Introducción

Por organizar entendemos que es establecer o reformar algo, sujetando a

reglas el número, orden, armonía y dependencia de sus partes.

Las organizaciones son entes complejos que requieren un ordenamiento

jerárquico que especifique la función que cada uno debe ejecutar en la empresa.

Por ello la funcionalidad de ésta, recae en la buena estructuración del

organigrama, el cual indica la línea de autoridad y responsabilidad, así como también

los canales de comunicación y supervisión que acoplan las diversas partes de un

componente organizacional.

Por tal razón, se especificaran en el presente trabajo, diversos tópicos que

están referidos al organigrama y su función en la organización de una empresa, lo que

permitirá conocer la correcta elaboración del mismo, para posteriores ocasiones.

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Organigramas

El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizacional

de una empresa, o de cualquier entidad productiva, comercial, administrativa,

política, etc., en la que se indica y muestra, en forma esquemática, la posición de la

áreas que la integran, sus líneas de autoridad, relaciones de personal, comités

permanentes, líneas de comunicación y de asesoría.

Un organigrama es un esquema de la organización de una empresa, entidad o

de una actividad. El término también se utiliza para nombrar a la representación

gráfica de las operaciones que se realizan en el marco de un proceso industrial o

informático.

Un organigrama permite analizar la estructura de la organización representada

y cumple con un rol informativo, al ofrecer datos sobre las características generales

de la organización.

Los organigramas pueden incluir los nombres de las personas que dirigen cada

departamento o división de la entidad, para explicitar las relaciones jerárquicas y

competencias vigentes.

De esta manera, los organigramas deben representar de forma gráfica o

esquemática los distintos niveles de jerarquía y la relación existente entre ellos. No

tienen que abundar en detalles, sino que su misión es ofrecer información fácil de

comprender y sencilla de utilizar.

Un organigrama es necesario para el buen funcionamiento de una empresa, ya

que depende de la organización, si la empresa no está organizada esta así mismo

tendrá conflictos innecesarios y cada vez más problemas, entonces es necesario

otorgar responsabilidades para así tener un mejor control de los procesos.

Dentro de una empresa, y la expresión gráfica de esta organización se da

mediante un organigrama, el cual es como una pirámide en donde los gerentes

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generales, presidentes o dueños de una compañía ocupan la punta de la pirámide y

luego vienen encargados de departamentos, luego el personal que está bajo mando de

estos y así hasta completar dicha pirámide. Puedes conseguir en el buscador Gráficas

de organigramas para que veas más o menos como se forma un organigrama.

Un autor considera que los organigramas son útiles instrumentos de

organización y nos revelan: "La división de funciones, los niveles jerárquicos, las

líneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de la comunicación, la

naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de

empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos

puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma."

Según el concepto de organigrama, este muestra:

Un elemento (figuras) La estructura de la organización.

Los aspectos más importantes de la organización.

Las funciones.

Las relaciones entre las unidades estructurales.

Los puestos de mayor y aun los de menor importancia.

Las comunicaciones y sus vías.

Las vías de supervisión.

Los niveles y los estratos jerárquicos.

Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización.

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Las unidades de categoría especial.

El organigrama tiene alcances mayores y otros propósitos, por ejemplo, para

relaciones públicas, para formación de personal, fiscalización e inspección de la

organización, evaluación de la estructura, reorganización, evaluación de cargos, entre

otros.

Objetivo del Organigrama:

El organigrama consiste en hojas o cartulinas en las que se muestran

gráficamente las funciones departamentos o posiciones de la organización y cómo

están relacionados, mostrando el nombre del puesto y en ocasiones de quien lo ocupa.

Las unidades individuales suelen aparecer dentro de casillas que están conectadas

unas a otras mediante líneas llenas, las cuales indican la cadena de mando y los

canales oficiales de comunicación.

Finalidad del Organigrama

Un organigrama es el instrumento que proporciona la representación gráfica

de los aspectos fundamentales de una organización, y permite entender un esquema

general, así como el grado de diferenciación e integración funcional de los elementos

que lo componen. En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la

estructura de una organización, sus relaciones, las características de la dependencia o

entidad y sus funciones básicas, entre otras.

De donde se infiere que los organigramas:

- Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información.

- Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos

que integran una dependencia o entidad.

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- Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la

Organización.

- Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones,

múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o

excesivos de supervisión y control.

- Representa las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus

respectivos niveles jerárquicos.

- Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la

empresa debidamente asignados por área de responsabilidad o función.

- Muestra una representación de la división de trabajo, indicando: Los cargos

existentes en la compañía.

- Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.

- Como la autoridad se le asigna a los mismos.

Funciones:

a) Para la ciencia de la administración: Sirve de asistencia y orientación de

todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura

organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.

b) Para el área de organización y sistema: Sirve para reflejar la estructura así

como velar por su permanente revisión y actualización (en las empresas

pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta

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función), la cual se da a conocer a toda la compañía a través de los manuales

de organización.

c) Para el área de administración de personal: El analista de personal requiere

de este instrumento para los estudios de descripción y análisis de cargos, los

planes de administración de sueldos y salarios y en general como elemento de

apoyo para la implementación, seguimiento y actualización de todos los

sistemas de personal.

d) Y en forma general sirve para : Descubrir y eliminar defectos o fallas de

organización. Comunicar la estructura organizativa. Reflejar los cambios

organizativos.

Ventajas Del Organigrama

El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que

sobresalen las siguientes:

Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de

trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga

descripción.

Muestra quién depende de quién.

Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una

compañía, sus puntos fuertes y débiles.

Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseñanza y medio de

información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.

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Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a

la organización.

Desventajas de los Organigramas

No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al

usarlos no se deben pasar por alto sus principales defectos que son:

Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por

fuera muchas relaciones informales significativas y las relaciones de

información.

No señalan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sería

posible construirlo con líneas de diferentes intensidades para indicar

diferentes grados de autoridad, ésta en realidad no se puede someter a esta

forma de medición. Además si se dibujaran las distintas líneas indicativas de

relaciones informales y de canales de información, el organigrama se haría tan

complejo que perdería su utilidad.

Con frecuencia indican la organización tal como debería ser o como era, más

bien como es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos,

olvidando que la organización es dinámica y permiten que los organigramas

se vuelvan obsoletos.

Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el

status.

Limitaciones de los Organigramas

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Si bien es cierto que uno de los elementos más importantes de la organización

lo constituyen sus recursos humanos y las relaciones informales que entre individuos

y grupos se producen, el intentar la representación gráfica de dichas relaciones,

dinámicas y subjetivas, forzaría a que los organigramas se tornaran complejos, de

aquí que una de las limitaciones de éstos es que expresan únicamente las relaciones

formales entre los órganos que integran las dependencias o entidades. Tampoco

puede representarse en los organigramas el flujo y las cargas de trabajo y mucho

menos las relaciones de comunicación que existen entre los diversos órganos que

componen la dependencia.

Al plasmar tan solo la estructura formal de la dependencia pueden los

organigramas presentar información incompleta en cuanto a la realidad, por lo que

resulta conveniente señalar que, si lo que se requiere realizar es un análisis

minucioso, debe recurrirse siempre al auxilio de información en instrumentos

complementarios.

Contenido

Un organigrama puede contener diversos datos, pero según el criterio de un

autor, estos son sus principales contenidos: Títulos de descripción condensada de las

actividades. Esto incluye generalmente el nombre de la compañía y la actividad que

se defina. Nombre del funcionario que formuló las cartas. Fecha de formulación.

Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organización, etc.).

Leyenda (explicación de líneas y símbolos especiales).

Requisitos:

o Precisión: En los organigramas, los órganos de la dependencia y sus

interrelaciones deben aparecer perfectamente definidos, destacando sus

niveles jerárquicos y mostrando las relaciones de dependencia entre ellos.

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o Vigencia: Es importante que reflejen la situación presente y por ello sean

constantemente actualizados; por lo que se aconseja indicar en el margen

inferior derecho la fecha de actualización, así como también el nombre de la

unidad responsable de su elaboración.

o Uniformidad: Para facilitar la interpretación de un organigrama, referido a

cualquier dependencia o unidad administrativa, resulta conveniente uniformar

el empleo de las líneas y figuras utilizadas en el diseño.

Criterios fundamentales para la preparación de los Organigramas

Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un

número excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a los

trabajadores o empleados, lo más frecuente es hacerlos del Director o Gerente

General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel.

Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas;

cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo

cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la

persona que lo ocupe. Los organigramas no pueden representar un número muy

grande de elementos de organización... Los colores, líneas gruesas, etc., los hace

confusos.

El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:

Títulos de descripción condensada de las actividades.

Nombre del funcionario que formuló las cartas.

Fecha de formulación.

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Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.).

Leyenda, (explicación de líneas y símbolos especiales).

Los organigramas u organogramas serán departamentales; se usará el formato

vertical en el que las líneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se

agruparán por secciones, que serán las divisiones de la oficina. Cada puesto se

indicará con su rectángulo, que llevará adentro el nombre del puesto. Las oficinas o

secciones se indicarán por medio de dos líneas horizontales paralelas, que llevarán en

medio el nombre de la oficina o sección. En la parte superior del organograma, va el

nombre de la Institución seguido del nombre del departamento y el título:

organograma; así como en el ángulo superior derecho, la fecha de elaboración.

Entre las técnicas reales para la elaboración de un organograma se deben

considerar:

Los datos que deben recogerse.

Las fuentes de información.

Los métodos de recogerlos.

Lo primero que debe determinarse es el tipo de organograma que se va a

elaborar y el área de la institución que vaya a representarse para recoger sólo la

información que a ambas cosas se ajuste.

Para la elaboración de un organigrama se debe recoger principalmente la

siguiente información:

Información sobre unidades:

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El primer dato a obtener será el número de personas que trabajan en la

institución. Ésta será una cifra de control.

Un segundo dato será el número de niveles, partiendo del órgano en que

radique la autoridad total y los órganos que comprenden cada nivel.

Se investigarán los puestos que corresponden a cada órgano y las plazas que

comprenden cada puesto. 

Información sobre relaciones:

Debe precisarse con que otros órganos y qué tipo de relaciones tienen cada

uno de los órganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.

Información sobre funciones o labores:

Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere información

sobre las funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar

representadas en el organograma.

¿Organización futura o actual?:

- La elaboración de un organigrama puede deberse a dos situaciones:

Planeación de una organización nueva. 

Representación de una organización existente. 

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Planeación de la organización:

En el caso de planeación de una organización nueva, las únicas fuentes de

información las constituyen los estudios y proyectos realizados.

Fuentes de información:

- En el caso de una organización existente, las fuentes de información pueden

ser:

Los archivos de la institución.

Los empleados y funcionarios.

Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.

Métodos de recolección de datos:

Investigación documental (a través de leyes, reglamentos, reformas, boletines,

etc.). 

Cuestionarios escritos.

Entrevistas con jefes y empleados.

Observación directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se

observa de las oficinas y talleres donde se labora).

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- NOTA: Lo ideal es usar una combinación de los cuatro.

Registro de datos:

Los datos recogidos deberán quedar registrados de tal manera que permitan su

análisis, y su tabulación en su caso.

Análisis de datos:

La información recogida debe ser sometida a un procedimiento de análisis e

interpretación. Analizada, interpretada y confirmada toda la información, se está en

condiciones de proceder a la elaboración del organigrama.

Clasificación de los Organigramas

Los organigramas ce pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos de

acuerdo a diferentes criterios que son: Por su naturaleza, por su ámbito, por su

contenido, por su finalidad y por su presentación.

Por su naturaleza:

o Micro-administrativos: Corresponden a una sola organización, pero pueden

referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la conforman.

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o Macro-administrativos: Involucran a más de una organización.

o Meso-administrativos: Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos

o más organizaciones de un mismo Sector.

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Por su ámbito:

o Generales: Contienen información representativa de una organización hasta

determinado nivel jerárquico, dependiendo de su magnitud y características,

por lo tanto, presentan toda la organización y sus interrelaciones; se llaman

también carta maestra.

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o Específicos: Muestran en forma particular la estructura de una unidad

administrativa o área de la organización, por lo tanto, representan la

organización de un departamento o sección de una empresa.

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Por su Contenido:

Estos organigramas representan por un lado las posibles relaciones,

funcionalidades, obligaciones o áreas de trabajo y la jerarquía de las distintas áreas de

la organización pero de un modo general, es decir toda la empresa sin restricción

alguna, por otro lado permiten observar desde una perspectiva cualitativa a la

organización.

o Integrales: Estos tipos de organigramas presentan a la organización de forma

global, es por ello que existe la consenso de que son similares a los

organigrama General, pues ella al igual que su similar expresan la relaciones

de jerarquía o dependencia que existe en la empresa, sin duda es algo

abrumador entonces describirlo, pero la explicación de este organigrama es

que presenta la empresa de una forma integrada, presentando su jerarquía; yo

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lo entiendo así: existen manzanas unas más deliciosas que otras, unas dulces

otras menos dulces pero al final que expresan la variedad de ellas :manzanas

Por su Finalidad:

Como bien se ha expresado de manera tácita líneas arriba el organigrama tiene

diferentes consecuencias. Esta clasificación toma como referencia el beneficio que

proporciona el organigrama a los diferentes actores de la empresa. Estos son los

siguientes:

o Informativo: Es llamado así porque su estructura tiene como objetivo ser

presentado al público en general, este tipo de organigrama es accesible a

personas no muy familiarizadas con ellos, de esta manera estos organigramas

debe ser de manera general o mostrando una estructura global de la

organización, así como también mostrarse sencilla para su comprensión.

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o Analítico: Este tipo de organigrama permite observar diferentes aspectos del

comportamiento organizacional, por otra parte refleja una visión macro o

global de la misma, con la finalidad por ejemplo de análisis para un

presupuesto, para distribuir los trabajadores a las diferentes áreas, etc. Estos

modelos de organigramas van dirigidos a personas muy familiarizadas o

especializadas en sus aplicaciones.

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o Formal: Este modelo es denominado formal por el hecho que se encuentra

aprobada por la Columna vertebral de la organización, es decir por la

dirección o por la cabeza de la organización, de cualquier modo expresado

cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Por mencionar un

ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima Cerrada (S.A.C.) es

considerado organigrama de tipo formal cuando este fuese aprobado por la

Junta general de accionistas.

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o Informal: Este tipo de organigrama es todo lo contrario al mencionado con

anterioridad (FORMAL), este Se forma a partir de las relaciones de amistad o

de antagonismo o del surgimiento de grupos informales, la diferencia con los

organigramas formales; radica, que este tipo de organigrama no se encuentra

representados en un documento formal aprobado por la cabeza de la

organización.

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Por su Presentación o Disposición Gráfica:

Estos tipos de organigramas son calificados según su dirección geométrica,

teniendo en cuenta siempre la Jerarquía.

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o Verticales: Estos tipos de organigramas hacen representación de una

administración vertical, es decir empezamos en la parte superior del

organigrama con la cabeza de la empresa, llegando a si a los puestos menos

jerárquicos de la organización, a mi parecer estos tipos de organigramas

presentan muy poca o escasa comunicación entre sus miembros sin embargo

son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los

especialistas en organización recomiendan su empleo.

o Horizontales: Este tipo de organigrama representan a una organización de

una manera singular, son muy poco usados, en este tipo de organigrama se

presenta a la cabeza de la organización a un extremo izquierdo, al(o los)

inmediatos jerárquicos des le coloca del mismo modo, todos como columnas

que representa un mismo nivel jerárquica.

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o Mixtos: Este tipo de organigramas surgen por las combinación de

organigramas verticales y horizontales de este modo da mucha mayor

posibilidad de plasmar la estructura de una empresa, estos organigramas son

muy utilizados cuando se una organización cuenta con un gran número de

áreas con un mismo nivel jerárquico.

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Elementos del Organigrama

Tenerse en consideración la utilización de los siguientes elementos y pautas

convencionales.

Las casillas: Son figuras geométricas rectangulares que hacen representación

de unidades de la organización. Al interior de ella se debe colocar el nombre

de la unidad o área que representa.

Las   líneas: Son figuras geométricas que representan: orden, relaciones de

dirección, asesoramiento, subordinación, apoyo, control y relaciones

consultivas que se presentan al interior de la organización. La línea principal

de la organización se diferenciará de las demás por ser de mayor espesor.

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Líneas Punteadas : Entre dos unidades de igual nivel señalan existencia de

relaciones de coordinación entre ambas.

Los puentes : Son líneas con un realce semicírculo que son utilizados cuando

se cruza una línea entre dos unidades que se relacionan.

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Órganos de Apoyo

Los órganos de apoyo son aquellas áreas de la empresa los encargadas de

normar, ejecutar y evaluar la organización y gestión de las acciones inherentes a los

procesos técnicos de los sistemas administrativos. Entre las más comunes tenemos: 

1. Contabilidad.

2. Tesorería.

3. Personal.

4. Abastecimiento (logística).

5. Ejecución presupuestal.

6. Seguridad.

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7. Mantenimiento de la infraestructura institucional.

8. Proyección de la imagen institucional (relaciones públicas).

9. Informática.

10. Secretaria general mesa de partes.

Órganos de Asesoría

Los órganos de asesoría son los responsable de asesorar a la Dirección, a las

Áreas de Gestión y a las Comisiones de Proceso administrativo en los asuntos de su

competencia.

Entre ellas tenemos:

- Planeamiento.

- Presupuesto.

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- Asesoría legal.

- Tributaria racionalización.

- Racionalización.

- Otras asesorías.

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Unidades con Diferentes Jerarquías

Es importante tener en cuenta que un mismo nivel jerárquico son graficados

con un rectángulo del mismo tamaño y a la misma altura. Órganos de diferente nivel

se graficarán como rectángulos de distinto tamaño(a mayor jerarquía, el rectángulo

será mayor, a menor jerarquía la dimensión del rectángulo será menor), y a distinta

altura.

Organigramas con Órganos Territoriales

En estos tipos de organigramas es necesario utilizar las denominadas líneas

quebradas cuyo propósito es señalar los órganos desconcentrados con relativa

autonomía del nivel central.

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Departamentalización

Un aspecto de la actividad de organizar es el establecimiento de

departamentos. Según Koontz y Weihrich (1990 p. 186), la palabra "departamento"

designa un área bien delimitada, una división o sucursal de una organización sobre la

cual un gerente tiene autoridad para el desempeño de actividades especificadas. Es así

como un departamento, como el término se usa en general, puede ser la división de

producción, el departamento de ventas, la sucursal de la costa oeste, la sección de

investigación de mercados o la unidad de cuentas por cobrar.

En algunas empresas, la terminología departamental se usa en una forma muy

vaga; en otras, especialmente las grandes, una terminología más estricta indica

relaciones jerárquicas. Por lo tanto, un vicepresidente puede encabezar una división;

un director, un departamento; un gerente, una sucursal; y un jefe, una sección.

Sobre la base de las consideraciones anteriores, las limitaciones del número de

subordinados que se pueden manejar directamente restringiría el tamaño de las

empresas si no fuera por la técnica de la departamentalización. El agrupamiento de

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actividades y personas en departamentos hace posible ampliar las organizaciones (al

menos en teoría) en un grado indeterminado. Sin embargo, los departamentos difieren

en lo tocante a los patrones básicos usados para agrupar las actividades. Es por ello

que en la siguiente monografía, se estudiará la naturaleza de esos patrones,

desarrollados a partir de la lógica y de la práctica, y sus méritos relativos.

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Conclusión

El organigrama es un instrumento metodológico de la ciencia administrativa.

Este tiene una virtud dual, por una parte trae ventajas, debido a que permite observar

la estructura interna de una organización; y por otra parte trae desventajas que esa

estructura de adecue a algo escrito y no a lo que es en realidad.

El organigrama es el resultado de la creación de la estructura de una

organización la cual hay que representar. Estos muestran los niveles jerárquicos

existentes en una empresa u organización.

En cuanto a los tipos de organigramas, los verticales con los que se utilizan

con más frecuencias, mientras que los de tipo escalar y circular son los menos

conocidos.

Entre la ventaja más resaltante de un organigrama es que muestra quien depende de

quién y tiene la particularidad de indicar a los administradores y al personal nuevo la

forma como se integra la organización.

Así como existen múltiples factores positivos, también se detallan las

desventajas, considerándose muy desfavorable de aspecto que con frecuencia indican

la organización como era antes y no como actualmente es, ya que algunos

administradores olvidan actualizarlos y descuidan el dinamismo de la organización lo

cual hace que un organigrama sea obsoleto.

La jerarquía constituye un principio básico de la organización y también lo es

de la dirección.

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Anexo

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Bibliografía

Este trabajo fue investigado mediante las siguientes fuentes:

o MELINKOFF, Ramón V.: La Estructura de la Organización. Universidad

Central de Venezuela, Caracas, 1969.

o TERRY, George: Principios de Administración. México, 1961.

o RICCARDI, Ricardo: El Manual del Director, Madrid, 1965.

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