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LINEAMIENTOS PARA LA ENTREGA Y RECEPCIN DE LOS AYUNTAMIENTOS DEL ESTADO DE CHIAPAS

3200 DADHP

CDIGO NORMATIVO


NDICE

CONTENIDO PG

AUTORIZACIN.

INTRODUCCIN.

1. DEFINICIONES. 3

2. OBJETIVO. 5

3. MARCO NORMATIVO. 6

4. MARCO CONCEPTUAL. 7

5. LNEAS BSICAS PARA LA ENTREGA Y RECEPCIN DE LOS AYUNTAMIENTOS DEL ESTADO DE CHIAPAS.

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CAPTULO I.- Disposiciones Generales. 8

CAPTULO II.- Del Proceso de Entrega y Recepcin. 9

CAPTULO III.- De las Obligaciones del Ayuntamiento Saliente. 16

CAPTULO IV.- De las Obligaciones del Ayuntamiento Entrante. 17

CAPTULO V.- De las Obligaciones del rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado.

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CAPTULO VI.- De las Responsabilidades. 19

6. METODOLOGA PARA EL PROCESO DE ENTREGA Y RECEPCIN. 20

6.1. Integracin de la documentacin e informacin (Expediente de Entrega y Recepcin de la Administracin Municipal).

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6.2. Firma de la documentacin. 22

6.3 Verificacin Documental y Fsica. 22

Revisin de la documentacin. 22

Verificacin fsica.

22

Recursos Humanos. 22

Recursos Materiales. 23

Recursos Financieros. 23

Irregularidades. 24

Exhorto. 24


AUTORIZACIN

Los Ayuntamientos del Estado de Chiapas son electos peridicamente mediante el sufragio universal, libre, secreto y directo de los ciudadanos. Derivado de este hecho, la Entrega y Recepcin de los Ayuntamientos del Estado de Chiapas, representa un evento poltico-administrativo de enorme importancia e inters pblico y se constituye como un proceso formal, mediante el cual los Ayuntamientos al fenecer su perodo de gestin, hacen la entrega de la Administracin Municipal, incluidos los recursos humanos, materiales, financieros, patrimoniales; as como, los asuntos concluidos y en trmite que habrn de dar continuidad los Ayuntamientos electos. La reglamentacin de dicho proceso se encuentra en la Ley de Entrega y Recepcin de los Ayuntamientos del Estado de Chiapas, en ella se establecen los trminos y plazos dentro de los cuales habr de realizarse la renovacin de los Ayuntamientos del Estado; adems, con el objetivo de lograr que se cumpla con lo dispuesto en la citada Ley y de conformidad con lo establecido por los artculos 17 fraccin XXIII, 72 fracciones I y XII de la Ley de Fiscalizacin Superior del Estado de Chiapas, se confiere al rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado, establecer y emitir los Lineamientos a que se refiere la Ley de Entrega y Recepcin de los Ayuntamientos del Estado de Chiapas y vigilar que stos se cumplan; y, en su caso promover ante las autoridades competentes el Fincamiento de Responsabilidades. En este sentido, la Auditora Superior del Estado, emite los Lineamientos de Entrega y Recepcin de los Ayuntamientos del Estado de Chiapas, en los que se establecen las lneas, procedimientos e instrumentos que permitirn que el proceso de Entrega y Recepcin se desarrolle de manera adecuada, ordenada y uniforme; mismos que son de aplicacin obligatoria para todas las instancias que intervienen en este proceso. Se expide en la Ciudad de Tuxtla Gutirrez, Chiapas a los cinco das del mes de enero del ao 2015.

ATENTAMENTE EL AUDITOR SUPERIOR DEL ESTADO

C.P. y M.I. JORGE MANUEL PULIDO LPEZ


INTRODUCCIN. Los Lineamientos de Entrega y Recepcin de los Ayuntamientos del Estado de Chiapas, se prepararon con el propsito de ofrecer a los servidores pblicos municipales, las pautas que les permitan realizar la Entrega y Recepcin de la Administracin Municipal, de manera gil y transparente; para ello, con base en procesos anteriores se consideraron aspectos que determinan la actuacin de quienes transfieren el mando gubernamental, como de quienes lo reciben, con el objeto de que la transicin no interfiera en los asuntos que por su naturaleza deben tener continuidad, por su alcance social e inters colectivo. Los Lineamientos se conforman por seis apartados: Definiciones, Objetivo, Marco Normativo, Marco Conceptual, Lneas Bsicas para la Entrega y Recepcin, Metodologa para el Proceso de Entrega y Recepcin. El primero presenta la definicin de los trminos tcnicos que frecuentemente se utilizan en el mismo documento, con el objeto de aclarar su significado, facilitar y simplificar su redaccin; el segundo plasma el objetivo principal de los Lineamientos; el tercero comprende los ordenamientos legales que regulan el proceso de Entrega y Recepcin, y compila las facultades que las diversas leyes otorgan al rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado para intervenir en dicho proceso; el cuarto contempla la conceptualizacin de los elementos que integran la Entrega y Recepcin; el quinto establece las lneas bsicas aplicables al proceso, que debern observar los diferentes servidores pblicos de los Ayuntamientos y dems participantes; y el sexto considera la forma en que se llevan a cabo las actividades especficas relativas a la integracin de la informacin y al desarrollo del acto de Entrega y Recepcin. Este documento deber difundirse ampliamente entre los niveles directivos y dems servidores pblicos municipales que participarn en el proceso de Entrega y Recepcin para que tengan un conocimiento pleno del mismo, lo que facilitar las labores de capacitacin y aplicacin al interior de los Ayuntamientos.

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1. DEFINICIONES. Para efectos de estos Lineamientos, se entender por:

Acta de Entrega y Recepcin

Al documento en que se formaliza la Entrega y Recepcin, mediante el cual la administracin saliente entrega a la administracin entrante, los asuntos a su cargo, en la cual se hace constar, el nombre de quienes intervienen en el acto, la relacin de los recursos humanos, materiales y financieros que se entregan, as como, la documentacin que se encuentre en resguardo y los asuntos en trmite.

reas Administrativas A las diversas reas que forman parte de la estructura de la administracin municipal.

Entes Pblicos Municipales Los organismos pblicos autnomos, organismos pblicos descentralizados del municipio, empresas de participacin municipal y fideicomisos pblicos municipales; las dems personas del derecho pblico con carcter municipal; los organismos pblicos autnomos municipales, las personas de derecho pblico de carcter municipal autnomas por disposicin de ley y dems rganos que determinen las leyes y que ejerzan recursos pblicos.

Entrega y Recepcin Al acto legal-administrativo que a travs de un proceso, la administracin saliente prepara y entrega a la administracin entrante, todos los bienes, fondos y valores; as como la informacin y documentacin debidamente ordenada, que haya sido generada durante su gestin. Tambin implica la traslacin de derechos y obligaciones, que las autoridades entrantes deben atender en apego a las disposiciones jurdicas y a los recursos disponibles.

Expediente de Entrega y Recepcin

El documento que debern integrar coordinadamente las administraciones saliente y entrante, conformado por el acta, formatos y anexos establecidos en los Lineamientos, en donde consta la relacin de conceptos y rubros sujetos a la Entrega y Recepcin.

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Enlace Municipal El Representante designado por la administracin saliente y por la

entrante, quien fungir como apoyo tcnico-administrativo al Comit Interno y la Comisin Municipal del proceso de Entrega y Recepcin.

El Comit Interno de Entrega

Al grupo de trabajo interno de la administracin saliente, el cual estar apoyado por un Enlace Municipal designado por el H. Ayuntamiento mediante Acta de Cabildo, encargado de recopilar, integrar y vigilar la captura de la documentacin e informacin que servir de base para la Entrega y Recepcin.

La Comisin Municipal de Entrega y Recepcin

Al grupo responsable de dar cumplimiento a las obligaciones establecidas en esta Ley, designado por las administraciones saliente y entrante. El cual estar asistido por un Enlace Municipal por cada grupo de trabajo.

Lineamientos A los Lineamientos de Entrega y Recepcin de los Ayuntamientos del Estado de Chiapas, emitido por el rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado, en el que se establecen los procedimientos, con la finalidad de que el proceso de Entrega y Recepcin, se desarrolle de manera adecuada, ordenada y uniforme.

Ley A la Ley de Entrega y Recepcin de los Ayuntamientos del Estado de Chiapas.

rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado

Al rgano Tcnico Auxiliar del Poder Legislativo, encargado de establecer y emitir los lineamientos a que se refiere la Ley de Entrega y Recepcin de los Ayuntamientos del Estado de Chiapas y vigilar que stos cumplan con dicho procedimiento.

SIAHM Al Sistema Integral de Administracin Hacendaria Municipal que permite el manejo del Mdulo de Entrega y Recepcin Municipal.

Mdulo de Entrega y Recepcin Municipal

Aplicacin dentro del SIAHM para la captura de los formatos que integran el expediente de Entrega y Recepcin de la administracin municipal.

Titular/Titulares A los titulares de las reas administrativas y de los Entes Pblicos Municipales.

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2. OBJETIVO. Establecer los criterios bsicos conforme los cuales deba realizarse el proceso de renovacin de las administraciones municipales, con la finalidad de coadyuvar en la ejecucin de una Entrega y Recepcin adecuada, eficiente y oportuna que permita dar continuidad a las acciones de gobierno que les corresponde.

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3. MARCO NORMATIVO. La Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos contempla en su Artculo 115 las disposiciones bsicas que definen la libre administracin de la Hacienda Pblica y en efecto norma la captacin de los recursos, realizacin de gastos, elaboracin de documentos e informes diversos, lo cual se considera como parte sustancial para la Entrega y Recepcin de una Administracin Pblica Municipal. Asimismo, la Constitucin Poltica del Estado de Chiapas, en su Ttulo Noveno, establece que la base de la divisin territorial y de la organizacin poltica y administrativa del Estado de Chiapas es el Municipio Libre; a la vez hace referencia de la investidura jurdica de stos y de la Libre Administracin de su Hacienda. Por su parte la Ley Orgnica Municipal del Estado de Chiapas, establece en forma concreta y especfica facultades, obligaciones y procedimientos gubernativo-administrativos para los funcionarios municipales, lo cual constituye la base para la formulacin de diversos documentos entre los que se encuentran: Integracin de expedientes y archivos, movimiento financiero, plantilla de personal y todo lo concerniente a recursos materiales, los cuales forman parte de la Entrega y Recepcin de la administracin pblica municipal, adems reglamenta en el Titulo II, Capitulo II De la renovacin del Ayuntamiento la documentacin a integrar y algunas acciones generales al respecto. Ahora bien, especficamente respecto a la Entrega y Recepcin de la administracin municipal, el H. Congreso del Estado de Chiapas, tuvo a bien emitir la Ley, mediante Decreto No. 276 publicado en el Peridico Oficial No. 379 de fecha 18 de julio del 2012, la cual sirve de fundamento para la integracin de stos Lineamientos de Entrega y Recepcin de los Ayuntamientos del Estado de Chiapas. La Ley, seala en su artculo 21 lo siguiente: Corresponde al rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado, vigilar que el proceso de Entrega y Recepcin, se lleve a cabo conforme lo establece sta. Asimismo, la Ley de Fiscalizacin Superior del Estado de Chiapas en su Artculo 17 establece las atribuciones de la Auditora Superior del Estado, sealndose en la fraccin XXIII, que deber: Vigilar que stos cumplan oportunamente con el procedimiento obligatorio... y en su caso promover ante las autoridades competentes el Fincamiento de Responsabilidades;... De lo anterior se concluye que corresponde al rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso Estado, efectuar lo conducente a efecto de que el proceso de Entrega y Recepcin de la Administracin Municipal, se realice con eficiencia, eficacia y transparencia dentro de los trminos establecidos.

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4. MARCO CONCEPTUAL. Qu es la Entrega y Recepcin de la Administracin Municipal?

Es el Acto legal-administrativo que a travs de un proceso las autoridades municipales salientes preparan y entregan el Gobierno a las autoridades municipales entrantes, todos los bienes, fondos y valores; as como la informacin y documentacin debidamente ordenada, legalizada y protocolizada que haya sido generada en la administracin. Tambin implica la traslacin de responsabilidades y obligaciones, que las autoridades electas deben cumplir en apego a las disposiciones jurdicas y a los recursos disponibles.

Cul es el objetivo del Proceso de Entrega y Recepcin?

Garantizar el suministro oportuno, adecuado y completo de informacin sobre los asuntos municipales a los miembros de los Ayuntamientos electos, para que estos tengan los elementos necesarios para el correcto y eficaz desempeo de las funciones que ejercern.

En qu consiste la Entrega y Recepcin del Gobierno Municipal?

Consiste en la entrega jurdica-formal, documental y fsica de todos los bienes y recursos que integran el patrimonio municipal, las oficinas y fondos mediante el corte de caja respectivo, levantndose para tal efecto el acta de Entrega y Recepcin con sus respectivos anexos, en los que se describe el estado que guarda el Gobierno Municipal, cuya obligacin de entrega corre a cargo de la autoridad municipal saliente y que da por recibido la autoridad municipal entrante.

Quines intervienen en el Proceso de Entrega y Recepcin?

El rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso Estado, estableciendo los criterios y normas con el fin de uniformar el proceso de cambio entre la autoridad saliente y entrante, que servirn de base para capacitar a las autoridades salientes y entrantes para el evento de Entrega y Recepcin. El Ayuntamiento saliente, intervendr primeramente mediante el Comit Interno de Entrega mismo que est obligado a preparar oportunamente la documentacin e informacin objeto de la entrega; posteriormente, a travs de los representantes que designe para integrar la Comisin Municipal de Entrega y Recepcin que tendr la atribucin de coordinar el desarrollo de dicho proceso. El Ayuntamiento entrante, a travs de su Enlace Municipal, intervendr para integrar la Comisin Municipal de Entrega y Recepcin, el cual servir de apoyo tcnico-administrativo, para recopilar la informacin y documentacin que servir para la Entrega y Recepcin.

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5. LNEAS BSICAS PARA LA ENTREGA Y RECEPCIN DE LOS AYUNTAMIENTOS DEL ESTADO DE CHIAPAS.

CAPTULO I Disposiciones Generales.

Artculo 1.- La Entrega y Recepcin de la documentacin financiera y presupuestal de todos los bienes y recursos que correspondan al patrimonio de los Ayuntamientos, los expedientes diversos y los expedientes fiscales se har en el momento en que tome posesin el nuevo gobierno municipal, es decir el da 01 de octubre de 2015, en apego a las formalidades y condiciones establecidas en el Artculo 29 de la Ley Orgnica Municipal del Estado de Chiapas y el Artculo 12 de la Ley; debiendo efectuarse mediante Acta de Entrega y Recepcin, que describa el estado que guarda la administracin municipal, de conformidad con el artculo 13 de la Ley.

As mismo, los Entes Pblicos Municipales se apegarn de acuerdo a su naturaleza a la formatera y procedimientos que se establecen en los presentes lineamientos.

Artculo 2.- Los servidores pblicos hasta el nivel jerrquico correspondiente a jefe de departamento o sus equivalentes debern coadyuvar en el cumplimiento de los presentes Lineamientos.

Artculo 3.- Independientemente de los expedientes y documentacin que sern objeto del acto de Entrega y Recepcin, con fundamento en el artculo 15 de la Ley, el Presidente Municipal en funciones entregar al Presidente Municipal electo una copia de la Ley de Ingresos vigente y el Proyecto del siguiente ejercicio, as como, el Presupuesto de Egresos vigente; con el propsito de suministrarle la informacin que le permitir recaudar los recursos y afectar el Presupuesto de conformidad con lo aprobado por el H. Congreso del Estado y el Ayuntamiento.

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CAPTULO II Del Proceso de Entrega y Recepcin.

Artculo 4.- El proceso de Entrega y Recepcin se realizar de la siguiente manera: a) COMIT INTERNO DE ENTREGA

1.- El Comit Interno de Entrega se constituir en sesin de cabildo a ms tardar el ltimo da

hbil del mes de marzo del ao en que concluya la Gestin Municipal.

2.- El Comit Interno de Entrega estar integrado por el Presidente, Sndico, Tesorero, Director de Obras Pblicas o quien desempee esta funcin, as como, por los dems titulares de las reas administrativas y de los Entes Pblicos Municipales, con la finalidad de realizar las acciones previas tendientes a facilitar la Entrega y Recepcin.

3.- Una vez constituido el Comit Interno de Entrega, ste ser responsable de la integracin

de la documentacin e informacin que servir de base a la Comisin Municipal de Entrega y Recepcin, para lo cual designar un Enlace Municipal, quin fungir como apoyo tcnico-administrativo. Para cumplir con lo anterior deber realizar lo establecido por el artculo 7 de la Ley.

3.1.- Elaborar y aprobar el calendario de actividades, tendientes a preparar la informacin

y documentacin relacionada con los bienes y recursos, que la administracin saliente entregar a la entrante.

3.2.- Coordinar las acciones encaminadas a la integracin de la documentacin e

informacin que servir de base a la Comisin Municipal, para cumplir con el proceso de Entrega y Recepcin.

3.3.- Dar seguimiento al calendario de actividades para evaluar su cumplimiento, conocer

de los problemas que se presenten y tomar las medidas preventivas y correctivas. 3.4.- Elaborar un informe de los trabajos realizados de acuerdo al calendario de

actividades, con corte al mes de junio del ao en que concluya la gestin.

3.5.- Deber presentar al OFSCE, dentro de los primeros 15 das hbiles del mes de julio del ao en que concluya la gestin, con corte al 30 junio del mismo ao, un informe ejecutivo en el que se describan los avances de los trabajos realizados de acuerdo al calendario de actividades; as como, las limitaciones o problemas, que en su caso hayan existido.

4.- Con la finalidad de cumplir en tiempo y forma con las actividades encomendadas, el

Comit Interno de Entrega integrar la documentacin e informacin de acuerdo a la siguiente clasificacin:

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4.1.- Planeacin General de Desarrollo Municipal: que comprende los Programas de Desarrollo Municipal alineados a los Objetivos de Desarrollo del Milenio y su metodologa de evaluacin y seguimiento, as como los manuales de operacin de los programas sociales y de creacin de infraestructura urbana y rural, y los expedientes de los diversos programas en los que se establezcan los padrones de beneficiarios, su grado de avance y cumplimiento y los asuntos que quedarn pendientes y que deben retomar las autoridades entrantes, y la legislacin vigente en la materia.

4.2.- Planeacin del Desarrollo Urbano y Rural: Los Planes de Desarrollo Urbano, Plan

Director Urbano, as como los Programas Parciales de Crecimiento y Zonificacin, expedientes relacionados con la materia y los asuntos que quedarn pendientes y que debern retomar las Autoridades entrantes y la legislacin vigente en la materia.

4.3.- Programacin y Presupuestacin: Programas Operativos Anuales de Obras clasificadas

por modalidad de ejecucin, as como la relacin y expedientes de obras programadas y ejecutadas en el ejercicio 2015 y de ejercicios anteriores, la relacin y expedientes de obras en proceso, considerando el grado de avance fsico y financiero, los catlogos de proyectos y estudios de obras de infraestructura urbana y rural.

4.4.- Informacin de carcter Financiero-Contable: Estados de Situacin Financiera, Cortes

de Caja, Relacin de Cheques por Entregar, Libros Contables, Expedientes de Proveedores, Acreedores y Otros, y toda la informacin que integra tanto la Cuenta Pblica Municipal, como los Informes Trimestrales de Avance de Gestin Financiera, correspondientes al ejercicio 2015 y de ejercicios anteriores.

4.5.- Informacin de carcter Presupuestal y Programtico: Presupuestos de Egresos e

Ingresos y sus modificaciones presupustales, Estados de Ingresos y Egresos, Estado Presupuestal de Egresos, y otros, correspondientes al ejercicio 2015 y ejercicios anteriores.

4.6.- Informacin de carcter Fiscal: Padrones fiscales, expedientes de contribuyentes,

leyes fiscales, rezago fiscal, recursos administrativos en trmite y otros. 4.7.- Formas Valoradas y Sellos Oficiales: De registro civil, mercados, servicios mdicos,

cementerios y de licencias para giros comerciales y de prestaciones de servicios. En el caso de los sellos oficiales, los Ayuntamientos saliente y entrante establecern un compromiso, que deber quedar plasmado en el Acta de Entrega y Recepcin, sobre la conservacin o destruccin de los mismos.

4.8.- Informacin sobre los Bienes Patrimoniales: Inventario de bienes muebles e inmuebles, bienes de almacn, expedientes en archivo, cartas y tarjetas de resguardo, contratos de comodato, arrendamiento y concesin e informe general sobre el patrimonio municipal.

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4.9.- De Gobierno: Actas y acuerdos de Cabildo, documentacin e informacin de asuntos en trmite, como son: asuntos relacionados con las Autoridades Federales y Estatales y otros Municipios, asuntos relacionados con grupos organizados (asociaciones y colegios de profesionistas, cmaras, sindicatos, juntas de colonos o comits de barrios, etc.), asuntos en litigio, convenios de administracin y otros.

4.10.- De Administracin: Estructura administrativa del H. Ayuntamiento, manuales de

organizacin y procedimientos, plantilla de personal, resumen de puestos y plazas (ocupadas y vacantes), expedientes de personal, identificar el personal en comisin de trabajo, suspendido sin goce de sueldo e incapacitado y expedientes sobre derechos ejercidos que afecten a los bienes municipales.

4.11.- En Servicios Pblicos:

Servicio de Limpia: Estructura operativa del departamento, programacin de rutas de recoleccin y programa especial de recoleccin de escombro y follajes, relacin de vehculos, equipo y maquinaria, programa de mantenimiento de equipo y maquinaria, relacin de personal y otros.

Servicio de Alumbrado Pblico: Estructura operativa del departamento, programa de rutas para mantenimiento y reposicin de luminarias, relacin de vehculos, equipo y maquinaria, programa de mantenimiento de equipo y maquinaria, bienes en almacn, relacin de personal y otros. Servicios de Obras Pblicas: Estructura operativa del departamento, programa de rutas de inspeccin, relacin de los servicios que presta, manuales de procedimientos de recepcin de solicitudes de servicios, dictamen y expedicin de licencias y resoluciones, relacin de equipo y maquinaria, relacin de personal y otros.

Servicios del Catastro Municipal: Estructura operativa del departamento, relacin de los servicios que presta, manuales de procedimientos de recepcin de solicitudes de servicios, dictamen y expedicin de licencias y resoluciones, relacin de equipo y maquinaria, relacin de personal.

Servicios del Departamento de Asuntos Jurdicos: Estructura operativa del departamento, relacin de los servicios que presta, manuales de procedimientos de recepcin de solicitudes de servicios, dictamen y expedicin de licencias y resoluciones, relacin de equipo y maquinaria, relacin de personal, expediente de juicios en proceso y otros. Seguridad Pblica y Trnsito Municipal: Estructura operativa del departamento, relacin de equipo y maquinaria, relacin de equipo de seguridad y armamento, relacin de personal y otros.

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Rastro Municipal: Estructura operativa del departamento, relacin de los servicios que presta, manuales de procedimientos, relacin de equipo y maquinaria, relacin de personal.

Otros servicios pblicos municipales.

4.12.- Reglamentacin Municipal: Reglamentos, bandos y dems normatividad que regule el funcionamiento del municipio.

Esta documentacin e informacin constituye el respaldo del estado que guarda la administracin municipal y deber estar debidamente archivada y resguardada en el rea que de acuerdo a sus funciones corresponda, esta clasificacin no es limitativa, el Ayuntamiento podr registrar estos documentos con otra denominacin, pero con los mismos fines o manejar expedientes adicionales, los cuales debern estar debidamente integrados.

5.- Adems de identificar y relacionar la documentacin e informacin citada en el punto

anterior, el Comit Interno de Entrega deber vigilar que los 25 anexos a que se hace referencia en stos Lineamientos, estn debidamente integrados y requisitados de acuerdo a lo que se establece en el apartado Metodologa para el Proceso de Entrega y Recepcin.

Mencin especial merece el relacionar a todos los organismos descentralizados y fideicomisos con sus respectivos acuerdos de creacin; as como la lista de los rganos desconcentrados.

6.- El Comit Interno de Entrega concluir sus funciones una vez conformada la Comisin

Municipal de Entrega y Recepcin, debiendo proporcionar a sta, la informacin y documentacin hasta esa fecha integrada. En el caso de quien fungi como Enlace Municipal del Comit Interno, deber ser nombrado preferentemente para integrar la Comisin Municipal.

El Sndico Municipal, deber remitir dentro de los primeros quince das hbiles del mes julio del ao en que concluya la gestin, al rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado, el informe a que se refiere la fraccin IV del artculo siete de la Ley.

b) COMISIN MUNICIPAL DE ENTREGA Y RECEPCIN.

1.- Dentro de los quince das hbiles siguientes a la expedicin de las constancias de mayora y validez que hagan los Consejos Municipales Electorales al Ayuntamiento electo, o bien, de resuelto los medios de impugnacin electorales interpuestos, el Presidente Municipal en funciones y el Presidente Municipal electo de cada Ayuntamiento, establecern coordinadamente una Comisin Municipal de Entrega y Recepcin.

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2.- La Comisin deber estar integrada para el caso de la administracin en funciones por el Presidente, Sndico, Tesorero, Director de Obras Pblicas o quien est a cargo de esta funcin, el Contralor Municipal, en su caso, as como cada titular o responsable de las dems reas de la administracin municipal, de los rganos desconcentrados y descentralizados, incluyendo a quien fungi como Enlace en el Comit Interno; y, por parte de la administracin entrante, el Presidente y Sndico electos, quienes se apoyaran en su Enlace Municipal designado, para la recepcin de las reas administrativas, rganos desconcentrados y descentralizados.

Al efecto, el Presidente Municipal entrante, enviar escrito al Presidente Municipal en funciones, solicitando se fije fecha, hora y lugar, para iniciar los trabajos correspondientes.

3.- Las actividades de sta Comisin, sern las siguientes:

3.1.- Elaborar y autorizar el programa de trabajo de las acciones encaminadas a la

integracin de la documentacin e informacin que servir de base para la Entrega y Recepcin, y remitirlo al rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado para su seguimiento.

3.2.- Celebrar reuniones de trabajo semanalmente, para conocer el grado de avance en

la actualizacin e integracin de la informacin y documentacin de las reas administrativas, para evaluar el cumplimiento del programa previamente establecido.

3.3.- Conocer de los problemas que se presenten en las actividades programadas y

tomar las medidas correctivas para su solucin. 3.4.- Coordinar los trabajos previos a la Entrega y Recepcin, vigilando la actualizacin

de los expedientes, as como la dems informacin y documentacin. 3.5.- Verificar los avances y conclusin en tiempo de la captura e integracin de los

formatos y anexos establecidos en los Lineamientos e informar de dichos avances al rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado, a ms tardar dentro de los primeros diez das hbiles del mes de septiembre del ao en que concluya la gestin municipal.

4.- Las funciones y responsabilidades que esta Ley establece a la Comisin Municipal,

concluirn una vez que se efecte la renovacin de la administracin municipal. c) ACTO DE ENTREGA Y RECEPCIN.

En la fecha de la renovacin de la administracin municipal, la administracin saliente, har entrega a la administracin entrante, de las oficinas y de los fondos municipales con corte al ltimo da de su gestin; as como, de los inventarios que integran el patrimonio municipal, mediante el Acta de Entrega y Recepcin y sus formatos con los anexos correspondientes.

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1. Se realizar la Entrega y Recepcin de las oficinas y fondos municipales, de acuerdo a lo sealado por el artculo 15 de la Ley.

2. Se formular y firmar el Acta de Entrega y Recepcin a la que se adjuntarn los formatos

correspondientes, dicha acta se elaborar de acuerdo a lo sealado en los presentes Lineamientos y de conformidad con lo dispuesto por el artculo 13 de la Ley:

I. La fundamentacin y motivacin legal. II. Lugar, hora y fecha en que da inicio el acto. III. El nombre y cargo de las personas que intervienen en el acto que en el caso de la

administracin saliente ser el Presidente y Sndico Municipal; y por la entrante, el Presidente y Sndico, quienes se identificarn plenamente.

IV. Relacionar el conjunto de hechos que la Entrega y Recepcin comprende, as como

las incidencias que pudieran acontecer en el desarrollo de la misma, las que debern manifestarse bajo protesta de decir verdad.

V. Realizarse con la presencia de dos personas que fungirn como testigos de

asistencia. VI. Indicar el nmero, tipo y contenido de los documentos que se anexan y que

complementan el acta. VII. Sealar lugar, hora y fecha en que concluye el acto. VIII. Relacionar los formatos y anexos que forman parte del acta, los que adems

debern contener la firma de los Titulares de las reas administrativas y de los entes pblicos de la administracin saliente y entrante.

IX. Formularse en tres tantos. X. No debe de contener tachaduras, enmendaduras o borraduras; los errores deben

corregirse mediante guiones, antes del cierre del acta. XI. Contener firmas al margen y al calce en todas las hojas del acta por quienes

intervienen; en caso de negativa de algunos de ellos, se har constar en la misma. XII. Las cantidades deben de ser asentadas en nmero y letra. XIII. Las hojas que integran el acta, as como los formatos y anexos, debern foliarse en

forma consecutiva y elaborarse en papel membretado.

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3. Se har Entrega y Recepcin del expediente, mismo que estar integrado bsicamente por:

a) Acta de Entrega y Recepcin. b) Los 25 formatos correspondientes.

4. El Presidente, Sndico, Tesorero, Director de Obras Pblicas y dems titulares, de la

administracin entrante, debern verificar los recursos humanos, materiales, financieros, y toda la informacin y documentacin recibida, de acuerdo a lo que estable el artculo 15 de la Ley, en un trmino no mayor de 30 das hbiles, contados a partir de la fecha en que inicien sus funciones.

En este plazo podrn requerir a la administracin saliente realice por escrito las aclaraciones y justificaciones y en su caso proporcione la informacin adicional que se le requiera, en un trmino de 5 das hbiles a partir de la fecha en la que sean requeridos.

5. Si los servidores pblicos mencionados con anterioridad, no procedieran de conformidad

con el prrafo anterior, se entender que estn conformes con la Entrega y Recepcin. 6. Los servidores pblicos de la administracin saliente, que no atiendan los requerimientos

de aclaraciones o justificaciones que se les hagan, dentro de los plazos anteriormente sealados, incurrirn en responsabilidad, en trminos de lo establecido en la Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos para el Estado de Chiapas.

7. La Entrega y Recepcin no exime a los servidores pblicos de la administracin saliente,

de las responsabilidades en que hubieren incurrido en su gestin municipal, por lo tanto, stas podrn ser denunciadas o promovidas con posterioridad a dicho proceso, en tanto no prescriban conforme a la legislacin aplicable.

El ayuntamiento entrante recibir los bienes y recursos municipales tal y como los entregue la administracin saliente fsica o documentalmente, pues la recepcin no implica que se deslinde responsabilidad alguna o que se avale la informacin contenida en el expediente de Entrega y Recepcin.

8.- En caso de que la administracin saliente no entregue los asuntos y recursos a su cargo

en los trminos de la Ley, el Ayuntamiento entrante, formular acta circunstanciada, con asistencia de dos testigos, para dejar constancia del estado en que se encuentren los asuntos, remitiendo al rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado, copia certificada de dichas actuaciones.

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CAPTULO III De las Obligaciones del Ayuntamiento Saliente

Artculo 5.- Corresponde al Ayuntamiento Saliente:

I. Mantener actualizados sus archivos, inventarios, registros, controles, informacin y

documentacin a que se refiere el artculo 15 de la Ley. II. Preparar con oportunidad la informacin documental que integra el expediente de Entrega y

Recepcin. III. Relacionar, inventariar, resguardar y capturar la informacin, documentacin y bienes de que

se har entrega. IV. Constituir el Comit Interno de Entrega y la Comisin Municipal de Entrega y Recepcin. V. Entregar las oficinas, bienes, informacin y documentos bajo su responsabilidad, precisando en

su caso, la situacin que guarda el rea a su cargo, as como suscribir los formatos y anexos respectivos.

VI. Cumplir con las disposiciones establecidas en la Ley, as como, con las sealadas en estos

Lineamientos.

VII. Al Sndico y Contralor Municipal, en su caso corresponde:

a) Vigilar que los titulares de las reas administrativas provean al Enlace Municipal la informacin y documentos relativos a los bienes y recursos que debern entregar a la administracin entrante, para que sean registrados en el Mdulo de Entrega y Recepcin Municipal del SIAHM.

b) Supervisar que los sujetos obligados cumplan en tiempo y forma las disposiciones

establecidas en la Ley y las que emita el rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado.

c) Informar al Ayuntamiento y al rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado,

de los avances en el cumplimiento del proceso de Entrega y Recepcin, conforme lo sealen estos Lineamientos.

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CAPTULO IV De las Obligaciones del Ayuntamiento Entrante

Artculo 6.- La administracin municipal entrante deber:

I. Establecer comunicacin por escrito con la administracin en funciones, manifestando su

disposicin para iniciar los trabajos relacionados con la Entrega y Recepcin, hacindolo del conocimiento al rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado.

II. Nombrar a sus representantes en la Comisin Municipal de Entrega y Recepcin. III. Recibir el mismo da de la renovacin del Gobierno Municipal, las oficinas, informacin y

documentos relativos a los bienes y recursos a que se refiere el artculo 15 de la Ley, con las reservas establecidas; y suscribir conjuntamente con la administracin saliente el Acta de Entrega y Recepcin.

IV. Revisar y verificar fsica y documentalmente las oficinas, bienes, informacin y documentos

que constituyen la materia objeto de la Entrega y Recepcin, dentro de los 30 das hbiles siguientes, a partir de la fecha en que inicien sus funciones y en su caso, solicitar por escrito a la administracin saliente aclaraciones o justificaciones y en su caso, informacin adicional que se les requiera.

V. Hacer del conocimiento al rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado, las

irregularidades que en su caso detecte, durante el plazo sealado para la verificacin de la informacin a que se refiere la fraccin anterior de este artculo.

VI. Atender los asuntos pendientes y en trmite que le sean entregados, dando prioridad a las

obras y acciones que garanticen la continuidad de la administracin. VII. Llevar a cabo las actividades que resulten necesarias, para dar cumplimiento a las obligaciones

que asumen en trminos de la Ley y los Lineamientos emitidos por el rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado.

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CAPTULO V

De las Obligaciones del rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado

Artculo 7.- Corresponde al rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado, vigilar que el proceso de Entrega y Recepcin, se lleve a cabo conforme lo establece la Ley, para ello tendr adems las facultades siguientes:

I. Vigilar que los sujetos obligados establezcan el Comit Interno y la Comisin Municipal de Entrega y Recepcin, elaboren y ejecuten el calendario, el programa de trabajo respectivo y rindan los informes correspondientes.

II. Emitir los Lineamientos para la Entrega y Recepcin de los Ayuntamientos del Estado de

Chiapas. III. Requerir a los sujetos obligados, la informacin y documentacin necesaria para conocer el

cumplimiento de las disposiciones de la Ley y de estos Lineamientos. IV. Promover los procedimientos de responsabilidades que deriven del incumplimiento de las

obligaciones establecidas en la Ley o de las disposiciones que al efecto se emitan. V. A la diligencia de Entrega y Recepcin podr comparecer un representante del rgano de

Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado, para lo cual se le deber notificar con diez das hbiles de anticipacin, la fecha y hora en que habr de desarrollarse la misma.

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CAPTULO VI De las Responsabilidades

Artculo 8.- El incumplimiento a las disposiciones de la Ley y de los presentes Lineamientos, ser sancionado en los trminos que establece la Ley de Fiscalizacin Superior del Estado de Chiapas y la Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de Chiapas.

Artculo 9.- Las autoridades competentes para conocer y sancionar de las irregularidades que se deriven del proceso de Entrega y Recepcin, sern, segn corresponda:

I. El Congreso del Estado, cuando las irregularidades las cometan los integrantes de los

Ayuntamientos entrante o saliente y stas causen perjuicios graves al municipio o a la sociedad, o motive algn trastorno en el funcionamiento normal del municipio, de conformidad por lo establecido en la Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de Chiapas.

II. El Ayuntamiento, cuando los actos u omisiones sean cometidas por servidores pblicos o

exservidores de la administracin municipal que no sean de eleccin popular, de conformidad por lo establecido en la Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de Chiapas.

Artculo 10.- Para efectos de la Ley y de los presentes Lineamientos existe responsabilidad relacionada con el proceso de Entrega y Recepcin, cuando se cometan las siguientes conductas:

a).- No establecer el Comit Interno de Entrega. b).- No establecer de forma coordinada la Comisin Municipal de Entrega y Recepcin. c).- No proporcionar el apoyo relacionado con la informacin, asesora y documentacin que

requieran los Enlaces Municipales designados por la Comisin Municipal de Entrega y Recepcin.

d).- No elaborar el calendario de actividades y el programa de trabajo que refiere la Ley. e).- No cumplir con el calendario de actividades aprobado. f).- No actualizar los registros, controles e inventarios necesarios para llevar a cabo el proceso de

Entrega y Recepcin. g).- No realizar las aclaraciones o justificaciones requeridas o hacerla de forma incompleta o

inexacta. h).- No realizar el proceso de Entrega y Recepcin en las fechas y trminos que disponen la Ley y

los Lineamientos.

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i).- Omitir, ocultar informacin y documentacin que resulte relevante para el adecuado

funcionamiento de la administracin entrante. j).- Los dems actos u omisiones que obstaculicen o impidan de cualquier forma que el proceso de

Entrega y Recepcin se realice conforme lo establece la Ley.

6. METODOLOGA PARA EL PROCESO DE ENTREGA Y RECEPCIN.

6.1.- Integracin de la documentacin e informacin (Expediente de Entrega y Recepcin de la Administracin Municipal).

El Expediente se integra bsicamente por:

1.- Acta de Entrega y Recepcin. 2.- 25 formatos.

Con el objeto de hacer ms sencillos los presentes Lineamientos, los formatos que servirn de base para cumplir con el proceso de Entrega y Recepcin, se han clasificado en siete grupos, los cuales se encuentran en el Sistema Integral de Administracin Hacendaria Municipal (SIAHM) Vigente, dentro del Mdulo de Entrega y Recepcin Municipal, que permite la emisin y captura de la informacin y de los formatos que forman parte del Expediente Protocolario de Entrega y Recepcin de la Administracin Municipal. Asimismo, la informacin contenida en dichos formatos, deber ser considerada con corte al 30 de septiembre de 2015. RH - RECURSOS HUMANOS 01 Organograma (Estructura Organizacional). 02 Plantilla de Personal. 03 Relacin de Sueldos Pendientes de Pago (o en custodia).

RM - RECURSOS MATERIALES 04 Inventario de Bienes Inmuebles. 05 Inventario de Mobiliario y Equipo, Herramientas y Aparatos. 06 Inventario de Vehculos Terrestres, Martimos y Areos. 07 Inventario de Armamento. 08 Inventario de Colecciones. 09 Inventario de Especies Animales. 10 Inventario de Bienes Intangibles. 11 Inventario de Software. 12 Inventario de Almacn.

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RF - RECURSOS FINANCIEROS

13 Proyecto de ley de Ingresos para el siguiente Ejercicio. 14 Relacin de Cuentas Bancarias. 15 Relacin de Fondos en Tesorera. 16 Gasto de Inversin y Obras Pblicas en Proceso. 17 Gasto de Inversin y Obras Pblicas en Proceso con Recursos Ajenos. DO - DERECHOS Y OBLIGACIONES

18 Relacin de Contratos, Acuerdos o Convenios que deriven Derechos y Obligaciones. 19 Relacin de Reglamentos, Bandos y dems normatividad vigente. AT - ASUNTOS EN TRMITE

20 Asuntos en Trmite. EF - EXPEDIENTES FISCALES

21 Inventario de Padrones Fiscales. 22 Inventario de Formas Valoradas. 23 Relacin de Rezagos Fiscales. DV - DIVERSOS

24 Inventario de Libros de Actas de Cabildo. 25 Relacin de Archivos. La documentacin deber ser firmada invariablemente por el Presidente Municipal y Sndico entrantes y salientes, adems cuando la informacin se refiera a un rea especfica, deber ser firmada por el titular del rea que corresponda, dicha situacin se seala en cada uno de los formatos, que sern formulados en tres tantos con firmas autgrafas, as como su respaldo en medios magnticos, los cuales se distribuirn de la siguiente forma:

El primer tanto para el Presidente Municipal entrante. El segundo tanto para el Presidente Municipal saliente. El tercer tanto para el rgano de Fiscalizacin Superior del Congreso del Estado.

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6.2.- Firma de la documentacin. Este evento es la Entrega y Recepcin propiamente dicha, ya que las autoridades salientes presentarn debidamente relacionada y firmada toda la documentacin que integra el Expediente de Entrega y Recepcin, el cual deber ser firmado por los funcionarios entrantes. 6.3.- Verificacin documental y fsica. Atendiendo a lo dispuesto por el artculo 6, prrafo IV de la Ley, el Ayuntamiento entrante deber verificar el contenido de la documentacin en un trmino no mayor de 30 das hbiles contados a partir de la fecha en que inicien sus funciones, plazo durante el cual la administracin saliente deber hacer las aclaraciones y proporcionar la informacin adicional que se le solicite. De acuerdo al siguiente procedimiento: Revisin de la documentacin. Se efectuar una revisin de los documentos en cuanto al contenido de los mismos, todos los problemas y/o errores que se hayan cometido en el contenido de los formatos sern debidamente observados por el Ayuntamiento entrante, para que posteriormente sean enunciados en el Acta Circunstanciada, que en su caso se deber elaborar. Verificacin fsica. Se sugiere que la verificacin fsica sea efectuada por cada uno de los titulares de las reas, ya que son responsables de los bienes que tienen bajo su custodia; se deber revisar la informacin contenida en los 25 formatos de acuerdo a lo siguiente: Recursos Humanos Adems de recibir el organograma correspondiente, se debe verificar que el Ayuntamiento cuente con una copia del nombramiento de cada servidor pblico, documento principal que ampara cualquier erogacin por sueldos y salarios; tambin se deber constatar que se cuente con los movimientos nominales (altas, bajas, cambios) correspondientes, debidamente respaldados con las autorizaciones necesarias. Independientemente de que la presidencia maneje o no el rea administrativa (encargada de los recursos humanos), el Ayuntamiento debe contar con los expedientes del personal, los cuales debern contener como mnimo:

Nombramiento. Solicitud de empleo. Fotografas. Constancias de estudio. Acta de Nacimiento.

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Adems deber contar con los expedientes de nminas; plantillas de personal con nombre, puesto, rea de adscripcin, fecha de ingreso y sueldo; constancias de cambios, incapacidades, licencias, etc. Con base en la documentacin anterior es pertinente efectuar una verificacin del personal comisionado, as como del personal con licencias, permisos e incapacidades. Cualquier incidente, irregularidad o faltante de documentacin, deber especificarse en el formato que corresponda. Recursos Materiales Por lo que se refiere al Patrimonio Municipal en cuanto a los Bienes Muebles e Inmuebles; as como, a los Archivos del Ayuntamiento, debern ser verificados fsicamente por los miembros que el Ayuntamiento entrante haya designado apoyndose en los inventarios, relaciones y resguardos proporcionados en los formatos correspondientes. Es importante sealar que la verificacin fsica deber abocarse a los bienes de mayor costo continuando en orden decreciente hasta aquellos que por su cuanta sean considerados irrelevantes. Recursos Financieros Para la verificacin de los Recursos Financieros, se propone que partiendo de lo registrado en el Estado Financiero especficamente en lo que se refiere a los rubros de Activo y Pasivo, verificar las cantidades contra los analticos correspondientes de cada una de las diferentes cuentas. Se deber verificar que la documentacin soporte de las operaciones cumpla con la Normatividad Hacendaria para la Presentacin de las Cuentas Pblicas Municipales y con los requisitos fiscales y administrativos establecidos por las autoridades correspondientes. Estas operaciones debern estar debidamente registradas en la contabilidad y su documentacin deber estar ordenada y clasificada, de tal manera que permita observar su correcto apego a los lineamientos establecidos.

Se recomienda que las cuentas bancarias no sean canceladas, nicamente se haga el cambio de firmas a favor de las nuevas autoridades y funcionarios, ya que dichas cuentas estn identificadas por la Secretara de Hacienda del Estado, para la radicacin de los recursos del ltimo trimestre del ejercicio. La informacin financiera correspondiente al Avance Mensual de Cuenta Pblica del mes de septiembre y el Tercer Informe Trimestral de Avance de Gestin Financiera del ejercicio, formar parte de la Entrega y Recepcin y ser revisada en el momento de su entrega. La informacin sealada en el prrafo anterior deber ser entregada de acuerdo a los trminos de Ley; en caso de incumplimiento, la multa correspondiente surtir efectos a partir del siguiente da hbil del vencimiento del plazo.

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El Estado Presupuestal y la Ley de Ingresos vigentes, debern ser entregados a la administracin entrante, con objeto de darle continuidad al ejercicio presupuestal durante los tres meses posteriores a la Entrega y Recepcin. Irregularidades La Entrega y Recepcin no exime a los servidores pblicos de la administracin saliente, de las responsabilidades en que hubieren incurrido en su gestin municipal, por lo tanto, stas podrn ser denunciadas o promovidas con posterioridad a dicho proceso, en tanto no prescriban conforme a la legislacin aplicable. El Ayuntamiento entrante recibir los bienes y recursos municipales tal y como los encuentre fsica o documentalmente, pues la recepcin no implica que se deslinde responsabilidad alguna o que se avale la informacin contenida en el expediente de Entrega y Recepcin.

E x h o r t o

Los presentes Lineamientos, es con la finalidad de regular y fortalecer la vida democrtica en nuestro Estado y de llevar a cabo un proceso de Entrega y Recepcin adecuado, es necesario que las administraciones de cada uno de los Municipios del Estado de Chiapas coadyuven de manera conjunta para consolidar y garantizar que la transmisin de los recursos e informacin sobre los asuntos municipales a la administracin entrante, se efecte en tiempo, de forma adecuada, completa y transparente, a fin de asegurar la continuidad en el desarrollo de la gestin pblica.

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