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Manual de 0rganizaciónManual de 0rganización

Benjamín Hill, Son. 30 DE MARZO DE 2005Benjamín Hill, Son. 30 DE MARZO DE 2005

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O b j e t i v oO b j e t i v oO b j e t i v oO b j e t i v o

Es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones sobre marco jurídico - administrativas, atribuciones, historia, organización, objetivo y funciones de la dependencia o entidad, constituyéndose además en un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones orgánicas que se dan entre las unidades administrativas, siendo ello, un elemento de apoyo a su funcionamiento.

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Elementos que integran el manual

1. De Identificación

2. De Contenido

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Portada

La portada se refiere a la carátula del Manual de Organización, la cual da a conocer los datos más elementales como son:

a) Nombre de la dependencia, entidad o unidad administrativa a que se refiere el manual

b) Logotipo de la dependencia o entidad

c) Fecha de elaboración o actualización del Manual

En la hoja siguiente se incluye además las firmas de quien elabora, aprueba y valida el documento

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Ejemplo:

GOBIERNO DEL ESTADODE SONORA

SECRETARÍA DE . . . . . . . . . . .

Manual de procedimientosDe la Dirección....

Manual de OrganizaciónDe la Dirección....

Elaboró * Presento ** Aptobó***

GOBIERNO DEL ESTADODE SONORA

SECRETARÍA DE . . . . . . . . . .

Manual de procedimientosDe la Dirección....

Fecha de elaboración

Manual de OrganizaciónDe la Dirección....

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Contenido

IntroducciónAntecedentes históricosMarco jurídico- administrativoAtribucionesEstructura orgánicaOrganigramas Objetivo y funciones de ...

En este apartado se presentan, de manera sintética y ordenada, los capítulos que constituyen el manual o los títulos que comprende. A efecto de uniformar la presentación de estos documentos, es importante seguir el orden que se describen a continuación.

Ejemplo:

Contenido:

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Introducción

Se refiere a la explicación que se dirige al lector, sobre el contenido del documento, de su utilidad y de los fines y propósitos generales que se pretenden cumplir a través de él. Además incluye información sobre el ámbito de competencia de la organización de que se trate, como se usará, cómo y cuando se harán las revisiones y actualizaciones.

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Ejemplo:

Introducción:

El presente manual de organización de la Dirección General de ....., tiene como propósito..... Este documento es de observancia general, como instrumento de información y de consulta, en todas las tareas que conforman la...El manual es un medio de familiarizarse con la estructura orgánica y con los diferentes niveles jerárquicos que conforman esta organización. Su consulta permite identificar con claridad las funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que la integran y evitar la duplicidad de funciones...Por ser un documento de consulta frecuente, este manual deberá ser actualizado cada seis meses, o en su caso, cuando existe algún cambio orgánico funcional al interior de esta Dirección General.

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Este apartado se refiere a una descripción del origen, antecedentes o hechos pasados sobresalientes acerca de la existencia de la dependencia, entidad o unidad administrativa descrita en el manual; se mencionan las leyes o decretos que la crearon y han modificado los aspectos de su organización; este apartado puede suprimirse si la unidad es de creación reciente, o si la información es confusa o de difícil recopilación o bien si lo citado lleva a imprecisiones.

Antecedentes Históricos.

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Ejemplo:

Antecedentes Históricos

Esta Dirección General de crea en julio de 1984,con la promulgación de la Ley de Responsabilidades y Situación Patrimonial y por lo tanto la creación de la Contraloría General del Estado estableciendo sus atribuciones en el Reglamento Interior de la Secretaria de la Contraloría General, publicado en el Boletín Oficial del Gobierno del Estado de fecha 27 de diciembre de 198, con la denominación de Dirección General de

Normatividad, Responsabilidades y Situación Patrimonial…

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Es la relación de los principales ordenamientos jurídicos, de los cuáles se derivan las atribuciones de la dependencia o de las unidades administrativas comprendidas en ella.

Se deberá ordenar y jerarquizar los documentos jurídicos - administrativos vigentes, en forma descendente, según se muestra a continuación.

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

• Constitución Política del Estado de Sonora

• Leyes

• Códigos

• Decretos Convenios

• Reglamentos

• Acuerdos

• Actas Constitutivas

• Circulares

Marco Jurídico - Administrativo

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Constitución Política del Estado libre y Soberano de Sonora. Ley Orgánica Núm. 26, de la Administración Pública Estatal (B.O No. 53 del 30 de dic. 1985). Ley del Servicio Civil del Estado de Sonora (B.O No.27 del 27 de agosto de 1977). Reglamento Interior de..., (B.O ... de ...,).Convenio de Colaboración... (B.O..., de...,). Acuerdo que establece las bases para la formulación, ejecución, coordinación y evaluación del programa..., (B.O ... de...,)

Base Legal

Se deberá anotar en forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos jurídicos y administrativos indicando fecha de publicación y número de Boletín Oficial, y las reformas con los datos antes citados.Los ordenamientos contenidos en cada uno de los apartados mencionados deberán ser citados en forma cronológica en cuanto a su aparición.Ejemplo:

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Atribuciones

Desde el punto de vista jurídico, las atribuciones es el medio para alcanzar los fines, es la facultad de obrar o derecho de hacer, asignada a la dependencia o entidad mediante un instrumento jurídico – administrativo.

Este apartado consiste en una trascripción textual de las facultades conferidas en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Sonora, cuando se trate del manual de la Dependencia, y cuando se trate del manual de una unidad administrativa, se transcribirán las atribuciones que le asigne el reglamento interior de la dependencia y para una Entidad es su decreto o ley de creación.

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Reglamento Interior de ...,

Articulo 9º. La Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial estará adscrita al Titular de la Secretaría, y tendrá a su cargo las siguientes atribuciones:

.I.-Recibir, tramitar y resolver las quejas y denuncias presentadas con motivo de incumplimiento de las obligaciones de los servidores públicos, mediante la instrucción del procedimiento administrativo de determinación de responsabilidades a que se refiere la Ley de responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y los Municipios, practicando todas las diligencias que se estime procedentes, hasta dictar resolución, y en su caso imponer de acuerdo a lo dispuesto en dicha Ley, las sanciones que correspondan ;....,XV. Las demás que le confieran las disposiciones legales aplicables y las que le atribuya expresamente el titular de la Dependencia.

Atribuciones:

Ejemplo:

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Ejemplo:

Estructura Orgánica

1.0 Dirección General de...

1.1 Dirección de Responsabilidades. 1.1.1 Subdirección de Responsabilidades 1.1.2. Dpto. de Seguimiento

1.2 Dirección de Situación Patrimonial 1.2.1.1 Dpto. de Control.

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Este apartado contiene la representación gráfica y formal de la estructura orgánica y refleja en forma esquemática, la posición de las unidades administrativas que la integran, niveles jerárquicos, líneas de autoridad, de asesoría, etc.

Organigrama

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Los organigramas por sus características

Proporcionan una imagen formal de la organización, constituyéndose en una fuente autorizada de consulta.

Indican las relaciones de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos de la institución.Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la estructura orgánica.

En las tareas de organización, ayudan a descubrir posibles duplicidades o dispersiones en el quehacer o las atribuciones, fractura en los procesos, dualidad de mando, omisiones, incongruencia en relaciones de dependencia y niveles jerárquicos, y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control.

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Conocer la organización de la dependencia o entidad.

Dibujar el organigrama con figuras de dimensiones semejantes para representar cada área y con líneas de conexión para indicar las relaciones existentes entre éstas.

Ubicar cada área representada, de acuerdo al nivel jerárquico que le corresponde.

En la elaboración de los organigramas se deberá observar lo siguiente:

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DirecciónGeneral

Dirección de Situación Patrimonial

Dirección de Responsabilidades

Subdirecciónde Responsabilidades

Departamentode Seguimiento

Ejemplo:

Departamentode Seguimiento

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Organigrama Analítico

El Organigrama analítico se emplea para mostrar una parte de la estructura organizacional en forma más detallada. Por ejemplo, el organigrama de una Dirección de Área, Subdirección o Departamento en particular.

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Organigrama analítico

N8 Secretaria

N12

Director de Administración

N12

Director de Recursos

Financieros

N12

Director de Organización

y Control

N 8

Encargado de Control

Del Gasto

N 8 Capturista

N 9

Jefe de Depto. deRec. Humanos

N8 Auxiliar Contable

N9

Jefe de Departamentode ServiciosGenerales

N7

Encargado de Almacén de Artículos de

Oficina

N 9

Encargado del Archivo de Expedientes

N13 Director General

N8

Auxiliar Administrativo

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Objetivo:Instrumentar los procedimientos administrativos de

responsabilidades a los servidores públicos, con motivo de la inobservancia a las obligaciones que impone la Ley de

responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y de los Municipios; así mismo coordinar el registro y control de las

declaraciones de situación patrimonial de los servidores públicos obligados por la Ley a presentarla.

El objetivo deberá ser lo más claro posible, y su redacción clara y en párrafos breves, y comenzar con un verbo en infinitivo; además la primera parte de su contenido deberá expresar QUE SE HACE; y la segunda, PARA QUE SE HACE.

Describe la finalidad hacia la cual se orientan los recursos y esfuerzos de una Dependencia o Entidad, que le corresponde por atribución.

Objetivo

Ejemplo:

Objetivo y funciones

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FuncionesConstituyen el conjunto de actividades afines, a través de las cuales se alcanzará el objetivo planteado. Las funciones deberán ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del área de que se trate, éstas pueden ser:

Sustantivas.- son las que identifica la esencia de la unidad administrativa para el cumplimiento de los objetivos.

De apoyo.- Son aquellas que facilitan y contribuyen al logro de las funciones sustantivas, ya que forman parte del proceso administrativo y que por naturaleza técnico administrativa, son de carácter obligatorio y de aplicación general por todas las dependencias.

Al término de la última de las funciones deberá agregarse la frase siguiente: "Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia".

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1. Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial.Objetivo:Instrumentar los procedimientos de responsabilidades

Funciones:Coordinar y supervisar los programas de apoyo y promoción con los organismos empresariales de la entidad.

Formular el Plan de Trabajo del Consejo y establecer las líneas de acción a seguir.

Planear y proponer medidas conducentes al desarrollo y atracción de inversiones productivas.

Etc..,

Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia.

Ejemplo:

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Recomendaciones Generales

•Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de ésta más de una área subordinada.

• Es conveniente que los manuales de organización sean elaborados con la participación de las unidades que tienen responsabilidad de realizar las funciones.

• Una vez cuente con el proyecto de Manual, se requiere someterlo a una revisión final, a efecto de verificar que la información contenida en el mismo sea la necesaria, esté completa y corresponda a la realidad, además de proceder a comprobar que no tenga contradicciones y deficiencias.

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• La cantidad de ejemplares que se reproduzcan, así como la difusión que se haga del Manual de Organización, dependerá de la determinación del número de funcionarios y empleados que deben de contar con este instrumento.• Una vez que el Manual de Organización ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicación.

•La utilidad del Manual de Organización radica en la veracidad de la información que contiene, por lo que es necesario mantenerlo permanentemente actualizado, a través de revisiones periódicas, y enviarlo a la Secretaria de la Contraloría General para que éste valide su actualización.

•El Manual de Organización deberá actualizarse, cuando se presenten modificaciones en las atribuciones, estructura orgánica funciones o simplemente en la revisión que se haga, misma que será cada año.

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Para efectos de consulta y asesoría podrán comunicarse a la siguiente Instancia:

Secretaría de la Contraloría General.

Dirección General de Desarrollo Administrativo

Domicilio: Centro de Gobierno, Edif. Hermosillo 2do. Piso; Tel.. 2-12-11-47;2-12-11-84

Blvd. Paseo Río Sonora y Comonfort C.P. 83280, Hermosillo, Sonora.

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