SISTEMA DE CONTROL DE VENTAS DE LA

CAFETERA DEL INSTITUTO TECNOLGICO DE

TAPACHULA

TALLER BASE DE DATOS.

Catedrtico: MGTI. Manuel de Jess

Matuz Cruz

Carrera: Ing. Sist. Comp.

Integrantes del equipo:

Gordillo Maldonado Mayra Virginia Glvez de los Santos Daro Morales Vera Ulices Elevi

Fecha de entrega:

Enero del 2015 Tapachula, Chis de Crdova y Ordoez

Servicios

Consultas ....................................................................................................................................... 6

Altas ............................................................................................................................................ 14

Bajas ............................................................................................................................................ 21

Actualizaciones ............................................................................................................................ 28

Venta ........................................................................................................................................... 35

El presente manual corresponde al sistema de ventas de la

cafetera del Instituto Tecnolgico de Tapachula, el cual contiene

muchos servicios de beneficio al usuario correspondiente; lo primero

que se abordar es cmo empezar a usar el sistema, es decir, lo

primero que se debe de hacer es dar de alta al primer empleado que

va a definirse por defecto como el administrador, al ejecutarlo nos

aparecer lo siguiente:

Nos pedir que registremos el primero usuario, presionamos en

aceptar, y nos abrir el cuadro correspondiente para dar de alta al

primer empleado:

Una vez dado de alta el primer empleado, nos volver a mostrar el

cuadro donde ingresaremos la contrasea para ingresar al sistema y

comenzar a utilizarlo, y aparecer de la siguiente manera:

As mismo si deseamos cerrar sesin y entrar con un usuario

diferente, no es necesario cerrar el programa y volver a abrirlo, sino

tiene la opcin cerrar sesin de la siguiente manera:

Y as mismo nos aparecer de nuevo el inicio de sesin en donde

podremos elegir qu usuario se desea loggear

Consultas

Este sistema contiene diversas consultas como son las

siguientes:

Consultas de productos

Crditos

Ventas

Clientes

Empleados

Proveedores

Consulta de productos

As mismo podemos realizar las consultas de productos en donde

podremos hacer una bsqueda por el nombre.

Consulta de clientes

Al realizar la consulta se muestran todos los clientes a crdito en una

tabla, y con un filtrado de datos, ya sea por nombre o por clave:

La bsqueda se puede hacer por el nombre del cliente

La bsqueda se puede hacer por la clave del cliente

Consulta de empleados

As mismo al realizar la consulta de empleado del sistema, ste nos

muestra en una tabla todos los datos de los empleados registrados

En donde se muestran todos los datos necesarios y otorgados por

cada uno de los empleados del sistema.

Consulta de proveedores

Tambin es necesario saber o conocer los datos de los

proveedores que se encuentran registrados en el sistema, por ejemplo

se puede necesitar la direccin y el telfono de tal proveedor, y para

ello se puede realizar la consulta de proveedores.

Consulta de crditos

Aqu encontraremos el saldo deudor que el cliente a crdito

tiene en la cafetera a causa de los crditos que ha solicitado, para

hacer eso realizamos lo siguiente:

Con eso obtendremos el saldo deudor del cliente seleccionado de la

tabla, y posteriormente si el cliente lo desea puede realizar algn

abonos a la cuenta deudora, para poder reducir el saldo, solamente

presionando el botn Abonar a la cuenta.

Despus el sistema nos solicitar la cantidad a abonar que desea

realizar el cliente, sta deber ser escrita en alfanumrico (pueden ser

enteros o decimales).

Posteriormente el saldo deudor se actualizar automticamente.

3

Consulta de abonos a crdito

Muchas veces es indispensable o solicitud del cliente, de alguna

informacin detallada de sus abonos a su cuenta de crdito, es decir,

las fechas que ha realizado algn abono por ejemplo, es por eso de la

existencia de ste apartado, en donde se detalla toda la informacin

acerca de abonos de cada cliente

As mismo para facilitar la bsqueda, existe un filtrado de datos el cual

se puede realizar por medio del cdigo del cliente y nombre

Consulta ventas por fecha

Es posible consultar las ventas por una fecha en especfico, y as

mismo ver la informacin detallada de todos los productos de cada

venta que se hicieron en ese da

Altas

Nuestro sistema cuenta con las siguientes altas:

Clientes a crdito

Productos

Empleados

Proveedores

Altas clientes a crdito

Si deseamos dar de alta en el sistema a un cliente para otorgarle

ventas a crdito, seleccionaremos clientes a crdito y nos mostrar lo

siguiente:

NOTA: Es necesario que se encuentre loggeado como el

administrador del sistema para poder realizar ciertas altas.

Todos los campos contienen un evento de la tecla ENTER con la cual

pasar al siguiente campo presionando esa tecla, as mismo para el

botn guardar, y de esta forma el cliente quedar registrado.

Altas proveedores

Es necesario definir los proveedores que surten los productos y

que estos estn registrados en el sistema, para cualquier duda o

aclaracin o simplemente para llevar un control de los datos de todos

los proveedores, para eso es necesario registrarlos de la siguiente

manera:

Nota: El botn ACEPTAR contiene un evento de la tecla ENTER, y

al presionar, el proveedor se guardar en la base de datos y se

mostrar en la tabla expuesta de la siguiente manera:

Altas productos

Es muy importante este paso ya que de esto depende toda la

funcin del sistema ya que sin los productos no de podrn realizar las

ventas, y para poder realizarlo se necesitan ciertos requisitos como

son el nombre del producto, precio de compra, precio de venta,

cantidad y adems el nombre del proveedor el cual surti tal

producto, usaremos la tecla ENTER para pasar de campo a campo.

Si el proveedor no se encuentra en la tabla se mostrar el siguiente

cuadro para dar de alta al proveedor y despus seleccionarlo

Una vez seleccionado el proveedor se dar click en el botn aceptar y

se guardar el producto:

Algo que cabe destacar es que si el producto ya est dado de alta en

el sistema, con solo escribir el cdigo de barras de ste, el sistema

arrojar todos los datos correspondientes al producto con ese cdigo

de barras

As por ejemplo si la cantidad de Fanta 600ml era de 24 piezas, y

escribimos 4 la cantidad se actualizar y quedarn registrados en el

sistema 28 piezas de Fanta 600ml.

Altas empleados

As como los productos es necesario dar de alta a los

empleados ya que son los que harn uso del sistema, no todos con

los mismos privilegios, para eso seguiremos los siguientes pasos

El sistema solicitar una contrasea para el empleado que se est

dando de alta, y pueda usarla para ingresar cada vez que se requiera

Se escribe la contrasea deseada y click en aceptar, y el nuevo

empleado quedar registrado en el sistema.

Bajas

Todo sistema de ventas, va a contener altas y bajas de datos

ya que algunas veces es necesario depurar o tambin restringir

algunos datos, y eso lo podemos hacer por medio de la baja de datos.

As mismo el sistema contiene las siguientes bajas:

Clientes a crdito

Empleados

Devoluciones (bajas de productos)

Bajas clientes a crdito

Solamente es necesario seleccionar el nombre del cliente que se

desea dar de baja y dar click en el botn eliminar Nos pedir la

contrasea del administrador principal del sistema para poder

efectuar la baja del cliente

Despus de otorgar la contrasea correcta al sistema, el cliente

quedar inactivo para cualquier venta a crdito que se le pueda

otorgar.

Y su estado se mostrar como inactivo.

Bajas empleados

As mismo para dar de baja a algn empleado, que haga uso del

sistema, lo haremos de la siguiente manera:

Despus de seleccionar el empleado a dar de baja se dar click en el

botn Eliminar, y solicitar la contrasea de administrador para

poder realizar el proceso.

Una vez proporcionada la contrasea de administrador el empleado

quedar inactivo.

Bajas productos

Es muy importante este apartado ya que con eso se dar una

buena imagen de la cafetera, ya que se preocupar por el bienestar y

comodidad del cliente ofreciendo devoluciones de algunos productos,

con algunas condiciones previas de devoluciones, como por ejemplo

que el producto o la venta no se haya realizado hace ms de dos

horas y que obviamente sea del mismo da

Como bien mencionamos, cumpliendo todas las condiciones para la

devolucin, es necesario tener a la mano el comprobante de compra

del cliente, ya que el sistema solicitar el folio de venta

Una vez ingresado el folio de venta se dar la informacin detallada

en la tabla inferior, de los productos comprados en esa venta, por

ejemplo:

A partir de eso, solamente es necesario seleccionar el producto que se

va a devolver (de la tabla inferior), y presionar el botn Eliminar.

Aceptamos la devolucin y el proceso finalizar y posteriormente se

reflejar en las dos tablas disponibles

As mismo la modificacin de la devolucin se ver reflejada en la

venta realizada, con ese nmero de folio.

Actualizaciones

Muchas veces es necesaria la modificacin de algunos datos que

hemos definido, es por eso que se ofrecen las modificaciones o

actualizaciones de datos, en este sistema se ofrecen las siguientes

modificaciones de datos:

Actualizacin de EMPLEADOS

Actualizacin de PRODUCTOS

Actualizacin de CLIENTES A CRDITO

Actualizacin de PROVEEDORES

Actualizacin de empleados

Como vimos muchas veces por factores cambiantes es

necesario la actualizacin o modificacin de algunos datos, en este

ejemplo de los datos de los empleados registrados en el sistema por

ejemplo el telfono, direccin.

Para modificar los datos de algn empleado en especfico es

necesarios seleccin el id_empleado del cual queremos modificar, en

la lista desplegable:

Despus modificamos los datos que deseemos y daremos click en el

botn actualizar

Y los datos modificados se vern reflejados en la tabla de arriba en

donde se encuentran los nombres de todos los empleados

Actualizacin de productos

Muchas veces es necesaria la actualizacin de datos de los

productos, por ejemplo el precio de compra, precio de venta por las

variaciones de precios que stos presentan, es por eso la necesidad

de las actualizaciones de los productos.

Una vez modificado los datos necesarios presionar el botn actualizar

y los datos de los productos se actualizarn.

Actualizacin de clientes a crdito

Es indispensable tambin realizar las actualizaciones de datos

de los diferentes clientes que tenga la cafetera, ya sea sus telfonos

celulares o incluso su direccin, y otros datos personales

De igual manera se selecciona en la lista desplegable el id_cliente del

cliente deseado y se modifican los datos necesarios

Posteriormente de haber modificado los datos necesarios por el

usuario se presionar el botn de actualizar

Y los datos se vern reflejados y modificados en la tabla

Actualizacin de proveedores

En varias ocasiones es necesaria la actualizacin de los datos de

los proveedores de la cafetera como pueden ser por ejemplo, sus

datos como el telfono, direccin.

Posteriormente se mostrarn cada uno de los datos del proveedor

como son el nombre, direccin y telfono y es ah donde se podrn

efectuar las modificaciones de datos dentro de esos campos de texto y

por ltimo paso es dar click en el botn Actualizar

Venta

La parte ms importante del sistema es la venta de productos

en donde se especifican y se seleccionan los productos que el cliente

desea comprar, y as como es la parte ms importante tiene algunas

condiciones muy especiales que a continuacin se detallarn.

Existen dos tipos de venta a crdito y contado, para efectuarla

realizaremos lo siguiente:

Este es el apartado donde se escribir el cdigo de barras del

producto a vender.

Una vez escrito el cdigo de barras se presiona ENTER y mostrar el

nombre del producto, precio unitario y la cantidad que se desea

vender en una lista desplegable

Una vez seleccionada las piezas a vender del producto presiona

ENTER y despus se confirma la venta con el botn Ok presionando

nuevamente la tecla ENTER, y posteriormente los datos de la venta se

reflejarn en la tabla

Si algn producto fue capturado errneamente o simplemente se

desea eliminar de la tabla, se debe seleccionar y dar click en el botn

Eliminar registro

Posteriormente si todos los productos son los deseados se har la

seleccin de la forma de venta o forma de pago que se realizar la

venta

VENTA A CRDITO

Si selecciona la venta a crdito, se habilitarn los campos para editar y

seleccionar el nombre del cliente que har la compra a crdito

Aqu simplemente se busca y se selecciona el nombre del cliente que

har la compra y posteriormente click en el botn efectuar venta

En otro caso si el cliente que llega a hacer la compra no se encuentra

registrado en el sistema, dar click en el botn cliente nuevo y

mostrar la pantalla donde se podr dar de alta a un cliente a crdito.

Al efectuar la venta aparecer un mensaje de confirmacin, en donde

es recomendable verificar si la venta se va a realizar de la forma

seleccionada

VENTA A CONTADO

Cuando se desea realizar una venta a contado simplemente se

selecciona la opcin correspondiente a contado y posteriormente

seleccionar el botn efectuar venta, y as como la venta a crdito

aparecer un mensaje de confirmacin para verificar la forma de pago.

En cualquier tipo de venta arrojar un reporte de la venta que se

realiz, especificando los productos, cantidad, precio unitario e

importe con el nombre del cliente proporcionado previamente