CARGO: JEFE DE SISTEMAS

PROCEDIMIENTO LIQUIDACIN Y PAGO DE MANIFIESTO NICO DE CARGAVersin 3

21.10.13

PROCEDIMIENTO LIQUIDACIN Y PAGO DE MANIFIESTO NICO DE CARGA

1. OBJETIVO.Establecer la metodologa para la correcta liquidacin y pago de los Manifiestos nicos de Carga (MUC) que garanticen el flujo oportuno de los pagos y la rentabilidad de la Empresa.2. ALCANCE / POLITICAS. Ningn Jefe Operativo puede devolver una Remesa, Manifiesto o Anticipo; solo el Contador podrn realizar esta labor. El Jefe Operativo y Coordinador Operativo de cada Agencia de destino de la carga debe generar el Cumplido de los viajes recibidos, previa revisin de los documentos.

Si en la entrega del Producto al Cliente, por parte de nuestro transportador (propio o subcontratado), se presentan inconsistencias como Averas o faltantes no se puede hacer cumplido hasta que quede resuelta la novedad con el cliente. En el mismo orden de ideas no se pagara el saldo del MUC. Para la anulacin de un MUC los Jefes Operativos deben enviar los documentos escaneados al rea contable mientras son enviados a la principal en forma fsica.

El Auxiliar Operativo ser el responsable de generar el cumplido en la oficina Principal.

3. DEFINICIONES.

M.U.C: Manifiesto nico de Carga.

O.D.P.: Orden de Pago.

4. PROCEDIMIENTO.

ETAPADESCRIPCINRESPONSABLEREGISTRO

1Generacin del Cumplido-Entrega del ProductoUna vez que el transportador (propio o subcontratado) entrega el Producto, sin averas o faltantes, se genera el Cumplido (Operativo).Jefe Operativo

AgenciaMUC, Remesa y Cumplido

2Envo Entrega de MUC, remesas y Cumplidos.Los Jefes Operativos y Coordinadores Operativos deben enviar y/o entregar los MUC y relacionar los documentos para el cumplido en Contabilidad.Jefe Operativo y Coordinador OperativoRelacin de Envo-EntregaNmero de Gua

3Radicacin de

documentosLas Remesas y Manifiestos cumplidos sern entregados al Auxiliar Operativo en la Oficina Principal (Barranquilla) para su revisin y radicacin en Contabilidad.

Se registra en el sistema el recibo de los documentos soportes para hacerle seguimiento.

Se realizarn cortes en la maana y en la tarde para ser entregados a Contabilidad.

La mensajera con Remesas y Manifiestos anulados sern entregados al Contador.Auxiliar

Operativo / Coordinador OperativoMUC

Cumplido

4Liquidacin de M.U.C.

(Causacin)El Auxiliar Contable recibe la documentacin para liquidarla, la registra en el sistema y procede a verificar la informacin contenida en ellos.

En caso de encontrar alguna inconsistencia (averas, faltantes, etc.) se comunica inmediatamente al Contador para su seguimiento y anlisis.Auxiliar ContableListado

Documentos

MUC

Soportes

5Programacin de pagos de Saldos M.U.C. (Cuentas por Pagar)La Gerencia Financiera y Tesorera elaboran la programacin de pagos teniendo en cuenta los Acuerdos de Pago que existan con los Proveedores o Subcontratistas de Transporte, identificando el monto por propietario de vehculo y/o por Proyecto. La programacin de los pagos No debe ser mayor a 15 das.Si el proveedor o subcontratista se ha acogido en la modalidad Pronto Pago ver Procedimiento Pronto Pago Proveedores de Transporte.Gerente FinancieraTesoreroListado de Programacin de pagos de Saldos M.U.C.

6Autorizacin y emisin de la ODPUna vez la Gerencia Financiera autorice el respectivo pago, tesorera procede a elaborar las rdenes de pago correspondientes a los valores aprobados con todos los soportes.TesoreroOrden de pago

7Aprobacin

de

programacinAprobar de acuerdo a la disponibilidad de efectivo la programacin.

Determinar cules se realizarn por Cheque y las que se harn por transferenciaSubgerente

FinancieraProgramacin de

Pagos aprobada

8Verificacin

del pagoSe verifica:

Beneficiario del pago

Valor correspondiente

No. Egreso vs. No. Contabilidad

Sellos restrictivosContabilidadSoportes

Originales

Cumplido

9Pagos MUCSe realiza el pago a travs de la modalidad establecida con el proveedor (Cheque, Transferencia electrnica).Cuando sea por pagos con cheque, se procede a elaborar los cheques verificando uno a uno los valores liquidados. Los Cheques deben estar firmados por la Gerencia Financiera.

Si se encuentra alguna inconsistencia se informa al Gerente Operativo para su revisin y correccin en caso de ser necesario.

Cuando se realicen transferencias electrnicas, se debe verificar que estas se hayan hecho efectivas en el Banco.Si el proveedor o subcontratista se ha acogido en la modalidad Pronto Pago ver Procedimiento Pronto Pago Proveedores de Transporte.TesoreraOrden de pago,

Egreso, Cheque /

Transferencia

electrnica

10

Comunicacin del PagoTesorera debe enviar un comunicado notificando el pago realizado al Proveedor de transporte, Gerente Operativo y Comercial, Jefe Operativo, Coordinador Operativo y Jefe Financiera.TesoreraComunicado va e-mail

11ArchivoRecibir y archivar todos los documentos con sus soportes.Aux. ArchivoMUC

Soportes

12Facturacin (Cuentas por Cobrar)El Asistente de Facturacin procede a facturar los servicios prestados teniendo en cuenta lo establecido en el proceso de Facturacin y Cartera (Ver Procedimiento de Facturacin)Asistente de FacturacinJefe Financiera.Ver Procedimiento de Facturacin

5. Documentos Asociados. MUC, Remesa y Cumplido.

Relacin de Envo-Entrega.

Listado de Programacin de pagos de Saldos M.U.C.

Orden de pago. Egresos.

Cheque.

Transferencia Electrnica.

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