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MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

AGOSTO 13, 2013

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CONTENIDO

Introducción

1. Visión general del Manual de Gestión de la Calidad

2. Descripción de la organización, responsabilidad y autoridades

3. Exclusiones de la Norma NMX—CC-9001 IMNC-2008

Aplicación de la Norma NMX—CC-9001-IMNC-2008

4. Sistema de Gestión de la Calidad

5. Responsabilidad de la Dirección

6. Gestión de recursos

7. Realización del servicio

8. Medición, análisis y mejora

9. Control de registros y documentos

10. Auditoría interna

11. Control de servicio no conforme

12. Acciones preventivas

13. Acciones correctivas

14. Atención de quejas

15. Compras

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16. Operaciones de la Dirección General

16.1. Pago diversos

16.1.1. Pago a proveedores

16.1.2. Pago de nómina

16.1.3. Pago de aguinaldo

16.1.4. Pago de bono

16.1.5. Pago de caja chica

16.1.6. Pago de viáticos

16.1.6.1. Comisiones dentro del territorio nacional

16.1.6.2. Comisiones fuera del territorio nacional

16.1.7. Pago de impuestos , derechos y aprovechamiento

16.1.7.1. Pago provisional de impuestos federales

16.1.7.2. Pago de SUA y 2.5% de nómina

16.1.7.3. Pago de IVA por aprovechamiento por servicio de Prevalidación de pedimentos

16.1.7.4. Pago de aprovechamiento e IVA por concepto del servicio de procesamiento electrónico de datos y servicios relacionados necesarios para la importación temporal de remolques, semirremolques y portacontenedores de pedimentos

16.2. Afiliación de Agentes Aduanales a la CLAA

16.3. Afiliación de apoderados aduanales a la CLAA

16.4. Celebración y firma de contratos y convenios

16.5. Preparación y desarrollo de reuniones de consejo directivo

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16.6. Preparación y desarrollo de asambleas

16.7. Selección y contratación de personal

16.8. Evaluación de personal

16.9. Solicitud de integración y actualización de página Web

16.10. Asistencia a la Dirección General.

17. Proceso de Soporte Técnico

17.1. Soporte técnico.

17.2. Participación en juntas ante dependencias gubernamentales y particulares.

17.3. Elaboración y difusión de boletines informativos SAT, convocatorias o invitaciones, circulares Prevalidación internas –CLAA, circulares Prevalidación externas y avisos de Prevalidación con externos.

18. Proceso de Asesoría Jurídica.

18.1. Difusión y actualización de la información.

18.1.1. Elaboración y envío de circulares con resumen o síntesis de publicaciones en el Diario Oficial de la Federación, relacionadas con la difusión de normatividad emitida por diversas dependencias, jurisprudencias emitidas por el TFJFA y actualización al manual de operación aduanera

18.1.2. Envío de invitaciones, avisos, emitidos por diversas autoridades vinculadas.

18.1.3. Envío de lineamientos de las aduanas y constancias de importación temporal

18.1.4. Actualización de las listas de distribución

18.2. Apoyo en la elaboración de solicitudes o trámites ante las autoridades fiscales

18.3. Revisión y/o elaboración de escritos de pruebas y alegatos para defensa en aduanas

18.4. Análisis de sentencias de amparo para definir los criterios que deberá aplicar el prevalidador en atención a los beneficios otorgados por el amparo.

18.5. Apoyo en el seguimiento de la solicitud de autorización de inicio y arribo de tránsitos ante la autoridad aduanera

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18.6. Gestión ante autoridades

18.6.1. Elaboración de propuestas de consultas ante autoridades aduaneras

18.6.2. Elaboración de propuestas de modificación a lineamientos, manuales y reglas, ante diversas autoridades

18.6.3. Elaboración de planteamientos que se someterán a los comités, audiencias, reuniones ante diversas autoridades (COPA, COFA, COMPEX, audiencia pública)

18.6.4. Asistencia a reuniones con organismos particulares y reuniones, comités, con autoridades.

18.7. Monitoreo de actividades de Multidependientes en las aduanas en donde se encuentran asignados

18.8. Expedición de gafetes.

18.9. Integración de expedientes

18.10. Asesoría Jurídica.

18.10.1. Atención de consultas emitidas por agentes o apoderados aduanales (en adelante socios), clientes externos, clientes de agentes o apoderados aduanales, clientes que prevalidan con la CLAA.

19. Proceso de Clasificación Arancelaria

19.1. Consulta de opinión de clasificación arancelaria

19.2. Presentación de planteamientos ante Comités Técnicos de Clasificación Arancelaria

19.3. Celebración de Juntas Técnicas de Clasificación Arancelaria en aduanas

20. Coordinación de Capacitación y Promoción

20.1. Coordinación de Capacitación

20.2. Promoción

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21. Proceso de Administración

21.1. Facturación y cobranza

21.2. Pago a proveedores

21.3. Manejo de expedientes del personal

21.4. Préstamos a empleados

21.5. Reembolso de viáticos

21.6. Control de vacaciones

21.7. Manejo de caja chica

22. Lista maestra de registros y documentos

23. Mapas de procesos

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Introducción

La Confederación Latinoamericana de Agentes Aduanales (CLAA) se constituyó en el mes de noviembre del 2005 con la participación y afiliación de cuatro agentes aduanales, inició operaciones en el 2006 con el principal objetivo de ofrecer una representación gremial efectiva a los agentes aduanales, agentes aduanales sustitutos y apoderados aduanales, que brinde un trato igual a todos sus afiliados, así como servicios profesionales que les garanticen seguridad jurídica en sus operaciones, siempre en un marco de legalidad y adicionalmente, promover la profesionalización de los agentes aduanales agremiados y del personal de sus agencias aduanales.

El Manual de Gestión de la Calidad es el documento que describe al Sistema de Gestión de la Calidad en la CLAA y contiene o hace referencia a los procedimientos documentados que forman parte del Sistema de Calidad que impacta en la calidad de los servicios de CLAA, al mismo tiempo describe o hace referencia de las responsabilidades, autoridades, interrelación de los procesos y del personal que dirige, ejecuta, verifica o revisan trabajos que afectan directamente a la calidad.

El Manual de Gestión de la Calidad de CLAA se identifica como documento controlado, conforme a lo establecido en el Procedimiento de Control de Documentos anexo al presente manual.

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1. VISIÓN GENERAL DEL MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Objetivos Los objetivos del Manual de Gestión de la Calidad de CLAA son:

Establecer las directrices generales del sistema de gestión de la calidad en CLAA; describir cómo dicho sistema está referenciado y proporcionar un servicio de consulta permanente a quien se interese en la implantación, mantenimiento y mejora del mismo.

Controlar las prácticas que aseguren la calidad de los servicios identificados por CLAA como controlados.

Documentar los vínculos entre los diferentes sistemas y procesos de CLAA, así como los registros identificados.

Capacitar al personal de nuevo ingreso a CLAA.

Difusión a clientes o solicitantes de nuestros servicios, las características y condiciones de los mismos.

Alcance El alcance del Sistema de Gestión de la Calidad cubre los procesos relacionados vinculados con los servicios de Soporte Técnico, Asesoría Jurídica Normativa, Clasificación Arancelaria, Multidependientes, necesarios para las operaciones de Comercio Exterior que realizan los Agentes Aduanales, así como los procesos de apoyo como la Coordinación de la Capacitación y las operaciones propias de la Dirección General, de Administración y de Servicios.

El presente manual de calidad aplica a todos los niveles de CLAA; de este modo, constituye el compromiso formal y responsable para el desarrollo, implantación y mejora del sistema de gestión de la calidad.

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Políticas de Aprobación y Distribución del Manual

Las políticas de revisión, aprobación y distribución del Manual de Gestión de la Calidad son:

La aprobación del Manual de Gestión de la Calidad se realiza por la Dirección General de CLAA.

La revisión del Manual de Gestión de la Calidad, la realiza el Comité Interno de Calidad de CLAA.

El representante de la Dirección General, actualiza el Manual de Gestión de Calidad como resultado de: las revisiones anuales del Comité Interno; los resultados de auditorías internas y externas de calidad; y de las necesidades propias de CLAA.

La Dirección General será la única encargada de subir al sistema de información, la nueva versión del Manual de Gestión de Calidad, documentará los cambios realizados a la versión y vigilará que la versión obsoleta sea eliminada del sistema de información.

La distribución del manual se realiza vía electrónica, es decir por red interna, para facilitar el acceso y consulta, el manual se ubica en la carpeta: “Sistema de Gestión de la Calidad”. Adicionalmente el Manual podrá estar en presentación física mediante copia controlada.

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2. DESCRIPCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES

Datos Generales Nombre Confederación Latinoamericana de Agentes Aduanales, A.C.

Siglas CLAA

Dirección Nueva Jersey 14, Colonia Nápoles, Delegación Benito Juárez, 03810, México, Distrito Federal

Teléfonos 01(55) 11078515/11078592

Correos electrónicos

Dirección General:

Nashielly Escobedo Pérez, [email protected]

Gerencia Jurídico Normativo:

María del Carmen Borgonio Luna, [email protected]

Asesoría Jurídica:

Benito Nava Rivero, [email protected]

Asesoría Jurídica:

Cristian Flores Téllez, [email protected]

Gerencia Informática y Operación Aduanera:

Liliana Pérez Güitrón, [email protected]

Departamento de Soporte Técnico de prevalidador:

Roberto Gárate Vargas, [email protected]

Departamento de Soporte Técnico de prevalidador:

Alejandra Larracilla Guerra, [email protected]

Subgerencia Clasificación Arancelaria:

Héctor Bustos Soto, [email protected]

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Departamento de Clasificación Arancelaria:

Arlena Bucio Padilla, [email protected]

Coordinación de Capacitación:

Anabel Castillo Guerrero, [email protected]

Coordinación de Administración:

Abraham Bautista Hernández, [email protected]

Asistente de Dirección General:

Fabiola López Guerrero, [email protected]

Mutidependiente en Nuevo Laredo:

Rene Rocha Herrera, [email protected]

Multidependiente en Lázaro Cárdenas:

Alejandro Salgado González, [email protected]

Multidependiente en Manzanillo:

Gustavo González Gómez y José Antonio Arias López: [email protected]

Página electrónica www.claa.org.mx

Misión Atender las necesidades de los Agentes Aduanales, Agentes Aduanales Sustitutos y Apoderados Aduanales agremiados, para facilitar sus operaciones de comercio exterior, contribuyendo para que las mismas se realicen con el debido profesionalismo, integridad y dentro de un marco de competitividad así como representar los legítimos intereses de ante las instancias correspondientes, coadyuvando en todo momento con las autoridades con el fin de lograr la transparencia en el sector aduanero.

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Visión Ser reconocida como una organización especialista en materia aduanera y de comercio exterior, que promueva y procure la correcta aplicación de la legislación en las operaciones aduaneras y de comercio exterior, y que brinda servicios de forma oportuna y eficiente, satisfaciendo al 100% a sus clientes.

Objetivos CLAA CLAA tiene como principales objetivos:

Representar al Agente Aduanal, Agente Aduanal Sustituto y Apoderado Aduanal socio de la confederación, ante las diversas autoridades aduanales del país, particularmente ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) y todo tipo de autoridades administrativas.

Proponer reformas legales que convengan al desarrollo de la actividad aduanera del país, en beneficio de sus asociados.

Ofrecer servicios de Prevalidación electrónica de pedimentos de acuerdo a los lineamientos que establezcan las disposiciones legales vigentes.

Proponer opiniones de fracción arancelaria para la importación y exportación de mercancías.

Pertenecer a organismos nacionales e internacionales que agrupen o representen a los agentes aduanales, agentes aduanales sustitutos y apoderados aduanales

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Coadyuvar a fomentar y propiciar una cultura de evaluación y certificación de la calidad.

Vigilar el buen comportamiento de sus asociados en el ejercicio de sus funciones y en su caso sancionarlos en los términos de los estatutos y/o acuerdos que correspondan.

Contratar activa o pasivamente toda clase de prestación de servicios celebrar contratos, convenir como adquirir por cualquier título, patentes, marcas industriales, opciones o preferencias, derechos de propiedad literaria, industrial, artística o concesiones de alguna autoridad.

Filosofía de trabajo

Ser una organización en la que el capital humano calificado y el trabajo en equipo son factores indispensables para proporcionar un servicio de calidad a nuestros clientes, bajo un marco de respeto, honestidad y legalidad.

Valores de Calidad Los valores que establece CLAA son los siguientes:

Valor Descripción

Aprendizaje Aprender nuevas competencias que refuercen el trabajo y el desarrollo personal.

Autodisciplina Hacer por uno mismo, constante y permanentemente consciente de que mediante la disciplina y la tenacidad se logran las metas que nos proponemos.

Comunicación Cumplir el protocolo de CLAA en la forma de elaborar y transmitir una respuesta a la consulta de un cliente.

Cooperación Coadyuvar personal y activamente con otras áreas, así como con sus colaboradores u otros empleados.

Creatividad Proponer ideas que mejoren los sistemas, procedimientos y metas de trabajo.

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Cultura de Legalidad

Conjunto de creencias, valores, normas y acciones que promueve que la población crea en el Estado de Derecho, lo defienda y no tolere la ilegalidad.

Eficiencia Proporcionar a los usuarios de los servicios de CLAA, en forma expedita la asesoría o apoyo que requiere a efecto de no entorpecer sus operaciones.

Equidad En el acceso a oportunidades y beneficios en el desarrollo laboral.

Honestidad Dirigir todas nuestras acciones con la confianza de una relación fundada en la verdad y bajo un clima de apertura, sinceridad y responsabilidad compartida.

Respeto Promover respeto, entre sus integrantes y hacia los demás, como una característica distintiva del valor que tienen las ideas, sentimientos y expectativas de todos y cada uno.

Resultados Lograr los objetivos y metas que produzcan valor agregado. El trabajo gratificante es el que se convierte en resultados concretos.

Sentido altruista Apoyar a instituciones que sirven a sectores sociales vulnerables con donativos monetarios o en especie.

Trabajo en equipo Participar en actividades de grupo, buscando el logro del objetivo común, promoviendo la eficiencia y mejora continua de todos los participantes.

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Organigrama Las responsabilidades y autoridades se describen en el siguiente organigrama.

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Descripción de la estructura

Todas las áreas que integran el organigrama de CLAA, conducirán sus actividades en forma programada, con base en el Reglamento Interno de Trabajo de CLAA, en el presente Manual de Gestión de la Calidad, en los lineamientos de la Autoridad, y en las políticas que para el logro de sus objetivos establece la CLAA.

El personal es competente, tiene experiencia en la función que realiza o en el área en la que ofrece sus servicios o en funciones vinculadas, para lo cual deberá obtener en un plazo no mayor a dos años contado a partir de la fecha de implantación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), su Certificación.

Dirección General La administración de la Confederación está a cargo de la Dirección General quien tiene la responsabilidad de aprobar el programa de operación relacionado con el Plan de Calidad, así como asegurarse de que las responsabilidades y autoridades estén definidas y sean comunicadas dentro de la organización a través del Reglamento Interno de Trabajo y el Código de Ética de la Confederación.

Asistencia de la Dirección General

La Asistente de la Dirección General es quien realiza una variedad de actividades y tiene responsabilidades y deberes tanto secretariales como administrativos para apoyar el desempeño de la Dirección General de la CLAA, en diferentes niveles y actividades de la organización.

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Gerencia de Informática y Operación Aduanera

La Gerencia Informática y de Operación Aduanera tiene a su cargo la

atención, control y seguimiento de:

Las solicitudes de servicio de Prevalidación, incluyendo las acciones y

gestiones necesarias para establecer la conexión requerida.

Las consultas de naturaleza informática/operativa en materia

aduanera previas a la validación.

Las consultas y trámites derivados del servicio de Prevalidación

electrónica de pedimentos.

Gestión ante autoridades a nivel nacional para la solución de casos

de índole informática/operativa en materia aduanera y de comercio

exterior.

Para el desarrollo de sus funciones, se apoya en el Departamento de

Soporte Técnico.

Gerencia Jurídica Normativa

La Gerencia Jurídico Normativa tiene a su cargo la atención, control y

seguimiento de:

Las consultas de naturaleza jurídica/normativa en materia aduanera y

de comercio exterior.

Los trámites ante autoridades para la solución de casos de índole

jurídica/normativa y de operación aduanera.

La emisión de gafetes de identificación para el ingreso del personal

autorizado a las aduanas.

La emisión de opiniones y recomendaciones en materia de

procedimientos administrativos iniciados en su contra de los agentes

aduanales y medios de defensa interpuestos.

La emisión y control de circulares normativas.

Para el desarrollo de sus funciones, se apoya en los Asesores Jurídicos.

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Subgerencia de Clasificación Arancelaria

La Subgerencia de Clasificación Arancelaria tiene a su cargo la atención,

control y seguimiento de:

Las consultas en materia de clasificación arancelaria

Las solicitudes de juntas técnicas y representación de los Agentes

Aduanales en reuniones, comités y foros en materia de clasificación

arancelaria.

Los trámites ante autoridades para la solución de casos en materia de

clasificación arancelaria.

Para el desarrollo de sus funciones, se apoya en el Departamento de

Clasificación Arancelaria.

Multidependiente El área de Multidependientes, representa los interés de los Asociados a la CLAA, siempre que así lo soliciten y manifiesten por escrito ante esta Confederación, y coadyuva con las diferentes aduanas donde se ubiquen, en el ejercicio de actividades que ameriten la interacción de las partes, la función principal depende de la en que se ubiquen.

Coordinación de Administración

La Coordinación de Administración tiene a su cargo la coordinación de acciones tendientes a la formación y actualización en materia aduanera y de comercio exterior, del personal de las Agencias Aduanales pertenecientes a los Agentes Aduanales afiliados a la CLAA y del personal interno de la Confederación.

Coordinación de Administración

La Coordinación de Administración es la encargada del control de los recursos humanos, financieros, materiales, de la CLAA, con el fin de obtener la optimización de los mismos.

Mensajería Es el área responsable de realizar la vinculación en la comunicación documental de la CLAA con los usuarios, otras instituciones y organismos del sector aduanero y autoridades correspondientes-

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Limpieza Es el área responsable de conservar las instalaciones de la CLAA en condiciones de higiene y salud, contribuye a crear un ambiente de trabajo agradable, proporcionando confort a los integrantes.

Comité Interno de Calidad

El comité Interno de calidad, se forma con la representación de la Dirección General y un representante de las gerencias y coordinaciones, este comité tiene, entre otros objetivos, el de verificar el estado que guarda el sistema de gestión de la calidad y dar seguimiento al Plan de Calidad aprobado.

Los acuerdos derivados de estas reuniones y su consecuente implementación, se documentan en el registro para Ayudas de Memoria de Comité Interno de Calidad y, en su caso, en el Formato para la Implementación de Acciones Correctivas y/o Preventivas.

Competencia, Toma de Conciencia y Formación

El personal que integra la CLAA se rige por un Código de Ética y el Reglamento Interno de Trabajo de CLAA.

CLAA proveerá los medios para capacitación y actualización del personal en materia que regula sus funciones y en calidad.

La comunicación sobre lo relacionado con la calidad se da a través de la página web de la CLAA, indicaciones directas por correo electrónico y/o circulares.

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Referencias normativas

El marco normativo aplicable es el siguiente:

Ley Aduanera y su Reglamento

Reglas de carácter general en materia de comercio exterior.

Ley de Comercio Exterior y su Reglamento.

Reglas y criterios de carácter general en materia de comercio exterior de la Secretaría de Economía

Manual de Operación Aduanera.

Criterios de Clasificación de la Organización Mundial de Aduanas OMA.

Notas Explicativas de la Tarifa Arancelaria.

Tarifa de la Ley de los Impuestos Generales de Importación y Exportación (TIGIE).

Código Fiscal de la Federación (CFF), Ley del Impuesto al Valor Agregado (LIVA)

Reglamento Interno de Trabajo.

Código de Ética.

Norma ISO 9001:2008 Requisitos para la Gestión de Calidad, con el propósito de fomentar una cultura de calidad dentro de la organización, para el mejoramiento de sus procesos, lo que propiciará una mayor demanda y satisfacción de los clientes.

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3. EXCLUSIONES DE LA NORMA NMX –CC-9001-IMNC-2008

Exclusiones a la ISO 9001:2008

7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio

La CLAA ha excluido este requisito del alcance del sistema de gestión de calidad debido a que no cuenta con procesos de producción y prestación del servicio que no puedan verificarse a través de los métodos de verificación y seguimiento implementados y documentados en la organización. Todos los resultados de los procesos involucrados en la prestación del servicio son identificados y evaluados a través de dichos métodos de verificación.

7.6. Control de los dispositivos de seguimiento y de medición.

Los servicios generados por la CLAA no requieren la utilización de dispositivos de seguimiento y/o medición, lo que se substituye con los procesos de verificación.

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APLICACIÓN DE LA NORMA NMX –CC-9001-IMNC-2008

4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (SGC)

4.1. Requisitos generales

El SGC de CLAA, está conformado por el personal, los procesos, procedimientos así como por los recursos que se utilizan para garantizar la calidad de los servicios, este Sistema de Gestión de la Calidad incluye cada paso desde el requerimiento de los clientes hasta la entrega oportuna de los reportes al cliente.

CLAA establece, documenta, implanta y mantiene un SGC, y lo mejora continuamente, a través de revisiones semestrales, con base en los requisitos de la norma NMX –CC-9001-IMNC-2008, con los requisitos del cliente y con los requisitos regulatorios aplicables; por lo que:

Identificamos y determinamos los procesos necesarios que intervienen en él y su aplicación en la empresa (véase vinculación de procesos)

Determinamos la secuencia e interacción de los procesos

Determinamos los métodos y criterios que aseguran el funcionamiento y control de los procesos identificados a través de planes de calidad por cada servicio, en los procedimientos de:

a) Soporte Técnico.

b) Asesoría Jurídica.

c) Clasificación Arancelaria.

d) Multidependiente.

e) Operaciones de la Dirección General

f) Operaciones de Administración.

g) Coordinación de Administración.

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Asegura la disponibilidad de recursos e información para soportar la operación y verificación de los procesos identificados a través de la planeación, aprobación y seguimiento a los procesos y presupuesto.

Verifica, mide y analiza los procesos identificados, a través de auditorías internas (véase Procedimiento de auditorías internas y la satisfacción de los clientes)

Establece acciones para alcanzar los resultados planeados y la mejora continua de los procesos identificados, mediante la organización y desempeño del Comité Interno de Calidad.

4.2. Requisitos de la documentación

4.2.1. Generalidades

Para que nuestro SGC opere consistentemente, se mantenga y pueda mejorarse, hemos establecido, documentado e implantados registros, los cuales cumplirán con los requisitos de acuerdo al nivel de jerarquía de cada uno de ellos.

La documentación del SGC de CLAA incluye:

La declaración documentada de una política de calidad así como de los objetivos de calidad.

El presente Manual de Gestión de la Calidad que incluye los procedimientos de Soporte Técnico, Asesoría Jurídica Normativa, Clasificación Arancelaria, Coordinación de Capacitación, Operaciones de la Dirección General, Operaciones de Administración y Servicios

Los registros de la calidad se encuentra en medios informáticos

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4.2.2. Manual de Gestión de la Calidad

CLAA desarrolla y mantiene un Manual de Gestión de Calidad que incluye lo siguiente:

El alcance del SGC, con las justificaciones de las exclusiones de la NMX –CC-9001-IMNC-2008.

Las referencias a los procedimientos requeridos por el SGC.

La descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad.

La descripción de la interacción entre los procesos SGC.

4.2.3. y 4 Control de documentos y registros

CLAA controla los registros y documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad, mediante el procedimiento de Control de Registros y Documentos, que contiene los mecanismos para:

Controlamos los registros de calidad para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como del funcionamiento efectivo de nuestro sistema. Los registros de calidad permanecen legibles, fácilmente identificables y recuperables.

En el procedimiento, Control de los registros, documentamos, definimos los controles necesarios para la identificación, legibilidad, almacenamiento, protección, acceso, disposición, tiempo de retención y eliminación de los registros de calidad.

La aprobación de los registros y documentos antes de su uso y/o emisión.

La identificación, revisión, actualización, protección y almacenamiento de los registros y documentos.

Asegurar la disponibilidad de que las versiones pertinentes de los registros y documentos aplicables se encuentren en la red.

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Asegurar que los registros y documentos permanecen legibles e identificables.

Garantizar la identificación de los registros y documentos de origen externo.

Prevenir el uso no intencionado de registros y documentos obsoletos, y aplicar una identificación si son retenidos.

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5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

5.1. Compromiso de la Dirección

La Dirección General de CLAA proporciona evidencia del compromiso para desarrollar e implantar el sistema de gestión de la calidad y la mejora continua de la efectividad del mismo, por medio de las siguientes acciones:

Comunicar a todo el personal de CLAA, la importancia de satisfacer los requisitos del cliente; así como lo señalado en el Reglamento Interno de Trabajo y en el Código de Ética de CLAA.

Establecer una política de la calidad.

Realizar revisiones a través de su representante.,

Asegurar la disponibilidad de recursos a través de la planeación, aprobación y seguimiento a presupuestos.

Asegurar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios y, legales cuando apliquen.

5.2. Enfoque al cliente

La Dirección General se asegura que las necesidades y expectativas de nuestros clientes han sido convertidas en requisitos y son cumplidas con la finalidad de lograr la satisfacción de éstos, cuidando siempre las obligaciones reglamentarias y legales.

Lo anterior lo medimos a través de la información que nos proporcionan los clientes acerca del desempeño de los servicios que les hemos proporcionado, mediante evaluaciones que realizan retroalimentándonos

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5.3. Política de calidad

CLAA está comprometida a promover la cultura de la calidad de nuestros clientes

Las políticas específicas de calidad de CLAA son las siguientes:

CLAA dedica sus esfuerzos y recursos para proporcionar sus servicios, atendiendo la satisfacción de los requerimientos y satisfacción de los clientes.

CLAA mantiene una mejora continua, en los servicios que proporciona a sus clientes.

Las políticas y objetivos de calidad son revisados y difundidos por la Dirección General, a través del Comité Interno de Calidad; intranet; y/o acciones de inducción.

La comunicación dentro de CLAA es de forma directa, los puntos o criterios que afecten directamente a toda la organización, son comunicados y aclarados en juntas internas.

La Revisión y/o supervisión por parte de la dirección del Sistema de Gestión de la Calidad será dos veces al año.

La Dirección General de CLAA asegura que la política de calidad cumple con lo siguiente:

Es adecuada a los servicios de CLAA.

Mediante firma del Código de Ética, del Contrato de Trabajo y del Reglamento Interno de Trabajo, se comunica a todo el personal de CLAA, igualmente, mediante las evaluaciones de desempeño, se revisa y prevé el cumplimiento de la política de calidad.

Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad.

Se revisa para su continua adecuación.

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5.4.1. Objetivos de calidad

La Dirección General de CLAA establece los objetivos de calidad, incluyendo los necesarios para cumplir los requisitos del servicio, estos objetivos son medibles y consistentes con la política de la calidad y son los siguientes:

Obtener la certificación en la norma ISO9001:2008.

Mantener la satisfacción del cliente, en un 95% como mínimo.

Mantener una eficacia del 95% como mínimo en el desarrollo de sus servicios

Cumplir con oportunidad en la entrega al cliente de los servicios de CLAA al 100%

Verificar el cumplimiento de los requisitos de cada uno de los servicios al 100%.

Proveer medios para la capacitación sobre aspectos de calidad y sobre mecanismos que propicien la mejora de los procesos que conllevan al desarrollo de los servicios de la CLAA, al 100% del personal.

Realizar la revisión al 100% de los procesos que realiza la CLAA.

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5.4.2.

Planeación del sistema de gestión de calidad

La Dirección General de CLAA asegura que la planeación del sistema de gestión de la calidad, cumple los requisitos establecidos y mantiene la integridad del sistema cuando se planean e implantan cambios a éste.

CLAA documenta la planeación del sistema de gestión de la calidad, en cada uno de los procesos, a fin de garantizar el cumplimiento conforme a los requisitos establecidos.

Como parte de la planificación del sistema de gestión de la calidad, CLAA define sus servicios estableciendo las características que los mismos deberán cumplir.

Igualmente CLAA considera el círculo de mejora, para la planificación, es decir.

5.5.1. Responsabilidad y autoridad

La Dirección General de CLAA define las responsabilidades y autoridades en su Reglamento Interno de Trabajo y son comunicadas a todo el personal de CLAA por la red interna y al momento de la firma del contrato individual de trabajo.

5.5.2. Representante de la dirección

La Dirección General de CLAA, designa un representante de la Dirección para realizar las siguientes actividades:

Reportar sobre las acciones y avances relativos a la implementación del sistema de gestión de calidad en CLAA.

Asegurar que el sistema de gestión de la calidad de CLAA se establezca, implante y mantenga conforme a los requisitos de la norma NMX –CC-9001-IMNC-2008.

Actualizar las versiones del Manual de Gestión de la Calidad.

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Actualizar los registros que permitan medir y dar seguimiento a los indicadores de calidad establecidos conforme los requisitos especificados.

Garantizar la operación del Comité Interno de Calidad para el funcionamiento adecuado del sistema.

Elaborar y dar seguimiento al Programa de Auditoria de Calidad.

Conducir la auditoría interna, para verificar el estado que guarda el sistema de gestión de la calidad.

Identificar y eliminar las no conformidades del sistema de calidad.

Vigilar y dar seguimiento oportuno a las quejas y sugerencias, a los puntos críticos y a las peticiones que se generen en CLAA.

Asegurarse de la toma de conciencia de todo el personal de CLAA.

Asegurar que estén disponibles los recursos suficientes para mantener el sistema de gestión de la calidad al nivel requerido.

Coordinar y dar seguimiento a los procesos críticos de los sistemas de CLAA.

Verificar el entendimiento de lo establecido en el Código de Ética y los lineamientos del Reglamento Interno de Trabajo de CLAA.

La responsabilidad incluye las relaciones con el Organismo Certificador del Sistema de Gestión de la Calidad.

5.5.3. Comunicación Interna

La Dirección General de CLAA establece los canales apropiados de comunicación dentro de CLAA, tomando en cuenta los resultados de la efectividad del sistema de gestión de la calidad.

La comunicación interna sobre todo lo relacionado con la calidad y con los procesos para generar los servicios y servicios de CLAA, se da a través de la red interna, indicaciones directas por correo electrónico y/o circulares.

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Con objeto de verificar el entendimiento de las políticas, lineamientos y directrices, la Dirección General de CLAA, realiza entrevistas verbales y planteamiento de casos teóricos al personal de cada una de las áreas.

Checar con acciones a tomar en caso de no corresponder el entendimiento y la comunicación.

Dar seguimiento oportuno a las quejas y sugerencias, a los puntos críticos y a las peticiones que se generen en CLAA.

Realizar reuniones de trabajo periódicas, para análisis de resultados, planeación y programación de actividades.

5.6.1. Generalidades

La Dirección General de CLAA revisa semestralmente, mediante el análisis de los registros de calidad y en reuniones del Comité Interno de Calidad, el sistema de gestión de la calidad, para asegurar su consistencia, adecuación y efectividad. La revisión incluye la evaluación de oportunidades de mejora y la necesidad de realizar cambios al sistema, incluyendo a las políticas y los objetivos de la calidad.

La revisión del Sistema de Gestión de la Calidad se realiza en el mes de agosto y enero de cada año considerando todas las áreas que integran CLAA.

Debe mantener el registro del resultado de la Revisión de la Dirección (véase Lista Maestra de Registros)

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5.6.2. Información de entrada para la revisión

El representante de la dirección prepara la siguiente información, para su revisión y análisis:

Resultados de las auditorías internas y externas.

Realimentación del cliente.

Estado de las acciones preventivas y correctivas.

Acciones de seguimiento a revisiones anteriores de la dirección.

Cambios o modificaciones establecidos derivados del seguimiento (véase Procedimiento de Auditoría)

Acciones de mejora.

Los registros correspondientes se ubican con el responsable designado por la Dirección General.

5.6.3 Resultados de la revisión

Los resultados de las revisiones del sistema gestión de la calidad se documentan en el reporte denominado Revisión de la Dirección, y considera los resultados derivados de las reuniones del Comité Interno de Calidad, las propias revisiones de la Dirección y de las sugerencias de los clientes, tanto internos como externos relacionadas con:

a) la mejora de la eficacia del sistema de gestión de la calidad y sus procesos,

b) la mejora del producto en relación con los requisitos del cliente, y

c) las necesidades de recursos.

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6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS

6.1. Provisión de recursos

CLAA proporciona los recursos financieros y materiales para que el personal que la integra, desarrolle su competencia en sistemas de calidad y en las funciones propias que afectan la calidad de los servicios.

Con lo anterior se implementa y mantiene el sistema de gestión de la calidad y se cuentan con elementos para mejorar la eficacia del mismo.

Con ello, se da seguimiento y mejora continuamente al sistema de gestión de la calidad.

Con lo anterior, se espera aumentar la satisfacción del cliente, al contar con servicios oportunos y mejores.

6.2. Recursos humanos

6.2.1. Generalidades

Por lo que corresponde a los recursos humanos, CLAA cuenta con personal calificado y certificado en su caso y facilita el acceso a la capacitación sobre aspectos de calidad.

El personal con responsabilidades definidas en el SGC, es competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia que son necesarias para la ejecución de sus actividades, las cuales se respaldan con los registros del personal, que son acordes a la Descripción de puesto.

Como resultado de la evaluación del desempeño de los integrantes, la Dirección General, con base en la oferta educativa en materia aduanera y de comercio exterior y de tecnología vinculada, establece las rutas de aprendizaje.

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6.2.2. Competencia, formación y toma de conciencia

CLAA establece las competencias que debe cubrir el personal que realiza actividades que afectan a la calidad de los servicios (véase perfiles del puesto)

Establece políticas para facilitar y proporcionar en su caso, el entrenamiento para satisfacer dichas competencias.

Con base en los criterios establecidos, evalúa anualmente el desempeño de los integrantes de la CLAA.

Asegura que el personal es consciente de la importancia y relevancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad a través del funcionamiento del Comité Interno de Calidad, al cual están inscritos todos los participantes de CLAA.

Mantiene registros de la educación, entrenamiento, habilidades y experiencia (véase Listado Maestro de Registros de la Calidad)

6.3. Infraestructura CLAA cuenta con la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos de los servicios que proporciona. Las instalaciones consideran lo siguiente:

Espacios individuales de trabajo.

Instalaciones ergonómicas.

Infraestructura de telecomunicaciones y cómputo.

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6.4 Ambiente de trabajo

CLAA determina y gestiona el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del servicio

El ambiente de trabajo incluye factores físicos y ambientales en donde el ruido, la temperatura, la humedad y la iluminación son factores que en CLAA contribuyen de manera favorable al logro de los objetivos

Igualmente, para contribuir a un buen ambiente de trabajo, CLAA establece los resultados de las prácticas de realización de eventos de integración.

También se programan eventos de evaluación de resultados institucionales y propuestas de mejora, para realimentación de los procesos.

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7. REALIZACIÓN DEL SERVICIO

7.1. Planificación de la realización del servicio

La Dirección General de CLAA planea y desarrolla a través de cada una de las áreas, los procesos para la realización de sus servicios y son coherentes con los procesos que requiere el SGC.

Para cada proceso se establecen los procedimientos que habrán de seguirse, para proporcionar los servicios.

Los resultados de la planeación se revisan en el Comité Interno de Calidad, con el propósito de compararlos con los resultados esperados.

El servicio principal de CLAA es “brindar soporte técnico, jurídico y normativo” a sus agremiados para realizar sus operaciones de comercio exterior.

Este servicio se controla e identifica por medio de los registros de atención de cada una de las áreas en las correspondientes Bases de Datos.

7.2. Procesos relacionados con el cliente

7.2.1. Determinación de los requisitos relacionados con el servicio

CLAA considera las necesidades y expectativas de los clientes son registradas en la solicitud de servicio y de la realimentación sobre el servicio que se les proporciona, en donde manifiesta sus requerimientos y condiciones generales para el desarrollo del servicio.

Los requisitos establecidos por el cliente son generalmente los siguientes:

Resolución a su planteamiento-

Recepción de un servicio ágil.

Atención por personal competente.

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El establecimiento de requisitos que no son solicitados por el cliente, pero que son necesarios para el uso especificado o intencionado del servicio, se refiere a la Reglamentación y Normatividad relativas de la prestación del servicio y de la propias de un SGC

7.2.2. Revisión de los requisitos relacionados con el servicio

CLAA revisa los requisitos relacionados con los servicios antes de entregar un resultado al cliente.

El requisito principal es que los clientes estén afiliados o agremiados a la CLAA o en su caso, acepten cubrir las cuotas por dichos servicios.

Cuando se modifiquen los requisitos del servicio, CLAA modificará la documentación pertinente y el Representante de la Dirección difundirá y verificará que el personal involucrado esté consciente de los mismos.

Los requisitos relacionados con el servicio son revisados antes de comprometernos con el cliente al ofrecerlo y para asegurarnos de que:

Se han definido los requisitos del servicio y de que tenemos la capacidad para dar cumplimiento con los requisitos definidos para el servicio con el cliente.

Registramos y conservamos los resultados de las revisiones del contrato, con los requisitos confirmados, así como de las actualizaciones que se realicen después.

7.2.3. Comunicación con el cliente

CLAA mantiene una comunicación constante con sus clientes por medios electrónicos, vía telefónica o personal, que sirve como realimentación de los servicios, para así promover una cultura de mejora continua dentro y fuera de CLAA.

CLAA establece los mecanismos de revisión de no conformidades y adicionalmente promueve reuniones de realimentación con clientes y proveedores.

De manera complementaria en el rubro de satisfacción al cliente de este manual, explica las políticas para la atención y satisfacción de los clientes.

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7.3. Diseño y desarrollo

7.3.1. Planificación del diseño y desarrollo

CLAA planifica y controla el diseño y desarrollo del servicio , ya que establece:

a) Las etapas de desarrollo.

b) La revisión, verificación y validación, apropiadas para cada etapa del diseño y desarrollo.

c) El diseño de los procedimientos y mecanismos de operación.

d) Las responsabilidades y autoridades para el diseño y desarrollo.

e) Las interfaces entre los involucrados en el diseño y desarrollo para asegurarse de una comunicación eficaz y una clara asignación de responsabilidades.

f) Que los resultados de la planificación deben actualizarse, según sea apropiado, a medida que progresa el diseño y desarrollo.

7.3.2. Elementos de entrada para el diseño y desarrollo

En el diseño y desarrollo de los servicios de CLAA, se tienen las siguientes entradas en lo general:

Marco normativo vigente aplicable.

Solicitudes de clientes internos y externos.

Características del servicio solicitado y/o de la mercancía involucrada.

Informes y resultados de las revisiones de la Dirección, Auditorías Internas y Auditorías Externas.

Resultados de acciones correctivas y preventivas acordadas en el Comité Interno de Calidad.

La satisfacción de los clientes.

Resultados de la validación de lineamientos técnicos.

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7.3.3. Resultados del diseño y desarrollo

Los resultados del diseño y desarrollo se proporcionan de tal manera que permiten la verificación respecto a los elementos de entrada para el diseño y desarrollo, y deben aprobarse antes de su liberación.

Los resultados del diseño y desarrollo:

a) cumplen los requisitos de los elementos de entrada para el diseño y desarrollo,

b) proporcionan información apropiada para la prestación del servicio,

c) contienen o hacen referencia a los criterios de aceptación del servicio con base en la norma correspondiente, y

d) especifican las características del servicio que son esenciales para su aplicación.

7.3.4. Revisión del diseño y desarrollo

En las etapas adecuadas se realizan revisiones del diseño y desarrollo de acuerdo con lo planificado para:

Evaluar los resultados de diseño y desarrollo para cumplir los requisitos, e identificar cualquier problema y proponer las acciones necesarias.

Incluir representantes de las funciones relacionadas con las etapas de diseño y desarrollo que se están revisando.

Mantener registros de los resultados de las revisiones y de cualquier acción necesaria.

7.3.5. Verificación del diseño y desarrollo

Se realiza la verificación, para asegurarse de que los resultados del diseño y desarrollo cumplen los requisitos de los elementos de entrada del diseño y desarrollo.

Se mantienen registros de los resultados de la verificación y de cualquier acción que sea necesaria

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7.3.6. Validación del diseño y desarrollo

Se realiza la validación del diseño y desarrollo de acuerdo con lo planificado para asegurarse de que el servicio resultante satisface los requisitos para su aplicación. Siempre que sea factible, la validación debe completarse antes de la entrega o implementación del servicio. Deben mantenerse registros de los resultados de la validación y de cualquier acción que sea necesaria.

7.3.7. Control de los cambios del diseño y desarrollo

En función de los cambios en la normatividad aplicable, CLAA prevé que los cambios del diseño y desarrollo deben identificarse y mantenerse los registros.

CLAA publica en la página electrónica la normatividad vigente resaltándolos cambios existentes.

CLAA analiza el concentrado de observaciones y cambios publicados en el Diario Oficial de la Federación (DOF), a fin de determinar si existe la necesidad de modificar algún proceso, procedimiento o metodología.

CLAA hace del conocimiento de sus clientes internos y externos, mediante Circulares, Avisos, Invitaciones, las modificaciones a las disposiciones fiscales, aduaneras y de comercio exterior, así como de la normatividad, acciones operativas de las dependencias relacionadas con el comercio exterior.

Si la modificación del servicio procede, incorpora en el expediente la información resultante de este procedimiento, la documentación que la sustenta y los registros correspondientes.

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7.4. Compras/Subcontratación.

7.4.1 Proceso de compras / Subcontratación.

CLAA asegura a través del área correspondiente, que todos los servicios adquiridos cumplen con los requerimientos de calidad y de compra especificados. El tipo de evaluación a proveedores es únicamente a través de evaluaciones iniciales y re-evaluaciones en cada uno de los servicios adquiridos, estableciendo:

Criterios para una evaluación inicial.

Criterios para la selección del proveedor con base a la capacidad para proporcionar servicios.

Registros de los resultados de las evaluaciones, así como de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas.

La adquisición de bienes e insumos para la operación del organismo se realizan como parte del proceso de administración.

7.4.2. Información de las compras

CLAA cuenta con un procedimiento donde se establecen requisitos para.

la aprobación de los servicios y productos a adquirir.

del SGC.

La Dirección General asegura que los datos de compra son revisados por los solicitantes antes de su aprobación, para posibles adecuaciones en los datos de compra y antes de ser enviados a los proveedores.

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7.4.3 Verificación de los servicios comprados

CLAA asegura que el servicio adquirido cumple con los requisitos establecidos a través de la aplicación de encuestas de satisfacción.

7.5. Producción y prestación del servicio

7.5.1. Control de producción y de la prestación del servicio

CLAA lleva a cabo la planificación de la realización del servicio y controla la producción y define a cada proceso en los procedimientos correspondientes.

Los servicios de CLAA no requieren de dispositivos para su seguimiento y medición ni de implementación de actividades posteriores a la entrega de los mismos.

Adicionalmente se establecen los mecanismos de aseguramiento de la calidad en cada proceso:

Supervisión física y/o documental y Asistencia Técnica personal o por medios electrónicos o vía telefónica. Para comprobar el cumplimiento de los requisitos establecidos.

Capacitación para resolver las dudas o desviaciones detectadas durante la aplicación de los mecanismos anteriores.

7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio

CLAA ha excluido este requisito del alcance del SGC debido a que no cuenta con procesos de producción y prestación del servicio que no puedan verificarse a través de los métodos de inspección y seguimiento implementados y documentados en la organización. Todos los resultados de los procesos involucrados en la prestación del servicio son identificados y evaluados a través de dichos métodos de inspección.

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7.5.3.

Identificación y trazabilidad

CLAA identifica sus servicios por medio de un número de registro o expediente y en su caso, por el nombre del solicitante, a través de toda su realización. También identifica el estado del servicio con respecto a los requisitos de la verificación y medición.

Para facilitar la trazabilidad o seguimiento de los servicios CLAA controla y registra cada una de las consultas en la Base de Datos correspondiente a cada área.

Cuando una solicitud de servicio queda inconclusa por falta de información por parte del usuario, para poder emitir una opinión y no hay realimentación, se le hace un recordatorio para saber si ya cuentan con la información complementaria; si no hay respuesta alguna, se da por cancelada la consulta.

Los documentos relacionados con registros de calidad que no se encuentran en medio magnético, se ubican en los archivos de cada una de las áreas que integran CLAA.

7.5.4. Propiedad del cliente

CLAA a través de sus áreas identifica, verifica, protege y salvaguarda la información que es propiedad del cliente.

Toda información que pertenezca al cliente es manejada con estricta confidencialidad y discrecionalidad, para evitar pérdidas que ocasionen alguna queja o inconformidad por parte del cliente.

Cualquier información propiedad del cliente considerada inadecuada para su uso, es registrada y se comunica al cliente por el área que corresponda, para su corrección, como se señala en cada uno de los procesos respectivos.

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Con respecto a las Juntas Técnicas de las Aduanas, la información vertida solo es para el socio solicitante de dicha junta, ya que se refiere específicamente para la mercancía presentada a despacho, por tal motivo no es de conocimiento general, sin embargo, puede constituir un parámetro o referencia para la CLAA.

Referente a las Juntas Técnicas de Clasificación Arancelaria, una de las políticas señala que no debe difundirse la información que se emite, entre los asociados, ya que la información proporcionada para dicha junta se presenta a título de la CLAA, y no de manera personal o por asociado; esto, con la finalidad de mantener la confidencialidad de la información del socio, sin embargo, puede constituir un parámetro o referencia para futuras consultas.

Como política de confidencialidad no podemos emitir, mandar, transferir la ficha técnica que se utiliza para dicha junta, ya que es propiedad de la CLAA.

En caso de alguna muestra de mercancía que se esté estudiando, para efectos de determinar la correcta Fracción Arancelaria de dicha mercancía, se hará del conocimiento del usuario, que dicha muestra es susceptible de ser destruida, quemada, cortada, pulverizada, etc. con el fin de que el interesado este consiente del procedimiento al cual puede ser sometida la muestra de la mercancía.

Las muestras después de su estudio, se mantendrán en resguardo por un periodo de 3 meses, el cual correrá a partir de la fecha en que se haga del conocimiento del interesado, que ya está disponible la muestra en las oficinas de CLAA, para que en el momento que les sea posible, pueda recoger dicha muestra, o en caso, solicitar se envíe la muestra a sus oficinas, siempre y cuando se encuentren el DF.

Pasando el periodo de los 3 meses establecidos para el resguardo de muestras, se dará por entendido que está a disposición de lo que considere conveniente hacer con la misma la Confederación.

En la CLAA se designa un espacio para salvaguarda de las muestras enviadas por los interesados.

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7.5.5. Preservación del servicio

CLAA preserva la conformidad de sus servicios a través de cada una de las áreas, durante el proceso interno hasta la realización del mismo. La preservación incluye la identificación, manejo, almacenamiento (en su caso), protección y entrega al cliente.

7.6. Control de los equipos de seguimiento y control

CLAA ha excluido este requisito del alcance del sistema de gestión de calidad debido a que los servicios generados por la CLAA no requieren la utilización de dispositivos de seguimiento y/o medición, lo que se substituye con los procesos de verificación

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8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

8.1. Generalidades CLAA planea e implanta los procesos de verificación, medición, análisis y mejora. Lo anterior incluye metodología y técnicas estadísticas aplicables y el alcance de su uso.

8.2. Seguimiento y medición

8.2.1. Satisfacción del cliente

Con el propósito de mantener y aumentar la eficacia del SGC de CLAA y de conocer el grado de satisfacción del cliente, la Dirección General promueve y da seguimiento a las siguientes acciones:

Identifica las necesidades y expectativas de los clientes.

Promueve acciones de mejora, al impulsar la aplicación de los mecanismos de revisión de no conformidades para atender los requerimientos y sugerencias de los clientes.

Capta la satisfacción del cliente por los servicios que proporciona CLAA.

Los resultados de la satisfacción del cliente se reflejan en indicadores, que permiten a CLAA considerarlos en la planificación del sistema de gestión de la calidad y en el proceso de mejora continua.

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8.2.2. Auditoría interna

Con el propósito de mantener y aumentar la eficacia del SGC de CLAA, la Dirección General promueve y da seguimiento a las siguientes acciones:

El representante de la Dirección General, elabora y presenta el Programa Semestral de Auditoria a la Dirección General.

Una vez aprobado el Programa Semestral de Auditoria, el representante de la Dirección General elabora el Plan de Auditoria correspondiente. Este plan incluye las actividades relacionadas con la planeación, la ejecución, el reporte de auditoría y la elaboración y seguimiento de las acciones correctivas y preventivas identificadas.

La realización de la auditoria es objetiva e imparcial. Para ello se determina que los y las auditores (as) no deben auditar su propio trabajo.

Define las responsabilidades y requisitos de la planeación y de la realización de la auditoria.

Los responsables de las áreas auditadas, en su caso, deben tomar acciones para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Las actividades de verificación deben incluir las acciones tomadas y el informe de resultados de la misma.

El representante de la Dirección General elabora y presenta el Reporte de Auditoría Interna de Calidad a la Dirección General.

Incluye un periodo denominado de cierre de acciones correctivas, en donde se establecen compromisos, fechas de atención y propuestas de solución al interior del Comité Interno de Calidad.

El seguimiento a los resultados de las auditorias lo realiza el representante de la Dirección General con el propósito de verificar y registrar la implantación y efectividad de las acciones correctivas establecidas mediante la utilización de los formatos para la implementación de acciones correctivas y/o preventivas.

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8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos

Los procedimientos, consideran registros que permiten controlar los diferentes momentos de realización, asegurando que los resultados cumplan con los requerimientos establecidos.

8.2.4 Seguimiento y medición del servicio

CLAA a través de las áreas que la integran, mide y verifica las características del servicio, para asegurar que se cumplan los requisitos del mismo.

Lo anterior se realiza en etapas definidas de la realización del servicio de acuerdo con las disposiciones establecidas.

Las áreas mantienen la evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación.

CLAA determina que la liberación del servicio no se llevará a cabo hasta que se hayan completado las disposiciones establecidas estrictamente.

8.3. Control de servicio no conforme

Cuando a alguno de los Socios o Clientes no le es clara una respuesta de la CLAA, lo hacen saber mediante correo electrónico dirigiendo su duda directamente al responsable que envió la respuesta, opinión o circular.

Por lo que el responsable realiza un análisis de la duda hecha por el Socio o Cliente, y debe remitir el resultado del mismo al Socio o Cliente mediante correo electrónico para su aclaración, o en su defecto vía telefónica.

CLAA a través de las áreas que la integran, identifica y controla los servicios no conformes.

Las áreas que integran CLAA mantienen registros de la naturaleza de las no conformidades y de las acciones tomadas.

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8.4. Análisis de datos

CLAA determina, recopila y analiza los datos derivados de la operación de los procesos inherentes, la operación del SGC, la medición de la satisfacción del cliente y los resultados de desempeño de los proveedores, para verificar lo idóneo y efectivo del sistema y para realizar la mejora continua.

El análisis de datos considera los resultados de la aplicación de:

Encuestas para la medición de la Satisfacción del Cliente.

Indicadores de calidad de los servicios.

Mediciones sobre el comportamiento de los procesos, revisiones y auditorías internas, así como de acciones preventivas y correctivas.

8.5. Mejora

8.5.1.- Mejora continua

CLAA a través del Comité Interno de Calidad, establece mejoras de manera continua, con base en los resultados de la aplicación de los puntos: política de calidad, objetivos de la calidad, resultados de las auditorias, análisis de datos, acciones correctivas y preventivas así como de la revisión de la dirección, que se establecen en este manual.

8.5.2. Acción correctiva

CLAA a través del Comité Interno de Calidad, toma acciones para eliminar la causa de no conformidades con el objetivo de prevenir su ocurrencia o repetición. Las acciones correctivas son apropiadas a los efectos de las no conformidades detectadas.

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8.5.3. Acción preventiva

CLAA por acuerdo de la Dirección General, toma acciones para prevenir no conformidades con el objetivo de evitar su ocurrencia.

CLAA establece los procedimientos correspondientes y el procedimiento de acciones preventivas.

Adicionalmente se establece la política de la capacitación continua en aspectos de calidad y sobre las funciones propias de CLAA, para todo el personal.

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9. CONTROL DE REGISTROS Y DOCUMENTOS

Objetivo El objetivo del procedimiento de Control de registros y documentos, es establecer las políticas y mecanismos para la generación, modificación, eliminación y archivo de los documentos que se utilizan en la prestación de servicios de CLAA y para el Sistema de Gestión de la Calidad.

Responsable Cada una de las áreas es la responsable de este procedimiento para los registros respectivos.

Tipos de registros / documentos

En CLAA se establecen los siguientes tipos de registros y: documentos

Manual. Es el documento en donde se explica un proceso a realizar, contiene los procedimientos o etapas del proceso, los diagramas de flujo.

Registro. Es el documento donde se consigna información como resultado de la realización de una actividad, procedimiento o proceso Los registros podrán ser o electrónicos (base de datos) preferentemente y en su caso, físicos (papel).

Documento de referencia. Cualquier documento que se utiliza como base para elaboración de otro, del mismo tipo (documento, folleto o esquema)

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Políticas de Control de Documentos

Las políticas de Control de Registros y Documentos son:

El diseño de los formatos, de los registros, serán validados y aprobados por el Comité Interno de Calidad, de acuerdo con las características de operación de cada área participante.

La aprobación se registra mediante la firma de los integrantes del Comité Interno de Calidad en la Lista Maestra de Registros.

La periodicidad para la revisión y en su caso, modificaciones a los registros o documentos, se determina del resultado de la revisión semestral del sistema de gestión de la calidad.

Los registros serán identificados de acuerdo al procedimiento de que se trate. CLAA establece que la utilización de códigos o claves en los documentos, hace complejo el manejo y actualización.

Los registros y documentos son resguardados en medio magnético y su consulta puede realizarse por medios magnéticos, para este caso, los documentos se encuentran en las áreas que correspondan.

La periodicidad para el resguardo y en su caso, depuración y destrucción de los documentos y registros asociados al SGC varía de acuerdo a la naturaleza de los asuntos:

o Administración –cinco años

o Jurídicos - cinco años

o Soporte – un año

o Constitución – permanente mientras tengan la característica.

La CLAA establece respaldos trimestrales de la información en medios electrónicos.

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Toda información que pertenezca al cliente, será manejada con estricto cuidado, para así evitar posibles deformaciones que ocasionen alguna queja o inconformidad por parte del cliente.

Los documentos derivados de los organismos o entidades externos (oficios de la autoridad que corresponda), se conservarán sólo por el tiempo que requiera la atención del asunto que traten.

Todo cambio que se solicite a los manuales y/o formatos deberá presentarse por correo electrónico al Representante de la Dirección.

En caso de un registro erróneo, deberá existir el correspondiente a la corrección realizada.

Documentos externos

CLAA, además utiliza documentos o referencias externas siguientes:

Norma NMX–CC-9001-IMNC-2008.Sistemas de Gestión de Calidad-Requisitos.

Lineamientos establecidos por el organismo rector correspondiente.

Disposiciones y lineamientos operativos aplicables, emitidos por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

Revisión de documentos y registros

La revisión de los documentos y registros internos, se realiza a solicitud de parte interesada, por la revisión que realiza el Comité Interno de Calidad y como resultado, el representante de la dirección se encarga de retirar los documentos obsoletos.

El registro de los cambios realizados en cada documento, quedará registrado en las ayudas de memoria del Comité Interno de Calidad, que corresponda a cada documento y la Solicitud de Cambios a Documentos.

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Almacenamiento y protección

Los documentos del sistema de gestión de la calidad son almacenados en el sistema de información de CLAA o en su caso, en la carpeta de documentos que corresponda.

Todo registro será preservado por el tiempo que establezcan los lineamientos vigentes.

Para registros correspondientes al personal de CLAA, serán conservados por el tiempo de permanencia en el organismo, más un año en caso de retiro de la organización.

El acceso a los documentos es libre para consulta pero están protegidos contra modificaciones o alteraciones, por clave electrónica.

En caso de deterioro o pérdida de documentos o información propiedad del cliente, la Dirección General de CLAA comunicará al cliente afectado por escrito, esa situación solicitando la reposición de los mismos, bajo cuenta y coste de CLAA.

El objetivo principal de la aplicación de este aspecto, es el resguardo de la información y confidencialidad de la misma que es enviada por los Socios y Clientes, para los diferentes procesos que desarrolla la CLAA.

La información que se obtiene de los Socios y Clientes es de tres tipos.

• Información Física mediante documentos.

• Información electrónica.

• Material, en caso de muestras de mercancía.

La información física que se recibe en las oficinas de la CLAA, por parte de los Socios y Cliente, una vez utilizada ésta y sea necesario que se reguarde en estas oficinas a petición del Socio y Cliente, o en su defecto, que se decida resguardarla por parte de la CLAA, porque se pudiera utilizar posteriormente en algún trámite donde se relacione el Socio y Cliente, evitando así duplicar la información, esta se resguardara en Carpetas Físicas, las cuales se mantendrán clasificadas por Socio y Cliente, con la finalidad de mantener la información clasificada para su mejor manejo.

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Se ubicarán en los archiveros de las oficinas de cada una de las áreas responsables.

La información electrónica, esta se mantiene ya sea en el correo institucional y en Carpetas Electrónicas que se encuentra clasificadas por Socio y Cliente, con la finalidad de mantener la información clasificada para su fácil manejo.

Esta información electrónica se encuentra en los equipos de cómputo con los que cuentan en cada una de as áreas.

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10. AUDITORÍA INTERNA

Objetivo Definir la forma de planear y realizar auditorías internas de calidad, para verificar la efectividad del SGC.

Responsable El representante de la Dirección General es el responsable de este procedimiento.

Procedimiento El Representante de la Dirección de CLAA aplica el siguiente procedimiento para la realización de la auditoría interna:

1 Notificar al responsable del área por auditar de la realización de la auditoria, para establecer la fecha y hora de ejecución.

2 Preparar un espacio para ser utilizado como sala de reunión para desarrollar una sesión de introducción.

4 Realizar una reunión de introducción con el responsable del área y de todo el personal del área (sí es el caso)

5 Hacer las presentaciones del personal participante.

6 Establecer los objetivos de la auditoría interna y los mecanismos para su desarrollo.

7 Establecer un tiempo adecuado para asegurar que la descripción del proceso o procedimiento que se auditará es suficiente.

8 Examinar (en su caso) los documentos y realizar las entrevistas programadas.

Determina una muestra de registros para cada uno de los aspectos seleccionados para auditar.

Entrevista a todo el personal del área que le sea posible, en función del tiempo disponible para ello.

Solicita al (la) responsable del área, que durante el tiempo de duración de la auditoría Interna, las acciones del área no se interrumpan.

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9 Evalúa el cumplimiento de los requisitos y los criterios de la Norma NMX –CC-9001-IMNC-2008 y determinar las fortalezas y debilidades del área que se audita.

10 Explica al responsable del área las causas para levantar No Conformidades o áreas de oportunidad y/o recomendaciones.

11 Elabora informe de auditoría (véase Formato de Auditoría Interna)

12 Las acciones correctivas que se requiera aplicar se deben realizar en forma oportuna, dentro de un plazo menor a 5 días y se verificará la efectividad de las acciones tomadas, para evitar la recurrencia.

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11. .CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME

Objetivo El objetivo de este procedimiento es contar con elementos que garanticen la no utilización al interior de CLAA, de métodos, procedimientos y registros declarados como no conformes.

Políticas CLAA establece las siguientes políticas para el control de los servicios no conformes:

Para efectos del SGC se entiende como servicio, la opinión técnica o jurídica, resultado de acciones realizadas en alguna etapa determinada de los procesos.

La detección de servicios No Conformes, la podrá realizar cualquiera de los integrantes de CLAA involucrados (Gerencias, Departamentos o áreas) o por el cliente.

En caso de detección de servicios no conformes, en las instalaciones de CLAA, el área que lo detecte deberá solicitar la reelaboración al responsable de la generación del servicio.

El control de los servicios no conformes, se realiza durante el desarrollo de los procesos que conllevan a alcanzarlos.

Una vez detectado el servicio no conforme, la reelaboración seguirá el proceso establecido para la etapa que corresponda, por lo que la revisión se someterá al procedimiento correspondiente, previamente establecido.

En el caso de servicios no conformes que sean detectados por el cliente, se atenderá la modificación o sustitución del servicio, mediante el procedimiento de atención de quejas.

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Responsable Cada una de las Gerencias, son las responsables de aplicar este procedimiento.

Procedimiento Cada área involucrada aplica este procedimiento:

1 Gerencia, Departamento o área detecta el servicio no conforme.

2 Solicita la reelaboración o corrección del servicio no conforme.

3 Recibe el servicio que substituye al declarado No Conforme y verifica nuevamente, que el servicio cumpla con los requisitos establecidos.

4 Analiza y determina la causa raíz aplicando las herramientas disponibles.

5 Registra la causa raíz de la no conformidad del servicio, en la base de datos correspondiente.

6 Comunica al área responsable, la satisfacción del servicio

7 Gerencia, Departamento o área determina la conveniencia de aplicar acciones correctivas o preventivas. En su caso, aplica el procedimiento correspondiente.

8 Evalúa la eficacia de la acción correctiva y/o preventiva, hasta el cierre de la no conformidad o servicio no conforme.

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12. ACCIONES PREVENTIVAS

Objetivo El objetivo de la aplicación de acciones preventivas es coadyuvar a que CLAA se apegue a los lineamientos establecidos en el SGC y prevenir las no conformidades en el funcionamiento del sistema.

Políticas CLAA establece las siguientes políticas para la aplicación de acciones preventivas:

Se aplicarán acciones preventivas para evitar no conformidades y errores en la operación del SGC.

Las acciones preventivas se refieren a los siguientes aspectos:

o Supervisión de la operación y auditorías.

o Capacitación del personal de CLAA, involucrado con la calidad de los servicios o servicios.

Las acciones preventivas de capacitación deberá orientarse a los temas de Calidad y Normalización.

La supervisión de la operación deberá realizarse al menos dos veces al año.

Responsable La Dirección General y las Gerencias son las responsables de aplicar y proponer, las acciones preventivas.

Procedimiento La Dirección General y las Gerencias, aplican este procedimiento:

1 Analizan el resultado de la operación del SGC.

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2 Analizan el desarrollo de los recursos humanos y su vinculación con el SGC.

3 Determinan la acción preventiva por aplicar.

4 Programan la aplicación de acción preventiva.

5 Evalúan resultados de la aplicación de la medida preventiva.

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13. ACCIONES CORRECTIVAS

Objetivo El objetivo de la aplicación de acciones correctivas es coadyuvar a que CLAA se apegue a los lineamientos establecidos en el SGC y corregir las no conformidades en el funcionamiento del sistema.

Políticas CLAA establece las siguientes políticas para la aplicación de acciones correctivas:

Se aplicarán acciones correctivas cuando el resultado de evaluaciones internas y/o externas, quejas o apelaciones y/o resultados de acciones de mejora, señalen la existencia de no conformidades menores y/o mayores:

o No conformidad menor es aquella, que no debiendo presentarse, no afecta la calidad del servicio o proceso, las acciones correctivas podrán tener un periodo para su implementación hasta 30 días como máximo.

o No conformidad mayor es aquella que afecta la calidad del servicio o servicio y requiere acciones correctivas inmediatas.

Las acciones correctivas deberán ser corregidas en un plazo no mayor de 30 días naturales, contados a partir de la fecha de presentación del reporte y las evidencias de la no conformidad.

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Las acciones correctivas podrán consistir en:

o Adecuación de manuales, procedimientos o registros, de acuerdo con el resultado de evaluaciones internas y/o externas, quejas o apelaciones y/o, resultados de acciones de mejora.

o Actualización de registros de calidad.

o Actualización de información en registros de calidad.

o Capacitación del personal involucrado.

o Amonestación al personal involucrado.

Responsable La Dirección General y las Gerencias de CLAA, son los responsables de la aplicación de las acciones correctivas.

Procedimiento El representante de la Dirección General es el responsable de aplicar este procedimiento:

1 Determina la fuentes de información de la No Conformidad:

Quejas de los clientes

Auditorías internas o externas

Revisión por la Dirección

Acciones de mejora

2 Presenta al área correspondiente las evidencias de la existencia de No Conformidad.

3 Establece con el (la) responsable del área correspondiente, compromisos y plazos para la corrección de la No Conformidad detectadas.

4 El responsable de la No Conformidad determina las causas que la originaron.

5 Analiza las evidencias presentadas por el área correspondiente, examina los resultados y determina la efectividad de la acción correctiva.

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6 Establece el tipo de medida correctiva, recomendación técnica y/o pena convencional que se aplicará, de conformidad con las disposiciones el Reglamento Interno de Trabajo. En caso de permanecer la no conformidad o no haber recibido respuesta del responsable correspondiente.

7 Elaborar Informe sobre la atención o no, de la No-Conformidad.

8 Comunica a la Dirección General o Gerencia el resultado y recibe las indicaciones sobre la aplicación de medidas correctivas.

9 Comunica al(a) responsable del área correspondiente, la aplicación de medidas correctivas, recomendación técnica y/o pena convencional.

10 Aplica medida correctiva, recomendación técnica y/o pena convencional.

11 Realiza seguimiento de la acción correctiva para determinar la efectividad de la misma.

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14. ATENCIÓN DE QUEJAS

Objetivo Establecer las directrices que deberán seguirse para recibir, evaluar y tomar decisiones relativas a las quejas de los usuarios de los servicios de CLAA.

Resolver las diferencias que existan entre los participantes y sus usuarios, tomando como referencia los lineamientos de CLAA, así como de la autoridad correspondiente y los antecedentes y argumentaciones que presenten las instancias involucradas.

Políticas Sólo se atenderán aquellas quejas que se encuentren fundamentadas y estén documentadas.

Las quejas deberán estar dentro de lo establecido en el marco reglamentario de los lineamientos que expida la CLAA.

No se atenderá ninguna queja, si ésta se realiza con base en supuestos, que se refiera a terceros o que se presente de forma anónima.

Sólo se atenderán las quejas que se refieran al usuario de manera directa.

Toda queja debe ser atendida y resuelta preferentemente, en el nivel donde se origina, debido a que ahí se dispone de la información relacionada con el asunto a resolver, interviniendo una persona con jerárquica superior, para la evaluación satisfactoria de la atención.

Una queja o apelación debe ser resuelta en un plazo máximo de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recepción de la queja o apelación.

Procedimiento La Dirección General es el responsable de aplicar este procedimiento:

1 La parte interesada presenta ante CLAA una Queja, debidamente fundamentada.

2 La Dirección General recibe queja vía telefónica, por correo, por escrito o en forma personal.

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3 La Dirección General revisa antecedentes de la queja expuesta y solicita retroalimentación por correo electrónico al personal involucrado sobre las acciones que dieron origen a la queja

4 El área correspondiente, con base en el análisis de la información determina las acciones a seguir:

a) Aceptar la Queja y tomar una decisión con base en la documentación generada.

b) Aceptar la Queja en su caso, realizar nuevamente el servicio,

c) Rechazar la Queja

5 El área correspondiente documenta el resultado del análisis de la Queja y notifica a la Dirección General la aceptación o rechazo de su Queja.

6 La Dirección General da seguimiento a las acciones de los involucrados, con fines de resolver la queja.

7 El representante de la Dirección General recibe de los involucrados la respuesta junto con la fundamentación técnica, administrativa y/o jurídica, que sustenta la ratificación, modificación o rectificación de las causas que motivaron la Queja/Apelación.

8 La Dirección General determina en su caso, las acciones correctivas y/o acciones preventivas necesarias, para evitar nuevas incidencias y aplicando las acciones necesarias.

9 La Dirección General da seguimiento a la aplicación de la resolución emitida y en su caso, obtiene la satisfacción del querellante, para cerrar la queja o apelación.

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15. COMPRAS

Objetivo El objetivo de la aplicación de este procedimiento es garantizar que los servicios proporcionados o realizados por proveedores externos de la CLAA cumplen los requisitos establecidos.

Políticas CLAA establece las siguientes políticas dependiendo del origen de la petición de compra:

Si la petición es del Consejo Directivo, la misma se acuerda en reunión de Consejo.

Si la petición es de alguno de los empleados puede manifestarla en forma personal a la Dirección General o por correo

Si la petición es de algún socio o usuario de CLAA, la petición se manifiesta por correo electrónico.

Existen procedimientos específicos para cada tipo de proveedor:

o Registrados previamente

o Nuevos proveedores

En caso de que se trate de una petición del Consejo Directivo, respecto de la cual el Consejo haya solicitado información previa a la contratación, la Dirección General previo a aprobar la cotización, deberá someter la contratación a aprobación del Consejo Directivo durante la reunión semanal que corresponda.

En caso de nuevos servicios la Dirección General solicita la cotización de tres proveedores.

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Se aplicarán los siguientes criterios para la selección de proveedores:

o Satisfacción de la necesidad detectada

o Tiempo de entrega en relación con la oportunidad con la que se requiere el servicio o producto

o Costo del servicio

o Garantías ofrecidas respecto del servicio o producto

Si los tres proveedores cumplen con los requisitos establecidos, se contratará al que ofrezca el menor precio.

El pago a los proveedores debe realizarse en los dos primeros días hábiles de cada quincena.

La Dirección General realiza el pago el mismo día o al día siguiente hábil de haber recibido la lista de pagos

Procedimiento La Dirección General, el área de Capacitación y de Facturación y Cobranza son los responsables de aplicar este procedimiento.

1 La Dirección General identifica necesidad de servicio o producto por adquirir, ya sea en forma directa o a petición del Consejo Directivo, alguno de los empleados, socio o usuario de CLAA, socio de la CLAA

2 Si se trata de un servicio o producto recurrente para el cual ya se cuenta con un proveedor previamente registrado y contratado, la Dirección General solicita la cotización del servicio o producto requerido-

3 La Dirección General revisa la cotización con base en los criterios establecidos y de ser procedente, se aprueba-

4 La Dirección General confirma la solicitud de servicio u orden de compra ya sea en forma directa o a través del empleado a través del cual se gestionó el contacto con el proveedor

5 La Dirección General informa por correo electrónico la Coordinación de Administración para que proceda a realizar el registro del proveedor.

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6 La Dirección General recibe de la Coordinación de Administración la lista de pagos regulares y eventuales que corresponda pagar en esa quincena, acompañando el soporte documental para cada uno de ellos (factura, proforma de factura o cotización)

En caso de no ser proveedores recurrentes o si se trata de proveedores nuevos, se deberá anexar la información de la cuenta bancaria a la cual debe realizarse la transferencia electrónica o los datos a nombre de quien debe emitirse el cheque en su caso

7 La Dirección General recibe del área que recibe los servicios del proveedor, el aviso de liberación por el servicio proporcionado.

8 La Dirección General revisa que todos los pagos reportados procedan, en caso de duda revisa y consulta con el Coordinación de Administración, suspendiendo el pago de que se trate en tanto no se realicen las aclaraciones que correspondan para efectuar el pago

9 La Dirección General verifica tener saldo suficiente en cuenta concentradora para cubrir los pagos reportados, revisados y aprobados

En caso de que no haya saldo suficiente, la Dirección General deberá evaluar y priorizar los pagos.

10 La Dirección General lleva a cabo la transferencia del saldo de la cuenta concentradora a la cuenta de cheques de la cual se dispersa el pago a cada proveedor mediante transferencia electrónica

11 La Dirección General imprime comprobante de los movimientos bancarios que se realizan durante el proceso de pago, como son: transferencias de cuenta concentradora a cuenta de cheques y transferencia realizada.

12 La Dirección General sella la factura, comprobante o cotización en la que se haga constar la firma de la Dirección General y la fecha de pago.

En caso de que el comprobante no sea la factura, posteriormente deberá recibir de la Coordinación de Administración la factura para asentar el sello y firma respectiva.

13 La Dirección General entrega lista de pagos, documentación soporte y comprobantes de pago al Coordinación de Administración.

En caso de que hayan quedado pagos pendientes por aclaración o por falta de saldo, la Dirección General informará a la Coordinación de Administración asentando una nota en la lista de pagos a fin de que los mismos sean cubiertos en cuanto se solvente cada uno de los casos mencionados.

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16. OPERACIONES DE LA DIRECCIÓN GENERAL

16.1. PAGOS DIVERSOS

Políticas La CLAA establece las siguientes políticas:

Se distinguen los siguientes tipos de pago:

o Pago a proveedores

o Pago de nómina

o Pago de aguinaldo

o Pago de bono

o Pago de caja chica

o Pago de viáticos

o Comisiones fuera del territorio nacional.

o Pago de impuestos, derechos y aprovechamientos.

En caso de que hayan quedado pagos pendientes, la Dirección General informará al Coordinación de Administración asentando una nota en la lista de pagos a fin de que los mismos sean cubiertos en cuanto se solvente cada uno de los casos mencionados

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16.1.1. PAGO A PROVEEDORES

Procedimiento La Dirección General es responsable de aplicar el procedimiento

1 Recibe de la Coordinación de Administración, dentro de los dos primeros días hábiles de cada quincena, la lista de pagos regulares y eventuales que corresponda pagar en esa quincena, con el soporte documental para cada uno de ellos (factura, proforma de factura o cotización).

En caso de no ser proveedores recurrentes o si se trata de proveedores nuevos, se deberá anexar la información de la cuenta bancaria a la cual debe realizarse la transferencia electrónica o los datos a nombre de quien debe emitirse el cheque en su caso.

2 Realiza los pagos el mismo día o al día siguiente hábil de haber recibido la lista de pagos.

3 Revisa que todos los pagos reportados procedan, en caso de duda revisa y consulta con la Coordinación de Administración, suspendiendo el pago de que se trate en tanto no se realicen las aclaraciones que correspondan para efectuar el pago.

4 Verifica la existencia de saldo en cuenta concentradora, para cubrir los pagos reportados, revisados y aprobados.

En caso de que no haya saldo suficiente, evalúa y prioriza los pagos.

5 Realiza la transferencia del saldo de la cuenta concentradora a la cuenta de cheques de la cual se dispersa el pago a cada proveedor mediante transferencia electrónica.

6 Imprime comprobante de los siguientes movimientos bancarios que se realizan durante el proceso de pago, como son: transferencias de cuenta concentradora a cuenta de cheques y transferencia realizada.

7 Sella la factura, comprobante o cotización en la que se haga constar la firma de la Dirección General y la fecha de pago.

En caso de que el comprobante no sea la factura, posteriormente deberá recibir de la Coordinación de Administración la factura para asentar el sello y firma respectiva.

8 Entrega lista de pagos, documentación soporte y comprobantes de pago al Coordinación de Administración.

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16.1.2. PAGO DE NÓMINA

Procedimiento La Dirección General es responsable de aplicar el procedimiento

1 Recibe del Coordinación de Administración la lista de nómina, previo a la quincena que corresponda, acompañando el soporte documental.

En caso de que alguno de los empleados aún no cuente con cuenta en el banco respectivo, debido a que es de reciente contratación o en caso de que alguno de los empleados no cuente con tarjeta de nómina debido a robo o extravío, el Coordinación de Administración deberá indicar en la lista de nómina dicha situación para que por excepción el pago se realice a través de cheque a nombre del empleado.

2 Verifica la existencia de saldo en cuenta concentradora para realizar el pago de la nómina.

En caso de que no haya saldo suficiente, evaluará la posibilidad de disponer del recurso en las cuentas adicionales en que CLAA recibe el pago de servicios.

3 Realiza la transferencia del saldo de la cuenta concentradora a la cuenta de cheques de la cual se dispersa el pago de nómina.

4 Realiza el pago de nómina a través del portal del banco correspondiente, el cual no podrá programarse para fecha posterior a los días 1 y 16 de cada mes.

5 Imprime comprobante de los siguientes movimientos bancarios que se realizan durante el proceso de pago, como son: transferencia de cuenta concentradora a cuenta de cheques y pago de nómina efectuado.

5 Sella la factura, comprobante o cotización en la que se haga constar la firma de la Dirección General y la fecha de pago.

En caso de que el comprobante no sea la factura, posteriormente deberá recibir de la Coordinación de Administración la factura para asentar el sello y firma respectiva.

6 Entrega lista de pagos, documentación soporte y comprobantes de pago al Coordinación de Administración.

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16.1.3. PAGO DE AGUINALDO

Procedimiento La Dirección General es responsable de aplicar el procedimiento

1 Recibe de la Coordinación de Administración, dentro de los primeros 10 días del mes de diciembre, la lista de aguinaldo, acompañando el soporte documental.

En caso de que alguno de los empleados aún no cuente con cuenta en el banco respectivo, debido a que es de reciente contratación o en caso de que alguno de los empleados no cuente con tarjeta de nómina debido a robo o extravío, el Coordinación de Administración deberá indicar en la lista de aguinaldo dicha situación para que por excepción el pago se realice a través de cheque a nombre del empleado.

2 Verifica la existencia de saldo en cuenta concentradora para realizar el pago del aguinaldo

En caso de que no haya saldo suficiente, evaluará la posibilidad de disponer del recurso en las cuentas adicionales en que CLAA recibe el pago de servicios.

3 Realiza la transferencia del saldo de la cuenta concentradora a la cuenta de cheques de la cual se dispersa el pago del aguinaldo.

4 Realiza el pago del aguinaldo a través del portal del banco correspondiente, el cual no podrá programarse para fecha posterior al 20 de diciembre. La Dirección General debe imprimir comprobante de los siguientes movimientos bancarios que se realizan durante el proceso de pago, como son: transferencia de cuenta concentradora a cuenta de cheques y pago de aguinaldo efectuado.

5 Imprime comprobante de los siguientes movimientos bancarios que se realizan durante el proceso de pago, como son: transferencia de cuenta concentradora a cuenta de cheques y pago de aguinaldo efectuado.

En caso de que se presente un Programa a nivel nacional que ofrezca descuentos para los empleados como el conocido “Buen Fin”, el aguinaldo se podrá pagar en dos exhibiciones, pagadera la primera en el mes que aplique el citado programa y la segunda parte conforme a lo que indica el párrafo anterior.

6 Sella el soporte documental del aguinaldo haciendo constar la firma de la Dirección General y la fecha de pago.

7 Entrega lista de aguinaldo, documentación soporte y comprobante de pago a la Coordinación de Administración.

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16.1.4. PAGO DE BONO

Procedimiento La Dirección General es responsable de aplicar el procedimiento

1 Recibe de la Coordinación de Administración la lista de pago por concepto de bono, Dentro de os primeros quince días del mes de enero, con el soporte documental.

En caso de que alguno de los empleados aún no cuente con cuenta en el banco respectivo, debido a que es de reciente contratación o en caso de que alguno de los empleados no cuente con tarjeta de nómina debido a robo o extravío, el Coordinación de Administración deberá indicar en la lista de bono dicha situación para que por excepción el pago se realice a través de cheque a nombre del empleado.

2 Verifica tener saldo suficiente en cuenta concentradora para realizar el pago del bono.

En caso de que no haya saldo suficiente, evaluará la posibilidad de disponer del recurso en las cuentas adicionales en que CLAA recibe el pago de servicios.

3 Realiza la transferencia del saldo de la cuenta concentradora a la cuenta de cheques de la cual se dispersa el pago del bono.

4 Realiza el pago del bono a través del portal del banco correspondiente, el cual no podrá programarse para fecha posterior al 31 de enero.

5 Imprime comprobante de los siguientes movimientos bancarios que se realizan durante el proceso de pago, como son: transferencia de cuenta concentradora a cuenta de cheques y pago de bono efectuado.

6 Sella el soporte documental del aguinaldo haciendo constar la firma de la Dirección General y la fecha de pago.

7 Entrega lista de bono, documentación soporte y comprobante de pago a la Coordinación de Administración.

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16.1.5. PAGO DE CAJA CHICA

Procedimiento La Dirección General es responsable de aplicar el procedimiento

1 Recibe, dentro de los primeros 10 días de cada mes, de la Asistente de Dirección el reporte general que se integra de reportes semanales y comprobantes de caja chica del mes vencido.

2 La Dirección General revisa reporte verificando que cada pago reportado tenga comprobante y esté justificado, asentando su firma en cada reporte semanal.

3 En caso de existir duda sobre los montos o comprobantes entregados, la Dirección General solicita aclaración o correcciones a la Asistente de Dirección.

4 Una vez aprobado el reporte de caja chica, la Dirección General asienta en el reporte general el monto autorizado para la caja chica del siguiente mes, el cual no deberá ser mayor a los 16,000.00 MN (Dieciséis mil pesos 00/100) y asienta en la libreta de control de caja chica que se encuentra bajo resguardo de la Asistente de Dirección, el monto autorizado, la fecha en que se autoriza y su firma.

5 La Dirección General elabora los cheques al portador requeridos para generar el recurso de caja chica. Los cheques no deben ser mayores a 10,000.00 MN (Diez mil pesos 00/100).

6 La Dirección General entrega los cheques a la Asistente de Dirección para que los mismos sean cobrados y el recurso se conserve bajo control de la Asistente de Dirección. Esta entrega se respalda con el formato denominado Responsiva de caja chica que firma la Dirección General.

7 En caso de que previo al cierre de caja chica, se requiera hacer un pago y la Asistente de Dirección requiera un recurso adicional en virtud de ya no disponer de efectivo en caja chica, la Asistente de Dirección solicitará a la el recurso correspondiente.

8 La Dirección General evaluará la urgencia de la solicitud y en caso de resultar procedente, elaborará el cheque respectivo al portador, el cual quedará como un abono a favor de la caja chica, avalado con la firma de la carta responsiva por el monto autorizado.

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16.1.6. PAGO DE VIÁTICOS

16.1.6.1. Comisiones dentro del territorio nacional

Procedimiento La Dirección General es responsable de aplicar el procedimiento

1 Recibe el formato de comisión elaborado por la Coordinación de Administración junto con los comprobantes respectivos.

2 Revisa que se trate de una comisión autorizada, y que los montos declarados se encuentren respaldados por los comprobantes anexos.

3 Realiza la transferencia del saldo de la cuenta concentradora a la cuenta de cheques de la cual se realiza la transferencia electrónica a la cuenta del empleado que corresponda.

4 Imprime comprobante de los siguientes movimientos bancarios que se realizan durante el proceso de pago, como son: transferencias de cuenta concentradora a cuenta de cheques y transferencia realizada.

5 Sella el reporte de viáticos en el que se haga constar la firma de la Dirección General y la fecha de pago.

6 Entrega documentación soporte y comprobantes de pago a la Coordinación de Administración.

16.1.6.2. Comisiones fuera del territorio nacional

Procedimiento La Dirección General es responsable de aplicar el procedimiento

1 Recibe el acuerdo tomado por el Consejo Directivo en el que se autoriza la comisión internacional.

2 Calcula el monto para viáticos diarios considerando posibles gastos de transporte y alimentación, atendiendo al número de días, tipo de evento y agenda de trabajo

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3 Realiza la transferencia del monto autorizado de la cuenta concentradora a la cuenta de cheques de la cual se realiza la transferencia electrónica a la cuenta del empleado o integrante del Consejo Directivo que corresponda.

4 Recibe el formato de comisión elaborado por la Coordinación de Administración, concluida la comisión, junto con los comprobantes respectivos.

5 Revisa que el monto declarado se encuentre respaldado por los comprobantes anexos y correspondan a las actividades inherentes a la comisión.

a) Si de la revisión se determina un pago de viáticos complementario al entregado inicialmente, lleva a cabo la transferencia del saldo de la cuenta concentradora a la cuenta de cheques de la cual se realiza la transferencia electrónica a la cuenta del empleado que corresponda.

b) Si de la revisión se determina que el empleado debe hacer devolución de viáticos por no haberse comprobado el monto total de viáticos otorgados inicialmente, se firma el reporte con el saldo a favor de CLAA.

Solicita a la Coordinación de Administración hacer las gestiones con el empleado o integrante del Consejo Directivo para que realice la devolución en efectivo, depósito o transferencia bancaria a la cuenta concentradora de la CLAA.

6 Imprime comprobante de los siguientes movimientos bancarios que se realizan durante el proceso de pago, como son: transferencias de cuenta concentradora a cuenta de cheques y transferencia realizada.

7 Sella el reporte de viáticos en el que se haga constar la firma de la Dirección General y la fecha de pago.

8 Entrega documentación soporte y comprobantes de pago a la Coordinación de Administración.

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16.1.7. PAGO DE IMPUESTOS, DERECHOS Y APROVECHAMIENTOS

16.1.7.1. Pago provisional de impuestos federales

Procedimiento La Dirección General es responsable de aplicar el procedimiento

1 Recibe de la Coordinación de Administración, el formato de Declaración provisional de impuestos federales. El formato debe entregarse a la Dirección General entre los días 15 y

20 de cada mes.

2 Realiza la transferencia del saldo de la cuenta concentradora a la cuenta de cheques en la que se realiza la afectación a través del portal del banco para el pago de los impuestos.

3 Sella el formato en el que se haga constar la firma de la Dirección General y la fecha de pago.

4 Entrega documentación soporte y comprobantes de pago a la Coordinación de Administración.

16.1.7.2. Pago de SUA y 2.5% de nómina

Procedimiento La Dirección General es responsable de aplicar el procedimiento

1 Recibe de la Coordinación de Administración los formatos. El formato debe entregarse a la Dirección General entre los días 10 y 15 del mes.

2 Realiza la transferencia del saldo de la cuenta concentradora a la cuenta de cheques en la que se realiza la afectación a través del portal del banco para el pago de los impuestos.

3 Sella el formato en el que se haga constar la firma de la Dirección General y la fecha de pago.

4 Entrega documentación soporte y comprobantes de pago a la Coordinación de Administración.

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16.1.7.3. Pago de IVA por aprovechamiento por servicio de Prevalidación de pedimentos

Procedimiento La Dirección General es responsable de aplicar el procedimiento

1 Genera a través del portal o en ventanilla del banco, un reporte de movimientos y saldo del mes vencido. El primer día hábil del mes.

2 Verifica los montos recibidos por concepto de contraprestación con motivo del servicio de Prevalidación de pedimentos y registra el ingreso en el archivo denominado “reporte de ingresos por Prevalidación cuentas bancarias” determinado el número de pedimentos por los cuales deba pagarse el IVA por aprovechamiento.

3 Determina los montos, y realiza la transferencia del banco receptor a la cuenta concentradora. En caso de no contar con servicio de banca electrónica, se elabora un cheque para depositar en la cuenta concentradora.

4 Realiza la transferencia del saldo de la cuenta concentradora a la cuenta de cheques en la que se realiza la afectación a través del portal del banco para el pago de los impuestos. Este pago debe realizarse antes del día 12 del mes de que se trate; una vez que cuenta con el monto total en la cuenta concentradora

5 Entrega documentación soporte y comprobantes de pago a la Coordinación de Administración.

6 Elabora el escrito dirigido al SAT en el que se informa sobre el pago del IVA por aprovechamiento, el cual es entregado a la Asistente de Dirección para que se programe su entrega a más tardar el día 13 del mes o al día siguiente hábil.

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16.1.7.4. Pago de aprovechamiento e IVA por concepto del servicio de procesamiento electrónico de dato y servicios relacionados necesarios para la importación temporal de remolques, semirremolques y portacontenedoresde pedimentos

Procedimiento La Dirección General es responsable de aplicar el procedimiento.

1 Recibe dentro de los primeros 10 días de cada mes, por correo electrónico y en forma documental, el oficio en el que el SAT informa el número de pedimentos tramitados en el mes vencido.

2 Ingresa a la página web de la Administración General de Aduanas para generar la hoja de ayuda para el pago del aprovechamiento y el IVA respectivos.

3 Genera la hoja de ayuda, y realiza la transferencia del saldo de la cuenta concentradora a la cuenta de cheques en la que se realiza la afectación a través del portal del banco para el pago de los impuestos. Este pago debe realizarse antes del día 12 del mes de que se trate.

4 Entrega documentación soporte y comprobantes de pago a la Coordinación de Administración.

5 Elabora el escrito dirigido al SAT en el que se informa sobre el pago del aprovechamiento e IVA, el cual debe presentarse a más tardar el día 13 del mes o al día siguiente hábil.

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16.2. AFILIACIÓN DE AGENTES ADUANLES A LA CLAA

Procedimiento La Dirección General es responsable de aplicar este procedimiento.

1 Recibe Solicitud de admisión a la Confederación Latinoamericana de Agentes Aduanales, A.C. junto con currículum del Agente Aduanal.

2 Revisa que la solicitud se encuentre debidamente llenada y de ser así, envía por correo electrónico a todos los asociados de CLAA, la solicitud requiriendo al socio que se manifieste por esa misma vía sobre su voto a favor o no de que se acepte el ingreso del solicitante. Para tal efecto se otorgan 5 días hábiles, advirtiendo que en caso de no contar con algún comentario en ese plazo, se entenderá que el voto es favorable.

3 Comunica vía telefónica a con el interesado para informarle el resultado de su solicitud, sobre su aceptación y, solicita a la Asistente de Dirección General que elabore el escrito de aceptación. Una vez cumplido el plazo de los 5 días, en caso de que no hubiera alguna manifestación en contra del ingreso del solicitante

4 Firma el escrito de aceptación y entrega a la Asistente de Dirección para su notificación.

5 Informa por correo electrónico a todo el personal de CLAA respecto de la inclusión del nuevo socio, solicitando que cada área remita al nuevo socio sus datos para establecer el vínculo entre la agencia aduanal y el personal de CLAA.

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16.3. AFILIACIÓN DE APODERADOS ADUANLES A LA CLAA

Procedimiento La Dirección General es responsable de aplicar este procedimiento.

1 La Dirección General recibe la petición verbal, por escrito o a través de correo electrónico.

2 La Dirección General solicita por correo electrónico información relativa a lo siguiente

Número de apoderados aduanales que pretenden afiliarse por empresa.

Aduanas en las que opera.

Tipo se mercancías que importan.

d. Volumen de operaciones mensuales.

3 Una vez que se tiene la información requerida, la Dirección General somete la solicitud a evaluación del Consejo Directivo con el fin de que atendiendo a la información proporcionada se genere una propuesta de servicio para el solicitante, misma que será elaborada y enviada por escrito por la Dirección General.

En caso de que la propuesta sea aceptada, la Dirección General firmará el escrito de aceptación y entrega a la Asistente de Dirección para su notificación.

4 La Dirección General informa por correo electrónico a todo el personal de CLAA respecto de la inclusión del nuevo socio, solicitando que cada área remita al nuevo socio sus datos para establecer el vínculo entre el apoderado aduanal y el personal de CLAA.

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16.4. CELEBRACIÓN Y FIRMA DE CONTRATOS/CONVENIOS

Procedimiento La Dirección General es responsable de aplicar este procedimiento.

1 Revisa los convenios y contratos propuestos para firma y valida la documentación soporte de cada documento.

2 Remite el juego del contrato al firmante Si el convenio o contrato será firmado por algún otro representante legal de la CLAA.

La Dirección General tiene facultades para firmar los convenios o contratos que hayan sido autorizados por el Consejo Directivo de CLAA-

3 Registra el documento en el reporte denominado “Inventario de contratos suscritos por CLAA”, registra obligaciones derivadas del contrato y

4 Entrega contrato y documentación soporte a Asistente de Dirección para que integre en el expediente de contratos y convenios.

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16.5. PREPARACIÓN Y DESARROLLO DE REUNIONES DE CONSEJO DIRECTIVO

Política La CLAA establece la siguiente política:

Las reuniones de Consejo Directivo se realizan los lunes de cada semana a las 17:00 Hrs en las oficinas de CLAA.

La Dirección General enviará el viernes inmediato anterior a la fecha de la reunión la convocatoria correspondiente.

Procedimiento La Dirección General es responsable de aplicar este procedimiento.

1 Envía convocatoria por correo electrónico a los integrantes del Consejo Directivo y a la Asistente de Dirección General

2 Elabora orden del día sobre los temas a revisar en la reunión

3 Elabora minuta de reunión en caso de haber acuerdos.

4 Recaba firma de los asistentes sobre la minuta de la reunión anterior

5 Entrega la minuta a la Asistente de Dirección General para que la integre en el expediente respectivo

16.6. PREPARACIÓN Y DESARROLLO DE ASAMBLEAS

Política La CLAA establece la siguiente política:

Las asambleas ordinarias se llevan a cabo tres veces al año en los meses de febrero, junio y noviembre/diciembre.

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Procedimiento La Dirección General es responsable de aplicar este procedimiento.

1 Propone un par de meses antes ante el Consejo Directivo la fecha para la celebración de la misma.

2 Informa por correo electrónico a los asociados sobre la fecha y hora, copiando a la Asistente de Dirección con la instrucción de asegurarse vía telefónica que todos los socios hayan recibido el correo respectivo.

3 Elabora convocatoria formal para socios conforme a los estatutos sociales y entrega a Asistente de Dirección para enviar a firma del Presidente de CLAA, con la instrucción de remitir por mensajería acelerada a los socios en la fecha indicada por la Dirección General.

4 Coordina las actividades relacionadas con la celebración de la asamblea, considerando lo siguiente:

a. Invitar a las autoridades que haya designado el Consejo Directivo

b. Desarrollar la orden del día de la asamblea

c. Elaborar material a distribuir

d. Elaborar presentación

e. Preparar los reconocimientos para autoridades

f. Girar las instrucciones necesarias para garantizar que los servicios de alimentos, bebidas y servicios satisfagan las necesidades de los asistentes durante todo el desarrollo de la asamblea

g. Coordinar la participación del contacto de comunicación y medios para la generación de boletines

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16.7. SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL

Procedimiento La Dirección General es responsable de aplicar este procedimiento.

1 Identifica la necesidad de contratar personal o recibe la petición de requerimiento de recurso humano por parte de alguna de sus Gerencias, evaluando la posibilidad de contratar al personal.

2 Revisa los currículums recibidos en los últimos 6 meses para identificar algún posible candidato.

3 Solicita alguna recomendación a contactos.

4 Programa entrevista con los candidatos, una vez que se han identificado los con sus posibles jefes inmediatos.

En caso de ser necesario se aplicará una prueba enfocada a detectar los conocimientos y habilidades del candidato.

5 Evalúa junto con su personal que fungirá como jefe inmediato y se elige al candidato.

6 Solicita a la Coordinación de Administración integrar expediente de contratación y la Dirección General proporciona los datos y condiciones de contratación.

7 Elabora contrato para firma del candidato contratado

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16.8. EVALUACIÓN DE PERSONAL

Procedimiento La Dirección General es responsable de aplicar este procedimiento.

1 Solicita al personal, durante los primeros 15 días del mes de enero lleve a cabo las evaluaciones de desempeño utilizando el formato previamente establecido.

2 Recibe las evaluaciones de desempeño, revisa y firma

En caso de que exista duda respecto de los resultados de alguna evaluación, la revisará y comentará con el personal que la elaboró.

3 Elabora las evaluaciones de desempeño del personal que tiene a su cargo en forma directa y se las entrega personalmente para su revisión y firma.

En caso de que alguno de los evaluados por la Dirección General desee revisar conjuntamente con la Dirección General su evaluación, la revisará y expondrá las razones para haber generado el puntaje respectivo.

4 Una vez firmadas todas las evaluaciones, las entrega a la Coordinación de Administración para la programación del bono correspondiente atendiendo a las políticas establecidas para tal efecto.

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Registro Formato para evaluación de personal

NOMBRE FECHA

CARGO

NOMBRE DE JEFE

INMEDIATO

DEPARTAMENTO AL QUE

PERTENECE

CARGO DE JEFE

INMEDIATO

PERIODO DE EVALUACIÓN

El trabajador cuenta con el conocimiento,

experiencia y destreza necesarios para el desarrol lo

de su función

Especia l i zado,

nunca neces i ta

ayuda

Conocimiento

suficiente para

cumpl i r con sus

funciones

genera lmente

s in ayuda

Buen

conocimiento, en

ocas iones

requiere ayuda

Regularmente

neces i ta ayuda

Siempre

neces i ta ayuda

5 4 3 2 0

El trabajador presta el servicio o la función

encomendada dentro de los tiempos prestablecidos

y uti l i zando cri terio razonable

Siempre Cas i s iempre Regularmente Ocas ionalmente Nunca

5 4 3 2 0

El trabajador rea l i za las funciones y deberes

propios de su cargo s in que requiera supervis ión y

control permanentes y asumiendo las

consecuencias que se derivan de su trabajo

Siempre Cas i s iempre Regularmente Ocas ionalmente Nunca

5 4 3 2 0

El trabajador emplea los equipos y recursos

materia les dispuestos para el desempeño de sus

funciones en forma correcta

Siempre Cas i s iempre Regularmente Ocas ionalmente Nunca

5 4 3 2 0

El trabajador rea l i za sus funciones conforme a los

requerimientos del cl iente en cuanto a contenido,

exacti tud, presentación y atención

Siempre Cas i s iempre Regularmente Ocas ionalmente Nunca

5 4 3 2 0

El trabajador cumple con su horario de trabajo Siempre Cas i s iempre Regularmente Ocas ionalmente Nunca

5 4 3 2 0

El trabajador da un seguimiento constante y

adecuado de los asuntos a su cargo hasta su

conclus ión

Siempre Cas i s iempre Requiere

supervis ión y

recordatorio para

dar seguimiento

Cas i nunca

5 4 2 0

EVALUACIÓN

P

R

O

D

U

C

T

I

V

I

D

A

D

CONOCIMIENTO DEL TRABAJO

OPORTUNIDAD

RESPONSABILIDAD

USO DE RECURSOS

CALIDAD

PUNTUALIDAD

MONITOREO Y SEGUIMIENTO

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16.9. SOLICITUD DE INTEGRACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE PÁGINA WEB

Procedimiento La Dirección General es responsable de aplicar este procedimiento.

1 En caso de que se requiera hacer alguna actualización o adición a la página web de CLAA, la Dirección General envía la solicitud al proveedor por correo electrónico.

Una vez que la Dirección General recibe la respuesta, se revisa y aprueba por correo electrónico.

El trabajador demuestra efectividad ante la

demanda del servicio o de la insti tución

Siempre Cas i s iempre Regularmente Ocas ionalmente Nunca

5 4 3 2 0

El trabajador resuelve los imprevis tos , y mejora los

procedimientos

Siempre Cas i s iempre Regularmente Ocas ionalmente Nunca

5 4 3 2 0

El trabajador coopera con los compañeros y sus

superiores en las labores de la organización

No repara por el

tiempo ni por el

trabajo que debe

real izar

Colabora con

ciertas

l imitaciones

Colabora en

forma renuente

No se cuenta con

su apoyo

5 3 2 0

El trabajador establece y mantiene un ambiente

labora l de cordia l idad y respeto

Siempre Cas i s iempre Regularmente Ocas ionalmente Nunca

5 4 3 2 0

RESULTADOS:

Máximos puntos a obtener 55

Puntos obtenidos 55

Calificación 100.00

___________________________________________

NOMBRE Y FIRMA DEL EMPLEADO

NOMBRE Y FIRMA DEL EVALUADOR

___________________________________________

INICIATIVA

COLABORACIÓN/DISPOSICIÓN

RELACIONES INTERPERSONALES

C

O

N

D

U

C

T

A

L

A

B

O

R

A

L

ATENCIÓN AL USUARIO

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16.10. ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN GENERAL

Objetivo Asistir ejecutivamente a la dirección General en las funciones que realiza, en

diferentes niveles de la CLAA.

Políticas La asistencia ejecutiva se distingue de la función secretarial, por la

complejidad de las tareas realizadas, requiere mayor grado de

responsabilidad, y emocional relacionados con sus funciones como

asistente de la Dirección General de la CLAA.

La responsabilidad de la Asistente de la Dirección General incluye la

supervisión directa sobre los procedimientos de servicios de mensajería y

limpieza.

Procedimiento La Asistente de la Dirección General es la responsable de aplicar este

procedimiento.

1 Inicia la sesión de trabajo para la asistencia preparando la recepción al titular.

2 Revisa y clasifica la correspondencia de acuerdo a las políticas de la CLAA.

3 Verifica el estatus de los asuntos de la Dirección General.

4 Identifica las áreas de apoyo para el desarrollo de las actividades del día.

5 Verifica la existencia y suficiencia de suministros y de la caja chica.

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6 Informa a la Dirección General y recibe indicaciones para la realización del trabajo del día.

7 Da seguimiento a los compromisos de la agenda de la Dirección General.

8 Reporta a la Dirección General los avances del plan de trabajo.

9 Gestiona los compromisos requeridos por la Dirección General y da seguimiento a la agenda;

10 Atiende las necesidades extraordinarias y eventos importantes de la Dirección General

11 Organiza la logística para los compromisos y salidas de la Dirección General.

12 Atiende cordialmente a los clientes y socios de la CLAA

13 Atiende el teléfono de acuerdo al protocolo establecido por la CLAA y transfiere las llamadas a las diferentes áreas;

14 Recibe la documentación y correspondencia del área

15 Elabora las reservaciones necesarias para las comisiones tanto de la Dirección General como de las Gerencias.

16 Resuelve los imprevistos del área

Empleando las políticas de la CLAA.

Aplicando las directrices del titular para esos casos.

Analizando la información relativa a la situación imprevista.

Tomando decisiones en el nivel y cobertura establecidos.

Coordinado la acción de terceros para la solución de la situación imprevista.

Preparando reportes sobre la situación presentada y atendida.

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17 Apoya la coordinación de los eventos de la Dirección General

Realizando invitaciones y convocatorias;

Supervisando la elaboración de los materiales;

Verificando las condiciones físicas del lugar;

Apoyando la aplicación de la logística del evento, y;

Confirmando el evento.

18 Apoya en el entrenamiento del personal de la CLAA

19 Realiza el control y seguimiento de los servicios de mensajería y limpieza.

19 Elabora los documentos requeridos por la Dirección General:

20 Sugiere cambios o recomendaciones para los procesos y procedimientos que se aplican en su área de influencia.

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17. PROCESO DE SOPORTE TÉCNICO

Objetivo El objetivo es atender, controlar y dar seguimiento a las solicitudes de

servicio de Prevalidación, incluyendo las acciones y gestiones necesarias

para establecer la conexión requerida; las consultas de naturaleza

informática/operativa en materia aduanera previas a la validación; Las

consultas y trámites derivados del servicio de Prevalidación electrónica de

pedimentos.

Gestionar ante autoridades a nivel nacional para la solución de casos de

índole informática/operativa en materia aduanera y de comercio exterior

Políticas CLAA establece las siguientes políticas:

Sólo se brinda el servicio de Soporte Técnico a los Agentes Aduanales asociados a la CLAA, o en su caso, a los Agentes Aduanales no afiliados previa autorización de la dirección General.

Efectuar la revisión electrónica y/o manual de la información contenida en

un pedimento, a petición del cliente, previo al ingreso al SAT.

La solicitud de servicio puede recibirse por correo electrónico, teléfono, radio o Chat.

Integran el proceso de Soporte Técnico, los siguientes procedimientos:

o Verificación de conectividad.

o Participación en juntas ante dependencias gubernamentales y particulares.

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o Promoción y -desarrollo de boletines informativos SAT, convocatorias o invitaciones, circulares Prevalidación internas –CLAA, circulares Prevalidación externas y avisos de Prevalidación con externos.

Toda respuesta a una solicitud debe resguardar la información y la privacidad del socio o cliente de CLAA.

.

17.1. SOPORTE TÉCNICO

Procedimiento El Departamento de Soporte Técnico es el responsable de aplicar este procedimiento:

1.1.- Verificar la conexión entre el cliente y CLAA, por medio de acceso al FTP

I.- De no establecer conexión se reporta con Gerencia.

a) Gerencia da instrucciones de tiempo de espera o reestablece el sistema

1.2. - Verificar la conexión entre CLAA y el SAT, accesando al FTP

I.- Si el archivo se encuentra en el Punto CIN – archivo de Prevalidación

a) Se revisa la respuesta del Prevalidador con la finalidad de saber si hay fracciones con Precios

Mínimos de Producción o si cuentan con Saldo para la Consulta de VIN.

1. De aparecer Error Verificar Precio, saldo Agotado para consulta de VIN o no Procede la

importación del vehículo de acuerdo al VIN, favor de verificar Reporte de VIN, se le

informa al cliente

II.- Si el archivo se encuentra en el punto CIN, pero este no trae los errores mencionados en el punto anterior:

a).- Se reporta a Gerencia, esta verificará los enlaces y dará instrucción de levantar Reporte de Mesa de ayuda o en su caso enviar circular Informativa después de 15 minutos del primer archivo abierto reportado por el cliente.

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1.- Reporta a Mesa de ayuda. 1.1.- Mesa de Ayuda SAT, marcar 01-800-111-2983, opción 1, opción 1, reportar aduana, archivo y pedimento, para el cual se requiere del alta ante este Servicio 1.2.- Mesa de Ayuda ventanilla única, se envía correo electrónico a [email protected]. 1.3.- Mesa de Ayuda SAGARPA marcar 59 05 10 00 extensión 51156.

b).- Generar banderas para los archivos de validación, con la finalidad de retransmitir el mismo archivo c).- En caso de ausencia de Gerencia, se reporta con el proveedor de Servicios de conectividad, con la finalidad de saber si es una caída interna o del SAT.

d).- Se da seguimiento a Reporte de Mesa de ayuda SAT, solicitando se recupere la conectividad con el equipo Prevalidador.

1.3.- Soporte sobre Errores de Validación:

I.- De recibir algún Reporte por cualquiera de los medios mencionados por parte del cliente derivado de un error Sintáctico, Normativo u Operativo se revisa el archivo de validación:

a).- Se revisa Respuesta del SAT con Error de Validación, el cual está compuesto por:

Ejemplo: E3003375509001330301 1- E – Error – 1 Digito

2- Pedimento , 7 Dígitos

3- Registro , 3 Dígitos

4- Renglón , 4 Dígitos

5- Tipo de error , 1 Digito

6- Campo , 2 Dígitos

7- Secuencia , 2 Dígitos

b).- Se consulta la descripción del error en catálogo de errores, proporcionado por el SAAI – Aduanas. Véase anexo

c).- Sintáctico- cuando es error de escritura, como caracteres alfanuméricos no permitidos:

1.- De ser procedente se reporta al cliente y se sugiere la modificación de captura 2.-De no tener sustento el error sintáctico se Reporta al SAT – por medio de Mesa de ayuda

d).- Normativo cuando no cumplen con campos obligatorios por el SAAI

1- De ser procedente, se revisa Normatividad de Comercio Exterior, Manual SAAI, así como el análisis con los departamentos de Jurídico y Clasificación de CLAA. Véase Anexo

1.1.- De deliberar que el error es por parte del cliente, se fundamenta Normativamente y se responde por vía Correo Electrónico, la respuesta .

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1.2.- De deliberar que el error no tiene motivo de Ser, se solicita la Justificación ante la Aduana por medio del siguiente proceso:

1.2.1.- Se solicita al cliente envíe en un correo no mayor de 3 MB, la documentación relacionada con la operación, por ejemplo: Proforma de pedimento, reporte de error, archivo de validación, facturas, guías, BL´s, pedimentos originales, autorizaciones o permisos gubernamentales, cartas juramentadas, actas de incidencias, escritos de hechos, fotografías y documentos que la aduana en sus facultades de comprobación requiera.

1.2.1.1.- Se realiza el formato de justificación por parte de Prevalidación CLAA, con su visto bueno, el cual debe de ser en hoja membretada y debe contener, Lugar y fecha, atención al Administrador de la Aduana en la que se presenta el problema, indicar archivo y pedimento, errores de validación, fundamento legal, firma autógrafa de quien da visto bueno, sello de la entidad prevalidadora y firma digital con nombre, correo y teléfonos. Véase anexo

1.2.2.- Se redacta un correo con atención al personal autorizado por la Aduana en la que se presente dicha operación.

1.2.2.1.- Variantes:

1.2.2.2.- Para la aduana de Lázaro Cárdenas, esta información debe de subirse por parte de CLAA a la página http://www.aduanalzc.gob.mx/ en un archivo ZIP.

1.2.2.3.- Para la página de AICM, el Cliente A.A. o AP.A, deberá de subir la documentación antes mencionada a la página http://justificaciones.aaadam.com.mx/justificacionArchivos/, dando visto bueno el personal de CLAA fundamentando jurídicamente la operación.

2.- Se da seguimiento vía correo y telefónicamente con la Aduana Local, solicitando realimentación.

3.- La aduana en la mayor parte de los casos contesta:

3.1.- Procede – envía firma al equipo prevalidador 3.2.- En proceso – Requiere de realimentación o documentos extras 3.3.- Rechazo – fundamenta jurídicamente su criterio.

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e).- Operativa - errores relacionados con la operación de comercio exterior, por mencionar alguno, no reconoce el sistema del SAT el código de barras, saldos a favor o permisos de dependencias gubernamentales:

1.- Se revisa el tema con Gerencia de Prevalidación, Gerencia Jurídico y/o Dirección.

1.1.- Recuperación de firmas del historial por parte de la gerencia o en caso de no tener registro

1.2.- Se solicita el apoyo de central de Aduanas para el dictado de la firma solicitada.

2.-Se determina con qué área de Central de Aduanas solicitar el apoyo para la solución del tema. 3.-Reporta a Mesa de ayuda.

3.1.- Mesa de Ayuda SAT, marcar 01-800-111-2983, opción 1, opción 1, reportar aduana, archivo y pedimento, para el cual se requiere del alta ante este Servicio 3.2.- Mesa de Ayuda ventanilla única, se envía correo electrónico a [email protected]. 3.3.- Mesa de Ayuda SAGARPA marcar 59 05 10 00 extensión 51156.

4.- Se mantiene al tanto de la operación al cliente vía correo, hasta que se solvente el tema

1.4.- Conferencias con áreas centrales, para la validación de archivos o pruebas.

I.- Validación de pedimentos

a) Identificar la problemática de validación.

b) Hablar con el personal a cargo.

c) Enlazar al cliente en conferencia con el encargado de validación central.

d) Validar en línea con central, este abrirá candados en el sistema y arrojara firma

II.- Pruebas

a) Verificar tema con entidad que lleve a cabo la actualización, modificación o

implementación del tema a validar.

b) Realizar agenda de pruebas

c) Contactar a clientes que lleven operaciones relacionadas con el tema.

d) Realizar la conferencia entre cliente, entidad que lleve el tema y CLAA.

e) Culminar con comentarios o vistos buenos.

f) Informar resultados a Gerencia o Dirección

g) Realizar minuta de la implementación.

h) Hacer extensivo por medio de circular el proceso a clientes y asociados.

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1.5.-Envió de Reporte de Saldos para revisión de VIN

I.- Bajo solicitud del cliente, se envían de lunes a viernes el saldo de reporte de saldo de revisión de VIN´s.

a) Se realiza la consulta por medio del FTP y su opción de consultas.

b) Se extraen todos los saldos

c) Se envían saldos por correo.

17.2. PARTICIPACIÓN EN JUNTAS ANTE DEPENDENCIAS GUBERNAMENTALES Y PARTICULARES

Procedimiento El Departamento de Soporte Técnico es el responsable de aplicar este procedimiento:

2.1.- Se recibe convocatoria y/o invitación por parte de la entidad organizadora.

2.2.- Se reporta el mismo día o a más tardar al día hábil Siguiente de recibida la convocatoria y/o Invitación a la Gerencia de Prevalidación y/o Dirección en su caso

2.3.- Se confirma por correo y/o teléfono la asistencia del personal de CLAA.

2.4.- Se revisan con clientes, Gerencia o Dirección casos vinculados con los temas mencionados en la convocatoria y/o invitación.

2.5.- Se confirma asistencia del evento y se solicitan recursos para el traslado ante caja chica.

2.6.- Se revisan los temas de CLAA, con la entidad organizadora, buscando siempre una conclusión o aclaración de los temas expuestos.

2.7.- Se participa en decisiones u opiniones de temas expuestos.

2.8.- Se realiza minuta foliada por parte del personal que asistió.

2.9.- Se da a conocer minuta, con avances, modificaciones o aclaraciones, al departamento de Prevalidación, Gerencia Prevalidación, Gerencia Normativa y Dirección.

2.10.- Se da a conocer avances y alcances de reuniones a clientes y socios de CLAA, por medio de circulares foliadas.

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17.3. ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE BOLETINES INFORMATIVOS SAT, CONVOCATORIAS O INVITACIONES, CIRCULARES PREVALIDACIÓN INTERNAS –CLAA, CIRCULARES PREVALIDACIÓN EXTERNAS Y AVISOS DE PREVALIDACIÓN CON EXTERNOS

Procedimiento El Departamento de Soporte Técnico es el responsable de aplicar este procedimiento:

3.1.- Boletines Informativos SAT.

I.- Se reciben vía correo por parte del SAT – Aduanas

II.- Se selecciona reenviar, editándose el correo para adjuntar imagen de CLAA.

III.- Se envía a las listas de distribución:

a) [email protected]

b) [email protected]

IV.- Regresa confirmación y se responde a todos, con esto libera el correo y llega a cada uno de los destinatarios.

3.2 .- Convocatorias o Invitaciones.

I.- Se formulan invitaciones a participar con tema de problemáticas o casos para exponerlos en reuniones, convocatorias o invitaciones de entidades gubernamentales y particulares. II.- Se envía a las listas de distribución:

a).- [email protected]. b).- [email protected]

III.- Regresa confirmación y se responde a todos, con esto libera el correo y llega a cada uno de los destinatarios.

3.4.- Control y respaldo de información.

II.- Se solicita al proveedor realizar trimestralmente la administración de Correos, así como el respaldo de la información Almacenada en PC.

3.5.- Circulares Prevalidación internas –CLAA

I.- Se informa al personal de CLAA temas relacionados con el Alta, Baja o Suspensión de clientes.

II.- Se informa al personal de CLAA, el ingreso de compañeros nuevos o baja de compañeros.

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III.- Se informa al Personal de CLAA, de modificaciones en Radios, Correos o líneas telefónicas. IV.- Se Informa al Personal de CLAA, días Laborales, días de asueto y/o vacaciones. V.- Se Informa al personal de CLAA, sobre Guardias Laborales.

3.6.- Circulares Prevalidación Externas.

I.- Se informa a clientes sobre avances y soluciones de temas expuestos en Convocatorias o Invitaciones. II.- Se informa a clientes sobre días de asueto o guardias de Prevalidación.

III.- Se informa al cliente sobre ausencias o baja del personal de CLAA.

3.7.- Avisos de Prevalidación con externos.

I.- Se informa sobre el estatus de la Prevalidación II.- Se informa problemas de validación con los sistemas del SAT y su restablecimiento III.- Se informa problemas de validación de pago electrónico y su restablecimiento o posible solución.

IV.- Se informa problemas de validación con el sistema del SAGAR y su restablecimiento V.- Se informa problemas con el sistema de VUCEM y su restablecimiento o su posible solución.

3.8.- Apoyo en conferencias o cursos como mediador entre ponente y el auditorio.

Registros Reporte de seguimiento Prevalidación

a) Telefono

b) Correo

c) Radio

d) Chat

Fecha solicitud

Medio de

contacto

(a,b,c,d)

Hora Patente AduanaCorreo, teléfono o

radio para contactar

Tipo de

Soporte (1,2,3)

Especificar caso

(a,b,c,d,e,f,g,h)Fecha de solución ObservacionesNombre de Contacto

f) Caída de VU

g) Reportes Mesa de Ayuda

Medio de

contacto

Tipo de

Soporte

Especificar Soporte

h) Otros

REPORTE DE SOPORTE PREVALIDACIÓN

1 - Técnico (conectividad)

2 - Normativo (justificacion)

a) Archivo de validación no regresa

b) Revisíon de error en archivo de

validacion

c) Justificacion

d) Capacitació relacionada con VU

e) Errores de VU

3 - Operativo (Reportes, apoyo

área central, VU)

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Registros Encuesta de servicio de soporte en Prevalidación de pedimentos

ENCUESTA DE SERVICIO SERVICIO DE SOPORTE EN PREVALIDACIÓN DE PEDIMENTOS

Su opinión es muy importante para nosotros, por lo que le agradecemos su tiempo para responder esta encuesta. Favor de marcar el inciso que usted considere y en caso de que lo estime conveniente proporcionar sus comentarios. Nota: En virtud de que la encuesta no está dirigida a evaluar específicamente a una persona, en caso de que usted desee realizar comentarios sobre la labor de alguna persona en particular, favor de hacerlo en el espacio de comentarios.

I. Al solicitar el servicio, el personal está localizable:

a) Siempre

b) La mayoría de las veces

c) Ocasionalmente

d) Nunca

COMENTARIOS:_____________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________

II. Al personal de soporte se le localiza principalmente a través del siguiente medio:

a) Radio

b) Teléfono oficina

c) Celular

d) Correo electrónico

e) Messenger

COMENTARIOS:_____________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________

III. El servicio/respuesta del personal de soporte es prestado en forma oportuna: (en este punto no deben considerarse los

tiempos de respuesta de la autoridad cuando se requiere su intervención)

a) Siempre

b) La mayoría de las veces

c) Ocasionalmente

d) Nunca

COMENTARIOS:_____________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________

IV. El personal de soporte le mantiene informado sobre el status de sus solicitudes y/o reportes?

a) Siempre

b) La mayoría de las veces

c) Ocasionalmente

d) Nunca

COMENTARIOS:_____________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________

V. El trato que brinda el personal de soporte es:

a) Amable y respetuoso

b) Poco amable

COMENTARIOS:_____________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________

__________________

VI. Con base en el servicio que ha recibido del personal de soporte, puede concluir que el nivel de conocimientos del

personal es:

a) Muy bueno

b) Bueno

c) Regular

d) Deficiente

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a) Deficiente

COMENTARIOS:_____________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________

I. En general, el servicio del personal de soporte del prevalidador es:

a) Muy bueno

b) Bueno

c) Regular

d) Deficiente

COMENTARIOS:_____________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________

II. La agencia en la que Usted labora utiliza el servicio del prevalidador de CLAA en un:

a) 100%

b) 80% ó más

c) Más del 50%

d) Menos del 50%

e) Nunca

COMENTARIOS:_____________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________

Sugerencias o comentarios sobre algún aspecto que resulte de su interés y que no haya sido señalado en la

encuesta______________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________

En caso de que desee proporcionar su nombre favor de indicarlo a continuación. Los datos proporcionados serán tratados de

manera confidencial.

Nombre:

Cargo:

Agencia Aduanal:

Muchas gracias.

Atentamente

La Dirección General

CLAA

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18. PROCESO DE ASESORÍA JURÍDICA

Objetivos El objetivo es atender, llevar el control y dar seguimiento a las solicitudes

de las consultas de naturaleza jurídica/normativa, de trámites ante

autoridades para la solución de casos de índole jurídica/normativa y de

operación aduanera y de comercio exterior.

La emisión de gafetes de identificación para el ingreso del personal

autorizado a las aduanas y de circulares normativas.

La emisión de opiniones y recomendaciones en materia de procedimientos

administrativos iniciados en su contra de los agentes aduanales y medios

de defensa interpuestos.

Políticas generales

CLAA establece las siguientes políticas:

Integran el proceso de Asesoría Jurídica, los siguientes procedimientos:

o Apoyo en la elaboración de solicitudes o trámites ante las autoridades fiscales.

o Difusión y actualización de información y dentro de este proceso:

o Revisión y/o elaboración de escritos de pruebas y alegatos para defensa en Aduanas.

o Análisis de sentencias de amparo para ingresar los beneficios al prevalidador

o Apoyo en el seguimiento de la solicitud de autorización de inicio y arribo de tránsitos ingresado ante la autoridad aduanera

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o Gestión ante autoridades.

o Monitoreo de actividades de Multidependientes en las aduanas en donde se encuentran asignados

o Emisión de gafetes.

o Integración de expedientes-

Sólo se brinda el servicio Asesoría Jurídica a los Agentes Aduanales, Agentes Aduanales Sustitutos y Apoderados Aduanales asociados a la CLAA.

Sólo se ofrece este servicio a solicitud del cliente-

La solicitud de servicio puede recibirse por correo electrónico, teléfono, radio.

La Asesoría Jurídica consiste en proporcionar información derivada del análisis de la normatividad vigente respecto de problemáticas que se presenten antes, durante y posterior a la operación y actualización e interpretación en temas aduaneros, fiscales, legales y de comercio exterior, los cuales se dividen en los siguientes procesos;

La Gerencia Jurídico Normativa en todos los casos, designará al Asesor Jurídico que atienda la solicitud.

En toda respuesta a una consulta o solicitud, debe aplicarse en general, el siguiente procedimiento:

o Revisar del marco normativo y dependencia fuente.

o Registrar en la base de datos correspondiente.

o Realizar el archivo de Word que corresponda

o Cumplir los requisitos establecidos para el tipo de respuesta o documento

o Solicitar la aprobación de la respuesta o documento a la Gerencia Jurídico Normativa.

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o Enviar la respuesta o documento al solicitante o beneficiario.

o Resguardar la información-

o Atender los productos no conformes o en su caso, las quejas.

El procedimiento podrá variar considerando el tipo de consulta, trámite o gestión a realizar por parte de la Gerencia Jurídico Normativa.

La información y documentación relacionada con la consulta será archivada en la carpeta correspondiente al tipo de documento y año que transcurre y se mantiene resguardada en la oficina de la Gerencia Jurídico-Normativa.

La información y documentación que se envía vía correo electrónico se preserva en carpetas electrónicas, en el correo electrónico institucional y la información que se envía físicamente se encuentra resguardadas en carpetas por la Gerencia Jurídico Normativa y del Asesor Jurídico.

El aviso de la preservación de la información del cliente.

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18.1. DIFUSIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Políticas específicas

CLAA establece las siguientes políticas:

La difusión y actualización de la información consiste en hacer del conocimiento, mediante Circulares, Avisos, Invitaciones, de los socios de la CLAA, las modificaciones a las disposiciones fiscales, aduaneras y de comercio exterior, así como de la normatividad, acciones operativas de las dependencias relacionadas con el comercio exterior, invitaciones a cursos, conferencias, comités, asambleas.

La difusión y actualización de la información se realiza a través de los siguientes procedimientos:

a) Elaboración y Envío de circulares con resumen o síntesis de publicaciones en el Diario Oficial de la Federación, relacionadas con la difusión de normatividad emitida por diversas dependencias, Jurisprudencias emitidas por el TFJFA y actualización al Manual de Operación Aduanera

b) Envío de invitaciones, avisos, emitidos por diversas autoridades.

c) Envío de lineamientos de las aduanas y constancias de importación temporal.

d) Actualización de las listas de distribución-

e) Seguimiento de trámites, notificaciones, avisos de los Socios y Clientes ante diferentes autoridades.

Para cada uno de los procedimientos mencionados, deberá aplicarse la metodología específica.

La información obtenida de dependencias y autoridades aduaneras, se encuentra bajo resguardo de la Gerencia Jurídico Normativa en carpetas de índole físico o electrónico, y solo son de acceso para la Gerencia Jurídico Normativa.

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18.1.1. ELABORACIÓN Y ENVÍO DE CIRCULARES CON RESUMEN O SÍNTESIS DE PUBLICACIONES EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN, RELACIONADAS CON LA DIFUSIÓN DE NORMATIVIDAD EMITIDA POR DIVERSAS DEPENDENCIAS, JURISPRUDENCIAS EMITIDAS POR EL TFJFA Y ACTUALIZACIÓN AL MANUAL DE OPERACIÓN ADUANERA.

Políticas específicas

Para la elaboración y envío de circulares a que se refiere este apartado, el Asesor Jurídico encargado del trámite, la realizará con base en las siguientes fuentes:

o Se realiza consulta vía internet en la página oficial del Diario Oficial de la Federación (http://www.dof.gob.mx/) o en la página https://dof.terra.com.mx/ las cuales se verifican de lunes a viernes.

o Normatividad vigente emitida por alguna dependencia que tenga que ver con temas aduaneros, fiscales, legales y de comercio exterior, este se puede recibir mediante oficios, circulares, boletines, criterios, los cuales se notifican a la CLAA vía correo postal o mediante correo electrónico a la Gerencia Jurídico-Normativa.

o Las Jurisprudencias emitidas por el Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa, son publicadas dentro de los primeros días de cada mes en la página (se agrega liga para mayor referencia http://www.tfjfa.gob.mx/cemdfa/biblioteca-virtual/ en la cual se difunde la Revista del Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa, y son criterios de aplicación obligatoria para las distintas autoridades que integran el Tribunal en comento, los cuales se difunden con la finalidad de que puedan ser del conocimiento y en su caso utilizados por los asociados en la defensa de sus procedimientos.

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o Las modificaciones al Manual de Operación Aduanera recibidas por la Gerencia Jurídico-Normativa y enviadas por la ACNA, ya sea de forma física o de forma electrónica, cual contendrá la normatividad vigente para las operaciones de comercio exterior y aduanera.

En caso de duda por parte de un cliente, sobre la información proporcionada, el Asesor Jurídico responsable de la información, deberá efectuar la aclaración o resolver la duda de manera directa mediante correo electrónico o teléfono. La aclaración o resolución, podrá requerir de un alcance a la información anterior.

Las Listas de Distribución se componen por cuentas de correo electrónico de los Socios y Clientes, a los cuales se les hace llegar información necesaria para su operación.

Procedimiento La Gerencia Jurídico Normativa es la responsable de aplicar este procedimiento.

1 Una vez realizado el análisis de las publicaciones de la página de internet, emisión de normatividad vigente por parte de alguna dependencia, Jurisprudencias emitidas por el Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa y las actualización al Manual de Operación Aduanera, por parte del Asesor Jurídico, se lleva a cabo un análisis y síntesis de la información que se pretende difundir

2 Posteriormente se procede a capturar en la Base de Datos Electrónica denominada “ClavesAsiganciónOficiosyCirculares”, del año al que corresponde anotando la clave, asunto, fecha de emisión, tipo administrativa/normativa

3 Una vez obtenida la clave de la Circular, se procede a realizar en archivo de Word, formato denominado “CIRCULAR”, que contendrá la siguiente información

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Número de Circular

Iniciales de quien realiza la Circular

Fecha de la Circular

Asunto de la Circular

Proemio de la Circular

Nombre de la Dependencia que emitió información relevante de temas aduaneros, fiscales, legales y de comercio exterior.

Título del tema publicado, para las jurisprudencias se anota el rubro de la tesis o jurisprudencia.

Resumen o Análisis del tema publicado, de la normatividad de la dependencia correspondiente, Jurisprudencias y actualizaciones.

Fecha de entrada en vigor de la publicación, en su caso.

4 Procede a realizar de igual forma en archivo de Word o P.D.F. según sea el caso, formato denominado “ANEXO CIR CLAA” precedido del número de la Circular y el nombre de la Dependencia que emitió la publicación, normatividad, jurisprudencias y la actualización, el cual contendrá la publicación completa emitida por el Diario Oficial de la Federación, la emisión de normatividad vigente por parte de alguna dependencia , en su caso las tesis o jurisprudencias y las actualizaciones del Manual de Operación Aduanera.

5 Una vez concluido, se elabora un correo electrónico el cual contendrá solamente el proemio que hará referencia a las publicaciones del día que correspondan, Título de la Dependencia que emitió la publicación y tema de la publicación, referencia a la normatividad emitida por la dependencia correspondiente; para la jurisprudencias los Títulos de los textos de la compilación realizada y para las actualizaciones del manual el apartado, norma y unidad, se adjuntará la Circular con su Anexo correspondiente, y se enviará al correo electrónico de Socios CLAA y Socios PEMEX, para hacer de conocimiento a los Socios y Clientes.

Para las circulares de publicaciones en el DOF su envío es de Lunes a Viernes, los días Lunes de cada semana, se realizará la revisión de las publicaciones emitidas por el Diario Oficial de la Federación de los días sábados, que en caso que se haya emitido alguna publicación de temas aduaneros, fiscales, legales y de comercio exterior, se incluirá en la Circular que se envié el día Lunes haciendo la aclaración en la Circular y en el correo electrónico de las publicaciones de los días sábados, según corresponda

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Él envió de circulares relacionadas con la normatividad vigente hecha del conocimiento por alguna dependencia se tendrá como término el mismo día en el que se recibió la información, o a más tardar al día siguiente en caso de que la información se haya recibido después de las 16:00 horas, y que por su análisis no sea posible enviarla el mismo día.

Él envió de la actualización al Manual de Operación Aduanera se deberá de realizar a más tardar dentro de las 48 Hrs., siguientes a la recepción de la información

En relación a las Jurisprudencias emitidas por el Tribunal Federal de Justicia Fiscal y Administrativa y actualizaciones del Manual de Operación Aduanera, la Gerencia Jurídico o en su ausencia el Asesor Jurídico, enviará mediante correo electrónico al Soporte Informático, el Anexo en formato de Word denominado “TESIS Y JURISPRUDENCIAS EN MATERIA DE COMERCIO EXTERIOR DEL MES Y AÑO QUE CORRESPONDA”, y el Archivo digitalizado con la compilación de las actualizaciones, para que este a su vez lo publique en la página de la CLAA (ligas para mayor referencia http://www.claa.org.mx/circulares_juris.php http://www.claa.org.mx/pdf/MOA2013.pdf ), y así el Socio o Cliente puedan tener el acceso completo al texto del Título de la Jurisprudencia y al manual de operación aduanera actualizado, que le fue enviado mediante Circular.

6 La Gerencia Jurídico Normativa revisa en el caso de Publicaciones del DOF, ya que en los demás casos siempre se hará la revisión y una vez aprobada se enviará, en cuyo caso el Asesor Jurídico previo al envío de la Circular, deberá de remitirla a la Gerencia para su revisión y autorización, en caso de existir observaciones por parte de la Gerencia, el Asesor Jurídico realizará los cambios correspondientes y enviará la Circular conforme al procedimiento mencionado en el punto 6 del presente apartado.

7 Soporte Informático, publica en la página de la CLAA (liga para mayor referencia http://www.claa.org.mx/circulares_doctos.php?tipo=2&ano=2013) las Circulares que sean emitidas por la Gerencia Jurídico Normativa el mismo día de la emisión de estas, mismas que las encontrara por número de Circular, Fecha de Emisión y Asunto, en este caso al mandarse a la lista de distribución la empresa que proporciona el soporte jurídico lo recibe ya que se encuentran incluidos en dicha lista.

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18.1.2. ENVÍO DE INVITACIONES, AVISOS, EMITIDOS POR AUTORIDADES VINCULADAS

Procedimiento La Gerencia Jurídico Normativa es la responsable de aplicar este procedimiento.

1 El Asesor Jurídico envía mediante correo electrónico la Invitación o Aviso correspondiente, con la información que se haya obtenido por parte de la dependencia correspondiente, el cual contendrá en el proemio de correo la información necesaria para el Socio o Cliente, y esta sea de manera clara y precisa para la asistencia del Socio o Cliente en su caso, esta información será enviada a la lista de distribución Socios CLAA y Socios PEMEX, o las listas de distribución que apliquen, o en su defecto a los correos de las personas interesadas que por su ubicación se trate

En su caso, la Gerencia Jurídico Normativa determinará si la Invitación o Aviso requiere de la revisión previa, y a su vez autorización para su envío.

Si la Gerencia Jurídico Normativa requiere de la revisión previa al envió de la Invitación o Aviso, el Asesor Jurídico la remite a la Gerencia para su revisión y autorización, en caso de existir observaciones por parte de la Gerencia, el Asesor Jurídico realizará los cambios correspondientes y enviará la Invitación o Aviso.

2 La Gerencia Jurídico Normativa revisa el cumplimiento de los requisitos en la invitación

Asunto

Proemio

Resumen o Análisis del tema.

Fecha para sus efectos.

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18.1.3. ENVÍO DE LINEAMIENTOS DE LAS ADUANAS Y CONSTANCIAS DE IMPORTACIÓN TEMPORAL

Procedimiento La Gerencia Jurídico Normativa es la responsable de aplicar este procedimiento.

1 Solicita, a la Aduana correspondiente, vía telefónica o directamente o mediante escrito dirigido al Administrador de la Aduana, los Lineamientos de la Aduana.

Las constancias de Importación Temporal permiten a los socios tener el soporte de importación temporal de los contenedores en caso de revisiones en carretera por parte de autoridades distintas a las fiscales respecto de la legal estancia de los contenedores en territorio nacional., estas constancias se reciben de las navieras con las cuales se tiene convenio vía correo electrónico

2 Recibe los Lineamientos y Constancias de Importación temporal , ya sea de forma física mediante documento o mediante archivo de forma electrónica, la Gerencia Jurídico Normativa remitirá los Lineamientos y Constancias de Importación temporal correspondientes mediante correo electrónico al Soporte Informático, para que este a su vez los publique en la página de internet de la CLAA (ligas para mayor referencia http://www.claa.org.mx/lineamientos/aduanas.php, http://www.claa.org.mx/buques.php ).

3 Hace del conocimiento a los Socios y Clientes de la publicación de los lineamientos en la página de la CLAA, mediante correo electrónico del Aviso correspondiente, con la información que se haya obtenido por parte de la dependencia correspondiente, el cual contendrá en el proemio de correo la información necesaria para el Socio o Cliente, y esta sea de manera clara y precisa esta información será enviada a la lista de distribución Socios CLAA y Socios PEMEX, o las listas de distribución que apliquen, o en su defecto a los correos de las personas interesadas que por su ubicación se trate.

4 Se remite a Soporte Informático para su inclusión en la página de CLAA

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5 Los Socios o Clientes verifican las Constancias de Importación temporal, previamente ingresando su Usuario y Contraseña, mismos datos que fueron enviados a cada uno de los Socios para su resguardo por tratarse de información confidencial de cada uno de los Socios, una vez ingresado, podrán verificar el estatus de la temporalidad de los contenedores para que estos no venzan sus plazos y puedan ser acreedores a sanciones por parte de la autoridad aduanera.

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18.1.4. ACTUALIZACIÓN DE LAS LISTAS DE DISTRIBUCIÓN

Políticas específicas

Las listas de distribución se componen por cuentas de correo electrónico de los Socios y Clientes, a los cuales se les hace llegar la información.

Estas listas de distribución se revisaran y actualizarán semestralmente o en caso se tenga alguna modificación especial que se requiera como la adición de algún socio o salida del mismo, o bien, cuando la gerencia jurídico normativa así lo requiera, esto con la finalidad de enviar la información necesaria y oportuna a los Socios.

Las listas de distribución son las siguientes:

1. [email protected] 2. [email protected] 3. [email protected] 4. [email protected]

Para la adición o eliminación de nuevas cuentas a la lista de distribución que a continuación se menciona su procedimiento es establecido por la Gerencia de Informativa y Operación Aduanera conforme al procedimiento indicado en la circular específica.

Las listas se deberán revisar y actualizar de forma semestral.

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18.2. APOYO EN LA ELABORACIÓN DE SOLICITUDES O TRÁMITES ANTE LAS AUTORIDADES FISCALES

Políticas específicas

CLAA establece las siguientes políticas:

La elaboración de las solicitudes o trámites ante las autoridades fiscales, se realiza previa recepción por correo electrónico o de manera física y en el formato establecido por la autoridad.

La asesoría jurídica se asigna y distribuye mediante la modalidad de primeras entradas, primeras salidas.

Las solicitudes serán atendidas, dependiendo su importancia o gravedad o trascendencia, sea por la Gerencia Jurídico Normativa o por los Asesores Jurídicos.

La Gerencia Jurídico Normativa deberá al turnar una consulta al Asesor Jurídico, las indicaciones básicas del contenido de la misma y los términos en que deberá elaborarse el proyecto de respuesta.

Toda solicitud debe contestarse en un plazo máximo de 24 horas, de acuerdo con la naturaleza de la misma.

Salvo que del análisis se requiera de mayor tiempo o bien él envió de la consulta a alguna autoridad, en este último caso el Asesor Jurídico dará aviso al Socio o Cliente

La Gerencia Jurídico determinará los casos en que la respuesta a una solicitud, requiera o no de la aprobación técnica correspondiente por parte de la misma o de la Dirección General.

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Toda respuesta a una solicitud deberá cumplir los siguientes requisitos:

o Redacción adecuada, sin faltas de ortografía.

o Redacción en términos de respeto y cordialidad.

Toda respuesta a una consulta jurídica debe resguardar la información y la privacidad del socio o cliente de CLAA.

Para la respuesta de la consulta siempre sea atendida la normatividad vigente, salvo los casos que se requiera tomar como referencia normatividad abrogada o derogada.

La normatividad que se cite en la respuesta, se extraiga de los Sistemas Institucionales mismos que se encuentran en la página web de la CLAA, en el programa DIA y SISTEMAS CASA) la cual que se relaciona con las publicaciones emitidas por el Diario Oficial de la Federación, o en su defecto extraída de la página web del Poder Legislativo.

Procedimiento La Gerencia Jurídico Normativa es la responsable de aplicar este procedimiento.

1 El Asesor Jurídico realiza el análisis de la solicitud.

2 El Asesor Jurídico deberá elaborar la solicitud y remitirla a la Gerencia Jurídico Normativa para su revisión y aprobación, posteriormente una vez revisada y aprobada la solicitud, el Asesor Jurídico podrá remitir la solicitud bajo los criterios razonables y siempre apegados al marco jurídico vigente y aplicable para la solicitud en específico, en caso que el Socio o Cliente solicite las gestiones conducentes ante la autoridad correspondiente se procede de conforme al Inciso

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3 El Asesor Jurídico procede al seguimiento al trámite ingresado ante la autoridad correspondiente por el Socio o el Cliente, realizando la gestión ante la autoridad para obtener la respuesta o estatus del trámite, informando al Socio o Cliente la situación que guarda su trámite.

4 Una vez remitida la solicitud o respuesta al trámite por parte del Asesor Jurídico al Socio o al Cliente, está se concluye con la manifestación de su conformidad dándose por concluido el servicio de la Gerencia Jurídico Normativa. No obstante si el Socio o Cliente hace una ampliación a la solicitud o trámite reiterando con más comentarios y/o adición de documentos se deberá nuevamente iniciar el procedimiento conforme a los incisos a) o b) según corresponda y hasta que el Socio o Cliente manifiesten su conformidad.

5 Registra en la Base de Datos “Seguimientos de Consultas CLAA” (según año que corresponda), en dicho registro se asienta lo siguiente:

Tema

Fecha de atención

Socio o cliente

Nombre del solicitante

Prioridad (normal, urgente, extra urgente)

Iniciales de la persona que atendió la consulta

Estatus

Respuesta

Comentarios

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18.3. REVISIÓN Y/O ELABORACIÓN DE ESCRITOS DE PRUEBAS Y ALEGATOS PARA DEFENSA EN ADUANAS

Políticas específicas

CLAA establece las siguientes políticas:

Esta actividad es un apoyo de orientación a los socios de la CLAA y no constituye obligación ni es responsabilidad del personal de CLAA elaborar los escritos de pruebas y alegatos

Toda respuesta a una consulta jurídica debe resguardar la información y la privacidad del socio o cliente de CLAA.

Para realizar este apartado, deberá aplicarse la metodología específica.

Para la revisión y/o elaboración de escritos de pruebas y alegatos para defensa en aduanas, se realizan mediante la recepción en correo electrónico, solicitando que se revise el escrito de pruebas y alegatos que elabora en un principio el solicitante, o en su caso por la urgencia de la incidencia se requiere de la elaboración del escrito de pruebas y alegatos.

Una vez recibida la solicitud de revisión y/o elaboración de escritos de pruebas y alegatos, se procede a la revisión directa por parte de la Gerencia Jurídico-Normativa, indicando el tiempo de revisión y/o elaboración de escritos la cual no debe ser mayor a 24 Hrs, salvo que del análisis se requiera de información adicional, en este caso se le hará del conocimiento al Socio o Cliente

Toda solicitud debe presentar con la siguiente información:

o Requisitos Relacionados con el Socio o Cliente:

o Nombre de quien remite la solicitud de revisión y/o elaboración de escritos de pruebas y alegatos

o Nombre del Socio o Cliente.

o El planteamiento de la solicitud de revisión y/o elaboración de escritos de pruebas y alegatos.

o Documentación anexa en caso de ser necesario

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Procedimiento La Gerencia Jurídico Normativa es la responsable de aplicar este procedimiento.

1 El Asesor Jurídico realiza el análisis de la solicitud.

2 El Asesor Jurídica realizar los comentarios al escrito de pruebas y alegatos e incluso las modificaciones, adiciones o consideraciones que estime necesarias así como las indicaciones particulares que deberán observarse en cuanto a agregar pruebas, o pago de multas.

3 Elabora el escrito de pruebas y alegatos, este, deberá cumplir con la defensa de la problemática, y requisitos de tipo legal que permitan la identificación de la incidencia o procedimiento, antecedentes, argumentos que desvirtúan la misma, pruebas, puntos petitorios específicos y detalle de la documentación que se adjunta al mismo.

Los datos básicos e inamovibles en todo escrito son:

1. Datos de identificación del expediente y número de acta

2. Fecha

3. Asunto

4. Autoridad a la que se dirige

5. Datos de identificación del usuario y a quien representa (RFC, NOMBRE, CORREO ELECTRÓNICO)

6. Domicilio, teléfonos y autorizados para oír y recibir notificaciones

7. Antecedentes

8. Argumentos que desvirtúan la irregularidad o allanamiento

9. Pruebas

10. Puntos Petitorios

11. Firma

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4 Una vez remitida la solicitud de revisión y/o elaboración de escritos de pruebas y alegatos está se concluye con la manifestación de su conformidad dándose por terminado el servicio de la Gerencia Jurídico Normativa

5 El Socio o Cliente puede hacer una ampliación a la solicitud de revisión y/o elaboración de escritos de pruebas y alegatos reiterando con más comentarios y/o adición de documentos se deberá nuevamente iniciar el procedimiento conforme a los incisos a) o b) según corresponda y hasta que el Socio o Cliente manifiesten su conformidad.

6 El Asesor Jurídico registra en la Base de Datos “Seguimientos de Consultas CLAA” (según año que corresponda), en dicho registro se asienta lo siguiente:

• tema

• fecha de atención

• socio o cliente

• nombre del solicitante

• prioridad (normal, urgente, extra urgente)

• iniciales de la persona que atendió la consulta

• estatus

• respuesta

• comentarios

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18.4. ANÁLISIS DE SENTENCIAS DE AMPARO PARA DEFINIR LOS CRITERIOS QUE DEBERÁ APLICAR EL PREVALIDADOR EN ATENCIÓN A LOS BENEFICIOS OTORGADOS POR EL AMPARO.

Políticas específicas

CLAA establece las siguientes políticas:

La solicitud de análisis de sentencias de amparo para ingresar los beneficios al prevalidador se realiza para verificar el alcance de la misma y determinar los beneficios otorgados, los cuales serán reflejados en el prevalidador mediante los identificadores correspondientes.

Toda solicitud debe cumplir los siguientes requisitos:

o Nombre de quien remite la consulta

o Nombre del Socio o Cliente que solicita la revisión de la sentencia de amparo

o Copia del documento consistente en sentencia amparo

o Documentación anexa en caso de ser necesario

El análisis de la sentencia de amparo para ingresar los beneficios al prevalidador debe cumplir los siguientes requisitos:

o Especificar claramente los alcances de la sentencia de amparo o suspensión concedida.

o Indicar los actos reclamados en el amparo.

o Enumerar todas las aduanas en las cuales es concedido el beneficio.

Procedimiento La Gerencia Jurídico Normativa es la responsable de aplicar este procedimiento.

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1 El Asesor Jurídico realiza el análisis de la solicitud.

2 La Gerencia Jurídico-Normativa deberá determinar los beneficios otorgados, y deberá remitir los actos sobre los cuales se solicitó el amparo y por cuáles de ellos concede, aduanas de la Republica por las cuales se otorga el amparo o suspensión definitiva, nombres de los quejosos y en su caso observaciones que respecto del análisis deriven y sean de interés.

3 Una vez remitida la respuesta por parte de la Gerencia Jurídico-Normativa al Departamento de Informática y Operación, está se concluye con la manifestación de su conformidad dándose por concluido el servicio de la Gerencia Jurídico Normativa. No obstante si el Departamento de Informática y Operación hace una ampliación de la consulta o la reitera con más comentarios y/o adición de documentos se deberá nuevamente iniciar el procedimiento y hasta que el amento de Informática y Operación manifiesten su conformidad.

4 Para efecto de llevar el control de las consultas recibidas y atendidas se registran en la Base de Datos “Amparos”, en dicho registro se asienta lo siguiente:

• Número de Juicio de Amparo

• Juzgado de Distrito

• Quejoso

• Actos reclamados

• Resolución incidental

• Resolución constitucional

• SUSPENSIÓN

• Efecto del amparo o suspensión

• Estatus

• Se trata de sentencia firme (SI O NO)

• Observaciones

• Quien solicitó el Análisis

• Fecha del Análisis

• Patentes que manejan el amparo

• Identificador (si se cuenta)

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5 La Gerencia Jurídico Normativa revisa el cumplimiento de los requisitos:

• Que se especifiquen claramente los alcances de la sentencia de amparo o suspensión concedida

• Que se indiquen los actos reclamados en el amparo

• Se enumeren todas las aduanas en las cuales es concedido el beneficio

• La respuesta sea emitida en el tiempo establecido en el segundo párrafo del presente numeral.

6 Para el seguimiento de la solicitud de autorización de inicio y arribo de tránsitos ingresados ante la autoridad aduanera, se realiza mediante la recepción en correo electrónico, solicitando que se dé seguimiento a la autorización de inicio y arribo de tránsito, para llevar a cabo la gestión ante la autoridad para obtener la respuesta o estatus de la solicitud.

7 El Asesor Jurídico procede al seguimiento de la solicitud de autorización de inicio y arribo de tránsitos ingresado por el Socio o el Cliente, realizando la gestión ante la autoridad aduanera para obtener la respuesta o estatus de la solicitud, informando al Socio o Cliente la situación que guarda su solicitud

8 Una vez remitida la respuesta del seguimiento de solicitud de autorización de inicio y arribo de tránsitos por parte del Asesor Jurídico al Socio o al Cliente, está se concluye con la manifestación de su conformidad dándose por concluido el servicio de la Gerencia Jurídico Normativa. No obstante si el Socio o Cliente hace una ampliación a la solicitud reiterando con más comentarios y/o adición de documentos se deberá nuevamente iniciar el procedimiento hasta que el Socio o Cliente manifiesten su conformidad.

9 Registra en la Base de Datos “Seguimientos para solicitudes de inicio y arribo para tránsitos” (según año que corresponda), en dicho registro se asienta lo siguiente:

• Usuario

• aduana de inicio o arribo

• fecha de vencimiento

• estatus

• observaciones

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18.5. APOYO EN EL SEGUIMIENTO DE LA SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE INICIO Y ARRIBO DE TRÁNSITOS ANTE LA AUTORIDAD ADUANERA

Políticas específicas

CLAA establece las siguientes políticas:

El seguimiento de la solicitud de autorización de inicio y arribo de tránsitos, ingresada ante la autoridad aduanera, se refiere a dar seguimiento a la autorización de inicio y arribo de tránsito, para llevar a cabo la gestión ante la autoridad, para obtener la respuesta o estatus de la solicitud.

Toda solicitud de apoyo, debe cumplir los siguientes requisitos:

o Nombre de quien remite la solicitud

o Nombre del Socio o Cliente.

o El planteamiento de la solicitud

o Copia del Acuse de la solicitud

o Documentación anexa en caso de ser necesario

• Para efecto de llevar el control de las solicitudes y trámites recibidos y atendidas se registran en la Base de Datos “Seguimientos para solicitudes de inicio y arribo para tránsitos”, en dicho registro se asienta lo siguiente:

o Usuario.

o Aduana de inicio o arribo

o Fecha de vencimiento

o Estatus

o Observaciones

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• Toda solicitud de autorización de inicio y arribo de tránsitos ingresado ante la Autoridad Aduanera debe cumplir los siguientes requisitos:

o Asunto

o Aduana a la que va dirigida la solicitud

o Planteamiento de la solicitud

o Que contenga la disposiciones legales aplicables

o Documentación en caso de ser necesario

o La gestión del trámite sea de manera oportuna, veraz y con calidad.

o La gestión se realicé con el debido respeto y cordialidad ante la autoridad, Socio o Cliente.

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18.6. GESTIÓN ANTE AUTORIDADES

Políticas generales

CLAA establece las siguientes políticas:

Las Gestiones ante las autoridades consisten en someter ante las autoridad propuestas de consultas, con la finalidad de obtener la confirmación de un criterio o interpretación por parte de la autoridad, respecto de alguna disposición de aplicación estricta, así como la elaboración de propuestas de modificaciones a lineamientos, Manuales, Reglas y Acuerdos, o exposición de diversas problemáticas de tipo operativo ante las autoridades con la finalidad de obtener solución a las mismas, derivando en la asistencia a reuniones, comités, audiencias, o bien tramites diversos.

Las gestiones ante las autoridades consisten en:

o Elaboración de propuestas de consultas ante autoridades aduaneras.

o Elaboración de propuestas de modificación a Lineamientos, Manuales, Reglas ante diversas autoridades.

o Elaboración de planteamientos que se someterán a los Comités, Audiencias, Reuniones ante diversas autoridades y diversos foros (COPA, COFA, COMPEX, Audiencia Pública, entre otros)

o Asistencia a reuniones con organismos particulares (UL).

o Asistencia a Reuniones, Comités, con autoridades, etc.

o Seguimiento de diversas solicitudes diversas a autoridades.

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18.6.1. ELABORACIÓN DE PROPUESTAS DE CONSULTAS ANTE AUTORIDADES ADUANERAS

Políticas específicas

CLAA establece las siguientes políticas:

La elaboración de propuestas de modificación a Lineamientos, Manuales,

Reglas, o diversas disposiciones ante las autoridades se atiende al análisis de las distintas problemáticas expuestas por los asociados a la CLAA o bien del análisis realizado por la Gerencia Jurídico respecto del contenido de las disposiciones o necesidades de carácter operativo que pueden ser solventadas con la modificación de la normatividad así como la obtención y prevención de beneficios de carácter general en favor del sector que se representa.

Esta actividad consiste en formular los planteamientos suficientes a efecto de obtener la confirmación de criterios o interpretación de alguna disposición en particular.

Para la elaboración de consultas ante la autoridad se consideran tres supuestos:

o La solicitud del socio o cliente para que se revise una consulta previamente planteada por ellos ante la autoridad respecto de la cual se obtuvo una respuesta no satisfactoria para ellos

o La falta de claridad en alguna disposición legal o dudas generadas por el personal de la Gerencia Jurídico Normativa

o Desacuerdo con alguna autoridad local en cuanto a la interpretación de alguna disposición que conlleva a presentar ante una autoridad de mayor jerarquía la consulta.

Todo proyecto debe cumplir por lo menos con los siguientes requisitos:

o Asunto

o Proemio

o Antecedentes

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o Justificación (puede no ser necesario)

o Planteamiento

o Puntos petitorios

o Firma de la Dirección General y rúbrica del Gerente Jurídico Normativo y en caso de que la misma se elaborada por algún asesor jurídico también se incluye su rúbrica

Elaborado el proyecto, en caso de que sea emitido por el Asesor Jurídico se somete a revisión de la Gerencia Jurídico Normativa a efecto de obtener el visto bueno y/o modificaciones o corrección, por lo que respecta a los proyectos elaborados directamente por la Gerencia Jurídico-Normativa, no se agota algún procedimiento previo, hecho el proyecto y aprobado por la Gerencia se somete a consideración de la Dirección General a efecto de obtener el visto bueno y con ello proceder a la emisión definitiva del mismo para su firma.

Procedimiento La Gerencia Jurídico Normativa es la responsable de aplicar este procedimiento.

1 Realiza el análisis de la solicitud.

2 Cuando considere la Gerencia Jurídico-Normativa puede realizar el turno para elaboración del proyecto a los Asesores y serán asignadas de acuerdo al tema de que se trate, sin embargo, en su mayoría serán directamente elaborados por la Gerencia Jurídico Normativa atendiendo a la trascendencia, urgencia, o tema.

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3 Cuando la asignación se realiza a un Asesor Jurídico procederá se enviará correcto electrónico con las indicaciones básicas del contenido de la misma y se acordará previamente con la Gerencia los términos en los cuales será elaborado y lo que se pretende con el mismo.

4 Registra los números de identificación asignados en donde se asienta su seguimiento denominada “Claves de asignación de oficio y circulares” control con los siguientes datos:

• clave • destinatario • firmado por • asunto • fecha • fecha de firma y entrega a mensajería • fecha de entrega en la dependencia • requiere seguimiento? (si o no) • carpeta en donde se localiza el original • observaciones del seguimiento

18.6.2. ELABORACIÓN DE PROPUESTAS DE MODIFICACIÓN A LINEAMIENTOS, MANUALES Y REGLAS, ANTE DIVERSAS AUTORIDADES

Políticas específicas

CLAA establece las siguientes políticas:

• La elaboración de propuestas de modificación a Lineamientos, Manuales, Reglas, o diversas disposiciones ante las autoridades se atiende al análisis de las distintas problemáticas expuestas por los asociados a la CLAA o bien del análisis realizado por la Gerencia Jurídico respecto del contenido de las disposiciones o necesidades de carácter operativo que pueden ser solventadas con la modificación de la normatividad así como la obtención y prevención de beneficios de carácter general en favor del sector que se representa.

• Todo proyecto debe cumplir por lo menos con los siguientes requisitos:

o Asunto

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o Proemio

o Antecedentes

o Justificación

o Propuesta que puede consistir en la solicitud simple o bien la propuesta de redacción

o Puntos petitorios

o Firma de la directora y rúbrica del Gerente Jurídico Normativo y en caso de que la misma se elaborada por algún asesor jurídico también se incluirá su rúbrica

18.6.3. ELABORACIÓN DE PLANTEAMIENTOS QUE SE SOMETERÁN A LOS COMITÉS, AUDIENCIAS, REUNIONES ANTE DIVERSAS AUTORIDADES (COPA, COFA, COMPEX, AUDIENCIA PÚBLICA

Políticas específicas

CLAA establece las siguientes políticas:

• La elaboración de planteamientos que se someterán a los Comités, Audiencias, Reuniones ante diversas autoridades (COPA, COFA, COMPEX, AUDIENCIA PÚBLICA), derivan de la exposición de problemáticas de tipo operativo e incluso normativo o de interpretación por parte de autoridades a nivel local que son expuestas por los asociados a la CLAA o bien del análisis realizado por la Gerencia Jurídico respecto del contenido de las disposiciones o necesidades de carácter operativo que pueden ser solventadas con la intervención de autoridades de mayor jerarquía como pueden ser las Administraciones Centrales de Normatividad, Operación Aduanera, Administradores de las Aduanas, Secretaría de Economía o del SENASICA..

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• Para la elaboración de este tipo de planteamientos las propuestas de modificación se procede al análisis de la normatividad, análisis de la problemática y su acuerdo previo con la dirección general a efecto de establecer los parámetros del planteamiento.

• Los requisitos que se deben cumplir son:

(Solo aplica en los casos en los cuales derive la solicitud requiera la presentación de antecedentes o ejemplos y derive de alguna situación en particular de algún asociado)

o Especificación clara de la problemática o duda

o Autoridad que generó la problemática

o Antecedentes que dan pie a la solicitud

o Documentación anexa en caso de ser necesario

• Toda propuesta debe cumplirlos siguientes requisitos:

o Cumplir con el formato establecido por la autoridad ante la cual se llevará el planteamiento para su exposición.

o Antecedentes

o Justificación (puede no ser necesario)

o Propuesta de solución o modificación

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• Para el desarrollo de los puntos anteriores se debe atender a lo siguiente:

o Que el planteamiento cumpla con la correcta redacción, ortografía y permita su comprensión por parte del destinatario.

o Que sea clara, precisa y sea específica en cuanto a la modificación que se pretende obtener así como la motivación que da pie a la misma.

o Dentro de la cita de la normatividad en todos los casos debe hacerse referencia a la normatividad vigente, salvo los casos que se requiera tomar como referencia normatividad abrogada o derogada.

o La propuesta debe atender a causas de carácter general y con la finalidad de poder dar soporte jurídico a casos operativos.

Procedimiento La Gerencia Jurídico Normativa es la responsable de aplicar este procedimiento.

1 Realiza el análisis de la solicitud.

2 Acuerda la elaboración de los planteamientos.

Cuando considere la Gerencia Jurídico-Normativa puede realizar el turno para elaboración del proyecto a los Asesores y serán asignadas de acuerdo al tema de que se trate, sin embargo, en su mayoría serán directamente elaborados por la Gerencia Jurídico Normativa atendiendo a la trascendencia, urgencia, o tema.

Cuando la asignación se realiza a un Asesor Jurídico procederá se enviará correcto electrónico con las indicaciones básicas del contenido de la misma y se acordará previamente con la Gerencia los términos en los cuales será elaborado y lo que se pretende con el mismo.

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3 Elabora el planteamiento de conformidad con los formatos establecidos en los cuales se deberá en todos los casos hacer una narración sucinta de la problemática, citar de la normatividad aplicable, o incorrectamente interpretada por la autoridad o bien la necesidad que deriva de la problemática en cuanto a la necesidad de su regulación o modificación de alguna disposición o procedimiento.

4 Somete a revisión de la Gerencia Jurídico Normativa a efecto de obtener el visto bueno y/o modificaciones o corrección, por lo que respecta a los proyectos elaborados directamente por la Gerencia Jurídico-Normativa, no se agota algún procedimiento previo, hecho el proyecto y aprobado por la Gerencia se somete a consideración de la Dirección General a efecto de obtener el visto bueno y con ello proceder a la emisión definitiva del mismo para su firma.

5 Gerencia revisa el cumplimiento de requisitos:

Cumplir con el formato establecido por la autoridad ante la cual se llevará el planteamiento para su exposición.

Antecedentes

Justificación (puede no ser necesario)

Propuesta de solución o modificación

18.6.4. ASISTENCIA A REUNIONES CON ORGANISMOS PARTICUALRES (UL) Y REUNIONES, COMITÉS, CON AUTORIDADES.

Políticas específicas

CLAA establece las siguientes políticas:

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• Consiste en la asistencia a reuniones a efecto de tratar temas en particular con alguna autoridad, o bien, a Comités como son los de facilitación Aduanera (Aduanas de la República), Comités de Operación Aduanera (ACOA-ACNA), UL (organismo de certificación), y

• Consiste en presentar planteamientos, o problemática sean de interés para los Agentes Aduanales.

• La asistencia a cualquier reunión, requiere la concertación previa de una cita y a la presentación del tema a tratar.

• Las reuniones dentro del área metropolitana serán atendidas por los Asesores Jurídicos.

• Las reuniones en aduanas foráneas serán atendidas por la Gerencia Jurídico Normativa.

• Es obligación de la Gerencia Jurídico Normativa el notificar a los asociados de la CLAA a efecto de estar informados.

• El personal de la CLAA que asista a las reuniones, deberá cumplir los siguientes requisitos:

o Mantener una actitud cordial con todos los participantes.

o Asistir con puntualidad a las reuniones locales y/o foráneas.

o Cuidar la presentación e higiene para la asistencia a las reuniones.

o Tener conocimiento de la problemática así como de la normatividad relacionada con la misma o conocimiento de los aspectos operativos relacionados.

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18.7. MONITOREO DE ACTIVIDADES DE MULTIDEPENDIENTES EN LAS ADUANAS EN DONDE SE ENCUENTRAN ASIGNADOS

Políticas generales

CLAA establece las siguientes políticas:

• Las funciones de los Multidependientes, son:

o Representar los intereses de los Asociados a la CLAA ante aduanas específicas, previa solicitud por escrito ante la CLAA, de acuerdo con la aduana asignada.

o Búsqueda de proveedores, seguimiento y análisis de contratos, y realización de trámites relacionados con la asignación de recursos a los Multidependientes y cotizaciones

o Seguimiento con autoridades respecto de su autorización

• El Multidependiente deberá estar disponible para atender las necesidades de los socios de la CLAA en la aduana que corresponda.

• Por el momento la CLAA establece los Multidependientes en las aduanas de Manzanillo, Nuevo Laredo y Lázaro Cárdenas.

• Se establecen actividades específicas para cada una de las aduanas en donde aplica el Multidependiente.

• Los Multidependientes deberán enviar reportes e informes a la Dirección General de la CLAA y a la Gerencia Jurídico Normativa.

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Políticas específicas

• Los Multidependientes de conformidad con la aduana asignada llevarán a cabo las siguientes funciones:

o Multidependientes Manzanillo

1.- Recibir los formatos y pedimentos en el área de gestiones en el módulo de la CLAA.

2.- Proporcionar el servicio de impresión y copiado de documentos cuando el socio lo requiera.

o Multidependientes Nuevo Laredo

1.- Estar presente en sitio en el puente III durante el horario de operación de la aduana.

2.-Presenciar exclusivamente, el reconocimiento aduanero pudiendo iniciar al reconocimiento (estando o no presente el dependiente de la agencia aduanal, para que posteriormente se incorpore al reconocimiento)

En caso de que la autoridad detecte alguna incidencia se solicitará la presencia del personal de la agencia para que proceda a notificarse.

3. Entregar y controlar los candados que se requieran colocar al embarque una vez concluido el reconocimiento cuando el personal de la agencia no se vaya a presentar al reconocimiento aduanero.

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o Multidependientes Lázaro Cárdenas

1. Estar presente cuando se inicie el reconocimiento en caso de que alguna operación de los socios de CLAA, tenga como resultado, reconocimiento aduanero.

En caso de que se presentara alguna duda o irregularidad que requiera la presencia de la agencia y su personal no esté presente, el Multidependiente deberá solicitar la presencia de la misma, siendo el personal de la agencia quien se entenderá con la autoridad aduanera para resolver las dudas o inquietudes que surjan respecto de su embarque o en caso de que se levante un acta.

2. Estar en contacto con la Gerencia Jurídico-Normativa, en caso de que se requiera el apoyo normativo/operativo para solventar o aclarar alguna situación con el personal de la aduana y evitar que se marquen incidencias improcedentes.

3. Garantizar un espacio en la plataforma, con equipo de cómputo /impresión/copiado para uso del Multidependiente y del personal de las agencias asociadas a la CLAA que requieran algún apoyo de tipo administrativo.

4. El horario que cubre el Multidependiente es de 10:00 a 19:00 Hrs. el mismo podrá ajustarse conforme al desarrollo de sus funciones y requerimientos de la operación.

• Los Multidependientes deberán de elaborar y enviar los informes y reportes solicitados por la Dirección General y/o la Gerencia Jurídico Normativa y los Socios en tiempo y forma.

• Los Multidependientes se encargarán de la localización de proveedores cuando eso se requiera por parte de la Dirección General y/o Gerencia Jurídico Normativa, ya sea para mobiliario, papelería para que realicen sus funciones y puedan seguir prestando un mejor servicio al Socio.

• Los Multidependientes darán seguimiento y continuidad a los trámites que se tengan que ingresar o realizar por parte de la CLAA, de los cuales mantendrán informando en todo momento del estatus que estos guarden, mediante llamadas telefónicas o vía correo electrónico.

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18.8. EXPEDCIÓN DE GAFETES

Objetivo Mantener un control sobre la emisión de gafetes de identificación que permitan el ingreso a las Aduanas, del personal de las Agencias Aduanales afiliadas a la CLAA

Políticas La CLAA establece las siguientes:

Los Agentes Aduanales, Apoderados Aduanales, Apoderados del Almacén General de Depósito, Apoderado de Almacén para la Industria Terminal Automotriz y/o Manufactura de Vehículos de Auto transporte. Podrán solicitar gafetes para el personal que los represente o auxilie en el desarrollo de sus actividades o servicios.

Así mismo se expiden gafetes para personal de empresas que prestan apoyo y servicio en almacenes y cargas, apoyo y servicio y carga de transporte.

Los Talleres Gráficos de México son los únicos autorizados para la emisión de los cartones tanto en cantidad como en tipo, que se utilizan para los gafetes.

Para solicitudes de cinco o más gafetes, el solicitante deberá enviar a la CLAA, la documentación soporte debidamente escaneada.

La Gerencia Jurídico Normativa es a responsable del registro, resguardo, control y expedición de los gafetes.

Procedimiento La Gerencia Jurídico Normativa es la responsable de aplicar este procedimiento.

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1 Recibe solicitud de emisión de gafetes por correo electrónico, con los datos y documentos requeridos completos

Tres fotografías

Copia del comprobante de domicilio

Copia de identificación oficial

Copia de CURP

Documento que acredite la relación laboral

Formato “A.G.A 5.1”

En el caso de transportistas se deberá presentar además:

Solicitud

RFC

Escritura constitutiva de la empresa

Relación del personal (choferes)

Copia de la licencia de transporte público federal

Copia certificada del permiso para prestar el servicio de autotransporte federal de carga y/o copia simple de la tarjeta de circulación, vigente previa confronta con el original.

2 Revisa solicitud y registra en su caso, en la Base denominada “Datos Personales Solicitantes de Gafete”.

3 Separa trámites dependiendo si es renovación o emisión inicial de gafete

4 Determina por patente o autorización (según la Aduana) si se encuentra dentro del rango permitido (15-20), en su caso, solicita autorización a la Aduana correspondiente.

Recibe autorización de la Aduana, en su caso

5 Coteja la documentación con los registros.

6 Confirma el nombre del Administrador de la Aduana.

7 Llena el formato de impresión de gafetes por anverso y reverso, separando `por color de cartón y colocando los datos del funcionario de Aduanas que firmará el cartón.

8 Imprime la información y procede a separarlos.

9 Llena Hoja de Control de Gafetes

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10 Coloca fotografía del interesado

11 Integra la documentación por cada control de gafetes, anexando el control impreso

12 Emite escrito de solicitud de oficialización de gafetes e identificación, en las reproducciones en original que sean requeridos por cada Aduana, con su acuse correspondiente y registra en la Hoja de Control de Gafetes y Gafetes de Identificación.

13 Fotocopia la Hoja de Control y documentación, como respaldo y control interno de la CLAA

14 Elabora sobres de envío de gafetes y documentación incluyendo oficio para los coordinadores de gafetes, que recabarán las firmas de los interesados en las hojas de control de gafetes y cartones

15 Turna la información al área de facturación y cobranza para el cobro de los gafetes

16 Actualiza la Base de datos de Distribución y Control de Gafetes”

17 Acuerda con la Aduana correspondiente y los interesados la entrega de los gafetes.

18.9. INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES

Políticas generales

CLAA establece las siguientes políticas:

• El objetivo principal de la integración de expedientes, es el resguardo de la información y confidencialidad de la misma que es enviada por los Socios y Clientes, para las diferentes tareas a cumplir por parte de la CLAA., por citar algunas de ellas, el envío de información de Consultas, el envío de información en documentación física.

• La información que se obtiene de los Socios y Clientes es de dos tipos.

o Información Física mediante documentos.

o Información electrónica.

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Registros Cuadro de registro de consultas Gerencia

Cuado de registro de consultas Asesor Jurídico 1

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Cuadro de registro de consultas Asesor Jurídico 2

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18.10. ASESORÍA JURÍDICA

Políticas generales

CLAA establece las siguientes políticas:

La Asesoría Jurídica consiste en proporcionar información derivada del análisis de la normatividad vigente respecto de problemáticas que se presenten antes, durante y posterior a la operación y actualización e interpretación en temas aduaneros, fiscales, legales y de comercio exterior, los cuales se dividen en los siguientes procesos;

o Atención de Consultas emitidas por Agentes o Apoderados Aduanales (en adelante Socios), clientes Externos, clientes de Agentes o Apoderados Aduanales, clientes que prevalidan con la CLAA (en adelante clientes) e incluso seguimiento de trámites ante autoridades.

o Apoyo en la elaboración de solicitudes o trámites ante las autoridades fiscales.

o Revisión y/o elaboración de escritos de pruebas y alegatos para defensa en Aduanas.

o Revisión y/o elaboración de avisos ante autoridades aduaneras emitidos por los Agentes o Apoderados Aduanales.

o Análisis de sentencias de amparo para ingresar los beneficios al

prevalidador

Las consultas se atienden en la modalidad primeras entradas primeras salidas, indicando el tiempo de respuesta el cual no debe ser mayor a 48 horas, salvo que del análisis se requiera de mayor tiempo o bien él envió de la consulta a alguna autoridad, en este último caso el Asesor Jurídico dará aviso al Socio o Cliente

La Gerencia Jurídico Normativa decidirá los casos en que previo al envío de la respuesta a la consulta, deberá ser revisada y aprobada por ella.

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18.10.1. ATENCIÓN DE CONSULTAS EMITIDAS POR AGENTES O APODERADOS ADUANALES (EN ADELANTE SOCIOS), CLIENTES EXTERNOS, CLIENTES DE AGENTES O APODERADOS ADUANALES, CLIENTES QUE PREVALIDAN CON LA CLAA

Procedimiento La Gerencia Jurídico Normativa es la responsable de aplicar este procedimiento.

1 Se recibe la consulta por correo electrónico, el planteamiento; sobre las problemáticas que se presenten antes, durante y posterior a la operación y actualización e interpretación en temas aduaneros, fiscales, legales y de comercio exterior, del Socio o del Cliente.

2 La Gerencia Jurídico-Normativa designa las consultas al Asesor Jurídico

3 El Asesor Jurídico procede al análisis de la consulta bajo el marco jurídico

correspondiente y que le sean estrictamente aplicables a la problemática presentada por

el Socio o Cliente.

4 Asesor Jurídico elabora su respuesta y remitirla a la Gerencia Jurídico Normativa para su

revisión y aprobación.

5 La Gerencia Jurídico Normativa revisa el cumplimiento de requisitos de la respuesta_

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cumpla con la correcta redacción, ortografía y permita su comprensión por parte

del Socio o Cliente.

sea clara, precisa y relacionada con la consulta realizada.

atienda la normatividad vigente, salvo los casos que se requiera tomar como

referencia normatividad abrogada o derogada.

La normatividad que se cita en la respuesta, se extraiga de los Sistemas

Institucionales mismos que se encuentran en la página web de la CLAA, en el

programa DIA y SISTEMAS CASA) la cual que se relaciona con las publicaciones

emitidas por el Diario Oficial de la Federación, o en su defecto extraída de la

página web del Poder Legislativo.

Este redactada con el debido respeto y cordialidad al Socio o Cliente.

La respuesta sea emitida en el tiempo establecido en el segundo párrafo del

presente numeral.

6 El Asesor Jurídico remite la respuesta bajo los criterios razonables y siempre apegados al

marco jurídico vigente y aplicable para la consulta en específico.

7 Una vez remitida la respuesta por parte del Asesor Jurídico al Socio o al Cliente, está se

concluye con la manifestación de su conformidad dándose por concluido el servicio de la

Gerencia Jurídico Normativa. No obstante si el Socio o Cliente hace una ampliación de la

consulta o la reitera con más comentarios y/o adición de documentos se deberá

nuevamente iniciar el procedimiento conforme a los incisos a) o b) según corresponda y

hasta que el Socio o Cliente manifiesten su conformidad.

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8 Registra en la Base de Datos “Seguimientos de Consultas CLAA” (según año que

corresponda), en dicho registro se asienta lo siguiente:

Tema

Fecha de atención

Socio o cliente

Nombre del solicitante

Prioridad (normal, urgente, extra urgente)

Iniciales de la persona que atendió la consulta

Estatus

Respuesta

Comentarios

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Registros Encuesta de servicio de asesoria juridica normativa

ENCUESTA DE SERVICIO SERVICIO DE ASESORIA JURIDICA NORMATIVA

Su opinión es muy importante para nosotros, por lo que le agradecemos su tiempo para responder esta encuesta. Favor de marcar el inciso que usted considere y en caso de que lo estime conveniente proporcionar sus comentarios. Nota: En virtud de que la encuesta no está dirigida a evaluar específicamente a una persona, en caso de que usted desee realizar comentarios sobre la labor de alguna persona en particular, favor de hacerlo en el espacio de comentarios.

I. Al solicitar el servicio, el personal está localizable:

a) Siempre

b) La mayoría de las veces

c) Ocasionalmente

d) Nunca

COMENTARIOS:________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

II. Al personal se le localiza principalmente a través del siguiente medio:

a) Radio/Nextel

b) Teléfono oficina

c) Celular

d) Correo electrónico

e) Messenger

COMENTARIOS:________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

III. El servicio/respuesta del personal es prestado en forma oportuna: (en este punto no deben

considerarse los tiempos de respuesta de la autoridad cuando se requiere su intervención)

a) Siempre

b) La mayoría de las veces

c) Ocasionalmente

d) Nunca

COMENTARIOS:________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

IV. El personal le mantiene informado sobre el status de sus consultas/solicitudes y/o reportes?

I. Siempre

II. La mayoría de las veces

III. Ocasionalmente

IV. Nunca

COMENTARIOS:________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

V. El trato que brinda el personal es:

a) Amable

b) Poco amable

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COMENTARIOS:________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

I. Con base en el servicio que ha recibido del personal, puede concluir que el nivel de

conocimientos del personal es:

a) Muy bueno

b) Bueno

c) Regular

d) Deficiente

COMENTARIOS:________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

II. En general, el servicio del personal es:

a) Muy bueno

b) Bueno

c) Regular

d) Deficiente

COMENTARIOS:________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

III. La agencia en la que Usted labora utiliza el servicio de asesoría jurídica normativa de CLAA:

a) Frecuentemente

b) Ocasionalmente

c) Casi nunca

d) Nunca

COMENTARIOS:________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Sugerencias o comentarios sobre algún aspecto que resulte de su interés y que no haya sido señalado

en la encuesta______________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

En caso de que desee proporcionar su nombre favor de indicarlo a continuación. Los datos

proporcionados serán tratados de manera confidencial.

Nombre:

Cargo:

Agencia Aduanal:

Muchas gracias.

Atentamente

La Dirección General

CLAA

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19. PROCESO DE CLASIFICACIÓN ARANCELARIA

Políticas CLAA establece las siguientes políticas:

Por clasificación arancelaria se entiende la asignación de un código numérico para una mercancía, con base en sus características, descripción, uso, presentación y función, para dicha mercancía.

Sólo se brinda el servicio a los asociados a la CLAA de lo contrario se negará el servicio.

El proceso de clasificación arancelaria está integrado por los siguientes procedimientos:

o La emisión de opiniones sobre clasificación arancelarias

o Presentación de planteamientos ante Comités Técnicos de Clasificación Arancelaria

o Representación del Usuario mediante la asistencia a Juntas Técnicas de Clasificación Arancelaria en aduanas.

Para el cumplimiento de cualquiera de los procedimientos, se requiere obligatoriamente que el solicitante, proporcione la información completa sobre las características, descripción, uso, función, presentación, de la mercancía que se trate.

La descripción de la mercancía podrá ser presentada mediante fotografía y/o video y/o escrito.

El asociado podrá solicitar a la Subgerencia de Clasificación previo a la junta técnica ya sea un soporte técnico en el que se expongan los razonamientos técnicos y legales que justifiquen la fracción arancelaria aplicable o en su caso la presencia de la misma en dicha junta.

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CLAA elabora un concentrado o compilación de los cambios de la TIGIE y Notas Explicativas en un documento en versión electrónica de dichos documentos.

CLAA analiza un concentrado de observaciones y cambios a las Notas Explicativas y Fracciones Arancelarias, generadas por la Secretaria de Economía, publicadas en el Diario Oficial de la Federación (DOF), a fin de determinar si existe la necesidad de modificar alguna opinión de Clasificación Arancelaria.

En caso de existir duda respecto a la fracción arancelaria sugerida, se solicitará opinión a un tercero, con la finalidad de conocer si ya existen criterios, parámetros o puntos de vista acerca de cómo considerar la mercancía.

Los terceros podrán ser: los comités de trabajo referentes a Clasificación Arancelaria o el Laboratorio Central adscrito a la Administración General de Aduanas.

La solicitud de opinión a uno de los terceros mencionados, puede realizarse por vía telefónica, correo electrónico o a través de una reunión de trabajo

En caso de que el usuario requiera la emisión de un dictamen respecto de la clasificación sugerida, deberá solicitarlo por correo electrónico a la Subgerencia de Clasificación Arancelaria, quien lo elaborará y enviará por el mismo medio.

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La emisión de respuesta a la consulta se realiza en un plazo máximo de 3 días hábiles, excepto en aquellos casos en que se requiera consultar con algún tercero, en donde el plazo estará sujeto a los tiempos de respuesta del tercero.

Los requisitos legales y reglamentarios relacionados con este servicio son:

o Se trate de una mercancía para su legal importación o exportación

o Se presente toda la documentación e información necesaria para estudiar dicha mercancía

o Se apliquen los lineamientos de las 6 Reglas Generales, las 10 Reglas Complementarias y en las Notas Explicativas de la Tarifa Arancelaria, de aplicación obligatoria para México.

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19.1. CONSULTA DE OPINION DE CLASIFICACION ARANCELARIA

Políticas específicas

Los requisitos establecidos para generar una opinión de clasificación arancelaria son:

o Exista una solicitud, por vía electrónica o Sea de un socio de CLAA o Se proporcione la información completa para iniciar con el estudio

de la mercancía:, la misma que debiera contener los siguientes datos:

Descripción Características Uso función Presentación Materia constitutiva Imágenes o fotografías Instructivos o manuales (en caso de existir) Cartas técnica (productos químicos) Muestras (preferencia)

Todas las consultas se atenderán mediante el método de Primeras Entradas, Primeras Salidas PEPS

En caso de requerirse muestras de la mercancía y sean enviadas a la CLAA, el envío debe ser en las condiciones adecuadas para su conservación, manipulación (embalaje y etiquetado) y demás especificaciones, para que la Subgerencia de Clasificación Arancelaria, tome las medidas preventivas y necesarias para su estudio.

Por ningún motivo se aceptaran muestras correspondientes a animales vivos o muertos, productos químicos, artefactos explosivos, y demás mercancías que por su naturaleza no sean aptas de poder mantener dentro de las instalaciones, o requieran de tratamiento especializado.

En caso de recibirse muestras, la CLAA deberá dar acuse de recibo de la misma a la Agencia Aduanal.

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El resultado de este procedimiento es la Opinión de Fracción Arancelaria, la cual se define como:

Un código numérico de 8 dígitos, que se asigna a cada mercancía, con base en sus características, descripción, uso, función, presentación, para determinar el monto del pago de derechos por su importación o exportación, en cumplimiento de Regulaciones y Restricciones No Arancelarias de las mismas a su introducción a territorio nacional.

Procedimiento La emisión de opiniones sobre clasificación arancelaria está a cargo de la Subgerencia de Clasificación Arancelaria.

1 Recepción de una solicitud: Esta se hace mediante un correo electrónico por parte del usuario.

2 Verificación de datos: Se corrobora que el usuario sea socio o pertenezca a una agencia aduanal asociada a CLAA, o se cuente con la autorización de la Dirección General.

3 Se confirma la recepción de la solicitud y que contiene todos los datos necesarios para iniciar el estudio de la consulta. En caso de que la solicitud sea omisa en alguno de los conceptos señalados, se solicita al usuario que complemente su solicitud por correo electrónico. Si el usuario no envía la información requerida, se le solicitará en una segunda ocasión al día siguiente hábil. Si en un plazo máximo de cinco días hábiles no da respuesta, la Subgerencia de Clasificación Arancelaria le informará por correo electrónico que su consulta ha sido dada de baja.

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4 Identificación de partidas: Se inicia con la identificación y estudio de las posibles partidas que podrían comprender la mercancía, esto de acuerdo a lo que establecen las Notas Explicativas de la Tarifa Arancelaria y la TIGIE.

5 Identificación de subpartidas: Se realiza el análisis de las subpartidas con el fin de ubicar la mercancía de acuerdo a sus características.

6 Se procede al estudio de los textos de las diferentes fracciones arancelarias a fin de determinar la fracción arancelaria que describe específicamente la mercancía o en su caso la fracción arancelaria genérica que corresponda.

En caso de existir duda respecto de la fracción arancelaria sugerida, se solicita opinión a un tercero, esto con la finalidad de conocer si ya existen criterios, parámetros o puntos de vista acerca de cómo considerar a dicha mercancía. Los terceros pueden ser: los comités de trabajo referentes a Clasificación Arancelaria con diferentes organizaciones involucradas en el Comercio Exterior o el Laboratorio Central adscrito a la Administración General de Aduanas. La solicitud de opinión a uno de los terceros mencionados, puede realizarse por vía telefónica, correo electrónico o a través de una reunión de trabajo.

7 Una vez determinada la fracción arancelaria correcta de acuerdo a la información proporcionada y considerando todos los pasos anteriores, se envía una opinión por correo electrónico sugiriendo la fracción a utilizar.

En caso de que el usuario requiera la emisión de un dictamen respecto de la clasificación sugerida, lo solicitará por correo electrónico a la Subgerencia de Clasificación Arancelaria, quien lo elaborará y enviará por el mismo medio.

La emisión de respuesta a la consulta se realiza en un plazo máximo de 3 días hábiles, excepto en aquellos casos en que se requiera consultar con algún tercero, en donde el plazo estará sujeto a los tiempos de respuesta del tercero.

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19.2. PRESENTACIÓN DE PLANTEAMIENTOS ANTE COMITES TECNICOS DE CLASIFICACION ARANCELARIA

Referencias En el año 2009 se crea el Comité Técnico de Clasificación Arancelaria (CTCA) de ANIERM (Asociación Nacional de Importadores y Exportadores de la República Mexicana), en el cual participa desde sus inicios la Subgerencia de Clasificación Arancelaria de CLAA.

El comité está integrado por diversas organizaciones, asociaciones, empresas involucradas en Comercio Exterior, con el fin de generar un foro libre de discusión sobre la correcta clasificación arancelaria de mercancías y posteriormente someter a consideración de la autoridad aduanera la revisión de los casos en los que no se haya obtenido un consenso sobre la fracción arancelaria correcta, o aquellos casos que impliquen una diferencia de criterio con personal de las aduanas u otras autoridades.

Dicho foro se lleva a cabo una vez al mes en las instalaciones de ANIERM, en donde cada una de las empresas y asociaciones pueden presentar casos de mercancías especificas en las cuales tengan problemas para poder determinar su correcta Clasificación, esto con la finalidad de que todas las partes puedan emitir opiniones con base a las Notas Explicativas, Tarifa arancelaria, criterios emitidos por las Aduanas, análisis del laboratorio, etc. llegar a la fracción arancelara correspondiente a dicha mercancía.

Los objetivos de una Junta Técnica de Clasificación Arancelaria en Aduanas son:

Conocimiento sobre las nuevas tecnologías y productos que se presentan al mercado.

Realimentación sobre las modificaciones en las diferentes enmiendas o publicaciones en el Diario Oficial de la Federación.

Actualización sobre los criterios y opiniones de las diferentes aduanas para considerar la Clasificación de alguna mercancía.

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Política específica

Un comité se integra con la participación de diversas organizaciones, asociaciones y empresas involucradas en Comercio Exterior, con el fin de generar un foro de discusión sobre la correcta clasificación arancelaria de mercancías y posteriormente, someter a consideración de la autoridad aduanera. la revisión de los casos en los que no se haya obtenido un consenso sobre la fracción arancelaria correcta, o aquellos casos que impliquen una diferencia de criterio con personal de las aduanas u otras autoridades.

Los organismos integrantes de los comités pueden acordar la fecha en que se llevará a cabo cada sesión. Estas reuniones son mensuales.

Para acudir a un Comité será necesario hacer una selección previa de los casos que se han presentado en CLAA, en los cuales exista duda sea por su funcionamiento, uso y/o demás elementos que caractericen a una mercancía y que esto pueda ocasionar un conflicto o duda para la correcta clasificación,

Para toda consulta se requiere presentar toda la información correspondiente a la mercancía para su estudio: descripción, características, uso, función, presentación, materia constitutiva, imágenes o fotografías, muestras etc.

Toda opinión o respuesta de un Comité se fundamentará en los lineamientos establecidos las Notas Explicativas y la TIGIE.

El objetivo de este procedimiento es la realimentación y actualización sobre los diferentes temas, criterios y parámetros a considerar respecto a la clasificación arancelaria de mercancías.

Procedimiento La Exposición de planteamientos ante Comités Técnicos de Clasificación Arancelaria está a cargo de la Subgerencia y Departamento de Clasificación Arancelaria.

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1 Mediante la documentación de las solicitudes de los socios de CLAA en las cuales se han presentado dificultades para emitir una opinión de clasificación, se hace una selección de los casos a presentar ante la junta del Comité Técnico, esto a fin de obtener una retroalimentación o apoyo a su solución

2 Hecha esta selección de casos se procede a llenar una ficha técnica con toda la información necesaria.

3 Estas fichas técnicas son enviadas a todos los integrantes del Comité Técnico de Clasificación para su análisis previo y obtener retroalimentación durante la reunión

4 Durante la reunión son comentados los casos expuestos con el fin de llegar a un acuerdo con base a lo establecido en las Notas Explicativas y la TIGIE

5 En caso de no llegar a un acuerdo o si se requiere conocer la opinión de la autoridad al respecto, se decide qué casos se presentarán a consulta en reunión ante el Laboratorio Central. Para tal efecto, las fichas técnicas previamente elaboradas se enviarán al personal del Laboratorio Central, y de así definirlo el Comité Técnico, se generará información complementaria a dichas fichas técnicas.

6 Una vez obtenida la definición respecto de la fracción arancelaria correcta por parte del Laboratorio Central, la Subgerencia de Clasificación Arancelaria dará respuesta a la consulta que en su caso se encuentre pendiente de respuesta, y/o registrará el criterio obtenido en la carpeta respectiva

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19.3. CELEBRACIÓN DE JUNTAS TECNICAS DE CLASIFICACION ARANCELARIA EN ADUANAS

Política específica

Una Junta Técnica de Clasificación Arancelaria en Aduanas, se solicita para representar a los Agentes Aduanales asociados ante las Aduanas cuando existe duda razonable en lo relativo a la clasificación arancelaria que deba ser declarada en el pedimento, que no se trate de mercancía de difícil identificación que requiera análisis por parte de la autoridad competente, ni se haya presentado consulta a la autoridad aduanera en términos del artículo 47 de la Ley Aduanera.

Una Junta Técnica de Clasificación Arancelaria en Aduanas, podrá celebrarse también, cuando por motivo del Reconocimiento Aduanero o del Segundo Reconocimiento, la autoridad determine una clasificación arancelaria diferente a la que el Agente o Apoderado Aduanal declaró en el pedimento, y que no se trate de mercancía de difícil identificación que requiera análisis por parte de la ACNA, ni se haya presentado consulta a la autoridad aduanera en términos del artículo 47 de la Ley.

La participación de la CLAA en la Junta Técnica de Clasificación Arancelaria en Aduanas, se hará una vez que la Aduana hay establecido por escrito, el día y hora para la junta.

La CLAA tiene la obligación de presentar previamente a la autoridad, las muestras físicas de la mercancía, a fin de que tenga la oportunidad de estudiar el caso.

La celebración de una Junta Técnica de Clasificación Arancelaria en Aduanas tiene la finalidad de evitar cualquier contratiempo que pudiera derivar de una mala interpretación o una opinión diferente de la autoridad aduanera en cuanto a la correcta clasificación de las mercancías, y esto que a su vez, derivar en la diferencia de impuestos a pagar, permisos a cumplir, etc., acciones que pudieran demorar o entorpecer las operaciones de la Agencia Aduanal e implicar repercusiones o gastos para la Agencia Aduanal.

Procedimiento El área de Clasificación arancelaria es la responsable de este procedimiento.

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1 El asociado solicita a la aduana la celebración junta técnica. Tratándose de juntas técnicas consultivas, en ocasiones, el asociado solicita a la CLAA el apoyo para la presentación de la solicitud y muestra ante la aduana.

2 La aduana emite respuesta señalando fecha y hora en que se llevará a cabo la junta técnica

3 El asociado previo a la celebración de la junta técnica requiere por correo electrónico el apoyo de la Subgerencia de Clasificación Arancelaria, para obtener un soporte técnico en el que se expongan los razonamientos técnicos y legales que justifiquen la fracción arancelaria aplicable.

4 Se emite y envía por correo electrónico el soporte técnico solicitado.

5 En caso de que el asociado requiera la presencia de la Subgerencia de Clasificación Arancelaria en la junta técnica, no se emitirá soporte técnico y el apoyo se brindará de forma presencial durante el desarrollo de la junta

6 Durante la reunión, se discuten y debaten los diferentes puntos de vista para la aplicación de una u otra fracción arancelara a una mercancía en específico. La autoridad aduanera emite su opinión acerca de la fracción arancelaria que se considera aplicable a la mercancía. En caso de no llegar a un acuerdo, la autoridad aduanera solicita la opinión de un tercero, siendo el Laboratorio Central, caso en el cual la respuesta será emitida

7 Una vez definida la fracción arancelaria correcta, la aduana entrega al asociado el acta en la que se hace constar el resultado de la junta técnica

8 La Subgerencia de Clasificación Arancelaria solicitará al asociado copia del acta con el fin de integrarlo a su expediente

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Registros Ficha técnica

COMISIÓN TÉCNICA DE CLASIFICACIÓN

ARANCELARIA

SOLICITUD DE CONSULTA DE CLASIFICACIÓN ARANCELARIA

Nota: Las muestras que el interesado proporcione pueden ser susceptibles de ser maltratadas o

FECHA: / 2013 FOLIO: CTCA /2013

EMPRESA SOLICITANTE: ANIERM A.C.

NOMBRE DE LA PERSONA INTERESADA:

E-MAIL:

NOMBRE DEL PRODUCTO:

CLASIFICACION ARANCELARIA: ESTABLECER DIFERENCIAS ENTRE ESTOS PRODUCTOS DADA LA CONTROVERSIA SUGERIDA POR EL IMPORTADOR

CTCA LABORATORIO CENTRAL

DESCRIPCIÓN, CARACTERÍSTICAS, USO,

FUNCIÓN, INSUMOS Y PRESENTACIÓN:

FOTOGRAFIAS DE LA MERCANCIA

DOCUMENTOS ANEXOS

MUESTRAS

INFORMACION DOCUMENTAL

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Acuse de recibo de muestras

DATOS GENERALES

AGENCIA ADUANAL: PATENTE ADUANAL: NOMBRE DEL SOLICITANTE:

DESCRIPCION PRESENTACION CANTIDAD

La Subgerencia de Clasificación Arancelaria recibe las mercancías anteriormente descritas, con fecha de

_____________________________para fines de estudio y sugerencia de fracción arancelaria

correspondiente.

Se hace de su conocimiento a la Agencia Aduanal que dicha muestra es susceptible de ser destruida, quemada,

cortada, pulverizada, etc. procedimiento que sea necesario para el estudio o análisis de dicha mercancía. Las muestras

después de su estudio se mantendrán en resguardo por un periodo de 3 meses, el cual correrá a partir de que se haga

de su conocimiento al personal de la Agencia Aduanal que ya está disponible la muestra en las oficinas de CLAA, para

que en el momento que les sea posible pueden enviar a su personal a recoger dicha muestra, o en caso de solicitarlo

se puede hacer él envió de la muestra a sus oficinas, esto siempre y cuando estas se encuentren el DF.

Pasando el periodo de los 3 meses establecidos para dicho resguardo de muestras y no ver respuesta por parte de la

Agencia para su recuperación se dará por entendido que a la misma no le interesa rescatar y está a disposición de lo

que considere conveniente hacer con la misma la Confederación.

NOMBRE Y FIRMA SUBGERENCIA DE CLASIFICACION ARANCELARIA

NOMBRE Y FIRMADEL SOLICITANTE

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Cuadro de registro de consultas.

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Encuesta de servicio de asesoría en clasificación arancelaria

ENCUESTA DE SERVICIO SERVICIO DE ASESORIA EN CLASIFICACIÓN ARANCELARIA

Su opinión es muy importante para nosotros, por lo que le agradecemos su tiempo para responder esta encuesta. Favor de marcar el inciso que usted considere y en caso de que lo estime conveniente proporcionar sus comentarios.

I. Al solicitar el servicio, el personal está localizable:

a) Siempre

b) La mayoría de las veces

c) Ocasionalmente

d) Nunca

COMENTARIOS:________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

II. Al personal se le localiza principalmente a través del siguiente medio:

a) Radio/Nextel

b) Teléfono oficina

c) Celular

d) Correo electrónico

e) Messenger

COMENTARIOS:________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

III. El servicio/respuesta del personal es prestado en forma oportuna: (en este punto no deben

considerarse los tiempos de respuesta de la autoridad cuando se requiere su intervención)

a) Siempre

b) La mayoría de las veces

c) Ocasionalmente

d) Nunca

COMENTARIOS:________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

IV. El personal le mantiene informado sobre el status de sus consultas/solicitudes?

I. Siempre

II. La mayoría de las veces

III. Ocasionalmente

IV. Nunca

COMENTARIOS:________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

V. El trato que brinda el personal es:

a) Amable y respetuoso

b) Poco amable

COMENTARIOS:________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

VI. Con base en el servicio que ha recibido del personal, puede concluir que el nivel de

conocimientos del personal es:

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a) Muy bueno

b) Bueno

c) Regular

d) Deficiente

COMENTARIOS:________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

I. En general, el servicio del personal es:

a) Muy bueno

b) Bueno

c) Regular

d) Deficiente

COMENTARIOS:________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

II. La agencia en la que Usted labora utiliza el servicio de asesoría de clasificación arancelaria de

CLAA:

a) Frecuentemente

b) Ocasionalmente

c) Casi nunca

d) Nunca

COMENTARIOS:________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Sugerencias o comentarios sobre algún aspecto que resulte de su interés y que no haya sido señalado

en la encuesta______________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

En caso de que desee proporcionar su nombre favor de indicarlo a continuación. Los datos

proporcionados serán tratados de manera confidencial.

Nombre:

Cargo:

Agencia Aduanal:

Muchas gracias.

Atentamente

La Dirección General

CLAA

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20. COORDINACIÓN DE CAPACITACIÓN Y PROMOCIÓN

Objetivos Establecer la vinculación entre la oferta y demanda de capacitación y/o

actualización del personal de las empresas relacionadas con los Agentes

Aduanales miembros dela CLAA y del personal interno de la Confederación

Apoyar las acciones de promoción de la CLAA en eventos relacionados con

la materia aduanera y de comercio exterior.

Objetivo: Satisfacer las necesidades de capacitación y actualización de los

socios y personal de sus oficinas, así como de los clientes

20.1. COORDINACIÓN DE CAPACITACIÓN

Procedimiento Coordinación de la Capacitación.

La Coordinación de Capacitación es el responsable de aplicar el procedimiento.

Políticas específicas

CLAA establece la siguiente política:

Los cursos no tienen costo para los asociados ni el personal de sus oficinas así como tampoco para el personal de CLAA; para el resto de los usuarios sí tiene costo, excepto cuando las autoridades soliciten el apoyo para que su personal se incorpore a los cursos.

El costo de cada curso lo define la Dirección General considerando el costo

administrativo, servicios de web cast y honorarios del expositor.

Los cursos se brindan de manera presencial y a través de web cast.

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Las presentaciones que elaboren los expositores deberán utilizar la plantilla oficial de CLAA que deberá ser proporcionada por la Coordinación de Administración, en el entendido de que el expositor podrá incluir su logo en la plantilla.

Los socios y personal de sus oficinas tienen prioridad para la asistencia y registro en los cursos respecto de clientes en general.

El registro se cierra 2 días hábiles antes de la fecha de celebración del curso para quienes no son socios. Los socios podrán inscribirse hasta un día antes del curso siempre que sea antes de las 16:00 pm.

A cada participante se le debe entregar una constancia de participación.

Todos los cursos serán grabados y la grabación será puesta a disposición de los participantes, junto con el material presentado por el expositor, en la página web de CLAA.

1 Selecciona del material de capacitación:

Para seleccionar los temas de cada curso de capacitación se toma en cuenta lo siguiente:

a) Publicación de leyes, reglamentos, reglas, normas o cualquier otra disposición que impacte en la operación aduanera.

b) La implementación de nuevos esquemas de operación aduanera.

c) Requerimientos de Agentes Aduanales y/o personal de las agencias asociadas a la CLAA y clientes.

d) Requerimiento generado por la Gerencia Jurídico o por la Gerencia de Informática y Operación Aduanera, considerando las consultas y problemáticas frecuentes expuestas por los usuarios.

e) Encuestas de satisfacción del usuario.

f) A solicitud de las autoridades para la difusión de algún proceso o normatividad.

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2 Selecciona al expositor del curso:

a) Se revisan con la Dirección General los posibles expositores del curso atendiendo al tema de cada curso.

b) Se elige considerando el currículum del expositor, los resultados obtenidos en la evaluación en caso de haber participado en cursos anteriores, el costo y la disponibilidad de fecha y horario del expositor.

c) En caso de no contar con un expositor, la Dirección General solicitará recomendación a otros organismos o empresas.

d) Una vez elegido el expositor, se confirma fecha, horario y costo con el expositor.

e) Una vez que el expositor ha confirmado su participación, se le solicita el temario del curso.

f) Se solicita al expositor el envío de la presentación y/o material de apoyo que ocupará para el desarrollo del curso por lo menos dos días antes del mismo y se envía por correo electrónico a todos los participantes registrados por lo menos un día antes del curso. Salvo de que el expositor sea la Autoridad, ya que normalmente lo entrega el mismo día.

3 Distribuye información sobre cada curso.

a) Se elabora el Flyer con el contenido del curso conforme al formato establecido-

b) El Flyer se distribuye a través de las listas de distribución mediante correo electrónico, por lo menos 15 días naturales antes de la fecha en que se llevará a cabo el curso. El plazo para el envío podrá ser menor cuando la autoridad solicite la difusión de algún tema en un plazo más corto.

c) Se solicita al proveedor de mantenimiento de página web de CLAA, que incluya el curso en el programa de capacitación, dando seguimiento hasta corroborar que ha quedado actualizada la información en la página web.

4 Registra solicitudes de inscripción.

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El registro de los participantes se lleva a cabo mediante el uso de un formato denominado Registro de solicitud de inscripciones, verificando los siguientes puntos:

a) Si el participante es socio o no para en su caso requerir el pago y solicitar la elaboración de factura

b) Si la participación será en forma presencial se verifica el cupo, o a través de web cast, toda vez que de confirmarse vía web cast, se deberán enviar claves de acceso.

c) Se confirma por correo electrónico el registro de cada participante.

5 Preparación de registros y desarrollo del curso

a) Un día antes de la celebración del curso, a más tardar a las 12:00 Hrs., se envía el Registro de solicitudes de inscripción al proveedor de web cast para que genere y envíe a cada participante la liga de internet y sus claves de acceso al curso, incluyendo dos claves para uso de la Coordinación de Administración.

b) Se recibe un aviso del proveedor de web casta en el que confirma el envío de claves de acceso a todos los participantes registrados.

c) Se coordina con la Dirección General, la participación de un empleado de CLAA para que se encargue de atender el chat durante el desarrollo del curso, en apoyo al expositor.

d) Realiza el seguimiento del curso.

6 Supervisa durante la transmisión e impartición, el desarrollo del curso

7 Aplica Evaluación y Consulta sobre la capacitación mediante la distribución de encuesta de satisfacción.

Al concluir el curso, se envía por correo electrónico una encuesta de satisfacción al cliente (Anexo C) solicitando la respuesta el mismo día y a quienes asisten de manera presencial se les entrega en forma personal para su llenado y entrega previo a que se retiren de las instalaciones.

8 Cierra el curso.

e) El mismo día del curso o a más tardar al día siguiente hábil, se recibe del proveedor de web cast el documento denominado Reporte de estadísticas en el que se indica el número de personas que se enlazaron al curso vía web, las ciudades en las que se localizaron los participantes y las preguntas realizadas durante la transmisión del curso a través del chat.

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f) Se verifican los nombres de los participantes que se enlazaron en el web cast y los que asistieron personalmente para expedir las constancias de cada uno.

g) Se elaboran las constancias para su entrega en un período no mayor a 30 días naturales posteriores a la fecha en que fue impartido cada curso. La entrega de las constancias se realiza a través del mensajero para aquellos participantes que se ubiquen en el Distrito Federal y área metropolitana, y el resto se envían por mensajería acelerada.

h) En caso de que el participante solicite que se corrija la constancia expedida con algún cambio y/o adición de su nombre y/o apellido, se expide una nueva.

i) Dentro de los cinco días hábiles siguientes a la celebración del curso, se revisa el resultado de las encuestas y se envía por correo electrónico el reporte a la Dirección General para su evaluación e implementación de acciones correctivas o preventivas, en su caso.

9 Paga a proveedores.

Se reciben las facturas del expositor y el proveedor de web cast, se verifican las horas facturadas y en caso de que los servicios facturados coincidan con los servicios prestados, se remiten al encargado de pago a proveedores para su programación de pago.

10 Actualiza página web.

Se recibe del proveedor de web cast el video del curso dentro de los 15 días naturales siguientes a la celebración del mismo y se solicita al proveedor de mantenimiento de página web que incorpore la presentación elaborada por el expositor y el video del curso a la página web de CLAA. Se monitorea la petición hasta verificar que el mismo ya quedó disponible para el usuario en la página web de CLAA.

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Registros Flyer

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Registro de solicitud de inscripciones

ASISTENTES PRESENCIALES

NOMBRE EMPRESA CANTIDAD OBSERVACIONES

TOTAL 0

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Encuesta de servicio capacitación

ENCUESTA DE SERVICIO CAPACITACIÓN

Su opinión es muy importante para nosotros, por lo que le agradecemos su tiempo para responder esta encuesta. Favor de marcar el inciso que usted considere y en caso de que lo estime conveniente proporcionar sus comentarios.

I. El expositor abordó los puntos señalados en el temario

a) Excelente

b) Bien

c) Regular

d) Deficiente

II. El expositor mostró dominio del tema expuesto

a) Excelente

b) Bien

c) Regular

d) Deficiente

III. El expositor fue claro y resolvió las dudas expuestas por los participantes

a) Excelente

b) Bien

c) Regular

d) Deficiente

IV. El material del curso le fue entregado oportunamente

a) Excelente

b) Bien

c) Regular

d) Deficiente

V. El contenido del material proporcionado por el expositor es

a) Excelente

b) Bien

c) Regular

d) Deficiente

VI. Si Usted participó vía web cast, señale la calidad de transmisión

a) Excelente

b) Bueno

c) Regular

d) Deficiente

COMENTARIOS:________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

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I. Si Usted participó en forma presencial, señale la calidad de las instalaciones

a) Excelente

b) Bueno

c) Regular

d) Deficiente

II. En general, la plática cumplió sus expectativas?

a) Excelente

b) Bueno

c) Regular

d) Deficiente

III. La agencia en la que Usted labora utiliza el servicio de capacitación que le ofrece CLAA:

a) Frecuentemente

b) Ocasionalmente

c) Casi nunca

d) Nunca

Sugerencias o comentarios sobre algún aspecto que resulte de su interés y que no haya sido señalado

en la encuesta______________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________

En caso de que desee proporcionar su nombre favor de indicarlo a continuación. Los datos

proporcionados serán tratados de manera confidencial.

Nombre:

Cargo:

Agencia Aduanal:

Muchas gracias.

Atentamente

La Dirección General

CLAA

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Base de datos de proveedores

CONFEDERACIÓN LATINOAMERICANA DE AGENTES ADUANALES, A.C.

BASE DE DATOS DE PROVEEDORES DE ARTÍCULOS PROMOCIONALES

EMPRESANOMBRE DEL

CONTACTOTELEFONO CORREO ELECTRÓNICO OBSERVACIONES

Grupo Fidalex Oiled Sáenz 5442-5760 ext. 104 [email protected] bolsas ecológicas

TNP Tecnología en

PromocionalesErika Trujillo 5868-2315 [email protected]

promocionales y

reconocimientosSergio Tejeda

5670-8136 / [email protected]

Qualton Gabriela Sierra 5559-7167 [email protected] banner

Banderas y Estandartes Asiel Núñez 17-22-49-12, Nextel: 45-96-79-67 [email protected]

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Encuesta de servicio Coordinación de Administración

ENCUESTA DE SERVICIO COORDINACIÓN DE CAPACITACIÓN

Su opinión es muy importante para nosotros, por lo que le agradecemos su tiempo para responder esta encuesta. Favor de marcar el inciso que usted considere y en caso de que lo estime conveniente proporcionar sus comentarios.

I. Al solicitar el servicio, el personal está localizable:

a) Siempre

b) La mayoría de las veces

c) Ocasionalmente

d) Nunca

COMENTARIOS:________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

II. El servicio/respuesta del personal es prestado en forma oportuna:

a) Siempre

b) La mayoría de las veces

c) Ocasionalmente

d) Nunca

III. El personal le informa oportunamente sobre los cursos y pláticas programadas

a) Siempre

b) La mayoría de las veces

c) Ocasionalmente

d) Nunca

IV. En el caso de capacitación vía web cast, el personal le brinda oportunamente los datos de su

registro, incluyendo sus claves de acceso

a) Siempre

b) La mayoría de las veces

c) Ocasionalmente

d) Nunca

V. Los temas considerados en el programa de capacitación satisfacen las necesidades de su

agencia

a) Siempre

b) La mayoría de las veces

c) Ocasionalmente

d) Nunca

VI. Los horarios en que son transmitidos los cursos y pláticas le son convenientes

a) Siempre

b) La mayoría de las veces

c) Ocasionalmente

d) Nunca

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I. Sabe que puede consultar el material y video los cursos y pláticas en la página web de CLAA

a) Sï

b) No

II. La agencia en la que Usted labora utiliza el servicio de asesoría de clasificación arancelaria de

CLAA:

a) Frecuentemente

b) Ocasionalmente

c) Casi nunca

d) Nunca

COMENTARIOS:________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

Sugerencias o comentarios sobre algún aspecto que resulte de su interés y que no haya sido señalado

en la encuesta______________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

En caso de que desee proporcionar su nombre favor de indicarlo a continuación. Los datos

proporcionados serán tratados de manera confidencial.

Nombre:

Cargo:

Agencia Aduanal:

Muchas gracias.

Atentamente

La Dirección General

CLAA

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20.2. PROMOCIÓN

Procedimiento Coordinación de participación en eventos publicitarios (expos, congresos, etc.).

El Departamento de Capacitación es el responsable de aplicar el procedimiento.

Políticas específicas

CLAA establece la siguiente política:

Políticas de entrega de material publicitario durante el evento:

a) La cantidad de material que se prepara para distribuir en el evento se

determina considerando un 20% más del número promedio de

asistentes que espera recibir el organizador

b) El material publicitario se entrega a aquellos visitantes que solicitan

información de nuestra empresa

Políticas de promoción de información de la empresa durante un evento:

a) Se proporciona folleto con información de CLAA.

b) Se informa sobre las actividades principales y servicios que ofrece la

CLAA.

c) Se informa sobre los requisitos para ser socio de la CLAA.

d) Se indica en qué parte de la página de la Confederación se encuentra

el Directorio de los Socios.

e) Si el visitante requiere mayor información, se le entrega tarjeta de

presentación de la Dirección General o del personal de la Gerencia

Jurídico.

f) Si Requiere que se proporcione información adicional y/o de otra área,

le solicito datos para enviarla por correo.

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1 Prepara Eventos a participar.

Se reciben de la Dirección General los datos del evento en que la CLAA participará, incluyendo nombre del evento, sede, fecha, horario, alianzas estratégicas, requerimiento de material promocional, instalación de stand en su caso, datos del contacto, entre otros.

a) Se establece contacto con la persona designada como enlace a fin de coordinar el cumplimiento de lineamientos que apliquen en cada evento para la participación de CLAA e instalación en su caso de stand y/o banners.

b) Se verifica el inventario de material promocional para determinar si es necesario solicitar la elaboración de folletos y/o artículos promocionales.

2 Elabora solicitud y recepción de Material promocional.

a) Se verifica con la Dirección General y se determinan las especificaciones del material a elaborar.

b) Se consulta la base de datos de proveedores (Anexo D) para revisar catálogo de sus productos y en su caso se consultan otros proveedores.

c) Se solicita cotización a tres proveedores como mínimo. En caso de ser necesario, se solicita previamente una muestra física del material promocional seleccionado al proveedor para verificar la calidad del mismo.

d) Las cotizaciones son presentadas a la Dirección General para elegir el producto y el proveedor.

e) Una vez elegido el proveedor y el producto, se revisan políticas de compra y entrega del proveedor.

f) Se entrega cotización y datos para pago al encargado de programación de pagos.

g) Una vez que el encargado de pagos confirma el pago de anticipo, se envía por correo electrónico el comprobante del mismo al proveedor y se solicita muestra virtual del producto.

h) Una vez que el proveedor entrega muestra virtual, se solicita su aprobación a la Dirección General para mandar a producción el material.

i) Se recibe material, revisando que cumpla con las especificaciones requeridas (tamaño, forma, cantidad, calidad).

j) Se ingresa material a inventario.

3 Conclusión del evento.

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a) Se envía la información por correo a los visitantes del stand que así lo hayan requerido.

b) En caso de que algún visitante en el stand haya solicitado tener contacto con la Dirección General para algún tema en específico, proporciono los datos e información a la Dirección General para que lo contacte.

c) Actualizo el inventario de material publicitario.

d) Se envía base de datos de nuevos contactos a nuestro proveedor de comunicación social.

4 Medición de resultados al finalizar el evento. Se genera un reporte por correo electrónico para la Dirección General sobre el desarrollo del evento, especificando quién lo cubrió, horarios, cantidad de material publicitario entregado y observaciones que estime pertinentes.

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Registros Inventario de artículos promocionales

21. PROCESO DE ADMINISTRACIÓN

Objetivos Apoyar la gestión administrativa y financiera de la CLAA

CONFEDERACIÓN LATINOAMERICANA DE AGENTES ADUANALES, A.C.

INVENTARIO DE ARTICULOS PROMOCIONALES

Artículo: Bolígrafo Arrow

FECHA CANTIDAD DESCRIPCIÓN EVENTO EN EL QUE SE ENTREGÓ OBSERVACIONES

09/05/2013 2 Bolígrafo muestra anabel / Lic. Nash

13/05/2013 300 Bolígrafo Congreso Ecuador

El paquete de DHL está en trámite para

retorno a CLAA, en cuanto lo recibamos

se actual iza el inventario y se ingresa

15/05/201360

Bolígrafo desayuno IMECE 30 de mayo

24/06/2013 34 Bolígrafo Personal CLAA

24/06/2013378

Bolígrafo Stand Expo Carga

25/06/2013 60 Bolígrafo Desayuno IMECE 27 de Junio

TOTAL 834

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Políticas específicas

CLAA establece la siguiente política:

Los procedimientos que integran el proceso de administración son los siguientes:

o Facturación y cobranza.

o Pago a proveedores

o Manejo de expedientes del personal

o Préstamos a empleados

o Reembolso de viáticos

o Vacaciones

21.1. FACTURACIÓN Y COBRANZA

Objetivo Apoyar con un documento que permita conocer cómo se ejecutan las actividades para la emisión de facturas en la CLAA y el cobro de las mismas

Facturar a Socios y Clientes en general por los servicios proporcionados por CLAA.

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Página: 183 de 222 Versión: 1.1 Cancela a la Versión:

Políticas específicas

CLAA establece las siguientes:

De acuerdo con la normatividad aplicable, a los socios de CLAA no se les cobrará IVA. A los usuarios que no son socios de CLAA se les cobrará IVA y no se les cobrará cuota mensual e integrada

A los socios de CLAA se les cobrará una cuota mensual o integrada en la segunda quincena de cada mes atendiendo de acuerdo con la normatividad aplicable:

Los conceptos sujetos a tarifa por conectividad son los siguientes y están sujetos a las cuotas establecidas:

Validaciones normales, cobros por pedimento

Validaciones especiales ,aplica a los pedimentos tramitados en las

aduanas de Tijuana, Nogales, Ciudad Juárez, Matamoros y Reynosa

Tránsitos, por pedimento

Avisos electrónicos, por aviso

Rectificaciones, por pedimento

En el caso de convenios se facturará al precio establecido en el mismo.

La facturación por concepto de conectividad se realizará de forma quincenal

La facturación por concepto de cursos se realizará previo a la celebración del curso y una vez que se haya realizado el pago correspondiente

La facturación por concepto de gafetes a clientes se realizará por pedido y previo a la entrega de los mismos, una vez que se haya realizado el pago correspondiente. En el caso de gafetes tramitados por los socios, se genera la factura respectiva sin embargo los mismos podrán entregarse aun cuando el pago no haya sido realizado todavía. El costo de gafetes para clientes es de 200.00 más IVA por cartón y en el caso de socios es de 50.00 por cartón

La facturación por los conceptos que se indican a continuación se realizará en forma mensual:

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Página: 184 de 222 Versión: 1.1 Cancela a la Versión:

a. BANJERCITO Tarifa de 7 USD conforme a contrato

b. INDEX Tarifa conforme a contrato (Anexo A)

c. CINTESIS Tarifa de 6.50 USD por cada consulta de VINS

d. SANYO Tarifa de 4.00 MN por pedimento conforme a contrato

e. PEMEX Tarifa de 15.00 MN por pedimento conforme a contrato

A los socios que rebasen las mil validaciones normales en el mes, su costo será menor a la tarifa normal por validación, y en su caso procederá un descuento vía nota de crédito; dicho descuento solo aplica a validaciones normales por lo que no afecta los demás conceptos (rectificaciones, avisos, tránsitos, validaciones especiales).

Los nuevos socios tienen que cubrir lo siguiente:

o Una cuota de aportación equivalente a $50,000.- cubiertos totalmente. Esta cuota se puede cubrir en parcialidades, previa aprobación del Consejo Directivo.

o Una vez cubierta la cuota de aportación, dicho importe se amortizará en el siguiente reporte contra las operaciones que generó en dicho mes (validaciones, rectificaciones, etc.) a excepción de la cuota mensual.

o La vigencia para amortizar dicha aportación es de seis meses a partir de la primera amortización, si el saldo no se agota en ese plazo se pierde.

A los usuarios que son socios se les dará un crédito de hasta por 30 días naturales para pagar, contados a partir de la fecha de envío de la factura.

A los usuarios que son clientes se les dará un crédito de hasta por 15 días naturales para pagar, contados a partir de la fecha de envío de la factura.

La facturación se hace con base al periodo que corresponde independientemente de la fecha en que se facture.

Las notas de crédito solo se usarán para efectos de cancelación de facturas o para descuentos que procedan de acuerdo a las políticas arriba mencionadas.

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Página: 185 de 222 Versión: 1.1 Cancela a la Versión:

Procedimiento La Coordinación de Administración es el responsable de aplicar el procedimiento.

1 Para efectos de la facturación por concepto de conectividad en general, incluyendo la de PEMEX y SANYO, la Gerente de Informática y Operación Aduanera envía al encargado de facturación, vía correo electrónico, los reportes en tres partes por cada quincena del mes y un reporte especial. Dichos reportes vienen de forma comprimida o en Zip, Conteniendo archivos en formato “txt

Para efectos de la facturación por concepto de (BANJERCITO), el encargado de facturación recibe del personal de BANJERCITO por correo electrónico, el archivo que contiene las operaciones consultadas por BANJERCITO en el enlace de CLAA para su validación.

Para efectos de la facturación por concepto de Servicio por consulta de VINS, la Dirección General remite al encargado de facturación por correo electrónico, el archivo que contiene el número de consultas VIN realizadas por CINTESIS.

Para efectos de la facturación por concepto de Consulta Historial de Vehículos, se toma como base la factura generada por el proveedor en el extranjero del servicio de consulta sobre el historial de vehículos, en la que se muestra el número de consultas de VIN realizadas por INDEX.

Para efectos de la facturación de gafetes, el encargado de facturación recibe en forma electrónica, de la Gerencia Jurídico, el formato de gafetes (Anexo B) y se procede a facturar.

Para efectos de la facturación de cursos, el encargado de facturación recibe en forma electrónica, de la Coordinación de Administración, el comprobante de pago y procede a facturar.

Los archivos “txt” vienen codificados, pero dentro de esta codificación resaltan tres esenciales códigos para detectar de que archivo se trata las cuales indican: la patente, quincena, mes y aduana.

2 De los reportes enviados por la Gerencia de Informática y Operación Aduanera, se extraen los archivos “txt” y se guardan en la computadora en una carpeta específica. Normalmente se guardan en el escritorio

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Página: 186 de 222 Versión: 1.1 Cancela a la Versión:

3 La carpeta “ruta recepción” es generada por el área de sistemas. Un reporte especial se refiere a que la información que contiene determinado reporte fue cortada antes de que finalice la quincena o mes; para detectar en que día se hizo el corte basta con abrir el archivo de “txt” de la patente que se considera “reporte especial” y ahí se puede apreciar la fecha de corte.

4 Se ingresa al portal de Internet y selecciona la pestaña de “CLAA carga de información”, se desplegará un menú, se seleccionará del menú “carga de información” la cual desplegarán tres opciones a llenar las cuales son: quincena, mes y año de que se trate o periodo a cargar; en algunos casos hay reportes que son “especiales” (la cual se configura en dicho portal) por lo que se tienen que activar la opción y colocar la fecha en que se hizo el corte. Un reporte especial se refiere a que la información que contiene determinado reporte fue cortada antes de que finalice la quincena o mes; para detectar en que día se hizo el corte basta con abrir el archivo de “txt” de la patente que se considera “reporte especial” y ahí se puede apreciar la fecha de corte.

5 La ventana del portal debe mantenerse abierta para continuar con el proceso. En caso de cerrar el portal, se tiene que volver a cargar el periodo.

6 Se debe imprimir cada PDF y guardar dicho archivo en una carpeta con la siguiente denominación: “x”qna_mes_año”. Normalmente la carpeta se guarda en el escritorio. A la hora de imprimir los PDFs, solo se imprime donde inicia y finaliza cada servicio y la hoja de resumen.

7 Se verifica que los juegos de archivos impresos de los PDFs coincidan en cantidad a lo que marca los archivos “txt” en el reporte. En caso de faltar alguno y si no se ha cerrado el portal se imprime dicho juego faltante(s).

8 Se procede a facturar en el SAE.

En el caso de la facturación a BANJERCITO, se validan los archivos enviados por BANJERCITO contra los archivos generados por el proveedor de desarrollo de prevalidador. Una vez validada la información se factura en SAE.

En el caso de la facturación a CINTESIS e INDEX se verifica el tipo de cambio proporcionado por la Dirección General, que equivale al tipo de cambio aplicado el día de pago por el banco a través del cual se realiza el pago al proveedor en el extranjero y se factura en SAE.

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Página: 187 de 222 Versión: 1.1 Cancela a la Versión:

9 Una vez elaborada la factura se procede al envío al contacto especificado por el Socio o Cliente anexando CFD (factura), XML y soporte de los conceptos facturados (operaciones, gafetes, curso u otro). Solicitando en dicho mail se agregue el comprobante de pago si le es posible al Socio o Cliente

10 En el caso que algún cliente o socio no esté de acuerdo con lo facturado se procede a revisar dicha información, si la inconformidad recae con la información contenida en los reportes se procede a aclarar con la Gerencia de Informática y Operación Aduanera

11 Si el cliente o socio tienen la razón, se procede a la cancelación de la factura directamente (si aún no se ha cerrado el mes) o vía nota de crédito (si ya se cerró el mes).

12 Posteriormente se procede a elaborar un reporte con lo facturado en el mes (Anexo C)

13 Una vez elaborada la facturación del periodo procede el monitoreo de las mismas independientemente de su vencimiento. Aquellos facturas que hayan rebasado la fecha límite de crédito dar aviso para que en su caso se proceda al seguimiento de las mismas o en últimos casos proceder a la suspensión del servicio una vez autorizada e indicada, y seguir con el seguimiento de cobranza.

14 Diariamente se solicita en pantalla del SAE un reporte de las facturas pendientes de cobro o vencidas.

15 Diariamente se revisa la información de comprobantes de pago que envían los Socios o Clientes y se ingresan al SAE. Se hace con el fin de tener una base de datos de cobranza actualizada.

16 Casi cada dos días se solicita estado de cuenta bancario a la Dirección General con número de cuenta 1573 “concentradora” para identificar depósitos de socios o clientes. Con el estado de cuenta se rastrean los otros depósitos que no se han identificado debido a que el cliente no siempre envía su comprobante de pago, sin embargo su depósito se puede identificar mediante el número de cuenta que aparece en el depósito, por la referencia declarada o por identificación del monto, en este último caso se confirma con el cliente si le pertenece dicho depósito y si la respuesta es positiva se solicita el comprobante y se aplica el pago.

17 Una vez identificados los depósitos que aparecen en el estado de cuenta bancario e ingresado al sistema, se reimprime el reporte de facturación pendiente de cobro para tener el dato actualizado.

18 Cuando ya se identificaron las facturas vencidas de pago, se le envía al Socio o cliente un mail anexándole un estado de cuenta y señalándole las facturas que vencieron y solicitando el pago de las mismas.

19 Si nuevamente no existe respuesta positiva se vuelve a gestionar solicitando la intervención en forma directa de la Dirección General.

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20 En caso de que se reciba pago de facturas antes y después del vencimiento, se ingresa al sistema SAE. En caso de que dicho pago no correspondiera o generara alguna duda se procede a la aclaración del mismo. Sistema usado SAE versión 5.0

21 Posteriormente se acomodan las facturas de acuerdo al consecutivo del folio y se archiva en su carpeta correspondiente del mes. Se manejan dos carpetas una es de contabilidad y otra es de facturas.

22 Al finalizar el mes se realiza un reporte de movimientos de la cuenta concentradora detallando las facturas que se cubrieron por parte de los Socios y Clientes, dando a conocer que depósitos no se identificaron. Con relación a los depósitos no identificados se le sigue dando seguimiento hasta identificar el mismo, a su vez cuando se obtiene el dato se le informa al despacho asesor contable para que realice el registro correspondiente en contabilidad. Dicho reporte se le entrega a la Dirección General y otro se imprime y anexa en la carpeta de contabilidad (Anexo D) El encargado de facturación debe generar semanalmente los reportes de “COBRANZA”, “CLIENTES RELEVANTES VENCIDOS”, “CARTERA VENCIDA” y “PRONÓSTICO DE COBRANZA” que deberán ser entregados a la Dirección General los viernes o lunes por la mañana para su revisión (Anexo E,F,G y H)

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Registros INDEX Tarifa conforme a contrato

Formato de gafetes

Cantidad de reportes mensuales

Costo por reporte en USD sin IVA

1-1000 7.50

1001-2000 7.40

2001-3000 7.30

3001-4000 7.20

4001-5000 7.10

5001-6000 7.00

6001-7000 6.90

7001-8000 6.80

8001-9000 6.70

9001-10000 6.60

Más de 10001 6.50

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Reporte de facturación del mes

Reporte de movimientos

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Reportes de cobranza

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21.2. PAGO A PROVEEDORES

Objetivo Dar a conocer los lineamientos para la recepción de las facturas para la generación de pago a proveedores y/o acreedores por la adquisición de bienes y/o servicios solicitados

Políticas específicas

CLAA establece las siguientes:

La Dirección General es quién evalúa, aprueba y realiza el pago a

proveedores.

Los pagos a proveedores se harán de manera quincenal cada mes, a

excepción de los que indique la Dirección General.

Todos los comprobantes (CFD, CFDI, CBB) a pagar deberán cumplir los

requisitos que marca el Código Fiscal de la Federación.

Todas las facturas deberán ser entregadas al encargado de pagos para su

revisión y programación de los mismos. Dicha factura deberá venir en

formato PDF y XML y si es posible impresa.

Las facturas que no cumplan con los requisitos fiscales que marca el CFF

serán devueltas y se solicitará su cambio.

Los pagos se realizarán siempre que exista factura, proforma de factura,

comprobante o cotización.

Todos los pagos a proveedores y/o acreedores se efectuaran con los

recursos de la cuenta 1832 “cuenta de cheques”.

Todos los pagos se realizaran mediante transferencia bancaria o mediante

cheque nominativo cuando el monto sea mayor a 2 mil pesos con la

leyenda para abono en cuenta del beneficiario (LISR).

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Procedimiento La Coordinación de Administración es el responsable de aplicar el procedimiento.

1 Se recopilan las facturas de cada quincena.

2 Se verifica que las facturas se tengan en formato PDF, XML o impresa, y se valida que cumpla con los requisitos fiscales que marca el CFF.

3 Una vez verificada se anexa la factura a pagar en un reporte quincenal (anexo A). En caso de no ser proveedores regulares o en caso de que se haya recibido una notificación de cambio en las cuentas previamente registradas, se deberán anexar al reporte los datos de las cuentas y clabes interbancarias para el pago respectivo.

4 Se pasa dicho reporte quincenal junto con las facturas anexas a la Dirección General.

5 La Dirección hace la evaluación del reporte, en caso de que existan dudas se aclaran con el encargado de pago a proveedores.

6 Si no hay dudas se realiza el pago a la cuenta del proveedor y/o acreedor.

7 La Dirección retorna el reporte y las facturas anexadas con su comprobante de pago y con el sello de “pagado” y la firma de la Dirección General.

El comprobante de pago puede ser la transferencia bancaria o el cheque expedido.

8 En caso de algún pago indebido a proveedor y/o acreedor se solicita de inmediato el rembolso, haciéndole saber el caso y enviándole el comprobante de dicho pago indebido, hasta lograr dicho rembolso.

9 Se envía al proveedor por correo electrónico el comprobante de pago.

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10 Se confirma con el proveedor que haya recibido la información de pago.

Se puede confirmar vía mail o vía telefónica.

11 Se archivan dichos pagos con su respectiva factura a la carpeta del mes de contabilidad.

12 Se genera un reporte de conciliación bancaria de la cuenta 1832 para validar que se aplicaron pagos a proveedores y/o acreedores (anexo B).

13 Al cierre del mes, se entrega una copia de dicha conciliación a la Dirección General para su Vo.Bo.

14 Se anexa una copia de dicha conciliación en la carpeta de contabilidad del mes.

Registros Reporte quincenal de pago a proveedores

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Reporte de conciliación de movimientos en cuenta de cheques

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21.3. MANEJO DE EXPEDIENTES DEL PERSONAL

Objetivo Integrar, controlar, actualizar y resguardar los expedientes del personal de

CLAA, a fin de conocer el antecedente personal del empleado y contar con los

documentos que den el soporte para algún trámite o consulta.

Políticas específicas

CLAA establece las siguientes:

Todo personal de nuevo ingreso debe proporcionar los documentos

solicitados por la Dirección General para la integración de su expediente.

Solo el personal asignado en el manejo de los expedientes podrá hacer

seguimiento en la solicitud de los documentos con previa autorización de

la Dirección General.

Solo la Dirección General y el encargado de los mismos podrán acceder a

los expedientes del personal, en su caso, algún tercero con previa

autorización de la Dirección.

Los documentos que se deben presentar son los siguientes:

La recepción y control de la documentación del personal estará a cargo de

la persona designada por la Dirección General.

Solo se manejarán dos tipos de carpetas para el archivo de expedientes:

personal vigente y personal dado de baja, este último se conservará de

manera indefinida o a consideración de la Dirección General.

Solo se requerirá copia de documentos, nunca originales a excepción de

formatos o documentos internos de CLAA.

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Los recibos de nóminas se consideran parte del expediente del personal, la

cual se manejará en una carpeta separada con la siguiente denominación

“recibos de nóminas”.

El expediente del personal estará integrado por: documentos requeridos

por la Dirección General , préstamos al personal, vacaciones otorgadas,

evaluaciones y/o otros formatos internos

Procedimiento La Coordinación de Administración es el responsable de aplicar el procedimiento.

1 La Dirección General o el personal designado (con previa autorización) solicita a la persona de nuevo ingreso los documentos para su expediente (anexo A).

2 La Dirección General o la persona designada reciben de la persona de nuevo ingreso la documentación requerida.

3 El personal designado verifica que el personal de nuevo ingreso entregue los documentos establecidos requeridos. En caso de que haga falta algún documento se le hace saber a la persona de nuevo ingreso y le da seguimiento al documento(s) faltante.

4 Se archivan los documentos verificados en la carpeta de “personal vigente”. Se archiva de forma alfabética. Tratándose de los recibos de nómina una vez entregada y firmada por la persona correspondiente se archiva en la carpeta de “recibos de nóminas” por mes y en orden alfabético.

5 El personal designado registra en su base de datos el personal de nuevo ingreso relativo a sus documentos solicitados para su expediente (anexo B).

6 Actualiza los expedientes en periodos prudentes, necesarios o por indicaciones de la Dirección General. La actualización se reflejará con los formatos diseñados a consideración del personal designado. En el caso de que alguna persona deje de laborar en CLAA, su expediente deber ser removido a la carpeta de “personal dado de baja”. El expediente del personal que deje de laborar en CLAA se conservara por tiempo indefinido salvo en caso contrario por indicaciones de la Dirección General

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Registros Tabla de documentos en expediente

Control de expedientes

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21.4. PRÉSTAMOS A EMPLEADOS

Objetivo Establecer las políticas y procedimientos del otorgamiento de préstamos a empleados. Instrumentar el registro y control de los préstamos otorgados a los empleados y coordinar su proceso para que sea reflejado el descuento vía nómina

Políticas específicas

CLAA establece las siguientes:

Los empleados que tengan más de un año continuo trabajando en la

Confederación Latinoamericana de Agentes Aduanales, A.C., tendrán

derecho a dos préstamos durante el año calendario. Excepcionalmente,

se podrá otorgar un tercer préstamo al año previa autorización de la

Dirección General.

Cada préstamo no podrá exceder del 40% del sueldo neto mensual del

empleado que lo solicite.

El préstamo comenzará a cubrirse en la quincena siguiente a aquella en

la cual se hubiera otorgado el mismo.

Los pagos del préstamo serán quincenales y se descontarán

directamente en la cuenta de nómina del empleado

El monto de cada pago quincenal no podrá ser menor al 17% del monto

total del préstamo otorgado.

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La solicitud de préstamo deberá presentarse ante la Dirección General

por escrito, señalando el monto solicitado y la propuesta de

calendarización de pagos conforme a estas políticas.

La solicitud del préstamo será valorada por la Dirección General, siempre

que:

o El solicitante no tenga préstamos pendientes de cubrir en su

totalidad.

o El solicitante no tenga reportes registrados ante la Dirección

General de resultados no favorables o bajo rendimiento en el

desempeño de sus funciones, así como de conducta inapropiada.

o La Confederación Latinoamericana de Agentes Aduanales, A.C. cuente con fondos suficientes para el otorgamiento del préstamo solicitado, y que éste no afecte las finanzas de la propia Confederación.

o La Dirección General deberá resolver dentro de los 10 días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud.

o En caso de que el solicitante deje de ser empleado de la Confederación Latinoamericana de Agentes Aduanales, A.C. por cualquier causa, previo a la liquidación del préstamo, se obliga a cubrirlo en un plazo no mayor a 15 días naturales a partir de la

Procedimiento La Coordinación de Administración es el responsable de aplicar el procedimiento.

1 El empleado presentará el escrito de solicitud de préstamo (anexo A) ante la Dirección General.

2 La Dirección General realiza la evaluación de la solicitud.

3 En caso de que la solicitud de préstamo no sea aprobada por la Dirección General, se le comunica al solicitante las causas por las cuales no fue aprobado el préstamo y devuelve la solicitud.

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Se le puede comunicar al solicitante las causas vía mail, personalmente o por medio del encargado de facturación y pagos.

4 Si la solicitud procede, la Dirección General se la hace saber al solicitante y al encargado de pagos para que realice el escrito de amortización de descuentos vía nómina.

Se le puede comunicar al solicitante la aprobación del préstamo vía mail, personalmente o por medio del encargado de pagos.

5 El encargado de programar los pagos a proveedores u otros pagos realiza el escrito con el cuadro de cantidad e importe a descontar en la nómina (anexo B), una vez realizado se la hace llegar al solicitante para su conocimiento y una vez enterado dicho escrito se anexa junto con la solicitud.

6 La solicitud y el cuadro de descuentos vía nómina se pasan a la Dirección General para que realice el depósito (préstamo) a la cuenta del solicitante y a su vez firme el escrito de descuentos por el préstamo.

7 Una vez realizado el depósito (préstamo) la Dirección General entrega el comprobante de transferencia, la solicitud de préstamo y el cuadro de descuentos en nómina al encargado de programación de pagos a proveedores u otros pagos.

8 El encargado de programación de pagos a proveedores u otros pagos recibe los documentos e informa al solicitante que el préstamo fue depositado a su cuenta.

Se le puede comunicar al solicitante sobre el préstamo efectivamente realizado.

9 Una vez informado al solicitante, el encargado de pagos a proveedores u otros pagos le hace llegar vía mail al Asesor externo (despacho contable) la información del préstamo otorgado para que se consideren los descuentos vía nómina.

Se le envía al Asesor externo la solicitud de préstamo, el cuadro de descuentos y la transferencia

10 Se confirma con el Asesor Externo que haya recibido dicha información.

11 Se saca copia a los documentos del préstamo y se anexa al expediente del

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empleado.

12 Se registra el préstamo en el archivo de control de préstamos a empleados (anexo C) para llevar el historial de los préstamos otorgados en el año.

13 Finalmente se valida que los descuentos se estén llevando a cabo en la nómina que determina y en envía el Asesor Externo. En caso de que no se esté considerando el dato, se hace saber el dato inmediatamente al mismo para que se haga la corrección; una vez corregida se pasa el dato de la nómina para su posterior pago.

Registros Solicitud de préstamo

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Página: 204 de 222 Versión: 1.1 Cancela a la Versión:

Cuadro de descuentos por préstamo

Control de préstamos a empleados

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1.1. REEMBOLSO DE VIÁTICOS

Objetivo Dar a conocer los procedimientos, lineamientos y formatos para el reembolso de viáticos del personal de CLAA con motivo de las comisiones a desempeñar, que por necesidades propias de su actividad deban trasladarse a un lugar distinto

Políticas específicas

CLAA establece las siguientes:

Todas las comisiones deberán ser informadas, evaluadas y autorizadas

por la Dirección General. Las comisiones pueden ser en territorio

nacional o en el extranjero.

El traslado o medio de transporte y/u hospedaje serán cubiertos

directamente por la CLAA, solo en caso necesarios podrá ser cubierto por

el personal comisionado para su posterior reembolso.

Para efectos de una comisión en el extranjero, se otorgará una cantidad

por concepto de viáticos en efectivo, cuyo monto será determinado por

la Dirección General atendiendo al número de días, lugar y tipo de

evento

Únicamente se reembolsarán viáticos por los días autorizados.

El personal comisionado tendrá un plazo de 10 días hábiles contados a

partir de la fecha de su regreso para presentar la comprobación de

gastos, indicando el nombre de la comisión, destino y el periodo.

El reembolso de viáticos se realizara mediante transferencia bancaria a la

cuenta del comisionado.

Los comprobantes deberán cumplir con los requisitos fiscales

establecidos en el Código Fiscal de la Federación, en caso de que

contenga algún error se reembolsará si este no rebasa los $200.- ; en

caso de los comprobantes no fiscales deberán indicar el concepto y

justificación.

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El encargado de pagos es quién recibirá los comprobantes del

comisionado y quién realizara el trámite de reembolso ante la Dirección

General.

El comisionado proporcionará el correo electrónico

facturació[email protected] para recibir el comprobante fiscal digital

(CFD,CBB,CFDI) en archivo XML y/o PDF, y en su caso solicitará una

representación impresa del mismo; en caso de que el comisionado

proporcione su correo designado por CLAA para recibir los

comprobantes fiscales digitales, deberá enviarlos al encargado de pagos.

Solo se reembolsarán conceptos por alimentos, propinas, transportes,

gasolina, renta de equipo y mobiliario y otros, siempre que los mismos

estén directamente relacionados con la comisión y estén autorizados por

la Dirección General.

La respuesta a dicho reembolso se efectuará en un plazo máximo de 10

días hábiles siguientes a la fecha de recepción de los comprobantes a

reembolsar.

Procedimiento La Coordinación de Administración es el responsable de aplicar este

procedimiento.

1 Informa a la Dirección General del personal interesado sobre la comisión a realizar.

2 La Dirección General aprueba la comisión y solicita a su asistente general la adquisición del medio de transporte y/u hospedaje para el comisionado.

3 El asistente le hace llegar al comisionado lo relativo a su transporte y su hospedaje, a su vez le hace llegar dicha información y comprobantes al encargado de pagos para que se agreguen como antecedente para cuando se solicite el reembolso del comisionado asignado.

4 El comisionado hace entrega en el periodo establecido los comprobantes a reembolsar, indicando cual fue el destino, comisión y periodo. Se recibirán vía

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Página: 207 de 222 Versión: 1.1 Cancela a la Versión:

mail, personalmente o vía mensajería.

5 El encargado de pagos recibe y revisa los comprobantes. En caso de alguna duda o aclaración se ve directamente con el comisionado que los entrega.

6 Una vez revisados los comprobantes el encargado de pagos hace el llenado del formato de reembolsos (anexo A) anexando dichos documentos y el comprobante de la adquisición del medio de transporte y/u hospedaje.

7 Se entrega dicha relación de comprobantes y formato a la Dirección General.

8 La Dirección General revisa dicho reembolso, en caso de que haya alguna duda la aclara con el encargado de pagos.

9 Una vez revisada dicha solicitud de reembolso de viáticos, la Dirección General hace el pago del reembolso y retorna al encargado de pagos el comprobante de transferencia de reembolso y comprobantes rembolsados. Todos los comprobantes rembolsados son sellados por la Dirección General

10 Se le informa al comisionado acerca del reembolso. Se le puede comunicar vía mail, telefónica y/o personalmente.

11 Se archiva dicha documentación.

Registros Formato de reembolso de viáticos

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21.5. CONTROL DE VACACIONES

Objetivo Dar a conocer los procedimientos que permitan controlar y autorizar el disfrute anual de los días de vacaciones a que tiene derecho el personal de CLAA, coordinar su proceso en nómina para el pago oportuno de la prima vacacional.

Políticas específicas

CLAA establece las siguientes:

El otorgamiento y goce de vacaciones del personal y el pago de la prima

vacacional correspondiente, se sujetara a lo establecido en la Ley Federal

del Trabajo.

Los empleados de CLAA que cumplan seis meses continuos prestando

sus servicios, disfrutarán de un período de vacaciones pagadas de 5 días

laborables, los cuales deberán hacerse efectivos dentro de los siguientes

seis meses y no serán acumulables para los siguientes periodos de

vacaciones.

Sin perjuicio de lo señalado en el punto anterior, los empleados de la

CLAA que tengan más de un año prestando sus servicios de manera

continua, disfrutarán de un periodo anual de vacaciones de 10 días

laborales, el cual aumentará dos días a partir del cuarto año laborable.

Después del cuarto año de servicio, el periodo de vacaciones aumentará

en dos días por cada cinco años de servicio (Anexo D).

La Dirección General por medio del encargado del control de vacaciones

informara al personal de CLAA durante el mes de enero de cada año, el

número de días de vacaciones a que tiene derecho de acuerdo a los años

cumplidos y a las políticas aquí mencionadas.

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Página: 209 de 222 Versión: 1.1 Cancela a la Versión:

Los empleados podrán disfrutar en forma continua sus días de vacaciones, sin poder disfrutar un período continuo mayor a 15 días hábiles.

Una vez cumplido el año y las vacaciones que le corresponden con base

al anexo D, los mismos podrán disfrutarse en un plazo no mayor a un año

salvo valoración de la Dirección General.

Las vacaciones no podrán compensarse con una remuneración

Si la relación de trabajo termina antes de que se cumpla el año de

servicios, el trabajador tendrá derecho a una remuneración

proporcionada al tiempo de servicios prestados.

El empleado podrá gozar de sus vacaciones conforme a estas políticas, siempre que obtenga el visto bueno de su jefe inmediato, para lo cual deberá solicitar autorización por escrito o por correo electrónico a su jefe inmediato por lo menos tres días hábiles antes del inicio de su período de vacaciones.

Si dentro del periodo de vacaciones a que tenga derecho el personal,

incluye un día festivo, éste no se contabilizará agregando un día hábil

para su disfrute.

La Dirección General es la que autoriza la solicitud de “aviso de

vacaciones”.

Procedimiento La Coordinación de Administración es el responsable de aplicar este

procedimiento.

1 En el mes de enero de cada año se hace entrega del reporte de vacaciones

2 El documento es evaluado por la Dirección General y se proporciona al personal de CLAA para que sea firmado de conformidad y de enterado. Posteriormente se archiva en la carpeta de expedientes del personal.

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Con el personal que se encuentra fuera de las oficinas por causas laborales, se les enviará dicho documento vía mail y deberá confirmar por el mismo medio, dicha confirmación se considerara como firma y se imprimirá como respaldo.

3 El personal solicita vacaciones, lo hace con su jefe inmediato o en su caso con la Dirección Genera quienes evalúan dicha solicitud. La solicitud inicial puede ser vía mail, verbal o por escrito.

4 La solicitud de vacaciones si no es autorizada por la Dirección General se le hace saber al solicitante las causas.

Si la solicitud es aprobada por la Dirección General, el solicitante pedirá al en cargado del control de vacaciones formato de “aviso de vacaciones” (anexo B)

La solicitud puede no proceder por no cumplir con las políticas de CLAA sin embargo no se refiere a que pierde el derecho.

5 El solicitante hace el llenado del “aviso de vacaciones” y la entrega con las respectivas firmas al encargado para concluir la autorización definitiva.

En el caso del personal externo se le enviara vía mail el formato y retornara el mismo con su firma de manera escaneada por vía mail.

6 El encargado del control de vacaciones archivara el documento en el expediente del empleado. Se podrá escanear dicho documento como un segundo respaldo.

7 El encargado del control de vacaciones registra las vacaciones a cuenta del empleado tomado y autorizado (anexo C).

8 El encargado del control de vacaciones avisa al Asesor Externo (despacho contable) la autorización de las vacaciones a cuenta del empleado para que sea considerado el dato en su nómina respectiva.

9 Se confirma que dicha información se haya recibido por el Asesor Externo.

Puede ser vía mail o telefónica

10 Se confirma antes de pasar a pago la nómina se esté considerando el dato de las vacaciones a que tengan autorizados en su momento el personal respectivo.

En caso de que no se esté considerando el dato se le hace saber de inmediato al Asesor externo para que haga la corrección correspondiente.

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Registros Relación de personal vacaciones para el período

Aviso de vacaciones

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Control de vacaciones del personal

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Encuesta de servicio Facturación y cobranza

ENCUESTA DE SERVICIO FACTURACIÓN Y COBRANZA

Su opinión es muy importante para nosotros, por lo que le agradecemos su tiempo para responder esta encuesta. Favor de marcar el inciso que usted considere y en caso de que lo estime conveniente proporcionar sus comentarios.

I. Al solicitar el apoyo para alguna aclaración o envío de facturas, el personal está localizable:

a) Siempre

b) La mayoría de las veces

c) Ocasionalmente

d) Nunca

COMENTARIOS:_____________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________

II. La facturación de los servicios de conectividad es prestado en forma oportuna:

a) Siempre

b) La mayoría de las veces

c) Ocasionalmente

d) Nunca

III. La facturación de los servicios es enviada con el soporte documental correspondiente

a) Siempre

b) La mayoría de las veces

c) Ocasionalmente

d) Nunca

IV. El personal que realiza la gestión de cobranza le brinda un trato

a) Amable

b) Poco amable

V. En general, el servicio del personal de facturación y cobranza es

a) Muy bueno

b) Bueno

c) Regula

d) Deficiente

Sugerencias o comentarios sobre algún aspecto que resulte de su interés y que no haya sido señalado en la

encuesta______________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________

En caso de que desee proporcionar su nombre favor de indicarlo a continuación. Los datos proporcionados serán tratados de

manera confidencial.

Nombre:

Cargo:

Agencia Aduanal:

Muchas gracias.

Atentamente

La Dirección General

CLAA

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21.6. MANEJO DE CAJA CHICA

Objetivo Especificar los procedimientos que se deben de llevar a cabo por la persona encargado(a) de la caja chica y por aquellas que la supervisan.

Contar con el recurso suficiente y necesario para cubrir gastos que por su naturaleza y montos no ameriten la expedición de un cheque o transferencia bancaria, o que por la urgencia del pago no pueda esperar el trámite correspondiente.

Políticas específicas

CLAA establece las siguientes:

El (la) encargado(a) del manejo de la caja chica, la administra, controla y mantiene permanentemente disponible para ser usada apropiada y oportunamente.

La caja chica está destinada a cubrir gastos menores y urgentes de la

CLAA.

La Dirección General es la única autorizada para asignar fondos de caja

chica a la persona especificada en la carta responsiva.

El solicitante de caja chica deberá de contar con la carta responsiva en el

que solicita la entrega del fondo, especificando el monto.

La Dirección General entregará al solicitante la carta responsiva con su

autorización y firma, donde se especifica el monto y la fecha en que fue

asignado.

El monto de caja chica será máximo de $15,000.- (Quince mil pesos

00/100 M.N.) y solo se ampliará el monto con previa autorización y

conocimiento de la Dirección General en caso necesario.

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La caja chica se fondeara mediante cheque al portador.

El rembolso de los gastos efectuados con recursos de la caja chica será

efectuado de manera correcta y oportuna por el responsable de la

misma cada mes con sus respectivos comprobantes.

No se podrá transferir los recursos solicitados a otra persona sin previa

autorización.

La reposición de caja chica será de manera mensual y con previa

solicitud.

No se deberá mezclar gastos personales con el fondo de caja chica o para

otros fines ajenos a la operación de la CLAA.

Se realizaran arqueos de caja de manera sorpresiva y en caso de

faltantes se aplicaran las medidas necesarias

Todo comprobante deber ser expedido a nombre de la CLAA y cumplir

con los requisitos fiscales (cuando se trate de comprobantes fiscales), o

cuando no se trate de un comprobante fiscal (vale, nota de remisión,

ticket, etc.) que dicho comprobantes sea autorizado y justificado.

Los comprobantes deberán de pertenecer al mes en curso o al inmediato

anterior, o a otro periodo con previa autorización.

El uso de la caja chica es para cubrir gastos recurrentes que necesita la

CLAA para su operación.

Solo tendrá acceso a la caja de seguridad el responsable o en su caso

otra persona con previa autorización o aviso

Procedimiento La Dirección General y la Asistente de la Dirección General son las

responsables de aplicar este procedimiento.

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1 Hace la solicitud de la caja chica mencionando: monto y justificación del

requerimiento, mediante la carta responsiva debidamente llenada y firmada por el

responsable y la Dirección General.

Si el requerimiento es urgente lo hará de manera verbal, por e-mail, etc. dicha

solicitud, posteriormente deberá de expedir carta responsiva.

2 Recibe de la Dirección General el cheque al portador. Saca fotocopia del cheque con

firma de recibido del responsable y entregar fotocopia al área contable.

3 Cambia el cheque por efectivo y resguarda el mismo en una caja de seguridad bajo

llave.

4 Realiza los siguientes tipos de gasto:

A. Papelería

B. Mantenimientos menores a $1,000.- o mayores con previa autorización

- Duplicados de llaves

- Alguna reparación urgente con previa autorización o evaluación de la

Directora General.

- Entre otros

C. Gastos varios

- Retiro de basura

- Compra de garrafón de agua

- Artículos para eventos internos y/o para el personal

- Pasajes siempre y cuando no sean viáticos

- Vales de cajas

- Entre otros

- Los reembolsos por conceptos de gasolina para Multidependientes está

determinado por la cantidad de $1,100.00 pesos (no importando así que

la factura sea por un monto mayo) si existiera diferencia, esta sería

cubierta por el mismo Multidependiente)

5 Resguarda los comprobantes de gasto.

6 Entregará a la Dirección General un reporte con los gastos del periodo y el efectivo

restante (si lo hay), anexando también la carta responsiva del periodo en proceso de

revisión.

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7 Ordena los comprobantes que aparecen en el formato de reposición de gastos; los

comprobantes deben ser pegados o engrapados en hojas.

8 La Dirección General revisa la integración de gastos del mes, en caso de alguna duda o

aclaración, el responsable deberá atenderla.

La Dirección General valida la comprobación y le regresa los comprobantes sellados al

responsable.

9 Entrega la integración de gastos del mes de caja chica al área contable

Registros Carta responsiva

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Formato de reposición de caja chica

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22. LISTA MAESTRA DE REGISTROS Y DOCUMENTOS CLAA

Área Documento o Registro

Todos Manual de Gestión de la Calidad

Todos Reglamento Interno de Trabajo

Todos Código de Ética

DG Escritura Constitutiva

DG Organigrama

ST Reporte de seguimiento de Prevalidación

SI Encuesta de servicio de soporte técnico de pedimento

GJN Cuadro de registro de consultas Gerencia

GJN Cuadro de registro de consultas Asesor Jurídico 1

GJN Cuadro de registro de consultas Asesor Jurídico 2

GJN Encuesta de servicio de asesoría jurídica normativa

CLA Ficha técnica

CLA Acuse de recibo de muestras

CLA Cuadro de registro de consultas

CLA Encuesta de servicio de asesoría en clasificación arancelaria

CCA Flyer

CCA Base de datos de proveedores de artículos promocionales

CCA Encuesta de servicio de Coordinación de Administración

CCA Encuesta de servicio de capacitación

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CCA Inventario de artículos promocionales

FAC INDEX Tarifa conforme a contrato

FAC Formato de gafetes

FAC Reporte de facturación del mes

FAC Reporte de movimientos del mes

FAC Reportes de cobranza

FAC Reporte quincenal de pago a proveedores

FAC Reporte de conciliación de movimientos en cuenta de cheques

FAC Control de expedientes

FAC Tabla de documentos

FAC Expedientes del personal

FAC Formato de reembolso de viáticos

FAC Solicitud de préstamo

FAC Cuadro de descuentos por préstamo

FAC Control de préstamos a empleados

FAC Relación de personal, vacaciones para el período

FAC Aviso de vacaciones

FAC Control de vacaciones del personal CLAA

FAC Relación de personal, vacaciones para el periodo

FAC Aviso de vacaciones

FAC Control de vacaciones del personal CLAA

FAC Tabla de días de vacaciones

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FAC Encuesta de servicio de facturación y cobranza

DG Formato de evaluación de personal

ADG Carta Responsiva

ADG Formato de reposición de caja chica

Nomenclatura: DG - Dirección General ST - Soporte Técnico GJN – Gerencia Jurídico Normativa CLA - Clasificación Arancelaria CCA – Coordinación de Administración FAC – Facturación y Cobranza ADG – Asistente Dirección General

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23. MAPA DE PROCESOS CLAA