LOTERÍA DE BOGOTÁ · Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que...
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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR Código: Versión: Documento PINAR Página 1 de 21 LOTERÍA DE BOGOTÁ SECRETARÍA GENERAL UNIDAD DE RECURSOS FISICOS Versión 1.0 BOGOTÁ D. C. 2015
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LOTERÍA DE BOGOTÁ
SECRETARÍA GENERAL UNIDAD DE RECURSOS FISICOS
Versión 1.0
BOGOTÁ D. C. 2015
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1. INTRODUCCION ...................................................................................................... 3
2. OBJETIVO ................................................................................................................ 3
3. MISIÓN ..................................................................................................................... 3
4. VISIÓN ..................................................................................................................... 3
5. EVALUACION DE LA SITUACION ACTUAL EN GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA LOTERÍA DE BOGOTÁ. .................................................................................................... 3
6. IDENTIFICACION DE ASPECTOS CRITICOS ......................................................... 4
7. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS ............................................................ 5
8. FORMULACIÓN DE LOS OBJETIVOS .................................................................. 19
9. FORMULACIÓN DE LOS PLANES Y PROYECTOS .............................................. 19
10. SEGUMIENTO CONTROL Y MEJORA ................................................................... 20
11. NORMATIVIDAD RELACIONADA .......................................................................... 21
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1. INTRODUCCION En este documento se describe El Plan Institucional de Archivos – PINAR para la Lotería de Bogotá, el cual es un instrumento para la planeación de la función archivística, que se articula con los demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad. Para la formulación del PINAR, se tomo la metodología expuesta en el manual para su elaboración publicado por el Archivo General de la Nación, en el cual se describen los siguientes aspectos:
2. OBJETIVO Establecer la programación de las actividades archivísticas formuladas en, proyectos y recursos que se desarrollara en cada vigencia de acuerdo con los aspectos críticos identificados sobre la gestión documental de la Lotería de Bogotá y proyectar las acciones a desarrollar, recursos destinados, estado de los archivos de la entidad y planes orientados al mantenimiento y fortalecimiento de las labores planteadas, de acuerdo con la normativa archivística vigente.
3. MISIÓN Somos una empresa dedicada a la explotación de juegos de suerte y azar, enfocada en nuestros clientes, mejorando continuamente con transparencia y calidad con el fin de contribuir a la generación de recursos para la salud pública en el marco legal vigente.
4. VISIÓN Ser una empresa reconocida en 2016 internacionalmente por su calidad, competitividad y sostenibilidad financiera en la explotación de juegos de suerte y azar, innovando en procesos y en la implementación de tecnologías con personal competente para generar recursos al sector salud.
5. EVALUACION DE LA SITUACION ACTUAL EN GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA LOTERÍA DE BOGOTÁ.
Dentro de la evaluación desde el punto de vista de la gestión documental, se tomaron como base las herramientas administrativas tales como el informe de seguimiento y control que presento el Archivo de Bogotá en la visita realizada a finales del 2013, mediante el cual se evidencio que la Lotería de Bogotá, presenta aspecto críticos en la función archivística, una de las razones por la cual se
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presentan a continuación el análisis de los diferentes aspectos archivísticos los cuales serán propuestos como proyecto institucional a corto, mediano y largo plazo.
6. IDENTIFICACION DE ASPECTOS CRITICOS Desde el año 2006 con la expedición del Decreto 514, la Administración Distrital de Bogotá D.C., especialmente la Dirección Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, reglamentó la implementación del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo –SIGA- en las diferentes entidades del Distrito capital, con objetivo de fortalecer la organización de sus sistemas de información mediante programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos. Con base en este marco legal y normativo y en análisis de evidencias y respuestas registradas en el formulario de encuesta para el informe de seguimiento sobre el estado de la gestión documental y archivos de las entidades del distrito capital, se presentan a continuación los resultados obtenidos en la visita de seguimiento y control:
ASPECTOS CRÍTICOS
RIESGO
La Lotería de Bogotá, no cuenta con los instrumentos archivísticos señalados en el Decreto 2609 de 2012 artículo 8, en especial la elaboración y diseño del PINAR y PGD. Fase I
Existe ausencia de políticas relacionadas con el uso racional del papel en las oficinas.
Dar cumplimiento de los instrumentos archivísticos señalados en el Decreto 2609 de 2012 artículo 8.
Perdida de la evidencia y trazabilidad de las actividades realizadas a través de los instrumentos archivísticos documentos.
Apropiación de los funcionarios al terminar el trámite de los documentos y no sean entregados al archivo de la dependencia.
La Lotería de Bogotá requiere implementar la TVD mediante la organización y Digitalización series (Historias laborales, contratos, actos administrativos).Fase I
No se organizan los archivos institucionales de acuerdo a las tablas de retención y valoración documental.
Posible pérdida de información por falta de organización y Digitalización de los documentos considerados con valor legal y patrimonial.
La entidad debe elaborar los Instrumentos archivísticos fase II Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
No contar con los instrumentos archivísticos que permitan la gestión y control de la información.
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La Lotería de Bogotá, debe dotar el archivo central acondicionado para el almacenamiento de la documentación.
La entidad no cuenta con espacios adecuados que aseguren la conservación de la documentación.
7. PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS Una vez, identificados los aspectos críticos, se evaluó el impacto que tienen éstos frente a cada uno de ejes articuladores y según los criterios de evaluación que se relacionan en el manual propuesto por el Archivo General de la Nación.
ASPECTOS CRÍTICOS
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
SOLUCION DIRECTA
(Nivel de Impacto)
La Lotería de Bogotá, no cuenta con los instrumentos archivísticos señalados en el Decreto 2609 de 2012 artículo 8, en especial la elaboración y diseño del PINAR y PGD. Fase I
Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales funcionales y técnicos.
*
Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados.
*
Se cuenta con procesos de seguimiento evaluación y mejora para la gestión de documentos.
*
Se tiene establecida la política de gestión documental. * Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica.
*
Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles.
*
Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos.
*
Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo.
El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de documentos.
*
Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo.
*
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ASPECTOS CRÍTICOS
ACCESO A LA INFORMACION
SOLUCION DIRECTA (Nivel de Impacto)
La Lotería de Bogotá, no cuenta con los instrumentos archivísticos señalados en el Decreto 2609 de 2012 artículo 8, en especial la elaboración y diseño del PINAR y PGD. Fase I
Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información.
* Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos
*
Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos
*
Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación.
*
Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para sus archivos
*
El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la entidad
*
Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información
*
Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel
*
Se tiene implementada la estrategia de gobierno en línea -GEL * Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información.
*
ASPECTOS CRÍTICOS
PRESERVACION DE LA INFORMACION
SOLUCION DIRECTA
(Nivel de Impacto)
La Lotería de Bogotá, no cuenta con los instrumentos archivísticos señalados en el Decreto 2609 de 2012 artículo 8, en especial la elaboración y diseño del PINAR y PGD. Fase I
Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos.
Se cuenta con un esquema de metadatos, integrado a otros sistemas de gestión
*
Se cuenta con archivos centrales históricos. * La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad
Se cuenta con sistema integrado de conservación -SIC * Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento, conservación y preservación de la documentación física y electrónica
*
Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final *
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Se tiene implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos.
*
Se cuenta con esquemas de migración y conservación normalizados * Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad de negocio *
ASPECTOS CRÍTICOS
ASPECTOS TECNOLOGICOS Y DE SEGURIDAD
SOLUCION DIRECTA
(Nivel de Impacto)
La Lotería de Bogotá, no cuenta con los instrumentos archivísticos señalados en el Decreto 2609 de 2012 artículo 8, en especial la elaboración y diseño del PINAR y PGD. Fase I
Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información.
*
Se cuenta con herramientas tecnológicas acordes a las necesidades de la entidad, las cuales permiten hacer buen uso de los documentos
*
Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de datos a nivel interno con terceros.
*
Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientado a gestión de los documentos
*
las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con los procesos establecidos
*
Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el Sistema de gestión de Seguridad de la información y los procesos archivísticos.
*
Se cuenta con mecanismos técnicos que permiten mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas
*
Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que le permita la participación e interacción.
*
Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos.
*
Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información.
*
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ASPECTOS CRÍTICOS
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACION
SOLUCION DIRECTA
(Nivel de Impacto)
La Lotería de Bogotá, no cuenta con los instrumentos archivísticos señalados en el Decreto 2609 de 2012 artículo 8, en especial la elaboración y diseño del PINAR y PGD. Fase I
La gestión documental se encuentra implementada acorde al modelo integrado de planeación.
Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad
*
Se cuenta con alianzas estratégicas que permitan mejorar e innovar la función archivística de la entidad
Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística * Se cuenta con un sistema de gestión documental basado en estándares nacionales e internacionales
Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio * Se cuenta con procesos de mejora continua * Se cuenta con instancias asesoras que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad
Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos
la alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad.
ASPECTOS CRÍTICOS
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
SOLUCION DIRECTA (Nivel de Impacto)
La Lotería de Bogotá requiere implementar la TVD mediante la organización y Digitalización series (Historias laborales, contratos, actos administrativos).Fase I
Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales funcionales y técnicos.
*
Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados.
*
Se cuenta con procesos de seguimiento evaluación y mejora para la gestión de documentos.
*
Se tiene establecida la política de gestión documental. * Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica.
*
Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles.
*
Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos.
*
Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo.
El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de
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documentos.
Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo.
*
ASPECTOS CRÍTICOS
ACCESO A LA INFORMACION
SOLUCION DIRECTA (Nivel de Impacto)
La Lotería de Bogotá requiere implementar la TVD mediante la organización y Digitalización series (Historias laborales, contratos, actos administrativos).Fase I
Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información.
* Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos
*
Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos
*
Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación.
*
Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para sus archivos
*
El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la entidad
*
Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información
*
Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel
Se tiene implementada la estrategia de gobierno en línea -GEL * Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno fisico y electrónico , el acceso y los sistemas de informacion.
*
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ASPECTOS CRÍTICOS
PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
SOLUCION DIRECTA
(Nivel de Impacto)
La Lotería de Bogotá requiere implementar la TVD mediante la organización y Digitalización series (Historias laborales, contratos, actos administrativos).Fase I
Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos.
*
Se cuenta con un esquema de metadatos, integrado a otros sistemas de gestión
*
Se cuenta con archivos centrales históricos. * La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad
*
Se cuenta con sistema integrado de conservación -SIC * Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento, conservación y preservación de la documentación física y electrónica
*
Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final * Se tiene implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos.
Se cuenta con esquemas de migración y conservación normalizados * Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad de negocio *
ASPECTOS CRÍTICOS
ASPECTOS TECNOLÓGICOS DE SEGURIDAD
SOLUCION DIRECTA
(Nivel de Impacto)
La Lotería de Bogotá requiere implementar la TVD mediante la organización y Digitalización series (Historias laborales, contratos, actos administrativos).Fase I
Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información.
*
Se cuenta con herramientas tecnológicas acordes a las necesidades de la entidad, las cuales permiten hacer buen uso de los documentos
*
Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de datos a nivel interno con terceros.
*
Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientado a gestión de los documentos
*
las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con los procesos establecidos
*
Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el Sistema de gestión de Seguridad de la información y los procesos archivísticos.
*
Se cuenta con mecanismos técnicos *
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que permiten mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas
Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que le permita la participación e interacción.
Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos.
*
Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información.
*
ASPECTOS CRÍTICOS
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN
SOLUCION DIRECTA
(Nivel de Impacto)
La Lotería de Bogotá requiere implementar la TVD mediante la organización y Digitalización series (Historias laborales, contratos, actos administrativos).Fase I
La gestión documental se encuentra implementada acorde al modelo integrado de planeación.
Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad
Se cuenta con alianzas estratégicas que permitan mejorar e innovar la función archivística de la entidad
Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística * Se cuenta con un sistema de gestión documental basado en estándares nacionales e internacionales
*
Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio * Se cuenta con procesos de mejora continua * Se cuenta con instancias asesoras que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad
*
Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos
*
la alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad.
*
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ASPECTOS CRÍTICOS
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
SOLUCION DIRECTA (Nivel de Impacto)
Elaboración de Instrumentos archivísticos fase II Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales funcionales y técnicos.
*
Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados.
*
Se cuenta con procesos de seguimiento evaluación y mejora para la gestión de documentos.
*
Se tiene establecida la política de gestión documental. * Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica.
*
Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles.
*
Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos.
*
Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo.
El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de documentos.
*
Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo.
*
ASPECTOS CRÍTICOS
ACCESO A LA INFORMACION
SOLUCION DIRECTA
(Nivel de Impacto)
Elaboración de Instrumentos archivísticos fase II Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información.
* Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos
*
Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos
*
Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación.
*
Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para sus archivos
*
El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de
*
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la entidad
Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información
*
Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel
Se tiene implementada la estrategia de gobierno en línea -GEL * Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico , el acceso y los sistemas de información.
*
ASPECTOS CRÍTICOS
PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
SOLUCION DIRECTA
(Nivel de Impacto)
Elaboración de Instrumentos archivísticos fase II Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos.
*
Se cuenta con un esquema de metadatos, integrado a otros sistemas de gestión
*
Se cuenta con archivos centrales históricos. * La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad
*
Se cuenta con sistema integrado de conservación -SIC * Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento, conservación y preservación de la documentación física y electrónica
*
Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final * Se tiene implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos.
Se cuenta con esquemas de migración y conservación normalizados * Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad de negocio *
ASPECTOS CRÍTICOS
ASPECTOS TECNOLÓGICOS DE SEGURIDAD
SOLUCION DIRECTA
(Nivel de Impacto)
Elaboración de Instrumentos archivísticos fase II Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información.
*
Se cuenta con herramientas tecnológicas acordes a las necesidades de la entidad, las cuales permiten hacer buen uso de los documentos
*
Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de datos a nivel interno con
*
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terceros.
Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientado a gestión de los documentos
*
las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con los procesos establecidos
*
Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el Sistema de gestión de Seguridad de la información y los procesos archivísticos.
*
Se cuenta con mecanismos técnicos que permiten mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas
*
Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que le permita la participación e interacción.
Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos.
*
Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información.
*
ASPECTOS CRÍTICOS
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN
SOLUCION DIRECTA
(Nivel de Impacto)
Elaboración de Instrumentos archivísticos fase II Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
La gestión documental se encuentra implementada acorde al modelo integrado de planeación.
* Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad
*
Se cuenta con alianzas estratégicas que permitan mejorar e innovar la función archivística de la entidad
*
Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística * Se cuenta con un sistema de gestión documental basado en estándares nacionales e internacionales
*
Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio * Se cuenta con procesos de mejora continua * Se cuenta con instancias asesoras que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad
Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos
*
la alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad.
*
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ASPECTOS CRÍTICOS
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
SOLUCION DIRECTA
(Nivel de Impacto)
Dotación y mejoramiento del archivo central acondicionado para el almacenamiento de la documentación.
Se considera el ciclo vital de los documentos integrando aspectos administrativos, legales funcionales y técnicos.
*
Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados.
*
Se cuenta con procesos de seguimiento evaluación y mejora para la gestión de documentos.
*
Se tiene establecida la política de gestión documental. * Los instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica.
*
Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles.
*
Se documentan procesos o actividades de gestión de documentos.
*
Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo.
El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de documentos.
*
Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades documentales y de archivo.
*
ASPECTOS CRÍTICOS
ACCESO A LA INFORMACION
SOLUCION DIRECTA
(Nivel de Impacto)
Dotación y mejoramiento del archivo central acondicionado para el almacenamiento de la documentación.
Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información.
* Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los ciudadanos
*
Se cuenta con esquemas de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión de documentos
*
Se cuenta con esquemas de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación.
*
Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para sus archivos
*
El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la entidad
*
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Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información
*
Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel
Se tiene implementada la estrategia de gobierno en línea -GEL * Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico , el acceso y los sistemas de información.
*
ASPECTOS CRÍTICOS
PRESERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN
SOLUCION DIRECTA
(Nivel de Impacto)
Dotación y mejoramiento del archivo central acondicionado para el almacenamiento de la documentación.
Se cuenta con procesos y herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos.
*
Se cuenta con un esquema de metadatos, integrado a otros sistemas de gestión
*
Se cuenta con archivos centrales históricos. * La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplican a la entidad
*
Se cuenta con sistema integrado de conservación -SIC * Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento, conservación y preservación de la documentación física y electrónica
*
Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final * Se tiene implementados estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos.
Se cuenta con esquemas de migración y conservación normalizados * Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad de negocio *
ASPECTOS CRÍTICOS
ASPECTOS TECNOLÓGICOS DE SEGURIDAD
SOLUCION DIRECTA
(Nivel de Impacto)
Dotación y mejoramiento del archivo central acondicionado para el almacenamiento de la documentación.
Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad, integridad y autenticidad de la información.
*
Se cuenta con herramientas tecnológicas acordes a las necesidades de la entidad, las cuales permiten hacer buen uso de los documentos
*
Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de datos a nivel interno con
*
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terceros.
Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios y contenidos orientado a gestión de los documentos
*
las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con los procesos establecidos
*
Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnológicas articuladas con el Sistema de gestión de Seguridad de la información y los procesos archivísticos.
*
Se cuenta con mecanismos técnicos que permiten mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas
*
Se cuenta con tecnología asociada al servicio al ciudadano, que le permita la participación e interacción.
Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos.
*
Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, el acceso y los sistemas de información.
*
ASPECTOS CRÍTICOS
FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN
SOLUCION DIRECTA
(Nivel de Impacto)
Dotación y mejoramiento del archivo central acondicionado para el almacenamiento de la documentación.
La gestión documental se encuentra implementada acorde al modelo integrado de planeación.
* Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad
*
Se cuenta con alianzas estratégicas que permitan mejorar e innovar la función archivística de la entidad
*
Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística * Se cuenta con un sistema de gestión documental basado en estándares nacionales e internacionales
*
Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio * Se cuenta con procesos de mejora continua * Se cuenta con instancias asesoras que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad
Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos
*
la alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad.
*
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ASPECTOS CRÍTICOS
ADMINISTRACIÓ
N ARCHIVO
ACCESO A LA INFORMACIÓN
PRESERVACIÓN DE LA
INFORMACIÓN
ASPECTOS TECNOLÓGICOS DE SEGURIDAD
FORTALECIMIENTO
Y ARTICULACIÓN
TOTAL
La Lotería de Bogotá, no cuenta con los instrumentos archivísticos señalados en el Decreto 2609 de 2012 artículo 8, en especial la elaboración y diseño del PINAR y PGD. Fase I
7 5 6 4 8 30
La Lotería de Bogotá requiere implementar la TVD mediante la organización y Digitalización series (Historias laborales, contratos, actos administrativos).Fase I
8 5 3 4 8 28
La entidad debe elaborar los Instrumentos archivísticos fase II Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
6 5 3 3 8 25
La Lotería de Bogotá, debe dotar el archivo central acondicionado para el almacenamiento de la documentación.
5 3 3 4 3 18
25 18 15 15 27
Teniendo en cuenta, la priorización de los aspectos críticos y los ejes articuladores de acuerdo a la sumatoria es el siguiente:
ASPECTOS CRÍTICOS
VALOR EJES ARTICULADORES
La Lotería de Bogotá, no cuenta con los instrumentos archivísticos señalados en el Decreto 2609 de 2012 artículo 8, en especial la elaboración y diseño del PINAR y PGD. Fase I
30 FORTALECIMIENTO Y ARTICULACIÓN
La Lotería de Bogotá requiere implementar la TVD mediante la organización y Digitalización series (Historias laborales, contratos, actos administrativos).Fase I
28 ADMINISTRACIÓN ARCHIVO
La entidad debe elaborar los Instrumentos archivísticos fase II Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
25 ACCESO A LA INFORMACIÓN
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8. FORMULACIÓN DE LOS OBJETIVOS
A partir de lo anterior, se identificó los planes y proyectos asociados a los objetivos obteniendo la siguiente información, tomaron como base los aspectos críticos y ejes articuladores incluidos en la visión estratégica con el siguiente resultado:
ASPECTOS CRÍTICOS / EJES
ARTICULADORES
OBJETIVOS
La Lotería de Bogotá, no cuenta con los instrumentos archivísticos señalados en el Decreto 2609 de 2012 artículo 8, en especial la elaboración y diseño del PINAR y PGD. Fase I
Elaborar los instrumentos archivísticos señalados en el Decreto 2609 de 2012 artículo 8, en especial la elaboración y diseño del PINAR y PGD. Fase I
La Lotería de Bogotá requiere implementar la TVD mediante la organización y Digitalización series (Historias laborales, contratos, actos administrativos).Fase I
Implementar la TVD mediante la organización y Digitalización series (Historias laborales, contratos, actos administrativos).Fase I
La entidad debe elaborar los Instrumentos archivísticos fase II Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
Elaboración de Instrumentos archivísticos fase II Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
9. FORMULACIÓN DE LOS PLANES Y PROYECTOS
PLANES Y PROYECTOS ASOCIADOS
CORTO PLAZO
MEDIANO PLAZO LARGO PLAZO
(1 AÑO) (1 A 4 AÑOS) (4 AÑOS EN ADELANTE)
2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025
Elaborar los instrumentos archivísticos señalados en el Decreto 2609 de 2012 artículo 8, en especial la elaboración y diseño del PINAR y PGD. Fase I
Implementar la TVD mediante la organización y Digitalización series (Historias laborales, contratos, actos administrativos).Fase I
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO - PINAR
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Elaboración de Instrumentos archivísticos fase II Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
Digitalizar los Contratos según la disposición final establecida en las tablas de retención documental y tablas de valoración documental
Implementar la política de gestión documental en la entidad con el propósito de establecer los criterios para un manejo efectivo de la gestión documental por parte de los funcionarios
Fortalecer la solución tecnológica encaminada a la articulación con los lineamientos de las Tics y Gobierno en línea.
10. SEGUMIENTO CONTROL Y MEJORA Para la formulación del seguimiento, busca la normalización y aplicación de los procedimientos archivísticos y servir como instrumento de guía y orientación para facilitar un efectivo manejo de los demás temas relacionados con la gestión documental, que sean necesarios para adecuado funcionamiento de la gestión documental institucional. La entidad debe conjuntamente con el área de control interno implementar lo mecanismos de control y seguimiento a las actividades, planes y proyectos que en gestión documental se exponen en el cronograma.
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11. NORMATIVIDAD RELACIONADA
Constitución Política Colombiana. Artículo 15, párrafo 3. Artículos 20, 23, 74, 94. 95,113.
Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, Artículos 5, 6, 14, 19, 21,42.
Decreto 2578 de 2012: Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado.
Decreto 2609 de 2012, Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.
Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental. Expedido por el Archivo General de la Nación.
Pautas para el Diagnóstico Integral de Archivos, expedidas por el Archivo General de la Nación.
Manual para la formulación del Plan Institucional de Archivos, expedido por el Archivo General de la Nación.
