Manual Administrativo Aguacero S.A de C.V

____________________ ManualManual AdministrativoAdministrativo

.

OBJETIVOS DEL MANUAL

OBJETIVO GENERAL:

Desarrollar una herramienta de gestión administrativa para la Gerencia

de Ventas de la empresa Aguacero S.A de C.V, en las áreas de

Organización, Descripción de Puestos y Procedimientos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Ser instrumento útil para la orientación e información de los

procesos, estructura organizativa y los puestos de trabajo de

la Gerencia de Ventas.

Facilitar el aprovechamiento de los recursos con los que

cuenta la Gerencia de Ventas.

Propiciar el mejoramiento de la productividad y calidad de la

Gerencia estudiada.

Establecer lineamientos de acción generales para la Gerencia

de Ventas.

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AGUACERO

S.A de C.V

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MANUAL ADMINISTRATIVO DE LA GERENCIA

DE VENTAS DE LA EMPRESA AGUACERO S.A.

DE C.V

HISTORIA DE LA EMPRESA.

AGUACERO S.A. de C.V. nace el 02 de junio del año 2006, surge

mediante la fundación e idea de una pareja de esposos, Sr. Jaime Luís

Torres y la Sra. Lourdes María Arriaza, que juntos desean establecer

una planta de agua que pueda ser única para los salvadoreños, para

esto realizan intensa información del equipo adecuado para lo cual les

lleva un año lograr obtener lo necesario antes de la fecha de su

nacimiento y cumpliendo además todos los requisitos sanitarios y de

exportación que la garantizan como agua pura.

AGUACERO S.A. de C.V. En su comienzo de producciones obtuvo gran

demanda en países vecinos en Guatemala y Honduras en lo cual se

comenzó a operar y permitió un año de éxito pero solamente fuera del

país, al finalizar el año 2007 se comenzó a producir para poder entrar

dentro del país.

En la actualidad del se generan 36 empleos directos y mas indirectos lo

cual esto permite establecerse como una mediana empresa.

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Aun que el producto aun no todos lo conocen se trabaja en que este

siempre establecido en diferentes puntos del país y sepan la calidad del

producto.

JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA

Debido a que cada empresa es un sistema con características

particulares, se hace necesario el desarrollo de una herramienta

técnico-administrativa que recopile y oriente al lector sobre las

acciones a tomar en una situación dada. Por ello se elabora el presente

manual administrativo, como una herramienta indispensable para la

empresa: Aguacero S.A. de C.V.

Una empresa debe tener un plan detallado y sistematizado con el cual

pueda hacerle frente a los diversos elementos que intervienen en la

dinámica organizacional. Por ello los manuales administrativos

constituyen un aliado importantísimo en la sana gestión de la empresa.

Asimismo forma una institucionalización o apropiación de las

actividades que realiza y contribuye al mejoramiento tanto de los

procesos (administrativos y productivos), así como también del

producto final, conformando una cultura de mejora constante dentro la

empresa.

También el conocimiento de la estructura organizativa de la Gerencia

de Ventas contribuirá a la comprensión y mejora de sus unidades, así

como también al diseño de planes adecuados a la capacidad y objetivos

de la empresa.

La elaboración de la descripción de puestos es de gran utilidad dentro

de ella para el proceso de reclutamiento y selección de personal, ya que

orientara acertadamente en la búsqueda de la persona con el perfil

adecuado para cada cargo.

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Los procedimientos son otro elemento, puesto que por ellos se realizan

las acciones necesarias para el éxito y la vida de la misma organización,

por tanto, la elaboración de procedimientos narrativos y sus

respectivas representaciones gráficas constituye la comprensión y

análisis de las actividades más profundas de la empresa y en este caso

de la Gerencia de Ventas, por lo que permite establecer mejoras y

rediseños a los procesos existentes y futuros.

MISION

Somos una empresa salvadoreña productora de agua potable y

cristalina que permite generar a los salvadoreños un nuevo estilo de

agua con muy buena calidad en su producción mediante el producto.

VISION

Llegar a ser una nueva empresa de agua en el mercado salvadoreño

que genere confianza en nuestro sabor y estilo que permita

posicionarnos con muy buen agrado ante quienes deseen conocernos, y

que nuestro producto permita cumplirle al consumidor lo que busca

ante una nueva agua.

POLÍTICAS GENERALES DE LA EMPRESA

DE ORGANIZACIÓN:

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- La Junta General de Accionistas será el órgano supremo de la

sociedad según lo establece el Código de Comercio.

- La Junta Directiva, puede estar conformada por uno o más

miembros de la Junta General de Accionistas.

- La Junta Directiva puede nombrar a un administrador General

único con carácter temporal o con un plazo no mayor de dos años.

- La planeación estratégica se revisará al término de cada año,

según los resultados observados de los planes operativos.

- Las plazas operativas de la Gerencia de Producción podrán ser de

carácter temporal, dependiendo de las necesidades de la

producción.

DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS:

- El análisis de los puestos se llevará a cabo por la Gerencia de

Recursos Humanos.

- Se llevarán a cabo auto-evaluación semestral de los puestos a

nivel de Gerencias.

- Cuando se produzca alguna modificación al perfil de un puesto, su

implantación será efectiva una vez aprobada y presentada a las

personas involucradas en ella.

DE PROCEDIMIENTOS:

- Los procedimientos relacionados a cada una de las jefaturas de

planta se revisarán de manera interna en cada una de éstas.

- Ningún cliente debe esperar más de un día por la entrega de su

pedido

- Se revisará, actualizará y modificara los procedimientos de

compra y recepción de materiales según sea la necesidad.

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- Los procedimientos se graficarán según la terminología de la

Amercian Society of Society of Mechanical Enginners (ASME),

American National Standard Institute (ANSI) o en su defecto un

combinado, siendo explicado su uso por la Unidad respectiva .

- Para la evaluación de los procesos de producción y/o

administrativos se formarán comités integrados por los miembros

de las Gerencias de la empresa.

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ORGANIZACIÓN DE

LA EMPRESA

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DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA

ORGANIZATIVA

Agua cero SA de CV es una empresa que cuenta con un gran número

de gerencias y unidades administrativas, se realizará el análisis de la

Gerencia de Ventas, la cual está apoyada por tres unidades de nivel

jerárquico inferior. Por lo tanto el organigrama será de tipo

suplementario y con dos niveles estando a la cabeza la Gerencia de

Ventas y guardando relaciones de dependencia y autoridad las

Unidades de Salas de Venta, Mayoreo y de Servicio Post-Venta.

Además se presenta el organigrama maestro de toda la empresa, junto

con una pequeña descripción de sus unidades más importantes.

DESCRIPCIÓN DE LAS PRINCIPALES UNIDADES

ADMINISTRATIVAS

A continuación se presenta la estructura orgánica de la empresa Agua

cero SA de CV. en donde se aprecian las unidades de staff y las tres

grandes áreas como lo son Producción, Mercadeo y Administración;

cada una con sus diferentes ramificaciones o unidades que apoyan la

gestión de la organización. Asimismo se observa el grado de autoridad

y responsabilidad que se da dentro de cada línea, determinando los

siguientes niveles jerárquicos:

ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS:

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La asamblea general de accionistas es el órgano supremo de la

sociedad y como tal, representa el capital de toda sociedad anónima;

puede acordar y ratificar todos los actos y operaciones de la sociedad y

sus resoluciones serán cumplidas por la Junta Directiva.

JUNTA DIRECTIVA:

Depende directamente de la Asamblea General de accionistas, la

administración de la sociedad estará a cargo de uno o varios

mandatarios temporales y revocables, quienes puedan ser socios o

personas extrañas a la sociedad.

GERENCIA GENERAL:

El Gerente general tiene como responsabilidad dirigir, así como recabar

la información que muestre el trabajo desarrollado por las demás

gerencias de la empresa, a fin de formarse un juicio exacto de los

acontecimientos y condiciones de los resultados, de las operaciones

realizadas por la misma y de esta forma formular sus conclusiones y

recomendaciones, y reportar directamente a la Junta Directiva.

GERENCIA DE MERCADOTECNIA:

Es la que se encarga de proporcionar los medios esenciales por los

cuales la empresa va a estar girando a través de investigaciones para

dar a conocer sus productos y obtener una mayor rentabilidad de los

mismos, se reporta al gerente general y delega hacia su Gerencia de

Ventas por línea de producto.

GERENCIA DE PRODUCCIÓN:

Se encarga de recaudar los informes que le son otorgados por su

gerente, para tomar decisiones correctivas para un buen

funcionamiento de la empresa, lo cual reporta al gerente general y

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delega hacia abajo, al gerente de planificación y las unidades Técnicas

de planta.

GERENCIA ADMINISTRATIVA:

Es función de ésta, el control administrativo teniendo como base la

plantación, dirección y organización, ya que estos elementos llevándose

a cabo proporcionan una mayor eficiencia dentro de la empresa, esta

Gerencia reporta al gerente general y delega responsabilidad hacia

gerentes de Finanzas

UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS:

Lleva acabo funciones de coordinación, selección y evaluación

administrativa del personal, su principal función es de proveer los

recursos humanos de la empresa, así como el control administrativo de

este y le reporta al Gerente general delegando a sus gerentes de

oficinas y planta, sus funciones de selección, evaluación y control

administrativo del personal; su ubicación se localiza en Oficinas

Generales.

GERENCIA DE VENTAS:

Realiza funciones de planeación, coordinación y control de la fuerza de

ventas, asimismo realiza planes estratégicos de ventas, apoyándose en

los objetivos de la empresa para su ejecución. Tiene bajó su cargo tres

unidades administrativas y está subordinada a la Gerencia de

Mercadeo.

UNIDAD DE SALAS DE VENTA

Está bajo la supervisión de la Gerencia de Ventas, y es la encargada de

mantener relaciones efectivas entre las diferentes salas de venta de la

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empresa y de su correcto abastecimiento tanto al detalle como

mayorista.

UNIDAD DE MAYOREO

Es la unidad responsable del abastecimiento de grandes volúmenes de

pedidos, tiene contacto directo según las características y

especificaciones que tienen los clientes, en especial lo referente a papel

higiénico de marcas privadas.

UNIDAD DE SERVICIO POST VENTA

Es la unidad responsable de mantener constante comunicación con los

clientes y brindarles información y ayuda una vez realizada el proceso

de venta en cualquiera de sus modalidades (menoreo, mayoreo, al

detalle, etc.). Depende jerárquicamente de la Gerencia de Ventas y está

al mismo nivel de las unidades de mayoreo y de salas de vetnas.

JEFATURAS DE PLANTA:

Es responsabilidad del aprovechamiento del equipo con que cuenta la

empresa para desarrollar en forma eficiente los procesos de fabricación

de sus productos, le reporta directamente al Gerente de Producción y

Planificación y delega responsabilidades en sus superintendentes de

producción, mantenimiento, distribución y almacenes; su ubicación se

localiza en Planta.

UNIDAD TÉCNICA

Tiene bajo su responsabilidad el control de calidad, seguridad industrial

e investigación y desarrollo de procesos con el fin de obtener mayor

eficiencia dentro de la productividad de la empresa, reporta

directamente al Jefe de Planta respectivo y a su ves delega a sus

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unidades de Control de Calidad, Seguridad Industrial e Investigación y

Desarrollo; su ubicación se localiza en Planta.

UNIDAD DE DISTRIBUCIÓN Y ALMACENES

Tiene como responsabilidad la recepción de materiales, materia prima y

producto terminado de producción, además la distribución de productos

al cliente, así como del abastecimiento de materiales y materia prima al

área productiva y mantenimiento. Reporta directamente al gerente de

Producción y delega a sus unidades de Almacén de Materiales, de

Almacén de Producto Terminado, Logística y de Control y Programación

de la Producción; su ubicación esta en Planta.

UNIDAD DE MANTENIMIENTO

En su responsabilidad mantener un buen funcionamiento para su uso,

los equipos e instalación de la empresa, para un buen aprovechamiento

de los recursos de producción de la misma, el cual reporta

directamente al gerente de operaciones y delega hacia sus unidades de

Mantenimiento Eléctrico, Mantenimiento Mecánico, Instrumentación y

Servicios Generales.

JEFE DE LOGÍSTICA

Coordina los pedidos que recibe del Departamento de vetas, para su

distribución de producto terminado hacia los clientes.

Contrata el transporte adecuado para el envió de los productos a su

destino. Reporta directamente a la Superintendencia de Distribución y

Almacenes. Delega responsabilidades hacia su asistente y supervisores

en turno; su ubicación se localiza en Planta.

JEFE DE CONTROL Y PROGRAMACIÓN DE LA PRODUCCION

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Tiene como responsabilidad elaborar un programa de producción, en

base al pronóstico de ventas, para elaborar los productos en planta.

Solicita las cantidades requeridas de materia prima, también programa

los productos de refabricación, es lazo de unión entre el área de ventas.

Controla la producción de la planta como son: rendimientos, tiempos,

etc., control de administración de estadísticas y se reporta

directamente a la Superintendencia de Distribución y Almacenes.

Delega responsabilidades hacia su supervisor o analista de

programación; su ubicación se localiza en Planta.

AGUACERO S.A. de C.V

ORGANIGRAMA MAESTRO

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Asamblea Gral deaccionistas

Auditoria externa

Gerencia de Mercadeo

Unidad de Planta 1

Jefatura supervis

ora

Asesoria legal y financiera

Junta Directiva

DirectorioAuditoria interna

Gerencia Gral

Gerencia Administrativa

Gerencia de Producción

Gerencia de Planificación

Gerencia de Ventas

Gerencia Financiera

Unidad de Planta 3

Unidad de Planta 2

Unidad de Planta Int.

Unidad de RRHH

Unidad de Contab.

Unidad de serv. PostVent

Unidad de Mayoreo

Unidad de Salas de Venta

Unidad de créditos

J.efat de distribuc

Jefatura de atenc.

Jefat de Costos

Jefat de Info finc.

Jefat de compras

Jefat de Cobros

Jefat. De RR Inds

Jefat. De sistemas

Jefat de sop. Tec

Jefat. de contrat


ORGANIGRAMA DE LA GERENCIA DE VENTAS

DE LA EMPRESA AGUACERO S.A. de C.V

Como se observa la gerencia está integrada por tres unidades, cuya

dependencia jerárquica y de relaciones se expresan en el siguiente

manual de organización. Asimismo, se hace uso del formato de

recopilación de información (Anexo No 1) del cual se redacta lo

siguiente:

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GERENCIA DE VENTAS

UNIDAD DE SALAS DE

VENTA

UNIDAD DE MAYOREO UNIDAD DE SERVICIO

POST-VENTA


MANUAL DE ORGANIZACION

Unidad organizativa: GERENCIA DE VENTAS

Dependencia jerárquica: Gerencia de Mercadeo

Relaciones externas: Distribuidores y almacenadotas

Relaciones Internas: Gerencia General, Gerencia de Mercadeo, Gerencia de Producción

Objetivo General de la unidad:

Cumplir con el mínimo de volumen de ventas establecido por año y para

ello debe además diseñar mecanismos que impulsen la actividad de los

vendedores.

Funciones y responsabilidades: – Administrar las ventas a nivel nacional y recibir informes de las tres

unidades administrativas a su cargo.

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– Desarrollar presupuesto anual de ventas de la empresa.

– Supervisar a los vendedores a su cargo y hacer un seguimiento

continuo de la comisión de cada vendedor, para detectar fallas o

descubrir vendedores estrella.

– Sugerir ideas de atención al cliente.

– Vigilar el desarrollo de otras organizaciones que representen

competencia para la empresa.


Unidad organizativa: UNIDAD DE SALAS DE VENTAS

Dependencia jerárquica: Gerencia de Ventas

Relaciones externas: Sucursales de la empresa y tiendas de distribución

Relaciones Internas: Gerencia de Mercadeo, Gerencia de Ventas, Gerencia de Producción

Objetivo General de la unidad:

Mantener canales de comunicación eficientes con las diferentes salas

de ventas y lugares de distribución de los productos de la empresa

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Funciones y responsabilidades:

– Planificar y aplicar programas de ventas basados en la situación

actual y la evaluación del mercado.

– Supervisar y recibir informes de las salas de ventas y las envía

al Gerente de Ventas en un informe semanal para hacer el

seguimiento del volumen de ventas y cumplir con el margen

establecido por mes y por trimestre.

– Preparar y controlar el presupuesto de su departamento.

– Establecer y dirigir las políticas y los procedimientos operativos

y administrativos de su área.

– Coordinar reuniones para distribución de trabajo.

– Sondear precios de la competencia a través de periódicos.

– Coordinar cambios de precios de mercadería.

– Verificar existencias de mercadería en tableros, góndolas y sala

de venta.

– Identificar y analizar los puntos estratégicos de la competencia.

– Atender consultas de clientes y empleados.

– Llamar telefónicamente a clientes.

– Verificar el buen desarrollo de las ventas en la sala de ventas a

través de chequeo de precios, relación vendedor-cliente.

– Autorizar las salidas de producto de bodega para las sucursales

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cuando no se tiene en existencia en la sucursal.

– Revisar ticket de ingresos de cliente y sacar promedio de venta

por cliente.

– Elaborar informe de resultados diarios.

– Revisar la diferencia entre cuota mensual y venta diaria y sacar

promedio diario de venta y promedio diario por vendedor.

– Analizar con cada vendedor, los resultados diarios de ventas,

utilidades, % de la cuota mensual reflejados en los reportes de

venta.

– Analizar en conjunto con la Gerencia de Ventas, los resultados

del área.

– Identificar factores de disminución en utilidad.

– Identificar productos a ofertar y pasar listado a Gerencia de

Ventas


Unidad organizativa: UNIDAD DE MAYOREO


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Relaciones externas: Proveedores y Clientes

Relaciones Internas: Gerencia de Producción y Gerencia de Ventas

Objetivo General de la unidad:Es cumplir con los pedidos realizados a la empresa con la prontitud y

exactitud que el cliente demande.


– Supervisa y recibe informes de sus pedidos y lo envía al

Gerente de Ventas en un informe semanal para hacer el

seguimiento del volumen de ventas y cumplir con el margen

establecido por mes y por trimestre.

– Planificar y aplicar programas de ventas basados en la situación

actual y la evaluación del mercado.

– Coordinar la labor de los vendedores de mayoreo.

– Revisar estadísticas de ventas para verificar el alcance de la

meta asignada.

– Preparar y controlar el presupuesto de su unidad.

– Establecer y dirigir las políticas y los procedimientos operativos

y administrativos de su área.

– Identificar y analizar los puntos estratégicos de la competencia.

– Revisar los precios del almacén y de la competencia y actualizar

los precios del

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área.

– Elaborar reportes requeridos por la gerencia.

– Realizar presentaciones de cotización a clientes especiales.

– Negociar las cotizaciones presentadas a clientes especiales.

– Salir con los vendedores para supervisar las funciones de sus

cargos.

– Analizar en conjunto con la Gerencia de Ventas los resultados

del área

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Unidad organizativa: UNIDAD DE SERVICIO POST VENTA


Relaciones externas: Proveedores y Clientes

Relaciones Internas: Gerencia de Mercadeo, Gerencia de Producción y Gerencia de Ventas

Objetivo General de la unidad:Brindar la atención e información pertinentes a los pedidos de los

productos solicitados por los clientes de la manera más clara y

eficiente.


– Administrar las relaciones Empresa- Cliente por medio de sus

canales de comunicación.

– Supervisar y recibir informes de los pedidos, entregas y

retrasos de producción, así como también incomodidades de

los clientes y los envía al Gerente de Ventas en un informe

semanal para hacer el seguimiento del volumen de ventas y

cumplir con el margen establecido por mes y por trimestre.

– Generar ideas y mecanismos para el desarrollo de atención al

cliente.

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– Atender y ayudar al cliente en problemas específicos referentes

al producto que desea comprar o que ha adquirido.

– Verificar existencias de producto en el sistema.

– Llamar a los clientes para dar seguimiento a ventas.

DESCRIPCIÓN DE

PUESTOS

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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PARA CADA

UNIDAD ORGANIZATIVA

INTRODUCCIÖN

Para tener una idea de lo que la descripción de puestos implica, se

presentan a continuación una serie de definiciones de interés general.

De la misma forma, puede consultarse el anexo No 2 sobre la

herramienta para la recolección y levantamiento de la información.

Qué es un puesto: Los puestos de trabajo son la esencia misma del

grado de productividad de una organización. El logro de los objetivos

depende de un diseño adecuado del puesto.

Descripción del Trabajo: Se considera la información suministrada por

el análisis y la descripción del puesto: Tareas que se realizan,

responsabilidades, habilidades, esfuerzos y condiciones del trabajo.

Capacidad requerida: Por lo común primero se obtiene información

sobre las actividades realmente de trabajo desempeñadas tales como

limpieza, codificar, galvanizar, codificar pintar, diseñar, entre otras. En

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ocasiones, la lista de actividades y indica también como, por qué y

cuándo un trabajador desempeña cada actividad.

También es posible reunir información sobre el comportamiento

humano como sensibilidad, comunicación, toma de decisiones y

escritura. En este punto se incluye información referente a las

exigencias personales del puesto en términos de gasto de energía,

caminar largas distancias y otros. Que tipos de maquinas sabe manejar;

condiciones físicas y horario de trabajo y el contexto social y

organización, por ejemplo, la gente con la que el empleado deberá

interactuar habitualmente. También puede reunirse aquí información

sobre los incentivos financieros y no financieros vinculados con el

empleo.

Otros requerimientos: Se reúne información con respecto a los

requerimientos humanos del puesto tales como los conocimientos o las

habilidades con los que se relaciona (educación, capacitación

experiencia laboral), así como los atributos personales (aptitudes,

características físicas, personalidad, intereses) que se requieren.

DESCRIPCION DE PUESTOS

MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS

Fecha de actualización___/___/___

Pagina. __ de __

I. LOCALIZACION DEL PUESTO:

Nombre del puesto: GERENTE DE VENTAS Puesto del que depende jerárquicamente: Gerente de Mercadeo

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Puestos que supervisa directamente: Jefes de las Unidades de Salas de Venta, Mayoreo y Servicio Post Venta.

Se relaciona internamente con: Gerente General, de Mercadeo y de Producción. Se relaciona externamente con: Distribuidoras y Almacenadoras

II. DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO: Es el responsable de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de ventas de sus tres dependencias: Salas de Venta, Mayoreo y Servicio Post- Venta. Así como de definir estrategias y planes de ventas que generen una rentabilidad de los productos ofrecidos por la empresa.

III. OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO: Cumplir con el mínimo de volumen de ventas establecido por año y para ello debe además diseñar mecanismos que impulsen la actividad de los vendedores y su consecuente alcance de la cuota

IV. DESCRIPCION DE TAREAS:

a) Tareas continuas:

Revisar los procesos de Venta. Revisar las cuotas de Venta.

b) Tareas periódicas:

Preparar Planes Operativos de su Área de trabajo según los objetivos de la empresa.

Elaborar presupuestos y otros informes de costos para la Gerencia de Producción.

Evaluar la ejecución del Pronóstico de Ventas Preparar informes mensuales de las ventas para el

Gerente de Mercadeo. Evaluar el plan y estrategias de venta cada semestre.

c) Tareas eventuales:

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Pertenecer a comités de auditoria de recursos humanos

V. PERFIL OCUPACIONAL:1) Educación necesaria:

Graduado en Licenciatura en Comercialización, Mercadeo y Ventas o similares

Preparación o especialización en Ventas Profesionales (opcional)

2) Experiencia laboral previa: Haber fungido como Responsable de sección de Ventas

en una empresa similar durante tres años como mínimo, habiendo desarrollado planes comprobables de venta y bajo el concepto equipos de trabajo.

Experiencia en planes estratégicos de ventas.

3) Conocimientos necesarios: Conocimiento de sistemas operativos Windows 9x, Me,

2000 y XP Conocimientos de motivación y trabajo de grupos

4) Otros requerimientos Facilidad de expresión y buenas relaciones

interpersonales. Dominio completo del idioma inglés. Poder de negociación, emprendedurismo y habilidades

sociales

5) Esfuerzo Mental y visual

6) Equipo de oficina a su cargo: Computadoras y accesorios. Fax y Fotocopiadora.


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MANUAL DE DESCRIPCION DE PUESTOS Pagina. __ de __

I. LOCALIZACION DEL PUESTO:Nombre del puesto: JEFE DE UNIDAD DE SALAS DE VENTAS Puesto del que depende jerárquicamente: Gerente de VentasPuestos que supervisa directamente: Jefe supervisor de vendedores y Jefe Contratos y NegociosSe relaciona internamente con: Gerentes de Mercadeo, Ventas y Producción y sus subalternos.Se relaciona externamente con: Sucursales de la empresa y tiendas de Distribución

II. DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO: Es el responsable de la sana gestión de la cartera de clientes a nivel macro, puesto que supervisa las cuentas especiales con de las diferentes salas de ventas del país y mantiene constante comunicación con el gerente de ventas para el logro y mejora de los procesos de venta de las sucursales de la empresa.

III. OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO: Mantener canales de comunicación eficientes con las diferentes salas de ventas y lugares de distribución de los productos de la empresa.

IV. DESCRIPCION DE TAREAS:


Revisar de manera diaria el cumplimiento de las metas propuestas.

Llevar un control de los vendedores. Controlar las ventas totales de las salas de ventas.


Estudiar los precios de los productos de la competencia

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Mantener un control de cartera de clientes. Realizar contactos con las diferentes salas de ventas y

distribuidoras donde se encuentran colocados los productos de la empresa.

Elaborar reportes requeridos por la gerencia. Coordinar cambios de precios en mercaderías. Verificar el buen desarrollo de las ventas de las salas de

ventas a través del chequeo de precios y de la relación vendedor–cliente.

Coordinar las salidas de productos de bodega hacia las sucursales.


Colaborar a las Gerencias de Mercadeo y de Ventas en la preparación de la estrategia general de ventas de la empresa.

V PERFIL OCUPACIONAL:

1) Educación necesaria: Graduado o egresado en Licenciatura en

Comercialización, Mercadeo y Ventas o similares

2) Experiencia laboral previa: Haber sido el Responsable de Sucursales de Venta en

una empresa similar durante dos años de experiencia como mínimo (comprobable).

Experiencia en gestión de ventas. Experiencia en el manejo de fuerza de ventas en sala.


2000 y XP Conocimientos de técnicas de motivación de empleados.

4) Otros requerimientos Analítico e innovador. Capacidad de trabajar bajo presión y metas específicas

de ventas.


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6) Equipo de oficina a su cargo: Computadoras y accesorios.



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I LOCALIZACION DEL PUESTO:Nombre del puesto: JEFE DE UNIDAD DE MAYOREO Puesto del que depende jerárquicamente: Gerente de Ventas Puestos que supervisa directamente: Jefe de DistribuciónSe relaciona internamente con: Gerentes de Producción y de Ventas, Jefe de Distribución, Feje de Unidad de Salas de Ventas Se relaciona externamente con: Proveedores y Clientes.

II DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO: Es el encargado de suplir pedidos de los clientes mayoristas teniendo en cuenta las exigencias y necesidades de éstos.

III OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO: Es cumplir con los pedidos realizados a la empresa con la prontitud y exactitud que el cliente demande.

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IV DESCRIPCION DE TAREAS:


Coordinar la labor de los vendedores de mayoreo. Revisar que los pedidos se ajusten a las metas

propuestas. Verificar el pronto abastecimiento de los pedidos de

los clientes.


Revisar las estadísticas de venta para tener un control sobre los pedidos realizados por los clientes.

Planificar y controlar el programa de ventas mayoristas.

Identificar y analizar los puntos estratégicos de distribución y ventas de mayoreo.

Evaluar los sistemas de distribución y despacho de productos.

Realizar un seguimiento del despacho de productos. Verificar las existencias en bodega. Controlar los niveles máximos y mínimos de

inventario en bodega de producto terminado.


Colaborar a las Gerencias de Mercadeo y Ventas en la preparación de la estrategia general de ventas de la empresa.

Diseñar planes estratégicos de distribución de productos.

V PERFIL OCUPACIONAL: 1) Educación necesaria:

Graduado o egresado en Licenciatura en Comercialización, Mercadeo y Ventas o similares

2) Experiencia laboral previa: Experiencia de dos o más años en el manejo, reparto y

distribución de productos a mayoristas. Experiencia en el control y manejo de inventarios de

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dos años.


2000 y XP Hábil en el manejo de Bases de datos. Conocimientos de distribución y rutas de transporte de

productos

4) Otros requerimientos Disposición para trabajar en equipo.

5) Esfuerzo

Mental y Visual 6) Equipo de oficina a su cargo:

Computadora y accesorios.



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I LOCALIZACIÓN DEL PUESTO:Nombre del puesto: JEFE DE UNIDAD POST-VENTA Puesto del que depende jerárquicamente: Gerente de ventasPuestos que supervisa directamente: Jefe de atención al cliente

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Se relaciona internamente con: Gerente de ventas Jefes de salas de ventas y mayoreo, Atención al cliente Se relaciona externamente con: Clientes y Proveedores

II DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO: Es el encargado de atender las relaciones con los clientes, después que se le ha entregado el producto ya sea al menudeo o mayoreo, monitoreando constantemente las posibles circunstancias que puedan atenuar la pronta distribución de los pedidos.

III OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO: Formular programas para atender inconvenientes que puedan surgir con los diferentes productos, así como la distribución de estos y otras circunstancias..

IV DESCRIPCIÓN DE TAREAS:


Diseñar programas para la atender las exigencias de los clientes

Monitorear el servicio ofrecido por los vendedores junto al producto

b)Tareas periódicas:

Controlar el proceso de ventas en cuanto a nivel de quejas

Generar informes para la gerencia de ventas Verificar los resultados de la implementación de

programas de atención al cliente Planear todas las acciones a tomar para reducir el nivel

de quejas, para la unidad de servicio post-venta. Evaluar constantemente la gestión de servicio postventa

y atención al cliente.

c)Tareas eventuales:

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Elaborar estrategias en conjunto con la gerencia de Mercadeo y ventas en cuanto a canales de distribución.

V. PERFIL OCUPACIONAL:1) Educación necesaria:

Graduado o egresado en Licenciatura en Comercialización, Mercadeo o carreras afines

2) Experiencia laboral previa: Tres años como mínimo de experiencia en gestión de

ventas y atención al cliente

3) Conocimientos necesarios: Manejo de sistemas operativos Windows 9x, Me ,2000 y

XP Hábil en el manejo de bases de datos Con Enfoque de atención hacia clientes externos.

4) Otros requerimientos Buenas relaciones interpersonales y con iniciativa Estar acostumbrado al trabajo bajo presión Trabajar a base de objetivos


6) Equipo de oficina a su cargo: Computadora y accesorios Telefax

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DESCRIPCIÓN DE

PROCEDIMIENTOS

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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD ORGANIZATIVA: GERENCIA DE VENTAS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DE TRABAJO: INFORME A GERENCIA DE PRODUCCIÓN.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Cumplir con las exigencias del cliente en la cantidad y día acordado.

ACTIVIDADES PASO

RESPONSABLE

Elabora informe de ventas. 1 Unidad de sala de ventas, unidad de mayoreo.

Envía informes de pedidos 2 Jefe de unidad de mayoreo, Unidad de sala de ventas

Recibe los pedidos de sala de ventas y unidad de mayoreo.

3 Gerente de ventas

Revisa el informe de proceso de ventas.

4 Gerente de ventas

Analiza los resultados de cada área

5 Gerente de ventas

Elabora requisición del producto. 6 Gerente de ventas

Envía el pedido a producción. 7 Gerente de ventas

Se revisa el pedido. 8 Gerencia de producción

Se verifican existencias.

9 Gerencia de producción

Se envía los productos. 10 Gerencia de producción

Reciben los productos. 11 Unidad de sala de ventas, unidad de mayoreo.

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UNIDAD ORGANIZATIVA: SALA DE VENTAS.

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DE TRABAJO: VENTAS.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Lograr por medio de la atención personalizada, la venta del producto a una nueva cartera de clientes, y mantener los actuales.

ACTIVIDADES PASO

RESPONSABLE

Elaborar listado de clientes potenciales.

1 Jefe de unidad de salas de ventas.

Contactar al prospecto. 2 Jefe de unidad de salas de ventas, vendedores.

Saludo e identificación 3 Vendedores.

Ofrecer el producto. 4 Vendedores.

Aclaración de dudas 5 Vendedores.

Realiza el pedido. 6 Cliente.

Cierre de la venta 7 Vendedores.

Emitir la factura 8 Unidad de contabilidad.

Entrega del producto. 9 Jefatura de distribución.

Servicio postventa 10 Jefe de unidad de salas de ventas, Unidad de mayoreo.

- 37 -



UNIDAD ORGANIZATIVA: SERVICIO POST-VENTA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DE TRABAJO: ATENCION AL CLIENTE.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Lograr la satisfacción del cliente tanto del producto adquirido como también de la atención prestada.

ACTIVIDADES PASO

RESPONSABLE

Saludo e identificación 1 Jefatura de distribución.

Entrega de factura 2 Jefatura de distribución.

Verificación de factura 3 Cliente

Manejo de objeciones o dudas. 4 Distribución.

Entrega del producto 5 Distribución.

Supervisar estado del producto. 6 Cliente

Indicar las áreas de instalación 7 Cliente.

Instalar el producto 8 Distribución.

Retirar envases 9 Distribución.

Despedida 10 Distribución.

- 38 -


CONCLUSIONES

Los manuales en las empresas son necesarios para diseñar en forma

sistemática los procedimientos operativos y para que sirvan de apoyo

administrativo a las diferentes áreas de trabajo para que sean utilizados

en la ejecución de los distintos procesos de trabajo, para una buena

coordinación general de las actividades que se encaminan al logro de

los objetivos.

Estos permitirán que los empleados tengan bien claro cuales son las

actividades que deben realizar, y como hacerla cumpliendo con las

políticas de la empresa, y también cuando se tenga una plaza vacía se

tenga bien claro cuales son los requisitos que deben exigirse para que

una persona pueda ocupas la plaza sin complicaciones y hacer bien el

trabajo.

Pero es necesario que estos manuales se estén revisando y actualizando

para asegurarse que sean realistas.

- 39 -


RECOMENDACIONES

Después de haber finalizado la elaboración de este manual se

recomienda a la empresa lo siguiente:

- Llevar a cabo un proceso de evaluación permanente encaminado

a la mejora de los procesos productivos, administrativos y

operativos de la organización, con el fin de cumplir con el

comportamiento sistemático de toda empresa y como una fuente

de retroalimentación para la sana gestión de Agua cero S.A de

C.V.

- El presente manual administrativo es de aplicación general para

la Gerencia de Ventas y sus unidades inherentes, por lo que se

recomienda extender su elaboración hacia otras Unidades de la

empresa.

- En la estructura de la Gerencia de Ventas se recomienda seguir

una forma descentralizada de la Unidad de Salas de Ventas, por

lo que debe estar a un nivel diferente al de las otras unidades de

esta gerencia y separada por una línea intermitente que marque

este efecto de la unidad y sus salas de ventas.

- 40 -


BIBLIOGRAFÍA

FRANKLIN; Enrique Benjamín, Organización de Empresas: Análisis,

diseño y estructura.1ª edición, Editorial McGraw Hill, México 1998,

341p.

http://www.monografias.com

http://www.gestiopolis.com

- 41 -

http://www.gestiopolis.com/

http://www.monografias.com/


- 42 -


ANEXOS

DIAGRAMAS DE FLUJO.

- 43 -

Elabora informe de ventas.

Se revisa el pedido.

Se verifican existencias.

Se envía los productos.

INICIO

Informe a Gerencia de producción


- 44 -

Envía informes dePedidos

Revisa el informe del proceso de ventas

Analiza los resultados de cada área

Elabora requisición del producto.

Envía el pedido a producción.

Reciben los productos.

fin

Recibe los pedidos de sala de ventas y unidad de

Elaborar listado de clientes potenciales.

Contactar al prospecto.

Ofrecer el producto.

Aclaración de dudas

Realiza el pedido.

Cierre de la venta

Emitir la factura

Entrega del producto..

Servicio postventa

INICIO

VENTAS

fin

Saludo e identificación


- 45 -

Entrega de factura

Verificación de factura

Manejo de objeciones o dudas.

Entrega del producto

Supervisar estado del producto.

Indicar las áreas de instalación

Instalar el producto

INICIO

ATENCION AL CLIENTE.

fin

Saludo e identificación

Retirar envases

Despedida


Anexo No 1

FORMATO PARA MANUAL DE ORGANIZACION

- 46 -


Unidad organizativa:

Dependencia jerárquica:

Relaciones externas:

Relaciones Internas:

Objetivo General:

Funciones y responsabilidades.

Anexo No 2

CUESTIONARIO PARA UN CARGO ESPECÍFICO

- 47 -


1. – IDENTIFICACION:

Nombre del empleado: _______________________________________________.

Oficina: ___________________________________________________________.

Lugar de Trabajo: ___________________________________________________.

División: __________________________________________________________.

Sub-División: ______________________________________________________.

Departamento: ______________________________________________________.

Sección: __________________________________________________________.

Nombre del Cargo: __________________________________________________.

Otros Nombres: ____________________________________________________.

Encasillamiento o Actividad: __________________________________________.

Cargo y Nombre del Jefe inmediato: _____________________________________________________________________________________________________.

Indicar el Cargo y Nombre de la persona que lo reemplaza en ausencia ocasional (por enfermedad, vacaciones, etc.).________________________________________________________________________________________________________________________________________.

2. – RESUMEN DEL CARGO: (Resuma en forma general las funciones principales del cargo)___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

- 48 -


3. – DESCRIPCIÓN: (Asegúrese de incluir todas las actividades que realiza el trabajador indicando: ¿Qué hace?, ¿Cómo lo hace? Y ¿Por qué lo hace?)

DEBERES Y RESPONSABILIDADES

Frecuencias:

Periódicas: Aquéllas realizadas semanal o mensualmente

Ocasionales:

Aquéllas realizadas a intervalos irregulares y con frecuencia menor que una vez al mes.

Actividad: ¿Qué hace?

Descripción:

¿Cómo lo hace? Y ¿Por qué lo hace?

A. – Actividad: ________________________ Frecuencia

Diaria

Periódica

Ocasional

Descripción:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

B. – Actividad: ________________________ Frecuencia

Diaria

Periódica

Ocasional

Descripción:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

C. – Actividad: ________________________ Frecuencia

Diaria

Periódica

Ocasional

Descripción:_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

- 49 -


_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

D. – Actividad: ________________________ Frecuencia

Diaria

Periódica

Ocasional

Descripción:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

E. – Actividad: ________________________ Frecuencia

Diaria

Periódica

Ocasional

Descripción:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

F. – Actividad: ________________________ Frecuencia

Diaria

Periódica

Ocasional

Descripción:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

G. – Actividad: ________________________ Frecuencia

Diaria

Periódica

Ocasional

Descripción:___________________________

ESPECIFICACIONES

1. – REQUERIMIENTOS FÍSICOS:

- 50 -


Indicar sólo aquellos requerimientos indispensables para desempeñar el cargo:

__________ Caminar.

__________ Estar en pie.

__________ Darse vuelta frecuentemente.

__________ Agacharse.

__________ Arrodillarse o encuclillarse.

__________ Tenderse.

__________ Destreza de pies o piernas.

__________ Trabajar rápidamente.

__________ Atención auditiva.

__________ Distinción de colores o formas.

__________ Sentido del olfato.

__________ Levantar _____ kilos promedios.

__________ Transportar _____ kilos promedio.

__________ Tirar _____ kilos promedio.

__________ Manejar palancas, pedales o timón

__________ Otros.

En caso de otros especificar: __________________________________________

- 51 -


2. – REQUERIMIENTOS INTELECTUALES:

Indicar sólo aquellos requerimientos indispensables para desempeñar el cargo:

__________ Planear.

__________ Controlar.

__________ Organizar.

__________ Dirigir.

__________ Analizar.

__________ Calcular.

__________ Deducir

__________ Concentración.

__________ Coordinar.

__________ Tomar decisiones.

__________ Otros.

En caso de otros especificar: _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

- 52 -


3. – CONDICIONES AMBIENTALES:

OCASIONA

L

PERMANENT

E

Trabaja en:

- Oficina __________ __________- Bodega __________ __________- Taller __________ __________- Intemperie __________ __________

Expuesto a:

- Calor ambiental __________ __________- Frío ambiental __________ __________- Temperatura adecuada __________ __________- Cambios bruscos temperatura

__________ __________

- Humedad ambiental __________ __________- Ambiente seco __________ __________- Necesidad de mojarse __________ __________- Lugar polvoriento __________ __________- Suciedad __________ __________- Hedor __________ __________- Ruido intenso __________ __________- Vibraciones __________ __________- Emanaciones tóxicas __________ __________- Ventilación adecuada __________ __________- Mala iluminación __________ __________- Materiales explosivos __________ __________- Lugar aislado __________ __________- Otros. __________ __________

En caso de otros especificar: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

- 53 -


- 54 -


4. – CONOCIMIENTOS QUE REQUIERE EL CARGO:

Conocimientos especiales necesarios:

__________ Idiomas ¿Cuáles? ______________________________.

__________ Estudios ¿Cuál? ______________________________.

__________ Administración y Finanzas.

__________ Contabilidad.

__________ Comercialización y ventas.

__________ Computación.

__________ Otros.

En caso de otros especificar: _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

5. – EXPERIENCIA Y ENTRENAMIENTO:

(A) Experiencia previa necesaria:

__________No se requiere experiencia.

__________Sí, en qué cargo y/o campos.

De a 3 meses

3 a 12 meses

12 o más meses

- ____________________ __________ __________ __________

- ____________________ __________ __________ __________

- 55 -


- ____________________ __________ __________ __________

(B) Entrenamiento

__________No se requiere entrenamiento.

__________ Sí, ¿de qué tipo?__________ Teórico.__________ Práctico ¿en qué? _____________

___________________________.

(C) Otras características del entrenamiento: _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

6. – SUPERVISION Y RELACIONES:

(A)

1. – Tipo de instrucciones necesarias: Cargo del Supervisor

__________ Instrucciones específicas. ____________________

__________ Instrucciones generales. ____________________

__________ Información de políticas de la empresa.

____________________

2. – Tipo de controles necesarios: Cargo del Supervisor

__________ Verificación de resultados. ____________________

__________ Verificación de procedimientos.

____________________

__________ Verificación de instrucciones específicas.

____________________

- 56 -


_________ Otros controles. ____________________

En caso de otros controles especificar: _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

3. – Frecuencia de los controles:

__________ Permanente.

__________ Diarios.

__________ Mensuales.

__________ Semanales.

(B) Ejerce supervisión:

__________ Sí __________ No(Pase al punto C)

1. – Extensión de la supervisión:

Cargos supervisados N º de personas

(a) ______________________________ ____________________

(b) ______________________________ ____________________

(c) ______________________________ ____________________

(d) ______________________________ ____________________

(e) ______________________________ ____________________

(f) ______________________________ ____________________

(g) ______________________________ ____________________

- 57 -


(h) ______________________________ ____________________

(i) ______________________________ ____________________

Coloque la letra correspondiente al cargo frente al tipo de instrucciones impartidas, control y frecuencia.

(C) Relaciones con otros cargos:

__________ Sí __________ No

Cargos con los que se relaciona (que no supervisa):

________________________

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

Tipos de relaciones:

__________ Asesora.

__________ Forma parte de equipo o comité.

__________ Colabora con tareas específicas.

__________ Otros.

En caso de otros tipos de relaciones especificar: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

- 58 -


(D) Características del cargo:

- Trabajo individual. __________

- Trabajo en equipo. __________

- Supervisión o mando. __________

- Acción controladora. __________

- Organización. __________

- Otras. __________

En caso de otras características del cargo especificar: _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

(E) Naturaleza del cargo:

7. – RESPONSABILIDADES EXIGIDAS POR EL CARGO:Describa las responsabilidades a las que está sujeto su puesto de trabajo:________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

- 59 -


Anexo No 3FORMATO PARA DESCRIPCION DE PUESTOS



Pagina. __ de __

7) LOCALIZACION DEL PUESTO:Nombre del puesto: Puesto del que depende jerárquicamente: Puestos que supervisa directamente: Se relaciona internamente con: Se relaciona externamente con:

8) DESCRIPCION GENERAL DEL PUESTO:

9) OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO:

10) DESCRIPCION DE TAREAS:

11) Tareas continuas:

a.b.

12) Tareas periódicas:

- 60 -


a.b.c.d.e. .

13) Tareas eventuales:

a.b.

14) PERFIL OCUPACIONAL:15) Educación necesaria:

16) Experiencia laboral previa:

17)18) Conocimientos necesarios:

19)20)

21) Otros requerimientos22)23)24)

25) Esfuerzo

26) Equipo de oficina a su cargo:

Anexo No 4FORMATO PARA DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD ORGANIZATIVA:

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DE TRABAJO:

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

ACTIVIDADES PASO

RESPONSABLE

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ACTIVIDADES PASO

RESPONSABLE

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