Pàgina 1 de 19

Manual d’usuari per la confecció i lliurament de factures electròniques a Mercabarna

Pàgina 2 de 19

Índex de continguts

1. Introducció ...................................................................................................3

2. Presentació a la plataforma E-FACT................................................................4

3. Servei B2B...................................................................................................5

4. Altres aplicacions per crear Factures Electròniques ..................................6

5. Annex: Com s’utilitza el B2B Router ......................................................7

Pàgina 3 de 19

1. Introducció

La facturació electrònica consisteix en la tramitació de les factures o documents entre emissor i receptor per mitjans electrònics i telemàtics, signats digitalment amb certificats reconeguts, que tenen la mateixa validesa legal que les factures emeses en paper.

La gestió electrònica de les factures pot presentar grans avantatges com l’estalvi de costos derivats de la supressió del paper i l’enviament postal, o la millora de l’eficiència en la gestió que suposa la possibilitat d’integració amb ERPs, l’obtenció d’informació en temps real, la reducció del temps de gestió o el major control d’accions errònies, entre d’altres.

Mercabarna com entitat dependent de l’Ajuntament de Barcelona té com a objectiu fomentar la tramesa de factures electròniques dels seus proveïdors, en compliment de la llei 25/2013 de 27 de desembre.

A partir del 01/08/2017, tal i com diu la citada Llei, Mercabarna només acceptarà les factures que superin els 5.000€ en format electrònic. A partir de 01/01/2018 la norma afectarà a totes les factures, independentment del seu import, retornant al proveïdor les factures rebudes en format paper, PDF o qualsevol altre que no sigui la tramesa electrònica. La generalitat de Catalunya estableix com, a punt general d’entrada de les factures electròniques de les AAPP catalanes al servei E-FACT del Consorci d’Administració Oberta de Catalunya (AOC). Amb aquest document, el proveïdor coneixerà els passos a seguir per generar, signar i enviar les factures electròniques tant a Mercabarna com a la resta d’administracions públiques de l’estat Espanyol: 1- Presentació de factures a la plataforma pública E-FACT – Plataforma de Factura

Electrónica de les Administracions Publiques. També es poden presentar a la plataforma FACE - Punto general de entrada de facturas electronicas de la Administración General del Estado.

2- Emissió mitjançant el portal gratuït B2B.

3- Altres aplicacions i portals de creació de factures electròniques.

Independentment de la plataforma que utilitzi el proveïdor, sempre ha de tenir

compte: • La identificació de Mercabarna com destinatari de factures, el codi DIR3,

és LA0009792

• Nomes s’admetrà una sola factura electrònica per Facturae.

Pàgina 4 de 19

2. Presentació a la plataforma E-FACT

Per a dur a terme aquest procés, els emissors han de disposar d’un programa que permeti generar factures en format XML i de signatura electrònica.

Els proveïdors de les diferents AAPP tenen a la seva disposició l’aplicació gratuïta ‘Facturae’, desenvolupada pel Ministerio de Industria, Energía y Turismo, que permet la gestió de la facturació electrònica dirigida a les administracions. Tanmateix, existeixen altres aplicacions que permeten generar factures en el format que es requereix.

Un cop creat el fitxer XML, és indispensable signar electrònicament el document. Aquest procés es pot fer mitjançant el programa ‘Facturae’, que ja incorpora aquesta funcionalitat, o a través d’altres aplicacions.

Finalment, el o els fitxers es lliuren mitjançant la bústia de Mercabarna, al portal Web personalitzat de lliure accés, que disposa el Consorci d’Administració Oberta de Catalunya, i que permet als proveïdors de Mercabarna la tramesa de factures: Bústia Mercabarna: https://efact.eacat.cat/bustia?emisorId=1496

Tota la informació sobre el model facturae i informació relacionada a les Webs:

http://www.facturae.gob.es/paginas/Index.aspx

https://www.aoc.cat/portal-suport/e-fact/idservei/efact/

Pàgina 5 de 19

3. Servei B2B

Els proveïdors de Mercabarna tenen a la seva disposició el portal gratuït B2B.

Aquesta solució 100% web, permet crear les factures en el format facturae 3.2 (format requerit per a les administracions públiques de tot l’estat Espanyol).

Una vegada creada la factura, B2B la firma (concepte de firma delegada) i la envia al Punt general d’entrada de factures electròniques de les administracions públiques què correspon. En el cas de Mercabarna, les factures s’envien al portal E-FACT, gestionat pel Consorci de l’Administració Oberta de Catalunya (CAOC).

Per fer us d’aquesta aplicació, no cal instal·lar cap programa informàtic, ni cal disposar de certificat digital. Anar a: https://www.b2brouter.net/

Veure l’annex: Com s’utilitza el B2B Router

Pàgina 6 de 19

4. Altres aplicacions per crear Factures Electròniques Existeixen altres aplicacions que permeten generar factures en el format requerit.

3.1 Solucions gratuïtes

En el següent enllaç es trobarà informació de solucions gratuïtes:

https://www.aoc.cat/knowledge-base/com-podem-crear-e-factures/

3.2 Serveis avançats de facturació electrònica (no gratuïts) En el següent enllaç es trobarà informació de solucions no gratuïtes i avançades: https://www.aoc.cat/knowledge-base/com-enviar-factures-electroniques-traves-de-solucions-avancades-facturacio-electronica-no-gratuites/

Pàgina 7 de 19

5. Annex: Com s’utilitza el B2B Router

Com donar-vos d’alta Anar a: https://www.b2brouter.net/ A continuació, podeu fer clic a Donar-me d’alta a l'extrem superior dret de la pantalla on podeu introduir informació bàsica sobre l'empresa i l'usuari. Tingueu en compte que el vostre nom d'usuari ha de ser únic al B2B Router. L'adreça electrònica que introduïu s'utilitzarà per enviar-vos un correu electrònic d'activació. També ha de ser únic ja que no pot registrar més d'un compte en el B2B Router amb la mateixa adreça de correu electrònic.

Pàgina 8 de 19

Una vegada que hàgiu completat els detalls, premeu el botó Donar-me d’alta a la part inferior dreta de la pantalla. Això iniciarà el correu electrònic d'activació del compte. Quan rebeu el correu electrònic (sempre comproveu el filtre de correu brossa si no rebeu el correu), feu clic a l'enllaç d'activació. Això us portarà a la pantalla d'inici de sessió. Introduïu el vostre nom d'usuari i contrasenya per iniciar sessió al portal de B2B Router, vegeu a continuació.

Quan accediu a B2B Router, veureu un menú principal amb 6 seccions i, al fer clic a cada secció, veureu un submenú de diferents funcions que inclouen algunes de les àrees que heu de configurar a continuació. Hi ha dues seccions addicionals, "Configura" per configurar la vostra empresa i "Suport" per sol·licitar assistència.

Pàgina 9 de 19

Anar a: Menú principal: Configura Opció: Dades fiscals Vegeu una pàgina completa a continuació amb dades d'exemple completats per a una empresa.

Completeu els detalls amb les dades de la vostra empresa i assegureu-vos d'introduir el vostre número d'identificació fiscal de l'IVA (inclòs el codi de país de 2 caràcters). Per al vostre logotip, es pot carregar un fitxer JPEG, GIF o PNG. El logotip s'inclourà en qualsevol factura que creeu a B2B Router i també estarà visible a la part superior esquerra de moltes de les pantalles mentre esteu connectat al sistema. Per a impostos, és possible crear tipus o taxes addicionals d'IVA (per exemple, si teniu una exempció específica).

Pàgina 10 de 19

Quan s'hagi completat la pàgina, deseu la vostra pantalla. Després de desar, veureu que el vostre país, els percentatges d'IVA s’han omplert a la secció d'impostos de la pantalla (a sota).

Anar a: Menú: Configura Submenú: Informació bancària

Introduïu un nom pel compte bancari, el número IBAN i el número BIC / SWIFT ( els X's s'utilitzen aquí per mostrar-vos la durada esperada d'aquests números ) i, a continuació, deseu-la.

Pàgina 11 de 19

Anar a: Menú: Configura Submenú: Personalització En aquesta pantalla podeu triar les vostres preferències per rebre notificacions per correu electrònic, per obtenir còpies en format PDF de factures i per a l'idioma en què vulgueu rebre la correspondència. Després de triar les preferències, deseu els canvis a la part inferior de la pantalla. Configuració dels clients Abans d'iniciar la configuració dels clients, heu de tenir present que haureu d'incloure el número d'identificació de l'IVA del vostre client.. Podeu obtenir aquesta informació posant-vos en contacte directament amb el vostre client. Anar a: Menú principal: Empreses Apareixerà la següent pantalla.

En el formulari, feu clic al quadre verd anomenat "Nova Empresa", on trobareu una pantalla similar a la que heu completat per configurar la vostra pròpia empresa.

Pàgina 12 de 19

A la pantalla, veureu el següent

Recordeu afegir el codi de país de 2 caràcters davant del número d'identificació de l'IVA (p. Ex., GB per a Regne Unit) Informació bancària: no cal omplir aquest camp ja que sou el receptor de pagament en aquest cas. Feu clic al botó Desar per completar la configuració del client i veureu una pantalla semblant a la següent (creada amb dades d'exemple).

Pàgina 13 de 19

Pàgina 14 de 19

Creació i enviament de factures Anar a: Menú principal: factures Submenú: factures emeses Podeu crear factures directament en qualsevol moment. Feu clic al botó Factura nova i completeu els detalls de la factura.

Tingueu en compte: Només els camps que continguin un símbol * són obligatoris per completar.

Pàgina 15 de 19

La pantalla que apareix a la part superior mostra la part superior de la pantalla de la factura on podeu introduir la informació del tipus "encapçalament" de la factura principal. A continuació, hi ha una secció per al detall de la línia de la factura i el percentatge predeterminat de l'IVA (que es pot editar a la pantalla).

Per a les línies de facturació, introduïu la quantitat, el tipus de mesura (hores, unitats, etc.), el codi del producte i el cost unitari. El sistema calcularà el cost de l'element de línia ampliat (nombre d'unitats de cost unitari X) més l'IVA. Es pot fer que es calculi l’IVA per cada línia quan es marca la caixa de l'IVA de la línia de comanda. També podeu introduir descomptes, càrrecs al nivell de la línia de comanda a través de la funció "Més opcions" a sota de cada línia de comanda. Si necessiteu eliminar una línia, feu clic al símbol de la cistella al costat de la línia de comanda. Si necessiteu afegir línies, feu clic al botó blau + "Afegiu una línia de factura nova". Per crear la factura i poder-la veure, modificar o eliminar abans d’enviar, feu clic a Desar a la part inferior de la pantalla. O si està segur que els detalls són correctes, feu clic a Desar i enviar. Quan feu clic al botó Desar, els detalls de la factura es mostraran a continuació.

Pàgina 16 de 19

Des de la visualització de la factura (que es mostra a dalt), podeu editar la factura, esborrar-la, enviar-la i / o consultar més opcions (baixeu-la com a PDF, descarregueu-la en format XML, etc.) La versió PDF de la factura també mostrarà el logotip de la vostra empresa (si l'heu carregat al procés de configuració de la vostra empresa).

Pàgina 17 de 19

Si feu clic a Informes, podeu utilitzar els filtres per triar només les factures que voleu veure.

Si feu clic a Factures emeses, podeu veure les factures que s'enumeren (a sota) i podeu fer clic al número de la factura per veure'n els detalls.

Tingueu en compte: Si envieu factures repetitives per la mateixa quantitat i per al client (mensual o per un altre període), podeu fer clic a la funció Recurrent i configurar-les per a la creació, segons els vostres criteris.

Pàgina 18 de 19

Preferències, detalls del compte i Addició d'usuaris addicionals Per configurar les preferències de la vostra empresa: Anar a: des de qualsevol pantalla Feu clic a la fletxa desplegable al costat del vostre nom d'usuari (cantonada superior dreta de la pantalla) Trieu: "Preferències"

En aquesta secció, podeu configurar les preferències del vostre nivell d'empresa per les notificacions que voleu rebre del B2B Router (per a comandes o factures entrants). Per a les notificacions per correu electrònic, seleccioneu: "Per a qualsevol esdeveniment en tots els meus projectes" a la llista desplegable. També podeu triar la vostra zona horària i altres preferències (consulteu l'exemple següent).

A la mateixa secció, també podeu triar: 'Subscripció' per veure el vostre "pla" actual i la data en què caduca. 'Les meves dades' per gestionar la vostra contrasenya i la vostra adreça de correu electrònic.

Pàgina 19 de 19

Suport del sistema Podeu informar qualsevol problema tècnic que es trobi, a través de la següent funció: Feu clic a "Suport" a la part superior de la pantalla. Si teniu problemes d'assistència oberts pendents, els veureu a la pantalla de resum a continuació.

Feu clic a "Número nou" i apareixerà la següent pantalla on es pot descriure el problema i adjuntar documents o impressions de pantalla capturades mentre es troba en dificultats. Rebreu una resposta per correu electrònic i també podreu fer un seguiment del progrés del vostre problema a la pantalla de resum copiat anteriorment.