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MANUAL DE ATRIBUCIONES Y FUNCIONES

ASOCIACIÓN NACIONAL DE SOFTBOL

MANUAL DE

ATRIBUCIONES

Y FUNCIONES

ASOCIACIÓN DE SOFTBOL

GUATEMALA



Título del puesto: Gerente General

Ubicación Administrativa: Gerencia General

Responsable Ante: Comité Ejecutivo

Supervisa a: Personal Administrativo, Técnico y

Operativo

Naturaleza del Puesto: Administrativa

Deberes y Responsabilidades

1. Verificar por el buen funcionamiento del personal administrativo, técnico

y operativo.

Funciones del puesto

Coordinar sus actividades con la política general del estado y los

lineamientos determinados por el Comité Ejecutivo, sin menoscabo

de los fines esenciales para los cuales fue creada la federación.

Remitir al Comité Ejecutivo para su aprobación, el presupuesto

programático correspondiente al año calendario con la asesoría del

contador.

Remitir al Comité Ejecutivo las memorias de labores de cada año de

actividad.

Dar facilidades necesarias para que el órgano fiscalizador y auditoría

interna o externa pueda desempeñar amplia y eficientemente sus

funciones.

Administrar el patrimonio de la Asociación.

Supervisar que se envíen al Comité ejecutivo para su sanción los

estatutos de las asociaciones departamentales velando por que se

encuentren en consonancia con su espíritu y desarrollen los

objetivos de la ley nacional del deporte y del presente estatuto.

Supervisar, controlar, dirigir y velar para que se tenga una debida

capacitación y motivación al personal técnico y administrativo de la

federación.

Solicitar al Comité Ejecutivo que se convoque a elecciones en las

fechas y forma que establece la ley.



Solicitar al Comité Ejecutivo el nombramiento de las comisiones y

representantes, conforme a la ley.

Solicitar al Comité Ejecutivo, la calificación de las credenciales de los

delegados ante la Asamblea General.

Asistir a las sesiones de asamblea general, previa solicitud escrita

del comité ejecutivo, con voz pero sin voto, con el fin de poder

aclarar o ampliar información solicitada por los asistentes.

Informar a la CDAG, con la periodicidad establecida por la ley sobre

las actividades y eventos que lleve a cabo la federación.

Enviar las notificaciones correspondientes cuando el comité

ejecutivo acuerde provisionalmente, la suspensión o inhabilitación de

cualquier entidad o de sus personeros, cuando concurran causas

suficientes, juicio del comité. El acuerdo se pondrá en conocimiento

de la asamblea general para su resolución definitiva, notificando a

los afectados.

Colaborar en la supervisión y organización de campeonatos

nacionales.

Supervisar y colaborar en la organización de las delegaciones

deportivas que compitan en representación del deporte de softbol.

Solicitar a las Asociaciones departamentales la documentación

correspondiente que permita ejercer la fiscalización de las

actividades deportivas y económicas programadas por ellas.

Cumplir y hacer que se cumpla la Ley nacional para el desarrollo de

la cultura física y del deporte, el presente estatuto y sus reglamentos.

Ejecutar toda actividad a encargo de la Asamblea General y del

Comité Ejecutivo y cuanto acto sea menester, para el logro de sus

fines.

Solicitar al Comité ejecutivo el nombramiento o la remoción del

personal administrativo de la federación, ajustándose a las leyes

laborales del país.

Solicitar al Comité Ejecutivo la juramentación y toma de posesión a

los miembros de los comités ejecutivos de las asociaciones

departamentales.



Supervisar a todos los trabajadores de la Asociación, en el

cumplimiento de sus funciones y horas de trabajo.

Proponer al Comité Ejecutivo realizar mejoras a la infraestructura de

los bienes inmuebles de la Asociación.

Velar por que todas las acciones y decisiones del Comité Ejecutivo

sean apegadas a la Ley.

Supervisar, colaborar y dirigir la organización de eventos deportivos

internacionales de softbol, realizados en nuestro país.

Velar por el uso apropiado de las instalaciones deportivas destinadas

para la práctica del softbol.

Proponer a Comité Ejecutivo, mejoras en los reglamentos, estatutos

internos y demás cuerpos legales que rigen la administración del

softbol.

Supervisar la buena realización y puntualidad de los trabajos

asignados de todo el personal de la asociación.

Crear, ingeniar y aplicar maneras lógicas para la realización de las

labores cotidianas y atribuciones del personal contratado por la

asociación.

Intervenir en las reuniones que sean realizadas por el personal de

trabajo.

Intervenir en la resolución de conflictos de cualquier naturaleza entre

trabajadores de la Asociación.

Supervisar todos los trabajos de mejoras a las instalaciones del

softbol.

Cotizar, comparar y comprar los enceres, bienes y artículos que su

aplicación resulte necesaria para la Asociación.

Planear, organizar o colaborar en las actividades que las selecciones

nacionales realicen dentro y fuera del territorio nacional.

Velar, mantener o crear una buena relación entre a Asociación y

entidades, asociaciones, federaciones o Confederaciones deportivas

internacionales.

Organizar el stand y logística para la celebración del festival olímpico

anualmente.



Asistir a reunión con el comité ejecutivo semanalmente a efecto de

informar sobre la correspondencia semanal y resolver cualquier

duda o problema que afronte la Asociación.

Organizar, planear y asistir a todos los eventos anuales del softbol.

Ser anfitrión a todos los invitados internacionales que con fines de

trabajar para el softbol nacional visiten nuestro país.

Velar por que los trabajadores de la Asociación cumplan con su

horario de trabajo.

Otorgar los permisos a los trabajadores de la Asociación que a juicio

lógico sean otorgables.

Ser enlace entre los equipos que participan del campeonato nacional

y la Comisión Técnico Deportiva y el Organismo Disciplinario.

Informar de suspensiones, reprogramaciones y cancelaciones de

juegos a los equipos que participan en el campeonato nacional.

Informar de las audiencias con el Organismo Disciplinario y las

posteriores sanciones a jugadores.

Ser enlace entre patrocinadores de softbol y el Comité Ejecutivo.

Velar por que los arrendantes de locales pertenecientes a la

Asociación presten uso adecuado al local arrendado y se encuentren

en tiempo con sus pagos de alquiler.

Asistir a todas las reuniones de interés para el Comité Ejecutivo y en

las que se discutan temas sobre los campeonatos nacionales o

internacionales.

Prestar supervisión estricta al personal de seguridad contratado por

la Asociación.

Denunciar al Comité Ejecutivo cualquier problema de gran relevancia

que pueda afectar la buena administración del softbol.

Asistir a cursos, congresos, charlas y seminarios a los que sea

invitado por otras entidades deportivas.

Promover las ventas de artículos en eventos de softbol para la

generación de ingresos a la Asociación.

Autorizar el alquiler de los campos para entrenos de softbol.



Asistir como oyente a las audiencias del Organismo Disciplinario con

los jugadores reportados.

Ser enlace entre el cuerpo de árbitros de softbol y el comité

ejecutivo.

Denunciar la mala conducta, anomalías o casos que contravengan el

buen desempeño de los árbitros dentro del campo de juego.

Supervisar el estado de las instalaciones del softbol.

Velar por que se entregue la papelería requerida por otras

instituciones deportivas como CDAG o COG en el tiempo que

establece la ley.

Ser enlace entre el Comité Ejecutivo y CDAG y también con el

Comité Olímpico Guatemalteco.

Autorizar la correspondencia que se incorpora a las agendas de

reunión con el Comité Ejecutivo.

Autorizar gastos de bajo valor económico, como por ejemplo los

efectuados con el dinero de caja chica.

Dirigir reuniones en las cuales no asista ningún miembro de Comité

Ejecutivo.

Velar y colaborar con la buena realización de todo trámite legal que

sea de beneficio a la Asociación.

Responsable de la entrega de uniformes y artículos deportivos a

seleccionados y cuerpo técnico.

Velar por que los libros de contabilidad, inventario y otros

documentos legales sean llevados conforme a la ley.

Velar por que la papelería contable se mantenga en lugares

accesibles para su posterior auditoria.

Ser enlace entre las empresas de publicidad y el Comité Ejecutivo.

Promover cursos para mejorar el nivel de arbitraje en los juegos de

softbol.

Responsable de resguardar los bienes muebles de la Asociación y

responsable del buen uso y mantenimiento de los mismos.



Título del puesto: Contador General

Ubicación Administrativa: Contabilidad General

Responsable Ante: Gerencia General

Supervisa a: Ninguno



Mantener el correcto funcionamiento de los sistemas y procedimientos

contables de la Asociación.

Formular estados financieros.

Investigar y dar solución a los problemas referentes a la falta de

información para el registro contable.

Preparar y ordenar la información financiera y estadística para la toma

de decisiones de las autoridades superiores.

Identificar y analizar los ingresos, egresos y gastos de operación de la

empresa e informar periódicamente al Gerente General.


Emisión de caja fiscal de ingresos y egresos mensuales.

Elaboración de conciliaciones bancarias mensual

Elaboración de libro de bancos semanal

Elaboración de estados de resultados mensual

Elaboración de balance general mensual

Elaboración de ejecución presupuestaria de ingresos y egresos mensual

Elaboración de anteproyecto de ingresos y egresos anual

Elaboración de flujo de efectivo mensual

Elaboración de pago de impuestos mensual

Elaboración de planillas de personal

Elaboración de formularios de ingresos varios 63-A2 diario

Ingreso de formularios de ingresos varios 63-A2 diario

Emisión de cheques pagos a proveedores semanal

Elaboración de contratos personal anual



Elaboración de expedientes de personal anual

Elaboración de contratos vallas publicitarias anual

Elaboración de contratos tiendas anual

Elaboración de inventario anual

Elaboración de almacén mensual

Elaboración de hojas de responsabilidad anual

Archivo del puesto semanal

Coordinar a los bancos los depósitos de ingresos semanal

Coordinar a los bancos los depósitos de entrenadores mensual

Coordinar a los bancos los depósitos de Asociaciones Departamentales

mensual

Coordinar el Ingreso de parqueo con la familia Xuya semanal

Manejo de caja chica semanal

Controles internos (venta de implementos deportivos, multas de equipos,

saldos de las Asociaciones, pagos pendientes de proveedores, pagos

pendientes de alquiler de tiendas y otros) diario

Manejo de chequeras, facturas especiales, boletos de cobro de parqueo,

y todo el dinero que ingresa por concepto varios ingresos, libreta de

ahorro

Manejo de sistema de banking y guatecompras



Título del puesto: Asistente de Gerencia

Ubicación Administrativa: Secretaria Administrativa






Organizar y llevar actualizada la agenda del Comité Ejecutivo y Gerencia

General.

Asistir a las sesiones del Comité Ejecutivo.

Tomar y transcribir dictados de documentos.

Asistir a las Asambleas Generales.

Elaborar las agendas semanales y de Asambleas Generales

Elaborar las Actas de las sesiones semanales y de Asambleas

Generales.

Soporte en las sesiones de Organismo.

Elaborar actas y hacer las notificaciones del Organismo Disciplinario

Encargada de control de sanciones y expedientes de jugadores

Control alquiler campos de entreno.

Control de Cartas de Prueba extendidas.

Soporte en actividades o trabajos de Personal Administrativo (Atención a

jugadores o equipos con inscripciones, cobros, atención teléfono, o

cualquier otra papelería que sea solicitada).

Encargada de preparar papelería para viajes al exterior de Selecciones

Soporte administrativo con las Asociaciones Departamentales.

Contestar correspondencia

Preparar con el Gerente el Plan de trabajo anual.

Archivar (Correspondencia recibida y despachada).



Cualquier otra actividad que sea requerida por el Gerente General o

miembros del Comité Ejecutivo.



Título del puesto: Secretaria Recepcionista

Ubicación Administrativa: Recepción



Naturaleza del Puesto:

Llevar a cabo las actividades relacionadas con los trabajos y actividades

generalmente desarrollados en recepción y secretaria; por lo que presta apoyo

ejecutivo y administrativo, así como el relacionado con el orden, control,

seguimiento de información, documentación que se genere y, atender

debidamente a los usuarios y personal afiliado a la Asociación.


Recibir, registrar, clasificar y distribuir la correspondencia interna y externa.


Ordenar y archivar correctamente la información y documentación que

se genere.

Recibir y turnar la correspondencia dirigida al responsable de área.

Atender y corresponder llamadas telefónicas

Llevar control de existencia de papelería y útiles de la unidad respectiva.

Organizar, actualizar y mantener un adecuado control de los

documentos del archivo.

Llevar control y seguimiento de correspondencia enviada y recibida por

representantes de las diferentes categorías.

Realización de citas organismo disciplinario.

Recibir y atender al público en general que se presenta a solicitar

información para realizar algún trámite (atención clínicas médicas, cartas

de prueba).

Inscripción de jugadores de todas las categorías (Realización de llenado

de datos de los afiliados a la Asociación).



Dar seguimiento a solicitudes varias de representantes.

Pedido de útiles necesarios dentro de la oficina (toner, cartuchos,

servicio de mantenimiento, papel).

Notificaciones en general a representantes (programaciones y

suspensiones de juegos por vía telefónica y correo electrónico) entre

otras.

Control de jugadores con seguro cancelado.

Trámite en general de reclamo de seguro.

Envío diario de calendarios, citas, estadísticas por correo electrónico.

Control de asistencia en Asambleas Generales de representantes.

Preparación de correspondencia entregada a representantes en

Asambleas General.

Apoyar en actividades administrativas que se requieran en el área.

Otras inherentes al cargo y que le sean asignadas.



Título del puesto: Mensajero

Ubicación Administrativa: Mensajería




Apoyar a la administración en el traslado de documentos y personal. Deberes y Responsabilidades

1. Mensajería Interna: Documentación de CDAG, COG, AUDITORIA

INTERNA, CLINICA MÉDICA, otras federaciones, etc.

Entrega de hojas de anotación a compiladores en Diamante Torrebiarte.


Informar a los representantes de equipos mediante e-mails o vía telefónica de

cambios en programación para asuntos de interés.

1. Entrega de caja fiscal en la contraloría General de Cuentas.

2. Archivo de hojas de anotación y line up-

3. Encargado de anotación oficial y estadísticas, en viajes al interior del

país con ocasión de campeonatos departamentales.



Título del puesto: Limpieza

Ubicación Administrativa:



Relaciones de Trabajo:

Naturaleza del Puesto:


Limpieza de distintas áreas de la Asociación ( zona 15).


Oficinas de lunes a viernes

Compras Supermercado

Limpieza de oficinas y Sala de sesiones

Lavado de trastos y limpieza de aparatos eléctricos

Instalaciones deportivas Zona 15

Limpieza de: Oficina de entrenadores

Oficina de implementos deportivos

Oficina de tiendas

Salón de sesiones

Baño de Mujeres Vista Hermosa II

Cabina de anotación Vista Hermosa II

Mantener limpio los alrededores de las

oficinas

Lavar trastos

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