Luis Jiménez Managing Director [email protected] REVISTA CAPITAL: “Implementación de un...

Luis JiménezManaging Director

[email protected]

REVISTA CAPITAL:

“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”

PASOS

DIAGNÓSTICO ANÁLISIS ESTRATEGIA PLAN DE ACCIÓN EJECUCIÓN

Análisis interno de laorganización

Número de Ediciones

Número de Suscriptores

Plataforma IT

Líneas de Ingreso

Competencia

Procesos actuales

RRHH interno IT

Visión preliminar

Definición objetivosestratégicos

Evaluación riesgos

Recursos

Financiamiento

Definición deindicadores de éxito

Posibles mejoras de proceso

Conformación de equipo

Visión y Alcance

Casos de Uso

FODA

Plan de Contingencia

Generación métricas

Arquitectura

Mapas proceso

Asignación RolesEquipo Humano

Planeación detallada y balanceada

Carta Gantt

SQA y testing

Medición y control

ROI

Documentación y manuales

Compromiso gerencial

Implementación

Migración

Normalización

Capacitación

Cambio cultural organización

Comunicación interna y externa

Marketing

Guía para mejora continua

Revista Capital:“Implementación de un sistema para la gestión de suscriptores”

DIAGNÓSTICO

EDICIONES E IMPRESOS S.A.• Información General • Equipo

Análisis interno de la organización




Plataforma IT

Líneas de Ingreso

Competencia

Procesos actuales

RRHH interno IT


DIAGNÓSTICO





Plataforma IT

Líneas de Ingreso

Competencia

Procesos actuales

RRHH interno IT


• ROP Circulación (No shopper) 16700• Ediciones por Año 24• Páginas emitidas internamente 2028• Columnas por página (N/A)

DIAGNÓSTICO

• Tipos de Suscripción• Número de suscriptores 4000





Plataforma IT

Líneas de Ingreso

Competencia

Procesos actuales

RRHH interno IT


DIAGNÓSTICO

• ERP actual: Trastecnia con contabilidad externa.

• Red interna de 25 PC.

• Sitio web con Outsourcing, Administrador de contenidos N.vio e Intranet.

Plataforma IT




Plataforma IT

Líneas de Ingreso

Competencia

Procesos actuales

RRHH interno IT


DIAGNÓSTICO

• Publicidad

• Suscriptores

• Venta de ejemplares

Líneas de Ingreso




Plataforma IT

Líneas de Ingreso

Competencia

Procesos actuales

RRHH interno IT


DIAGNÓSTICO

Competencia




Plataforma IT

Líneas de Ingreso

Competencia

Procesos actuales

RRHH interno IT


DIAGNÓSTICO

• La organización no cuenta con procesos definidos y documentados

Procesos actuales




Plataforma IT

Líneas de Ingreso

Competencia

Procesos actuales

RRHH interno IT


DIAGNÓSTICO

• Clima laboral adecuado• Experiencias anteriores frustrantes• Resistencia al cambio mediano• La revista no cuenta con soporte

interno técnico• Desconfianza e incredulidad

RRHH interno - IT




Plataforma IT

Líneas de Ingreso

Competencia

Procesos actuales

RRHH interno IT


PASOS





Plataforma IT

Líneas de Ingreso

Competencia

Procesos actuales

RRHH interno IT

Visión preliminar


Evaluación riesgos

Recursos

Financiamiento




Visión y Alcance

Casos de Uso

FODA



Arquitectura

Mapas proceso



Carta Gantt

SQA y testing

Medición y control

ROI



Implementación

Migración

Normalización

Capacitación



Marketing



ANÁLISIS

• Visión Preliminar

Visión preliminar

Visión preliminar


Evaluación riesgos

Recursos

Financiamiento





ANÁLISIS

• Reducir los costos operativos a través de un ordenamiento de la operación.

• Automatización del proceso de suscripciones.

• Optimización de las tareas de los ejecutivos.

• Control estricto sobre número de ejemplares por edición.

• Gestión base de datos de clientes• Generación de reportes para toma de

decisiones• Aumentar tasa de Retención de

suscriptores.

Definición objetivos


Visión preliminar


Evaluación riesgos

Recursos

Financiamiento




ANÁLISIS

• Falta de definición y documentación de procesos

• Resistencia al cambio de la organización

• Capacitación del personal actual• Pérdida del foco original• Falta de perseverancia• Integridad de los datos actuales• Errores de comunicación

Evaluación de Riesgos


Visión preliminar


Evaluación riesgos

Recursos

Financiamiento




ANÁLISIS

• Determinación de recursos disponibles para implementación de la solución.

Recursos - Financiamiento


Visión preliminar


Evaluación riesgos

Recursos

Financiamiento




ANÁLISIS

• Diseño de proceso de negocios• Implementación del registro y

administración de los suscriptores• Oferta de segmentación real para

avisadores.• Modelo de datos e interfaz de

administración para el modulo de reclamos

• Control del Inventario • Manejo de Eventos• Esquema y Mapa de Navegación• Pago en Línea• Promociones y Concursos con datos

para la trazabilidad posterior

Definición de indicadores de éxito


Visión preliminar


Evaluación riesgos

Recursos

Financiamiento




ANÁLISIS

• Involucrar a las personas del proceso

• Documentación del proceso

• Adaptar la herramienta al proceso, o el proceso a la herramienta, ¿Qué es más eficiente?



Visión preliminar


Evaluación riesgos

Recursos

Financiamiento




ANÁLISIS

• Asignar el equipo adecuado para el trabajo



Visión preliminar


Evaluación riesgos

Recursos

Financiamiento




PASOS





Plataforma IT

Líneas de Ingreso

Competencia

Procesos actuales

RRHH interno IT

Visión preliminar


Evaluación riesgos

Recursos

Financiamiento




Visión y Alcance

Casos de Uso

FODA



Arquitectura

Mapas proceso



Carta Gantt

SQA y testing

Medición y control

ROI



Implementación

Migración

Normalización

Capacitación



Marketing



ESTRATEGIA

• Visión y Alcance

Visión y Alcance


Visión y Alcance

Casos de Uso

FODA



Arquitectura

Mapas proceso


ESTRATEGIA

• Casos de Uso

Casos de Uso


Visión y Alcance

Casos de Uso

FODA



Arquitectura

Mapas proceso


ESTRATEGIA

• Análisis FODA• Fortalezas• Oportunidades• Debilidades• Amenazas

FODA


Visión y Alcance

Casos de Uso

FODA



Arquitectura

Mapas proceso


OrganizaciónOrganización

SencillezSencillez SeguridadSeguridad

EficienciaEficiencia

FidelizaciFidelizaciónón

ESTRATEGIA

• Definir y documentar procesos • Preparar e involucrar el personal para

lograr el cambio por convicción y no por imposición.

• Capacitación del personal actual• Instancia de control periódicas, y

detección de desvío tempranamente.• Motivación entender que toda mejora

requiere un esfuerzo adicional.• Crear flujo de comunicación con

interlocutores válidos y responsables.



Visión y Alcance

Casos de Uso

FODA



Arquitectura

Mapas proceso


ESTRATEGIA

• Determinación de hitos en las fases y etapas a cumplir.

• Medir progreso en base a avance del desarrollo y los entregables.

• El control sin medición no existe



Visión y Alcance

Casos de Uso

FODA



Arquitectura

Mapas proceso


ESTRATEGIA

• Topología

Arquitectura


Visión y Alcance

Casos de Uso

FODA



Arquitectura

Mapas proceso


ESTRATEGIA

• Mapas de Proceso

Mapas procesos


Visión y Alcance

Casos de Uso

FODA



Arquitectura

Mapas proceso


ESTRATEGIA

• Asignar los recursos de la empresa para la mejor utilización de los empleados

Asignación Roles Equipo Humano


Visión y Alcance

Casos de Uso

FODA



Arquitectura

Mapas proceso


PASOS





Plataforma IT

Líneas de Ingreso

Competencia

Procesos actuales

RRHH interno IT

Visión preliminar


Evaluación riesgos

Recursos

Financiamiento




Visión y Alcance

Casos de Uso

FODA



Arquitectura

Mapas proceso



Carta Gantt

SQA y testing

Medición y control

ROI



Implementación

Migración

Normalización

Capacitación



Marketing



PLAN DE ACCIÓN

• Determinar variables del proyecto • Descripción de las tareas

• Hitos

• Etapas




Carta Gantt

SQA y testing

Medición y control

ROI



PLAN DE ACCIÓN

• Carta Gantt

Carta Gantt



Carta Gantt

SQA y testing

Medición y control

ROI



PLAN DE ACCIÓN

• Documento de SQA

SQA y testing



Carta Gantt

SQA y testing

Medición y control

ROI



PLAN DE ACCIÓN

• Reporte Avance proyecto • Visibilidad para todos los interesados

Medición y control



Carta Gantt

SQA y testing

Medición y control

ROI



PLAN DE ACCIÓN

• ROI• Retorno de la inversión

ROI



Carta Gantt

SQA y testing

Medición y control

ROI



PLAN DE ACCIÓN

• Manual Partnet Capital




Carta Gantt

SQA y testing

Medición y control

ROI



PLAN DE ACCIÓN

• Apoyo de los líderes o gerencia de la organización

• Compromiso de todo el equipo de trabajo




Carta Gantt

SQA y testing

Medición y control

ROI



PASOS





Plataforma IT

Líneas de Ingreso

Competencia

Procesos actuales

RRHH interno IT

Visión preliminar


Evaluación riesgos

Recursos

Financiamiento




Visión y Alcance

Casos de Uso

FODA



Arquitectura

Mapas proceso



Carta Gantt

SQA y testing

Medición y control

ROI



Implementación

Migración

Normalización

Capacitación



Marketing



EJECUCIÓN

• http://capital.partnetcrm.cl • Inicio de actividades

Implementación


Implementación

Migración

Normalización

Capacitación



Marketing


EJECUCIÓN

• Se realizaron 3 sesiones (6 personas C/U)

• Se preparó a todo el personal involucrado.

• Se entregó la documentación para consulta

Capacitación


Implementación

Migración

Normalización

Capacitación



Marketing


EJECUCIÓN

• Generar actitud positiva• Mentalidad del cambio• Charlas sobre el cambio



Implementación

Migración

Normalización

Capacitación



Marketing


EJECUCIÓN

• Las personas son la diferencia.

• Creatividad, e innovación.

• Nuevas oportunidades, líneas de

negocio, diferenciación en la oferta.

• Generación de valor agregado

• Concursos, eventos , acciones,

insertos, estudios de mercado.

Marketing


Implementación

Migración

Normalización

Capacitación



Marketing


EJECUCIÓN

• Sistema de gestión financiera y contable

• Control del proceso de ventas

• Gestión para avisadores

• Actualizaciones y mejoras.



Implementación

Migración

Normalización

Capacitación



Marketing


PASOS





Plataforma IT

Líneas de Ingreso

Competencia

Procesos actuales

RRHH interno IT

Visión preliminar


Evaluación riesgos

Recursos

Financiamiento




Visión y Alcance

Casos de Uso

FODA



Arquitectura

Mapas proceso



Carta Gantt

SQA y testing

Medición y control

ROI



Implementación

Migración

Normalización

Capacitación



Marketing



SOLUCIÓN


RESULTADOS

Ediciones

Ahorro por reducción de pérdida de ejemplares sin destino conocido

Estrategia web para determinar comportamiento del lector.

Mayor exactitud en Tiraje

Manejo de inventarios de canjes

y ediciones anteriores.

Suscriptores

Disminución en Tiempo y Personal asignado a tareas de suscripción

Mejor atención al cliente con rápida respuesta / solución reclamos

Disminución en deserciones de

suscriptores


CorreoEjecución de órdenes de

trabajo automatica

Integración con courier

Ahorra ejemplares devueltos y

re enviados

Puntos de venta Eficiencia en la facturación

Posibilidad de crear y administrar nuevos canales

Inteligencia en distribución

Encuestas y concursos

Análisis de resultadosNueva oferta a avisadores con

estudios de mercado

Estrategia para captar nuevos

avisadores.

Inclusión en base de datos

corporativa

Eventos

Plataforma para administrar relación con clientes. Creación de eventos para

Envío masivo de correos

Reportes de gestión

CONCLUSIONES


• Una renovada organización con nuevas metas y exigencias.

• Fidelización de suscriptores con un valor agregado

• Control en tiempo real, sobre la operación de la revista.

• Mejor servicio a mis lectores y avisadores

• Disminución de costos

CASO DE ÉXITO REVISTA CAPITAL


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