04B

Departamento de Investigacion y Desarrollo general

Software para la construcción

I. INTRODUCCIÓN

El software O4B ha sido diseñando para apoyar los procesos productivos y administrativos de lasempresas que desarrollan proyectos en el mercado de la construcción, por lo cual cada proceso puede desarrollarse con base en O4B.

El software O4B le permite obtener, entre otros, los siguientes beneficios:

1. Reducción del gasto administrativo por eliminación de la redundancia de procesos, por una de las características destacadas del software O4B: es totalmente integrado y es completo.

2. Un ambiente laboral sencillo y agradable, producto de la amigable presentación del software O4B, que facilita cada una de las tareas que realizan los usuarios.

3. Permite que el aumento de producción no represente un aumento equivalente de las labores administrativas a realizar por los usuarios, dado que muchos de los procedimientos son automáticos.

Los usuarios pueden dedicar mas tiempo a labores propias de su puesto de trabajo, y no a labores inertes como gastar horas en buscar información para preparar un informe, o gastar tiempo revisando que los cálculos de sumas, restas, y otras operaciones de un documento sean correctos.

4. Seguridad y accesibilidad de la información con que cuenta la empresa, a partir de información confiable y oportuna. La integración permite a los usuarios verificar la calidad de la información. Los usuarios pueden obtener de forma inmediata información que otros usuarios procesan, sin depender de ellos, procurando siempre mantener los esquemas de seguridad necesarios.

5. Acoplamiento inmediato de los usuarios con el software, facilitado con el correcto y probado modelaje que ofrece el software O4B de cada uno de los procesos de las empresas del mercado de la construcción.

6. Aprovechamiento analítico de la información que se procesa en la empresa, con informes que convierten los datos ingresados en instrumentos de toma de decisiones. El usuario tiene acceso a informes que dan un tratamiento profundo de la información almacenada.

7. Realidad diaria y permanente de la situación constructiva, financiera, administrativa, comercial y competitiva de la empresa en todas las áreas en que participa.

8. Asesoría permanente de Rempro, empresa de software con mas de diez años de desarrollar aplicaciones y especializada en atender al sector construcción, a través de consultores e investigadores de amplia experiencia y conocimiento en temas como construcción, administración, informática y O4B.

software O4B

1

El registro de información en el sistema O4B se realiza en todas las áreas de la empresa, desde la elaboración de presupuestos constructivos, pasando por el control de ejecución, la forma de venta de las obras en proceso y llegando hasta la información contable de las operaciones diarias que suceden.

Con el software O4B, se logra automatizar una serie de procesos.

El software O4B es además:

Sencillo y amigable. Con pantallas bien diseñadas que muestran la información de forma sencilla y de fácil aprendizaje.

Compatible y seguro. Se puede utilizar en cualquier sistema operativo y tiene un estricto control del acceso de los usuarios.

Especifico de la Construcción. Lo que permite que los términos y procesos modelados sean los que requieren las empresas constructoras de la región.

software O4BI.

2

Las empresas del mercado de la construcción pueden encontrar en el Software O4B, entre otros lo siguiente:

1. Es un software multimoneda, no sólo bimoneda, lo que garantiza que todas las transacciones pueden ser registradas en la moneda que ocurre y manteniendo el tipo de cambio de las monedas podemos observar los informes de las transacciones en la moneda que al usuario le convenga y en la fecha que le convenga.

2. El software O4B es multiusuario lo que permite que múltiples usuarios lo estén utilizando al mismo tiempo y puedan realizar transacciones similares en pantallas o reportes similares, sin que esto perjudique el rendimiento ni la confiabilidad de los datos.

3. Puede ser instalado en versión WEB, lo que permite el acceso a la base de datos desde cualquier parte del mundo a través de un browser como Internet Explorer o Netscape.

4. El software O4B es multitarea lo que permite que trabaje en un ambiente de red con un servidor y una serie de estaciones, en una PC aislada, o bien en un esquema WEB.

5. El Software O4B es multicompañía, permitiéndole a usted poder administrar en su Empresa varios catálogos contables, de empresas o sociedades distintas. Esto permite que en el Software O4B se puedan crear estados financieros para cada una de las compañías de acuerdo a su naturaleza. El límite de las compañías es de 99.999, lo que da la posibilidad de ingresar todas las compañías que usted requiera.

6. Esta desarrollado en la base de datos Oracle lo que garantiza: confiabilidad en los datos, seguridad en el acceso y capacidad en los volúmenes de transacciones que se pueden ingresar a dicha base de datos. La base de datos en la que se ha desarrollado el sistema es una de las más reconocidas a nivel mundial. Con grandes ventajas en términos de seguridad, rendimiento, confiabilidad y asistencia técnica; el sistema permite el acceso de diferentes personas a los mismos datos al mismo tiempo. Esto quiere decir que la gerencia siempre contará con información de última mano y real.

7. Realidad diaria y permanente de la situación constructiva, financiera, administrativa, comercial y competitiva de la empresa en todas las áreas en que participa.

8. Asesoría permanente de Rempro, empresa de software con mas de diez años de desarrollar aplicaciones y especializada en atender al sector construcción, a través de consultores e investigadores de amplia experiencia y conocimiento en temas como construcción, administración, informática y O4B.

II. CARACTERISTICAS DEL SOFTWARE O4B

3

El registro de información en el sistema O4B se realiza en todas las áreas de la empresa, desde la elaboración de presupuestos constructivos, pasando por el control de ejecución, la forma de venta de las obras en proceso y llegando hasta la información contable de las operaciones diarias que suceden.

Con el software O4B, se logra automatizar una serie de procesos.

El software O4B es además:

a) Sencillo y amigable. Con pantallas bien diseñadas que muestran la información de forma sencilla y de fácil aprendizaje.

b) Compatible y seguro. Se puede utilizar en cualquier sistema operativo y tiene un estricto control del acceso de los usuarios.

c) Especifico de la Construcción. Lo que permite que los términos y procesos modelados sean los que requieren las empresas constructoras de la región.

software O4BII.

4

III. PROCESOS DEL SOFTWARE O4B

Control de proyectos

Administración y finanzas

Los procesos son realizados por los usuarios. Se puede considerar como característica principal que:

1. Requieren información de otros procesos. 2. Procesan la información recibida y la transforman. 3. Trasladan parte de su información resultante a otros procesos.

Presupuestos

Creación y mantenimiento de presupuestos de proyectos y todos los detalles o insumos que se requieren en estos. Se crean en niveles y subniveles (proyecto, modelo, actividad, tarea).

Los detalles se clasifican en familias y subfamilias. Los detalles tienen una unidad de medida y un precio de presupuesto en una moneda.

Los detalles se pueden indicar como especiales para que el sistema los reconozca como porcentajes de otros insumos.Las unidades de medida pueden tener equivalencias entre si.

Se cuenta con una herramienta para crear escenarios, que son fotografías en el momento de los precios de los proveedores. Estos escenarios se utilizan para mantener los precios de los presupuestos actualiza-dos y para ver un presupuesto con diferentes escenarios.

Los precios en los insumos se mantienen actualizados de dos formas: modificación manual o fijación de un escenario.

5

Solicitud de Pedidos desde los proyectos Elaboración y Control de Solicitudes de Pedidos de los proyectos. Se puede utilizar la estructura del presupuesto para crear un pedido de los detalles en una actividad de forma total o parcial.Ofrece una serie de informes para la administración de los pedidos.

Cotización y compras Elaboración y Control de Ordenes de Compra a proveedores, contratistas y otros. Las ordenes de compra se crear a partir de los pedidos.

Se puede cerrar una orden para indicar que el proveedor no entregará los productos o servicios. Se puede establecer un proceso de autorización de órdenes de compra.

Este modulo ofrece una configuración del formato de la orden de compra, que incluye la posibilidad de agregar la firma digital.

Ingreso de Facturas y otros documentos de los proveedoresIngreso de documentos por compras. Facturas, notas de debito, notas de crédito, y otros. Todos los documentos del proveedor a la empresa.Los documentos ingresados tienen una afectación de forma automática en los inventarios, la cuenta por pagar y la contabilidad.

Cuenta por PagarAdministración y control de la cuenta por pagar, con informes que facilitan el análisis y toma de decisiones sobre este tema. Así mismo el control del aprovechamiento de cada uno de los detalles adquiridos con el pago que se realiza.Informes de todo lo comprado en un periodo, de todo lo pagado en un periodo, de todo lo vencido.

Bodega e InventariosAdministración de los inventarios de las bodegas, creación de bodegas, informes de control de saldos, toma física de los inventarios, ajustes. Traslados entre bodegas.

Entrada y salida entre Bodega y ObraElaboración y control de los documentos de la bodega hacia las obras del proyecto, esto es requisiciones. Igualmente las devoluciones entre las obras y la bodega del proyecto.

Costos de ObraAdministración y control de los costos de las obras que se realizan en los proyectos.Permite ingresar la orden de inicio y orden de cierre de las obras. La orden de inicio crea la obra como centro de costo y la asocia a un presupuesto a nivel de modelo.Informes comparativos con el presupuesto, el costo real y el avance físico de las obras.

software O4BIII.

6

Avance de ObraRegistro del avance físico de las obras creadas en el sistema, de forma periódica y detallada por actividades de avance que se asocian a actividades o tareas en el presupuesto. Informes que muestran el avance físico y las proyecciones que resultan al asociarlo al consumo real y el presupuesto planteado.Incorporación de extras con la posibilidad de administrar la aprobación o rechazo de las mismas

Programación de ObraCalendarización de las actividades de una obra para una distribución en el tiempo en términos constructivos, administrativos y financieros.Permite asignar la fecha de inicio, la cantidad de días y las actividades predecesoras.

Administración de Sub ContratosAdministración y control de los contratos que la empresa establece, para que personas físicas o jurídicas le desarrollen actividades de avance específicas. Se establece el precio de las actividades de avance en el contrato y la cantidad y unidad de medida para medir la actividad.Autorización de los pagos realizados, informes de la situación actual de cada contrato, control de retenciones en los pagos y otros. La autorización afecta el costo de las obras.

Activos FijosPermite el control de los activos de la empresa, con lo procesos usuales de esta área como: definición del activo, mejoras, revaluaciones, retiros, ubicación y otros.Depreciación de los activos de la empresa.

Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Maquinaria y EquiposPermite el mantenimiento preventivo a partir de aparatos contadores como horometros y aspirometros, y el mantenimiento preventivo a partir del calendario. Mantenimiento correctivo de la maquinaria y equipos. Todos los mantenimientos se definen con un reporte de falla, que asocia el costo por repuestos, mano de obra, y otros detalles requeridos.

Uso y alquiler de maquinaria y equiposPermite administrar el uso de los equipos en los proyectos, generando requisiciones con la tarifa asociada, ya sea por hora, por día, por viaje u otros. Estas requisiciones afectan de forma automática el costo de las obras.

software O4BIII.

7