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1 FONDO ADAPTACIÓN. MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0. DICIEMBRE DE 2012

® DERECHOS RESERVADOS

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EQUIPO DIRECTIVO DEL FONDO ADAPTACIÓN:

CARMEN ELENA ARÉVALO CORREA

Gerente

PEDRO LUIS JIMÉNEZ POVEDA

Subgerente de Estructuración

ALFREDO MARTINEZ DELGADILLO Subgerente de Gestión del Riesgo

MARÍA SOFÍA ARANGO ARANGO Secretaria General

EDGAR ORTIZ PABÓN

Jefe Oficina Asesora de Planeación y Cumplimiento Director del Proyecto

Investigación, Diagramación y Textos:

CARLOS ALBERTO SARMIENTO ABAD Oficina Asesora de Planeación y Cumplimiento

Con la colaboración de: SERVIDORES PÚBLICOS FONDO ADAPTACIÓN

FONDO ADAPTACIÓN

Ubicación:

Calle 75 No.5 – 88, Pisos 3 y 4

Bogotá, Colombia, Suramérica

Punto de Información Telefónica:

PBX: 508 20 54

Dirección electrónica:

Página web: www.fondoadaptacion.gov.co

MANUAL DE CALIDAD. VERSIÓN 1.0 Bogotá D.C., Diciembre de 2012

http://www.fondoadaptacion.gov.co/



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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN

1.0 2012/12/20 Elaboración del Documento



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CONTENIDO Pág.

5. RESEÑA HISTÓRICA DEL FONDO ADAPTACIÓN

7. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL FONDO ADAPTACIÓN

8. ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES DEL FONDO ADAPTACIÓN

9. ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL FONDO ADAPTACIÓN

10. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL FONDO ADAPTACIÓN Generalidades Propósito Alcance Exclusiones Política de Calidad Objetivos de Calidad Mapa de Procesos (Descripción de los procesos y sus interacciones) Requisitos de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad Procedimientos documentados Caracterización de los procedimientos documentados Descriptores del Sistema Integrado de Gestión del Fondo Adaptación – SIGFA

25. RESEÑAS BIBLIOGRÁFICAS

26. ANEXO I – CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS DEL FONDO ADAPTACIÓN



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RESEÑA HISTÓRICA DE LA GESTIÓN FONDO ADAPTACIÓN Durante los años 2010 y 2011, el territorio Colombiano soportó el más devastador desastre natural de los últimos 40 años: El Fenómeno de La Niña. Su efecto fue tal que desbordó la capacidad ordinaria de respuesta del Estado. Debido a esto, y amparado por el artículo 215 de la Constitución Política, se expidió el decreto 4580 de 2010: “Por el cual se decreta el estado de emergencia económica, social y ambiental”. Con estas facultades extraordinarias se expidieron normas orientadas a superar la situación de desastre en la que estaba sumido el país. Dentro del paquete de medidas adoptadas se encuentra la creación, mediante el decreto 4819 de diciembre de 2010, del Fondo Adaptación, cuyo objeto es “la recuperación, construcción y reconstrucción de las zonas afectadas por el fenómeno de “La Niña” 2010-2011” y su finalidad “…la identificación, estructuración y gestión de proyectos, ejecución de procesos contractuales, disposición y transferencia de recursos para la recuperación, construcción y reconstrucción de la infraestructura de transporte, telecomunicaciones, ambiente, agricultura, servicios públicos, vivienda, educación, salud, acueductos y alcantarillados, humedales, zonas inundables estratégicas, rehabilitación económica de sectores agrícolas, ganaderos y pecuarios afectados por la ola invernal y demás acciones que se requieran con ocasión del fenómeno de LA NIÑA 2010-2011 así como para impedir definitivamente la prolongación de sus efectos, tendientes a la mitigación y prevención de riesgos y a la protección en lo sucesivo, de la población de las amenazas económicas, sociales y ambientales que están sucediendo.” Decreto 4819 de 2010. El objeto y finalidad citados deben entenderse como un medio para alcanzar la meta última del Fondo Adaptación: devolver a los damnificados por el fenómeno de “La Niña” 2010-2011, como mínimo, el bienestar del que gozaban antes del desastre y protegerlos de eventos extremos futuros. Por esta razón, las intervenciones deberán hacerse con criterios de gestión del riesgo y deben ser vistos con una óptica regional, de participación comunitaria que responda a las necesidades de la población. El 13 de julio de 2011, mediante el decreto 2524 de 2011, se realizó el nombramiento de Cecilia Álvarez-Correa como gerente del Fondo. Con el apoyo de Colombia Humanitaria y una planta provisional de personal autorizada por el Consejo Directivo se da inicio a la operación del Fondo Adaptación que se atendió a través de tres frentes de trabajo, que se pusieron en marcha de forma simultánea, debido a la urgencia con la que se requiere la intervención de la entidad: Frente estratégico: Durante el año 2011 se empezaron a desarrollar las primeras actividades de planeación estratégica, planeación financiera y seguimiento y control:



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Se distribuyó, entre los sectores a ser intervenidos por el Fondo Adaptación, un presupuesto inicial de $14 billones, cifra que el 18 de enero de 2012 con la proyección fiscal del Ministerio de Hacienda y Crédito Público fue disminuida a $9.3 billones. Se diseñaron y documentaron los procesos internos del Fondo y con base en la experiencia real que se viene obteniendo se empezó a ajustar el Plan Estratégico del Fondo, que incluye el ajuste al Plan de Acción y la definición del Plan Operativo 2012 - 2013. Frente misional: Con base en la metodología construida por la firma McKinsey se empezó a trabajar en el desarrollo de los procesos misionales del Fondo, relacionados con la recepción de las postulaciones reportadas por los Ministerios y los gobiernos municipales y departamentales. Ante el alto volumen de postulaciones, y con el fin de evitar que municipios con grave afectación sin capacidad técnica suficiente para postular quedaran excluidos de la intervención del Fondo, desde septiembre de 2011 se inició el trabajo conjunto de revisión de las necesidades sectoriales entre el Fondo y los Ministerios. El 3 de febrero de 2012 se cerró la recepción de las postulaciones. Desde 2011 el Consejo Directivo evaluó las necesidades de mayor impacto, relevancia y coherencia, logrando la selección de veintinueve (29) postulaciones, sobre las cuales se ha venido trabajando en diversas fases: Prefactibilidad, factibilidad y estructuración. Frente de apoyo: Durante el 2011 se expidieron los decretos que reglamentaron el funcionamiento del Fondo. Con el apoyo de consultores externos durante el mismo año se trabajó en la construcción de las cargas de trabajo y en la definición de la planta de personal que finalmente se aprobó para 87 personas. A partir de septiembre de 2011 se empezaron a vincular los primeros funcionarios al Fondo. En el 2012 se contrató y puso en marcha la auditoría técnica integral preventiva, la auditoría interna, el registro de proveedores del Fondo Adaptación y se inició la implementación del sistema de administración de proyectos, para dar soporte a los procesos de gestión, control y seguimiento. También se contrató la fiducia que administrará los recursos de inversión del Fondo y el sistema de gestión documental ORFEO. Con relación al Sistema de Gestión De Calidad, en 2012 se dio inicio a la implementación del Sistema Integrado de Gestión del Fondo Adaptación – SIGFA (NTCGP 1000:2009, MECI 1000:2005, SISTEDA, ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Y ANTITRÁMITES, Y ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN), llevando a cabo la documentación de los procesos, junto con la identificación de riesgos para los procesos estratégicos, de apoyo, priorización y selección, estructuración, gestión contractual y evaluación.



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DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL FONDO ADPATACIÓN El Direccionamiento Estratégico del Fondo Adaptación se enmarca dentro de los siguientes principios rectores: Misión de la Entidad

Visión de la Entidad Visión de la Entidad Objetivos Estratégicos

Recuperación, construcción y reconstrucción de las zonas afectadas por el Fenómeno de La Niña 2010 – 2011.

Mitigación y prevención de riesgos provenientes del Fenómeno de La Niña 2010 – 2011.

Reactivación económica de sectores agrícolas, ganaderos y pecuarios afectados

por la ola invernal.

A 2014 el Fondo Adaptación habrá

cerrado los procesos de adjudicación y selección de las intervenciones

necesarias para atender la construcción, reconstrucción y

reactivación económica y social en

las zonas afectadas por el fenómeno de la niña 2010 – 2011.

Atender la construcción, reconstrucción,

recuperación y reactivación económica y social en las zonas afectadas por el fenómeno de la niña

2010 - 2011, con criterios de mitigación y

prevención del riesgo.



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ESTRATEGIAS INSTITUCIONALES Estrategia I: Asignación eficiente de los recursos Líneas de acción:

Manejar adecuadamente los recursos del Fondo Adaptación

Conceptualización y estructuración de los proyectos con alta eficiencia técnica Adelantar procesos de contratación eficientes, eficaces y transparentes

Estrategia II: Gestión del riesgo Líneas de acción:

Incorporar dentro de los procesos del Fondo Adaptación el marco conceptual y legal de gestión del riesgo

Definir lineamientos para la evaluación del riesgo Realizar intervenciones con criterios de prevención y mitigación del riesgo

Estrategia III: Participación comunitaria Líneas de acción:

Atender de manera integral las regiones afectadas Atender, acompañar, capacitar, promover el desarrollo con las comunidades

beneficiarias de las intervenciones para garantizar sostenibilidad

Identificar y articular los diferentes actores regionales Implementar mecanismos de comunicación de doble vía

Estrategia IV: Seguimiento y Control Líneas de acción:

Cumplimiento de los hitos de intervención

Seguimiento a las intervenciones con control preventivo Gestión transparente en el manejo de los recursos en la Fiducia

Estrategia V: Fortalecimiento institucional y del talento humano Líneas de acción:

Implementar el Sistema Integrado de Gestión Desarrollar y dar bienestar al talento humano Funciones asignadas por competencias

Documentar y aplicar los procesos del Fondo Adaptación



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ESTRUCTURA ORGANICA DEL FONDO ADAPTACIÓN



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DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DEL FONDO ADAPTACIÓN Generalidades El Sistema de Gestión de Calidad del Fondo Adaptación, es la armonización de los procesos con los cuales de manera interrelacionada se garantiza a través de su planeación, ejecución y control, el cumplimiento de todos los requisitos externos, internos y legales que aplican a la entidad; logrando un permanente mejoramiento del desempeño institucional, demostrado en el cumplimiento de los objetivos institucionales a través de la optimización del servicio prestado. Bajo este propósito, el Sistema de Gestión de Calidad enfoca los esfuerzos hacia la excelencia en la prestación del servicio a la ciudadanía como la razón de ser del estado, a través de la eficacia, eficiencia y efectividad permanente de los procesos, proyectos y programas trazados por la entidad. Propósito El presente Manual de Calidad del Fondo Adaptación tiene como finalidad describir el Sistema de Gestión de la Calidad implementado por el FONDO ADPATACIÓN, para el aseguramiento de la calidad en sus productos y servicios, enmarcado en los estándares de calidad en la gestión pública de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, con un enfoque hacia el cliente interno y externo, basado en procesos, mejora continua y depositado en los siguientes propósitos y beneficios: Describir el sistema de gestión de la calidad de la organización. Comunicar a los empleados el compromiso de la dirección con la calidad. Ayudar a los empleados a comprender su función dentro de la organización, dándoles así un mayor sentido del propósito e importancia de su trabajo. Facilitar el entendimiento mutuo entre los empleados y la dirección. Declarar la forma en que se llevarán a cabo las actividades para lograr los requisitos especificados. Demostrar a las partes interesadas las capacidades dentro de la organización. Y además…



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Alcance El Fondo Adaptación ha establecido un Sistema de Gestión de la Calidad que contempla los procesos necesarios para llevar a cabo la operación institucional, los cuales están desarrollados desde el Mapa de Procesos General, que cubre el ciclo de Planear, Hacer, Verificar, Actuar (PHVA) e incluye Procesos Estratégicos, Misionales, Apoyo y Evaluación y Mejora. El Sistema de Gestión de Calidad del Fondo Adaptación se ha desarrollado de conformidad con lo establecido por la Norma de Calidad en Gestión Pública NTCGP 1000:2009, observando de manera alterna los siguientes lineamientos, los cuales se armonizan conformando el Sistema Integrado de Gestión del Fondo Adaptación – SIGFA:

Una base para las expectativas del desempeño del trabajo

Evidencia objetiva de que los requisitos especificados han sido logrados

Un marco de operación claro y eficiente

Una base para la formación inicial de nuevos servidores públicos y la

actualización periódica para los servidores públicos actuales

Una base para el orden y el equilibrio dentro de la organización

Coherencia en las operaciones basadas en procesos documentados

Una base para la mejora continua

Un marco de referencia claro de requisitos para los proveedores_ y

Una base para evaluar la eficacia y adecuación continúa del sistema de

gestión de la calidad.

Una base para auditar de gestión de la entidad



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El alcance Sistema de Gestión de Calidad del Fondo Adaptación dentro del Sistema Integrado de Gestión, se presenta de las siguientes maneras:

SISTEDA(1): En la Política de Eficiencia Administrativa, en la aplicación de procesos de modernización institucional eficientes.

GEL(2): En la innovación de procesos con enfoque en la automatización de servicios y trámites y la racionalización de estos últimos.

MECI(3): En la transformación de la información en documentos que soporten el quehacer de la entidad y faciliten el control de las actividades que permiten el cumplimiento de las funciones.

Exclusiones El Fondo Adaptación, basado en el Sistema de Gestión de Calidad propuesto por la Norma de Calidad para el Sector Público NTC-GP 1000:2009, por su condición no aplica los siguientes requisitos establecidos en dicha norma: Numeral 7.5.2., de la norma NTCGP 1000:2009 – Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio. Por cuanto los servicios que presta el Fondo pueden ser evaluados al momento de su entrega o durante cualquier etapa de los procesos. Numeral 7.6., de la norma NTCGP 1000:2009 – Control de los dispositivos de seguimiento y de medición. Por cuanto no se requiere utilizar dispositivos de seguimiento y medición para calibrar, ajustar o proteger los equipos utilizados (hardware, servidores y demás bienes físicos de la entidad) ya que los mismos no se utilizan con criterios metrológicos u otros que deban arrojar mediciones exactas. Política de Calidad El Fondo Adaptación trabaja con criterios de calidad y sostenibilidad por el mejoramiento continuo de sus procesos para construir, reconstruir, recuperar y reactivar económica y socialmente las zonas afectadas por el fenómeno de la niña 2010 – 2011, a través de la asignación eficiente de los recursos, la gestión del riesgo y la participación comunitaria, para lo cual cuenta con talento humano competente y comprometido y el establecimiento de mecanismos de seguimiento y control. ______________ (1) Sistema de Desarrollo Administrativo – SITEDA

(2) Estrategia de Gobierno en Línea y Anti-trámites – GEL (3) Modelo Estándar de Control Interno – MECI



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Objetivos de Calidad Los objetivos de calidad establecidos por el Fondo Adaptación, derivados de su Política de la Calidad, son: Priorizar, estructurar y ejecutar las intervenciones para restaurar el

funcionamiento de la infraestructura de transporte, ambiente, agricultura, servicios públicos, vivienda, educación, salud, acueducto y alcantarillado, humedales y zonas inundables estratégicas, afectadas por el Fenómeno de la Niña 2010 – 2011.

Reducir el riesgo de desastre en las intervenciones priorizadas y seleccionadas

por el Consejo Directivo del Fondo Adaptación. Ejecutar el Plan Estratégico y los Planes Operativos para dar cumplimiento a la

misión y visión de la entidad, propendiendo por la satisfacción de las necesidades de la comunidad afectada por el Fenómeno de la niña 2010-2011.

Implementar un sistema integrado de gestión de calidad, que le permita al

Fondo Adaptación, funcionar de forma ordenada, controlada y con un sistema permanente de mejoramiento y de innovación.

Mejorar continuamente el desempeño de los procesos del sistema de gestión

de calidad mediante la correcta implementación de políticas asociadas a este fin, y de los servidores públicos que ejecutan dichos procesos a través de la implementación de políticas de gestión de la entidad.

Incrementar la eficiencia, eficacia, efectividad del Sistema Integrado de Gestión

en el Fondo Adaptación a través de la mejora continua y la aplicación del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar).

Incrementar el nivel de competencias del personal vinculado al Fondo

Adaptación. Mapa de Procesos El siguiente Mapa de Procesos del Fondo Adaptación es el principal referente organizacional que define la forma en que opera la entidad, el cual se armoniza con un enfoque sistémico desde la misión y la visión institucional, con una línea de ejecución por proyectos/procesos, cuyas interacciones garantizan el cumplimiento de los objetivos institucionales, siguiendo una combinación entre los procesos particulares de la organización y la estructura de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.



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COM

UN

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. .GESTIÓN ESTRATÉGICA

GESTIÓN DE RIESGOS OPERACIONALES

MIS

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. . .GESTIÓN DE AUDITORÍA

INTEGRAL DE CUMPLIMIENTO

GESTIÓN DEL CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

GESTIÓN DE CALIDAD

EVA

LUA

CIÓ

N Y

M

EJO

RA GESTIÓN DE IMPLEMENTACIÓN DEL MECI

GESTIÓN DEESTRUCTURACIÓN DE LAS INTERVENCIONES

GESTIÓN DE SEGUIMIENTO A LA

EJECUCIÓN DE PROYECTOS

GESTIÓN DE PRIORIZACIÓN Y

SELECCIÓN DE POSTULACIONES

PLA

NEA

R. . .

HA

C E R . . .

GESTIÓN DE REDUCCIÓN DEL RIESGO DE DESASTRES

GESTIÓN DE ARTICULACIÓN REGIONAL

GESTIÓN DE ASESORÍA SECTORIAL

ENTID

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ES NA

CION

ALES Y

TERR

ITOR

IALES

GESTIÓN FINANCIERA DE

FUNCIONAMIENTO

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

GESTIÓNHUMANA

GESTIÓN JURÍDICA

GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

GESTIÓN DE COMUNICACIONES

GESTIÓN DE CONTENIDOS

GESTIÓN CONTRATACTUAL

GESTIÓN DE RECURSOS DE

INVERSIÓN

Requisitos de la Documentación del Sistema de Gestión de Calidad

La documentación de los procesos del Fondo Adaptación responde a los siguientes requisitos:

La descripción del Manual de Calidad, llevada a cabo en este documento. La declaración de la Política de Calidad y los Objetivos de Calidad, incluidos en

este manual y dentro del Manual de Políticas Institucionales. Los Procedimientos Documentados bajo la metodología de Instrucciones

Precisas de Actuación (IPA), requeridos por la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, incluidos los Procedimientos Obligatorios de todo Sistema de Gestión de Calidad, documentados con el fin estructurar y facilitar su control en la organización, mencionados como procedimiento de Control de Documentos, procedimiento de Control de Registros, procedimiento de Auditorías de Calidad Internas, procedimiento de Control del Servicio No Conforme, procedimiento de Realizar Acciones Correctivas y Preventivas, y un Procedimiento Fundamental que establece los lineamientos para la elaboración de toda la documentación del SGC y la estructura de la misma.

Las Instrucciones de Trabajo Documentadas a través de Hoja de Ruta de Actividades, Check-List de Cumplimiento de Actividades, Manuales, Instructivos, Guías y Lineamientos, requeridos por la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, y

Finalmente, los Formularios y Registros, necesarios para asegurar la eficaz planificación, operación y control de los procesos.



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Procedimientos Documentados Los procedimientos fueron documentados bajo la metodología de IPAS (Instrucciones Precisas de Actuación), que detallan los procesos a nivel de flujo, asocian los responsables de ejecutarlos, define las normas internas y externas asociadas a los mismos e incorpora el papel que debe desarrollar de forma preventiva tanto la auditoría interna como la externa; además, se complementa con las Hojas De Ruta, que servirán en un futuro inmediato para levantar nuevamente las cargas de trabajo para determinar la planta de personal definitiva, y asocia los Check List, que permiten realizar la verificación de si el proceso quedó bien ejecutado y documentado.

La estructura de la documentación de los sistemas de gestión y evaluación está definida por la siguiente pirámide documental:

NOTAS: Los documentos que no se enuncian en esta pirámide, se entienden por fuera del Sistema de Gestión de Calidad del Fondo Adaptación. En el procedimiento Fundamental se detallan las normas de documentación utilizadas por el Fondo.

En el ANEXO I - CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS DEL FONDO ADAPTACIÓN se detallan los 202 procedimientos documentados, que representan el 100% del mapa de procesos del Fondo Adaptación.

El mismo detalle se referencia en el inventario que se presenta a continuación, también disponibles para su consulta electrónica(4):

______________ (4) En cumplimiento del Plan de Eficiencia Administrativa de la entidad (Cero Papel).

1

2

3

4

6

8

Instructivos 5

7



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TIPO/PROCESO/Procedimiento

ESTRATÉGICO/PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Planeamiento estratégico Formulación de Planes Operativos Formulación del Modelo de gestión

ESTRATÉGICO/PLANEACIÓN FINANCIERA DE INVERSIÓN Planeación del presupuesto de inversión Monitoreo de la ejecución del presupuesto de inversión Gestión de modificaciones presupuestales de inversión

ESTRATÉGICO/PLANEACIÓN DEL SEGUIMIENTO Y GESTIÓN Generación de información estadística e indicadores Análisis de información estadística e indicadores

ESTRATÉGICO/ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Identificación de riesgos operativos Análisis cualitativo de los riesgos operativos Tratamiento de riesgos operativos Monitoreo y control de riesgos operativos Divulgación de los riesgos operativos

MISIONAL/IDENTIFICACIÓN DE PROYECTOS Identificación y recepción de propuestas internas y externas Análisis de relevancia y coherencia

MISIONAL/EVALUACIÓN Y APROBACIÓN DE PROYECTOS Evaluación de propuestas a nivel sectorial Evaluación del Comité Ad-hoc Aprobación y selección de proyectos

MISIONAL/PREPARACIÓN DE PROYECTOS Conceptualización de postulaciones Validación y maduración del esquema de estructuración

MISIONAL/EVALUACIÓN DE PROYECTOS Solicitud de información para la estructuración Selección de la gestión de estructuración Desarrollo de la estructuración del proyecto Seguimiento al desarrollo de la estructuración del proyecto

MISIONAL/APROBACIÓN DE PROYECTOS Aprobación de proyectos estructurados Adjudicación de proyectos



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MISIONAL/ANÁLISIS DEL RIESGO DE DESASTRES Identificación y análisis de los escenarios de riesgo Evaluación de alternativas según escenarios de riesgo Selección de alternativas por escenario de riesgo Valoración del daño y la perdida evitada

MISIONAL/TRATAMIENTO Y MONITOREO DE LA GESTIÓN DE RIESGOS Implementación de medidas de reducción de riesgo de desastre Análisis y divulgación del riesgo residual

MISIONAL/PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN REGIONAL Análisis y dimensionamiento de desastres en las regiones Formulación de estrategias regionales de recuperación, construcción y reconstrucción Seguimiento a la implementación de estrategias regionales de recuperación,

construcción y reconstrucción

MISIONAL/ARTICULACIÓN TERRITORIAL Identificación de la región y de sus actores Articulación con actores nacionales y regionales Articulación con instituciones nacionales y actores regionales

MISIONAL/PARTICIPACIÓN COMUNITARIA Articulación sectorial Articulación con la comunidad Acompañamiento social Auditorías visibles Acciones para la sostenibilidad

MISIONAL/ATENCIÓN AL CIUDADANO Atención y gestión de peticiones, quejas, reclamos, solicitudes, consultas y trámites Seguimiento a la atención y gestión de peticiones, quejas, reclamos, solicitudes,

consultas y trámites

MISIONAL/PLANIFICACIÓN DE LA ASESORÍA SECTORIAL Formulación de estrategias sectoriales de recuperación, construcción y reconstrucción Articulación de las estrategias con los referentes técnicos sectoriales Formulación de políticas de las mesas sectoriales

MISIONAL/DESARROLLO DE LA ASESORÍA SECTORIAL Análisis de los proyectos regionales, a nivel sectorial Generación de estrategias de intervención de los proyectos Elaboración de propuestas sectoriales de intervención Definición de fases de intervención de los proyectos Seguimiento a la implementación de las propuestas sectoriales



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MISIONAL/PLANIFICACIÓN DEL SEGUIMIENTO DE LOS PROYECTOS Identificación de los actores del proyecto Planeación del seguimiento

MISIONAL/SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN Actualización de elementos Gestión del control de cambios Medidas correctivas Registro de avances y elaboración de reportes

MISIONAL/ENTREGA DE LA OPERACIÓN Preentrega de la operación Entrega de la operación

MISIONAL/CUMPLIMIENTO Monitoreo del proceso Seguimiento a incidentes y decisiones Identificación de tendencias Desarrollo de mejoras continuas

APOYO/ASESORÍA Y CONCEPTOS JURÍDICOS Emisión de conceptos jurídicos Asesoría en los procesos contractuales internos Representación de procesos judiciales, prejudiciales y administrativos Seguimiento a la solución de procesos

APOYO/GESTIÓN JUDICIAL Conciliaciones judiciales y extrajudiciales Resolución de recursos judiciales

APOYO/PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA Y DE COMUNICACIONES Formulación de políticas de TI Formulación del plan estratégico de TI y la comunicación (PETIC) Gestión de portafolio de servicios Presupuesto de servicios

APOYO/ESTRUCTURA DE LOS SERVICIOS TIC Gestión de proyectos TIC Arquitectura de servicios TIC Gestión de niveles de servicios Gestión de configuración Gestión de capacidad Gestión de disponibilidad



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APOYO/ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Gestión de seguridad de la información Gestión de continuidad

APOYO/CONTRATACIÓN Gestión de proveedores

APOYO/OPERACIÓN DEL SERVICIO DE TIC Operación del servicio

APOYO/PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES Formulación de las políticas de comunicaciones Formulación de estrategias de comunicación interna y externa Definición de la identidad institucional

APOYO/DESARROLLO DE LAS COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS Elaboración de contenidos a comunicar Gestión de medios de comunicación Divulgación de información Administración del sitio web

APOYO/MONITOREO AL IMPACTO DE LAS COMUNICACIONES Aplicación de mecanismos de medición y Análisis y presentación de resultados

APOYO/GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Definición de políticas de manejo y seguridad de la información

APOYO/GESTIÓN DOCUMENTAL Recepción de documentos Recepción y Distribución de correspondencia Tramitar y enviar correspondencia Recepción de documentos en gestión documental Organizar documentos en el archivo central Acceso y consulta a la documentación

APOYO/ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Disposición final Archivo histórico



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APOYO/PLANEACIÓN DE LA EJECUCIÓN FINANCIERA Preparación del anteproyecto de presupuesto Desagregación del presupuesto Modificaciones presupuestales Traslados presupuestales Reservas presupuestales Adiciones presupuestales Rezagos presupuestales Vigencias futuras

APOYO/EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO Preparación del PAC Certificación de la disponibilidad presupuestal Registro presupuestal del compromiso Radicación y aprobación de cuentas por pagar Seguimiento a la ejecución presupuestal

APOYO/CONTABILIDAD Registros contables Clasificación de la información contable Estados contables

APOYO/PAGADURÍA Elaboración del flujo de caja Realización de pagos

APOYO/PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE RECURSOS Establecimiento del contrato fiduciario

APOYO/ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Elaboración de manuales de operación Seguimiento al cumplimiento de la operación fiduciaria Identificación y asignación de fuentes de recursos Administración de recaudos Administración de pagos Gestión contable de los recursos de inversión Reporte de información y conciliación de cuentas Administración de comités fiduciarios

APOYO/PLANEACIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIONES Definición de la actividad contractual del FA Elaboración del plan de compras Seguimiento a la ejecución del plan de compras Registro de proveedores del Fondo Adaptación (RPFA)



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APOYO/ETAPA PRECONTRACTUAL Elaboración de Estudios Previos Preparación de Términos y Condiciones Contractuales Recepción de observaciones y propuestas Evaluación y selección de propuestas Adjudicación de contratos Perfeccionamiento del contrato o convenio

APOYO/ETAPA CONTRACTUAL Requisitos de ejecución del contrato o convenio Supervisión de contratos o convenios Modificación de contratos o convenios Terminación del contrato o convenio

APOYO/ETAPA POSTCONTRACTUAL Liquidación del contrato o convenio Utilización de garantías

APOYO/ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS Administración de inventarios de bienes de consumo Administración de bienes muebles Preparación y asignación de puestos de trabajo Baja de bienes muebles Administración de oficinas Recepción de muebles por entrega de puesto de trabajo Inclusión de bienes en póliza de seguros

APOYO/GESTIÓN DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO Prestación del servicio de aseo y cafetería Prestación del servicio de vigilancia Prestación del servicio de mantenimiento de parque automotor Prestación del suministro de combustible para vehículos Seguimiento a la prestación de servicios generales y mantenimiento

APOYO/TRÁMITE DE COMISIONES Administración de requerimientos de comisiones Legalización y liquidación de comisiones

APOYO/ADMINISTRACIÓN DEL PERSONAL Definición y actualización de funciones, competencias y acuerdos de gestión del personal Selección de personal Vinculación de personal Desvinculación de personal Gestión de la nómina



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APOYO/DESARROLLO HUMANO Inducción de personal Capacitación de personal Bienestar social Salud ocupacional

APOYO/GESTIÓN DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Preparación y fijación de compromisos laborales y comportamentales Aplicación de la evaluación de desempeño Análisis y divulgación de los resultados de la evaluación Acuerdos de gestión

EVALUACIÓN Y MEJORA/PLANEACIÓN DEL CUMPLIMIENTO Y SEGUIMIENTO Formulación del plan de cumplimiento y seguimiento integral Preparación del Manual de auditoría Planeación de la auditoría

EVALUACIÓN Y MEJORA/DESARROLLO DEL CUMPLIMIENTO Y SEGUIMIENTO Ejecución de la evaluación Realización de informe de evaluación

EVALUACIÓN Y MEJORA/CIERRE DE LA GESTIÓN DE CUMPLIMIENTO Y SEGUIMIENTO Formulación del plan de mejoramiento Seguimiento al cumplimiento de acciones

EVALUACIÓN Y MEJORA/CONTROL ESTRATÉGICO Planeación del control interno Ambiente de control Control del direccionamiento estratégico

EVALUACIÓN Y MEJORA/CONTROL DE GESTIÓN Realización de actividades de control Control de la información Control de la comunicación pública

EVALUACIÓN Y MEJORA/CONTROL DE EVALUACIÓN Autoevaluación de la gestión Autoevaluación del control

EVALUACIÓN Y MEJORA/EVALUACIÓN DE PROCESOS DISCIPLINARIOS Recepción y registro de quejas contra funcionarios Apertura de indagación e investigación disciplinaria Evaluación de la investigación disciplinaria



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EVALUACIÓN Y MEJORA/CIERRE DE PROCESOS DISCIPLINARIOS Fallo en primera instancia Fallo en segunda instancia

EVALUACIÓN Y MEJORA/PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE CALIDAD Diseño del Modelo de Operación por Procesos del Fondo Adaptación Diseño y actualización de los procedimientos del Fondo Adaptación

EVALUACIÓN Y MEJORA/ADMINISTRACIÓN DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD Controles de los procesos Definición del Manual de Procedimientos del Fondo Adaptación Control de documentos y datos Acciones correctivas Acciones preventivas Control del Producto no conforme

EVALUACIÓN Y MEJORA/EVALUACIÓN Y MEJORA DE LA CALIDAD Aplicación de mecanismos de medición de la satisfacción del cliente Análisis de resultados de la medición de la satisfacción del cliente

Caracterización de Procedimientos Documentados

El Fondo Adaptación describe para cada uno de sus procesos, el objeto, el alcance, las entradas y salidas, los proveedores y responsables, la normatividad aplicada y los indicadores de gestión, mediante caracterizaciones individuales, las cuales son visibles en el ANEXO I - CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS DEL FONDO ADAPTACIÓN, el cual también está disponible para su consulta electrónica(5). ______________ (5) En cumplimiento del Plan de Eficiencia Administrativa de la entidad (Cero Papel).



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Descriptores del Sistema Integrado de Gestión del Fondo Adaptación – SIGFA Al tiempo con la documentación del Sistema de Gestión de Calidad, en el Fondo Adaptación se está adelantando la implementación de manera integrada de los siguientes sistemas de gestión, los cuales se armonizan a través del Sistema Integrado de Gestión del Fondo Adaptación – SIGFA:

El Sistema Integrado de Gestión de del Fondo Adaptación – SIGFA –, está soportado en el siguiente marco legal:

CALIDAD: Norma de Calidad en Gestión Pública NTCGP 1000:2009. Ley 872 de 2003. Decreto 4485 de 2009.

SISTEDA: Sistema de Desarrollo Administrativo. Ley 489 de 1998. Decreto 2482 de 2012.

GEL: Estrategia de Gobierno en Línea y Antitrámites.

MECI: Modelo Estándar de Control Interno. Ley 87 de 1993. Decreto 1599 de 2005.



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RESEÑAS BIBLIOGRAFICAS

FONDO ADAPTACIÓN. Plan Estratégico del Fondo Adaptación. Bogotá, Agosto de 2012.

FONDO ADAPTACIÓN. Manual de Procesos. Bogotá, Agosto de 2012.

REPÚBLICA DE COLOMBIA. Modelo Estándar de Control Interno MECI. Bogotá, Mayo de 2005.

MINISTERIO DE TECONOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea en las entidades del orden nacional de la República de Colombia. Versión 3.1. Bogotá, Octubre de 2012.

SECRETARIA DE HACIENDA DISTRITAL DE BOGOTA. Sistema Integrado de Gestión.



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ANEXO I

CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS DEL FONDO ADAPTACIÓN

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