Manual de funciones de la Empresa Yo Te Lo Organizo

Descripción de puestos de trabajo

1) GERENTE GENERAL: PAOLA SOTO

El término gerente general hace referencia a cualquier ejecutivo que tenga la responsabilidad general de administrar los elementos de ingresos y costos de una compañía. Esto significa que un gerente general usualmente vela por todas las funciones de mercadeo y ventas de una empresa, así como las operaciones del día a día. Frecuentemente, el gerente general es también responsable de liderar y coordinar las funciones de planeamiento estratégicoProgramar, dirigir, controlar y ejecutar todos los servicios que ofrece la empresa en general.Programar, supervisar el desarrollo y la ejecución de todas las actividades de la empresa.Realizar las gestiones y trámites pertinentes necesarios para la realización de las actividades de la empresaProponer y programar las acciones para la renovación e incremento de nuevos servicios a la empresa Apoyar el desarrollo de las actividades de capacitación de los empleados.

2) SECRETARÍA LOGÍSTICA: ANA BALLESTEROS

Garantizar con oportunidad y calidad, los bienes y servicios que requieran los usuarios externos y las dependencias que conforman la Administración Central del Departamento, para el normal desarrollo de sus actividades, bajo los principios de equidad, honestidad y transparencia, contando para ello, con una indeclinable actitud hacia la optimización en la prestación del servicio, a través de una adecuada dinámica organizacional.FINALIDAD. Desarrollar con eficiencia y eficacia las acciones pertinentes para gestionar oportunamente el suministro de los bienes y/o servicios, requeridos por los clientes externos y las dependencias internas de la Administración Central del Departamento.

Encargada de recibir llamadas y brindar información a los clientes Asistir a reuniones encaminadas a la planeación y coordinación del evento.Encargada de elaborar cartas , folletos, actas, comunicados e informes financierosSolicitar cotizaciones y realizar compras.

Encargada de Cobro de cartera Encargada de enviar invitaciones

3) TÉCNICA DE EQUIPOS DE AUDIO: ALEJANDRA GARCIA

Realizar instalaciones de los equipos de sonido y audio Revisar y reparar equipos y/o instalaciones eléctricas. Efectuar labores de mantenimiento de equipos de sonido y audio

Realizar instalaciones o traslado de equipos de sonido y audio.

4) VIGILANTE

Es una persona capacitada en el curso de vigilancia, encargada de velar por el orden y la seguridad de la empresa.

Proteger las instalaciones donde se lleve acabo el evento.

Controlar los vehículos que salen e ingresan a el establecimiento.

Apoyar el control de ingreso y salida de los trabajadores administrativos, nombrados y contratados.

Efectuar rondas permanentes por los ambientes del evento para garantizar su seguridad.

.colaborar en cualquier eventualidad.

5) CONDUCTOR

Se denomina chófer a la persona encargada de conducir un vehículo de motor para transportar a personas, personalidades o cualquier tipo de cliente que haya contratado sus servicios,.

Conducir vehículos motorizados livianos y/o pesados para transporte de personal y/o carga.

Efectuar viajes en eventos locales y nacionales de acuerdo al cronograma debidamente aprobado.

Solicitar a la dependencia correspondiente, la dotación oportuna de combustibles y carburantes, responsabilizándose de la circulación del vehículo.

INTRODUCCIÓN

Este documento es el manual de procedimientos de la empresa YO TE LO ORGANIZO la cual se dedica a la organización de eventos .El manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben de seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa o de dos o más de ellas .El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. En él se encuentran registrada y trasmitía claramente la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno. La conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se esta realizando o no adecuadamente .Permite conocer el funcionamiento interno con lo que respecta a descripción de tareas, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento de la capacitación del personal ya que describe en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

PERFILES DE PUESTOS

DIRECTOR GENERAL

MISION DEL PUESTO: Dirigir y formular la política de una empresa u organismo. Dirigir, planificar y coordinar las actividades generales de los Departamentos en colaboración con sus respectivos Directores. Representar a la compañía ante otras empresas o Instituciones.

FUNCIONES PRINCIPALES: Definir y formular la política de la compañía.* Planificar, dirigir y coordinar el funcionamiento general de la empresa con la asistencia de los demás directores en caso extremo mínimo con dos directores* Evaluar las operaciones y los resultados obtenidos, y en su caso informar al Consejo Directivo.* Representar a la empresa en su trato con terceros.

TAREAS RELACIONADAS: Dirección Administración Relaciones comerciales Supervisión

FORMACION Y/O CONOCIMIENTOS: Titulación universitaria Superior. Estudios de postgrado, maestría incluso doctorado sobre economía, administración de empresas, legislación.

COMPETENCIAS DESEABLES* Flexibilidad mental* Destrezas de negociación* Capacidad de análisis de información* Orientación al cliente interno/externo* Liderazgo* Seguridad personal* Disponibilidad de actitud* Capacidad de organización* Habilidad persuasora y de negociación* Flexibilidad mental de criterios* Orientación al cliente interno/externo* Pensamiento creativo.

ADMINISTRADOR

MISION DEL PUESTO: Planificar y dirigir la política de promoción, venta y distribución de productos o servicios de lacompañía.Cuando los responsables de las áreas de Marketing y Publicidad no tienen carácter directivo, asume también esta responsabilidad.

FUNCIONES PRINCIPALES* Elaborar los planes y acciones a corto y medio plazo para conseguir los objetivos marcados por la empresa, diseñando las estrategias necesarias y supervisando su aplicación.* Investigar el mercado, previendo la evolución del mismo y anticipando las medidas necesarias para adaptarse a las nuevas inclinaciones o tendencias.* Dirigir las actividades de la red comercial existente, formando al equipo y motivándolo.* Responsabilizarse de la negociación y seguimiento de grandes cuentas.

TAREAS RELACIONADAS: Ventas Grandes Cuentas Asistencia Técnica y postventa Administración Comercial Marketing.

FORMACION Y CONOCIMIENTOS PREFERIBLES: Titulación universitaria Superior o media, preferentemente Administración de Empresas o similar. Estudios de especialización en Marketing/Ventas Conocimientos de planificación de estrategias comerciales, canales de distribución, producto-mercado-competencia de su empresa.

MERCADOTECNIA

MISION DEL PUESTO Asumirá la responsabilidad de estructurar estrategias de mercado para vender y comercializar el servicio, incluyendo los subsistemas de mercados, promoción, publicidad, ventas, distribución, productos y precio. Implícita en las áreas anteriores se encuentra la filosofía de servicio, la orientación al análisis de mercados y la visión comercial integral a nivel local, regional y global.

FUNCIONES PRINCIPALES: El mercadologo tendrá que analizar mercados, las variables del medio ambiente social, económico y competitivo a nivel local, regional y global. Predecir la conducta de compra de los consumidores, identificando sus hábitos y sus motivos. Pronosticar la demanda de un producto (bien/servicio) en un mercado. Promoción. Diseñar el programa de promoción de un producto (bien o servicio) o de una organización a nivel local, regional y global. Publicidad. Establecer sistemas de administración de la publicidad. Diseñar la campaña de publicidad de un producto (bien o servicio) a nivel local, regional y global. Ventas. Administrar la fuerza de ventas desde el reclutamiento hasta su evaluación y control. Desarrollar y aplicar procesos de venta y servicio. Distribución. Determinar los tipos de canales de distribución a nivel local, regional y global. Administrar los canales de distribución y su logística correspondiente. Productos. Diseñar y desarrollar productos (bienes o servicios) a nivel, local, regional y global. Establecer y aplicar estrategias de productos para ampliar o reducir la mezcla de los mismos. Precio. Aplicar métodos para la fijación de precios tomando en cuenta los enfoques de mercado, financieros y organizacionales. Establecer y aplicar estrategias de precios ante un ambiente incierto e inestable.

TAREAS RELACIONADAS: Ventas Administración de marketing Campañas publicitarias

FORMACION ACADEMICA se basa en el dominio de la administración de la Mercadotecnia, análisis de mercados, promoción, publicidad y ventas. Dominio de administración mercadológica Análisis de mercados Promoción publicidad y ventas

COMPETENCIAS DESEABLES: Creativo Emprendedor Superación personal Orientación de publicidad

RECURSOS HUMANOS

MISION DEL PUESTO: Elaborar e implantar la política de personal, para conseguir que el equipo humano de la empresa sea el adecuado y se sienta motivado y comprometido con los objetivos corporativos, que esté profesionalizado y sea capaz de contribuir tanto individualmente como en equipo a los resultados generales de la organización.

FUNCIONES PRINCIPALES Diseñar las guías a seguir en el reclutamiento, selección, formación, desarrollo, promoción y desvinculación, para garantizar la adecuación del personal a la empresa.* Instaurar un sistema de gestión del desempeño adecuado, al igual que determinar una política de retribuciones que sea coherente, equiparativa, competitiva y que motive al personal.* Colaborar en la definición de la cultura empresarial, controlando las comunicaciones a nivel interno y facilitando la creación de valores apropiados en cada momento.* Coordinar las relaciones laborales en representación de la empresa.* Supervisar la administración de personal.

TAREAS RELACIONADAS: Selección y evaluación Formación y desarrollo Compensación y beneficios Organización Administración de personal.

FORMACION Y CONOCIMIENTOS PREFERIBLES: Titulación universitaria Superior preferentemente Psicología, derecho, económicas, administración de empresas o graduado social. Conocimientos de psicología de las organizaciones, técnicas de gestión de recursos humanos, legislación laboral, mercado de trabajo.

COMPETENCIAS DESEABLES Destrezas para la negociación* Flexibilidad mental de criterios* Habilidades para la obtención y análisis de información* Orientación al cliente (interno)

LOGISTICA

MISION DEL PUESTO: Sera capaz de dirigir, planear y controlar de manera estratégica la adquisición de recursos, administración tiempos y distribución eficiente de los eventos y servicios; así ser eficientes en los costos de los recursos. Lograr la satisfacción del cliente. Identificando el conjunto de medios y métodos necesarios, haciendo eco en la necesidad de buscar la excelencia en la calidad de los servicios y de actos de primer mundo.

FUNCIONES PRINCIPALES: Llevara la obligación de que cada servicio nunca decaiga siempre estará en constante innovación y calidad. Tendrá la responsabilidad de hacer eficiente la calidad del servicio que cada cliente contrate. Incrementar la competitividad y mejorar la rentabilidad de las empresas para acometer el reto de la globalización. Optimizar la gerencia y la gestión logística comercial nacional e internacional. Coordinación óptima de todos los factores que influyen en la decisión de compra: calidad, confiabilidad, precio, empaque, distribución, protección, servicio. Ampliación de la visión

Gerencial para convertir a la logística en un modelo, un marco, un mecanismo de planificación de las actividades internas y externas de la empresa. La definición tradicional de logística afirma que el producto adquiere su valor cuando el cliente lo recibe en el tiempo y en la forma adecuada, al menor costo posible.

TAREAS RELACIONADAS: Incorporación de equipamiento tecnológico avanzado: La empresa de logística deben tener un caudal de información y cooperación a través de Internet muy importante, ya que en la actualidad, todo se basa a través de la red. Comunicara las variables en los servicios y hará una retroalimentación del servicio impartido.PROCEDIMIENTO: Nuestro servicio comienza desde que el cliente se pone en contacto con nosotros, de ahí se realizara una cita previa con el interesado para conocer sus gustos y exponerle en qué consiste nuestro servicio y así saber qué es lo que quiere detalladamente para su evento. Se realizara un presupuesto de acuerdo a los recursos con los que cuente. Posteriormente nos pondremos en contacto con nuestros proveedores.

YO TE LO ORGANIZO PERSONAL. GEOGRAFICAS:POBLACION: URBANA

DEMOGRAFICOS: SEXO: HOMBRE Y MUJEREDAD: 25-50 AÑOSNIVEL: SOCIOECONOMICO: A/B C+ Y COCUPACION: PROFESIONAL, EMPRESARIOS, ESTUDIANTESESCOLARIDAD: UNIVERSITARIOS, MAESTRIAS, DOCTORADOESTADO CIVIL: INDISTINTORELIGION: INDISTINTOPSICOGRAFICA:ESTILO DE VIDA: LES GUSTA LA FIESTA, TRABAJADORESE INDEPENDIENTES PERSONALIDAD:LES GUSTA SER EL CENTRO DE ATENCION,DE MOSTRAR PODERECONOMICO, PRESTIGIOS PRETENCIOSOSVALORES: LIBERTDAD DE EXPRESIONCOMPORTAMIENTOBENEFICIOSBUSCADOS: SATISFACCION, CALIDAD, ORIGINALIDAD, AUTENTICIDAD, PRESTIGIO Y RECONOCIMIENTO