Las invitaciones

¿Qué es una invitación?

El diseño de una invitación

Formas de invitación

Clasificación de invitaciones

¿Cuándo se envía una invitación?

El destinatario de la invitación

¿Cómo contestar una invitación?

Agradecimientos e invitaciones

Cancelaciones por parte del anfitrión o del invitado

¿Qué es una invitación?

Es un impreso o tarjeta con el que se invita o se es invitado, a una celebración o acontecimiento.

Se trata de una pieza fundamental en la organización de los actos protocolarios.

Se debe utilizar un diseño atractivo en sintonía con el tipo de acto.

El diseño de una invitación

Sea cual sea el diseño de las invitaciones, no debe faltar ninguno de los datos importantes del evento:

Cuando la invitación hace referencia al tipo de vestuario debemos recordar cuáles eran las equivalencias:

La estructura de una invitación a un acto oficial puede ser:

Formas de invitación

La invitación puede realizarse utilizando diversos medios según la importancia del evento, bien a través de una llamada telefónica o un correo electrónico si se trata de un evento informal, o bien, a través de una carta personalizada si se trata de un evento más formal.

En cualquiera de los casos, la invitación debe realizarse directamente por el anfitrión o los anfitriones al invitado o invitados, y en todos los casos, es necesario contestar aceptando a rechazando dicha invitación.

Formas de invitación

InvitacionesImpresaFormal

Semiformal

Informal

Telefónica

Personal

INVITACIÓN IMPRESA:

Tiene exigencias muy precisas.

Se manda imprimir o grabar de manera muy sobria, en tinta negra y letras de estilo tradicional, de manera que cualquier detalle que se quiera resaltar se hará en relieve pero sin color alguno, exceptuando escudos y logotipos institucionales.

Formal:

Para que tenga la formalidad necesaria, el texto de la invitación se redacta en tercera persona, especificando de forma clara, quien invita, motivo de la invitación, lugar, fecha y hora.

INVITACIÓN IMPRESA:

Las tarjetas se realizan con líneas o monogramas resaltados en color, con letras de molde y tinta de color diferente al negro.

No tienen más límite que el buen gusto y la fantasía del anfitrión.

Semiformal:

Informal:

Se pueden utilizar tarjetas que vienen semi-impresas, con líneas en blanco que rellenará el anfitrión, o bien, diseñar tarjetas muy atractivas y poco usuales.

Se utiliza cuando es algo imprevisto y no da tiempo para hacer la invitación.

INVITACIÓN TELEFÓNICA:

El anfitrión debe hacer todas las llamadas el mismo día, lista en mano y transmitir a todos la misma información: quienes invitan, motivo, lugar, fecha, hora, tipo de agasajo, traje...

Aunque ya haya sido confirmada la asistencia, si se quiere dar más formalidad y precisar lugar, hora y dirección, se envía una tarjeta.

Según el número de comensales

Según la procedencia de los invitados

Según el grado de cercanía al anfitrión

Menos de 15 ó 20 personas

Más de 15 ó 20 personas Invitación impresa

Invitación telefónica

Invitación impresa

Invitación personal

Viven en distinta ciudad

Viven en la misma ciudad

Invitación telefónica

Invitación impresa

Familia

Amigos

Clasificación de invitaciones

¿Cuándo se envía una invitación?

Las invitaciones se deben hacer con el tiempo suficiente para que a los invitados les dé tiempo a contestar y a organizar su agenda de compromisos, normalmente con tres semanas de anticipación como mínimo.

Las invitaciones de última hora no suelen gustar, puesto que parecen de compromiso, bien porque les ha fallado algún otro invitado, porque les sobran cubiertos...

El destinatario de la invitación

a una persona soltera, se pone el nombre completo de la misma.

a una pareja, lo normal es poner “… y acompañante”, o si sabemos que es su cónyuge, “… y Sra.” o “… y Sr.”.

a una familia, se pone el nombre del cabeza de familia y la coletilla … y familia.

Las formas más habituales de escribir el sobre pueden variar dependiendo de las costumbres de cada lugar. Cuando invitamos:

a un matrimonio, pondríamos “Sr. … y Sra.”, “Sr. y Sra. …”, o bien, el nombre de ambos cónyuges, puesto que en la actualidad la mujer tiene el mismo rol social que el hombre.

¿Cómo contestar una invitación?

Las sociales se contestan a los anfitriones, normalmente la esposa del invitado a la anfitriona.

Las oficiales y empresariales, al jefe de protocolo o a la persona encargada de recibir las confirmaciones.

Debe darse una respuesta definitiva, nunca un “veremos”, “quizás”, “espero poder”, o “si es posible”.

Un buen invitado se abstiene de indagar quienes van a estar presentes en la reunión.

Agradecimientos e invitaciones

Hay un conocido refrán que dice: “Socialmente, además de corresponder hay que agradecer”, y qué razón tiene.

Cuando somos invitados a un determinado evento, ya sea una fiesta, una reunión de amigos, o cualquier otro… siempre debemos sacar un poco de tiempo para agradecer dicha invitación, elogiar la organización y desarrollo de la velada, e incluso, dependiendo del grado de confianza con el anfitrión, otros detalles de la fiesta/reunión.

Los anfitriones agradecerán este tipo de comentarios porque de esta forma corregirán para futuros eventos las posibles faltas o fallos que pudieran haber cometido.

¿Cómo podemos dar las gracias?:

¡Ojo!: La falta de asistencia a un evento no evita tener que agradecerla, además de dar la correspondiente disculpa por la ausencia. En este caso bastará con agradecerla de forma verbal o escrita.

Sin embargo, el agradecimiento es algo más que dar las gracias, implica correspondencia, es decir, devolver la invitación con otra.

Mediante una llamada de teléfono.

Con el envío de unas flores y una tarjeta.

Cancelaciones por parte del anfitrión o del invitado

Si la causa de cancelación del evento es por una enfermedad grave o muerte de un familiar, lo normal es anular inmediatamente la invitación por teléfono.

Si la causa de cancelación del evento es por una circunstancia de fuerza mayor, debe comunicárselo de la forma más inmediata posible a sus invitados, asegurándose de hablar personalmente con cada uno de ellos .