Manual Administrativo Aguacero S a de C V

____________________ ManualManual AdministrativoAdministrativo

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AGUACERO

S.A de C.V


OBJETIVOS DEL MANUAL

OBJETIVO GENERAL:

Desarrollar una herramienta de gestión administrativa para la Gerencia de Ventas

de la empresa Aguacero S.A de C.V, en las áreas de Organización, Descripción

de Puestos y Procedimientos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Ser instrumento útil para la orientación e información de los procesos,

estructura organizativa y los puestos de trabajo de la Gerencia de

Ventas.

Facilitar el aprovechamiento de los recursos con los que cuenta la

Gerencia de Ventas.

Propiciar el mejoramiento de la productividad y calidad de la Gerencia

estudiada.

Establecer lineamientos de acción generales para la Gerencia de

Ventas.


MANUAL ADMINISTRATIVO DE LA GERENCIA DE VENTAS DE LA EMPRESA AGUACERO S.A. DE C.V

HISTORIA DE LA EMPRESA.AGUACERO S.A. de C.V. nace el 02 de junio del año 2006, surge mediante la

fundación e idea de una pareja de esposos, Sr. Jaime Luís Torres y la Sra.

Lourdes María Arriaza, que juntos desean establecer una planta de agua que

pueda ser única para los salvadoreños, para esto realizan intensa información del

equipo adecuado para lo cual les lleva un año lograr obtener lo necesario antes de

la fecha de su nacimiento y cumpliendo además todos los requisitos sanitarios y

de exportación que la garantizan como agua pura.

AGUACERO S.A. de C.V. En su comienzo de producciones obtuvo gran demanda

en países vecinos en Guatemala y Honduras en lo cual se comenzó a operar y

permitió un año de éxito pero solamente fuera del país, al finalizar el año 2007 se

comenzó a producir para poder entrar dentro del país.

En la actualidad del se generan 36 empleos directos y mas indirectos lo cual esto

permite establecerse como una mediana empresa.

Aun que el producto aun no todos lo conocen se trabaja en que este siempre

establecido en diferentes puntos del país y sepan la calidad del producto.

JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIADebido a que cada empresa es un sistema con características particulares, se

hace necesario el desarrollo de una herramienta técnico-administrativa que

recopile y oriente al lector sobre las acciones a tomar en una situación dada. Por

ello se elabora el presente manual administrativo, como una herramienta

indispensable para la empresa: Aguacero S.A. de C.V.

Una empresa debe tener un plan detallado y sistematizado con el cual pueda

hacerle frente a los diversos elementos que intervienen en la dinámica

organizacional. Por ello los manuales administrativos constituyen un aliado


importantísimo en la sana gestión de la empresa. Asimismo forma una

institucionalización o apropiación de las actividades que realiza y contribuye al

mejoramiento tanto de los procesos (administrativos y productivos), así como

también del producto final, conformando una cultura de mejora constante dentro la

empresa.

También el conocimiento de la estructura organizativa de la Gerencia de Ventas

contribuirá a la comprensión y mejora de sus unidades, así como también al

diseño de planes adecuados a la capacidad y objetivos de la empresa.

La elaboración de la descripción de puestos es de gran utilidad dentro de ella para

el proceso de reclutamiento y selección de personal, ya que orientara

acertadamente en la búsqueda de la persona con el perfil adecuado para cada

cargo.

Los procedimientos son otro elemento, puesto que por ellos se realizan las

acciones necesarias para el éxito y la vida de la misma organización, por tanto, la

elaboración de procedimientos narrativos y sus respectivas representaciones

gráficas constituye la comprensión y análisis de las actividades más profundas de

la empresa y en este caso de la Gerencia de Ventas, por lo que permite

establecer mejoras y rediseños a los procesos existentes y futuros.

MISIONSomos una empresa salvadoreña productora de agua potable y cristalina que

permite generar a los salvadoreños un nuevo estilo de agua con muy buena

calidad en su producción mediante el producto.

VISIONLlegar a ser una nueva empresa de agua en el mercado salvadoreño que genere

confianza en nuestro sabor y estilo que permita posicionarnos con muy buen


agrado ante quienes deseen conocernos, y que nuestro producto permita cumplirle

al consumidor lo que busca ante una nueva agua.

POLÍTICAS GENERALES DE LA EMPRESA

DE ORGANIZACIÓN:

- La Junta General de Accionistas será el órgano supremo de la sociedad

según lo establece el Código de Comercio.

- La Junta Directiva, puede estar conformada por uno o más miembros de la

Junta General de Accionistas.

- La Junta Directiva puede nombrar a un administrador General único con

carácter temporal o con un plazo no mayor de dos años.

- La planeación estratégica se revisará al término de cada año, según los

resultados observados de los planes operativos.

- Las plazas operativas de la Gerencia de Producción podrán ser de carácter

temporal, dependiendo de las necesidades de la producción.

DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS:

- El análisis de los puestos se llevará a cabo por la Gerencia de Recursos

Humanos.

- Se llevarán a cabo auto-evaluación semestral de los puestos a nivel de

Gerencias.

- Cuando se produzca alguna modificación al perfil de un puesto, su

implantación será efectiva una vez aprobada y presentada a las personas

involucradas en ella.

DE PROCEDIMIENTOS:


- Los procedimientos relacionados a cada una de las jefaturas de planta se

revisarán de manera interna en cada una de éstas.

- Ningún cliente debe esperar más de un día por la entrega de su pedido

- Se revisará, actualizará y modificara los procedimientos de compra y

recepción de materiales según sea la necesidad.

- Los procedimientos se graficarán según la terminología de la Amercian

Society of Society of Mechanical Enginners (ASME), American National

Standard Institute (ANSI) o en su defecto un combinado, siendo explicado

su uso por la Unidad respectiva .

- Para la evaluación de los procesos de producción y/o administrativos se

formarán comités integrados por los miembros de las Gerencias de la

empresa.

DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Agua cero SA de CV es una empresa que cuenta con un gran número de

gerencias y unidades administrativas, se realizará el análisis de la Gerencia de

Ventas, la cual está apoyada por tres unidades de nivel jerárquico inferior. Por lo

tanto el organigrama será de tipo suplementario y con dos niveles estando a la

cabeza la Gerencia de Ventas y guardando relaciones de dependencia y autoridad

las Unidades de Salas de Venta, Mayoreo y de Servicio Post-Venta. Además se

presenta el organigrama maestro de toda la empresa, junto con una pequeña

descripción de sus unidades más importantes.

DESCRIPCIÓN DE LAS PRINCIPALES UNIDADES ADMINISTRATIVASA continuación se presenta la estructura orgánica de la empresa Agua cero SA de

CV. en donde se aprecian las unidades de staff y las tres grandes áreas como lo

son Producción, Mercadeo y Administración; cada una con sus diferentes

ramificaciones o unidades que apoyan la gestión de la organización. Asimismo se


observa el grado de autoridad y responsabilidad que se da dentro de cada línea,

determinando los siguientes niveles jerárquicos:

ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS:La asamblea general de accionistas es el órgano supremo de la sociedad y como

tal, representa el capital de toda sociedad anónima; puede acordar y ratificar todos

los actos y operaciones de la sociedad y sus resoluciones serán cumplidas por la

Junta Directiva.

JUNTA DIRECTIVA:Depende directamente de la Asamblea General de accionistas, la administración

de la sociedad estará a cargo de uno o varios mandatarios temporales y

revocables, quienes puedan ser socios o personas extrañas a la sociedad.

GERENCIA GENERAL:El Gerente general tiene como responsabilidad dirigir, así como recabar la

información que muestre el trabajo desarrollado por las demás gerencias de la

empresa, a fin de formarse un juicio exacto de los acontecimientos y condiciones

de los resultados, de las operaciones realizadas por la misma y de esta forma

formular sus conclusiones y recomendaciones, y reportar directamente a la Junta

Directiva.

GERENCIA DE MERCADOTECNIA:Es la que se encarga de proporcionar los medios esenciales por los cuales la

empresa va a estar girando a través de investigaciones para dar a conocer sus

productos y obtener una mayor rentabilidad de los mismos, se reporta al gerente

general y delega hacia su Gerencia de Ventas por línea de producto.


GERENCIA DE PRODUCCIÓN:Se encarga de recaudar los informes que le son otorgados por su gerente, para

tomar decisiones correctivas para un buen funcionamiento de la empresa, lo cual

reporta al gerente general y delega hacia abajo, al gerente de planificación y las

unidades Técnicas de planta.

GERENCIA ADMINISTRATIVA:Es función de ésta, el control administrativo teniendo como base la plantación,

dirección y organización, ya que estos elementos llevándose a cabo proporcionan

una mayor eficiencia dentro de la empresa, esta Gerencia reporta al gerente

general y delega responsabilidad hacia gerentes de Finanzas

UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS:Lleva acabo funciones de coordinación, selección y evaluación administrativa del

personal, su principal función es de proveer los recursos humanos de la empresa,

así como el control administrativo de este y le reporta al Gerente general

delegando a sus gerentes de oficinas y planta, sus funciones de selección,

evaluación y control administrativo del personal; su ubicación se localiza en

Oficinas Generales.

GERENCIA DE VENTAS:Realiza funciones de planeación, coordinación y control de la fuerza de ventas,

asimismo realiza planes estratégicos de ventas, apoyándose en los objetivos de

la empresa para su ejecución. Tiene bajó su cargo tres unidades administrativas y

está subordinada a la Gerencia de Mercadeo.

UNIDAD DE SALAS DE VENTAEstá bajo la supervisión de la Gerencia de Ventas, y es la encargada de mantener

relaciones efectivas entre las diferentes salas de venta de la empresa y de su

correcto abastecimiento tanto al detalle como mayorista.


UNIDAD DE MAYOREOEs la unidad responsable del abastecimiento de grandes volúmenes de pedidos,

tiene contacto directo según las características y especificaciones que tienen los

clientes, en especial lo referente a papel higiénico de marcas privadas.

UNIDAD DE SERVICIO POST VENTAEs la unidad responsable de mantener constante comunicación con los clientes y

brindarles información y ayuda una vez realizada el proceso de venta en

cualquiera de sus modalidades (menoreo, mayoreo, al detalle, etc.). Depende

jerárquicamente de la Gerencia de Ventas y está al mismo nivel de las unidades

de mayoreo y de salas de vetnas.

JEFATURAS DE PLANTA:Es responsabilidad del aprovechamiento del equipo con que cuenta la empresa

para desarrollar en forma eficiente los procesos de fabricación de sus productos,

le reporta directamente al Gerente de Producción y Planificación y delega

responsabilidades en sus superintendentes de producción, mantenimiento,

distribución y almacenes; su ubicación se localiza en Planta.

UNIDAD TÉCNICATiene bajo su responsabilidad el control de calidad, seguridad industrial e

investigación y desarrollo de procesos con el fin de obtener mayor eficiencia

dentro de la productividad de la empresa, reporta directamente al Jefe de Planta

respectivo y a su ves delega a sus unidades de Control de Calidad, Seguridad

Industrial e Investigación y Desarrollo; su ubicación se localiza en Planta.

UNIDAD DE DISTRIBUCIÓN Y ALMACENESTiene como responsabilidad la recepción de materiales, materia prima y producto

terminado de producción, además la distribución de productos al cliente, así como


del abastecimiento de materiales y materia prima al área productiva y

mantenimiento. Reporta directamente al gerente de Producción y delega a sus

unidades de Almacén de Materiales, de Almacén de Producto Terminado,

Logística y de Control y Programación de la Producción; su ubicación esta en

Planta.

UNIDAD DE MANTENIMIENTOEn su responsabilidad mantener un buen funcionamiento para su uso, los equipos

e instalación de la empresa, para un buen aprovechamiento de los recursos de

producción de la misma, el cual reporta directamente al gerente de operaciones y

delega hacia sus unidades de Mantenimiento Eléctrico, Mantenimiento Mecánico,

Instrumentación y Servicios Generales.

JEFE DE LOGÍSTICACoordina los pedidos que recibe del Departamento de vetas, para su distribución

de producto terminado hacia los clientes.

Contrata el transporte adecuado para el envió de los productos a su destino.

Reporta directamente a la Superintendencia de Distribución y Almacenes. Delega

responsabilidades hacia su asistente y supervisores en turno; su ubicación se

localiza en Planta.

JEFE DE CONTROL Y PROGRAMACIÓN DE LA PRODUCCIONTiene como responsabilidad elaborar un programa de producción, en base al

pronóstico de ventas, para elaborar los productos en planta.

Solicita las cantidades requeridas de materia prima, también programa los

productos de refabricación, es lazo de unión entre el área de ventas.

Controla la producción de la planta como son: rendimientos, tiempos, etc., control

de administración de estadísticas y se reporta directamente a la Superintendencia

de Distribución y Almacenes. Delega responsabilidades hacia su supervisor o

analista de programación; su ubicación se localiza en Planta.


AGUACERO S.A. de C.V ORGANIGRAMA MAESTRO

Asamblea Gral deaccionistas

Auditoria externa

Gerencia de Mercadeo

Unidad de Planta 1

Jefatura supervis

ora

Asesoria legal y financiera

Junta Directiva

DirectorioAuditoria interna

Gerencia Gral

Gerencia Administrativa

Gerencia de Producción

Gerencia de Planificación

Gerencia de Ventas

Gerencia Financiera

Unidad de Planta 3

Unidad de Planta 2

Unidad de Planta Int.

Unidad de RRHH

Unidad de Contab.

Unidad de serv. PostVent

Unidad de Mayoreo

Unidad de Salas de Venta

Unidad de créditos

J.efat de distribuc

Jefatura de atenc.

Jefat de Costos

Jefat de Info finc.

Jefat de compras

Jefat de Cobros

Jefat. De RR Inds

Jefat. De sistemas

Jefat de sop. Tec

Jefat. de contrat


ORGANIGRAMA DE LA GERENCIA DE VENTAS DE LA EMPRESA AGUACERO S.A. de C.V

Como se observa la gerencia está integrada por tres unidades, cuya

dependencia jerárquica y de relaciones se expresan en el siguiente manual de

organización. Asimismo, se hace uso del formato de recopilación de

información (Anexo No 1) del cual se redacta lo siguiente:

DESCRIPCIÓN DE PUESTOSDESCRIPCIÓN DE PUESTOS PARA CADA UNIDAD ORGANIZATIVA

INTRODUCCIONPara tener una idea de lo que la descripción de puestos implica, se presentan a

continuación una serie de definiciones de interés general. De la misma forma,

puede consultarse el anexo No 2 sobre la herramienta para la recolección y

levantamiento de la información.

Qué es un puesto: Los puestos de trabajo son la esencia misma del grado de

productividad de una organización. El logro de los objetivos depende de un diseño

adecuado del puesto.

GERENCIA DE VENTAS

UNIDAD DE SALAS DE

VENTA

UNIDAD DE MAYOREO UNIDAD DE SERVICIO

POST-VENTA


Descripción del Trabajo: Se considera la información suministrada por el análisis y

la descripción del puesto: Tareas que se realizan, responsabilidades, habilidades,

esfuerzos y condiciones del trabajo.

Capacidad requerida: Por lo común primero se obtiene información sobre las

actividades realmente de trabajo desempeñadas tales como limpieza, codificar,

galvanizar, codificar pintar, diseñar, entre otras. En ocasiones, la lista de

actividades y indica también como, por qué y cuándo un trabajador desempeña

cada actividad.

También es posible reunir información sobre el comportamiento humano como

sensibilidad, comunicación, toma de decisiones y escritura. En este punto se

incluye información referente a las exigencias personales del puesto en términos

de gasto de energía, caminar largas distancias y otros. Que tipos de maquinas

sabe manejar; condiciones físicas y horario de trabajo y el contexto social y

organización, por ejemplo, la gente con la que el empleado deberá interactuar

habitualmente. También puede reunirse aquí información sobre los incentivos

financieros y no financieros vinculados con el empleo.

Otros requerimientos: Se reúne información con respecto a los requerimientos

humanos del puesto tales como los conocimientos o las habilidades con los que se

relaciona (educación, capacitación experiencia laboral), así como los atributos

personales (aptitudes, características físicas, personalidad, intereses) que se

requieren.

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

CONCLUSIONES

Los manuales en las empresas son necesarios para diseñar en forma sistemática

los procedimientos operativos y para que sirvan de apoyo administrativo a las


diferentes áreas de trabajo para que sean utilizados en la ejecución de los

distintos procesos de trabajo, para una buena coordinación general de las

actividades que se encaminan al logro de los objetivos.

Estos permitirán que los empleados tengan bien claro cuales son las actividades

que deben realizar, y como hacerla cumpliendo con las políticas de la empresa, y

también cuando se tenga una plaza vacía se tenga bien claro cuales son los

requisitos que deben exigirse para que una persona pueda ocupas la plaza sin

complicaciones y hacer bien el trabajo.

Pero es necesario que estos manuales se estén revisando y actualizando para

asegurarse que sean realistas.


Análisis

Redacción

EncabezadoFuente tipográfica: Arial, 12 puntos, texto justificado, espacio interlineado 1,5.

Título del trabajo: No mayor de 60 caracteres, contando espacios y subtítulos.

Consignado en negritas.

Autor(es): nombre(s) y apellido(s).

El manual acepta únicamente textos inéditos, y que no estén siendo evaluados

por otros medios.

Resumen del trabajoSe ubicará al principio del texto, luego del encabezado. Fuente tipográfica: Arial,

12 puntos, justificado, espacio simple.

En toda ocasión el resumen debe presentarse en solo un idioma español.

Extensión máxima de 150 palabras.

Formato del texto:Título: Fuente tipográfica: Arial, 12 puntos, texto justificado, espacio interlineado

1,5.

Resumen: Fuente tipográfica: Arial, 12 puntos, justificado, espacio simple.

Subtítulos: Fuente tipográfica Arial, negrita, 12 puntos. Sin punto final.

Cuerpo del artículo:

· General: Fuente tipográfica Arial, 12 puntos, interlineado 1.5, justificado.

Los párrafos no deben comenzar con sangría sino con el texto en el margen

izquierdo. Entre párrafo y párrafo se debe dejar un espacio. El espaciado

debe ser con un enter.


Estructura del Manual

OBJETIVO GENERAL:

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

MANUAL ADMINISTRATIVO DE LA GERENCIA DE VENTAS DE LA EMPRESA AGUACERO S.A. DE C.V

HISTORIA DE LA EMPRESA.

JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA

MISION

VISION

POLÍTICAS GENERALES DE LA EMPRESA

DE ORGANIZACIÓN:

DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS:

DE PROCEDIMIENTOS:

DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

DESCRIPCIÓN DE LAS PRINCIPALES UNIDADES ADMINISTRATIVAS

ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS:

JUNTA DIRECTIVA:

GERENCIA GENERAL:

GERENCIA DE MERCADOTECNIA:

GERENCIA DE PRODUCCIÓN:

GERENCIA ADMINISTRATIVA:

UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS:

GERENCIA DE VENTAS:

UNIDAD DE SALAS DE VENTA

UNIDAD DE MAYOREO

UNIDAD DE SERVICIO POST VENTA

JEFATURAS DE PLANTA:

UNIDAD TÉCNICA

UNIDAD DE DISTRIBUCIÓN Y ALMACENES

UNIDAD DE MANTENIMIENTO


JEFE DE LOGÍSTICA

JEFE DE CONTROL Y PROGRAMACIÓN DE LA PRODUCCION

MANUAL DE ORGANIZACION

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PARA CADA UNIDAD ORGANIZATIVA

INTRODUCCION

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

CONCLUSIONES

Encuadernación

En el siguiente manual no se llevó encuadernación ya que lo obtuvimos en forma digital

Fallas

- El presente manual administrativo es de aplicación general para

la Gerencia de Ventas y sus unidades inherentes, por lo que se

recomienda extender su elaboración hacia otras Unidades de la

empresa.

-

- En la estructura del manual se recomienda seguir una paso a

paso la estructura como tal de cada aspecto, por lo que debe estar

separados por partes a un nivel diferente al de las otras separado por

una línea intermitente que marque este efecto de la unidad.


- Se necesita Llevar a cabo un proceso de evaluación permanente

encaminado a la mejora de los manuales productivos, administrativos

y operativos de la organización, con el fin de cumplir con el

comportamiento sistemático de toda empresa y como una fuente para

la empresa Agua cero S.A de C.V.

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