Manual Administrativo de una empresa

Los Farallones es un hotel, complejo

para eventos y restaurante, que ha

sido concebido para cumplir con las

más altas normas de comodidad,

servicio, seguridad y privacidad para

los clientes.

Organigrama Institucional:

Será el instrumento grafico que

muestre las principales funciones y

sus respectivas relaciones, sus

niveles jerárquicos, y las principales

funciones que se desarrollan para

hacer el Manual de Descripción de

Puestos.

Manual De Descripción de

Puestos del Hotel

Pinzón Menjivar, Gloria Stephanie PM101812

Grupo: V01

Materia: Organización y Métodos

Organización y Métodos

Stephanie Pinzón PM101812

1

Estructura Organizativa.

Gerente General

Auxiliar

Administrativo

Auditor

Secretaria de

Gerencia

Motorista

Recepcionista Contador

Jefe de

Restaurante

Chef

Cocinera Meseros

Jefe de

Recamareria

Recamarera

Jefe de

Lavandería

Lavandera

Jardinero Agente de

Seguridad



2

Los Farallones

Las instalaciones son habitaciones cinco estrellas: Suite Tortuga, Suite Pelicano,

Oceanfront Suites con Jacuzzi, Cabañas Suites y Habitaciones Premium

Los Farallones están situado a solo 20 minutos del aeropuerto internacional y a sólo 30

minutos de San Salvador en las bellas playas de La Libertad. Es la mejor opción para

hospedarse por noche, día o estadías largas. Están ubicados a 300 mts de la bocana

que es la mejor ubicación para practicar el surf.

Los Farallones es el hotel ideal para realizar eventos de playa espectaculares. Cuenta

con área tropical, área vista al mar y el área jardín para realizar todo tipo de eventos.

Por lo tanto este manual es hecho con la finalidad de conocer mejor todas las funciones

en el hotel, ya que este, posee una gran variedad de cargos y cada uno de ellos ofrece

un grado de dificultad o complejidad diferente y por consiguiente, es necesario elaborar

un manual de funciones que le permita a este hotel funcionar de forma eficaz.

El manual de funciones en nuestro hotel es importante, ya que permitirá definir la

estructura del hotel, cargos que la conforman, así como funciones, responsabilidades,

requisitos y relaciones entre los diversos empleados.



3

Manual De Descripción De Puestos

Nombre del Puesto: Gerente General

Área o Sección : Administrativa

Reporta a : Nadie

Puesto (s) que supervisa Directamente :

Auxiliar Administrativo

Contador

Auditor

Jefe de Restaurante.

Chef

Cocinera

Meseros

Jefe de Recamarera.

Recamarera

Jefe de Lavandera.

Lavandería

Secretaria de Gerencia.

Motorista

Recepcionista.

Jardinero.

Agente de seguridad



4

Descripción del Puesto:

La Gerencia General es la máxima instancia ejecutora en la empresa hotelera. Su

objetivo fundamental es asegurar la administración, el crecimiento y la consolidación

del hotel en la zona.

Funciones Esenciales:

Ostentar la máxima representación de la empresa frente a organismos

exteriores.

Ser el responsable de la calidad en la empresa.

Fijar las políticas y estrategias de la empresa.

Seguimiento técnico, económico y comercial de la empresa.

Participar cuando lo considere oportuno, en el tratamiento y gestión de las no

conformidades.

Realizar un plan de desarrollo a corto, mediano y largo plazo.

Velar por el cumplimiento de la misión, visión, políticas y normas de la empresa.

Requisitos del Puesto:

Licenciatura en Administración de Empresas o carreras afines.

5 años de experiencia.

Sexo indistinto.

Disponibilidad de horarios.

Protocolo, Etiqueta y oratoria.

Idioma Ingles (indispensable) y Francés (no indispensable)



5

Nombre del Puesto : Auxiliar Administrativo


Reporta a : Gerente General


Jefe de Restaurante.

Jefe de Cocina.

Jefe de Recamarera.

Jefe de Lavandera.

Secretaria de Gerencia.

Recepcionista.

Jardinero.

Agente de seguridad


Manejo de la relación con los diferentes proveedores nacionales e

internacionales

Desarrolla las estrategias de compras anuales y proyecciones de la

organización

Llevar el control administrativo y disciplinario del personal y coordinar toda la

actividad de producción del hotel

Realiza la programación, organización, control y registro contable de los actos

administrativos vinculados con la gestión económico-financiera, patrimonial y de

liquidación de haberes del organismo.



6

Requisitos para el Puesto:

Licenciatura de Relaciones Publicas y Comunicaciones

Idioma Ingles (indispensable)

Manejo de paquetes de computación

Buenas relaciones Interpersonales.

Facilidad de expresión y capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.



7

Nombre del Puesto : Secretaria de Gerencia



Puesto (s) que supervisa Directamente : Nadie


La secretaria de gerencia realiza la labor de apoyo a la gerencia general en el

ordenamiento sistemático de documentos y acordar las citas.


Digitalización en computadora.

Realizar cotizaciones.

Concertar citas.

Ordenamiento de archivos y/o documentos.

Atender llamadas concernientes a las actividades del gerente general

Requisitos para el puesto:

Título de bachiller en Comercio y Administración, preferentemente con Estudios

en Relaciones Publicas.

Manejo de paquetes de computación

Manejo del idioma Ingles

Edad de 18 a 25 años, preferiblemente

Buen temperamento, iniciativa propia, discreción.

Buena presentación.



8

Nombre del Puesto : Motorista

Reporta a: Secretaria de Gerente

Puesto (s) que supervisa Directamente : Ninguno


Conduce el vehículo a lugares que le sean encomendados.

Efectúa aseo y limpieza del vehículo asignado.

Controla los indicadores del consumo de combustible y lubricantes del vehículo

y otros.

Lleva bitácora de servicios de transporte proporcionado, kilometraje y consumo

de combustible.

Presenta reporte de salidas

Reporta fallas mecánicas y de carrocería o cualquier daño al vehículo


Realizar todo tipo de diligencia administrativa

Repartir todo tipo de correspondencia

Apoyar en eventos y en otra actividad cuando estas no interfieran con sus

actividades directas.

Colaborar en la transportación del personal del departamento en aquellas

relacionadas con las actividades del mismo

Estar prestos a cualquier movimiento que amerite una situación específica.



9


Experiencia mínima de 5 años en el puesto

Estudio Bachillerato

Licencia de conducir pesada

Sólidos conocimientos de mecánica automotriz

Excelentes relaciones interpersonales y habilidades para comunicarse

Capacidad de trabajar bajo presión y en equipo

Discreto, responsable y honrado

Sexo masculino.

Edad de 25 a 35 años.

Buena presentación.



10

Nombre del Puesto : Recepcionista

Área o Sección : Recepción




La Recepcionista es la persona encargada de darles la bienvenida a los clientes, la

encargada de dar información general acerca del Hotel. Además, es la responsable de

a tender llamadas y concertar eventos


Gestionar las salidas y entradas de los huéspedes.

Recibe a los huéspedes de una forma agradable.

Asigna habitaciones.

Dar información a los clientes relacionados con el Hotel.

Atender las llamadas.

Llenar los formatos para el control de los huéspedes

Confirmar eventos.

Llevar el control de llaves de habitaciones.

Coordinar las actividades del personal, de acuerdo a la naturaleza de las

distintas áreas del hotel de las necesidades del otorgamiento de servicios.

Hacer un inventario de los productos que se venden en ésta área.



11


Bachillerato.

Dominio considerable del idioma inglés.

Excelente relaciones interpersonales.

Dinamismo.

Domínio de programas Microsoft Office.

Capacidad para solucionar problemas.


Responsable.

Puntual.



12

Nombre del Puesto : Contador





El Contador es la persona responsable del correcto registro de todas las

transacciones en las que incurra el hotel.


Aperturas de libros de contabilidad.

Establecer un sistema de contabilidad.

Registrar los movimientos financieros del hotel.

Presentar la información en los respectivos estados financieros para la toma de

decisión.

Realizar las planillas de sueldos.


Licenciatura en Contaduría o carreras afines.

Experiencia mínima de 3 años.

Responsable.



13

Nombre del Puesto : Auditor





El auditor externo es la persona que no forma parte de la empresa, pero es la

encargada de verificar que la contabilidad se ejerza de una forma correcta.


Verificar y validar los registros contables.

Brindar soluciones correctivas a las fallas.

Proponer soluciones.


Licenciatura en Contaduría o carreras afines.


Responsable.

Excelente relaciones interpersonales.



14

Nombre del Puesto : Jefe de Restaurante

Área o Sección : Restaurante



Chef

Meseros

Jefe de Cocina

Cocinera


La Jefatura de Restaurante es responsable de garantizar el buen servicio, el óptimo

mantenimiento y la calidad de los alimentos.


Compra de insumos.

Cortes de caja.

Estadísticas de ventas.

Supervisar meseros.

Supervisar jefe de cocina.

Optimizar los recursos.

Garantizar el buen servicio.



15



Bachillerato opción turismo alternativo.

Responsable.

Puntual.

Excelente presentación.




16

Título Del Cargo: Chef.

Área o Sección : Cocina

Reporta a : Jefe de Cocina

Puesto (s) que supervisa Directamente: Ninguno.


Es responsable de supervisar, organizar y dirigir la operación de la cocina, siempre en

función a la misión de la empresa y buscando la satisfacción total de los clientes.

Responsable de administrar los recursos de la empresa tanto en materia prima, como

en insumos y en recursos humanos.


Responsable de la preparación de alimentos de acuerdo a la receta estándar

previamente elaborada.

Selección de su personal en coordinación con Administración.

Supervisión de la higiene de cocina y del personal a su cargo.

Responsable del levantamiento de inventarios de productos de consumo

inmediato.

Firma de requisiciones elaboradas por los cocineros, para solicitar mercancía

en base a:

o Inventarios

o No. De platillos vendidos

o Lista de reservaciones

o Notificación de banquetes de eventos a realizarse



17

o Estadísticas de afluencia de clientes.

Elaboración de menús, en coordinación con el Administrador y Gerente.


Licenciado en Gastronomía, Artes Culinarias o Afín.

Trabajo en equipo.

Sexo Indistinto

Experiencia 5 años en puesto similar.

Conocimientos en Higiene, Calidad en el Servicio, Estándares (Según el Hotel)

Liderazgo, Trabajo en equipo, Alta tolerancia a la Frustración.



18

Nombre del Puesto : Cocinera





La Cocinera es la persona encargada de elaborarlos alimentos que el cliente ha

solicitado mediante la carta o menú.


Preparar platillos apetitosos y bien sazonados, combinando texturas y colores

en su presentación.

Controlar las porciones y supervisar que los platillos se preparen, presenten y

sirvan de acuerdo a los estándares de calidad y cantidad establecidos.

Disminuir al máximo el desperdicio.

Supervisar la limpieza, higiene y sanidad de la materia prima así como las

diversas áreas de servicio.

Conocer todo lo relacionado con la recepción de alimentos perecederos y no

perecederos, revisando su frescura, madurez, calidad y presentación.

Conocer los procedimientos para la preparación y combinación de los

alimentos.

Aplicar los estándares de higiene y calidad.



19



Trabajo en equipo.


Proactiva.

Responsable.

Puntualidad



20

Nombre del Puesto : Mesero





El mesero es la persona que tiene trato directo con el cliente, además de ser quien

reciba las órdenes o solicitudes que el mismo tenga para satisfacer su apetito dentro

de las instalaciones. Transporta los alimentos desde la salida de la cocina hasta la

mesa del comensal


Deberá estar pendiente de que las ordenes salgan y ver que el cliente no se

sienta incomodo durante la espera.

Tener la higiene adecuada ya que se tratan con alimentos y bebidas.

Entregar la cuenta al comensal cuando este la solicite.

Esperar a que el cliente se retire de la mesa para poder realizar la limpieza de

la mesa


Bachillerato.

Sexo indistinto.

Puntual

Responsable.


Proactivo.



21

Nombre del Puesto : Jefe de Recamarería

Área o Sección : Recamarería


Puesto (s) que supervisa Directamente : Recamareras


La Jefatura de Recamarería es la responsable de garantizar el mantenimiento y la

impecabilidad de las habitaciones, para ofrecer un servicio impecable.


Supervisar la limpieza de las habitaciones.

Supervisar el arreglo de las camas.

Supervisar la renovación de las provisiones de la habitación.

Supervisar que se aprovechen al máximo los insumos que se incurren en el

mantenimiento.

Garantizar la impecabilidad de las habitaciones.


Responsable.


Sexo indistinto.

Puntual.



22

Nombre del Puesto : Recamarera

Área o Sección : Recamarería

Reporta a : Jefe de Recamarería.



La recamarera es la persona encargada de realizarla limpieza y mantener el orden en

las habitaciones


Realizar la limpieza en las habitaciones.

Arreglar las camas.

Cambiar fundas y sobre fundas.

Velar por el buen estado del mobiliario


Responsable.


Sexo indistinto.

Puntual



23

Nombre del Puesto : Jefe de Lavandería

Área o Sección : Lavandería


Puesto (s) que supervisa Directamente : Lavandera


La Jefatura de Lavandería es la responsable de las operaciones que se ejecutan en

lavandería.


Supervisar que se aprovechen adecuadamente los insumos.

Supervisar que se realice oportunamente el lavado de las fundas, sobre fundas

y otros.

Supervisar el funcionamiento de las lavadoras.

Supervisar que se realice a tiempo el planchado.


Responsable.


Puntual.



24

Nombre del Puesto : Lavandera

Área o Sección : Lavandería

Reporta a : Jefe de Lavandería



La lavandera es la persona que realiza el proceso de lavado, secado y planchado de

las fundas, sobre fundas, manteles entre otros.


Lavar las fundas, sobre fundas, manteles, entre otros.

Realizar el planchado.

Procurar el buen estado de las prendas en lavado.


Responsable.


Puntual.



25

Nombre del Puesto : Jardinero

Área o Sección : Jardinería




Es la persona encargada del cuido de las plantas, árboles y flores que embellecen el

hotel.


Efectuar el corte y cantoneo del césped, y cambio de plantas.

Efectuar el abonamiento de las plantas periódicamente.

Podar y recortar las plantas.

Realizar riegos en general.

Recoger los elementos vegetales caídos tales como: ramas, hojas, césped, etc.


Responsable.

Puntual.

Experiencia.



26

Nombre del Puesto : Agente de Seguridad

Área o Sección : Seguridad




El Agente de Seguridad es la persona encargada de garantizar la seguridad en el

hotel.


Reportarse a la hora estipulada.

Vigilar el hotel.

Proteger a los huéspedes y la propiedad.

Evitar cualquier hecho delictivo


Responsable.

Puntual.

Sexo masculino.

No tener antecedentes penales.

Reunir las condiciones físicas y psicológicas para desempeñar el puesto de

vigilante o agente de seguridad.

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