Procedimiento toma de inventarios (oct 2010)websys.educal.com.mx/uaj/33/nmt_33_44.pdf · Toma de...

Código: EDU-GS-DCI-PO-01

Revisión: 3

PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO TOTAL Y/O PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL, SUBALMACENES Y PUNTOS DE VENTA. Fecha: Octubre de 2010

1

Elaboró Revisó

Guillermina Servín Mayén

Gerente de Distribución

Gerente de Sistemas

Gerente de Librerías

Gerente Técnico Administrativo

Jefa del Depto. de Control de Inventarios

Autorizó

COMERI


Revisión: 3


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OBJETIVO: Regular la toma física total y/o selectiva de inventarios, respecto de los materiales y productos culturales de los almacenes, sub almacenes y puntos de venta de EDUCAL, a fin de verificar y cotejar la existencia física real contra los registros respectivos. GLOSARIO:

GL.- Gerencia de Librerías

GD.- Gerencia de Distribución

GS.- Gerencia de Sistemas

JDCI.- Jefe del Depto. de Control de Inventarios

RSA.- Responsable de sub almacén designado por escrito del Jefe del

Depto. de Almacén.

CI.- Coordinador del inventario

DCI.- Departamento de Control de Inventarios

JDAC.- Jefe del Departamento de Almacén Central

JDPC.- Jefe del Departamento de Productos Culturales

JPV.- Jefe del Punto de Venta

DPD.- Departamento de Procesos de Datos

OIC.- Órgano Interno de Control

PV.- Punto de Venta

COL.- Coordinador de Librerías

CD-R.- Formato de Disco Compacto de un solo uso

EDUCAL.- EDUCAL, S.A. de C.V.

Lectores: Lectores ópticos de códigos de barras

Maltratado Se puede considerar maltratado aquel material que por su manejo se ha decolorado o maltratado por el manejo de los embarques, etc. Defectuoso Aquel material que por algún error en el proceso de encuadernación, tiene páginas en blanco, alterada la numeración, le falta hojas ó éstas se encuentran al revés, etc. Obsoleto Se considera así el material de ediciones anteriores a las que en este momento están en circulación, por ejemplo aquel cuyo tema de información sea viejo como puede ser: leyes, códigos fiscales, libros de texto, etc.


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3

MARCO NORMATIVO: • Ley del Impuesto sobre la Renta

REFERENCIAS:

• Lineamientos para la elaboración y actualización de manuales de procedimientos, enero 2009.

ALCANCE:

Este procedimiento es aplicable a las GD, GL, GS, DCI y JPV, así como a sus respectivos Jefes de Departamento y responsables designados.

Responsabilidades:

Del GD: � Elaborar el Programa Anual para la toma de Inventarios en los Almacenes

y Sub Almacenes de EDUCAL en coordinación con el JDCI. • Validar y firmar el inventario físico, así como la emisión de los listados

finales.

• Tomar las medidas necesarias que permitan la realización del inventario como son: la entrega de gafetes, vigilancia adicional entre otros.

Del JDCI: • Notificar por escrito al JDAC y RSA designados por el Gerente que

corresponda, para intervenir en todo el proceso de la toma del inventario físico, así como la validación de la información en el sistema, con base en el periodo del inventario.

• Verificar que los conteos sigan un orden establecido con base en el “Plano de ubicación para el acomodo de material” (Anexo 1).

• Realizar en el cambio de los integrantes de los equipos, en coordinación con el GD y/o JDAC y/o CI.

• Redactar en “Acta Administrativa” (Anexo 3), al término del inventario físico, los hechos relevantes que ocurran durante el inventario, así mismo emitir todos los concentrados en original y copia para firma del CI, JDAC

y RSA, realizar el respaldo del detalle de dichos concentrados en un disco no regrabable.

• Aplicar todas las aclaraciones que estén sustentadas con documentos, inclusive aquellos códigos y/o cantidades que no tengan diferencias, en

el entendido que no aplican para aclaraciones de un inventario posterior en caso de resultar como faltantes.


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• Enviar al GD y/o JDAC, RSA, el resultado de la aplicación de sus aclaraciones a las diferencias para su aprobación. En caso de no recibir respuesta se dará por entendido que está de acuerdo con el resultado.

• Informar al GS el resultado definitivo de las diferencias de los inventarios

realizados, antes de la próxima sesión del Comité de Apoyo para el Análisis de Diferencias de Inventarios, el cual determinará la fecha de realización para la presentación de los resultados de los inventarios con base al Manual de Integración y Funcionamiento de éste Comité (EDU-

GL-NOR-09). Del JDAC y RSA: • Acomodar y separar el material a inventariar, señalando y/o zonificando

de forma visible y permanente los anaqueles, racks, libreros, cajas, bodegas o espacios donde esté ubicado el material a inventariar, para evitar posibles omisiones o duplicidades en los conteos, previo a la toma del inventario físico.

• Mantener actualizada la información que identifique el material a inventariar con su respectivo rótulo y/o etiqueta.

• Establecer conjuntamente con el JDCI la integración de los equipos que participarán en el inventario.

• Notificar al personal que participará, sobre las medidas de seguridad internas establecidas por EDUCAL, previo a la toma del inventario físico.

• Efectuar el cotejo conjuntamente con el personal del DCI de las “Diferencias del “comparativo de la existencia teórica vs inventario físico”

(faltantes y sobrantes)” (Anexo 2). • Realizar validación y firma del inventario físico. • Una vez validado el listado final del inventario, solicitar vía mail al DPD la

transferencia del inventario del Almacén o Sub almacén, el JDAC lo

imprime se firma para su validación • Efectuar sus aclaraciones en un término de 5 días hábiles contados a

partir de la transferencia del inventario, en caso de requerirlo, el JDAC y RSA podrán solicitar por escrito al JDCI, una prórroga.

• Realizar aclaraciones de todos aquellos movimientos que no hayan sido considerados en el levantamiento del inventario físico y/o teórico, tales como material no contado, y/o probables documentos no registrados o fallas en el sistema, documentos mal capturados y todos aquellos que en general afecten la existencia física.

• Validar las aplicaciones a las diferencias de inventarios realizadas por JCDI, en caso de no estar de acuerdo tiene 5 días naturales contados a partir de la fecha de la recepción del listado, en caso de no enviar comunicado se dará por entendido que está de acuerdo con el resultado


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• DE LAS PRUEBAS SELECTIVAS EN ALMACÉN CENTRAL Y DEPTO. DE

DISTRIBUCIÓN.

Responsabilidades

Del JDCI: • Determinar de manera aleatoria la muestra en los Almacenes y áreas de

devoluciones, recepción, surtido, empaque y distribución en las oficinas centrales de Educal.

• Informar de los resultados de las pruebas selectivas y salvo que detecte un resultado fuera de procedimiento se notificará de manera inmediata al GD, y sus Jefes de Depto. respectivos, para su análisis y toma de decisiones tendientes a fortalecer el control interno.

Toma de inventarios EN LOS PUNTOS DE VENTA (PV) realizados por personal del DCI

Responsabilidades .0

Del GL • Elaborar el Programa Anual para la toma de Inventarios en los Puntos de

venta de EDUCAL en coordinación con el JDCI. • Instruir por escrito los SPVS y/o JPV en caso de que al 30 de noviembre de

cada año, no se realice la toma del inventario en algún punto de venta, sobre la forma y método en que deberá realizar dicho inventario, el JPV, emitirá el reporte de existencias y anotará a cada producto la existencia física en la línea del reporte una vez concluida la revisión deberá enviarla a más tardar el 15 de diciembre a la GL

Del JPV: • Acomodar y separar el material a inventariar, previo a la toma del

inventario físico, zonificando de forma visible y permanente los anaqueles, racks, libreros, cajas, bodegas o espacios donde esté ubicado el material a inventariar, a fin de evitar posibles omisiones en los conteos.

• Mantener actualizada la información que identifique el material con su respectiva etiqueta, durante la toma del inventario.

• Determinar conjuntamente con el CI y los JPV, la integración de los equipos que participarán en el inventario.

• Con base en el comparativo que arroje el primer conteo contra el inventario teórico, el CI podrá tomar la decisión de omitir el segundo conteo, y realizar el comparativo teórico contra físico

• En caso de realizar el segundo conteo, efectúa el cotejo “Reporte de revisión(Bases)” (Anexo 4) conjuntamente con el personal del DCI


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• Realizar la validación y firma del inventario físico que aparecerá en el documento impreso denominado transferencia del inventario físico, así como la emisión de los listados de diferencias finales.

• Efectuar sus aclaraciones dentro de los 5 días naturales contados a partir de la fecha de la conclusión de la toma física del inventario, en caso de requerir una prórroga lo podrán solicitar por escrito al JDCI, de no recibir comunicado se dará por entendido que el resultado es definitivo.

• Realizar aclaraciones de todos aquellos movimientos que no hayan sido considerados en el levantamiento del inventario físico y/o teórico, tales como material no contado, y/o probables documentos no registrados o fallas en el sistema, documentos mal capturados y todos aquellos que en general afecten la existencia física, a fin de quedar debidamente aclarados. De no recibir comunicado se dará por entendido que el resultado es definitivo.

• Validar las aplicaciones a las diferencias de inventarios realizadas por JCDI, en caso de no estar de acuerdo tiene 5 días naturales contados a partir de la fecha de la recepción del listado, en caso de no enviar comunicado se dará por entendido que está de acuerdo con el resultado

Del JDCI: • Bloquear las salidas del punto de venta con ocho días previos al inventario

en las librerías locales y veinte días en las foráneas. • Conjuntamente con el COL y/o los JPV, podrán realizar cambios de los

integrantes de los equipos. • Al término del inventario físico, levantar el “Acta administrativa” de los

hechos relevantes que ocurran durante el inventario, en términos del anexo (Anexo 3) así mismo emitirán todos los concentrados en original y copia para firma del COL y/o del JPV, además realizará el respaldo del detalle de todos los concentrados, esta política aplica también para los inventarios de entrega – recepción.

• Informar al GS, el resultado definitivo de las diferencias de los inventarios realizados, antes de la próxima sesión del Comité de Apoyo para el Análisis de Diferencias de Inventarios, quien determinará de acuerdo con el Manual de Integración y Funcionamiento de éste Comité EDU-GL-NOR-09.

• Aplicar todas las aclaraciones que estén sustentadas con documentos, y enviar al COL y/o JPV el resultado de la aplicación de sus aclaraciones a las diferencias para su aprobación, en caso de no recibir respuesta se dará por entendido que está de acuerdo con el resultado.

NOTA: En caso de que al 30 de noviembre de cada año, no se realice la toma del inventario en algún punto de venta, el GL, instruirá por escrito al JPV sobre la forma y método en que deberá realizar dicho inventario, el JPV, emitirá el reporte de existencias, validando contra su existencia física y enviándolo al GL, a más tardar el 15 de diciembre.


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Toma de inventarios EN LOS PUNTOS DE VENTA (PV) realizados por personal del punto de venta y/o coordinadores de librerías.

Responsabilidades:

Del GL • Elaborar el Programa Anual para la toma de Inventarios en los Puntos de

venta de EDUCAL en coordinación con el JDCI.

Del JDCI • Con base en el calendario aprobado deberá programar el envío del los

lectores de códigos de barras para enviarlos por paquetería. • Solicita al área de Departamento de Abastecimiento y Distribución el

formato de la guía de envío para el envío de los lectores • Empacar los lectores de códigos de barras con etiqueta indicando “frágil”

y se envía al punto de venta en el que se realizará el inventario junto con el formato de “salida por préstamo”

• Una vez concluida la captura total del inventario, el DCI se conecta vía control remoto al punto de venta para realizará el comparativo del inventario teórico contra el físico, y envía la información únicamente de las diferencias para realizar el segundo conteo en archivo de Excel, para imprimir y en él se hagan las anotaciones correspondientes de corrección.

• Una vez realizadas las correcciones en el excel, se instalará el programa llamado Físico en el que se realizarán dichas correcciones por sistema

• Validada la diferencia del inventario por el JPV y/o CL, se realiza la trasferencia del inventario

• Deberá emitir una vez concluido el inventario, los siguientes concentrados: o Concentrado físico total

Concentrado de positivas (faltantes) o Concentrado de negativas (sobrantes) o Concentrado neteado de diferencias comparativo final

teórico/físico o Reporte de diferencias negativas

• Todos los concentrados en original y copia deberá firma el JPV, y/o CL, esta política aplica también para los inventarios de entrega – recepción.

• Informar al GS, el resultado definitivo de las diferencias de los inventarios realizados, antes de la próxima sesión del Comité de Apoyo para el Análisis de Diferencias de Inventarios, quien determinará de acuerdo con el Manual de Integración y Funcionamiento de éste Comité EDU-GL-NOR-09.

• NOTA: En caso de un resultado no aceptable, se tienen que imprimir todo el listado del inventario físico.

Del JPV: • Acomodar y separar el material a inventariar, previo a la toma del

inventario físico, zonificando de forma visible y permanente los anaqueles, racks, libreros, cajas, bodegas o espacios donde esté ubicado el material a inventariar, a fin de evitar posibles omisiones en los conteos.


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• Separar el material que considere obsoleto (obs), defectuoso o maltratado (defe) únicamente de editoriales privadas que hayan recibido directamente de la editorial en su punto de venta. Y esa será su identificación para la captura.

• Firmar todas las entradas, salidas y reportes de venta a partir de la transferencia del inventario anterior y a la fecha del próximo, y realizar la validación del resumen de movimientos. (anexo 5)

• Mantener actualizada la información que identifique el material con su respectiva etiqueta, durante la toma del inventario.

• Recibir los lectores de código de barras y verificar la recepción conforme al documento de envío del formato de “salida por préstamo.

• Notificar al DCI la recepción para que se proceda a la toma del inventario físico con base en las guíasde uso de los lectores y captura toma de inventario (Anexos 3 y 6)

• Realizar la validación y firmar el inventario físico que aparecerá en el documento impreso en original y copia denominado transferencia del inventario físico, así como la emisión de los listados de diferencias finales, enviando al DCI los originales debidamente firmados de:

o Concentrado físico total o Concentrado de positivas (faltantes) o Concentrado de negativas (sobrantes) o Concentrado neteado de diferencias comparativo final

teórico/físico • Efectuar sus aclaraciones dentro de los 5 días naturales contados a partir

de la fecha de la conclusión de la toma física del inventario, en caso de requerir una prórroga lo podrán solicitar por escrito al JDCI.

• Realizar aclaraciones de todos aquellos movimientos que no hayan sido considerados en el levantamiento del inventario físico y/o teórico, tales como material no contado, y/o probables documentos no registrados o fallas en el sistema, documentos mal capturados y todos aquellos que en general afecten la existencia física, a fin de quedar debidamente aclarados.

• Validar las aplicaciones a las diferencias de inventarios realizadas por JCDI, en caso de no estar de acuerdo tiene 5 días naturales contados a partir de la fecha de la recepción del listado, en caso de no enviar comunicado se dará por entendido que está de acuerdo con el resultado.

NOTA: En caso de que al 30 de noviembre de cada año, no se realice la toma del inventario en algún punto de venta, el GL, instruirá por escrito al JPV sobre la forma y método en que deberá realizar dicho inventario, el JPV, emitirá el reporte de existencias, validando contra su existencia física y enviándolo al GL, a más

tardar el 15 de diciembre.


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DE LAS PRUEBAS SELECTIVAS EN LOS PUNTOS DE VENTA.

Responsabilidades

Del Personal del DCI, COL, JPV y Servidor Público de mando de Educal • Realizar de manera aleatoria pruebas selectivas a los puntos de venta, con

base en los siguientes criterios: • Títulos más vendidos • Títulos de mayor precio de venta al público • El 10% de los títulos que tengan en existencia

Del Personal del DCI, Supv., JPV y Servidor Público de mando de Educal

• Designar al personal que levantará el acta administrativa en la que

constará el resultado, mismo que será enviado al GL para la toma de decisiones, a efecto de fortalecer el control interno.


Revisión: 3


10

DIAGRAMA DEL PROCEDIMENTO PARA EL ALMACÉN CENTRAL Y SUBALMACENES

CIJDCI JDAC y RSAPersonal del

DCI

Equipos de

inventariosGD y JDCI

Inicio

Elaborar el

programa anual

de inventarios

Notificar la

realización de la

toma de inventario

Recibir

notificación de

toma de inventario

Solicitar la

información del

inventario

Verificar el

inventario teórico

vs los

movimientos

mensuales

Distribuir el

inventario teórico

en archivo

electrónico

Elabora el plano

de zonificación

Capacitar al

personal para la

captura de la toma

del inventario

Preparar los

lectores del código

de barras

Realizar el corte

de formas

Formas parejas Entregar lectoresIniciar el primer

conteo

Transferir la

información de

lectores

Iniciar el segundo

conteo

Transferir la

información de

lectores

Emitir el listado

comparativo

2

1 2 3

45

6 7 8

9

10

11

12 13 14

15

16

17


Revisión: 3


11

DIAGRAMA DEL PROCEDIMENTO PARA EL ALMACÉN CENTRAL Y SUBALMACENES

CIEquipos de

inventarios

Personal del

DCIJDAC y RSAJDCIGD y JDCI

Realizar el

comparativo

teórico vs el físico

Recibir el

comparativo

Emitir el listado

definitivo del

inventario físico

del almacén

Recibir los

concentrados

Solicitar

transferencia del

inventario

Validar la

transferencia

Levantar acta

administrativa

Fin del

procedimiento

1920

2122

2324

25

2

Recibir listados

18


Revisión: 3


12

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA ALMACÉN CENTRAL Y SUBALMACENES SECUENCIA DE ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE

1. Elaborar el programa anual de inventarios

1.1 Elaboran el programa anual de los inventarios del almacén central y subalmacenes.

GD y JDCI

2. Notificar la realización de la toma de inventario

2.1 Notifica al JDAC, JDPC, RSA sobre la toma del inventario físico.

JDCI

3. Recibir notificación de toma de inventario y preparar material

3.1 Previa a la toma del inventario total el JDAC, RSA, acomodaran y separaran el materia señalado de acuerdo a la zonificación anexo 1.

3.2 Elaboran el plano para el acomodo de material de almacenes y subalmacenes, asignando letra y número a los anaqueles con etiquetas y rótulos.

JDAC, RSA

4. Emitir la información del inventario

4.1 Emiten el JDAC, RSA, el inventario teórico a la fecha del corte y validan. 4.1 Entrega al JDCI, en dos

tantos.

JDAC, RSA

5. Verificar el inventario teórico

5.1 Recibe los listados, verifica que las cifras del inventario teórico sean iguales vs los movimientos mensuales que sean iguales. NOTA: Si no son iguales, regresará a JDAC, RSA y a su vez informará al DPD, para que realice lo correspondiente.

JDCI

6. Distribuir el inventario teórico

6.1 Distribuye el inventario en archivo electrónico al OIC y a la auditoría externa

JDCI

7. Capacitar al personal para la captura de la toma del inventario.

7.1 Capacita al personal en la captura con los lectores del código de barras

Personal del DCI


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13

8. Preparar los lectores de código de barra

8.1 Prepara los lectores de código de barras con la base de existencias del material de los almacenes y subalmacenes.

Personal del DCI

9. Realizar el corte de formas

9.1 Realizan el corte de formas, considerando los últimos cinco folios de entradas y salidas a la fecha del corte.

JDAC, RSA

10. Formar parejas y asignación de ubicaciones.

10.1 Determinan la formación de los equipos, que participarán en la toma del inventario. NOTA: Se anunciará al personal que participa sobre las medidas de seguridad internas establecidas por EDUCAL. NOTA: Podrán realizar cambios de los equipos cuando la situación lo amerite.

JDAC, RSA

11. Etiquetar y entregar lectores

11.1 Etiquetar y entregar los lectores con los números de parejas de los inventarios previamente asignados.

Personal del DCI

12. Iniciar el primer conteo

12.1 Inician la captura, con base en la asignación de ubicaciones a los equipos.

12.2 Marcan en el rótulo el número de pareja y conteo.

12.3 Capturan con el lector los siguientes datos:

• Número de folio • Ubicación • Código del título • Cantidad de

ejemplares 12.4 Entregan al personal de

control de inventarios los lectores una vez finalizada la captura de la zona asignada.

Equipos de inventarios


Revisión: 3


14

13. Transferir la información de lectores

13.1 Recibe los lectores, transfiere y respalda la información.

13.2 Borra la información de los lectores. NOTA: En caso de que falten ubicaciones por capturar, se asigna a los equipos que hayan concluido.

CI

14. Iniciar el segundo conteo

14.1 Se inicia el segundo conteo conforme a las zonas asignadas.

14.2 Se inicia la captura con base en la asignación de ubicaciones a los equipos.

14.3 Marcan en el rótulo el número de pareja y conteo.

14.4 Captura con el lector los siguientes datos:

• Número de folio • Ubicación • Código del título • Cantidad de

ejemplares 14.5 Entrega al personal de

control de inventarios los lectores una vez finalizada la captura de la zona asignada.

CI

15. Transferir la información de lectores

15.1 Recibe los lectores, transfiere y respalda la información.

15.2 Borra la información de los lectores.

15.3 NOTA: En caso de que falten ubicaciones por capturar, se asigna a los equipos que hayan concluido.

CI

16. Emitir el listado comparativo

16.1 Procesan y emiten el estado de diferencia del comparativo del primero y segundo conteo.

CI y equipos de inventarios


Revisión: 3


15

16.2 Verifican las diferencias entre el primero y segundo conteo. NOTA: JDAC, RSA y el JDCI, determinarán equipos para revisión de listados.

16.3 Realizan las correcciones a los listados.

16.4 Entregan listados al CI 17. Recibir listados 17.1 Realizan las correcciones

de los listados en el sistema NOTA: emiten el estado de diferencia del comparativo del primero y segundo conteo hasta que la diferencia sea igual a cero.

CI y personal de inventario

18. Realizar el comparativo teórico vs físico

19.1 Procesa el comparativo del teórico vs el físico y lo entrega para su revisión al JDAC, RSA.

CI

19. Recibir el comparativo

19.1 Reciben los listados, los revisa y valida NOTA: Si hay correcciones lo regresan al CI, para realizar las modificaciones y procesar nuevamente el comparativo teórico vs el físico, esta actividad se realizará hasta obtener el visto bueno del JDAC, JDPC, RSA.

JDAC, RSA

20. Emitir el listado definitivo del inventario físico del almacén

20.1 Emite concentrados: • De inventario físico • De diferencias • De maltratado • De buen estado

20.2 Entrega los concentrados en original y copia, al JDAC, RSA.

CI

21. Recibir los concentrados

21.1 Firman los listados de aceptación del resultado del inventario y entregan original al CI.

JDAC, RSA


Revisión: 3


16

22. Solicitar transferencia del inventario

22.1 El DPD, realiza la transferencia del inventario físico e informa al JDAC, RSA y al CI para su validación.

CI

23. Validar la transferencia

23.1 Validan a través del sistema, la entrada y salida de transferencia. NOTA: Si no es correcta la transferencia, reporta al DCI, para las correcciones correspondientes.

JDAC, RSA

24. Levantar acta administrativa

24.1 Elabora acta administrativa en la que asentará el resultado del inventario, así como los hechos relevantes

24.2 Solicita a los JDAC, RSA a que comparezcan del resultado del inventario.

24.3 Procede a recabar las firmas del JDAC, RSA y se da por concluido el inventario.

24.4 Envía copia del acta al GD y al JDAC.

FIN DE PROCEDIMIENTO.

CI


Revisión: 3


17

DIAGRAMA DEL

PROCEDIMIENTO DE

LAS PRUEBAS

SELECTIVAS EN EL

ALMACÉN CENTRAL Y

EN EL DEPTO DE

DISTRIBUCIÓN

Personal designado

por la JDCI

Inicio

Determinar

aleatoriamente las

áreas de almacén

para realizar la

prueba selectiva

Informar de los

resultados de las

pruebas selectivas

Fin del

procedimiento

1

2


Revisión: 3


18

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMENTO DE LAS PRUEBAS SELECTIVAS EN EL ALMACÉN CENTRAL Y EN EL DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCIÓN.

SECUENCIA DE ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Determinar

aleatoriamente las áreas del almacén para realizar la prueba selectiva

1.1. Si la prueba selectiva es en el área de devoluciones, se realizará con base en el documento del cliente y/o PV, para verificarlo vs el material físicamente.

1.2. Si la prueba selectiva es en el área de recepción, se realizará con base en la factura y/o remisión del proveedor vs el material físicamente.

1.3. Si la prueba selectiva es en el área de empaque y/o devolución, se realizará con base en la hoja de pedido vs el material físicamente.

Personal designado por la JDCI

2. Informar de los resultados de las pruebas selectivas

2.1. Informa a los JDAC, RSA, de los resultados obtenidos para su análisis y toma de decisiones tendientes a fortalecer el control interno.

NOTA: En caso de encontrarse diferencias de pedido y /o devolución en las áreas de empaque, distribución y recepción para que completen el material o en su caso se modifique las hojas de pedido y /o devolución. FIN DEL PROCEDIMIENTO

El personal designado por la JDCI


Revisión: 3


19

DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO EN PUNTOS DE

VENTA

Gerente

o Jefe del

Depto.

DSSJPV o CLJDCI JPV CI

Personal del

PV y

personal

asignado

por el DCI

GL en

coordinac

ión con el

JDCI

inicio

Elaborar el

programa

anual de

inventarios

Notificar

realización de

toma de

inventario

físico

Recibir la

notificación

de la toma

de

inventario

Realizar

acomodo

de material

Identificar

material

Determinar la

integración de

los equipos de

trabajo

Preparar equipo

Realizar

corrección con el

programa

denominado

auxinv

Emitir resumen

de movimientos

para firma

Iniciar la toma del

inventario físico

total (primer

conteo)

2

1 2 3

4

5

6

7

8

9 10


Revisión: 3


20

Gerente

o Jefe del

Depto.

DSSJPV o CL

Personal del

PV y

personal

asignado

por el DCI

CIJPVJDCI

GL en

coordinac

ión con el

JDCI

Recibir y

transferir

información al

sistema SCIAE

Iniciar la

toma de

inventario

físico

(segundo

conteo)

Recibir reporte

de revisión de

bases

Emitir listados

de

comparativos

de conteo

Recibir

listados de

comparativos

de conteo

Recibir listados

y realiza

correcciones en

sistema

Validar

físicamente

las diferencias

del inventario

Emitir los

listados de los

concentrados

3

11

12

13

14

15

16

17

18

2


Revisión: 3


21

Gerente

o Jefe del

Depto.

DSSJPV o CL

Personal del

PV y

personal

asignado

por el DCI

CIJPVJDCI

GL en

coordinac

ión con el

JDCI

Validar y

firmar

concentrados

Distribuir

concentrados

firmados

Realizar

transferencia del

inventario

Validar

transferencia del

inventario

Solicitar

correcciones sobre

transferencia de

inventarios

Realizar

correcciones

a

transferencia

Firmar

concentrados

Elaborar acta

administrativa del

resultado del

inventario

Turnar acta

administrativa

Enviar las

aclaraciones al

inventario

realizado

4

19

20

21

22

23 24

25

2627

28

3


Revisión: 3


22

Gerente

o Jefe del

Depto.

DSSJPV o CL

Personal del

PV y

personal

asignado

por el DCI

CIJPVJDCI

GL en

coordinac

ión con el

JDCI

Analizar

información y

emite resultado definitivo de

aclaraciones

Validar información y

firma de

documento

Enviar detalle de los movimientos

y concentrados

Integrar

resultados de

inventario

Realizar

inventario

manual

Fin del procedimiento

29 30

31

32 33

4


Revisión: 3


23

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO EN PUNTOS DE VENTA. SECUENCIA DE ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Elaborar Programa

Anual de Inventarios 1.1. Elaboran el Programa Anual para

la toma de Inventarios en PV GL en coordinación con el JDCI

2. Notificar realización de toma de inventario físico

2.1. Notifica por escrito a los JPV de la toma de inventarios físicos.

JDCI

3. Recibir notificación de la toma de inventario

3.1. Recibe la notificación de la realización del inventario.

JPV

4. Realizar acomodo de material.

(Previo a la toma del inventario físico) 4.1. Acomoda y separa el material a

inventariar, zonificando los anaqueles, racks, libreros, cajas, bodegas o espacios con base al “Plano de ubicación para el acomodo de material” (Anexo1).

JPV

5. Identificar material 5.1. Mantiene actualizada lainformación

5.2. Elabora plano para el acomodo del material, asignando letra y número a los anaqueles con etiquetas o rótulos según corresponda.

5.3. Separa el material maltratado, defectuoso y ediciones atrasadas.

Nota 1: En caso de tener notas manuales pendientes de pago, deberán contar con la firma y/o sello del Cliente. Nota 2: En caso de no encontrarse el JPV, el COL será responsable de sacar todo el material que se encuentre en cajas o bodegas

JPV

6. Determinar la integración de los equipos de trabajo

6.1 Determina la integración de los equipos que participarán en el inventario.

JPV y CI

7. Preparar equipo 7.1 Prepara lectores de códigos de barra.

7.2 Instala el Sistema de Inventarios y verifica que funcione correctamente.

7.3 Respalda información del PV. 7.4 Verifica que el resumen de

movimientos coincida con el

CI


Revisión: 3


24

inventario teórico. ¿Coincide inventario? SI. Continua con la actividad 8.1 NO. Continua actividad 7.4

8 Realizar corrección con el programa denominado auxinv

8.1 Revisa la información en el sistema y entrega para su firma,

CI

9 Emitir resumen de movimientos para firma

9.1 Emite resumen de movimientos y entrega al JPV/CL para recabar su firma.

CI

10 Iniciar la toma de inventario físico total (primer conteo)

10.1 Inicia la toma de inventarios físicos con la terminal de captura de datos con código de barras con base en la zona designada por el CI.

10.2 Registra en la Terminal de captura de datos:

a) Ubicación b) Código de barras y/o código

interno del título c) Cantidad de ejemplares Nota: Entrega el lector al CI una vez concluida la captura del PV.

Personal del PV y Personal asignado por el JDCI

11 Recibir y transferir información al Sistema SCIAE.

11.1 Recibe, transfiere y respalda la información de las terminales a la computadora de los PV.

Nota: En caso de detectar material no contado se capturará o se creará una nueva base. Con base en el comparativo que arroje el primer conteo contra el inventario teórico, el CI podrá tomar la decisión de omitir el segundo conteo, y realizar el comparativo teórico contra físico

CI

12 Iniciar la toma de inventario físico

(segundo conteo)

12.1 Verifica que todo el material haya sido capturado, revisando que los códigos, títulos, cantidad, correspondan efectivamente al material inventariado, validando cada uno de los rubros y en su caso realiza las correcciones. 12.2. Emite el reporte de captura del

JPV


Revisión: 3


25

primer conteo “BASES” para asignarse, hasta cubrir el total de las zonas a inventariar.se validará el código, titulo, ubicación y cantidad

13 Recibir reporte de

revisión de bases 13.1 Y realiza las correcciones de cada una de las base que señalaron los equipos

CI

14 Emitir listados de comparativos de conteos.

14.1 Procesa y emite el listado de las diferencias

CI

15 Recibir listados, de comparativos ° conteo.

15.1 Recibe el listado de diferencias de comparativo

15.2 Revisa físicamente y realiza correcciones.

Entrega correcciones al CI

JPV

16 Recibir listados y realiza correcciones en sistema

16.1 Recibe listado con correcciones 16.2 Realiza las correcciones de los

listados en el Sistema Nota: En caso, de existir diferencias,

emitirá nuevamente el comparativo hasta que el JPV valide la diferencias

16.3 Emite listados de diferencias de comparativo teórico vs físico.

16.4 Entrega listados para su validación

CI

17 Validar físicamente las diferencias del inventario

17.1 Revisa los listados 17.2 Valida físicamente el sobrante

JPV o CL

18 Emitir los listados de los concentrados para firma

18.1 Recaba firmas de listados de y JPV o CL.

18.2 Una vez concluido el inventario, emite en original y copia los siguientes concentrados: Físico Total (primera y última hoja) Diferencias negativas (sobrante) Neteado Resumen de movimientos Resultado del traspaso Resumen de movimientos después de la trasferencia

18.3 Entrega todos los concentrados para recabar firma de JPV o COL

CI


Revisión: 3


26

Nota: En caso del resultado no aceptable, deberá imprimir el detalle de todos los concentrados.

19 Validar y firman concentrados

19.1 Revisa y firma los concentrados.

19.2 Entrega concentrados firmados al JDCI

JPV o CL

20 Distribuir concentrados firmados

20.1 Recibe los concentrados firmados y distribuye de siguiente manera: Original al DCI Copia a los JPV.

CI

21 Realizar transferencia del Inventario Físico

21.1 Realiza la transferencia del inventario físico:

22.2 Valida la salida y entrada, emite el resultado de la transferencia, realiza el respaldo en la carpeta inventarios y EDUCAL

22.3 Imprime el resumen de movimientos entrega al JPV, para su validación

CI

22 Validar transferencia del inventario

22.1 Validan mediante el sistema el total de entrada y de salida de la transferencia

22.2 Valida la transferencia con el resumen de movimientos contra el inventario físico y el inventario teórico,

¿Transferencia correcta? SI. Continua actividad 26.1 NO. Continua actividad 24.1

JPV o COL

23 Solicitar correcciones sobre transferencia de inventarios

23.1 Recibe notificación sobre transferencia de inventario

23.2 Solicita corrección al DDS para que corrija el sistema y se vuelva a realizar la transferencia del inventario.

CI

24 Realizar correcciones a transferencia

24.1 Realiza correcciones 24.2 Notifica al Coordinador del

Inventario que la transferencia ha sido corregida,

DDS

25 Firmar concentrados 25.1 Firman los concentrados. mencionados en la actividad

JPV o COL

26 Elaborar acta administrativa del resultado del

26.1 Elabora acta administrativa en el que se asentara el resultado del inventario así como hechos

CI


Revisión: 3


27

inventario relevantes. 26.2 Solicita al JPV y/o COL, que

comparezcan respecto al resultado del inventario y firman acta.

26.3 Verifica que el acta se firme y da por concluido el inventario.

27 Turnar de acta administrativa

27.1 Turna vía correo electrónico al GL, Jefe del Departamento. que coordina la Librería y a la GS.

JDCI

28 Enviar las aclaraciones al inventario realizado

28.1 Verifica que en caso de existir aclaraciones al inventario realizado, envía al JDCI, los documentos o informa del material que no haya sido considerado en el inventario por omisión, por salidas manuales, por movimientos duplicados o por notas manuales.

Nota: De no existir aclaraciones, notificará al JDCI, el resultado definitivo del inventario.

JPV o CL

29 Analizar información y emite resultado definitivo de aclaraciones

29.1 Analiza la información y aplica, en caso de proceder a las diferencias del inventario, emitiendo el resultado definitivo con aclaraciones, detallando los movimientos realizados, así como los concentrados de positivas, negativas y neteado.

29.2 Envía a firma de aceptación al Gerente del Área y Jefe del Departamento.

JDCI

30 Validar información y firma documento

30.1 Valida la información recibida. 30.2 Firma el documento y remiten

al JDCI.

Gerente del Área y Jefe del Depto.

31 Enviar detalle de los movimientos y concentrados

31.1 Recibe el concentrado y envía el detalle de los movimientos y concentrados de positivas, negativas y neteado al JPV.

NOTA: En caso de haber una aclaración, contarán con 5 días naturales para la realización de las mismas; de lo contrario se entenderá que está de acuerdo.

JDCI


Revisión: 3


28

32 Integrar resultados de inventario

32.1 Integra los resultados de los inventarios realizados, prepara las estadísticas y presenta al GS, para su análisis y aprobación.

32.2 Prepara carpetas de trabajo y convoca a reunión al Comité de Apoyo para el Análisis de Diferencias de Inventarios, con base a lo indicado en el Manual de Integración y Funcionamiento del Comité de Apoyo para el Análisis de Diferencias de Inventarios. EDU-GL-NOR-09.

JDCI

33 Realizar inventario manual.

33.1 Si antes del 30 de noviembre de cada ejercicio fiscal, no se ha realizado la toma de inventario en algún punto de venta, a indicación escrita de GL, el JPV, realizará de manera directa y manual un inventario físico total de las existencias o un conteo físico parcial base, remitiendo el resultado firmado al DCI, para que sea analizado por el Comité de Apoyo para el Análisis de Diferencias de Inventarios.

JPV o COL


Revisión: 3


29


Revisión: 3


30

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE LAS PRUEBAS SELECTIVAS EN LOS PUNTOS DE VENTA.

SECUENCIA DE ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE 1. Seleccionar los

códigos para las pruebas selectivas

1.1 Selecciona, los códigos de las colecciones.

1.2 Solicita al JPV, el acceso al sistema para la emisión de los Kardex, y el apoyo de un auxiliar de librería.

1.3 Compara la existencia física vs la existencia del kardex.

NOTA: Si la prueba es realizada por el mismo JPV, la actividad 1.2, la realizará directamente.

Personal designado por la JDCI, CL o JPV

2. Separar las notas manuales del material que se está haciendo el muestreo.

2.1 Indica al personal designado por el JDCI, la ubicación del material.

JPV

3. Levantar acta administrativa.

3.1 Realiza el acta administrativa en la que constarán los resultados obtenidos.

Personal designado por el JDCI

4. Entregar resultados

4.1. Envía resultados al GL y jefe de departamento para la toma de decisiones a efecto de fortalecer el control interno.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

JDCI

TIEMPO APROXIMADO DE EJECUCIÓN EN ALMACÉN:

30 días hábiles, por lo menos

TIEMPO APROXIMADO DE EJECUCIÓN EN PV:

15 días hábiles promedio


Revisión: 3


31

DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIOS EN LOS PUNTOS DE VENTA REALIZADO POR EL PERSONAL DEL PUNTO DE VENTA y/o COORDINADORES.

GL JDCI JPV DCI

INICIO

ELABORA PROGRAMA ANUAL PARA LA TOMA DE

INVENTARIOS

PROGRAMAR Y REALIZAR EL ENVIO DE LECTORES DE

CÓDIGOS DE BARRAS

ACOMODAR Y SEPARAR LA MERCANCIA A INVENTARIAR

PROCESAR LA INFORMACIÓN PREVIA Y RESULTANTE DE LA TOMA

DE L INVENTARIO

REALIZAR CAPTURA DE INVENTARIO

REALIZAR COMPRATIVO DE INVENTARIOS Y ENVÍO DE

INFORMACIÓN

VALIDAR DIIFERENCIAS, REALIZA CORRECCIONES Y

TRANSFERENCIA DE INVENTARIOS

REALIZA CORRECCIONES E

INFORMA AL PERSONAL DE INVENTARIOS

VALIDAR REPORTE E INFORMAR AL PERSONAL DE INVENTARIOS

REALIZA PROCESO FINAL DEL INVENTARIO, EMITE LISTADOS FINALES Y

REALIZA TRANSFERENCIA

REALIZA Y VALIDA ACLARACIONES DE IINVENTARIO FISICO Y VALIDA APLICACIÓN

DE DIFERENCIAS

1 2 3

4

5 6

7

9

11 12

13

FIN

Instala programa

8

REALOIZA EL PROCESO DEL COMPARATIVO

10

IINFORMA RESULTADOS DEFINITIVOS DE DIFERENCIAS DE INVENTARIO

14


Revisión: 3


32

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DE INVENTARIOS EN LOS PUNTOS DE VENTA REALIZADO POR EL PERSONAL DEL PUNTO DE VENTA y/o COORDINADORES.

SECUENCIA DE ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE 1.Elaborar programa anual para la toma de inventarios

1.1Elabora el programa anual para la toma de inventarios en los Puntos de Venta de Educal, en coordinación con el JDCI.

GL

2. Programar y realizar el envío de los lectores de códigos de barras.

2.1 Programa el envío de los lectores de acuerdo al calendario aprobado. 2.2 Solicita al Departamento de Abastecimiento y Distribución el formato de la “Guía de Envío” para mandar los lectores a los puntos de venta. 2.3 Empaca los lectores de códigos de barras, etiquetándolo “frágil” y se envía al punto de venta, junto con el formato de “salida por préstamo”.

JDCI

3.Acomodar y separar la Mercancía a inventariar

3.1 Acomoda y separa el material a inventariar, previo a la toma de inventario físico, zonificando de forma visible y permanente los anaqueles, racks, libreros, cajas, bodegas o espacios donde esté ubicado el material a inventariar, a fin de evitar posibles omisiones en el conteo. 3.2 Separa el material que se considere obsoleto,(obs.), defectuoso o maltratado (defe) únicamente de editoriales privadas que hayan recibido directamente de la editorial en su punto de venta. Y ésa será su identificación para la captura

JPV y/o CL

4.Procesar la información previa y resultante de la toma de inventarios

4.1 Firma todas las entradas, salidas y reportes de venta a partir de la transferencia del

JPV y/o CL


Revisión: 3


33

inventario anterior y a la fecha del próximo y validar el resumen de movimientos 4.2 Mantiene actualizada la información que identifique el material con su respectiva etiqueta, durante la toma del inventario. 4.3 Recibe los lectores de código de barras y verificar la recepción conforme al documento de envío del formato de “salida por préstamo” 4.4 Notifica al DCI la recepción de los lectores de códigos de barras, para que se proceda a la toma del inventario físico, con base en la guía de uso de los lectores (anexo 6)

5. Realizar captura de inventario

5.1 Junto con el o los auxiliares, realiza la captura del inventario mediante los lectores de códigos de barras, de conformidad con las instrucciones señaladas en las guías correspondientes. (Anexos 1 y 6) Una vez concluida la captura del el inventario, informa por correo y/o chat al personal de inventarios.

JPV y/o CL V

6. Realizar comparativo de inventario y envío de información

6.1 Una vez concluida la captura del el inventario se conecta vía control remoto al punto de venta para realizar el comparativo del inventario teórico contra el físico. 6.2 Envía al punto de venta, la información únicamente de las diferencias en un archivo de Excel para realizar el segundo conteo.

DCI


Revisión: 3


34

7. Validar diferencias, realiza correcciones y transferencia de inventario

7.1 Recibe archivo con información de las diferencias e imprime para Realiza segundo conteo y en su caso efectúa las correcciones necesarios en En documento impreso,

informa por correo y/o chat al personal de inventarios.

JPV y/o CL

8.- Instala programa 8.1- Capacita al JPV y/o CL en las correcciones por el sistema llamado Físico

Personal del DCI

9.- Realiza correcciones 9.1.- JPV y/o CL, realizan correcciones, y una vez concluidas informa por correo y/o chat al personal de inventarios

JPV y/o CL

10.-Realiza el proceso del comparativo

10.1- Realiza el comparativo del teórico contra físico, y emite el reporte del material sobrante para la validación del JPV y/o CL

Personal del DCI

11.- Validar reporte 11.1 JPV y/o CL, validan el sobrante,

En caso de existir correcciones las efectúan en el programa de físico, y una vez concluidas informa por correo y/o chat al personal de inventarios

JPV y/o CL

12.- Proceso final del inventario

12.1.- Acumula el comparativo y compara contra el físico, y emite listados finales los siguientes concentrados: Físico Total Positivas Negativas Neteado Primera y última hoja del desglose de la existencia física. Diferencia negativa Resumen de movimientos

Personal del DCI


Revisión: 3


35

12.2 Se realiza la trasferencia del inventario e imprime los listados de:

Resultado del traspaso

Resumen de movimientos después de la trasferencia Fin del proceso

NOTA: Esta política aplica también para los inventarios entrega-recepción.


Revisión: 3


36

13.Realizar y validar aclaraciones de inventario físico

13.1Efectuar sus aclaraciones dentro de los 5 días naturales contados a partir de la fecha de la conclusión de la toma física del inventario, en caso de requerir prórroga, la podrán solicitar por escrito al JDCI. 13.2 Realizar aclaraciones de todos aquellos movimientos que no hayan sido considerados en el levantamiento del inventario físico y/o teórico, tales como material no contado, y/o probables documentos no registrados o fallas en el sistema, documentos mal capturados y todos aquellos que en general afecten la existencia física, a fin de quedar debidamente aclarados. 13.3 Validar las aplicaciones a las diferencias de inventarios realizadas por JDCI, en caso de no estar de acuerdo tienes 5 días naturales, contados a partir de la fecha de la recepción del listado, en caso de no enviar comunicado, se dará por entendido que está de acuerdo con el resultado.

JPV

14. Informar resultados definitivos de diferencias de inventarios

14.1 Informa el resultado definitivo de las diferencias del inventario realizado al GS antes de la próxima sesión del Comité de apoyo para el análisis de diferencias de inventarios. NOTA: En caso de un resultado no aceptable, se deberá imprimir todo el listado del inventario físico. FIN DE PROCEDIMIENTO

JDCI


Revisión: 3


37

DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LAS PRUEBAS SELECTIVAS EN LOS PUNTOS DE VENTA REALIZADO POR EL PERSONAL DEL PUNTO DE VENTA y/o COORDINADORES.

DCI, CL. JPV,SERV.PUB de EDUCAL

INICIO

REALIZA P’RUEBAS

SELECTIVAS

LEVANTA ACTA ADMINISTRATIVA c

CON RESULTADOS

FIN


Revisión: 3


38

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA LAS PRUEBAS SELECTIVAS EN LOS PUNTOS DE VENTA REALIZADO POR EL PERSONAL DEL PUNTO DE VENTA y/o COORDINADORES. SECUENCIA DE ETAPAS ACTIVIDAD RESPONSABLE

1.Realizar pruebas selectivas

1.1Realiza de manera aleatoria pruebas selectivas a los puntos de venta, considerando los siguientes criterios: -Títulos más vendidos -Títulos de mayor precio de venta al público -El 10% de los títulos que tengan en existencia

DCI, COL. JPV,SERV.PUB de EDUCAL

2. Levanta acta administrativa con resultados

2.1Designa al personal que participará en el levantamiento del acta administrativa en la que constará el resultado de las pruebas selectivas. 2.2 Envía el acta a la GL para la toma de decisiones a efecto de fortalecer el control interno.

FIN DEL PROCERDIMIENTO

DCI, CO., JPV,SERV.PUB de EDUCAL


Revisión: 3


39

ANEXO 1


Revisión: 3


40

ANEXO 2

Anexo


Revisión: 3


41


Revisión: 3


42

ANEXO 3

• •

• ACTA ADMINISTRATIVA.

En la Ciudad de ----------, siendo las ------ horas del día ----- de ---- del ----, en el local que ocupa librería --------, ubicada ---------, C. P.-------------, en presencia del ---------, (coordinador del inventario), quien actúa con los testigos de asistencia que al final firman para constancia, se procedió a levantar el presente acta administrativa en virtud de ofrecer su testimonio sobre las diferencias que resultaron del Inventario físico levantado en ----- de ---- del año en curso, mismo que arrojo un resultado en diferencias positivas de ------ejemplares con un importe de $----- (---------/100 m. n.) y un costo por $------- (----------/100 m. n) y negativas por ------------ejemplares con un importe de -------------- (-------------- m. n.) y un costo por $------------- (----------------/100 m. n) respectivamente.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Periodo del inventario

El periodo del inventario es ---------- del 200---------- al ------- de ------------- del 20---------

Ejemplares Importe CostoFaltanteSobranteNeteado 0 $0.00 $0.00

Devoluciones enviadas a los almacenes de Educal.

Salida Fecha Cant. Importe Destino Num. De Guía, Transportadora y

Fecha


Revisión: 3


43

Material pendiente de entrada de los almacenes de Educal.

Salidas Almacén Central y Productos Culturales Entrada de la

Librería

Folio Pedido Control Cant. Imp. Fecha Entrada Fecha

Traspasos de entrada

Librería Salida Fecha Cantidad Importe Entrada Fecha

Traspasos de Salida

Origen Salida Fecha Cantidad Importe Recibió

Material reportado como faltante de devoluciones material de editoriales privadas.

Educal S.A. de C.V.

Gerencia de Librerías

Resumen de Entradas por Diferencia

Del


Revisión: 3


44

Material reportado como faltante de devoluciones material de Almacén central.

Educal S.A. de C.V.

Gerencia de Librerías

Resumen de Entradas por Diferencia

Del

Fecha Sal Código Título Cant. Precio Importe

Servicio express.

El monto total por solicitudes pendientes es de: $0.00 el cual lo conforman las solicitudes presentadas a continuación.

Solicitud Fecha Cliente Ejemplares Anticipo Ver

No hay


Revisión: 3


45

I.- Comparece el C. ---------------, quien se desempeña como (a) de -----------------, y manifiesta bajo protesta de decir verdad, ------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Que es todo lo que tiene que manifestar, firmando al calce y al margen para constancia.------

No habiendo más que hacer constar, se cierra el presente acta administrativa, siendo las -------------- horas del día de su inicio, firmando al calce y al margen los que en ella intervinieron.--------------------------------------------

Coordinador del inventario.

JDAC o RSA o JPV o CL


Revisión: 3


46

ANEXO 4


Revisión: 3


47

REGISTROS Documentos de Trabajo Tiempo de

conservación Responsable de

conservar Código de registro o

identificación única

HISTORIAL DE CAMBIOS:

Revisión Núm.

Fecha de aprobación

Descripción del cambio

Motivo(s)

2 Incorporación de anexos e incorporación del procedimiento para PV, así como el cambio de la estructura de acuerdo con los lineamientos emitidos por la SEP en enero de 2009

Acción de mejora del OICE


Revisión: 3


48

Anexo 5

1.- Imprimir la última hoja del listado de existencias por colección.

2.- Deberá sumar las existencias de la entrada inicial más las entradas posteriores y restar las salidas después de la transferencia (no considerar la salida del inventario) y las ventas después de la transferencia del inventario lo que dará como resultado la Existencia Teórica y así se obtendrá la validación por documentos que deberá de ser igual a la existencia que tenga el Resumen de Movimientos y la Existencia por Colección. De detectar diferencias deberá notificarlo al JCDI

Ejemplo:

Concepto

Ejemplares

+Entrada Inicial del inventario 29,500

+Entradas 5,550

- Salidas no incluyendo la del inventario

2,100

- Ventas * 4,300

= A la existencia por documentos

28,650

Contra la existencia por colección

28,650

Diferencia 0

* Para saber cuál es la venta después de la transferencia del inventario, tendrá que tener presente la fecha del mismo.

Nota: El DCI revisará vía control remoto todos sus movimientos en el Sistema, con la finalidad de corregir cualquier problema que presente su información


Revisión: 3


49

Anexo 6

Manual para lector symbol MC100..

Instrucciones para instalar el programa de transmisión de los lectores de códigos de barras Symbol MC100.

El Departamento Control de Inventarios (DCI), hará llegar a cada una de las

librerías los archivos necesarios para la instalación y realización del inventario físico,

los archivos requeridos son:

1. Setup.exe (Msasyn4.5)

2. Invenlib.lectores (programa para captura de inventarios para instalar en

lectores).

3. ScanWedge.exe (programa para activar el lasser de los lectores). 4. Sie.exe

Nota: cabe señalar que estos programas se encuentran en un archivo comprimido

(inventarios1), el cual será colocado el escritorio de la PC.

La información contenida en este archivo, deberá ser extraída ahí mismo (en el

escritorio) y al terminar la extracción de dicho archivo, será creada automáticamente

una carpeta de nombre Inventarios, y dentro de la misma, estarán dos carpetas más, la primera contiene los archivos que deben de cargarse en el lector y la otra, los programas que deben de ser instalados en la PC.

Instalación de programas en la PC.

El DCI, se conectará al punto de venta en donde se realice el inventario y

enviará un archivo comprimido (inventarios2).

Se abre la carpeta Archivo de instalación en Pc y se elige el archivo SETUP, se

le da doble clic para la instalación del Msasync4.5.exe, el cual es necesario instalar

para que el equipo de computo pueda reconocer el lector de códigos de barras y poder

seguir con la configuración de los mismos.


Revisión: 3


50

• Saldrán las siguientes pantallas.

Dar clic en

siguiente.

Setup,

programa de

instalación

para lectores.


Revisión: 3


51

Se elige la opción ACEPTO y después en siguiente.

Y se le da siguiente en cada una de las ventanas que aparezcan hasta que

concluya la instalación mostrando la pantalla de instalación finalizada.

Al final de la instalación, es posible que el sistema indique que se requiere reiniciar el equipo para que los cambios tengan efecto y se da clic en SI.

NOTA: en caso de que el programa haya sido instalado en su máquina en algunos de los anteriores inventarios, las pantallas que aparecerán son las siguientes:

Dar clic

en

siguiente.

Dar clic

en

Acepto.

Dar clic

en

siguiente.


Revisión: 3


52

Se da clic

en

Reparar.

Se da clic en

siguiente

Se da clic en

instalar.


Revisión: 3


53



Nota: al final de la instalación, es posible que el sistema indique que se requiere reiniciar el equipo para que los cambios tengan efecto, y se le da clic en SI.

Al terminar la instalación, conecte el cable de transmisión en algún puerto USB

y de igual forma conecte el otro extremo del cable de trasmisión de datos a la cuna

cargador como lo indica la imagen siguiente:

Al momento de conectar el lector a la PC, debe de salir la siguiente ventana (misma

que saldrá cada vez que sea colocado un lector en ella). En caso de que no salga la pantalla, quite y vuelva a poner el lector en la cuna.

Nota: es posible que al conectar el lector, salga una pantalla con siete opciones a elegir, las cuales son:

1. Test Apps.

2. Print.

3. Ctl Panel.

4. Scan.

5. Files.

6. About OTL.

7. Exit. Se elige la opción siete, exit.


Revisión: 3


54

En ésta ventana hay que elegir la opción cancelar y después saldrá la siguiente

pantalla se le de aceptar.

Tendrá la siguiente pantalla, se le da clic en la opción de explorar para entrar a la

terminal.


Revisión: 3


55

Una vez dentro de la terminal, se copian los archivos ubicados en la carpeta que

dejamos en el escritorio, abre la carpeta de inventarios\Archivos para lectores

(misma carpeta que fue creada inicialmente en el escritorio de la PC) y se pegan en el

dispositivo móvil (lector de códigos de barras).

Dar clic en la

opción

Explorar.

Invenlib.lectores

.


Revisión: 3


56

Al terminar de copiar y pegar los archivos de la carpeta de inventarios al lector

de códigos de barras, entramos a la opción My Device o My computer.

Para cargar el programa en el lector, se tiene que entrar en a My Device o My

computer del lector de código de barras, para poder seleccionar una de las opciones

en pantalla, hay que navegar con las teclas ubicadas de bajo del botón amarillo y una

Icono de acceso al

explorador del

lector. (My device

o My Computer).


Revisión: 3


57

vez seleccionada la opción, se le da enter. Estando dentro de My Device o My computer, se navega hasta encontrar el programa de invenlib.lectores, y se le da

enter (para navegar adentro de My Device o My computer se realiza la siguiente

combinación, F + TAB y después se utilizan las teclas de navegación hasta seleccionar

el programa requerido y se da enter para poder acceder a él).

Al iniciar la instalación, aparece un mensaje que muestra en donde será

instalado el programa, se le da enter para continuar, una vez iniciada la instalación del

sistema de captura (invenlib.lectores), en la pantalla del lector aparece un mensaje

que da cinco opciones:

• Yes

• Yes to all

• No

• No to all

• Cancel

Se elige la opción de yes to all, en seguida sale una ventana en donde muestra

que se está cargando el programa.

Nota: En caso de que no permita seleccionar en alguna de estas opciones, hay que oprimir las teclas F + ALT (una a la vez) y después F + TAB (una a la vez),

después de haber oprimido correctamente las funciones señaladas, aparecerá una ventana que dice task manager y aparecen los programas activos y selecciona el que dice installing fher invenlib, y se le da enter y después con las teclas de F + TAB (una a la vez) se selecciona yes to all y se le da enter y entonces

inicia la instalación del programa.

TAB.

F=funció

n.


Revisión: 3


58

Para instalar el scanwedge (este se encuentra también en My Device o My computer), se selecciona el programa, se le da enter. Este programa se instala sin

mostrar alguna ventana, para cerciorarse que ya está instalado, basta con oprimir el

botón amarillo de scanner y éste lanzará una luz roja (lasser) y se encenderá un foco

rojo en la terminal portátil, mostrando que el scanner del lector está listo para su uso.

Una vez concluida la instalación del Scawedge, hay que oprimir las teclas F +

ALT dos veces (una tecla a la vez) para que sea desplegado el menú FILE, y

seleccionamos la última opción, close para salir al menú principal del lector

(escritorio).

Estando en el escritorio, se selecciona el programa de inventario, el cual

aparece en la pantalla principal del lector con un icono en forma de libro, se

selecciona y se le da enter.

Después de abrir el programa seleccionado, aparece lo siguiente en la pantalla del

lector.

Flechas de

navegació

n.

Icono de

acceso al

Programa de

Inventarios.


Revisión: 3


59

Una vez estando en esta pantalla, se le da la opción de Archivo, Abrir (se le da

enter) y despliega una ventana (para entrar al cualquier menú, hay que utilizar las

teclas F y ALT dos veces, oprimiendo una a la vez).

TAB


Revisión: 3


60

Se navega adentro de la ventana oprimiendo las teclas F + TAB (una a la vez) dos veces, hasta colocarse dentro de la ventana y, utilizando las flechas de

navegación, se elige el archivo catálogo.txt que está al final de la ventana y se le da

enter. Cuando el archivo que contiene el catálogo es seleccionado, aparecerá en el

espacio de NAME, y al darle enter, aparecerá el nombre de la tabla sombreado, esto

quiere decir que el catálogo se está cargando, cuando termine de cargar la tabla,

saldrá un mensaje en el lector que dice catalogo cargado y se presiona enter para

finalizar.

Para empezar a capturar, se ingresa al menú captura (oprimiendo las teclas F + Alt dos veces, una tecla a la vez) y se selecciona la opción CAPTURA y se le da

enter como se muestra en la imagen de abajo.

Después despliega esta ventana para iniciar la captura.

ALT

F


Revisión: 3


61

Una vez abierta esta venta, podemos dar inicio a la captura, para poner

ubicación hay que oprimir la tecla A (tecla naranja ubicada en la parte inferior

izquierda), y después la tecla shift (ubicada arriba de la tecla naranja); para que sea

habilitadas las letras del teclado del lector y una vez tecleada la letra deseada, se

vuelve a oprimir la tecla A para que las letras sean deshabilitadas y a la vez, se

habilite el teclado numérico y en caso de error al capturar la letra o número de la

ubicación, para borrar se oprime la tecla DEL (la cual se encuentra entre la tecla A y la tecla F).

Una vez escrita la ubicación (ejemplo A1), se le da enter para pasar a la casilla

siguiente que dice barras, y se oprime el botón amarillo para que sea scaneado el

código de barras del material a inventariar.


Revisión: 3


62

Cuando se lee el código de barras y éste es correcto, deberá aparecer el título y

el nombre de la colección a la que pertenece el material, en caso contrario, aparecerá

un mensaje que dice: “no se está en catalogo, capture código de interno”, el

cursor del lector se pasará a la opción de código (capturar código Educal).

En caso de que el mensaje de error vuelva a salir, se sugiere sea buscado

el título en sistema, puede que el material esté mal codificado (suele pasar).

En el caso de que el material no tenga código de barras, en la opción de BARRAS, se puede capturar el interno, es decir, que esta opción, permite la captura de cualquiera de los dos códigos.

Estando correctos los datos de la captura, el cursor de lector se colocará en la

celda de cantidad, se teclea la cantidad física correspondiente al material capturado

y se le da enter para que los datos sean guardados (una vez guardado el código, no se

podrá hacer corrección alguna).

Nota: Para borrar algún digito antes de pasar a la siguiente celda, oprimiendo DEL y así podrá corregir los datos mal escritos.

Botón para

scanear el

material a

capturar.


Revisión: 3


63

El proceso de captura se repite hasta terminar la ubicación (A1), para cambiar

de ubicación (A2), se oprime la tecla F y Tab varias veces (una tecla a la vez), hasta

que el cursor se coloque en la opción de Ubicación, y se sobre escribe la ubicación

correspondiente. Una vez terminado de capturar la zona asignada, hay que guardar

la captura.

Para salir del programa de captura, hay que oprimir las teclas F + ESC una vez, y tendrá que mostrar los menú de archivo y captura.

Para guardar la captura, hay que realizar los mismos pasos que utilizamos para

cargar el catalogo, pero ahora se le da la opción de guardar captura y se le pone el

nombre que desee habilitando el teclado de alfabeto y anteponiendo la palabra

invent (EJEMPLO inveninfantil) posteriormente, se le da enter y entonces el

archivo ha sido guardado en el lector.

Una vez guardada la información, hay que transmitir el archivo a la PC

colocando el lector en la cuna cargador y saldrán las siguientes pantallas:


Revisión: 3


64




terminal.


Revisión: 3


65

•

Estando dentro de la terminal, se copia el archivo guardado y se pega en una

carpeta que se tiene que crear en el escritorio con el nombre de la librería o que se

identifique que únicamente en ésta carpeta se encuentra la información del

inventario (ejemplo Inventario Puebla).

Al terminar con la transmisión de datos, se requiere eliminar la captura

anterior, para esto, hay que oprimir las teclas F y ALT dos veces para que se desglose

el menú (de la misma manera en que ingresaron al menú de captura), con las flechas

Dar clic en la

opción

Explorar.


Revisión: 3


66

de navegación se selecciona la opción de Borrar Captura y se le da enter. Cabe señalar,

que en caso de que la captura no haya sido eliminada, la siguiente captura a realizar,

será agregada a la anterior, es decir, que al terminar la segunda captura con ese

mismo lector será agregada y por lo tanto duplicada.

Cabe hacer mención que, una vez borrada la información, ésta no podrá ser recuperada, de tal manera de que, antes de eliminar los datos, se debe de estar seguro de que la información ha sido transmitida correctamente, esto puede verificarse abriendo el archivo desde la carpeta en donde se han estado dejando los archivos transmitidos y comprobando que las zonas capturadas aparezcan en el contenido de dicho archivo.

Para instalar el sistema de inventarios en la PC, únicamente hay que entrar a la carpeta que se creó en c:\ Escritorio\inventarios\Archivo de instalación en Pc, seleccionar el archivo INSTARED y los archivos serán creados

automáticamente en C:\Inven.


Revisión: 3


67

Recomendaciones:

1. Evitar dejar los lectores en un lugar en donde puedan caerse, ya que en caso de

se golpeen, el lector puede formatearse y todo lo que haya sido instalado y

capturado se perderá.

2. Que cada vez de que el lector no sea utilizado, éste sea colocado en la cuna

cargador para que la pila tenga mayor durabilidad, ya que si después de tenerlo

en uso por más de cinco horas seguidas, la batería se empieza a descargar, y en

caso de que se termine la totalidad de la carga, la información capturada se

perderá

Instared.bat

Dar doble clic y el

programa iniciará y

terminará su

instalación


Revisión: 3


68

MANUAL PARA LECTOR MOTOROLA MC3000.

Instrucciones para instalar el programa de transmisión de los lectores de

códigos de barras Motorola MC3000.

El Departamento Control de Inventarios (DCI), hará llegar a cada una de las

librerías los archivos necesarios para la instalación y realización del inventario físico,

los archivos requeridos son:

5. Setup.exe (Msasyn4.5)

6. Invenlib.palm (programa para captura de inventarios para instalar en lectores).

7. ScanWedge.exe (programa para activar el lasser de los lectores). 8. Sie.exe

Nota: cabe señalar que estos programas se encuentran en un archivo comprimido

(inventarios2), el cual será colocado el escritorio de la PC.

Al encender el lector y se encuentra con la siguiente pantalla.

Es para calibrar ésta, ya que es táctil, para realizar este procedimiento se tiene que dar clic en el tache con el lápiz y seguir la secuencia del tache (siempre dándole clic a éste) hasta que salga un aviso que dice,


Revisión: 3


69

Se le da enter y así quedara la pantalla calibrada y lista para trabajar.

La información contenida en este archivo, deberá ser extraída ahí mismo (en el

escritorio) y al terminar la extracción de dicho archivo, será creada automáticamente

una carpeta de nombre Inventarios, y dentro de la misma, estarán dos carpetas más, la primera contiene los archivos que deben de cargarse en el lector y la otra, los programas que deben de ser instalados en la PC.

.

Instalación de programas en la PC.

El DCI, se conectará al punto de venta en donde se realice el inventario y

enviará un archivo comprimido (inventarios2).

Se abre la carpeta Archivo de instalación en Pc y se elige el archivo SETUP, se

le da doble clic para la instalación del Msasync4.5.exe, el cual es necesario instalar

para que el equipo de computo pueda reconocer el lector de códigos de barras y poder

seguir con la configuración de los mismos.


Revisión: 3


70

• Saldrán las siguientes pantallas.

Dar clic en

siguiente.

Setup,

programa de

instalación

para lectores.


Revisión: 3


71

Se elige la opción ACEPTO y después en siguiente.



Al final de la instalación, es posible que el sistema indique que se requiere reiniciar el equipo para que los cambios tengan efecto y se da clic en SI.

NOTA: en caso de que el programa haya sido instalado en su máquina en algunos de los anteriores inventarios, las pantallas que aparecerán son las siguientes:

Dar clic

en

siguiente.

Dar clic

en

Acepto.

Dar clic

en

siguiente.


Revisión: 3


72

Se da clic

en

Reparar.

Se da clic en

siguiente

Se da clic en

instalar.


Revisión: 3


73



Nota: al final de la instalación, es posible que el sistema indique que se requiere reiniciar el equipo para que los cambios tengan efecto, y se le da clic en SI.

Al terminar la instalación, conecte el cable de transmisión en algún puerto USB

y de igual forma conecte el otro extremo del cable de trasmisión de datos a la cuna

cargador como lo indica la imagen siguiente:

Una vez conectada la cuna, se coloca el lector de códigos de barras en ella como lo

muestra la imagen.


Revisión: 3


74

Al momento de colocar el lector en la cuna, saldrá la siguiente ventana (misma que

saldrá cada vez que sea colocado un lector en ella). En caso de que no salga la pantalla,

quite y vuelva a poner el lector en la cuna.

En ésta ventana hay que elegir la opción cancelar.


Revisión: 3


75

Y después saldrá la siguiente pantalla se le de aceptar.


terminal.

Una vez dentro de la terminal, se copian los archivos ubicados en la carpeta que

dejamos en el escritorio, abre la carpeta de inventarios\Archivos para lectores

(misma carpeta que fue creada inicialmente en el escritorio de la PC) y se pegan en el

dispositivo móvil (lector de códigos de barras).

Dar clic en la

opción

Explorar.


Revisión: 3


76

Una vez copiados los archivos mencionados, puede quitar el lector de la cuna.

Icono de acceso al

explorador del

lector. (My

Device).


Revisión: 3


77

Continuamos con la instalación del programa de captura de inventarios, para

esto, entramos en a My Device del lector de código de barras y, para poder

seleccionar una de las opciones en pantalla, hay que utilizar el lápiz ubicado al reverso

del lector, unido a la correa y una vez seleccionado el archivo, se le da doble clic con el

lápiz o enter.

Estando dentro de My Device, con el lápiz, se navega hasta encontrar el

programa de invenlib.pal, y se le da doble clic o enter.

Una vez iniciada la instalación del sistema de captura (invenlib.palm), en la

pantalla del lector aparece un mensaje que dice: Unsupported System Version.

Se elige la opción de yes, en seguida sale una ventana en donde muestra la ruta

en la que serpa instalsdo el programa, se le da enter para que continúe la instalación.

Posteriormente, aparece otra pantalla que dice Confirm File Replace, y cinco

opciones a elegir y se le da yes to all y la instalación continuará.

1. Yes.

2. Yes to all. 3. No.

Lápiz

.


Revisión: 3


78

4. No to all.

5. Cancel.

En cuanto termina de instalarse el programa, automáticamente desaparece el

archivo del explorador.

Se continúa con la instalación del Scanwedge, se selecciona el programa, se le

da doble clic o enter. Este programa se instala sin mostrar alguna ventana, sólo parece

que parpadea la pantalla y para cerciorarse que ya está instalado, basta con oprimir el

botón amarillo de scanner y éste lanzará una luz roja (lasser) y se encenderá un foco

rojo en la terminal portátil, mostrando que el scanner del lector está listo para su uso.

Al terminar la instalación del lasser, con el lápiz se oprime el menú FILE, y

después CLOSE. En la pantalla principal de lector, debe de mostrar un ícono en forma

de libro con nombre de inventario de librerías, se le da doble clic o enter para entrar.

ente

Icono de

acceso al

programa de


Revisión: 3


79

• Se selecciona el ícono del programa de inventario de librerías con el lápiz y se

le da doble clic o enter.

• Después de abrir el programa seleccionado, aparece lo siguiente en la pantalla

del lector. Una vez estando en la pantalla, con el lápiz se selecciona el menú de

Archivo y se elige la opción Abrir.

• Se despliega una ventana que contiene varias carpetas, y con el lápiz y la barra

de desplazamiento, se busca el archivo con nombre catálogo (se encuentra al

final), se selecciona con el lápiz y se le da enter. Al seleccionar el archivo, en la

casilla de Name, aparecerá el nombre del archivo seleccionado (catálogo.txt), y

se le da enter.


Revisión: 3


80

Al darle enter, debe de aparecer un ícono en forma de reloj de arena, lo cual

indica que el programa se está cargando, al terminar de cargarse, sale un mensaje

que dice CATÁLOGO CARGADO, se le da enter.

Una vez terminada la carga del catálogo, podemos dar inicio a la captura.

Para empezar a capturar, se ingresa al menú captura y se selecciona la opción

CAPTURA como se muestra en la imagen de abajo.

• Después despliega esta ventana para iniciar la captura.


Revisión: 3


81

• Una vez abierta esta venta, podemos dar inicio a la captura, para poner

ubicación hay que oprimir la tecla con la letra de la ubicación a capturar y

después el número (ejemplo A1), se le da enter para pasar a la casilla siguiente

que dice barras, y se oprime el botón amarillo para que sea scaneado el código

de barras del material a inventariar.

Cuando se lee el código de barras y es correcto, deberá aparecer el título y el

nombre de la colección a la que pertenece el material, en caso contrario, aparecerá un

mensaje que dice: “no se está en catalogo, capture código de interno”, se le da

enter y el cursor del lector se pasará automáticamente a la opción de código (capturar código Educal). En caso de que el mensaje de error vuelva a salir, se sugiere sea buscado el título en sistema, puede que el material esté mal codificado (suele pasar).

• En el caso de que el material no tenga código de barras, en la opción de BARRAS,

se puede capturar el interno, es decir, que esta opción, permite la captura de cualquiera de los dos códigos. Estando correctos los datos de la captura, el

cursor de lector se colocará en la celda de cantidad, se teclea la cantidad física

correspondiente al material capturado y se le da enter para que los datos sean

guardados (una vez guardado el código, no se podrá hacer corrección alguna).

Nota: Para borrar algún digito antes de pasar a la siguiente celda, oprimiendo

BKSP, y así podrá corregir los datos mal escritos.

Botón para

scanear el

material a

capturar.


Revisión: 3


82

• El proceso de captura se repite hasta terminar la ubicación (A1), para cambiar de

ubicación (A2), con el lápiz, coloque el cursor en la opción de Ubicación, y dando

doble clic, se sombrea la ubicación anterior y se sobrescribe la ubicación

correspondiente.

• Una vez terminado de capturar la zona asignada, hay que guardar la captura. Para

salir de programa de captura, con el lápiz oprima la X que está en la parte superior

derecha de la ventana de captura y entonces la ventana se cerrará.

• Ahora, se selecciona el menú de ARCHIVO, GUARDAR CAPTURA y se le pone el

nombre que desee anteponiendo la palabra invent (EJEMPLO inventchambas),

posteriormente, se le da enter y entonces el archivo ha sido guardado en lector

debe de salir un mensaje que diga terminado, y se le da enter.

• Una vez guardada la información, hay que transmitir el archivo a la PC

colocando el lector en la cuna cargador y saldrán las siguientes pantallas:


Revisión: 3


83




terminal.


Revisión: 3


84

Estando dentro de la terminal, se copia el archivo guardado y se pega en una

carpeta que se tiene que crear en el escritorio con el nombre de la librería o que

se identifique que únicamente en ésta carpeta se encuentra la información del

inventario (ejemplo Inventario Puebla).

Al terminar con la transmisión de datos, se requiere eliminar la captura

anterior, para esto, hay que entrar al menú de CAPTURA, BORRAR CAPTURA y se le da

enter. Deberá salir un mensaje de advertencia que dice: se dispone a borrar la captura de datos, ¿desea continuar? YES o NO, y se selecciona YES. Debe de salir un

Dar clic en la

opción

Explorar.

Archivo con

la captura

guardada.


Revisión: 3


85

mensaje que dice: borrado, se borraron los registros y se le da enter. Una vez

borrada la captura, el lector queda listo para volver a ser utilizado, así que

nuevamente tiene que entrar al menú de captura e iniciar una nueva captura.

Nota: Cabe señalar, que en caso de que la captura no haya sido eliminada, la

siguiente captura a realizar será agregada a la anterior, es decir, que al terminar la

segunda captura con ese mismo lector será agregada y por lo tanto duplicada.

Cabe hacer mención que, una vez borrada la información, ésta no podrá ser recuperada, de tal manera de que, antes de eliminar los datos, se debe de estar seguro de que la información ha sido transmitida correctamente, esto puede verificarse abriendo el archivo desde la carpeta en donde se han estado dejando los archivos transmitidos y comprobando que las zonas capturadas

aparezcan en el contenido de dicho archivo.

Instalación del programa de inventarios

Para instalar el sistema de inventarios en la PC, únicamente hay que

entrar a la carpeta que se creó en el Escritorio y seleccionamos la carpeta de Archivo de instalación en Pc, seleccionar el archivo INSTARED y los archivos serán creados automáticamente en C:\Inven.


Revisión: 3


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Recomendaciones:

3. Evitar dejar los lectores en un lugar en donde puedan caerse, ya que en caso de

sé golpeen, el lector puede formatearse y todo lo que haya sido instalado y

capturado se perderá.

4. Que cada vez de que el lector no sea utilizado, éste sea colocado en la cuna

cargador para que la pila tenga mayor durabilidad, ya que si después de tenerlo

en uso por más de cinco horas seguidas, la batería se empieza a descargar, y en

caso de que se termine la totalidad de la carga, la información capturada se

perderá.

Instared.bat

Dar doble clic y el

programa iniciará y

terminará su

instalación

Procedimiento toma de inventarios (oct 2010)websys.educal.com.mx/uaj/33/nmt_33_44.pdf · Toma de...

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