa nacional de referencia y en su defecto, la internacional más adecuada, en calidad aplicada su entorno, con especial énfasis, aquellas que afectan a la seguridad (sismicidad) y sostenibilidad del edificio.



_________________________________________________________________________

Se diseñarán soluciones tipológicas sencillas que faciliten el funcionamiento y la seguridad de forma natural, induciendo el uso racional de los espacios, complementadas con instalaciones y/o servicios que mejoren el cumplimiento de los requisitos, la calidad y el confort. Se estudiarán las soluciones constructivas de calidad, preferentemente propias de la región geográfica, adecuadas a la climatología específica y ejecutada con materiales sencillos, duraderos, de mantenimiento simple y económico, de fácil y económica reposición, con manipulación familiar para la mano de obra de la zona.

10.3.8. Instalaciones Las instalaciones se diseñarán para mejorar el confort y la seguridad de los usuarios y de los trabajadores, así como, para facilitar los servicios necesarios para la actividad (energía, suministro de agua, gestión y evacuación de residuos, voz y datos, etc.). Su diseño se incluirá de forma escalonada en todas las fases del proyecto. Inicialmente se abordarán los problemas de confort con soluciones tipológicas y de zonificación, buscando sistemas naturales de control ambiental y de seguridad, haciendo las previsiones necesarias para incluir paulatinamente los servicios adecuados. En una segunda fase se abordará la inclusión de las instalaciones complementarias de confort ambiental y de seguridad, que los medios naturales no permitan resolver en función de los requisitos de confort y seguridad establecidos. Las instalaciones de servicios se completarán en las sucesivas fases del diseño. Se tendrán en cuenta especialmente, las normativas de respeto al medio ambiente, tanto en el manejo de los materiales de construcción como en el consumo energético y de recursos escasos y en la gestión de residuos. Asimismo, se tendrán en cuenta las normativas de seguridad aplicables a cada ámbito (sismicidad, evacuación, custodia de detenidos, seguridad e higiene laboral, etc.) 10.3.9. Mantenimiento Un apartado que afecta de forma fundamental a la sostenibilidad de los programas de infraestructuras es el de los gastos corrientes que se generan en el mantenimiento del edificio, ya que un proyecto defectuoso, una gestión poco eficiente o un presupuesto insuficiente aceleran la obsolescencia del edificio por defectos de funcionamiento y envejecimiento prematuro. Por ello, para abordar una política correcta en este apartado se debe:

Redactar los proyectos con materiales sólidos, sencillos, duraderos, de calidad contrastada y con reposición fácil y económica.

Ejecutar las obras rigurosamente, con técnicas sencillas, accesibles a la mano de obra disponible en el entorno de la obra, lo cual no quiere decir exentas de calidad.



_________________________________________________________________________

Las instalaciones, los equipos, así como los componentes fungibles de los mismos, serán robustos, de funcionamiento sencillo, de fácil reposición y de consumo económico, siempre compatibles entre sí, siendo necesaria en todos los casos una (como mínimo) delegación comercial y de asistencia técnica fija de dichos equipos y componentes en el país, que garantice su reparación y el suministro de los recambios necesarios en plazos razonables.

Redactar un Plan de Mantenimiento general, que facilite la redacción de uno específico para cada edificio, que se deberá de observar rigurosamente; sin perjuicio de su revisión y puesta al día periódico o cuando una actuación de reposición o cambio lo justifique.

Crear un equipo de Mantenimiento que gestione dicho Plan.

Proveer anualmente el presupuesto necesario para la consecución de un mantenimiento eficiente.

NOTA En los Pliegos de especificaciones de los proyectos se recogerán, entre otras, las normativas nacionales aplicables y, en su defecto, otras de referencia con nivel adecuado de exigencia, relativas al respeto al medio ambiente, a la salud laboral y a la seguridad.



_________________________________________________________________________

11. GESTIÓN SOCIAL Y AMBIENTAL

11.1. Introducción

Desde los inicios de la década pasada, el Gobierno de Perú ha venido planteando diversas iniciativas para reformar el Sistema de Administración de Justicia (SAJ) con un carácter sistémico. En abril de 2004 la Comisión Especial para la Reforma Integral de la Administración de Justicia (CERIAJUS)9, efectuó un diagnóstico de la situación de todo el sistema de justicia peruano e identificó las siguientes falencias: i) ausencia de mecanismos de obtención y proceso de información que pueda coadyuvar al manejo del SAJ; ii) inadecuada cobertura, en cantidad y calidad, de los servicios que brinda el SAJ; y iii) ausencia de sistemas administrativos transversales (por ejemplo: recursos humanos, adquisiciones, administración financiera; administración de recursos materiales e infraestructuras; tecnologías de información) en cada una de las instituciones del SAJ. Paralelamente, la Comisión presentó el Plan Nacional de Reforma Integral de la Administración de Justicia (PNRIAJ) que propuso: (i) la enmienda al marco jurídico-institucional del SAJ; y (ii) la financiación de 118 proyectos específicos de inversión, cuyo costo ascendería a aproximadamente US$350 millones. Para dar impulso al PNRIAJ, el Ministerio de Justicia (MINJUS), en coordinación con las entidades del SAJ, preparó un perfil de programa, que obtuvo la validación del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), con el nombre de Programa de Modernización del Sistema de Administración de Justicia (PMSAJ). Para financiar los estudios de factibilidad del PMSAJ exigidos por el SNIP, a solicitud del MEF, el BID aprobó una operación de US$1.179.250 de la línea FAPEP (PE-L1028). La operación en cuestión generará grandes impactos positivos, en tanto que los impactos potenciales socio ambientales negativos serán moderados, localizados, temporales, y de fácil manejo a través de procedimientos estándares. En tal virtud y en cumplimiento con la Política OP-703 de Medio Ambiente y de Cumplimiento Salvaguardias, el equipo del Proyecto propone su clasificación en la Categoría B. Sin embargo, debido a sus características y al hecho que el área de influencia del proyecto es prácticamente todo el territorio peruano, se han activado las directrices B3, B4, B5, B7, B11 de la política OP-703 de Medio Ambiente y Cumplimiento de Salvaguardas, así como las políticas OP-704 de Gestión del Riesgo de Desastres, OP-102 de Disponibilidad de Información y OP-765 de Pueblos Indígenas. 11.2. El Programa

El objetivo general del Programa es mejorar la calidad de los servicios de justicia e incrementar el acceso a los mismos por parte de la ciudadanía. Los objetivos específicos del Programa son: (i) Incrementar la cobertura, productividad y calidad de los servicios de las entidades del Sistema de Administración de Justicia (SAJ),

9 La CERIAJUS fue creada mediante ley, presidida por el Presidente del Poder Judicial, e integrada por 16 miembros y representantes de todas las instituciones del sistema de justicia y de la sociedad civil.



_________________________________________________________________________

incluyendo un abordaje de género e intercultural, en zonas alto-andinas y amazónicas, de alta carga procesal y densidad poblacional y de baja cobertura y extrema pobreza (quintil 1 y 2); (ii) Mejor interoperabilidad entre las instituciones del Sistema de Administración de Justicia; (iii) Eficiente capacidad de planificación en el SAJ; y (iv) Reducir la tasa de reincidencia de menores infractores. El componente “Incrementar la cobertura, productividad y calidad de los servicios de las entidades del Sistema de Administración de Justicia (SAJ)” incluye la construcción, el equipamiento y la implementación de: i) 6 Centros Integrados del Sistema de Administración de Justicia10 (CISAJ); y ii) 18 Casas de Justicia11 (CJ) en zonas alto-andinas y amazónicas, de alta carga procesal y densidad poblacional y de baja cobertura y extremada pobreza. Incluyendo un abordaje de género e interculturalidad para reducir las barreras de acceso a la justicia por razones geográficas, étnicas, culturales, de género, discapacidad, etc. Las edificaciones propuestas serían realizadas en todo el territorio peruano, sin existir, por el momento, localizaciones fijas para cada una de las construcciones planteadas, sino ciertos parámetros de diseño y localización a ser tomados en cuenta. El componente “Mejor interoperabilidad entre las instituciones del Sistema de Administración de Justicia” busca dotar de asistencia técnica, la capacitación del personal, la dotación de equipamiento y la adquisición de software para mejorar la integración de los sistemas de cada una de las instituciones del SAJ, que incluye además una rediseño de procesos. El componente “Eficiente capacidad de planificación en el SAJ” tiene por objetivo mejorar la eficiencia del gasto en el SAJ mediante la potenciación de la gestión coordinada del conocimiento y de los instrumentos de planificación del SAJ. La creación de un Observatorio de Justicia tiene como objetivo el comenzar a generar conocimiento del sector, con una perspectiva sistémica y sobre la base de evidencia empírica, que sirva para ir racionalizando la inversión en el SAJ. Finalmente, el componente “Reducir la tasa de reincidencia de menores infractores” tiene por objetivo mejorar la capacidad del Sistema de Reinserción Social del Adolescente Infractor (SRSAI) para prevenir la reincidencia de los Adolescente Infractor. 11.3. Contexto Socio-Ambiental

El Perú se localiza en la zona occidental de Sudamérica comprendida entre la Línea Ecuatorial y el Trópico de Capricornio. Cubre un área de 1.285.215 km² y limita al norte

10 Los CISAJ son juzgados descentralizados que integran y racionalizan todos los servicios de las entidades del SAJ (jueces, policías, conciliadores, defensa pública asistencia legal, etc.). 11 Las CJ son centros descentralizados que provén todos los servicios del MINJUS (Ej. asistencia legal, defensa pública, conciliación extrajudicial, arbitraje popular, procuraduría anticorrupción, difusión legislativa y de DD. HH., etc.).



_________________________________________________________________________

con Ecuador y Colombia, al este con Brasil, al sureste con Bolivia, al sur con Chile y al oeste con el Océano Pacífico. La Cordillera de los Andes divide al país en tres regiones geográficas: Costa, Sierra y Selva. El territorio peruano se encuentra dentro del llamado Cinturón de Fuego del Pacífico determinado por las placas Sudamericana y de Nazca. Esto hace que el Perú sea un país altamente sísmico con regiones con importante vulcanismo, principalmente hacia la frontera con Chile. La Costa es una franja desértica y llana que corre paralela al litoral peruano. A todo lo largo de esta región se pueden encontrar pampas cubiertas de arena que forman los desiertos del país, tales como el de Sechura (Piura) y el de Pisco (Ica). La Costa central y sur del país presentan un clima árido subtropical o desértico, con una temperatura promedio de 18 °C y precipitaciones anuales cercanas a los 150 mm. La Costa norte, en cambio, posee un clima árido tropical, con una temperatura promedio por encima de los 24 °C y lluvias anuales que superan los 1.000 mm. En presencia del fenómeno del Niño, la temperatura promedio de toda la costa se eleva drásticamente pudiendo alcanzar incluso los 40 °C, y las lluvias se incrementan de manera significativa en la costa norte y central, sobrepasando los 2.000 mm. La Sierra se encuentra dentro de la cordillera de los Andes, la cual corre alineada en cadenas paralelas: tres en el norte, tres en el centro y dos en el sur. Los Andes del norte confluyen con los del centro en el nudo de Pasco, mientras que los del centro lo hacen con los del sur en el nudo de Vilcanota. La Sierra norte se caracteriza por tener una elevación promedio de 2.600 msnm; la Sierra central tiene una mayor elevación promedio (4.300 msnm) y aloja a la Sierra Blanca y al Nevado Huascarán, (6.768 msnm); y la Sierra sur se caracteriza por alojar a la meseta del Collado, también conocida como altiplano con una altitud promedio de 3.800 msnm. En la Sierra se observan los siguientes climas: clima templado sub-húmedo, en áreas entre los 1.000 y los 3.000 msnm, con temperaturas alrededor de los 20 °C y precipitaciones entre los 500 y 1.200 mm al año; clima frío entre los 3.000 y 4.000 msnm, con temperaturas anuales promedio de 12 °C y heladas durante el invierno; clima frígido o de puna, en áreas entre los 4.000 y 5.000 msnm, con una temperatura promedio de 6 °C y precipitaciones anuales de 700 mm; y clima de nieve o gélido en zonas por encima de los 5.000 msnm, con temperaturas debajo de los 0 °C y nevadas. La Selva, ubicada hacia el este de la Cordillera de los Andes, constituye casi el 60% de la superficie del país y se caracteriza por poseer dos regiones bien determinadas: i) Selva Alta también conocida como yunga, que se ubica en todo el flanco oriental de los Andes entre los 3.500 y 800 msnm; y ii) Selva Baja, o bosque tropical amazónico, que abarca la franja comprendida entre los 800 y los 80 msnm y se extiende desde la zona fronteriza septentrional hasta el extremo sur del país. En la Selva hay dos tipos de clima: semitropical muy húmedo en la selva alta, con precipitaciones mayores a los 2.000 mm al año y temperaturas promedio alrededor de los 22 °C; y el clima tropical húmedo en la selva baja, con precipitaciones que oscilan los 2.000 mm al año y temperaturas promedio de 27 °C.



_________________________________________________________________________

El accidentado relieve del país, unido a sus características climáticas ha generado una gran variedad de ecosistemas con una gran diversidad de plantas y animales que han hecho que el Perú sea considerado uno de los doce países mega diversos del mundo. Los ecosistemas terrestres más importantes del Perú son: el desierto del Pacífico en la Costa sur; el bosque seco ecuatorial en la Costa norte y valles interandinos del Marañón; los manglares que se extienden en las desembocaduras de los ríos Tumbes y Piura; el matorral montano que se encuentra en las estribaciones de los Andes; la puna seca, la puna húmeda y el páramo en el altiplano; y la selva amazónica peruana. El Perú es un país multicultural y multiétnico, conformado por un segmento mestizo con alrededor del 44% de la población12, luego un segmento amerindio (mayormente de origen quechua y aymara) con el 31%, uno blanco con el 15%, un mulato con el 7%, uno negro con el 2% y finalmente el segmento asiático oriental con el 1%. La Constitución del Perú de 1993 establece que los idiomas oficiales de Perú son el español o castellano (mayoritariamente hablado por la población) y reconoce otros idiomas como el quechua (hablado por lo menos por unos seis millones de peruanos) y aymara, así como la existencia de varias lenguas que se practican en la Amazonía. Un alto porcentaje de población puede ser caracterizada por pobre-vulnerable, la cual, en su gran mayoría, tiene un acceso restringido al sistema de justicia por la existencia de barreras geográficas, económicas, lingüísticas y culturales, entre las principales causas13. 11.4. Principales Impactos Socio-Ambientales

Los principales impactos socio-ambientales que potencialmente serían generados por el Programa se relacionan de forma directa con la pertinencia cultural y social (en relación a género, menores infractores y pueblos indígenas) de las soluciones planteadas, con su localización geográfica, y con las formas de construcción y operación previstas. Los impactos ambientales positivos que se generarían con el proyecto incluyen: i) ampliación del acceso de la población a los servicios de justicia; ii) inclusión de población vulnerable como usuarios al sistema de justicia del país (mujeres, población pobre, grupos étnicos); iii) promoción de oportunidades para incrementar la eficiencia del sector, iv) aumento de la seguridad en las poblaciones; v) apoyo al gobierno en el cumplimiento del mandato de equidad en la impartición de justicia con la pertinencia cultural, social y de manejo de riesgos incluida; y vi) mejoramiento de la calidad de vida de las mujeres y grupos vulnerables (que hoy no tienen acceso adecuado a la justicia), logrando paralelamente el fortalecimiento de los programas de prevención y procesamiento por violencia intrafamiliar, etc.

12 Según el último censo, la población del Perú es de alrededor de 28 millones de habitantes.

13 Diagnóstico realizado por la CERIAJUS.



_________________________________________________________________________

Durante la etapa de construcción de la infraestructura de justicia prevista se generarán impactos negativos asociados con el desarrollo de cualquier tipo de infraestructura civil: i) generación de polvo; ii) introducción de ruido y vibraciones; iii) producción de desechos sólidos y de efluentes de la construcción; iv) alteración de espacio público (vías de acceso); y v) incremento de los riesgos a la salud y la seguridad industrial de los trabajadores, y de peatones, entre los más importantes. Durante la fase de operación, las infraestructuras del Programa podrían generar los siguientes impactos: i) aumento en el tráfico vehicular y de público en las inmediaciones de las instalaciones; ii) cambios en el uso de las viviendas cercanas a las infraestructuras del Programa para dar paso a la instalación de pequeños negocios u oficinas de abogados; y iii) aumento de la sensación de inseguridad que puede causar el hecho de que en facilidades a construirse puedan alojar, aunque sea de forma temporal, a malhechores que sean llamados a juicio. Sin embargo, debido a la escala de los edificios (pequeña a mediana) y a su distribución espacial no concentrada, se puede concluir que los impactos potenciales socio ambientales negativos serán moderados, localizados, temporales, y típicos de la construcción civil de pequeña a mediana escala, y por lo tanto de fácil manejo a través de procedimientos estándares. En tal virtud y en cumplimiento con la Política OP-703 de Medio Ambiente y de Cumplimiento Salvaguardias, el equipo del Proyecto propone su clasificación en la Categoría B.

11.5. Medidas de Manejo

Los impactos relacionados con la pertinencia cultural y social (en relación a género, menores infractores y pueblos indígenas) de las soluciones planteadas, con su localización geográfica, y con las formas de construcción y operación previstas serán manejados de la siguiente forma: i) todas las infraestructuras del Programa a ser implementadas a través de esta operación contarán una señalización adecuada, interna y externa, que incluirá además de en idioma español, leyendas en el idioma o lengua predominante en la zona, acompañada con una simbología ideográfica de fácil entendimiento; ii) los diseños arquitectónicos de cada una de las infraestructuras del Programa incluirán rampas de acceso para minusválidos, y tendrán en cuenta las condiciones climáticas de la zona donde se implantarán; y iii) en lo posible, las infraestructuras del Programa contarán con personal que además del idioma español hable el idioma o la lengua predominante en el lugar donde se asentará la nueva infraestructura. La producción de polvo, la generación de ruido, la producción de residuos sólidos de construcción, y la generación de residuos sólidos domésticos y de efluentes líquidos serán manejados a través de prácticas estándar que contemplan, entre otras medidas, el humedecimiento constante de agregados y finos, la utilización de amortiguadores de ruido en todos los equipos de construcción, y acciones específicas de recolección, acumulación, transporte y disposición de residuos sólidos. De igual forma, de requerirse, para facilitar las tareas de construcción y a petición de los contratistas, el manejo del tránsito vehicular será coordinado con la policía nacional.



_________________________________________________________________________

Los impactos negativos asociados a la salud y seguridad de los trabajadores mientras dure la fase de construcción de la infraestructura serán mitigados dando fiel cumplimiento y aplicación al Reglamento Nacional de Edificaciones14 y aplicando las medidas de manejo detalladas en la Evaluación Ambiental15 de la operación. El Programa contará además con una supervisión externa, la cual hará el seguimiento rutinario del proceso de construcción de las infraestructuras del Programa y se encargará también de la supervisión ambiental correspondiente. Ésta reportará directamente a la UCP-PMSAJ-PJ o UE-PMSAJ-MINJUS, según corresponda, y preparará informes trimestrales para evaluar el seguimiento en los campos tanto técnico como ambiental. El BID, por su parte, supervisará al Programa de forma semestral para lo cual efectuará visitas aleatorias a los sitios de construcción a fin de verificar el buen manejo ambiental de cada intervención. El riesgo asociado a desastres naturales será manejado mediante la adopción de dos medidas; i) el cumplimiento y la aplicación del Reglamento Nacional de Edificaciones, a fin de garantizar que los diseños estructurales sean sismo-resistentes; y ii) la condición de que previamente a la autorización de construcción de una infraestructura del Programa el Ejecutor deberá enviar la documentación correspondiente (ver análisis ambiental) a fin de que el BID pueda verificar que se han tomado las previsiones para volver la infraestructura menos vulnerable a cualquier otro tipo de amenaza natural. 11.6. Consultas Públicas

Debido a que el Programa no tiene definido aún las ubicaciones exactas de dónde habrán de localizarse las infraestructuras a construirse, no se ha realizado hasta la presente fecha ninguna consulta pública. No obstante, la UCP-PMSAJ-PJ o UE-PMSAJ-MINJUS, según corresponda, deberán presentar al BID la evidencia de que se han realizado estas consultas como parte del proceso de selección del sitio más adecuado, siendo éste un requisito de elegibilidad para cada intervención.

11.7. Evaluación del Cumplimiento de los Requisitos Ambientales

Debido a que las ubicaciones de las infraestructuras del Programa no han sido definidas aún, no se ha procedido con el trámite de obtención de los permisos municipales, ambientales, sanitarios y demás que corresponden. Éstos, sin embargo, serán exigidos como requisito previo a la aprobación del financiamiento de cada infraestructura contemplada en este Programa.

11.8. Requisitos ambientales

Además de los parámetros de elegibilidad que se acuerden con el Organismo Ejecutor, antes de emitir la no objeción a la construcción de una infraestructura del Programa en

14 http://www.urbanistasperu.org/rne/pdf/Reglamento%20Nacional%20de%20Edificaciones.pdf

15 IDBDOCS 351355886

http://www.urbanistasperu.org/rne/pdf/Reglamento%20Nacional%20de%20Edificaciones.pdf



_________________________________________________________________________

particular, el Organismo Ejecutor presentará al BID la documentación de soporte que le permita verificar que:

Los sitios escogidos para el emplazamiento las infraestructuras del Programa se ubiquen en zonas poco vulnerables a deslizamientos, inundaciones, avalanchas o a cualquier otro fenómeno que pueda constituirse en un riesgo natural.

El diseño estructural de cada infraestructura del Programa sea capaz de resistir, además de las cargas vivas y muertas recomendables para este tipo de estructuras, las aceleraciones máximas del sismo más probable en la región.

Los diseños sanitarios y eléctricos sean capaces de permitir el funcionamiento autónomo de las infraestructuras del Programa hasta por cinco días consecutivos.

Los diseños arquitectónicos: i) incluyan facilidades de acceso para minusválidos; ii) hayan considerado las características climáticas de la zona donde se ubicará las infraestructuras del Programa de manera de promover la eficiencia energética de la edificación y un micro clima agradable al interior de la misma; y iii) contemplen señalización interna en idioma español y la lengua más predominante de la zona y que contenga, en lo posible señales gráficas de fácil entendimiento, cuando la zona en cuestión registre altos niveles de analfabetismo.

Los permisos ambientales, sanitarios y de construcción hayan sido obtenidos o estén en proceso de consecución.

Se haya realizado una audiencia pública para la intervención en cuestión y que las opiniones de la población consultada hayan sido tomadas en cuenta.

El BID, por su parte, supervisará el desarrollo del Programa de forma semestral para lo cual efectuará visitas aleatorias a los sitios de construcción a fin de verificar el buen manejo ambiental de cada intervención.



_________________________________________________________________________

12. ANEXOS

12.1. Gestión Financiera de Proyectos/Programas según normas BID

12.2. GN-2349-9 Políticas para la Adquisición de Bienes y Obras financiadas

por el BID – Marzo 2011

12.3. GN-2350-9 Políticas para la Selección y Contratación de Consultores

financiados por el BID – Marzo 2011

Manual de Operaciones - accedejusticia.peaccedejusticia.pe/web/publicaciones/documentos/manual de...

Documents

Transcript of Manual de Operaciones - accedejusticia.peaccedejusticia.pe/web/publicaciones/documentos/manual de...