MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL … · manual de normas y procedimientos del financiamiento...

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL FINANCIAMIENTO DEL PROGRAMA DE

PUBLICACIONES DEL CONSEJO DE DESARROLLO CIENTÍFICO Y HUMANÍSTICO.

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA VICERRECTORADO ACADÉMICO

CONSEJO DESARROLLO CIENTÍFICO Y HUMANÍSTICO

Noviembre, 2005

UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA VICERRECTORADO ACADÉMICO

CONSEJO DESARROLLO CIENTÍFICO Y HUMANÍSTICO

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Equipo Multidisciplinariodel C.D.C.H.

Sol MachadoIvett Rondon Denis Santacruz

Fecha: Fecha: Fecha:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL FINANCIAMIENTO DEL PROGRAMA DE

PUBLICACIONES DEL CONSEJO DE DESARROLLO CIENTÍFICO Y HUMANÍSTICO.

~. ' .1" ,..,1 -\......., -,..' ~:.~. ¿ ¡ ¡ '." '. ¡:UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA

CONSEJO UNIVERSITARIO

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C.U.2006-2122

Caracas, 14 de julio de 2006

CiudadanoProf. BERNARDO MÉNDEZ ACOSTACoordinador del Consejo de Desarrollo Científico y HumanísticoUniversidad Central de VenezuelaPresente.-

Tengo el agrado de dirigirme a usted, en la oportunidad de informarle que elConsejo Universitario en la Sesión del día 12-7-2006, conoció el contenido de sucomunicación N° CDCH-C-007808 de fecha 14-12-2006 y en tal sentido, aprobólos cuatro (4) manuales de Normas y Procedimientos, correspondientes a losprogramas que se llevan a cabo en ese Consejo.

Atentamente,

C-Wo c..:..IILlA hARCíA-AROCHA

Secretaria de la UCV

~CGANR/ndeg .

Al contestar se agradece hacer referencia al número de esta comunicación

MMAANNUUAALL DDEE NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS DDEELL PPRROOGGRRAAMMAA DDEE

PPUUBBLLIICCAACCIIOONNEESS DDEELL CCOONNSSEEJJOO DDEESSAARRRROOLLLLOO

CCIIEENNTTÍÍFFIICCOO YY HHUUMMAANNÍÍSSTTIICCOO..

PPRROOMMUULLGGAACCIIÓÓNN

El Ciudadano Rector de la Universidad Central de Venezuela y los Directivos del Consejo de Desarrollo Científico y Humanístico, revisaron y evaluaron el contenido de este Manual de Normas y Procedimientos, en el cual se establecen los lineamientos y pasos necesarios para el financiamiento de las publicaciones y la divulgación de los resultados de investigación del personal docente y de investigadores de la Universidad Central de Venezuela.

El Departamento de Relaciones y Publicaciones, adscrito a la Coordinación General del Consejo de Desarrollo Científico y Humanístico (CDCH) del Vicerrectorado Académico, tiene la responsabilidad de la actualización de este Manual.

Caracas, a los días del mes de 2005

Prof. Bernardo Méndez Acosta

Coordinador del CDCH

Prof. Eleazar Narváez

Vicerrectorado Académico

Dr. Antonio Paris

Rector

CCAAPP:: SSEECC:: PPÁÁGG.. 11//4444

MMAANNUUAALL DDEE NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS VVEERRSSIIÓÓNN

0011 FFEECCHHAA OOcctt.. 0055

CCOONNSSEEJJOO DDEE DDEESSAARRRROOLLLLOO CCIIEENNTTÍÍFFIICCOO

YY HHUUMMAANNÍÍSSTTIICCOO

UUNNIIDDAADD:: DDPPTTOO.. DDEE RREELLAACCIIOONNEESS YY PPUUBBLLIICCAACCIIOONNEESS AASSUUNNTTOO:: CCoonntteenniiddoo PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO::

PÁGINA SUSTITUIDA: ELABORADO POR APROBADO POR

PROMULGACIÓN

INTRODUCCIÓN

CAPÍTULO I

1. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL

1.1 Objetivos/Alcance.

1.2 Hoja de Vida del Manual.

1.3 Hoja de Participantes.

1.4 Uso del Manual.

1.5 Base Legal.

1.6 Normas Generales.

CAPÍTULO II 2. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

2.1.- Publicación de Libros.

2.1.1.- Consideración de las Solicitudes.

2.1.2.- Arbitraje.

2.1.3.- Edición.

2.1.4.- Impresión.

2.2. Publicaciones Periódicas y Publicación de Memorias.

2.3. Publicaciones Periódicas y Publicación de Memorias (ejecución del financiamiento).

2.4. Financiamiento para Publicación de Artículos y Adquisición de Separatas.

2.5- Pautas Publicitarias.

3. ANEXOS

PÁGINA DE: FECHA:

MNYP Manual de Procedimientos de Publicaciones CDCH MNYP-CDCH_001

CCAAPP:: SSEECC:: PPÁÁGG.. 22//4444



UUNNIIDDAADD:: DDPPTTOO.. DDEE RREELLAACCIIOONNEESS YY PPUUBBLLIICCAACCIIOONNEESS AASSUUNNTTOO:: IInnttrroodduucccciióónn PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO::


PÁGINA DE: FECHA:




INTRODUCCIÓN

El presente Manual tiene como propósito establecer definiciones y procedimientos básicos que

permitan orientar durante su desempeño al personal que gestiona el financiamiento para atender el

Programa de Publicaciones; destinado a apoyar la divulgación de los resultados de investigación del

personal docente y de investigadores de la Universidad Central de Venezuela, en publicaciones

especializadas, periódicas o no.

En términos conceptuales las Publicaciones están representadas por: Libros (Colección Estudios,

Colección Monografías), Ayuda financiera a las Publicaciones Periódicas, Financiamiento para la

Publicación de Artículos y Adquisición de Separatas, Publicación de Memorias y Pautas Publicitarias.

Es importante señalar que las acciones a seguir contenidas en el presente Manual de Normas y

Procedimientos podrán optimarse a medida que los procesos sean cada vez más prácticos, lo cual

permitirá la flexibilidad adecuada en la búsqueda permanente de alcanzar la eficacia en la gestión

administrativa.

En este sentido, este manual contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y

describir la operatividad de los procesos de financiamiento de Publicaciones y está conformado por

dos capítulos:

Capítulo I Aspectos Generales del Manual conformado por su objetivo y alcance, la base legal

vigente y las normas que orientan y rigen de manera general de los procesos del Departamento de

Relaciones y Publicaciones.

Capítulo II Presenta las normas específicas y los distintos procedimientos y flujogramas que

intervienen en el proceso con sus respectivas entradas y salidas, además se establecen los

responsables de ejecutarlos de una manera clara y ajustada a las bases legales y normativas de la

Universidad.

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0011 FFEECCHHAA

OOcctt.... 0055 UUNNIIDDAADD:: DDPPTTOO.. DDEE RREELLAACCIIOONNEESS YY PPUUBBLLIICCAACCIIOONNEESS AASSUUNNTTOO:: Objetivo/Alcance PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO::


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OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer los lineamientos y pasos necesarios

para el financiamiento de publicaciones y la

divulgación de los resultados de investigación

del personal académico de la Universidad

Central de Venezuela, además de establecer

las responsabilidades de cada uno de los entes

que intervienen en los distintos procedimientos

que se desprenden de este proceso, a fin de

procurar una gestión eficaz y efectiva.

ALCANCE

Este Manual está dirigido al personal

del Consejo de Desarrollo Científico y

Humanístico, que desempeña

funciones inherentes al Proceso de

Publicaciones, y a la comunidad

docente y de investigadores de la

UCV vinculada a la actividad de

divulgación y difusión del

conocimiento.

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DIRECCIÓN

MMAANNUUAALL DDEE NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS VVEERRSSIIÓÓNN FFEECCHHAA

UUNNIIDDAADD:: AASSUUNNTTOO:: Hoja de vida del manual PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO ::


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MMAANNUUAALL DDEE NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS DDEELL PPRROOGGRRAAMMAA DDEE PPUUBBLLIICCAACCIIOONNEESS

DDEELL CCOONNSSEEJJOO DDEE DDEESSAARRRROOLLLLOO CCIIEENNTTÍÍFFIICCOO YY HHUUMMAANNÍÍSSTTIICCOO

NN°° VVEERRSSIIÓÓNN FFEECCHHAA DDEE VVIIGGEENNCCIIAA

RREESSPPOONNSSAABBLLEE AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVOO

RREESSPPOONNSSAABBLLEE AACCTTUUAALLIIZZAACCIIÓÓNN

PPRRIINNCCIIPPAALLEESS CCAAMMBBIIOOSS

RREEAALLIIZZAADDOOSS

1era. Octubre 2005 Departamento de Relaciones y Publicaciones

Coordinación CDCH

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UUNNIIDDAADD:: DDPPTTOO.. DDEE RREELLAACCIIOONNEESS YY PPUUBBLLIICCAACCIIOONNEESS AASSUUNNTTOO:: Hoja de Participantes PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO::


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MMAANNUUAALL DDEE NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS DDEELL PPRROOGGRRAAMMAA DDEE PPUUBBLLIICCAACCIIOONNEESS DDEELL CCOONNSSEEJJOO

DDEE DDEESSAARRRROOLLLLOO CCIIEENNTTÍÍFFIICCOO YY HHUUMMAANNÍÍSSTTIICCOO

NOMBRES Y APELLIDOS UNIDAD

Yandra Araujo Dpto. de Relaciones y Publicaciones.

Maritza Mujica Unidad de Compras.

Eleida Farías Coordinación.

Iris Medina Secretaría Ejecutiva.

Milagros Serra Dpto. de Relaciones y Publicaciones.

Julio César Arévalo Unidad de Informática.

Yurmeny Jiménez Dpto. de Administración.

Yalexis Araujo Unidad de Archivo y Correspondencia.

Cruz Ramón Blanco Unidad de Archivo y Correspondencia.

Denis Santacruz Asesora Organizacional.

Marisela González Dirección de Planificación y Presupuesto. Departamento de Desarrollo Organizativo.

Ivett Rondón Dirección de Planificación y Presupuesto. Departamento de Desarrollo Organizativo.

Sol Machado Dirección de Planificación y Presupuesto. Departamento Desarrollo Organizativo.

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UUNNIIDDAADD:: DDPPTTOO.. DDEE RREELLAACCIIOONNEESS YY PPUUBBLLIICCAACCIIOONNEESS AASSUUNNTTOO:: Uso de Manual PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO::


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USO DEL MANUAL

Para la correcta implantación de este manual, el mismo debe ser utilizado tomando en cuenta los

siguientes aspectos:

1. El manual debe estar a disposición de todo el personal del Consejo de Desarrollo Científico y

Humanístico.

2. La responsabilidad de la aplicación de este manual, de su desarrollo, supervisión y cumplimiento

de los procedimientos aquí descritos recaen sobre la Coordinación del Consejo de Desarrollo

Científico y Humanístico.

3. Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente, o en las políticas del área presupuestaria que

afecten la estructura del manual, generará también un cambio en su contenido con el fin de

adaptarlo a las nuevas políticas emitidas.

4. Los usuarios del manual, deberán notificar a su supervisor inmediato las sugerencias,

modificaciones o cambios que afecten el contenido del mismo, con el objeto de garantizar su

vigencia y con ello mejorar la base de conocimiento en el tiempo.

5. El presente manual sólo podrá ser modificado por el Departamento de Desarrollo Organizativo

adscrito a la Dirección de Planificación y Presupuesto de la Universidad Central de Venezuela.

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UUNNIIDDAADD:: DDPPTTOO.. DDEE RREELLAACCIIOONNEESS YY PPUUBBLLIICCAACCIIOONNEESS AASSUUNNTTOO:: Base Legal PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO::


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BASE LEGAL Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Gaceta Nº 36.860 de fecha 30 de diciembre de 1999.

Preámbulo “…asegure el derecho a la vida, al trabajo, a la cultura, a la educación, a la justicia social y a la igualdad sin discriminación ni subordinación alguna…“

Ley Orgánica del Trabajo. Gaceta Nº 5.152 de fecha 19 de junio de 1997.

Artículo Nº 8 “Los Funcionarios o Empleados Públicos Nacionales, Estadales o Municipales se regirán por las normas sobre Carrera Administrativa Nacionales, Estadales o Municipales, según sea el caso…“

Ley de Universidades. Gaceta Nº 1.429 de fecha 08 de septiembre de 1970.

Artículo Nº 3 “…Las Universidades deben realizar una función Rectora en la Educación, la Cultura y la Ciencia…“

Ley del Libro. Gaceta No. 36.189 de fecha 21 de abril de 1997.

Reglamento de la Ley del Libro. Gaceta No. 5.285 Extraordinaria de fecha 18 de diciembre de 1998.

Reglamento del C.D.C.H. De fecha 28 de enero de 2004.

Reglamento del Personal Docente y de Investigación en la Universidad Central de Venezuela de fecha 06 de enero de 1999. Resolución 195 del consejo Universitario de la Universidad Central de Venezuela de fecha 29 de noviembre de 1995.

Circular No. 06 del Consejo Universitario de la Universidad Central de Venezuela de fecha 11 de febrero de 2004.

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UUNNIIDDAADD:: DDPPTTOO.. DDEE RREELLAACCIIOONNEESS YY PPUUBBLLIICCAACCIIOONNEESS AASSUUNNTTOO:: Normas Generales PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO::


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NORMAS GENERALES Publicación de Libros: 1. El Programa de Publicaciones del CDCH,

se nutrirá preferentemente de originales producidos por miembros ordinarios, contratados y jubilados del personal docente o de investigación de la UCV.

2. En casos excepcionales y en razón de la excelencia de una obra, la Subcomisión de Publicaciones y Divulgación tendrá la potestad de recomendar otorgar el financiamiento a un autor que no cumpla con los requisitos antes mencionados.

3. Este programa se dedica a la publicación tanto de libros de textos, como de resultados originales producto de investigaciones especializadas, organizado en 2 colecciones, según su extensión: Estudios y Monografías.

4. Los manuscritos originales pueden ser presentados a consideración del CDCH por cualquier organismo académico o directamente por el (los) autor(es), acompañados por la planilla de "Solicitud de Financiamiento de Libros" y demás recaudos solicitados.

5. Los originales a consignar ante el Dpto. de Relaciones y Publicaciones, deberán prepararse tomando en cuenta el instructivo “Cómo presentar Originales para su Publicación”, el cual se anexa a la Planilla de Solicitud de Financiamiento de Libros.

6. Cuando los originales sean sometidos directamente por el (los) autor(es), la Subcomisión podrá solicitar un aval

académico de la Facultad a la que está adscrito el (los) autor(es).

7. La Subcomisión de Publicaciones y Divulgación podrá solicitar cualquier información adicional sobre la obra y/o el (los) autor(es).

8. Todas las obras presentadas a la consideración del CDCH para publicación, serán sometidas a un proceso de arbitraje.

9. El CDCH podrá firmar convenios de coedición, cuando el interés editorial así lo exija, respetando los derechos de los autores.

10. Previa a la edición de cualquier obra, se requiere la firma del Contrato de Edición entre el CDCH y el (los) autor(es).

11. Las solicitudes se reciben durante todo el año.

12. Los manuscritos se aceptan en el entendido que no han sido remitidos a ninguna otra editorial, en caso contrario el CDCH no procederá a su consideración.

.

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9 MMAANNUUAALL DDEE NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS VVEERRSSIIÓÓNN




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Publicaciones Periódicas:

1. El CDCH concederá financiamiento para la edición de publicaciones periódicas especializadas de la UCV, que se editen en el país y recojan ensayos o trabajos resultantes de la actividad académica. Se consideran prioritarias aquellas publicaciones periódicas, que sean órganos divulgativos de actividades académicas institucionales.

2. El programa anual del CDCH dedicado al financiamiento de revistas contempla, Ayuda Financiera para Publicaciones Periódicas, a través del cual cubre costos de impresión hasta por un monto específico que se revisa anualmente y se modifica dependiendo de la disponibilidad presupuestaria de la institución.

3. El editor podrá disponer de hasta un 20% del monto aprobado, para los siguientes rubros: Gastos de correos, traducción, diagramación, diseño e ilustraciones y honorarios profesionales contratados.

4. Para tener derecho a recibir este financiamiento se deberán haber publicado no menos de tres (3) números de la revista. La Subcomisión de Publicaciones y Divulgación considerará los casos excepcionales, de acuerdo con el interés de la universidad en desarrollar un área o un proyecto específico de publicación.

5. Sólo tendrán derecho a financiamiento las revistas que cumplan con las exigencias mínimas de arbitraje e indexación, internacionalmente aplicadas en cada caso, de lo cual debe dejarse constancia impresa en la publicación.

6. Para tener derecho a la Ayuda Financiera para Publicaciones Periódicas, es requisito indispensable haber consignado durante el último trimestre de cada año, según fecha específica notificada a través de la prensa nacional, la planilla "Solicitud de Financiamiento para Publicaciones Periódicas" a la cual se debe anexar el Plan Anual de la Publicación.

7. No se dará curso a ninguna solicitud presentada después de la fecha del período de recepción anunciado.

8. Toda publicación periódica que reciba financiamiento de esta Institución, deberá insertar el modelo de aviso suministrado por el Departamento de Relaciones y Publicaciones del CDCH como publicidad institucional, además del reconocimiento expreso en una nota, de haberse editado con ayuda concedida por este Consejo.

9. El financiamiento aprobado que no se haga efectivo durante el año para el cual se está consignando el Plan Anual de la Publicación, será cancelado administrativamente.

10. Las Publicaciones Periódicas que no hayan ejecutado el financiamiento otorgado, total ni parcialmente, no podrán optar a un nuevo financiamiento el año siguiente.

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Publicaciones de Artículos en Revistas Especializadas y Adquisición de Separatas:

1. Los gastos que originan la publicación de un artículo (cargo por página, exceso de páginas y fotografías a color) podrán ser financiados por el Consejo de Desarrollo Científico y Humanístico, previa aprobación de la respectiva solicitud, por un monto máximo que se revisa anualmente y se modifica dependiendo de la disponibilidad presupuestaria de la institución.

2. El Consejo de Desarrollo Científico y Humanístico considerará solicitudes de financiamiento para cubrir gastos de adquisición de Separatas, al año por artículo, hasta por un monto específico que se revisa anualmente y se modifica dependiendo de su disponibilidad presupuestaria.

3. Las solicitudes se reciben durante todo el año.

4. El financiamiento aprobado que no se haga efectivo durante el año para el cual se está consignando la solicitud, será cancelado administrativamente.

Publicación de Memorias: 1. El CDCH podrá otorgar ayudas financieras

para la publicación de Memorias resultantes de congresos o jornadas de investigación, organizadas por alguna dependencia académica de la UCV, siempre y cuando exista un número representativo de trabajos de profesores de la universidad, previa consideración de la Subcomisión de Publicaciones y

Divulgación y aprobación del Directorio del CDCH.

2. El CDCH otorgará financiamiento parcial para cubrir gastos de edición de Memorias, hasta por un monto específico que se revisa anualmente y se modifica dependiendo de su disponibilidad presupuestaria.

3. Las solicitudes de reciben durante todo el año.

4. El financiamiento aprobado que no se haga efectivo durante el año para el cual se está consignando la solicitud, será cancelado administrativamente.

Pautas Publicitarias: 1. Este programa tiene como finalidad

promocionar los Programas del CDCH, y a través de avisos institucionales, brindar ayuda financiera a las publicaciones periódicas institucionales vinculadas a la difusión de la actividad académica y del quehacer científico, editadas por instituciones sin fines de lucro.

2. El monto a financiar por el CDCH queda sujeto a lo aprobado por el Directorio (según el costo del aviso), en base a la disponibilidad presupuestaria de la institución.

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UUNNIIDDAADD:: DDPPTTOO.. DDEE RREELLAACCIIOONNEESS YY PPUUBBLLIICCAACCIIOONNEESS AASSUUNNTTOO:: Normas Generales PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: PPUUBBLLIICCAACCIIÓÓNN DDEE LLIIBBRROOSS ((CCOONNSSIIDDEERRAACCIIÓÓNN DDEE LLAASS SSOOLLIICCIITTUUDDEESS))


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PPUUBBLLIICCAACCIIÓÓNN DDEE LLIIBBRROOSS

Solicitud y recaudos exigidos

Arbitraje, recomendación y decisión

Publicación del libro y su

comercialización

Objetivo Publicar los resultados originales de investigaciones realizadas por el personal docente y de investigación de la UCV, bajo el formato de libro, editado de acuerdo a las normas y características del fondo editorial del CDCH.

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DESCRIPCIÓN PUBLICACIÓN DE LIBROS (CONSIDERACIÓN DE LAS SOLICITUDES).

SOLICITANTE

1. Presenta ante el Departamento de Relaciones y Publicaciones la planilla de solicitud y sus recaudos para ser verificados.

DEPARTAMENTO DE RELACIONES

Y PUBLICACIONES 2. Verifica la solicitud y los recaudos.

2.1. Si no están completos, devuelve la solicitud al responsable.

2.2. Si están completos, otorga visto bueno y devuelve al solicitante para que entregue en la taquilla de la Unidad de Archivo y Correspondencia.

UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

3. Verifica la solicitud y los recaudos, los recibe y entrega constancia al solicitante, codifica y remite todo el material al Departamento de Relaciones y Publicaciones.


Y PUBLICACIONES 4. Recopila el material para elaborar la agenda

de la Subcomisión de Publicaciones y Divulgación.

5. Si hay material suficiente convoca a reunión de la Subcomisión de Publicaciones y Divulgación a través de la recepción.

6. Elabora agenda para la reunión de la Subcomisión de Publicaciones y Divulgación.

SUBCOMISIÓN DE PUBLICACIONES Y DIVULGACIÓN

7. Recibe la agenda con las solicitudes y sus respectivos recaudos, la estudia y designa tres (03) árbitros por cada manuscrito, devuelve al Departamento de Relaciones y Publicaciones la agenda con la designación de los árbitros y las solicitudes con sus respectivos recaudos.

DEPARTAMENTO DE RELACIONES Y PUBLICACIONES

8. Recibe de la Subcomisión de Publicaciones y Divulgación la agenda, abre expediente, contacta vía telefónica o por correo electrónico a los árbitros para su aceptación.

8.1. Sí el árbitro no acepta el Coordinador de la Subcomisión designa otro árbitro y se vuelve al paso No. 8.

8.2. Sí el árbitro acepta, se elabora la carta de arbitraje.

9. El Jefe del Departamento de Relaciones y Publicaciones firma las cartas.

10. Prepara la correspondencia con las cartas (original y 2 fotocopias), le anexa el manuscrito a ser revisado y el cuestionario a ser llenado por los árbitros

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PPÁÁGG..





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y la pasa a la Unidad de Archivo y Correspondencia.


11. Recibe del Departamento de Relaciones y Publicaciones correspondencia a enviar, la registra y envía a los árbitros.


12. Elabora carta para el profesor solicitante informándole que su manuscrito se encuentra en arbitraje, y se envía (original y 2 fotocopias) a través de la Unidad de Archivo y Correspondencia.


13. Recibe la correspondencia, la envía al solicitante y remite fotocopia al Departamento de Relaciones y Publicaciones.


Y PUBLICACIONES 14. Recibe fotocopia de carta enviada al

solicitante y la archiva en su expediente.


15. Recibe el manuscrito arbitrado, con su respectivo veredicto y lo remite al

Departamento de Relaciones y Publicaciones.


16. Recibe de la Unidad de Archivo y Correspondencia los veredictos de los árbitros.

17. Repite los pasos del 4 al 6, descritos en este procedimiento.


18. Recibe la agenda con los veredictos de los árbitros, los estudia, plasma sus recomendaciones de negar o aprobar para el Directorio y devuelve todo al Departamento de Relaciones y Publicaciones.


19. Recibe de la Subcomisión de Publicaciones y Divulgación la agenda con los veredictos de los árbitros y elabora Acta de la reunión que envía a la Secretaría Ejecutiva a través de la red de informática.

SECRETARÍA EJECUTIVA 20. Recibe el Acta de la Subcomisión de

Publicaciones y Divulgación con recomendaciones sobre la publicación del libro, elabora la agenda de la reunión y la envía al Directorio.

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DIRECTORIO DEL CDCH 21. Recibe la agenda, con las recomendaciones

de la Subcomisión de Publicaciones y Divulgación, toma decisiones y la devuelve a Secretaría Ejecutiva para que elabore el Acta.

SECRETARÍA EJECUTIVA 22. Recibe la agenda del Directorio, elabora el

Acta y la pasa al Departamento de Relaciones y Publicaciones, a través de la red de informática.


23. Recibe el Acta con las decisiones del Directorio, elabora la carta para informar al solicitante la decisión y la pasa a la Coordinación para la firma.

COORDINACIÓN 24. Firma la carta y la devuelve al Departamento

de Relaciones y Publicaciones.


Y PUBLICACIONES 25. Recibe la carta firmada y dependiendo de la

decisión del Directorio.

25.1 Si es negada la solicitud, prepara la correspondencia (Carta original y 2 fotocopias) al solicitante y la remite a la Unidad de Archivo y Correspondencia,

anexando recaudos entregados. Continúa en el paso No. 26 y culmina en el No. 27.

25.2. Si es aprobada la solicitud: Prepara la correspondencia (Carta original y 2 fotocopias) al solicitante y la remite a la Unidad de Archivo y Correspondencia


26. Recibe del Dpto. de Relaciones y Publicaciones la carta original y 2 fotocopias, la registra, envía al solicitante la original y entrega en el Departamento de Relaciones y Publicaciones fotocopia de la carta enviada.


27. Recibe la fotocopia de la carta y la archiva en su respectivo expediente (si es aprobatoria) y en la carpeta de financiamientos negados (si es negativa).

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SSEECC:: 22..11..22..

PPÁÁGG..




0011 FFEECCHHAA

OOcctt.... 0055 UUNNIIDDAADD:: DDPPTTOO.. DDEE RREELLAACCIIOONNEESS YY PPUUBBLLIICCAACCIIOONNEESS AASSUUNNTTOO:: Descripción del Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: PPUUBBLLIICCAACCIIÓÓNN DDEE LLIIBBRROOSS


PÁGINA DE: FECHA:


SOLICITANTE/PROFESOR/ RESPONSABLE

28. Firma en el Departamento de Relaciones y Publicaciones, el contrato de edición, la carta de autorización para solicitar Depósito Legal e ISBN, y entrega fotocopia de la cédula de identidad.

IInniicciiaa eell pprroocceeddiimmiieennttoo ddee eeddiicciióónn ddeessccrriittoo eenn eessttee MMaannuuaall

..

PROCESO : PUBLICACIÓN DE LIBROSPROCEDIMIENTO : CONSIDERACIÓN DE LAS SOLICITUDES

DPTO . DE RELACIONES Y PUBLICACIONES UNIDAD DE ARCHIVOY CORRESPONDENCIA

SUBCOMISIÓN DEPUBLICACIONES Y

DIVULGACIÓN

SOLICITANTE /RESPONSABLE

SOLICITUD

1.Presenta ante el Dpto. de Relacionesy Publicaciones la planilla de solicitudy sus recaudos para ser verificados.

Recaudoscompletos?

NO SI21.Devuelvesolicitud alsolicitante.

2.2. Otorga vistobueno y devuelve alsolicitante paraentregar en taquilla deArchivo

SOLICITUD3.Verifica la solicitud

y los recaudos, losrecibe y entrega

constancia alsolicitante.

SOLICITANTE

CONSTANCIA

4.Recopila material para elaborar laagenda de la Subcomisión dePublicación y Divulgación.

Hay materialsuficiente?

NO

SI5. Convoca a reuniónde Subcomisión através de la recepción

6. Elabora agendade reunión.

RECAUDOS7. Recibe lassolicitudes ysus recaudos, ydesigna árbitros

8. Abre expedientes, contactavía telefónica o por correoelectrónico a los árbitros parasu aceptación .

CORRESPONDENCIA11. Recibe del Dpto. deRelaciones y Publicacionescorrespondencia a enviar, laregistra y envía a los árbitros.

18. Recibe la agendacon los veredictos delos árbitros, plasmasus recomendacionesde negar o aprobar.

SOLICITANTE

CORRESPONDENCIA

COPIA

14. Recibe copia yarchiva en expedientecorrespondiente y seinforma al solicitantepara la firma delcontrato

CarpetaFinanciamientos

negados

INICIO

2.Verificar recaudos.

SOLICITUDCONSTANCIA

AGENDA

Aceptacióndelárbitro

NOSI

8.1 El coordinadordesigna otro árbitro .

8.2. Seelabora cartade arbitraje.

9. El Jefe del Dpto.de Relaciones yPublicaciones firmalas cartas

10. Prepara lacorrespondencia conlas cartas, anexa elmanuscrito y elcuestionario a llenarporlos arbitros.

12.Elabora carta para elprofessor solicitanteinformándole que sumanuscrito se encuentraen arbitraje. 13. Recibe correspondencia ,

registra y distribuye alsolicitante, entrega copia aPublicaciones

15.Recibe el manuscrito arbitrado, conrespectivo veredicto y lo remite al Dpto.de Relaciones y Publicaciones.

16. Recibe de laUnidad de Archivoy Correspondencialos veredictos delos árbitros.

VEREDICTOS

17. Recopila material paraelaborar la agenda de laSubcomisión de Publicacióny Divulgación.

Hay materialsuficiente?

NO

SIConvoca a reunión deSubcomisión a travésde la recepción

Elabora agenda dereunión.

RECAUDOS

1

1

2

2

19. Elabora Acta deReunión y que envía a laSecretaria Ejecutiva através de la red deInformática

AGENDACON

VEREDICTOS

SECRETARIAEJECUTIVA

20.Recibe el Acta dela Subcomisión dePublicaciones yDivulgación con lasrecomendacionessobre la publicacióndel libro , elaboraagenda de reunión.

3

3

DIRECTORIODEL CDCH

21. Recibe la agendacon recomendaciones,toma decisiones y lasdevuelve a laSecretaria Ejecutivapara que elabore elActa

AGENDA

22. Elabora Acta yla pasa al Dpto. deRelaciones yPublicaciones, através de la red deinformática.

AGENDA

4

4

23. Recibe el Acta ,elabora la carta parainformar al solicitantela decisión .

ACTA

CARTA

COORDINACIÓN24.Firma la cartay la devuelve alDpto deRelaciones yPublicaciones

25. Recibe lacarta firmada ydependiendo dela decisión delDirectorio:

Decisión

NEGADA

APROBADA 25.1. Prepara lacorrespondencia al solicitantey la remite a la Unidad deArchivo y Correspondencia. 25.2. Prepara la correspondencia al

solicitante y la remite a la Unidad deArchivo y Correspondencia ,anexando recaudos entregados.

26.Recibe carta original y doscopias, las registra, envía alsolicitante la original y copiaal Dpto de Relaciones yPublicaciones.

27.Recibe la fotocopiay la archiva en surespectivo expediente.

COPIA

CARTA

SOLICITANTE

Expediente

28. Viene al Dpto. de Relaciones yPublicaciones para firmar el contrato deedición, la carta de autorización parasolicitar el deposito Legal e ISBN, yentregar fotocopia de cédula de identidad

SOLICITANTE

FIN INICIA ELPROCEDIMIENTO

DE EDICIÓN

CCAAPP:: IIII

SSEECC:: 22..11..22..

PPÁÁGG..




0011 FFEECCHHAA

OOcctt.... 0055 UUNNIIDDAADD:: DDPPTTOO.. DDEE RREELLAACCIIOONNEESS YY PPUUBBLLIICCAACCIIOONNEESS AASSUUNNTTOO:: Descripción del Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: PPUUBBLLIICCAACCIIÓÓNN DDEE LLIIBBRROOSS ((AARRBBIITTRRAAJJEE))..


PÁGINA DE: FECHA:


DESCRIPCIÓN

PUBLICACIÓN DE LIBROS (ARBITRAJE)

ÁRBITRO 1. Recibe la correspondencia con el

manuscrito, notificándole que tiene un lapso de 30 días para contestar.

2. Elabora el veredicto y lo envía al CDCH con el manuscrito.


3. Recibe el veredicto del árbitro con manuscrito, registra datos y remite al Departamento de Relaciones y Publicaciones.


4. Recibe el veredicto con el manuscrito.

5. Elabora acuse de recibo para el árbitro y recibo por honorarios profesionales.

6. Firma la correspondencia el Jefe del Departamento.

7. Envía al árbitro acuse de recibo y el recibo de pago, a través de la Unidad de Archivo y Correspondencia


8. Recibe la correspondencia y registra los datos.

9. Envía correspondencia al árbitro y pasa fotocopia de la carta enviada al Dpto. de Relaciones y Publicaciones


10. Recibe fotocopia de la carta enviada y la archiva en su expediente.

ÁRBITRO 11. Recibe la correspondencia, firma el

recibo y lo devuelve al CDCH.


12. Recibe, registra los datos y lo remite al Departamento de Relaciones y Publicaciones.


13. Recibe y solicita cancelación de honorarios al Departamento de Administración, mediante memorando.

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

14. Recibe el memorando, lo verifica, elabora el cheque y remite el comprobante de su emisión al Departamento de Relaciones y Publicaciones.

CCAAPP:: IIII

SSEECC:: 22..11..22..

PPÁÁGG..




0011 FFEECCHHAA

OOcctt.... 0055 UUNNIIDDAADD:: DDPPTTOO.. DDEE RREELLAACCIIOONNEESS YY PPUUBBLLIICCAACCIIOONNEESS AASSUUNNTTOO:: Descripción del Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: PPUUBBLLIICCAACCIIÓÓNN DDEE LLIIBBRROOSS ((AARRBBIITTRRAAJJEE))..


PÁGINA DE: FECHA:


. DEPARTAMENTO DE RELACIONES

Y PUBLICACIONES 15. Recibe el comprobante, registra el pago en

la base de datos de Excel y lo archiva en su respectivo expediente.

PROCESO : PUBLICACIÓN DE LIBROSPROCEDIMIENTO : ARBITRAJE

ÁRBITRO UNIDAD DE ARCHIVO YCORRESPONDENCIA

DPTO . DE RELACIONESY PUBLICACIONES

ARCHIVOMANUSCRITO

CORRESPONDENCIA

1.Recibecorrespondenciacon manuscrito

2.Elaboraveredicto y envía

alCDCH

MANUSCRITOVEREDICTO

3.Recibe correspondenciacon manuscrito , registradatos y remite material a

Publicaciones

MANUSCRITOVEREDICTO

4.RecibeVeredicto con

manuscrito

5.Elabora acuse derecibo para Árbitro yrecibo por honorarios

profesionales .

RECIBOCORRESPONDENCIA

6.Jefe firmacorrespondencia

7. Se envía acuse reciboalÁrbitro a través de la

Unidad de Archivo yCorrespondencia

RECIBO

CORRESPONDENCIA8.Recibecorrespondencia ,

registra datos

9.Envíacorrespondencia al

árbitro y pasa fotocopiade carta enviada a Dpto.

de Relaciones yPublicaciones

RECIBO

CORRESPONDENCIA11.Recibe correspondencia ,firma recibo y envía a la Unidadde Archivo y Correspondencia

RECIBOFIRMADO

12.Recibe, registradatos y remite aPublicaciones

RECIBOFIRMADO

13.Recibe y solicita cancelación dehonorarios al Dpto. de Administración

mediante memorándum .

14.Recibememorándum , lo

verifica , elabora chequey remite comprobante a

Publicaciones

15.Recibe comprobante ,registra pago y archiva en

expediente

FIN

Expediente

Fotocopia decarta

10.Recibe fotocopia dela carta enviada y la

archiva en suexpediente

Expediente

DPTO . DE ADMINISTRACIÓN

COMPROBANTE DEEMISIÓN DE CHEQUE

CCAAPP:: IIII

SSEECC:: 22..11..44..

PPÁÁGG..




0011 FFEECCHHAA

OOccttbb.. 0055 UUNNIIDDAADD:: DDPPTTOO.. DDEE RREELLAACCIIOONNEESS YY PPUUBBLLIICCAACCIIOONNEESS AASSUUNNTTOO:: Descripción del Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: PPUUBBLLIICCAACCIIÓÓNN DDEE LLIIBBRROOSS ((EEDDIICCIIÓÓNN))


PÁGINA DE: FECHA:


DESCRIPCIÓN PUBLICACIÓN DE LIBROS (EDICIÓN)_____________________


1. Prepara el contrato de edición ya firmado por el autor (original y seis fotocopias), le anexa comunicación de envío dirigida a Asesoría Jurídica UCV, y lo pasa a la Unidad de Archivo y Correspondencia.


2. Recibe la correspondencia, la envía a Asesoría Jurídica UCV y remite fotocopia de la comunicación al Departamento de Relaciones y Publicaciones.


3. Recibe fotocopia de la comunicación y la archiva en la carpeta de Asesoría Jurídica.

ASESORÍA JURÍDICA UCV 4. Recibe, revisa, lo conforma y lo manda a la

firma del Rector. Una vez firmado lo devuelve al CDCH.

UNIDAD DE ARCHIVO

Y CORRESPONDENCIA 5. Recibe el contrato firmado (original y 6

fotocopias) y los remite al Departamento de Relaciones y Publicaciones.


6. Recibe el contrato (original y fotocopias) y los archiva en su respectivo expediente.

7. Solicita presupuestos de impresión, a las imprentas.

8. Recibe presupuestos, verifica normas administrativas y selecciona el más idóneo.

9. Registra datos en la ficha de control del expediente.

10. Solicita el Código UCV (División de Ediciones, UCV); el Depósito Legal (Biblioteca Nacional); y el ISBN (CENAL).

11. Notifica vía telefónica a la imprenta seleccionada y fija cita.

12. Elabora la carta aprobatoria para la imprenta seleccionada, dándole un plazo de 30 a 45 días para entregar las primera pruebas de páginas.

13. Envía la carta a la Coordinación del CDCH para la firma.

COORDINACIÓN DEL CDCH 14. Recibe la carta, la firma y la devuelve al


CCAAPP:: IIII

SSEECC:: 22..11..44..

PPÁÁGG..




0011 FFEECCHHAA



PÁGINA DE: FECHA:



15. Recibe la carta firmada y se reúne con el responsable de la imprenta, para entregársela junto con el manuscrito y los respectivos originales (en formato impreso y digital).

16. Solicita a la Unidad de Compras la elaboración de la Orden de Pedido para la impresión del libro, mediante memorando.

UNIDAD DE COMPRAS 17 Elabora la Orden de Pedido y una vez

retirada por el proveedor, entrega fotocopia al Departamento de Relaciones y Publicaciones.

.


18. Cancela en el banco el monto del Depósito Legal e ISBN.

19. Registra el código UCV, el depósito legal y el ISBN en el expediente.

20. Solicita al Departamento de Administración mediante memorando, el reintegro por el pago del depósito legal e ISBN.

2211.. Recibe el reintegro del Departamento de Administración.

SSEE CCUUMMPPLLEE EELL PPRROOCCEESSOO DDEE IIMMPPRREESSIIÓÓNN DDEESSCCRRIITTOO EENN EESSTTEE MMAANNUUAALL

22. Recibe del proveedor la orden de pedido emitida por la Unidad de Compras, la nota de entrega y la factura en original, la conforma y

la pasa a la Unidad de Compras para que tramite su cancelación.

UNIDAD DE COMPRAS 23. Solicita la cancelación de la factura al

Departamento de Administración, mediante memorando y envía fotocopia del memo al Departamento de Relaciones y Publicaciones.


24. Recibe memorando de cancelación con soportes, los verifica, elabora el cheque y envía el comprobante de su emisión al Departamento de Relaciones y Publicaciones.


25. Recibe el comprobante de emisión de cheque, actualiza datos de ejecución en Excel y archiva el comprobante en el expediente respectivo.

26. Añade el costo de impresión del libro en la ficha de control del expediente.

27. Totaliza el costo de la edición y calcula el P.V.P.

28. Envía carta notificando el P.V.P. a la División de Ediciones UCV (vía email y mensajería convencional).

29. Entrega los respectivos ejemplares al Autor, y envía por mensajería convencional los correspondientes al Depósito Legal y a los árbitros.

CCAAPP:: IIII

SSEECC:: 22..11..44..

PPÁÁGG..




0011 FFEECCHHAA



PÁGINA DE: FECHA:


UNIDAD DE ARCHIVO

Y CORRESPONDENCIA 30. Recibe la correspondencia a enviar, la envía

y remite las respectivas fotocopias al Departamento de Relaciones y Publicaciones.


31. Archiva las fotocopias en el expediente.

32. Saca el expediente del archivo de libros en tránsito, y lo pasa al archivo de libros editados.

SSEE IINNIICCIIAA LLAA VVEENNTTAA DDEELL LLIIBBRROO,, TTAANNTTOO PPOORR LLAA EEDDIICCIIÓÓNN DDEE EEDDIICCIIOONNEESS UUCCVV CCOOMMOO PPOORR EELL DDPPTTOO.. DDEE RREELLAACCIIOONNEESS YY PPUUBBLLIICCAACCIIOONNEESS

PROCESO : PUBLICACIÓN DE LIBROSPROCEDIMIENTO : EDICIÓN

DPTO . DE RELACIONES Y PUBLICACIONES

1. Prepara contrato deedición ya firmado porel autor y los envía aArchivo

INICIO

7. Solicita presupuestosde impresión

8. Recibe presupuestos ,verifica normasadministrativas yselecciona másidóneo

IMPRENTA

PRESUPUESTO

13. Envía la carta ala Coordinación delCDCH

12. Elabora la cartaaprobatoria para laimprenta seleccionada.

11. Notifica víateléfono a la imprentaseleccionada y fija cita

10. Solicita Código UCV(División de Ediciones) ,depósito legal (BibliotecaNacional) e ISBN(CENAL)

9. Registra datos enla ficha de controldelexpediente

COORDINACIÓNDEL CDCH

CONTRATOCOPIAS

Expe-diente

TELÉFONO

CARTA

16. Solicita a la Unidad deCompra la elaboración deOrden de Pedido para laimpresión dellibro .

IMPRESIÓNDEL LIBRO

CONTRATOCOPIAS

2.Recibe contrato edicióny lo envía a AsesoríaJurídica para revisión yremite copia a Publicación

5. Recibe contratofirmado + copias yremite a Publicaciones

25.Recibe el comprobantede emisión de cheque ,actualiza la información enla base de datos y archivacomprobantes de emisiónde cheques

Expe-diente

COMPROBANTE

26. Añade costo deimpresión del libro enla ficha de control deexpediente

27.Totaliza el costo de laedición y calcula el P.V.P

28. Envía cartanotificando el P.V.P. a laDivisión de EdicionesUCV vía email y porcorrespondencia

29. Entrega Ejemplares a:Autor, Depósito Legal y alos árbitros

AUTORDEPÓSITO LEGAL

ÁRBITROS

FIN

UNIDAD DE ARCHIVOY CORRESPONDENCIA

CONTRATOCOPIAS

ASESORÍAJURÍDICA

4. Recibe, revisa ,firma y envía aCDCH

CARTA 30. Recibe lacorrespondencia a enviar.

UNIDAD DE COMPRAS

1

SOLICITUDPRESUPUESTOS

17.Elabora orden depedido y entregacomprobante aPublicaciones

COMPROBANTEORDEN DE

PEDIDO

2

3

23. Solicita lacancelación de lafactura al Dpto deAdministración.

4

6.Recibe contratoy archiva en elexpediente delsolicitante

14. Recibe la carta, la firma y ladevuelve al Dpto. de Relaciones yPublicaciones.

DPTO . DE RELACIONES YPUBLICACIONES

3. Recibe copias decomunicación y lasarchiva en la carpeta deAsesoría Jurídica.

Archivo

15. Recibe carta firmada y sereune con el responsable de laimprenta, para entregárselajunto con los manuscritos.

18.Cancela en el banco el montodelDeposito Legale ISBN.

12

19.Registra el código de la UCV.

20. Solicita al Dpto. deAdministración el reintegro por elpago deldeposito legal e ISBN.

MEMORÁNDUM

DPTO. DEADMINISTRACIÓN

21.Recibe el reintegro del Dptode Administración

22. Recibe delproveedor la Orden dePedido para laimpresión dellibro .

3

MEMORÁNDUM

4DPTO. DEADMINISTRACIÓN 24. Recibe memorándum de

cancelación con soportes, los verifica ,elabora cheque y envía el comprobantede emisión a Publicaciones

COMPROBANTEDEEMISIÓN .

32.Saca expedientedelarchivo de

libros en transito

CORRESPONDENCIA

31.Archivalas fotocopias

Expe-diente

CCAAPP:: IIII

SSEECC:: 22..11..44..

PPÁÁGG..




0011 FFEECCHHAA

OOccttbb.. 0055 UUNNIIDDAADD:: DDPPTTOO.. DDEE RREELLAACCIIOONNEESS YY PPUUBBLLIICCAACCIIOONNEESS AASSUUNNTTOO:: Descripción del Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: PPUUBBLLIICCAACCIIÓÓNN DDEE LLIIBBRROOSS ((IIMMPPRREESSIIÓÓNN))


PÁGINA DE: FECHA:


DESCRIPCIÓN PUBLICACIÓN DE LIBROS (IMPRESIÓN)_____________________


1. Recibe pruebas de páginas con el original de la obra.

2. Revisa pruebas de páginas, añade depósito legal e ISBN.

3. Entrega al corrector primeras pruebas de páginas con el original de la obra y solicita presupuesto.

4. Recibe presupuesto del corrector y solicita a la Unidad de Compras la elaboración de la orden de pedido.

UNIDAD DE COMPRAS 5. Elabora orden de pedido y una vez retirada

por el corrector, entrega fotocopia al Departamento de Relaciones y Publicaciones.


6. Recibe fotocopia de la orden de pedido y la archiva en el expediente.

CORRECTOR 7. Corrige y devuelve al Departamento de

Relaciones y Publicaciones las primeras pruebas de páginas.


8. Revisa y entrega las primeras pruebas de páginas al autor para su corrección.

AUTOR 9. Recibe las primeras pruebas a corregir,

con un lapso de tiempo de 15 a 20 días, para devolverlas corregidas.

10. Devuelve las primeras pruebas de páginas corregidas al Departamento de Relaciones y Publicaciones.


11. Recibe del autor primeras pruebas de páginas y devuelve a la imprenta solicitando unas segundas pruebas de páginas, en un lapso de tiempo máximo de 30 días.

12. Recibe y revisa las segundas pruebas de páginas enviadas por la imprenta.

13. Elabora carta solicitando ficha de Catalogación a la División de Procesos Técnicos de la Biblioteca Nacional, anexando segundas pruebas de páginas y la envía a la Unidad de Archivo y Correspondencia.


14. Recibe del Departamento de Relaciones y Publicaciones el material y lo envía a la Biblioteca Nacional a través del mensajero.

CCAAPP:: IIII

SSEECC:: 22..11..44..

PPÁÁGG..




0011 FFEECCHHAA



PÁGINA DE: FECHA:


15 Retira al quinto día el material catalogado, factura y lo remite Departamento de Relaciones y Publicaciones.

.

.

.

.


16. Recibe de la Unidad de Archivo y Correspondencia el material y factura y manda a cancelar en el banco monto por ficha de catalogación.

17 Solicita al Departamento de Administración, mediante memo, reintegro del pago por catalogación.

18. Recibe reintegro del Departamento de Administración y añade el costo de la ficha de catalogación en el expediente y en una página Excel.

19. Entrega al corrector las segundas pruebas de páginas con la ficha de catalogación, con un lapso de tiempo de 15 días para su devolución.

CORRECTOR 20 Corrige y Devuelve las segundas pruebas

de páginas al Departamento de Relaciones y Publicaciones.

DEPART IONES AMENTO DE RELACY PUBLICACIONES

21. Revisa y entrega al autor las segundas pruebas para su corrección, con un plazo no mayor de 10 días para su devolución.

AUTOR 22. Devuelve al Departamento de

Relaciones y Publicaciones las segundas pruebas de páginas corregidas.


23 Recibe del autor las segundas pruebas de páginas y las envía a la imprenta solicitando unas terceras pruebas de páginas en un lapso de 15 días.

24. Recibe de la imprenta las terceras pruebas de páginas.

25. Revisa y Entrega al corrector las terceras pruebas de páginas con un lapso de 8 días.

CORRECTOR 26. Corrige y Devuelve las terceras

pruebas de páginas con su respectiva Orden de Pedido, Nota de Entrega y Factura al Departamento de Relaciones y Publicaciones.


27. Revisa las terceras pruebas de páginas y las envía a la imprenta con orden de impresión. Paralelamente solicita a la Unidad de Compras la cancelación de la factura.

CCAAPP:: IIII

SSEECC:: 22..11..44..

PPÁÁGG..




0011 FFEECCHHAA



PÁGINA DE: FECHA:


UNIDAD DE COMPRAS 28. Solicita la cancelación de la factura al

Departamento de Administración y lo notifica al Departamento de Relaciones y Publicaciones mediante fotocopia del memorando.


29. Solicita al diseñador los bocetos de la carátula y el presupuesto.

DISEÑADOR 30. Envía al Departamento de Relaciones y

Publicaciones los bocetos de la carátula y el presupuesto.


31. Recibe del diseñador, el presupuesto y los bocetos de la carátula y solicita a la Unidad de Compras la elaboración de la orden de pedido.

UNIDAD DE COMPRAS 32. Elabora Orden de Pedido y una vez

retirada por el beneficiario envía fotocopia al Departamento de Relaciones y Publicaciones.


33. Recibe la fotocopia de la orden de pedido y la archiva en el expediente.

34. Selecciona el boceto de la carátula y le solicita al diseñador la elaboración del negativo.

35. Recibe el negativo de la carátula con su orden de pedido, nota de entrega y factura.

36. Conforma la factura y solicita a la Unidad de Compras su cancelación mediante memo y envía a la imprenta los negativos de la carátula.

UNIDAD DE COMPRAS 37. Solicita cancelación de factura al

Departamento de Administración y lo notifica al Departamento de Relaciones y Publicaciones mediante copia de memorando.


38. Recibe del Departamento de Administración el comprobante de emisión del cheque, lo registra en la página Excel y lo archiva en el expediente.

PROCESO : PUBLICACIÓN DE LIBROSPROCEDIMIENTO : IMPRESIÓN

DPTO . DE RELACIONES Y PUBLICACIONES UNIDAD DE ARCHIVO YCORRESPONDENCIA

UNIDAD DECOMPRAS

IMPRENTAPRUEBAS DE

PÁGINA

1. Recibe pruebasde Página

INICIO

2. Revisa pruebas depáginas, añadedeposito legal e ISBN.

3. Entrega al correctorprimeras pruebas de páginascon el original de la obra ysolicitud presupuestada.

ISBNDEPOSITO LEGAL

PRUEBAS DEPÁGINA

4.Recibe presupuesto delcorrector y solicita acompras la elaboración deorden de pedido.

Presupuesto 5. Elabora orden depedido y entregacomprobante aPublicaciones

Comprobante aPublicaciones6. Recibe comprobante y

archiva en el expediente.

CORRECTOR

EXPEDIENTE

1 1

7.Corrige y devuelvea Publicacionesprimeras páginas deprueba.

8. Revisa y entrega lasprimeras pruebas de páginasalautor para su corrección .

AUTOR

9. Recibe lasprimeras pruebasa corregir.

10. Devuelve lasprimeras pruebasde páginascorregidas al Dpto.de Relaciones yPublicaciones

11.Recibe del autor primeras pruebasde páginas y devuelve a la imprentasolicitando unas segundas pruebas

IMPRENTA12.Recibe y revisa las segundaspruebas de páginas enviadas porla imprenta

13.Elabora carta Solicitando ficha de Catalogación ala División de Procesos Técnicos de la BibliotecaNacional, anexando segundas pruebas.

SEGUNDAS PRUEBAS

CARTA DESOLICITUD

14. Recibe de Publicaciones elmaterial y lo envía a la BibliotecaNacional a través de mensajero.

15. Retira al quinto día elmaterial catalogado y factura ylo remite a Publicaciones.

16. Recibe de laUnidad de Archivo yCorrespondencia elmaterialy la factura.

17. Solicita aAdministraciónmediante unmemorándum ,reintegro delpagoporcatalogación .

18. Recibe reintegro deAdministración y añade el costode la ficha de catalogación en elexpediente y en Excel.

ADMINISTRACIÓN19. Entrega alcorrector lassegundas pruebas depáginas con la fichade catalogación . 20.Corrige y devuelve

segundas pruebas depáginas al Dpto. deRelaciones yPublicaciones.21. Revisa y entrega al

autor segundas pruebaspara su corrección .

23. Recibe del autor lassegundas pruebas de páginasy las envía a la imprentasolicitando terceras pruebas.

22. Devuelve al Dpto.de Relaciones yPublicaciones lassegundas pruebas depáginas corregidas.

24. Recibe de laimprenta las terceraspruebas de páginas

IMPRENTA25.Revisa y entregaal corrector lasterceras pruebas depáginas.

26. Corrige ydevuelve terceraspruebas de páginascon su respectivoOrden de Pedido, notade entrega y factura alDpto. de Relaciones yPublicaciones.

27. Revisa las terceras pruebas de páginas ylas envía a la imprenta con orden deimpresión. Paralelamente solicita lacancelación de factura a la Unidad de Compra

FACTURANOTA DE ENTREGA

ORDEN DE PEDIDO

28. Solicita la cancelaciónde la factura al Dpto. deAdministración y lo notificaa Publicaciones

FOTOCOPIA DEMEMORÁNDUM

29. Solicita aldiseñador bocetos decarátula y presupuesto.

DISEÑADOR30.Recibe bocetos decarátula y presupuestodelDiseñador.

31.Solicita a Comprasla elaboración de laorden de pedido.

2

2

32. Elabora orden depedido.

33.Recibe el comprobantey lo archiva en elexpediente.

34. Selecciona del bocetola carátula y solicita laelaboración delnegativo.

35.Recibe el negativode la carátula con suorden de pedido.

DISEÑADOR

36. Confirma la factura ysolicita a Compras sucancelación mediante memo yenvía a la imprenta losnegativos de la carátula.

37.Solicita cancelaciónde la factura a Dpto. deAdministración.

38.Recibe del Dpto. deAdministración elcomprobante de emisiónde cheque , lo registraen excel y lo archiva enelexpediente

FIN

CCAAPP:: SSEECC:: PPÁÁGG..




0011 FFEECCHHAA

OOCCTTUUBBRREE 0055 UUNNIIDDAADD:: DDPPTTOO.. DDEE RREELLAACCIIOONNEESS YY PPUUBBLLIICCAACCIIOONNEESS AASSUUNNTTOO:: Descripción del Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: PPUUBBLLIICCAACCIIOONNEESS PPEERRIIÓÓDDIICCAASS YY PPUUBBLLIICCAACCIIÓÓNN DDEE MMEEMMOORRIIAASS


PÁGINA DE: FECHA:


PPUUBBLLIICCAACCIIOONNEESS PPEERRIIÓÓDDIICCAASS YY PPUUBBLLIICCAACCIIÓÓNN DDEE MMEEMMOORRIIAASS

Objetivo Otorgar financiamiento parcial para la edición de Publicaciones Periódicas y la Publicación de Memorias, que contribuyen a la divulgación de los resultados de la investigación, previo cumplimiento de las normas establecidas en el Reglamento del CDCH.

Solicitud y recaudos exigidos

Estudio, recomendación

y decisión

Cartas aprobatorias

CCAAPP:: IIII

SSEECC:: 22..33

PPÁÁGG..


0011 FFEECCHHAA

OOccttbb.. 0055 UUNNIIDDAADD:: DDPPTTOO.. DDEE RREELLAACCIIOONNEESS YY PPUUBBLLIICCAACCIIOONNEESS AASSUUNNTTOO:: Descripción del Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO:: PPUUBBLLIICCAACCIIOONNEESS PPEERRIIÓÓDDIICCAASS YY PPUUBBLLIICCAACCIIÓÓNN DDEE MMEEMMOORRIIAASS


PÁGINA DE: FECHA:




DESCRIPCIÓN

PUBLICACIONES PERIÓDICAS Y PUBLICACIÓN DE MEMORIAS


1. Entrega la Planilla de solicitud y los recaudos exigidos en la Unidad de Archivo y Correspondencia.


2. Verifica la planilla de solicitud de financiamiento y sus respectivos recaudos.

3. Están completos los recaudos.

3.1. No están completos, devuelve al solicitante, indicándole el motivo de la devolución.

3.2. Están completos, los recibe, los codifica y los entrega al Departamento de Relaciones y Publicaciones.


4. Recibe de la Unidad de Archivo y Correspondencia la planilla de solicitud de financiamiento con sus recaudos, verifica los documentos, planifica reunión con la Subcomisión de Publicaciones y Divulgación y pasa las solicitudes organizadas mediante agenda.


5. Recibe la agenda con las solicitudes y sus respectivos recaudos, las estudia, plasma sus recomendaciones de negar o aprobar para el Directorio y devuelve al Departamento de Relaciones y Publicaciones la agenda con recomendaciones y las solicitudes con sus respectivos recaudos.


Y PUBLICACIONES 6. Recibe de la Subcomisión de

Publicaciones y Divulgación las solicitudes, los recaudos, la agenda.

7. Elabora Acta de la reunión y envía a la Secretaría Ejecutiva, vía sistema.


Publicaciones y Divulgación con las recomendaciones de las solicitudes de financiamiento.

9. Elabora la agenda de reunión y la pasa al Directorio.

DIRECTORIO DEL CDCH

10. Recibe la agenda con las recomendaciones de la Subcomisión, toma decisiones y la devuelve a la Secretaría Ejecutiva para que elabore el Acta.

SECRETARÍA EJECUTIVA 11. Recibe la Agenda del Directorio.

CCAAPP:: IIII

SSEECC:: 22..33

PPÁÁGG..


0011 FFEECCHHAA



PÁGINA DE: FECHA:




12. Elabora el Acta y la pasa al Departamento de Relaciones y Publicaciones, vía sistema.


13. Recibe el Acta con decisiones del Directorio, elabora las cartas para notificar a los solicitantes y las pasa a la Coordinación para la firma.

COORDINACIÓN 14. Firma las cartas y las devuelve al



15. Recibe las cartas firmadas y dependiendo de la decisión del Directorio:

15.1. Si es Negada la solicitud, archiva las solicitudes y sus recaudos en la carpeta de financiamientos negados.

15.1.1. Prepara la correspondencia negando el financiamiento (carta original y 2 fotocopias) y la pasa a la Unidad de Archivo y Correspondencia. Continúa en el Paso No. 16 y culmina en el paso No. 18.

15.2. SI es aprobada la solicitud, abre Expediente de la revista. En el caso de las Memorias archiva la solicitud y los recaudos en la carpeta de Memorias.

15.2.1. Prepara correspondencia con cartas aprobatorias (original y 2 fotocopias), les anexa la Pauta

Publicitaria (sólo en el caso de las Revistas) y las pasa a la Unidad de Archivo y Correspondencia.


16. Recibe del Departamento de Relaciones y Publicaciones correspondencia a enviar, la registra y envía solicitante la carta original. En el caso de las Revistas le anexa la Pauta Publicitaria.

17. Devuelve al Departamento de Relaciones y Publicaciones fotocopia de la carta enviada, debidamente registrada.


18. Archiva fotocopia de la carta en su expediente (si es Revista) o en la Carpeta de Memorias (en el caso de las Memorias).

IInniicciiaa eell pprroocceessoo ddee eejjeeccuucciióónn ddeell ffiinnaanncciiaammiieennttoo ddeessccrriittoo eenn eessttee MMaannuuaall..

PROCESO : PUBLICACIONES PERIÓDICAS Y PUBLICACIÓN DE MEMORIAS

UNIDAD DE ARCHIVO YCORRESPONDENCIA

DPTO . DE RELACIONESY PUBLICACIONES

SUB-COMISIÓN DEPUBLICACIONES Y DIVULGACIÓN

SOLICITANTE 1.- Verifica, recibe ,codifica y entrega apublicaciones.

10.1.3. Recibe ,registra y envíaoriginal alsolicitante.

10.1.4. Devuelvefotocopia decarta enviada arelaciones ypublicaciones

FOTOCOPIA

10.2.3. Recibe, registra yenvía al solicitante cartaoriginal.

SECRETARÍAEJECUTIVA DIRECTORIO

COMPLETOSNo

Si

RECAUDOSSOLICITUDCARTA

NEGANDO

PP2

1CARTA

2.- Recibe, verifica ,planifica, reunión y los pasaa través de agenda a la subcomisión, mediante agenda.

4.- Recibe solicitudes,recaudos y agenda yelabora acta que envía ala secretaria ejecutiva.

ACTA DE LASUB COMISIÓN

10.- Recibe las cartasfirmadas.

COMPLETOSNo Si

10.2.1. Abreexpediente(revistas) archivaen carpeta dememorias(memoria).

10.1.1. Archivasolicitudes yrecaudos encarpetas definanciamientosnegados.

RECAUDOSSOLICITUD

FINAN .NEGADO

10.2.2.Prepara lacorrespondenciay le anexa pautapublicitaria ( si esrevista) y la pasaa archivo.

PP2

1CARTA

21

CARTA

10.1.5. Recibe yarchiva fotocopiaen su expediente(revistas) o en lacarpeta dememorias(memorias).

FIN

3.- recibe, estudia las solicitudesy devuelve a relaciones ypublicaciones agenda con lasrecomendaciones de negar oaprobar.

8.- Recibe el acta y elaboracartas indicando la decisión alos solicitantes y las envíapara la firma delcoordinador.

CARTAS

RECAUDOSSOLICITUD

AGENDA DELDIRECTORIO

5.- Recibe el acta y laincluye como punto deagenda alDirectorio .

7.- Recibe la agenda,elabora el acta y la envíaa relaciones ypublicaciones.

6 .-Recibe la agenda,,toma las decisiones y ladevuelve a la secretariaejecutiva.


COORDINACIÓN

9.- Recibe las cartas, lasfirma y las devuelve arelaciones ypublicaciones.

CARTASFIRMADAS

CCAAPP:: IIII

SSEECC:: 22..33

PPÁÁGG..


0011 FFEECCHHAA





PÁGINA DE: FECHA:


PPUUBBLLIICCAACCIIOONNEESS PPEERRIIÓÓDDIICCAASS YY PPUUBBLLIICCAACCIIÓÓNN DDEE MMEEMMOORRIIAASS ((EEJJEECCUUCCIIÓÓNN DDEELL FFIINNAANNCCIIAAMMIIEENNTTOO))

Consignación de presupuestos

Análisis de los presupuestos y

tramitación de la cancelación

Publicación de la Revista o la

Memoria y emisión del cheque

CCAAPP:: IIII

SSEECC:: 22..33

PPÁÁGG..


0011 FFEECCHHAA



PÁGINA DE: FECHA:




DESCRIPCIÓN PPUUBBLLIICCAACCIIOONNEESS PPEERRIIÓÓDDIICCAASS YY PPUUBBLLIICCAACCIIÓÓNN DDEE MMEEMMOORRIIAASS ((EEJJEECCUUCCIIÓÓNN DDEELL FFIINNAANNCCIIAAMMIIEENNTTOO))


1. Entrega presupuestos en el Departamento de Relaciones y Publicaciones.


2. Verifica y recibe sólo los presupuestos que cumplan las exigencias administrativas vigentes:

• De una (01) a doscientas (200) Unidades Tributarias: Un (01) Presupuesto.

• De doscientas (200) Unidades Tributarias en adelante: Tres (03) Presupuestos.

• Originales, sellados, firmados, con No. de Rif., precio unitario, condición de pago, validez de la oferta y tiempo de entrega.

3. Solicita elaboración de Orden de Pedido a la Unidad de Compras vía memorando, anexándole el o los presupuestos respectivos y registra datos de ejecución del financiamiento en la base de datos en Excel.

UNIDAD DE COMPRAS 4. Recibe del Departamento de Relaciones y

Publicaciones memorando (original y 1

fotocopia) con los respectivos presupuestos.

5. Elabora Orden de Pedido y una vez retirada por el beneficiario envía fotocopia al Departamento de Relaciones y Publicaciones.


6. Recibe fotocopia de la Orden de Pedido y la archiva en su respectivo expediente (si es una Revista) o en la Carpeta de Memorias (en el caso de Memorias).

7. Verifica y recibe del proveedor o responsable de la solicitud: Orden de Pedido Original, la Nota de Entrega sellada y firmada tanto por el responsable de la solicitud como por la empresa y la Factura (original, firmada, sellada y con No. de Rif. de la empresa o proveedor), más 2 ejemplares de la Revista o 1 ejemplar de la Memoria publicada.

8. Conforma la factura y solicita su cancelación al Departamento de Administración vía memorando (original y 1 fotocopia), anexándole la Orden de Pedido Original y la Nota de Entrega.

UNIDAD DE COMPRAS 9. Solicita la cancelación de la factura del

Departamento de Administración y lo notifica al Departamento de Relaciones y Publicaciones, mediante fotocopia del memorando.

10. Verifica la Factura y sus soportes, elabora el cheque y entrega el comprobante de su emisión al Departamento de Relaciones y Publicaciones.

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SSEECC:: 22..33

PPÁÁGG..


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11. Recibe la copia del comprobante de emisión de cheque, actualiza la información de ejecución del financiamiento en la base de datos en Excel y archiva la fotocopia del comprobante de cheque en su expediente (si es Revista) o en la Carpeta de Memorias (en el caso de Memorias).

PROCESO : PUBLICACIONES PERIÓDICAS Y MEMORIAS ( EJECUCIÓN DEL FINANCIAMIENTO )DEPARTAMENTO DE RELACIONES Y PUBLICACIONES UNIDAD DE COMPRAS DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

Responsable de la solicitud1.- Verifica y recibe los

presupuestos que cumplan conlas exigencias administrativas

Presupuesto 1

2 - Solicita elaboración de orden depedido a compras vía memorando .

-Registra datos de ejecución enExcel

Presupuesto 3Presupuesto 2

Presupuesto 1Memorándum de

solicitud

4.- Recibe y archiva fotocopia de laOrden de Pedido en el expediente

5.- Verifica y Recibe delproveedor o responsable de la

solicitud : Orden de Pedido ,Nota de Entrega y Factura más

2 ejemplares de la revista

6.- Conforma la Factura Ysolicita su cancelación al Dpto.

de administración víaMemorándum

8 Recibe y actualiza laInformación en la base de datos

en Excely archiva comprobante deemisión de cheque en su expediente

Comprobante

Expedienteo carpeta deMemorias FIN

Nota de EntregaFactura

Orden dePedido

Revista 2Revista 1

Nota de EntregaFactura

Orden dePedido

3 Recibe, elabora orden depedido y envía copia a

Publicaciones

Expediente

7.- Recibe, Verifica , elaboracheque y envía comprobante de

emisión a publicaciones

Comprobante decheque

Orden dePedido

Expediente

Memorándum deSolicitud

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SSEECC:: 22..44

PPÁÁGG..


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OOccttbb.. 0055

UUNNIIDDAADD:: DDPPTTOO.. DDEE RREELLAACCIIOONNEESS YY PPUUBBLLIICCAACCIIOONNEESS AASSUUNNTTOO:: Descripción del Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO ::FFIINNAANNCCIIAAMMIIEENNTTOO PPAARRAA LLAA PPUUBBLLIICCAACCIIÓÓNN DDEE AARRTTIICCUULLOOSS YY AADDQQUUIISSIICCIIÓÓNN DDEE SSEEPPAARRAATTAASS




PÁGINA DE: FECHA:


FFIINNAANNCCIIAAMMIIEENNTTOO PPAARRAA LLAA PPUUBBLLIICCAACCIIÓÓNN DDEE AARRTTÍÍCCUULLOOSS YY AADDQQUUIISSIICCIIÓÓNN DDEE SSEEPPAARRAATTAASS

Planilla de solicitud y recaudos

Análisis y toma de

decisión

Otorgamiento del financiamiento

Objetivo Aprobar el financiamiento para las publicaciones de artículos y adquisición de separatas en revistas especializadas, previo cumplimiento de las normas establecidas en el reglamento del CDCH.

CCAAPP:: IIII

SSEECC:: 22..44

PPÁÁGG..


0011 FFEECCHHAA

OOccttbb.. 0055



PÁGINA DE: FECHA:




DESCRIPCIÓN FFIINNAANNCCIIAAMMIIEENNTTOO PPAARRAA LLAA PPUUBBLLIICCAACCIIÓÓNN DDEE AARRTTÍÍCCUULLOOSS YY AADDQQUUIISSIICCIIÓÓNN DDEE SSEEPPAARRAATTAASS


1. Entrega la Planilla de solicitud y los recaudos exigidos en la Unidad de Archivo y Correspondencia.

UNIDAD DE ARCHIVO

Y CORRESPONDENCIA 2. Verifica la planilla de solicitud de

financiamiento y sus respectivos recaudos y los recibe sólo si están completos, los codifica y los entrega en el Departamento de Relaciones y Publicaciones.


3. Recibe de la Unidad de Archivo y Correspondencia la planilla de solicitud de financiamiento con sus recaudos, verifica los documentos y prepara el material para enviarlo a la Secretaría Ejecutiva mediante memorando.

SECRETARÍA EJECUTIVA 4. Recibe el memorando con solicitudes y

recaudos, monta agenda y la pasa al Directorio con sus anexos.

DIRECTORIO DEL CDCH 5. Recibe la agenda con solicitudes y

recaudos, las analiza, toma decisiones y devuelve todo a Secretaría Ejecutiva para que elabore el acta.

SECRETARÍA EJECUTIVA 6. Recibe la agenda del Directorio con

solicitudes y recaudos.

7. Elabora el acta y devuelve al Departamento de Relaciones y Publicaciones las solicitudes y recaudos con su respectiva decisión.


8. Recibe las solicitudes y recaudos con la decisión del Directorio, elabora cartas para notificar a los solicitantes y las pasa a la Coordinación para la firma.

COORDINACIÓN 9. Recibe las cartas, las firma y las devuelve

al Departamento de Relaciones y Publicaciones.


10. Recibe las cartas firmadas y dependiendo de la decisión del Directorio:

10.1.Sí es negada la solicitud, prepara la correspondencia negando el financiamiento (carta original y 2 fotocopias) y la pasa a la Unidad de Archivo y Correspondencia.

CCAAPP:: IIII

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PÁGINA DE: FECHA:




10.1.1. Archiva las solicitudes y sus recaudos en la carpeta de Financiamientos Negados. Continúa en el paso No. 11 y culmina en el paso No.14.

Si es aprobada la solicitud, prepara la correspondencia con carta aprobatoria ( original y 2 fotocopias) y la pasa a la Unidad de Archivo y Correspondencia.

10.2.1. Archiva las solicitudes y sus recaudos en la carpeta de Artículos y Separatas.


11. Recibe del Departamento de Relaciones y Publicaciones carta original y 2 fotocopias, las registra y envía al solicitante la original.

12. Devuelve al Departamento de Relaciones y Publicaciones 1 fotocopia de la carta enviada debidamente registrada.


13. Recibe fotocopia de la carta enviada y la archiva en la carpeta de financiamientos negados (en el caso de las negadas) y en la carpeta de Artículos y Separatas (en el caso de las aprobadas).

14. Conforma la factura y solicita su cancelación al Departamento de Administración mediante un memorando.


15. Recibe memorando de cancelación con factura, carta aprobatoria y copia del artículo. Verifica, elabora cheque y envía comprobante de su emisión al Departamento de Relaciones y Publicaciones.


16 Recibe comprobante de emisión de cheque, actualiza datos de ejecución en Excel y archiva el comprobante en la ca rpeta de Artículos y Separatas.

PROCESO : PUBLICACIONES PERIÓDICAS Y MEMORIAS ( EJECUCIÓN DEL FINANCIAMIENTO )PROCEDIMIENTO : FINANCIAMIENTO PARA LA PUBLICACIÓN DE ARTÍCULOS Y ADQUISICIÓN DE SEPARATAS

UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA DEPARTAMENTO DE RELACIONES Y PUBLICACIONES SECRETARÍA EJECUTIVA DIRECTORIO COORDINACIÓN

1.Entrega la Planillade solicitud

Responsable de la solicitud2.Verifica la planilla de

solicitud de financiamiento ysus respectivos recaudos .

Planilla de solicitud definanciamiento

3 Recibe y verifica la Planillade solicitud de financiamiento

Memorándum

4.Recibe el memorándum consolicitudes y recaudos , monta

agenda

Agenda consolicitudes

5.Recibe la agendacon solicitudes y

recaudos , lasanaliza , toma

decisiones


6.Recibe la agenda delDirectorio con solicitudes

y recaudos .

7.Elabora el acta


8.Recibe las solicitudes yrecaudos con la decisión delDirectorio , elabora cartas

para notificar a lossolicitantes y las pasa a la

Coordinación para lafirma .

cartas

9.Recibe las cartas , lasfirma y las devuelve al

Departamento deRelaciones y

Publicaciones .

cartasfirmadas

10.Solicitud definanciamiento

Archiva las solicitudes y susrecaudos en la carpeta deFinanciamientos Negados.

NO

Prepara lacorrespondencia con

carta aprobatoria

SI

copia 2

PExpediente

copia 1cartas firmadas y

aprobadas

11.Registra lascartas y copias

cartas firmadas yaprobadas (copia 1)

copia 2copia 1

cartas firmadas ynegadas

14.Solicitud definanciamiento

Archiva en la carpetade financiamientos

negados

Archiva en la carpetade Artículos y

Separatas

NO SI

PExpediente

15.Conforma la factura ysolicita su cancelación

DEP. RELACIONES Y PUBLICACIONES

16.Recibe memorándumde cancelación con

factura , carta aprobatoriay copia delartículo .

Verifica , elabora cheque

cheque

17.Recibe comprobantede emisión de cheque ,

actualiza datos deejecución en Excely archivaelcomprobante en la carpeta

de Artículos y Separatas .

PExpediente

jkfjgkju9u

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SSEECC:: 22..55

PPÁÁGG..


0011 FFEECCHHAA

OOccttbb.. 0055

UUNNIIDDAADD:: DDPPTTOO.. DDEE RREELLAACCIIOONNEESS YY PPUUBBLLIICCAACCIIOONNEESS AASSUUNNTTOO:: Descripción del Procedimiento PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO :: FFIINNAANNCCIIAAMMIIEENNTTOO PPAARRAA PPAAUUTTAASS PPUUBBLLIICCIITTAARRIIAASS




F

PÁGINA DE: FECHA:


FIINNAANNCCIIAAMMIIEENNTTOO PPAARRAA LLAA PPUUBBLLIICCAACCIIÓÓNN DDEE PPAAUUTTAASS PPUUBBLLIICCIITTAARRIIAASS

Solicitud de adquisición de la

pauta

Análisis y toma de

decisión Publicación de la pauta publicitaria

institucional

Objetivo Aprobar el financiamiento para las publicaciones de Pautas Publicitarias Institucionales, previo cumplimiento de las normas establecidas en el reglamento del CDCH.

CCAAPP:: IIII

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OOccttbb.. 0055



PÁGINA DE: FECHA:




DESCRIPCIÓN PPUUBBLLIICCAACCIIÓÓNN DDEE PPAAUUTTAASS PPUUBBLLIICCIITTAARRIIAASS


1. Recibe la solicitud de adquisición de la Pauta Publicitaria institucional, la codifica y la entrega en el Departamento de Relaciones y Publicaciones.


2. Recibe de la Unidad de Archivo y Correspondencia la solicitud de adquisición de la Pauta Publicitaria, la verifica y prepara el material para elaborar agenda de la Subcomisión de Publicaciones.

3. Convoca reunión de la Subcomisión de Publicaciones y Divulgación a través de la recepción.

4. Elabora agenda de la Subcomisión de Publicaciones y Divulgación y organiza el material a ser visto por la misma.


5. Recibe la agenda con las solicitudes, las estudia, plasma sus recomendaciones de negar o aprobar para el Directorio y devuelve todo al Departamento de Relaciones y Publicaciones


6. Recibe de la Subcomisión de Publicaciones y Divulgación las solicitudes y la agenda.

7. Elabora el Acta de la reunión y la envía a la Secretaría Ejecutiva.


Publicaciones y Divulgación con las recomendaciones para las solicitudes.

9. Elabora agenda de reunión y la pasa al Directorio.

DIRECTORIO DEL CDCH 10. Recibe la agenda con las

recomendaciones de la Subcomisión, toma decisiones y la devuelve a la Secretaría Ejecutiva para que elabore el Acta.

SECRETARÍA EJECUTIVA 11. Recibe la agenda del Directorio.

12. Elabora el Acta y la pasa al Departamento de Relaciones y Publicaciones

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13. Recibe el Acta con decisiones del Directorio, elabora carta para notificar al solicitante la decisión y la pasa a la Coordinación para la firma.

COORDINACIÓN 14. Recibe la carta, la firma y la devuelve al



15. Recibe la carta firmada y dependiendo de la decisión del Directorio:

15.1.Sí es Negada la solicitud, archiva la solicitud en la carpeta de financiamientos negados.

15.1.1.Prepara la correspondencia negando el financiamiento (carta original y 2 fotocopias) y la pasa a la Unidad de Archivo y Correspondencia. Continúa en el paso No. 16 y culmina en el 18.

15.2.Sí es aprobada la solicitud, Archiva las solicitudes y sus recaudos en la carpeta de Pautas Publicitarias.

15.2.1.Registra datos en Excel. 15.2.2.Prepara la correspondencia con carta aprobatoria (original y 2 fotocopias) y la pasa a la Unidad de Archivo y Correspondencia.


16. Recibe del Departamento de Relaciones y Publicaciones la correspondencia a enviar, la registra y envía al solicitante la carta original

17. Devuelve una copia al Departamento de Relaciones y Publicaciones


Y PUBLICACIONES 18. Recibe de la Unidad de Archivo y

Correspondencia la fotocopia de la carta enviada y la archiva en la carpeta de Pautas Publicitarias

19. Recibe del solicitante la factura que cumpla con las exigencias administrativas y un ejemplar de la Revista donde se publicó la Pauta y se archiva en la biblioteca interna.

20. Conforma la factura y solicita su cancelación al Departamento de Administración, vía memorando.

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN 21. Recibe memorando de cancelación con

factura y carta aprobatoria. Verifica, elabora el cheque y envía comprobante de su emisión al Dpto. de Relaciones y Publicaciones.


22. Recibe el comprobante de emisión de cheque, actualiza datos de ejecución en Excel y archiva el comprobante en la Carpeta de Pautas Publicitarias.

PROCESO : PAUTAS PUBLICITARIAS

UNIDAD DE ARCHIVO YCORRESPONDENCIA

DEPARTAMENTO DE RELACIONESY PUBLICACIONES

SOLICITANTE 1.- Verifica, recibe ,codifica y entrega aDpto. de Relacionesy Publicaciones.

SOLICITUD

5.- Recibe, estudia lassolicitudes y devuelve aRelaciones y Publicacionesagenda con lasrecomendaciones de negar oaprobar

SUB-COMISIÓN DEPUBLICACIONES Y DIVULGACIÓN

AGENDASOLICITUD

6.Recibe de la subcomisión depublicaciones y divulgación lassolicitudes y la agenda.7.Elabora el acta de la reunión y laenvía a la secretaría ejecutiva.

8.- Recibe el acta y laincluye como puntode agenda aldirectorio

10.- Recibe la agenda,toma las decisiones y ladevuelve a la secretariaejecutiva

SECRETARÍAEJECUTIVA


11.- Recibe laagenda.12.- Elabora el acta yla envía a relaciones ypublicaciones

13.- Recibe el Acta, elabora cartaindicando la decisión a lossolicitantes y las envía para la firmadelcoordinador

CARTA14.- Recibe la carta, lafirma y la devuelve alDpto. de Relaciones yPublicaciones

CARTAFIRMADA

15.- Recibe la cartafirmada

APROBADANo Si15.1. Archiva solicitudes yrecaudos en carpetas definanciamientos negados.

15.2. Archiva lassolicitudes y susrecaudos en lacarpeta de PautasPublicitarias.

RECAUDOSSOLICITUD

15.2.1.- Registradatos en excel.15.2.2.- Prepara lacorrespondencia yla pasa a Archivo.

21

CARTA

15.1.1.Prepara lacorrespondencia yla pasa a Archivo

21CARTA

NEGANDO

16.- Recibe ,registra y envíaoriginal alsolicitante.

17.- Devuelvefotocopia de cartaenviada a Dpto. deRelaciones yPublicaciones.

FOTOCOPIA

18.- Recibe yarchiva fotocopiaen carpeta dePautasPublicitarias.

2.Recibe la solicitud ,verifica y prepara elmaterial para elaboraragenda de laSubcomisión dePublicación yDivulgación.

3.Convoca reuniónde la Subcomisiónde Publicaciones yDivulgación a travésde la recepción .

4.Elabora agenda de laSubcomisión dePublicaciones yDivulgación y organizael material a ser vistopor la misma.

ACTA DE LA SUBCOMISIÓN

9. Elabora agendade reunión y la pasaaldirectorio .

AGENDA DEREUNIÓN

COORDINACIÓN

ACTA CONDECISIONES DEL

DIRECTORIO

APROBA-DA

No

Si

CARPETA DEPAUTA

PUBLICITARIA

SOLICITANTE

19.- Recibe del solicitante lafactura que cumpla con lasexigencias administrativas y unejemplar de la revista donde sepublicó la pauta, y se archiva enla biblioteca interna.

BIBLIOTECAINTERNA

20.- Conforma lafactura y solicita sucancelación aldepartamento deadministración, víamemorando.

DEPARTAMENTO DEADMINISTRACIÓN

21.-Recibe memorando decancelación con factura ycarta aprobatoria .Verifica, elabora el chequey envía comprobante de suemisión al Dpto. Derelaciones y publicaciones.

22. Recibe elcomprobante de emisiónde cheque, actualiza datosde ejecución en excel yarchiva el comprobanteen la carpeta de pautaspublicitarias.

FIN

PROCEDIMIENTO : PAUTAS PUBLICITARIAS

DIRECTORIO

CCAAPP:: IIII IIIIII

SSEECC::

PPÁÁGG..


0011 FFEECCHHAA

OOccttbb.. 0055

UUNNIIDDAADD:: DDPPTTOO.. DDEE RREELLAACCIIOONNEESS YY PPUUBBLLIICCAACCIIOONNEESS AASSUUNNTTOO:: Anexos PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO ::


PÁGINA DE: FECHA:




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