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1 COOPERATIVA DEL MAGISTERIO DE CUNDINAMARCA “COOMAGISCUN” MANUAL DE CONTROL Y PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACION DEL TERRORISMO BOGOTÁ, SEPTIEMBRE DE 2014
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COOPERATIVA DEL MAGISTERIO DE CUNDINAMARCA “COOMAGISCUN”
MANUAL DE CONTROL Y PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACION DEL TERRORISMO
BOGOTÁ, SEPTIEMBRE DE 2014
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ACUERDO NO. 8
MEDIANTE EL CUAL SE CREA EL REGLAMENTO PARA LA PREVENCIÓN Y CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACION DEL TERRORISMO EN LA COOPERATIVA DEL
MAGISTERIO DE CUNDINAMARCA “COOMAGISCUN”
El Consejo de Administración de la Cooperativa del Magisterio de Cundinamarca “COOMAGISCUN” en uso de sus facultades legales y en especial las que le confiere la Legislación Cooperativa, los estatutos, el derecho común y, CONSIDERANDO
1. Que es función del Consejo de Administración reglamentar los estatutos de la cooperativa.
2. Que es función del Consejo de Administración adoptar y aprobar los reglamentos de servicios ofrecidos por la Cooperativa según los estatutos vigentes.
3. Que dichos reglamentos deben ser actualizados de conformidad con las exigencias y naturaleza de cada servicio.
4. Que es necesario reglamentar las operaciones que realicen los asociados y proveedores con la Entidad.
5. Que desde el punto de vista de las normas de carácter penal el lavado de activos se encuentra tipificado como delito, artículos 323 al 327 Nuevo Código Penal, Ley 599 de 2000 que entró en vigencia en Julio de 2001.
6. Que el presente acuerdo debe estar de conformidad con lo establecido en las normas vigentes como la Circular Externa 006 de marzo de 2014, emitida por la Supersolidaria
ACUERDA
ARTICULO 1°. Crear el Reglamento para la Prevención y Control de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo en COOMAGISCUN.
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ARTÍCULO 2°. SISTEMA INTEGRAL DE PREVENCIÓN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO. Con el presente acuerdo se determinan las políticas, procedimientos, mecanismos, instrumentos establecidos por la Cooperativa, documentos y requisitos de conservación de la información, reportes a los entes de control competentes, en relación con el cumplimiento de las normas legales sobre prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo, los cuales deben contemplar las responsabilidades, deberes, y facultades de los distintos órganos de dirección, administración y control de la Cooperativa en el adecuado cumplimiento del Sistema Integral de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
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1. INTRODUCCION El Manual para la Prevención y Detección de Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo, constituye una guía para el desarrollo normal de las actividades de
todos los trabajadores al servicio de COOMAGISCUN. Se encuentra
fundamentado en disposiciones legales que el Gobierno Nacional ha establecido,
a través de los diferentes organismos que regulan y controlan las operaciones de
Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
El Manual debe convertirse en un medio de consulta y de permanente
capacitación para los trabajadores y directivos de la cooperativa, por consiguiente
se debe dar a conocer desde el mismo momento en que se vincula nuevo
personal a la entidad.
El Lavado de activos, también denominado lavado de dinero, blanqueo o
legitimación de capitales, constituye uno de los fenómenos ilícitos más graves, que
pueden afectar al sistema financiero, la economía o la seguridad nacional.
Tradicionalmente el “Lavado de Dinero” ha sido abordado desde la perspectiva del
negocio del narcotráfico, considerándolo como el mecanismo a través del cual las
ganancias ilícitas del negocio son invertidas en negocios lícitos, para darles
apariencia de legalidad. Sin embargo, constituye un procedimiento que se puede
extender a otras modalidades delictivas, como por ejemplo: trata de personas,
extorsión, tráfico de parte de animales, tráfico de armas, tráfico ilícito de
migrantes, el secuestro, narcotráfico, falsificación de monedas, tráfico de madera,
juegos de apuestas ilegales, cibercrimen, piratería, venta de órganos, el hurto, el
asalto bancario, etc. Colombia por lo tanto, ha adoptado el camino de la regulación
de ciertas conductas o pautas que de ser observadas, permiten razonablemente
prevenir y detectar el lavado de dinero.
Las cooperativas multiactivas de aporte y crédito, en cumplimiento de las normas y
pautas establecidas por los organismos de control externo, deben implementar un
Sistema Integral Para La Prevención del Lavado de Activos Y la Financiación del
Terrorismo (SIPLAFT), que consiste en la adopción de medidas de control
apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que la realización de cualquier
operación en efectivo, documentaria, de servicios ó productos financieros y otras,
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sean utilizadas como instrumento para ocultamiento, manejo, inversión o
aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de
actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las transacciones y
fondos vinculados con las mismas.
Existe una importante responsabilidad social que recae sobre todos los individuos
en la lucha contra el delito, frente al lavado de dinero en sus diferentes
modalidades y la financiación del terrorismo; las cooperativas multiactivas de
aporte y crédito en su conjunto juegan un importante papel al lado del que
corresponde a las autoridades de supervisión en la valoración idónea y apropiada
de los mecanismos que permiten a las entidades del sector prevenir y detectar
mecanismos idóneos para el lavado de activos y la financiación del terrorismo.
2. ALCANCE Y APLICACIÓN
El presente manual tiene como propósito orientar a los trabajadores de la
Cooperativa en el acatamiento del ordenamiento hecho por la Superintendencia
de la Economía Solidaria en la Circular Externa No. 006 del 14 de marzo de 2014,
de las disposiciones legales y regulatorias.
El fin del mismo es establecer los controles y procedimientos adecuados para
que no sean utilizados para fines ilícitos y para lograr una diligencia adecuada y
contar con las medidas que garanticen una mayor solidez financiera y jurídica.
Se trata de minimizar la exposición delictiva de nuestros asociados que pueden
utilizar nuestra cooperativa para propósitos ilícitos, es por lo tanto que se
incorpora el conocimiento del Asociado por lo que se designa un empleado de
cumplimiento supervisado por la Gerencia.
El manual de supervisión y control de lavado de activos y financiación del
terrorismo determina optar, desarrollar y ejecutar programas, normas,
procedimientos y controles internos para prevenir y detectar la legitimización de
capitales con revisiones minuciosas de las transacciones financieras, registros
internos y notificación de las operaciones a las entidades pertinentes.
Como principio cooperativo social COOMAGISCUN se incorpora a la lucha contra
este flagelo que amenaza con desestabilizar la paz social.
Este manual debe estar a disposición de todos los trabajadores de
COOMAGISCUN, en la página www.coomagiscun.com de la cooperativa para
conocimiento de los asociados y debe ser del conocimiento de todos aquellos que
de una u otra forma tengan algún vínculo financiero con la cooperativa.
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3. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES.
Sin perjuicio de las funciones y responsabilidades asignadas en la ley, en la
Circular básica jurídica y las consagradas en el estatuto, los órganos de control
(Consejo de Administración, representante legal, revisor fiscal)
CONSEJO DE ADMINISTRACION
Al Consejo de Administración le corresponde entre otras las siguientes:
a) Fijar las políticas, definir los mecanismos, instrumentos y los procedimientos
que se aplicarán en relación con la prevención y control del Lavado de
Activos y Financiación del Terrorismo.
b) Nombrar al empleado de cumplimiento.
c) Pronunciarse sobre los informes presentados por el empleado de
cumplimiento y la revisora fiscal, realizar el seguimiento a las observaciones
o recomendaciones adoptadas dejando constancia en las actas.
d) Ordenar los recursos técnicos y humanos que se requieran para
implementar y mantener en funcionamiento los mecanismos de prevención
de LA/FT, teniendo en cuenta las características y el tamaño de la
cooperativa.
e) Designar el trabajador o la instancia responsable de verificar la información
suministrada en el formulario de vinculación del asociado.
REPRESENTANTE LEGAL
Como ejecutor de las decisiones de la Asamblea General y del Consejo de
Administración, tiene a su cargo, las siguientes funciones relacionadas con el
Riesgo de LA/FT.
a) Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen las políticas
aprobadas por el Consejo de Administración.
b) Disponer de los recursos técnicos y humanos para implementar y mantener
en funcionamiento los mecanismos de prevención del LA/FT, según la
aprobación impartida por el Consejo de Administración.
c) Brindar el apoyo que requiera el empleado de Cumplimiento.
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d) Coordinar y programar los planes de capacitación sobre prevención de
riesgos asociados al LA/FT, dirigido a todas las áreas y trabajadores de la
cooperativa incluyendo los órganos de administración y la revisoría fiscal.
e) Verificar la adopción y funcionamiento de los procedimientos definidos para
el adecuado manejo, conservación y archivo de los documentos y reportes
relacionados con la prevención de riesgos de LA/FT y garantizar la
confidencialidad de dicha información.
REVISORIA FISCAL
De conformidad con la Ley 79 de 1988, la Revisoría Fiscal, le corresponde, entre
otros deberes, velar por el cumplimiento de la Ley y colaborar con las autoridades
de conformidad con lo señalado en el numeral 3 del artículo 207 del Código de
Comercio.
Deberá establecer unos controles que le permitan evaluar el cumplimiento de las
instrucciones contenidas en la circular externa 006 de 2014, sobre prevención y
control de Lavado de Activos y presentar un informe trimestral al Consejo de
Administración, sobre el resultado de su evaluación del cumplimiento de las
normas e instrucciones sobre esta materia, igualmente deberá poner en
conocimiento del empleado de cumplimiento las deficiencias e incumplimientos
detectados.
CAPITULO I
DEFINICIONES GENERALES
El manual de control y prevención de LA/FT tiene como propósito orientar a los trabajadores de la Cooperativa en el acatamiento de la Circular Externa No. 006 de 14 de Marzo del 2014 y de las disposiciones legales y regulatorias, y de las políticas internas. Es por lo tanto que se debe hacer un esfuerzo importante para conocer al Asociado de nuestra cooperativa, pues aparte de las sanciones derivadas de las normativas, deben de considerarse los riesgos implícitos a los que quedase expuesta la cooperativa en caso de un incumplimiento o falta de procedimientos internos, tal como se indica a continuación:
✓ Organizaciones de segundo nivel: se aplica a aquellas entidades de la
economía solidaria que no adelanten actividad de ahorro y crédito con sus
asociados y posean activos mayores o iguales a $3.254.936.375 a 31 de
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diciembre de 2013 valor que se ajustará anual y acumulativamente a partir
del año 2015 mediante la aplicación de la variación del índice de precios al
consumidor (IPC), total nacional que calcule el DANE. La Cooperativa del
Magisterio de Cundinamarca se encuentra en este nivel.
✓ Control de riesgo de LA/FT: comprende la implementación de políticas,
procesos, prácticas u otras acciones existentes que actúan para minimizar
el riesgo LA/FT en el sector de la economía solidaria.
✓ Debida diligencia: para efectos de consolidar la información necesaria en
relación con el conocimiento del usuario y con el fin de prevenir y
controlar las actividades de Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo, debida diligencia es el conjunto de procesos que debe realizar
la Cooperativa para la incorporación de los documentos e información
exigidos por la ley y suministrados por los asociados o usuarios que hace
posible el desarrollo del objeto social en cumplimiento de los controles de
constitucionalidad y legalidad.
✓ Evento: incidente o situación de la LA/FT que ocurre en la Cooperativa
durante un intervalo particular de tiempo.
✓ Factores de riesgo: son los agentes generadores de riesgo de LA/FT, que
aplican de acuerdo con la naturaleza de la Cooperativa.
✓ Financiación del terrorismo (FT): Es el apoyo financiero, de cualquier
forma, al terrorismo o a aquéllos que lo fomentan, planifican o están
implicados en el mismo.
✓ Grupo de Acción Financiera Internacional-GAFI-: Organismo
intergubernamental cuyo propósito es elaborar y promover medidas para
combatir el lavado de activos y financiación del terrorismo.
✓ Gestión del riesgo de LA/FT: consiste en la adopción de políticas y
procedimientos que permitan prevenir y controlar el riesgo de LA/FT.
✓ Herramientas: son los medios que utiliza la Cooperativa para prevenir y
controlar que se presente el riesgo de LA/FT y para detectar operaciones
inusuales o sospechosas. Dentro de dichas herramientas se deben
mencionar, entre otras, las señales de alerta y los aplicativos tecnológicos.
✓ Lavado de Activos (LA): proceso mediante el cual organizaciones
criminales buscan dar apariencia de legalidad a los recursos generados de
sus actividades ilícitas. En términos prácticos, es el proceso de hacer que
dinero sucio parezca limpio, haciendo que las organizaciones criminales o
delincuentes puedan hacer uso de dichos recursos y en algunos casos
obtener ganancias sobre los mismos.
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✓ Listas nacionales e internacionales: relación de personas que de
acuerdo con el organismo que las publica, pueden estar vinculadas con
actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo, como lo son
las listas del Consejo de Seguridad de la Naciones Unidas, que son
vinculante para Colombia. Adicionalmente, pueden ser consultadas por
Internet u otros medios técnicos las listas OFAC, INTERPOL, Policía
Nacional, entre otras.
✓ Máximo órgano social: se le conoce como Asamblea General de
Asociados y se conforma cuando se reúnen los asociados.
✓ Monitoreo: evaluación periódica de las políticas y procedimientos
empleados en la Cooperativa, para optimizar la eficiencia de los reportes.
✓ Omisión de denuncia de particular: consiste en tener conocimiento de la
comisión de los delitos (Articulo 441 Código Penal) y no denunciarlos ante
las autoridades competentes.
✓ Operación inusual: es aquella cuya cuantía o características no guardan
relación con la actividad económica de los asociados / clientes /
inversionistas, o que por su número, por las cantidades transadas o por sus
características particulares, se salen de los parámetros de normalidad
establecidos. ✓ Operación sospechosa: es aquella que por su número, cantidad o
características no se enmarca dentro de los sistemas y practicas normales
de los negocios, de una industria o de un sector determinado y, además,
que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no
ha podido ser razonablemente justificada. Cuando se detecten esta clase
de operaciones, deben ser informadas a la UIAF.
✓ Personas expuestas públicamente (PEP`s): son personas nacionales o
extranjeras que por razón de su cargo manejan recursos públicos o tienen
poder de disposición sobre estos o gozan de reconocimiento público.
✓ Prevención de riesgo LA/FT en el sector de la economía solidaria: es la
implementación de políticas y procedimientos que incluyen mecanismos y
controles de información, relacionados con la actividad de lavado de activos
y financiación del terrorismo, con lo cual la gestión de la Cooperativa
genera una disuasión mediata, como prevención general dirigida a las
personas y organizaciones involucradas en estas actividades.
✓ Políticas: son los lineamientos, orientaciones o aspectos que fundamentan
la prevención y el control de riesgo de LA/FT en la Cooperativa.
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✓ Reportes externos: son los reportes que debe hacer la Cooperativa ante la
UIAF, esto es, ROS (negativos o positivos) y transacciones en efectivo
(negativas y positivas).
✓ Reportes internos: son aquellos que se manejan al interior de la
Cooperativa según, el caso, y pueden se efectuados verbalmente o por
escrito y con carácter confidencial, por cualquier empleado o miembro de la
Cooperativa, que tenga conocimiento de una posible operación inusual.
✓ Riesgo de LA/FT: es el posible impacto negativo que puede sufrir la
Cooperativa por razón de la comisión de delitos LA/FT por parte de los
usuarios o asociados, por el hecho de no efectuar los reportes
correspondientes ante la UIAF.
✓ Riesgos asociados al LA/FT: son aquellos a través de los cuales se puede
llegar a materializar el riesgo de LA/FT, estos son: operativo, legal,
reputacional y de contagio.
✓ Riesgo reputacional: es la posibilidad de pérdida en que incurre la
Cooperativa por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no,
respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de
asociados, disminución de ingresos o procesos judiciales.
✓ Riesgo legal: es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir la
Cooperativa al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como
resultado del incumplimiento de normas o regulaciones, obligaciones
contractuales, fallas en contratos y transacciones, derivadas de actuaciones
malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afecten la
formalización o ejecución de contratos o transacciones.
✓ Riesgo operativo: es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir la
Cooperativa al incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones,
en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la
ocurrencia de acontecimientos externos.
✓ Riesgo de contagio: es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir la
Cooperativa directa o indirectamente, por una acción o experiencia de una
persona natural o jurídica que posee vínculos con la Cooperativa.
✓ Señales de alerta: son circunstancias particulares relacionadas con el
proceso de los actos propios advertidas al interior de la Cooperativa y que
pueden ameritar un reporte ante la UIAF.
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✓ Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF: es la Unidad
Administrativa Especial, de carácter técnico, adscrita al Ministerio de
Hacienda y Crédito Público, creada por la Ley 526 de 1999, modificada por
la Ley 1121 de 2006, que tiene por objeto la prevención y detección de
operaciones que puedan ser utilizadas para el lavado de activos o la
financiación del terrorismo. Así mismo, impone obligaciones de reporte de
operaciones a determinados sectores económicos.
CAPITULO II
DISPOSICIONES GENERALES
Las normas contenidas en este Manual son de aplicación forzosa para todos los trabajadores de COOMAGISCUN., y tienen por objetivo la prevención de LA/FT que afecte la imagen de la cooperativa. 1. El presente Manual y sus disposiciones se aplicarán sin perjuicio de las
normas jurídicas que sobre la materia existan o sean promulgadas por el
estado, así como al amparo de las circulares, directrices o
recomendaciones emitidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria.
2. Las normas de este Manual rigen la conducta del trabajador de
COOMAGISCUN, en toda su extensión, aún y cuando esté realizando
transacciones o actividades por encargo de la entidad en sucursales o fuera
del territorio nacional, o, donde las normativas legales o reglamentarias sean
distintas a las de nuestro país. De igual manera, resulta de aplicación en
las transacciones realizadas internacionalmente si las hubiera.
3. Las normas de este Manual, una vez aprobadas, sólo podrán ser
modificadas por acuerdo de Consejo de Administración de COOMAGISCUN.
4. El trabajador de COOMAGISCUN deberá actuar conforme con las reglas de
conducta y moral aceptadas por la sociedad colombiana, no participando de
acciones impropias que puedan desacreditarle en lo personal o a la
cooperativa, así como evitar aquellas situaciones en que pueda verse
comprometido de forma personal o comprometer a la entidad a actuaciones
que no se apeguen a lo dispuesto en este Manual o en las normas legales.
5. Es deber de los trabajadores de COOMAGISCUN hacer de conocimiento
de sus superiores las acciones o actos de sus compañeros, que puedan
representar un perjuicio para la imagen o el patrimonio de la organización, ya
sea por no ser acordes con éste Manual, o por ser contrarias a la moral,
las buenas costumbres o las normativas de nuestro estado.
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6. En sus actuaciones ante las autoridades, judiciales o administrativas, el
trabajador de COOMAGISCUN debe proceder con respeto y decencia,
absteniéndose de expresiones agraviantes o poco cooperadoras; más bien
debe, en apego a lo autorizado por las leyes, ser cooperador con las
autoridades y facilitar su labor.
7. La relación entre el trabajador de la entidad, y el Asociado, debe darse en un
ámbito de buena fe y sigilo, dentro de los parámetros permitidos por nuestras
normas. No obstante, el trabajador de la entidad debe tener un conocimiento
razonable de la identidad del Asociado, su actividad comercial o personal, y
del origen de sus fondos. Dicho conocimiento del Asociado debe mantenerse
actualizado.
8. Los trabajadores de la cooperativa velarán porque se cumplan las
disposiciones legales o reglamentarias emitidas por el ente supervisor en
cuanto al archivo y registro de las transacciones. Para lo anterior se
mantendrán en las oficinas de la Cooperativa los archivos y registros
necesarios para cumplir con las normativas respectivas en materia de
conozca a su Asociado.
9. Si un Asociado hace del conocimiento del trabajador de la entidad,
actividades ilícitas o inmorales, relacionados o no con las operaciones de la
Cooperativa, el trabajador debe reportarlo a sus superiores, a efectos de
que se tomen las medidas correspondientes según sea permitido por nuestra
legislación. En todo caso, no debe aceptarse a un Asociado que desde el
principio pueda ser vinculado con hechos, operaciones, o circunstancias
dudosas en cuanto a su legalidad. En caso de que el trabajador incumpla
estas obligaciones se aplicarán las sanciones dispuestas de acuerdo a lo
establecido por la cooperativa.
10. El trabajador de COOMAGISCUN debe informarse y conocer
ampliamente. Los procedimientos internos que se refieren a la prevención de
LA/FT, y su obligación de reportar a través de los canales adecuados, las
actividades que puedan ser consideradas sospechosas.
11. El trabajador de la entidad deberá prestar especial atención a las
operaciones que sean realizadas por Asociado que se encuentren en los
parámetros de mayor riesgo en materia de lavado de dinero, cumpliendo con
la debida diligencia en sus labores y procediendo a la verificación de aquella
información que sea requerida, y dándole especial seguimiento a la evolución
de las transacciones realizadas por esa clase de Asociado.
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12. El incumplimiento de las reglas de este Manual puede dar origen a la
aplicación de medidas disciplinarias. En ese sentido, todo trabajador debe ser
enterado de este Manual, y de su régimen sanciona torio, y se dejará
constancia 'le su conocimiento y aceptación en su contrato de trabajo o en su
hoja de personal. Las sanciones por el incumplimiento de las reglas de este
Manual serán:
• Amonestación verbal
• Amonestación por escrito
• Suspensión del cargo, que puede ir de uno a treinta días.
• Despido sin responsabilidad patronal.
Dichas sanciones serán aplicadas de conformidad con la gravedad de la falta a
juicio del Consejo de Administración y la Gerencia.
Las sanciones disciplinarias que se impongan a razón del incumplimiento de las
reglas de éste Manual, se harán constar en la hoja de cada trabajador.
Este Manual de Prevención y Control de Lavado de Activos y Financiación al
Terrorismo, rige a partir de su aprobación, la cual se hará constar en el acta del
Consejo de Administración correspondiente; y de que sea comunicado
debidamente a los trabajadores de la cooperativa por medios razonables de
comprobación.
CAPITULO III
POLÍTICAS PARA LA PREVENCIÓN DE ACTIVIDADES ILÍCITAS
RELACIONADAS CON EL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL
TERRORISMO.
RELATIVO A LA POLÍTICA “CONOZCA A SU ASOCIADO”
El Consejo de Administración, la Gerencia y todo el personal de la
Cooperativa, reconocen el compromiso ético, moral y profesional que les
corresponde en la prevención del uso indebido de los servicios Financieros. Una
de las herramientas más importantes en la prevención del lavado de dinero o
Financiación del Terrorismo, es una adecuada política de Conozca a su Asociado.
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Bajo tal consideración, de seguido se exponen los puntos básicos que deben ser
cumplidos en cuanto a esta política, y que tienen como sustento las normas
legales, circular externa 006 de Marzo de 2014 de la Superintendencia de la
Economía Solidaria y las recomendaciones de entidades internacionales.
La política de conozca a su Asociado se extenderá no sólo al inicio de las
transacciones, sino que debe realizarse durante todo el tiempo en que se
mantenga a un Asociado, de igual manera, en el transcurso de la relación
deberán solicitarse los datos o informaciones que se consideren necesarios. Esta
revisión deberá ser más estricta para los Asociados de alto riesgo.
Esta política alcanza a todas las transacciones que realice COOMAGISCUN,
relacionadas con la captación de recursos por cualquier medio y la colocación
de recursos mediante facilidades crediticias sin importar su tipo o naturaleza. Se
aclara además que es de aplicación para las operaciones señaladas, sin
importar la moneda en que sean realizadas, y sin que la cuantía de las mismas
influya para su aplicación. Sí se aumentará los controles y vigilancia en las
operaciones de mayor cuantía.
Los procedimientos que implemente la Cooperativa para el conocimiento del
Asociado deben atender los siguientes parámetros como mínimo: Permitir la
realización de todas las diligencias necesarias para confirmar y actualizar como
mínimo anualmente los datos suministrados en el formulario Actualización de
Datos de los Asociados (dirección, teléfono, actividad, origen de los recursos etc.).
Objetivos de la Política Conozca su Asociado
a) Reducir el riesgo de que por intención u omisión los productos y/o servicios
ofrecidos sean usados para lavado de activos/financiación del Terrorismo, que
sean o se sospeche razonablemente que sean producto de actividades ilícitas
conforme a lo establecido en la legislación aplicable.
b) Proteger el buen nombre y la reputación de la Cooperativa.
c) Demostrar a los Asociados el alto nivel de nuestros servicios.
d) Conocer con precisión aspectos cualitativos y cuantitativos relevantes del
asociado y de sus actividades y negocios.
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e) Aportar elementos necesarios para identificar oportunamente transacciones
sospechosas.
f) Evitar consecuencias negativas que puedan afectar adversamente a los
asociados, Trabajadores y Directivos.
g) Orientar debidamente esta política para evitar interferir en la relación con los
buenos Asociados.
Cumplimiento de los Objetivos
Para el eficaz cumplimiento de los objetivos, se proponen las siguientes
actividades:
• Reafirmar el compromiso de nuestros Trabajadores de prestar apoyo a las
Autoridades, según lo estipulen las Leyes vigentes.
• Hacer obligatorio el cumplimiento de la Política "Conozca a su Asociado”.
• Ofrecer programas de entrenamiento interno sobre la Política
"Conozca su Asociado” con el fin de divulgarla y hacerla del
conocimiento general de todo el personal.
• Crear programas de Auditoria que aseguren el cumplimiento de la Política
"Conozca a su Asociado” y de los procedimientos establecidos.
Políticas
La Cooperativa, se apegará obligatoriamente a la siguiente clasificación de
Asociados. Con el fin de asegurar un conocimiento apropiado de las aperturas o
negocios por Asociado ya establecidos.
o Asociado / aceptables: todas aquellas, personas físicas con el estatus de
Asociados, que sean Docentes en ejercicio que trabajen en el
departamento de Cundinamarca y en el Distrito Especial de Bogotá, o
pensionados, concurrentes con lo dispuesto en los estatutos de
COOMAGISCUN. Igualmente, los trabajadores de la Cooperativa del
Magisterio de Cundinamarca que tengan contrato laboral, y los
trabajadores del Colegio Cooperativo del Magisterio de Cundinamarca con
contrato laboral, ya sea como docente o como administrativo
o Asociados no deseables: De acuerdo con las recomendaciones
internacionales y nuestro régimen de derecho, se define como Asociados
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o no aceptables aquellos que realicen actividades que contravengan nuestro
Ordenamiento Jurídico, o sean contrarios a la moral y buenas costumbres
de la sociedad colombiana. Entre estos delitos graves se tiene el
narcotráfico, la extorsión, el secuestro, el robo agravado, el fraude, la
evasión de impuestos, el proxenetismo, etc.
o Conocimiento de Personas Expuestas Públicamente (PEPs): Si la
Cooperativa celebra operaciones con personas expuestas públicamente
como aquellas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, se
debe indagar sobre la autorización, para contratar o negociar, otorgada por
el órgano competente para el caso en que los servicios adquiridos no sean
para su beneficio personal, así como establecer el origen de los recursos.
En todo caso, los procesos para el conocimiento de esta clase de
Asociados deben ser más estrictos, y en lo posible la negociación ser
aprobada por el Consejo de Administración de COOMAGISCUN. En este
tema lo más importante es que la Cooperativa tome las medidas
necesarias, para no ser utilizada en la canalización de recursos
provenientes de actos de corrupción, del lavado de activos y de la
financiación del terrorismo. La Cooperativa debe acoplar como mínimo la
información que se sugiere en el conocimiento del asociado.
Para el cumplimiento de lo antes indicado, si un asociado potencial o uno
ya establecido, rehusara proporcionar cualquier información que se requiera para
la debida identificación del asociado y su negocio, la relación no debería iniciarse
o continuarse.
RELATIVO A LA POLÍTICA "CONOZCA SUS TRABAJADORES"
Para cumplir con lo establecido en la Circular Externa 006 de Marzo de 2014, se
establece la política "Conozca a sus Trabajadores". COOMAGISCUN fundamenta
sus principios y procedimientos en la confianza depositada en su personal, el
cual a su vez debe desarrollar sus labores con honestidad, ética e integridad,
conservando, de esta manera, una alta moral en el ambiente de trabajo.
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Objetivos de la Política
a) Asegurar que la Cooperativa cumpla con todas las leyes, estatutos y
regulaciones aplicables en Colombia y que se adhieran de forma estricta a
las sólidas prácticas de contratación de personal.
b) Establecer los controles necesarios para evitar que los trabajadores
desarrollen actividades ilegales al margen de las regulaciones financieras
en un expediente debidamente detallado.
c) Proteger en todo momento el buen nombre y reputación de
COOMAGISCUN.
d) Mantener y asegurar un alto nivel de integridad moral en el personal que
labora para la Cooperativa.
Políticas
El Empleado de Cumplimiento, prestará especial atención a los trabajadores que
laboren en áreas de mayor riesgo y manejo de operaciones de captación
(Tesorería y Cartera). Debe establecerse una vigilancia de "estilo de vida" versus
ingresos con este fin se requiere un expediente con aspectos mínimos como:
▪ Nombre y Apellidos Completos
▪ Copia de cédula de ciudadanía
▪ Hoja de Vida Actualizada
▪ Cartas de Recomendación
▪ Declaración voluntaria de origen fondos
▪ Firma y Huella
Si alguno de los trabajadores, identifica alguna discrepancia o irregularidad en el
comportamiento de los Trabajadores, debe reportarlo al Empleado de
Cumplimiento o Gerencia. Se seguirá, de parte de este, una investigación de
carácter confidencial a efectos de determinar el nivel de riesgo que está
asumiendo la Cooperativa, y si se requiere dar aviso a las autoridades
respectivas.
No se contratará personal que tenga vínculos con Asociados calificados como no
deseados o que desarrollen actividades calificadas no deseadas.
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RELATIVO A LA POLÍTICA SOBRE OPERACIONES Y/O PERSONAS
SOSPECHOSAS
Así como la prevención y control de Lavado de Activos se fundamenta en conocer
efectivamente al Asociado, la detección de actividades ilícitas se fundamenta
en la oportuna identificación y control de transacciones sospechosas.
Sobre las transacciones que se realizan en la Cooperativa, es importante disponer
de elementos para la identificación de cuales son sospechosas, lo cual inicia con
el concepto de operaciones relevantes, reconociendo que los esfuerzos deben
enfocarse en aquellas transacciones más susceptibles de ser utilizadas para el
delito de Lavado de Activos o Financiación del Terrorismo.
Objetivo de la política
Identificar, investigar y reportar en forma oportuna ante los entes
correspondientes, la realización de una operación sospechosa por parte de un
asociado ya establecido o de un nuevo solicitante.
Políticas
1. Todo el personal de COOMAGISCUN, deberá conocer y seguir estrictamente
el procedimiento para la identificación, investigación y reporte de personas
y/o operaciones sospechosas.
2. Bajo ninguna circunstancia, los trabajadores de COOMAGISCUN podrán
informar a un Asociado o persona no autorizada sobre la realización de una
investigación, o la emisión de un reporte de transacción sospechosa en sus
cuentas.
3. Bajo ninguna circunstancia ningún trabajador podrá dar información de la base
de datos a ninguna persona sin previa autorización de la Gerencia.
RELATIVO A LA POLÍTICA PARA EL REGISTRO Y REPORTE DE
OPERACIONES EN EFECTIVO IGUALES O MAYORES A US$5.000.00 O
EQUIVALENTE DIEZ MILLONES DE PESOS $10.000.000.
Para cumplir con lo establecido en la Circular 006 de Marzo 2014, donde se indica
que se deberán reportar las transacciones individuales en efectivo, cuyo valor,
sea igual o superior a diez millones de pesos ($10.000.000) si es moneda legal o
su equivalente en otras monedas, durante el trimestre inmediatamente anterior.
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Todas las áreas de la Cooperativa, deberán sujetarse estrictamente a las
políticas relativas al Registro y Reporte de Operaciones en efectivo iguales
o superiores a $10.000.000 o US$5.000. El cumplimiento de esta política recae
sobre todo el personal que labore para COOMAGISCUN y el Empleado de
Cumplimiento.
Objetivo
Identificar y reportar las operaciones que se realicen en la Cooperativa, que
impliquen el ingreso o egreso de sumas iguales o mayores a $10.000.000, en
transacciones individuales o sumas que en su conjunto igualen o superen los
$50.000.000 si es en moneda en legal o su equivalente en otras monedas.
Política
1. Reportar las operaciones que se realicen en la Cooperativa que impliquen
el ingreso o egreso de sumas iguales o superiores a $10.000.000.
2. Por ningún motivo, los Trabajadores de la Cooperativa dejarán de reportar
este tipo de transacciones. La omisión de dichos informes se considerará
falta grave por parte de la persona que incurra en dicha acción o del
Empleado de Cumplimiento que tenga la función de controlar la
elaboración y envío de los mismos.
3. El Empleado de Cumplimiento será el responsable de completar los
reportes de operaciones en efectivo (ROE) para las operaciones
individuales y múltiples.
4. El Empleado de Cumplimiento, tendrá la responsabilidad de procesar los
reportes de operaciones únicas y múltiples y remitirlos a la Unidad de
Información y Análisis Financiero (UIAF) en las fechas y formatos
estipulados.
RELATIVO A LA POLÍTICA PARA LA CUSTODIA DE DOCUMENTOS Y
RESPALDOS INFORMÁTICOS.
Con el propósito de poder evidenciar el debido cumplimiento de la Política
"Conozca a su Asociado” y brindar a las autoridades competentes la colaboración
que requieren según lo establecido, se establece la política para la Custodia de
Documentos y Respaldos Informáticos.
20
Objetivos
a) Obtener y conservar información acerca de la verdadera identificación de
los Asociados, en cuyo beneficio se haya procedido con la apertura de un
crédito y/o se haya efectuado un préstamo en la Cooperativa.
b) Mantener durante la vigencia de una operación y al menos por cinco años a
partir de la Finalización de la misma, registros de la información y
documentación requeridas acorde con lo establecido; sean estos mediante
documentos físicos, medios magnéticos o digitalizados.
Política
1. Se deberá conservar un expediente individual (sea físico, por medio
magnético o medios digitalizados), con los documentos necesarios que
ayuden a establecer la naturaleza de las transacciones que se efectúan a
nombre del Asociado.
2. La información del asociado deberá conservarse al menos por cinco años
más, después de finalizada la relación con el mismo.
3. Será obligación del Empleado de Cumplimiento, mantener en óptimas
condiciones por al menos cinco años, los respaldos informáticos de
las transacciones y movimientos que se generen en las cuentas de los
Asociados.
CAPITULO IV. RESPONSABILIDADES
UNIDAD DE CUMPLIMIENTO
En cumplimiento a la Circular Externa 006 de Marzo de 2014, se establecen en
COOMAGISCUN las funciones de Empleado de Cumplimiento a un trabajador de
confianza y con poder de decisión en la Cooperativa, con conocimientos básicos
en Prevención y control de LA/FT, debidamente certificado y será designado por
el Consejo de Administración, todo con miras a que se continué dando
seguimiento a las políticas, procedimientos y controles internos.
En el ejercicio de sus funciones, el Empleado de cumplimiento tendrá acceso a
todas las operaciones o transacciones que sean realizadas con los Asociados,
sean de captación o de crédito (préstamos o pagos), sin importar la moneda en
que se den, o la cuantía de las mismas.
21
Se implementarán los mecanismos automatizados para el Empleado de
Cumplimiento, que permitan la detección, en forma automática de las
transacciones sin que se aparten de los parámetros que sean fijados como
normales por la Cooperativa a la hora de realizar las programaciones
correspondientes de los equipos.
De igual manera se recurrirá a mecanismos digitales, informáticos y manuales
para llevar los registros correspondientes y papeles de trabajo que respalden las
labores realizadas por el Empleado y que permitan la pronta detección de
actividades u operaciones irregulares de los Asociados o prospectos de
Asociados.
El que cumpla con las funciones del Empleado de cumplimiento debe estar
debidamente instruido y equipado para la implementación de las políticas,
procedimientos y controles internos, y de las disposiciones legales nacionales e
internacionales sobre la materia.
Los requisitos mínimos que debe cumplir el empleado de cumplimiento son:
Amplio conocimiento de las actividades y de las operaciones en las
distintas áreas bajo su responsabilidad.
Experiencia en formulación y ejecución de políticas y procedimientos.
Capacitación certificada en el Control y Prevención del Lavado de Activos y
Financiación del Terrorismo.
Restricciones en la incompatibilidad en los nombramientos del Empleado de
Cumplimiento:
1. Las personas que hayan sido condenadas por cualquier delito contra la
propiedad, la fe pública o alguno de los delitos señalados en el artículo 323
del Código Penal Colombiano.
2. Las personas que hayan sido declaradas en insolvencia, miembro de junta
directiva, representante legal, administrador o trabajador de la cooperativa
que ejerza actividades de aporte y crédito que, con el fin de ocultar o
encubrir el origen ilícito del dinero, omita el cumplimiento de alguno o todos
los mecanismos de control
22
3. El Empleado de Cumplimiento no podrá pertenecer a los órganos de
control (Contador, Auditoría Interna), áreas comerciales ni ser el tesorero.
Funciones del Empleado de Cumplimiento:
Identificar las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT en las
operaciones que realiza la Cooperativa.
Dar seguimiento a todas las transacciones de la Cooperativa, susceptibles
de ser afectadas por el lavado de dinero, a efectos de llevar un estricto
control sobre las mismas y detectar a tiempo aquellas transacciones que
por su naturaleza o características puedan ser consideradas
sospechosas de acuerdo con los parámetros existentes.
Realizar el reporte de aquellas actividades o transacciones que encuadren
en los parámetros de definición de actividades sospechosas. Dicho reporte
debe hacerse por los canales legales existentes, y con los formularios que
existan para esos fines.
Realizar seguimiento o monitoreo a la eficiencia y la eficacia de los
mecanismos establecidos.
Participar en el diseño y desarrollo de los programas de capacitación sobre
el riesgo de LA/FT de la Cooperativa.
Recibir y analizar los Reportes internos de posibles operaciones inusuales
o sospechosas y enviar a la UIAF el reporte de las operaciones
sospechosas y de transacciones en efectivo.
La Cooperativa realizará la inscripción ante la UIAF a través de la página
Web
Mantener actualizados los datos de la Cooperativa con la UIAF.
Monitorear permanentemente el cumplimiento de los reportes a través del
Sistema de Reporte en Línea-SIREL, opción informes-Certificado de
cargue.
Revisar periódicamente como fuente de consulta la página web de la UIAF,
donde se publicarán los anexos técnicos, manuales y/o documentos de
interés para la Cooperativa.
Mantener informado al Consejo de Administración de todas aquellas
actividades o transacciones relevantes que puedan implicar un riesgo
mayor al normal, en razón de personas involucradas, actividades, cuantía
de las operaciones, o todo aquel elemento de valoración que haga evidente
un mayor riesgo (legal, económico, de imagen) para COOMAGISCUN.
23
Promover y ejecutar programas de capacitación para todo el personal, de
acuerdo con lo exigido por nuestra legislación y atendiendo a las
recomendaciones internacionales sobre la materia.
Actualizar a todos los Trabajadores en nuevas señales de alerta para
detección de actividades sospechosas.
Todas las demás que por estatutos internos, modificaciones a este manual
interno, normativa o cambios en nuestra legislación; le sean asignadas, o
que estén vigentes y no hayan sido incluidas en este manual.
Establecer un monitoreo de cuentas para la revisión de transferencias,
tanto enviadas como recibidas, que impliquen pagos que se originen con
un Asociado o grupo de Asociados y que permitan obtener la información
de las cuentas de cada Asociado y su relación, sea de tipo patrimonial o de
parentesco, si la hubiere, con otros Asociados u otros productos y
servicios dentro de la cooperativa.
Dar seguimiento a los expedientes y transacciones de las personas
públicamente expuestas que se enlistan como asociados dentro de la
Cooperativa.
Exponer el empleado de cumplimento al Consejo de Administración por lo
menos cada tres meses los diferentes temas relacionados con el
desempeño de labores, grado de cumplimiento del sujeto fiscalizado
respecto a la normativa y solicitudes concretas de la Superintendencia de
la Economía Solidaria
Elaborar y actualizar permanentemente el manual de cumplimiento.
Remitir, el Empleado de Cumplimiento al menos cada tres meses, un
informe al Consejo de Administración sobre las operaciones inusuales
analizadas y a partir de ahí indicar cuáles casos fueron objeto de reporte,
seguimiento o fueron desestimados, de tal forma que para cada acción se
indique la justificación respectiva.
Implementar y desarrollar los controles a las situaciones que puedan
generar riesgo de LA/FT en las operaciones, trámites o contratos que se
realizan ante la Cooperativa.
Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás
información relativa al riesgo de LA/FT de la Cooperativa.
24
TRABAJADORES DE COOMAGISCUN.
Para implementar las políticas y procedimientos relativos a la prevención y control
del LA/FT, el esfuerzo de cumplimiento se guiará en todas las áreas y tomar en
consideración al personal de todas las jerarquías.
Por lo tanto:
• Todo trabajador que establezca relaciones con Asociados de nuevo ingreso
o ya aceptados como tales, será responsable de leer, conocer y seguir la
Política "Conozca a su Asociado", así como los procedimientos indicados
en este manual.
• Todo trabajador debe estar alerta para identificar y reportar
operaciones y/o personas sospechosas de acuerdo al procedimiento
establecido.
• Todo trabajador debe colaborar con su superior inmediato y con el
Empleado de Cumplimiento en las investigaciones que se realicen.
AUDITORIA
La Junta de Vigilancia, deberá establecer entre sus planes de trabajo, la
verificación del cumplimiento de los procedimientos, controles y políticas
establecidas en este manual, o en la legislación vigente; y dará seguimiento a que
se cumplan las observaciones que se hagan a partir de cada revisión. Además
dentro de sus funciones estarán:
a) Asegurarse de que se cumplan los procedimientos de verificación de
información que faciliten los Asociados, en cuanto a identificación positiva,
conocimiento del negocio (actividad) del Asociado y origen de los fondos;
asimismo deberá velar porque se conserven los registros y archivos
adecuados, según corresponda en las oficinas de la Cooperativa o fuera de
ella, de acuerdo con las regulaciones de los entes supervisores y de la Ley.
b) Asimismo, se podrán contratar firmas externas legales o de auditoría, a
efecto de que realicen revisiones y evaluaciones acerca del
cumplimiento de Procedimientos, controles y políticas en materia de
prevención del LA/FT.
c) La Junta de Vigilancia, rendirá sus informes al Consejo de Administración,
indicando las debilidades encontradas en los procedimientos, controles o
25
d) políticas, o el incumplimiento de los mismos, y dará sus recomendaciones
para solventar cualquier aspecto que no sea satisfactorio, así como el
plazo de tiempo que estime conveniente para resolverlo.
CAPITULO V PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO PARA LA APERTURA DE NUEVAS CUENTAS
COOMAGISCUN aplica obligatoriamente la Política de "Conozca a su Asociado" y
los procedimientos establecidos en ella, para todos los servicios que brinda. Es
obligatorio identificar adecuadamente al asociado que desee iniciar una
relación con la Cooperativa, No se realizaran operaciones de carácter anónimo o
secreto, o donde se pretenda de parte del Asociado evadir o dificultar los
controles sobre identificación que exige la ley, reglamentos o circulares. Se
considera una señal de alerta la insistencia de un Asociado en guardar extrema
confidencialidad.
Objetivos
El procedimiento para la admisión de nuevos Asociados se basará en los
siguientes objetivos.
a) Ampliar el conocimiento del Asociado, mediante la regulación del proceso
de recolección de información, verificación en inclusión en la base de datos
de COOMAGISCUN, lo que permitirá el cumplimiento de la normativa
vigente en esta materia; así como contar con mejores elementos para
ofrecer un servicio de excelencia.
b) Asegurar que se custodien los documentos solicitados a los Asociados en
un expediente individualizado al menos por los cinco años que exige la ley
en cuanto al mantenimiento de registro.
Formulario de solicitud de Admisión
COOMAGISCUN utilizará un formulario para solicitar la información indispensable
para el registro correcto del asociado. Este formulario se denominará en adelante
"Solicitud de Admisión – Conozca a su Asociado” Además se recolectará la
información que sea necesaria por los medios que se requiera.
26
Documentos de Identificación.
Personas Físicas: para identificar apropiadamente a las personas naturales, se
deberá pedir los originales de los documentos de identificación. Se adjuntará a la
solicitud fotocopia de éstos, la cual contendrá como mínimo: el número de
identificación del documento, nombre completo, lugar de nacimiento, fecha de
nacimiento, fecha de expedición, fotografía de la persona, firma y huella,
desprendible de nómina, y si es docente en ejercicio resolución de nombramiento
en propiedad, estado civil, ciudad, dirección y teléfono de residencia, ocupación,
oficio o profesión, ciudad, dirección y teléfono del sitio de trabajo, declaración
voluntaria de origen de los fondos, declaración si es persona expuesta
políticamente (PEPS), fecha de diligenciamiento del formulario y nombre e
identificación del trabajador que lo diligencia.
Verificación de la información
a) La información suministrada por el asociado debe verificarse, por lo que se
deberá realizar las siguientes normas:
b) En el caso de la cédula observar que no presente alteraciones, corroborar
que la firma sea la misma de la identificación y, con las limitaciones del
caso, que la persona que aparece en la fotografía sea la que está
presentando o realizando el trámite, específicamente se refiere a que se
contemplen las diferencias físicas "aceptables" de una fotografía respecto a
la persona.
c) Constatar que el desprendible de pago corresponda al último mes.
d) Verificar que la solicitud de admisión esté debidamente diligenciada.
Custodia de Documentos
Con miras a dar cumplimiento a lo establecido en nuestra legislación, y a lo
dispuesto por organismos internaciones, por ejemplo en las Cuarenta
Recomendaciones de GAFI; COOMAGISCUN establece que se llevará un
adecuado y ordenado registro de todas las transacciones que se realicen en la
cooperativa, tomando las medidas necesarias de conservación y ubicación para el
caso que sean requeridas por autoridades nacionales o internacionales en el seno
de una investigación.
27
Para lo anterior se dispone:
✓ Se conservarán por espacio de 5 años el expediente o registro electrónico
de cada Asociado, donde conste su información personal y financiera, y el
detalle de las transacciones realizadas.
✓ Todos los documentos que permitan la debida identificación de los
Asociados, como copia de documentos de identificación, tarjetas,
licencias, correspondencia relevante. etc.; serán conservados por un plazo
de al menos 5 años según dispone nuestra ley vigente y las
recomendaciones internacionales sobre la materia.
✓ De igual manera se deberá llevar el debido registro y conservación de las
operaciones superiores a una suma equivalente a los $ 10,000.000, según
lo determina la normativa nacional y las normas internacionales, por un
plazo de al menos 5 años.
✓ Se llevará un registro de las operaciones que se consideren sospechosas y
que se hayan reportado a las autoridades respectivas; por un plazo mínimo
de 5 años o más, según sea determinado por el Empleado de cumplimiento
en razón del grado de riesgo que pueda estar afrontando la Cooperativa.
Para la conservación por plazos mayores a los 5 años, el Empleado de
Cumplimiento dejará constancia en el expediente de la ampliación del
plazo de conservación.
✓ El Empleado de Cumplimiento será el responsable de llevar los registros de
las transacciones y de la conservación de los mismos, para lo cual se le
dotará de los recursos necesarios. Para situaciones en que el volumen de
las transacciones le impidan un fácil manejo de la documentación, podrá
encargar la labor a otro funcionario, o a empresas encargadas de
custodia de documentos, pero deberá asegurarse de la existencia de
medidas adecuadas para los documentos que entrega, en temas de
conservación, fácil localización, limpieza, seguridad, y
confidencialidad. Para la entrega de documentos, a empresas ajenas
encargadas de custodia de documentos, el Empleado de cumplimiento
debe contar con un visto bueno del Gerente y la Revisoría Fiscal de la
cooperativa, que debe también, verificar las seguridades señaladas.
✓ Se deberá llevar un registro de Transacciones Relevantes por Asociado.
Estás serán registradas y adjuntadas al expediente, o en el registro
electrónico. Se entenderá transacción relevante aquella que por su
naturaleza, monto o procedencia signifique un nivel de riesgo mayor al que
✓ se esperaba de un determinado Asociado. Según los parámetros que se
han establecido en este documento.
28
✓ Su plazo de conservación será el misino del expediente o registro
electrónico del Asociado, o superior, según lo disponga el Empleado de
cumplimiento.
✓ El registro y conservación de la información estará debidamente
ordenado y clasificado de manera que sea de fácil consulta y accesibilidad
para suministrar los datos requeridos por las autoridades, y se conservará
en las propias oficinas de COOMAGISCUN aquellos documentos o
información que permitan el cumplimiento de la política de “Conozca a su
Asociado”, según los parámetros y lineamientos que se dispongan en las
leyes sobre la materia de lavado de activos y financiación del terrorismo, o
los reglamentos sobre esta materia.
✓ Para eI cumplimiento del punto anterior se deberán implementar los
controles de seguridad necesarios y monitoreo de las operaciones y
transacciones para la protección de la información y de los documentos y
garantizar a su vez la accesibilidad por parte de las autoridades que
corresponda.
PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE PERSONAL
✓ La idoneidad en la contratación de personal y el seguimiento respectivo
resultan de fundamental importancia, para el cumplimiento de la Política
"Conozca sus Trabajadores". Los procesos para la contratación, deberán
asegurar un alto nivel de integridad de los Trabajadores que se incorporen
a la Cooperativa en forma permanente o por contrato.
✓ Los procesos de reclutamiento y selección, deberán ser totalmente
objetivos, por lo que no se verán influenciados por relaciones personales o
de amistad de las personas que participan en el proceso.
✓ Se verificarán todas las referencias laborales de trabajos previos. Al
concluir la consulta se dejará constancia de la información obtenida.
✓ Se consultará una base de datos externa para revisar posibles
antecedentes delictivos (deudas, robos, tráfico de drogas, otros), de cuya
revisión se imprimirá una copia para será archivada en el expediente
personal.
✓ De presentarse alguna duda razonable, de un comportamiento no
adecuado del candidato en alguno de sus trabajos o de constatarse alguna
irregularidad delictiva, que podría afectar el buen desempeño del puesto,
se procederá a descartarlo.
29
✓ La información personal de cada trabajador, junto con la acción de personal
y demás documentos de reclutamiento y contratación se archivara en un
expediente personal que será confidencial.
✓ Todo trabajador nuevo deberá recibir la capacitación sobre aspectos de la
ley con el control y prevención del LA/FT que concierne a las instituciones
solidarias y los procedimientos para la identificación investigación y reporte
de operaciones y/o personas sospechosas.
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL, REVISIÓN Y ENVÍO DE LOS
REPORTES DE OPERACIONES EN EFECTIVO (ROE)
a) Todo depósito y/o retiro de fondos en efectivo tiene que ser efectuado por
intermedio del encargado de tesorería.
b) El Tesorero será el responsable de identificar transacciones en efectivo,
que requieran la emisión del ROE y completar el formulario respectivo.
c) Los reportes o registros indicados en el punto anterior, deben realizarse en
el mismo momento en que se ejecute la transacción, a efectos de contar
con la presencia del Asociado en caso de que se requiera información
adicional.
d) En caso de duda acerca de la forma de registrar o reportar una
determinada transacción, el trabajador a cargo de la misma, contactará de
inmediato al Empleado de Cumplimiento para recibir la asesoría necesaria.
e) El Encargado de Tesorería es el responsable de enviar los reportes de
efectivo al Empleado de Cumplimiento, una vez por semana.
f) El Empleado de Cumplimiento verificará que los reportes físicos de
operaciones se reciban en su totalidad, mediante la comparación con
la información que proporciona el sistema.
g) Para el caso de las operaciones en efectivo múltiples, el Empleado de
Cumplimiento, deberá proceder de. la siguiente manera:
❖ Identificar mediante reporte generado por el sistema las transacciones
múltiples.
❖ Generar los reportes de operaciones múltiples una vez por semana.
Conservará en un archivo Excel dos reportes: uno con la información
resumida (sumatoria de las cantidades acumuladas por el mismo
Asociado) y otro con la información detallada (desglose de
transacciones, recibos y cantidades que acumulo el Asociado).
30
h) El Empleado de Cumplimiento remitirá a la Unidad de Información y
Análisis Financiero (UIAF), el resumen de los reportes de operaciones en
efectivo y el de operaciones múltiples mediante la página web, dentro de
los cinco días hábiles posteriores al cierre y establecer un monitoreo de
cuentas para la revisión de transferencias, tanto enviadas como recibidas,
que impliquen pagos que se originen con un Asociado o grupo de
Asociados.
PROCEDIMIENTO PARA LA DETECCIÓN Y REPORTE DE ACTIVIDADES Y/O
PERSONAS SOSPECHOSAS
Para efectos de un adecuado monitoreo en la detección de actividades
sospechosas, y de su reporte, el procedimiento a seguir será el siguiente:
1. Para los efectos correspondientes, se definen como actividades sospechosas,
entre otras pero no limitadas a ellas las siguientes transacciones:
✓ Aquellas por montos elevados que sean inusuales en el comportamiento
del Asociado.
✓ Aquellas transacciones frecuentes por montos significativos, que puedan
tener por objetivo evadir controles o evitar llenar formularios.
✓ Aquellas transacciones provenientes o destinadas a plazas ubicadas en
listados de alto riesgo.
✓ Todas aquellas transacciones sin aparente sentido económico.
✓ Aquellas transacciones en las que el Asociado insiste, de forma inusual, en
la confidencialidad o en no brindar los dalos requeridos.
✓ Aquellas transacciones que no son consistentes con los datos recopilados
durante la evaluación técnica, sea en cuanto a que no hay correspondencia
entre los datos de información del Asociado respecto a su identificación,
conocimiento de la actividad que realiza, u origen de los fondos.
✓ Aquellas transacciones que revelen un posible nexo con actividades ilícitas
o delitos graves.
✓ Transacciones "de paso". Se consideran transacciones "de paso" aquellas
en la que se canalice recursos a través de la Cooperativa, mismos que
permanecen acreditados durante un breve lapso de tiempo para luego ser
trasladados a otras Cooperativas.
31
2. Todos los Trabajadores que tengan relación directa con los Asociados y sus
transacciones de crédito, recibirán una capacitación, al menos tres veces por
año, en relación con temas referentes a la prevención y detección de
operaciones de lavado de dinero, y a los procedimientos internos de reporte.
3. Los controles, procedimientos, y políticas, deben ser aplicados en forma más
estricta para aquellos Asociados o actividades de más riesgo para
COOMAGISCUN.
4. La información básica que se requiere de cada Asociado, será debidamente
ingresada y custodiada en los archivos y registros que se manejen en las
propias oficinas de COOMAGISCUN, o que se remitan a sistemas de
bodegaje. Todo en un ámbito de confidencialidad y considerando que esa
información y documentos pueden ser requeridos eventualmente por las
autoridades en caso de reportes por actividades sospechosas, reportes de
transacciones mayores de diez millones de pesos, o cualquier otro reporte
requerido por las autoridades en forma normal o en revisiones extraordinarias.
5. Es obligación del tesorero, bajo pena de incurrir en las sanciones que se
establecen en este manual y en la Ley vigente, el monitorear, en jornada
constante, los movimientos y operaciones de la cartera de los Asociados a su
cargo, para reportar cualquier actividad sospechosa o inusual.
6. En caso de que algún trabajador, conozca de alguna transacción que pueda
ser catalogada como actividad sospechosa, o que no se ajusta a los
parámetros normales del Asociado por razones ignoradas, dará aviso
inmediato al Empleado de cumplimiento, quien revisará el caso en específico.
7. Para efectos de facilitar la labor de control y monitoreo de actividades para
detectar operaciones sospechosas o que salen de los parámetros usuales del
Asociado, se utilizarán medios informáticos automatizados que cumplan con
los requerimientos que pueda establecer al efecto la Superintendencia de la
Economía Solidaria, o bien que se ajusten a los estándares
internacionales. Para esto se realizaran, cada vez que sea necesario, las
mejoras correspondientes en los sistemas que apoyan la labor del Empleado
de Cumplimiento.
8. Las operaciones o cuentas de mayor riesgo, según los parámetros definidos
en este manual, serán sujetas a procesos de monitoreo y control más
rigurosos. En virtud de ello los Asociados que califiquen dentro de ese rango
de conformidad con los parámetros establecidos anteriormente, serán sujetos
a una revisión mensual de sus operaciones por parte del Empleado de
Cumplimiento.
32
9. El Empleado de Cumplimiento realizará revisiones periódicas, al menos una
vez al año de acuerdo con un cronograma de trabajo que definirá en forma
trimestral, con el fin de determinar el adecuado cumplimiento de las políticas y
procedimientos para prevención del Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo.
10. De dichas revisiones, el Empleado de Cumplimiento presentará al Gerente
y Consejo de Administración el informe correspondiente, indicando el
cumplimiento de los procedimientos de prevención, observaciones y
recomendaciones.
11. El Empleado de cumplimiento, en forma trimestral, y dentro de los plazos que
establezca la ley, deberá hacer los reportes correspondientes a las
autoridades, sean los reportes trimestrales de transacciones en efectivo, o
cualquier otro que se llegue a exigir.
12. Los reportes a las autoridades, serán remitidos por el Empleado de
Cumplimiento mediante los formularios correspondientes para la situación que
esté siendo reportada, para lo cual debe velar por la estandarización de los
documentos que internamente deban ser establecidos para ese objeto, o los
que deban ser anexados a los expedientes de cada Asociado.
13. Se llevará un correcto registro de todas las transacciones de la Cooperativa,
pero especialmente de aquellas que hayan sido reportadas como actividad
sospechosa, lo cual es responsabilidad del Empleado de Cumplimiento.
14. Los controles, procedimientos, y políticas, deben ser aplicados en forma más
estricta para aquellos Asociados que tengan actividades de más riesgo para la
Cooperativa.
15. La Cooperativa protegerá la confidencialidad a los trabajadores que reporten
actividades sospechosas frente a terceros, salvo caso de que se demuestre
que haya procedido de mala fe.
16. Las circulares, directrices o leyes emitidas por las autoridades competentes,
modificarán en lo que corresponda el presente manual, sea que tales
modificaciones se consignen expresamente o se den en forma tácita.
33
CAPITULO VI
CAPACITACIÓN
La cooperativa o el empleado de cumplimiento deben ofrecer capacitación como
mínimo una vez al año, a todos sus trabajadores sobre las políticas,
procedimientos, herramientas y controles adoptados para prevenir el LA/FT.
Como resultado de esta capacitación, el personal de la cooperativa, debe estar en
la capacidad de identificar cuando una operación es inusual o sospechosa,
cuándo debe reportarse, el medio para hacerlo y a quien. Una herramienta de
ayuda puede ser el curso e-learning ofrecido por la UIAF en su página web:
https://www.uiaf.gov.co/index.php?idcategoria=7479. Para el empleado de
cumplimiento este curso es de carácter obligatorio.
La capacitación debe ser implementada como una cultura de COOMAGISCUN,
debe ser considerada en los procesos de inducción de los trabajadores nuevos.
Se debe dejar constancia de las capacitaciones realizadas, donde se indique
como mínimo la fecha, el tema tratado y el nombre de los asistentes.
Capacitación para los trabajadores de COOMAGISCUN
El empleado de cumplimiento o el representante legal deben desarrollar e
implementar programas de inducción al personal de nuevo ingreso, en materia de
prevención y control de LA/FT, los cuales deben contener al menos los
siguientes temas:
✓ Responsabilidades y sanciones penales, administrativas e internas.
✓ Ética y conflictos de interés.
✓ Conceptos generales de lavado de activos y financiación del terrorismo.
✓ Señales de alerta.
✓ Contenido del manual de cumplimiento.
✓ Mantenimiento y custodia de la información y documentación en general.
El empleado de cumplimiento preparará un plan anual donde se detallen los
temas de los cursos que serán impartidos, el cual remitirá a la Gerencia o
Consejo de Administración, para su aprobación. Se programarán al menos dos
actividades de capacitación o entrenamiento al año, para que participen todos
los trabajadores de la cooperativa haciendo énfasis en las áreas de mayor riesgo.
34
El programa de entrenamiento y capacitación debe realizarse mediante un procedimiento dirigido a la selección de expositores presentado por el Empleado de Cumplimiento en temas de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo involucrando al menos los siguientes temas:
• Temas de legislación nacional e internacional.
• Sanciones, disciplinarias y legales por incumplimiento de procedimientos, controles, o normativas, sobre lavado de dinero.
• Tendencias del lavado de activos.
• Entrenamiento para monitorear y reportar actividades sospechosas.
• Tipos de negocios financieros enfatizando los más susceptibles para lavado de activos.
• Registros, reportes, excepciones.
• Penas civiles, penales y otras consecuencias derivadas del no cumplimiento.
• Políticas internas y procedimientos. Fuentes disponibles de consulta para asistir a los trabajadores.
• Definición de Actividades Sospechosas.
• Actualización del presente manual y cualesquiera otros temas relacionados y que el Empleado de Cumplimiento, la Gerencia o el Consejo de Administración estimen convenientes.
• Además de la instrucción personal, el empleado de Cumplimiento podrá utilizar medios electrónicos o boletines confeccionados para ese fin.
• Los trabajadores de COOMAGISCUN., deberán participar, activamente, en los cursos de capacitación y entrenamiento en materia de prevención de lavado de dinero.
• Posterior a cada capacitación se procede a evaluar la calidad de la capacitación, el desenvolvimiento del expositor tanto externo como interno y medir el aprovechamiento de la capacitación brindada a Trabajadores y Directivos.
CAPITULO VII SANCIONES
Se reconoce que la aplicación y fiel cumplimiento de las políticas, procedimientos y controles, así como de las normas legales y reglamentarias, en materia de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo, es indispensable para evitarle a la cooperativa verse afectada en su imagen, patrimonio y estatus legal.
35
Si se asocia a la Cooperativa con casos de lavado de activos y financiación al terrorismo, implica una afectación negativa de la imagen; así como la posibilidad de imposición de multas económicas; y de que se vea sometida a procedimientos administrativos o judiciales. SANCIONES ADMINISTRATIVAS a) Con fundamento en lo señalado en los numerales 6 y 7 del artículo 36 de
la Ley 454 de 1998:
6. Imponer sanciones administrativas personales. Sin perjuicio de la responsabilidad civil a que haya lugar, cuando cualquier director, gerente, revisor fiscal u otro trabajador o empleado de una entidad sujeta a la vigilancia del Superintendente de la Economía Solidaria autorice o ejecute actos violatorios del estatuto de la entidad, de alguna ley o reglamento, o de cualquier norma legal a que el establecimiento deba sujetarse, el Superintendente de la Economía Solidaria podrá sancionarlo, por cada vez, con una multa hasta de doscientos (200) salarios mínimos a favor del tesoro nacional. El Superintendente de la Economía Solidaria podrá, además, exigir la remoción inmediata del infractor, comunicará esta determinación a todas las entidades vigiladas. Las multas previstas en este numeral podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento de la norma y se aplicarán sin perjuicio de lo dispuesto en los numerales 10, 20 y 30 del artículo 208 del presente estatuto.
7. Imponer sanciones administrativas institucionales. Cuando el
Superintendente de la Economía Solidaria, después de pedir explicaciones a los administradores o los representantes legales de cualquier institución sometida a su vigilancia, se cerciore de que éstos han violado una norma de su estatuto o reglamento, cualquiera otra legal a que deba estar sometido, impondrá al establecimiento, por cada vez, una multa a favor del tesoro nacional de hasta doscientos (200) salarios mínimos, graduándola a su juicio, según la gravedad de la infracción o el beneficio pecuniario obtenido, o según ambos factores.
Las multas previstas en este numeral podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento de la norma y se aplicarán sin perjuicio de lo dispuesto en los numerales 10, 20 y 30 del artículo 208 del presente estatuto.
b) Con fundamento en lo señalado en los numerales 1 y 2 del artículo 2 del
Decreto 186 de 2004:
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1. Imponer sanciones administrativas personales. Sin perjuicio de la responsabilidad civil a que haya lugar, cuando cualquier director, gerente, revisor fiscal, miembro de los órganos de control social u otro trabajador o empleado de una entidad sujeta a la vigilancia del Superintendente de la Economía Solidaria autorice o ejecute actos violatorios del estatuto de la entidad, de alguna ley o reglamento, o de cualquier norma legal a que el establecimiento deba sujetarse, el Superintendente de la Economía Solidaria o su Superintendente Delegado podrá sancionarlo, por cada vez, con una multa hasta de doscientos (200) salarios mínimos mensuales a favor del Tesoro Nacional. El Superintendente de la Economía Solidaria podrá, además, exigir la remoción inmediata del infractor y comunicará esta determinación a todas las entidades vigiladas. Las multas previstas en este numeral podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento de la norma y se aplicarán sin perjuicio de lo dispuesto en los numerales 1, 2 y 3 del artículo 208 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
El Superintendente de la Economía Solidaria podrá fijar criterios generales conforme a los cuales se impondrán las sanciones administrativas personales de que trata el presente numeral.
2. Imponer las sanciones administrativas institucionales. Cuando el Superintendente de la Economía Solidaria, o su Superintendente Delegado, después de pedir explicaciones a los administradores o a los representantes legales de cualquier institución sometida a su vigilancia, se cerciore de que estos han violado una norma de su estatuto o reglamento, o cualquiera otra legal a que deba estar sometido, impondrá al establecimiento, por cada vez, multa a favor del Tesoro Nacional de hasta doscientos (200) salarios mínimos mensuales, graduándola a su juicio, según la gravedad de la infracción o el beneficio pecuniario obtenido, o según ambos factores. Las multas previstas en este numeral podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento de la norma y se aplicarán sin perjuicio de lo dispuesto en los numerales 1, 2 y 3 del artículo 208 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
El Superintendente de la Economía Solidaria podrá fijar criterios generales conforme a los cuales se impondrán las sanciones administrativas institucionales de que trata el presente numeral.
