Manual de Archivos. Julio 2005...- Reglamento de la Ley Federal para la Administración y...

Fechas de Autorización:Dirección General: 9-VI-2005Junta Directiva: 7-VII-2005Aprobación de Acta: 6-X-2005

Integrado por :Unidad de PlaneaciónGerencia General

MANUAL DE RESPONSABILIDADES,POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓNDE ARCHIVOS

unidadplaneaciona

SELLO COMERI

Manual de Responsabilidades, Políticas y Procedimientos del Sistema de Administración de Archivos

Fecha de autorización: 7-VII-2005 Volumen: I Capí tu lo : I nd ice Página:

Índice

I. INTRODUCCIÓN..................................................................................................................................... 4

II. OBJETIVO............................................................................................................................................... 5 Del sistema de Administración de Archivos ................................................................................... 5 Del Manual...................................................................................................................................... 5

III. BASE LEGAL .......................................................................................................................................... 6 Leyes .............................................................................................................................................. 6 Códigos........................................................................................................................................... 6 Reglamentos................................................................................................................................... 6 Acuerdos......................................................................................................................................... 6 Documentos normativo-administrativos ......................................................................................... 6 Lineamientos Internos .................................................................................................................... 7

IV. RESPONSABILIDADES.......................................................................................................................... 8 Archivo Central .............................................................................................................................. 8 Responsables de Archivos de Trámite........................................................................................... 9 Archivos de Trámite........................................................................................................................ 9

V. POLÍTICAS............................................................................................................................................ 11 Disposiciones generales del Sistema de Administración de Archivos ......................................... 11 Tratamiento de Documentos Sustanciales................................................................................... 12 Tratamiento de Documentos No Sustanciales (comprobación administrativa y apoyo

informativo)....................................................................................................................................... 13 Transferencia de Documentos al Archivo Central........................................................................ 13 Ordenamiento de las transferencias de documentos semiactivos............................................... 14 Depuración de documentos semiactivos...................................................................................... 15 Préstamo de documentos semiactivos......................................................................................... 15 Préstamo de documentos históricos ............................................................................................ 16 Bajas documentales ..................................................................................................................... 16

VI. PROCEDIMIENTO PARA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS SUSTANCIALES AL ARCHIVO CENTRAL.............................................................................................................................................. 18 a) Propósito y alcance .................................................................................................................. 18 b) Diagrama.................................................................................................................................. 19 c) Descriptivo ................................................................................................................................ 20 d) Registro .................................................................................................................................... 21


Fecha de autorización: Volumen: I Capí tu lo : I nd ice Página:

VII. PROCEDIMIENTO PARA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS NO SUSTANCIALES AL ARCHIVO CENTRAL ............................................................................................................................ 22 a) Propósito y alcance .................................................................................................................. 22 b) Diagrama.................................................................................................................................. 23 c) Descriptivo ................................................................................................................................ 24 d) Registro .................................................................................................................................... 25

VIII. PROCEDIMIENTO PARA EL ORDENAMIENTO DE LAS TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS SEMIACTIVOS ...................................................................................................................................... 26 a) Propósito y alcance .................................................................................................................. 26 b) Diagrama.................................................................................................................................. 27 c) Descriptivo ................................................................................................................................ 28 d) Registro .................................................................................................................................... 29

IX. PROCEDIMIENTO PARA LA DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS SEMIACTIVOS............................ 30 a) Propósito y alcance .................................................................................................................. 30 b) Diagrama.................................................................................................................................. 31 c) Descriptivo ................................................................................................................................ 32 d) Registro .................................................................................................................................... 33

X. PROCEDIMIENTO PARA PRESTAMO DE DOCUMENTOS SEMIACTIVOS ..................................... 34 a) Propósito y alcance .................................................................................................................. 34 b) Diagrama.................................................................................................................................. 35 c) Descriptivo ................................................................................................................................ 36 d) Registro .................................................................................................................................... 37

XI. PROCEDIMIENTO PARA EL PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS.................................. 38 a) Propósito y alcance .................................................................................................................. 38 b) Diagrama.................................................................................................................................. 39 c) Descriptivo ................................................................................................................................ 40 d) Registro .................................................................................................................................... 41

XII. PROCEDIMIENTO PARA BAJAS DOCUMENTALES.......................................................................... 42 a) Propósito y alcance .................................................................................................................. 42 b) Diagrama.................................................................................................................................. 43 c) Descriptivo ................................................................................................................................ 44 d) Registro .................................................................................................................................... 45

XIII. FORMATOS .......................................................................................................................................... 46 Etiqueta de Identificación ............................................................................................................. 46


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Portada de Expedientes ............................................................................................................... 47 Inventario por Expediente............................................................................................................. 50 Inventario de Transferencia Primaria, Conservación ................................................................... 53 Inventario de Baja Documental .................................................................................................... 56 Transferencia de Baja Documental de Expedientes no Sustanciales (Comprobación

administrativa y/o apoyo informativo)............................................................................................... 59 Inventario de Transferencia Secundaria. Histórico ...................................................................... 62 Préstamo de documentos de Archivo Central.............................................................................. 65 Traslado de documentos al Depósito de San Lorenzo ................................................................ 68 Acta Circunstanciada para formalizar la baja documental ........................................................... 70

XIV. INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVISTICO ........................................... 73 Cuadro General de Clasificación Archivística .............................................................................. 73 Catálogo de Disposición Documental........................................................................................... 80 Tabla de Unidades Administrativas del FCE................................................................................ 86 Glosario de términos .................................................................................................................... 91

ANEXO A. CÉDULA DE APROBACIÓN ..................................................................................................... 98

ANEXO B. ACTA DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN.................................................................................. 99

ANEXO C .................................................................................................................................................. 103 Oficio de nombramiento del responsable del archivo de concentración y archivo histórico

(Archivo Central)............................................................................................................................. 103 Oficio de nombramiento de los responsables de archivos de trámite........................................ 104 Oficio del Comité de Información del FCE donde se establece que la información del

FCE es pública y se encuentra a disposición de los particulares que lo soliciten para su consulta, a excepción de aquella información entregada a esta institución con carácter de confidencial por los particulares y los datos personales que requiera el consentimiento de los individuos para su difusión, conforme a lo establecido en el artículo 18 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y otras leyes que así lo contemplen. (FEA/152/2004)...................................................................................................... 106


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Clave: CC/CIN/01 Revis ión: 0 Fecha aprobación Comi té : 9 de jun io de 2005 Autorización del Manual: Cédula de Aprobación en Anexo A Responsabilidad de la información: Comité de Información. Acta de sesión en Anexo B Análisis e integración de información: Unidad de Planeación

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I. INTRODUCCIÓN

La preservación y organización de los documentos producidos en el FCE en su actividad cotidiana ha sido una preocupación constante, pues son el soporte de la información, un apoyo en la toma de decisiones y la planeación de acciones así como fuente insustituible para testimoniar su importante trayectoria en el mundo editorial.

Por ello desde 1998 se cuenta con un sistema de administración de archivos donde se consideran las tres tipos de archivos a través de las cuales debe pasar la documentación (archivo de trámite, archivo de concentración y archivo histórico) , en cada archivo el documento cumple funciones específicas y recibe un tratamiento diferente pero mantiene su identidad. Dicho esquema establecía la existencia de disposiciones que normaran el flujo de la documentación en sus distintas fases. Al mismo tiempo contemplaba un equipo de trabajo con personal suficiente en cantidad y calidad para atender estas funciones, y locales y equipos necesarios para la realización de tales actividades

Con la aparición en el 2003 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, se obliga a las dependencias y entidades de la administración pública a poner a disposición de la ciudadanía la información del quehacer gubernamental. Por lo que la valoración documental comienza a adquirir mucha importancia al tratarse del primer paso para la correcta identificación de los documentos de la institución, ya que a través de este proceso se determina el valor administrativo, legal e histórico de los mismos. Si bien esta operación conlleva mucho de subjetividad, el hecho de contar en el FCE con un sistema de administración de archivos, hace que este factor se reduzca al mínimo ya que permite definir con claridad los objetivos y criterios de evaluación.

Deviene posteriormente la selección documental la cual debe entenderse como el método sistemático y ordenado a seguir para eliminar todos aquellos documentos carentes de información relevante, de acuerdo al criterio del archivista o de las normas establecidas, reteniendo sólo aquellos con información sustancial y de valor permanente.

La correcta aplicación de los métodos mencionados a los archivos ó unidades archivísticas brinda la posibilidad de proporcionar una estructura lógica al fondo documental para facilitar la localización de los documentos, así como la posibilidad de contar con la información requerida para las necesidades de las entidades gubernamentales y de la ciudadanía en general.

Por lo anterior y con la finalidad de dar cumplimiento a la Ley de Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y demás ordenamientos en la materia, el FCE ha implementado diversas acciones que van desde la conformación del Comité de Enlace, los nombramientos por la Dirección General de la responsable del archivo de concentración y de los archivos de trámite, de la clasificación de la información como pública a excepción de aquella de carácter confidencial establecida en la misma ley, hasta el ajuste de todos las políticas, procedimientos y formatos que norman el tratamiento cotidiano de la documentación en sus diferentes etapas, con la intención de modernizar y actualizar su sistema de administración de archivos.


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II. OBJETIVO

Del sistema de Administración de Archivos

- Establecer los mecanismos que garanticen la adecuada organización, custodia, conservación, control, consulta y depuración de los documentos de los archivos del Fondo de Cultura Económica en conformidad a la normatividad vigente en la materia.

Del Manual

− Precisar los objetivos, responsabilidades, políticas y procedimientos del Archivo Central,

Responsables de Archivos de Trámite y de los Archivos de Trámite.

− Servir como herramienta de apoyo a las áreas que requieren información para la creación,

integración, conservación, transferencia primaria o consultar documentación producto de las

actividades y procesos de trabajo cotidianos.

− Mostrar los mecanismos y criterios a observar en el traslado, ordenamiento, conservación,

depuración, consulta y baja de los documentos en el Archivo Central.

− Coadyuvar como guía de inducción y orientación para el personal de nuevo ingreso.


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III. BASE LEGAL

Leyes

- Ley General de Sociedades Mercantiles (vigente)

- Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (vigente)

- Ley General de Bienes Nacionales (vigente)

- Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal (vigente)

- Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos (vigente)

- Ley de Fiscalización Superior de la Federación (vigente)

- Ley del Impuesto Sobre la Renta (vigente)

- Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos Nueva Ley (vigente)

- Ley Federal de las Entidades Paraestatales (vigente)

- Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (vigente)

Códigos

- Código Penal para el Distrito Federal y correlativos en todas las entidades de la República Mexicana (vigente)

- Código Fiscal de la Federación (vigente)

Reglamentos

- Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal (vigente)

- Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (vigente)

- Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (vigente)

- Reglamento de la Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público (vigente)

Acuerdos

- Acuerdo por el que se establecen los lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del archivo contable gubernamental (DOF 25-VIII-1998)

Documentos normativo-administrativos

- Recomendaciones para la identificación de información reservada o confidencial por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (DOF 1-IV-2003)


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- Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en la recepción, procesamiento y trámite de las solicitudes de acceso a la información gubernamental que formulen los particulares, así como en su resolución y notificación, y la entrega de la información en su caso, con exclusión de las solicitudes de acceso a datos personales y su corrección (DOF 12-VI-2003)

- Lineamientos generales para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (DOF 18-VIII-2003)

- Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para notificar al Instituto Federal de Acceso a la Información Pública el listado de sus sistemas de datos personales (DOF 20-VIII-2003)

- Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en la recepción, procesamiento, trámite, resolución y notificación de las solicitudes de acceso a datos personales que formulen los particulares, con exclusión de las solicitudes de corrección de dichos datos (DOF 25-VIII-2003)

- Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para notificar al Instituto Federal de Acceso a la Información Pública los índices de expedientes reservados (DOF 9-XII-2003)

- Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (DOF 20-II-2004)

- Instructivo para el trámite y control de bajas de documentación del Gobierno Federal. Archivo General de la Nación. (Acuerdo 1.1/O/24/06/04)

- Manual para la Desincorporación Patrimonial y Baja de Bienes Muebles de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. (Elaborado el 2-X-2002 por la Unidad de Normatividad de Adquisiciones, Obras Públicas, Servicios y Patrimonio Federal)

- Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada. Secretaria de la Función Pública. 30-XII-2004

Lineamientos Internos

- Acuerdos del Comité de Información del FCE.

Manual de Responsabilidades, Políticas y Procedimientos del

Sistema de Administración de Archivos

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IV. Responsabilidades

Archivo Central

− Apoyar al Comité de Información del FCE en el establecimiento de los criterios específicos en materia de organización y conservación de los archivos.

− Elaborar y presentar al Comité de Información los procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la información del FCE.

− Detectar e informar al Departamento de Capacitación del FCE de las necesidades en materia de asesoría y capacitación archivística para el personal responsable o encargado del manejo de los archivos de la institución.

− Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos del FCE

− Coordinar con la Subgerencia de Tecnología de la Información las actividades dirigidas a la automatización de los archivos y a. la gestión de documentos electrónicos.

− Elaborar y actualizar en coordinación con los archivos de trámite los instrumentos de consulta y control archivístico: cuadro general de clasificación archivística, catálogo de disposición documental e inventario general del FCE.

− Coordinar las acciones de los archivos de trámite.

− Coordinar los procedimientos de validación y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente y a la normalización establecida por el Archivo General de la Nación.

− Captar, ordenar, clasificar, conservar y controlar la documentación semiactiva que transfieren los archivos de trámite.

− Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia documental conforme al catálogo de disposición documental.

− Depurar periódicamente los documentos semiactivos conforme a los plazos de guarda y custodia establecidos en el catálogo de disposición documental.

− Solicitar a la unidad administrativa generadora, la liberación de los expedientes para determinar su destino final.

− Elaborar los inventarios de baja documental y realizar los trámites correspondientes.

− Realizar las transferencias secundarias al archivo histórico del FCE y elaborar los inventarios que correspondan.

− Organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico de la entidad, así como su realizar su respaldo a través de sistemas ópticos y electrónicos.





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− Estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, difundiendo el acervo y sus instrumentos de consulta.

− Mantener a disposición de las diversas áreas de la institución los documentos que se encuentren bajo su custodia.

− Realizar el traslado físico de los documentos de las áreas de trámite al Archivo Central.

− Determinar de acuerdo a las políticas establecidas en el presente manual, los documentos que deben resguardarse en el depósito de Ajusco y cuales en el de San Lorenzo.

− Concentrar, custodiar y controlar en una sección especial la documentación contable.

− Brindar asesoría a las unidades administrativas que lo soliciten para identificar, clasificar y conservar los documentos en los archivos de trámite.

Responsables de Archivos de Trámite

− Asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de la documentación activa que genere o reciba su unidad administrativa.

− Supervisar la actualización permanente del inventario documental por expediente de su unidad administrativa.

− Coadyuvar con el Archivo Central en la elaboración y actualización de los instrumentos de consulta y control archivístico: cuadro general de clasificación, catálogo de disposición documental e inventarios documentales.

− Supervisar en los archivos de su unidad administrativa la correcta aplicación de los criterios y mecanismos establecidos por el Comité de Enlace del FCE para la organización de la documentación.

− Garantizar el uso adecuado de los expedientes y documentos que acumulen los archivos de su unidad administrativa evitando la sustracción, destrucción, acumulación o inutilización de los mismos.

− Coordinar a los archivos de su unidad administrativa en las actividades de organización, integración y manejo de la documentación activa.

− Validar y firmar los inventarios de expedientes, transferencia primaria y/o baja de documentos no sustanciales que envíen al Archivo Central las áreas de su unidad administrativa.

Archivos de Trámite

− Garantizar la recepción, distribución y control de la correspondencia oficial de entrada y salida de sus áreas.

− Integrar de manera organizada los expedientes.





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− Mantener actualizado permanentemente el inventario documental de su área.

− Atender los criterios y mecanismos establecidos por el Comité de Enlace del FCE para la organización de la documentación.

− Elaborar los inventarios de transferencia primaria, atendiendo los criterios y mecanismos establecidos por el Comité de Enlace para tal fin.

− Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales sustanciales que se encuentren en sus archivos con la finalidad de realizar las transferencias primarias al Archivo Central, conforme al catálogo de disposición documental.

− Transferir al Archivo Central la documentación de comprobación administrativa y apoyo informativo que ya no utilicen en sus gestiones regulares para tramitar su baja.

− Realizar cuidadosamente la eliminación de los documentos duplicados en los expedientes sustanciales.

− Concentrar en una sección contable los documentos con ese carácter correspondientes al ejercicio del año en curso, a excepción de la serie de contratos que son documentos justificatorios, pero que por conveniencia de espacio y funciones se mantienen en los archivos de la Coordinación General de Asuntos Jurídicos y de la Unidad de Propiedad Intelectual.

− Aplicar las medidas técnicas de administración y conservación que aseguren la validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos electrónicos que generen, reciban, manejen o conserven en sus áreas, de acuerdo a las especificaciones de soportes, medios y aplicaciones de conformidad con las normas existentes en la materia.



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V. POLÍTICAS

Disposiciones generales del Sistema de Administración de Archivos

− Las disposiciones contenidas en este manual serán de observancia obligatoria para todas las personas que intervengan o hagan uso de los archivos del FCE.

− El Comité de Información del FCE será la instancia facultada para establecer y supervisar los criterios específicos de organización y conservación de archivos1.

− Las políticas, procedimientos y formatos en materia archivística que sean utilizados en FCE deberán contar con la autorización del Comité de Información.

− Las políticas y procedimientos contenidos en este manual se aplican a documentos oficiales en cualquier soporte como: papel, diskettes, discos compactos, negativos, casettes, videocassettes, ilustraciones, etc.

− Los formatos que se establecen en este manual en materia archivística no podrán se modificados, parcial ni totalmente, sin la autorización del Comité de Información.

− Los mecanismos de organización y de identificación documental solo serán los establecidos en este manual y corresponderán a los aprobados de manera institucional por el Comité de Información.

− La Subgerencia de Finanzas es la unidad responsable de concentrar, organizar y controlar la documentación contable.

− El tiempo de guarda de los documentos que integran el Archivo Contable Gubernamental será de cinco años, contados a partir del ejercicio siguiente a aquel en que se elabore el documento.2 La excepción son los documentos que amparan inversiones en activos fijos y obras públicas y los libros de contabilidad que se conservarán 12 años. En lo referente al libro mayor y al de inventarios y balances, así como los registros sociales, por considerarse de carácter histórico, se conservarán por tiempo indefinido y para su baja se deberá contar con las autorizaciones expresas del Archivo General de la Nación y de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público3.

− Corresponderá a la Subgerencia de Tecnología de la Información en el ejercicio de sus facultades, establecer procedimientos y medidas técnicas para la organización y conservación de los documentos electrónicos, cuyo contenido y estructura permitan identificarlos como documentos de archivo, con el objeto de asegurar la validez, autenticidad, reserva, confidencialidad, identidad,

1 Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, Lineamiento Tercero, 20 de febrero de 2004. 2 Acuerdo del Archivo Contable Gubernamental publicado en el Diario Oficial de la Federación del 25-VII-98 y Código Fiscal Vigente 3 Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental, SHCP, Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública, 01-01-02





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integridad y disponibilidad de la información que contengan, tomando en consideración lo dispuesto por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, su reglamento y los lineamientos expedidos por el Instituto Federal de Acceso a la Información y el Archivo General de la Nación.

− El tiempo que deberán guardarse y custodiarse los documentos que no están clasificados como Archivo Contable Gubernamental será el establecido en el Cuadro de Disposición Documental.

− El tratamiento de los documentos semiactivos transferidos al Archivo Central antes de la aprobación de este manual, se guiará por las políticas al respecto establecidas y por los procedimientos que en la práctica sean aplicables.

− Las situaciones no previstas en este manual se analizarán conjuntamente entre el Archivo Central y la unidad administrativa involucrada y/o los usuarios para determinar lo conducente.

− El incumplimiento de las responsabilidades de las disposiciones establecidas en este manual será notificado por escrito de parte del Archivo Central al titular de la unidad administrativa y al Comité de Información.

− El horario de atención del Archivo Central será de 8:30 a 15:00 horas de lunes a viernes.

Tratamiento de Documentos Sustanciales

− Analizar la documentación recibida, solicitando en su caso, instrucciones al titular de la Unidad Administrativa, para determinar el trámite que se realizará con ese asunto.

− Abrir los expedientes por asunto en el caso de las series documentales sustanciales que establece el Cuadro General de Clasificación.

− Utilizar el formato de carátula y pegar en la parte superior de la portada del expediente, llenando los datos requeridos. El expediente deberá foliarse hasta que se haya cerrado el asunto y será hasta ese momento cuando se asiente el dato en la portada.

− Utilizar el formato de etiqueta asentando primero la clave y después el nombre del expediente. Pegar la etiqueta en la ceja. Se asentarán los dos dígitos de fecha de expediente una vez que se haya cerrado el asunto.

− En el caso de las series 0300.030, 0500.020 y 0600.030. los expedientes se etiquetarán de la siguiente manera: omitir los campos 3, 4 y 5 de la clave, y el título se asentará por autor, título y clave de la obra. En el caso de la serie 0400.020.05 omitir los campos 3, 4 y 5 de la clave y los nombres de personas se asentarán empezando por el apellido paterno, materno y nombre.

− Asignar la clave de clasificación y número consecutivo para cada expediente de la serie.

− Los expedientes deberán integrarse con ejemplares únicos de los documentos relativos al asunto correspondiente, es decir no deben llevar copias innecesarias.





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− Los expedientes se integrarán ordenando la documentación de manera cronológica, empezando por el más antiguo y no rebasará el grosor de 3 cm de ancho. Cuando se rebasen los 3 cm, se abrirá otro expediente consignando en el campo de asunto el legajo correspondiente.

− Designar una clave topográfica para la fácil localización del expediente. Por ejemplo: 3er. piso Archivero 2 cajón 3. Ó 1er piso, anaquel 3 entrepaño 2 carpeta 1.

− Mantener el seguimiento y control de los expedientes en trámite mediante el inventario documental por expediente.

− Reportar al archivo central cada dos meses el inventario documental por expediente mediante el formato de inventario por expediente para su captura en el SICCA. Sólo se reportarán aquellos expedientes que se crearon en el período que se está reportando. En caso de no haberse creado expedientes nuevos se notificará esta situación en el formato de inventario por expediente.

− Conocer y manejar los criterios establecidos en el Catálogo de Disposición Documental.

− Apegarse estrictamente a los plazos establecidos en el CDD para cada serie o subserie documental.

− El plazo de conservación de los expedientes se contará a partir de la fecha de conclusión del trámite. En el caso de las series contables el plazo se contará a partir del cierre del ejercicio presupuestal.

− Sólo se realizarán ajustes y/o modificaciones a los plazos establecidos en el Catálogo de Disposición Documental en acuerdo del Comité de Información y del Responsable del Archivo Central.

Tratamiento de Documentos No Sustanciales (comprobación administrativa y apoyo informativo)

− Los expedientes de documentos no sustanciales (apoyo informativo y comprobación administrativa) se integrarán en carpetas o folders por unidad generadora o por consecutivo (minutario). En este caso no se requiere utilizar la portada institucional. La etiqueta de la ceja sólo llevará el nombre y fecha del expediente.

Transferencia de Documentos al Archivo Central

− El archivo de trámite realizará la transferencia al archivo central de aquellos documentos que una vez cumplido el plazo que establece el Catálogo de Disposición Documental deban conservarse de manera precautoria.

− Las transferencias al Archivo Central se harán en caja(s) de cartón de 26 cm de alto, 36.5 cm de ancho y 50 cm de largo, adjuntando a cada una el formato correspondiente debidamente requisitado.

− Comunicarse al archivo central vía telefónica o correo electrónico solicitando una cita para revisión de la remesa a transferir.

− Notificar al responsable de archivo de trámite la fecha en que se revisará la remesa.





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− El responsable del envío llenará el formato de transferencia primaria y/o el formato de baja de documentos no sustanciales según corresponda.

− El personal del archivo central revisará la remesa a transferir en el área que solicita la transferencia.

− Sólo se trasladarán las remesas completas una vez terminada la revisión, captura y firma de los formatos de transferencia correspondientes.

− No se transferirán documentos que no cumplan con los criterios de identificación, integración y ordenación establecidos en este mismo manual.

− El plazo de entrega de los formatos revisados y corregidos no deberá exceder una semana. En caso de no finalizar en este período se reprogramará la revisión y traslado de la remesa de acuerdo a las citas previamente agendazas por el Archivo Central.

Ordenamiento de las transferencias de documentos semiactivos

− El Archivo Central ordenará las transferencias de documentos semiactivos por la unidad administrativa remitente, conforme a la Tabla de Unidades Administrativas. De esta manera, tanto en el depósito de San Lorenzo como en el de Ajusco, cada unidad administrativa dispondrá de un espacio físico delimitado en función de la cantidad de documentación que remite.

− Cuando el espacio físico asignado a una unidad administrativa en el depósito de Ajusco se encuentre a su máxima capacidad, se dará prioridad a la colocación de la última remesa. Para ello se trasladará parte de su documentación semiactiva al depósito de San Lorenzo, considerando los siguientes criterios:

a) En primer lugar se enviarán a San Lorenzo las cajas con la

documentación semiactiva que menos consulte el área remitente.

b) Un segundo criterio es remitir las cajas de documentos semiactivos con

fecha de elaboración más antigua.

− La información contable generada durante los dos años inmediatos anteriores al año en curso, se conservará en la sección especial que para tal efecto disponga el área contable. Los documentos correspondientes al año anterior al mencionado bienio se custodiarán en el Archivo Central en el depósito de Ajusco y los dos años anteriores al trieno señalado, en el depósito de San Lorenzo.





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Depuración de documentos semiactivos

− La depuración se llevará a cabo de manera semestral los meses de mayo y noviembre.

− El Archivo Central atenderá el Catálogo de Disposición Documental y los formatos de transferencia primaria para realizar la depuración de documentos semiactivos.

− Los documentos seleccionados para baja estarán contenidos en cajas de cartón de 26 cm de alto, 36.5 cm de ancho y 50 cm de largo, y mientras se efectúen los trámites de baja documental, se ubicarán por unidad administrativa en el depósito de San Lorenzo.

− Las situaciones no previstas en este manual se analizarán conjuntamente entre el Archivo Central y la unidad administrativa involucrada para determinar lo conducente.

− Los documentos del Archivo Histórico se resguardaran en el Depósito de San Lorenzo.

− En el Archivo Histórico del depósito Ajusco los documentos tendrán una clasificación por unidad administrativa y a su interior por series documentales; estarán contenidos en cajas de cartón de 30.5 cm de alto, 39 cm de largo y 12 cm de ancho.

Préstamo de documentos semiactivos

− La documentación semiactiva resguardada en el Archivo Central se prestará exclusivamente al personal adscrito a la unidad administrativa responsable de transferir los documentos. En caso de que la solicitud del préstamo de un documento semiactivo provenga de un área distinta, requerirá autorización del titular del área que generó la documentación, con excepción de las actas de órganos colegiados que podrán ser consultadas por todas las áreas del Fondo. De no cumplirse cualquiera de las situaciones anteriores no se efectuará el préstamo del documento.

− La Subgerencia de Personal notificará al Archivo Central de los cambios de personal (baja, alta y cambio de adscripción) con la finalidad de dar seguimiento a los documentos que se les hayan prestado.

− En caso de mutilación, destrucción, extravío, uso indebido o pérdida de alguno de los documentos que custodia el Archivo Central, el titular del mismo notificará por escrito al Gerente de Administración y Finanzas, quien gestionará la aplicación de la sanción correspondiente a través del Coordinador General de Asuntos Jurídicos.

− La sanción y los trámites que se deriven dependerá del tipo de documento que se haya afectado: podrá consistir en una llamada de atención y su conminación a no repetirla; en el levantamiento de una acta administrativa; e incluso en la aplicación del Artículo 13 de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos y demás ordenamientos aplicables en la materia.

− El plazo máximo de préstamo de documentos semiactivos al personal del Fondo será de 15 días hábiles, contados a partir de la entrega del documento. Al cumplirse este plazo el solicitante estará





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obligado a devolver el documento al Archivo Central, o bien solicitar (hasta en dos ocasiones más) la renovación del préstamo por otro periodo similar.

− El préstamo de documentos semiactivos se realizará mediante el formato Préstamo de documentos de Archivo Central.

− Cuando por alguna circunstancia un documento semiactivo deba permanecer de manera indefinida o permanente en la unidad administrativa, ésta deberá notificar por escrito la situación al Archivo Central quien cancelará el formato de préstamo correspondiente con la leyenda “Sin Devolución”.

− Para la devolución de los documentos prestados será indispensable presentar la copia del formato de préstamo de documentos correspondiente o, en su defecto, se deberá elaborar un oficio dirigido al Responsable del Archivo Central para realizar formalmente la entrega – recepción de los materiales.

− La entrega y recepción de los materiales de préstamo se realizará exclusivamente en las oficinas del Archivo Central y en el horario de servicio establecido en el presente manual.

Préstamo de documentos históricos

− El préstamo de los documentos con valor histórico se hará mediante el formato Préstamo de documentos de Archivo Central.

− La devolución de los documentos con valor histórico será obligatoria el mismo día en que se efectúe el préstamo. No se autorizará préstamo a domicilio.

− El personal del FCE tendrá acceso a todos los expedientes que resguarda el archivo histórico y podrá consultarlos en su área de trabajo.

− El personal ajeno a la institución tendrá acceso únicamente a la correspondencia y a los manuscritos de las obras. La consulta la hará exclusivamente en la oficina del Archivo Central y deberá presentar una identificación vigente y con fotografía.

− El préstamo de los documentos del archivo histórico a instituciones nacionales o extranjeras requerirá la formalización del convenio respectivo, revisado por la Coordinación General de Asuntos Jurídicos y firmado por el Director General o el Gerente General.

Bajas documentales

− El Archivo Central gestionará las bajas en los meses de enero y junio.

− Las bajas documentales se apegarán a las normas vigentes sobre el manejo y disposición de los documentos públicos, y al tratamiento de los bienes muebles de la Federación. En todos los casos de baja documental se solicitará la intervención de un representante de Órgano Interno de Control del FCE y del Archivo Central, de la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes Sobre la Gestión Pública de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y del Archivo General de la Nación de la Secretaría de Gobernación.





17

− La documentación seleccionada para baja se mantendrá en el depósito San Lorenzo en tanto se efectúen los trámites procedentes, en el caso de documentación de naturaleza contable se deberá contar con la autorización por escrito del titular de la Subgerencia de Finanzas.

− La destrucción de los documentos deberá realizarse por cualquier método que no permita su reconstrucción.

− La Unidad del Archivo Central llevará un registro completo y preciso de la documentación que se dé de baja, mismos que se conservarán de manera permanente.4

4 Si bien el artículo Quinto del Acuerdo aplicable al Archivo Contable Gubernamental establece conservar estos registros por 5 años, por considerarlos útiles para aclaraciones posteriores se mantienen de manera permanente.



Fecha de autorización: 7-VII-2005 Volumen: I Capí tu lo : VI Página:


18

VI. PROCEDIMIENTO PARA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS SUSTANCIALES AL ARCHIVO CENTRAL

a) Propósito y alcance

Propósito: Mostrar a los Archivos de Trámite los mecanismos necesarios para que transfieran al Archivo Central, la documentación sustancial que ya no utilicen en sus gestiones regulares.

Alcance: Todas las áreas del FCE que envían documentación sustancial al Archivo Central.





19

b) Diagrama

INICIO

1

FIN

A) ARCHIVO DE TRÁMITE B) ARCHIVO CENTRAL

1

REVISA YSELECCIONA LOS

DOCUMENTOSSUSTANCIALES

QUE SE PUEDENTRANSFERIR AL

ARCHIVO CENTRAL

1.1A)

NOTIFICA VIATELEFÓNICA OPOR CORREO

ELECTRÓNICO DEQUE DISPONE DE

DOCUMENTOSPOR TRANSFERIR

1.2A)

ACUERDA CON ELARCHIVO DE

TRÁMITE FECHAPARA LA

REVISIÓN YTRANSFERENCIADE DOCUMENTOS

2.1B)

3.1A)

NOTIFICA ALRESPONSABLEDE ARCHIVO DETRÁMITE DE LA

CITA DETRANSFERENCIA

ACOMODA LOSDOCUMENTOS

SIGUIENDO LOSCRITERIOS DE

ORDENAMIENTOSEGUN

CORRESPONDAAL TIPO DE

DOCUMENTACIÓN

3.2A)

NUMERA LOSEXPEDIENTES DE

LA CAJA ENSECUENCIA

CONSECUTIVA

3.3A)

CONFORME ALCATÁLOGO DEDISPOSICIÓNDOCUMENTAL

CALCULA FECHASDE BAJA O DE

VALORHISTÓRICO DE LADOCUMENTACIÓN

3.4A)

DE ACUERDO A LAFECHA AGENDADAREVISA DATOS DEL

FORMATO,CONTENIDO DE

CAJA YCUMPLIMIENTO DECRITERIOS PARATRANSFERENCIA

PRIMARIA

4.1B)

SE CUMPLENLOS

REQUISITOS?

NO

SI

TRASLADA LASCAJAS A LAS

INSTALACIONESDEL ARCHIVO

CENTRAL

6.1B)

ANOTA NÚMERODE REMESA, SELLA

Y FIRMA DERECIBIDOELFORMATO,

ENTREGA ACUSEAL ARCHIVO DE

TRÁMITE YARCHIVA ORIGINAL

6.2B)

RECABA LASFIRMAS DELTITULAR DEL

AREA Y RESP. DEARCHIVO DE

TRAMITE

5.1A)

REQUISITAFORMATO DE

TRANSFERENCIAPRIMARIA.

CONSERVACIÓN,

3.4A)





20

c) Descriptivo

RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 1. Archivo de Trámite del Área

1.1 Revisa y Selecciona los documentos sustanciales que una vez cumplido el plazo que establece el Catálogo de Disposición Documental pueden transferirse al Archivo Central para su Conservación Precautoria.

1.2 Notifica vía telefónica al Archivo Central que dispone de documentos sustanciales para transferir.

2. Archivo Central 2.1 Acuerda con el archivo de trámite del área la cita para la revisión de los documentos a transferir.

3. Archivo de Trámite del Área

3.1 Notifica al Responsable de Archivo de Trámite de su Unidad Administrativa de la cita acordada con el Archivo Central para la transferencia primaria

3.2 Acomoda por sección, serie documental y clave los expedientes en cajas de archivo. El segundo criterio de ordenamiento será cronológico, es decir si se van a transferir expedientes de fechas diversas, se acomodarán primero los más antiguos, el tercer criterio de ordenamiento será alfabético como en el caso de expedientes de obra, producción, contratos y librerías.

3.3 Numera en secuencia consecutiva conforme a su orden, los expedientes contenidos en cada caja

3.4 Requisita en original y dos copias el formato de Transferencia Primaria, Conservación.

- Transferencia Primaria, Conservación

3.5 Conforme al Catálogo de Disposición Documental calcula las fechas de baja o de su transferencia al Archivo Histórico según corresponda

4. Archivo Central 4.1 De acuerdo con la fecha agendada, revisa en el área que los datos consignados en el formato coincida exactamente con el contenido de la caja y con los criterios establecidos para realizar la transferencia primaria. - Si existen diferencias sustanciales o no cumple con los criterios, regresa a la actividad 3.2





21

RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO - Si cumple con los criterios y además no existen diferencias o bien pueden solventarse inmediatamente, pasa a la actividad 5.1


5.1 Recaba firmas del titular del área administrativa y del Responsable de Archivo de Trámite

6. Archivo Central 6.1 Traslada la(s) caja(s) a las instalaciones del Archivo Central.

6.2 Anota el número de remesa (folio), sella y firma de recibido en los formatos. Devuelve al Archivo de Trámite del área copia 1 y 2 y conserva original, dándose por terminado el procedimiento.

d) Registro

Registros Tiempo de conservación

Responsable de conservarlo

Código Interno / Observaciones

Transferencia Primaria, Conservación

5 años Archivo Central



Fecha de autorización: 7-VII-2005 Volumen: I Capí tu lo : VI I Página:


22

VII. PROCEDIMIENTO PARA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS NO SUSTANCIALES AL

ARCHIVO CENTRAL


Propósito: Mostrar a los Archivos de Trámite los mecanismos necesarios para que transfieran al Archivo Central, la documentación no sustancial (comprobación administrativa o apoyo informativo) que ya no utilicen en sus gestiones regulares.

Alcance: Todas las áreas del FCE que envían su documentación no sustancial al Archivo Central.





23

b) Diagrama

INICIO

1

FIN

A) ARCHIVO DE TRÁMITE B) ARCHIVO CENTRAL

1

REVISA YSELECCIONA LOS

DOCUMENTOS NOSUSTANCIALESQUE SE PUEDENTRANSFERIR AL

ARCHIVO CENTRAL

1.1A)

NOTIFICA VIATELEFÓNICA OPOR CORREO

ELECTRÓNICO DEQUE DISPONE DE

DOCUMENTOSPOR TRANSFERIR

1.2A)

ACUERDA CON ELARCHIVO DE

TRÁMITE FECHAPARA LA

REVISIÓN YTRANSFERENCIADE DOCUMENTOS

2.1B)

3.1A)

NOTIFICA ALRESPONSABLEDE ARCHIVO DETRÁMITE DE LA

CITA DETRANSFERENCIA

ACOMODA PORORDEN

CRONOLÓGICO YLUEGO

ALFABÉTICO LOSEXPEDIENTES

POR TRANSFERIR

3.2A)

NUMERA LOSEXPEDIENTES DE

LA CAJA ENSECUENCIA

CONSECUTIVA

3.3A)

REQUISITAFORMATO DE

TRANSFERENCIADE BAJA

DOCUMENTAL DEEXPEDIENTES NOSUSTANCIALES

3.4A)

DE ACUERDO A LAFECHA AGENDADAREVISA DATOS DEL

FORMATO,CONTENIDO DE

CAJA YCUMPLIMIENTO DECRITERIOS PARATRANSFERENCIA

PRIMARIA

4.1B)

SE CUMPLENLOS

REQUISITOS?

NO

SI

TRASLADA LASCAJAS A LAS

INSTALACIONESDEL ARCHIVO

CENTRAL

6.1B)

ANOTA NÚMERODE REMESA, SELLA

Y FIRMA DERECIBIDO ELFORMATO ,

ENTREGA ACUSEAL ARCHIVO DE

TRÁMITE YARCHIVA ORIGINAL

6.2B)

RECABA LASFIRMAS DELTITULAR DEL

AREA Y RESP.DEL ARCHIVO DE

TRÁMITE

5.1A)





24

c) Descriptivo


1.1 Revisa y Selecciona los documentos no sustanciales que carecen de utilidad y puedan ser transferidos al Archivo Central para tramitar su baja documental.

1.2 Notifica vía telefónica al Archivo Central que dispone de documentos no sustanciales para transferir.

2. Archivo Central 2.1 Acuerda con el archivo de trámite del área la cita para la revisión de los documentos a transferir.


3.1 Notifica al Responsable de Archivo de Trámite de su Unidad Administrativa de la cita acordada con el Archivo Central para la transferencia primaria

3.2 Acomoda en orden cronológico y luego alfabético los expedientes en la caja.

3.3 Numera en secuencia consecutiva conforme a su orden, los expedientes contenidos en cada caja

3.4 Requisita en original y dos copias el formato de Transferencia de Baja Documental de Expedientes No Sustanciales (Comprobación Administrativa y Apoyo Informativo).

- Transferencia de Baja Documental de Expedientes No Sustanciales (Comprobación Administrativa y Apoyo Informativo)

4. Archivo Central 4.1 De acuerdo con la fecha agendada, revisa en el área que los datos consignados en el formato coincidan exactamente con el contenido de la caja y con los criterios establecidos para realizar la transferencia de documentos no sustanciales. - Si existen diferencias sustanciales o no cumple con los criterios, regresa a la actividad 3.2 - Si cumple con los criterios y además no existen diferencias o bien pueden solventarse inmediatamente, pasa a la actividad 5.1





25


5.1 Recaba firmas del titular del área administrativa y del Responsable de Archivo de Trámite.

6. Archivo Central 6.1 Traslada la(s) caja(s) a las instalaciones del Archivo Central.

6.2 Anota el número de remesa (folio), sella y firma de recibido en los formatos. Devuelve al Archivo de Trámite del área copia 1 y 2 y conserva original, dándose por terminado el procedimiento.

d) Registro




Transferencia de Baja Documental de Expedientes No Sustanciales (Comprobación Administrativa y Apoyo Informativo)

Permanente Archivo Central



Fecha de autorización: 7-VII-2005 Volumen: I Capí tu lo : VI I I Página:


26

VIII. PROCEDIMIENTO PARA EL ORDENAMIENTO DE LAS TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS

SEMIACTIVOS


Propósito: Ordenar las remesas de documentos semiactivos que se resguardan en el Archivo Central y asignarles la clave topográfica conforme al espacio físico que ocupan tanto en el Depósito Ajusco como en el de San Lorenzo.

Alcance: Personal del Archivo Central.





27

b) Diagrama

ARCHIVO CENTRAL

UNA VEZRECIBIDA LA

REMESADETERMINA LOSDOCUMENTOS ACONSERVARSEEN AJUSCO Y

CUALES EN SANLORENZO

1.1

INICIO

1.2

ELABORA Y PEGAETIQUETAS A LAS

CAJAS DE LANUEVA REMESA

QUE SECOLOCARAN ENLOS ESPACIOS

LIBERADOS

1.3

COLOCA LASCAJAS EN EL

LUGARASIGNADO,

ANOTA CLAVETOPOGRÁFICA

EN SU LISTADO YLO(S)

ARCHIVA

1.4

CON EL LISTADODE LAS CAJAS

POR ENVIARSE ASAN LORENZO,

VERIFICACONTENIDO Y

ANOTAEXPEDIENTES

FALTANTES

1.5

SOLICITA ALDEPTO. DESERVICIOSGRALES.

VEHÍCULO PARAREALIZAR ELTRASLADO YREQUISITA ELFORMATO DETRASLADO DE

DOCUMENTOS ALDEPÓSITO DESAN LORENZO

1.8

TRASLADA LAREMESA A SAN

LORENZO YENTREGA

FORMATO DETRASLADO ALPERSONAL DEVIGILANCIA DE

AJUSCO YALMACENCENTRAL

1.9

ANOTA LA CLAVETOPOGRÁFICA ENEL LISTADO DE LA

CAJA Y LOARCHIVA EN SU

CARPETA

1.7

FIN

ELABORA Y PEGAETIQUETAS A LAS

CAJAS QUE SEENVIARÁN A SAN

LORENZO

1.6

RETIRA DE LOSANAQUELES DE

AJUSCO LASCAJAS POR

ENVIARSE A SANLORENZO

ACOMODA LASCAJAS EN EL

LUGAR ASIGNADOY ARCHIVA ELFORMATO DETRASLADO ALDEPOSITO DESAN LORENZO

1.10





28

c) Descriptivo

RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 1. Archivo Central

1.1 Una vez recibida la remesa, determina qué documentos se custodiarán en Ajusco y cuáles en San Lorenzo (remesa nueva y remesas anteriores), atendiendo las políticas establecidas al respecto.

1.2 Retira de los anaqueles del depósito Ajusco las cajas de remesas anteriores que se enviarán al depósito de San Lorenzo.

1.3 Elabora y pega las etiquetas a las cajas de la nueva remesa que se colocarán en los espacios liberados en los anaqueles del depósito Ajusco.

1.4 Coloca las cajas en el lugar asignado, anota la clave topográfica en el listado y archiva en la carpeta correspondiente de la unidad administrativa.

- Inventario de Transferencia Primaria. Conservación

1.5 Con el listado de las cajas que se enviarán al Depósito San Lorenzo revisa su contenido con la finalidad de detectar faltantes, en este caso se marcan en el listado como expedientes no enviados.

- Inventario de Transferencia Primaria. Conservación - Inventario Baja Documental

1.6 Elabora y pega las etiquetas a las cajas que se enviarán a San Lorenzo con su correspondiente clave topográfica.

1.7 Anota la clave topográfica en el listado de cada caja y lo archiva en la carpeta correspondiente.

1.8 Solicita al Departamento de Servicios Generales vehículo para realizar el traslado de la remesa y requisita el Formato Traslado de Documentos al Depósito San Lorenzo en tres tantos.

Traslado de Documentos al Depósito de San Lorenzo

1.9 Traslada la remesa y entrega un tanto del formato Traslado de Documentos al Depósito de San Lorenzo al personal de vigilancia en las instalaciones de Ajusco y otro al del Almacén Central.





29

RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 1.10 Acomoda la(s) caja(s) en el lugar correspondiente a la

clave topográfica en el Depósito de San Lorenzo y archiva el formato de Traslado de Documentos al Depósito de San Lorenzo, dándose por terminado el procedimiento.

d) Registro




- Transferencia Primaria. Conservación.


- Transferencia de Baja Documental de Expedientes No Sustanciales (Comprobación administrativa y apoyo informativo)


Traslado de Documentos al Depósito de San Lorenzo




Fecha de autorización: 7-VII-2005 Volumen: I Capí tu lo : IX Página:


30

IX. PROCEDIMIENTO PARA LA DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS SEMIACTIVOS


Propósito: Dar cumplimiento a los plazos de conservación que establece el Catálogo de Disposición Documental para los materiales que conserva de manera precaucional el Archivo Central, y a su vencimiento transferir los documentos con valor secundario al Archivo Histórico, así como preparar los listados de documento susceptibles de baja.

Alcance: Personal del Archivo Central.





31

b) Diagrama

INICIO

REVISA CALENDARIODE CADUCIDADESPARA DETECTAR

DOCTOS. QUEPRESCRIBIERON Y

LOS QUE SECONSERVARÁN EN

SEC. HISTÓRICA

1.1

NOTIFICA ALTITULAR DEL ÁREA

LA CONCLUSIÓNDEL PLAZO DE

CONSERVACIÓNPRECAUCIONAL DE

SUS DOCTOS.

1.6

RECABA FIRMAS ENFORMATO

Y ENTREGA COPIA1 AL ÁREA. RETIRA

DE SECC. GRAL.LOS DOCTOS.

AUTORIZADOS ADAR DE BAJA

1.7

INCLUYE EN UNACAJA COPIA 2 DEL

FORMATO YEMPACA.

ADHIERE A CADACAJA ETIQUETA

DEIDENTIFICACIÓN

1.8

ENVÍA CAJAS ALÁREA DE BAJA

DOCUMENTAL DELDEPÓSITO DE SAN

LORENZO *

1.9

1.5

TRANSFIERE EN LA"BASE DE DATOS"

LOS DOCUMENTOSCADUCOS DE LA

SECC. GENERAL ALDE BAJA

DOCUMENTAL.IMPRIME FORMATO

INVENTARIO DEBAJA DOCUMENTAL

DOCUMENTOSCON VALORHISTÓRICO

?

NO

RETIRA DELACERVO DE LA

SECC. GENERAL.DOCTOS. CON

VALORHISTÓRICO YACTUALIZA

CLAVETOPOGRÁFICA

1.3

FIN* Ver procedimiento para realizar las bajas documentales

SI

TRANSFIERE EN LA"BASE DE DATOS"DE LA SECCIÓNGENERAL A LA

SECC. HISTÓRICA EIMPRIME FORMATO

INVENTARIO DETRANSFERENCIA

SECUNDARIA.HISTÓRICO

1.2

ELABORA FICHACATALOGRÁFICA

E INCORPORADOCTOS. AL

ARCHIVOHISTÓRICO

1.4

ARCHIVO CENTRAL





32

c) Descriptivo

RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 1.Archivo Central

1.1 Revisa semestralmente el Calendario de caducidades en la base de datos, para detectar los documentos que prescribieron durante ese lapso. Asimismo, aquellos que por adquirir valor secundario deben conservarse en el Archivo Histórico.

- Si los documentos tienen valor histórico pasa a la actividad 1.2. - Si los documentos no tienen valor histórico pasa a la actividad 1.5.

1.2 Transfiere del acervo al Archivo Histórico de la base de datos, las referencias de los documentos con valor secundario o histórico y procede a la impresión del formato Inventario de Transferencia Secundaria. Histórico, en original.

- Inventario de Transferencia Secundaria. Histórico.

1.3 Retira del acervo los documentos con valores secundarios y actualiza sus claves topográficas.

1.4 Elabora ficha catalográfica de los documentos y los incorpora al Archivo Histórico. Archiva formato, dándose por terminado el procedimiento.

1.5 Transfiere las referencias de los documentos caducos en la base de datos, de la sección que contiene los registros del acervo, a la sección que corresponde a la baja documental, y procede a imprimirlas en el formato Inventario de Baja-Documental, en original y 2 copias.

- Inventario de Baja-Documental.

1.6 Notifica al titular del área que transfirió los documentos la conclusión del plazo de conservación precaucional.

1.7 Recaba firma del titular de la Unidad Administrativa y del responsable del Archivo de Trámite en el formato original Inventario de Baja Documental y entrega copia 1 del mismo. Retira del acervo los documentos autorizados a dar de baja.

1.8 Previo al empaque, incluye en la caja de la remesa copia 2 del formato. Adhiere etiqueta de identificación a





33

RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO cada una de las cajas.

1.9 Envía cajas con documentos caducos al área de baja documental del depósito San Lorenzo. Archiva original del formato, dándose por terminado el procedimiento. (Ver procedimiento para realizar las bajas documentales a partir de la actividad 1.5)

d) Registro




Inventario de Transferencia Secundaria. Histórico.


Inventario de Baja-Documental Permanente Archivo Central



Fecha de autorización: 7-VII-2005 Volumen: I Capí tu lo : X Página:


34

X. PROCEDIMIENTO PARA PRESTAMO DE DOCUMENTOS SEMIACTIVOS


Propósito: Poner a disposición del personal del FCE los documentos semiactivos que resguarda el Archivo Central a través de mecanismos que aseguren su control y preservación adecuada.

Alcance: Todas las áreas del FCE que soliciten documentación semiactiva al Archivo Central.





35

b) Diagrama

SOLICITANTE

NOTIFICADOCUMENTO

REQUERIDO ALARCHIVOCENTRAL

1.1

CONSULTAINSTRUMENTOSDE CONTROL YOBTIENE CLAVETOPOGRÁFICA

2.1

DOCUMENTODISPONIBLE

?

INFORMA ALSOLICITANTE

QUE ELDOCUMENTO

ESTÁDISPONIBLE Y

PUEDE PASAR ARECOGERLO

NO

2

VERIFICA QUE ELDOCUMENTOSOLICITADO

ESTEDISPONIBLE

2.2 EXPLICAMOTIVO EINDICA AL

SOLICITANTE LAFECHA

PRÓXIMA PARASU PRÉSTAMO

2.3

SI

REVISA QUE ELDOCUMENTOREGRESE ENLAS MISMAS

CONDICIONESEN QUE FUEPRESTADO

4.1

SELLA Y FIRMAEL FORMATO

PRÉSTAMO DEDOCUMENTOSDE ARCHIVO

CENTRAL(ORIGINAL Y

COPIA) Y ANOTAFECHA DE

DEVOLUCIÓN

4.2

DEVUELVEDOCUMENTO Y

COPIA DELFORMATO DEPRÉSTAMO DEDOCUMENTOSDE ARCHIVO

CENTRAL EN LAFECHA INDICADA

3.2

REVISADOCUMENTO YACEPTA LAS

CONDICIONESDE ORDEN Y

APARIENCIA YFIRMA EL

FORMATO DEPRÉSTAMO

3.1

LLENAFORMATO

PRÉSTAMO DEDOCUMENTOSDE ARCHIVO

CENTRAL

2.5

ARCHIVO CENTRAL

2

1

ENTREGALOS DOCTOS.Y COPIA DELFORMATO DEPRÉSTAMO.

ARCHIVAORIGINAL

FIRMADO POREL

SOLICITANTE

2.7

1

REGISTRAINFORMACIÓNDEL FORMATODE PRÉSTAMOEN LA BASE DE

DATOS

2.6

CANCELA ELREGISTRO DELPRÉSTAMO EN

LA BASE DEDATOS YARCHIVA

FORMATOORIGINAL

4.3

FIN

INICIO

2.4

REINTEGRA LOSMATERIALES

DEVUELTOS ASU COLOCACIÓN

ORIGINAL

4.4





36

c) Descriptivo

RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

1. Solicitante 1.1 Notifica vía telefónica o correo electrónico al Archivo Central la documentación que requiere.

2. Archivo Central 2.1 Consulta instrumentos de control y obtiene ubicación topográfica del documento.

2.2 Verifica que el documento solicitado esté disponible en el acervo. Si no está disponible pasa a la actividad 2.3. Si está disponible pasa a la actividad 2.4

2.3 Si en el momento no se dispone del documento explica el motivo (está en préstamo o en el Archivo de San Lorenzo) e indica al solicitante la fecha próxima para su préstamo, pasa a la actividad 1.1

2.4 Informa al solicitante que el documento está disponible y puede recogerlo en Archivo Central.

2.5 Llena el formato “Préstamo de Documentos Semiactivos” en original y copia, determina fecha de devolución (30 días hábiles como máximo) y pide al solicitante que anote su nombre, cargo y firma de recibido en el formato.

Préstamo de documentos semiactivos

2.6 Registra en la base de datos de préstamo de documentos la información de la solicitud: folio, área del solicitante, fecha de préstamo, documento(s) prestado(s), nombre del solicitante y fecha de vencimiento.

2.7. Entrega documentación requerida y copia del formato de Préstamo de Documentos Semiactivos. Archiva formato original firmado por el solicitante.

3. Solicitante 3.1 Revisa y acepta las condiciones de orden y apariencia que tiene el documento en el momento de la entrega por parte del Archivo Central y firma el formato de préstamo de conformidad.

3.2 Devuelve el documento en la fecha indicada, y presenta la copia del formato Préstamo de Documentos Semiactivos para su cancelación.

4. Archivo Central 4.1 Revisa que el documento regrese en las mismas condiciones físicas en que fue prestado.





37

RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

4.2 Sella y firma el original y copia del formato Préstamo de Documentos Semiactivos y anota la fecha de devolución en presencia del solicitante.

Cancela en la base de datos de préstamos de documentos el registro correspondiente al préstamo y archiva formato original dándose por terminado el procedimiento.

d) Registro




Préstamo de documentos de Archivo Central

3 años Archivo Central Siempre y cuando el vale se encuentre cancelado, en caso contrario se conservará de manera indefinida



Fecha de autorización: 7-VII-2005 Volumen: I Capí tu lo : XI Página:


38

XI. PROCEDIMIENTO PARA EL PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS


Propósito: Poner a disposición de las personas interesadas los documentos con valor histórico que resguarda el Archivo Central a través de mecanismos que aseguren su control y preservación adecuada.

Alcance: Solicitantes internos y externos de la documentación histórica del FCE.





39

b) Diagrama

INICIO

INDICA AL ARCHIVOCENTRAL LA

INFORMACIÓN QUESOLICITA

1.1

EXTERNO?

REVISA QUE LADOCUMENTACIÓNREGRESE EN LAS

MISMASCONDICIONES

FÍSICAS EN QUE FUEPRESTADO

4.1

FIN

B)

AL FINALIZAR ELHORARIO DESERVICIO DE

PRÉSTAMO O LACONSULTA DE LADOCUMENTACIÓN

DEVUELVE ALARCHIVOCENTRAL

3.2B)

SELLA Y ARCHIVAFORMATO

PRETAMO DEDOCUMENTOS DE

ARCHIVOCENTRAL, ENCASO DE SERSOLICITANTE

EXTERNODEVUELVE

IDENTIFICACIÓN

4.2A)

1

A)

REVISA QUE ELTIPO DE

DOCUMENTO SEANDE LOS QUE SE

PERMITENCONSULTAR, CASO

CONTRARIOINFORMA DEL

RECHAZO

2.2

CONSULTAINSTRUMENTOS DE

CONTROL YOBTIENE CLAVETOPOGRÁFICA

2.3

DOCUMENTODISPONIBLE

?

LLENA FORMATO DEPRESTAMO DE

DOCUMENTOS DEARCHIVO CENTRALY RECABA FIRMA,EN CASO DE SER

EXTERNO SOLICITAIDENTIFICACIÓN

VIGENTE

2.6

NO

VERIFICA QUE ELDOCUMENTO

SOLICITADO ESTEDISPONIBLE

2.4

EXPLICA MOTIVOE INDICA AL

SOLICITANTE LAFECHA PRÓXIMA

PARA SUPRÉSTAMO

2.5

SI

1

A)

A)

A)

A)

A)

A)

VERIFICAPROCEDENCIA DEL

SOLICITANTE

2.1

SI

NO

A) ARCHIVO CENTRAL B) SOLICITANTE

ENTREGADOCUMENTACIÓNREQUERIDA, ENCASO DE SER

EXTERNO, INSTALAAL SOLICITANTE ENLA BIBLIOTECA DEL

FCE

2.7A)

B)

REVISA Y ACEPTACONDICIONES DE

ORDEN YAPARIENCIA DE

LOSDOCUMENTOS

3.1

REINTEGRA ELDOCUMENTO A SU

LUGAR

4.3A)





40

c) Descriptivo

RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 1. Solicitante 1.1 Indica al personal del Archivo Central la información que

requiere.

2. Archivo Central 2.1 Verifica procedencia del solicitante - Si la procedencia del solicitante es externa, pasa a la actividad 2.2 - Si la procedencia del solicitante es interna, pasa a la actividad 2.3

2.2 Revisa que la información solicitada sea del tipo de documentos que puede consultar (manuscritos o correspondencia de autores), en caso contrario informa del rechazo de la solicitud.

2.3 Consulta instrumentos de control y obtiene ubicación topográfica del documento (clave topográfica)

2.4 Verifica que el documento solicitado esté disponible en el acervo. - Si el documento no esta disponible pasa a la actividad 2.5 - Si el documento esta disponible informa al solicitante que cuando puede recogerlo en Archivo Central, pasa a la actividad 2.6

2.5 Si en el momento no se dispone del documento explica el motivo (está en préstamo o en el depósito de San Lorenzo) e indica al solicitante la fecha próxima para su préstamo, pasa a la actividad 1.1

2.6 Llena el formato “Préstamo de Documentos de Archivo Central” en original y copia y solicita firma al solicitante

Préstamo de Documentos de Archivo Central

2.7 Entrega documentación requerida y copia del formato de Préstamo de Documentos de Archivo Central, en caso de ser solicitante externo lo instala en la Biblioteca del FCE.

3. Solicitante 3.1 Revisa y acepta las condiciones de orden y apariencia que tiene el documento en el momento de la entrega por parte del Archivo Central y firma el formato de préstamo de conformidad.





41

RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 3.2 Al finalizar el horario de servicio del préstamo o la consulta

documental, devuelve los materiales y presenta su copia de formato de préstamo al Archivo Central.

4. Archivo Central 4.1 Revisa que el documento regrese en las mismas condiciones físicas en que fue prestado.

4.2 Sella y archiva formato Préstamo de Documentos de Archivo Central. En caso de ser solicitante externo, devuelve identificación.

4.3 Reintegra el documento a su lugar, dándose por terminado el procedimiento.

d) Registro




Préstamo de Documentos de Archivo Central




Fecha de autorización: 7-VII-2005 Volumen: I Capí tu lo : XI I Página:


42

XII. PROCEDIMIENTO PARA BAJAS DOCUMENTALES


Propósito: Cumplir con la normatividad vigente en la materia y establecer los mecanismos para eliminar los documentos inútiles para la institución.

Alcance: Personal del FCE, Secretaría de Hacienda y Crédito Público y Archivo General de la Nación.





43

b) Diagrama

INICIO

UNA VEZ RECIBIDALA REMESA ANOTA

EN ORIGINAL YCOPIA DEL

FORMATO GA-AC 002CLAVES DELARCHIVO DETRÀMITE Y

TOPOGRÀFICA

1.1

INTRODUCE COPIADEL FORMATO GA-

CA 002 EN CAJARESPECTIVA Y PEGA

ETIQUETA DEIDENTIFICACIÓN

1.2

CAPTURA ENAPARTADO DE

"BAJASDOCUMENTALES" DELA BASE DE DATOSLA INFORMACIÓNCONTENIDA EN ELFORMATO GA-CA

002.

1.3

TRASLADADOCUMENTACIÓNAL DEPÓSITO DE

SAN LORENZO Y LASCOLOCA EN EL

LUGAR DESTINADOPARA BAJAS

DOCUMENTALES

1.4

CONCENTRARELACIONES DEDOCUMENTOS A

DAR DE BAJA

1.5

VERIFICA QUE LOSFORMATOS GA-AC

002 TENGAN LAFIRMA DEL TITULAR

DEL ÁREA

1.6

SOMETE "LA BAJADOCUMENTAL"PARASU APROBACIÓN AL

COMITE DEDESINCORPORA-

CIÓN, A TRAVÉS DELA SUBG. DE

RECURS. MATERS. YSERVS. GRALES.

1.7

RECIBEAPROBACIÓN DEL

COMITÉ DEDESINCORPORA-CIÓN Y ELABORA

OFICIO PARATRAMITAR BAJA ASHCP Y ARCHIVO

GRAL. DE LA NACIÓN

1.8

RECIBE OFICIO DEAUTORIZACIÓN DE

SHCP Y ENVÍA COPIADEL MISMO AL

ARCHIVO GRAL. DELA NACIÓN

1.9

A) ARCHIVO CENTRAL B) COMPAÑIA TRITURADORA DE PAPEL

RECIBEAUTORIZACIÓN Y

ACTA DE BAJA DELARCHIVO GRAL.

NACIÓN. SOLICITACONTRATACIÓN DE

UNA COMPAÑÍAPARA DESTRUIR

DOCUMENTACIÓN

1.10

NOTIFICA A LACONTRALORÍA

INTERNA EN EL FCELUGAR Y HORA ENQUE SE REALIZARÁLA DESTRUCCIÓN

1.11

TRITURADOCUMENTACIÓNEN PRESENCIA DEREPRESENTANTES

DE LA CONTRALORÍAINTERNA, ARCHIVOCENTRAL, SHCP YARCHIVO GRAL. DE

LA NACIÓN

2.1

LEVANTAN ACTACIRCUNSTANCIADAY ACTA DE BAJA ENORIGINAL Y COPIA

3.1

FIRMAN LOSPARTICIPANTES EN

ACTAS Y SEDISTRIBUYEN LAS

COPIAS

3.2

FIN

A)

A)

A)

A)

A)

A)

A)

A)

A) A)

A)

C) ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN EL FCE E) SECRETARÍA DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO (SHCP)D) ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (AGN)

B)

A, C, D, y E )

A, C, D, y E )





44

c) Descriptivo

RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 1. Archivo Central

1.1 Una vez recibida la remesa anota en el original y copia de los formatos “Inventario de Baja Documental” y de “Transferencia de Baja Documental de Expedientes No Sustanciales (Comprobación Administrativa y Apoyo Informativo)”, la clave del archivo de trámite correspondiente (Tabla de Unidades Administrativas) y la clave topográfica de localización en el depósito de San Lorenzo.

- Inventario de Baja Documental - Transferencia de Baja Documental de Expedientes No Sustanciales (Comprobación Administrativa y Apoyo Informativo)

1.2 Coloca la copia del formato según corresponda, dentro de la caja respectiva y adhiere etiqueta de identificación en el exterior de la caja.

1.3 Captura en el apartado de bajas documentales de la base de datos la clave del archivo de trámite correspondiente, los títulos de los expedientes que se enlistan en los formatos, clave topográfica, y archiva el formato original en el expediente de bajas documentales de la unidad administrativa correspondiente.

1.4 Traslada la documentación al depósito de San Lorenzo y la coloca en el lugar destinado para bajas documentales. La documentación permanece en este sitio hasta concluir los trámites para su destrucción.

1.5 Concentra las relaciones de los documentos considerados para baja teniendo la fecha programada para gestionarla.

1.6 Verifica que los formatos asienten la firma de autorización del titular del área que generó los documentos.

1.7 Notifica a la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales del FCE que someta la baja documental a consideración del Comité de Desincorporación de Bienes Muebles, anexa relaciones respectivas.

Memorándum.

1.8 Recibe autorización del Comité de Desincorporación de Bienes Muebles a través de la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales, elabora y envía oficios para notificar a la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes Sobre la Gestión Pública de la SHCP y al Archivo General de la Nación. El Archivo Central conserva la copia.

Oficios.





45

RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO 1.9 Recibe la autorización mediante oficio (original y copia)

de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) y envía copia del mismo al Archivo General de la Nación. Conserva original.

1.10 Recibe autorización y acta de baja del Archivo General de la Nación y solicita a la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales la contratación de una compañía especializada para destruir la documentación.

1.11 Notifica a la Contraloría Interna en el FCE, la fecha, lugar y hora en que se efectuará la destrucción de los materiales para que envíe un representante.

2. Compañía especializada

2.1 Tritura la documentación en presencia de los representantes de la Contraloría Interna, Archivo Central, SHCP y Archivo General de la Nación.

3. A) Archivo Central C) Contraloría Interna

en el FCE, SHCP y AGN

3.1 Levantan acta circunstanciada de los hechos (acta de baja) (elaborada por el personal del Archivo General de la Nación), ambas en original y 2 copias.

Acta circunstanciada.

3.2 Firman los participantes y se distribuyen las actas de baja y circunstanciada de los hechos a los representantes de: Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), Archivo General de la Nación y Contraloría Interna en el FCE, dándose por terminado el procedimiento.

d) Registro




Inventario de Baja Documental Permanente Archivo Central

- Transferencia de Baja Documental de Expedientes No Sustanciales (Comprobación Administrativa y Apoyo Informativo)


Memorándum. Permanente Archivo Central

Oficios. Permanente Archivo Central

Acta circunstanciada. (GA-AC 006) Acta de baja.




Fecha de autorización: 7-VII-2005 Volumen: I Capí tu lo : XI I I Página:


46

XIII. FORMATOS

Etiqueta de Identificación

Objetivo: Identificar correctamente los documentos sustanciales.

Elabora: Archivo de Trámite

Autoriza: Responsable del Archivo de Trámite

Distribución: Original: Adherida al expediente en el fólder o carpeta.

Tamaño: largo 10 cms. y ancho 2.5 cms.

CONCEPTO ANOTAR

1 - Clave de la Sección a la que pertenece el expediente.

2 - Clave de la Serie a la que pertenece el expediente.

3 - Clave de la Subserie a la que pertenece el expediente.

4 - Número consecutivo que le corresponde al expediente dentro de la Serie o en su caso Subserie.

5 - Año de cierre del expediente, Este dato se anota cuando concluye el asunto o bien se abre un segundo legajo.

6 - Nombre del expediente.

FCE . . . - /

NOMBRE DEL EXPEDIENTE

1 2 3 4 5

6





47

Portada de Expedientes

Objetivo: Identificar los documentos sustanciales de las unidades administrativas.



Distribución: Original: Adherida al expediente en la portada del fólder o carpeta.

CONCEPTO ANOTAR

1 - La Unidad Administrativa que genera o a la que pertenece el expediente.


3 - Nombre de la Sección a la que pertenece el expediente.


5 - Nombre de la Serie a la que pertenece el expediente.


7 - Nombre de la Subserie a la que pertenece el expediente.


9 - Número de fojas que contiene el expediente. Este dato se anota cuando se cierra el expediente, es decir que concluye el asunto o bien se abre un segundo legajo.

10 - Fechas que comprende la documentación del expediente desde su apertura hasta su conclusión o cierre.

11 - Descripción breve del asunto que trata el expediente.

12 - Anotar una “X” en el o los campos correspondientes según el valor de la documentación: Administrativo, Legal o Contable.

13 - Anotar en el recuadro correspondiente al archivo donde se resguarda la documentación, el número de años en que se conserva de manera precautoria, siempre en conformidad del Catálogo de Disposición Documental.

14 - En el caso de que se amplíe el periodo de conservación del





48

expediente, anotar el número de años en el recuadro de la justificación que corresponda.

15 - Anotar la clave topográfica que corresponda al lugar donde se resguarde el expediente en el archivo de trámite, anotando el piso en que se ubica la oficina, así como número de archivero y/o cajón donde se guarda el expediente.





49

Unidad Administrativa

Fondo: FCE

Cve. Sección: Nom. Sección:

Cve. Serie: Nom. Serie:

Cve. Subserie: Nom. Subserie:

Núm.Expediente: Núm. Fojas: Periodo:

Asunto:

Valor Documental: Administrativo: Legal: Contable:

Plazo de Conservación: Archivo de Trámite: Archivo de Concentración: Valor Histórico:

Periodo Adicional: Por Solicitud de Acceso: Por Desclasificación:

Cve. Topográfica: Piso: Archivero: Cajón:





50

Inventario por Expediente

Objetivo: Tener un inventario actualizado y confiable de los expedientes sustanciales de las unidades administrativas.



Distribución: Original: Archivo de Trámite.

Copia 1: Responsable de Archivo de Trámite

Copia 2: Archivo Central

CONCEPTO ANOTAR

1 - La Unidad Administrativa que genera o a la que pertenece el expediente.

2 - Número de hojas de las que consta el inventario, por ejemplo: 1 de 2 y 2 de 2.

3 - Fecha en que se actualiza el inventario.


5 - Nombre de la Sección a la que pertenece el expediente.


7 - Nombre de la Serie a la que pertenece el expediente.



10 - Nombre del expediente


12 - Anotar la clave topográfica que corresponda al lugar donde se resguarde el expediente en el archivo de trámite, anotando el piso en que se ubica la oficina, así como número de archivero y/o cajón donde se guarda el expediente.





51

13 - Anotar una “X” si el expediente se encuentra clasificado como reservado o confidencial.

14 - Nombre y firma del titular de la Unidad Administrativa.

15 - Nombre y firma del Responsable de Archivo de Trámite.



Fecha de autorización:7-VII-2005 Volumen: I Capí tu lo : XI I I Página:


52

PÁGINA

NOMBRE SECCIÓN:

SUBSERIE C

Nom. y Firma del Titular de la Unidad Administrativa Nom. y Firma del Responsable de Archivo de Trámite

R= Reservada

C= Confidencial

INVENTARIO POR EXPEDIENTEUNIDAD ADMINISTRATIVA DE

FONDO: FCE FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

NOMBRE SERIECLAVE SECCIÓN:

CLAVE DEL EXPEDIENTE NOMBRE DEL EXPEDIENTE PERIODO DE TRÁMITE

CLAVE TOPOGRÁFICA CLASIFIC. DE INFORM.

CONSECUTIVO R

CLAVE SERIE

1

34 5

6 7

8 9 10 11 13

1514

12

2





53

Inventario de Transferencia Primaria, Conservación

Objetivo: Controlar en el Archivo Central de manera óptima los documentos sustanciales que deben conservarse temporal o definitivamente.

Elabora: Archivo de Trámite que envía la documentación.

Autoriza: Titular de la Unidad Administrativa y Responsable del Archivo de Trámite

Distribución: Original: Archivo Central.

Copia 1: Archivo de Trámite

Copia 2 Unidad Administrativa

CONCEPTO ANOTAR

1 - Número de remesa del área administrativa que transfiere la documentación.

2 - El día, mes y año en que se realiza el envío de la documentación.

3 - La clave topográfica que identifique la localización de los documentos que se entreguen, en el depósito donde se determine colocarlos.

4 - El nombre de Unidad Administrativa que transfiere la documentación.

5 - La clave asignada en Tabla de Unidades Administrativas a la unidad que realiza la transferencia de documentos.

6 - El nombre y puesto de la persona que efectúa físicamente la entrega de los documentos.

7 - El nombre de la persona que recibe la documentación.

8 - El número de cajas que comprende la transferencia de documentos. Ejemplo: 1/1 cuando se trata de una sola caja ó 1/2 y 2/2 cuando se trasladan dos cajas.

9 - Número consecutivo que se le asigna a cada expediente dentro de la caja.

10 - Clave del expediente: Sección, Serie, Subserie, etc.






54


13 - Número de fojas que contiene el expediente.


15 - Una “X” en el tipo correspondiente: O = originales, C = fotocopias

16 - Se asienta el mes y el año en que procede la baja de cada expediente. Anotar “VH” en la columna del MES cuando el expediente tenga valor histórico y en la columna de AÑO se indicara la fecha en el que el expediente se trasfiere al Archivo Histórico.







55

MES AÑO

MES

AÑ

O

Nom. y Firma del Titular de la Unidad Administrativa Remitente Nom. y Firma del Responsable del Archivo de Trámite

Nota: Anotar VH en la columna del MES cuando el expediente tenga valor histórico y en la columna de AÑO se indicara la fecha en el que el expediente se trasfiere a la sección histórica

O=Original C=Copia

AJUSCO

FECHA DE BAJA

RESE

RVA

DA

CO

NFI

DEN

CI

AL O C

NU

M. D

E C

AJA

NU

M. D

E EXP.

CLAVE DEL EXPEDIENTE NOMBRE DEL EXPEDIENTE PERIODO

No. FO

JAS

CLASIFICACIÓN TIPO

RESPONSABLE DEL ENVIO

RESPONSABLE DEL ARCHIVO CENTRAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA REMITENTE CÓDIGO

DIA AJUSCO

FECHA DE REMESA UBICACIÓN TOPOGRÁFICA

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA CONSERVACIÓN

NUM. REMESA 1

3

5

2

46

7

8

910 11 1

1314 15 16

17 18





56

Inventario de Baja Documental

Objetivo: Controlar y agilizar la baja de los documentos sustanciales que perdieron su valor legal, administrativo, contable o fiscal, lo anterior debido a que concluyó el periodo para su conservación precaucional.

Elabora: Personal de Archivo Central.

Autoriza: Responsable Archivo Central




Copia 3: Archivo General de la Nación o Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Solo en el caso de documentación contable.

CONCEPTO ANOTAR


2 - El día, mes y año en que se realiza la depuración de los documentos semiactivos y se requisita el formato.


4 - El nombre de Unidad Administrativa que realizó la transferencia primaria de la documentación.

5 - La clave asignada en Tabla de Unidades Administrativas a la unidad que realizó la transferencia primaria de la documentación.

6 - El nombre y puesto de la persona que realizó la transferencia primaria de la documentación.

7 - El nombre de la persona que llena el formato.

8 - El número de cajas que comprende la depuración de documentos. Ejemplo: 1/1 cuando se trata de una sola caja ó 1/2 y 2/2 cuando se trasladan dos cajas.





57





13 - Número de fojas que contiene el expediente.





18 - Fecha cuando el Archivo Central procede a la eliminación de los expedientes.





58

AÑO

RESER

VAD

O

CO

NFID

ENC

IAL

O C

Nom. Y Firma del Titular de la Nom. Y Firma del Titular de la Unidad Administrativa Remitente Unidad Administrativa Remitente

__________________________

O= Original C=Copias Fecha de Baja

INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTALNUM. REMESA

FECHA DE REMESA UBICACIÓN TOPOGRÁFICADIA MES SAN LORENZO

UNIDAD ADMINISTRATIVA REMITENTE CÓDIGORESPONSABLE DEL ENVIORESPONSABLE DEL ARCHIVO CENTRAL

NU

M. D

E C

AJA

NU

M. D

E EXP.

CLAVE DEL EXPEDIENTE NOMBRE DEL EXPEDIENTE PERIODO

No. FO

JAS

DOCUMENTO TIPO

32

1

54

67

8

9

10 11 1213

14 15

16

18

17





59

Transferencia de Baja Documental de Expedientes no Sustanciales (Comprobación administrativa y/o apoyo informativo)

Objetivo: Controlar y agilizar la baja de los documentos no sustanciales (comprobación administrativa y/o apoyo informativo), que carecen de valor primario y por lo tanto procede su baja inmediata.


Autoriza: Titular de la Unidad Administrativa y Responsable de Archivo de Trámite




Copia 3: Archivo General de la Nación.

CONCEPTO ANOTAR


2 - El día, mes y año en que se realiza el envío de la documentación.


4 - El nombre de Unidad Administrativa que transfiere la documentación.

5 - La clave asignada en Tabla de Unidades Administrativas a la unidad que realiza la transferencia de documentos.

6 - El nombre y puesto de la persona que efectúa físicamente la entrega de los documentos.

7 - El nombre de la persona del Archivo Central que recibe la documentación.

8 - El número de cajas que comprende la transferencia de documentos. Ejemplo: 1/1 cuando se trata de una sola caja ó 1/2 y 2/2 cuando se trasladan dos cajas.





60



11 - Fecha de del expediente.


13 - Fecha cuando el Archivo Central procede a la eliminación de los expedientes.







61

O = ORIGINALES C =COPIAS

FECHA DE BAJA

(PARA ARCHIVO CENTRAL) NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DE LA NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE DEL

AUTORIZACIÓNAUTORIZACIÓN

UNIDAD ADMINISTRATIVA ARCHIVO DE TRÁMITE

Nº DE REMESA

CAJA NºEXP

NOMBRE DEL EXPEDIENTE FECHA O C

RESPONSABLE DEL ENVIORESPONSABLE DEL ARCHIVO CENTRAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA REMITENTE CÓDIGO

DEPÓSITO SAN LORENZODIA MES AÑOFECHA DE LA REMESA CLAVE TOPOGRÁFICA

FONDO DE CULTURA ECONOMICATRANSFERENCIA DE BAJA DOCUMENTAL

DE EXPEDIENTES NO SUSTANCIALES, (COMPROBACIÓN ADMINISTRATIVA Y/O APOYO INFORMATIVO)

1

4

2

56

8

7

9

10 11 12

1314 15

3





62

Inventario de Transferencia Secundaria. Histórico

Objetivo: Controlar en la transferencia al Archivo Histórico los documentos sustanciales que adquieran valor secundario o histórico y deban conservarse de manera permanente.

Elabora: Personal de Archivo Central.

Autoriza: Responsable de Archivo Central


Copia 1: Archivo General de la Nación

CONCEPTO ANOTAR

1 - Número de hoja del total de hojas del inventario por unidad administrativa.

2 - El nombre de Unidad Administrativa que realizó la transferencia primaria de la documentación.

3 - La clave asignada en Tabla de Unidades Administrativas a la unidad que realizó la transferencia primaria de la documentación.

4 - El nombre de la persona del Archivo Central que valora y transfiere la documentación al Archivo Histórico.

5 - Le número consecutivo que se le asigna a cada expediente en el Archivo Histórico de la unidad administrativa.





10 - Fecha cuando el Archivo de Trámite realizó la transferencia primaria al Archivo Central.

11 - Fecha cuando el Archivo Central transfiere el expediente al Archivo Histórico

12 La clave topográfica que identifique la localización de los documentos





63

en el Archivo Histórico

13 - Nombre y firma del Responsable de Archivo Central.





64

N° EXP CLAVE PERIODO O FECHA

O C

Nom. y Firma del Responsable del Archivo Central

O=Original C=Copia

RESPONSABLE DEL ARCHIVO

NOMBRE DEL EXPEDIENTE FECHA DE LA TRANS. PRIMARIA

FECHA DE TRANS. SECUNDARIA

CLAVE DE SECCIÓN HISTÓRICA

UNIDAD ADMINISTRATIVA CÓDIGO

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA HISTÓRICO

NUM. HOJA 1

2 34

5

6

78 9 10 1211

13





65

Préstamo de documentos de Archivo Central

Objetivo: Controlar el préstamo de los expedientes que solicitan las áreas al Archivo Central.

Elabora: Personal del Archivo Central

Autoriza: Responsable del Archivo Central


Copia 1: Área que solicita la documentación

CONCEPTO ANOTAR

1 - El día, mes y año en que se solicita el expediente o documento a consultar.

2 - El nombre de la Gerencia, Subgerencia, Departamento o Coordinación que requiere la documentación. Y para el caso de préstamo de documentos históricos y de solicitante externo deberá anotarse la Institución de Procedencia o bien la dirección del solicitante

3 - Nombre completo del personal de Archivo Central que entrega el material solicitado.

4 - Firma del personal de Archivo Central que entrega el material solicitado.

5 - Nombre completo del solicitante.

6 - Firma del solicitante.

7 - El número de expediente anotado en la ceja del fólder o en la primera foja del documento.

8 . Clave de identificación del expediente: sección, serie, subserie, etc.

9 - El nombre del expediente solicitado.

10 - El día, mes y año en que se emitió el expediente.

11 - La clave de colocación de la caja donde se ubica el expediente.





66

12 - Número total de expedientes solicitados.

13 - El nombre y firma del personal del Archivo Central que recibe la devolución del material

14 - La fecha en que concluye el préstamo del documento, así como las fechas de su renovación. (Para el caso de préstamo de documentos histórico no habrá plazo de renovación)

15 - El sello con la fecha cuando se devuelve el documento al Archivo Central.





67

FOLIO

FIRMA FIRMA

N° EXP CLAVE DEL EXP. FECHA

DIA MES AÑO

#####DATOS GENERALES

AREA SOLICITANTE

FECHA

ENTREGÓ RECIBIÓ

NOMBRE NOMBRE

NOMBRE DE QUIEN RECIBE LA DEVOLUCIÓN

Nota: El solicitante debe aparecer en la relación del padrón de personal vigente del FCE

NOMBRE DEL EXPEDIENTE CLAVE TOPOGRÁFICA

SELLO DE DEVOLUCIÓN

FONDO DE CULTURA ECONOMICAPRESTAMO DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO CENTRAL

VENCIMIENTO DE PRÉSTAMOTOTAL DE EXPEDIENTES

1

2

3 4 5 6

7 8 9 10

12

13 1415

11





68

Traslado de documentos al Depósito de San Lorenzo

Objetivo: Controlar el envío de documentos de las instalaciones de Ajusco a la sección del Archivo Central en el Almacén Central del FCE.

Elabora: Personal del Archivo Central

Autoriza: Responsable del Archivo Central

Distribución: Original 1: Personal de Vigilancia de Instalaciones de Ajusco.

Original 1: Personal de Vigilancia de Instalaciones del l Almacén Central del FCE

Copia 1: Archivo Central

CONCEPTO ANOTAR

1 - El día, mes y año en que se realiza el traslado de cajas al Depósito de San Lorenzo.

2 - Código de la Unidad Administrativa a la que pertenecen los documentos enviados, de conformidad a la Tabla de Unidades Administrativas del FCE.

3 - Nombre de la Unidad Administrativa a la que pertenecen los documentos enviados.

4 - Número de cajas enviadas por cada Unidad Administrativa.

5 - Cualquier observación respecto al envío de la remesa

6 - Número total de cajas enviadas

- Nombre y firma del Jefe del Archivo Central, responsable del envío de documentos.





69

FECHA

CLAVE UNIDAD ADMINISTRATIVANUMERO DE CAJAS OBSERVACIONES

TOTAL DE CAJAS

RESPONSABLE DEL ENVIO

NOM. Y FIRMA DEL JEFE DE ARCHIVO CENTRAL

FONDO DE CULTURA ECONOMICAARCHIVO CENTRAL

TRASLADO DE DOCUMENTOS AL DEPÓSITO DE SAN LORENZO

1

2 3 4 5

6

7





70

Acta Circunstanciada para formalizar la baja documental

Objetivo: Formalizar la baja y destrucción de la documentación contable y general que ha dejado de ser útil para el fondo y previamente autorizados por SHCP y Archivo General de la Nación.

Elabora: Responsable del Archivo Central

Autoriza: Participantes en el acto según constancia del acta


Copia 1 Órgano Interno de Control en el FCE

Copia 2 Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP)

Copia 3 Archivo General de la Nación (AGN)

CONCEPTO ANOTAR

1 - Indicar la localidad en que se celebra el acto.

2 - Anotar con letra el día.

3 - Asentar con letra el nombre del mes.

4 - Escribir con letra la última cifra del año correspondiente.

5 - Indicar con letra la hora de inicio del Acto.

6 - Anotar el nombre de la negociación, entidad o dependencia en donde se realiza éste.

7 - Señalar el domicilio y ubicación de sus instalaciones.

8 - Escribir los nombres de los representantes del área a cargo de la documentación, del órgano interno de control y demás participantes en el acto, anotando los siguientes datos de cada uno: nombre, edad, domicilio particular, nacionalidad, estado civil, cargo que desempeña y unidad de adscripción, así como la dependencia o entidad.

9 - Anotar el nombre de la dependencia o entidad de que se trate.

10 - Anotar con letra el número total de hojas que integran la relación de la documentación que se destruye. Esta relación deberá ir firmada en cada una de sus hojas por los representantes del área a cargo de la





71

CONCEPTO ANOTAR documentación y del órgano interno de control.

11 - Asentar el número de oficio de autorización de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

12 - Indicar la fecha del oficio de autorización

13 - Anotar el número de dictamen del Archivo General de la Nación.

14 - Señalar la fecha del dictamen.

15 - Consignar con letra el peso en kilogramos de la documentación que se destruye.

16 - Especificar la forma de destrucción empleada (trituración, incineración, u otra).

17 - Describir detalladamente el acto de destrucción. En su caso, mencionar el nombre de la empresa y personal que haya estado a cargo del procedimiento utilizado.

18 - Indicar el nombre del servidor público.

19 - Anotar el cargo que ocupa.

20 - Mencionar el nombre de la dependencia o entidad correspondiente.

21 - Describir las observaciones efectuadas con motivo del acto de destrucción de documentación.

22 - Anotar con letra la hora de terminación del acto de destrucción.

23 - Indicar con letra el día.

24 - Señalar el mes con letra.

25 - Anotar con letra la última cifra del año correspondiente.

26 - Recabar firma del representante del área responsable de la documentación.

27 - Recabar firma del representante del órgano interno de control.

28 - Obtener firmas y anotar los nombres y domicilios particulares de dos testigos. Si alguno de los testigos actúa en representación de una dependencia o entidad, deberá indicarse el cargo que ocupa, la unidad de adscripción y el nombre de esa dependencia o entidad.





72

Acta circunstanciada

En _______________(1)____________ el día ________(2)______ del mes de ______(3)______ de dos mil ____(4)____, a las ________(5)________ horas y en las instalaciones de _______________(6)_______________sitas _______________________________________________________(7)________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Los C.C. _______________________________(8)___________________________________ manifiestan que se levanta la presente Acta Circunstanciada con motivo de la baja y destrucción de la documentación contable y general de _________________(9)_________________ cuyas relaciones completas en ____________(10)___________ hojas útiles se adjuntan como parte integrante de la misma, que corresponde a la detallada en oficio de autorización No. ___(11)______ del ______(12)_______, emitido por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público; así como al Dictamen No. ______(13)_______ del ________(14)________ del Archivo General de la Nación apercibidos de que conducirse con falsedad ante una autoridad administrativa en ejercicio de funciones, constituye delito y se sanciona con pena privativa de la libertad. Los firmantes hacen constar expresamente que han presenciado la destrucción total de la documentación a que se refieren la autorización, y el dictamen antes mencionados, con un peso de _________(15)_________ misma que fue llevada a cabo mediante su __________________(16)__________________ de la manera siguiente: ______________________________________(17)_______________________________________________________________________________________________________________________________________ también que el original de esa Acta y las relaciones que forman parte de la misma, quedan en poder de ________________(18)______________________con cargo de________________(19)_____________________en_________________________________(20)_____________________________________________________________________________________________________________________. En el Acto se plantearon las observaciones siguientes: ___________________________________________________________________________________________________________________(21)______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ A las _____(22)_____hrs. del día ______(23)______ de ______(24)______ de 200__(25)__, se dio por concluido el Acto, firmando de conformidad las personas que en el mismo intervinieron, tanto el Acta Circunstanciada como las relaciones que forman parte de la misma. ___________(26)__________ ___________(27)__________ Representante del área Representante del órgano responsable de la interno de control documentación ___________(28)__________ ___________(28)__________ Testigo Testigo



Fecha de autorización: 7-VII-2005 Volumen: I Capí tu lo : XIV Página:


73

XIV. INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVISTICO

Cuadro General de Clasificación Archivística

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA

CLAVE FONDO CLAVE CLAVE SERIE CLAVE SUBSERIE

FCE FONDO DE CULTURA ECONÓMICA

0100 OFICINA DE LA DIRECCIÓN GENERAL

010 ASUNTOS CON LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

020 ASUNTOS CON EL CONSEJO NACIONAL PARA LA CULTURA Y LAS ARTES

030 EVALUACION SEXENAL DE LA GESTIÓN

040 RECONOCIMIENTOS Y DIPLOMAS

050 SEGUIMIENTO DE ACUERDOS060 ANIVERSARIOS DEL FCE070 IMAGEN INSTITUCIONAL080 DISCURSOS

0200 OFICINA DE LA GERENCIA GENERAL

010 FILIALES

020 ASUNTOS CON LAS GERENCIAS Y UNIDADES

030 ACUERDOS CON LA DIRECCIÓN GENERAL

0300 ASUNTOS JURÍDICOS

010 ACTAS ADMINISTRATIVAS

020 ASUNTOS LEGALES EN MATERIA CORPORATIVA

030 CONTRATOS, CONVENIOS Y ACUERDOS

01

CONTRATOS DE CONSIGNACIÓN02 CONTRATOS DE HONORARIOS03 CONTRATOS DE SERVICIOS04 EXPEDIENTES DE CONTRATACION

EDITORIAL05 PERMISOS EDITORIALES

PARCIALES Y TOTALES06 CONVENIOS07 ACUERDOS

FONDO DE CULTURA ECONÓMICA

SECCIÓN



Fecha de autorización:7-VII-2005 Volumen: I Capí tu lo : XIV Página:


74



040 DERECHOS DE AUTOR Y PROPIEDAD INTELECTUAL

050 DISPOSICIONES LEGALES060 NOMBRAMIENTOS, FIRMAS Y

RÚBRICAS DE FUNCIONARIOS070 REGISTRO DE MARCAS, OBRAS Y

REVISTAS080 TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA

INFORMACIÓN01 SESIONES DEL COMITÉ DE

INFORMACIÓN02 UNIDAD DE ENLACE

0400 ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

010 RECURSOS FINANCIEROS Y CONTABILIDAD

01

ACTIVOS FIJOS02 ADEUDOS FISCALES DE

EJERCICIOS ANTERIORES03 ADQUISICIÓN DE OTROS FONDOS

EDITORIALES04 AVISOS DE CARGO05 AVISOS DE CRÉDITO06 BALANZA MENSUAL DE

MOVIMIENTOS DE CLIENTES07 CONCILIACIONES E

INTEGRACIONES08 CUENTAS LIQUIDADAS09 DECLARACIONES ANUALES E

INFORMATIVAS10 DIARIOS DE CARTERA DE CLIENTES

Y MOVIMIENTOS DE ALMACÉN CENTRAL

11 DICTÁMENES DE AUDITORÍA (MATRIZ Y SUBSIDIARIAS)

12 DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DE LA LIQUIDACIÓN COMO SOCIEDAD ANÓNIMA (1994)

13 DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DE LA SOCIEDAD ANÓNIMA (1985-1994)

14 EJERCICIO DEL PRESUPUESTO15 ESTADOS FINANCIEROS Y

BALANZAS16 FACTURAS (TODOS TIPOS)17 INFORMES DE COBRO18 INFORMES FISCALES

SEMESTRALES19 LIBROS DE CONTABILIDAD20 NOTAS DE ENTRADA POR

DEVOLUCIÓN AL ALMACÉN21 OPERACIONES BANCARIAS22 ÓRDENES DE RECIBOS DE PAGOS

23 PAGOS DE REGALÍAS Y CIERRES SEMESTRALES

24 PAGOS PROVISIONALES MENSUALES ANTE SHCP


SECCIÓN





75



25 PÓLIZAS CONTABLES CON SOPORTES

26 POSICIÓN DE CARTERA MENSUAL27 PRESUPUESTO AUTORIZADO,

MODIFICADO Y MINISTRACIONES MENSUALES

28 RECIBOS DE DONATIVOS29 RECIBOS DE FONDOS DE CAJA30 REFERENCIA CRUZADA CON

PRESUPUESTO31 REMISIONES DE CLIENTES32 REPORTES ANTE LA SHCP DE LA

CUENTA PÚBLICA33 ROLLOS COMPROBATORIOS DE

VENTA DE LIBRERIAS34 SALIDAS DE ALMACÉN35 SISTEMA DE COMPENSACIÓN DE

ADEUDOS36 SISTEMA DE COSTOS37 TRÁMITES DE PAGO

020 RECURSOS HUMANOS 01 CAPACITACIÓN Y PROFESIONALIZACIÓN DEL PERSONAL

02 CATÁLOGO DE PUESTOS03 CONTRIBUCIONES DE SEGURIDAD

SOCIAL (IMSS, INFONAVIT Y SAR) Y 2$ SOBRE NOMINA

04 DEMANDAS LABORALES05 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO06 EXPEDIENTES ÚNICOS DE

PERSONAL07 FIDEICOMISOS08 INCENTIVOS Y ESTÍMULOS09 MOVIMIENTOS ESCALAFONARIOS Y

PROMOCIONES10 NÓMINAS DE FUNCIONARIOS Y

EMPLEADOS11 PAGOS AL PERSONAL12 PLANTILLA DE PERSONAL13 PRESTACIONES14 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE

PERSONAL15 SEGUROS MÉDICOS Y DE VIDA16 SERVICIO SOCIAL Y PRÁCTICAS

PROFESIONALES17 SINDICATO18 TABULADOR DE SUELDOS

030 RECURSOS MATERIALES 01 ADJUDICACIONES DIRECTAS02 COMITÉ DE ADQUISICIONES,

ARRENDAMIENTOS, SERVICIOS Y OBRA PÚBLICA

03 COMITÉ DE AHORRO DE ENERGÍA04 COMITÉ DE BIENES MUEBLES05 COMITÉ DE PROTECCIÓN CIVIL06 CONTRATACIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS


SECCIÓN





76



07 CONTRIBUCIONES LOCALES (AGUA Y PREDIAL) Y SERVICIOS

08 CONTROL DE PARQUE VEHICULAR Y SUMINISTRO DE GASOLINA

09 INVENTARIO DE ACTIVO FIJO10 INVITACIONES RESTRINGIDAS11 LICITACIONES PARA ADQUISICIÓN

DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

12 PROCESO DE DESTINO FINAL DE BIENES (DESINCORPORACIÓN)

13 PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS SERVICIOS Y OBRA PÚBLICA

14 PROGRAMA DE AHORRO DE ENERGÍA

15 PROGRAMA DE USO EFICIENTE Y RACIONAL DEL AGUA

16 PROGRAMA DE ASEGURAMIENTO INTEGRAL DE BIENES PATRIMONIALES

17 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

18 PROGRAMA DE PROTECCIÓN CIVIL

19 SERVICIOS DE COMUNICACIÓN (TELEFONÍA, RADIO, FAX)

20 SERVICIOS DE MENSAJERÍA INTERNA Y EXTERNA

21 SUMINISTRO DE ARTÍCULOS DE PAPELERÍA, CAFETERÍA Y FOTOCOPIADO

22 VIGILANCIA

040 SISTEMA DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA

01 SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN (S.I.I.)

02 SISTEMA DE EVALUACIÓN PROGRAMÁTICA (SISEVAL)

03 INFORMACIÓN QUE SE ENTREGA A INEGI

0500 EDITORIAL 010 COMITÉS EDITORIALES020 EXPEDIENTES DE OBRA030 OBRAS RECHAZADAS040 PROGRAMA EDITORIAL050 PROYECTO DE PRESUPUESTO ANUAL060 PUBLICACIONES PERIÓDICAS 01 LA GACETA

02 EL TRIMESTRE ECONÓMICO070 REGALÍAS POR DERECHOS DE

AUTOR080 SESIONES DEL COMITÉ INTERNO

DE SELECCIÓN DE OBRAS (CISO)

090 TRADUCCIÓN DE OBRAS


SECCIÓN





77



0600 PRODUCCIÓN EDITORIAL

010 ARCHIVO DIGITAL DE ILUSTRACIONES

020 DISEÑO Y ELABORACIÓN DE PORTADAS, FORROS E INTERIORES

030 EXPEDIENTES DE PRODUCCIÓN

040 NEGATIVOS DE OBRAS050 NORMAS, LINEAMIENTOS Y

CRITERIOS DE OPERACIÓN060 ÓRDENES DE TRABAJO

(IMPRESIÓN Y ENCUADERNACIÓN)

070 ORIGINALES DIGITALES080 PROYECTO DE PRESUPUESTO

ANUAL090 PROYECTO DE PRESUPUESTO

POR OBRA100 REGISTRO DE PRODUCTO

TERMINADO

0700 COMERCIALIZA -CIÓN Y DISTRIBUCIÓN

010 VENTAS NACIONALES 01 AUTORIZACIÓN DE CONVENIOS, PROMOCIONES Y CONSIGNACIONES

02 CLIENTES - LIBRERÍAS03 MOVIMIENTOS EN LAS LIBRERÍAS

DEL FCE (EXISTENCIAS, NOVEDADES, DEVOLUCIONES Y TRASPASOS)

04 POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS DE VENTAS, COMISIONES Y PRECIOS

05 PROGRAMA ANUAL DE COMERCIALIZACIÓN

06 PROGRAMA ANUAL DE FERIAS, EXPOSICIONES Y VENTAS ESPECIALES

07 PROGRAMA ANUAL DE REIMPRESIONES

08 PROYECTO ANUAL DE VENTAS PROGRAMADAS

09 REGISTRO DE VENTAS A LIBRERIAS

10 SELECCIÓN DE ADQUISICIONES DE FONDO PROPIO Y OTROS FONDOS EDITORIALES

020 VENTAS INTERNACIONALES 01 EXPEDIENTES GENERALES DE FILIALES

02 EXPORTACIONES03 IMPORTACIONES04 OPERACIÓN DE LAS FILIALES05 PROGRAMA ANUAL DE FERIAS Y

EXPOSICIONES EN EL EXTRANJERO

06 PROGRAMA EDITORIAL DE FILIALES

07 VISITAS A LAS FILIALES


SECCIÓN





78



030 CONTROL DE DISTRIBUCIÓN 01 CONTROL DE EXISTENCIAS Y DISTRIBUCIÓN

02 INVENTARIO GENERAL DE EXISTENCIAS

03 REPORTE DE CORTESÍAS04 REPORTE DE DEVOLUCIONES05 REPORTE DE ENTRADAS AL

ALMACÉN06 REPORTE DE SALIDAS

0800 DIFUSIÓN Y PROMOCIÓN

010 CATÁLOGOS

020 CONCURSO "LA CIENCIA DESDE MÉXICO"

030 DIRECTORIOS DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN

040 DOTACIONES DE LIBROS SIN CARGO AL BENEFICIARIO

050 FERIAS Y EXPOSICIONES 01 FIL GUADALAJARA02 FIL MONTERREY03 DÍA DEL NIÑO EN EL FCE

060 PROGRAMA "CHICOS Y ESCRITORES"

070 PROGRAMA ANUAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL

080 PROGRAMA ANUAL DE MEDIOS090 PROGRAMA DE MERCADOTECNIA

Y PUBLICIDAD

100 PROGRAMA DE PROMOCIÓN A LA LECTURA

110 PROGRAMA DE RELACIONES PÚBLICAS

0900 PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN

010 DICTAMEN TÉCNICO-FUNCIONAL DE MODIFICACIONES A LA ESTRUCTURA ORGÁNICA

020 INDICADORES 01 INDICADORES DE DESEMPÉÑO Y SATISFACCIÓN

02 INDICADORES DE GESTIÓN030 INFORMES DE AUTOEVALUACIÓN040 MANUAL GENERAL DE

ORGANIZACIÓN


SECCIÓN





79



050 MANUALES DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

060 METAS INSTITUCIONALES 01 METAS PRESIDENCIALES02 METAS DE BUEN GOBIERNO03 METAS PROGRAMÁTICO

PRESUPUESTALES070 PROCESO CRÍTICO080 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE

CASA MATRIZ090 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE

FILIALES100 PROGRAMA DE MODERNIZACION

DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA (PROMAP) 1995-200

110 PROGRAMA OPERATIVO ANUAL120 PROGRAMAS GERENCIALES

ANUALES130 SESIONES DE JUNTA DIRECTIVA

140 SESIONES DE LA COMISIÓN INTERNA DE ADMINISTRACIÓN Y PROGRAMACIÓN (CIDAP)

150 SESIONES DE ÓRGANOS COLEGIADOS

1000 INFORMÁTICA Y SISTEMAS

010 DESARROLLO INFORMÁTICO

020 DOCUMENTACIÓN TÉCNICA DE SISTEMAS

030 PAGOS ANUALES DE DOMINIOS040 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO

PREVENTIVO DE LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO Y

050 PROGRAMA DE MEJORA CONTINUA (ATENCIÓN A LOS USUARIOS)

060 PROGRAMA DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE RECURSOS INFORMÁTICOS

070 REPORTES E INFORMES


SECCIÓN





80

Catálogo de Disposición Documental

A. L. C. A.T. A.C. TOTAL R. CF.

SECCIÓN:0100010 ASUNTOS CON LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA X 1 2 3 X

020 ASUNTOS CON EL CONSEJO NACIONAL PARA LA CULTURA Y LAS ARTES

X 1 2 3 X

030 EVALUACIÓN SEXENAL DE LA GESTIÓN X X 1 2 3 X040 RECONOCIMIENTOS Y DIPLOMAS X 1 2 3 X050 SEGUIMIENTO DE ACUERDOS X 1 2 3 X060 ANIVERSARIOS DEL FCE X 1 2 3 X070 IMAGEN INSTITUCIONAL X 1 2 3 X080 DISCURSOS X 1 2 3 X

SECCIÓN:0200010 FILIALES X X 1 2 3 X020 ASUNTOS CON LAS GERENCIAS Y UNIDADES X 1 2 3030 ACUERDOS CON LA DIRECCIÓN GENERAL X 1 2 3 X

SECCIÓN:0300010 ACTAS ADMINISTRATIVAS X X 2 3 5020 ASUNTOS LEGALES EN MATERIA CORPORATIVA X X 2 3 5030 CONTRATOS, CONVENIOS Y ACUERDOS X X 2 3 5 X

01 CONTRATOS DE CONSIGNACIÓN

X X

2* 2 4 * EL PLAZO EN ARCHIVO DE TRÁMITE ES APROXIMADO Y DEPENDE DE LA VIGENCIA CONTRACTUAL

02 CONTRATOS DE HONORARIOS X X 2* 2 403 CONTRATOS DE SERVICIOS X X 2* 2 404 EXPEDIENTES DE CONTRATACION EDITORIAL X X 5* 5 10 X05 PERMISOS EDITORIALES PARCIALES Y TOTALES X X 5 5 10 X06 CONVENIOS X X 2 3 5 X07 ACUERDOS X X 2 3 5

040 DERECHOS DE AUTOR Y PROPIEDAD INTELECTUAL X X 5 5 10 X050 DISPOSICIONES LEGALES X X 0* 1 1 0 = VIGENCIA VARIABLE

060 NOMBRAMIENTOS, FIRMAS Y RÚBRICAS DE FUNCIONARIOSX X

1 2 3

070 REGISTRO DE MARCAS, OBRAS Y REVISTAS X X 5 5 10 X080 TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN X 2 3 5

01 SESIONES DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN X 2 3 502 UNIDAD DE ENLACE X 2 2 4

SECCIÓN:0400010 RECURSOS FINANCIEROS Y CONTABILIDAD X X 2 10 12

01 ACTIVOS FIJOS X X 2 10 1202 ADEUDOS FISCALES DE EJERCICIOS ANTERIORES X X 2 3 503 ADQUISICIÓN DE OTROS FONDOS EDITORIALES X X 2 3 504 AVISOS DE CARGO X X 2 3 505 AVISOS DE CRÉDITO X X 2 3 506 BALANZA MENSUAL DE MOVIMIENTOS DE CLIENTES X X 2 3 507 CONCILIACIONES E INTEGRACIONES X X 2 3 508 CUENTAS LIQUIDADAS X X 2 3 5

A.=VALOR DMINISTRATIVO L. =VALOR LEGAL C. =VALOR CONTABLE A.T. = VALOR ARCHIVO DE TRAMITE A.C. = VALOR ARCHIVO DE CONCENTARCIÓN R.= VALOR RESERVADA CF.= VALOR CONFIDENCIAL

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

VALO

R

HISTÓ

RIC

O

TIPO DE INFORMACIÓN

**PLAZO DE CONSERVACIÓN

(AÑOS)

OFICINA DE LA DIRECCIÓN GENERAL

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

OFICINA DE LA GERENCIA GENERAL

ASUNTOS JURÍDICOS

OBSERVACIONESCLAVE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES

VALOR DOCUMENTAL





81


09 DECLARACIONES ANUALES E INFORMATIVAS X X 2 3 510 DIARIOS DE CARTERA DE CLIENTES Y MOVIMIENTOS DE ALMACÉN

CENTRAL X X2 3 5

11 DICTÁMENES DE AUDITORÍA (MATRIZ Y SUBSIDIARIAS)X X X

2 8 10

12 DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DE LA LIQUIDACIÓN COMO SOCIEDAD ANÓNIMA (1994) X X X

2 8 10 X

13 DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA DE LA SOCIEDAD ANÓNIMA (1985-1994) X X X

2 8 10 X

14 EJERCICIO DEL PRESUPUESTO X X 2 3 515 ESTADOS FINANCIEROS Y BALANZAS X X 2 10 1216 FACTURAS (TODOS TIPOS) X X 2 3 517 INFORMES DE COBRO X X 2 3 518 INFORMES FISCALES SEMESTRALES X X 2 3 519 LIBROS DE CONTABILIDAD X X 2 10 12 X20 NOTAS DE ENTRADA POR DEVOLUCIÓN AL ALMACÉN

X X2 3 5

21 OPERACIONES BANCARIAS X X 2 3 522 ÓRDENES DE RECIBOS DE PAGOS X X 2 3 523 PAGOS DE REGALÍAS Y CIERRES SEMESTRALES X X 2 10 1224 PAGOS PROVISIONALES MENSUALES ANTE SHCP X X 2 3 525 PÓLIZAS CONTABLES CON SOPORTES X X 2 3 526 POSICIÓN DE CARTERA MENSUAL X X 2 3 527 PRESUPUESTO AUTORIZADO, MODIFICADO Y MINISTRACIONES

MENSUALES X2 10 12

28 RECIBOS DE DONATIVOS X X 2 3 529 RECIBOS DE FONDOS DE CAJA X X 2 3 530 REFERENCIA CRUZADA CON PRESUPUESTO X X 2 3 531 REMISIONES DE CLIENTES X X 1 2 332 REPORTES ANTE LA SHCP DE LA CUENTA PÚBLICA x X 2 3 533 ROLLOS COMPROBATORIOS DE VENTA DE LIBRERIAS X

X1 4 5

34 SALIDAS DE ALMACÉN X X 2 3 535 SISTEMA DE COMPENSACIÓN DE ADEUDOS x X 1 3 436 SISTEMA DE COSTOS x X 1 3 437 TRÁMITES DE PAGO x X 2 3 5

020 RECURSOS HUMANOS X X X 2 8 1001 CAPACITACIÓN Y PROFESIONALIZACIÓN DEL PERSONAL

X1 2 3

02 CATÁLOGO DE PUESTOS x 2 3 503 CONTRIBUCIONES DE SEGURIDAD SOCIAL (IMSS, INFONAVIT Y

SAR) Y 2% SOBRE NOMINA X x2 3 5

04 DEMANDAS LABORALES X X 2 3 505 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO X 1 3 406 EXPEDIENTES ÚNICOS DE PERSONAL X 0 10 10 X X 0= DURANTE LA RELACIÓN LABORAL

07 FIDEICOMISOS x 2 8 1008 INCENTIVOS Y ESTÍMULOS x 1 3 409 MOVIMIENTOS ESCALAFONARIOS Y PROMOCIONES x 2 3 510 NÓMINAS DE FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS x x 2 3 511 PAGOS AL PERSONAL x 2 3 5



CLAVE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES

VALOR DOCUMENTAL

PLAZO DE CONSERVACIÓN (AÑOS) VA

LOR

H

ISTÓR

ICO


**OBSERVACIONES





82


12 PLANTILLA DE PERSONAL x 2 3 513 PRESTACIONES x 2 3 514 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL x 1 2 315 SEGUROS MÉDICOS Y DE VIDA x 2 3 516 SERVICIO SOCIAL Y PRÁCTICAS PROFESIONALES x 1 3 417 SINDICATO x x 1 4 518 TABULADOR DE SUELDOS x 2 3 5

030 RECURSOS MATERIALES X X 1 4 501 ADJUDICACIONES DIRECTAS X 2 3 502 COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS Y

OBRA PÚBLICA X2 3 5

03 COMITÉ DE AHORRO DE ENERGÍA X 2 3 504 COMITÉ DE BIENES MUEBLES X 2 3 505 COMITÉ DE PROTECCIÓN CIVIL X 2 3 506 CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS X 2 3 507 CONTRIBUCIONES LOCALES (AGUA Y PREDIAL) Y SERVICIOS

X X2 3 5

08 CONTROL DE PARQUE VEHICULAR Y SUMINISTRO DE GASOLINAX

1 2 3

09 INVENTARIO DE ACTIVO FIJO X 1 2 310 INVITACIONES RESTRINGIDAS X 2 3 511 LICITACIONES PARA ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN

DE SERVICIOS X2 3 5

12 PROCESO DE DESTINO FINAL DE BIENES (DESINCORPORACIÓN)X

2 3 5

13 PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS, SERVICIOS Y OBRA PÚBLICA X

2 3 5

14 PROGRAMA DE AHORRO DE ENERGÍA X 2 3 515 PROGRAMA DE USO EFICIENTE Y RACIONAL DEL AGUA

X2 3 5

16 PROGRAMA DE ASEGURAMIENTO INTEGRAL DE BIENES PATRIMONIALES X

2 3 5

17 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES X

2 3 5

18 PROGRAMA DE PROTECCIÓN CIVIL X 2 3 519 SERVICIOS DE COMUNICACIÓN (TELEFONÍA, RADIO, FAX)

X2 3 5

20 SERVICIOS DE MENSAJERIA INTERNA Y EXTERNA X 2 3 521 SUMINISTRO DE ARTÍCULOS DE PAPELERÍA, CAFETERÍA Y

FOTOCOPIADO X1 2 3

22 VIGILANCIA X 2 3 5040 SISTEMA DE INFORMACIÓN ESTADÍSTICA X 2 3 5

01 SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN (S.I.I.) X 2 3 502 SISTEMA DE EVALUACIÓN PROGRAMÁTICA (SISEVAL)

X2 3 5

03 INFORMACIÓN QUE SE ENTREGA A INEGI X 1 2 3

SECCIÓN:0500010 COMITÉS EDITORIALES X 2 3 5 X020 EXPEDIENTES DE OBRA X 5 5 10 X030 OBRAS RECHAZADAS X 2 3 5040 PROGRAMA EDITORIAL X 1 4 5 X050 PROYECTO DE PRESUPUESTO ANUAL X 1 2 3060 PUBLICACIONES PERIÓDICAS X 1 2 3


EDITORIAL



VALOR DOCUMENTAL


LOR

H

ISTÓR

ICO


**OBSERVACIONES





83


01 LA GACETA X 1 2 302 EL TRIMESTRE ECONÓMICO X 1 2 3

070 REGALÍAS POR DERECHOS DE AUTOR X X X 2 3 5 X X080 SESIONES DEL COMITÉ INTERNO DE SELECCIÓN DE OBRAS (CISO)

X2 3 5 X

090 TRADUCCIÓN DE OBRAS X 2 3 5

SECCIÓN:0600010 ARCHIVO DIGITAL DE ILUSTRACIONES X 2 5 7020 DISEÑO Y ELABORACIÓN DE PORTADAS, FORROS E INTERIORES

X2 5 7

030 EXPEDIENTES DE PRODUCCIÓN X 2 5 7 X040 NEGATIVOS DE OBRAS X 2 5 7 X050 NORMAS, LINEAMIENTOS Y CRITERIOS DE OPERACIÓN

X1 2 3

060 ÓRDENES DE TRABAJO (IMPRESIÓN Y ENCUADERNACIÓN)X

1 2 3

070 ORIGINALES DIGITALES X 2 3 5080 PROYECTO DE PRESUPUESTO ANUAL X 1 2 3090 PROYECTO DE PRESUPUESTO POR OBRA X 1 2 3100 REGISTRO DE PRODUCTO TERMINADO X X 1 2 3

SECCIÓN:0700010 VENTAS NACIONALES X 1 3 4

01 AUTORIZACIÓN DE CONVENIOS, PROMOCIONES Y CONSIGNACIONES X X

1 2 3

02 CLIENTES - LIBRERÍAS X 1 2 303 MOVIMIENTOS EN LAS LIBRERÍAS DEL FCE (EXISTENCIAS,

NOVEDADES, DEVOLUCIONES Y TRASPASOS)X

1 2 3

04 POLÍTICAS Y ESTRATEGIAS DE VENTAS, COMISIONES Y PRECIOSX

1 2 3

05 PROGRAMA ANUAL DE COMERCIALIZACIÓN X 1 3 406 PROGRAMA ANUAL DE FERIAS, EXPOSICIONES Y VENTAS

ESPECIALES X1 3 4

07 PROGRAMA ANUAL DE REIMPRESIONES X 1 2 308 PROYECTO ANUAL DE VENTAS PROGRAMADAS X 1 2 309 REGISTRO DE VENTAS A LIBRERIAS X 1 1 210 SELECCIÓN DE ADQUISICIONES DE FONDO PROPIO Y OTROS

FONDOS EDITORIALES X1 2 3

020 VENTAS INTERNACIONALES X 1 4 501 EXPEDIENTES GENERALES DE FILIALES X 1 2 302 EXPORTACIONES X 1 2 303 IMPORTACIONES X 1 2 304 OPERACIÓN DE LAS FILIALES X 1 2 305 PROGRAMA ANUAL DE FERIAS Y EXPOSICIONES EN EL

EXTRANJERO X1 3 4

06 PROGRAMA EDITORIAL DE FILIALES X 1 4 507 VISITAS A LAS FILIALES X 1 2 3

030 CONTROL DE DISTRIBUCIÓN X 2 3 501 CONTROL DE EXISTENCIAS Y DISTRIBUCIÓN X 1 2 302 INVENTARIO GENERAL DE EXISTENCIAS X 2 3 503 REPORTE DE CORTESÍAS X 1 2 304 REPORTE DE DEVOLUCIONES X 1 2 3


COMERCIALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN

PRODUCCIÓN EDITORIAL



VALOR DOCUMENTAL


LOR

H

ISTÓR

ICO


**OBSERVACIONES





84


05 REPORTE DE ENTRADAS AL ALMACÉN X 1 2 306 REPORTE DE SALIDAS X 1 2 3

SECCIÓN:0800010 CATÁLOGOS X 1 3 4020 CONCURSO "LA CIENCIA DESDE MÉXICO" X 2 3 5030 DIRECTORIOS DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN X 1 2 3040 DOTACIONES DE LIBROS SIN CARGO AL BENEFICIARIO

X X1 4 5

050 FERIAS Y EXPOSICIONES X 1 3 401 FIL GUADALAJARA X 1 3 402 FIL MONTERREY X 1 3 403 DÍA DEL NIÑO EN EL FCE X 1 3 4

060 PROGRAMA "CHICOS Y ESCRITORES" X 1 4 5070 PROGRAMA ANUAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL X 1 4 5080 PROGRAMA ANUAL DE MEDIOS X 1 4 5090 PROGRAMA DE MERCADOTECNIA Y PUBLICIDAD X 1 4 5100 PROGRAMA DE PROMOCIÓN A LA LECTURA X 1 4 5 X110 PROGRAMA DE RELACIONES PÚBLICAS X 1 4 5

SECCIÓN:0900010 DICTAMEN TÉCNICO-FUNCIONAL DE MODIFICACIONES A LA

ESTRUCTURA ORGÁNICA X2 3 5 X

020 INDICADORES X 2 3 501 INDICADORES DE DESEMPEÑO Y SATISFACCIÓN X 2 3 502 INDICADORES DE GESTIÓN X 2 3 5

030 INFORMES DE AUTOEVALUACIÓN X 1 4 5 X040 MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN X 0 4 4 X 0 = VIGENCIA VARIABLE POR ACTUALIZACIÓN

050 MANUALES DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS X 0 4 4 X060 METAS INSTITUCIONALES X 1 3 4

01 METAS PRESIDENCIALES X 1 3 402 METAS DE BUEN GOBIERNO X 1 3 403 METAS PROGRAMÁTICO PRESUPUESTALES X 1 3 4

070 PROCESO CRÍTICO X 1 4 5080 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE CASA MATRIZ X 1 4 5 X090 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE FILIALES X 1 4 5 X100 PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN

PÚBLICA (PROMAP) 1995-2000 X1 3 4

110 PROGRAMA OPERATIVO ANUAL X 1 4 5 X120 PROGRAMAS GERENCIALES ANUALES X 1 3 4130 SESIONES DE JUNTA DIRECTIVA X 1 4 5 X140 SESIONES DE LA COMISIÓN INTERNA DE ADMINISTRACIÓN Y

PROGRAMACIÓN (CIDAP) X1 4 5 X

150 SESIONES DE ÓRGANOS COLEGIADOS X 1 4 5

SECCIÓN:1000010 DESARROLLO INFORMÁTICO X 1 4 5020 DOCUMENTACIÓN TÉCNICA DE SISTEMAS X 1 3 4




VALOR DOCUMENTAL


LOR

H

ISTÓR

ICO


**OBSERVACIONES

PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN

INFORMÁTICA Y SISTEMAS

DIFUSIÓN Y PROMOCIÓN





85


030 PAGOS ANUALES DE DOMINIOS X 1 3 4040 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LOS EQUIPOS

DE CÓMPUTO Y COMUNICACIONES X1 2 3

050 PROGRAMA DE MEJORA CONTINUA (ATENCIÓN A LOS USUARIOS)X

1 2 3

060 PROGRAMA DE SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE RECURSOS INFORMÁTICOS X

1 2 3

070 REPORTES E INFORMES X 1 2 3


**EL COMITÉ DE INFORMACIÓN ACORDÓ QUE TODA LA INFORMACIÓN ES DE CARÁCTER PÚBLICO EXCEPTO LA ENTREGADA POR PARTICULARES Y LOS DATOS PERSONALES QUE TIENEN CARÁCTER CONFIDENCIAL (OFICIO FEA/152/2004)



VALOR DOCUMENTAL


LOR

H

ISTÓR

ICO


**OBSERVACIONES





86

Tabla de Unidades Administrativas del FCE

CÓDIGO UNIDAD ADMINISTRATIVA

DGE.0.0 Dirección GeneralDGE.1.0 Coordinación de EnlaceDGE.2.0 Secretario de Actas y Acuerdos

OIC.0.0 Órgano Interno de ControlOIC.1.0 Unidad de Quejas y ResponsabilidadesOIC.2.0 Unidad de Auditoría

CAJ.0.0 Coordinación General de Asuntos JurídicosCAJ.0.1 Departamento de Asuntos Jurídicos-Administrativos

GAF.0.0 Gerencia de Administración y FinanzasGAF.0.1 Departamento Administrativo de GuadalajaraGAF.0.2 Departamento Administrativo de MonterreyGAF.0.3 Coordinador de Logística de la Unidad de SeminariosGAF.0.4 Coordinador de EnlaceGAF.1.0 Subgerencia de PersonalGAF.1.1 Departamento de PersonalGAF.1.2 Departamento de Desarrollo HumanoGAF.1.3 Departamento de CapacitaciónGAF.2.0 Subgerencia de FinanzasGAF.2.0.1 Caja GeneralGAF.2.0.2 Sistema Integral de Información

TABLA DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL FCE





87


GAF.2.1 Departamento de TesoreríaGAF.2.2 Departamento de Programación y PresupuestoGAF.2.3 Departamento de IngresosGAF.2.4 Departamento de Registro ContableGAF.2.5 Departamento FiscalGAF.2.6 Deprtamento de Operación Contable

GAF.3.0 Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales

GAF.3.0.1 Archivo CentralGAF.3.1 Departamento de AdquisicionesGAF.3.2 Departamento de MantenimientoGAF.3.3 Departamento de Servicios GeneralesGAF.4.0 Subgerencia de Tecnología de la InformaciónGAF.4.1 Departamento de Análisis de SistemasGAF.4.2 Departamento de Desarrollo TecnológicoGAF.4.3 Departamento de Soporte TécnicoGAF.4.4 Departamento de Proceso de Datos

GGE.0.0 Gerencia GeneralGGE.0.1 Bibliotecas PresidencialesGGE.1.0 Unidad de Apoyo TécnicoGGE.1.1 Departamento de Seguimiento de Programas

InstitucionalesGGE.2.0 Unidad de planeaciónGGE.2.1 Coordinación de EnlaceGGE.3.0 Unidad de Tramitación de Reimpresiones y

Documentación






88


GGE.3.1 Departamento de RegalíasGGE.4.0 Unidad de Propiedad IntelectualGGE.4.1 Departamento de Asuntos de Derecho de Autor

UED.0.0 Unidad EditorialUED.0.1 Departamento de Apoyo Técnico y Coordinación Editorial

de FilialesUED.0.2 Departamento de Biblioteca y CatálogosUED.0.3 Departamento de Proyectos Especiales

GEC.0.0 Gerencia Editorial de Ciencias Sociales, Humanidades e Interés General

GEC.1.0 Subgerencia de Texto y ConsultaGEC.1.1 Departamento de Texto de SecundariaGEC.2.0 Subgerencia de Literatura y ArteGEC.2.1 Departamento de LiteraturaGEC.2.2 Departamento de ArteGEC.3.0 Subgerencia de Bibliografía UniversitariaGEC.3.1 Departamento de Ciencias SocialesGEC.3.2 Departamento de HumanidadesGEC.3.3 Departamento de El Trimestre Económico y Serie de

LecturasGEC.4.0 Subgerencia de Obras para Niños y JóvenesGEC.4.1 Departamento de Proyecto Editorial de FicciónGEC.4.2 Departamento de Proyecto Editorial de No-Ficción






89


GCT.0.0 Gerencia de Ciencia, Tecnología y SaludGCT.1.0 Subgerencia de Obras de Divulgación CientíficaGCT.1.1 Departamento de La Ciencia para TodosGCT.2.0 Subgerencia de Obras de Texto Científico, Técnico y

Biblioteca de la SaludGCT.2.1 Departamento de Texto Científico y Técnico

GPR.0.0 Gerencia de ProducciónGPR.0.1 Departamento de Diseño EditorialGPR.0.2 Departamento de Diseño PublicitarioGPR.1.0 Subgerencia de Cuidado e IntegraciónGPR.1.1 Departamento de Cuidado EditorialGPR.1.2 Departamento de Integración DigitalGPR.2.0 Subgerencia de Producción y CostosGPR.2.1 Departamento de Producción IndustrialGPR.2.2 Departamento de Costos de ProducciónGPR.3.0 Subgerencia de Creación ArtísticaGPR.3.1 Departamento de Integración GráficaGPR.4.0 Subgerencia de Almacén y TráficoGPR.4.1 Departamento de Tráfico y Control

GCO.0.0 Gerencia de ComercializaciónGCO.0.1 Departamento Operativo de VentasGCO.0.2 Departamento de Ventas GuadalajaraGCO.0.3 Departamento de Ventas Monterrey




Fecha de autorización: 7-VII-2005 Volumen: I Capí tu lo : XIV Página: 90


CÓDIGO

GCO.1.0GCO.1.1GCO.2.0GCO.2.1GCO.3.0GCO.3.1GCO.4.0GCO.4.1GCO.4.2GCO.4.3GCO.4.4

CÓDIGO CÓDIGOARCHIVO SGCDGE.0.0 DGEOIC.0.0 OICCAJ.0.0 CAJGGE.0.0 GGEGAF.0.0 GAFUED.0.0 UEDGEC.0.0 GEC

GCT.0.0 GCTGPR.0.0 GPRGCO.0.0 GCOGGE.1.0 UAPGGE.2.0 UPLGGE.3.0 UTR

GGE.4.0 UPIGPR.4.0 ALM Subgerencia de Almacén y Tráfico

Unidad de Apoyo TécnicoUnidad de PlaneaciónUnidad de Tramitación de Reimpresiones yDocumentación

Unidad de Propiedad Intelectual

Gerencia Editorial de Ciencias Sociales, Humanidades e Interés GeneralGerencia de Ciencia, Tecnología y SaludGerencia de ProducciónGerencia de Comercialización

Órgano Interno de ControlCoordinación General de Asuntos JurídicosGerencia General

Unidad EditorialGerencia de Administración y Finanzas

Departamento de Difusión

Tabla de equivalencias de códigos del Archivo Central y del Sistema de Gestión de Calidad (SGC).

UNIDAD

Dirección General

Subgerencia de Comunicación y Relaciones PúblicasDepartamento de Relaciones PúblicasDepartamento de ComunicaciónDepartamento de Mercadotecnia

Subgerencia de Ventas NacionalesDepartamento de Ventas NacionalesSubgerencia de Ventas InternacionalesDepartamento de Ventas Internacionales

TABLA DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL FCEUNIDAD ADMINISTRATIVA

Subgerencia de Coordinación de LibreríasDepartamento de Ventas de Librerías





91

Glosario de términos

− Acceso.- Derecho de los ciudadanos a consultar el patrimonio documental, de acuerdo con las

normas vigentes. Oportunidad para consultar la información.

− Archivar.- Acción de colocar en un expediente, documentos de acuerdo con un método

establecido.

− Archivo.- Conjunto organizado de documentos producidos y/o recibidos por las unidades

administrativas que conforman el Fondo de Cultura Económica en el ejercicio de sus funciones.

Institución donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de

documentos para la administración, información, investigación y cultura. Local donde se

conservan y consultan archivos.

− Archivo Contable Gubernamental.- Integrado por la documentación original e información del

Fondo de Cultura Económica. Abarca los siguientes asuntos:

− I. La información generada por los sistemas de contabilidad;

II. Los libros de Contabilidad y registros contables;

III. Los documentos contables y de afectación contable, comprobatorios y justificatorios del

ingreso y gasto públicos o autorizaciones de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público que los

sustituyan;

IV. Los catálogos de cuentas, instructivos de manejo de cuentas, guías de contabilidad y

cualquier otro instructivo de carácter contable;

V. Los libros y registros sociales;

VI. Los expedientes de cierre, y

VII. La información grabada en disco óptico y la microfilmada.

También formarán parte de este archivo las copias de los documentos contables como son: los

pagos de contribuciones, los depósitos bancarios y los documentos emitidos por la dependencia





92

o entidad en los que se tenga que entregar el original, como es el caso de facturas y avisos de

cargo o débito.5

− Archivo Central.- Equivale al denominado Archivo de Concentración y donde se agrupan los

documentos que transfieren los archivos de trámite cuando su consulta ya no es constante.

− Archivo de trámite.- Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano

para el ejercicio de las atribuciones de la unidad administrativa.

− Archivo electrónico.- Cualquier información registrada de tal forma que sólo puede procesarse

mediante computadora y que tiene calidad de documento de archivo.

− Archivo histórico. Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar

la memoria documental institucional.

− Asunto.- Contenido específico de cada una de las unidades documentales de una serie

(documento de archivo o expediente) que permite la individualización dentro del conjunto de

características homogéneas al que están integrados. También, tema, motivo, argumento,

materia, cuestión, negocio o persona de que trata un expediente o documento de archivo y que

se genera como consecuencia de una acción administrativa.

− Baja documental.- Destrucción física de los documentos que han perdido su valor primario o

administrativo y que no desarrollaron valores históricos.

− Catálogo de Disposición Documental.- Registro general y sistemático que establece los

valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de

reserva o confidencialidad y el destino final.

− Ciclo vital de archivos electrónicos.- Etapas por las que cursan los archivos en medios

electrónicos: diseño, creación y mantenimiento del sistema que los conservará incluyendo su

preservación y uso.

− Ciclo vital de los documentos.- Etapas por las que pasa un documento conforme a su uso,

valor y ubicación: etapa activa (uso constante del área generadora, valores primarios, archivo de

trámite); etapa semiactiva (uso esporádico por el área generadora, con valores primarios, archivo

de concentración); etapa histórica (valores permanentes, uso público, archivo histórico).

5 Artículo Primero del Acuerdo Archivo Contable Gubernamental, D.O. 25-VIII-98.





93

− Clasificación archivística.- Proceso de identificación y agrupación de expediente en categorías

de acuerdo con esquemas previamente establecidos, métodos y reglas determinados en un

sistema de clasificación.

− Clave topográfica.- Conjunto de datos relacionados con la ubicación física de los expedientes.

− Código de unidad administrativa.- Referencia única asignada al archivo de cada una de las

unidades administrativas que integran el Fondo de Cultura Económica.

− Conservación de Archivos.- Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la

preservación y prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos.

− Conservación permanente.- Situación que guardan los documentos que han desarrollado

valores secundarios o históricos y que en consecuencia no pueden ser eliminados.

− Conservación precaucional.- Situación que guardan los documentos semiactivos en el Archivo

Central antes de adquirir valores históricos o de proceder a su destrucción física.

− Consulta.- Revisión de los documentos de archivo por parte de los usuarios conforme a las

normas y políticas establecidas. Poner los documentos que conserva, a disposición de sus

usuarios. Acceso a los archivos con el fin de conocer su contenido.

− Copia dirigida.- Es la copia de una comunicación enviada a una persona o institución diferente

al destinatario y que también tiene competencia en el asunto indicado.

− Cuadro General de Clasificación Archivística.- Instrumento técnico que refleja la estructura de

un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada unidad administrativa, y que aporta

datos esenciales como las claves y los niveles que apoyan su organización.

− Depósito Ajusco.- Es el sitio donde se resguarda la documentación semiactiva más reciente.

− Depósito San Lorenzo.- Es el sitio donde se resguarda la documentación semiactiva más

antigua, la catalogada como histórica; la documentación en proceso de baja y la serie de

manuscritos. Para el caso de la documentación contable, el depósito corresponde al Archivo de

Concentración, establecido en las disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental.

− Depuración.- Proceso de selección de los documentos que deben conservarse de manera

permanente y de aquellos que deben eliminarse.





94

− Derecho a la información.- Reconocimiento por el que se autoriza acceder a la información y a

los archivos que no están sujetos a restricción alguna.

− Descripción.- Proceso destinado a elaborar instrumentos de consulta que faciliten el acceso y

conocimiento de los archivos.

− Destino final.- Selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos expedientes

cuyo plazo de conservación ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo

histórico.

− Documentación activa.- Documentos necesarios para realizar cotidianamente las actividades;

su consulta es frecuente y por ello se conservan en los archivos de trámite.

− Documentación histórica. Aquella que contiene evidencia y testimonios de las acciones del

Fondo de Cultura Económica, por lo que debe conservarse permanentemente.

− Documentación inactiva.- Documentos que han perdido todo valor primario o administrativo.

Puede tener dos destinos: baja documental o conservación permanente por poseer valor

histórico.

− Documentación semiactiva.- Aquella de uso esporádico que debe conservarse por razones

administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración.

− Documento.- Toda pieza documental, sea cual sea su forma o sus características, que atestigua

e informa sobre las diversas actividades tanto internas como externas del Fondo de Cultura

Económica. Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado,

recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de la Institución.

− Documento de apoyo informativo.- Documento constituido por ejemplares de origen y

características diversas cuya utilidad en las unidades responsables reside en la información que

contienen para apoyar en las tareas asignadas. Generalmente es ejemplar múltiple que

proporciona información; no es original sino copias y/o fotocopias que sirven para control.

Conjunto integrado artificialmente por unidades temáticas. Se transfiere al archivo central para su

baja.

− Documento de comprobación administrativa.- Papeles que comprueban la realización de un

acto administrativo inmediato: vales de fotocopias, minutarios, registros de visitantes, listados de

envíos, tarjetas de asistencia, etc. No es un documento estructurado con relación a un asunto. Su





95

vigencia administrativa es inmediata o de no más de un año. No se transfiere al archivo de

concentración para su resguardo. Su baja debe darse de manera inmediata al término de su

utilidad transfiriéndolo al archivo central.

− Documento electrónico.- Información que puede constituir un documento de archivo cuyo

tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse.

− Documento sustancial.- Todos aquellos expedientes que deriven, correspondan o sean

resultado del cumplimiento de las atribuciones de la unidad administrativa y que se encuentren

incluidos en el Cuadro General de Clasificación.

− Expediente.- Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo ordenados

y relacionados por un mismo asunto, actividad ó trámite, integrados en un folder o carpeta y

guardados de acuerdo a un orden lógico, comúnmente cronológico.

− Ficha catalográfica.- Instrumento de referencia en el que se describen los aspectos relevantes

de un documento que adquiere valor secundario o histórico (fecha, tema, autor, contenido, etc.).

− Foliación.- Numeración que se da a las fojas de una unidad documental o expediente.

− Folio.- Pieza documental numerada que forma parte de un expediente.

− Guía Simple de Archivo. Esquema general de descripción de las series documentales de los

archivos del Fondo de Cultura Económica que indica sus características fundamentales conforme

al Cuadro General de Clasificación Archivística.

− Instrumentos de control.- Son aquellos elaborados para la identificación y/o valoración de los

documentos: ficheros, listados, inventarios, registros de transferencias, etc.

− Inventarios Documentales.- Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes

de un archivo y permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de

transferencia) o baja documental (inventario de baja documental).

− Legislación archivística.- Conjunto de leyes, reglamentos y normas técnicas que regulan la

reunión, control, conservación y organización de archivos.

− Período de tramitación.- Fechas extremas que indican el año en que se abre y cierra un

expediente.





96

− Plazo de conservación.- Período de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de

concentración e histórico. Es la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el

período de reserva, y los periodos adicionales por solicitud de acceso o desclasificación.

− Portada.- Frente del expediente en el que se establecen los elementos mínimos para describir su

contenido.

− Registro de transferencias.- Es la relación que acompaña la entrega de la documentación de

los archivos de trámite al archivo central y, al interior de éste, de la sección general a la sección

histórica. Su objetivo es controlar los documentos que pasan de un archivo a otro y traspasar la

responsabilidad de su custodia del archivo remitente al archivo receptor.

− Remesa documental.- Conjunto de documentos que se transfieren al archivo central.

− Sección de Archivo Contable.- Es aquella que concentra la documentación contable

correspondiente al ejercicio vigente.

− Sección especial.- Es aquella donde se concentra la documentación contable generada durante

los tres años inmediatos anteriores al año en curso. Equivale a la Unidad Especializada de

Archivo Contable establecida en las disposiciones aplicables al Archivo Contable Gubernamental.

− Serie.- División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el

desarrollo de una atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico.

− Sistema de administración de archivos.- Es el conjunto de responsabilidades, políticas,

procedimientos y disposiciones necesarios para realizar el tratamiento adecuado de los

documentos del FCE, desde el momento en que son producidos o recibidos hasta que son

eliminados o conservados de manera permanente en el archivo central.

− Tabla de unidades administrativas.- Áreas que conforman la estructura orgánica del Fondo de

Cultura Económica, desde la dirección general hasta las jefaturas de departamento.

− Tramitación.- Paso de un asunto oficial por los trámites que requiere su resolución.

− Trámite.- Forma de actuación concreta del procedimiento administrativo.

− Transferencia.- Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un

archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria); y de expedientes que





97

deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico

(transferencia secundaria).

− Valor Documental.- Condición de los documentos que les confiere características

administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores

primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores

secundarios).

− Valoración.- Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales

para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.

− Valores primarios.- Aquellos que tiene el documento a partir de su creación o recepción.

Administrativo: Es el que se relaciona con el trámite, asunto o tema por el cual se

emitió el documento. Corresponde a un procedimiento administrativo.

Legal: Es el valor que tienen los documentos que se refieren a derechos u obligaciones

legales o jurídicas y le confiere calidad de testimonio ante la ley.

Contable: Valor de los documentos que sirven de explicación, justificación y

comprobación de las operaciones contables y financieras.

− Valores secundarios.- Son aquellos que adquiere el documento una vez que pierde sus valores

primarios y tiene utilidad histórica y social.

Evidencial: Documentos cuya utilidad constante refleja derechos permanentes de las

personas físicas y morales.

Testimonial: Documentos cuya utilidad permanente refleja la evolución de la unidad

administrativa que los creó.

Informativo: Documentos que aportan datos únicos y sustanciales para la investigación

y el estudio en cualquier campo del conocimiento.

− Vigencia Documental.- Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores

primarios de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes.

− .



Fecha de autorización: 7-VI I -2005 Volumen: I Anexo : A Página:

Clave: CC/CIN/01 Revis ión: 0 Fecha aprobación Comi té : 9 de jun io de 2005

98

ANEXO A. Cédula de Aprobación

Segunda Sesión Ordinaria 7-VII-2005 SO/II-05/07R


Fecha de autorización: 7-VII-2005 Volumen: I Anexo : B Página:


99

ANEXO B. Acta del Comité de Información

Acta del Comité de Información




100




101




102


Fecha de autorización: 7-VII-2005 Volumen: I Anexo : C Página:


103

ANEXO C

Oficio de nombramiento del responsable del archivo de concentración y archivo histórico (Archivo Central)


Fecha de autorización:7-VII-2005 Volumen: I Anexo : C Página:


104

Oficio de nombramiento de los responsables de archivos de trámite


Fecha de autorización:7-VII-2005 Volumen: I Anexo : C Página:


105


Fecha de autorización: 7-VII-2005 Volumen: I Anexo : C Página:


106

Oficio del Comité de Información del FCE donde se establece que la información del FCE es pública y se encuentra a disposición de los particulares que lo soliciten para su consulta, a excepción de aquella información entregada a esta institución con carácter de confidencial por los particulares y los datos personales que requiera el consentimiento de los individuos para su difusión, conforme a lo establecido en el artículo 18 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y otras leyes que así lo contemplen. (FEA/152/2004)

Para el análisis normativo de la regulación interna. Actualizado a Oct. 08

134

A. Eficaz 90% VERDADERO 45%B. Eficiente 100% VERDADERO 10%C. Consistente 90% VERDADERO 25%D. Claro 100% VERDADERO 20%Grado de CR: 93% VERDADERO

RESULTADO: El documento cumple con el grado mínimo de Calidad Regulatoria

Versión 3.01

Atributos de Calidad Regulatoria

Formato de Justificación Regulatoria

Artículo, numeral o fracción aplicable

II. Fundamentación del Proyecto Normativo

Unidad administrativa responsable del diseño o elaboración del documento normativo:

Institución:Adscripción:

IMPORTANTE. Continúe el llenado de este formato en las siguientes pestañas, para obtener el grado de calidad regulatoria del instrumento.

III.2. Razones que operativamente hacen necesaria la expedición del proyecto.

B. ¿El documento normativo es necesario como parte de una mejora continua, o para evitar obsolescencia o para cumplir con una instrucción de algún superior?

LA LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL ESTABLECE EN SU ARTICULO 29 FRACCIÓN VI: "…ELABORAR UN PROGRAMA PARA FACILITAR LA OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD, QUE DEBERÁ SER ACTUALIZADO PERIÓDICAMENTE Y QUE INCLUYA LAS MEDIDAS NECESARIAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS..."

LOGO INSTITUCIÓN

II.1. Fundamento jurídico

I. Datos del proyecto normativo

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

A. ¿Existe alguna problemática que hace necesaria la emisión del documento normativo?

En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, en qué consiste dicha problemática y cómo es que el documento normativo la resolverá o atenderá:

En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, cuáles son los fines u objetivos que conforme al mandato previsto en esa ley u ordenamiento, debe lograr el documento normativo.

En caso afirmativo, especifique de manera breve y concisa, por qué es necesario actualizar la regulación y en qué consiste esta última.

CONSTITUCIÓN POLITICA DE LOS ESTADOS UNIDOS MEXICANOS

LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL

PROPROCIONAR INFORMACIÓN SOBRE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA SUBGERENCIA DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES, LAS FUNCIONES Y ACTIVIDADES DE LOS DEPARTAMENTOS QUE LA INTEGRAN. PRESENTAR LOS PRINCIPALES PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO Y LOS DOCUMENTOS EMPLEADOS EN LOS MISMOS. SERVIR COMO MATERIAL DE CONSULTA PARA LA INDUCCIÓN Y CAPACITACIÓN DE PERSONAL.

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA APF

ESTATUTO ORGÁNICO DEL FCE

A. ¿Alguna ley u ordenamiento obliga a emitir el documento normativo?


I.1. Nombre del documento normativoMANUAL DE RESPONSABILIDADES DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

I.2. Objetivo del documento normativo

DIRECCIÓN GENERAL

17, FRACCIONES V, X Y 18 FRACCIÓN VIII

III.1. Razones que jurídica o administrativamente hacen necesaria la expedición del proyecto.

Nombre del ordenamiento o disposición

III. Motivación del Proyecto normativo

29 FRACCIÓN VI

Justificación Regulatoria. Atributo "A. Eficaz".

Un documento normativo es EFICAZ cuando cumple con las siguientes condiciones:

Cumple No Cumple N/A

1 X 10% 0

2 X 25% 0.25

3 X 10% 0.1

4 X 15% 0.15

5 X 10% 0.1

6

N/A

6.1 X 5% 0.05

6.2 X 10% 0.1

7 X 15% 0.15

Total: 100%

Ponderación obtenida: 90%

65%

El documento normativo no requiere de la emisión o aplicación de regulación complementaria, para cumplir con sus objetivos.

» Están diseñadas para emitirse de manera automática y sin ninguna valoración subjetiva, considerando solamente si se cumplieron o no los requisitos o condiciones que previamente se hayan fijado.

» En su defecto, si se emiten de forma subjetiva o discrecional, existen reglas, criterios o parámetros objetivos que aseguren homogeneidad, transparencia, imparcialidad y equidad en las mismas.

Mínimo requerido:

Las autorizaciones, decisiones, aprobaciones o resoluciones que deriven del documento normativo:

Las obligaciones que derivan del documento normativo expresan claramente: el sujeto obligado, los plazos y en su caso los medios para cumplirlas.

Existen precedentes o un diagnóstico integral que avale que las disposiciones del documento normativo producirán los efectos esperados por el emisor.

Las disposiciones del documento normativo pueden ser cumplidas en la realidad (material o jurídicamente).

Las disposiciones del documento normativo pueden ser aplicadas de forma homogénea y no generan vacíos ni indefinición.

Existen disposiciones directamente enfocadas a atender o resolver la problemática o situación para la que se creó dicha regulación.

Cuando cumple al 65% las

siguientes condiciones

Ponderación de cada

condición:

Eficaz

Un documento normativo es eficaz cuando su contenido es el apropiado para alcanzar los objetivos para el que fue creado.

A

Justificación Regulatoria. Atributo "B. Eficiente".

Un documento normativo es EFICIENTE cuando cumple con las siguientes condiciones:

Cumple No Cumple

1

1.2 X 30% 0.3

1.3 X 25% 0.25

1.4 X 45% 0.45

Total: 100%


55%

Mínimo requerido:

Cuando cumple al 55% las siguientes condiciones

Ponderación de cada condición:

Un documento normativo es eficiente cuando los “beneficios” que genera son mayores a los “costos” que implica su cumplimiento y estos últimos están justificados y son razonables.

B Eficiente

Las obligaciones, cargas o requerimientos de información que impone el documento normativo:

» Tienen sustento en ordenamientos de mayor jerarquía.

» Son estrictamente indispensables y no pueden ser sustituidas por información o validaciones que obtenga el área requirente de otras unidades administrativas o sistemas internos.

» Tienen un valor o utilidad para los procesos o procedimientos en que aplican.

Justificación Regulatoria. Atributo "C. Consistente".

Tipo de Documento: Manual Materia/Tema:

Artículos de aplicación específica

17, FRACCIONES V, X Y 18 FRACCIÓN VIII

Un documento normativo es CONSISTENTE cuando cumple con las siguientes condiciones:

Cumple No Cumple

1 X 25% 0.3

2 X 35% 0.4

3

3.1 X 10% 0.1

3.2 X 20% 0.2

3.3. X 10% 0

Total: 100%


70%

C Consistente

Un documento normativo es consistente cuando su estructura y contenido están estandarizados y sus disposiciones son congruentes con el marco normativo vigente.

Marco normativo referencial

Para saber si su documento normativo cuenta con este atributo de calidad regulatoria, primero identifique y en su caso llene los datos que aparece a continuación:

Cuando cumple al 70% las

siguientes condiciones

II.1. Ordenamientos de jerarquía superior que regulan la misma materia o tema del documento normativo:


ESTATUTO ORGÁNICO DEL FCE

Transparencia y acceso a la información

Mínimo requerido:


II.2. Ordenamientos de igual jerarquía que se ubican dentro del mismo tema o materia en que se encuentra el documento normativo:

II.3. Ordenamientos o instrumentos de menor jerarquía que se ubican por debajo del documento normativo o que se vinculan directa o indirectamente con su implantación, operación o realización:



Sus disposiciones no contradicen ni se contraponen con el marco normativo vigente.

Sus disposiciones no duplican preceptos ya existentes en el marco normativo vigente.

La denominación del documento normativo:

» Anuncia con claridad los objetivos o tema que regula.

» Es congruente con el tipo de regulación a que corresponde el documento normativo. (Homologación normativa. Ejemplo: Lineamientos, Acuerdo, etc.)

» No excede de 200 caracteres (incluyendo letras, números y espacios)

Justificación Regulatoria. Atributo "D. Claro y sencillo".

Un documento normativo es CLARO cuando cumple con las siguientes condiciones:

Cumple No Cumple

1 X 10% 0.1

2 X 10% 0.1

3 X 10% 0.1

4 X 10% 0.1

5 X 10% 0.1

6 X 10% 0.1

7 X 10% 0.1

8 X 10% 0.1

9 X 10% 0.1

10 X 10% 0.1

Total: 100%


80%

Mínimo requerido:

Cuando cumple al 80% las siguientes

condiciones


D Claro

Un documento normativo es claro, cuando está escrito de forma sencilla y precisa, para que sea fácilmente entendible.

Evita palabras, transcripciones o repeticiones innecesarias (Muletillas, redundancias, grupos de palabras que se pueden sustituir por una sola, palabras que no agregan información relevante).

Identifica las secciones o apartados del documento con literales y números (cuidando su secuencia y sin mezclarlos).

Evita textos que no necesariamente implican mandatos o reglas y que pueden ser simplemente argumentativos o justificativos.

Contiene oraciones y párrafos breves. (Oraciones con máximo 50 palabras y en su caso, párrafos compuestos por máximo 10 oraciones)

Contiene definiciones para evitar la vaguedad y ambigüedad del documento.

Contiene siglas precedidas de la denominación completa del nombre o concepto referido sólo la primera vez que se utiliza en el texto.

Contiene oraciones estructuradas de manera lógica al utilizar el orden más simple (sujeto, verbo y predicado).

Contiene oraciones formuladas en sentido positivo en lugar de negativo.

Contiene términos precisos que se usan de manera consistente en todo el documento.

Contiene términos de uso común en lugar de expresiones arcaicas o rebuscadas.

Manual de Archivos. Julio 2005...- Reglamento de la Ley Federal para la Administración y...

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