Manual de Acceso y Servicios, Collahuasi.

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SGCAS

SISTEMA GLOBAL CONTROL DE ACCESO Y SERVICIOS

SGCAS COMPAA MINERA DOA INS DE COLLAHUASI SCM

Obligaciones de las Empresas Contratistas Respecto del Proceso de Control de Acceso

1. Lanuevacdulade identidadeselnicodocumentovlidopara ingresara losrecintosde lacompaayutilizar losserviciosdealimentacin.Por lo tanto,encasodeextravooprdidaslosepodrsolicitarunacredencialprovisoriaenGaritaNorteoGaritaPatachepresentandolasolicitud de duplicado entregado por el Servicio de Registro Civil e Identificacin.

Cada persona podr solicitar un mximo de 4 credenciales provisorias al ao por motivosinjustificados (p.e olvido en Iquique) y posteriormente, el Administrador de contrato de la Empresa Contratista deber comunicarse con el Administrador de Control de Acceso Collahuasi ([email protected]), quien podr autorizar la emisin de una nueva credencialprovisoria.

La entrega de credenciales provisorias sercontrolada exhaustivamente por Collahuasi y lareiterada solicitud de las mismas ser consideracomounincumplimientodelaEmpresaContratista.

2. En caso de prdida de la cdula de identidad alinterior de la faena, el afectado tendr que dirigirse aGaritaNorte,CentralCollahuasienHotelCoposao Garita Patache para reportar el acontecimientoysolicitarunacredencialprovisoria, lacual tendrvigencia solo hasta la finalizacin del turno y deber entregarlaenGarita.

Loanteriortambinesvlido,sielcdigodebarradelacduladeidentidadpresentaraproblemasconelprocesodelecturaenloscapturadoresdecasino.

3. Collahuasi entregar a la Empresa Contratista unnico nombre de usuario y clave de acceso paraingresar al mdulo de Contratistas del Sistema Global de Control de Acceso y Servicios (SGCAS). La Empresa Contratista correspondiente ser responsable por el mal uso que se pueda hacer de estosprivilegios.

Para resolver cualquier problema con dicha cuenta, la Empresa Contratista deber contactar al Administrador Collahuasi de Control de Acceso.

4. La empresa contratista debe informar a Collahuasi, los sistemas de turnos que utilizarn durante laejecucindesuslabores,loscualesdebencontarconladebidaautorizacindelaInspeccindelTrabajo.Estosturnossernasignadosacadatrabajadorduranteelingresodeellosenlassolicitudes que se explican a continuacin.


SGCASCOMPAA MINERA DOA INS DE COLLAHUASI SCM

5. La autorizacin de ingreso de un trabajador de Empresa Contratista a cualquier recinto de la compaa deber solicitarse a travs de cualquiera de los 2 tipos de solicitudes disponibles en el SGCAS de Collahuasi. Estas son las siguientes:

a.Solicitud Permanente. Los trabajadores que cumplan con los requisitos establecidos por la Compaa, quedarn habilitados para ingresar a los recintos durante los das de turno y podrnutilizar los servicios de alimentacin y hospedaje, cuyos costos sern cargadosalcontrato.EstostrabajadorespasarnaformarpartedeladotacinpermanentedelaEmpresaContratista hasta la fecha de trmino del contrato, a menos que sea finiquitado y dicha situacin informada a Collahuasi mediante una funcionalidad diseada para estos fines en el SGCAS (baja trabajador).

b.Pase de Trabajo. Los trabajadores que cumplan con los requisitos establecidos por la Compaa, quedarn habilitados para ingresar a los recintos durante los das indicados en lasolicitudypodrnutilizar losserviciosdealimentacinyhospedaje,cuyoscostosserncargadosalcontrato.Estostrabajadoressernconsideradosparaclculosdedotacinsloporlosdasindicadosenelpase.Deestamanera,nosegeneraunvnculopermanentedeltrabajador con el contrato. La duracinmxima permitida para esta solicitud son 30 dascorridos.

Collahuasi mediante el SGCAS enviar correos electrnicos al Administrador de Contrato de la Empresa Contratista (registrado en el sistema) informando la aceptacin o rechazo de las solicitudes, as como informacin adicional que permita gestionar la solucin del problema a la Empresa Contratista en caso de rechazo. Asimismo, la Empresa Contratista podr ingresar al SGCAS para consultar la misma informacin. En consecuencia, Collahuasi se reserva el derecho de permitir el ingreso a personas que lleguen a faena sin autorizacin.

6. En caso que la Empresa Contratista requiera solicitar el ingreso a faena de alguna persona en calidad de visita deber utilizar una solicitud diseada para este fin en el SGCAS, la cual requiere la aprobacin de un Coordinador de Visita Collahuasi autorizado para estos fines. Los costos de alimentacinyalojamientoserncargadosalcontrato.Laestadamximadeunavisitaenfaenason 3 das, siendo solamente obligatorio enviar a la Empresa Certificadora de Documentacin, elexamendesaluddelaspersonasparaacreditarlacapacidaddecadaunodeellosparaestaren altura geogrfica.

Asimismo, el sistema enviar un e-mail al Coordinador de Visita Collahuasi, Administrador de Contrato de la Empresa Contratista y/o visitas, siempre y cuando se haya ingresado un e-mail por cada una de ellas. Cada visita deber imprimir dicho e-mail, pues traer consigo la declaracin jurada que deben firmar y entregar en el control de Garita.

7. Las personas autorizadas mediante una solicitud de tipo Postulacin y que dejen de prestar servicios a la Empresa Contratista (finiquitado) deben ser rebajadas de la dotacin mediante una funcionalidad (baja) del SGCAS.

En caso que la Empresa Contratista no informe esta situacin, los servicios de alimentacin o das-hombre sern cobrados a la empresa en la cual figure la persona en el SGCAS.



8. Las Empresas Contratistas debern solicitar autorizacin para trabajar con empresassubcontratistas en los contratos con Collahuasi. Esta autorizacin es entregada por laSuperintendencia de Abastecimiento o Gerencia de Proyecto, conforme a un procedimiento establecidoporestasreas.

El SGCAS apoya este flujo de trabajo a travs de una funcionalidad diseada para que las EmpresasContratistasingresenlosdatosdelaempresasubcontratistayadjuntenlosdocumentosderespaldorespectivos.

9. El servicio de transporte a faena (buses) de Collahuasi tiene implementado un sistema de control de acceso durante el embarque. Por lo tanto, aquellas Empresas Contratistas que utilicen nuestroserviciodetransporteafaenadeberninstruirasustrabajadoresparacumplirconelprocedimiento de chequeo, el cual opera de la siguiente manera.

a. El pasajero debe presentar su cdula de identidad para que el conductor lea el cdigo de barradeldocumentoconundispositivomvil,elcualpermitirconocersi lapersonaestautorizadaonoparaingresarafaena.

b. Si la persona no esta autorizada, el pasajero deber quedarse en la ciudad y solucionar el problema.

c. Encasocontrario,podrviajarhastafaena.

10.Las Empresas Contratistas sern responsables de mantener actualizado los datos de suAdministrador de Contrato (nombre completo, telfono, email, etc.). Esto para efectos del envo de informacin (por ejemplo, solicitudes autorizadas o rechazadas, solicitud de credencial temporal sin justificacin, trabajadores en faena fuera de turno, entre otras).

Asimismo, las Empresas Contratistas debern informar oportunamente al Administrador de ContratoCollahuasi,sisurgealgncambiodeturnodeuntrabajadorolacreacindeunnuevoturno,puesenesteltimocasodebecontarseconlaautorizacindelaInspeccindelTrabajo.



Obligaciones de los Administradores de Contrato CMDIC respecto del Proceso de Control de Acceso

1. Asegurarquelasempresascontratistasingresenlassolicitudesdepostulacin,pasesdetrabajoovisitaenelSistemaGlobalControldeAccesoyServicios(SGCAS)paratodoslostrabajadoresquerequieranlaborarenfaena,yporconsiguientedarcumplimientoalprocedimientodeingresoestablecidoporlaCompaa.

2. Revisarperidicamentelassolicitudes(postulacin,pasedetrabajoovisita)ingresadasporlasempresascontratistasenelSGCAS,demaneradegenerarenformaoportunalaaprobacindestas, si as corresponde. Complementariamente, el sistema notificar al Administrador mediante uncorreoelectrnicocuandolleguendichassolicitudes.

Ninguna solicitud podr avanzar en el flujo de autorizaciones, si no cuenta en primer lugar con la autorizacin del Administrador de Contrato Collahuasi (posteriormente pasa a las posiciones de Servicio al Personal y la empresa certificadora de documentacin).

3. Ingresar solicitudes de visita para aquellas personas que por cualquier motivo no puedan realizarlo directamenteenelSGCAS.

4. Encasodeausencia,designarunadministradorsuplenteinformandoalaEmpresaContratistadel reemplazo oportunamente.

5. Asegurar que la Empresa Contratista mantenga informada al rea de RRHH de la compaa, los sistemas de turnos que emplear durante el contrato y los trabajadores asignados a cada uno de ellos.

6. Asegurar que la Empresa Contratista mantenga actualizado en el SGCAS por cada contrato bajo susupervisin,losdatosrelacionadosconelAdministradordeContrato(nombre,email,etc.).

7. Sisurgieraunaemergencia,elSGCAScuentaconunPasedeEmergenciaquesolamentepuedesolicitar el Administrador de Contrato Collahuasi y autorizar el Gerente de Seguridad. La duracin mxima de la autorizacin es por 2 das, tiempo suficiente para regularizar la documentacin exigida por la Compaa.

Los trabajadores indicados en esta solicitud no podrn figurar en otra solicitud del mismo tipo hastapasado7dasdespusdelvencimiento.

8. ElingresodepersonaldeEmpresaContratistafueradelhorariodeatencindeGaritaenFaena

Cordillera, debe solicitarlo el Gerente del rea respectiva al Gerente de Seguridad Collahuasi.



Obligaciones de la Superintendencia de Abastecimiento y Gerencia de Proyecto Respecto del

Proceso de Control de Acceso

1. Habilitar los contratos en el Sistema Global Control de Acceso y Servicios (SGCAS). En

consecuencia,sinoaparecierauncontratoenlalistaseleccionabledelafuncionalidaddeingreso

depostulaciones,pasesdetrabajoovisita,quieredecirqueelcontratonohasidohabilitadopor

laSuperintendenciadeAbastecimiento.

2. DeshabilitacindecontratosenelSGCAS,debidoasuvencimientouotromotivo.

3. Prrrogadevigenciadecontratoyporconsecuenciahabilitacindelostrabajadoresasociados

adichocontrato(permanentes).

4. Registroyautorizacindeempresascontratistaysubcontratistas.Elcontralorrecibiratravs

delSGCASestassolicitudesporpartede lasESED, incluyendo losdocumentosde respaldo

respectivos(digitalizados).

5. Autorizacin permanencia en faena de trabajadores que participarn en el proceso de

desmovilizacindeunaempresa.

SGCAS

PROCEDIMIENTO

S



Procedimiento Control de Acceso en Buses

1. Propsito

MineraCollahuasi,conelfindeagilizarelingresoafaenadelostrabajadoresquehabitualmente

laboranen sus recintos, hadispuestoun control deaccesoen losbuses, paraqueaquellas

personas que no cuenten con la autorizacin correspondiente permanezcan en la ciudad y

solucionenelproblemaantesdesubiralafaena.

2. Alcance

Todopasajerodelosbusesdetransportedepersonaldelacompaa.

3. Procedimiento

3.1 Elpasajerodeberpresentarsucduladeidentidadalconductordelbus,quienproceder

aleerelcdigodebarradeldocumentoconunequipoporttil.

3.2 Nadiedebersubiralbus,sinocuentaconlacduladeidentidadconcdigodebarra,salvo

sipresentalasolicituddedocumentoentrmiteentregadaporelServiciodeIdentificacin

yRegistroCivil.Enestecaso,elconductorprocederadigitarelRUTenelcapturador.

3.3 Elcapturadortransmitirlosdatosdelpasajeroyelsistemainformarsidebequedarseen

lalocalidadopuedeabordarelbus.EstoserinformadoporelConductor.



3.4 Es importante que los pasajeros que no puedan abordar por no tener la autorizacin

correspondienteresuelvanelproblemaenlaciudadynosubanafaena,puesCollahuasi

nopermitirelingresodeningunapersonaquenocumplaconlosrequisitosexigidospara

elingreso.

3.5 Lasvisitasdebernentregaralconductor,ladeclaracinjuradafirmadaqueseradjuntada

alcorreoelectrnicoquenotificalaautorizacinparaingresarafaena.Conestaaccin,se

evitardescenderenGarita.



Procedimiento Ingreso a Faena Personal Contratista

1. Propsito

Minera Collahuasi requiere que las Empresas Contratistas con contrato vigente, y que

necesiten ingresar trabajadores a su faena para el desarrollo de sus servicios u obras,

soliciten previamente la autorizacin de ingreso y entreguen a la Empresa Certificadora de

Documentacin,actualmenteServiciosLaborales,losantecedentesnecesariosparavalidar

elcumplimientodelosrequisitosexigidos.

LassolicitudesdeingresoafaenadeberngestionarseatravsdelSistemaGlobaldeControl

de Acceso y Servicios (SGCAS) de la compaa, sistema web desarrollado para estos fines.

2. Alcance

PersonalcontratistaquerequieraningresoaFaenaCordilleraoPuertoPatache.

3. Procedimiento

3.1 El proceso de solicitud de ingreso de trabajadores a faena, slo podr realizarse,

una vezque laSuperintendencia deAbastecimiento (reaContratos) oGerencia de

Proyectos hayaadjudicadoel contrato y por consiguiente, sepuedaencontrar enel

SistemaGlobaldeControldeAccesoyServiciosdeCollahuasi(SGCAS),esdecir,en

casoquenoseencuentreenelSGCASlaEmpresaContratistadebecontactarsecon

elreadeContrato(057-516484/02-3626484)oGerenciadeProyecto(057-516587/

02-3626587)deCollahuasi.

3.2 La cuenta y clave para ingresar al sistema SGCAS, sern entregadas por la

SuperintendenciadeAbastecimientooGerenciadeProyecto,segnelcontrato.

3.3 LaEmpresaContratistadeberingresaralSGCASlassolicitudesdeingresoafaenade

sustrabajadores.

3.4 LaEmpresaContratistaprincipaldeberregistrarasusempresassubcontratistasenel

SGCAS.LaSuperintendenciadeAbastecimientooGerenciadeProyectoprocedera

autorizar dicha empresa, conforme a los requisitos establecidos para estos fines.



3.5 Enlassolicitudesdebeindicarselaempresa(principalosubcontratista)conlacualtiene

contratovigenteeltrabajador.

3.6 ElSGCAScontempla2tiposdesolicitudesdeingresoafaenaparapersonalContratista.

UnadeellassedenominaPostulacinPersonalPermanentey laotraPasede

Trabajo,lascualessediferencianen:

3.6.1 PostulacinPersonalPermanente

Estetipodesolicituddebeutilizarseparatrabajadoresqueestarnasociados

aunnicocontratoporunperodoprolongadoohastasutrmino.

Los trabajadores que queden autorizados no podrn figurar en otra solicitud

(deningntipo),salvoqueelcontratotermineoseandadosdebajaenel

SGCAS mediante una funcionalidad diseada para esos fines.

3.6.2 PasedeTrabajo

Estetipodesolicituddebeutilizarseparatrabajadoresquepuedeningresar

asociadosadiferentescontratos(porejemplo,prevencionistasderiesgoo

especialistas).

Estospasesdebentenerobligatoriamenteunafechadetrminoyladuracin

mximason30dascorridos.

Expiradoelpaselarelacinentreeltrabajadoryelcontratotermina,porlo

que la persona podra figurar en otras solicitudes.

SepuedesolicitarvariosPasesdeTrabajoporadelantadoparauntrabajador,

con el fin de programar mejor sus actividades.

Lasolicituddeberserrealizadaconunmnimode24horasparaingresos

deundaycon48horasdeanticipacinsilasolicitudespormsdeunda

(incluyealojamiento).

3.7 Ambostiposdesolicitudesdeingresoafaenadebencumplirconlossiguientespasos

paraconseguirlaautorizacinrespectiva:



Laautorizacindelaspostulacionesypasesdetrabajoesentregadaenelsiguiente

orden: Administrador de Contrato Collahuasi, Servicios al Personal y Empresa

Certificadora de Documentacin.

Laautorizacinserealizasobretodalasolicitudyporcadatrabajadorindicadoenella.

El SGCAS enviar un correo electrnico de notificacin indicando los trabajadores

aceptadosy rechazadosde lapostulacina lacuentadelAdministradordeContrato

Collahuasi yAdministrador deContrato de la EmpresaContratista registradas en el

sistema.Porestemotivo,esimportantequesemantenganactualizadasestascuentas.

Los documentos exigidos por Collahuasi y que deben enviarse a la Empresa Certificadora

deDocumentacinson:

- ContratodeTrabajo.

- ExamendeSaludotorgadoporlasMutualidades(incluyendocapacidadpara

trabajar en altura geogrfica).

- Seguro.

- FiniquitoTrabajoanterior.

Adicionalmente, laspersonasextranjerasdebenagregarundocumentoqueacredite

autorizacinparatrabajarenelpas(visaopermisoespecialdetrabajo).Adems,todos

losdocumentosdebenestarescritosenidiomaespaoloingls.

LostrabajadoresquecumplaconlosrequisitosexigidosporCollahuasi,serncitados

porcorreoelectrnicoauncursode induccin,cuyaaprobacinconstituyeelltimo

requisito para conseguir la autorizacin de la Empresa Certificadora de Documentacin

ycerrarel ciclo.Cabesealar,queaquellos trabajadoresque repruebenelexamen,

tendrnelmismodaunasegundaoportunidad,previacharlapararepasarlastemticas.

Sinembargo,sieltrabajadorreprobaraporsegundavez,laEmpresaContratistadeber

incluirloenunanuevapostulacin.

La autorizacin para ingreso a faena de un trabajador significa en la prctica, que su

cduladeidentidadseencuentrahabilitadaparapasarporelcontroldeaccesoyutilizar

losserviciosdealimentacin.



Procedimiento Ingreso a Faena Visitas

1. Propsito

Minera Collahuasi requiere que toda persona que ingrese a los recintos de la compaa

encalidaddevisita,gestione laautorizacinrespectivapor intermediodealgn trabajador

Collahuasi autorizado. En particular, los Administradores de Contratos Collahuasi estn

habilitados para estos fines.

2. Alcance

Visitas deCollahuasi o EmpresasContratista que requieran ingreso a FaenaCordillera o

PuertoPatache.

3. Procedimiento

3.1 EstetipodesolicitudpuederealizarlaenelSistemaGlobaldeControldeAccesoyServicios

(SGCAS)laEmpresaContratistaocualquiertrabajadorCollahuasiautorizado.

3.2 TodasolicituddebedirigirseaunCoordinadorCollahuasi,quienserresponsabledela

visita.

3.3 Losgastosasociadosalavisitapodrnimputarseauncontratoocentrodecosto.

3.4 El Coordinador deber asegurarse que la Empresa Certificadora de Documentacin

reciba el examen de salud de cada persona indicada en la solicitud, que certifique la

capacidad fsica para estar en altura geogrfica. Si la visita no realizar ninguna actividad

laboralysupermanenciaenFaenaCordilleraserporunda,elCoordinadorCollahuasi

delavisitapodrsolicitaralreamdicasuautorizacinenreemplazodelexamende

salud.

Adicionalmente,laspersonasextranjerasdebernentregarundocumentoqueacredite

autorizacinparatrabajarenelpas(visaopermisoespecialdetrabajo).Adems,todos

losdocumentosdebenestarescritosenidiomaespaoloingls.



3.5 Encasoque lavisita requierapernoctaren faena,sernecesario laautorizacinde

ServicioalPersonalparaasegurarqueexistadisponibilidadenelHotelPabellndel

IncaoPioneros.

3.6 Una vez que estn las autorizaciones del Coordinador Collahuasi, la Empresa

Certificadora de Documentacin y eventualmente, Servicios al Personal, el sistema

enviaruncorreoelectrnicoalCoordinadorCollahuasiyalacasillaalternativaindicada

en la solicitud, notificando la aprobacin o rechazo de ingreso para cada una de las

personas.

3.7 El correo electrnico de notificacin incluir la declaracin jurada que debe firmar y

entregarenGaritaNorteoGaritaPatachecadapersona.Serecomiendallegarconeste

documento firmado para agilizar su ingreso a faena.

3.8 Sin perjuicio de lo anteriormente descrito, la Empresa Contratista solicitante o el

CoordinadorCollahuasidelavisitapodrmonitorearelestadodesusolicitudatravs

delsistemaSGCAS.

3.9 Lacantidadmximadepermanenciaenfaenaautorizadaconestetipodesolicitudson

3dascorridos.

3.10 Lasolicituddeberserrealizadaconunmnimode24horasparaingresosdeunday

con48horasdeanticipacinsilasolicitudespormsdeunda(incluyealojamiento).

3.11 LasvisitasdebernrealizarunacharladeInduccinenGaritaNorteoGaritaPatache,

sielltimoingresoafaenafuehacemsde6meses.

3.12 TodapersonaqueingreseaFaenaCordilleradeCollahuasi,porprimeravez,ohabiendo

transcurrido6mesesdesdesultimaestada,deberconcurriraPoliclnicoCoposa,

pararealizarcontrolmdico,enformainmediataluegodesuingreso.Cabedestacarque

losserviciosdealimentacinsernhabilitadosslounavezquepaseporelpoliclnico.

3.13 El Coordinador Collahuasi ser responsable de acompaar en todomomento a las

personas, asegurando que no circulen solas al interior de la faena CMDIC o desarrollen

actividadeslaboralesderiesgo.Unavezterminadalavisita,elregistrodesalidaser

controladoenGaritaNorte.



3.14 Los servicios de alimentacin deben solicitarse utilizando la cdula de identidad o

credencialprovisoriamediantelaobtencindeunvaledesdelosequiposcapturadores

ubicadosenloscasinos.

SGCAS

MANUALES USUARIO

SG

CAS

AntofagastaUribe 1017 Of 201

Fono/Fax: (55) 251524

Manual de Usuario Sistema SGCAS V.5.0Perfil de usuario: Usuario ESED

Opendat S.A.Gerencia de Ingeniera y Desarrollo

IquiqueAvda Balmaceda 2740 Dpto. 607

Fono/Fax: (57) 483149

SantiagoPio X 2446 Of. 1305

Fono/Fax: (02) 6581230



NDICE DE CONTENIDO

1. Propsito del Documento ............................................................................................ 51.1 Aspectos Generales .................................................................................................. 5

1.1.1 Acerca del alcance de este manual ................................................................ 51.1.2 De los usuarios ............................................................................................... 51.1.3 Contactos ........................................................................................................ 5

2. Aplicacin en Web ........................................................................................................ 62.1 Objetivo ..................................................................................................................... 62.2 URL del Sistema ........................................................................................................ 62.3 Esquema de Navegacin desde Web ....................................................................... 62.4 Estructura General de las Aplicaciones ..................................................................... 7

3. Pase de Visitas ............................................................................................................. 93.1 Objetivo ..................................................................................................................... 93.2 Ejecucin de la Aplicacin ......................................................................................... 93.3 Creacin de un Pase de Visita ................................................................................ 103.4 Enviar un Pase de Visita al Administrador de Contrato ........................................... 123.5 Editar de un Pase de Visita ..................................................................................... 133.6 Eliminar un Pase de Visita ...................................................................................... 14

4. Pases de Trabajo ........................................................................................................ 144.1 Objetivo ................................................................................................................... 144.2 Ejecucin de la Aplicacin ....................................................................................... 144.3 Creacin Pase de Trabajo ....................................................................................... 15

5. Solicitud de Postulantes ............................................................................................ 195.1 Objetivo ................................................................................................................... 195.2 Creacin de Solicitud de Postulante ....................................................................... 205.3 Aviso al Administrador de Contrato ......................................................................... 22

6. Solicitudes de Induccin ........................................................................................... 236.1 Objetivo ................................................................................................................... 236.2 Ejecucin de la Aplicacin ....................................................................................... 236.3 Creacin de Solicitud de Induccin ......................................................................... 246.4 Eliminacin de una Solicitud de Induccin .............................................................. 25

7. Mantencin Datos Empresa ...................................................................................... 267.1 Objetivo ................................................................................................................... 267.2 Ejecucin de la Aplicacin ....................................................................................... 267.3ModificacindeDatosdeEmpresa......................................................................... 27



1. Propsito del Documento Este documento tiene por objetivo explicar en forma detallada el uso de las aplicaciones del

Sistema Global de Control de Acceso y Servicios.

Su alcance est orientado a ser una gua, en relacin a la dinmica de trabajo que va a tener quedesarrollarelusuariodefinidosegnelperfilasociado.

1.1 Aspectos Generales

1.1.1 Acerca del alcance de este manual El presente documento es un Manual de Usuario, por lo que describe los aspectos

generales, mostrando la forma de usar y operar el sistema desde el punto de vista Computacional,enconsecuencia,noespecficalosprocedimientosadministrativosparalacodificacinnilasbasestericasquesustentanlaoperacin.

1.1.2 De los usuarios Los usuarios del sistema son las personas que lo usan y para las cuales este

sistema fue diseado y construido.

DebenestaradscritosaundeterminadoPerfilquedefinelosprivilegiosyelmodode operar e interactuar con el mismo.Adems de su perfil, el Usuario puedetener acceso sobre una o ms aplicaciones (programas) del sistema, estas caractersticas, permiten controlar y administrar el acceso personalizado a las distintas aplicaciones y funciones del sistema.

Todo usuario, debe estar previamente capacitado y autorizado para acceder al sistema, si sta no es su situacin, favor contctese con el Administrador General del Sistema para requerir la capacitacin respectiva y las autorizaciones con sus correspondientes privilegios.

Slo personas autorizadas podrn hacer uso del sistema, para este efecto cada usuarioposeeunNOMBREDEUSUARIOyunaCONTRASEA,estaltimaslodebe ser conocida por la persona que es la propietaria de la cuenta, nunca debe ser prestada ni cedida, pues el mal uso o el uso malicioso de la misma, ser de la exclusiva responsabilidad del titular de la cuenta.

AntelaeventualidaddequelaCONTRASEAsefiltreoseaconocidaporotraspersonas, el sistema provee las facilidades para cambiarla, en el caso de olvido o que el sistema no la reconozca, avise inmediatamente al Administrador General del Sistema para que le asigne una nueva CONTRASEA.

1.1.3 Contactos Se ha establecido medios por los cuales los usuarios del sistema, pueden hacer

sus consultas respecto del funcionamiento del sistema como de los procedimientos que se deben cumplir para tener acceso a las dependencias de Ca. Minera Doa Ins de Collahuasi.

Fono consulta : (57) 51 6361 (02) 362 6361 Email : [email protected]



2. Aplicacin en Web 2.1 Objetivo El objetivo principal de este Sistema es: Administrar a travs de aplicaciones computacionales

los procesos de Control de Acceso y Casinos de Alimentacin en las dependencias de Compaa Minera Doa Ins de Collahuasi.

2.2 URL del Sistema La aplicacin est disponible desde Internet en la siguiente pgina:

http://www.collahuasi.cl/sgcas

La pantalla que aparece una vez digitada la direccin anterior se presenta en la siguiente imagen:

2.3 Esquema de Navegacin desde Web Una vez que se ha ingresado el nombre de USUARIO y CONTRASEA el sistema le presentar

unmentiporbol,conlasopcioneshabilitadasparaelusuario,comoelmenquesemuestraen la siguiente pantalla, y es por el cual se hace la navegacin en el sistema.

Para activar una aplicacin, el usuario debe

hacer clic sobre ella con el puntero del mouse.

Box para ingresar Usuario

Box para ingresar Contrasea

Botn para ingresar al sistema



2.4 Estructura General de las Aplicaciones Antesdecomenzararevisarlasopcionesquepresentaelsistemaparaelperfil,esconveniente

acordar la estructura general de las aplicaciones del sistema. El sistema ha sido construido bajo un estndar de diseo, para la gran mayora de las aplicaciones. En algunos casos y dependiendo de la informacin que administre la aplicacin, habr algunas diferencias en relacin a este diseo estndar.

Eldiseodelasventanasconstade3reas,unasuperiory2inferiores.Lafigurasiguientemuestra el esquema de las ventanas.

Cadaunadestasconunpropsitoespecfico:

rea Banner: Estareaidentificaalusuarioydisponedelaopcindevolveralmendelsistemaylaopcin

para salir del sistema.

rea de Bsqueda y Creacin de Registros: Deacuerdolaopcindemen,enestesectorelusuariopuedeingresarloscriteriosparauna

Bsqueda,oCrearunregistrodeinformacin.Regularmenteenestesectorsedisponedelossiguientesconos.Cadaunopermiterealizarunafuncinespecfica:

rea de bsqueda y creacin de registros

rea de detalle

rea Banner

rea de listado

Salida del men ysalida del sistema



Activa la bsqueda de los registros de acuerdo a los filtros o criterios ingresadospreviamente. Levanta, en una ventana aparte, la herramienta de consulta Query Management System (QMS). Graba los datos de un nuevo registro.

Limpia los datos en el bloque.

rea de Listado: Deacuerdoalaopcindemen,listatodosloselementosdelsistema,otodosaquellosque

cumplan loscriteriosofiltros, ingresadosporelusuario,de labsqueda.Estesectorslodispone de dos conos en todas las ventanas, estos son:

Permitevisualizarymodificar (editar) toda la informacin relacionadaconel registroenelsector de Detalle.

Cambia el estado del registro o eliminar: Si el estado es Activo lo deja en inactivo, y el registro no puede ser utilizado en el sistema,

tambin cumple la funcin de eliminacin.

rea de Detalle: Muestra todos los datos asociados al registro, es posible que en algunos casos se muestre en

el estilo de vietas o carpetas. Dependiendo de la ventana y los procesos que tenga asociada la informacin, este sector presentar algunas diferencias. Las diferencias propias de caso son analizadas ms adelante.

Graba los cambios efectuados al registro editado. Cancela la edicin sin efectuar cambios.



3. Pase de Visitas 3.1 Objetivo El objetivo de esta aplicacin es entregar al Contratista una herramienta para generar los

Pases de Visita.

3.2 Ejecucin de la Aplicacin

Para ejecutar esta aplicacin debe seguir la siguiente secuencia:

Opciones Control de Acceso Gestin de Pases y Postulantes Creacin Pase de Visita

La pantalla de la aplicacin es la que se muestra en la siguiente imagen:

Esta pantalla slo muestra 2 reas: rea Superior y rea de Listado.


10


Los conos disponibles en el rea superior son:

Crear una nueva Solicitud de Pase de Visita

VolveralmenPrincipal

3.3 Creacin de un Pase de Visita

Se debe hacer clic en el Botn de creacin de Pase de Visita

La pantalla que aparecer es la siguiente:

En el rea superior se debe ingresar informacin general acerca de la solicitud y de la empresa:

- Fecha : Fecha de Solicitud.- Solicitante : Nombre.- Site : Santiago, Iquique, Puerto Patache o Faena.-Transporte :Sedebehacerclicenlacasilladeverificacin,sicorresponde.- Observaciones : Si corresponde.- Empresa : Nombre de la Empresa, si la empresa solicitante es otra. - Contrato : N del Contrato asociado a la visita (excluyente con el Contacto en Faena).- Contacto en faena : Nombre del Contacto en Faena (es excluyente con el Contrato).- rea : rea que visitar.-Alimentacin :Sedebehacerclicenlacasilladeverificacin,sicorresponde.-Alojamiento :Sedebehacerclicenlacasilladeverificacin,sicorresponde.- Indicaciones : Slo si corresponde.

Nota: El Pase de Visita puede ser asociada a un Contrato o a un Contacto en faena, no a ambos.

11SISTEMA GLOBAL CONTROL DE ACCESO Y SERVICIOS


En estos momentos se deben asociar las personas a la Solicitud de Pase de Visita. Por lo tanto, se debe ir ingresando los datos de cada una de las personas.

Los datos de las personas son:- N R.U.T. o Pasaporte- Indicar Tipo de Documento- Nombres y Apellidos- Cargo- Fecha Inicio y Fecha de Trmino de la Visita (plazo Mximo: 2 das)- Email de contacto.

Para terminar, se debe hacer clic en el Botn de Grabar.

El Sistema entregar un aviso indicando el ingreso satisfactorio de la visita a la Solicitud.

La pantalla quedar de la siguiente manera:

Se deben ingresar todas las personas que entraran como visita.

Para Terminar se debe hacer clic en el Botn Grabar que se encuentra en el rea superior.


12


Aparecer un aviso indicando el N del Pase.

Esta pantalla tambin indica que Ha sido guardado EXITOSAMENTE.

Al hacer clic en el botn Aceptar aparecer una nueva pantalla con un listado en donde aparece la Solicitud recin creada.

La imagen de la pantalla se muestra a continuacin.

Al lado izquierdo aparecen los conos de Eliminar, Edicin y Enviar. Los cuales pueden ser usados con la Solicitud recin creada.

Eliminar Solicitud.

EditarSolicitud.PermitehacerlesmodificacionesalaSolicitud.

Enviar Solicitud.

3.4 Enviar un Pase de Visita al Administrador de Contrato Parafinalizar completamenteelPasedeVisitastedebeserenviadoalAdministradorde

Contrato para su aprobacin o rechazo. Para esto, se debe enviar la Solicitud de pase de Visita mediante un clic en el cono correspondiente.

Al hacer esto aparecer un mensaje sealando el resultado del envo, tal como lo muestra la

siguiente imagen:



3.5 Editar de un Pase de Visita EnestecasosedejlaSolicitudsinunContratoasociado.SisedeseamodificarlaSolicitud

se debe hacer clic en el botn de Edicin.

La pantalla que se mostrar ser la siguiente:

El contrato a seleccionar es el SGC-910/29, tal como lo muestra la siguiente imagen:

AlgrabarlamodificacinaparecernuevamenteunavisoindicandoelNdelPase.


Al hacer clic en el botn Aceptar aparecer nuevamente laSolicitud, pero con lamodificacinrealizada.


14


3.6 Eliminar un Pase de Visita Para eliminar una Solicitud se debe hacer clic en el cono Eliminar.

4. Pases de Trabajo

4.1 Objetivo El objetivo de esta aplicacin es entregar al Contratista una herramienta para generar los

Pases de Trabajo.

Los Pases de Trabajo se usan cuando una empresa contratista necesita subir personal a trabajar y este personal no est dentro de la nmina oficial de la empresa.Su presenciaenfaenasedebeatrabajosquetomanunosdasyqueunavezfinalizados,debensalirdefaena.



Opciones Control de Acceso Gestin de Pases y Postulantes Creacin Pase de Trabajo




En el rea superior aparece un cono para crear una Solicitud de Pase de Trabajo.

4.3 Creacin Pase de Trabajo

La pantalla que aparece es la que se muestra a continuacin:

Esta pantalla se divide en tres reas: Superior, Listado y Detalle.

En el rea Superior se muestran los cuadros de texto que se deben llenar para crear una Solicitud de Pase de Trabajo. Estos datos son:

1. Fecha registro2. Solicitante3. Contrato4. Nombre Administrador5. Site6. Fecha Inicial y Fecha de Trmino7. Observaciones


1


Luego de esto se debe comenzar con el ingreso de personas.

Para este ejemplo se ingresarn los siguientes datos:

8. Fecha registro : 11-07-20079. Solicitante : Juan Carlos Herquiigo10. Contrato : OP-19-0611. Nombre Administrador : Dante Ramos Brito12. Site : Puerto Patache13. Fecha Inicial : 14-07-200714. Fecha de Trmino : 19-07-200715. Observaciones : SIN OBSERVACIONES16. RUT : 22222222-217. Tipo de Documento : RUT18. Nombres : ROGELIO LUIS19. Apellidos : PREZ GONZLEZ20. Sexo : MASCULINO21. Fecha Nacimiento : 01-02-198422. Turno : 5x223. rea : SERVICIOS GENERALES24. Cargo : ELECTRICO25. Profesin : ELECTRICO26. Pas : CHILE27. Ciudad : ANTOFAGASTA28. Direccin : CONDELL 123429. Fono : 34567830. Email : [email protected]. Aviso y Fono Emergencia : Juanita 34567932. Fecha Induccin : 12-07-2007

La imagen con los datos es la siguiente:

Para continuar se debe hacer clic en el cono Grabar.



Con esto aparecern los datos del trabajador en el rea de listado (Registros)

Para continuar ingresando trabajadores al Pase de Trabajo, se debe completar el formulario con los datos del siguiente trabajador y hacer clic en el cono de Grabar que se encuentra en el rea de Detalles.

Unavezfinalizadoel ingresodetrabajadores,sedebehacerclicenel conodeGrabar que se encuentra en el rea superior. El resultado de esto se muestra en la siguiente imagen.

Al hacer clic en el botn Aceptar aparecer la Solicitud de Pase de Trabajo en la parte central de la pantalla, tal como lo muestra la siguiente imagen.


1


Finalmente, para terminar con la Solicitud, sta debe ser enviada al Administrador de Contrato. Para lograr esto, se debe hacer clic en el cono de Enviar, el que se encuentra justamente a la izquierda delnmerodeSolicitud.

Alfinalizaraparecerelsiguientemensaje:

Con esto, termina la Creacin de Pase de Trabajo.Elprocesocontinacon laaprobacindelAdministrador de Contrato.

AlladoizquierdodelnmerodelaSolicitudaparecendosconosms.

Eliminar Solicitud. Se usa para eliminar una Solicitud que todava no es enviada al Administrador de Contrato.

EditarSolicitud.SeusapararealizarmodificacionesaunaSolicituddePasedeTrabajo,antesde ser enviada al Administrador de Contrato.



5. Solicitud de Postulantes 5.1 Objetivo El objetivo de esta aplicacin es entregar al Contratista una herramienta para registrar los

datos de los trabajadores permanentes de su empresa, es decir, se genera la postulacin de los trabajadores.

Como ejecutar esta aplicacin:


Opciones Control de Acceso Personal y Empresas Registro de Postulantes



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En ella se muestran dos reas: rea de Consulta y rea de Listado.En el rea de Consulta el usuario puede consultar las Solicitudes de Postulantes que cumplan con el criterio dado. Este criterio puede considerar: Periodo de creacin de Solicitud de Postulante, Nombre de Postulante, Contrato de la Empresa y el Estado de la Solicitud.

Hay tres conos que tienen las siguientes funciones:

Borrarcontenidodeloscriteriosdebsqueda

Buscar las Solicitudes de Postulante

Crear una Solicitud de Postulante

En el rea de Detalle aparecen todas las solicitudes que ha realizado la empresa y el estado en que se encuentran. En este caso, se muestran dos (2) Solicitudes de Postulantes. La primera generada el 03 de julio de 2007 y la segunda generada el 04 de julio de 2007.

Al lado derecho de cada una de ellas aparecen dos conos:

EditarSolicituddelPostulante.PermitehacermodificacionesalaSolicitud.

Eliminar Solicitud del Postulante, slo aquellas que no han sido enviadas al administrador de contratos CMDIC.

5.2 Creacin de Solicitud de Postulante Para crear una nueva solicitud, se debe hacer clic en el cono de Crear una Solicitud de

Postulante.




En primer lugar se debe indicar:

Solicitante : En este caso, Juan Carlos Herquiigo.Contrato : Se debe seleccionar uno de los Contratos que aparece en el Listado.Observaciones : Comentarios, si corresponde.

Los conos disponibles en esta rea son:

Enviar Solicitud al administrador de contratos CMDIC y genera email de aviso.

Vuelve a la pantalla inicial.

Posteriormente, en el rea de Detalle debe indicar los datos personales y datos laborales del postulante. Estos datos son:

Datos PersonalesIdentificador :EnestecasoseraelnmerodeRUTTipo de Documento : Indicar si es RUT PasaporteNombres : Ingresar ambos nombres del postulanteApellido Paterno : Lo indicadoApellido Materno : Lo indicadoSexo : Indicar Masculino FemeninoFecha de Nacimiento : Lo indicadoDireccin : Lo indicadoCiudad : Lo indicadoPas : Lo indicado

Avisar a (Emergencia) : Lo indicadoTelfono (Emergencia) : Lo indicadoFechadeInduccin :Estafechaessugeridaporelcontratista,perolafechadefinitivaes determinada por Servicios Laborales.

Datos LaboralesFecha Inicio ContratoFecha Trmino ContratoTipoContrato :Indefinido,Fijo,HonorarioProfesin : Elegir en el listadoTurno : Elegir en el listadoCargo : Elegir en el listadorea : Elegir en el listado

Una vez finalizado el ingreso de los datos del postulante, se debe hacer clic en el cono deGrabar.

Al hacer esto, se generar la Solicitud, la cual debe ser vista por el Administrador de Contrato para su Aprobacin o Rechazo.


22


5.3 Aviso al Administrador de Contrato El aviso al Administrador de Contrato se realiza mediante un email que se genera al hacer clic

en el cono de Envo de Solicitud.



6. Solicitudes de Induccin 6.1 Objetivo El objetivo de esta aplicacin es entregar al Contratista una herramienta para registrar las

Solicitudes de Induccin para los trabajadores de su empresa que requieran renovar la induccin.



Opciones Control de Acceso Gestin de Pases y Postulantes Solicitud de Induccin



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En ella se muestran tres reas: rea Superior, rea de Listado y rea de Detalle.

En el rea Superior el usuario puede entregar los datos bsicos para la creacin de una Solicitud de Induccin.

Hay cuatro conos que tienen las siguientes funciones:

Enviar. Enviar Solicitud al Administrador del Sistema.

Eliminar. Elimina una Solicitud de Induccin.

Cancelar Solicitud. Vuelve atrs limpiando las pantallas de las tres reas.

Grabar. Graba la Solicitud de Induccin (Slo si se ha seleccionado a alguno de los trabajadores existentes en la empresa)

6.3 Creacin de Solicitud de Induccin Los pasos a seguir son:

En el rea de detalle se debe seleccionar al trabajador al que se le solicitar Induccin.

En este caso se seleccionar a Marcelo Faras.

Una vez seleccionado, se debe indicar una fecha sugerida para este curso. En este caso, se ingresar la fecha 12/07/07

Luego de esto se debe hacer clic en el botn de Grabar que se encuentra en el rea de detalle. Al hacer esto, el trabajador seleccionado pasar al rea de Listado. Se debe continuar ingresando los trabajadores que debe renovar la Induccin.



CuandosehafinalizadodeingresartrabajadoressedebehacerclicenelbotndeGrabar que se encuentra en rea superior. Al hacer esto, se genera la Solicitud en el Sistema, y es la SolicitudqueServiciosLaboralestendraccesodesdesuoficina.

El resultado se podr ver en la parte superior de la pantalla.

6.4 Eliminacin de una Solicitud de Induccin Para eliminar una solicitud de induccin se debe hacer clic en el botn Eliminar que se

encuentraalladoizquierdodelaSolicitud.Elsistemapedirconfirmarsudecisinantesdeeliminarladefinitivamente.


2


7. Mantencin Datos Empresa 7.1 Objetivo El objetivo de esta aplicacin es entregar al usuario Contratista una herramienta que le

permita hacer Mantencin de los datos de su empresa en el Sistema de Control de Acceso.



Opciones Personal y Empresas Mantencin Datos Empresa


Esta pantalla est dividida en tres reas: rea de Datos Empresa, rea de Contacto y rea de Detalles.



7.3 Modificacin de Datos de Empresa ParamodificarlosDatosdelaEmpresaenelreadeDatosEmpresa,sedebemodificarel

dato que se encuentra en alguno de los cuadros de texto.

Losdatosquesepuedenmodificarenestareason:1. Representante Legal2. Direccin3. Ciudad4. Fono5. Fax, y6. Email

Unavezrealizadalamodificacin,sedebehacerclicenelconodeGrabar.

TambinenestapantallasepuedemodificarlainformacindelContacto,laqueseencuentraallado izquierdo de la pantalla. La imagen es la siguiente:

AqusepuedenmodificarlasiguienteinformacindelContacto:7. Nombre8. Direccin9. Fono10. Ciudad, y11. Email


En el rea de Detalles se puede apreciar que hay tres etiquetas: Turnos, Adm. Contrato, Subcontratistas.

La etiqueta Turnosslomuestralosturnosquetienedefinidoslaempresa.

En este caso, existe un turno llamado Prueba 7x7 y se encuentra ACTIVO.

Cada empresa ESED debe informar y enviar la informacin de los turnos a CMDIC, con la respectiva informacin de la Inspeccin del Trabajo de la inscripcin y/o autorizacin del turno de trabajo.


2


La etiqueta Adm. Contrato muestra cada uno de los Contratos que tiene la empresa del usuario Contratista. En esta etiqueta, se puede cambiar y/o actualizar los datos del administrador del contrato.

En este caso hay 4 contratos, y cada uno de ellos tiene un Administrador que ha sido designado por la empresa mandante.

SilaempresamandantecambiasuAdministradordeContrato,estedatosedebemodificarenestapantalla, haciendo clic en el cono de Editar.

Al hacer clic en este cono la pantalla que se presenta es la siguiente:

En este caso, se puede modificar el nombre del Administrador, eligindolo desde una listade Administradores. Si el nuevo administrador no aparece en la lista, puede ingresar los datos directamente en cada campo.Adems se puede modificar el nmero de telfono, celular y elemail.


Si se desea limpiar los campos, se debe hacer clic en el cono Cancelar.



En la etiqueta Subcontratistas, se muestran los subcontratistas de la ESED, tambin, se puede generar una Solicitud de Registro de Subcontratista.

En este caso hay 2 empresas contratistas. Una de ellas, Tecnologa Informtica trabaja en 2 contratos: SGCF-920/29 y OPEN-14-2007. La otra empresa es CSC Chile Ltda. Con el contrato OP-19-06. En todos los casos se muestra la fecha de inicio y trmino del contrato.

Si se desea agregar una nueva empresa subcontratista, se debe hacer clic en el cono de Nuevo Subcontratista con el cual se genera una Solicitud de Subcontratista que debe ser autorizada por CMDIC.

Al hacer esto se desplegar una pantalla para ingresar los antecedentes de la nueva empresa subcontratista y del contrato que los une con la empresa del usuario Contratista.


0


Los datos a ingresar son:

Contrato Mandante : Contrato de servicios con CMDIC al cual se anexar el subcontratista.Contrato : Contrato entre la empresa mandante y el subcontratista (opcional).Fecha Inicio : Fecha de Inicio del Contrato.Fecha Trmino : Fecha de Trmino del Contrato.Dotacin : Dotacin Mxima acordada.

Empresas :ListadeempresasdefinidasenelSistema,sielsubcontratistaesten dicha lista se debe seleccionar de ella para el llenado de los campos siguientes. Si la empresa subcontratista no se encuentra en la lista, se deben llenar los campos siguientes.

RUT : RUT de la empresa subcontratista.Razn Social : Razn Social del subcontratista.Nombre de Fantasa : Nombre de fantasa del subcontratista.Rep. Legal : Nombre del representante legal.Direccin : Direccin comercial de la empresa subcontratista.Ciudad : Ciudad.Fono : Fono de la empresa.Fax : Fax de la empresa.Email : Correo electrnico de la empresa subcontratista.Mutualidad : Mutualidad de la empresa subcontratista.% Cotizacin : Es el porcentaje que se paga a la Mutualidad correspondiente.

Datos del ContactoContacto : Nombre del Contacto del subcontratista.Direccin : Direccin comercial del contacto.Ciudad : Ciudad del contacto.Fono : Fono del contacto.Email : Correo electrnico del contacto.

Datos del Administrador del ContratoAdministrador : Nombre del administrador del contrato del subcontratista.Fono : Fono del administrador del contrato.Email : Correo electrnico del administrador.

Una vez terminado el ingreso de datos, se debe hacer clic en el cono de Grabar.

La Solicitud de Subcontratista es enviada al contralor de Contratos de CMDIC, el cual revisa la documentacin y aprueba la solicitud.

AntofagastaUribe 1017 Of 201

Fono/Fax: (55) 251524

Manual de Usuario Sistema SGCAS V.5.0Perfil de usuario: Adm. Contratos CMDIC

Opendat S.A.Gerencia de Ingeniera y Desarrollo

IquiqueAvda Balmaceda 2740 Dpto. 607

Fono/Fax: (57) 483149

SantiagoPio X 2446 Of. 1305

Fono/Fax: (02) 6581230



NDICE DE CONTENIDO

1. Propsito del Documento ............................................................................................ 51.1 Aspectos Generales .................................................................................................. 5

1.1.1 Acerca del alcance de este manual ................................................................ 51.1.2 De los usuarios ............................................................................................... 51.1.3 Contactos ........................................................................................................ 5

2. Aplicacin en Web ........................................................................................................ 62.1 Objetivo ..................................................................................................................... 62.2 URL del Sistema ........................................................................................................ 62.3 Esquema de Navegacin desde Web ....................................................................... 62.4 Estructura General de las Aplicaciones ..................................................................... 7

3. Pase de Visitas ............................................................................................................. 93.1 Objetivo ..................................................................................................................... 93.2 Ejecucin de la Aplicacin ......................................................................................... 93.3 Creacin de un Pase de Visita ................................................................................ 103.4 Enviar un Pase de Visita al Administrador de Contrato ........................................... 123.5 Editar de un Pase de Visita ..................................................................................... 133.6 Eliminar un Pase de Visita ...................................................................................... 14

4. Aprobacin Administrador de Contratos ................................................................. 154.1 Objetivo ................................................................................................................... 154.2 Ejecucin de la Aplicacin ....................................................................................... 154.3 Aprobacin de Postulante ....................................................................................... 164.4 Aprobacin de Pase de Visita ................................................................................. 174.5 Aprobacin de Pase de Trabajo .............................................................................. 18

5. Consulta de Subcontratistas ..................................................................................... 215.1 Objetivo ................................................................................................................... 215.2 Ejecucin de la Aplicacin ....................................................................................... 21



1. Propsito del Documento Este documento tiene por objetivo explicar en forma detallada el uso de las aplicaciones del

Sistema Global de Control de Acceso y Servicios.

Su alcance est orientado a ser una gua, en relacin a la dinmica de trabajo que va a tener que desarrollar el usuario definido segn el perfil asociado.

1.1 Aspectos Generales

1.1.1 Acerca del alcance de este manual El presente documento es un Manual de Usuario, por lo que describe los aspectos

generales, mostrando la forma de usar y operar el sistema desde el punto de vista Computacional, en consecuencia, no especfica los procedimientos administrativos para la codificacin ni las bases tericas que sustentan la operacin.

1.1.2 De los usuarios Los usuarios del sistema son las personas que lo usan y para las cuales este

sistema fue diseado y construido.

Deben estar adscritos a un determinado Perfil que define los privilegios y el modo de operar e interactuar con el mismo. Adems de su perfil, el Usuario puede tener acceso sobre una o ms aplicaciones (programas) del sistema, estas caractersticas, permiten controlar y administrar el acceso personalizado a las distintas aplicaciones y funciones del sistema.

Todo usuario, debe estar previamente capacitado y autorizado para acceder al sistema, si esta no es su situacin, favor contctese con el Administrador General del Sistema para requerir la capacitacin respectiva y las autorizaciones con sus correspondientes privilegios.

Slo personas autorizadas podrn hacer uso del sistema, para este efecto cada usuario posee un NOMBRE DE USUARIO y una CONTRASEA, esta ltima slo debe ser conocida por la persona que es la propietaria de la cuenta, nunca debe ser prestada ni cedida, pues el mal uso o el uso malicioso de la misma, ser de la exclusiva responsabilidad del titular de la cuenta.

Ante la eventualidad de que la CONTRASEA se filtre o sea conocida por otras personas, el sistema provee las facilidades para cambiarla, en el caso de olvido o que el sistema no la reconozca, avise inmediatamente al Administrador General del Sistema para que le asigne una nueva CONTRASEA.

1.1.3 Contactos Se ha establecido medios por los cuales los usuarios del sistema, pueden hacer

sus consultas respecto del funcionamiento del sistema como de los procedimientos que se deben cumplir para tener acceso a las dependencias de Ca. Minera Doa Ins de Collahuasi.

Fono consulta : (57) 51 6361 (02) 362 6361 Email : [email protected]



2. Aplicacin en Web 2.1 Objetivo El objetivo principal de este Sistema es: Administrar a travs de aplicaciones computacionales

los procesos de Control de Acceso y Casinos de Alimentacin en las dependencias de Compaa Minera Doa Ins de Collahuasi.

2.2 URL del Sistema La aplicacin est disponible desde Internet en la siguiente pgina:

http://www.collahuasi.cl/sgcas

La pantalla que aparece una vez digitada la direccin anterior se presenta en la siguiente imagen:

2.3 Esquema de Navegacin desde Web Una vez que se ha ingresado el nombre de USUARIO y CONTRASEA el sistema le presentar

un men tipo rbol, con las opciones habilitadas para el usuario, como el men que se muestra en la siguiente pantalla, y es por el cual se hace la navegacin en el sistema.

Para activar una aplicacin, el usuario debe hacer clic sobre ella con el puntero del mouse.

Box para ingresar Usuario

Box para ingresar Contrasea

Botn para ingresar al sistema



2.4 Estructura General de las Aplicaciones Antes de comenzar a revisar las opciones que presenta el sistema para el perfil, es conveniente

acordar la estructura general de las aplicaciones del sistema. El sistema ha sido construido bajo un estndar de diseo, para la gran mayora de las aplicaciones. En algunos casos y dependiendo de la informacin que administre la aplicacin, habr algunas diferencias en relacin a este diseo estndar.

El diseo de las ventanas consta de 3 reas, una superior y 2 inferiores. La figura siguiente muestra el esquema de las ventanas.

Cada una de stas con un propsito especfico:

rea Banner: Esta rea identifica al usuario y dispone de la opcin de volver al men del sistema y la opcin

para salir del sistema.

rea de Bsqueda y Creacin de Registros: De acuerdo la opcin de men, en este sector el usuario puede ingresar los criterios para una

Bsqueda, o Crear un registro de informacin. Regularmente en este sector se dispone de los siguientes conos. Cada uno permite realizar una funcin especfica:

rea de bsqueda y creacin de registros

rea de detalle

rea Banner

rea de listado

Salida del men ysalida del sistema



Activa la bsqueda de los registros de acuerdo a los filtros o criterios ingresados previamente. Levanta, en una ventana aparte, la herramienta de consulta Query Management System (QMS). Graba los datos de un nuevo registro.

Limpia los datos en el bloque.

rea de Listado: De acuerdo a la opcin de men, lista todos los elementos del sistema, o todos aquellos que

cumplan los criterios o filtros, ingresados por el usuario, de la bsqueda. Este sector slo dispone de dos conos en todas las ventanas, estos son:

Permite visualizar y modificar (editar) toda la informacin relacionada con el registro en el sector de Detalle.

Cambia el estado del registro o eliminar: Si el estado es Activo lo deja en inactivo, y el registro no puede ser utilizado en el sistema,

tambin cumple la funcin de eliminacin.

rea de Detalle: Muestra todos los datos asociados al registro, es posible que en algunos casos se muestre en

el estilo de vietas o carpetas. Dependiendo de la ventana y los procesos que tenga asociada la informacin, este sector presentar algunas diferencias. Las diferencias propias de caso son analizadas ms adelante.

Graba los cambios efectuados al registro editado. Cancela la edicin sin efectuar cambios.



3. Pase de Visitas 3.1 Objetivo El objetivo de esta aplicacin es entregar al Contratista una herramienta para generar los

Pases de Visita.



Opciones Control de Acceso Gestin de Pases y Postulantes Creacin Pase de Visita


Esta pantalla slo muestra 2 reas: rea Superior y rea de Listado.


10


Los conos disponibles en el rea superior son:

Crear una nueva Solicitud de Pase de Visita

Volver al men Principal

3.3 Creacin de un Pase de Visita

Se debe hacer clic en el Botn de creacin de Pase de Visita


En el rea superior se debe ingresar informacin general acerca de la solicitud y de la empresa:

- Fecha : Fecha de Solicitud.- Solicitante : Nombre.- Site : Santiago, Iquique, Puerto Patache o Faena.- Transporte : Se debe hacer clic en la casilla de verificacin, si corresponde.- Observaciones : Si corresponde.- Empresa : Nombre de la Empresa, si la empresa solicitante es otra. - Contrato : N del Contrato asociado a la visita (excluyente con el Contacto en Faena).- Contacto en faena : Nombre del Contacto en Faena (es excluyente con el Contrato).- rea : rea que visitar.- Alimentacin : Se debe hacer clic en la casilla de verificacin, si corresponde.- Alojamiento : Se debe hacer clic en la casilla de verificacin, si corresponde.- Indicaciones : Slo si corresponde.

Nota: El Pase de Visita puede ser asociada a un Contrato o a un Contacto en faena, no a ambos.



En estos momentos se deben asociar las personas a la Solicitud de Pase de Visita. Por lo tanto, se debe ir ingresando los datos de cada una de las personas.

Los datos de las personas son:- N R.U.T. o Pasaporte- Indicar Tipo de Documento- Nombres y Apellidos- Cargo- Fecha Inicio y Fecha de Trmino de la Visita (plazo Mximo: 2 das)- Email de contacto.

Para terminar, se debe hacer clic en el Botn de Grabar.

El Sistema entregar un aviso indicando el ingreso satisfactorio de la visita a la Solicitud.

La pantalla quedar de la siguiente manera:

Se deben ingresar todas las personas que entraran como visita.

Para Terminar se debe hacer clic en el Botn Grabar que se encuentra en el rea superior.


12


Aparecer un aviso indicando el N del Pase.


Al hacer clic en el botn Aceptar aparecer una nueva pantalla con un listado en donde aparece la Solicitud recin creada.

La imagen de la pantalla se muestra a continuacin.

Al lado izquierdo aparecen los conos de Eliminar, Edicin y Enviar. Los cuales pueden ser usados con la Solicitud recin creada.

Eliminar Solicitud.

Editar Solicitud. Permite hacerles modificaciones a la Solicitud.

Enviar Solicitud.

3.4 Enviar un Pase de Visita al Administrador de Contrato Para finalizar completamente el Pase de Visita ste debe ser enviado al Administrador de

Contrato para su aprobacin o rechazo. Para esto, se debe enviar la Solicitud de pase de Visita mediante un clic en el cono correspondiente.

Al hacer esto aparecer un mensaje sealando el resultado del envo, tal como lo muestra la

siguiente imagen:



3.5 Editar de un Pase de Visita En este caso se dej la Solicitud sin un Contrato asociado. Si se desea modificar la Solicitud

se debe hacer clic en el botn de Edicin.

La pantalla que se mostrar ser la siguiente:

El contrato a seleccionar es el SGC-910/29, tal como lo muestra la siguiente imagen:

Al grabar la modificacin aparecer nuevamente un aviso indicando el N del Pase.


Al hacer clic en el botn Aceptar aparecer nuevamente la Solicitud, pero con la modificacin realizada.


14


3.6 Eliminar un Pase de Visita Para eliminar una Solicitud se debe hacer clic en el cono Eliminar.



4. Aprobacin Administrador de Contratos 4.1 Objetivo: El objetivo de esta aplicacin es entregar al Administrador de Contrato una herramienta para

aprobar los Pases solicitados (Postulantes, Pases de Visita, Pases de Trabajo).



Opciones Control de Acceso Gestin de Pases y Postulantes Aprobacin Adm. Contratos


Esta pantalla muestra 3 reas: rea Superior, rea de Listado y rea de Detalle.


1


4.3 Aprobacin de Postulante

En el rea superior aparece una solicitud para ser aprobada por el Administrador de Contrato, en este caso el nmero de la Solicitud es: 500000178.

Al lado derecho de esta solicitud aparece un cono al que se le debe hacer clic para ver el listado de personas que vienen en la solicitud. La lista aparecer en el rea de Listado, tal como se muestra en la siguiente imagen.

Para revisar los antecedentes del Postulantes se debe hacer clic en el cono de detalle que se encuentra a la derecha del nombre del trabajador.

Al hacer esto, en el rea de Detalle aparecern los datos del postulante:

En esta pantalla el Administrador tiene 4 conos para ejecutar las siguientes acciones:

Aprobar Solicitud

Rechazar Solicitud

Cancelar (volver atrs)

Grabar



Hay que fijarse que en esta pantalla aparecen dos veces los conos de Aprobar, Rechazar y Cancelar. Los que se encuentran en la parte superior tienen efecto sobre todos los postulantes de la Solicitud. Los que se encuentran en la parte inferior tienen efecto sobre el postulante que se encuentra en el rea de Detalle. El administrador debe actuar segn su criterio.

El cono de Grabar se ocupa en caso de que el Administrador de Contrato ingrese alguna modificacin o haga alguna indicacin. Si no hay cambios, no se debe ocupar este cono.

4.4 Aprobacin de Pase de Visita Si el Administrador de Contrato tiene un Pase de Visita para aprobacin, aparecer dentro

de la lista de Pases (Postulantes, Visita, Trabajo) para aprobacin, tal como lo muestra la siguiente imagen.

En este caso aparece el Pase de Visita 500000182 el cual se encuentra para aprobacin.

Al lado derecho del Pase aparece el cono de Detalle.

Al hacer esto aparecer la siguiente pantalla

En el rea de Listado Aparece una persona en el pase. Para ver el detalle de la persona de debe hacer clic en el cono de Detalle.


1


En el Detalle se ver la informacin que aparece en la siguiente imagen:

En esta pantalla el Administrador tiene 4 conos para ejecutar las siguientes acciones:

Aprobar Solicitud.

Rechazar Solicitud.

Cancelar (volver atrs).

Grabar.

Hay que fijarse que en esta pantalla aparecen dos veces los conos de Aprobar, Rechazar y Cancelar. Los que se encuentran en la parte superior tienen efecto sobre todos los postulantes de la Solicitud. Los que se encuentran en la parte inferior tienen efecto sobre el postulante que se encuentra en el rea de Detalle. El administrador debe actuar segn su criterio.

El cono de Grabar se ocupa en caso de que el Administrador de Contrato ingrese alguna modificacin o haga alguna indicacin. Si no hay cambios, no se debe ocupar este cono.

4.5 Aprobacin de Pase de Trabajo Si el Administrador de Contrato tiene un Pase de Trabajo para aprobacin, aparecer dentro

de la lista de Pases (Postulantes, Visita, Trabajo) para aprobacin, tal como lo muestra la siguiente imagen:



En este caso el Administrador de Contrato debe aprobar el Pase de Trabajo nmero 500000185. Para aprobar el pase debe hacer clic en el cono que se encuentra a la derecha del Pase.

Al hacer lo anterior, se mostrar en el rea de listado la lista con las personas contenidas en el Pase de Trabajo. En este caso, slo hay una persona. La lista que se mostrar al usuario ser la siguiente:

Para autorizar a una persona en particular se debe hacer clic en el cono de detalle.

Al hacer clic se mostrar el siguiente detalle de la persona:

Para asignar servicios de Casino, se debe hacer clic en el cono de Asignacin de Servicios el que est representado por el siguiente cono . La pantalla de asignacin de servicios es la siguiente:


20


En este caso se asignar Almuerzo Estndar.Luego de grabar la asignacin de debe hacer clic en el cono de Aprobacin.

En caso de no aprobar la Solicitud de Pase de Trabajo, se debe hacer clic en el cono de Rechazo.



5. Consulta de Subcontratistas 5.1 Objetivo El objetivo de esta aplicacin es entregar al Administrador de Contrato una herramienta

para Consultar acerca de las empresas subcontratistas registradas en la Base de datos del sistema.



Opciones Control de Acceso Personal y Empresas Consulta de Subcontratistas


Esta pantalla muestra solamente el listado de las empresas. Este listado puede ser exportado a

Excel haciendo clic en el cono , que se encuentra en la parte superior de la pantalla. Adems,

se puede llamar a la aplicacin QMS que permite tener acceso a los datos que definen esta consulta

y poder administrarlos de manera diferente. El cono es .

Manual de Acceso y Servicios, Collahuasi.

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