Rectorado rea de Personal

C/ Ancha, 10. 11001 Cdiz Tel. 956015043. Fax: 956015088 http://www-personal.uca.es/

PROCESOS CLAVE DEL REA DE PERSONAL

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0. INTRODUCCIN

Actualmente, las organizaciones, han de conciliar la satisfaccin de sus clientes con la eficiencia econmica de sus actividades. Si bien, tradicionalmente, las organizaciones se han estructurado sobre la base de departamentos funcionales, la Gestin de Procesos percibe la organizacin como un sistema interrelacionado de procesos que contribuyen conjuntamente a incrementar la satisfaccin del cliente.

La Gestin de Procesos coexiste con la administracin funcional, asignando "propietarios" a los procesos clave, haciendo posible una gestin interfuncional generadora de valor para el cliente y que, por tanto, procura su satisfaccin. Determina qu procesos necesitan ser mejorados o rediseados, establece prioridades y provee de un contexto para iniciar y mantener planes de mejora que permitan alcanzar objetivos establecidos.

En este marco se sita el presente documento. Tras la elaboracin del Manual de Procesos del rea de Personal, en el que se ha plasmado, con carcter general los procesos que se desarrollan habitualmente, el siguiente paso ha sido la determinacin de los PROCESOS CLAVE del rea. Los procesos clave ataen a diferentes Secciones/Unidades del rea y tienen impacto en el cliente creando valor para ste. Son las actividades esenciales del rea, su razn de ser y sobre la que vamos a efectuar mediciones para conocer el impacto que estn teniendo sobre nuestros usuarios. El instrumento que se utilizar ser los INDICADORES DE GESTIN. La Gestin de Procesos implicar contar con un cuadro de indicadores referidos a la calidad y a otros parmetros significativos. Este es el modo en que verdaderamente el rea de Personal puede conocer, controlar y mejorar su gestin.

Se han determinado tres procesos clave:

Seleccin y Contratacin de Personal.

Pagos de las Nminas y Seguros Sociales.

Gestin de la Formacin de Personal

El rea de Personal, tras amplio anlisis y debate ha establecido estos tres procesos como clave en la gestin de Personal y desde del ao 2005 ha puesto en marcha un sistema de obtencin de informacin para la gestin mediante el establecimiento de indicadores.

Cdiz, 21 de junio de 2006

rea de Personal

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1. SELECCIN Y CONTRATACION DE PERSONAL

Objeto: Seleccin y contratacin del personal que prestar servicios en la Universidad de Cdiz y provisin de las plazas vacantes y necesidades de carcter sobrevenido.

Descripcin: 1. Proceso por el que se convoca y resuelve el concurso/oposicin para el ingreso en los diferentes cuerpos, escalas y categoras de personal de la Universidad de Cdiz, as como se confeccionan las correspondientes bolsas de trabajo. Asimismo, incluye el proceso para la provisin de los puestos de trabajo vacantes por parte del personal de la Universidad, una vez que ste ha ingresado en la organizacin. 2. La deteccin de las necesidades de personal se realiza, bsicamente, por alguno de los siguientes mtodos: a) Mediante peticiones recibidas por parte de los distintos responsables universitarios (equipo de gobierno, decanos y directores, administradores, directores de rea, representantes del personal). b) Mediante estudios de carga y distribucin del trabajo de las distintas reas, servicios y unidades. 3. Una vez realizado el anlisis de las necesidades en materia de personal y tras los procesos de creacin y dotacin de las plazas necesarias, se publica en el primer trimestre del ao, en el caso de plazas de PAS, la Oferta Pblica de Empleo. 4. A partir de su publicacin se inician los procesos de negociacin, en su caso, aprobacin y publicacin de las convocatorias de ingreso en los distintos cuerpos, escalas y categoras, que culmina con el nombramiento o contratacin del personal y la toma de posesin o firma del contrato, respectivamente. 5. Una vez producida el alta en la nmina y en seguridad social, en su caso, se ingresa la nmina en la correspondiente entidad bancaria, fecha que nos servir para limitar el perodo a medir con el correspondiente indicador.

Unidades Implicadas:

Secciones y Unidades del rea de Personal. Gerencia. Vicerrectorado de Planificacin y Recursos. rea de Economa. rea de Informtica.

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Diagrama de flujo del proceso:

Estudios de plantilla y anlisis de necesidades

Estructurales?

Planificacin docente (UNIVERSITAS XXI) RPT

Presupuestos Cap.I

Oferta Pblica de Empleo

Convocatorias de concursos y oposiciones

Nombramientos y contratos

Seguimiento de Presupuestos Cap. I

S

No

Apoyo

en

las n

egociacio

nes

con

los

rg

ano

s d

e rep

resenta

cin

Peticiones

Nminas y Seguridad Social

Vida administrativa

Seguimiento y Control:

Con el fin de realizar un seguimiento sobre la marcha del proceso descrito y controlar los niveles de eficiencia en el cumplimiento del mismo, se establecen los indicadores que se sealan a continuacin. Para la recogida de la informacin conducente a la determinacin de los indicadores se utilizarn las fichas que se incluyen al final del documento, excepto en el caso del indicador nmero 7, para el que se utilizar la informacin disponible en UNIVERSITAS XXI (RECURSOS HUMANOS). 1. Porcentaje de plazas oposiciones convocadas respecto a la prevista en

la Oferta Pblica de Empleo. A medir a final del ao.

Rosa Marzo, Silvia Machado

2. Desviacin del tiempo total transcurrido desde la publicacin de la convocatoria y la fecha de la primera nmina del seleccionado, respecto al tiempo previsto. A medir en cada convocatoria realizada, con expresin en

trminos porcentuales. Pepi Bolaos, Marian Bejarano

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3. Tiempo medio transcurrido desde la peticin de contratacin hasta la fecha de inicio del empleado, cuando se hace uso de la bolsa de trabajo correspondiente. A medir cada vez que se produce una peticin.

Conchita Dueas, Amparo Prez, Ana Castro 4. Porcentaje de consultas efectuadas respecto al nmero de aspirantes

presentados en la convocatoria. A medir en cada convocatoria realizada, con expresin en

trminos porcentuales. Ser necesario un sistema de seguimiento del nmero de llamadas,

visitas y consultas va web o por correo electrnico realizadas. (PTE. CAU) Amparo Prez, M.Carmen Quiones

5. Porcentaje de reclamaciones efectuadas respecto al nmero de

aspirantes presentados en la convocatoria. A medir en cada convocatoria realizada, con expresin en

trminos porcentuales. Silvia Machado, Rosa Marzo

6. Grado de satisfaccin de los participantes (opositores y miembros del

Tribunal) respecto del seguimiento realizado por la Seccin en el proceso de la convocatoria. A medir en cada convocatoria realizada, mediante encuestas.

Marian Bejarano, Pepi Bolaos 7. Nmero de contratos realizados mediante convocatorias o utilizacin

de bolsas de trabajo. A medir a final de cada mes.

Pilar Orozco, Conchita Dueas 8. Porcentaje de contrataciones realizadas mediante convocatorias o

utilizacin de bolsas de trabajo, respecto al nmero de peticiones. A medir cada vez que se produce una peticin.

Pilar Orozco, M.Carmen Quiones Plantillas de seguimiento (pgina 5 a 10)

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Indicador 1: Porcentaje de plazas oposiciones convocadas respecto a la prevista en la Oferta Pblica de Empleo.

AO Lugar y Fecha de publicacin de O.P.E.

Nmero de plazas totales ofertadas

Nmero de plazas totales convocadas

Controlado por: Supervisado por:

2004 2005 2006 2007 2008 2009

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Indicador 2: Desviacin del tiempo total transcurrido desde la publicacin de la convocatoria y la fecha de la primera nmina del seleccionado, respecto al tiempo previsto.

Descripcin de la convocatoria

PDI / PAS

A) Fecha y lugar de publicacin

B) Fecha inicio prestacin servicios

C) Mes de primera nmina

Duracin PREVISTA C) A) (en meses)

Duracin REAL C) A) (en meses)

Controlado por:

Supervisado por:

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Indicador 3: Tiempo medio transcurrido desde la peticin de contratacin hasta la fecha de inicio del empleado, cuando se hace uso de la bolsa de trabajo correspondiente. Indicador 7: Nmero de contratos realizados mediante convocatorias o utilizacin de bolsas de trabajo. Indicador 8: Porcentaje de contrataciones realizadas mediante convocatorias o utilizacin de bolsas de trabajo, respecto al nmero de peticiones. (A) PAS/PDI

(B) Fecha Peticin

(C) Solicitante

(D) Plaza solicitada

(E) Bolsa o Convocatoria

(F) Contratado S/N

(G) Fecha de Contrato

(H) (= G B) N das transcurridos

Controlado por:

2006:

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Indicador 4: Porcentaje de consultas efectuadas respecto al nmero de aspirantes presentados en la convocatoria. Descripcin de la convocatoria

PAS PDI

A) Nmero de aspirantes presentados

B) Nmero de consultas va CAU

C) Nmero de consultas va e-mail

D) Nmero de consultas va telefnica

E) Nmero total de consultas

% E) respecto de A)

Controlado por:

Supervisado por:

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Indicador 5: Porcentaje de reclamaciones efectuadas respecto al nmero de aspirantes presentados en la convocatoria. Descripcin de la convocatoria

PAS PDI

A) Nmero de aspirantes presentados

B) Nmero de reclamaciones al Tribunal

C) Nmero de recursos

D) Nmero total de reclamaciones

% D) respecto de A)

Controlado por:

Supervisado por:

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Indicador 6: Grado de satisfaccin de los participantes (opositores y miembros del Tribunal) respecto del seguimiento realizado por la Seccin en el proceso de la convocatoria. Descripcin de la convocatoria

PAS PDI

Grado de satisfaccin de opositores (promedio)

Grado de satisfaccin de miembros del Tribunal/Comisin (promedio)

Controlado por: Supervisado por:

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2. PAGO DE LAS NMINAS Y SEGUROS SOCIALES

Objeto: Abono de nminas a la plantilla y de cotizaciones al Sistema Pblico de Seguridad Social.

Descripcin:

A) Cumplimiento de las obligaciones retributivas mensuales de la Universidad de

Cdiz con su personal de plantilla. B) Cumplimiento de las obligaciones de la Universidad de Cdiz ante el Sistema

Pblico de Seguridad Social y ante la Agencia Tributaria derivadas de las retribuciones mensuales de su plantilla.

Unidades Implicadas:

rea de Personal Diagrama de flujo: (pgina siguiente)

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Cambios normativosCambios de retribuciones

Cambios de cotizacinBuzn de Hminis Partes: Gestin y Planificacin

Partes de EnfermedadAccidente Solicitudes

OficiosPrstamos

AyudasSolicitudes de

Anticipo

Altas, Modificaciones yBajas en SeguridadSocial y MUFACE

Gestin de Pluriempleos

Solicitudes deDevolucin de

Cuotas

Nmina Retroactiva

Actualizacin de IRPF

Nmina de Finiquito

Nmina Mensual

Enfermedades y Acci-dentes comunesRgimen General

Enfermedades y Acci-dentes comunes

MUFACE

Enfermedades y Acci-dentes Profesionales

Ordenes detransferencia

DocumentosContables TC2 y TC1

Modelos 190y 345

CertificadosAnuales de

Retribuciones

Cuadres e informes

Brutos Negativos?

Retencin deHaberesReintegrosREIPER

Conciliacin deCuentas

PROCEDIMIENTO DE NOMINAS Y SEGUROS SOCIAL: DIAGRAMA DE FLUJOS

Solicitudes deReintegro al SAS

(Plazas vinculadas)

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Seguimiento y Control

Con objeto de:

a) Cuantificar la eficacia y eficiencia de la Universidad de Cdiz en este proceso.

b) Indagar los factores internos/externos que pueden influir negativamente en este proceso.

c) Proponer medidas que permitan la mejora.

d) Evaluar la efectividad de las medidas adoptadas, y

e) Proceder al replanteo permanente de procedimientos y de parmetros (mejora continua).

Se propone la cuantificacin mensual de las siguientes parmetros, tomando como fecha de referencia el da 12 de cada mes:

PARAMETROS DE TRANSCURSO DE TIEMPO

1.- Das transcurridos de media entre alta/baja por enfermedad y fecha de registro en Hominis.

Fuente de informacin: consulta contra tablas de Hominis.

2.- Das transcurridos de media entre la solicitud de anticipo e ingreso del mismo en la cuenta bancaria del perceptor.

Fuente de informacin: consulta de expediente contable.

PARAMETROS PORCENTUALES

1.- Aumento de la proporcin de gastos contabilizados desde el comienzo del ejercicio respecto al crdito autorizado en el captulo I del Presupuesto de la Universidad

Fuente de informacin: consulta contra tablas de Sorolla.

2.- Nmero de perceptores de paga retroactiva respecto al nmero de la paga mensual.

Fuente de informacin: consulta contra tablas de Hominis.

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PARAMETROS DE CANTIDAD

1.- Importe del PMP de Reintegros Negativos Mensuales

Fuente de informacin: consulta del documento contable.

2.- Recargos abonados mensualmente a la Seguridad Social.

Fuente de informacin: consulta de TC1. Plantillas de seguimiento: (pginas 15 a 17)

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EJERCICIO

PARAMETROS ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBREALTAS/BAJAS MEDIA DIAS MEDIA DIAS MEDIA DIAS MEDIA DIAS MEDIA DIAS MEDIA DIAS MEDIA DIAS MEDIA DIAS MEDIA DIAS MEDIA DIAS MEDIA DIAS MEDIA DIASENFERMEDAD 15 12 24 9 3 9 24 15 88 1 99 12

MEDIA DIAS MEDIA DIAS MEDIA DIAS MEDIA DIAS MEDIA DIAS MEDIA DIAS MEDIA DIAS MEDIA DIAS MEDIA DIAS MEDIA DIAS MEDIA DIAS MEDIA DIAS15 12 24 9 3 9 24 15 88 1 99 12

CONTABILIZADO VS 12.00 24.00 32.00 40.00 45.00 45.00 60.00 72.00 80.00 92.00 96.00 103.00PRESUPUESTO 12.00 12.00 8.00 8.00 5.00 0.00 15.00 12.00 8.00 12.00 4.00 7.00PERCEPTORES PROPORCION PROPORCION PROPORCION PROPORCION PROPORCION PROPORCION PROPORCION PROPORCION PROPORCION PROPORCION PROPORCION PROPORCION

RETRO/MENSUAL 12.00 9.00 7.00 8.00 3.00 90.00 44.00 12.00 12.00 4.00 3.00 9.00IMPORTE EUROS EUROS EUROS EUROS EUROS EUROS EUROS EUROS EUROS EUROS EUROS EUROS

PMP/RENE 6,234.22 2,300.00 3,923.03 2,624.00 1,324.00 9,525.32 15,324.22 2,624.00 1,324.00 9,525.32 15,324.22 6234.23EUROS EUROS EUROS EUROS EUROS EUROS EUROS EUROS EUROS EUROS EUROS EUROS6,234.22 2,300.00 3,923.03 2,624.00 1,324.00 9,525.32 15,324.22 2,624.00 1,324.00 9,525.32 15,324.22 6234.23

OBSERVACIONESENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

PROCESO DE NOMINAS Y SEGUROS SOCIALES

EVOLUCION DE PARAMETROS DEL PROCESO

ANTICIPOS

RECARGOS SS

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MAYO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

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ALTAS/BAJAS

020406080

100120

1 3 5 7 9 11

ALTAS/BAJAS

ANTICIPOS

020406080

100120

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

ANTICIPOS

CONTABILIZADO VS

0.005.00

10.0015.0020.00

1 3 5 7 9 11

CONTABILIZADOVS

RETRO/MENSUAL

0.0020.0040.0060.0080.00

100.00

1 3 5 7 9 11

RETRO/MENSUAL

PMP/RENE

0.005,000.00

10,000.0015,000.0020,000.00

1 3 5 7 9 11

PMP/RENE

RECARGOS SS

0.005,000.00

10,000.0015,000.0020,000.00

1 3 5 7 9 11

RECARGOS SS

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3. GESTIN DE LA FORMACIN DE PERSONAL

Objeto Gestin y seguimiento de los procesos relacionados con la Formacin.

Descripcin:

A) Convocatoria de acciones formativas, segn programacin anual. B) Seleccin de admitidos y excluidos, segn criterios generales que establece el

Plan de Formacin.

C) Control del gasto ocasionado, segn presupuesto aprobado. Unidades Implicadas:

rea de Personal: Unidad de Formacin, Comisin de Formacin y Gerencia.

Diagrama de flujo del proceso

(ver pginas 19 a 21)

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CONVOCATORIA DE ACCIONES FORMATIVAS

Peticin propuesta al profesor

Reserva de aula y material didctico

Elaboracin convocatoria

Accin formativa convocada

Escrito convocatoria

Recepcin, revisin y adecuacin a lo solicitado

Comunicacin por Tavira y publicacin en

web

Mecanizacin en Hminis

1 da 1 da 1 da 1 da

10das

1 da

1 da

3 das

1 da

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SELECCIN ADMITIDOS Y EXCLUIDOS

Revisin de listado provisional de inscritos

Escritos de admisin y exclusin

Comunicacin a todos de su

admisin/exclusin

Listado definitivo

Establecimiento de listados definitivos

Publicacin de listado en la web

Escritos

2 das

2 das

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CONTROL DEL GASTO EN FORMACIN

Elaboracin de propuesta abono honorarios a profesores

Informacin de Sorolla y seguimiento a travs de hoja de clculo

Visado de gastos relacionados con los

alumnos

Control del gasto efectuado

Liquidacin honorarios

Informes

5 das

2 das

1 vez al mes

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Seguimiento y Control:

1. N de acciones formativas convocadas, en relacin con el total. A medir trimestralmente Eduardo Valiente

2. N de admitidos y excluidos en relacin con las solicitudes presentadas. A medir trimestralmente Eduardo Valiente

3. Relacin entre el presupuesto aprobado y el gasto realmente ocasionado. A medir semestralmente Ins Gonzlez

Plantilla de seguimiento: (pgina siguiente)

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PLANTILLA DE SEGUIMIENTO

INDICADORES PRIMER TRIMESTRE

SEGUNDO TRIMESTRE

TERCER TRIMESTRE

CUARTO TRIMESTRE

1. Convocatoria acc. format. 2. Seleccin admitidos/excl. 3. Seguimiento econmico