Lista de Chequeo Para La Toma de Inventarios
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Lista de chequeo paraidentificar oportunidades demejoramiento en un procesode administración deinventarios
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LISTA DE CHEQUEO PARA IDENTIFICAR OPORTUNIDADES DE
MEJORAMIENTO EN UN PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE
INVENTARIOS
Esta lista de chequeo está dirigida a Gerentes, Contralores,Directores de Control Interno, Auditores y Revisores Fiscalesentre otros y su objetivo es proveer de un punto de partidapara la implementación de buenas prácticas en la
administración del inventario. Esta lista de chequeo no pretende abarcar todas las situaciones,
simplemente pretendemos que sea un punto de partida para el
mejoramiento de las prácticas en un proceso de inventarios.
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SI NO N/A Generales Existen y están implementados los manuales
de procedimientos dentro del proceso
Se han identificado los riesgos del proceso yhan implementado controles para mitigarlos
El funcionamiento de los controles
es monitoreado de forma permanente
Se han definido políticas de inventariosque permitan mitigar riesgos del proceso,
tales como:
Conteos periódicos
Autorizaciones para entrada y salida deinventariosPolíticas para provisión de inventarioobsoleto, dañado y de lenta rotación
Y se monitorea su cumplimiento
Se cuenta con planes de contingencia anteposibles fallas en el proceso de inventarios,
ejemplo: fallas en la maquinaria, pérdida de
datos, enfermedad de alguno de los funcionarios
clave, caídas de internet, desastres, atentados
terroristas, inundaciones, etc.
Se realizan capacitaciones al personalque participa en el proceso de acuerdo
con las necesidades de entrenamiento
Se realizan evaluaciones a los empleadosque participan dentro del proceso
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SI NO N/A El reconocimiento salarial está amarrado conel resultado de la evaluación de desempeño(Ej. Cumplimiento de presupuesto)
Se han implementado mediciones dentro delproceso en las que se especifica qué, cómo,cuando, donde y para qué medir y contraque comparar
Se consideran las sugerencias de losempleados para el mejoramiento del proceso
Se realizan encuestas de satisfacción con los
clientes del proceso (compras, ventas, etc.) ylos resultados son tenidos en cuenta paraimplementar mejoras en el proceso
Existen canales de comunicación efectivoscon todas las áreas de la compañía
Segregación de funciones La persona que registra las transaccionesdel inventario, no autoriza entradas osalidas de inventario, no supervisa ni tiene asu cargo la custodia del inventario
La persona que custodia el inventario, noregistra transacciones de inventarios, noautoriza entrada o salida de inventarios yno supervisa el inventario
La persona que autoriza la entrada o salidade inventarios no tiene a su cargo la custodia
del inventario, no registra transacciones delinventario y no lo supervisa
La persona que supervisa el inventario noautoriza entrada o salida de inventario, nocustodia el inventario y no realiza registrosde inventarios
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SI NO N/A Las conciliaciones de inventarios no lasefectúan los individuos que procesan lastransacciones originales
Los indicadores de gestión son elaborados porpersonas diferentes a las que ejecutan elproceso que es medido
La revisión de los resultados de losindicadores de gestión es realizada por unapersona de nivel adecuado
Almacenamiento del inventario
El inventario está asegurado en caso de pérdida(incendió, robo, catástrofes, terrorismo, etc.)
El inventario es almacenado en un sitioadecuado para su conservación (temperatura,luz, libre de olores, aseado, etc)
El almacén cuenta con seguridadfísica adecuada. Ejemplo:
1) Vigilancia privada 2) Aislamiento que permite únicamente el
ingreso de personal autorizado 3) Equipo detector de incendio
en funcionamiento 4) Cámaras de video en funcionamiento 5) Extintores vigentes 6) Puertas de seguridad
7) Etc.
El sistema permite conocer la ubicacióny cantidad del inventario en tiempo real
Existen procedimientos que permitenmantener suficiente inventario disponible paraprevenir situaciones de déficit
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SI NO N/A El inventario está etiquetado de tal forma quepermite conocer, referencia del producto,nombre del producto, la fecha de vencimientodel inventario, la cantidad actual, etc.
Existen procedimientos que permiten identificarinventario de lenta rotación y/o próximo avencerse, con el fin de tomar acciones parahacerlo rotar. Ejemplo: Promociones
Existe una política de devoluciones quedefine los requisitos para aceptarlas
Existen procedimientos que permiten identificary valorar el inventario dañado, obsoleto y/o delenta rotación, con el fin de provisionarlo
El inventario dañado u obsoleto es separadodel inventario en buen estado
El inventario en poder de terceros esconfirmado periódicamente y las diferenciasson investigadas
Proceso de producción La cantidad a producirse se basa por lo generalen los pedidos específicos de clientes,pronósticos de ventas, niveles predeterminadosde productos terminados, etc.
Un departamento independiente del área deproducción es responsable de la determinacióndel tipo y cantidades de producción
El sistema de administración de inventariosestá integrado con el sistema de contabilidad
La materia prima se traslada al área deproducción mediante la presentación deuna requisición de materiales
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SI NO N/A
El documento de requisición se utiliza paraactualizar los archivos maestros del inventarioy para realizar transferencias en libros de lascuentas de materias primas a las del procesode producción. Estas actualizaciones serealizan de forma automática
Los documentos de la transferencia delproducto están pre numerados, y se investiganlos documentos perdidos
Todos los costos de producción tanto directos
como indirectos son asignados a la producción
Existen procedimientos de control de calidaden la producción
Existen condiciones para la proteccióndel inventario en proceso
Los registros de contabilidad de costos consisten
en archivos maestros, hojas de trabajo e informesque contienen costos de materiales, mano de obra,y costos indirectos por trabajo o procesoconforme se incurre en dichos costos
Cuando los trabajos o productos se terminan, loscostos relacionados se transfieren del trabajo enproceso a los productos terminados con base enlos informes de departamento de producción
La producción es identificada mediantelotes que permiten determinar, materiaprima utilizada, personal que participó,maquinaria utilizada, etc.
Todos los productos defectuosos y desechoque resultan del proceso de producción sonregistrados totalmente y exactamente en el
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SI NO N/A período apropiado
El costo de ventas está asociado al costodel inventario
En caso de utilizar costo estándar, ésteactualizado al costo real al fin de mes
El departamento de producción esresponsable de la revisión de informes deproducción y desperdicio
Los desperdicios y tiempos muertosson controlados
Se han encontrado usos para los desperdicios
Salida de productos La salida de productos es parte integral delciclo de ventas. Cualquier salida de inventariodebe ser autorizado mediante un documentodebidamente aprobado (Ver buenas prácticasen un proceso de ventas)
Monitoreo y ajustes al inventario y al costo de
ventas Mensualmente se concilia el módulo deinventarios con los registros del libro mayor
Se realizan inventarios permanentes por partede la persona que supervisa el inventario, ylas diferencias entre el inventario físico y elkardex se investigan
De acuerdo con las políticas de la compañía se
calcula y ajusta la provisión de inventarios
Los inventarios se comparan periódicamentecon cantidades presupuestadas, cantidadesdel anterior período y las variacionesinesperadas se investigan
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SI NO N/A Se analiza el comportamiento del margenbruto por línea de producto y se investigan lasfluctuaciones significativas
El costo operacional del producto es comparadocon el precio de venta y si es necesario se creauna provisión por pérdida en el inventario
Se miden los niveles de contaminación ytoman acciones para disminuirlos y cumplircon las normas ambientales
Se mide el nivel de accidentalidad dentro de laplanta y se toman acciones para disminuirlo
Se mide la capacidad instalada y setoman acciones para no sub utilizarla
Procedimientos para la realización deinventarios físicos
A continuación presentamos buenas prácticas
en un procedimiento de inventario físico:
1) Se nombra a un supervisor del inventario2) Se cuenta con un instructivo para
la realización del inventario físico3) El personal que participa en el
inventario físico es instruido de la formacomo se realizará el inventario
4) El inventario es organizado de talforma que facilita el conteo
5) El inventario es etiquetado para facilitarsu identificación (no es recomendableque revele la cantidad de inventario)
6) Se organizan equipos en donde participapersonal de diferentes áreas(contabilidad, auditoría, ventas, almacén)
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SI NO N/A 7) Se realiza un corte de documentos 8) Si es necesario se suspende la entrada y
salida de productos durante el inventario
9) El inventario de terceros es separado y
plenamente identificado 10) El inventario obsoleto, dañado o de lenta
rotación se identifica plenamente 11) Se realizan por lo menos dos conteos a los
productos y cada conteo lo realiza un equipo diferente
12) Los resultados del primer y segundo conteo se comparan y si existen diferencias se realiza un tercer conteo
13) El conteo físico final se compara con el kardex y las si existen diferencias se solicita sean aclaradas
14) Se verifica la conciliación del kardex contra el libro mayor
15)
Los ajustes al inventario deben ser
autorizados por un nivel adecuado dentro de la organización
Equipo de Trabajo Auditool Auditool, es la Red de Conocimientos en Auditoría y Control internoBogotá D.C. / Colombia [email protected]
