Manual de Manuales de Procesos del FMV SA

MANUAL DE MANUALES

DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS

DEL FONDO MIVIVIENDA S.A. (MAPPRO)

Aprobado por Resolución

de GG N°29-2014-FMV/GG

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Jefe de Oficina de Planeamiento, Prospectiva y Desarrollo Organizativo

Gerente Legal

EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNANLAS FIRMAS DE LOS REPRESENTANTES D ELAS UNIDADES ORGANICAS AQUÍ SEÑALADAS

Rosa Flores de Higa Mauricio Gustin De Olarte

MANUAL DE MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL FONDO MIVIVIENDA SA. (MAPPRO)

REGISTRO DE CAMBIOS Y REVISIONES

Fecha Descripción del cambio o revisión Versión Responsable

26.05.2014 Manual de Manuales de Procesos y Procedimientos del Fondo MIVIVIENDA S.A. Aprobado por Resolución de GG N°29-2014-FMV/GG

1.0 Rosa Flores de Higa

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INDICE

Numeral Contenido Pág. Nº ____________________________________________________________________________________

1 Objetivo 3 2 Base Legal 3 3 Alcance 3 4 Definiciones 3 5 Normas Generales 5 6 Normas Específicas 8 7 Disposiciones Complementarias 12

8 Mapa de Procesos del FMV S.A. 17 9 Responsabilidades 23

10 Disposiciones Finales 23 11 Anexos 24

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1. OBJETIVO

Normar la formulación, aprobación y actualización de los Manuales de Procesos y Procedimientos del FMV S.A.

2. BASE LEGAL Ley N°28759 – Ley de Conversión del Fondo Hipotecario de la Vivienda - Fondo

MIVIVIENDA a Fondo MIVIVIENDA S.A. Estatuto Social del Fondo MIVIVIENDA S.A. Reglamento de Organización y Funciones del Fondo MIVIVIENDA S.A., aprobado por

Acuerdo de Directorio N° 01-05D-2013, de fecha 22.02.2013, y sus modificatorias. Reglamento de Funcionamiento del Directorio del FMV S.A., aprobado por Acuerdo del

Directorio N° 08-13D-2012 de fecha 18.06.2012, y sus modificatorias. Manual de Organización y Funciones del Fondo MIVIVIENDA S.A., aprobado por

Resolución de Gerencia General N° 30-2013-FMV/GG, de fecha 04.06.2013, y sus modificatorias.

Manual de Gestión de Normas Internas del Fondo MIVIVIENDA S.A., aprobado por la Gerencia General con fecha 12.05.2014.

3. ALCANCE

El presente Manual es de observancia obligatoria para todo el personal del Fondo MIVIVIENDA S.A.

4. DEFINICIONES

a. Actividad: Es el conjunto de acciones que permiten realizar un procedimiento.

b. Codificación: Es la nomenclatura que se utiliza para poder identificar a los diferentes procedimientos que tendrá cada proceso.

c. Core del Negocio: El core del negocio, es una terminología que se refiere al giro

principal del negocio de la empresa. d. Diagrama de Flujo: Es la representación gráfica detallada de un procedimiento o

rutina, desde su inicio hasta el final

e. Dueño del Proceso : Es el responsable de la correcta ejecución del conjunto integral de procesos a su cargo.

f. Estado As Is : Es el estado actual, consiste y entender cómo se realizan los

procesos en la empresa.

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g. Estado To Be :Es la versión mejorada del AS-IS, a través de la cual se propone

optimizar los procesos. h. GAP: Es aquella diferencia o brecha existente entre los procesos en el estado AS-IS

(Estado Actual) y el estado TO-BE (Estado futuro). Permiten establecer qué modificaciones son necesarias efectuar en el AS-IS, para llegar a convertirse en un proceso TO-BE.

i. Inventario de Procedimientos: Es la relación de procedimientos identificados,

presentes dentro de cada sub proceso.

j. Inventario de Procesos: Es la relación de procesos identificados, presentes en cada Macro Proceso.

k. Indicador: Es un elemento que se utiliza para poder indicar o señalar algo, esto es usado para poder controlar una actividad o proceso. Estos indicadores pueden ser cuantitativos o cualitativos.

l. Líder del Proceso: Es el responsable de la correcta ejecución de los procesos a su cargo.

m. Matriz RACI: Es una matriz de responsabilidades según el modelo RACI (Responsible – Accountable – Consulted – Informed), que comprende la asignación de roles y responsabilidades dentro del equipo de trabajo. Dentro de la misma encontramos que existen determinadas posiciones y responsabilidades: R= Responsable ejecutor de tareas. A= Responsable decisor. C=Funcionarios a los que se les consulta o solicita su opinión para tomar una

decisión que genere gran impacto en el flujo de trabajo. I= Funcionarios que deben ser informados a los que se les consulta o solicita su

opinión para tomar una decisión que genere gran impacto en el flujo de trabajo.

n. Manuales de Procesos y Procedimientos (MAPPRO): Los Manuales de Procesos y Procedimientos, son documentos que contienen en forma ordenada, secuencial y detallada, un compendio de qué es lo que hace el FMV S.A., cómo lo hace y quiénes son los responsables de cada paso que se da. Asimismo, nos indica cómo se relaciona cada proceso en los diferentes niveles de análisis de los procesos. (ver punto 6.2)

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o. Manual de Procesos : Es el documento donde se describe en forma resumida las actividades o tareas que el FMV realiza. Los procesos pueden ser del core del negocio, de Gestión o de asesoría.

p. Manual de Procedimientos: Es el documento donde se desarrolla con mayor

detalle los contenidos del Manual de Procesos, ya que detalla cómo se realizan las actividades en cada uno de los procesos que tiene el FMV, así mismo detalla quiénes participan y cuál es el flujo de trabajo entre todos los participantes.

q. OPPD Oficina de Planeamiento, Prospectiva y Desarrollo Organizativo.

r. Procedimiento: Es el modo de realizar un conjunto de operaciones para el

cumplimiento de un objetivo en particular.

s. Proceso: Secuencia de acciones o conjunto de actividades encadenadas que transforma en productos o resultados con características definidas insumos o recursos variables, agregándoles valor con un sentido específico para el cliente.

t. Rediseño de Procesos: Es la mejora de los procesos, consiguiendo que éstos

tengan un mejor resultado. 5. NORMAS GENERALES

5.1 El Manual de Procesos y Procedimientos deberá tener las siguientes

características:

Es un documento general que muestra en forma integrada los Procesos y Procedimientos que se desarrollan en la institución.

Debe contener información completa, clara, concisa y correcta de los procesos y procedimientos que desarrollan. La estructura del documento deberá permitir un fácil manejo e identificación de

los procesos que lo integran, permitiendo intercambiar e incluir una o más hojas para su modificación.

Cada procedimiento estará contenido en hojas independientes y se codificarán correlativamente.

Cada procedimiento debe ser parte de un proceso identificado y debe tener una parte literal descriptiva, un diagrama de flujo y, de ser necesario, deberá tener un instructivo ó metodología (de ser necesario), así como los formatos que se utilicen.

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En el Anexo N° 1, se muestra el modelo para describir un procedimiento. En el Anexo N° 2, se muestra el formato para el diagrama de flujo En el Anexo N° 3, se detalla la simbología utilizada para el diagrama de flujo. En el Anexo N° 4, se muestra el modelo de instructivo. En el Anexo N° 5, se muestra el modelo de una metodología.

5.2 Los Manuales de Procesos y Procedimientos (MAPPRO), serán elaborados por la OPPD en colaboración con las unidades orgánicas encargadas del proceso.

5.3 En el proceso de formulación de cada uno de los Manuales de Procesos y

Procedimientos (MAPPRO), se realizará acciones orientadas a interesar, motivar y capacitar al personal que interviene directamente en dichos procesos, a fin de asegurar buenos resultados.

5.4 Los Manuales de Procesos y Procedimientos (MAPPRO) deben ser utilizados como instrumentos para organizar, analizar y simplificar los procesos y procedimientos del FMV SA.

5.5 La formulación de los MAPPRO del FMV estará compuesta por una primera etapa

denominada AS-IS, que recoge los procesos como están, para luego pasar a una segunda etapa denominada TO-BE, que plasma el proceso ideal o el mejorado.

Estado AS IS: Es el estado actual y consiste en presentar y entender cómo se realizan los procesos en la empresa. Comprende las siguientes fases:

Mapeo de Procesos en cada uno de los niveles: 2, 3,4. Identificación de los procesos, sub procesos, procedimientos existentes,

instructivos ó metodologías (de ser el caso), sus precedencias y las relaciones

existentes.

Elaboración de Diagramas de flujo de cada procedimiento identificado.

Estado TO-BE: Es la versión mejorada del AS-IS, a través de la cual se propone optimizar los procesos.

Comprende las siguientes fases:

Análisis del valor de las actividades de cada proceso. Determinación de las capacidades y recursos necesarios para cada proceso. Identificación de los líderes y dueños de los procesos. Rediseño de los procesos. Diseño de los indicadores de control, para cada proceso.

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El Mapa de Procesos en cada uno de los niveles 2, 3,4. Plan de implementación.

Al pasar de una etapa a otra, se va poder establecer el GAP que existe entre ellas.

5.6 La Estructura para los Manuales de Procesos y Procedimiento (MAPPRO), será la siguiente: Portada Hoja de Cambios. 1.-Índice 2.-Objetivo. 3.-Alcance. 4.-Definiciones. 5.-Base Legal. 6.-Mapa de Procesos y sub procesos. 6.1 Descripción del Mapa de Procesos y sub procesos, a cada nivel. 6.2 Inventarios y codificación de Procesos, y Procedimientos. 6.3 Carátula de Identificación de los Procedimientos. 6.4 Finalidad del Procedimiento. 6.5 Alcance del Procedimiento. 6.6 Descripción literal del procedimiento. 6.7 Diagrama de flujo. 6.8 Instructivos ó Metodologías (de ser necesario). 6.9 Formatos (de ser necesario). 6.10 Indicadores.

• Relevamiento

• Validación

AS‐IS

•Mejores prácticas

• Prácticas propias

TO‐BE• Proceso

• Normalización

• Automatización

GAP

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6. NORMAS ESPECÍFICAS

6.1 Cada Manual de Procesos y Procedimientos será formulado por la OPPD, en

colaboración con la unidad orgánica que participa en el proceso al que se refiere, para lo cual se deberá organizar un equipo de trabajo que apoye la elaboración del MAPPRO.

Para tal fin, el equipo base para el levantamiento, rediseño y mejoramiento continuo de los procesos en el FMV estará constituido por: Jefe de proyecto

Jefe de OPPD Responsable de Ejecutores de Tarea

Especialista y Asistente del Departamento de Organización y Gestión de Procesos de la OPPD

Representantes de la Unidad Orgánica Líder del Proceso (Para el caso TO-BE) Dueño del Proceso (Para el caso TO-BE)

Miembros Consultivos: Gerentes y/o Jefes de Oficina

Miembros Adherentes

Jefe del Departamento de Recursos Humanos Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información

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En la parte inferior se detalla la matriz RACI con el rol de cada uno de los miembros del equipo.

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6.2 Para el desarrollo del mapa de procesos, se deberá contar con diversos niveles de análisis, los que se diferenciarán de acuerdo al grado de profundidad y detalle de cada proceso.

De acuerdo al grado de profundidad del análisis de un proceso, se utilizarán las siguientes denominaciones:

N1 Macro proceso Es el primer nivel de análisis, el cual va agrupar a los procesos de acuerdo a su naturaleza dentro de la organización. N2 Proceso Es el segundo nivel de análisis, el cual agrupa a los procesos que componen cada Macro Proceso. N3 Sub Proceso Es el tercer nivel de análisis, en el cual se detalla, cómo está compuesto cada proceso. Un Subproceso es un proceso en sí mismo, con la diferencia que el alcance del primero es menor que el del segundo. N4 Procedimiento Es el cuarto nivel de análisis donde se va indicar la forma de llevar a cabo un proceso una actividad al detalle

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NIVELES DE ANALISIS:

Primer Nivel N1: MACROPROCESO

Segundo Nivel N2: PROCESO

Terecer Nivel N3: SUB PROCESO

Cuarto Nivel N4:

PROCEDIMIENTO

General

Específico

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7. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

7.1 Normas para la revisión y aprobación de los Manuales de Procesos y Procedimientos (MAPPRO) del FMV S.A.

a. Cada MAPPRO será revisado en conjunto por la OPPD con los responsables de las unidades orgánicas involucradas en cada proceso.

b. Una vez revisado por los usuarios, cada Gerente y/o Jefe de Oficina deberá

firmar el documento. c. Después de revisado y visado por las áreas involucradas el MAPPRO será

presentado a la Gerencia legal para su visto. Posteriormente al Comité de Gerentes, para luego ser sometido a consideración de la Gerencia General para su aprobación.

d. De darse el caso, que el Comité de Gerentes observará el documento, este

regresará a la OPPD para su incorporación y ser presentado nuevamente al Comité de Gerentes.

e. Los Manuales de Procesos y Procedimientos y/o sus modificaciones (de ser el

caso), serán aprobados por Resolución de Gerencia General, debidamente visada por la Gerencia Legal.

f. Luego de aprobado un MAPRO, deberá ser publicado en la Intranet del FMV. g. Posterior a esto, la OPPD liderará los cambios que se requieran realizar, para

hacer efectiva la implementación que los procesos rediseñados ameriten, en coordinación con las áreas usuarias involucradas, líderes y dueños de procesos.

7.2 Normas para la Modificación y Actualización de los Manuales de Procesos y

Procedimientos (MAPPRO)

a. La OPPD, en conjunto y de manera coordinada con las áreas usuarias, definirá los indicadores de gestión para cada uno de los procesos que el FMV tenga y estén documentados.

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b. La OPPD es el área que debe de monitorear en forma constante, el correcto desempeño de cada proceso, utilizando para ello los indicadores mencionados anteriormente.

c. La OPPD, de acuerdo con los resultados de la evaluación de cada proceso,

determinará la necesidad de modificar o actualizar un MAPPRO. d. La actualización de cada proceso se puede llevar a cabo de manera

independiente. e. El Dueño del Proceso, como responsable general a cargo, deberá velar que el

conjunto de los procesos a su cargo tengan un correcto desempeño, cumpliendo con las metas e indicadores planteados.

f. El Dueño del Proceso, es el responsable de evaluar los resultados obtenidos del

conjunto de los procesos a su cargo de acuerdo a los indicadores de gestión definidos.

g. El Líder del Proceso, es el responsable de evaluar los resultados obtenidos del

proceso o procesos a su cargo de acuerdo a los indicadores de gestión definidos.

h. Toda modificación y/o actualización de un MAPPRO deberá ser requerida a la

Oficina de Planeamiento, Prospectiva y Desarrollo Organizativo (OPPD) por el área usuaria ó por el dueño del proceso, líder del proceso o por el área usuaria, para que conjuntamente puedan analizar y realizar dicha modificación y/o actualización.

i. La modificación de un MAPPRO procede en los siguientes casos:

Por los cambios en las normas vigentes que afecten directa o

indirectamente el desarrollo de los procedimientos establecidos. Por la revisión y evaluación de los resultados de los procesos vía los

indicadores de gestión. Por la modificación y/o creación de nuevos procedimientos a

consecuencia de cambios en las funciones y/o estructura orgánica del FMV.

j. La modificación y actualización del MAPPRO debe de contar con la opinión

técnica favorable de la OPPD.

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7.3 Sistema de Codificación

a. La OPPD es el área encargada de administrar la codificación de los documentos que conforman un Manual de Procesos y Procedimientos.

b. Cada MAPPRO tendrá un código general único, conforme a la siguiente

nomenclatura:

Ejemplo: MAPPRO-V1-2014

c. Cada manual integrante de un MAPPRO tendrá un código para su correcta identificación. Para tal fin, según se trate de un Manual de Macro Procesos Estratégicos, de Soporte o Control, se utilizará la siguiente nomenclatura:

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Ejemplo: El Manual de Procesos y Procedimientos de Gestión Logística tendría el código MPS-01-V1-2014

d. Los Manuales de los Productos del FMV que son los que pasan por Macro Proceso

de Negocio, tendrán una codificación según la siguiente nomenclatura.

Ejemplo: El Manual de Procesos y Procedimientos del Producto Techo Propio, tendría el código MPN-TP-V1-2014

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e. Los Procedimientos, Instructivos, Formatos y demás documentos que comprendan un Manual de Procesos y Procedimientos, tendrán una codificación con la siguiente nomenclatura.

MPE = EstratégicoMPN= NegocioMPS = SoporteMPC = Control

1,2,….01,02,…

Macro – Nº Macro Proceso ‐ Nº Proceso ‐ Sub proceso ‐ Tipo ‐ Numeral ‐ Documento – Numeral ‐ Versión ‐ Año

01,02,…

SP= Sub ProcesoPR= Proceso

I= InstructivoF= Formato

V1,V2...

1,2,…

2014, 2015...

1,2 ...

Ejemplo: Proceso de Registro de Grupo Familiar MPN-01-1-P -V1-2014 Sub Proceso de Registro de Grupo Familiar MPN-01-1-01-SP-1 -V1-2014 Procedimiento de Registro de Grupo Familiar MPN-01-1-01-PR-1 -V1-2014 Instructivo de Ingreso de Información al STP MPN-01-1-01-PR-1-I1 -V1-2014 Formato 1 de Postulación MPN-01-1-01-PR-1-F1-V1-2014

7.4 Inventario de Procesos

Toda unidad orgánica deberá contar con el inventario de los Macro Procesos, Procesos, Sub Procesos y Procedimientos a su cargo. Para este fin se utilizará el formato que se muestra en la parte inferior:

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8. MAPA DE PROCESOS DEL FMV

8.1 Categoría de Procesos: Se han agrupado los procesos desarrollados por el Fondo Mivivienda en cuatro Categorías:

o Procesos Estratégicos o Procesos de Control o Procesos de Negocios o Procesos de Soporte

8.2 Procesos Estratégicos

Comprenden aquellos procesos destinados a la conducción de la organización, de acuerdo a los planes y objetivos trazados por ella, acorde con su visión de futuro y dentro de un determinado lapso de tiempo; y alineados con la estrategia a seguir.

Dentro de este grupo podemos encontrar los siguientes macro procesos:

a. Macro proceso de Planeamiento y Desarrollo Organizacional (MPE-01)

Este macro proceso agrupa a todos los procesos conducentes al desarrollo del plan estratégico institucional, planes operativos, seguimiento, así como a las acciones de reestructuración orgánica, racionalización de recursos y desarrollo de las normas internas esenciales para el normal desarrollo de la operatividad del Fondo MIVIVIENDA. S.A.

b. Macro proceso de Dirección (MPE-02)

Comprende el conjunto de procesos relacionados al funcionamiento del Directorio, la emisión de políticas y lineamientos, destinados a obtener un mejor gobierno de la Empresa.

Procesos Estratégicos

Procesos de

Negocios

Procesos de

Control

Procesos de

Soporte

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c. Macro proceso de Investigación y Mejora Continua (MPE-03)

Agrupa a todos aquellos procesos destinados a analizar y formular propuestas de innovación que impliquen mejoras en el servicio, rediseño de los procesos, optimización del uso de los recursos, retroalimentación de los procesos y nuestros clientes, de tal forma que permitan su actualización permanente.

8.3 Procesos de Control (MPC)

Son aquellos procesos destinados a desarrollar las múltiples acciones de control y seguimiento de las diversas actividades de la institución a nivel de cumplimento de normas, control interno, control de gestión, control de procesos, mitigación de riesgos, auditoria interna y acciones de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo.

En este grupo podemos encontrar los siguientes macro procesos:

a. Macro proceso de Control de Gestión (MPC-01)

Este proceso agrupa a todos los procesos conducentes a la detección, control y mitigación de riesgos, así como la gestión presupuestal del FMV.

b. Macro proceso de Control Interno (MPC-02)

Comprende el conjunto de procesos relacionados a la implementación del sistema de control interno.

c. Macro proceso de Auditoria Interna (MPC-03)

Agrupa a todos aquellos procesos destinados a realizar auditorías internas para velar por el correcto desempeño de la institución.

d. Macro proceso de Control de Procesos (MPC-04)

Agrupa a todos los procesos conducentes al control y monitoreo de los mismos en cualquiera de los niveles, así como la implementación de los rediseños que la institución requiere.

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8.4 Procesos de Negocio (MPN)

Son aquellos procesos a través de los cuales el Fondo MIVIVIENDA presta sus servicios a los ciudadanos que aspiran a contar con una vivienda digna dónde poder vivir. La manera como la institución canaliza sus actividades hacia los clientes, se da a través del otorgamiento de un subsidio ofrecido por el Estado (Programa Techo Propio) y a través de la dotación de créditos para las familias que participan a través de los múltiples programas desarrollados por el Fondo MIVIVIENDA S.A. (Nuevo Crédito MIVIVIVIENDA, Mis Materiales, Mi Construcción y Crédito Complementario Techo Propio). En todos estos servicios brindados por el Fondo MIVIVIENDA S.A., encontramos los siguientes procesos:

a. Macro proceso de Determinación de necesidades y recursos para el desarrollo del

servicio. (MPN-01)

Este macroproceso de negocio comprende aquellos procesos destinados a la recopilación de información y análisis del mercado, de tal forma que nos permitan vislumbrar las tendencias, estacionalidades y necesidades del mercado, con el fin de ver cómo atender aquella demanda insatisfecha.

b. Macro proceso de Desembolso de los Productos Crediticios del F.M.V. S.A. (MPN-02)

Comprende una serie de procesos, a través de los cuales el Fondo cumple su función social, que es la de facilitar el acceso a la vivienda a las familias más necesitadas, ya sea a través del otorgamiento de Subsidios proveniente del Estado, o a través de programas diseñados por el Fondo para el otorgamiento de créditos, o en su defecto a través de la adjudicación de terrenos para el desarrollo de proyectos inmobiliarios.

c. Macro proceso de Administración y cobranza de los productos Crediticios (MPN-03)

Comprende los procesos destinados a la captación de los fondos, productos de los créditos otorgados, mediante cada uno de los programas.

d. Macro proceso de Atención Post Servicio (MPN-04)

Conformado por los procesos destinados a levantar la información obtenida, producto del servicio brindado, a manera de retroalimentación y búsqueda de mejoras futuras.

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8.5 Procesos de Soporte (MPS)

Estos procesos cumplen una función de apoyo para el normal desarrollo de los procesos del negocio, por consiguiente su contribución es tan esencial como la de las demás categorías, por que dotan de los recursos esenciales, indispensables para la obtención de un adecuado servicio. Dentro de este grupo podemos ubicar los siguientes subprocesos:

a. Macro proceso de Gestión Logística (MPS-01)

Este macro proceso está compuesto por procesos tendientes a abastecer de stocks de útiles, materiales y/o herramientas, y otros, así como de la administración y operatividad de los servicios de limpieza, trámite documentario y otros, para una adecuada operatividad de la organización.

b. Macro proceso de Promoción y Publicidad de los Servicios Ofrecidos (MPS-02)

Comprende todos aquellos procesos relacionados con el desarrollo de la promoción y el marketing de los programas llevados a cabo por el Fondo, así como aquellos tendientes a afianzar su imagen a nivel inter institucional.

c. Macro proceso de Financiamiento y Rentabilidad de Fondos (MPS-03)

Comprende todos aquellos procesos relacionados a buscar el financiamiento necesario, para el normal desarrollo de los servicios, así como los mecanismos que fomenten el desarrollo de los proyectos inmobiliarios, a través de las inversiones, fideicomisos y la administración de garantías.

d. Macro proceso de Administración de las Herramientas Tecnológicas (MPS-04)

Agrupa a todas aquellos procesos relacionados con la administración de las tecnologías de información, como principal herramienta que permita automatizar los servicios brindados por el Fondo.

e. Macro proceso de Gestión del Talento y Bienestar Humano (MPS-05)

Comprende los procesos relacionadas con la selección de los colaboradores del Fondo, así como los mecanismos para su evaluación, promoción y mantenimiento durante su permanencia en la institución.

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f. Macro proceso de Asesoría Legal (MPS-06)

Agrupa los procesos para la asesoría, administración y formulación de estrategias en materia de carácter legal y judicial.

g. Macro proceso de Gestión Contable (MPS 07)

Conformado por aquellos procesos destinado a evaluar el registro y análisis de la información para la contabilidad de la empresa, las conciliaciones, los Estados financieros y la obtención de los principales ratios situacionales.

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9. RESPONSABILIDADES

a. Es responsabilidad de la OPPD cumplir y hacer cumplir lo dispuesto en esta norma.

b. Es responsabilidad de los gerentes y jefes de oficina el cumplimiento de los dispuesto en la

presente norma.. 10. DISPOSICIONES FINALES

a. La descripción de cada procedimiento deberá iniciarse en una hoja independiente cuyas

páginas se numerarán correlativamente. b. El inventario de procedimientos por su naturaleza deben ser actualizados anualmente. c. La OPPD, a fin de obtener resultados óptimos, deberá proponer la capacitación y

adiestramiento del personal involucrado en dichos procesos, mediante talleres y charlas a manera de ampliar sus conocimientos, habilidades y aptitudes.

d. Los Gerentes y Jefes de Oficina, son los responsables del cumplimiento de las

disposiciones establecidas en la presente manual.

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ANEXO N°1 Modelo de Procedimiento

Para poder describir el procedimiento se debe usar el formato abajo indicado, el cual tiene tres columnas: numeral, descripción de la actividad y puesto responsable de la actividad indicada.

Descripción del Procedimiento

N° ACTIVIDAD RESPONSABLE

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ANEXO N°2

Modelo del Flujograma

El flujograma es la representación gráfica del procedimiento, con esta finalidad, el gráfico se compone en columnas, donde cada una identifica los puestos que participan, así como el área a donde pertenecen y su unidad orgánica.

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ANEXO N°3

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ANEXO N°4

Modelo de Instructivo

En muchos casos se requiere tener claramente indicado cómo se realiza una actividad, o la manera de utilizar un software puntual. En estos casos, se utiliza un Instructivo, que es un documento que debe acompañar a la descripción del procedimiento y al flujograma. En la parte inferior se muestra el formato de instructivo, donde se debe indicar el nombre del instructivo su número, la finalidad, quien es responsable del mismo, el código, y los diversos pasos que se deben de seguir para describir al detalle la actividad indicada. Instructivo 1: < nombre del Instructivo >

Finalidad Responsable Código

Nro Sec.

Pasos

Observaciones

1 2

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ANEXO N°5

Modelo de Metodología

En muchos casos se requiere tener claramente identificada una metodología a seguir para poder completar una parte de un procedimiento en particular. En la parte inferior se muestra el formato que se debe utilizar para poder detallar la metodología a seguir, donde se debe indicar el nombre de la metodología, código, la finalidad, la fuente bibliográfica base, la justificación y contenido. Metodología : < nombre de la metodología >

Justificación Código

Contenido: Antecedentes Marco Teórico Análisis Metodología Fuente Bibliográfica

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