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Manual de Cambios Módulo de Logística Versión 5.9.3A SIGA - ML
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Manual de Cambios
Módulo de Logística
Versión 5.9.3A
SIGA - ML
Sistema Integrado de Gestión Administrativa
Manual de Cambios SIGA – ML V 5.9.3A -2-
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 3
2. ACTUALIZACIÓN DE LA VERSIÓN .................................................................................... 3
3. ADMIN .......................................................................................................................... 4
3.1 Tablas – Parámetros Ejecutora ................................................................................. 4
4. TABLAS ......................................................................................................................... 5
4.1 Centros de Costo ..................................................................................................... 5
4.1.1 Asignación de Ítems Masivo ................................................................................... 5
4.1.2 Asignación de Ítems por Centro de Costo .............................................................. 8
5. PEDIDO ....................................................................................................................... 10
5.1 Validación al Registro del Pedido de Compra de Bienes y Servicios .......................... 11
5.2 Validación al VB Jefe del Pedido de Compra de Bienes y Servicios ............................ 11
5.3 Validación del Monto Estimado al Registro del Pedido de Servicios ......................... 12
5.4 Validación al Imprimir el formato de Pedidos de Compra de Bienes y Servicios ....... 13
5.5 Visualización del Clasificador del Gasto en el Registro del Pedido de Compra de
Bienes y Servicios .................................................................................................... 14
Sistema Integrado de Gestión Administrativa
Manual de Cambios SIGA – ML V 5.9.3A -3-
1. INTRODUCCIÓN
La Versión 5.9.3A del Módulo de Logística de fecha 19 de julio del 2012, comprende la incorporación
de validaciones en el proceso de Registro de Pedidos de Compra de Bienes y Servicios que no
cuentan con Disponibilidad Presupuestal a nivel Fuente de Financiamiento, Genérica, Meta y
Específica de Gasto. Además, valida cuando los ítems solicitados se encuentran programados en el
Cuadro de Necesidades o no cuentan con precio estimado o tienen stock en el Almacén.
En la opción Centros de Costo del Sub Módulo Tablas se han incorporado los botones “Asignación de
Ítems por Centro de Costo” y “Asignación Masiva de Ítems por Centro de Costo”, cuya funcionalidad
es asignar los ítems por Centros de Costo de forma individual o masiva para facilitar el registro del
Cuadro de Necesidades.
2. ACTUALIZACIÓN DE LA VERSIÓN
Para actualizar la versión 5.9.3A, el Sistema validará que la base de datos se encuentre en la versión
5.9.3, caso contrario el Sistema mostrará el siguiente mensaje:
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3. ADMIN
3.1 Tablas – Parámetros Ejecutora
En esta ventana se han incorporado dos parámetros para activar las validaciones para el proceso de
Registro de Pedidos de Compra de Bienes y Servicios:
− Validación de Marco Presupuestal a nivel Específica del Gasto, con la finalidad de validar los
montos de los Pedidos con el Marco presupuestal a nivel Específica del Gasto, la misma que
cuenta con las siguientes opciones:
0 – No: Validación del Marco Presupuestal a Nivel Específica.
1 – Si: Validación de Marco Presupuestal a Nivel Específica.
− Validación de Monto por Ítem de Pedido, en la cual se determinará el monto mínimo de un
Pedido de servicio.
Luego de seleccionar los parámetros dar clic en el ícono grabar . El Sistema mostrará el siguiente
mensaje al cual responderá “Sí” dando clic en el botón correspondiente.
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4. TABLAS
4.1 Centros de Costo
En esta ventana, se han incorporado los botones “Asignación de Ítems Masivo” y “Asignación de
Ítems por Centro de Costo”, cuya funcionalidad permitirá al Usuario responsable del área de
Logística, asignar Bienes y Servicios simultáneamente a varios Centros de Costo o de forma
individual, para ser registrados en el Cuadro de Necesidades, estos botones se visualizarán mediante
la carga de un script personalizado.
Procedimiento para la visualización de los botones de carga de ítems
a. Realizar la carga del Script Personalizado “parámetro20120627_Activa_Parámetro”, en la opción ‘Ejecución Scripts Personalizados’ del Sub Módulo ‘Utilitarios’.
Seguidamente, en la ventana Centros de Costo se visualizarán los botones “Asignación de ítems Masivo” y “Asignación de ítems por Centro de Costo”, al seleccionar el último nivel del Centro de Costo
Nota: Para que se ejecute el botón Asignación de ítems por el Centro de Costo seleccionado, éste deberá pertenecer al último nivel de codificación en la Tabla de Centros de Costo.
5.1 Asignación de Ítems Masivo
El botón “Asignación Masiva de Ítems”, permitirá seleccionar masivamente los ítems de Bienes o
Servicios por Centro de Costo, que se utilizarán en la Programación de Cuadro de Necesidades.
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Procedimiento para la Asignación de Ítems Masivo
Para la Asignación de ítems de forma masiva realice los siguientes pasos:
b. Dar clic en el botón .
El Sistema muestra la ventana “Asignación Masiva de Ítems por Centro de Costo” que muestra en
la parte superior el Listado de Centros de Costos con el filtro del Año y Opción Todos, la relación de
Centros de Costo; en la parte inferior la Lista de Ítems con el botón Selección de ítems
y los campos columnas Tipo, Código, Descripción y Estado.
c. Seleccionar año y los Centros de Costo marcando con un check el casillero correspondiente de
manera individual p seleccionando la opción Todos.
d. Dar clic en el botón . Seguidamente el Sistema presentará la ventana “Selección
y Carga de ítems” mostrando en la parte superior los campos y filtros de búsqueda: Bienes o
Servicios; los filtros de Grupo, Clase y Familia del Catálogo, la opción Listar Todos, y el campo de
Búsqueda: por Código y descripción del ítem. Asimismo, en la parte inferior de la ventana se
muestra la relación de ítems a seleccionar, registrados en el Catálogo Precio.
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e. Seleccionar los filtros en la cabecera de la ventana, luego marcar con un check los ítems a
programar y dar clic en el icono salir .
f. Seguidamente, dando clic en el ícono salir , los ítems se mostrarán en la parte inferior de la
ventana Asignación Masiva de Ítems por Centro de Costo.
g. Guardar la información, dando clic en el ícono grabar . El Sistema mostrará el siguiente
mensaje:
h. Dar clic en el botón “Si” para guardar la carga realizada y el Sistema responderá con el siguiente
mensaje, al que el Usuario dará “Aceptar”.
i. Dar clic en Aceptar, para finalizar el proceso.
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Los ítems seleccionados en la carga masiva se visualizarán dando clic en el botón de la
ventana “Fase Requerido – Carga de Datos” del registro del Cuadro de Necesidades por Centro de
Costo, del Sub Módulo Programación.
4.1.1 Asignación de Ítems por Centro de Costo
El botón permitirá seleccionar independientemente para cada Centro de Costo,
los ítems de Bienes o Servicios que se visualizarán en la Programación del Cuadro de Necesidades.
Procedimiento para Asignación de Ítems por Centro de Costo
Para realizar la Asignación de ítems por Centro de Costo realice los siguientes pasos:
a. Dar clic en el botón .
El Sistema presentará la ventana “Asignación de Ítems por Centro de Costo” mostrando en la
parte superior, los siguientes filtros y campos: Año, Fase del Cuadro de Necesidades, Tipo Bien o
Servicio, Centro de Costo, botones Carga por Ítem y Carga por Cuadro de Necesidades.
Botón Carga por Ítem:
a. Dar clic en el botón .
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A continuación, se visualizará la ventana “Selección y Carga de Ítems”, la misma que contiene las
opciones de Tipo Bien o Servicio, los filtros de Grupos, Clase y Familia del Catálogo, la opción
Listar Todos y el campo de Búsqueda por código y descripción. Asimismo, en la parte inferior de la
ventana se muestra la relación de ítems a seleccionar, registrados en el Catálogo Precio.
b. Seleccionar los filtros en la cabecera de la ventana, luego marcar los ítems con un check
y dar clic en el ícono Grabar . El Sistema mostrará el siguiente mensaje:
c. Dar clic en el botón “Si” para guardar la carga realizada, mostrando el Sistema el siguiente
mensaje.
d. Dando clic en Aceptar, finalizará el proceso de Carga de ítems. El Sistema mostrará los ítems
seleccionados se visualizarán en la ventana “Asignación de Ítems por Centro de Costo”.
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Botón Carga por Cuadro de Necesidades
Para realizar la carga de ítems por Centro de Costo que se encuentran en la Programación del Cuadro
de Necesidades, seguir los siguientes pasos:
e. En la ventana “Asignación de ítems por Centro de Costo”, dar clic en el botón .
El Sistema validará y mostrará el siguiente mensaje:
f. Dar clic en el botón “Sí”, para efectuar la carga de los ítems de la Fase Requerido de Cuadro de
Necesidades que se visualizarán en la ventana Asignación de ítems por Centro de Costo.
Los ítems provenientes del Cuadro de Necesidades se mostrarán con un check en la columna
C.N, además el Sistema permitirá cambiar el Estado del Ítem (Activo / Inactivo).
5. PEDIDO
En este Sub Módulo, se han incorporado validaciones al registrar y dar Visto Bueno a un Pedido de
Bienes y Servicios con la finalidad de verificar si se cuenta o no con la disponibilidad presupuestal a
nivel Fuente de Financiamiento, Meta y Especifica de gasto. Estas validaciones deberán activarse
previamente desde el Módulo ADMIN/Parámetros Ejecutora (Validación del Registro de Pedido No
Programado, Validación de Marco Presupuestal a Nivel Específica y Validación de Monto por Ítem de
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Pedido). Estas Validaciones aplicarán de acuerdo a lo Indicado en los parámetros del ADMIN
explicado en el Punto III.1
5.1 Validación al Registro del Pedido de Compra de Bienes y Servicios
Al registrar un ítem de Bienes o Servicio, el Sistema verificará la Disponibilidad Presupuestal,
comparando el Valor Estimado con el Saldo del Marco Presupuestal del SIGA a nivel de Fuente de
Financiamiento, Meta, Genérica y Específica del Gasto. Si el ítem seleccionado no cuenta con Saldo
Presupuestal suficiente, el Sistema mostrará un mensaje de validación.
Para el presente caso, el mensaje es el siguiente:
Nota: La validación no es restrictiva, permite continuar con el registro del Pedido. 5.2 Validación al VB Jefe del Pedido de Compra de Bienes y Servicios
Al dar el Visto Bueno del Jefe a un Pedido, el Sistema verificará la Disponibilidad Presupuestal por
ítem a nivel de la Específica del Gasto con los Saldos del SIAF-SP. De no contar con el saldo suficiente
en la Especifica del Gasto correspondiente, el Sistema mantendrá el estado Pendiente y mostrará el
siguiente mensaje:
Al dar “Sí”, el Sistema presentará el Reporte “Detalle de Específicas sin Saldo Presupuestal por
Pedido”, que mostrará la diferencia entre el Saldo Presupuestal Disponible y el Monto Estimado,
permitiendo al Usuario saber si cuenta con Saldo Presupuestal.
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Nota: El Usuario podrá solicitar a la Oficina General de Planificación, Inversiones y Presupuesto la modificación presupuestaria de las Específicas del Gasto que no cuenten con Saldo Presupuestal.
5.3 Validación del Monto Estimado al Registro del Pedido de Servicios
Al registrar el Pedido de Servicios, el Sistema validará el monto estimado, si es menor al autorizado
por el Área de Abastecimiento se mostrará el siguiente mensaje.
Nota: Para registrar el monto estimado del Servicio, El Usuario deberá coordinar con el encargado del Área de Abastecimiento.
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Al dar clic en “Aceptar”, el Sistema permitirá rectificar el monto registrado, mostrando el siguiente
mensaje:
Finalmente al dar “Aceptar” el Sistema muestra el siguiente mensaje. Dar “Si” para salir de la
ventana.
5.4 Validación al Imprimir el formato de Pedidos de Compra de Bienes y Servicios
En la opción Registro del Pedido de Compra de Bienes y Servicios, luego del registro del Pedido, al dar
clic en el botón imprimir, el Sistema validará si el Pedido cuenta con el Visto Bueno del Jefe (VB Jefe),
caso contrario el Sistema mostrará el siguiente mensaje:
Nota: El Usuario deberá coordinar con el Jefe de la Oficina ó Usuario designado, para que proceda a dar el “VB Jefe” a los Pedidos que considere necesario.
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5.5 Visualización del Clasificador del Gasto en el Registro del Pedido de Compra de Bienes y Servicios
En la ventana Registro de Pedidos de Compra se ha incorporado el código y descripción del
Clasificador de Gasto por ítem seleccionado, que se muestra en la parte inferior de la ventana.
Además, se visualizará dando clic en el ícono carpeta amarilla .
Jr. Junín 319, Cercado de Lima, Lima - PerúCentral: (511) 311 5930
www.mef.gob.pe
