LOS PROCESOS DE DOTACIÓN DE PERSONAL

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LOS PROCESOS DE DOTACIÓN DE PERSONAL

MÁRQUEZ BALTAZAR ISAÍAS 14/NOVIEMBRE/2011

CONTENIDO:

INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………………….. 1

DESARROLLO……………………………………………………………………………………. 1

CONCLUSIONES…………………………………………………………………………………. 6

BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………………………………… 7

INTRODUCCIÓN.- Es importante conocer cuales son los procesos de la dotación de personal, espor eso que desarrollamos este tema para que al finalizar podamos identificar los pasos yprocedimientos a seguir durante la dotación de personal dentro de una organización ya seamediana o grande ya que es muy común en estos casos que se lleve un proceso continuo sobre la

rotación que tiene la empresa.

Les daré una breve explicación de cómo se llevan a cabo los diferentes procesos para la dotaciónde personal ya que no solo es contratar a la gente de en vano, todos estos procesos estánestructurados para que una persona especializada en el ramo de la dotación de personal haga unabuena elección sobre los nuevos empleados a contratar.

Son cuatro procesos muy sencillos pero a la vez complejos porque de estos depende el buenfuncionamiento de la organización en cuanto a la fuerza de trabajo que llega cuando se realiza elproceso de reclutamiento, selección, contratación e inducción.

Todos estos son importantes y entre ellos forman uno solo que es la dotación de personal ara la

organización, sería erróneo decir que se hará la contratación sin antes haber realizado unaselección y esta no puede ser sin antes haber hecho el reclutamiento pertinente.

También es importante conocer algunos significados como puede ser administración de personal,puesto de trabajo, eficacia y eficiencia ya que estos términos se verán con mucha frecuenciadentro del texto y van inter relacionados hasta cierto punto ya que a la empresa le interesa que sedesarrollen dentro de ella los nuevos trabajadores y que estos puedan ser eficientes y eficaces.

Desde un punto de vista arbitrario poder definir que la administración de los recursos humanos o ladotación de personal es la parte más importante para la organización ya que de esta depende elbuen funcionamiento de la empresa, por el simple hecho de ser la parte que elige al materialhumano que está apto para realizar las actividades que la organización demanda.

DESARROLLO.- Administración de personal, esto para el autor la define como “la planeación,

organización, dirección y control de los procesos de dotación, remuneración, capacitación,evaluación del desempeño, negociación del contrato colectivo y guía de los recursos humanosidóneos para cada departamento, a fin de satisfacer los intereses de quienes reciben el servicio ylas necesidades del personal”: es importante conocer todo esto para poder identifica cuales son losprocesos más importantes en cuanto al desempeño de estas labores, por ejemplo en laplaneación se toman en cuenta factores tales como cuantas vácate tengo o cuantos empleadosnecesito, que características deben cubrir dichos empleados para cubrir un puesto, el puesto



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puede ser definido como el conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condicionesque forman una unidad de trabajo especifico e impersonal.

Eficacia: Capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivosestablecidos.Eficiencia: Capacidad de alcanzar los objetivos y metas programadas con el mínimo de recursos

disponibles y tiempo, logrando su optimización.Ahora bien, ya que conocemos estos conceptos podemos comenzar con lo que son los procesosde dotación de personal. Estos son los más importantes dentro de una organización ya que sin elpersonal es muy difícil que una organización pueda desarrollarse, sea cual sea su ámbito, por esoes importante que el departamento de personal elija bien el personal idóneo para realizar susfunciones. Para poder realizar el proceso de datación de personal se tiene que seguir un sistema,cuando la empresa es nueva y comienza con la creación de puestos debe realizar primero quenada las políticas de puestos necesarias, realizar un análisis de puesto para poder saber cuántopersonal se necesitara y con qué características y en base a eso realizar la requisición depersonal, ya que se tiene esto pues el sistema se enfoca principalmente en cuatro procesos:

1. Proceso de reclutamiento

2. Proceso de selección

3. Proceso de contratación

4. Proceso de inducción

Comenzaremos con el Proceso de Reclutamiento, este sirve para encontrarle nuevos empleadosa la organización, por lo general este proceso comienza cuando la empresa u organización tieneun puesto vacante. Los requisitos para realizar el reclutamiento es la requisición al departamentode personal o solicitud: esto quiere decir que el encargado de un área determinada le mande unarequisición al departamento de personal para informarle que tiene una vacante y por ese conductole solicita que realice una convocatoria para comienza a reclutar a los aspirantes a dicho puesto,tener las políticas de personal, y un análisis de puesto como ya lo he mencionado anteriormente.

Por medio de la requisición de personal de confianza se puede saber cuál es el puesto, a partir decando se solicita el personal faltante, el tipo de jornada laboral, si es temporal o permanente,porque se está haciendo la requisición, una breve descripción de las cualidades que deben reunirlos candidatos, cuáles serán los deberes del puesto y el nombre de la ubicación, a diferencia de larequisición de personal sindicalizado en la cual viene el nombre de la empresa, domicilio, fecha, semenciona alguna clausula del contrato colectivo (esta debe corresponder al tramite) para solicitar elpersonal, los puestos a cubrir, el número de trabajadores por puesto e identificar las vacantes deplanta, por obra determinada o por tiempo determinado.

La práctica del reclutamiento puede ser de manera directa e indirecta, se le llama directa cuando laempresa realiza el reclutamiento por su cuenta y es indirecta cuando la empresa acude a una

empresa de colocación para que esta le proporcione el personal ya seleccionado. Chiavenatodefine el reclutamiento como “Un conjunto de procedimientos tendentes a atraer a los candidatos

potencialmente calificados y capaces para ocupar cargos dentro de la organización”:

A pesar de todo el proceso de reclutamiento tiene sus limitaciones, para esto el reclutador debe sersensible, ya que estas son impuestas por la organización, las limitaciones pueden variar pero lasmás comunes son:



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Las políticas de personal La planeación de personal Los hábitos del reclutador Las condiciones ambientales Los requerimientos de los puestos

Las políticas de personal que pueden afectar son los ascensos, posición de empleo, remuneracióny la contratación. La planeación de personal ayuda a los reclutadores porque resume lasnecesidades de la organización a futuro. Los hábitos del reclutador pueden provocar que losreclutadores repitan errores que ya antes habían cometido. El proceso de reclutamiento es el másimportante de los procesos de dotación de personal ya que de este depende la organización parabuscar la fuerza de trabajo para ocupar las vacantes de la organización. En este proceso sepueden utilizar dos tipos de fuentes para el reclutamiento, las fuentes internas son las que laorganización busca trabajadores dentro de la misma planta para la promoción interna o que algúnempleado recomiende a un amigo o familiar, y las fuetes externas se dan cuando la organizaciónacude a alguna empresa de colocación o las bolsas de trabajo dentro de universidades y el públicoen general. Se pueden utilizar distintos medios de comunicación para el reclutamiento de recursos

humanos tales como radio, televisión, folletos, volantes, carteles, etc.Después sigue el Proceso de Selección este paso también es importante porque se desglosa delos resultados adquiridos en el paso anterior después de haber lanzado una convocatoria, losaspirantes tienen que llenar una solicitud de empleo para postularse a alguna vacante y losencargados del área de recursos humanos se encargaran de seleccionar a las personas idóneaspara cubrir el puesto, este es un proceso que se lleva a cabo mediante varias técnicas que sirvenpara seleccionar bien al personal.

Sánchez Barriga dice: “es un proceso para determinar cuáles de todos los solicitantes son losmejores y tienen más posibilidades para adaptarse a las descripciones y especificaciones delpuesto”.

El proceso de selección inicia cuando los candidatos solicitan empleo y concluye cuando laorganización decide a quien contratara, cuando la empresa es mediana se funcionan los procesosde reclutamiento y selección y recibe el nombre de función de empleo, y cuando la empresa esgrande estas funciones se separan poniendo a un encargado para cada función, el proceso deselección tiene exigencias que se apoyan en las especificaciones del puesto y se busca que elreclutador se vuelva más objetivo y preciso al seleccionar a la persona que cubrirá el puesto.

Por medio de la selección de personal la empresa intenta solucionar dos problemas básicos:

La educación de las personas al puesto La eficiencia de las personas en el puesto

En el proceso de selección intervienen tres elementos importantes que los gerentes utilizan paracaptar nuevo personal, estos elementos son: la planeación de personal, los análisis de puestos ylos candidatos. La planeación de personal les muestra a los gerentes que vacantes puedenpresentarse, estas tres variantes determinan en gran parte la eficiencia de los procesos deselección. Este proceso también cuenta con limitantes que le son impuestas por la organización, elseleccionador y el medio externo, los seleccionadores deben toman en cuenta los requerimientosdel personal, las normas de ética y la oferta de trabajo para elegir mejor a los candidatos.



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Es necesario tener un grupo grande de aspirantes para que así el reclutador tenga varias opcionespara elegir a la persona correcta, aunque existen algunos puestos que son difíciles de cubrir yaque es poca la gente que se interesa por estos puestos, como por ejemplo, los puestos con bajosalario y los puestos muy especializados. Una razón grande de candidatos podría ser 1 de 25 yuna pequeña es 1 de 2, una pequeña es seleccionar entre pocos aspirantes, la razón se calcula: larazón de selección es igual a la cantidad de empleados contratados entre la cantidad total desolicitantes”

La selección de personal es vital para la administración de personal ya que si se realiza una malaselección se desperdiciaran los esfuerzos de la planeación análisis de puesto y reclutamiento yesto a su vez ocasiona que el departamento no alcance sus objetivos. Los objetivos de procesosde selección son escoger a las personas que tienen mayores probabilidades de tener éxito en elpuesto y hacer concordar los requisito del puesto con la capacidades de las personas, enocasiones el proceso es simple y eficaz por que se utilizan empleados de la propia organizaciónpara cubrir otras vacantes pero en otras ocasiones es complicado y costoso. El proceso deselección es de la siguiente manera: se inicia con la recepción de solicitudes esto puede serhaciéndole una visita al departamento de personal o mediante una petición escrita para unasolicitud de empleo, después se acude a una entrevista preliminar que consiste en obtenerinformación básica sobre los candidatos potenciales, se realiza una revisión de las solicitudesdonde se verifica los empleos anteriores, grado de estudio, frecuencia y razones para dejar otrosempleos, su experiencia adquirida y su expectativa de salarios. Después se realizan pruebas deempleo ya sean psicológicas, de conocimiento etc. Se realiza una entrevista para eliminar a laspersonas menos competentes. La investigación de la historia anterior se realiza para conocer alempleado, y se realiza indagando en empleos anteriores sobre cómo fue su desempeño dentro dela organización. Se realiza la selección preliminar en el departamento de personal en base a todala información recabada por las pruebas de empleo y la verificación de referencias, y por último serealiza una selección por parte del supervisor que tiene la vacante aunque sea el encargado deldepartamento de recursos humanos o el jefe el que tenga la última palabra al respecto. Despuésde que el candidato ha pasado por todas estas pruebas, muchas organizaciones requieren un

examen médico para determinar varios factores como podría ser que el solicitante es apto para elseguro de vida del grupo, seguro social y de invalides así como para verificar si el aspirante esapto para realizar las actividades físicas del puesto.

El Proceso de Contratación comienza cuando el aspirante pasa con éxito las etapas del procesode selección, este puede ser contratado. El proceso de contratación se considera que esta interrelacionado con el proceso de selección ya que no puede haber una contratación sin antes haberllevado un proceso de selección, según la Ley Federal del Trabajo Mexicana, la contratación sepuede dar de dos formas distintas: contratación individual y colectiva.

“El artículo 20 de la Ley Federal del Trabajo Mexicana, define la relación de trabajo como: laprestación de un trabajo subordinado a una persona mediante el pago de un salario”. Para la ley el

trabajo es muy importante desde el aspecto legal para que no le afecte tanto al trabajador, comopor ejemplo, si en un contrato se estipulan jornadas superiores a las estipuladas por la ley, realizarcontratos a personas menores a 14 años, horas extras a personas menores de 16 años y salariospor debajo de los estipulados por la ley o el retraso por más de una semana de tu salario, por estasrazones serán anulados por que es ilegal.

Se puede decir que el contratado de trabajo individual es cuando una persona se obliga a otra untrabajo personal subordinado a cambio de un salario, la persona que prestara sus servicios comoempleado es una persona física y la que lo contrata se le llamara patrón y este puede ser una



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persona física o moral. Las personas físicas son representadas por una sola persona y laspersonas morales son representadas por una sociedad y esto es de a cuerdo a unareglamentación jurídica.

“En el artículo 10 de la Ley Federal del Trabajo define al patrón como la persona física o moral que

utiliza los servicios de uno o varios trabajadores”.

El contrato colectivo se lleva a cabo cuando uno o varios sindicatos de trabajadores hacen unconvenio con uno o varios patrones o con uno o varios sindicatos de trabajadores con el objeto deestablecer cómo debe de presentarse el trabajo dentro de una o de varias empresas y asíestablecer una relación laboral. Esto es algo bueno porque a medida que las condiciones detrabajo se vuelven más complejas en cuanto a intensidad o calidad, los beneficios para la partelaboral también aumentan e cierta proporción. “El CONTRATO COLECTIVO DE TRABAJO es el

medio que permite aumentar los beneficios para el trabajador a niveles superiores a losestablecidos por la ley”. El contrato de trabajo colectivo debe de cumplir con los requisitos de formao fondo.

Los requisitos de forma deben estipularse por escrito bajo pena de nulidad, se debe elaborar tres

copias y entregarle cada una a las partes correspondientes y la copia sobrante se le debe entregara la junta de conciliación y arbitraje, este entrara en vigor a partir de la fecha de presentación amenos de que las partes pactaran otra fecha de común acuerdo. Los requisitos de fondo podríanser: los nombres y domicilios de los contratantes, su duración, las jornadas de trabajo, los días dedescanso y vacaciones, el sueldo establecido, las clausulas de capacitación u adiestramiento delos trabajadores, las demás estipulaciones que convengan a ambas partes, etc.

Por último se lleva a cabo la función de requisitar el expediente del trabajador como medio decontrol, esto para que el jefe de personal verifique que el procedimiento de contratación se efectuócorrectamente y se obtuvieron los resultados planeados. Este expediente tiene varios elementosque permiten controlar la información acumulada durante el proceso de selección,

Algunos de los documentos que contiene este expediente son: la solicitud de empleo ya que estees el primer testimonio formal que presento el interesado, los comprobantes de las entrevistas y delas pruebas realizadas y algunos documentos personales como son el acta de nacimiento, acta dematrimonio, comprobante de domicilio, identificación con fotografía y carta de no antecedentespenales, debe aclarase que el departamento de personal se debe quedar con copias de losdocumentos por si en el futuro fueran requisitados por cualquier situación. De hecho el proceso decontratación termina con la elaboración del expediente del trabajador.

El Proceso de Inducción según Sánchez Barriga “es el proceso con el que se incorpora al nuevo

trabajador a su puesto” de acuerdo a las experiencias iniciales que vive el trabajador en laorganización es cómo influye en su rendimiento y adaptación.

Este proceso se inicia después de que la organización contrata al trabajador y se hace con el fin deadaptar al empleado lo más pronto posible a su nuevo ambiente de trabajo, sus nuevasobligaciones y a sus nuevos compañeros, sus nuevos derechos y obligaciones, a la políticas de laempresa etc.

Este proceso tiene varios objetivos, algunos de estos son:

Ayudar a los empleados de la organización a conocer y auxiliar al nuevo empleado.



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Establecer actitudes favorables de los empleados hacia la organización, sus políticas y supersonal.

Ayudar a los nuevos trabajadores a desarrollar un sentimiento de pertenencia yaceptación para generar entusiasmo elevar la moral.

En necesario para el trabajador que la organización realice un proceso de inducción por que el

trabajador debe adaptarse lo más rápido posible y eficazmente al puesto de trabajo. Este procesode inducción incluye dos etapas, la inducción al departamento de personal y la inducción al puesto,en la inducción al departamento de personal puede constar de conferencias, películasproyecciones de transferencias y visitas a la empresa, y la introducción al puesto puede constar dela presentación del nuevo empleado en su área de trabajo, describirle el puesto que va adesempeñar y mostrarle los sitios generales, estos procesos se realizan con el fin de realizar unaincorporación adecuada que pueda influir en su actividad, motivar su rendimiento, realizar unaadaptación positiva y lograr estabilidad y lealtad.

Además de los apoyos técnicos que se le deben dar al nuevo trabajador, el departamento derecursos humanos debe proporcionar información sobre aspectos generales como la historia de laempresa, las políticas de personal, las reglas de disciplina y las prestaciones a las que eltrabajador tiene derecho

La inducción al puesto incluye dar orientación al empleado sobre el ambiente de trabajo y serecomienda llevar y presentar personalmente al nuevo trabajador con el que será su jefe inmediato,este a su vez debe presentarlo con sus compañeros de trabajo, el jefe le debe explicar en quéconsiste su trabajo apoyándose en la descripción del puesto dándole una copia para que la lea condetalle, el jefe debe de darle un recorrido general diciéndole donde se encuentran lugares como ellugar de cobro, el de almacenamiento y abastecimiento, el comedor etcétera.

La inducción es importante tanto en la pequeña como en la gran empresa, aunque no implica ungran costo beneficia al trabajador como a la empresa. En las empresas pequeñas por lo menosdebe de existir un manual de bienvenida pero es recomendable que a medida que crezcan senecesitan más herramientas.

CONCLUSIONES.- Desde mi punto de vista, no importa si la organización es pequeña, mediana ogrande, todas deberían de seguir un proceso de dotación de personal idóneo y accesible a susnecesidades, no solo contratar empleados por cubrir las vacantes ya que aun existen empresasque solo contrata personal para completar una plantilla de personal.

También es bueno conocer las ventajas y desventajas de los procesos de dotación de personal yaque por medio de la práctica pueden ir eliminando esos vicios que el reclutador va adquiriendo queen algunos casos los hacen cometer errores al momento de seleccionar a los posibles empleados.Todas las empresas deberían de contar con los análisis de puestos ya que en estos se identificanlas necesidades de personal que tiene la empresa para que así no cometieran fallas en cuanto alpersonal de nuevo ingreso.

La capacitación es muy importante para la empresa y para el nuevo trabajador porque así es másfácil que el trabajador desarrolle su trabajo de una manera eficaz para la organización, haciendoque a este le sea más productivo económicamente y no sufra algún percance por descuido o faltade conocimiento en la forma de realizar la actividad para la que fue contratado.



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Es importante que los encargados del departamento de personal estén muy bien preparados paraque puedan desarrollar bien su trabajo de dotación de personal ya que de esto depende que lapersona que ocupa la vacante sea la adecuada para ello.

Hacer evaluaciones constantes para medir la eficacia y eficiencia de los trabajadores es buenopara así determinar si se le puede dar una promoción interna a algún trabajador como para

verificar que empleado ya no cumple completamente con sus labores y así poder prescindir de él ycontratar a otra persona que sea más productiva para la organización, y en base a esto creas unacierta competitividad entre los empleados para poder ascender en cierto momento.

Esto es lo que a mí me parece que es en lo que más se debería de enfocar el departamento de losrecursos humanos en cuanto a su desempeño, así como también lo deberían de realizar lasempresas que no tienen un plan estructurado para la contratación de nuevo personal para suorganización ya que es vital que se desarrollen los cuatro procesos de la dotación de personal sino la empresa podría no funcionar correctamente.

BIBLIOGRAFÍA:

Rodríguez, Joaquín Valencia Administración moderna de personal 7ª. Ed. México, CengageLearning Editores, 2007

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