Llenado de La Planilla Electronica - Guia Operativa 1

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LLENADO DE LA PLANILLA ELECTRNICA

SOLUCIONES

LABORALESSISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIN PARA JEFES DE RECURSOS HUMANOS, ASESORES LEGALES, ADMINISTRADORES Y GERENTES

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AV. ANGAMOS OESTE 526 - MIRAFLORES (01) 710-8950 / 710-8900 TELEFAX: (01) 241-2323

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SUMARIOINTRODUCCIN........................................................................ 1. Aspectos generales .............................................................. a) Definicin .............................................................................. b) mbito de aplicacin (sujetos obligados) ............................. c) Contenido ............................................................................. d) Obligaciones que reemplaza ................................................ e) Cierre del libro de planillas (planillas fsicas)........................ f) La planilla electrnica y la inspeccin laboral ....................... g) Cuadro de versiones de la planilla electrnica y necesidades a las que respondieron .................................................. 2. El registro ............................................................................. a) El registro de los declarantes ............................................... b) El registro de los declarados ................................................ c) Verificacin y correccin de datos ........................................ d) Registro de exoneraciones y convenios de estabilidad........ 3. Declaraciones ....................................................................... a) Conceptos a ser declarados ................................................. b) Declaraciones mensuales ....................................................

PRIMERA EDICIN DICIEMBRE 2009 3,330 Ejemplares

Csar Munayco Roggero Gaceta Jurdica S.A.PROHIBIDA SU REPRODUCCIN TOTAL O PARCIAL DERECHOS RESERVADOS D.LEG. N 822

HECHO EL DEPSITO LEGAL EN LA BIBLIOTECA NACIONAL DEL PER 2009-15180 LEY N 26905 / D.S. N 017-98-ED ISBN: 978-612-4038-54-9 REGISTRO DE PROYECTO EDITORIAL 31501220900909DIAGRAMACIN DE CARTULA

Martha Hidalgo RiveroDIAGRAMACIN DE INTERIORES

Wilfredo Gallardo Calle

c) Determinacin de la deuda................................................... 101 d) Validacin y correccin de datos .......................................... 102 4. Importacin de archivos ....................................................... 104 5. Reportes ............................................................................... 107 a) Reportes de declarantes ...................................................... 107 b) Reportes de los declarados .................................................. 108 c) Reportes de las declaraciones (incluye boletas de pago) .... 108 6. Rectificacin de la declaracin ............................................. 110 7. Anexo ................................................................................... 112

GACETA JURDICA S.A.ANGAMOS OESTE 526 - MIRAFLORES LIMA 18 - PER CENTRAL TELEFNICA 710-8900www.solucioneslaborales.com.peImprenta Editorial El Bho E.I.R.L. San Alberto 201 - Surquillo Lima 34 - Per


INTRODUCCINLa presente gua operativa busca instruir al suscriptor en el llenado del PDT-0601 (planilla electrnica), de manera que pueda ser muy til en el da a da de las empresas, pues muchas veces, su llenado es encargado al rea contable de las organizaciones, quienes precisan tener mayores alcances sobre la normativa laboral para realizarlo. De esta manera, no solo pretendemos que el usuario aprenda a emplear la planilla electrnica, sino que entienda cmo funciona para evitar las contingencias tributarias o laborales que acarreara un mal llenado. Con este fin, hemos estructurado la informacin tomando en cuenta cada uno de los pasos a seguir, partiendo de la etapa en que se registra al declarante y a los trabajadores, y finalizando con la declaracin mensual de cada uno de los sujetos declarados. Para ello, y como paso previo ineludible, iniciaremos la presente gua analizando los aspectos generales de la planilla electrnica, tomando en cuenta su mbito de aplicacin, las obligaciones que ha concentrado y, sobre todo, los cambios que ha sufrido durante estos casi dos aos de vigencia. Asimismo, no podemos olvidar la importancia que ha significado este PDT en la labor de fiscalizacin del Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo, por lo que tambin dedicaremos un apartado especial a este tema.

1.

ASPECTOS GENERALESa) Definicin La planilla electrnica(1) es el documento presentado mensualmente a travs del Programa de Declaracin Telemtica, PDT planilla electrnica, Formulario Virtual N 0601(2), programa informtico desarrollado por la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria (en adelante Sunat) que permite registrar la informacin de los trabajadores, pensionistas, prestadores de servicios, personas bajo modalidades formativas, personal de terceros y derechohabientes de los trabajadores. Como se puede observar, de los sujetos declarados a travs de este PDT no son propiamente trabajadores ni tienen vnculo laboral con la empresa declarante;

(1) (2)

El documento denominado planilla electrnica fue aprobado por Decreto Supremo N 018-2007-TR. PDT aprobado por Resolucin de Superintendencia N 204-2007-SUNAT.

SOLUCIONES LABORALES

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GUA OPERATIVA N 1 no obstante, para comprender y justificar dicha carga debemos entender que la Planilla Electrnica constituye un medio de mejora de los mtodos de fiscalizacin y, tambin, tiene como objetivos la simplificacin administrativa y la concentracin de trmites. b) mbito de aplicacin (sujetos obligados) La obligacin de llevar la planilla electrnica se encuentra restringida a quienes cumplan con alguna de las siguientes condiciones: - Cuenten con ms de tres (3) trabajadores. - Cuenten con uno (1) o ms prestadores de servicios y/o personal de terceros. - Cuenten con uno (1) o ms trabajadores o pensionistas que sean asegurados obligatorios del Sistema Nacional de Pensiones. - Cuando estn obligados a efectuar alguna retencin del Impuesto a la Renta de cuarta o quinta categora. - Tengan a su cargo uno (1) o ms artistas, de acuerdo con lo previsto en la Ley N 28131. - Hubieran contratado los servicios de una entidad prestadora de salud - EPS u otorguen servicios propios de salud, conforme a lo dispuesto en la Ley N 26790, normas reglamentarias y complementarias. - Hubieran suscrito con el Seguro Social de Salud - EsSalud un contrato por Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo. - Gocen de estabilidad jurdica y/o tributaria. - Cuenten con uno (1) o ms prestadores de servicios - modalidad formativa. Por otro lado, no se encuentran obligados a llevar planilla electrnica: - Quienes emplean a trabajadores del hogar. - Los empleadores de trabajadores de construccin civil eventuales. - Quienes contraten exclusivamente prestadores de servicios de cuarta categora, cuando no tengan calidad de agentes de retencin. No obstante, quienes no se encuentren obligados a llevar la planilla electrnica podrn optar por emplearla, en cuyo caso debern continuar usndola para dichos efectos. Los supuestos de obligatoriedad podrn ser ampliados por la Sunat, mediante resolucin de superintendencia. c) Contenido En general, la informacin que debe contener la planilla electrnica se encuentra regulada por la Resolucin Ministerial N 250-2007-TR y la Resolucin de Superintendencia N 204-2007-SUNAT. Ambas normas coinciden en dividir la informacin a ser declarada en:

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Llenado de la planilla electrnica - Datos del empleador - declarante. - Datos de trabajadores, pensionistas, prestadores de servicios - cuarta categora, prestadores de servicios - modalidades formativas y personal de terceros. - Informacin mensual de los sujetos declarados. El contenido de cada una de estas secciones ser analizado a cabalidad en lo sucesivo de la presente gua. d) Obligaciones que reemplaza El PDT-0601 Planilla Electrnica, desde su creacin, ha obedecido a un requerimiento de simplificacin de trmites administrativos, logrando progresivamente concentrar una serie de obligaciones que antes tenan que ser cumplidas de manera separada, ya sea ante el MTPE o ante la Sunat. En el caso de las obligaciones a cumplirse ante el MTPE, el PDT Planilla Electrnica ha concentrado las siguientes obligaciones: - La obligacin de presentar los libros de planillas y hojas sueltas para su aprobacin por parte del Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo, que solamente subsiste para quienes no se encuentran obligados a emplear la planilla electrnica. - La obligacin de inscripcin de los beneficiarios de las modalidades formativas mediante un libro especial y la autorizacin de este por el MTPE se considera cumplida con la presentacin de la planilla electrnica. - La obligacin de inscripcin ante la Autoridad Administrativa de Trabajo de las entidades empleadoras que desarrollan actividades de alto riesgo se considera cumplida por quienes declaren en la planilla electrnica los establecimientos en los que desarrollan actividades de riesgo. - La obligacin de presentar la informacin de las planillas de pago de remuneraciones de trabajadores percibidas en el mes de junio de cada ao, ha sido sustituida por aplicacin del envo mensual de la planilla electrnica. - La obligacin de inscripcin en el Registro Nacional de Empresas Tercerizadoras, que se considera cumplida al registrar el desplazamiento de su personal a empresas principales en la planilla electrnica. De otro lado, tambin ana las siguientes obligaciones a ser cumplidas ante la Sunat: - El empleo y presentacin del PDT Remuneraciones, Formulario Virtual N 0600. - PDT Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo, Formulario Virtual N 0610. - PDT IGV - Renta Mensual, Formulario Virtual N 0621.


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GUA OPERATIVA N 1 e) Cierre del libro de planillas (planillas fsicas) El empleo de la planilla electrnica trajo como consecuencia natural el desuso de los libros de planillas (planillas fsicas). Debido a ello, el Decreto Supremo N 018-2007-TR precis que los empleadores obligados a llevar la planilla electrnica debieron cerrar las planillas fsicas mediante comunicacin a la Autoridad Administrativa de Trabajo, adjuntando copia de la ltima hoja utilizada e indicando que el cierre se produce por el inicio del uso de la planilla electrnica; es decir, siguiendo el trmite regular signado como Procedimiento N 35 del Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA) del MTPE. Posteriormente, mediante Resolucin Ministerial N 020-2008-TR se estableci que el cierre de planillas fsicas se deba efectuar a partir del mes de enero del 2009, observando el cronograma que aprobase el Sector Trabajo y Promocin del Empleo. Es as que en marzo del mismo ao, mediante Resolucin Ministerial N 0612009-TR, se aprob el precitado cronograma aunque, en estricto, ms que un cronograma, estipul las fechas lmite para el cerrado de las planillas fsicas, las que eran determinadas teniendo en cuenta el ltimo digito del nmero de RUC de los empleadores(3).Cronograma de vencimiento de cierre de las planillas llevadas de acuerdo al Decreto Supremo N 001-98-TR ltimo dgito del RUC 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Fecha de vencimiento 1 de abril de 2009 8 de abril de 2009 15 de abril de 2009 22 de abril de 2009 29 de abril de 2009 6 de mayo de 2009 13 de mayo de 2009 20 de mayo de 2009 27 de mayo de 2009 3 de junio de 2009

A efectos del trmite, los empleadores deban presentar una solicitud ante la Direccin Regional de Trabajo y Promocin del Empleo o zona de trabajo del lugar donde fue autorizado el libro de planillas o las hojas sueltas, cumpliendo los requisitos antes indicados.(3) Resulta de singular importancia esta mencin, debido a la confusin que gener en los empleadores pues crean que se trataba de fechas exactas en las que deban realizar dicho trmite, este problema hizo que el Ministerio de Trabajo publicara en su pgina web un comunicado oficial precisando que se trataba de fechas lmite de cierre.

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Llenado de la planilla electrnica

SUMILLA :

Solicito cierre de planillas de pago por el inicio de llevado de la planilla electrnica

DIRECCIN DE REGISTROS GENERALES DEL MINISTERIO DE TRABAJO Y PROMOCIN DEL EMPLEO DE LIMA Y CALLAO Gaceta Jurdica S.A. con RUC N 20268135571, con domicilio en N.., distrito de .. debidamente representada por ........., identificado con DNI N ., me presento y solicito: Que, de conformidad con el Decreto Supremo N 001-98-TR, modificado por el Decreto Supremo N 017-2001-TR, comunico que hemos concluido con el uso de libros (u hojas sueltas) de Planillas de Pago N . de (tipo de planilla: obreros, empleados, u otros) siendo la ltima hoja utilizada la N .. La presente comunicacin se realiza dentro del marco de lo dispuesto por el Decreto Supremo N 0182007-TR, por el inicio del llevado de la planilla electrnica. OTROS DECIMOS: Adjuntamos copia de la ltima autorizacin y copia de la ltima hoja empleada.

Lima, de . de 200

.. SELLO Y FIRMA

Como ha de notar el lector, a la fecha el cronograma de vencimiento para el cierre de planillas de remuneraciones ya concluy, por lo que cabra preguntarse qu suceder con quienes no lograron cerrar sus libros u hojas sueltas hasta dicho plazo. Sobre el particular, consideramos que an podrn intentar el cierre mediante el Procedimiento N 35 del TUPA del MTPE de manera extempornea; sin embargo, de ser fiscalizados antes de realizar el trmite podran ser sancionados por el Ministerio por la comisin de una infraccin leve tipificada en el numeral 23.3 del artculo 23 del Reglamento de la Ley General de Inspeccin del Trabajo, aprobado por Decreto Supremo N 019-2006-TR, que seala que califica como infraccin leve:


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GUA OPERATIVA N 1 El incumplimiento de las obligaciones sobre planillas de pago o registro que las sustituya, o registro de trabajadores y prestadores de servicios, siempre que no est tipificado como infraccin grave. Por ende, dicha infraccin sera sancionable de acuerdo con el siguiente cuadro:Gravedad de infraccin Leve Base de clculo 1 a 5 UIT Nmero de trabajadores 1-10 5-10% 11-20 11-15% 21-50 16-20% 51-80 21-40% 81-110 41-50% 111-140 51-80% 140 a ms 81-100%

f) La planilla electrnica y la inspeccin laboral Como mencionamos, la planilla electrnica no solo obedeci a la necesidad de simplificar trmites administrativos sino que tambin busc ayudar en la labor de fiscalizacin del MTPE. En este sentido, cumpli con la premisa de que a mayor simplificacin administrativa mayor fiscalizacin, siendo una paradoja sobresaliente en lo que atae al poder de polica del Estado. A finales de 2008 el MTPE inici un programa de fiscalizacin ambicioso denominado Plan RETO, o Registro de Trabajadores Obligatorio, el cual, como poltica de aleatoriedad en la fiscalizacin, parte de una base cierta, constituida por las declaraciones de los empleadores a travs de la planilla electrnica, por lo que resulta de gran utilidad la inclusin en esta de informacin referida a los prestadores de servicios 4 categora. i. El Plan RETO El Plan RETO o Registro de Trabajadores Obligatorio 2008-2011, tal y como mencionamos, es un programa de fiscalizacin que inici el MTPE en diciembre de 2008 con la finalidad de incorporar en la planilla a trabajadores asalariados privados no registrados, as como verificar el cumplimiento por parte del empleador del aporte a la seguridad social. En este marco se emiti la Directiva Nacional N 08-2008-MTPE/2/11,4 la cual seala los criterios a tener en cuenta para la adecuada formalizacin de trabajadores en la planilla electrnica. De esta manera, con el uso de la planilla electrnica y su presentacin mensual se pudo tener una base slida sobre la cual partir al momento de establecer y realizar las inspecciones laborales, tal y como veremos a continuacin. Hasta octubre del 2009, de acuerdo con declaraciones de la ministra de Trabajo, Manuela Garca Cochagne, 15 396 trabajadores fueron incluidos a las planillas de las empresas, siendo el objetivo de este plan llegar a los 300 000 trabajadores.

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Llenado de la planilla electrnica ii. Lineamiento N 001-2009-MTPE/2/11.4 En el marco del Plan RETO se dict el Lineamiento N 001-2009-MTPE/2/11.4 que establece los criterios comunes al momento de fiscalizar los centros de labores con informacin de planillas electrnicas, con relacin a los locadores de servicios. En dicho documento se estableci una serie de disposiciones relativas a la forma en que debe realizarse el operativo de fiscalizacin, cuyos criterios abarcan desde la manera en que se determinarn los sujetos a ser inspeccionados y como en que debern ser incluidos en la planilla electrnica, as como criterios de aplicacin del principio de primaca de la realidad. De esta manera, seala que la Direccin Nacional de Inspeccin del Trabajo remitir oportunamente, cada mes, a las direcciones regionales de Trabajo y Promocin del Empleo o dependencias que hagan su veces, tomando como base la informacin de planillas electrnicas remitida por la Sunat, la relacin de empresas aleatoriamente seleccionadas que cuenten con locadores de servicios que giran recibos por honorarios de manera peridica a dichos centros de labores. Tambin, datos de identidad de los locadores de servicios a efectos de que puedan ser identificados al momento de realizar las visitas inspectivas correspondientes. Asimismo, se debe tener en cuenta que las actuaciones inspectivas tendrn un plazo de duracin de treinta das hbiles y debern iniciarse de manera obligatoria la ltima semana de cada mes, con el fin de poder requerir, de ser el caso, la incorporacin de cualquier trabajador en la planilla electrnica durante el mes siguiente, una vez finalizado el plazo mximo de vencimiento de la presentacin del PDT-0601 de acuerdo con el ltimo dgito del RUC del empleador. Ya en el nterin de la actuacin inspectiva, el inspector deber recorrer las instalaciones de la empresa verificando si se encuentran los locadores de servicios referidos por la Direccin Nacional, as como cualquier personal de la empresa que se encuentre dentro de sus instalaciones y no est inscrito en la planilla electrnica. Una vez determinada la existencia de la relacin laboral se deber emitir la medida de requerimiento respectiva, debiendo tenerse en cuenta el vencimiento del plazo de presentacin del PDT-0601 Planilla Electrnica y exigindose el cumplimiento a partir del da siguiente de vencido dicho plazo. De esta manera, notamos la gran influencia que ha logrado la planilla electrnica en el desenvolvimiento de la inspeccin laboral, no solo sirviendo como base para determinar a los sujetos fiscalizados y la oportunidad de la


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GUA OPERATIVA N 1 inspeccin, sino tambin para el procedimiento de inspeccin y la determinacin del momento a partir del cual se puede exigir el cumplimiento de la medida de requerimiento. g) Cuadro de versiones de la planilla electrnica y necesidades a las que respondieron(4) La planilla electrnica, a lo largo de su vida til, ha venido sufriendo una serie de variaciones que, no solo han obedecido a la correccin de ciertas deficiencias del sistema o a la concrecin de datos; sino tambin a cambios normativos que se han venido suscitando a lo largo de toda su vigencia. Dentro de los principales encontramos a la Ley N 29351, que determina la inafectacin temporal de las gratificaciones legales, as como la creacin del contrato administrativo de servicios - CAS mediante Decreto Legislativo N 1057. De esta manera, a la fecha han sido aprobadas cinco versiones de la planilla electrnica, cuyos principales cambios y circunstancias detallaremos a continuacin. i. PDT Planilla Electrnica versin 1.1 Con la Resolucin de Superintendencia N 204-2007-SUNAT se aprob el PDT Planilla Electrnica - Formulario Virtual N 0601 versin 1.0, que antes de entrar en aplicacin fue modificada mediante Resolucin de Superintendencia N 005-2008-SUNAT, con la aprobacin de la versin 1.1. Esta nueva versin tuvo una serie de actualizaciones, tanto el 5 de marzo de 2008 como el 4 de abril del mismo ao, que lograron solucionar algunos problemas relacionados con su aplicacin, de la siguiente manera: - Siempre se solicitaba la fecha de nacimiento en el caso de los prestadores de servicios - cuarta categora; sin embargo, se permiti, solo para estos casos, su identificacin con el nmero de RUC. - Al momento de la emisin de las boletas de pago se invertan los datos de da y mes de la fecha de ingreso y reingreso de trabajadores, problema que se solucion con la actualizacin. - Se consign mayor informacin con respecto a temas como la jornada laboral, el establecimiento, los das efectivamente laborados, las horas trabajadas, etc. - Se cambi el concepto Pliza de Seguro por el de Prima de Seguro AFP (Cdigo 0606). - Se resolvieron las inconsistencias generadas al momento de imprimir el Reporte Resumen de envo - Planilla Electrnica, puesto que pese(4) Para la elaboracin de la presente seccin hemos empleado como fuente de informacin el blog de Agustina Castillo Gamarra, informacin a la que podr acceder con el siguiente el link: .

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Llenado de la planilla electrnica a ingresar y enviar informacin sobre Prestadores de Servicios - Cuarta Categora figuraba como si no existiera ninguno de los declarados. ii. PDT Planilla Electrnica versin 1.2 La versin 1.2 del PDT Planilla Electrnica fue aprobada por Resolucin de Superintendencia N 125-2008-SUNAT, la que debi emplearse a partir del 1 de agosto de 2008, y tambin debi ser empleada incluso por quienes se encontraban omisos a la presentacin del PDT por los periodos tributarios de enero a junio de 2008, o deseaban rectificar la informacin correspondiente a tales periodos. Esta versin introdujo novedades importantes, as como ajustes a la aplicacin misma del mencionado PDT: - Das efectivamente laborados: respecto a este tema se precis que se consideraban como tales los das efectivamente trabajados durante el periodo, as como los das feriados y los das de descanso semanal obligatorio, as como los das en que el trabajador no labore porque no tiene la obligacin de hacerlo. - Horas trabajadas ordinarias: en este caso se consignar el nmero de horas trabajadas en el periodo declarado y que correspondan a la jornada ordinaria de trabajo. Asimismo, se precisa que el aplicativo validar que las fracciones de hora no excedan de los 59 minutos. - Registro de los descuentos por inasistencias: al parecer, con la versin 1.1 se present un problema con relacin al registro de descuentos del trabajador, puesto que el sistema solo los calculaba a efectos del neto a pagar y no los deduca de la base imponible de los tributos. Con la nueva versin del PDT Planilla Electrnica se precis que, en lo que atae a inasistencias y tardanzas, el aplicativo descontar dichos montos de la base imponible de los tributos que la Sunat recauda, por ende, en el concepto Remuneracin Bsica se deber registrar el ntegro de la remuneracin pactada con el trabajador. - Asegura tu Pensin: la Sunat celebr un convenio de cooperacin interinstitucional con la Oficina de Normalizacin Previsional (ONP), en virtud del cual se le encarg la recaudacin de las primas del seguro Asegura tu Pensin, que busca asegurar la continuidad de los aportes previsionales del trabajador por un ao mientras se encuentre sin empleo, siempre que el despido se produzca por causas no imputables a l. - Opcin Sin rgimen pensionario: con esta versin se agrega la opcin de declarar trabajadores sin rgimen pensionario, para los trabajadores de la microempresa regulados por el Decreto Supremo N 007-2008-TR TUO de la Ley Mype.


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GUA OPERATIVA N 1 - Centro de formacin profesional: se agrega la opcin para registrar el centro de formacin profesional de los prestadores de servicios - modalidad formativa, precisando si se trata de un centro educativo, universidad, instituto u otros. - Se realizan cambios en las estructuras de importacin Estructura 5 - Datos del trabajador, Estructura 7 - Datos del prestador de servicios - Cuarta categora, Estructura 14 - Datos de la jornada laboral por trabajador, y se agreg la Estructura 23 - Datos de los establecimientos para el prestador de servicios modalidad formativa. - Finalmente, el cambio ms importante fue la inclusin de conceptos referidos al contrato administrativo de servicios, para que no solo se introdujeran nuevos ingresos y tributos sino tambin nuevas opciones relacionadas con el tipo de trabajador y el tipo de contrato. Dicho rgimen ser tratado ms adelante con mayor profundidad. iii. PDT Planilla Electrnica versin 1.3 La versin 1.3 del PDT Planilla Electrnica fue aprobada por la Resolucin de Superintendencia N 056-2009-SUNAT, la que debi ser empleada a partir del 1 de marzo de 2009. Esta versin tambin pudo ser utilizada por quienes se encontraban omisos a la presentacin del PDT Planilla Electrnica por los periodos tributarios de enero de 2008 a enero de 2009 o hubieran deseado rectificar la informacin correspondiente a dichos periodos. Con esta versin se realizaron cambios importantes relacionados con el Decreto Legislativo N 1057, que regula el Rgimen Especial de Contratacin Administrativa de Servicios. En ese sentido, se consider que la contribucin a EsSalud por estos trabajadores tiene una base mxima equivalente al 30% de la UIT; asimismo, se tom en cuenta que la obligacin de pago al Rgimen Contributivo de la Seguridad Social en Salud oper a partir del 1 de enero de 2009. iv. PDT Planilla Electrnica versin 1.4 La ltima versin del PDT Planilla Electrnica fue aprobada por la Resolucin de Superintendencia N 159-2009-SUNAT, la cual debi ser empleada a partir del 1 de agosto de 2009, y que tambin podr ser utilizada por quienes se encuentren omisos de la presentacin del precitado PDT por los periodos de enero de 2008 a junio de 2009, o deseen rectificar dicha informacin. Con esta nueva versin se introdujeron cambios importantes relacionados con la Ley N 29351, del 1 de mayo de 2009, norma que determina la inafectacin de las gratificaciones legales entregadas en julio y diciembre de los aos 2009 y 2010.

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Llenado de la planilla electrnica En este sentido, los cambios suscitados fueron los siguientes: - Se crean nuevos conceptos relacionados con las gratificaciones inafectas, precisndose que se trata de gratificaciones legales o aguinaldos relacionados con la Ley N 29351. - Se crean conceptos relacionados con la bonificacin extraordinaria a ser entregada a los trabajadores, que equivale a lo que hubiera correspondido al empleador aportar a EsSalud. De otro lado, se crea el concepto Remuneracin por das con relacin laboral en el periodo de un CAS, el que deber ser empleado por aquellas entidades pblicas que tengan una persona cuya relacin laboral ha concluido y en el mismo periodo tributario son contratados bajo la modalidad de CAS.Versin del PDT Planilla Electrnica Versin 1.0

Cambios principales

Primera versin del PDT Planilla Electrnica fue sustituida por la versin 1.1 antes de que entrara en vigencia su aplicacin. Recibi sendas actualizaciones a efectos de la optimizacin de la aplicacin, puesto que an presentaba serias deficiencias relacionadas con los reportes y conceptos a ser declarados. Los cambios principales fueron que se incluy el concepto Asegura tu Pensin y se inici la entrada en vigencia del Rgimen Especial CAS.

Versin 1.1

Versin 1.2

Versin 1.3

Se optimiz la declaracin de los conceptos relacionados al Rgimen Especial CAS, precisndose la base mxima de aporte al EsSalud y la entrada en vigencia del cumplimiento de dichos aportes.

Versin 1.4

Principalmente los cambios obedecieron a la optimizacin en la declaracin de los conceptos relacionados con la Ley N 29351, que dispone la inafectacin de las gratificaciones legales y la entrega de la bonificacin extraordinaria.


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2.

EL REGISTROa) El registro de los declarantes i. Informacin del empleador - declarante A efectos del inicio del llenado de la planilla electrnica, el primer paso a seguir es el registro del declarante. Sobre el particular, el Decreto Supremo N 018-2007-TR define al empleador como toda persona natural, empresa unipersonal, persona jurdica, sociedad irregular o de hecho, cooperativa de trabajadores, institucin privada, entidad del Sector Pblico nacional, o cualquier ente colectivo que remuneren a cambio de un servicio prestado bajo relacin de subordinacin. Adicionalmente, se consideran como tales a quienes(5): - Paguen pensiones de jubilacin, cesanta, invalidez, sobrevivencia u otra pensin, cualquiera fuere el rgimen legal al cual se encuentre sujeto. - Contraten a un prestador de servicios. - Contraten a un prestador de servicios bajo modalidad formativa laboral. - Realicen aportaciones de salud, por las personas incorporadas como asegurados regulares al Rgimen Contributivo de la Seguridad Social en salud, por mandato de una ley especial. - Reciben por destaque o desplazamiento los servicios del personal de terceros. En este sentido, todos quienes se encuentren dentro de algunos de los supuestos mencionados debern llenar el registro de declarantes. De esta manera, a efectos del registro, el usuario del PDT Planilla Electrnica deber ingresar a la opcin Registro que se encuentra en la esquina izquierda superior, se habilitar un men debiendo seleccionarse la opcin Declarantes y presionar el recuadro Nuevo. Dicha accin habilitar una ventana como la que le mostraremos a continuacin:

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Se encuentran exceptuados quienes contraten trabajadores del hogar y quienes contraten trabajadores de construccin civil eventuales, tal y como sealamos en el primer apartado al tratar el mbito de aplicacin de la obligacin del llevado del PDT Planilla Electrnica.

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FOTO 1

Una vez abierta esta ventana se le solicitar los datos referidos a su nmero de registro nico de contribuyentes y su razn social o nombre. Asimismo, como puede observarse se le solicitar informacin referida a: - Si es una micro o pequea empresa, para lo cual se le solicitar su nmero de acogimiento. La denominacin de esta opcin se encuentra desfasada, pues actualmente en vista de la entrada en vigencia del Registro Nacional de Micro y Pequeas Empresas Remype a dicho cdigo se le denomina Cdigo de Inscripcin Remype, en todo caso esa es la informacin que deber registrar aqu. - Si es Administracin Pblica, sobre dicha opcin debemos mencionar que de acuerdo con la funcin Ayuda del PDT Planilla Electrnica se entiende por entidad o entidades de la Administracin Pblica a: 1. El Poder Ejecutivo, incluyendo ministerios y organismos pblicos descentralizados; 2. el Poder Legislativo; 3. el Poder Judicial; 4. los gobiernos regionales; 5. los gobiernos locales; 6. los organismos a los que la Constitucin Poltica del Per y las leyes confieren autonoma; 7. las dems entidades y organismos, proyectos y programas del Estado, cuyas actividades se realizan en virtud de potestades administrativas y, por lo tanto, se consideran sujetas a las normas comunes de Derecho Pblico.


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GUA OPERATIVA N 1 - El rgimen laboral del personal que registrar como declarados en la planilla. Sobre el particular, se habilitan tres opciones Privado, Pblico o Privado/Pblico. - Si destaca o desplaza personal a otros empleadores, en cuyo caso se habilitar la pestaa Empleadores a quienes destaco o desplazo personal. - Si es una empresa de intermediacin laboral, en cuyo caso automticamente el recuadro precedentemente mencionado se deshabilita sealndose automticamente que se trata de una empresa que destaca o desplaza personal. - Si terceros empleadores le destacan personal, en cuyo caso se habilitar la pestaa Empleadores que me destacan o desplazan personal. - Si se trata de una agencia de empleos, vlidamente considerada como tal al amparo del Decreto Supremo N 005-2003-TR e inscrita en el Registro Nacional de Agencias Privadas de Empleo. - Si se encuentra obligado o no a aportar al Senati, del marcado afirmativo de esta casilla depender el registro de una persona bajo el rgimen de Practicante Senati. - Por ltimo, encontramos la casilla referida a si la empresa tiene trabajadores con rgimen pensionario. Recordemos que dicha opcin podr ser vlidamente empleada por los trabajadores de las microempresas, y por los contratados por servicios no personales que hayan decidido voluntariamente adecuarse al rgimen especial de contratacin administrativa de servicios.FOTO 2

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Llenado de la planilla electrnica Una vez completada dicha pestaa con la informacin solicitada, podr dirigirse a la pestaa Domicilio Fiscal y Establecimientos Anexos, al ingresar a dicha ventana deber presionar la opcin Nuevo y se le solicitar informacin referida a la denominacin, el cdigo y tipo de establecimiento, tal y como se muestra en la siguiente foto. Esta informacin deber coincidir con la registrada en la ficha RUC del declarante.FOTO 3

As tambin, se le requerir que precise si se trata de un centro de riesgo, ello a fin de que se detallen las tasas del Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo que rige a cada uno de los centros de trabajo, las que sern empleadas por el sistema para establecer la contribucin que deber realizar por dicho seguro. Recuerde que en caso de que hubiera contratado el SCTR con una empresa privada no deber llenar dicha tasa. Sin embargo, es necesario registrar el centro como uno de riesgo, puesto que mediante Resolucin Ministerial N 074-2008-TR se estableci que la obligacin de inscripcin ante la Autoridad Administrativa de Trabajo de las entidades empleadoras que realizan labores de alto riesgo se considera cumplida por aquellos empleadores que declaren esa condicin en la planilla electrnica.


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FOTO 4

ii. Informacin de terceros Como hemos mencionado, existen dos pestaas del PDT que se activan si se seala que se trata de una empresa de intermediacin laboral, que destaca o desplaza personal o que recibe personal destacado o desplazado a su centro de labores. Vale la pena precisar que se considera como personal de terceros a todo trabajador o prestador de servicios que sea destacado o desplazado para prestar servicios en los centros de trabajo, establecimientos, unidades productivas u organizacin laboral de otro empleador, independientemente del hecho de que ambos mantengan un vnculo jurdico. Es decir, se trata de un supuesto de amplio espectro, por ejemplo, una situacin que comnmente ocurre en los casos de las empresas de marketing que ofrecen servicios de publicidad directa a consumidores que habitualmente visitan centros comerciales. As en estos casos el espectro que ocurre es el siguiente: La empresa A contrata con la empresa de marketing directo B para que ofrezca muestras del producto de A en una tienda comercial C. En este sentido, la empresa A deber registrar a B como empresa que le destaca personal; B deber registrar a A y C como empresas a las que destaca personal, y finalmente C registrar a B como empresa que le destaca personal, pese a que entre ambas no existe vnculo jurdico alguno.

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Llenado de la planilla electrnica Ahora bien, debemos precisar que de acuerdo con el artculo 9 del Decreto Supremo N 006-2008-TR, norma que aprueba el Reglamento de la Ley de Servicios de Tercerizacin; se consideran inscritas en el Registro Nacional de Empresas Tercerizadoras las empresas que, durante el periodo declarado, cumplan con registrar el destaque o desplazamiento de su personal a empresas principales en la planilla electrnica, por lo que un primer paso para cumplir con dicho requisito ser registrar a las empresas a las que destaca o desplaza personal. Respecto a los Empleadores a quienes destaco o desplazo personal los datos que se requieren son bsicos y se encuentran referidos al nmero de RUC de las empresas principales o usuarias, la actividad a la que se dedican y la sede a la que van a ser destacados los trabajadores. Se deber indicar tambin, si se trata de un centro de riesgo, pues de serlo deber contratarse el Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo a favor del trabajador. En este caso, al igual que con el registro de los establecimientos del declarante, la informacin de la denominacin, cdigo y tipo de establecimiento deber coincidir con la informacin de la ficha RUC.FOTO 5


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FOTO 6

Respecto del registro de los Empleadores que me destacan o desplazan personal, debemos ingresar a dicha pestaa y marcar la opcin Nuevo, en este caso el sistema nos solicitar la informacin referida al nmero de RUC y tipo de actividad a la que se dedica la empresa que le destaca personal. Recuerde que, en caso de que los trabajadores destacados a su empresa se encuentren en un centro de trabajo de alto riesgo y el empleador no les hubiera contratado el SCTR correspondiente, la empresa deber asumir la contratacin de este, para luego registrar como personal de terceros con el fin de cumplir con la contratacin del seguro.

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FOTO 7

b) El registro de los declarados Una vez finalizado el registro de los datos del declarante, el usuario de la planilla electrnica deber proceder a registrar a sus trabajadores, prestadores de servicios, beneficiarios de modalidades formativas y pensionistas; as como a los practicantes del Senati, los trabajadores con contrato administrativo de servicios y personal de terceros. Para ello, el usuario deber ingresar nuevamente a la opcin registro y dar clic en la opcin Trabajadores, Pensionistas, Modalidades Formativas y Prestadores de Servicios, lo que originar que se abra una ventana como la que le mostramos a continuacin:FOTO 8


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GUA OPERATIVA N 1 Una vez ah, el usuario deber seleccionar al declarante con el fin de incluir a los trabajadores, prestadores de servicios u otros que pertenezcan a su planilla. Para ello, en la casilla denominada Declarante, el sistema le mostrar a todos los declarantes registrados. Ya elegido el declarante, para iniciar el registro el usuario deber presionar la opcin Nuevo, lo que originar que se abra una nueva ventana que consta de cuatro pestaas: Datos Personales, Categoras, Domicilio y Derechohabientes. En la primera pestaa se solicitan los datos de identificacin comunes aplicables a cualquiera de las categoras, ya sea que se trate de un trabajador, pensionista, prestador de servicios cuarta categora, prestador de servicios de modalidad formativa laboral o personal de terceros. En este sentido, tal y como se observa en la siguiente foto, usted deber sealar informacin referida al tipo y nmero de documento de iIdentificacin, nacionalidad (opcin que se activa solo si marcamos carn de extranjera o pasaporte como tipo de documento de identidad), nombres y apellidos, fecha de nacimiento, sexo, telfono y correo electrnico(6). Asimismo, debe tener en cuenta que para el caso de los prestadores de servicios - 4 categora se permitir su identificacin con el nmero de RUC, caso en el que no se requerir la fecha de nacimiento, ni domicilio.FOTO 9

(6)

Los dos ltimos datos no son obligatorios.

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Llenado de la planilla electrnica Es importante mencionar que, en caso de que se elija como documento de identidad el DNI o el nmero de RUC, la pestaa referida al domicilio se desactivar automticamente, ello debido a que la informacin requerida ser extrada de la base de datos del Reniec, o de los registros de la Sunat sobre los registros nicos de contribuyentes. De otro lado, en caso de que se seale algn documento de identidad distinto de alguno de los indicados en el prrafo anterior, la pestaa Domicilio se activar, debiendo ingresarse la informacin que sea referente al tipo de va, el nombre y nmero, la zona y el nombre, y la ubicacin geogrfica del domicilio del trabajador. As tambin, podr consignar en el campo referencial los datos necesarios para localizar el domicilio, tal y como figura en la siguiente foto:FOTO 10

Una vez ingresados los datos personales se deber ingresar a la pestaa categoras, en la que deber elegir la categora a la que pertenece la persona que est siendo registrada. De esta manera, se deber elegir la opcin marcando la casilla correspondiente y precisar si el trabajador se encuentra afiliado a EsSalud + Vida Seguro contra accidentes, y si tiene condicin de domiciliado a efectos de la Ley del Impuesto a la Renta, tal y como se muestra en la siguiente foto:


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FOTO 11

El llenado del Detalle lo desarrollaremos en los siguientes apartados, la extensin y el nmero de datos requeridos dependern de la categora del personal que presta servicios al empleador. i. Trabajadores Como mencionamos, a continuacin desarrollaremos el registro del trabajador, para ello deber marcar la opcin Trabajador dentro de la pestaa categoras a la que ya hemos hecho mencin, tal y como se muestra en la siguiente foto:FOTO 12

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Llenado de la planilla electrnica Una vez marcada dicha opcin se habilitar la casilla Detalle a la que deberemos ingresar abrindose as un nuevo interfaz. Este interfaz se encuentra dividido en cuatro pestaas: Datos principales, Datos complementarios, Periodos Laborales y Otros Empleadores. Esta ltima pestaa solo se habilitar en caso de que se seale que el trabajador genera otras rentas de quinta categora, tal y como sealaremos ms adelante. En la seccin referida a los datos principales deberemos colocar informacin referida a: - Tipo de trabajador En esta parte deber seleccionar el tipo de trabajador del que se trata, as la planilla electrnica te ofrece las siguientes opciones: 19 20 21 22 23 27 28 29 30 31 32 36 37 38 56 64 65 66 67 70 82 Ejecutivo Obrero Empleado Trabajador portuario Practicante Senati Construccin civil Piloto y copiloto de aviacin comercial Martimo, fluvial o lacustre Periodista Trabajador de la industria de cuero Mineros de mina de socavn Pescador - Ley N 28320 Minero de tajo abierto Minero de industria minera metalrgica Artistas Ley del Artista Agrario dependiente Ley N 27360 Trabajador actividad acucola - Ley N 27460 Pescador y procesador artesanal independiente Rgimen Especial D. Leg. N 1057 Conductor de microempresa seguro regular Funcionario pblico


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GUA OPERATIVA N 1 83 84 85 86 87 88 98 Empleado de confianza Servidor pblico - Directivo superior Servidor pblico - Ejecutivo Servidor pblico - Especialista Servidor pblico - De apoyo Personal de la Administracin Pblica sin relacin de dependencia Persona que genera ingresos de cuarta-quinta categora

Como se puede ver, se incluye una calificacin interna de los trabajadores, que en muchos casos obedece al tipo de labores que realizan en la empresa. Esta clasificacin obedece, en otros casos, al rgimen que mantienen los trabajadores, tales como portuarios, pescadores, mineros, entre otros. A la vez, podemos observar que se incluyen opciones relacionadas con personal que no tiene la categora de trabajador, como los practicantes Senati o el personal CAS. Estas opciones las trataremos ms adelante al referirnos a otros tipos de personal, puesto que de la eleccin de alguno de ellos depender la informacin que nos solicitar la planilla electrnica. - Nivel educativo Se deber elegir el nivel educativo del trabajador, por lo que se le deber requerir dicha informacin, recordemos que de acuerdo con la Resolucin Ministerial N 250-2007-TR, el llenado de este campo result obligatorio desde el periodo de enero de 2009. Esta situacin deber modificarse al 1 de enero de cada ao. - Ocupacin La planilla electrnica nos proporciona una base de datos conteniendo 4,748 ocupaciones que puede realizar el trabajador, por lo que podemos optar por una bsqueda de acuerdo con el cdigo o con la descripcin de este. Si bien se trata de una lista cerrada, en caso de que no se encuentre la ocupacin especfica dentro de este listado se deber elegir la ocupacin que de manera ms amplia incluya las labores que realiza el trabajador o la que ms se le aproxime. Al igual que el nivel educativo, el llenado de esta casilla es obligatorio desde el periodo de enero de 2009, debiendo actualizarse dicha informacin al 1 de enero de cada ao. - Discapacidad Se deber especificar si se trata o no de un trabajador discapacitado. Recordemos que esta informacin es importante puesto que quienes califiquen como empresas promocionales de personas con discapacidad accedern a

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Llenado de la planilla electrnica ciertos beneficios tributarios. Se califica como empresa promocional a aquella empresa constituida como persona natural o jurdica que cuente con no menos del 30% del total de trabajadores a personas con discapacidad, de los cuales el 80% deber desarrollar actividades relacionadas directamente con el objeto social de la empresa, por lo que este medio de declaracin podr servir como un sistema eficiente de fiscalizacin del MTPE, encargado del registro de este tipo de empresas. - Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo Se habilita la casilla para declarar con quin se ha contratado el Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo, recordemos que este tipo de seguro incluye dos coberturas, la de salud y la de invalidez y sepelio. El primer tipo de cobertura podr ser contratado con EsSalud o con una entidad prestadora de salud, por lo que se habilitan ambas opciones. De otro lado, la cobertura de invalidez y sepelio podr ser contratada con la Oficina de Normalizacin Previsional o con alguna aseguradora privada, por lo que tambin se habilitan ambas opciones. - Rgimen pensionario En esta casilla se solicitar informacin referida al tipo de rgimen pensionario al que pertenece el trabajador, presentndose las siguientes opciones: 02 DL 19990 - SNP - ONP, 03 DL 20530 - SNP, 09 Caja de Beneficios de Seguridad Social del Pescador, 10 Caja de Pensiones Militar, 11 Caja de Pensiones Policial, 21 SPP Integra, 22 SPP Horizonte, 23 SPP Profuturo, 24 SPP Prima, 99 Sin Rgimen pensionario. La opcin sin rgimen pensionario solo se habilitar en caso de que se hubiera marcado que el declarante tiene trabajadores sin rgimen pensionario dentro de su planilla. Una vez elegido el rgimen pensionario se deber precisar la informacin relacionada con la fecha de inscripcin, el ingreso de este dato es opcional; de otro lado, en caso de que se hubiera elegido alguna administradora de fondos de pensiones se deber precisar el nmero de Cdigo nico de Identificacin del SPP - CUSPP. Toda la informacin que hemos reseado deber ser llenada por el declarante, tal y como figura en la siguiente foto.


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FOTO 13

Luego de guardados los datos, el declarante deber dirigirse a la pestaa Datos Complementarios, en la que deber registrar la siguiente informacin: - Tipo de contrato de trabajador En esta casilla la planilla nos solicitar informacin referida al tipo de contrato que tiene el trabajador, mostrndonos las siguientes opciones: 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 Plazo indeterminado Tiempo parcial Inicio o incremento de actividad Necesidades del mercado Reconversin empresarial Ocasional Suplencia De emergencia Obra determinada o servicio especfico Intermitente De temporada Exportacin no tradicional

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Llenado de la planilla electrnica 13 14 99 Extranjero Administrativo de servicios Otros

Como podemos observar se deber especificar el tipo de contrato que mantiene el trabajador, ya sea que se trate de un tipo de contrato sujeto a modalidad, o un rgimen especial de contratacin como los contratos a tiempo parcial, de exportacin no tradicional, de extranjeros. En el caso del contrato administrativo de servicios este solo se habilita cuando declaramos a un trabajador con CAS, como veremos ms adelante. - Jornada de trabajo Se habilitan tres opciones; la primera de ellas es el rgimen alternativo, acumulativo o atpico de jornada de trabajo y descanso, que es un rgimen comnmente utilizado en empresas mineras que, por ejemplo, mantienen regmenes de cuatro das de trabajo de doce horas con tres das de descanso continuos. En cuanto a la segunda opcin, se trata de la jornada de trabajo mxima, que deber ser marcada en caso de que el trabajador se encuentre sujeto al nmero mximo de horas de trabajo posibles. Esta opcin se debe a que existen trabajadores que no estn sujetos a la jornada mxima tales como quienes no estn sujetos a fiscalizacin inmediata, realizan labores intermitentes o son calificados como trabajadores de direccin o de confianza que se encuentren en alguna de las situaciones antes descritas. La ltima opcin se refiere al trabajo en horario nocturno, para lo cual debemos precisar que se considera como tal al trabajo que se realiza entre las 10:00 p.m. y las 6:00 a.m. por lo que, en caso de que el trabajador realice su jornada de trabajo entre tales horas deber ser considerado como tal. Los trabajadores que realicen labores en jornada nocturna no podrn percibir una remuneracin menor a la remuneracin mnima vital con una sobretasa del 35%; es decir, S/. 742,50. - Situacin especial En esta parte el empleador declarante deber indicar si el trabajador es calificado como de direccin o de confianza, recordemos que de acuerdo con el Decreto Supremo N 001-96-TR, que aprueba el Reglamento de la Ley de Fomento al Empleo, al final del procedimiento de calificacin de un trabajador como de direccin o de confianza, tal calidad deber registrarse en el libro de planillas de pago de remuneraciones, obligacin que con esta opcin se traslada a la planilla electrnica. - Sindicalizado Se deber especificar si se trata de un trabajador afiliado a algn sindicato.


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GUA OPERATIVA N 1 - Si el trabajador inform otras rentas de quinta categora Conforme a lo dispuesto por el artculo 44 de la Ley del Impuesto a la Renta, el trabajador que perciba rentas de quinta categora de varias fuentes a la vez, debe informar a cada uno de sus empleadores, de manera que el empleador que pague la mayor renta deber efectuar la retencin del ntegro del impuesto. De llenar esta casilla afirmativamente se habilitar la pestaa Otros Empleadores. - Tiene rentas exoneradas a la Ley del Impuesto a la Renta Se deber indicar si los trabajadores mantienen rentas exoneradas a la Ley del Impuesto a la Renta; sin embargo, no es de mucha utilidad dicha opcin, puesto que todos los trabajadores perciben ingresos exonerados, como la compensacin por tiempo de servicios, por ejemplo. - Prestaciones de salud Como debe ser de su conocimiento, el empleador puede contratar con una entidad prestadora de salud o por servicios propios para que brinde prestaciones de salud a sus trabajadores. En este sentido, dentro de esta casilla el empleador deber sealar si al trabajador se le brindan los servicios de salud por medio de una EPS o por servicios propios, debiendo seleccionar la EPS contratada o si se trata de servicios propios, para ello la planilla electrnica habilita las siguientes opciones: 5 Mapfre Per S.A. Entidad Prestadora de Salud; 2 Pacfico S.A. Entidad Prestadora de Salud; 1 PerSalud S.A. E.P.S.; 3 Rmac International S.A. E.P.S.; 4 Servicios Propios. - Situacin del trabajador o pensionista En esta parte, el empleador deber detallar la situacin del trabajador en la empresa, es decir, si se encuentra activo o subsidiado, de baja, en suspensin perfecta o sin vnculo laboral con conceptos pendientes por liquidar. Cuando se marque la opcin Baja, deber sealarse la fecha de fin de la relacin laboral en la pestaa Periodos Laborales. As tambin, solo se podr sealar a un trabajador como sin vnculo laboral con conceptos pendientes por liquidar, siempre que antes se le haya dado de baja. Las opciones de marcado variarn dependiendo si se marc o no si el trabajador est afiliado a una EPS. Sin embargo, el contenido es el mismo. - Periodicidad del ingreso En esta opcin se deber precisar la periodicidad del ingreso, es decir, si se trata de un ingreso mensual, diario, semanal o por otros periodos.

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Llenado de la planilla electrnica - Tipo de pago Se deber precisar la forma de pago de las remuneraciones, en efectivo, depsito en cuenta u otros. Toda la informacin requerida y precisada en los prrafos anteriores deber ser registrada, tal y como se muestra en la siguiente foto:FOTO 14

Finalizado el llenado de los datos complementarios, el empleador declarante deber llenar los datos referidos a los periodos laborales, debiendo marcar la opcin Nuevo. Una vez presionada se habilitar una nueva ventana en la que deber ingresar la fecha de inicio y, de ser el caso, la fecha de fin. En caso de que se marque el fin de la relacin laboral, se deber especificar el motivo del fin de periodo, ofrecindose las siguientes opciones: 01 Renuncia 02 Renuncia con incentivos 03 Despido o destitucin 04 Cese colectivo 05 Jubilacin 06 Invalidez absoluta permanente 07 Terminacin de la obra o servicio 08 Mutuo disenso 09 Fallecimiento del trabajador


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Finalmente, como ya mencionamos, la pestaa referida a Otros Empleadores se activar en caso de que se hubiera sealado que el trabajador percibe otras rentas de quinta categora. En este caso se deber indicar el nmero de RUC y la razn social de la empresa.FOTO 16

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Llenado de la planilla electrnica ii. Pensionista Se considera como pensionista a la persona que percibe pensin de jubilacin, cesanta, invalidez y sobrevivencia u otra pensin, cualquiera fuera el rgimen al cual se encuentre sujeto. Se debe tener en cuenta que esta categora solo ser utilizada por quienes efecten pago de pensiones, tales como la Oficina de Normalizacin Previsional, las Administradoras de Fondos de Pensiones, las aseguradoras, entidades pblicas u otras. No debe emplearse esta opcin para declarar a los trabajadores que tambin reciben una pensin, en dicho caso, se les deber declarar simplemente como trabajadores. En este sentido, para el registro deber indicarse en la pestaa Categoras que se trata de un pensionista y presionar la casilla Detalle.FOTO 17

Una vez presionada la casilla Detalle, se abrir una nueva ventana solicitando informacin referida a datos principales, datos complementarios y periodos laborales. Dentro de la pestaa Datos Principales se le solicitar informacin sobre: - Tipo de pensionista En este caso se habilitan dos opciones, Pensionista o Cesante y Pensionista - Ley N 28320, esta ltima opcin deber ser llenada por quienes perciban alguna pensin de la Caja de Beneficios de Seguridad Social del Pescador.


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GUA OPERATIVA N 1 - Rgimen pensionario En este caso se deber precisar el rgimen pensionario por el cual el trabajador percibe su pensin. Las opciones son las mismas que en la opcin Rgimen Pensionario para el caso de los trabajadores, obviamente suprimiendo la opcin Sin Rgimen Pensionario. - Fecha de inscripcin En esta casilla se deber detallar la fecha a partir de la cual se le reconoce la condicin de pensionista.FOTO 18

Luego de llenar los datos principales, el declarante deber ingresar a la pestaa Datos Complementarios, en la que solo se le solicitar informacin referida a la situacin del pensionista y el tipo de pago. Sobre la situacin del pensionista, debemos precisar que solo se permitir la declaracin de este en situacin de activo o baja. La condicin de Activo se marcar cuando se encuentre percibiendo pensin por la AFP, ONP, aseguradora o entidad pblica. Se declarar la situacin como Baja cuando ya no se encuentre percibiendo pensin alguna, ya sea por extincin o suspensin del derecho a la pensin.

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FOTO 19

Finalmente, el declarante deber dirigirse a la pestaa Periodos laborales, en la que se consignar la fecha desde la cual al pensionista le es reconocida esa condicin. En Fecha de cese se consignar la fecha de suspensin o prdida de la condicin de pensionista, debido a ello se muestran dos opciones Fallecimiento o Suspensin de la Pensin. En los casos de suspensin, cuando el pensionista recupere dicha condicin se ingresar a la opcin Nuevo y se registrar la nueva fecha. Un ejemplo claro de suspensin de derecho a la pensin se presenta cuando el pensionista de jubilacin del Decreto Ley N 19990 ingresa nuevamente a laborar y el monto de su pensin sumado a la remuneracin supera el 50% de 1 UIT.FOTO 20


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GUA OPERATIVA N 1 iii. Personal en rgimen de cuarta-quinta De acuerdo con el inciso e) del artculo 34 de la Ley del Impuesto a la Renta se consideran como rentas de quinta categora los ingresos obtenidos por las personas que realicen su trabajo en forma independiente con contratos de prestacin de servicios normados por la legislacin civil, en el lugar y horario designados por quien lo requiera, siendo el usuario del servicio quien proporciona los elementos de trabajo y asume los gastos que la prestacin del servicio demande. Si bien no se trata de un rgimen de contratacin, son personas que normalmente generaran rentas de cuarta categora, puesto que se trata de una prestacin de servicios independiente; pero que por disposicin expresa de la ley y por las particularidades de la prestacin del servicio, sus ingresos son considerados como rentas de quinta categora. Por razones de facilidades en la aplicacin, se les permite registrar como trabajadores, tal y como se muestra en la siguiente foto.FOTO 21

Una vez que se ha sealado que se trata de un trabajador que genera ingresos de cuarta - quinta, el sistema automticamente desactivar la mayora de las opciones de llenado, habilitndose solo las referidas al nivel educativo, la ocupacin y la calidad de trabajador con discapacidad del prestador de servicios.

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Adicionalmente, se habilitan las siguientes casillas en la pestaa referida a los datos complementarios: - La jornada del prestador de servicios Sobre la jornada, como mencionamos, el prestador de servicios que genera rentas de cuarta/quinta s se encuentra sujeto a una jornada de trabajo, en atencin a ello es que se habilita esta opcin. - La situacin del prestador de servicios Se deber especificar si el trabajador se encuentra en una situacin de activo, baja u otra situacin. - Si percibe otras rentas de quinta categora Al igual que en el caso de los trabajadores, el prestador de servicios de cuarta/quinta deber informar de la existencia de otras fuentes de ingresos de rentas de quinta categora. - Si percibe rentas de quinta categora exoneradas - Situacin especial Esta opcin, a nuestro parecer es poco til, puesto que el prestador de servicios de cuarta quinta, en la medida en que solo es considerado como trabajador a efectos de la Ley del Impuesto a la Renta, no podra ser calificado como trabajador de direccin o de confianza.


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Finalmente, se deber ingresar a la pestaa Periodos laborales, en la que se deber registrar la fecha de inicio de la relacin contractual de prestacin de servicios mantenida con el prestador de servicios de cuarta/quinta. Debido a esta calidad de independiente es que, si bien se habilita la opcin de llenado de la fecha de fin, se desactiva la opcin relacionada con el motivo del fin del periodo.FOTO 24

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Llenado de la planilla electrnica iv. Practicantes del Senati Los practicantes del Senati, al igual que con los prestadores de servicios de cuarta/quinta, son considerados como trabajadores solo a efectos del aplicativo, en este sentido, en realidad se trata de modalidades formativas laborales con regulacin especial, excluidas del mbito de aplicacin del Decreto Supremo N 007-2005-TR, que aprueba el Reglamento de la Ley de Modalidades Formativas Laborales.FOTO 25

Ahora bien, incluir este tipo de beneficiarios como trabajadores se debe a que por ellos es preciso realizar los aportes a EsSalud y a algn rgimen pensionario, y de ser el caso se deber contratar a su favor el Seguro Complementario por Trabajo de Riesgo. Luego de seleccionada la opcin Practicantes Senati, solo quedan habilitadas las casillas referidas al rgimen pensionario y al SCTR.


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En cuanto a los datos complementarios, solo se habilita la casilla referida a la situacin del beneficiario, debiendo detallarse si se encuentra activo, de baja, sin vnculo laboral con conceptos pendientes por liquidar o en suspensin perfecta de labores.FOTO 27

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Llenado de la planilla electrnica Finalmente, se deber llenar en la pestaa Periodos laborales las fechas de inicio y fin de la relacin laboral, as como el motivo del fin del periodo. Esta ltima informacin nos parece excesiva puesto que, como ya mencionamos, no se trata de trabajadores con estabilidad laboral.FOTO 28

v. Prestadores de servicios que reciben rentas de cuarta categora De acuerdo con el artculo 33 de la Ley del Impuesto a la Renta se considera dentro de esta categora a la persona natural que obtiene ingresos por el ejercicio individual de cualquier profesin, arte, ciencia u oficio. Tambin estn incluidos quienes desempean las funciones de sndico, gestor de negocios, director de empresas, mandatario, albacea y quienes realizan actividades similares. De otro lado, tambin se consideran como perceptores de rentas de cuarta categora a los porteadores que realicen actividades dentro del marco de la Ley N 27607. Una vez marcada dicha casilla en la pestaa Categoras se habilitar el llenado del nmero de RUC del sujeto declarado y la opcin para sealar si se trata de un sujeto domiciliado o no domiciliado.


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De otro lado, para el caso de prestadores de servicios de cuarta categora, en el llenado de la seccin correspondiente a los datos personales cabe la posibilidad de sealar como documento de identificacin el nmero de RUC, procedindose luego al llenado del resto de datos, tal y como aparece en la siguiente foto:FOTO 30

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Llenado de la planilla electrnica En este caso, ya no ser necesario registrar en la pestaa Categoras el tipo de prestador de servicios, pues esta aparece automticamente sealada y sin posibilidad de modificacin, incluyendo el nmero de RUC del prestador de servicios. Solo aparecen habilitadas las casillas relacionadas con la condicin de domiciliado y se aplica algn convenio para evitar la doble imposicin. vi. Prestadores de servicios - modalidades formativas laborales Como mencionamos en la primera parte de esta gua, con la norma que crea la planilla electrnica tambin se seala que la obligacin de registro y llenado del libro especial de modalidades formativas laborales, reguladas por la Ley N 28518, se considera cumplida con la presentacin de la planilla electrnica. Ello, debido a que la informacin de estos beneficiarios tambin debera de ser registrada a travs de este medio de declaracin y pago. As, el empleador declarante al momento de contratar con un beneficiario de modalidades formativas deber proceder a su registro en la planilla electrnica, para lo cual, primero, deber ingresar los datos de identificacin y posteriormente marcar en la pestaa Categoras la opcin "Prestador de servicio - modalidad formativa", habilitndose as la opcin Detalle.FOTO 31

Una vez marcada la opcin Detalle, se abrir una nueva ventana en la que solo se habilitarn las pestaas referidas a los datos principales y periodos. Una vez en la seccin Datos Principales, el declarante deber ingresar la siguiente informacin: - Seguro mdico Como recordamos, la Ley N 28518 establece como obligacin de quienes contraten beneficiarios de modalidades formativas laborales la contratacin de un seguro


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GUA OPERATIVA N 1 de salud cuya cobertura mnima debe ser equivalente a 14 subvenciones mensuales en caso de enfermedad, y 30 subvenciones mensuales en caso de accidente. Podr ser contratado con EsSalud o con una compaa privada de seguros. - Nivel educativo Al igual que con los trabajadores, esta casilla requiere informacin relacionada con el grado de instruccin del beneficiario de la modalidad formativa. El llenado de este tem fue obligatorio recin a partir de enero de 2009, debiendo actualizarse al primero de enero de cada ao. - Ocupacin Al igual que con los trabajadores se deber elegir el tipo de ocupacin que realiza el beneficiario en la empresa. - Si es madre con responsabilidad familiar El llenado de esta casilla solo es necesario para los beneficiarios bajo la modalidad de capacitacin laboral juvenil, ya que de acuerdo con lo sealado por la Ley de Modalidades Formativas Laborales - Ley N 28518, el lmite de 20% del total de trabajadores de la empresa se puede incrementar en un 10% adicional, siempre que dicho porcentaje se encuentre compuesto por madres con responsabilidades familiares o personas con discapacidad. - Trabajo en horario nocturno Como mencionamos, se considera trabajo nocturno a la jornada de trabajo que se lleva a cabo entre las 10:00 p.m. y las 06:00 a.m. En el caso de las modalidades formativas laborales, para que los beneficiarios puedan prestar servicios en tales horarios, las empresas debern obtener una autorizacin previa del Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo. - Discapacidad Como ya mencionamos, la indicacin de esta calidad del beneficiario resulta importante para las empresas que contraten beneficiarios bajo la modalidad de capacitacin laboral juvenil; sin embargo, tambin resulta aplicable para los trabajadores contratados bajo la modalidad de reinsercin laboral, caso en el que la Ley N 28518 prev que el lmite mximo de beneficiarios puede ampliarse en un 10%, siempre que este se encuentre compuesto por personas con discapacidad. - Tipo de centro de formacin profesional Se deber indicar el tipo de centro de formacin profesional en la que estudia el beneficiario. Recordemos que muchos de los convenios de modalidades formativas son contratos tripartitos celebrados entre la empresa, el beneficiario y el centro de formacin profesional e involucran obligaciones a ser cumplidas por dichos centros.

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Llenado de la planilla electrnica De esta manera, encontramos opciones referidas a centro educativo, universidad, instituto y otros.FOTO 32

Luego de llenada la informacin requerida en la seccin Datos Principales se deber ingresar a la pestaa Periodos, en la que se deber marcar la opcin "Nuevo" abrindose una nueva ventana en la que se solicitar que se precise el tipo de modalidad formativa y el inicio y fin de la relacin contractual entre la empresa y el beneficiario.FOTO 33


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GUA OPERATIVA N 1 vii. Personal de terceros Las normas del Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo disponen que para el caso de trabajadores destacados o desplazados a los centros de trabajo de empresas principales o usuarias que sean calificados como centros de trabajo de riesgo, la empresa contratante deber verificar que todos los trabajadores cuenten con dicho seguro, de lo contrario tendr que asumir la contratacin de este. Es debido a ello que la planilla electrnica permite declarar a personal de terceros, pero solo en los casos en que el empleador no hubiera contratado a favor de estos trabajadores el SCTR correspondiente. Recordemos que la planilla electrnica no solo constituye un medio de declaracin y pago sino tambin un medio a travs del cual el MTPE puede fiscalizar el cumplimiento de determinadas obligaciones. De tal modo, para el registro de este personal se deber marcar en la pestaa Categoras la opcin Personal de terceros, habilitndose la casilla Detalle.FOTO 34

Una vez marcada la casilla Detalle, se abrir una nueva ventana en la que solo se habilitar el rubro Datos Principales. Para el llenado de esta, se requerir informacin referida a la entidad empleadora o empresa que destaca o desplaza personal, debiendo detallarse su nmero de RUC. Se llenar automticamente la razn social, tomando como base los datos de las empresas que le destacan o desplazan personal registradas en los datos del declarante.

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Llenado de la planilla electrnica As tambin, como el fin es certificar que se est contratando el SCTR a favor del personal de terceros, se habilita la casilla SCTR, debiendo precisarse la entidad con la que se contrata dicho seguro.FOTO 35

viii. Personal con contratos administrativos de servicios El Rgimen Especial de Contratacin Administrativa de Servicios se encuentra regulado por el Decreto Legislativo N 1057, y su reglamento aprobado por Decreto Supremo N 075-2008-PCM, que fue creado como un avance en el reconocimiento de derechos laborales a quienes eran contratados bajo la modalidad de servicios no personales por las entidades pblicas. Este rgimen goza de singularidades tales como la consideracin de estos como asegurados regulares del Seguro Social de Salud y de los regmenes pensionarios, as como la existencia de derechos laborales reducidos. A pesar de ello, los ingresos que generan no son considerados como renta de quinta sino de cuarta categora, por disposicin expresa del Decreto Supremo N 075-2008-PCM. Es as que el personal con CAS deber ser registrado como trabajador a efectos de los aportes a EsSalud y a la ONP o AFP, y como prestador de servicios para el registro de los ingresos, tal y como mencionaremos ms adelante. Respecto del mbito de aplicacin de la norma, son considerados como personal con CAS quienes se encuentren en alguna de las siguientes situaciones:


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GUA OPERATIVA N 1 Personal cuyo contrato por servicios no personales SNP se encontraba vigente a la fecha de entrada en vigencia del Decreto Legislativo N 1057 (29 de junio de 2008), caso en el que los contratos mantendrn su vigencia hasta su vencimiento, salvo que las partes hayan decidido, de mutuo acuerdo y antes del vencimiento, sustituirlo por un CAS. Personal cuyo contrato por SNP estuvo vigente a la fecha de entrada en vigor del Decreto Legislativo N 1057 y concluye posteriormente, caso en el que, de haberse celebrado una renovacin o prrroga, dicho contrato debi ser sustituido, de manera automtica, por un CAS. Debe tenerse en cuenta que el Decreto Legislativo N 1057 prohbe, desde su entrada en vigencia, suscribir o prorrogar contratos de servicios no personales. Personal contratado durante la vigencia de la norma, caso en el que se sujetar a todo lo regulado por el Decreto Legislativo N 1057 y su reglamento. As, para quienes se encontraron dentro del primer supuesto, es decir el de sustitucin, la afiliacin a un rgimen previsional fue opcional hasta la fecha en que concluy el contrato por servicios no personales sustituido.FOTO 36

Como ya mencionamos, el personal contratado mediante un CAS deber ser registrado como trabajador y como prestador de servicios.

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Una vez ingresado el detalle del trabajador, se deber precisar en la casilla referida al tipo de trabajador o pensionista que se trata de un trabajador bajo el rgimen especial del Decreto Legislativo N 1057, opcin habilitada con el Cdigo 67, una vez seleccionada dicha opcin automticamente el sistema alertar al declarante de la situacin especial antes descrita.FOTO 38


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GUA OPERATIVA N 1 Una vez marcada la opcin referida al tipo de trabajador, el sistema automticamente habilitar solo las casillas referidas al rgimen pensionario, discapacidad y SCTR. Luego, en los datos complementarios, por defecto, en la casilla referida al tipo de contrato aparece elegido el Cdigo 14 - Administrativo de Servicios, asimismo se deber seleccionar la informacin referida a la situacin del personal con CAS, la periodicidad del ingreso y el tipo de pago.FOTO 39

En la pestaa Periodos laborales se deber consignar la informacin referida al inicio y fin del contrato administrativo de servicios, as como el motivo del fin del periodo. Sobre el particular, debemos tener en cuenta que el contrato administrativo de servicios es de plazo determinado y su duracin no puede ser mayor al periodo que corresponde al ao fiscal respectivo dentro del cual se efecta la contratacin. No obstante, el contrato puede ser prorrogado o renovado cuantas veces considere la entidad contratante, en funcin de sus necesidades. Cada prrroga o renovacin no puede exceder del ao fiscal. En cuanto al registro del personal con CAS como prestador de servicios - cuarta categora, este ser el mismo procedimiento que el de cualquier prestador de servicios de cuarta categora, debiendo sealarse el nmero de RUC, si se encuentra afiliado a EsSalud + Vida y condicin de domiciliado.

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Llenado de la planilla electrnicaFOTO 40

ix. Derechohabientes En la presente planilla electrnica se permite la declaracin de los derechohabientes de quienes son considerados como asegurados obligatorios al rgimen del Seguro Social de Salud, es decir, los trabajadores y pensionistas. Por ende, la pestaa referida a los derechohabientes solo se habilitar en tales casos. Para proceder al registro de los derechohabientes debemos ingresar a la pestaa Derechohabientes debiendo seleccionar la opcin Nuevo.FOTO 41


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GUA OPERATIVA N 1 Luego de ser presionada dicha pestaa, se habilitar una nueva ventana que nos solicitar informacin referida a los datos de los derechohabientes, vnculo familiar y domicilio del derechohabiente. En la primera seccin se solicitar informacin relativa a la identificacin del derechohabiente tales como los apellidos y nombres, sexo, fecha de nacimiento, as como la relativa a los documentos de identificacin, debiendo precisarse el tipo y nmero.FOTO 42

En la segunda pestaa denominada Vnculo Familiar, debern precisarse datos referidos a: - Vnculo familiar Se deber precisar el tipo de vnculo laboral que une al trabajador y a la derechohabiente. De esta manera se deber elegir entre hijo, cnyuge, concubino(a) y gestante. - Situacin del derechohabiente Aqu, el aplicativo nos muestra opciones relativas a si el derechohabiente se encuentra en situacin activa o baja. De marcarse la segunda opcin se indicar la causa de baja del derechohabiente, para lo cual existen las opciones de fallecimiento, divorcio o disolucin del vnculo matrimonial, fin del concubinato, fin de la gestacin, hijo mayor de edad u otros. As tambin, se solicita la fecha de alta, que es definida como aquella a partir de la cual el familiar tiene derecho a recibir prestaciones de salud por parte del Seguro Social de Salud. En caso de que los hechos generadores de la condicin de derechohabiente hubieran iniciado en fecha anterior

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Llenado de la planilla electrnica al inicio de la relacin laboral, se deber considerar la fecha de inicio de la relacin laboral como fecha de alta. De lo contrario se sealar la fecha de ocurrencia del hecho que gener tal condicin, por ejemplo, la fecha del matrimonio podr ser considerada como tal. - Documento que acredita la paternidad Esta opcin solo se habilitar en caso de que se hubiera marcado la opcin Gestante, en cuyo caso se deber precisar el tipo de documento que acredita la paternidad. Se ofrecen como opciones Escritura Pblica, Testamento y Sentencia de declaratoria de paternidad; en todos los casos se deber consignar el nmero del documento. - Incapacidad Se deber precisar si el trabajador se encuentra discapacitado y el nmero de la resolucin directoral que constata tal condicin. - Domicilio del derechohabiente Finalmente, con relacin a esta opcin, el sistema, por defecto, sealar que el domicilio del derechohabiente es el mismo que el del asegurado titular (trabajador o pensionista), en caso contrario se deber marcar la opcin Otro domicilio y se habilitar la pestaa referida a Domicilio del Derechohabiente.FOTO 43

Como mencionamos anteriormente, de marcarse la opcin Otro domicilio se habilitar la pestaa Domicilio del Derechohabiente, en esta el declarante deber seleccionar el tipo de va, consignar los datos referidos al


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GUA OPERATIVA N 1 nombre y nmero de esta, la zona y el nombre y ubicacin geogrfica del domicilio del trabajador, si desea tambin se pueden incluir referencias.FOTO 44

c) Verificacin y correccin de datos Quienes hemos usado la planilla electrnica notamos que al ingresar a la seccin de registro de trabajadores, pensionistas y prestadores de servicios, aparece un signo de interrogacin al lado de los nombres de nuestros trabajadores registrados. Lo mismo sucede con el registro de derechohabientes. Este signo nos indica que los datos de nuestros trabajadores, prestadores de servicios, modalidades formativas y pensionistas no han sido verificados con la base de datos que maneja la Sunat. Si bien la planilla electrnica puede ser enviada con los datos as, siempre es recomendable verificarlos con el fin de que nuestros trabajadores no tengan problemas al momento de solicitar su atencin ante EsSalud. De esta manera, una vez realizada la verificacin de datos de indetificacin deberemos proceder a realizar la correccin de datos respectiva, procedimientos que sern tratados en el presente apartado. i. Verificacin de datos Para dar inicio al procedimiento de verificacin de datos, lo primero que debemos hacer es generar un archivo con los datos de los trabajadores y pensionistas que hemos registrado. Para ello debemos ingresar a la ventana de registro de trabajadores, pensionistas y prestadores de servicios, en la que encontraremos la casilla Verificar Datos de Identificacin.

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Una vez presionada dicha opcin, se abrir una nueva ventana en la que elegiremos el contenido del archivo a generar. Es decir, datos de los trabajadores, pensionistas y derechohabientes o ambos, el formato del archivo y la ruta de descarga, aunque previamente debemos seleccionar la opcin Exportar para, finalmente, presionar la opcin "Ejecutar". Finalizada la generacin aparecer una alerta sealndonos que la exportacin de datos de identificacin de asegurados termin satisfactoriamente.FOTO 46


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GUA OPERATIVA N 1 Una vez ubicados los archivos generados debemos ingresar a la pgina web de la Sunat, luego a Sunat Operaciones en Lnea e identificarnos con nuestro nmero de RUC, usuario y Clave SOL. Se debe seleccionar la opcin Verificacin de datos PDT/De trabajadores y Derechohabientes. Una vez elegida dicha opcin se habilitar una nueva ventana en la que deber cargar el archivo generado por el PDT Planilla Electrnica. En este caso, el declarante deber tener en cuenta que si el archivo tiene hasta 500 trabajadores obtendr en lnea el archivo verificado, as como un archivo con datos que posiblemente correspondan a trabajadores cuya informacin no coincide con la base de datos del Registro Nacional de Identificacin y Estado Civil - Reniec. Si el archivo contiene ms de 500 trabajadores, ser verificado en forma posterior al envo en un plazo de 24 horas. Generado el archivo verificado, usted deber descargarlo y efectuar la posterior carga o importacin al PDT a travs de la opcin Verificar Datos de Identificacin, opcin Importar. En este caso, se sigue el mismo procedimiento que realizamos para la generacin del archivo del PDT, solo que esta vez ingresaremos la ruta del archivo verificado, el tipo de archivo (asegurados o derechohabientes o ambos), y, finalmente, presionaremos Ejecutar.FOTO 47

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Llenado de la planilla electrnica Ejecutada la importacin, la opcin Registro Trabajadores Dependientes le mostrar la lista de trabajadores y el estado en que se encuentran, correspondindose el estado con cada uno de los siguientes signos:FOTO 48

En caso de que existan errores en el ingreso de datos, para averiguar cual es el dato que no coincide deber ingresar a la opcin Imprimir x Validacin de Datos de Identif.. Inmediatamente se habilitar una ventana en la que deber elegir el tipo de documento a generar de acuerdo con el detalle que se muestra en la siguiente foto:FOTO 49

Seleccionados los datos y presionada la opcin Preliminar o Imprimirse generar un archivo en el que figurarn los datos de cada uno de los trabajadores y/o derechohabientes, as como el estado de verificacin. La informacin deber ser leda de acuerdo con la siguiente leyenda:FOTO 50


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GUA OPERATIVA N 1 Otra opcin disponible para conocer los errores en los datos de identificacin de nuestros trabajadores es acceder directamente desde Sunat Virtual, ingresando a Operaciones en Lnea (sin clave), en la que deber seleccionarse la opcin Consulta para Empleadores.FOTO 51

Una vez seleccionada dicha opcin se habilitar una segunda ventana en la que deber precisar su nmero de RUC, el tipo de formulario, en este caso debemos elegir el 601 y el nmero de orden de cualquier PDT 0600 o 0601 que haya presentado.FOTO 52

Una vez presionada la opcin Aceptar, se abrir una ventana conteniendo un archivo con los datos de la totalidad de los asegurados cuyos datos de

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Llenado de la planilla electrnica identificacin hubieran sido declarados con error en alguna oportunidad, el cual usted deber descargar.FOTO 53

ii. Correccin de datos Una vez que hemos identificado los datos errneamente registrados de los empleadores, se deber proceder a la correccin de datos a travs del PDT Planilla Electrnica. Debemos mencionar que esta opcin no solo nos permite corregir los datos de los trabajadores sino tambin actualizarlos, asimismo, este nuevo mdulo del PDT Planilla Electrnica tiene la ventaja de que una vez corregido el error y enviada la correccin se actualizan todas las declaraciones presentadas por el empleador con el mismo error, aun cuando correspondan a periodos anteriores al envo de la correccin. De la misma manera, la correccin actualizar la cuenta individual del asegurado a efectos de EsSalud, as como la cuenta individual del trabajador cuando este se encuentre afiliado al Sistema Nacional de Pensiones. De esta manera, una vez que hemos ingresado a la planilla electrnica debemos ingresar al men Registro y seleccionar la opcin Correccin de Datos.


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Luego se abrir una ventana en la que se deber seleccionar al declarante de acuerdo con el nmero de RUC y presionar la opcin Nuevo.FOTO 55

Una vez presionada dicha opcin se abrir una nueva ventana en la que se solicitar informacin respecto de lo que se va a modificar, ya sea

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Llenado de la planilla electrnica que se trate de Trabajador, Pensionista, Modalidad Formativa, Tercero o Derechohabiente. Asimismo, en la parte inferior se habilitan dos columnas, en la de la izquierda se deber indicar el tipo y nmero de documento con el que est registrado actualmente el asegurado. En caso de que se encuentre registrado a la fecha de correccin, automticamente se mostrarn los apellidos y nombres, de lo contrario debern ser colocados por el declarante. En la columna derecha se debern colocar los datos nuevos, debindose ingresar el tipo y/o nmero de documento de identidad, pudindose corregir la fecha de nacimiento. Finalmente, deber presionar la opcin Guardar.FOTO 56

La correccin se enviar cuando el empleador genere la siguiente declaracin del PDT-0601 y corregir los periodos anteriores declarados con error. Los datos del registro sern automticamente corregidos, de acuerdo con los nuevos datos. d) Registro de exoneraciones y convenios de estabilidad En caso de que el empleador declarante cuente con exoneraciones tributarias o convenios de estabilidad tributaria, antes de realizar la primera declaracin deber registrar la exoneracin o la tasa correspondiente respecto de uno ms tributos a los que estuviere afecto como empleador. Estos tributos son el Impuesto Extraordinario de Solidaridad, la contribucin a EsSalud y el aporte a la Oficina de Normalizacin Previsional.


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GUA OPERATIVA N 1 Para ello, deber dirigirse al men Registro y seleccionar la opcin Exoneraciones y Convenios.FOTO 57

Una vez que haya ingresado a dicha opcin, deber seleccionar a la empresa declarante respecto de la cual desea registrar las exoneraciones y convenios, y seleccionar la opcin Modificar. Luego, aparecer una nueva ventana con los tributos respecto de los cuales se puede haber celebrado algn convenio o determinado la exoneracin.FOTO 58

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Llenado de la planilla electrnica Seleccionado el tributo se deber presionar la opcin Modificar, habilitndose una nueva ventana en la que deber sealar si se encuentra con convenio de estabilidad o exoneracin. En caso de que se hubiera celebrado algn convenio se deber detallar la tasa de aporte aplicable, en caso de que estuviese exonerado en la tasa se colocar una tasa con valor cero (0).FOTO 59

3.

DECLARACIONES

Una vez concluido el registro de los declarantes y los trabajadores, prestadores de servicios, pensionistas y modalidades formativas, podemos dar inicio a la segunda etapa del procedimiento de llenado de la planilla electrnica. Se trata de las declaraciones mensuales de los ingresos del personal declarado. Para ello, debemos retornar a la pgina principal del mencionado PDT, debiendo seleccionar en el men principal la opcin Declaraciones/0601 DD JJ Planilla Electrnica.


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Una vez que hemos seleccionado dicha opcin, se abrir una nueva ventana relacionada con las declaraciones mensuales del PDT Planilla Electrnica, tal y como se muestra en la siguiente foto:FOTO 61

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Llenado de la planilla electrnica a) Conceptos a ser declarados En el presente apartado desarrollaremos un paso previo que debern cumplir todos los declarantes antes de iniciar el registro de los ingresos mensuales del personal declarado, se trata de la opcin Mantenimiento de conceptos. Este paso es necesario, pues dependiendo de las opciones que se elijan se determinarn los conceptos bajo los cuales el declarante registrar los ingresos del trabajador. Asimismo, hay que tener en cuenta que cada uno de estos conceptos preestablecidos por el MTPE y la Sunat se encuentran automticamente afectos a determinados tributos y contribuciones laborales. La informacin sobre la afectacin de cada uno de estos conceptos la encontramos en la Tabla 22 del Anexo 2 de la Resolucin Ministerial N 250-2007-TR; informacin que actualmente se encuentra disponible en la pgina web de la Sunat, siguiendo este link: . De esta manera, para ingresar a la opcin "Mantenimiento de conceptos", el declarante deber dirigirse a la pgina principal de declaracin e ingresar al men "Declaraciones" debiendo elegir la opcin "Mantenimiento de conceptos", tal y como se muestra a continuacin:FOTO 62

Una vez seleccionada dicha opcin el declarante deber seleccionar su nmero de RUC y luego elegir una a una las categoras de conceptos que nos ofrece la planilla electrnica, entre estas tenemos:


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GUA OPERATIVA N 1 - Ingresos - Ingresos: asignaciones - Ingresos: bonificaciones - Ingresos: gratificaciones/aguinaldos - Ingresos: indemnizaciones - Aportaciones del trabajador pensionista - Descuentos del trabajador - Aportaciones de cargo del empleador - Conceptos varios - Otros conceptos - Rgimen laboral pblicoFOTO 63

De esta manera, cada vez que se elija una categora se desplegarn todos los conceptos que contiene, debiendo el declarante marcar los conceptos que emplear a efectos de la declaracin de los ingresos de los declarados.

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De otro lado, se ofrece la categora Otros conceptos en la que el declarante podr determinar conceptos que no se encuentren expresamente sealados, en este caso el declarante deber nombrar el nuevo concepto y afectarlo a los tributos laborales correspondientes.FOTO 65


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GUA OPERATIVA N 1 De esta manera, por ejemplo, antes de que se aprobara la nueva versin del PDT Planilla Electrnica quienes pagaron las gratificaciones de julio del ao 2009 tuvieron que crear nuevos conceptos relacionados con la bonificacin extraordinaria y la gratificacin inafecta. As, en este caso los declarantes debieron seguir los siguientes pasos: i. Marcar y renombrar el rubro Otros Conceptos 1, con la denominacin Bonificacin Extraordinaria Ley 29351.FOTO 66

ii. Presionar la casilla Afectacin, la que habilita una ventana en la que el declarante debe precisar el tipo de tributo o tributos a los que se encuentra afecto el concepto creado, en el caso de la bonificacin extraordinaria Ley 29351 se debi precisar que solo se encontraba afecta a rentas de quinta categora.

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b) Declaraciones mensuales Una vez seleccionados los conceptos a ser declarados, el declarante podr iniciar el procedimiento de declaracin mensual de ingresos del personal declarado. Para ello debe dirigirse al men Declaraciones y elegir la opcin Nueva.FOTO 68


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