EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE CHIA EMSERCHA E.S.P. MANUAL DE ARCHIVO OBJETIVO Aportar un documento que enmarque las funciones de la unidad de archivo para la atencin de los requerimientos de informacin, unificando criterios y lineamientos de aplicacin general que permitan mejorar el desempeo de las tareas documentales en cada una de las dependencias; dentro del marco legal establecido, definiendo las funciones especificas para el responsable del manejo del archivo de la Empresa de Servicios Pblicos de Cha - EMSERCHIA E.S.P. Dentro del nuevo sistema de organizacin para los archivos, se hace necesario unificar criterios para todas las dependencias referentes a la: clasificacin, ordenacin y conservacin de la documentacin definiendo polticas para: Conformacin de los grupos de documentos. Seleccin documental Organizacin fsica del archivo Traslado documental Planilla de remisin de los documentos. Estas polticas son descritas durante el desarrollo del manual, de acuerdo a los procesos a seguir para lograr el objetivo propuesto. Con el fin de unificar criterios y agilizar la gestin documental referente a traslados, capacitacin, des-empapelamiento de oficinas, organizacin y conservacin de la documentacin de EMSERCHIA E.S.P., se contara con la coordinacin del Comit de Archivo, y se plantea el siguiente esquema de trabajo, el cual pretende que una vez concluido el programa: Cada dependencia realizar el traslado anualmente. Slo se conservar en las oficinas la documentacin de los dos aos mas recientes; el resto reposar en el Archivo (Salvo excepciones manifiestas). No se presentarn traumatismos por el cambio de puesto de trabajo entre las dependencia, ya que el sistema se implantar en toda la Empresa. El Archivo contar con los recursos necesarios para la organizacin, conservacin y tratamiento de la documentacin, en cualquier momento; a travs de bases de datos y personal capacitado en administracin documental. Para lograr esto se manejarn los siguientes tipos de archivo: ACTIVO O DE GESTION: El que conserva cada dependencia por el transcurso del ao. SEMIACTIVO O CENTRAL: El que conserva el Archivo General y de acuerdo a unas tablas o polticas de retencin podr irse depurando nuevamente. INACTIVO O HISTORICO: Est constituido por aquellos documentos de carcter permanente, dada su relevancia.

1. CONFORMACION DE LOS GRUPOS DE DOCUMENTOS El primer paso en cada una de las dependencias para la organizacin del archivo, es dividir la documentacin en tres grandes grupos, y stos a su vez, en subgrupos. Se abrir una carpeta por cada ao, organizando los documentos en orden ascendente de acuerdo a la fecha o la numeracin si es que la posee (ej: resoluciones de vacaciones). Las series y sub series quedan conformados as: Series: Gerencia Adquisiciones G. Humana G. Financiera G. Comercial,,,,,,,,, Almacn Jurdica Control Interno Planeacin,,,,,,,,,,,,,,, Correspondencia (Enviada Recibida) Sub series: En cada serie se puede tener adems de Correspondencia interna despachada Correspondencia interna recibida Correspondencia externa recibida Correspondencia externa despachada Invitaciones a eventos - tarjetas recibidas Normatividad Externa e Interna(Resoluciones,acuerdos) Lineamientos (Directrices, manuales y Formatos) Actas de cada concepto (Junta directiva, comit, otros) Informes (En el rea financiera aqu estn los estados financieros) Soportes (Cotizaciones, Facturas, Encuestas, Comprobantes) Planes y programas (Indicadores, Seguimiento) Constancias, Certificaciones, Solicitudes, invitaciones Documentos Formales (Contratos, Convenios, otros ) Para organizar la correspondencia de debe tener en cuenta: Cada comunicado debe ir unido a su respuesta (referencia). La correspondencia tanto emitida como recibida, que forma parte de un expediente, se ordena con dicho expediente. (es necesaria la claridad en la determinacin de lo que se clasifica como expediente). La correspondencia que acompaa a una informacin importante, facturas, informes u otros documentos, se archiva en funcin de esta informacin adjunta. La correspondencia que se organiza como tal es la que no forma parte de un expediente ni acompaa a una informacin importante, es decir, que se limita a una informacin ms genrica. Se debe agrupar en: Correspondencia Externa: Cuando se trata de correspondencia entre una dependencia de EMSERCHIA E.S.P., y personas o instituciones ajenas a ella. Correspondencia Interna: Cuando se trata de correspondencia o notas interiores entre dependencias de EMSERCHIA E.S.P.

NOTA: Para cada tema debe manejarse carpeta individual. Y se crea a la necesidad de cada rea por su funcin. NO abrir carpeta como tema de VARIOS. 1. COMITE DE ARCHIVO Es el grupo asesor interno de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos, segn lo establecido en el artculo 19 del Reglamento General de Archivos del Archivo General de la Nacin. Este grupo tendr las siguientes funciones: Definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos; Fijar las funciones para el manejo, sistematizacin, conservacin, salvaguarda, archivo y disposicin de la informacin archivstica relacionada con: el sistema de informacin archivstico, la expedicin del documento y su flujo, los mtodos y procedimientos del documento, el tiempo de conservacin del documento, las clases de, la conservacin del documento, los mecanismos de consulta y acceso a la informacin que ste contiene y la depuracin y eliminacin del documento. Capacitar y promover las normas y programas de gestin documental, de acuerdo con lo establecido en el artculo 21 de la Ley 594 del 4 de julio de 2000 y dems normas pertinentes; Hacer seguimiento del cumplimiento de las normas de manejo y conservacin de la informacin archivstica y de las comunicaciones oficiales en cada una de las dependencias, cuyos coordinadores debern hacer cumplir las decisiones adoptadas por el Comit; Sugerir a la gerencia programas de gestin documental a travs de los cuales se har el diagnstico del sistema archivstico y de correspondencia como soporte de las decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos; Proyectar y aprobar las actas de modificacin de la tabla de retencin documental, TRD, para EMSERCHIA las veces que sean requeridas; Recomendar, cuando as sea necesario, la contratacin de asesores o consultores que se requieran en desarrollo de las polticas y programas diseados por el Comit; Proyectar para la firma del gerente los actos administrativos relacionados con el establecimiento y regulacin del sistema archivstico para EMSERCHIA;

Definir su reglamento interno; el Comit debe tener, por lo menos, una reunin ordinaria bimestral, la cual deber ser convocada por el secretario tcnico del Comit, y podr tener reuniones extraordinarias siempre que as sea necesario y lo determine el Comit por convocatoria del secretario tcnico; las dems que le defina el gerente y la Ley o sus reglamentos.

El Comit de Archivo esta conformado de acuerdo a la resolucin 076 del 2004, por las siguientes personas: El Gerente General de la empresa, o su delegado. El Subgerente del rea de planeacin tcnica y operativa. El jefe del rea de Talento Humano El Auxiliar Administrativo quien responde por la gestin del rea de Archivo, quien actuara como secretario con voz pero sin voto (estar bajo la direccin del Subgerente de planeacin. Adems, podrn asistir como invitados aquellos funcionarios que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes.

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Funciones del Auxiliar administrativo del rea de Archivo y Correspondencia Adoptar programas para administrar adecuadamente el servicio de consulta y la conservacin de documentos, acordes con la misin, visin, funciones y programas de la entidad, con sujecin a las pautas y principios establecidos por la Ley, normas internas y pautas fijadas por el Archivo General de la Nacin. Comprobar la conformidad entre el reseado en la hoja de transferencia y la documentacin recibida. En el supuesto de que no haya coincidencia, la hoja ser devuelta a su remitente para corregir los errores. Devolver a la oficina correspondiente la copia de la planilla del traslado, firmada por el Archivo Central, como confirmacin de la documentacin recibida. Para agilizar la recuperacin de esta documentacin en posteriores consultas, se cuenta con una base de datos. Es deber del responsable conservar la documentacin remitida por las dependencias. Proponer el plan de seleccin, transferencia y eliminacin de documentos para presentarlo a su jefe inmediato y ante el Comit de Archivo, de acuerdo con los criterios de la tabla de retencin documental; Proponer ante el comit de Archivo el plan para la conservacin de documentos; rendir y evaluar el informe de atencin al pblico, actividades, programas y proyectos desarrollados durante el perodo ante el superior inmediato y proponer mecanismos para optimizar esta labor. Sugerir las polticas, planes y programas ante el comit de archivo para la seleccin, eliminacin, transferencia, conservacin y limpieza anual de los archivos de gestin y central y verificar su cumplimiento conforme a la tabla de retencin documental y dems normas legales;

Responder por el correcto manejo de recursos del archivo central. Proponer a la alta direccin los procedimientos o instrumentos requeridos para el ptimo funcionamiento del archivo central. Recibir las transferencias documentales de las diferentes dependencias; revisar los listados enviados por las dependencias. Organizar los archivos por aos y por unidades de proceso. Facilitar la consulta de los documentos que reposan en el archivo central. Gestionar el prstamo de la documentacin a los organismos productores y la consulta de la misma de acuerdo con las normas de acceso a los documentos. Suministrar la informacin en la forma y oportunidad requerida por los entes de control Proponer planes, programas, procedimientos y mecanismos de control para optimizar las funciones y actividades propias de su rea, en concordancia con los planes y programas de EMSERCHIA; Rendir informe anual o cuando as se requiera; de las actividades, programas y proyectos desarrollados. Sugerir un plan de capacitacin anual para el recurso humano de su rea y presentarlo al responsable del Plan de Bienestar y Capacitacin de EMSERCHIA Administrar, controlar y custodiar los bienes asignados para el cumplimiento de sus funciones Las dems que le sean asignadas que correspondan a la naturaleza del rea.

Misin y tica del Auxiliar administrativo del rea de Archivo y Correspondencia 1. Proteger la integridad de los bienes documentales que custodia para que constituyan fiel testimonio del pasado. 2. De acuerdo con los criterios archivsticos; valorar, seleccionar y conservar, manteniendo el principio de procedencia de los documentos de archivo. 3. Evitar realizar intervenciones que puedan afectar la autenticidad de los documentos. 4. Garantizar el continuo acceso y legibilidad de los documentos. 5. Registrar y justificar plenamente las acciones realizadas sobre el material que tiene a su cargo. 6. Promover el mayor acceso posible a los documentos y ofrecer sus servicios a todos los usuarios de manera imparcial. 7. Respetar tanto el acceso pblico como la privacidad de la documentacin dentro del marco de la legislacin vigente.

8. No deber utilizar en beneficio propio la confidencialidad de la informacin documental. 9. Trabajar conjuntamente con los funcionarios de otras reas para promover la conservacin y la utilizacin de la herencia documental de la Empresa. IMPORTANCIA DEL ARCHIVO Debido a que con el paso del tiempo el flujo de documentos aumenta, es necesario organizar y conservar la documentacin para tener un acceso fcil y rpido a la informacin. El Sub gerente de planeacin, debe velar orientar e instruir sobre los procedimientos para organizar y archivar la documentacin que reciben y generan las diferentes areas administrativas, coloca al servicio del personal encargado de archivo, el Manual de Normas y Procedimientos sobre control y organizacin de archivos administrativos. Su objetivo es capacitar al respecto unificando criterios y lineamientos de aplicacin general que permitan mejorar el desempeo de las tareas documentales en cada una de las dependecias. Dentro del nuevo sistema de organizacin para los archivos, fue necesario unificar criterios para toda la dependencia referentes a la: Clasificacin, Ordenacin y Conservacin de la documentacin Para ello se definieron estas politicas: Conformacin de los grupos de documentos. Seleccin documental. Organizacin fisica del archivo. Traslado documental. Planilla de remisin de los documentos.

Estas politicas son descritas durante el desarrollo del manual de acuerdo a los procesos a seguir para lograr el objetivo propuesto. Su cumplimiento y continuidad depende del xito en la organizacin y recuperacion de la informacion, el cual debe convertirse en un compromiso para su labor. Con el fin de unificar criterios y agilizar la gestion documental referente a los traslados, capacitacin, rotacin de personal, desempapelamiento de oficina, organizacin y conservacin de la documentacin en el archivo de EMSERCHIA, que sera coordinado por el area administrativa de documentos. Se plantea el siguiente esquema de trabajo: Cada dependencia debe realizar el traslado anualmente. Solo se conservara en las oficinas la documentacin del ao en curso y del inmediatamente anterior; el resto reposara en el archivo central. El archivo Central contara con los recursos nesesarios para la organizacin, conservacion y recuperacion de la documentacin, en cualquier momento;a traves de base de datos y personal especializado en administracion

documental cundo se requiera. Para esto se manejara tres tipos de archivo que son: Gestin el que conserva toda dependencia por el trascurso del ao en curso y del inmediatamente anterior. Central el que conserva el archivo de acuerdo a unas tablas o politicas de retencion podra irse depurando nuevamente. Inactivo o historico esta constituido por aquellos documentos de carcter permanente, dada su relevancia; de igual manera se conservara en el archivo general de EMSERCHIA. Objetivo General Del Archivo De Gestin Resguardar y organizar todo el acervo documental producido y recibido en las diferentes dependencias, por el ao en curso y el inmediatamente anterior; en tanto este conforma el patrimonio documental de la Empresa. BASE LEGAL Ley 594 de 2000 (Ley general de archivos) Ley 734 de 2000 Acuerdo 07 de 1994 Decreto 1382 de 1995 Acuerdo 11 de 1996 Acuerdo 001 de 1998 Acuerdo 060 de 2001 Acuerdo 39 de 2002 LIMPIEZA LOCATIVA 1. Tener en cuenta que las actividades de limpieza siempre preceden las acciones de desinfeccin 2. Para el piso, la limpieza se realiza con la menor humedad posible, de esta forma se evita levantar el polvo. 3. Para las paredes, mobiliario y dems elementos, lo ideal es el uso de aspiradora, sin embargo en caso de no contar con este implemento, utilizar una tela o trapo seco, pasarlo del rea menos sucia a la ms sucia. 4. Limpiar las mesas de trabajo con agua y detergente y finalmente con alcohol antisptico.

Proyect:

JOSE ORLANDO NUEZ G. Control Interno - EMSERCHIA E.S.P