• Los saldos de Ofrenda de Ayuno, sean positivos o negativos,serán barridos mensualmente en un proceso automático.

• Los Fondos de Presupuesto y Otros de la Unidad: semantiene el control de los saldos disponibles.

• Se elimina el procedimiento manual de Almacén Virtual,siendo ahora éste automático (Aplica sólo estacas conAlmacén Virtual).

• Los ANR se confeccionan y archivan en cada Unidad, y esésta misma, la responsable de mantener los respaldosadecuados.

• Ya no se enviarán ANR a la Oficina del Área, salvo losantecedentes que requiera la Presidencia de Área para casosde salud que superen los US$10.000 ($5.000.000 de pesoschilenos).

� Principios y pautas para prestar ayuda (pág. 48 y 49 Libro 1)

◦ Al Obispo se confía la responsabilidad de emplear los recursos del Almacén del Señor… se vale del don de discernimiento, del sano juicio y la compasión para determinarcuál es la mejor forma de ayudar.

� Resumen “Gastos médicos que superan los montos autorizados” por el Comité Generalde Bienestar de la Iglesia (pág. 47-48, Libro 1):

◦ Si excede los US$5.000, es decir “$2.500.000 pesos chilenos”, el Obispo requiereaprobación del Presidente de Estaca.(*)

◦ Si excede los US$10.000, es decir “$5.000.000 pesos chilenos” , el Presidente de Estacadebe recibir aprobación de la Presidencia de Área. (*)

◦ Si excede los US$25.000 , es decir “$12.500.000 pesos chilenos” , la Presidencia de Árearequiere aprobación del Obispado Presidente. (*)

(*) “…Antes de que el Obispo se pueda comprometer…”

Manual 1: Presidentes de Estaca y Obispos

Recordando el Manual de Instrucciones

Manual 1: Presidentes de Estaca y Obispos� Pautas para el Obispo de cómo usar las Ofrendas de Ayuno (pág. 51-52)◦ Aprobar personalmente todos los gastos de las Ofrendas de Ayuno◦ Si no hay almacén del obispo disponible, usar las ofrendas de ayuno para comprar

artículos esenciales. (véase “Proporcionar artículos antes que dinero” en 5.2.3).◦ Si es posible, hacer los pagos a los proveedores de los bienes o servicios en lugar de

hacerlos a la persona que recibe la ayuda.◦ No hacer prestamos de Ofrendas de Ayuno.◦ No pagar deudas de consumo ni obligaciones incurridas por negocios fracasados.◦ Asegurarse que cualquier ayuda que se de al Obispo o a su familia sea primero

aprobada por escrito por el Presidente de Estaca.◦ Cuando se gire un cheque por concepto de ofrendas, debe asegurarse que:

� Dos firmantes autorizados firman el cheque o formulario de aprobación.� Los firmantes, no estén emparentados ni al beneficiario ni a la persona que se este

ayudando.� Ni el beneficiario ni la persona que se este ayudando firmen el cheque o la

autorización.

� Resumen “Miembros que necesiten atención médica” (pág. 52)

◦ Antes de pagar gastos médicos … el obispo determina si esa atención es necesaria …averigua si los familiares están en condiciones de ayudar y si el miembro estahaciendo uso pleno de los beneficios de seguro médico, de la ayuda del gobierno yotros beneficios disponibles.

◦ Si el Obispo siente que la Iglesia debe ayudar … se asegura que en los registros delproveedor de salud quede el miembro o la familia como responsables del pago y “nola Iglesia”. (por ejemplo: no facilitar cheques de la Iglesia o Cartas de Resguardo paragarantía de atención)

◦ “Sin la aprobación previa del Obispado Presidente, no se puede usar las Ofrendas deAyuno para pagar atenciones médicas que:

(1) Se encuentre más allá de la práctica usual y acostumbrada del lugar o que(2) Sea proporcionada en instalaciones o por profesionales médicos que estén

fuera del área administrativa de la Iglesia en la que quede el barrio delmiembro” (Chile).

Manual 1: Presidentes de Estaca y Obispos

Recordando el Manual de Instrucciones

Procedimiento Gastos Ofrenda de Ayuno

Consejo de Barrio

Determina/Analiza

necesidad

ObispoSe reúne con el

necesitado y llenan ANR

Obispo junto a otra firma autorizada

giran el gasto al proveedor

del bien/servicio

Se realiza el pago por bienes o servicios

Se documenta el gasto con

Boletas/ Facturas y

ANR

Límites de Autorización para Gastos Médicos o Salud

Hasta $2.500.000 ObispoEntre $2.500.001 hasta $5.000.00 Pte. de EstacaSobre $5.000.001 hasta $12.500.000 P. ÁreaSobre $12.500.001 Obispado Presidente

Auditoría Semestral (revisión

documentación)

El Presidente de Estaca mensualmente recibirá información respecto a los gastos de Ofrendas de Ayuno de sus unidades.

El comité de Revisión de Gastos de Ofrendas del Área, mensualmente revisará los gastos de Ofrendas de Ayuno y su comportamiento.

Plan autosuficiencia

Entrevista Mensual y Capacitación Obispos Presidente de Estaca

Reunión Consejo bienestar de los Obispos (Capacitación y Coordinación)

Pdte. de Consejo / Presidente de Estaca

Entrevista y Confección Formulario de Análisis de Necesidades y Recursos (ANR)

Obispo

Aplicar los Límites de Gastos de OfrendasPdcia. de Área/ Pdte. Estaca/

Obispo

Revisión mensual para Análisis de tendenciasde Informes Financieros de la Estaca/Distrito

Presidente de Estaca/Distrito y Secretario de Estaca/Distrito

Aprobar Personalmente los Gastos de Of. de Ayuno

Obispo

Auditorías Semestrales Barrio/rama Comité de Auditorías de Estaca

Acción Clave Responsable

Acciones Claves y responsables en la Operación

A contar de Enero de 2012 el Servicio Global de La Iglesia (GSC) está enviando mensualmente,al mail de la Estaca/Distrito o Misión, básicamente cuatro reportes, los reportes actuales y los2 nuevos reportes exclusivos para el análisis de Ofrendas de Ayuno:

Reportes Actuales: -Reporte 1 : Informe financiero Mensual de la Unidad- Reporte 31: Lista de Acción de la UnidadNuevos Reportes: -Reporte 14 : Informe de Beneficiario de Ofrendas de Ayuno-Reporte 15: Informe Resumido de Ofrendas de Ayuno

-MLS : En la actualidad estos reportes llegan mediante los informes Financieros de MLS

� Este reporte entrega el detalle de los gastos de cada unidad de la estaca, detallando el beneficiario de la ayuda, el N° de cheque (Referencia) que se giro y a quien se pagó, como también la glosa explicativa de cada desembolso, conforme al periodo informado.

= Podría requerir capacitación, ya que Beneficiario es Igual a quién recibió el efectivo o cobró el cheque

� Este reporte presenta el resumen de los ingresos y gastos de cada unidad de la Estaca/Distrito y la sumatoria total de todas las unidades de la misma.

Desde = FromHasta = To

Unidades con Giroexpress BancoEstado

� Hasta $100.000.- por Cheque:◦ Firma el cheque el Obispo y Consejero de Obispado

o Secretario con poder de firma.

� Entre $100.000.- y $500.000.- por Cheque:◦ Firma el cheque: Obispo y Presidente de Estaca.

� Entre $500.001.- y $2.500.000.- por Ayuda: ◦ Obispo Envía formulario “Solicitud Vale Vista”,

firmado por Obispo y Segundo firmante de la Unidad. (*)

� Entre $2.500.001.- y $5.000.000.- por Ayuda.◦ Presidente de Estaca envía Formulario “Solicitud

Vale Vista”, firmado por Obispo y Presidente de Estaca. (*)

� Mayor a $5.000.000.- por Ayuda◦ Presidente de Estaca envía Formulario “Solicitud

Vale Vista”, firmado por Obispo y Presidente de Estaca, más carta o email de aprobación de la Presidencia de Área. (*)

� Unidad registra gasto en MLS, bajo condiciones normales.

� En casos de giros mayores a $2.500.000.- y menores a $5.000.000.-◦ El presidente de la estaca, debe enviar la

constancia de aprobación indicando: (*)� En el asunto: “Giroexpress y el número

del formulario de giro”� En el cuerpo o mensaje: la explicación o

aprobación para que la oficina administrativa envíe la orden de pago al BancoEstado.

� En casos de giros mayores a $5.000.000.-:◦ El presidente de la estaca, debe enviar la

constancia de aprobación de parte de la Presidencia de Área, indicando: (*)� En el asunto: “Giroexpress y el número

del formulario de giro”� En el cuerpo o mensaje: la explicación o

aprobación de la Presidencia de Área, para que la oficina administrativa envíe la orden de pago al BancoEstado.

Unidades con Cheques Banco Santander

(*) Email, para enviar Formulario “Solicitud Vale

Vista” escaneado:

RE-CHL-ValeVista@ldschurch.org

Folio control (Unidad): Este es un folio que llevará cada unidad y partirá

del folio número 1, con este numero de Folio aparecerá la referencia o gasto en

MLS en la unidad “VV-número folio”, ya que es la oficina del área quien

contabiliza de inmediato el vale vista

Cuadro “Detalles para girar Fondo Ofrendas de Ayuno”:Este cuadro es obligatorio sólo para los casos de este tipo de giros (Of. De

ayuno).

Cuadro “Detalles para girar Fondo Presupuesto y Fondo Otros

de la Unidad”: Este cuadro es obligatorio sólo para los casos de este tipo de

giros (Presupuesto y Otros).

En el caso de Presupuesto en casillero “Categoría del Gasto” podría

indicar las siguientes categorías:

-Hombres/Mujeres Jóvenes- Sacerdocio/Sociedad de Socorro- Primaria- Útiles de Oficina- Presupuesto – Otro no especificado

En el caso de Otros de la unidad, en casillero “Categoría del Gasto” podría

indicar las siguientes categorías:

- Otros: Campamentos Jóvenes- Otros: Conferencias JAS (Jóvenes Adultos Solteros)

- Otros: Otros no especificado

Campos Específicos del Vale Vista: Debe informarse el Nombre y RUT

de la Persona o empresa que cobrará el Vale Vista, como también un email de la

persona o empresa que recibirá el pago, a este email le llegará automáticamente

un mensaje desde el banco Santander donde le indicará el día y la hora en que

estará disponible el vale vista para cobro en cualquier sucursal del mismo banco.

� Los Obispos tienen la responsabilidad delegada por la Primera Presidencia y deben estudiar a conciencia lo siguiente:◦ Sección 5, del Manual de Instrucciones de la Iglesia Libro 1◦ Sección 6, del Manual de Instrucciones de la Iglesia Libro 2

� Los Presidentes de Estaca/Distrito y Misión tienen más responsabilidades en la supervisión de las finanzas de la estaca y conocen a cabalidad las instrucciones impartidas en los Manuales de la Iglesia Libro 1 y 2.

� Los Comités de Auditoria tienen la responsabilidad de verificar que se cumplan los objetivos de realizar auditorias, que son:◦ Verificar que los fondos sagrados se manejen con integridad y

sabiduría,◦ Evaluar la forma en que los fondos se recaudan, se utilizan y se

registran,◦ Brindar oportunidad para detectar y corregir problemas

oportunamente,◦ Se brinde protección a los líderes de la Iglesia

� Los Secretarios de Estaca y de Barrio deben ser muy diligentes en velar que se cumplan los procedimientos establecidos y que los respaldos de todos los desembolsos estén ordenados y archivados, por ejemplo:

◦ ANR, disponibles y archivados, con referencias a los desembolsos incurridos.

◦ Los Cheques: Archivados correlativamente y con sus respectivos respaldos

◦ Los Vales Vista: Debe llevar el control de folios correlativos utilizados y todos los formularios “Solicitud Vale Vista” enviados a la Oficina Administrativa, deberán estar, Archivados en una carpeta, ordenados por folio con sus respectivos respaldos.

� Algunos pasos operativos que el Secretario de Barrio debe conocer para una ayuda:◦ 1° El Obispo:

� Entrevista a la familia (Confecciona ANR)� Decide si la Iglesia puede Ayudar

� En casos de ayuda para asuntos médicos evalúa si esta dentro de los límites en los cuales él puede decidir

� Si es un familiar directo del Obispo, debe tener aprobación por escrito del presidente de la estaca

� Aprueba el gasto o ayuda� Asigna el trabajo

� Trata el caso en el consejo de Barrio para que líderes auxiliares trabajen en el “Plan de Autosuficiencia”

◦ 2° El Secretario de Barrio:� Con la aprobación del Obispo emite los cheques u Ordenes de Pago

� Si es una ayuda de Salud, verifica los límites y los documentos que requerirá para realizar los pagos (ver “Cómo Girar Of. de Ayuno”)

� Cuando el beneficiario es el Obispo o un familiar, debe tener las aprobación por escrito del Pdte. de estaca.

� Ingresa los gastos en MLS, excepto los Vales Vista ya que sólo archiva el formulario original, enviado a la Of. Administrativa, junto a sus respaldos.

� Da seguimiento a los líderes o hermanos asignados de pagar los servicios, para que le entreguen cuanto antes los documentos originales de los gastos y adjuntarlos a los Cheques o solicitudes de Vale Vista.