LÍNEA TECNOLÓGICA DEL PROGRAMA: CLIENTE RED DE … · - Normas técnicas para la presentación de...

Sistema de Gestión de la Calidad

LÍNEA TECNOLÓGICA DEL PROGRAMA: CLIENTE RED DE TECNOLOGIAS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y SERVICIOS

FINANCIEROS

1

INFORMACION GENERAL DEL PROGRAMA DE FORMACION

CÓDIGO DENOMINACIÓN DEL PROGRAMA:

511310 ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

DURACION MAXIMA ESTIMADA DEL APRENDIZAJE EN MESES

Lectiva Total

18 meses

24 meses Práctica

6 meses

NIVEL DE FORMACIÓN TECNÓLOGO

JUSTIFICACION

La Red de Gestión Administrativa y Servicios Financieros, presenta el programa de formación “Administración Documental”, que tiene por objeto brindar los lineamientos técnicos, tecnológicos en una amplia gama de actividades laborales de tipo administrativo, complejas que se desarrollan en contextos cambiantes y frecuentemente tienen implicaciones sobre el trabajo de otros. De igual manera, este programa orienta los lineamientos técnicos-tecnológicos y de formación a los docentes para que aborden el Proceso de Formación Profesional Integral de los Aprendices, con unidad de criterio aplicando las Tecnologías de la Información y la Comunicación y las competencias planteadas en el programa de formación. Este Programa de Formación corresponde al nivel de cualificación B: Las funciones de las ocupaciones de este nivel son por lo general muy variadas, demandan responsabilidad de supervisión, un apreciable grado de autonomía y juicio evaluativo; se requiere generalmente de estudios tecnológicos.

REQUISITOS DE INGRESO

• Académicos: Bachiller • Edad mínima: 16 años • Superar prueba de aptitud y conocimiento

COMPETENCIAS A DESARROLLAR:

CÓDIGO DENOMINACIÓN

210601011 Procesar la información de acuerdo con las necesidades de la organización.



FINANCIEROS

2

210601010 Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la organización.

210601001 Producir los documentos que se origen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.

250601001 Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con la política institucional.

250601002 Organizar los documentos de archivo de acuerdo con su ciclo de vida, la normatividad vigente y las condiciones institucionales.

210101005 Dirigir el talento humano según necesidades de la organización.

210601009 Generar propuestas de mejoramiento del ambiente organizacional de acuerdo con la función de la unidad administrativa.

250601004 Transferir los documentos de archivo de acuerdo con los programas institucionales.

250601012

Administrar tecnologías de información como apoyo al sistema integrado de conservación de los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y la tecnología disponible.

250601003 Controlar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con las necesidades institucionales

240201500 Promover la interacción idónea consigo mismo, con los demás y con la naturaleza en los contextos laboral y social.

RESULTADO DE APRENDIZAJE ETAPA PRÀCTICA

Aplicar en la resolución de problemas reales del sector productivo, los conocimientos, habilidades y destrezas pertinentes a las competencias del programa de formación, asumiendo estrategias y metodologías de autogestión.

OCUPACIONES QUE PODRA DESEMPEÑAR

Ocupaciones según CNO 5113: Jefe de Archivística

Ocupaciones según CNO 0511: Director de Archivo

ESTRATEGIA METODOLOGICA

Centrada en la construcción de autonomía para garantizar la calidad en el marco de la formación por competencias, el aprendizaje por proyectos y el uso de técnicas didácticas activas que estimulan el pensamiento para la resolución de problemas simulados y reales; soportada en la utilización de las tecnologías de la información y la comunicación, integradas, en ambientes abiertos y pluritecnológicos, que en todo caso recrean el contexto productivo y vinculan al aprendiz con la realidad cotidiana y el desarrollo de las competencias. Igualmente, debe estimular de manera permanente la autocrítica y la reflexión del aprendiz sobre el quehacer y los



FINANCIEROS

3

resultados de aprendizaje que logra a través de la vinculación activa de las cuatro fuentes de información para la construcción de conocimiento:

• El instructor - Tutor • El entorno • Las TIC • El trabajo colaborativo



FINANCIEROS

4

CONTENIDOS CURRICULARES DE LA COMPETENCIA

CODIGO VERSION DE LA NCL DENOMINACION

210601011 2 Procesar la información de acuerdo con las necesidades de la organización.

DURACIÓN ESTIMADA PARA EL LOGRO DEL

APRENDIZAJE (en horas)

110 horas

2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE

CODIGO DENOMINACIÓN

21060101101 Diseñar instrumentos de investigación de acuerdo con las necesidades de la organización.

21060101102 Identificar las variables para la codificación de la información por tabular, de acuerdo con las políticas y la metodología establecida.

21060101103 Aplicar procesos de investigación en la solución de problemas que afecten la organización.

21060101104 Tabular la información recolectada en los instrumentos de investigación.

21060101105

Establecer las no conformidades de la compilación y la tabulación de la información, de acuerdo con la metodología utilizada y la tecnología disponible.

21060101106 Identificar las necesidades del proceso de información aplicado a las metodologías de investigación en la organización.

21060101107 Emitir resultados de la información codificada y tabulada. 21060101108 Presentar informes de los resultados de la información procesada.

3. CONOCIMIENTOS 3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS - La Investigación Científica - Objeto del análisis de la información: Teoría de la metodología de investigación científica, Definición y Objetivos, Elementos que intervienen en el proceso, Componentes mínimos de un proyecto de investigación, Diseño de la investigación, Recursos,

- Tipos de variables: - Cuantitativa, Cualitativa, Discreta y Continua • Tipos de Investigación. - Exploratoria, Descriptiva, Correlacional y Explicativa • La idea de Investigación

- Fuentes de ideas - Organización de la información • Corrientes metodológicas actuales - Corrientes - Procedimiento Inductivo - Procedimiento Deductivo - Métodos de Investigación: - Histórico, Dialéctico, Genético, Comparativo • Descripción y Formulación del Problema



FINANCIEROS

5

- Criterios; Operacionalización, Cronograma (Gantt, Pert) - Marcos Teórico y Conceptual - Cómo se construye - Revisión de Literatura, y Fichas bibliográficas - Normas técnicas para la presentación de referencias bibliográficas Fto. AVA - Fuentes de Información - Tipos - Criterios de selección y Clasificación - Técnicas para la clasificación y Métodos para la recolección de información - Observación directa, Observación indirecta - De acuerdo con su origen, De acuerdo con su presentación, con su Naturaleza, Con su decisión

- Instrumentos de recolección de información - Hoja de cotejo, Entrevistas, Cuestionario - Control del número de formularios distribuidos y recolectados - Escalas (nominal, ordinal, de intervalos, de razón) - Codificación de la información - Metodología para la revisión de la información recolectada - Datos exactos, Datos completos, Datos representativos. • Formulación de Hipótesis - Exploración del objeto - Métodos para formular hipótesis - Características de las hipótesis - Fases de una hipótesis - Clases de hipótesis 1° y 2° • Diseño de la Investigación

- Diseño de la fase empírica y Trabajo de campo. • Fuentes de información - Criterios para seleccionar las fuentes de información - Pertinencia y Factibilidad - Clasificación de la información. • Técnicas para clasificación del material: - Material bueno; Material incorrecto pero corregible, Material incorregible pero desechable.

• Normas técnicas vigentes para la presentación de referencias bibliográficas y fuentes de información consultadas. • Análisis de la información recolectada. • Conceptos de: - Estadística y su diferencial - Universo, Población, Muestra - Identificación de variables, códigos y codificación. • Tabulación. - Concepto - Clases: Manual o electrónica. Tablas de frecuencias - Medidas de tendencia central o de concentración: Media, Mediana, Moda - Medidas de variabilidad o dispersión. Desviación estándar para datos agrupados. - Análisis e interpretación de información obtenida a través de: Tablas, Cuadros,



FINANCIEROS

6

Gráficos • Norma técnica vigente para la presentación de informes administrativos. 3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO - Identificar la naturaleza y el propósito de la Investigación - Delimitar y seleccionar el tema de investigación • Establecer el objetivo y las necesidades de compilación de la información teniendo

en cuenta la selección y orden • Emplear los instrumentos para la recolección de información de acuerdo con las

necesidades. • Clasificar la información compilada de acuerdo con las necesidades de la

Organización • Presentar la información compilada incluyendo las fuentes previstas y otras • Presentar los datos tabulados que concuerden con las fuentes - Definir claramente los títulos de los resultados de acuerdo con su contenido • Interpretar información emitiendo los resultados en cifras y conceptos teniendo en

cuenta las diferentes variables. • Presentar los resultados de acuerdo con los objetivos, la importancia y las fuentes • Presentar la información compilada incluyendo las regencias, las fuentes previstas y

otras • Planear la tabulación incluyendo la información de acuerdo con las categorías

definidas. - Codificar la información de acuerdo con los criterios que guían la investigación. - Tabular la información recolectada de acuerdo con las técnicas utilizadas y los instrumentos disponibles.

- Presentar los datos tabulados que concuerden con las fuentes • Sintetizar los resultados que reflejen el objetivo trazado, de acuerdo con el medio de

transmisión y el receptor. • Presentar los resultados de acuerdo con los objetivos, la importancia y las fuentes • Presentar la información compilada incluyendo las regencias, las fuentes previstas y

otras • Definir claramente los títulos de los resultados, de acuerdo con su contenido. • Emitir los resultados en cifras y conceptos, teniendo en cuenta las diferentes

variables. • Presentar los resultados de acuerdo con los objetivos, la importancia y las fuentes. • Presentar la información compilada incluyendo las referencias, las fuentes previstas y

otras. • Interpretar información emitiendo los resultados en cifras y conceptos teniendo en

cuenta las diferentes variables. 4. CRITERIOS DE EVALUACION

• Aplica la metodología de la investigación científica con rigor y responsabilidad en procesos investigativos, formativos o productivos.

• Aplica con objetividad el procedimiento para compilar, tabular la información, empleando las fuentes disponibles y de acuerdo con las necesidades de la organización.

• Identifica y aplica los instrumentos de recolección de información, para la compilación



FINANCIEROS

7

de información. • Aplica la metodología de la investigación científica para resolver problemas en las

organizaciones con responsabilidad y diligencia. • Establece criterios de clasificación de la información con diligencia y objetividad. • Aplica con responsabilidad y coherencia normas para la presentación de referencias

bibliográficas • Revisa de manera responsable y objetiva la información recolectada, teniendo como

referentes la exactitud y pertinencia. • Aplica diligentemente las normas vigentes para la presentación de referencias

bibliográficas. • Organiza de manera oportuna la información compilada respondiendo a la

investigación adelantada. • Presenta de manera responsable informe de la información compilada. • Aplica los conceptos de población, muestra, variables de investigación de manera

proactiva y ordenada. • Interpreta las medidas de tendencia central y las aplica al análisis de la información

con oportunidad al trabajo solicitado. • Aplica con responsabilidad la codificación de la información procesada, y sintetiza los

resultados obtenidos con ecuanimidad. • Utiliza con responsabilidad las normas técnicas vigentes para la presentación de

informes de investigación. • Aplica la estructura para la presentación de informes con diligencia, oportunidad y

responsabilidad. • Presenta informe de manera objetiva y asignando los nombres de los títulos a los

resultados de la investigación de acuerdo con su contenido sobre información compilada y tabulada.

• Presenta informe de manera objetiva teniendo en cuenta la racionalidad de las cifras, conceptos, variables, fuentes de información y referencias previstas.

5. PERFIL TECNICO DEL INSTRUCTOR Requisitos Académicos: • Formación Profesional en áreas de Administración, Sociología o Psicología,

Estadígrafo. Experiencia Laboral: • Experiencia laboral relacionada con el sector productivo no menor a dos años. Competencias: • Conocimientos en competencias laborales y comportamentales, procesos y

procedimientos en las organizaciones, preferiblemente con especialización en gerencia del talento humano.

• Dominio en lenguaje profesional, oral y escrito. • Trabajo en equipo. • Manejo de tecnologías de la información y la comunicación. • Formulación, ejecución y evaluación de proyectos.



FINANCIEROS

8


210601010 2 Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la organización.



300 horas



21060101001 Utilizar los aplicativos (software-hardware) y sus características, en la satisfacción de los clientes, el mejoramiento continuo, de acuerdo con las políticas de la organización.

21060101002

Operar los recursos técnicos y tecnológicos disponibles para la atención y servicio al cliente de acuerdo con las políticas de la organización, las normas de gestión de calidad, de seguridad y salud ocupacional.

21060101003

Proporcionar diligentemente atención y servicio al cliente, cara a cara en inglés y en español, aplicando actitudes y valores; el protocolo, la etiqueta y las políticas de la Organización, de acuerdo con los estándares de calidad establecidos.

21060101004

Proporcionar atención y servicio al cliente, en inglés y en español, de manera efectiva, a través de los medios tecnológicos y los aplicativos disponibles, aplicando la comunicación empresarial, los estándares de calidad y las políticas de la Organización.

21060101005

Verificar la aplicación de las estrategias de atención y servicio al cliente, cara a cara, a través de medios tecnológicos en ingles y español de acuerdo con la política institucional y los estándares de calidad establecidos.

21060101006

Identificar soluciones de atención y servicio al cliente interno y externo, mediante la implementación de la tecnología disponible, teniendo en cuenta los requerimientos de la unidad administrativa y la organización.

3. CONOCIMIENTOS 3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS • Personalidad.

- Concepto - Conducta y pensamiento. - Aspectos de la personalidad. - Características de la personalidad. - Factores de la personalidad - Dimensión Interpersonal. - Imagen Personal - Concepto - Aspecto Corporal: Cuidado de la piel, del cabello y del rostro. - Salud. - Aspecto Espiritual. - Encanto personal.



FINANCIEROS

9

- Vestuario y Accesorios: Combinación de colores, uso del uniforme, accesorios. - Maquillaje, Perfume, Elegancia Masculina - Relaciones Interpersonales: Concepto, Elementos y Desarrollo

• Cadena de suministro (SCM) Supplay Chain Management - Concepto - Administración de la Cadena de Suministro (SCM) - Aspectos por considerar en la implementación de la SCM - Posibles contingencias para evitar problemas en la SCM - Oportunidades y retos del RFID (dispositivo de transferencia de información por

frecuencias de radio) en la SCM. • Comunicación.

- Elementos de la Comunicación - Comunicación Verbal - Comunicación no Verbal - Normas de convivencia.

• Functions: Nouns, adjectives, pronouns, verbs and prepositions • Introducing Yourself

- Name: Family, Middle, first, age, weigh, height. - Identification card - Passport card - Nationality - Address - Phone numbers - Likes and dislikes

• Vocabulario técnico en inglés. • Empresa.

- Concepto - Actividad económica. - Estructura orgánico-funcional - Principios Corporativos - Cultura Organizacional. Concepto, Misión, Visión y Objetivos Corporativos - Manual de funciones y procedimientos

• Planeación de los Recursos de la Empresa. Enterprise Resource Planning. (ERP). - Concepto - Retos y Soluciones del ERP en la empresa de hoy - Planeación de los recursos de la empresa (ERP) - Recomendaciones sobre el ERP

• Army - Rank • Organizational structures: Companies, Enterprises, Entities, Corporations • Occupations • Professions • Jobs • Vocabulario técnico en inglés. • Protocolo

- Concepto - Historia del Protocolo



FINANCIEROS

10

- Clases de Protocolo - Protocolo en la correspondencia: tarjetas, cartas, portafolio de servicios. - Normas técnicas colombianas para la elaboración de documentos comerciales. - Normas de Calidad, aplicadas a la elaboración y presentación de documentos. - Precedencias - Precedencias militares

• Etiqueta. Concepto - Etiqueta Social, y Etiqueta Empresarial - Tarjetas Empresariales - Etiqueta en la Mesa

• Type – Writing - Invitation cards and letters. - Thanking cards and letters. - Organizational Portfolio. - Vocabulario técnico en inglés para etiqueta en el vestir. - Make – up - Vocabulario técnico en inglés

• Normas técnicas de Gestión de la Calidad vigentes para el servicio al cliente. Concepto, fundamentos, trazabilidad del servicio al cliente y mejora continua en los procesos de servicio al cliente.

• Normas de Calidad ISO 9000, Malcom Baldrige Nacional Quality Award, EFQM, otros.

• Servicio al Cliente: - Cliente - Tipos de clientes - Servicio - Estándares del servicio - Triángulos del Servicio: Interno y externo - Momentos de Verdad - Ciclo del Servicio - Estrategias de Atención Personalizada: Cara a cara. - Valor agregado - Clasificación de los Clientes. - Manejo de la agenda - Libreta de Calificaciones del cliente.

• Making Appointments. Time expressions: - Days - Months - Numbers - Verb To Be: Yes/No.

• Information questions: When/ Where/ How/ Who/ Who-with/ Why/ What/ Which. • Vocabulario técnico en ingles • Perfil Profesional

- Comportamientos éticos. - Aspecto Intelectual, Aspecto Laboral, Aspecto Social

• Estrategias de Atención a través de diferentes medios tecnológicos: Teléfono, PBX,



FINANCIEROS

11

Internet, Intranet Correo Electrónico, Fax, Télex, Citófono, Celular, Beeper, Call Center y aplicativos disponibles.

- Comunicaciones Telefónicas. - Normas de Cortesía Telefónica. Elementos de apoyo: Fono memo, agenda y

directorios manuales o electrónicos. - Fundamentos de conservación documental. - Soportes documentales. Concepto y tipos de soportes. - Administración del Tiempo

• CRM & Servicio a Clientes - Conceptos, características de Call Center & Atención a Clientes - Centros de Contacto Automatizados. Ruteo de Llamadas - Métrica de la Satisfacción del Cliente - Guiones para llamadas en el Call Center - Factores clave para el éxito del servicio a clientes - La automatización de la fuerza de ventas: El reto de CRM - Administrar el proyecto de CRM - El equipo de desarrollo de CRM - Requerimientos de CRM - Los siete pecados en la implementación de CRM

• El SAV (Sistema Automatizado de Ventas) de hoy. - Concepto - Administración de Contacto - SAV y CRM Móvil - Factores de éxito para SAV

• Answering the phone: - Commands, Greetings, Numbers, Spelling - Grammar Structures: Progressive tenses - Information questions. - Vocabulario técnico en inglés

• Portafolio de Servicios de la Organización: - Concepto - Partes que lo componen.

• Comunicación Empresarial. - Concepto - Funciones de la Comunicación Empresarial - Clasificación de la Comunicación Empresarial - Conducto regular

• Simple tenses in affimative, negative and interrogative forms. • Vocabulario técnico en inglés. • Relaciones Públicas

- Actitudes y Formación de la Opinión Pública - Clases de Público - Funciones de las Relaciones Públicas - Comunicaciones en las Relaciones Públicas

• Normas internas y externas de la Organización • Trabajo en Equipo



FINANCIEROS

12

- Liderazgo - Toma de decisiones - Resolución de Problemas. Pasos

• Vocabulario técnico en inglés para la solución de problemas del cliente Los fundamentales para asumir la resolución de problema y el desarrollo de los proyectos 3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO • Aplicar los protocolos e identidad corporativa en la presentación personal

- Interpretar la identidad corporativa, y los principios corporativos - Aplicar los principios corporativos - Desarrollar a través de su comportamiento actitudes que favorezcan las relaciones

interpersonales y empresariales. - Seleccionar vestuario, maquillaje y accesorios que proyecten apariencia y actitud

personal acordes con la identidad corporativa. - Identificar la etiqueta y el protocolo institucional - Aplicar la etiqueta y el protocolo institucional - Identificar el protocolo para la elaboración de la correspondencia - Aplicar el protocolo en la elaboración de la correspondencia

• Interpretar el vocabulario técnico en inglés, relacionado con el protocolo, identidad corporativa y para describir la imagen personal.

• Aplicar el vocabulario técnico en inglés, relacionado con el protocolo, identidad corporativa y para describir la imagen personal.

• Interpretar el vocabulario técnico en inglés, relacionado con la elaboración de correspondencia.

• Aplicar el vocabulario técnico en inglés para la elaboración de correspondencia. • Brindar atención que favorezca las relaciones empresariales con el cliente:

- Identificar los tipos de clientes - Diferenciar los momentos de verdad - Aplicar momentos de verdad estelares en la atención y servicio al cliente

• Aplicar los estándares de calidad en la atención personalizada - Interpretar las normas y los estándares de calidad - Identificar las estrategias de atención personalizada - Seleccionar la estrategia de atención personalizada, de acuerdo con los

requerimientos del cliente. • Prestar servicio de acuerdo con los requerimientos de los clientes, el protocolo y las

reglamentaciones respectivas. - Aplicar las reglamentaciones institucionales para la atención y el servicio

• Interpretar el vocabulario técnico, en inglés, relacionado con la atención que favorezca las relaciones empresariales con el cliente.

• Aplicar el vocabulario técnico, en inglés, relacionado con la atención que favorezca las relaciones empresariales con el cliente.

• Suministrar la información requerida por el cliente de acuerdo con los lineamientos y procesos de la Organización.

- Identificar el tipo de información que maneja la Organización - Interpretar la información requerida por el cliente - Aplicar las normas, procesos y políticas de la Organización - Aplicar los procedimientos de atención de acuerdo con el SCM, cadena de



FINANCIEROS

13

suministro. • Prestar servicio al cliente a través de los medios tecnológicos establecidos por la

Organización, aplicando el protocolo y las reglamentaciones respectivas. - Identificar los medios establecidos por la Organización a través de los cuales se

presta atención y servicio al cliente. - Emplear los medios establecidos por la Organización a través de los cuales se

presta atención y servicio al cliente. • Comprender el vocabulario técnico, en inglés, para la prestación del servicio al

cliente a través de los medios establecidos por la Organización. • Aplicar el vocabulario técnico, en inglés, para prestar atención y servicio al cliente a

través de los medios establecidos por la Organización. • Documentar el servicio al cliente de acuerdo con las políticas y la trazabilidad

- Interpretar el manual de procesos y procedimientos de la Organización, para el servicio al cliente.

- Identificar la secuencia histórica o trazabilidad del servicio al cliente - Registrar los clientes que ingresan a la Organización - Conservar la documentación relacionada con el servicio al cliente

• Aplicar los estándares de calidad establecidos por la Organización durante la atención y el servicio al cliente.

- Identificar las partes que constituyen el portafolio de servicios - Identificar el protocolo para la elaboración del portafolio de servicios - Aplicar el protocolo en la elaboración del portafolio de servicios - Identificar los servicios que presta la Organización, a través del portafolio de

servicios. - Aplicar el SAV (Sistema Automatizad de Ventas) de hoy - Interpretar las normas de Gestión de la Calidad, en cuanto a mejora continua en el

servicio. - Aplicar las normas de Gestión de la Calidad, en cuanto a mejora continua en el

servicio. - Determinar el tiempo de atención y de servicio al cliente - Controlar el tiempo de atención y de servicio al cliente - Determinar la lealtad de los clientes, por medios y modelos de calidad

• Interpretar el vocabulario técnico en inglés, relacionado con las partes que conforman el portafolio de servicios de una Organización.

• Aplicar el vocabulario técnico en inglés en la elaboración del portafolio de servicios de una Organización.

• Expresar con claridad y precisión los mensajes relacionados con los clientes - Identificar las inquietudes y necesidades del cliente: quejas, reclamos, sugerencias- Interpretar las inquietudes y necesidades del cliente: quejas, reclamos,

sugerencias - Aplicar las normas y procedimientos en los procesos de comunicación empresarial - Canalizar con claridad y precisión las inquietudes y necesidades de los clientes:

quejas, reclamos y sugerencias. - Aplicar los guiones telefónicos en el manejo del Call Center

• Identificar e interpretar el vocabulario técnico, en inglés, de acuerdo con los estándares de calidad establecidos por la Organización, durante el proceso de



FINANCIEROS

14

atención y servicio al cliente. • Aplicar el vocabulario técnico, en inglés, para expresar con claridad y precisión los

mensajes de los clientes, de acuerdo con los estándares de calidad establecidos por la Organización, durante el proceso de atención y de servicio al cliente.

• Resolver el asunto demandado por el cliente, generando alternativas de solución - Identificar el problema y los pasos para la solución de problemas. - Interpretar los pasos para la solución de problemas - Aplicar las normas internas y externas de la Organización

• Identificar e interpretar el vocabulario técnico, en inglés, de acuerdo con la situación específica del cliente.

• Resolver las inquietudes y necesidades del cliente en forma oral o escrita, en inglés y en español. Aplicar el vocabulario técnico en inglés, relacionado con la elaboración de tarjetas, cartas de invitación y agradecimiento, y portafolio de servicios

4. CRITERIOS DE EVALUACION • Atiende el publico y facilita el servicio al cliente con objetividad, observando el

protocolo y los estándares establecidos • Aplica de manera honesta sus cualidades y facultades y la importancia en el

desarrollo personal, laboral y profesional. • Aplica de manera comprometida hábitos sanos en procura de su salud, aspecto

corporal y espiritual, para el eficiente desempeño laboral. • Proyecta de manera estricta elegancia y distinción, a través de su pulcritud en el

vestir, combinación de colores, accesorios, maquillaje y peinado. • Aplica diligentemente actitudes, valores y normas de cortesía en las relaciones

interpersonales. • Aplica responsablemente las normas de la Organización durante la emisión de los

mensajes tanto al cliente interno como al externo, dentro de un proceso de comunicación efectiva.

• Opera los equipos en la elaboración de tarjetas de presentación, invitación y de agradecimiento, en español y en inglés.

• Aplica rigurosamente el protocolo de acuerdo con la ocasión, el lugar y las personalidades que intervienen en ella.

• Aplica respetuosamente las normas de cortesía y de etiqueta en todos los eventos de comunicación, atención y servicio al cliente interno y externo.

• Aplica de manera rigurosa los significados del vocabulario técnico, en inglés, requerido para brindar e intercambiar información básica personal, laboral y empresarial, con asertividad en mensajes básicos orales y escritos, cara a cara.

• Describe de manera diligente los servicios ofrecidos por una Organización, de acuerdo con el portafolio de servicios, en español y en inglés.

• Elabora responsablemente correspondencia relacionada con la atención y el servicio a los clientes internos y externos, aplicando las normas técnicas vigentes, en español y en inglés.

• Clasifica con responsabilidad los tipos de clientes que visitan la Organización. • Aplica en la atención y servicio con objetividad los momentos de verdad durante el

ciclo del servicio al cliente interno y externo.



FINANCIEROS

15

• Utiliza la planeación de los recursos de la empresa relacionada con el servicio, con objetividad y responsabilidad.

• Aplica los planes de contingencia en la cadena de suministro con objetividad, para mejorar las expectativas del cliente, con diligencia y responsabilidad.

• Establece la medición del servicio en la lealtad de los clientes con parámetros de calidad con objetividad la

• Utiliza responsablemente diferentes portafolios de servicios en la atención y servicio del cliente

• Aplica los CRM en la atención al cliente por medios tecnológicos con responsabilidad.

• Aplica los guiones de atención por medios tecnológicos en la administración de la relación con el cliente (CRM), con compromiso y responsabilidad.

• Participa en los proyectos de CRM en los procesos de atención al cliente. • Aplica de manera diligente estrategias de atención y servicio, cara a cara, teniendo

en cuenta los estándares de calidad, los tipos de clientes y sus requerimientos; las reglamentaciones institucionales, el protocolo y la etiqueta respectivos, durante la concertación de citas y el manejo de la agenda manual o electrónica, en español y en inglés.

• Evalúa de manera rigurosa la atención y el servicio prestados por una Organización, a través de la libreta de calificaciones.

• Aplica rigurosamente los estándares de calidad en los procesos de atención y servicio al cliente, cara a cara, en español y en inglés.

• Aplica objetivamente el vocabulario técnico en inglés, para establecer citas y organizar la agenda personal y la de su jefe, cara a cara.

• Opera con seguridad los medios tecnológicos y aplicativos disponibles en la Organización para la atención y el servicio al cliente interno y externo.

• Aplica diligentemente las normas y estrategias de atención y cortesía telefónica y a través de otros medios tecnológicos.

• Registra cuidadosamente los clientes o usuarios que ingresan a la Organización y el objetivo de su visita.

• Concierta citas y organiza la agenda personal y la de su jefe, a través de los medios tecnológicos o aplicativos disponibles.

• Emite y recibe mensajes, en español y en inglés a través de los medios tecnológicos. • Brinda e intercambia información básica personal, laboral y empresarial, cara a cara

y a través de los medios tecnológicos, en español e inglés. • Aplica de manera responsable las estrategias de atención y de servicio al cliente, a

través de los medios tecnológicos y aplicativos disponibles, en español y en inglés, para la concertación de citas y el manejo de la agenda, de acuerdo con los estándares de calidad.

• Elabora de manera responsable una propuesta de portafolio de servicios de la organización, en español y en inglés, aplicando el vocabulario técnico.

• Aplica diligentemente las estrategias de atención y de servicio, cara a cara y a través de medios tecnológicos, de acuerdo con los estándares de calidad y las políticas de la Organización.

• Precisa de manera diligente las necesidades e inquietudes de los clientes internos y



FINANCIEROS

16

externos, en español y en inglés. • Implementa un CRM en la Organización, teniendo en cuenta el protocolo, el cliente y

el nivel de servicio. • Aplica de manera responsable el vocabulario técnico en inglés para tomar con

asertividad mensajes básicos orales y escritos, a través de medios tecnológicos. • Expresa de manera respetuosa, con claridad y precisión los mensajes relacionados

con los clientes internos y externos teniendo en cuenta el proceso comunicativo dentro de las relaciones empresariales, en español y en inglés.

• Elabora rigurosamente cronogramas de actividades y establece prioridades y planes de trabajo para facilitar el manejo y el control del tiempo.

• Aplica diligentemente actitudes y valores en las relaciones públicas en procura del prestigio de la Organización.

• Participa de manera proactiva en la realización del trabajo en equipo, demostrando actitud y liderazgo positivos durante el desarrollo de las actividades.

• Registra con responsabilidad, en inglés, mensajes relacionados con los requerimientos de los clientes.

• Elabora de manera responsable, tarjetas y cartas de invitación y de agradecimiento, en inglés y en español, que favorezcan las relaciones empresariales

5. PERFIL TECNICO DEL INSTRUCTOR Requisitos Académicos: • Formación Profesional en áreas de Administración, Ingeniería Industrial,

Comunicador Social, o Psicología y bilingüe, y preferiblemente con Especialización en área objeto de conocimiento o gerencia del talento humano.

Experiencia Laboral: • Experiencia laboral relacionada con el sector productivo en Call Center, no menor a

dos años. Competencias: • Conocimientos en competencias laborales y comportamentales, procesos y

procedimientos de gestión humana en las organizaciones, comunicación y sistemas de información, atención y servicio al cliente.

• Trabajo en equipo. • Manejo de tecnologías de la información y la comunicación. • Formulación, ejecución y evaluación de proyectos.



FINANCIEROS

17



210601001 2 Producir los documentos que se origen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.

DURACIÓN ESTIMADA PARA EL LOGRO DEL APRENDIZAJE

(en horas)

300 horas

2. RESULTADOS DE APRENDIZAJE CODIGO DENOMINACIÓN

21060100101

Proyectar la redacción y elaboración de los documentos teniendo en cuenta el asunto, el tipo y las funciones de la Unidad Administrativa, de acuerdo con las normas establecidas.

21060100102 Transcribir textos aplicando las técnicas de digitación, el desarrollo de habilidades y destrezas para el logro de la velocidad y la precisión; los signos de puntuación, las reglas ortográficas y el manejo de abreviaturas y acrónimos, de acuerdo con el orden de la solicitud.

21060100103

Redactar documentos aplicando las normas gramaticales: semántica, morfología y sintaxis; las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos comerciales y las de gestión de la calidad.

21060100104

Elaborar documentos comerciales, actos administrativos y los del proceso de compra-venta, aplicando las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos comerciales, las de la organización y las de gestión de la calidad.

21060100105

Verificar la aplicación de las normas gramaticales: Semántica, morfología y sintaxis; las normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos comerciales, actos administrativos y los documentos del proceso de compra-venta; las de la Organización y las de gestión de la calidad.

21060100106

Utilizar las normas técnicas colombianas vigentes, las de la organización y la legislación vigente para la elaboración de documentos empresariales.

3. CONOCIMIENTOS 3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS • Puesto de trabajo:

- Concepto - Componentes

• Papelería. Concepto y clasificación. • Sobres. Concepto y clasificación. • Elementos y útiles para el proceso de digitación y/o transcripción. • Legajo. Concepto y utilización.



FINANCIEROS

18

• Muebles • Administración y operación de equipos de digitación y de transcripción. • Manuales de operación de las tecnologías de la información y la comunicación. • Procesadores de texto (ambiente Windows XP, Excel, Linux, Word, entre otros). • Impresoras • Tutoriales • Soportes documentales:

- Concepto - Clases, Recursos: Internet, Correo electrónico - Intranet - Software de voz (Microsoft) - Reconocedores de voz - Audífonos, Grabadora - Video Beam - Telepronter

• Postura ergonómica • Limpieza y conservación de equipos. • Técnicas de digitación con el teclado guía. • Conceptos de habilidad y destreza; velocidad y precisión. • Técnicas de digitación progresivas: alcances superiores e inferiores. • Signos de puntuación • Reglas ortográficas

- Conceptos de: Sigla, Acrónimo y Abreviatura • Escritura de números • Denominaciones femeninas y profesionales. • Conceptos de:

- Transcripción, y Grafías • Fuentes de transcripción:

- Concepto - Textos: manuscritos, impresos, sonoros y automatizados.

• Lectura de grafías, signos y símbolos. • Metodología de la transcripción. • Teorías sobre comparación y contrastación. • Signos de corrección • Conceptos de análisis y síntesis.

- Normas Técnicas Colombianas vigentes para: Transcripción textual, Citas textuales, Notas y Pie de página

• Cotejo. Concepto • Concepto de:

- Preservación documental - Conservación documental - Procedimientos - Usos y Controles

• Conservación de fuentes de transcripción. • Conceptos de:



FINANCIEROS

19

- Autoridad, y Conducto Regular - Reprografía - Impresión de documentos

• Categorías Gramaticales • Oración. Concepto

- Clases de oraciones: Oración lógica, oración gramatical. Clases de oraciones gramaticales: simple y compuesta. Clases de oración compuesta: Coordinadas. Concepto. Clases. Conjunciones. Subordinadas. Concepto. Pronombres relativos. Concepto.

• El párrafo. Concepto y estructura del párrafo. - Clases de párrafos. - Método de redacción de párrafos.

• Conceptos de redacción: Personal, comercial, diplomática y epistolar. • Normas generales de redacción. • El texto escrito: Estructura semántica del texto:

- Macroestructura - Microestructura

• Coherencia. Concepto. • Reglas de coherencia (conectores) • Conceptos de:

- Tipos documentales - Objetivo de la comunicación escrita - Comunicaciones oficiales o empresariales.

• Normas gramaticales y de sintaxis y Normas Técnicas Colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos comerciales.

• Protocolo. Concepto y clases, para la presentación de documentos empresariales. • Normas de Gestión de la Calidad vigentes. Concepto de calidad en la producción

documental. • Vocabulario empresarial, actual. • Normas institucionales para el envío de documentos. • Normas de embalaje y correo. • Proceso de compra-venta

- Concepto - Documentos que intervienen en el proceso de compra-venta.

• Actos Administrativos: - Concepto. Leyes. Decretos - Acuerdos. Resoluciones

3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO • Alistar los útiles, elementos, equipos, materiales de referencia y el sitio para digitar

y/o transcribir. - Identificar útiles, papelería, elementos, muebles, equipos, materiales de referencia y el puesto de trabajo. - Utilizar útiles, papelería, elementos, muebles, equipos, materiales de referencia y el puesto de trabajo, de acuerdo con las necesidades.

• Operar y conservar los equipos de digitación y de transcripción, de acuerdo con los



FINANCIEROS

20

manuales respectivos. - Interpretar manuales de operación de los equipos para digitación y transcripción. - Operar equipos para digitación y transcripción. - Asumir la postura ergonómica requerida para el ejercicio de la digitación y la transcripción, durante todo el proceso. - Identificar las clases de soportes documentales. - Manejar Internet e intranet - Operar equipos audiovisuales. - Mantener el orden y la limpieza tanto del puesto de trabajo como de los equipos.

• Transcribir textos con exactitud, aplicando las técnicas de digitación, los signos de puntuación, las reglas ortográficas y el manejo de abreviaturas, teniendo en cuenta el orden de la solicitud.

- Aplicar las técnicas de digitación para el desarrollo de habilidades y destrezas con el teclado guía (asdf ñlkj). - Realizar ejercicios aplicando los alcances superiores e inferiores. - Identificar los signos de puntuación y su uso. - Interpretar las reglas ortográficas y su aplicación. - Interpretar siglas, abreviaturas y acrónimos. - Digitar palabras y frases utilizando las mayúsculas y los signos de puntuación requeridos. - Aplicar las técnicas de digitación para el desarrollo de velocidad y precisión. - Interpretar las normas técnicas para la transcripción de textos, de citas textuales, notas y pie de página. - Aplicar las normas técnicas para la transcripción de textos, de citas textuales, notas y pie de página. - Interpretar la solicitud de transcripción teniendo en cuenta el orden y la prioridad. - Ajustar el texto a las grafías. - Transcribir los textos con fluidez y exactitud. - Aplicar las teorías de comparación y contrastación, teniendo en cuenta los signos de corrección.

• Cotejar la transcripción con el documento original, teniendo en cuenta las correcciones necesarias.

- Aplicar la técnica del cotejo entre la fuente y el documento transcrito. - Emplear los signos de corrección. - Conservar las fuentes de transcripción y los documentos digitados, teniendo en cuenta el medio empleado. - Interpretar las normas de conservación para los diferentes soportes documentales. - Aplicar las normas de conservación para los diferentes soportes documentales.

• Reproducir los documentos autorizados. - Aplicar el conducto regular. - Identificar la prioridad para la reproducción de documentos. - Aplicar las normas institucionales

• Redactar documentos aplicando las normas gramaticales: Semántica, morfología y de sintaxis; las técnicas de digitación y las Normas Técnicas Colombianas vigentes sobre documentación comercial.

- Aplicar las técnicas de digitación para el desarrollo de habilidades y destrezas.



FINANCIEROS

21

- Interpretar las normas generales de redacción. - Identificar las clases de párrafos. - Interpretar las normas gramaticales y de sintaxis. - Aplicar las normas gramaticales y de sintaxis; signos de puntuación, reglas ortográficas, el uso de abreviaturas, acrónimos y las normas de redacción en general, en la construcción de párrafos. - Interpretar las cualidades de la redacción. - Desarrollar velocidad y precisión.

• Redactar documentos teniendo en cuenta el objetivo, el destinatario, el tipo de documento y el protocolo requerido.

- Interpretar las Normas Técnicas Colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos comerciales. - Aplicar las Normas Técnicas Colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos comerciales. - Utilizar vocabulario empresarial, actual.

• Redactar y transcribir documentos aplicando las técnicas de digitación, las Normas Técnicas Colombianas, las de Gestión de la Calidad e institucionales y la legislación vigente, de acuerdo con la tecnología disponible.

- Aplicar las Normas Técnicas Colombianas vigentes para la Elaboración y Presentación de Documentos Comerciales como: Cartas Comerciales; sobres comerciales; Circulares: Interna o general y externa o carta circular; memorandos; actas e informes administrativos; hojas de transmisión por telefax; mensajes telegráficos; certificados y constancias; hojas de vida. - Aplicar las normas de la Organización en cuanto al número de copias y fecha de emisión de cada documento. - Aplicar las técnicas para el plegado e inserción de los documentos de acuerdo con el tamaño y número de folios.

• Elaborar los documentos requeridos en el proceso de compra-venta, aplicando las normas técnicas.

- Identificar los documentos y formatos, manuales o electrónicos, para el proceso de compra-venta. - Digitar formatos y documentos, manuales o electrónicos, del proceso de compra-venta, aplicando las normas técnicas.

• Transcribir actos administrativos, de acuerdo con los requerimientos institucionales, aplicando las normas gramaticales y técnicas.

• Identificar los actos administrativos que se generan en una empresa 4. CRITERIOS DE EVALUACION

• Clasifica cuidadosamente la papelería en cuanto a tamaño y calidad para el proceso de digitación y/o transcripción, de acuerdo con los estándares internacionales.

• Selecciona de manera diligente los sobres en cuanto a clase, tamaño y calidad del papel.

• Crea metódicamente el legajo o carpeta, manual o electrónico, utilizando la papelería, los elementos y equipos requeridos.

• Opera de manera responsable los equipos de digitación y de transcripción. • Realiza rigurosamente la limpieza de los equipos y procura su conservación. • Adopta de manera rigurosa la postura corporal requerida para el desarrollo de



FINANCIEROS

22

habilidades y destrezas durante el aprestamiento con el teclado guía (asdf ñlkj) y el desarrollo de sus funciones.

• Aplica de manera responsable las técnicas de digitación, realizando ejercicios con los alcances superiores e inferiores y de integración con todo el teclado hasta lograr su dominio e incrementando la velocidad y la precisión.

• Digita rigurosamente palabras y frases utilizando letras mayúsculas, según el caso y teniendo en cuenta la velocidad y la precisión en tiempos determinados.

• Interpreta cuidadosamente grafías, signos y símbolos durante el proceso de transcripción para lograr fluidez y exactitud.

• Auto-revisa y corrige responsablemente los ejercicios digitados. • Realiza de manera diligente el cotejo de la transcripción con el documento original,

aplicando los signos de corrección pertinentes. • Conserva de manera metódica las fuentes de transcripción y los documentos

digitados, teniendo en cuenta las normas de conservación, según el soporte. • Reproduce de manera responsable los documentos solicitados, teniendo en cuenta

el conducto regular. • Redacta y elabora de manera responsable documentos empresariales como: Cartas,

circulares, memorandos, actas e informes Administrativos; constancias y certificados; hoja de vida, sobres comerciales, entre otros. aplicando las normas gramaticales y de sintaxis; las de redacción; las técnicas de digitación; las Normas Técnicas Colombianas para la Elaboración y Presentación de Documentos Comerciales y las de Gestión de la Calidad vigentes.

• Pliega diligentemente los documentos, si es necesario, y los inserta en el sobre. • Elabora de manera cuidadosa los formatos y documentos requeridos para el proceso

de compra-venta: Cotización, pedido, factura, remisión, orden de salida, cheque, letra, comprobante de ingreso, comprobante de egreso, entre otros, aplicando la tecnología disponible.

• Identifica de manera crítica la estructura o modelos de actos administrativos para inferir su distribución y presentación: Ley, Decreto, Acuerdo, Resolución, entre otros.

• Elabora meticulosamente actos administrativos, de acuerdo con los requerimientos de la Organización

5. PERFIL TECNICO DEL INSTRUCTOR Requisitos Académicos: • Formación Profesional en áreas de Comunicación Social, Licenciado en Lingüística,

y preferiblemente con Especialización en el área objeto de conocimiento. Experiencia Laboral: • Experiencia laboral relacionada con el sector productivo en el área administrativa, no

menor a dos años. Competencias: • Dominio en la aplicación de normas y técnicas para la elaboración y presentación de

documentos administrativos y en los procesos y procedimientos de asistencias administrativas y archivísticas en las organizaciones.



FINANCIEROS

23




FINANCIEROS

24



250601001 1 Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con la política institucional.


APRENDIZAJE (en horas) 60 horas


25060100101 Proyectar la organización y el desarrollo de las diferentes actividades relacionadas con el recibo, el despacho y el control de los documentos de la organización.

25060100102

Recibir la correspondencia y los documentos producidos por la empresa, teniendo en cuenta el manual de gestión documental, las normas técnicas y las de gestión de la calidad; la legislación vigente, la tecnología y el aplicativo disponible.

25060100103

Despachar los documentos y la correspondencia generados por la empresa, teniendo en cuenta las politicas de la organización, las normas técnicas, las de gestión de la calidad, la legislación vigente, y la tecnología disponible.

25060100104

Operar la tecnología disponible en el trámite de documentos internos y externos teniendo en cuenta la normatividad y políticas en la organización.

25060100105

Verificar los registros de recibo, despacho y control de los documentos de la organización, de acuerdo con la política institucional y la legislación vigente.

25060100106

Verificar la aplicación de las normas técnicas colombianas, gramaticales, de sintaxis, la política institucional, y la legislación vigente en los documentos producidos, despachados y en los procedimientos de recibo de documentos.

3. CONOCIMIENTOS 3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS • Puesto de trabajo:

- Concepto - Componentes - Útiles, elementos y mobiliario.

• Herramientas tecnológicas, manuales o automatizadas, utilizadas tanto para el recibo como para el despacho de documentos.

• Computadores • Aplicativo (Software, Workflow, entre otros) • Impresora de matriz de puntos para radicación de documentos. • Reloj electrónico para radicación • Internet e Intranet y Correo electrónico • Fax, Escáner



FINANCIEROS

25

• Conceptos de: - Gestión documental - Documento - Clases de documentos - Documento de archivo - Documento electrónico de archivo. - Soportes documentales. - Comunicaciones oficiales. - Correspondencia

• Unidades de Información. Concepto. • Unidad de correspondencia.

- Concepto - Objetivos - Misión - Funciones

- Servicios que presta. • Manual de gestión documental. Concepto e importancia • Legislación vigente para trámite de documentos. • Estructura orgánico-funcional de la empresa y de la Unidad de Correspondencia. • Tablas de retención documental. Concepto e importancia. • Canales o medios de ingreso de los documentos: Mensajería, fax, correo tradicional,

correo electrónico, página Web. • Clasificación de la documentación recibida:

- Correspondencia personal. - Folletos, revistas y publicaciones seriadas - Comunicaciones oficiales recibidas: Internas y externas. - Comunicaciones confidenciales recibidas: Internas y externas. - Comunicaciones recibidas por fax. - Comunicaciones recibidas a través de correo electrónico.

• Radicación. Concepto. • Procedimiento, manual o electrónico, para la radicación de documentos recibidos:

Internos y externos. • Interpretación, análisis y síntesis de la información. • Técnicas de lectura • Pautas para resumir. • Procedimiento para el registro de documentos recibidos. • Formatos y software para el registro de los documentos recibidos. • Recordatorio o servicio de alerta de correspondencia. • Distribución. Concepto. • Procedimiento para la distribución de los documentos recibidos. • Conceptos de:

- Seguridad - Salud ocupacional - Normas de seguridad y salud ocupacional, orientadas al recibo de documentos. - Elementos de protección para el desempeño de las funciones.



FINANCIEROS

26

• Conceptos de: - Usuario - Cliente

• Normas de atención al cliente cara a cara y a través de medios tecnológicos, • Fundamentos de gestión de la calidad, en servicio al cliente. • Comunicación. Concepto

- Transmisión de mensajes - Medios y Canales de comunicación.

• Comunicación empresarial. Concepto. • Trabajo en equipo:

- Concepto - Características del trabajo en equipo

• Normas técnicas Colombianas para la elaboración y presentación de documentos. • Normas de gestión de la calidad en la elaboración y presentación de documentos. • Procedimiento para la radicación de documentos producidos por la Organización. • Procedimiento para el registro de documentos producidos por la Organización,

manual o automatizado. • Técnicas de reproducción. • Procedimiento para el despacho de documentos. • Equipos y medios tecnológicos. • Estructura orgánico funcional de la empresa. • Canales o medios de despacho de documentos. • Mensajería. Concepto. • Correo tradicional. • Políticas institucionales en cuanto a mensajería interna y externa. • Consecutivo de Documentos Producidos y Despachados. Concepto. • Legislación vigente • Medios de consulta • Préstamo de documentos (testigo, ficha de afuera para préstamo de documentos). • Recuperación de la documentación prestada. • Fase de descargue de la correspondencia.

- Concepto - Procedimiento

3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO • Alistar los útiles, elementos, equipos y el puesto de trabajo para el recibo y el

despacho de los documentos. • Operar equipos y herramientas tecnológicas, manuales o automatizadas, empleadas

para la recepción y el despacho de documentos, de acuerdo con los manuales de operación.

• Ingresar los documentos para la Organización aplicando el manual de gestión documental, la legislación vigente, la tecnología y el aplicativo disponible.

- Identificar los canales o medios de ingreso de los documentos. - Aplicar los medios de comunicación establecidos por la organización. - Interpretar el manual de gestión documental, en lo relacionado con el recibo de documentos.



FINANCIEROS

27

- Verificar los documentos recibidos de acuerdo con las normas institucionales. - Aplicar el manual de gestión documental, en lo relacionado con el recibo de documentos. - Identificar las tablas de retención documental. - Interpretar la legislación vigente para el recibo de documentos. - Aplicar la legislación vigente para el recibo de documentos. - Interpretar la estructura orgánico-funcional de la empresa. - Interpretar las normas de gestión de la calidad para la recepción de documentos. - Aplicar las normas de gestión de la calidad para la recepción de documentos. - Aplicar la estructura Orgánico-funcional de la empresa. - Clasificar los documentos que ingresan a la Organización de acuerdo con los destinatarios y con la estructura orgánico-funcional. - Distribuir los folletos y publicaciones seriadas, de acuerdo con la política institucional.

• Radicar los documentos que harán parte de la gestión administrativa, de acuerdo con el manual de gestión documental, las normas y la legislación vigente.

- Operar herramientas y equipos tecnológicos, manuales o automatizados, disponibles para el proceso de radicación de los documentos recibidos. - Aplicar los formatos y controles manuales o electrónicos para constatar la recepción de los documentos. - Elaborar formatos para el registro de documentos recibidos. - Analizar e interpretar la información del contenido de los documentos recibidos. - Registrar los documentos recibidos, manual o electrónicamente, teniendo en cuenta el manual de gestión documental, el aplicativo (software) y las normas de gestión de la calidad. - Distribuir los documentos a las dependencias para su trámite administrativo, de acuerdo con el manual de gestión documental y la estructura orgánico-funcional. - Desarrollar actitudes y estrategias de trabajo en equipo. - Aplicar las normas de seguridad y salud ocupacional. - Utilizar los elementos de protección para el desempeño de las funciones.

• Atender a los usuarios de acuerdo con la política institucional, las normas de gestión de la calidad y la tecnología disponible

• Despachar los documentos producidos por la Organización aplicando el manual de gestión documental, las normas técnicas y las de gestión de la calidad, la legislación vigente, la tecnología y el aplicativo disponible.

- Identificar los canales, medios tecnológicos o empresas de correo para el envío de los documentos producidos por la Organización. - Interpretar las normas técnicas colombianas y las de gestión de calidad para la elaboración y presentación de documentos producidos. - Verificar los documentos producidos por la Organización, aplicando las normas técnicas colombianas y las de gestión de la calidad para la elaboración y presentación de los documentos; el manual de gestión documental y la legislación vigente. - Radicar los documentos producidos por la Organización de acuerdo con el manual de gestión documental, la tecnología y el software disponible. - Identificar formatos de registro y control de documentos producidos para su despacho.



FINANCIEROS

28

- Registrar y controlar los documentos producidos por la Organización, para su despacho, aplicando la estructura Orgánico-funcional de la empresa, el manual de gestión documenta, la tecnología y el aplicativo disponible. - Aplicar las normas de calidad durante el registro, despacho y control de los documentos producidos por la Organización. - Enviar los documentos producidos, a través de los canales y medios establecidos por la Organización, aplicando las normas de correo y mensajería, el manual de gestión documental, las normas de gestión de la calidad, la legislación vigente, la tecnología y el aplicativo disponible. - Distribuir las copias para su respectivo archivo. - Conformar y conservar el “Consecutivo de Documentos Producidos y Despachados”, de acuerdo con la legislación vigente. - Controlar el préstamo y la recuperación de los documentos.

• Realizar el recordatorio y cobro de correspondencia a las diferentes dependencias. 4. CRITERIOS DE EVALUACION

• Utiliza cuidadosamente los útiles, papelería, elementos, mobiliario y equipos requeridos para la recepción y despacho de documentos.

• Aplica de manera responsable el manual de operaciones de los equipos requeridos para el recibo y despacho de documentos.

• Opera de manera metódica los equipos y programas (aplicativo) para el recibo y despacho de documentos internos y externos.

• Aplica con responsabilidad los manuales de operación de los equipos utilizados en el proceso de recibo y despacho de documentos.

• Utiliza responsablemente las Tablas de Retención Documental. • Aplica de manera rigurosa los procedimientos, manuales o automatizados y la

normativa vigente para la recepción de los documentos. • Verifica rigurosamente que los documentos recibidos reúnan las condiciones para ser

radicados. • Aplica de manera rigurosa el manual de gestión documental, las normas de gestión

de la calidad y la legislación vigente para el ingreso de los documentos. • Clasifica de manera cuidadosa la documentación recibida. • Radica de manera rigurosa los documentos para la Organización, internos y

externos, aplicando el software, las normas y la legislación vigente. • Analiza e interpreta de manera coherente la información contenida en los

documentos recibidos, para el respectivo registro. • Utiliza de manera responsable los formatos, planillas y software para el registro y

control de los documentos recibidos, teniendo en cuenta las normas de gestión de la calidad y la tecnología disponible.

• Distribuye rigurosamente los documentos a las dependencias encargadas del trámite, de acuerdo con las funciones de cada una.

• Realiza de manera estricta el recordatorio de correspondencia recibida, a las dependencias respectivas aplicando el manual de gestión documental.

• Utiliza responsablemente los elementos de protección, de acuerdo con las normas de seguridad y salud ocupacional durante el desempeño de sus funciones.

• Aplica de manera cuidadosa la comunicación empresarial y las estrategias de atención al cliente cara a cara y a través de medios tecnológicos, de acuerdo con la



FINANCIEROS

29

tecnología disponible. • Participa activamente en la solución de situaciones problémicas, en equipo de trabajo

con otros compañeros. • Verifica rigurosamente que los documentos reúnan las condiciones para ser

radicados, registrados y despachados, de acuerdo con el manual de gestión documental, las normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de documentos y las de gestión de la calidad.

• Aplica de manera cuidadosa el procedimiento, manual o automatizado, para la radicación de los documentos por despachar, utilizando la tecnología y el aplicativo disponible.

• Registra con responsabilidad los documentos internos y externos por despachar, aplicando el manual de gestión documental y la tecnología disponible.

• Distribuye oportunamente las copias de los documentos por enviar de acuerdo con las normas internas y la legislación vigente.

• Conserva responsablemente las copias de los documentos enviados de acuerdo con las normas de la Organización y la legislación vigente.

• Aplica cuidadosamente técnicas de plegado y embalaje para el despacho de los documentos, de acuerdo con las normas técnicas y las de correo y mensajería.

• Realiza rigurosamente el descargue de los documentos trasladados a las dependencias responsables de su trámite, de acuerdo con el manual de gestión documental.

5. PERFIL TECNICO DEL INSTRUCTOR Opción 1: Requisitos Académicos: • Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación o Archivística;

Licenciado en idiomas y Lingüística, Español.

Experiencia Laboral: • Experiencia laboral relacionada con el sector productivo en Comunicaciones, y áreas

administrativas, no menor a seis meses. Competencias: • Con conocimientos en el manejo de normas técnicas para la producción de

documentos, el manejo de sistemas de información y las normas de Gestión de la Calidad.

Opción 2: Requisitos Académicos: • Tecnólogo en gestión o administración documental; o seis semestres en ciencias de

la información y la documentación, o seis semestres en sistemas de la información y la documentación; administrador de empresas, licenciado en educación con énfasis en archivística y ejecución de programas de gestión documental.



FINANCIEROS

30

Experiencia Laboral: • Experiencia laboral relacionada con el sector productivo en comunicaciones y áreas

administrativas, no menor a un año. Competencias: • Dominio en el manejo de archivos, aplicación de normas y legislación vigente en

archivos; herramientas técnicas y tecnológicas para la administración y conservación de la documentación y la información de los archivos.

• Evaluado y certificado en la competencia laboral: tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con la política institucional.




FINANCIEROS

31



250601002 1 Organizar los documentos de archivo de acuerdo con su ciclo de vida, la normatividad vigente y las condiciones institucionales.



360 horas



25060100201

Proyectar de la unidad de información, teniendo en cuenta los principios archivisticos, los documentos de archivo, la normatividad vigente y los elementos de la Administración.

25060100202

Clasificar los documentos de archivo aplicando los principios archivísticos, normas de seguridad y salud ocupacional, normas y técnicas de preservación y conservación documental, y la legislación vigente.

25060100203

Ordenar los documentos de archivo, de acuerdo con el sistema establecido por la organización, la normatividad vigente, y el sistema de gestión de la calidad.

25060100204

Archivar los documentos teniendo en cuenta las tablas de retención y de valoración documental, los principios archivísticos, las normas técnicas y la legislación vigente.

25060100205

Elaborar instrumentos de descripción documental, teniendo en cuenta las normas técnicas, la tecnología disponible y la política institucional, para la posterior recuperación de la información.

25060100206

Verificar la aplicación de los principios, normas técnicas, procedimientos archivísticos, política institucional y la legislación vigente durante la organización de los documentos de archivo.

25060100207

Elaborar y aplicar las tablas de retención documental teniendo en cuenta principios técnico-tecnológicos de archivística, normas institucionales y la legislación vigente.

25060100208 Organizar fondos documentales acumulados de acuerdo con los principios, normas y técnicas archivísticas y la legislación vigente.

3. CONOCIMIENTOS 3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS • Antecedentes históricos de los archivos.

- Los archivos a través de la Historia en:

- El mundo, América Latina y Colombia • Ciencias auxiliares de la archivística.

- Paleografía, Diplomática, Sigilografía, Heráldica, Historia, Genealogía, Cronología, Onomástica, Metrología, Informática, Biblioteconomía, y Documentación



FINANCIEROS

32

• Administración - Definición - Pensamiento filosófico de la Administración

- Platón - Aristóteles (La República)

- Momentos de la Revolución Industrial y el Pensamiento Administrativo. - Teorías y Escuelas Administrativas. (Enfoques)

- Teorías Clásica (Fayol), Científica (Taylor), Relaciones Humanas (Elton Mayo), Teoría Burocrática y Estructuralista. - Teoría Neoclásica, de los Sistemas y Matemática - Teoría del Desarrollo Organizacional.

- Proceso administrativo - Planeación

- Tipos de Planes - Principios - Programación - Herramientas de Planeación - Planeación Estratégica: Misión, Visión, Valores Corporativos. - DOFA, POAM, PCI

- Organización - Formal e Informal - Estructuras de la Organización - Organigramas, tipos: Lineal, Funcional, Línea-Staff, Departamentalización, Matricial, Proyectos y Unidades Estratégicas de Negocios.

- Dirección - Motivación - Liderazgo - Comunicación - Trabajo en Equipo. Concepto e importancia. - Estilos de Dirección - R. Lickert - B. Mouton

- Control - Tipos de Control - Clases de Control - Características - Fases del Control

• Manual de Funciones • Manual de Procesos y Procedimientos. • Manual de Gestión Documental • Estructura Orgánico-Funcional:

- Codificación • Administración de Unidades de Información.

- Concepto de Unidades de información - Importancia - Ubicación en el organigrama



FINANCIEROS

33

- tipos - Centros de Documentación - Bibliotecas - Museos - Archivos

- Concepto - Importancia para:

- La historia, La ciencia, Las Organizaciones - Actividades administrativas en una Unidad de Información - Clima organizacional - Presupuesto de la Unidad de Información. - Técnicas y herramientas tecnológicas y administrativas. - Perfil del administrador de una Unidad de Información. - Funciones del encargado de Archivo. - Perfil profesional del encargado de Archivo.

• Archivos técnicos - Concepto - Características - Importancia

• Desarrollo de la profesión del Archivista en Colombia. - Código de Ética del Archivista

• Tablas de Retención Documental - Definición - Normatividad - Conceptos de:

- Comité de Archivo, Archivo, Documento - Documento de archivo

- Características - Tipología

- Procedimiento para elaborar las tablas de retención documental. - Ciclo vital de los documentos. - Inventario documental. - Cuadro de clasificación documental.

• Directrices para la disposición final de los documentos. - Conceptos de:

- Conservación total - Eliminación - Selección - Microfilmación - Digitalización

• Técnicas de expresión oral y escrita. • Análisis e interpretación de información. • Divulgación de eventos de capacitación:

- Tecnología Web - Videos, entre otros - Tipos de divulgación: masivos y personales.



FINANCIEROS

34

• Normas y procedimientos institucionales. • Normas de seguridad y salud ocupacional en la organización documental. • Normas y principios de gestión de la calidad en la organización documental. • Sistema de Gestión de la Calidad en los archivos

- Concepto de gestión de la calidad - Documentación del sistema de gestión de la calidad - Manual de Gestión de la Calidad

- Contenido - Procedimientos

- Registros • Procedimiento para la Clasificación Documental.

- Concepto - Fundamentos y principios archivísticos. - Pasos metodológicos - Agrupaciones documentales: Fondo, sección, subsección, serie, subserie documental. - Cuadros de clasificación Documental.

• Archivos personales. - Concepto - Importancia

• Soportes documentales - Concepto - Clases

• Proceso de ordenación - Definición - Importancia

• Políticas institucionales • Principios de Ordenación:

- Procedencia - Orden original

• Expediente - Concepto - Conformación Sistemas de Ordenación: - Alfabético:

- Onomástico, Toponímico, Temático. - Numérico:

- Consecutivo - Decimal - Cronológico

• Procedimiento para la formación de archivos según el ciclo vital de los documentos: - Archivo de Gestión - Archivo Central - Archivo histórico - Programa de Gestión Documental: Concepto, Producción, Recepción, Distribución, Trámite y Organización

• Procedimiento para la consulta y préstamo de documentos.



FINANCIEROS

35

- Normas - Instrumentos

• Conceptos de: - Descripción documental - Descriptor

• Procedimiento para la descripción documental. - Concepto - Objetivos - Instrumentos - Nivel de descripción - Características de los documentos: intrínsecas y extrínsecas.

• Reglas de descripción - De lo general a lo específico - Información según el nivel de descripción. - Interconexión de las descripciones.

• Legislación • Elementos de descripción

- Área de identificación - Área de contexto - Área de contenido y estructura - Área de condiciones de acceso y utilización. - Área de documentación asociada. - Área de notas

• Instrumentos de descripción - Inventarios - Guías generales y específicas - Catálogos - Índices - Censos

• Conceptos de: - Fondos abiertos, Fondos cerrados y Fondos acumulados

• Tabla de Valoración Documental - Concepto - Importancia

• Organización de fondos acumulados - Compilación de información institucional. Actos administrativos e historia de la Organización. - Marco teórico y normatividad - Diagnóstico Documental - Concepto - Instructivo para la ejecución del diagnóstico documental. - Identificación - Infraestructura física del archivo. - Características de la Documentación. - Estado físico y nivel de la organización de la documentación. - Estado de los depósitos y muebles de archivo.



FINANCIEROS

36

- Sistemas de almacenamiento. - Tipos de soportes - Propuesta de las acciones que se deben seguir sobre procesos archivísticos. - Plan de trabajo archivístico - Fase Operativa: Principios y procesos archivísticos.

• Valoración • Formato Tabla de Valoración Documental. • Instructivo para diligenciar la Tabla de Valoración Documental. • Conceptos de:

- Preservación de documentos - Conservación de documentos. - Principales factores de deterioro en los bienes documentales:

- Ambientales - Bióticos - Desastres - Antropogénicos

• Depósitos de archivo - Definición, Principios, Condiciones estructurales, Ubicación, Estructura, Capacidad, Consistencia, Distribución, Condiciones de seguridad, Instalaciones eléctricas, Instalaciones hidráulicas.

- Equipos para atención de desastres, Alarmas contra incendios, Condiciones funcionales

- Espacios físicos, Distribución de muebles, Acceso - Condiciones ambientales y técnicas: Según soportes documentales, Ventilación, Iluminación, Seguridad, Mantenimiento, Estantería, Características, Distribución, Muebles,

- Gran formato - Verticales - Otros formatos

- Equipos, Manuales, Mecánicos y Electrónicos - Especificaciones técnicas de las unidades de conservación.

- Cajas, y Carpetas • Seguridad de la información:

- Normas de seguridad - Programa de protección

• Manual de gestión Documental. • Legislación vigente • Normas de Gestión de la Calidad. 3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO • Elaborar las Tablas de Retención Documental, de acuerdo con las normas y la

legislación vigente. - Interpretar la actividad archivística a través del tiempo. - Interpretar las Teorías y Escuelas de la Administración. - Interpretar el proceso administrativo para la administración de Unidades de Información. - Interpretar la estructura orgánico-funcional de la Organización.



FINANCIEROS

37

- Identificar la estructura de la Unidad de Información. - Interpretar los manuales de funciones, de procesos y procedimientos de la Organización y los de la Unidad de Información. - Identificar el clima organizacional. - Realizar actividades en equipo de trabajo. - Identificar funciones, tipología documental y usuarios de las diferentes unidades de información. - Identificar las funciones del encargado de Archivo. - Describir el perfil profesional del encargado de Archivo. - Interpretar las técnicas y herramientas tecnológicas y administrativas. - Aplicar las técnicas y herramientas tecnológicas y administrativas en el quehacer archivístico. - Administrar la Unidad de Información. - Investigar sobre la historia de la Organización y fuentes documentales. - Analizar e interpretar la información recolectada. - Interpretar la legislación para la elaboración de las Tablas de Retención Documental. - Conformar el Comité de Archivo teniendo en cuenta la normativa vigente. - Interpretar el concepto de inventario, cuadro de clasificación documental y ciclo vital de los documentos. - Interpretar las directrices para la disposición final de los documentos. - Presentar las Tablas de Retención Documental. - Diseñar el instructivo para la aplicación de las tablas de retención documental. - Promulgar el acto administrativo de adopción e implementación de las tablas de retención documental. - Interpretar las normas de seguridad y salud ocupacional en lo relacionado con la organización documental. - Aplicar las normas de seguridad y salud ocupacional en la organización documental. - Interpretar las normas y principios de gestión de la calidad relacionados con la organización documental. - Aplicar normas y principios de gestión de la calidad en la organización documental.

• Clasificar los documentos de acuerdo con las funciones y/o procesos de las unidades administrativas de la Organización, aplicando la normatividad, principios archivísticos y ciclo vital de los documentos. - Interpretar el concepto de Gestión de la Calidad y los documentos que definen el sistema. - Aplicar los requisitos de la documentación para el sistema de gestión de la calidad. - Analizar e interpretar información. - Interpretar las normas y principios archivísticos. - Identificar las unidades administrativas y sus funciones. - Identificar las agrupaciones documentales, teniendo en cuenta la estructura orgánico-funcional: Fondo, sección, Subsección, Serie, subserie documental. - Identificar los tipos documentales de cada serie o subserie de la Unidad Administrativa.



FINANCIEROS

38

- Aplicar las normas y principios archivísticos. - Elaborar el cuadro de clasificación documental. - Identificar los archivos personales. - Controlar la manipulación de los documentos. - Interpretar y aplicar Tablas de Retención Documental.

• Ordenar las unidades documentales de cada serie y subserie, de acuerdo con los procesos establecidos, sistema de Gestión de la Calidad y Normatividad vigente. - Diseñar la metodología para el desarrollo del proyecto de investigación. - Elaborar el cronograma para el desarrollo del proyecto. - Relacionar entre sí las unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. - Verificar que los tipos documentales correspondan a las series y subseries, de acuerdo con las Tablas de Retención Documental. - Conformar series y subseries, según lo establecen las Tablas de Retención Documental. - Identificar y aplicar los sistemas de ordenación, de acuerdo con las necesidades. - Aplicar los principios archivísticos en la ordenación documental. - Conformar y abrir los expedientes. - Rotular expedientes - Organizar las series y los tipos documentales de acuerdo con la metodología. - Archivar los documentos teniendo en cuenta las series y subseries respectivas. - Foliar los tipos documentales archivados en la unidad de conservación.

• Aplicar el ciclo vital de los documentos, las normas y la legislación vigente, en la conformación de los archivos. - Identificar los documentos que se conservan en cada fase del archivo. - Normalizar el acceso a los documentos en cada fase. - Establecer los controles de entrada, salida y acceso de los documentos en cada fase.

• Describir los documentos de acuerdo con la normatividad vigente, los niveles de descripción, sistemas de gestión de calidad y las políticas de la Organización.

- Interpretar las normas técnicas, las políticas de la Organización y la normativa vigente para la descripción documental. - Analizar la información de acuerdo con las normas vigentes. - Identificar e interpretar procesos normalizados, sobre descripción documental. - Identificar los niveles de descripción. - Definir los niveles de descripción. - Diseñar y diligenciar instrumentos de descripción documental.

• Organizar fondos acumulados, de acuerdo con las normas, necesidades de la Organización y la legislación vigente. - Interpretar la normatividad para la elaboración de las tablas de Valoración Documental. - Investigar sobre la historia de la Organización y fuentes documentales. - Consultar e interpretar el manual de procesos y procedimientos; formas o formatos regulados y el manual de funciones. - Interpretar el instructivo para la ejecución del diagnóstico. - Elaborar el diagnóstico



FINANCIEROS

39

- Analizar e interpretar los datos relativos al estado de conservación de la documentación. - Elaborar la propuesta de las acciones que se deben seguir sobre procesos archivísticos. - Identificar y diligenciar el formato de tablas de valoración documental, de acuerdo con el instructivo. - Elaborar Tablas de Valoración Documental. - Aplicar las Tablas de Valoración Documental.

• Determinar los depósitos, muebles, equipos y unidades de conservación de documentos de acuerdo con las normas y legislación vigente, teniendo en cuenta la proyección periódica de transferencias documentales. - Interpretar las normas y la legislación vigente sobre depósitos, muebles, equipos y unidades de conservación de documentos. - Proyectar espacios de acuerdo con los procesos de transferencias documentales. - Definir la ubicación de los depósitos de archivo. - Analizar los aspectos estructurales de capacidad, almacenamiento y distribución para la conservación documental. - Identificar las condiciones de seguridad, funcionales, ambientales y técnicas de los depósitos de archivo. - Identificar estanterías, muebles y equipos requeridos en los depósitos de archivo.- Aplicar las especificaciones técnicas de las unidades de conservación documental. - Identificar las normas de seguridad y programas de protección de la información. - Aplicar el manual de gestión documental, la legislación vigente y norma de gestión de la calidad en la preservación y conservación de los documentos y de la información. - Aplicar las políticas de la Organización y la legislación vigente para la preservación y conservación documental. - Diagnosticar el estado de conservación de los archivos. - Programar acciones de conservación preventiva. - Ejecutar y controlar los programas de conservación preventiva. - Identificar medios y técnicas para la conservación y preservación documental. - Aplicar medios y técnicas para la conservación y preservación documental. - Interpretar y aplicar especificaciones técnicas de las unidades de conservación documental. - Verificar condiciones de las unidades de conservación.

• Recuperar la información a través de los instrumentos de descripción documental y utilización de las nuevas tecnologías. - Utilizar los instrumentos de descripción documental y aplicar las nuevas tecnologías para el proceso de búsqueda, recuperación y reproducción de la información. - Proporcionar documentación e información de acuerdo con las normas y la legislación vigentes.

4. CRITERIOS DE EVALUACION • Identifica y relaciona objetivamente las ciencias auxiliares de la Archivística, teniendo

en cuenta el aporte que éstas le hacen a los archivos.



FINANCIEROS

40

• Aplica de manera analítica la definición de Administración, el pensamiento filosófico de la administración, los momentos de la Revolución Industrial y el Pensamiento Administrativo.

• Aplica de manera responsable las etapas del proceso administrativo. • Describe con seguridad las actividades administrativas de las unidades de

información, de acuerdo con sus características. • Utiliza objetivamente los archivos administrativos de los técnicos-especializados, de

acuerdo con la misión institucional. • Aplica de manera crítica el Código de Ética del Archivista. • Interpreta críticamente las directrices para la disposición final de los documentos de

archivo. • Elabora y presenta con responsabilidad las Tablas de Retención Documental y el

instructivo para su aplicación, de acuerdo con las normas establecidas y la legislación vigente.

• Aplica responsablemente la metodología en la divulgación y capacitación sobre Tablas de Retención Documental y del instructivo para su ejecución.

• Aplica responsablemente las normas de gestión de la calidad, de seguridad y salud ocupacional, utilizando los equipos y elementos archivísticos; y de protección personal.

• Aplica rigurosamente los requisitos de la documentación para el sistema de gestión de la calidad.

• Aplica metódicamente los principios archivísticos para la clasificación documental, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional, las Tablas de Retención Documental, las normas y la legislación vigente.

• Aplica objetivamente las agrupaciones documentales de la Organización y elabora el cuadro de clasificación documental.

• Aplica rigurosamente los principios y sistemas de ordenación documental de acuerdo con las políticas institucionales y la legislación vigente.

• Comprende de manera crítica el proceso para la conformación y ordenación interna del expediente, tipo libro.

• Aplica de manera responsable los conceptos de archivo de gestión, archivo central, archivo histórico, de acuerdo con el ciclo vital de los documentos.

• Desarrolla objetivamente el Programa de Gestión Documental, su incidencia en las Organizaciones y los procedimientos de producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta y disposición final de los documentos.

• Conforma responsablemente los archivos según el ciclo vital de los documentos. • Elabora, diseña y diligencia responsablemente instrumentos de descripción

documental, teniendo en cuenta las normas y la legislación vigente. • Describe de manera cuidadosa el contenido del fondo documental y las unidades de

conservación, utilizando los instrumentos de descripción documental requeridos, de acuerdo con sus características y necesidades.

• Aplica objetivamente el concepto, marco teórico y normatividad, sobre fondos acumulados y tablas de valoración documental.

• Elabora de manera responsable el plan de trabajo archivístico, de acuerdo con los resultados del diagnóstico documental.



FINANCIEROS

41

• Aplica de manera responsable los principios y procesos archivísticos en la organización del fondo documental: Clasificación, Ordenación y Descripción, teniendo en cuenta la depuración, foliación y almacenamiento de la documentación en buen estado.

• Aplica responsablemente el proceso de conservación documental, teniendo en cuenta las Tablas de Retención y de Valoración Documental.

• Aplica de manera crítica los conceptos de preservación y conservación documental. • Identifica cuidadosamente los factores de deterioro en los bienes documentales. • Selecciona con compromiso los depósitos, las condiciones ambientales, el

mobiliario, los equipos, elementos y útiles de archivo, para la conservación y seguridad de la información, de acuerdo con la normatividad vigente.

5. PERFIL TECNICO DEL INSTRUCTOR Opción 1: Requisitos Académicos: • Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación, Sistemas de la

Información y la Documentación; Administrador de Empresas, Licenciado en Educación con énfasis en Archivística y ejecución de programas de gestión documental.


administrativas, no menor a seis meses. Competencias: • Dominio en el manejo de Archivos, aplicación de normas y legislación vigente en


Opción 2: Requisitos Académicos: • Tecnólogo en Gestión o Administración Documental; o seis semestres en Ciencias

de la Información y la Documentación, o seis semestres en Sistemas de la Información y la Documentación; Administrador de Empresas, Licenciado en Educación con énfasis en Archivística y ejecución de programas de gestión documental.






FINANCIEROS

42

• Evaluado y certificado en la competencia laboral: organizar los documentos de archivo de acuerdo con su ciclo de vida, la normatividad vigente y las condiciones institucionales.




FINANCIEROS

43



210101005 1 Dirigir el talento humano según necesidades de la organización.



140 horas



21010100501 Coordinar el talento humano de acuerdo con los objetivos, estrategias e indicadores de gestión según tiempos y recursos.

21010100502

Realizar el entrenamiento y el seguimiento del talento humano de la efectividad del desempeño en el puesto de trabajo según planes de mejoramiento establecidos por la organización.

21010100503 Evaluar la gestión del talento según niveles de rendimiento, normas y procedimientos establecidos por la organización.

21010100504 Analizar los resultados de la evaluación según técnicas establecidas y metas de la organización.

3. CONOCIMIENTOS 3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS • Objetivos, metas, estrategias y políticas organizacionales • Principios y valores de la organización • Dirección del talento humano • Conocimientos y competencias requeridas en cada cargo y función • Perfil del talento humano • Políticas laborales • Objetivos y estrategias en los procesos de aprovisionamiento, producción y

distribución • Funciones: tipos, resultados esperados en cada función • Diagnósticos • Planes de mejoramiento • Deficiencias en el rendimiento • Programación de actividades • Recursos y medios requeridos para el desarrollo de las funciones • Monitoreo y seguimiento del desarrollo de las actividades • Empoderamiento • Clima organizacional • Manejo de la comunicación • Toma de decisiones • Trabajo en equipo • Normas de seguridad y salud ocupacional • Instrumentos de evaluación de rasgos y conductas • Estándares de calidad en el desarrollo de los procesos



FINANCIEROS

44

• Indicadores de gestión • Áreas de rendimiento • Variables de medición de rendimientos. 3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO • Programar el talento humano de acuerdo con las necesidades de las unidades de

negocio • Realizar el entrenamiento y la capacitación del talento humano teniendo en cuenta

los principios y valores de la organización • Dirigir el talento humano según actividades programadas, disponibilidad de tiempo y

recursos • Realizar planes de salud y seguridad ocupacional de acuerdo con las normas y

políticas de la organización • Estimular los buenos resultados del recurso humano reconociendo y retribuyendo su

desempeño • Evaluar las relaciones interpersonales y el comportamiento del talento humano • Evaluar el comportamiento del talento humano, su sentido de pertenencia y su

creatividad según el nivel de servicio establecido y los estándares de calidad • Analizar la evaluación de la gestión de procesos, tareas y nivel de servicio,

identificando las variables de gestión y áreas de rendimiento según lasa normas y procedimientos establecidas.

• Evaluar la creatividad y la toma de decisiones según indicadores de gestión. • Evaluar la calidad del desarrollo de los procesos según normas y procedimientos • Analizar los resultados de la gestión del recurso humano según metas

organizacionales y técnicas de medición • Verificar el cumplimiento del desarrollo del talento humano de acuerdo con las

estrategias y los objetivos • Medir el rendimiento del recurso de acuerdo con los indicadores de gestión y los

objetivos, dentro de los periodos establecidos • Identificar las debilidades y fortalezas del talento humano por medio de las técnicas

establecidas 4. CRITERIOS DE EVALUACION

• Reconoce en detalle las necesidades de recursos humanos requeridas en los procesos empresariales a partir de las funciones de los procesos de la cadena de abastecimiento teniendo en cuenta las capacidades cognitivas, procedimentales y actitudinales necesarias para cada cargo y función.

• Plantea idóneamente planes y programas de entrenamiento y capacitación de acuerdo con el diagnostico de las necesidades de capacitación y entrenamiento de la fuerza laboral y los principios y valores de la organización

• Genera ideas para innovar y solucionar problemas en la organización mediante el fomento del trabajo en equipo como estrategia de interacción grupal e interpersonal de acuerdo con las normas de seguridad y Políticas de la organización.

• Interpreta cuidadosamente las políticas de contratación de personal según las características principales de los diferentes enfoques en la administración de personal.

• Planifica adecuadamente las actividades inherentes a los cargos, durante un periodo



FINANCIEROS

45

de tiempo dado, de acuerdo con las responsabilidades individuales o grupales. • Identifica las áreas de rendimiento del recurso humano y las características

actitudinales susceptibles de ser evaluadas de acuerdo a las a las actividades programadas.

• Interpreta los resultados de las evaluaciones de desempeño de acuerdo con los estándares y normas de calidad e indicadores de gestión en las diferentes tareas, procesos y procedimientos analizando las variables de medición del rendimiento del talento humano.

• Diseña los planes de mejoramiento, reentrenamiento y capacitación para el mejor desempeño del talento humano según políticas de la organización.

5. PERFIL TECNICO DEL INSTRUCTOR Requisitos Académicos: • Formado y certificado en la titulación docencia. • Profesional en programas de formación relacionados con los procesos de

Distribución física internacional, tales como: Ingeniero industrial, alimentos, administradores de empresa y ciencias afines (Opción1), Tecnólogo en Logística (Opción 2), Seis semestres o su equivalente en Ingeniería industrial . (Opción 3) o profesiones afines, Certificación en la titulación de gestión logística en la cadena de abastecimiento (opción 4).

Experiencia Laboral: • Con experiencia laboral en el desarrollo de actividades relacionadas con procesos

de Distribución Física Internacional, de acuerdo con las siguientes opciones: Opción 1: Veinticuatro (24) meses de Experiencia: de los cuales Dieciocho (18) meses estarán relacionados con el ejercicio de la profesión u oficio objeto de la formación profesional y Seis (6) meses en labores de docencia en gestión logística de la distribución física internacional.

• Opción 2: Treinta y seis (36) meses de Experiencia: de los cuales Treinta (30) meses

estarán relacionados con el ejercicio de la profesión u oficio objeto de la formación profesional y Seis (6) meses en labores de docencia en gestión logística de la distribución física internacional.

Competencias: • Gestionar procesos logísticos en la cadena de suministros • Dirigir el talento humano según necesidades de la organización. • Trabajo en equipo. • Manejo de tecnologías de la información y la comunicación. • Formulación, ejecución y evaluación de proyectos.



FINANCIEROS

46



210601009 2 Generar propuestas de mejoramiento del ambiente organizacional de acuerdo con la función de la unidad administrativa.



140 horas



21060100901

Diagnosticar el estado del clima organizacional teniendo en cuenta aspectos como: El ambiente de trabajo y el desarrollo humano, los procesos y procedimientos y el cumplimiento de las políticas organizacionales, con los instrumentos diseñados y aprobados para tal fin.

21060100902 Formular programas de mejoramiento organizacional de acuerdo con los resultados obtenidos en el diagnóstico.

21060100903

Implementar las propuestas de mejoramiento de las relaciones interpersonales y laborales de acuerdo con las políticas de la organización y prever los recursos para el plan teniendo en cuenta las necesidades de la organización.

21060100904

Evaluar los resultados obtenidos del diagnostico y de la implementación del plan de mejoramiento de acuerdo con las políticas de la organización, normas vigentes y el sistema de gestión de la calidad.

21060100905

Garantizar que el clima organizacional sea propicio para el cumplimiento de las actividades laborales, las políticas organizacionales y el desarrollo del talento humano, mediante las propuestas de mejoramiento del clima organizacional, de acuerdo con los resultados obtenidos.

3. CONOCIMIENTOS 3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS • Clima Organizacional. Concepto

- Empresa: misión, visión, estructura, políticas, estrategias, funciones y procesos - Normas de la Organización - Cultura organizacional - Proceso administrativo

• Diagnóstico del Clima Organizacional - Concepto - Medición del clima laboral

• Fuentes de información - Primarias - Secundarias

• Criterios de selección de información para los programas de mejoramiento del clima organizacional.



FINANCIEROS

47

• Técnicas para el procesamiento de la información. • Instrumentos de diagnóstico del clima organizacional:

- Tipos - Características - Técnicas: Cuestionarios, entrevistas, observación directa, análisis

documental y dinámicas de grupo. • Metodología para estructurar instrumentos de evaluación del clima organizacional:

- Análisis de la población objetivo - Aspectos por evaluar - Tipos de preguntas - Extensión del formulario - Ordenamiento - Proceso de organización de los aspectos que se van a evaluar: Generales y

específicos • Procesos de pensamiento: Análisis, síntesis, argumentación y proposición • Planeación: Concepto y elementos • Etapas de la Planeación: Proceso de planeación, proceso de control y ciclo para el

mejoramiento de procesos PHVA. • Objetivos: Definición, clasificación y redacción • Técnicas de planeación: Análisis del competidor, técnicas de pronósticos, diagrama

de proceso y flujo y gráficas de Gantt y CPM. • Principios básicos para administrar el tiempo y los recursos • Planes de Mejoramiento

- Metodología - Componentes

• Diseño de propuestas de mejoramiento del clima organizacional • Manual de Funciones • Estrategias y políticas empresariales • Verificación

- Técnicas, Concepto, Importancia y Procedimiento - Verificación del cumplimiento del objetivo - Indicadores: Fuentes de verificación y etapas para el establecimiento de

indicadores - Procedimiento para la elaboración de preguntas o enunciados - Instrumentos de verificación

• Resultados: Concepto y clases: Tangibles e intangibles • Evaluación de los objetivos propuestos frente a los resultados obtenidos • Evaluación: Concepto, importancia y proceso de aplicación • Tipos de evaluación: Cualitativa y cuantitativa • Factores de evaluación: Comunicación, ambiente de trabajo, calidad de vida laboral,

motivación, trabajo en equipo, participación en la toma de decisiones, identificación y compromiso, estilos de supervisión. Relaciones Interpersonales: Concepto, Normas de convivencia y valores humanos. La dimensión humana en las organizaciones de hoy y sentido de pertenencia.

• Normas de Gestión de la Calidad



FINANCIEROS

48

- Concepto - No conformidades - Acciones correctivas - Registros.

• Criterios de evaluación sobre: - Calidad, Pertinencia, Impacto

• Recomendaciones de: - Fusión - Innovación - Mantenimiento

• Normas técnicas para la elaboración y presentación de informes escritos 3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO • Proponer ideas para el diseño de instrumentos para la realización del diagnóstico del

clima organizacional de acuerdo con el objetivo que se persigue - Identificar el tipo de organización: Misión, visión, estructura, políticas, estrategias

y procesos que trata. - Interpretar los conceptos de cultura organizacional y clima organizacional - Definir las fuentes de información para el estudio del clima organizacional - Seleccionar la técnica y el instrumento para identificar el clima organizacional - Proponer las variables que se van a considerar en el instrumento.

• Estructurar ideas con criterios concisos y claros de acuerdo con las normas de la organización. - Aplicar los pasos para determinar la estructura del instrumento de evaluación. - Categorizar las ideas de acuerdo con el proceso de desarrollo de los aspectos

que se van a evaluar. - Diseñar el instrumento de evaluación del clima organizacional - Aplicar el instrumento en el área indicada - Analizar la información para diagnosticar el clima organizacional - Identificar el estado del clima organizacional - Comparar el objetivo institucional frente al clima organizacional - Argumentar la necesidad de mejoramiento del clima organizacional

• Verificar que las ideas propuestas logren el mejoramiento de las relaciones interpersonales y laborales. - Analizar los contenidos de acuerdo con el objetivo planteado - Realizar prueba piloto del instrumento en la Unidad Administrativa - Ajustar las inconsistencias encontradas en la verificación.

• Establecer el tiempo y los recursos teniendo en cuenta las necesidades de la Organización - Identificar el concepto y las etapas del proceso de planeación - Aplicar los principios básicos de administración del tiempo en la planeación de los

resultados de las propuestas de mejoramiento. - Planear metas a corto, mediano y largo plazo, definiendo acciones concretas de

mejoramiento. - Evaluar los resultados del plan de mejoramiento

• Implementar y controlar las ideas propuestas que tengan en cuenta las características del individuo y de la Organización.



FINANCIEROS

49

- Caracterizar a los trabajadores de la Unidad Administrativa o de la Organización, según el caso.

- Elaborar la propuesta de mejoramiento del clima organizacional • Verificar los resultados de las ideas propuestas en relación con el clima

organizacional - Interpretar los resultados - Elaborar el instrumento de verificación - Establecer los indicadores - Verificar metas cumplidas y actividades por realizar - Establecer los beneficios alcanzados - Establecer las no conformidades - Registrar las acciones correctivas propuestas

• Evaluar el seguimiento de los resultados de acuerdo con las normas y políticas de la Organización - Definir los criterios de evaluación de resultados - Contrastar el seguimiento con los resultados obtenidos - Analizar las actividades de mejoramiento frente a las propuestas. - Elaborar conclusiones y recomendaciones al plan de mejoramiento del clima

organizacional basándose en los resultados obtenidos en su evaluación. 4. CRITERIOS DE EVALUACION

• Fomenta los valores humanos en la organización de acuerdo con las normas de convivencia establecidas por la Organización.

• Evalúa los resultados obtenidos en el diagnóstico teniendo en cuenta el objetivo que se persigue.

• Aplica críticamente el concepto de empresa, estructura, función, clima y cultura organizacional, fuentes y criterios de información.

• Aplica rigurosamente los criterios para seleccionar las fuentes de información • Utiliza objetivamente la información pertinente para un estudio de clima

organizacional. • Argumenta con compromiso las necesidades de mejoramiento del clima

organizacional. • Redacta metódicamente los objetivos para un estudio de clima organizacional • Emplea rigurosamente la metodología para estructurar y diseñar un instrumento de

evaluación del clima organizacional. • Diagnostica con objetividad la situación actual del clima organizacional • Aplica rigurosamente las etapas, los principios básicos y las técnicas de planeación • Aplica objetivamente la técnica para establecer el tiempo requerido en la obtención

del mejoramiento del clima organizacional. • Aplica objetiva y responsablemente los instrumentos para establecer el diagnóstico. • Propone responsablemente un plan de mejoramiento para una Unidad

Administrativa o para la Organización, según el caso. • Implementa el plan de mejoramiento para una Unidad Administrativa o para la

Organización, según el caso • Aplica los indicadores establecidos para la verificación, del plan de mejoramiento de

acuerdo con el diagnostico y las necesidades establecidas en la organización • Verifica con honestidad los resultados frente a los objetivos de un programa de



FINANCIEROS

50

mejoramiento organizacional. • Analiza con sentido crítico los resultados, sobre los beneficios de las ideas en

relación con el clima organizacional. • Aplica objetivamente los procedimientos de evaluación del clima organizacional de

las unidades administrativas. • Aplica rigurosamente los criterios de evaluación de los Programas de Mejoramiento • Evalúa objetivamente los resultados teniendo en cuenta las causas que los

originaron. • Recomienda objetivamente la fusión, la innovación o el mantenimiento del estado

del Clima Organizacional. • Aplica los resultados obtenidos en el diagnostico y actividades a los Programas de

Mejoramiento del Clima Organizacional, y solución de las no conformidades. 5. PERFIL TECNICO DEL INSTRUCTOR

Requisitos Académicos: • Formación Profesional en áreas de Ingeniería Industrial, Administración o Psicología

preferiblemente con Especialización en áreas descritas. Experiencia Laboral: • Experiencia laboral relacionada con el sector productivo, no menor a dos años. Competencias: • Conocimientos en organización y métodos, competencias laborales y

comportamentales, sistemas de información, procesos y procedimientos de gestión humana en las organizaciones.




FINANCIEROS

51



250601004 1 Transferir los documentos de archivo de acuerdo con los programas institucionales.



80 horas



25060100401

Realizar el alistamiento físico y la organización de los documentos de archivo que se van a transferir, teniendo en cuenta las Tablas de retención y de valoración documental, el organigrama, las normas técnicas y de la organización, la legislación vigente, los acuerdos, contratos de donación o adquisición de archivos, las unidades de conservación y de realmacenamiento, y el sitio asignado para tal fin.

25060100402

Enviar y recibir los documentos de archivos transferidos o por transferir, de acuerdo con las tablas de retención y de valoración documental, el organigrama, las normas técnica, las de la organización y la legislación vigente.

25060100403 Divulgar los programas para las transferencias documentales a los funcionarios de la Organización, aplicando la tecnología informática disponible, la normatividad vigente, las técnicas de comunicación oral y escrita, y el trabajo en equipo.

25060100404

Cotejar los documentos transferidos o por transferir con el procedimiento, las Tablas de Retención y de Valoración Documental, el inventario, el embalaje y transporte en las actividades de las transferencias documentales.

25060100405

Aplicar las normas de seguridad y salud ocupacional, tanto en el embalaje y transporte de documentos y soportes documentales, como en la realización de actividades y procedimientos relacionados con las transferencias de documentos.

3. CONOCIMIENTOS 3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS • Tablas de Retención Documental - Concepto - Comité de Archivo - Normas y legislación vigente para la aplicación en el proceso de transferencias documentales. - Conceptos de: Fondo, Fondo Acumulado, Fondo cerrado y Fondo abierto - Fondo donado y Fondo adquirido en custodia • Tablas de Valoración Documental - Concepto y Normas y legislación vigente para la aplicación en el proceso de transferencias documentales



FINANCIEROS

52

• Transferencias Documentales: - Concepto - Principios y normas archivísticas relacionados con el proceso de transferencias documentales. - Fases del Archivo: Gestión, central e histórico - Archivos Técnicos o Especializados. Concepto y características - Clases de transferencias: Primarias y Secundarias - Condiciones básicas para el procedimiento de transferencias documentales - Plan Operativo: Concepto, Políticas institucionales - Función administrativa de planeación y control. Programación • Procedimiento para las transferencias documentales - Cronograma. Concepto y elaboración - Procedimiento - Inventario documental e instructivo. Conceptos y elaboración - Actas de entrega y recibo. - Espacio para la recepción de transferencias documentales. Requisitos • Manual de Gestión Documental • Preparación física de la documentación - Limpieza de la documentación y Eliminación de material metálico - Identificación del material afectado por biodeterioro; Revisión y foliación - Unidades de conservación y realmacenamiento: Cajas, carpetas, amarre y embalaje • Organización de documentos por transferir • Organización de documentos transferidos - Fases del Archivo o ciclo vital del documento - Ubicación topográfica - Actualización de inventario documental • Concepto y aplicación de verificación - Diferencias y aplicación en las acciones de Revisión y verificación - La verificación de inventarios • Normas de embalaje y transporte de documentos en diferentes soportes. • Normas, técnicas archivísticas y legislación vigente sobre ubicación, conservación y

almacenamiento de documentos en diferentes soportes. • Medios de envío de documentos en diferentes soportes y sus características - Tipos documentales - Soportes documentales • Programa de Transferencias Documentales - Concepto - Metodología para la elaboración del programa - Procedimientos para la transferencia de archivos, teniendo en cuenta las normas técnicas, las Tablas de Retención Documental, las políticas institucionales y la legislación vigente - Partes que conforman el programa - Políticas archivísticas - Políticas institucionales • Análisis de la información. Concepto • Comunicación y comprensión oral y escrita, en los procesos de transferencias



FINANCIEROS

53

documentales - Expresión oral - Manejo del auditorio - Dominio del tema - Elaboración de presentaciones en multimedia • Trabajo en equipo - Concepto - Importancia • Normas de seguridad y salud ocupacional - Conceptos de seguridad y salud ocupacional - Equipos y elementos de protección personal - Equipos y elementos archivísticos • Informática aplicada - Concepto - Bases de Datos - Ingreso de información al sistema - Transferencias electrónicas de datos • Transferencias electrónicas de documentos • Procedimiento para las transferencias documentales al Archivo General de la Nación.- Plan de transferencias - Aplicación de procesos técnicos de valoración, selección y eliminación - Actas - Inventarios documentales e instructivo y Normatividad vigente • Conceptos de: - Acuerdo o contrato de donación de archivos - Acuerdo o contrato de adquisición de archivos. - Plan de contingencia: Concepto, Teoría contingencia. 3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO• Aplicar las Tablas de Retención Documental de la Organización, en el proceso de transferencias documentales, primarias y secundarias, las normas archivísticas y la legislación vigente que las regula. - Interpretar el manual de gestión documental y la legislación vigente relacionada con las Tablas de Retención Documental. - Identificar el Comité de Archivo de la Organización • Aplicar las Tablas de Valoración Documental en el proceso de transferencias documentales, primarias y secundarias, en una Organización. - Interpretar los conceptos de fondos acumulados y Tablas de Valoración Documental - Identificar los fondos documentales de la Organización - Interpretar las normas archivísticas y la legislación vigente, relacionadas con fondos Acumulados y Tablas de Valoración Documental. • Interpretar el plan operativo y las políticas de la Organización en relación con el proceso de transferencias documentales de acuerdo con las Tablas de Retención Documental. - Identificar los lineamientos relacionados con las transferencias primarias y secundarias - Aplicar las políticas institucionales relacionadas con las transferencias documentales al Archivo General de la Nación.



FINANCIEROS

54

• Realizar el proceso de transferencias documentales, primarias y secundarias, de acuerdo con las normas y técnicas archivísticas, las Tablas de Retención y de Valoración Documental y la legislación vigente. - Interpretar los principios, normas y técnicas archivísticas, y la legislación vigente para la realización de las transferencias documentales. - Aplicar los procedimientos para la realización de transferencias primarias y secundarias. - Describir las condiciones básicas para el procedimiento de transferencias documentales. - Verificar los documentos de cada fase del archivo que van a ser transferidos - Identificar los archivos técnicos o especializados de la Organización - Verificar las fechas estipuladas en el cronograma de transferencias documentales, de acuerdo con las Tablas de Retención y de Valoración Documental. - Interpretar los acuerdos o contratos de donación o adquisición documental en la organización de los documentos por transferir. - Identificar los espacios asignados tanto para la preparación y organización de la documentación que se va a transferir, como para el recibo de transferencias. - Realizar el alistamiento físico de los documentos que se van a transferir. - Organizar los documentos por transferir teniendo en cuenta las unidades de conservación y de realmacenamiento; el amarre y las normas de embalaje. - Elaborar el inventario documental de acuerdo con el instructivo - Elaborar actas de entrega y de recibo de transferencias documentales, según el caso • Verificar los documentos transferidos o por transferir con el cronograma, las Tablas de Retención y de Valoración Documental, y con el inventario respectivo. • Aplicar las normas de embalaje y transporte de documentos en diferentes soportes - Verificar las especificaciones técnicas de las cajas para transferencias documentales, sugeridas por el Archivo General de la Nación, de acuerdo con el peso de las unidades de conservación que se vayan a empacar. - Ubicar los libros o tomos, y los de gran formato dentro de las cajas de acuerdo con las instrucciones del Archivo General de la Nación, y la normatividad vigente. • Disponer los documentos recibidos por transferencia, teniendo en cuenta las fases

del archivo y la ubicación topográfica. - Identificar los depósitos de archivo y las unidades de instalación para la ubicación de los documentos transferidos. - Aplicar las normas técnicas y legislación vigente para la ubicación, conservación y almacenamiento de documentos de acuerdo con el soporte. • Proponer un programa de transferencias documentales de una Organización - Interpretar las políticas archivísticas e institucionales relacionadas con transferencias documentales. - Aplicar la metodología para la elaboración del programa de transferencias documentales y las partes que lo conforman. • Divulgar el programa de transferencias documentales e instructivos a los funcionarios de la entidad, para su ejecución. - Aplicar las técnicas de comunicación oral y escrita durante la divulgación de programas relacionados con los procesos archivísticos. • Desarrollar la estrategia de trabajo en equipo, durante la ejecución del proceso de



FINANCIEROS

55

transferencias documentales. • Aplicar las normas de seguridad y salud ocupacional durante la realización de

actividades y procedimientos relacionados con las transferencias documentales. - Utilizar los equipos y elementos de protección personal requeridos durante la ejecución del proceso de transferencias documentales. - Operar los equipos y elementos archivísticos requeridos para la ejecución del proceso de transferencias documentales, desde el alistamiento de los documentos hasta el transporte de los mismos. • Utilizar la tecnología informática, bases de datos y aplicativos disponibles para la

realización de las transferencias documentales de acuerdo con las normas institucionales y la legislación vigente.

- Alimentar las bases de datos utilizadas para el proceso de transferencias documentales, de acuerdo con las normas institucionales y la legislación vigente. - Emplear el aplicativo disponible para la realización de transferencias electrónicas de datos y de documentos, de acuerdo con las normas institucionales y la legislación vigente. • Interpretar el procedimiento para realizar trasferencias documentales al Archivo General de la Nación, teniendo en cuenta las normas técnicas, las Tablas de Retención Documental, las políticas institucionales y la legislación vigente. - Identificar el plan de transferencias documentales, institución-Archivo General de la Nación. - Aplicar los procesos técnicos de: Valoración, selección y eliminación. • Identificar planes de contingencia relacionados con el proceso de transferencias documentales. - Identificar el objetivo e importancia de un plan de contingencia y los requerimientos para un plan de contingencia

4. CRITERIOS DE EVALUACION • Aplica de manera crítica principios, normas y técnicas archivísticas y legislación

vigente para la realización de transferencias documentales, primarias y secundarias, y al Archivo General de la Nación.

• Aplica responsablemente los conceptos de fondos acumulados, Tablas de Valoración Documental, normas archivísticas y legislación vigente relacionadas con fondos acumulados y Tablas de Valoración documental.

• Implementa de manera objetiva el plan operativo y las políticas de la Organización relacionados con el proceso de transferencias documentales.

• Aplica responsablemente las Tablas de Retención y de Valoración Documental en el proceso de transferencias documentales, primarias y secundarias, teniendo en cuenta las condiciones básicas, la fase del archivo que se va a transferir y el cronograma previsto.

• Utiliza de manera objetiva los espacios destinados para la preparación y organización de la documentación por transferir y los asignados para el recibo de transferencias documentales.

• Realiza cuidadosamente el alistamiento físico de los documentos que se van a transferir, teniendo en cuenta las Tablas de Retención y de Valoración Documental.

• Organiza metódicamente los documentos por transferir, utilizando las unidades de conservación y de realmacenamiento, el amarre y las normas de embalaje.



FINANCIEROS

56

• Elabora cuidadosamente el inventario documental de acuerdo con el instructivo y actas de entrega y de recibo de transferencias documentales.

• Verifica metódicamente los documentos transferidos o por transferir con el cronograma y el inventario, teniendo en cuenta las Tablas de Retención y de Valoración Documental.

• Aplica de manera responsable las normas de embalaje y transporte de documentos, en diferentes soportes.

• Identifica de manera crítica los depósitos de archivo y las unidades de instalación para la ubicación de documentos transferidos.

• Aplica responsablemente las normas técnicas y la legislación vigente para la ubicación topográfica, la conservación y almacenamiento de documentos recibidos por transferencia, de acuerdo con el soporte.

• Elabora un programa de transferencias documentales para una organización aplicando la metodología, las políticas archivísticas e institucionales y la normatividad vigente.

• Divulga de manera responsable el programa de transferencias documentales y el instructivo, a los funcionarios de la organización, aplicando las técnicas de comunicación oral y escrita.

• Desarrolla de manera objetiva y mediante el trabajo en equipo las actividades relacionadas con el proceso de transferencias documentales.

• Utiliza de manera responsable los equipos y elementos de protección personal durante el proceso de transferencias documentales.

• Opera cuidadosamente los equipos y elementos archivísticos requeridos para la realización de transferencias documentales.

• Aplica de manera responsable las normas institucionales y la legislación vigente en la consulta, ingreso y recuperación de la información en las bases de datos utilizadas para el proceso de transferencias documentales.

• Utiliza cuidadosamente el aplicativo disponible para realizar transferencias electrónicas de datos, información y documentos, de acuerdo con las normas institucionales y la legislación vigente.

5. PERFIL TECNICO DEL INSTRUCTOR Opción 1: Requisitos Académicos: • Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación; Sistemas de la

Información y la Documentación; Licenciado en Educación con especialización en Archivística y ejecución de programas de gestión documental o en Sistemas de Documentación e Información.

Experiencia Laboral: • Experiencia laboral relacionada con la especialidad y áreas administrativas, no

menor a seis meses.

Competencias: • Dominio en el manejo de Archivos, aplicación de normas y legislación vigente en



FINANCIEROS

57

archivos; manejo de tecnologías de la información y la comunicación; herramientas técnicas y tecnológicas, para la administración y conservación de la documentación y la información de los archivos.

Opción 2: • Tecnólogo en Gestión o Administración Documental; o seis semestres en Ciencias

de la Información y la Documentación, o seis semestres en Sistemas de la Información y la Documentación; Administrador de Empresas, Licenciado en Educación con énfasis en Archivística y ejecución de programas de gestión documental.




• Evaluado y certificado en la competencia laboral: transferir los documentos de archivo de acuerdo con los programas institucionales.




FINANCIEROS

58



250601012 1

Administrar tecnologías de información como apoyo al sistema integrado de conservación de los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y la tecnología disponible.



200 horas



25060101201

Elaborar propuestas para la automatización de un programa de gestión documental de una organización, teniendo en cuenta las políticas institucionales, la legislación vigente y la tecnología disponible.

25060101202

Aplicar procesos y procedimientos para la automatización (microfilmación y/o digitalización) de los documentos de archivo, de acuerdo con las normas técnicas, de calidad, de seguridad y salud ocupacional; la legislación vigente, los manuales de procedimientos y de operación de los equipos para la automatización de los documentos de archivo.

25060101203

Alistar los documentos de archivo que se van a automatizar (microfilmar y/o digitalizar) teniendo en cuenta las tablas de retención y de valoración documental, el código de ética, las normas, principios y técnicas archivísticas, y la legislación vigente.

25060101204

Operar los equipos para la automatización (microfilmación y/o digitalización) de los documentos de archivo, de acuerdo con los manuales de operación, las normas seguridad, salud ocupacional y gestión de la calidad.

25060101205

Verificar la aplicación de los procedimientos y protocolos para la automatización (microfilmación y/o digitalización) de los documentos de archivo, de acuerdo con las tablas de retención y de valoración documental, la política institucional y la tecnología disponible.

25060101206

Administrar los documentos y/o la información automatizada (microfilmación y/o digitalización), a través de la tecnología y los medios disponibles para su consulta, recuperación y control, de acuerdo con las políticas de la organización y la legislación vigente.

3. CONOCIMIENTOS 3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS • Análisis de usuarios - Confidencialidad, Discreción, Reserva legal de la Información • Código de Ética del Archivista, • Trabajo en equipo colaborativo y liderazgo - Concepto y Características



FINANCIEROS

59

• Políticas institucionales relacionadas con la aplicación de nuevas tecnologías para la gestión electrónica de los documentos y la información.

• Sistemas de información: - Concepto, Clases, Tipos y Usos • Principios, normas técnicas, y procesos y procedimientos archivísticos aplicados a la

automatización (digitalización y/o microfilmación) de archivos. - Clasificación, Ordenación, Descripción y Depuración - Foliación y retiro del material abrasivo • Normas técnicas y Legislación archivística vigente aplicada a los procesos de

automatización (digitalización y/o microfilmación) de los documentos de archivo, en una organización:

- Leyes, Acuerdos AGN, Decretos, Resoluciones, Circulares • Manuales de: - Procesos y procedimientos, Gestión Documental, Protocolos. - Operación de equipos y otros recursos tecnológicos de oficina relacionados con los procesos de automatización (digitalización y/o microfilmación). • Inglés técnico relacionado con la interpretación de manuales técnicos para la

operación de equipos de automatización (digitalización y/o microfilmación) de documentos de archivo.

• Metadatos - Concepto - Clasificación y función de los metadatos - creación de metadatos • Infraestructura tecnológica para la Digitalización. - Concepto - Cadena de digitalización

- Hadware y Software, Redes, Integración del sistema: conexión de la cadena - Captura de imágenes

- Concepto, Funcionamiento de escáneres, Tipos de escáneres, Procesamiento de imágenes

- Gestión de archivos electrónicos - Concepto, Seguimiento, Bases de datos de archivos electrónicos, Tipos de almacenamiento

• Directrices para la disposición final de los documentos: - Agrupaciones documentales - Tipos documentales - Valores primarios y secundarios - Tablas de Retención Documental - Documento vital - Flujo de información - Registro. - Documentos posteriores a la microfilmación y/o digitalización. • Normas de preservación y protección del medio ambiente - Concepto - Principios y conductas para la preservación y protección del medio ambiente. • Software.



FINANCIEROS

60

- Concepto - Clases, usos - Clasificación - Normas legales sobre su utilización • Bases de datos: - Fundamentación en las TIC (Tecnologías de la Información y las Comunicaciones) - Fundamentos de bases de datos. Tablas: Campos y registros - Bases de datos documentales y referenciales - Software para el manejo de procesos documentales (Workflow). • Hojas de cálculo Excel: - Manejo de datos - Ordenar - Filtros - Validación - Subtotales - Tablas y gráficos dinámicos • Introducción de datos. Uso de formularios. - Actualización de base de datos • Redes - Conceptos básicos - Administración de redes - Tecnología integrada Internet: Ip, http, Ftp, https. - Navegadores de Internet - Mensajería - Correo electrónico - Motores de búsqueda - Manejo de información en formato de documento portátil (pdf). • Programa General de Conservación Preventiva - Administración de un programa de conservación - Programas de conservación electrónica de la información - Sensibilización y toma de conciencia - Mantenimiento - Almacenamiento y realmacenamiento de información electrónica - Prevención de desastres • Soportes documentales en medios electrónicos - Tipos de soportes documentales - Conservación documental en diferentes soportes, - Unidades de almacenamiento (CD, DD, DVD, diskettes, USB, entre otros). • Política organizacional para la seguridad de la información - Copias de seguridad (Backup) - Sistemas y medios de conservación de la información digital y microfilmada - Concepto - Tipos de copias de seguridad - Normas técnicas de seguridad - Software para copias de seguridad • Programa de gestión electrónica de información.



FINANCIEROS

61

- Concepto - Procesos de un P.G.E. - Ciclo vital del documento electrónico - Tercerización Vs. Programas en la empresa (outsoursing) - Requerimientos técnicos para:

- Instalación en la empresa - Presupuesto del proyecto - Comunicación y control del proyecto - Visión del programa de PGE.

• Diseño técnico para la implementación del programa de gestión electrónica de información P.G.E.

- Concepto - Software aplicativo - Procedimientos para la recepción, trámite, recuperación, consulta y disposición final de la información electrónica. • Digitalización: - Concepto - Procedimientos técnicos para la digitalización - Procesos - Criterios para digitalizar un documento, teniendo en cuenta las políticas y la normatividad vigente. • Procedimientos para la digitalización - Equipos, elementos y accesorios

- Almacenaje: Manual y automatizado. - Recuperación de información

• Selección - Políticas de selección Restricciones legales - Otros criterios de selección • Conversión - Factores de escaneado

- Tipos de documentos - Original, digital enriquecido

- Preservación - Acceso - Costo

- Patrón de referencia para la captura digital. - Requisitos de Resolución de referencia para textos impresos - Requisitos de resolución de referencia basados en el ancho del trazo - Requisitos de resolución de referencia para documentos de tono continuo - Requisitos de resolución de referencia para medias tintas - Metodología para determinar requisitos de conversión • Microfilmación: - Concepto - Evolución histórica - Normas archivísticas - Normas Técnicas



FINANCIEROS

62

• Equipos, elementos, mobiliario e insumos para Microfilmación - Clasificación - Características - Alistamiento de equipos - Insumos para el proceso de microfilmación - Operación de equipos • Procedimientos para la microfilmación - Preparación física de los documentos por microfilmar. - Protocolos - Indización de los rollos de película - Inspección final del documento - Secuencia fílmica - Tarjetas - Reducción - Formatos - Película - Instrucciones para el operador de la microfilmadora - Revelado - Actas Inicial y Final • Almacenaje y protección de microfilmes - Clasificación de Documentos - Almacenaje, conservación y protección - Procesado del rollo de microfilmación - Baño fijador - Requerimientos para el almacenaje de los microfilmes. • Convenios para la microfilmación y la conservación de los microfilmes - Concepto - Preparación de la documentación por microfilmar - Microfilmación de la documentación relacionada con el convenio - Revelado de microformas - Normas de calidad ISO y Normas Técnicas Colombianas NTC - Verificación • Control de Calidad - Concepto - Evaluación inicial - Evaluación continuada - Programa de control de calidad - Factores que afectan la calidad de la imagen en la pantalla - Valoración de la calidad de la imagen • Calidad de los microfilmes - Microfilmación de documentos - Densidad de los negativos de cámara - Procedimiento de inspección - Generalidades sobre la calidad • Normas de gestión de la calidad - Fundamentos básicos



FINANCIEROS

63

- Incidencia en los procesos de automatización (digitalización y/o microfilmación) - No conformidad. Concepto • Normas de seguridad y salud ocupacional aplicadas en los procesos de

automatización (digitalización y/o microfilmación) de documentos de archivo. - Conceptos de seguridad y salud ocupacional - Ergonomía - Equipos y elementos de protección personal - Equipos y elementos archivísticos • Servicio al Cliente. Conceptos de: - Cliente, Usuario y Servicio • Consulta y lectura de microfilmes - Consulta en el lector convencional o análogo - Reproducción de documentos • Estadística básica - Concepto - Metodología - Control estadístico de calidad - Presentación de informes. 3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO • Determinar el perfil de los usuarios de acuerdo con las necesidades de información. - Interpretar las normas y la legislación vigente relacionadas con la reserva legal de la información en una Organización y las necesidades de información del usuario. • Aplicar el Código de Ética del Archivista. - Aplicar las normas sobre confidencialidad y discreción relacionadas con el manejo de la información en una Organización. • Aplicar técnicas de trabajo en equipo y colaborativo en los procesos de

automatización (digitalización y/o microfilmación de documentos e información. - Desarrollar las competencias, características y actitudes para el trabajo en equipo y colaborativo. • Adoptar las políticas institucionales en la aplicación de nuevas tecnologías para la

gestión electrónica de los documentos y la información, de acuerdo con el sistema establecido.

• Interpretar los requerimientos del sistema de información, según las especificaciones establecidas.

• Aplicar los principios, las normas técnicas y los procesos archivísticos en los procedimientos de automatización (digitalización y/o microfilmación) de documentos de archivo en una Organización.

• Aplicar las normas técnicas y la legislación archivística vigente en los procesos de automatización (digitalización y/o microfilmación) de documentos de archivo, en una Organización.

• Interpretar los manuales de procesos y procedimientos, de gestión documental y de operación de equipos y otros recursos tecnológicos de oficina relacionados con la automatización (digitalización y/o microfilmación) de documentos de archivo, teniendo en cuenta los protocolos, normas técnicas archivísticas e idioma inglés y la aplicación del lenguaje de las bases de datos establecidas en la Organización.

• Aplicar el inglés técnico en la interpretación de manuales técnicos y de operación de



FINANCIEROS

64

equipos para la automatización (digitalización y/o microfilmación) de documentos de archivo.

• Aplicar las directrices de disposición final de los Interpretar el procedimiento para la automatización (digitalización y/o microfilmación) de los documentos de archivo de la Organización, de acuerdo con la política institucional y la legislación vigente.

- Interpretar la evolución histórica de la microfilmación. - Aplicar las normas técnicas, las archivísticas, las políticas de la Organización y la legislación vigente relacionadas con la automatización (digitalización y/o microfilmación). - Aplicar los criterios técnicos, política institucional y normatividad vigente para la automatización (digitalización y/o microfilmación) de los documentos de archivo. - Identificar las necesidades de automatización de los documentos de archivo en la Organización. • documentos de archivo, establecidos en las Tablas de Retención Documental para

su automatización (digitalización y/o microfilmación), de los documentos de archivo en una Organización.

• Aplicar los procedimientos previos a la selección de la técnica requerida de acuerdo con las normas de protección ambiental.

- Aplicar las normas de preservación y protección del medio ambiente, previos a los procesos de automatización (digitalización y/o microfilmación) de acuerdo con las normas de protección ambiental. • Seleccionar las tecnologías requeridas para la implementación de un sistema de

información de acuerdo con los requerimientos de la Organización. • Utilizar las tecnologías de la información y la comunicación requeridas en los

procesos de automatización (digitalización y/o microfilmación) de los documentos de archivo en una Organización.

- Identificar equipos y sus características, elementos, accesorios y muebles requeridos para los procesos de automatización (digitalización y/o microfilmación) de documentos de archivo. - Identificar software disponible para los procesos de automatización (digitalización y/o microfilmación), de documentos de archivo. - Identificar las redes de datos que maneja la Organización - Operar los equipos, software, elementos y accesorios para los procesos de automatización (digitalización y/o microfilmación) de documentos de archivo en una Organización, de acuerdo con las políticas institucionales, la legislación vigente y los manuales de operación. • Administrar las bases de datos implementadas por la Organización, relacionadas

con el control de la documentación en la Organización. • Aplicar el lenguaje de las bases de datos establecidas en la Organización. - Ingresar los registros de manera ágil y oportuna. - Establecer las estrategias de captura y búsqueda de información en los archivos electrónicos. - Actualizar la base de datos de acuerdo con las normas técnicas, las políticas organizacionales y la legislación vigente. • Aplicar las normas y principios de preservación y conservación de archivos

electrónicos. - Identificar las amenazas o riesgos que ocasionan la pérdida de información de los



FINANCIEROS

65

archivos electrónicos. - Aplicar medios y técnicas para la preservación y conservación de archivos electrónicos. - Aplicar la política institucional, normas y legislación vigente relacionadas con la preservación y conservación de archivos electrónicos. • Identificar la estructura de un programa de gestión electrónica de información,

teniendo en cuenta las necesidades y políticas institucionales. - Identificar los procesos que conforman la estructura de un programa de gestión electrónica de información y los procedimientos que comprende. - Elaborar una propuesta para la gestión electrónica de los documentos de archivo de la Organización, teniendo en cuenta los recursos con que se cuenta y la posibilidad de contratar el servicio. • Preparar físicamente los documentos que se van a automatizar (digitalizar y/o

microfilmar). - Alistar los documentos teniendo en cuenta el orden original y el tipo de documento. - Verificar la ordenación correcta de los documentos - Remover los documentos que no pertenezcan a la serie o subserie que se va a automatizar (digitalizar y/o microfilmar). - Retirar los elementos extraños a los documentos. - Reparar los documentos que tengan imperfecciones que afecten el texto o las ilustraciones, utilizando materiales recomendados, sin que se altere la originalidad del documento de archivo por automatizar (digitalizar y/o microfilmar), o que se dañen los equipos. - Recuperar los documentos faltantes dentro del proceso, para lograr el registro completo. - Verificar que las condiciones físicas del documento cumplan con los requisitos para ser automatizados (digitalización y/o microfilmación). - Verificar la calidad de los documentos procesados. - Archivar física y electrónicamente los documentos de archivo automatizados (digitalizados y/o microfilmados) de acuerdo con las normas institucionales y la legislación vigente. • Realizar el procedimiento de automatización (digitalización y/o microfilmación),

teniendo en cuenta la indización de rollos, la inspección final del documento, la secuencia fílmica, las tarjetas, los formatos, película y actas, de acuerdo con las normas técnicas, las de control de calidad y la legislación vigente.

- Determinar el número de imágenes o documentos posibles de acomodar, en el rollo de película, teniendo en cuenta las características del mismo. - Identificar e indizar los rollos o películas de microfilm, de acuerdo con las normas técnicas de microfilmación. - Verificar los documentos ya ordenados para su automatización (digitalización y/o microfilmación). - Utilizar los materiales e insumos requeridos durante el proceso de microfilmación de acuerdo con las normas técnicas. - Elaborar e identificar las tarjetas, teniendo en cuenta la secuencia fílmica y dirección u orientación de los documentos que se están automatizando (digitalizando y/o microfilmando), de acuerdo con las normas técnicas y las de control de calidad. - Elaborar las actas respectivas, teniendo en cuenta el proceso y la indización del



FINANCIEROS

66

material automatizado (digitalizado y/o microfilmado). • Revelar el rollo de película microfilmado de acuerdo con las normas técnicas y las de

calidad. - Identificar los materiales, procesos y procedimientos para el revelado de rollos utilizados. - Operar los dispositivos, equipos y materiales de revelado de acuerdo con las normas de seguridad y salud ocupacional. - Utilizar los insumos recomendados para el proceso de revelado, verificando su vigencia - Rotular la caja del rollo y almacenarlo de acuerdo con las normas técnicas de preservación y conservación, las de seguridad de la información y la legislación vigente. • Verificar que los parámetros de automatización (digitalización y/o microfilmación)

establecidos correspondan a las necesidades de información y a las estrategias de búsqueda.

- Identificar los protocolos de la automatización de la información, teniendo en cuenta la técnica utilizada y las necesidades de la organización. • Aplicar los mecanismos de control del sistema de información de acuerdo con las

especificaciones del mismo. • Atender las no conformidades del proceso de automatización (digitalización y/o

microfilmación) de acuerdo con los protocolos establecidos. • Aplicar las normas de seguridad y salud ocupacional, durante el desarrollo de los

procesos de automatización (digitalización y/o microfilmación) de documentos de archivo.

- Interpretar las normas de seguridad y salud ocupacional en lo que respecta al desarrollo de los procesos de automatización (digitalización y/o microfilmación) de documentos de archivo. - Adoptar la ergonomía durante el desarrollo de los procesos de automatización (digitalización y/o microfilmación) de los documentos de archivo. - Identificar los equipos de protección personal recomendados para la ejecución de los procedimientos relacionados con la automatización (digitalización y/o microfilmación) de los documentos de archivo. • Verificar que los elementos exigidos para la protección personal sean acordes con

las normas establecidas. • Aplicar los principios de atención y servicio a los clientes o usuarios de los archivos. • Realizar la búsqueda, recuperación y consulta de documentos automatizados

(digitalizados y/o microfilmados), de acuerdo con las normas institucionales, la legislación vigente y la tecnología disponible.

- Recuperar de los rollos microfilmados la información requerida, utilizando los procedimientos y el equipo lector (convencional o análogo). - Consultar la información digitalizada utilizando la metodología y la tecnología disponible. - Localizar la información requerida en el sistema, de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y la reserva de la información. - Proporcionar información a usuarios de acuerdo con las políticas institucionales y la legislación vigente. • Transferir al usuario la información recuperada de acuerdo con los parámetros

establecidos.



FINANCIEROS

67

• Elaborar los informes estadísticos que contribuyan con la gestión de la información y necesidades de la Organización, de acuerdo con la política de la calidad.

4. CRITERIOS DE EVALUACION • Aplica de manera responsable las normas, política institucional y legislación vigente

relacionadas con la confidencialidad, discreción y reserva legal de la Información. • Participa activamente en forma individual y colectiva en los procesos relacionados

con la automatización (digitalización y/o microfilmación) de documentos e información.

• Aplica de manera rigurosa los principios, técnicas y procesos archivísticos, previos a la automatización (digitalización y/o microfilmación) de archivos.

• Aplica de manera responsable las normas técnicas, la legislación archivística vigente y la política institucional, referentes a los procesos archivísticos, para la automatización (digitalización y/o microfilmación) de los documentos e información.

• Aplica de manera objetiva los manuales de procesos y procedimientos, de gestión documental y de operación de equipos de oficina, relacionados con los procesos de automatización (digitalización y/o microfilmación) de documentos de archivo, teniendo en cuenta los protocolos y la aplicación del lenguaje de las bases de datos establecidas en la Organización.

• Aplica de manera precisa las normas técnicas, y el idioma inglés técnico en la interpretación de los manuales de la operación de los equipos para la automatización (digitalización y/o microfilmación) de documentos de archivo.

• Aplica de manera responsable las directrices para la disposición final de los documentos de archivo, establecidas en las Tablas de Retención Documental, teniendo en cuenta la preservación y protección del medio ambiente durante el desarrollo de los procesos archivísticos.

• Utiliza responsablemente las tecnologías, los equipos, elementos, accesorios y programas requeridos para la implementación de un sistema de información, de acuerdo con los requerimientos de la Organización y las normas legales para su utilización.

• Prepara de manera cuidadosa los documentos que se van a microfilmar, digitalizar o automatizar, apoyando los diferentes procedimientos y teniendo en cuenta los equipos, elementos, accesorios, la normatividad y los requerimientos de almacenaje y protección.

• Administra de manera diligente las bases de datos aplicando el lenguaje respectivo. • Implementa de manera objetiva un Programa General de Conservación Preventiva

de documentos e información electrónica. • Aplica de manera responsable las normas y principios de preservación y

conservación de archivos electrónicos. • Elabora de manera responsable un programa de gestión electrónica de información

teniendo en cuenta las necesidades y políticas institucionales. • Aplica de manera cuidadosa los procedimientos técnicos para la automatización

(digitalización y/o microfilmación) de los documentos de archivo, teniendo en cuenta la política institucional, la legislación vigente y la tecnología disponible.

• Aplica cuidadosamente las técnicas de revelado del rollo de película microfilmado, utilizando los insumos recomendados, de acuerdo con las normas técnicas y las de gestión de la calidad.



FINANCIEROS

68

• Aplica de manera responsable las normas y principios de preservación, conservación y almacenamiento de microfilmes, teniendo en cuenta las normas de gestión de la calidad.

• Aplica responsablemente las normas de seguridad y salud ocupacional durante los procesos de automatización (digitalización y/o microfilmación) de los documentos de archivo, tanto en la operación de los equipos como en la utilización de los elementos de protección personal.

• Proporciona de manera oportuna atención y servicio a los usuarios durante la consulta de documentos electrónicos.

• Localiza responsablemente los documentos e información automatizada (digitalizados y/o microfilmados), utilizando los procedimientos y el equipo lector (convencional o análogo), de acuerdo con los requerimientos de usuarios autorizados.

• Elabora de manera diligente informes estadísticos requeridos por la Organización. 5. PERFIL TECNICO DEL INSTRUCTOR

Requisitos Académicos: • Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación; Sistemas de la

Información y la Documentación; Administrador; Licenciado en Educación con especialización en Archivística o Sistemas de Documentación e Información; y ejecución de programas de gestión documental o en Sistemas de Documentación e Información; Ingeniero de Sistemas; Programador de Sistemas.

Experiencia Laboral: • Experiencia laboral relacionada con la especialidad y áreas administrativas, no

menor a dos años. Competencias: • Dominio en el manejo de archivos, aplicación de normas y legislación vigente en

archivos; manejo de tecnologías de la información y la comunicación; herramientas técnicas y tecnológicas, para la administración y conservación de la documentación y la información de los archivos.

• Dominio del inglés técnico en relación con la especialidad. • Trabajo en equipo. • Manejo de tecnologías de la información y la comunicación. • Formulación, ejecución y evaluación de proyectos.



FINANCIEROS

69



250601003 1 Controlar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con las necesidades institucionales.



360 horas



25060100301

Aplicar los procedimientos archivísticos, tendientes al control de los documentos de archivo, teniendo en cuenta las normas técnicas, de seguridad y salud ocupacional, las institucionales, las de gestión de la calidad y la legislación vigente.

25060100302

Aplicar controles sobre la utilización de tecnologías para la seguridad y conservación de los documentos de acuerdo con las normas de la Organización y la legislación vigente.

25060100303 Verificar los sistemas y procedimientos archvísticos de acuerdo con las normas establecidas y la legislación vigente.

25060100304 Evaluar la gestión documental de acuerdo con los resultados estadísticos y la normatividad vigente.

25060100305

Presentar los resultados de la verificación de los procesos de gestión documental de acuerdo con las normas técnicas y los lineamientos del sistema de gestión de la calidad.

3. CONOCIMIENTOS 3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS • Informática aplicada a la archivística:

- Características del hardware empleados en la Administración de documentos - Operación de hardware - Importancia en el control de la documentación.

• Estructura Orgánico-Funcional - Historia, Fusión, organización; tipo y clase - Reestructuración

• Principios y valores corporativos - Objetivos corporativos; Misión y Visión

• Manuales de: - Funciones, Procesos y procedimientos - Gestión documental (Archivo y Correspondencia).

• Legislación vigente emitida por el Archivo General de la Nación relacionada con los Procesos de Gestión Documental.

• Normas técnicas colombianas vigentes para la elaboración y presentación de documentos.

• Normas ISO del Sistema de Gestión de la Calidad para la documentación.



FINANCIEROS

70

• Normas sobre organización y conservación de los documentos - Archivo General de la Nación - Internas (de la Organización) - Archivos técnicos o especializados (tecnología aplicada). - Tablas de Retención Documental - Trámite documental: Interno y Externo

• Trámites en línea: - Fax, Correo electrónico, Firma digital

• Mensajería y servicios de correo • Normativa sobre el trámite de documentos. • Organización de archivos • Conceptos de:

- Clasificación Documental. - Ordenación documental - Sistemas de Ordenación Documental. - Descripción Documental. - Instrumentos de Descripción Documental. - Conservación documental

• Formación de archivos según el Ciclo vital de los documentos: • Archivo de Gestión • Archivo Central • Archivo Histórico • Control:

- Concepto, e instrumentos de control - Clases, tipos y características del control - Instrumentos y herramientas de la función de control - Normativa

• Control de ingreso y salida de documentos - Concepto, Formatos, Diligenciamiento - Técnicas para identificar la autenticidad de: Documentos y Firmas

• Procesos de análisis y síntesis aplicados a la información. • Procedimiento de verificación de la información. • Procesos de microfilmación y digitalización

- Normatividad - Importancia - Manejo de soportes - Procedimiento:

- Preparación de los documentos - Indización de rollos de película - Inspección de los documentos - Secuencia fílmica - Tarjetas, Reducción, Formatos, Película, Instrucciones para el operador.

- Calidad de los soportes - Procedimiento de inspección:

- Por atributos - Visual



FINANCIEROS

71

- Aspectos generales de calidad: Densidad, Reducción, Resolución, Procesado de películas

- Almacenaje y protección: - Bóveda de Seguridad, Gabinetes - Control de la humedad

• Normas de Descripción Documental. • Control de los instrumentos de descripción.

- Inventario documental: - Normas que regulan el manejo del inventario documental - Formato de inventario - Instructivo de diligenciamiento - Definición de fechas límites de los documentos que contiene el archivo - Definición de los documentos conservados en otras dependencias - Registro de la información asociada - Guías: Concepto, Clases

- Índices: Concepto, Clases - Catálogos: Concepto, Función, Objetivos, Elementos, Clasificación

• Herramientas tecnológicas para la recuperación de la información - Normatividad - Informática aplicada - Manejo de bases de datos - Hardware y Software aplicados a la gestión documental. - Dispositivos de almacenamiento de información (Disco duro, CD, DVD, USB, entre otros).

• Planeación contingencial - Definición - Planes alternos - Importancia para la conservación documental - Normatividad

• Sistema de Gestión de la Calidad: - Concepto, Fundamentos, Conformidades, No conformidades - Procedimientos documentados, Control de documentos, - Control de registros de calidad - Control de productos no conformes. - Acciones preventivas - Acciones correctivas - Trazabilidad de los procesos - Compromiso de la dirección - Propuestas y delimitaciones - Información de la Organización: - Nombre, Clase de Organización, Capital, Sector de la Actividad Económica, Recursos Humanos, Organigrama, Gestión del Manual, Responsable de la Calidad, Nivel de decisión, Actualizaciones, Acciones correctivas, Control de versiones, Anexos, Memorandos, Tablas de abreviaturas, Glosario, Formularios - Procedimientos documentados para: - Control de documentos, Control de registros de calidad



FINANCIEROS

72

- Auditorías: Concepto, Objetivos, Ámbito, Normatividad, Planeación de auditorías - Evidencias y Tipos de evidencias - Indicadores, Informes, Perfil del auditor

• Indicadores de Gestión - Concepto, Clases, Función - Procedimiento para la formulación de indicadores de gestión y Cobertura

• Estadística descriptiva para la gestión documental. - Concepto, Escalas de medidas, medidas de dispersión, Variables, Gráficos

• Informática aplicada a la estadística. - Herramientas informáticas, y Bases de Datos

• Reportes estadísticos - Introducción, Capítulos, Fuentes y Análisis de la información

• Evaluación: Concepto, Tipos, Procedimiento, Resultados • Fuentes objetivas de información: Concepto, Tipos, Criterios de selección • Técnicas y metodología para la elaboración y presentación de informes.

- Tipos de fuentes de información. - Fórmulas estadísticas para elaborar informes estadísticos.

• Estrategias de verificación: - Listas de verificación. Análisis de gráficos y de informes. - Manual de gestión documental. Principios archivísticos - Procesos y procedimientos técnicos para el archivo de documentos.

• Metodología para la interpretación de resultados del análisis de información estadística. - Procesos de mejora continua - Contrastación de los gráficos, razones y proporciones.

• Cobertura del informe estadístico de la gestión documental - Producción. Trámite - Conservación y transferencia

• Normas de conservación de documentos • Procedimiento para la recuperación de reportes estadísticos 3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO • Verificar el cumplimiento de tiempos en la respuesta a documentos recibidos y la

aplicación de las normas técnicas en la producción documental. • Revisar que los tiempos de respuesta correspondan a las normas de la

Organización y a la legislación vigente. • Verificar el trámite de los documentos de acuerdo con los procesos y procedimientos

técnicos establecidos. - Confirmar que la documentación relacionada con los procesos, procedimientos y normativa, esté completa. - Confrontar los procesos y procedimientos del trámite con la normativa vigente. - Verificar los controles del trámite de documentos que no correspondan a la unidad administrativa. - Comparar los procedimientos del trámite, con lo definido en el manual de gestión documental. - Verificar los controles del trámite de documentos de inmediata respuesta. - Verificar el uso de los controles de documentación recibida.



FINANCIEROS

73

- Revisar los controles aplicados para los trámites en línea. - Revisar los mecanismos de control de la documentación devuelta. - Registrar las no conformidades sobre el trámite de documentos. - Verificar los controles para el trámite de documentos internos, externos, documentos informativos y publicaciones seriadas. - Establecer el plan de contingencia para las no conformidades sobre el trámite de la documentación. - Verificar las acciones de mejoramiento y los controles para el trámite de los documentos.

• Verificar la organización y conservación de los documentos según procesos y normatividad vigente. - Revisar la organización de los documentos conservados según procesos, estructura orgánico-funcional y normatividad vigente. - Interpretar las normas y legislación vigente de la Institución, en relación con la organización y la conservación de los documentos. - Verificar el procedimiento archivístico frente a los instructivos sobre organización y conservación documental. - Confrontar la organización de los archivos de gestión, central e histórico, con los criterios establecidos en la normativa y legislación vigente. - Revisar que los expedientes de los archivos técnicos o especializados se conserven en el archivo de gestión, central o histórico, o en su defecto, figuren en el acta de destrucción respectiva, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental.

• Verificar las acciones sobre los documentos de los archivos de gestión, central e histórico, de acuerdo con la normatividad vigente. - - Interpretar la normativa sobre la administración de los archivos de gestión, central e histórico. - Comprobar la aplicación de la normativa en el ciclo vital de los documentos. - Definir inconformidades en la formación de los archivos durante las etapas del ciclo vital de los documentos. - Registrar el resultado del control de los documentos de los archivos de gestión, central e histórico.

• Verificar las acciones y actividades en el control de ingreso y salida de los documentos conservados en el archivo, con los requerimientos establecidos. - Identificar los procesos y procedimientos de acuerdo con la normatividad vigente. - Interpretar la metodología para verificar el control de ingreso y salida de documentos. - Verificar la aplicación de los controles de ingreso y de salida de los documentos de acuerdo con la normativa vigente. - Verificar las actas de entrega de ingreso de documentos al archivo, de acuerdo con la normativa vigente. - Chequear los registros de salida temporal de documentos, fuera del territorio nacional, en los casos de archivos de entidades públicas. - Comprobar el cumplimiento de los plazos de devolución de los documentos. - Verificar la autenticidad de las firmas autorizadas para el ingreso y la salida de los documentos.



FINANCIEROS

74

• Aplicar controles sobre los procesos de microfilmación y digitalización de acuerdo con las políticas, procedimientos establecidos y legislación vigente. - Verificar la aplicación de los tipos de control de calidad de los microfilmes y/o las imágenes digitalizadas. - Examinar una muestra de los documentos microfilmados y/o digitalizados de acuerdo con los criterios de calidad establecidos y la normativa vigente.

• Verificar que los instrumentos de descripción documental cumplan con las normas establecidas. - Verificar la aplicación de las normas de descripción documental. - Comprobar que los instrumentos de descripción resuman el contenido del documento e indiquen la ubicación topográfica. - Verificar la ubicación topográfica de las unidades documentales de acuerdo con el instrumento de descripción. - Verificar el sistema de información documental de la Organización, de acuerdo con el ciclo vital de los documentos.

• Recuperar los documentos de acuerdo con las herramientas tecnológicas e instrumentos de descripción documental. - Identificar las herramientas tecnológicas en la recuperación de la información. - Revisar el cumplimiento de los procesos en la aplicación de la tecnología para la recuperación de la información. . - Revisar el uso de las claves de acceso autorizadas de acuerdo con las normas establecidas y la legislación vigente. - Verificar el control de usuarios del sistema de información y documentación.

• Verificar los planes de contingencia para el manejo de la documentación, según normativa vigente. - Identificar los planes de contingencia en el manejo de la documentación. - Verificar si el plan de contingencia incluye los factores críticos y las alternativas de solución. - Verificar si el plan de contingencia responde a la normativa vigente. - Verificar si el plan de contingencia fue probado, si fue capacitado el personal y si se prevé la actualización.

• Verificar los instrumentos de control de acuerdo con los requerimientos técnicos establecidos y con el sistema de gestión de la calidad. - Aplicar instrumentos de control de los procesos archivísticos. - Interpretar el sistema de gestión de la calidad. - Definir la documentación del sistema de gestión de la calidad. - Implementar la gestión documental de acuerdo con los lineamientos del sistema de calidad. - Identificar los formatos de control aplicables en los procedimientos archivísticos y en el ciclo vital de los documentos. - Verificar la estructura y formato de los instrumentos de control, teniendo en cuenta el sistema de gestión de la calidad. - Validar los instrumentos de acuerdo con el Sistema de la Gestión de Calidad. - Comprobar las evidencias de la implementación de los instrumentos de control. - Registrar las no conformidades de los instrumentos de control y el Sistema de Gestión de la Calidad.



FINANCIEROS

75

- Proponer alternativas de solución para las no conformidades en los instrumentos de control y el Sistema de Gestión de la Calidad. - Constatar las alternativas de solución para los instrumentos de control y el Sistema de Gestión de la Calidad. - Interpretar el procedimiento de la auditoria. - Aplicar el procedimiento de auditoria en el cumplimiento de los controles reglamentarios.

• Formular indicadores de gestión que reflejen los controles de la documentación de acuerdo con la normatividad vigente y las políticas establecidas. - Aplicar la normativa vigente para los controles de la documentación. - Aplicar el proceso administrativo en el desarrollo del control estadístico de los procesos de archivo. - Definir el proceso documental que se va a evaluar de acuerdo con la normatividad vigente y las políticas establecidas. - Definir las variables que inciden en el proceso que se va a evaluar. - Aplicar los criterios para la formulación de indicadores. - Construir indicadores e gestión

• Evidenciar la situación real del proceso documental en los informes estadísticos. - Aplicar los procesos de compilación y procesamiento de la información para evidenciar los procesos documentales, utilizando las herramientas informáticas y bases de datos. - Aplicar el proceso de análisis y presentación de informes estadísticos de los procesos documentales.

• Elaborar informes estadísticos a partir de fuentes objetivas de información. - Definir las fuentes de información de acuerdo con la normatividad vigente. - Analizar las fuentes de información para la elaboración de informes estadísticos.

• Verificar que los informes estadísticos reflejen los procesos técnicos de archivo establecidos. - Interpretar los procesos técnicos de archivo establecidos por la Organización. - Confrontar los informes estadísticos con los procesos técnicos de archivo establecidos por la Organización. - Presentar los resultados del análisis del proceso documental según los informes estadísticos.

• Verificar que los resultados estadísticos aporten información para el mejoramiento de la gestión documental. - Analizar los informes estadísticos relacionados con la producción documental. - Revisar los trámites frente a la normativa correspondiente. - Identificar los procedimientos y destino final de los documentos teniendo en cuenta el manual de procedimientos y las Tablas de Retención Documental.

• Verificar la elaboración y conservación de los reportes estadísticos, de acuerdo con la normatividad vigente. - Elaborar la lista de verificación teniendo en cuenta los procesos y procedimientos de archivo. - Cotejar la gestión documental con la normatividad vigente y el manual de gestión documental. - Inspeccionar el estado de conservación de los informes estadísticos de acuerdo



FINANCIEROS

76

con la normatividad vigente. 4. CRITERIOS DE EVALUACION

• Aplica objetivamente los procesos de la aplicación informática, de acuerdo con sus características.

• Ejecuta responsablemente los procedimientos en el manejo de la aplicación informática, de acuerdo con el manual de uso.

• Aplica con compromiso los manuales, Normas Técnicas Colombianas y legislación vigente, teniendo en cuenta su aplicación en la verificación de los controles en el proceso archivístico.

• Interpreta con objetividad el trámite documental interno, externo, a través de medios electrónicos o en forma personal, de acuerdo con la normativa vigente.

• Verifica con diligencia documentación relacionada con los procesos, procedimientos y normativa vigente, esté completa.

• Comprueba con exactitud el cumplimiento de los plazos de entrega de la documentación prestada, de acuerdo con los términos establecidos.

• Define críticamente: concepto, clases, tipos y características del control. • Verifica responsablemente el control en los documentos de los archivos de gestión,

central e histórico, de acuerdo con la normativa vigente. • Verifica rigurosamente la aplicación de las técnicas para constatar la autenticidad

de documentos y firmas. • Aplica objetivamente las normas sobre organización de los documentos en las

diferentes fases de archivo de acuerdo con la legislación vigente. • Verifica objetivamente la aplicación de la normatividad sobre los procesos de

microfilmación y digitalización. • Verifica objetivamente la utilización de las herramientas tecnológicas para la

recuperación de la información. • Controla responsablemente la elaboración y aplicación de los instrumentos de

descripción documental. • Verifica objetivamente los planes de contingencia de los procedimientos

archivísticos. • Define objetivamente los conceptos de Instrumentos de control, sistema de gestión

de calidad, auditoría y trazabilidad. • Identifica críticamente las acciones preventivas y las acciones correctivas, de

acuerdo con el sistema de gestión de la calidad. • Verifica responsablemente la organización del archivo y los plazos de conservación

de los documentos para la trazabilidad de los procesos. • Verifica objetivamente la información sobre la Organización y la responsabilidad de

la gestión de la calidad, lo mismo que las evidencias requeridas. • Define e Interpreta con precisión el concepto y las clases de indicadores de gestión

teniendo en cuenta el proceso archivístico.. • Aplica objetivamente las herramientas informáticas y estadísticas para la

interpretación de informes estadísticos. • Interpreta analíticamente el concepto de evaluación y de resultados de la gestión

documental. • Verifica metódicamente la organización de los sistemas de documentación e



FINANCIEROS

77

información estadística. • Identifica responsablemente las fuentes objetivas de información, los tipos y los

criterios de selección. • Interpreta analíticamente las listas de verificación, los gráficos y el manual de

gestión documental. • Compara resultados y sugiere con honradez cambios en la gestión documental,

teniendo en cuenta la evaluación del proceso archivístico. • Aplica objetivamente las listas de verificación y el manual de gestión documental en

la verificación de los procesos técnicos establecidos. • Presenta metódicamente informes estadísticos de acuerdo con los requerimientos de

información. • Aplica críticamente los conceptos de producción, trámite, conservación y

transferencia de documentos de archivo. • Verifica con compromiso la objetividad de los informes estadísticos en relación con

el mejoramiento de los procesos archivísticos. • Interpreta con objetividad y responsabilidad los resultados estadísticos aplicados a

los procesos archivísticos.

5. PERFIL TECNICO DEL INSTRUCTOR Opción 1: Requisitos Académicos: • Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación, Administrador de

Empresas, Administrador Educativo, Estadígrafo, con énfasis en Archivística o Profesional en Sistemas de la Información y la Documentación, con énfasis en Archivos

Experiencia Laboral: • Experiencia laboral relacionada con el sector productivo, no menor a seis meses. Competencias: • Dominio en el manejo de Archivos, la dirección y ejecución de programas de gestión

documental. • Aplicación de normas y legislación vigente; herramientas técnicas y tecnológicas, de

sistemas y nuevas tecnologías, microfilmación y digitalización, para la administración y conservación de la documentación y la información de los archivos

• Dominio en la aplicación de las normas de seguridad y salud ocupacional y de gestión de la calidad.

• Dominio en la formulación y evaluación de proyectos archivísticos.

Opción 2: Requisitos Académicos: • Tecnólogo en Gestión o Administración Documental; o seis semestres en Ciencias

de la Información y la Documentación, o seis semestres en Sistemas de la Información y la Documentación; Administrador de Empresas, Licenciado en



FINANCIEROS

78

Educación con énfasis en Archivística y ejecución de programas de gestión documental.




• Evaluado y certificado en la competencia laboral: controlar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con las necesidades institucionales.




FINANCIEROS

79



240201500 Promover la interacción idónea consigo mismo, con los demás y con la naturaleza en los contextos laboral y social.

DURACIÓN ESTIMADA PARA EL LOGRO DEL APRENDIZAJE

(en horas)


24020150001 Interactuar en los contextos Productivos y Sociales en función de los Principios y Valores Universales.

24020150002 Asumir actitudes críticas, argumentativas y propositivas en función de la resolución de problemas de carácter productivo y social.

24020150003 Generar procesos autónomos y de trabajo colaborativo permanentes, fortaleciendo el equilibrio de los componentes racionales y emocionales orientados hacia el Desarrollo Humano Integral.

24020150004 Redimensionar permanentemente su Proyecto de Vida de acuerdo con las circunstancias del contexto y con visión prospectiva.

24020150005

Desarrollar procesos comunicativos eficaces y asertivos dentro de criterios de racionalidad que posibiliten la convivencia, el establecimiento de acuerdos, la construcción colectiva del conocimiento y la resolución de problemas de carácter productivo y social.

24020150006 Asumir responsablemente los criterios de preservación y conservación del Medio Ambiente y de Desarrollo Sostenible, en el ejercicio de su desempeño laboral y social.

24020150007

Generar hábitos saludables en su estilo de vida para garantizar la prevención de riesgos ocupacionales de acuerdo con el diagnóstico de su condición física individual y la naturaleza y complejidad de su desempeño laboral.

24020150008 Aplicar técnicas de cultura física para el mejoramiento de su expresión corporal, desempeño laboral según la naturaleza y complejidad del área ocupacional.

24020150009 Desarrollar permanentemente las habilidades psicomotrices y de pensamiento en la ejecución de los procesos de aprendizaje.

24020150010 Reconocer el rol de los participantes en el proceso formativo, el papel de los ambientes de aprendizaje y la metodología de formación, de acuerdo con la dinámica organizacional del SENA

24020150011 Asumir los deberes y derechos con base en las leyes y la normativa institucional en el marco de su proyecto de vida.

24020150012 Gestionar la información de acuerdo con los procedimientos establecidos y con las tecnologías de la información y la comunicación disponibles.



FINANCIEROS

80

24020150013 Identificar las oportunidades que el Sena ofrece en el marco de la formación profesional de acuerdo con el contexto nacional e internacional.

24020150014 Concertar alternativas y acciones de formación para el desarrollo de las competencias del programa formación, con base en la política institucional.

3. CONOCIMIENTOS 3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS • Relaciones interpersonales: Conceptos, tipología. • Sociedad y Cultura. • Conceptos de: Libertad, justicia, respeto, responsabilidad, tolerancia y solidaridad. • Alteridad • Dignidad humana • Derechos Humanos • Principios y Valores éticos universales • Normas de convivencia • Constitución Política de Colombia • Criticidad. • Pensamiento Creativo. • Inteligencias múltiples. • Pensamiento Critico • Resolución de problemas: Argumentación, criterios de solución. alternativas

creativas, lógicas y coherentes • Objetividad-Subjetividad-Intersubjetividad • Toma de decisiones • Asertividad • Lógica • Coherencia • Autonomía • Desarrollo Humano Integral • Motivación y Auto aprendizaje • Trabajo en Equipo • Racionalidad • Inteligencia Emocional • Entorno y Contexto • Conocimiento de sí mismo • Proyecto de Vida • Resiliencia • Pensamiento creativo • Autogestión • Mejoramiento personal • Trabajo colaborativo • Construcción colectiva en contextos sociales y productivos. • Componentes racionales y emocionales.



FINANCIEROS

81

• Concepto de Racionalidad • Concepto de Inteligencia Emocional • Concepto de Trabajo en Equipo • Inteligencia Emocional • Globalización: conceptos, políticas para la globalización • Contexto Social y productivo en el mundo, el país, el departamento y/o municipio y

la región: Características, oportunidades. • Sector productivo: Conceptos, tipos, características, actores y dinámicas de

organización, las políticas, las leyes, los planes, situación actual y prospectiva • Entorno laboral: definición, descripción, función, características, procedimientos,

requerimientos • Normas y Leyes: Conceptos, características, tipos, • Constitución Política de Colombia: Características y estructura del Estado, derechos

y deberes de los ciudadanos. • Derechos y deberes de los trabajadores • Sistema educativo: Instituciones y relaciones con el SENA. • SENA: Historia, políticas, elementos de identidad corporativa, normativa referente a

la formación profesional. (Normas de convivencia, reglamento de aprendices, Contrato de aprendizaje, Fondo de la Industria de la Construcción, Apoyos de sostenimiento, Bienestar a los Aprendices).

• Centro de Formación: Organización, estructura y funcionamiento. • Entorno formativo y laboral. • Actividades formativas y productivas. • Formación Profesional para el desarrollo de competencias: Conceptos,

características, metodologías de aprendizaje, fuentes para la construcción del conocimiento.

• Líneas tecnológicas: Conceptos, tipos (Tecnologías de la información y la comunicación, diseño, producción y transformación, materiales y herramientas, cliente).

• Programa de formación: Concepto, características. • Aprendizaje autónomo: Concepto, estrategias. • Proyecto de Formación: Concepto, tipos, fases. • Evaluación de la formación profesional: Concepto, tipos, actores, roles e instancias. • Proyecto de Vida: concepto, propósito y componentes. • Aprendizajes previos: Concepto, utilidad y metodologías de identificación. • Principios y Valores: Concepto, tipos. • Trabajo en equipo: Conceptos, tipos, técnicas; estrategias de gestión. • Innovación y Desarrollo tecnológico: Concepto y relaciones con la formación por

proyectos. • Emprendimiento: Concepto, ventajas, características del emprendedor. • Comunicación: Conceptos, proceso, componentes y funciones tipos, características,

comunicación asertiva. • Procesos comunicativos, racionales y argumentados • Comunicación Verbal • Comunicación No Verbal Kinetésica



FINANCIEROS

82

• Comunicación No Verbal Proxémica • Comunicación No Verbal Paralinguística • Convivencia • Empatía • Resolución de Conflictos • Conocimiento: Concepto, tipologías • Conocimiento Científico • Recursos renovables y no renovables • Conceptos: Ecología, Medio Ambiente. • Desarrollo Sostenible • Normatividad Ambiental • Utilización de Tecnologías más Limpias • Problemáticas Urbanas • Desarrollo a Escala Humana • Conceptos de público y privado • Desarrollo Humano Integral • Solución de conflictos • Racionalidad, la argumentación y la asertividad. • Resolución de problemas • Residuos: Disposición, normas de clasificación. • Ficha antropométrica: definición, características, clasificación, aplicaciones, tipos. • Técnicas de valoración: definición, tipos, características , selección, aplicación,

formulas, baremos, índices • Test: Definición, clases, características, aplicaciones. • Formatos: Clases, Características, Técnicas de diligenciamiento. • Baremos: Definición, Clases, Características, Interpretación. • Métodos de entrenamiento físico: Definiciones, Clasificación, Características y

Aplicación. • Sistemas: Definición, características, aplicación, clasificación. • Series: Definición, Aplicación, Clases • Repetición: Definición y aplicación • Ejercicio: Definición, Clases, Tiempos de aplicación, Condición, Características,

Beneficios. • Cargas de trabajo: Definición, Función, Aplicación, Riesgos, Clasificación. • Manejo. • Salud ocupacional: Definición, propósito, conceptos básicos • Factores de riesgo ocupacional: concepto, clasificación • Riesgos ocupacionales: accidentes de trabajo y enfermedad ocupacional; concepto,

marco legal, prevención y control. • Prevención de riesgos ocupacionales: Concepto, Beneficios. • Riesgo ergonómico: Definición, características, manejo, medición, análisis • Riesgo Psicosocial: Definición, Características, Manejo, Medición, Análisis. • Desempeño laboral: Definición, Duración, Cuidados, Clasificación. • Actividad física: definición ,características, componentes, ventajas



FINANCIEROS

83

• Biopsicosocial: definición, dimensión, aplicación, características. Desarrollo. • Beneficios: definición, características, clases, ventajas. • Rendimiento laboral: definición, aplicación, características, desarrollo,

requerimientos. • Motricidad: definición, clasificación, aplicación, teorías, características, métodos,

beneficios, desarrollo. • Programas deportivos: definición, clasificación, aplicación, estrategias de desarrollo,

objetivos, clases, requerimientos, ventajas y desventajas. • Recreación: definición, clases, métodos, aplicaciones, estrategias, características. • Integrar: definición, métodos, beneficios, características. • Bienestar laboral: definición, clasificación, alcances, estrategias de desarrollo,

cobertura, requerimientos. • Competencias laborales: definición, características, desarrollo y requerimientos. • Reacción Mental: definición, características, desarrollo, técnicas, métodos, teorías,

características. • Destreza motora: definición, características, desarrollo, técnicas, ventajas,

aplicaciones. • Psicomotricidad: definición, clases, técnicas y procedimientos. • Productividad laboral: definición, características, indicadores, test de valoración,

ventajas, desventajas. 3.2 CONOCIMIENTOS DE PROCESO • Establecer procesos comunicativos asertivos que posibiliten la convivencia en los

contextos social y productivo • Facilitar los procesos de comunicación entre los miembros de la comunidad

educativa. • Establecer relaciones interpersonales dentro de criterios de libertad, justicia,

respeto, responsabilidad, tolerancia y solidaridad. • Analizar de manera crítica las situaciones pertinentes que contribuyen a la

resolución de problemas. • Argumentar y acoger los criterios que contribuyen a la resolución de problemas • Proponer alternativas creativas, lógicas y coherentes que posibiliten la resolución de

problemas • Desarrollar actividades de autogestión orientadas hacia el mejoramiento personal • Abordar procesos de trabajo colaborativo orientados hacia la construcción colectiva

en contextos sociales y productivos. • Armonizar los componentes racionales y emocionales en el desarrollo de los

procesos de trabajo colectivo. • Identificar e integrar los elementos de su contexto que le permiten redimensionar su

proyecto de vida. • Vivenciar su proyecto de vida en el marco del Desarrollo Humano Integral • Resolver conflictos de manera colaborativa mediante el uso de la racionalidad, la

argumentación y la asertividad, estableciendo consensos y acuerdos • Aportar elementos para la construcción colectiva del conocimiento • Optimizar los recursos requeridos en el desarrollo de sus actividades formativas y

productivas, con base en los procedimientos establecidos.



FINANCIEROS

84

• Contribuir en el cuidado y uso de los elementos que integran su entorno formativo y laboral.

Aplicar metodologías para la identificación y control de factores de riesgo ocupacional

• Disponer los residuos teniendo en cuenta las normas de clasificación de los mismos. • Mantener limpio y ordenado el lugar donde desarrolla sus actividades formativas y

productivas • Diligenciar la ficha antropométrica según las técnicas de valoración. • Registrar los resultados del test de acuerdo con los formatos establecidos. • Analizar los resultados del test de acuerdo con los baremos. • Interpretar métodos de entrenamiento físico según sistemas establecidos. • Definir los tiempos de aplicación de cada ejercicio según los resultados del test. • Determinar el número de series y repeticiones de cada ejercicio según el resultado

del test. • Establecer los tiempos de pausas de acuerdo a los métodos de entrenamiento. • Interpretar las cargas de trabajo ergonómicas y psicosociales según la naturaleza

del desempeño laboral • Determinar los ejercicios específicos para la prevención del riesgo ergonómico y

psicosocial. • Seleccionar los elementos, materiales, equipos e implementos según el plan de

acondicionamiento físico. • Aplicar el plan de acondicionamiento físico según el diagnóstico establecido. • Analizar las ventajas de la actividad física en la dimensión Biopsicosocial según su

criterio. • Interpretar los beneficios que se adquieren para su rendimiento en el desempeño

laboral. • Organizar actividades orientadas al desarrollo de programas recreodeportivos según

las necesidades de su entorno. • Ejecutar e integrar acciones encaminadas a la promoción y participación en los

eventos de acuerdo a las políticas de bienestar. • Identificar las técnicas de coordinación motriz fina y gruesa relacionadas para el

desarrollo de las competencias definidas en su perfil ocupacional. • Seleccionar técnicas que le permitan potencializar su capacidad de reacción mental,

y mejorar sus destrezas motoras según la naturaleza propia de entorno laboral. • Valorar las técnicas y procedimientos necesarios para lograr su desempeño

psicomotriz de acuerdo con el área ocupacional. • Implementar las técnicas y procedimientos para lograr mayor productividad en su

desempeño laboral. • Identificar las funciones de los recursos disponibles en relación con su proceso de

aprendizaje. • Relacionar los procesos y procedimientos vigentes en el SENA con su proceso de

formación. • Identificar el rol de los participantes y las fuentes del conocimiento en el proceso de

formación. • Identificar las características generales de la formación para el desarrollo de



FINANCIEROS

85

competencias. • Ubicar su rol en función de los derechos y deberes constitucionales, laborales e

institucionales. • Ubicar el SENA en la estructura del Estado y del sistema educativo Colombiano. • Regular su comportamiento actuando con base en normas, principios y valores

universalmente reconocidos. • Documentar su proceso de aprendizaje utilizando los recursos disponibles. • Identificar las oportunidades que ofrecen las organizaciones relacionadas con las

actividades productivas del programa. • Identificar las posibilidades de acceso al portafolio de servicios del SENA. • Identificar fuentes de financiación del Estado. • Reconocer su condición humana frente a diferentes dimensiones del ser. • Definir propósitos, estrategias y metas a partir del reconocimiento de su condición

humana. • Definir alternativas y acciones viables para una situación determinada con base en

información documentada y valorada. • Identificar las competencias a desarrollar establecidas en el programa de formación

dentro de las cinco líneas tecnológicas. • Examinar los aprendizajes previos frente al programa. • Definir la ruta de aprendizaje a partir de los proyectos elegidos. • Identificar los resultados de aprendizaje del programa de formación frente a los

proyectos de la ruta de aprendizaje. 4. CRITERIOS DE EVALUACION

• Realiza las actividades de aprendizaje, utilizando eficientemente la metodología, los recursos y ambientes de aprendizaje.

• Argumenta la importancia de actuar dentro del marco de las leyes y el ordenamiento ciudadano e institucional.

• Establece relaciones interpersonales dentro de criterios de libertad, justicia, respeto, responsabilidad, tolerancia y solidaridad, de acuerdo con las normas de convivencia y el rol de cada uno de los participantes en el proceso formativo.

• Establece relaciones interpersonales de acuerdo con los criterios del trabajo en equipo.

• Utiliza con criterio técnico las tecnologías de la información y la comunicación de acuerdo con las actividades a desarrollar.

• Identifica en el entorno nacional e internacional las oportunidades que le ofrece el programa de formación.

• Referencia diversas fuentes de información en la realización de los trabajos. • Emplea instrumentos y estrategias para formular propuesta de proyecto de vida

teniendo en cuenta aspectos personales y laborales. • Presenta las evidencias de manera oportuna y de acuerdo con lo concertado. • Explica la relación del programa de formación en el cual está matriculado con el

proyecto de formación que desarrollará para lograr los resultados de aprendizaje. • Identifica la estructura organizacional del SENA, y los procedimientos

administrativos y formativos. • Distingue el ambiente de aprendizaje y la metodología que se utilizará en el proceso



FINANCIEROS

86

de formación. • Establece los dominios y debilidades con las que llega al proceso de formación

según el programa en el cual se encuentra matriculado reconociendo su perfil como aprendiz del SENA.

• Identifica la contribución del programa de formación al desarrollo social y productivo del sector y del país. Analiza de manera crítica las situaciones pertinentes que contribuyen a la resolución de problemas.

• Argumenta y acoge objetivamente los criterios que contribuyen a la resolución de problemas

• Propone alternativas creativas, lógicas y coherentes que posibiliten la resolución de problemas

• Desarrolla actividades de autogestión orientadas hacia el mejoramiento personal • Aborda procesos de trabajo colaborativo orientados hacia la construcción colectiva

en contextos sociales y productivos. • Armoniza los componentes racionales y emocionales en el desarrollo de los

procesos de trabajo colectivo. • Identifica e integra los elementos de su contexto que le permiten redimensionar su

proyecto de vida. • Vivencia su proyecto de vida en el marco del Desarrollo Humano Integral • Se comunica fácilmente con los miembros de la comunidad educativa. • Establece procesos comunicativos asertivos que posibilitan la convivencia en los

contextos social y productivo • Resuelve conflictos mediante el uso de la racionalidad, la argumentación y la

asertividad. • Establece acuerdos mediante el uso de procesos comunicativos, racionales y

argumentados orientados hacia la resolución de problemas. • Aporta elementos en la construcción colectiva del conocimiento • Optimiza los recursos requeridos en el desarrollo de sus actividades formativas y

productivas. • Contribuye en el cuidado y uso de los elementos que integran su entorno formativo y

laboral. • Dispone los residuos teniendo en cuenta las normas de clasificación de los mismos. • Mantiene limpio y ordenado el lugar donde desarrolla sus actividades formativas y

productivas. • Aplica los test de condición física según estándares. • Selecciona los ejercicios para el plan de acondicionamiento físico • Elabora el plan de acondicionamiento físico, según sistemas de entrenamiento físico • Diagnóstica los riesgos ergonómicos y psicosociales de su desempeño laboral. • Selecciona las técnicas de cultura física para prevenir riesgos ergonómicos y

psicosociales. • Implementa técnicas de cultura física para la prevención de riesgos ergonómicos y

psicosociales • Valora el impacto de la cultura física en el mejoramiento de la calidad de vida y su

efecto en el entorno familiar social y productivo. • Implementa estrategias que le permitan liderar actividades físicas deportivas y



FINANCIEROS

87

culturales en contexto social y productivo. • Participa en actividades que requieren coordinación motriz fina y gruesa de forma

individual y grupal. • Aplica técnicas y procedimientos orientados al perfeccionamiento de la

psicomotricidad frente a los requerimientos de su desempeño laboral. 5. PERFIL TECNICO DEL INSTRUCTOR

Requisitos Académicos: Para el desarrollo integral de esta competencia se requiere la participación de diferentes profesionales asociados a perfiles académicos relacionados con los resultados de aprendizajes específicos, así:

• Opción 1: Certificación en formación basada en competencias laborales y/o en aprendizaje por proyectos o relacionadas.

• Opción 2: Profesional que tenga competencias humanísticas y formación en Ciencias Humanas.

• Opción 3: Profesional educación física, recreación y deportes. • Opción 4: Profesional ciencias de la salud ocupacional.

Experiencia Laboral:

• Tener experiencia mínima en procesos de formación o actividades laborales de 2 años en el área de desarrollo humano con el enfoque basado en competencias laborales.

Competencias:

• Gestionar procesos de desarrollo humano según las particularidades de los contextos sociales y productivos.

• Interactuar idóneamente consigo mismo con los demás y con la naturaleza según los contextos sociales y productivos.

• Promover el desarrollo de las actividades físicas que posibiliten el desempeño laboral seguro y eficaz, un estilo de vida saludable y el mejoramiento de la calidad de vida

• Trabajar interdisciplinariamente en la planeación – ejecución y evaluación y mejoramiento del proceso de inducción.

• Propiciar la integración y participación de los aprendices en el proceso de aprendizaje.

• Orientar las actividades de aprendizaje para el logro de los resultados de aprendizaje del proceso de inducción motivando la actuación protagónica de los aprendices.

• Integrar a los procesos de la inducción los recursos tecnológicos disponibles.



FINANCIEROS

88

CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia / Red Fecha Autores Juan José

Hernández Márquez

Instructor Asesor Pedagógico

Centro de Servicios Administrativos Regional Distrito Capital

Abril de 2007

Ana Marleny Murcia de López

Instructora Centro de Servicios Administrativos Regional Distrito Capital

Ana Helena Zabala Rodríguez

Instructora Centro de Servicios Administrativos Regional Distrito Capital

Revisión Yelitza Rubio González

Asesor Pedagógico

Regional Distrito Capital

Abril de 2007

Aprobación Wayne Anthony Triana Álvis

Subdirector Centro de Servicios Administrativos Regional Distrito Capital

Abril de 2007

CONTROL DE CAMBIOS

Descripción del cambio Razón del cambio Fecha Responsable (cargo)

Ajuste en la metodología de Diseño y Desarrollo Curricular

Actualización de la oferta educativa 2009

Noviembre de 2008

Juan José Hernández Márquez Instructor – Asesor Pedagógico. Ana Helena Zabala Rodríguez Instructora Wayne Anthony Triana Álvis Subdirector Centro Gestión Administrativa.

LÍNEA TECNOLÓGICA DEL PROGRAMA: CLIENTE RED DE … · - Normas técnicas para la presentación de...

Documents

Transcript of LÍNEA TECNOLÓGICA DEL PROGRAMA: CLIENTE RED DE … · - Normas técnicas para la presentación de...